AGILIA Dynabase, Profile, Erweiterungsassistent, Reports Benutzerdokumentation

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03.11.2005

AGILIA Dynabase

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Vorwort

Vielen Dank für das Vertrauen, das Sie uns mit dem Erwerb von AGILIA entgegengebracht haben. Dieses Benutzerhandbuch ermöglicht Ihnen, die wichtigsten Funktionen von AGILIA schnell und effektiv zu erlernen.

Dieser Teil des Benutzerhandbuches beschreibt den genauen Umgang mit dem Modul:

Dynabase – Profile.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit AGILIA.

Bitte lesen Sie sich die folgende Anleitung gründlich durch. Sollten Sie trotzdem einmal

Fragen haben, so kontaktieren Sie bitte unseren Support: [email protected], +43 732

602232-50.

Bezogen auf unsere Produkte bieten wir auch Trainings an. Eine detaillierte Beschreibung der Trainings senden wir Ihnen gerne zu. Haben Sie noch Fragen? Schicken Sie uns eine

E-Mail an: [email protected] oder rufen Sie uns an unter: +43 732 602232.

Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs und Screenshots können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren – abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben.

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Gewähr erfolgen und eine Haftung ausgeschlossen ist. agilia, ebit und das ebit Logo sind Marken der ebit e business & IT EntwicklungsGmbH.

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Inhalte

1 ALLGEMEINES ............................................................................................................................ 5

Wo finde ich den Menüpunkt Profile? ............................................................................................ 5

Wo finde ich den Menüpunkt Erweiterungsassistent? ................................................................... 5

Wo finde ich den Menüpunkt Reports?.......................................................................................... 5

2 DER AUFBAU VON PROFILEN ................................................................................................... 6

3 ALLGEMEINE FUNKTIONEN UND SYMBOLE ........................................................................... 7

3.1

Profile suchen und bearbeiten .............................................................................................. 7

3.1.1

Profile suchen ............................................................................................................ 7

3.1.2

Profile bearbeiten....................................................................................................... 7

3.1.3

Profile löschen ........................................................................................................... 7

3.2

Schaltflächen und Symbole .................................................................................................. 8

3.3

Tickets .................................................................................................................................. 9

3.3.1

Kontaktticket .............................................................................................................. 9

3.3.2

Infoticket .................................................................................................................... 9

4 NEUE PERSON ANLEGEN........................................................................................................ 10

4.1

Person ................................................................................................................................ 10

4.1.1

Adresse.................................................................................................................... 12

4.1.2

Telefon..................................................................................................................... 13

4.1.3

Fax........................................................................................................................... 14

4.1.4

Bank......................................................................................................................... 14

4.1.5

Kreditkarte ............................................................................................................... 14

4.1.6

E-Mail....................................................................................................................... 15

4.1.7

Homepage ............................................................................................................... 16

4.1.8

Bekannte Dubletten ................................................................................................. 16

4.1.9

Beziehung................................................................................................................ 17

5 NEUE FIRMA ANLEGEN............................................................................................................ 18

5.1

Firma .................................................................................................................................. 18

5.1.1

Opportunity .............................................................................................................. 20

5.1.2

Kontaktperson.......................................................................................................... 22

6 DYNAMISCHE ERWEITERUNG ANLEGEN .............................................................................. 24

6.1

Klasse auswählen............................................................................................................... 24

6.2

Erste Einstellungen............................................................................................................. 25

6.3

Verschiedene Typen........................................................................................................... 26

6.3.1

Boolscher Wert ........................................................................................................ 26

6.3.2

Dezimalzahl ............................................................................................................. 26

6.3.3

Kommazahl.............................................................................................................. 27

6.3.4

Text.......................................................................................................................... 27

6.3.5

Datum ...................................................................................................................... 28

6.3.6

Combobox ............................................................................................................... 28

6.3.7

Liste ......................................................................................................................... 29

7 DYNAMISCHE ERWEITERUNGEN BEARBEITEN.................................................................... 30

8 REPORTS................................................................................................................................... 31

8.1

Allgemeines ........................................................................................................................ 31

Wo finde ich den Menüpunkt Reports? ............................................................................... 31

8.2

Salesreport ......................................................................................................................... 32

8.3

Konsolidierungsreport......................................................................................................... 33

8.4

Kontaktreport ...................................................................................................................... 36

9 STAMMDATEN – DYNABASE ALLGEMEIN ............................................................................. 38

9.1

Anrede................................................................................................................................ 38

9.1.1

Neue Anrede erstellen ............................................................................................. 39

9.1.2

Anrede Text und Anrede Adressfeld ........................................................................ 39

9.2

Rechtsform ......................................................................................................................... 41

9.3

Kalender-Kategorien........................................................................................................... 42

9.4

Akademischer Titel ............................................................................................................. 42

9.5

Berufstitel............................................................................................................................ 43

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9.6

Adress Typ ......................................................................................................................... 44

9.7

Telefontyp........................................................................................................................... 44

9.8

Filialen ................................................................................................................................ 45

9.9

Vorlagen ............................................................................................................................. 45

9.10

Kontaktfunktion................................................................................................................... 46

9.11

Neue Kontaktart.................................................................................................................. 47

9.12

Retour Gründe.................................................................................................................... 47

9.13

Sperrcodes ......................................................................................................................... 48

9.14

Beziehungstypen ................................................................................................................ 49

9.15

Info-Material........................................................................................................................ 50

9.16

Word Vorlagen.................................................................................................................... 50

10 STAMMDATEN – SALESMANAGER......................................................................................... 52

10.1

Periode ............................................................................................................................... 52

10.2

Periodengruppe .................................................................................................................. 52

10.3

Verkaufs-Schritt .................................................................................................................. 53

10.4

Planumsatz......................................................................................................................... 54

10.4.1

Schritt 1.................................................................................................................... 55

10.4.2

Schritt 2.................................................................................................................... 55

10.5

Kundentyp .......................................................................................................................... 55

10.6

Kontakt-Projektrolle ............................................................................................................ 56

10.7

Geschäftsbereiche.............................................................................................................. 57

10.8

Produkte ............................................................................................................................. 57

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1 Allgemeines

Im Herzstück von AGILIA, dem Modul Dynabase, können Sie all Ihre Adress- und Kontaktdaten einfach und praktisch verwalten.

Mit Profile können Sie neue Personen und Firmen in AGILIA anlegen.

Der Erweiterungsassistent ist Teil des Moduls Dynabase von AGILIA. Sie können damit einfach und schnell dynamische Erweiterungen erstellen. Diese dynamischen Erweiterungen ergänzen in Folge Ihre Version von AGILIA.

Reports ist Teil des Moduls Dynabase von AGILIA. Sie können damit einfach und schnell Reports (Berichte) erstellen.

In diesem Teil der Benutzerdokumentation finden Sie die Beschreibung der Bereiche, die sich mit dem Neu-Anlegen von Kontaktdaten und deren Verwaltung in AGILIA beschäftigen (samt den dazugehörigen Reports) und wie Sie AGILIA um Ihre eigenen Felder erweitern können.

Wo finde ich den Menüpunkt Profile?

Im Menü D YNABASE finden Sie den Menüpunkt P ROFILE . Hier haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Menüpunkten:

N EUE P ERSON , N EUE F IRMA und D UBLETTENASSISTENT .

Abbildung 1: Menü Profile

Wo finde ich den Menüpunkt Erweiterungsassistent?

Im Menü D YNABASE finden Sie den Menüpunkt E RWEITERUNGSASSISTENT .

Abbildung 2:Menü Erweiterungsassistent

Wo finde ich den Menüpunkt Reports?

Im Menü D YNABASE finden Sie den Menüpunkt R EPORTS .

Abbildung 3:Menü Reports

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2 Der Aufbau von Profilen

In AGILIA wird beim Anlegen von Profilen grundsätzlich zwischen Personen und Firmen unterschieden. Ein Profil ist also ein Überbegriff für Person und Firma sowie den dazugehörigen Daten (Adresse, Telefon, Fax, E-Mail, Homepage, …).

Eine Person ist in AGILIA ein Objekt, das Werte enthält, die nur/auch zu einer Person gehören (z.B. nur: Vorname oder Geburtsdatum; auch: Nachname).

Eine Firma ist in AGILIA ein Objekt, das Werte enthält, die nur/auch zu einer Firma gehören (z.B. nur: Rechtsform; auch: Nachname).

Bestimmte Werte gelten also sowohl für Personen als auch für Firmen (z.B. Adresse, Telefon, Fax, …), andere Werte gelten beispielsweise nur für Firmen (z.B. Kontaktpersonen).

Grafisch dargestellt sieht der Aufbau von Profilen folgendermaßen aus:

PROFIL

Adresse

Telefon

. . .

Person Firma

Kontaktperson

Opportunity

Abbildung 4: Aufbau von Profilen

Hinweis: Beachten Sie, dass Profile nur innerhalb eines Mandanten bestehen. In anderen

Mandanten sind diese bestimmten Profile nicht enthalten.

Sie erkennen diesen Aufbau auch an den unterschiedlichen Symbolen:

• Personen werden in AGILIA mit diesem Symbol angezeigt:

• Firmen werden in AGILIA mit diesem Symbol angezeigt:

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3 Allgemeine Funktionen und Symbole

3.1 Profile suchen und bearbeiten

Um zur Profilsuche und zum Bearbeiten von Profilen zu gelangen, wählen Sie im Menü

D YNABASE den Menüpunkt P ROFILE aus.

3.1.1 Profile suchen

Abbildung 5: Profile suchen

Die Suchfunktion besteht aus einem Textfeld und einer Auswahlliste, in welcher durch

Auswahl die Bedeutung des im Textfeld eingegebenen Begriffes festgelegt wird.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Die Datensätze (Suchergebnis) werden in Zeilenform dargestellt.

Hinweis: Ob und in welcher Tiefe die Zeilen bereits beim Anzeigen des Suchergebnisses ge-

öffnet werden sollen, kann bei der Installation Ihres Systems eingestellt werden.

3.1.2 Profile bearbeiten

Zum Bearbeiten von Profildaten klicken Sie auf den Profilnamen in der entsprechenden

Ergebniszeile. Die Symbole am Ende einer Zeile dienen zum Schließen und Öffnen der Überblicksdarstellung der Daten.

Hinweis: Durch Klicken des Symbols am Ende der Zeile entfernen Sie diese Zeile aus der angezeigten Liste– der Datensatz wird dabei aber nicht gelöscht!

Das Bearbeitungsfenster für die Profildaten enthält die gleichen Funktionen und Felder wie das Fenster zum Anlegen eines Profils (Person/Firma). Die Felder sind bereits mit den Daten des Profils ausgefüllt.

