General User Information

1 English

General User Information

General User Information

Introduction

This operation guide contains information on the proper use of the Data

Security Kit (B) (hereinafter “Security Kit”), as well as cautionary notes relating to its use. Be sure to carefully read this operation guide before using the

Security Kit.

About The Security Kit

The copier temporarily stores the original document, which is read as electronic data, onto the copier's hard disk. Printing is performed using this data. Even after the printing is completed, the data remains stored on the hard disk until it is overwritten by other data. Because of this, there is a possibility that confidential information will be leaked if special tools are used to recover this remaining data.

The Security Kit overwrites old data, and rewrites the entire data storage area to ensure that data cannot be recovered. Since overwriting is performed automatically, there is no need to do anything.

Unsecured Data

The Security Kit secures data that is not required after it is printed, and data that has been deleted. This means that the responsibility of data before it is printed or data that is stored before it is deleted lies with each user.

1-1


The data derived from the following functions must be administered by the user.

• Document Management (Copy Function)

• Quick Copy (Printer Function)

• Proof and Hold (Printer Function)

• Private Print (Printer Function)

• Job Storage (Printer Function)

• Virtual MailBox (VMB) (Printer Function)

• Temporary (Printer Function)

• Parmanent (Printer Function)

1-2


Display during automatic delete

Ready to copy.

11x8½"

Plain

11x8½"

Recycled

11x17"

Plain

8½x11"

Plain

Basic

APS

MP tray

Plain

11x8½"

Plain

User choice

Auto %

100 ％

Reduce

/Enlarge

Function

Icon display

Auto

Exposure

Exposure

Mode

Program

Paper Size

11x8½"

Set

Staple Off

Staple

Left Top

Staple

/Punch

4 in 1

Margin

Left

Sheet

Erase

Details

The hard disk contains old data.

Alternating Old data is being deleted.

Hard disk icon

Old data has been deleted.

Important!

To avoid damaging the hard disk, do not shut off power to the copier during an automatic delete (while the hard disk icon is alternating between the two icons).

Note

• If power to the copier is cut off while overwriting is still in progress, any data that has not yet been deleted will still be on the hard disk. If this happens, overwriting should be re-started from the beginning when the copier is turned on again.

• In rare cases after power to the copier is cut off during automatic delete, the hard disk icon may not change to after data is deleted. This possibly means that automatic delete is no longer possible because data was corrupted during data deletion. Though the copier will be able to overwrite and delete old data that is not required after it is printed, contact your administrator, who is responsible for operating the copier and for copier security, in order to restore normal automatic delete operation.

1-3


Data deleted through the automatic delete function

Data deleted through the automatic delete function are as follows.

Copy Function

The original document data of a copy which output is complete

The original document data stored through a document management function deleted by a user

The original document data stored in Synergy Print Box that is deleted because the expiration date was reached

Printer Function (when optional hard disk is installed)

Post-output print data

Print data in the private print mode and virtual mailbox function when output is complete.

Quick Copy, proof and hold, and Private Print data (Deleted when power is turned off and then back on again.)

Data deleted by the user using the Quick Copy, proof and hold, Private

Print, job storage, virtual mailbox, temporary, or permanent function

Data deleted when maximum number of documents is exceeded by

Quick Copy, or proof and hold print data

Data deleted when storage capacity is exceeded by temporary print data

Scanner Function

Scanned original document data

Note

If copying, scanning or printing is cancelled while processing, deletion of the original document data written to the hard disk starts immediately.

1-4

Administrator Information

Administrator Information

Table of Contents

Introduction .................................................................................... 1-5

Security Kit Functions ................................................................... 1-8

Security Kit Installation Procedures .......................................... 1-13

Hard Disk Format ......................................................................... 1-15

Error Messages ............................................................................ 1-16

Introduction

This operation guide contains information on the proper use of the Data

Security Kit (B) (hereinafter “Security Kit”), as well as cautionary notes relating to its use. Be sure to carefully read this operation guide before using the

Security Kit. The individual who will be responsible for operating the copier and for copier security (hereinafter referred to as “administrator”) should read this guide. The administrator should store this guide in a secure place.

Attachments

The Security Kit comes with the following items:

• Security key (service representative will attach to copier.)

• Operation guide (this manual)

• Installation guide (for use by service representative)

About The Security Kit

The copier temporarily stores the original document, which is read as electronic data, onto the copier's hard disk. Printing is performed using this data. Even after the printing is completed, the data remains stored on the hard disk until it is overwritten by other data. Because of this, there is a possibility that confidential information will be leaked if special tools are used to recover this remaining data.

The Security Kit overwrites old data, and rewrites the entire data storage area to ensure that data cannot be recovered.

