Benutzerhandbuch

RGS Schulinventar

Version 1

Ein Programm zur Inventarverwaltung in Schulen und ähnlichen Einrichtungen.

Inhalt



Installation



Programm starten



Inventar anlegen oder öffnen



Programm anpassen



Daten eingeben und bearbeiten



Gegenstände suchen oder auswählen



Listen und Formulare drucken



Datensicherung



Hilfe • Updates • aktuelle Informationen

Systemvoraussetzungen:

Windows 95/98/ME/2000/XP/Vista/7

RGS Schulinventar Handbuch

Installation

A Download aus dem Internet

Die schnellste Möglichkeit, ein SchulPROGRAMM zu erhalten, bietet ein Besuch der Internetseite www.rorig.de

Rund um die Uhr stehen dort alle Programme zum direkten Download bereit. Sie entsprechen vollständig der Diskettenversion und sind immer auf dem neusten Stand.

Beim Herunterladen, erhalten Sie zunächst eine komprimierte Installationsdatei mit dem Namen

schulinventarxxx.exe (wobei xxx die aktuelle Versionsnummer enthält).

Diese Installationsdatei enthält ein Installationsprogramm, dass durch Ausführen der Datei gestartet wird.

Klicken Sie dazu im Windows-Explorer doppelt auf die Datei.

Folgen Sie anschließend den Anweisungen des Installationsprogramms.

B Installation von SchulPROGRAMME-CD

Falls Sie das Programm auf einer SchulPROGRAMME-CD erhalten haben, legen Sie diese bitte in das

Laufwerk und warten ein paar Sekunden. Falls die Autostart-Funktion an Ihrem Rechner aktiviert ist, startet das Programm automatisch. Falls dies nicht geschieht, können Sie die Installation durch

Ausführen der Datei start.exe aus dem Hauptverzeichnis der CD starten. Klicken Sie dazu im Windows-

Explorer doppelt auf die Datei.

Es erscheint zunächst eine Übersicht mit allen auf der CD enthaltenen Programmen. Wählen Sie in der

Liste das gewünschte Programm aus und starten Sie das Installationsprogramm durch Klick auf den

Schalter Installieren.

Folgen Sie anschließend den Anweisungen des Installationsprogramms.

Nach Möglichkeit sollten Sie dabei die vorgeschlagenen Einstellungen übernehmen.

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SchulINVENTAR Installationsprogramm

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Programm starten

Bei der Installation wird eine neue Programmgruppe mit dem Namen Schulverwaltung angelegt. Klicken

Sie zum Starten des Programms auf das darin enthaltene Symbol SchulINVENTAR.

Es erscheint das folgende Hauptfenster des Programms. Am oberen Fensterrand befindet sich die

Schalter Daten, Drucken, Suchen und Filter mit denen sich die wichtigsten Funktionen aufrufen lassen.

Auf der rechten Seite sehen Sie eine fortlaufende Inventarliste mit den einzelnen Gegenständen, auf der linken Seite eine Übersicht mit den vorhandenen Inventargruppen.

Die Inventargruppen lassen sich in Sachgebiete, Haupt- und Untergruppen gliedern. Nach Klick auf eine

Inventargruppe erscheinen in der Inventarliste die zugehörigen Gegenstände.

Zur Eingabe neuer Daten klicken Sie auf den Schalter Daten, zum Drucken von Formularen und Listen auf Drucken und zum Suchen von bestimmten Gegenständen auf Suchen oder Filter.

Hauptfenster Programm SchulINVENTAR

1. Programmstart

Bei ersten Programmstart erscheint zunächst ein leeres Hauptfenster, weil noch kein Inventar vorhanden ist. Klicken Sie zum Anlegen eines neuen Inventars auf den Menüpunkt Datei>Schule auswählen und legen Sie in dem erscheinenden Fenster eine neue Inventardatenbank für die eigenen Schule an. (s.