Sie können nun die bereits bestehenden Daten ändern bzw. neue Daten zum ausgewählten

Profil hinzufügen und die Änderungen speichern.

3.1.3 Profile löschen

Sie können sowohl einzelne Objekte als auch ein ganzes Profil löschen.

Klicken Sie auf den Profilnamen in der entsprechenden Ergebniszeile. Nach einem Klick auf das Symbol fragt das System, ob Sie das Objekt wirklich löschen wollen. Dies dient zur Sicherheit. Bestätigen Sie und das gewählte Objekt bzw. das Profil wurde gelöscht.

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Hinweis: Wenn Sie Profile oder Objekte eines Profils gelöscht haben, können diese nicht mehr aktiviert werden.

3.2 Schaltflächen und Symbole

Abbildung 6: Schaltflächen und Symbole

Im Menü D YNABASE , Menüpunkt P ROFILE werden die Datensätze in Zeilenform dargestellt:

zeigt an, dass es sich bei diesem Profil um eine Person handelt. zeigt an, dass es sich bei diesem Profil um eine Firma handelt.

Es folgen Anrede, Profilname sowie die Systemnummer.

öffnet das History-Fenster. Hier sehen Sie sämtliche Tickets, Word Dokumente, Termine, … für dieses Profil.

Hinweis: Wenn Sie die Vorgänge (der Buttons) erfolgreich ausführen, hinterlassen Sie damit einen Eintrag in der History. Sie können in der History die verschiedenen Tickets kontrollieren und bearbeiten.

öffnet einen neuen Kalendereintrag. Hier können Sie einen neuen Termin oder

Erinnerung speichern.

öffnet die Word-Integration. Wählen Sie die (bereits im Menü S YSTEM unter dem Menüpunkt S TAMMDATEN upgeloadete) Word-Vorlage aus, in die Sie passenden Kontaktdaten einfügen können. schließt/öffnet die Überblicksdarstellung des Profils und entfernt das Profil aus der angezeigten Liste – das Profil wird nicht gelöscht.

öffnet ein neues Kontaktticket. Hier können Sie den Kontakt dokumentieren.

öffnet ein neues Helpdesk-Ticket.

öffnet den eingestellten E-Mail-Client (z.B. Microsoft Outlook) und Sie können sofort eine Nachricht an die gewünschte Adresse schicken.

öffnet ein neues Dialogfenster. Dieses Pop-Up-Mail ist ebenfalls eine Möglichkeit, um eine Nachricht an diese E-Mail-Adresse zu schicken.

Hinweis: Dieses E-Mail wird als History-Ticket gespeichert. Dem Absender wird ebenfalls das E-Mail zur Kontrolle geschickt.

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3.3 Tickets

Manche Tickets können nur über die History zeugt werden. Dazu klicken Sie auf

eines Profils im Modul Dynabase er-

des jeweiligen Profils und klicken entweder

oder um ein Kontakt- bzw. Infoticket zu erstellen.

3.3.1 Kontaktticket

Abbildung 7: Kontaktticket

Im Kontaktticket finden Sie das Datum schon vorausgefüllt. Sie können es jedoch überschreiben.

Sie müssen eine Kurzbeschreibung für das Kontaktticket eingeben.

Sie können eine Kontaktperson auswählen, wählen Sie dazu den Dot-Button des Feldes

"Kontaktperson" und wählen Sie gegebenenfalls die passende Person aus.

Außerdem können Sie eine weitere Beschreibung eingeben und bei Bedarf Dateien ins

System uploaden und mit dem Ticket speichern.

3.3.2 Infoticket

Abbildung 8: Infoticket

Sie können mittels des Infotickets Informationen zum Profil speichern. Dazu geben Sie einen Betreff, das Datum und eine Bemerkung für das Infoticket ein.

Hinweis: Infotickets werden unter Umständen automatisch vom System generiert.

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4 Neue Person anlegen

Hier erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind, damit Sie in AGILIA eine neue Person im System anlegen können.

Wählen Sie im Menü P ROFILE den Menüpunkt N EUE P ERSON , um eine neue Person anlegen zu können.

Beachten Sie, dass Sie mit den Buttons die Einträge speichern, die jeweilige Eingabemaske neu laden bzw. das Eingeben neuer Daten abbrechen können.

Die Checkbox ermöglicht es, Profile bzw. Teile eines Profils (Objekte) inaktiv zu setzen bzw. diese wieder zu aktivieren.

Der Button öffnet den Bereich zum Anlegen neuer Datenobjekte.

Im Folgenden werden die einzelnen Datenobjekte genauer behandelt, die zu einer Person angelegt werden können.

4.1 Person

Abbildung 9: Neue Person

1 Die Systemnummer ist fortlaufend im Mandant und wird automatisch vom System vergeben.

Hinweis: Die Verwaltung der Systemnummer erfolgt im Menü M ANDANT unter dem Menüpunkt S

TAMMDATEN

Hinweis: Die Systemnummer ist nicht zwangsläufig eindeutig, da sie unter Umständen auch mehrfach vergeben werden kann.

Die Kundennummer kann beliebig vergeben werden und ist nicht eindeutig.

Die Anrede ist ein Pflichtfeld. Wählen Sie die passende Anrede aus der Liste aus.

Die Auswahl des akademischen Titels und des Berufstitels erfolgt durch Selektion des gewünschten Titels in einem Auswahlfenster, das durch den jeweiligen Dot-

Button geöffnet wird. Es kann jeweils nur ein Titel pro Feld ausgewählt werden

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Hinweis: Die Verwaltung der Titel erfolgt im Menü S

YSTEM

unter dem Menüpunkt

TAMMDATEN

In das Feld "Vorname" geben Sie den Vornamen ein. Es können auch mehrere Vornamen eingegeben werden. Die Eingabe eines Vornamens ist optional

Der Nachname ist ein Pflichtfeld. Tragen Sie ihn in das Feld "Nachname" ein.

Namenszusätze – beispielsweise jun. oder sen. – geben Sie in das Feld für

Namenszusätze ein.

In das Feld "Geburtsdatum" geben Sie entweder das vollständige Geburtsdatum in

Form "TT.MM.JJJJ" ein oder lediglich das Geburtsjahr in Form "JJJJ".

Hinweis: Für ein schnelles Eingeben können Sie die Eingabehilfe verwenden, z.B. Eingabe ("TTMMJJ): "050505" – Ausgabe: "05.05.2005" bzw. Eingabe: "99" – Ausgabe:

"1999" oder Eingabe "2909" – Ausgabe: "29.09.2005" (nur mit aktueller Jahreszahl).

9 Im Feld "Alias" können Sie Synonyme eintragen, unter welchen dieser Eintrag ebenfalls gesucht und gefunden werden sollen, z.B. "AK" für "Arbeiterkammer".

10 Nachdem Sie das erste Mal das Profil der Person gespeichert haben, erscheint an dieser Stelle die passende Briefanrede – sofern dies so eingestellt wurde.

Hinweis: Die Verwaltung der Anreden erfolgt im Menü S

YSTEM

unter dem Menüpunkt

S TAMMDATEN .

11 In der Liste "Sperrcodes bearbeiten" können Sie für das Profil verschiedene Sperrcodes vergeben. Diese Sperrcodes haben beispielsweise Auswirkung auf die Verwendung des Profils in diversen Kampagnen/Projekten.

Hinweis: Die Verwaltung der Sperrcodes erfolgt im Menü S YSTEM unter dem Menüpunkt

S TAMMDATEN .

12 Die Checkbox "Status" ermöglicht Ihnen, das Profil aktiv bzw. inaktiv zu setzen.

13 Im Feld "Post-Retouren" können Sie die Anzahl der Post-Retouren (z.B. retour geschickte Briefe) eintragen. Dieses Feld wird jedoch primär zum Editieren von automatisch generierten Daten genutzt.

Hinweis: Die Post-Retouren können Sie auch über das Menü D

YNABASE

im Menüpunkt

I MPORT -M ANAGER ins System importieren. Sie können auch ein Retouren-Ticket über den

Button erzeugen.

14 Im Feld "Post-Retouren (aktiv)" können Sie die Post-Retouren für alle aktiven Adressen des Profils eingeben. . Dieses Feld wird jedoch primär zum Editieren von automatisch generierten Daten genutzt.

15 Die Checkboxen "Mitbewerber", "Vertriebspartner" und "Kunde" sind Standard-

Checkboxen, die der genaueren Spezifizierung des Profils dienen können.

16 In den Auswahlfeldern "Gültig von" und "Gültig bis" können Sie den Zeitraum einschränken, in dem ein Profil als gültig erscheinen soll. Dazu geben Sie das jeweilige

Anfang- und Enddatum ein bzw. wählen diese über den Kalender-Button aus.

Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs und Screenshots können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren – abhängig von Ihren individuellen

Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben.

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17 In das Feld "Bemerkung" können Sie einen beliebigen Text von etwa 4000 Zeichen

Länge eingeben.

Sie können nun sofort speichern, indem Sie auf

Sie alle anderen Angaben für dieses Profil ausgefüllt haben.

klicken oder Sie warten, bis

Falls Sie die Eingabemaske neu laden wollen, klicken Sie auf gespeicherte Daten gehen dabei verloren.

Wenn Sie auf klicken, beenden Sie das Anlegen eines neuen Profils.

. Nicht-

4.1.1 Adresse

Abbildung 10: Neue Adresse

1 Sie können zwischen verschiedenen Adress-Typen (Privatanschrift, Firmenanschrift,

Rechnungsadresse) auswählen.

Hinweis: Die Verwaltung und Erweiterung der Adress-Typen erfolgt im Menü S

YSTEM

unter dem Menüpunkt S

TAMMDATEN

In dem Feld "Freie Adresszeile" können Sie einen beliebigen Eintrag vornehmen.

Die Eingabe einer Postleitzahl (PLZ) ist Pflicht. Die PLZ ist zweigeteilt – in den

Ländercode und die eigentliche Postleitzahl.

Hinweis: Nützen Sie den Dot-Button , um zur Suchmaske zu gelangen.

Hinweis: Der Ländercode kann bereits mit den für den Mandanten vordefiniertem Ländercode ausgefüllt sein. Dies erfolgt im Menü S YSTEM unter dem Menüpunkt M ANDANT .

Diese Daten können jedoch bei Bedarf überschrieben werden.

Die Eingabe des Straßennamens in das Feld "Strasse" ist Pflicht.

Die Eingabe des Ortsnamen in das Feld "Ort" ist Pflicht.