The Security Kit secures data on the copier’s internal hard disk, but does not secure any other type of data (data sent to the computer, etc.) Note that data security is not guaranteed even if only one of the conditions required for

data security described below is not met.

1-5


Conditions Required for Data Security

The followings are required for fulfilling the validity of data security using the

Security Kit.

Dependable Administrator

A dependable administrator is required in the department to take responsibility on security on the copiers using this Security Kit.

Safe Physical Location of Installation

The copier should be installed in a location which the accessibilities are limited.

This avoids unauthorized personnel to use the copiers.

Dependable Service Representative

All maintenance activities must be performed by the service representative, with the administrator in attendance.

Unsecured Data

The Security Kit secures data that is not required after it is printed, and data that has been deleted. This means that the responsibility of data before it is printed or data that is stored before it is deleted lies with each user.

The data derived from the following functions must be administered by the user.

• Document Management (Copy Function)

• Quick Copy (Printer Function)

• Proof and Hold (Printer Function)

• Private Print (Printer Function)

• Job Storage (Printer Function)

• Virtual Mailbox (VMB) (Printer Function)

• Temporary (Printer Function)

• Parmanent (Printer Function)

1-6


About Security Mode

Security mode refers to the machine status in which the Security Kit has been installed on the copier and is functioning properly. When the copier is in the security mode, a hard disk icon will be displayed in the right upper corner of the touch panel.

(The hard disk icon displays on the screens of the copy, printer, and scanner functions.)

Hard disk icon

Ready to copy.

11x8½"

Plain

11x8½"

Recycled

11x17"

Plain

8½x11"

Plain

Basic

APS

MP tray

Plain

11x8½"

Plain

User choice

Auto %

100 ％

Reduce

/Enlarge

Function

Auto

Exposure

Exposure

Mode

Program

Paper Size

11x8½"

Set

Staple Off

Staple

Left Top

Staple

/Punch

4 in 1

Margin

Left

Sheet

Erase

Important!

If a hard disk icon is not displayed on the screen of the copier, printer, and scanner functions, it could mean that the machine is not in the security mode.

Contact your maintenance service representative.

Note

You can determine the operational status of the automatic delete function by

monitoring changes to the image of the hard disk icon. See page 1-10 Display

during automatic delete for further details.

1-7


Security Kit Functions

Copy

Function

Scanner

Function

Temporarily stores original document data

Security Kit

1 Monitors the status of operations, deletes old image data.

2 Formats the hard disk.

Sends to computer

Hard Disk

Printer

Function

Output

Optional Hard Disk

Automatic Delete Function

Function details

Completely deletes old document data when copying or printing is complete.

Deletion method

3-time Overwrite method or Once Overwrite method (See page 1-14

Step 3: Hard Disk Delete Method Setting for further details.)

Execution timing

Automatically deletes existing old document data after a job is complete.

Data deleted

See page 1-11 Data deleted through the automatic delete function

for further details.

Delete-in-Progress Screen

The hard disk icon alternates between the two icons (See page 1-10

Display during automatic delete for further details.)

1-8


Deletion Time

Differs depending on amount of data to delete.

Format Function

Function details

Completely deletes all data on the hard disk.

Deletion method

3-time Overwrite method or Once Overwrite method (See page 1-14

Step 3: Hard Disk Delete Method Setting for further details.)

Execution timing

Execution through the operation panel (See page 1-15 Hard Disk

Format for further details.)

Data deleted

See page 1-12 Data deleted through the format function for further

details.

Delete-in-Progress Screen

Formatting Hard Disk displays.

Deletion Time

See page 1-12 Time required to format for further details.

1-9


Hard Disk Delete Method

You can select either of the following two methods to delete data:

Once Overwrite method

Overwrites the entire area used to store old document data with zeroes to reject recovery of the document data. The entire hard disk is overwritten with zeroes during a format operation.

3-time Overwrite method (Default)

The area to be deleted is overwritten twice with a random pattern and then a third and final time with zeroes. This method takes longer to execute than the Once Overwrite method, but because even highlysophisticated recovery methods is unable to recover the deleted data, this method provides higher security. The area to be deleted is the same as for the Once Overwrite method.

Display during automatic delete

Ready to copy.

Hard disk icon

11x8½"

Plain

11x8½"

Recycled

11x17"

Plain

8½x11"

Plain

Basic

APS

MP tray

Plain

11x8½"

Plain

User choice

Auto %

100 ％

Reduce

/Enlarge

Function

Auto

Exposure

Exposure

Mode

Program

Paper Size

11x8½"

Set

Staple Off

Staple

Left Top

Staple

/Punch

4 in 1

Margin

Left

Sheet

Erase

Icon display Details

The hard disk contains old data.