Kapitel Inventar anlegen oder öffnen)

Anschließend können über den Menüpunkt Extras>Optionen verschiedene Einstellungen wie z.B. Namen der Inventargruppen und Standorte an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden (s. Kapitel Programm

anpassen)

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Inventar anlegen oder öffnen

Datei>Schule auswählen

SchulINVENTAR bietet die Möglichkeit, die Daten mehrerer Schulen unabhängig voneinander zu verwalten. Für jede Schule wird auf der Festplatte eine eigene Inventardatenbank angelegt.

Über die Menüfunktion Datei>Schule auswählen können Sie folgendes Auswahlfenster aufrufen und in der Liste die gewünschte Schule durch Anklicken auswählen.

Nach Betätigen des Schalters OK, wird die ausgewählte Datenbank geöffnet.

Durch Klick auf den Schalter Neue Schule können Sie eine neue Inventardatenbank für die eigene

Schule anlegen.

Programm anpassen

Extras>Optionen

Extras>Schuldaten

Nach dem Anlegen einer neuen Inventardatenbank lassen sich über den Menüpunkt Extras>Optionen verschiedene Einstellungen wie z.B. Namen der Inventargruppen und Standorte an die eigenen

Bedürfnisse anpassen.

Inventar-Nr

Jeder Gegenstand erhält eine eindeutige Inventarnummer. Diese werden beim Speichern eines neuen

Gegenstands automatisch vergeben. Im Fenster Optionen tragen Sie ein, bei welcher Nummer die fortlaufende Zählung beginnen soll. Die automatisch vergebenen Nummern können von Hand

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überschrieben werden. Wird eine Inventarnummer doppelt vergeben, wird diese vom Programm nicht angenommen und eine Fehlermeldung angezeigt.

Inventargruppen

Die Inventargruppen werden in der Textdatei inventargruppen.txt im Datenordner der Schule gespeichert.

Diese kann mit jedem Texteditor bearbeitet werden. Falls mehrere Schulen ein einheitliches

Nummernsystem verwenden, können Sie diese Datei weitergeben.

Standorte, Betreuer

Zu jedem Gegenstand kann ein Standort und Betreuer angegeben werden. Im Fenster Optionen können

Sie die eigenen Standorte und Betreuer der eigenen Schule eintragen. Angegeben wird jeweils eine

Kurzbezeichnung bis max. 10 Zeichen.

Speichern

Normalerweise werden die Daten auf der Festplatte im Datenordner C:\Programme\Rorig

Software\Schulverwaltung\Daten\ gepeichert. Für jede Schule wird darin ein eigenen Unterordner mit dem Schulnamen angelegt. Im Fenster Optionen können Sie bei Bedarf einen beliebigen anderen

Speicherort auswählen, z.B. einen gemeinsamen Datenordner innerhalb eines Netzwerks.

Schuldaten

Über den Menüpunkt Extras>Schuldaten gelangen Sie zum Fenster Schuldaten. Hier können einige

Angaben zur Schule eingetragen werden, die an unterschiedlichen Programmstellen benötigt werden.

Schuldaten eingeben

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RGS Schulinventar

Daten eingeben und bearbeiten

Handbuch

Zum Eingeben oder Bearbeiten von Gegenständen klicken Sie im Hauptfenster auf den

Schalter Daten. Es erscheint ein Datenblatt, das alle Daten eines Gegenstand enthält. Es ist unterteilt in die beiden Abschnitte Hauptdaten und Kaufdaten, zwischen denen durch Klick auf die Register am linken

Fensterrand gewechselt werden kann. In die weißen Eingabefelder werden die Datei eingetragen, in den grauen Feldern berechnete Werte angezeigt.

Datenbank-Navigator

Zur Steuerung der Dateneingabe dient der Datenbank-Navigator am unteren Fensterrand mit seinen einzelnen Schaltern:

1. zum vorherigen Gegenstand wechseln

2. zum nächsten Gegenstand wechseln

3. neuen Gegenstand einfügen [+] (oder Taste F4)

4. aktuellen Gegenstand löschen [-]

5. Daten speichern (oder Taste F10)

6. Bearbeitung abbrechen

Beispiel: Neuen Gegenstand einfügen

1.