Hinweis: Nützen Sie den Dot-Button , um zur Suchmaske zu gelangen.

In das Feld "Hausnummer" tragen Sie die Hausnummer ein. Für eine Ergänzung stehen Ihnen zusätzlich die Felder "Zusatz", "Stiege", "Stock" und "Tür" zur Verfügung.

Wählen Sie falls notwendig die Region und das Land aus.

Wählen Sie den Button und es öffnet sich ein neuer Adressblock unterhalb des ersten Adressblockes. Dies kann oft notwendig sein bei der Eingabe von mehreren

Anschriften pro Profil.

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Hinweis: Sie können mit der Checkbox "Status" Teile des Profils aktiv bzw. inaktiv setzen.

Klicken Sie auf und Sie sehen sofort, ob die Eingaben korrekt gespeichert wurden. Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn Sie beispielsweise nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt haben.

4.1.2 Telefon

Abbildung 11: Neue Telefonnummer

1 Wählen Sie den gewünschten Telefontyp (Handy, Festnetz, …) aus.

Hinweis: Die Verwaltung und Erweiterung der Telefon-Typen erfolgt im Menü S YSTEM unter dem Menüpunkt S TAMMDATEN .

2 Geben Sie den Ländercode ein. Die Eingabe eines Ländercodes ist optional.

Hinweis: Der Ländercode kann bereits mit den für den Mandanten vordefiniertem Ländercode ausgefüllt sein. Diese Einstellung erfolgt im Menü S YSTEM unter dem Menüpunkt

M ANDANT . Diese Daten können jedoch bei Bedarf überschrieben werden.

Die Eingabe der Telefonnummer kann in Vorwahl und Nummer getrennt erfolgen

Die Eingabe der Nummer ist Pflicht.

Hinweis: Sie können hier auch die Nummer samt der Vorwahl eingeben.

Bei Bedarf fügen Sie eine Durchwahl zur Telefonnummer hinzu.

Sie können die Telefonnummer einer bestimmten Adresse zuordnen, z.B. Haupt- und

Nebenwohnsitz. Klicken Sie auf den Dot-Button "Adress-Zugehörigkeit". Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster mit den verfügbaren Adressen für diese Person.

Wählen Sie die passende Adresse.

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4.1.3 Fax

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Abbildung 12: Neue Fax-Nummer

4.1.4 Bank

Siehe oben: Abschnitt 4.1.2 Telefon.

Abbildung 13: Neue Bankverbindung

In das Feld "Kontoinhaber" geben Sie den Inhaber des Kontos ein.

Den Namen der Bank geben Sie in das Feld "Bankinstitut" ein.

Hinweis: Nützen Sie den Dot-Button , um zur Suchmaske zu gelangen.

3 Die Felder "Bankleitzahl (BLZ)" und "Kontonummer" sind Pflichtfelder. Geben Sie hier jeweils die Bankleitzahl bzw. die Kontonummer ein.

4.1.5 Kreditkarte

Abbildung 14: Neue Kreditkarte

Im Block "Kreditkarte" sind alle vier Felder Pflichtfelder. Geben Sie in allen Feldern die vollständigen Daten ein.

Im Feld "Kartenbesitzer" geben Sie den Namen des Besitzers der Kreditkarte ein.

Die Nummer der Kreditkarte tragen Sie in das Feld "Kartennummer" ein.

Die Gültigkeit der Kreditkarte tragen Sie in das Feld "Gültig bis Monat/Jahr" ein.

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4 Wählen Sie aus der Liste "Kartentyp" den passenden Typ aus (American Express, Visa, …).

Hinweis: Es wird empfohlen, keine Kreditkarten-Daten zu speichern.

4.1.6 E-Mail

Abbildung 15: Neue E-Mail-Adresse

1 In das Feld "E-Mail-Adresse" geben sie die vollständige E-Mail-Adresse ein, beispielsweise [email protected].

Hinweis: Die Eingabe wird beim Speichern automatisch auf ihre syntaktische Gültigkeit

überprüft – jedoch nicht, ob es diese E-Mail-Adresse grundsätzlich gibt!

Der Button öffnet den eingestellten E-Mail-Client (z.B. Microsoft Outlook) und

Sie können sofort eine Nachricht an die gewünschte Adresse schicken.

Der Button öffnet ein neues Dialogfenster (Abbildung 16: E-Mail versenden). Dieses Pop-Up-Mail ist ebenfalls eine Möglichkeit, um eine Nachricht an diese E-Mail-

Adresse zu schicken.

Hinweis: Dieses E-Mail wird als History-Ticket gespeichert. Dem Absender wird ebenfalls das E-Mail zur Kontrolle geschickt.

4 Mit der Checkbox "E-Mail ungültig" können Sie die E-Mail – falls nötig – als ungültig markieren.

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Abbildung 16: E-Mail versenden

4.1.7 Homepage

Abbildung 17: Neue Homepage

Im Feld "Homepage" geben Sie die vollständige Adresse der Homepage ein, beispielsweise www.agilia.at

4.1.8 Bekannte Dubletten

Hier können Sie dem Profil bekannte Dubletten zuordnen, dazu klicken Sie auf und wählen das gewünschte Dubletten-Profil aus.

Sind dem Profil Dubletten manuell zugewiesen, werden diese bei einer Dublettensuche nicht aufgeworfen. Bekannte Dubletten werden in der Dublettensuche also nicht berücksichtigt.

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4.1.9 Beziehung

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Abbildung 18: Neue Beziehung

1 Im Feld "Beziehung mit" suchen Sie jenes Profil, mit dem dieses Profil eine Beziehung hat. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Hinweis: Nützen Sie den Dot-Button , um zur Suchmaske zu gelangen.

2 Wählen Sie den Beziehungstyp aus. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Hinweis: Die Verwaltung der Beziehungstypen erfolgt im Menü S

YSTEM

unter dem Menüpunkt S TAMMDATEN .

Sie können eine Anrede wählen (z.B. c/o oder z.H.).

Sie können die Beziehung einer bestimmten Adresse zuordnen. Klicken Sie auf den

Dot-Button "Adresse". Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster mit den verfügbaren Adressen für diese Person. Wählen Sie die passende Adresse.

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5 Neue Firma anlegen

Hier erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind, damit Sie in AGILIA eine neue Firma im System anlegen können.

Wählen Sie im Menü P ROFILE den Menüpunkt N EUE F IRMA , um eine neue Firma anlegen zu können.

5.1 Hinweis: Im Folgenden werden jene Elemente beschrieben, die nur beim Anlegen einer Firma vorkommen. Für die restlichen

Felder vergleichen Sie bitte die Beschreibungen dazu im Kapitel 3.3 Tickets

Manche Tickets können nur über die History zeugt werden. Dazu klicken Sie auf

eines Profils im Modul Dynabase er-

des jeweiligen Profils und klicken entweder

oder um ein Kontakt- bzw. Infoticket zu erstellen.

5.1.1 Kontaktticket

Abbildung 7: Kontaktticket

Im Kontaktticket finden Sie das Datum schon vorausgefüllt. Sie können es jedoch überschreiben.

Sie müssen eine Kurzbeschreibung für das Kontaktticket eingeben.

Sie können eine Kontaktperson auswählen, wählen Sie dazu den Dot-Button des Feldes

"Kontaktperson" und wählen Sie gegebenenfalls die passende Person aus.

Außerdem können Sie eine weitere Beschreibung eingeben und bei Bedarf Dateien ins

System uploaden und mit dem Ticket speichern.

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5.1.2 Infoticket

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Abbildung 8: Infoticket

Sie können mittels des Infotickets Informationen zum Profil speichern. Dazu geben Sie einen Betreff, das Datum und eine Bemerkung für das Infoticket ein.

Hinweis: Infotickets werden unter Umständen automatisch vom System generiert.

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5.2 Firma

Neue Person anlegen.

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Abbildung 19: Neue Firma

1 Die Systemnummer ist fortlaufend im Mandant und wird automatisch vom System vergeben.

Hinweis: Die Verwaltung der Systemnummer erfolgt im Menü M ANDANT unter dem Menüpunkt S

TAMMDATEN

Hinweis: Die Systemnummer ist nicht zwangsläufig eindeutig, da sie unter Umständen auch mehrfach vergeben werden kann.

Die Kundennummer kann beliebig vergeben werden und ist nicht eindeutig.

Die Anrede ist ein Pflichtfeld. Wählen Sie die Anrede "Firma" aus der Liste aus.

Im Feld "Firmenbezeichnung" geben Sie den Namen der Firma ein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Im Feld "Rechtsform" können Sie eine Rechtsform aus der Liste auswählen.

Hinweis: Die Verwaltung der Rechtsformen erfolgt im Menü S YSTEM unter dem Menüpunkt S TAMMDATEN .

Im Feld "Alias" können Sie Synonyme eintragen, unter welchen dieser Eintrag ebenfalls gesucht und gefunden werden sollen, z.B. "AK" für "Arbeiterkammer".

Nachdem Sie das erste Mal das Profil der Person gespeichert haben, erscheint an dieser Stelle die passende Briefanrede – sofern dies so eingestellt wurde.

Hinweis: Die Verwaltung der Anreden erfolgt im Menü S

YSTEM

unter dem Menüpunkt

S TAMMDATEN .

Im Feld "Account Team Mitglied" können Sie die im System definierten Account

Mitglieder über den Dot-Button auswählen.

Im Feld "Kundentyp" können Sie einen vorher definierten Kundentyp über den Dot-

Button auswählen.

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Hinweis: Die Verwaltung der Kundentypen erfolgt im Menü S

YSTEM

unter dem Menüpunkt

TAMMDATEN

10 In der Liste "Sperrcodes bearbeiten" können Sie für das Profil verschiedene Sperrcodes vergeben. Diese Sperrcodes haben beispielsweise Auswirkung auf die Verwendung des Profils in diversen Kampagnen/Projekten.

Hinweis: Die Verwaltung der Sperrcodes erfolgt im Menü S YSTEM unter dem Menüpunkt

S TAMMDATEN .

11 Die Checkbox "Status" ermöglicht Ihnen, das Profil aktiv bzw. inaktiv zu setzen.

12 Im Feld "Post-Retouren" können Sie die Anzahl der Post-Retouren (z.B. retour geschickte Briefe) eintragen. Dieses Feld wird jedoch primär zum Editieren von automatisch generierten Daten genutzt.

Hinweis: Die Post-Retouren können Sie auch über das Menü D

YNABASE

im Menüpunkt

MPORT

-M

ANAGER

ins System importieren. Sie können auch ein Retouren-Ticket über den

Button erzeugen.