Alternating Old data is being deleted.

Old data has been deleted.

Important!

To avoid damaging the hard disk, do not shut off power to the copier during an automatic delete (while the hard disk icon is alternating between the two icons).

1-10


Note

• If power to the copier is cut off while overwriting is still in progress, any data that has not yet been deleted will still be on the hard disk. If this happens, overwriting should be re-started from the beginning when the copier is turned on again.

• In rare cases after power to the copier is cut off during automatic delete, the hard disk icon may not change to after data is deleted. This possibly means that automatic delete is no longer possible because data was corrupted during data deletion. Though the copier will be able to overwrite and delete old data that is not required after it is printed, the hard disk will need to be re-formatted in order to restore normal automatic

delete operation. (See page 1-15 for information about formatting the hard

disk.)

Data deleted through the automatic delete function

Data deleted through the automatic delete function are as follows.

Copy Function

The original document data of a copy which output is complete

The original document data stored through a document management function deleted by a user

The original document data stored in Synergy Print Box that is deleted because the expiration date was reached


Post-output print data

Print data in the private print mode and virtual mailbox function when output is complete.

Quick Copy, proof and hold, and Private Print data (Deleted when power is turned off and then back on again.)

Data deleted by the user using the Quick Copy, proof and hold, Private

Print, job storage, virtual mailbox, temporary, or permanent function

Data deleted when maximum number of documents is exceeded by

Quick Copy, or proof and hold print data

Data deleted when storage capacity is exceeded by temporary print data

Scanner Function

Scanned original document data

Note

If copying, scanning or printing is cancelled while processing, deletion of the original document data written to the hard disk starts immediately.

1-11


Data deleted through the format function

Data deleted through the format function are as follows.

Copy Function

Job Accounting data

Original document data stored with the document management function


Data stored in job storage mode

Program data

Optional font

Macro data

Scanner Function

Common book

Time required to format

Time required to format are as follows.

Deletion method

Once Overwrite method

3-time Overwrite method

Formatting time

Approx. 2 hours

Approx. 7 hours

1-12


Security Kit Installation Procedures

Step 1: Preparation

Security Kit installation

The Security Kit is installed by service representative.

Precautions for Security Kit installation

• The repeat copy function is now prohibited.

• The Delete Invalid Data menu is replaced by the Format Hard Disk menu.

Precautions for installing the Security Kit on a pre-used copier

After installing the Security Kit, you must format all hard disks.

Step 2: Changing the Administrator Number

The administrator number must be entered to use the Security Kit. Changing the administrator number prevents everyone except the administrator from using the Security Kit. The administrator number is eight digits long when using security mode.

Important!

Avoid using an administrator number that is easily guessed, such as 11111111 or 12345678.

Note

You can change the administrator number within the range of 00000000 to

99999999.

Be sure to use eight digits.

1

Press the Default Setting/Counter key.

2

Press the Machine Default key.

3

Use the numeric keys to enter the current administrator number. The factory default numbers are 80008000 for 80-page machines and 60006000 for 60page machines.

4

Select Management code change from the left side setup field, and press the Change # key.

1-13


5

Enter the new administrator number using the numeric keys.

Back Close

Management code change

Possible to change PIN Code for Administrator

(Input using No. key) Set 8 digit number

27451172

Clear

System Menu Machine Default

6

Press the Close key.

Step 3: Hard Disk Delete Method Setting

Selects the hard disk delete method. See page 1-10 Hard Disk Delete

Method for further details.

Note

Note that it does not apply to automatic delete and formatting individually.

1


2

Press the Machine Default key.

3


4

Select Hard Disk Delete Method from the left side setting field, and press the Change # key.

5

Press 3-time Overwrite method or Once Overwrite method.

Back Close Hard Disk Delete Method

Possible to set method for deleting data on the Hard Disk

Once

Overwrite

3-time

Overwrite

System Menu Machine Default

6

Press the Close key.

1-14


Hard Disk Format

Format the hard disk when disposing of the copier or the hard disk to

completely erase the hard disk data. See page 1-9 Format Function for

further details.

Important!

Since there is a possibility of damaging the hard disk, do not turn the power off while formatting the hard disk. If the formatting is not completed, there is a possibility of data being recovered from the hard disk and information being leaked.

Note

• If power should be cut off for some reason, formatting will re-start when power is turned back on again.

• If a printer hard disk is installed the hard disk is also formatted.

1


2

Press the Hard Disk Management key.

3


4

Press the On key under Format Hard Disk (on the right side of the touch panel).

HDD management mode

Close

HDD management mode

Check HDD capacity

Able to check the free space and capacity of HDD.

Format Hard Disk

Delete data on the Hard Disk.