Klick auf den auf den Schalter [+] (oder Drücken der F4-Taste)

2.

Daten in die Eingabefelder eintragen

3.

Klick auf den Schalter Speichern (oder Drücken der F10-Taste)

Beispiel: vorhandene Daten bearbeiten

1.

geänderte Daten in die Eingabefelder eintragen

2.

Klick auf den Schalter Speichern (oder Drücken der F10-Taste)

Beispiel: Gegenstand löschen

1.

Klick auf den Schalter [-]

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RGS Schulinventar Handbuch

Währung

Alle Preise werden in Euro gespeichert und berechnet. Die Eingabe von DM-Beträgen ist allerdings ebenfalls möglich. Klicken Sie dazu auf den Schalter EUR oder drücken Sie die Leertaste während sich der Cursor im Eingabefeld für den Preis befindet.

Übersicht Datenfelder

Inventar-Nr

Jeder Gegenstand erhält eine eindeutige Inventar-Nr. Diese wird als fortlaufende Nr. beim Speichern eines neuen Gegenstands automatisch vergeben. Beginn und Format der Inventar-Nr. können im

Fenster Optioneneingestellt werden. Die automatische Inventar-Nr. kann von Hand überschrieben werden. Wird eine Nr. doppelt eingegeben erfolgt eine Fehlermeldung.

Inventargruppe

Jeder Gegenstand kann einer Inventargruppe zugeordnet werden. Die vorhandenen Inventargruppen werden in der Daten inventargruppen.txt gespeichert und können im Fenster Optionenbearbeitet werden.

Bezeichnung, Zusatz, Bemerkungen

Bezeichnung und zusätzliche Angaben des Gegenstands

Standort, Betreuer

Kurzbezeichnungen können im Fenster Optionen eingegeben werden.

Hersteller, Lieferant

Kurzbezeichnungen können im Fenster Optionen eingegeben werden.

Kaufdatum, Garantiezeit, Nutzungsdauer

Datum der Anschaffung, Garantiezeit in Monaten, Nutzungsdauer in Jahren

Einzelpreis

Preis eine einzelne Gegenstands in EURO. Zur Eingabe von DM-Beträgen klicken Sie auf den

Schalter EUR oder drücken Sie die Leertaste (während sich der Cursor im Eingabefeld für den Preis befindet.

Anfangsbestand

Anzahl der bei ersten Kauf angeschafften Gegenstände. Spätere Zugänge oder Abgänge werden in die Tabelle Veränderungen eingetragen.

Kaupreis

= Einzelpreis * Anfangsbestand in Euro

Wartungs-, Leasing- Versicherungsvertrag

Ankreuzen falls eine entsprechender Vertrag für den Gegenstand existiert. Zusätzlich kann die

Vertrags-Nr. eingetragen werden.

Haushaltstelle, Rechnungs-Nr, Buchungs-Nr

Angaben zur Verbuchung im Haushalt

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Tabelle Veränderungen

Alle Veränderungen, die sich im Laufe der Zeit am Gegenstand ergeben, z.B. Zugänge, Abgänge,

Reparaturen oder sonstige Ereignisse werde in die Tabelle Veränderungen eingetragen.

Schalter Neueintrag: Neue Veränderung eintragen

Schalter Ändern: vorhandenen Eintrag ändern

Schalter Papierkorb: Eintrag löschen

Berechnete Daten

Bestand = Anfangsbestand+Zugänge-Abgänge

Anschaffungskosten = Kaufpreis+Preis von Zugängen

Zusatzkosten = Kosten für Reparaturen und sonstige Vorgänge (aus Tabelle Veränderungen)

Gesamtkosten = Anschaffungskosten + Zusatzkosten

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RGS Schulinventar

Gegenstände suchen oder auswählen

Ansicht> Suchen

Ansicht> Filter

Einzelnen Gegenstand suchen

Handbuch

Wenn Sie die Daten zu einem Gegenstand mit bekannter Inventar-Nr. heraussuchen möchten, klicken Sie auf den Schalter Suchen. Wird der Gegenstand gefunden, erscheint automatisch sein

Datenblatt. Alternativ zum Mausklick auf den Schalter Suchen, können Sie Suche auch durch Drücken der F7-Taste starten. Die Suche kann sowohl im Hauptfenster als auch im Datenblatt ausgeführt werden.