13 Im Feld "Post-Retouren (aktiv)" können Sie die Post-Retouren für alle aktiven Adressen des Profils eingeben. . Dieses Feld wird jedoch primär zum Editieren von automatisch generierten Daten genutzt.

14 Die Checkboxen "Mitbewerber", "Vertriebspartner" und "Kunde" sind Standard-

Checkboxen, die der genaueren Spezifizierung des Profils dienen können.

15 In das Feld "Bemerkung" können Sie einen beliebigen Text von etwa 4000 Zeichen

Länge eingeben.

16 In den Auswahlfeldern "Gültig von" und "Gültig bis" können Sie den Zeitraum einschränken, in dem ein Profil als gültig erscheinen soll. Dazu geben Sie das jeweilige

Anfang- und Enddatum ein bzw. wählen diese über den Kalender-Button aus.

Sie können nun sofort speichern, indem Sie auf

Sie alle anderen Angaben für dieses Profil ausgefüllt haben.

klicken oder Sie warten, bis

Falls Sie die Eingabemaske neu laden wollen, klicken Sie auf gespeicherte Daten gehen dabei verloren.

Wenn Sie auf klicken, beenden Sie das Anlegen eines neuen Profils.

. Nicht-

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5.2.1 Opportunity

Dynabase

Abbildung 20: Neue Opportunity

Im Opportunity-Block können Sie alle Einstellungen für eine Verkaufs-Chance vornehmen.

Vergeben Sie einen internen Projektnamen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Vergeben Sie einen Namen für das Projekt, wie es für den Kunden heißen soll.

Wählen Sie aus der Liste bei Bedarf einen Projektmanager – also Verkäufer – aus.

Bei Bedarf wählen Sie Mitglieder dieses Projektteams aus.

Geben Sie das Datum des Erstkontaktes ein – also jenen Zeitpunkt, wie Sie von dieser Opportunity erfahren haben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

6 Im Feld "Name Erstkontakt" können Sie aus den Kontaktpersonen der Firma auswählen.

Sie können eine (umfassendere) Beschreibung des Projektes eingeben. 7

8 Geben Sie den möglichen Umsatz dieses Jahres im Feld "Möglicher Revenue dieses

Jahr" ein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

9 Sie können ebenfalls den möglichen Umsatz dieser Opportunity für das nächste Jahr eingeben.

10 Geben Sie das Budget ein.

11 Wählen Sie die Wahrscheinlichkeit des Erfolges dieses Projektes. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

12 Wählen Sie aus den Listen "Produkt", "Geschäftsbereich", "Subprodukt" und "Aktionscode" die passenden Werte aus.

Hinweis: Die Verwaltung von "Produkt", "Geschäftsbereich" und "Subprodukt" erfolgt im

Menü S

YSTEM

unter dem Menüpunkt S

TAMMDATEN

13 Aus der Liste "Mitbewerber" können Sie mögliche Mitbewerber für diese Opportunity auswählen.

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Dynabase

14 In "Verkaufsschritte" müssen Sie einen vorher definierten Verkaufsschritt auswählen.

Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Hinweis: Die Verwaltung der Verkaufsschritte erfolgt im Menü S YSTEM unter dem Menüpunkt S TAMMDATEN .

15 Zum Verkaufsschritt können Sie eine Bemerkung hinzufügen.

16 Geben Sie das geplante Abschlussdatum ein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Sie können nun sofort speichern, indem Sie auf

Sie alle anderen Angaben für dieses Profil ausgefüllt haben.

klicken oder Sie warten, bis

Falls Sie die Eingabemaske neu laden wollen, klicken Sie auf

klicken, beenden Sie das Anlegen eines neuen Profils.

. Wenn Sie auf

Hinweis: Nach der ersten gespeicherten Änderung der Opportunity finden Sie ein entsprechendes Opportunity-Ticket unter dem Button . Hier können Sie alle gemachten Änderungen verfolgen.

5.2.1.1 Member

Abbildung 21: Member

1 Wählen Sie eine Kontaktperson aus der Liste "Kontaktpersonen" aus. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Sie können die Haltung der Kontaktperson im Feld "Haltung" dokumentieren.

Wählen Sie die Rolle der Kontaktperson aus der Liste "Rolle" aus.

Hinweis: Die Verwaltung der Projektrollen erfolgt im Menü S

YSTEM

unter dem Menüpunkt

TAMMDATEN

4 In das Feld "Bemerkung" können Sie einen beliebigen Text eingeben.

5.2.1.2 Massnahme

Abbildung 22: Neue Maßnahme

Sie müssen für die geplante Maßnahme einen Namen vergeben. Das Feld "Geplante

Aktion" ist ein Pflichtfeld.

Definieren Sie, wer intern für die Maßnahme verantwortlich sein soll.

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Definieren Sie, wer der Kunde ist.

Geben Sie das gewünschte Datum der Maßnahme im Feld "Bis Soll" ein.

Geben Sie bei Bedarf das tatsächliche Datum der Maßnahme im Feld "Bis Ist" ein.

Im Feld "Ergebnis" dokumentieren Sie schriftlich das Ergebnis der Maßnahme.

5.2.2 Kontaktperson

Unter dem Punkt Kontaktperson können Daten von firmenzugehörigen Personen erfasst werden.

Abbildung 23: Neue Kontaktperson

Die Anrede ist ein Pflichtfeld. Wählen Sie die passende Anrede aus der Liste aus.

In das Feld Geburtsdatum geben Sie entweder das vollständige Geburtsdatum in

Form "TT.MM.JJJJ" ein oder lediglich das Geburtsjahr in Form "JJJJ".

Hinweis: Für ein schnelles Eingeben können Sie die Eingabehilfe verwenden, z.B. Eingabe ("TTMMJJ): "050505" – Ausgabe: "05.05.2005" bzw. Eingabe: "99" – Ausgabe:

"1999" oder Eingabe "2909" – Ausgabe: "29.09.2005" (nur mit aktueller Jahreszahl).

3 Die Auswahl des akademischen Titels und des Berufstitel erfolgt durch Selektion des gewünschten Titels in einem Auswahlfenster, das durch den jeweiligen Dot-Button geöffnet wird. Es kann jeweils nur ein Titel pro Feld ausgewählt werden

Hinweis: Die Verwaltung der Titel erfolgt im Menü S YSTEM unter dem Menüpunkt

S TAMMDATEN .

In das Feld Vorname geben Sie den Vornamen ein. Es können auch mehrere Vornamen eingegeben werden. Die Eingabe eines Vornamens ist optional

Der Nachname ist ein Pflichtfeld. Tragen Sie in das Feld "Nachname" den Nachnamen der Kontaktperson ein.

Wählen Sie bei Bedarf aus der Liste "Funktion" eine der vordefinierten Funktionen aus oder geben Sie die Funktion der Kontaktperson ein, z.B. Geschäftsführer.

Wählen Sie aus der Liste "Adresse" – falls mehrere Adresse vorhanden – die passende Adresse für diese Kontaktperson aus. Sie können eine Adresse der Firma übernehmen.

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Dynabase

8 Wählen Sie aus den Listen "Telefon" und "Fax" – falls mehrere Nummern vorhanden

– die passende(n) Nummer(n) für diese Kontaktperson aus. Sie können jeweils die

Nummern der Firma übernehmen.

9 Im Feld "Telefon DW" und im Feld "Fax DW" können Sie die Durchwahlen eintragen.

10 Im Feld "Mobiltelefon" geben Sie die Mobilnummer inklusive Vorwahl der Kontaktperson ein.

11 Sie können im Feld "Abteilung" die Abteilung der Kontaktperson eintragen.

12 E-Mail: siehe Abschnitt 4.1.6 E-Mail.

13 Mit der Checkbox "E-Mail ungültig" können Sie die E-Mail-Adresse – falls notwendig – als ungültig markieren.

14 Mit der Checkbox "Standardkontakt" können Sie definieren, ob diese Kontaktperson

Ihr Standardkontakt zu dieser Firma ist.

15 Mit der Checkbox "Newsletter" entscheiden Sie, ob diese Kontaktperson in den

Newsletter-Verteiler aufgenommen wird.

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6 Dynamische Erweiterung anlegen

Hier erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind, damit Sie in AGILIA eine neue dynamische Erweiterung im System anlegen können.

Im Menüpunkt E RWEITERUNGSASSISTENT stehen Ihnen verschiedene so genannte Klassen zur Verfügung (z.B. Person, Firma, …), die Sie erweitern können. Sie können diese Klassen suchen und anzeigen lassen, indem Sie den in AGILIA gebräuchlichen Platzhalter % verwenden.

Abbildung 24: Klassen im Erweiterungsassistenten

Hinweis: Es können bereits standardmäßig bestimmte dynamische Erweiterungen zu den einzelnen Klassen hinzugefügt worden sein.

6.1 Klasse auswählen

Abbildung 25: Neue dynamische Erweiterung anlegen

Wählen Sie eine Klasse, für die Sie eine neue dynamische Erweiterung erstellen wollen.

Klicken Sie auf den Button und es öffnet sich der Dialog der dynamischen Erweiterung.

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6.2 Erste Einstellungen

In der dynamischen Erweiterung müssen Sie zu Beginn verschiedene Einstellungen festlegen (Name, Position, …).

Abbildung 26: Neue dynamische Erweiterung – Einstellungen

1 Definieren Sie – falls Sie hier die Auswahl haben – ob die neue dynamische Erweiterung für Personen bzw. Firmen oder generell für alle Profile gelten soll. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

2 Wählen Sie aus der Liste den Typ der dynamischen Erweiterung aus. Je nach Typ ändern sich im nächsten Schritt die Einstellungsfelder. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Hinweis: Sie finden eine detaillierte Beschreibung der verschiedenen Erweiterungs-

Typen (Boolscher Wert, Dezimalzahl, …) im Anschluss.

3 Mit der "Feldbezeichnung (Datenbank)" vergeben Sie einen Namen für das Feld in der Datenbank. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Hinweis: Beachten Sie bei der Eingabe, dass Sie keine Umlaute und keine Leerzeichen für die Feldbezeichnung (Datenbank) verwenden.

4 Mit der "Feldbezeichnung (Anzeige)" vergeben Sie den Namen für das Feld, welcher später in AGILIA angezeigt wird. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

5 Die Spalten-Position (X) legt fest, in welcher Spalte das neue Feld positioniert wird.

Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

6 Die Zeilen-Position (Y) legt fest, in welcher Zeile das neue Feld positioniert wird.

Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

7 Mit "Darstellung editierbar" können Sie festlegen, ob der Inhalt des Feldes in der Dynabase später verändert werden darf.

Klicken Sie auf und es folgt unterhalb ein neuer Dialog. Je nach ausgewähltem Typ unterscheiden sich diese Dialoge in ihren Details.

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6.3 Verschiedene Typen

Wählen Sie den entsprechenden Typ – wie unten beschreiben – und definieren Sie Ihre

Einstellungen im Detail. Anschließend klicken Sie auf lungen wirksam zu machen.

, um diese Einstel-

Sie haben mit Ihrer dynamischen Erweiterung ein neues Feld erzeugt.

6.3.1 Boolscher Wert

Abbildung 27: Boolscher Wert

Wählen Sie "Boolscher Wert" und Sie haben die Auswahl zwischen den zwei Vorgabewerten "Wahr" oder "Falsch". Dieser Wert wird später als Checkbox dargestellt.

Hinweis: Mit dem Vorgabewert bestimmen Sie, ob die Checkbox später bereits als markiert

("Wahr") oder nicht als markiert ("Falsch") dargestellt wird.

6.3.2 Dezimalzahl

Abbildung 28: Dezimalzahl

Durch Selektion der Checkbox "Mussfeld" legen Sie fest, ob das Feld ein Pflichtfeld ist.

Sie können im Feld "Vorgabewert" einen Wert eingeben, der in Folge immer vorausgefüllt ist.

Hinweis: Der Vorgabewert wird nur beim Anlegen eines neuen Profils berücksichtigt, jedoch nicht bei bereits bestehenden Daten oder beim Importieren von Daten.

Der untere Grenzwert legt die kleinste Zahl fest, die eingegeben werden kann.

Der obere Grenzwert legt die größte Zahl fest, die eingegeben werden kann.

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6.3.3 Kommazahl

Dynabase

6.3.4 Text

Abbildung 29: Kommazahl

Durch Selektion der Checkbox "Mussfeld" legen Sie fest, ob das Feld ein Pflichtfeld ist

Sie können im Feld "Vorgabewert" einen Wert eingeben, der in Folge immer vorausgefüllt ist.

Hinweis: Der Vorgabewert wird nur beim Anlegen eines neuen Profils berücksichtigt, jedoch nicht bei bereits bestehenden Daten oder beim Importieren von Daten.

Der untere Grenzwert legt die kleinste Zahl fest, die eingegeben werden kann.

Der obere Grenzwert legt die größte Zahl fest, die eingegeben werden kann.

Die Anzahl der Nachkommastellen legt fest, auf wie viele eingegebenen Stellen nach dem

Komma die Zahl eingegeben werden kann.

Abbildung 30: Text

Durch Selektion der Checkbox "Mussfeld" legen Sie fest, ob das Feld ein Pflichtfeld ist.

Sie können im Feld "Vorgabewert" einen Wert eingeben, der in Folge immer vorausgefüllt ist.

Hinweis: Der Vorgabewert wird nur beim Anlegen eines neuen Profils berücksichtigt, jedoch nicht bei bereits bestehenden Daten oder beim Importieren von Daten.

Mit der Feldlänge (Datenbank) legen Sie fest, welche Länge (Zeichen) das Textfeld in der

Datenbank haben darf. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Die Anzeigenbreite und die Anzeigenhöhe bestimmt die Breite (in Zeichen) und die Höhe

(in Zeilen) des Feldes. Diese Felder sind Pflichtfelder.

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6.3.5 Datum

Dynabase

Abbildung 31: Datum

Durch Selektion der Checkbox "Mussfeld" legen Sie fest, ob das Feld ein Pflichtfeld ist.

Sie können im Feld "Vorgabewert" einen Wert eingeben, der in Folge immer vorausgefüllt ist.

Hinweis: Der Vorgabewert wird nur beim Anlegen eines neuen Profils berücksichtigt, jedoch nicht bei bereits bestehenden Daten oder beim Importieren von Daten.

Im Feld "Von – Datum" definieren Sie das früheste Datum, das eingegeben werden darf.

Im Feld "Bis – Datum" definieren Sie das späteste Datum, das eingegeben werden darf.

6.3.6 Combobox

Abbildung 32: Combobox

Durch Selektion der Checkbox "Mussfeld" legen Sie fest, ob das Feld ein Pflichtfeld ist.

Sie können im Feld "Vorgabewert" einen Wert eingeben, der in Folge immer vorausgefüllt ist.

Hinweis: Der Vorgabewert wird nur beim Anlegen eines neuen Profils berücksichtigt, jedoch nicht bei bereits bestehenden Daten oder beim Importieren von Daten.

Im Feld "Elemente" geben Sie die einzelnen Elemente der Combobox ein.

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6.3.7 Liste

Dynabase

Abbildung 33: Liste

Durch Selektion der Checkbox "Mussfeld" legen Sie fest, ob das Feld ein Pflichtfeld ist.

Im Feld "Tabelle" wählen Sie die bereits existierende Referenztabelle aus der Liste aus.

Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Hinweis: Referenztabellen können Sie im Menü D YNABASE – I MPORTMANAGER unter dem Menüpunkt R EFERENZTABELLEN erstellen.

Im Feld "Qualifiyer" wählen Sie aus, welche Spalte der Referenztabelle der so genannte

Qualifyer (Kürzel) sein soll. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Klicken Sie auf den Dot-Button des Feldes "Spalten", um die Spalten der Referenztabelle auszuwählen, die in der Liste angezeigt werden sollen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

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7 Dynamische Erweiterungen bearbeiten

Nachdem Sie dynamische Erweiterungen erstellt haben, können Sie diese jederzeit verändern bzw. auch löschen.

Wählen Sie im Menü D YNABASE den Menüpunkt E RWEITERUNGSASSISTENT und Sie erhalten eine Übersicht über all Ihre dynamischen Erweiterungen der verschiedenen Klassen. Sie können diese Klassen suchen und anzeigen lassen, indem Sie den in AGILIA gebräuchlichen Platzhalter % verwenden.

Abbildung 34: Erweiterungsassistent

Klicken Sie auf jene dynamische Erweiterung, die Sie bearbeiten wollen. Diese Erweiterung wird Ihnen im Detail angezeigt. Sie können nun Änderung vornehmen, diese speichern oder die dynamische Erweiterung löschen.

Hinweis: Sollte es beim Löschen von dynamischen Erweiterungen zu Verzögerungen kommen, aktualisieren Sie bitte Ihre Bildschirmansicht.

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8 Reports

8.1 Allgemeines

Im Herzstück von AGILIA, dem Modul Dynabase, können Sie all Ihre Adress- und Kontaktdaten einfach und praktisch verwalten.

Reports ist Teil des Moduls Dynabase von AGILIA. Sie können damit einfach und schnell Reports (Berichte) erstellen.

In diesem Teil der Benutzerdokumentation finden Sie die Beschreibung der Bereiche, die sich mit der Erzeugung von Reports im Modul Dynabase beschäftigen.

Wo finde ich den Menüpunkt Reports?

Im Menü D

YNABASE

finden Sie den Menüpunkt R

EPORTS

. Hier haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Menüpunkten:

B ATCHNUMMERNREPORT

K ONTAKTREPORT .

, S ALESREPORT , K ONSOLIDIERUNGSREPORT und

Abbildung 35: Menü Reports

Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs, Screenshots und verfügbaren Reports können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren – abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben.

Es werden in weiterer Folge nur folgende Reports beschrieben (unter Umständen stehen

Ihnen nicht alle beschriebenen Reports zur Verfügung):

• Salesreport

• Konsolidierungsreport

• Kontaktreport

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8.2 Salesreport

Hier erfahren Sie, welche Schritte und Einstellungen notwendig sind, um einen Salesreport in AGILIA durchzuführen.

Abbildung 36: Salesreport – Schritt 1

Sie können auswählen, ob Sie den Report beschränken wollen auf

• noch offene Opportunities ("Report Open Opportunities") oder

• bereits abgeschlossene Opportunities ("Report Closed Opportunities").

Sie können auswählen, ob Sie den Report anwenden wollen auf

• die " Opportunities aller Benutzer" oder

• die " Opportunities des aktuellen Benutzers".

Hinweis: Beachten Sie, dass die Auswahl dieser Optionen – je nach Ihrer zugewiesenen Rolle in AGILIA – beschränkt sein kann.

Klicken Sie auf , um den Salesreport auszuführen.

Abbildung 37: Salesreport – Ergebnis

Im Ergebnis des Salesreport sehen Sie die Details und Summen des Reports.

Sie können sich das Ergebnis nach den jeweiligen Spaltennamen sortieren lassen. Benutzen Sie dazu die Schaltflächen .

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8.3 Konsolidierungsreport

Hier erfahren Sie, welche Schritte und Einstellungen notwendig sind, um einen Konsolidierungsreport in AGILIA durchzuführen.

Abbildung 38: Konsolidierungsreport – Schritt 1

1 Um den Planumsatzplan anzuzeigen, aktivieren Sie die Checkbox.

Hinweis: Die Verwaltung des Planumsatzes erfolgt im Menü S YSTEM unter dem Menüpunkt S

TAMMDATEN

2 Sie können auswählen, ob der Report den Accountmanager oder den Projectmanager betreffen soll.

3 Sie können auwählen, ob Sie sich für den Report die Quer- bzw. Zeilensumme anzeigen lassen.

4 Sie müssen eine Periodengruppe auswählen, für die der Report gelten soll. Klicken

Sie den Dot-Button und wählen Sie die betreffende Periodengruppe aus.

Hinweis: Die Verwaltung der Perioden und Periodengruppen erfolgt im Menü S

YSTEM

unter dem Menüpunkt S

TAMMDATEN

5 Sie müssen eine entsprechende Abschlusswahrscheinlichkeit auswählen.

Hinweis: Der ausgewählte Wert für die Abschlusswahrscheinlichkeit beschränkt das Ergebnis des Reports – beispielsweise werden bei einer Auswahl von 50% nur jene Opportunities in den Report miteinbezogen, deren Abschlusswahrscheinlichkeit größer oder gleich 50% ist.

6 Sie müssen Benutzer auswählen, für die die Daten im Report konsolidiert werden.

Klicken Sie den Dot-Button und wählen Sie die betreffenden Benutzer aus.

Sie können auswählen, für welche Verkaufsschritte der Report angewandt wird.

Sie können auswählen, für welche Verkaufsschritte eine Abweichung in % bzw. in absoluten Werten berechnet werden soll.

9 Sie können für die verschiedenen Berechnungen eine Gewichtung auswählen, das heißt, der geplante Umsatz wird mit der Abschlusswahrscheinlichkeit gewichtet ausgewiesen.

Klicken Sie auf , um den Konsolidierungsreport auszuführen.