Bestimmte Gegenstände auswählen

Über den Schalter Filter lassen sich Gruppen von Gegenständen auswählen, die bestimmte

Filter-Bedingungen erfüllen (z.B. alle Gegenstände einer Inventargruppe, alle Gegenstände von einem bestimmten Lieferanten...). Es lassen sich mehrere Bedingungen gleichzeitig eingeben, die dann durch eine UND-Verknüpfung kombiniert werden. Nach dem Setzen eines Filters, erscheint der Schalter Filter in eingerastetem Zustand. Durch erneuten Klick auf den Schalter, kann der Filter wieder entfernt werden.

Gegenstände einer Inventargruppen

Um alle Gegenstände, die zu einer Inventargruppe gehören aufzulisten, können Sie anstelle eines Filters auch sehr einfach den Namen der betreffend Gruppe in der Gruppenliste anklicken.

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RGS Schulinventar

Drucken von Listen und Formularen

Datei> Drucken

Durch Klick auf den Schalter Drucken wird das Fenster Drucken geöffnet.

Handbuch

Wählen Sie in der Liste gewünschte Formular durch Anklicken aus und betätigen Sie anschließend den

Schalter Drucken

Über Vorschau wird zunächst eine Druckvorschau angezeigt.

Bei einigen Listen kann vor dem Drucken durch über den Schalter Filter ein Auswahl-Filter gesetzt werden, um bestimmte Gegenstände auszuwählen (s. Kapitel Gegenstände suchen oder auswählen)

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Datensicherung

Datei>Datensicherung

A Datensicherung von Hand

Für jede Schule wird im Ordner C:\Programme\Rorig Software\Schulverwaltung\Daten\ ein eigener

Datenordner angelegt. Wenn Sie von diesem Ordner eine Sicherungskopie anlegen, sind alle Daten gesichert.

B Datensicherung über Sicherungsdatei

Die Funktion Sichern erstellt eine komprimierte Sicherungsdatei (Dateieindung *.rgz), welche die gesamte

Inventardatenbank der ausgewählten Schule enthält. Diese Sicherungsdatei können Sie anschließend auf eine Diskette oder einen anderen Datenträger kopieren.

Über die Funktion Zurückholen kann bei Bedarf eine vorhandene Sicherungsdatei ausgewählt und die darin enthaltene Datenbank zurück auf die Festplatte kopiert werden.

Datenaustausch

Da eine komprimierte Sicherungsdatei nur wenig Platz benötigt, eignet sich diese auch dazu, die

Datenbank auf andere Rechner zu übertragen.

Ist die Option Senden per E-Mail angekreuzt, wird die erstellte Sicherungsdatei an das Standard-E-Mail-

Programm des Rechners übergeben und kann als E-Mail-Anlage direkt an den Schulträger verschickt werden.

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Hilfe und Updates

Im Programm werden an vielen Stellen kleine Tipps eingeblendet, wenn Sie die Maus über einen

Schalter oder ein Eingabefeld bewegen.

Zusätzliche Informationen, die neusten Programmversionen und andere hilfreiche Programme finden Sie auf der Internetseite

www.rorig.de

Die Programme werden ständig weiterentwickelt. Softwareupdates lassen sich direkt im Programm über die automatische Updatefunktion Extras>Softwareupdates aus dem Internet herunterladen und installieren.

Falls dies nicht möglich ist, können Sie die neuste Programmversion einzeln von der Internetseite herunterladen und als Update über das vorhandene Programm installieren.

Die vorhandenen Lizenzdaten bleiben gültig, solange die 1. Ziffer der Versionsnummer übereinstimmt.

(z.B. Update von 1.0 nach 1.1, 1.2, 1.3....)

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