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Das Ergebnis des Konsolidierungsreports könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Abbildung 39: Konsolidierungsreport – Ergebnis

Im Ergebnis des Konsolidierungsreports sehen Sie (falls eingestellt) die Planumsatzzahlen, Abweichungen, Summen und Details des Reports.

Klicken Sie auf , um die Ergebnisse des Reports zur weiteren Verarbeitung in die Zwischenablage zu kopieren.

Klicken Sie auf , um zum vorherigen Schritt des Reports zurückzukehren.

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Wenn Sie auf bestimmte Details des Reports klicken (z.B. die meisten nicht-fett ausgewiesenen Zahlen), öffnet sich die jeweilige Opportunity (die dahinter steht) im selben Dialog-Fenster. Hier sehen Sie nochmals die Details der jeweiligen Opportunity:

Abbildung 40: Konsolidierungsreport – Opportunity-Details

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8.4 Kontaktreport

Hier erfahren Sie, welche Schritte und Einstellungen notwendig sind, um einen Kontaktreport in AGILIA durchzuführen.

Abbildung 41: Kontaktreport – Schritt 1

1 Geben Sie den Zeitraum ein, für den Sie den Kontaktreport erstellen wollen. Diese

Felder sind Pflichtfelder.

2 Wählen Sie den bzw. die Benutzer aus, für die Sie die Auflistung der Kontakttickets erheben wollen. Der Dot-Button des Feldes "Ersteller" öffnet ein neues Auswahlfenster.

Wählen Sie den Ticket-Typ aus. Diese Auswahl ist ein Pflichtfeld.

Legen Sie fest, welche Ticket-Subtypen Sie in Ihren Report aufnehmen wollen. Diese

Auswahl ist ein Pflichtfeld.

Klicken Sie auf , um den Report auszuführen.

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Dynabase

Das Ergebnis des Kontaktreports könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Abbildung 42: Kontaktreport – Ergebnis

Im Ergebnis des Kontaktreports sehen Sie die Kontaktarten, Summen und Details des Reports.

Klicken Sie auf bzw. diese Abfrage zu wiederholen.

, um einen neuen Kontaktreport zu erstellen

Klicken Sie auf , um die Ergebnisse des Reports zur weiteren Verarbeitung in die Zwischenablage zu kopieren.

Klicken Sie auf , um das Ergebnis zu drucken.

Wenn Sie auf bestimmte Details des Reports klicken, öffnet sich die jeweilige Detailliste mit den Tickets der Kontaktart im selben Dialog-Fenster. Hier sehen Sie beispielsweise die Details (Tickets) der jeweiligen Kontaktart je Benutzer:

Abbildung 43: Kontaktreport – Details-Kontaktart

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9 Stammdaten – Dynabase allgemein

9.1 Anrede

Dynabase

Abbildung 44: Anreden – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Anrede-Formen bereits in AGILIA standardmäßig erstellt sind.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Die Werte in Klammer (p) oder (c) stehen für "Person" oder "Company".

Sie können die Details der Anredeformen betrachten, dazu klicken Sie auf den Anrede-

Namen.

Abbildung 45: Anrede – Details

In der Detail-Ansicht sehen Sie die Einstellungen, die für die jeweilige Anrede getroffen wurden. Neben dem Geschlecht der Anrede wurden der Eingabe- und Export-Code festgelegt sowie der Anrede Typ bestimmt. In den Feldern "Anrede Text" und "Anrede Adressfeld" sind bereits Elemente für den passenden Anrede-Text und die passende Anrede im Adressfeld standardmäßig eingetragen.

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9.1.1 Neue Anrede erstellen

Dynabase

Abbildung 46: Neue Anrede

Wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt S TAMMDATEN den Befehl A NREDE – N EUE

NREDE

1 Im Feld "Anrede" müssen Sie einen Anredenamen festlegen, z.B. Herr. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

2 Wählen Sie das Geschlecht der Anrede aus der Liste aus – die Anrede einer Firma hat beispielsweise kein Geschlecht.

3 Legen Sie einen Eingabe- bzw. Export-Code fest. Mittels dieser Codes kann eine schnellere Eingabe durchgeführt werden.

Hinweis: Codes sind eine Eingabeerleichterung beim Anlegen von Profilen. Der Code wird anstatt des Inhalts des Feldes eingegeben. Die richtige Bezeichnung wird automatisch vom System eingefügt.

4 Wählen Sie beim Anrede Typ, ob es sich um ein Personen- oder um eine Firmenanrede handelt.

Kommentar: Antwort von

Günther ob diese Platzhalter noch aktuell

9.1.2 Anrede Text und Anrede Adressfeld

5 Der Text einer Anrede kann sich aus verschiedenen Elementen zusammensetzen. Die zur Verfügung stehenden Elemente sind in der Datenbank in einer bestimmten Form benannt und müssen daher auch beim Anlegen einer Anrede so verwendet werden. sex Geschlecht: (m – männlich, f – weiblich, n – neutral z.B. Firma) p.profilename Profilname (Person, Firma) a.title Akademischer Titel (Anrede)

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Dynabase a.highesttitle Höchster akademischer Titel

Der Aufbau einer Anrede funktioniert beispielsweise folgendermaßen:

Jene Teile, die bei jedem Profil gleich sind, werden normal eingegeben, z.B. Sehr geehrter Herr! Um die oben angeführten Elemente in die Anrede einbringen zu können, ist eine spezielle Syntax notwendig. Die Elemente müssen immer zwischen Platzhaltern (%) stehen, z.B.: Sehr geehrter Herr %p.firstname% %p.profilename%!

Für die Elemente p.firstname und p.profilename wird automatisch der jeweilige Vorname und Nachname des betreffenden Profils eingesetzt. Sie erhalten z.B. Sehr geehrter Herr Max Mustermann!

Wenn ein Element leer ist – weil z.B. kein Vorname bekannt ist – dann tritt ein Fehler beim Erzeugen des Textes auf. Um diesen Fehler zu vermeiden, können Sie eckige Klammern verwenden. Diese bedeuten, dass das Element einfach ausgelassen werden kann, wenn es keinen Eintrag enthält, z.B.: Sehr geehrter Herr

[%p.firstname%] %p.profilename%!

Wenn kein Vorname bekannt ist, werden dieser und das nachfolgende Leerzeichen weggelassen. Das Ergebnis ist z.B. Sehr geehrter Herr Mustermann!

Es gibt auch die Möglichkeit in eckigen Klammern mehrere Elemente zu kombinieren. Diese werden durch einen Trennstrich | getrennt. Es wird das erste Element ausgegeben, das nicht leer ist.

Folgende drei Beispiele können kombiniert werden:

Wenn ein Berufstitel vorhanden ist, dann soll die

Anrede so lauten:

Sehr geehrter Herr [%j.title%]!

Wenn dies nicht zutrifft, aber ein akademischer Titel vorhanden ist, dann soll die

Anrede so aufgebaut sein:

Sehr geehrter Herr [%a.highesttitle%

%p.profilename%]!

Sehr geehrter Herr [%p.profilename%]! Oder so:

Die Kombination aus diesen ist folgendermaßen aufgebaut:

Sehr geehrter Herr [%j.title% | % a.highesttitle%

%p.profilename% | %p.profilename%]!

Mit Testausdrücken können Sie Vergleiche und logische Verknüpfungen erzeugen.

Ein Beispiel ist die Anrede mit dem akademischen Titel "Mag.", der vom Geschlecht abhängig ist. In einem Testausdruck wird überprüft, ob eine bestimmte Bedingung erfüllt wird oder nicht, z.B.

[(%sex% = = 'm') Magister]

[(%sex% = = 'm') Herr Magister | Frau Magistra] ergibt Magister, wenn dass

Geschlecht männlich ist. ergibt Herr Magister, wenn das Geschlecht männlich ist, ansonsten Frau Magistra.

Die Anrede für den akademischen Titel Magister/Magistra kann folgendermaßen erzeugt werden:

Sehr geehrte [(%sex% = = 'm') r) Herr Magister | Frau Magistra]

%p.profilename%! oder

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Dynabase

Sehr [(%sex% = = 'm') geehrter Herr Magister | geehrte Frau Magistra]

%p.profilename%!

Die Zeichen, mit denen die Vergleiche ausgelöst werden, werden Operatoren genannt. Folgende Operatoren stehen zur Verfügung: gleich: ungleich:

== is

<> logisches "und": logisches "oder":

&& and

|| or nicht:

! not

6 Im Feld "Anrede Adressfeld" können Sie einen Text eingeben, der bei der Anrede im

Adressfeld dargestellt wird. Der Text einer Anrede kann sich aus verschiedenen Elementen zusammensetzen. Die zur Verfügung stehenden Elemente sind in der Datenbank in einer bestimmten Form benannt und müssen daher auch beim Anlegen einer

Anrede so verwendet werden (siehe oben), z.B. Herr[%j.title%][%a.title%][

%p.firstname%] %p.profilename%

9.2 Rechtsform

Abbildung 47: Rechtsform – Übersicht

Rechtsformen werden für Profile von Firmen benötigt.

Sie können in der Übersicht sehen, welche Rechtsformen bereits in AGILIA standardmä-

ßig erstellt sind.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Abbildung 48: Neue Rechtsform

Um eine neue Rechtsform zu erstellen, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt

TAMMDATEN

den Befehl R

ECHTSFORM

– N

EUE

ECHTSFORM

Sie müssen einen Namen für die Rechtsform eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

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9.3 Kalender-Kategorien

Dynabase

Abbildung 49: Neue Kalender-Kategorie

Um eine neue Kalender-Kategorie zu erstellen, wählen Sie im Menü S

YSTEM

, Menüpunkt

S TAMMDATEN den Befehl K ALENDER -K ATEGORIEN (S YSTEM ) – NEUE K ATEGORIE .

1 Geben Sie eine Bezeichnung für die neue Kalender-Kategorie ein. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

2 Geben Sie einen Farbcode in folgender Form ein, z.B. 0x00FF00 (für grün). Dieses

Feld ist ein Pflichtfeld.

3 Sie müssen einen Namen für die Outlook Kategorie wählen. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

4 Sie können auswählen, ob diese Kalender-Kategorie ein privater Termin sein soll.

Markieren Sie dazu die Checkbox "Privater Termin".

Die neu erstellte Kalender-Kategorie können Sie nun in Ihrer Kalender-Funktion beim

Erstellen neuer Kalender-Einträge auswählen.

Abbildung 50: Akademischer Titel – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche akademischen Titel bereits in AGILIA standardmäßig erstellt sind.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen des akademischen Titels.

Um einen neuen akademischen Titel im System einzugeben, wählen Sie im Menü

S YSTEM , Menüpunkt S TAMMDATEN den Befehl AKADEMISCHER T ITEL – N EUER AKAD .

T ITEL .

AGILIA Dynabase

Dynabase

Abbildung 51: Neuer akademischer Titel

1 Geben Sie einen Code für den neuen akademischen Titel ein, der den Titel bei der

Eingabe ersetzen kann.

Hinweis: Codes sind eine Eingabeerleichterung beim Anlegen von Profilen. Der Code wird anstatt des Inhalts des Feldes eingegeben. Die richtige Bezeichnung wird automatisch vom System eingefügt.

2 Im Feld "Titel" müssen Sie die Bezeichnung des Titels eingeben (z.B. Dr.med.vet).

Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

3 Das Feld "Höchster Titel" wird beispielsweise bei der Briefanrede verwendet. Bei einem zusammengesetzten Titel wird der höchste Titel verwendet (Dr.med.vet wird zu

Dr.). Bei einfachen Titeln müssen Sie in das Feld "Höchster Titel" den selben Titel eintragen wie im Feld "Titel".

9.5 Berufstitel

Abbildung 52: Berufstitel – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Berufstitel bereits in AGILIA standardmäßig erstellt sind.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Berufstitels.

Um einen neuen Berufstitel im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt S

TAMMDATEN

den Befehl B

ERUFSTITEL

– N

EUER

ERUFSTITEL

(Details siehe 9.4

Akademischer Titel)

AGILIA Dynabase

Dynabase

Abbildung 53: Adress Typen – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Adresstypen bereits in AGILIA standardmäßig erstellt sind.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Adresstyp.

Um einen neuen Adresstyp im System einzugeben, wählen Sie im Menü S

YSTEM

, Menüpunkt S TAMMDATEN den Befehl A DRESS T YP – N EUER A DRESSTYP .

Abbildung 54: Neuer Adress Typ

Sie müssen den Namen des neuen Adresstyp eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Sie können festlegen, ob dieser Adresstyp als Standard festgelegt werden soll oder nicht.

9.7 Telefontyp

Abbildung 55: Telefontypen – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Telefontypen bereits in AGILIA standardmä-

ßig erstellt sind.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf . Sie können gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

Abbildung 56: Neuer Telefontyp

Um einen neuen Telefontyp im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt S

TAMMDATEN

den Befehl T

ELEFONTYP

– N

EUER

ELEFONTYP

(Details siehe 9.6

Adress Typ).

AGILIA Dynabase

9.8 Filialen

Dynabase

Abbildung 57: Filialen – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Filialen bereits in AGILIA erstellt sind.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf . Sie können gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

Um eine neue Filiale im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt

F ILIALEN (S YSTEM ) den Befehl F ILIALE – N EUE F ILIALE .

Abbildung 58: Neue Filiale

Sie müssen den Namen der Filiale eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Geben Sie ein Kürzel für die Filiale ein.

Geben Sie die Filialnummer ein.

9.9 Vorlagen

Bei Bedarf können Sie in manchen Dialogen von AGILIA Vorlagen auswählen (z.B.

Helpdesk-Ticket – E-Mail-Versand).

Um eine neue Vorlage im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt

V ORLAGEN den Befehl V ORLAGEN – N EUE V ORLAGE .

Abbildung 59: Neue Vorlage

1 Sie müssen eine Bezeichnung für die neue Vorlage eingeben. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

2 Geben Sie einen Betreff ein.

AGILIA Dynabase

Dynabase

3 Sie können in die Vorlage einen Text eingeben, der mit dieser gespeichert wird. Beim

Aufrufen der Vorlage erscheint dieser wie voreingestellt.

4 Sie können eine Datei uploaden, die im Anhang der Vorlage gespeichert wird.

9.10 Kontaktfunktion

Sie können beispielsweise die Kontaktfunktion von Kontaktpersonen in AGILIA definieren. Dazu müssen Sie jedoch bereits Kontaktfunktionen angelegt haben.

Abbildung 60: Kontaktfunktionen – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Kontaktfunktionen bereits in AGILIA erstellt wurden.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen der Kontaktfunktion.

Um eine neue Kontaktfunktion im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM ,

Menüpunkt S

TAMMDATEN

den Befehl K

ONTAKTFUNKTION

– N

EUE

UNKTION

Abbildung 61: Neue Kontaktfunktion

Sie müssen eine Bezeichnung für die neue Kontaktfunktion eingeben. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

Abbildung 62: Kontaktfunktion kopieren

Sie können eine Kontaktfunktion in einen anderen Mandanten des Systems kopieren.

Damit steht Ihnen die Kontaktfunktion auch in anderen Mandanten zur Verfügung.

Wählen Sie dazu den Befehl K ONTAKTFUNKTION – F UNKTION KOPIEREN .

Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Mandant". Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster. Dort wählen Sie jenen Mandanten aus, in den die Funktion kopiert werden soll.

AGILIA Dynabase

9.11 Neue Kontaktart

Dynabase

Abbildung 63: Kontaktarten – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Kontaktarten bereits in AGILIA standardmä-

ßig erstellt sind.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen der Kontaktart.

Um eine neue Kontaktart im System einzugeben, wählen Sie im Menü S

YSTEM

, Menüpunkt S TAMMDATEN den Befehl N EUE K ONTAKTART – N EUE K ONTAKTART .

Abbildung 64: Neue Kontaktart

Sie müssen einen Namen für die neue Kontaktart eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

9.12 Retour Gründe

Abbildung 65: Retourgründe – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Retourgründe bereits in AGILIA standardmä-

ßig erstellt sind.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Retourgrundes und danach auf

Um einen neuen Retourgrund im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt S TAMMDATEN den Befehl R ETOUR G RÜNDE – N EUER R ETOURGRUND

AGILIA Dynabase

Dynabase

Abbildung 66: Neuer Retourgrund

Geben Sie einen Code für den neuen Retourgrund ein.

Hinweis: Codes sind eine Eingabeerleichterung beim Anlegen von Profilen. Der Code wird anstatt des Inhalts des Feldes eingegeben. Die richtige Bezeichnung wird automatisch vom

System eingefügt.

Sie müssen einen Namen für den neuen Retourgrund wählen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Mit der Checkbox "Profil automatisch inaktiv setzen" können Sie festlegen, dass – wenn ein Retourgrund für ein Profil zutrifft (z.B. verstorben) – dieses Profil automatisch inaktiv gesetzt werden soll.

9.13 Sperrcodes

Abbildung 67: Sperrcodes – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Sperrcodes bereits in AGILIA erstellt sind. Die

Sperrcodes sind zum Teil mit einer fixen Bedeutung versehen (standardmäßig), alle anderen sind durch Benutzer mit einer Bedeutung zu versehen.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Sperrcodes.

Um einen neuen Sperrcode im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt S

TAMMDATEN

den Befehl S

PERRCODES

. Dort wählen Sie entweder einen bereits erstellten Sperrcode aus und ändern diesen oder Sie wählen einen der noch nicht vergebenen Sperrcodes (z.B. Code 09, Code 10).

Klicken Sie auf den Namen des Sperrcodes, es öffnet sich der Sperrcode und Sie sehen die Details.

AGILIA Dynabase

Dynabase

Abbildung 68: Neuer Sperrcode

Sie müssen eine neue Bezeichnung eingeben – überschreiben Sie gegebenenfalls den bereits eingetragenen Text. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Wählen Sie einen Standardwert aus – dieser bestimmt, ob ein Profil gesperrt werden soll oder nicht.

Hinweis: Bitte bleiben Sie nach Auswahl des Standardwerts bei einer Kategorie (z.B. "automatisch") und verwenden Sie diese für alle anderen Sperrcodes.

9.14 Beziehungstypen

Abbildung 69: Beziehungstypen – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Beziehungstypen bereits in AGILIA erstellt wurden.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Beziehungstypen.

Um einen neuen Beziehungstyp im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM ,

Menüpunkt S

TAMMDATEN

den Befehl B

EZIEHUNGSTYPEN

– N

EUER

EZIEHUNGSTYP

Abbildung 70: Neuer Beziehungstyp

Geben Sie einen Code für den neuen Beziehungstyp ein.

Hinweis: Codes sind eine Eingabeerleichterung beim Anlegen von Profilen. Der Code wird anstatt des Inhalts des Feldes eingegeben. Die richtige Bezeichnung wird automatisch vom

System eingefügt.

Sie müssen einen Namen für den Beziehungstyp vergeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

AGILIA Dynabase

9.15 Info-Material

Dynabase

Abbildung 71: Infomaterial – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Infomaterialien bereits in AGILIA erstellt wurden.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Infomaterials.

Um ein neues Infomaterial im System einzugeben, wählen Sie im Menü S

YSTEM

, Menüpunkt S TAMMDATEN den Befehl I NFO -M ATERIAL – NEUES I NFO -M ATERIAL .

Abbildung 72: Neues Infomaterial

1 Sie müssen eine Bezeichnung für das neue Infomaterial eingeben. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

2 Sie müssen einen Exportcode für das neue Infomaterial festlegen.

Hinweis: Diesen Exportcode können Sie beim Export von Daten (Infomaterial) ebenfalls mit exportieren.

3 Mit der Checkbox "für neue Tickets verwenden" legen Sie fest, ob das Infomaterial bei der Erstellung eines Info-Tickets zur Auswahl stehen soll.

9.16 Word Vorlagen

Abbildung 73: Word Vorlagen – Übersicht

Sie können in der Übersicht sehen, welche Word Vorlagen bereits in AGILIA erstellt wurden.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen der Word Vorlage. Sie sehen unter anderem die Größe der Word Vorlage, von wem und wann sie erzeugt wurde und können gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

Um eine neue Word Vorlage im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt S TAMMDATEN den Befehl W ORD V ORLAGEN – N EUE W ORD -V ORLAGE .

AGILIA Dynabase

Dynabase

Abbildung 74: Neue Word Vorlage

Sie müssen eine Bezeichnung für die neue Word Vorlage eingeben. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

Sie müssen eine Vorlage uploaden. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Vorlage upload". Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster. Dort wählen Sie jenes Word-Dokument aus, dass Sie verwenden möchten.

AGILIA Dynabase

10 Stammdaten – Salesmanager

10.1 Periode

Dynabase

Abbildung 75: Perioden – Übersicht

Sie können in AGILIA Perioden nach Ihren Wünschen erstellen.

Sie können in der Übersicht sehen, welche Perioden bereits in AGILIA erstellt wurden.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen der Periode. Hier können Sie gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

Um eine neue Periode im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt

S TAMMDATEN den Befehl P ERIODE – N EUE P ERIODE .

Abbildung 76: Neue Periode

Sie müssen eine Bezeichnung für die neue Periode eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Sie müssen den Beginn der Periode angeben (z.B. 01.01.2005). Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

Sie müssen das Ende der Periode angeben (z.B. 30.06.2005). Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

10.2 Periodengruppe

Abbildung 77: Periodengruppe – Übersicht

Sie können in AGILIA Periodengruppen auf Basis bereits erstellter Perioden anlegen.

Sie können in der Übersicht sehen, welche Periodengruppen bereits in AGILIA erstellt wurden.

AGILIA Dynabase

Dynabase

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen der Periodengruppe. Hier sehen Sie die Details (Periodennamen, Zeiträume) und können gegebenenfalls Änderungen vornehmen (Periodengruppe kopieren).

Um eine neue Periodengruppe im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt S TAMMDATEN den Befehl P ERIODENGRUPPE – N EUE P ERIODENGRUPPE .

Abbildung 78: Neue Periodengruppe

Sie müssen eine Bezeichnung für die Periodengruppe vergeben. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Perioden". Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster. Dort wählen Sie jene (bereits erstellten) Perioden aus, dass Sie in dieser Periodengruppe zusammenfassen möchten.

10.3 Verkaufs-Schritt

Abbildung 79: Verkaufsschritte – Übersicht

Sie können in AGILIA Verkaufsschritte nach Ihrem Verkaufsprozess anlegen.

Sie können in der Übersicht sehen, welche Verkaufsschritte bereits in AGILIA erstellt wurden.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Verkaufsschrittes. Hier sehen

Sie die Details (Name, Schritt-Nummer, Einstellungen) und können gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

Um einen neuen Verkaufsschritt im System einzugeben, wählen Sie im Menü S

YSTEM

Menüpunkt S TAMMDATEN den Befehl V ERKAUFS -S CHRITT – N EUER V ERKAUFSSCHRITT .

AGILIA Dynabase

Dynabase

Abbildung 80: Neuer Verkaufsschritt

1 Im Feld "Beschreibung" müssen Sie einen Namen für den Verkaufsschritt eingeben.

Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

2 Sie müssen eine Schritt-Nummer eingeben – diese können Sie als Eingabe-Code verwenden.

3 Mit der Checkbox "positiver Abschluss" legen Sie fest, ob bei diesem Verkaufsschritt die Opportunity positiv abgeschlossen (z.B. Unterschied: Auftrag abgeschlossen –

Auftrag verloren) wird.

4 Mit der Checkbox "Opportunity abgeschlossen" legen Sie fest, ob die Opportunity mit diesem Verkaufsschritt als abgeschlossen gilt.

10.4 Planumsatz

Abbildung 81: Planumsatz – Übersicht

Sie können in AGILIA Planumsätze pro Periodengruppe für Ihre Verkaufsmanager anlegen.

Sie können in der Übersicht sehen, welche Planumsätze bereits in AGILIA erstellt wurden.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Planumsatzes. Hier können Sie für die bereits erstellten Planumsätze Änderungen vornehmen.

Um einen neuen Planumsatz im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt S

TAMMDATEN

den Befehl P

LANUMSATZ

– N

EUER

LANUMSATZPLAN

AGILIA Dynabase

Dynabase

Abbildung 82: Neuer Planumsatz – Schritt 1

Sie müssen eine Periodengruppe auswählen. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes

"Periodengruppe". Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster. Dort wählen Sie jene Periodengruppe aus, für die Sie den neuen Planumsatzplan erstellen wollen.

Sie müssen mindestens einen Verkaufsmanager auswählen. Wählen Sie den Dot-Button

des Feldes "Verkaufsmanager". Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster. Dort wählen

Sie jene(n) Verkaufsmanager aus, für den/die Sie den neuen Planumsatzplan erstellen wollen.

Klicken Sie auf .

Abbildung 83: Neuer Planumsatz – Schritt 2

Sie können nun pro ausgewählten Verkaufsmanager den jeweiligen Planumsatz für die einzelnen Perioden der Periodengruppe eintragen.

10.5 Kundentyp

Abbildung 84: Kundentyp – Übersicht

Sie können in AGILIA Kundentypen anlegen.

Sie können in der Übersicht sehen, welche Kundentypen bereits in AGILIA erstellt wurden.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Kundentyps. Hier können Sie gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

AGILIA Dynabase

Dynabase

Um einen neuen Kundentyp im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt S

TAMMDATEN

den Befehl K

UNDENTYP

– N

EUER

UNDENTYP

Abbildung 85: Neuer Kundentyp

Sie müssen eine Bezeichnung für den neuen Kundentyp eingeben. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

Sie müssen eine Kundentypnummer vergeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Abbildung 86: Kundentyp kopieren

Sie können einen Kundentyp in einen anderen Mandanten des Systems kopieren. Damit steht Ihnen der Kundentyp auch in anderen Mandanten zur Verfügung.

Wählen Sie dazu den Befehl K UNDENTYP – T YP KOPIEREN .

Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Mandant". Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster. Dort wählen Sie jenen Mandanten aus, in den der Kundentyp kopiert werden soll.

10.6 Kontakt-Projektrolle

Abbildung 87: Kontakt-Projektrolle – Übersicht

Sie können in AGILIA Kontakt-Projektrollen anlegen.

Sie können in der Übersicht sehen, welche Kontakt-Projektrollen bereits in AGILIA erstellt wurden.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen der Kontakt-Projektrolle. Hier können Sie gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

Um eine neue Kontakt-Projektrolle im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM ,

Menüpunkt S

TAMMDATEN

den Befehl K

ONTAKT

-P

ROJEKTROLLE

– N

EUE

ROJEKTROLLE

AGILIA Dynabase

Dynabase

Abbildung 88: Neue Kontakt-Projektrolle

Sie müssen eine Bezeichnung für die neue Kontakt-Projektrolle eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

10.7 Geschäftsbereiche

Abbildung 89: Neuer Geschäftsbereich

Sie können in AGILIA neue Geschäftsbereiche erstellen, die Sie bei Opportunities auswählen können.

Sie müssen eine Bezeichnung für den Geschäftsbereich eingeben. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

Mit der Checkbox "für neue Profile verwenden" können Sie festlegen, ob die Geschäftsbereiche auch bei der Erstellung einer Opportunity eines neuen Profils ausgewählt werden kann.

10.8 Produkte

Abbildung 90: Produkte – Übersicht

Sie können in AGILIA Produkte samt Sub-Produkten anlegen.

Sie können in der Übersicht sehen, welche (Sub-)Produkte bereits in AGILIA erstellt wurden.

Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %).

Um die Details zu sehen, klicken Sie auf den Namen der Produkte. Hier können Sie gegebenenfalls Änderungen vornehmen.

Um ein neues Produkt im System einzugeben, wählen Sie im Menü S YSTEM , Menüpunkt

S TAMMDATEN den Befehl P RODUKTE – N EUES P RODUKT .

AGILIA Dynabase

Dynabase

Abbildung 91: Neues Produkt

Sie müssen einen Produktnamen für das neue Produkt eingeben. Dieses Feld ist ein

Pflichtfeld.

Um ein Sub-Produkt anzulegen, klicken Sie auf . Es wird ein neues Sub-Produkt erstellt. Klicken Sie anschließend auf und es öffnet sich der Dialog zur Erstellung eines

Sub-Produktes. Sie müssen eine Bezeichnung eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Abbildung 92: Neues Sub-Produkt

สวัสดี! ฉันคือแชทบอท AI ที่ได้รับการฝึกฝนมาโดยเฉพาะเพื่อช่วยเหลือคุณเกี่ยวกับ AGILIA Dynabase ฉันได้ตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดและสามารถช่วยคุณค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างแม่นยำ หรืออธิบายเนื้อหาด้วยคำศัพท์ที่ชัดเจนและเรียบง่าย ไม่ว่าคุณกำลังมองหาคำแนะนำเกี่ยวกับคุณสมบัติเฉพาะ ขั้นตอนการแก้ไขปัญหา หรือการใช้งานทั่วไป โปรดถามคำถามของคุณได้อย่างอิสระ ยิ่งคุณให้รายละเอียดเกี่ยวกับข้อกังวลหรือความต้องการของคุณมากเท่าไหร่ ฉันก็จะสามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น!

ผู้ช่วยกำลังพิมพ์

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Gewähr erfolgen und eine Haftung ausgeschlossen ist. agilia, ebit und das ebit Logo sind Marken der ebit e business & IT EntwicklungsGmbH.

Inhalte

1 Allgemeines

Wo finde ich den Menüpunkt Profile?

Wo finde ich den Menüpunkt Erweiterungsassistent?

Wo finde ich den Menüpunkt Reports?

2 Der Aufbau von Profilen

PROFIL

3 Allgemeine Funktionen und Symbole

3.1 Profile suchen und bearbeiten

3.2 Schaltflächen und Symbole

3.3 Tickets

4 Neue Person anlegen

4.1 Person

5 Neue Firma anlegen

5.1 Hinweis: Im Folgenden werden jene Elemente beschrieben, die nur beim Anlegen einer Firma vorkommen. Für die restlichen

Felder vergleichen Sie bitte die Beschreibungen dazu im Kapitel 3.3 Tickets

5.2 Firma

6 Dynamische Erweiterung anlegen

6.1 Klasse auswählen

6.2 Erste Einstellungen

6.3 Verschiedene Typen

7 Dynamische Erweiterungen bearbeiten

8 Reports

8.1 Allgemeines

8.2 Salesreport

8.3 Konsolidierungsreport

8.4 Kontaktreport

9 Stammdaten – Dynabase allgemein

9.1 Anrede

9.2 Rechtsform

9.3 Kalender-Kategorien

9.5 Berufstitel

9.7 Telefontyp

9.8 Filialen

9.9 Vorlagen

9.10 Kontaktfunktion

9.11 Neue Kontaktart

9.12 Retour Gründe

9.13 Sperrcodes

9.14 Beziehungstypen

9.15 Info-Material

9.16 Word Vorlagen

10 Stammdaten – Salesmanager

10.1 Periode

10.2 Periodengruppe

10.3 Verkaufs-Schritt

10.4 Planumsatz

10.5 Kundentyp

10.6 Kontakt-Projektrolle

10.7 Geschäftsbereiche

10.8 Produkte

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Zeiterfassung Support Ticket System Handbuch

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ebit Dynabase Doublets Assistant: AI Chat & PDF

AGILIA Wissensdatenbank: Benutzerdokumentation

NTT DATA Helpdesk Benutzerhandbuch

AGILIA Übersetzung Benutzerdokumentation

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