Not possible to restore data once deleted

On On

System Menu

5

When you prompted to confirm formatting, press the Yes key. Formatting begins.

6

After formatting is completed, turn off the Main Switch and unplug the Power

Cord.

1-15


Error Messages

Contact your service representative or authorized service center if any of the following messages are displayed.

Message Details

Security key is not available

Unable to use. [Security key is not available You cannot use]

Security key is not available or is damaged.

1-16

2 Francais

Informations générales d’utilisation

Informations générales d’utilisation

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (B) (kit de sécurité des données (B)) (ci-après “Kit de sécurité”). Lisez attentivement ce manuel avant d’utiliser le kit de sécurité.

A propos du kit de sécurité

Le copieur enregistre temporairement le document original sous forme de données électroniques sur son disque dur. Ces données permettent l’impression. Même après l’impression, les données restent sur le disque dur jusqu’à ce qu’elles soient écrasées par d’autres données. C’est pourquoi, il se peut que des informations confidentielles soient divulguées si des outils spéciaux sont utilisés pour récupérer les données restantes.

Le kit de sécurité recouvre les anciennes données et les écrase pour éviter toute récupération de celles-ci. Étant donné que l’écrasement des données s’exécute automatiquement, aucune opération n’est nécessaire.

Données non sécurisées

Le kit de sécurité protège les données non requises après impression et celles supprimées. Cela signifie que la responsabilité des données avant impression ou des données stockées avant suppression incombe à chaque utilisateur.

2-1


Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par l’utilisateur.

• Gestion document (Fonction de copie)

• Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante)

• Vérification avant impression (Fonction d’imprimante)

• Exemplaire & personnel (Fonction d’imprimante)

• Mémoire de tâches (Fonction d’imprimante)

• Casier virtuel (VMB) (Fonction d’imprimante)

• Temporaire (Fonction d’imprimante)

• Permanent (Fonction d’imprimante)

2-2


Affichage pendant l’effacement automatique

Prêt à copier.

l’icône du disque dur s’affiche

11x8½"

Normal

11x8½"

Recyclé

11x17"

Normal

8½x11"

Normal

Basic

SPA

P polyv.

Normal

11x8½"

Normal

Choix util.

Auto %

100%

Réduire/

Agrandir

Fonction

Auto

Exposition

Mode

Exposition

Programme

Format pap.

11x8½"

Régl.

100%

4-en-1 copie

Aucun

Agrafer

Gche Supér

Agrafer

/Perforatn

Marge

Gauche

Feuille

Eff. Bord

Affichage des icônes

Détails

Le disque dur contient d’anciennes données.

Alternance Les anciennes données sont en cours d’effacement.

Les anciennes données sont effacées.

Important!

Pour éviter d’endommager le disque dur, ne mettez pas la photocopieuse hors tension pendant un effacement automatique (pendant que l’icône du disque dur passe d’une icône à l’autre).

Remarque

• Si la photocopieuse est mise hors tension pendant l’écrasement de données, les données n’ayant pas encore été effacées sont toujours présentes sur le disque dur. L’opération d’écrasement doit alors être relancée depuis le début à la prochaine mise sous tension de la photocopieuse.

• Dans de très rares cas, après la mise hors tension de la photocopieuse pendant l’effacement automatique, l’icône du disque dur peut ne pas se changer en après l’effacement des données. Cela peut signifier que l’effacement automatique n’est plus possible car des données ont été corrompues pendant l’effacement des données. Bien qu’il soit possible d’écraser et d’effacer d’anciennes données non requises après leur impression, contactez votre administrateur, lequel est responsable pour le fonctionnement du copieur et les fonctions de sécurité, afin de rétablir la fonction normale d’effacement automatique.

2-3


Données effacées à l’aide de la fonction d’effacement automatique

Les données effacées à l’aide de la fonction d’effacement automatique sont les suivantes :

Fonction de copie

Données du document original d’une copie à la fin de la sortie

Données du document original enregistrées à l’aide d’une fonction de gestion de document, effacées par un utilisateur

Données du document original stockées dans la Boîte synergie supprimées car la date d’expiration a été atteinte

Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)

Données d’impression après sortie

Données d’impression en mode d’exemplaire personnel et fonction de casier virtuel une fois la sortie terminée

Données d’exemplaire rapide, de vérification avant impression et d’exemplaire personnel (supprimées après la remise sous tension)

Données effacées par l’utilisateur à l’aide des fonctions temporaire, permanente, d’exemplaire rapide, de vérification avant impression, d’exemplaire personnel, de mémoire des tâches ou de casier virtuel

Données effacées lorsque les données d’exemplaire rapide ou de vérification avant impression dépassent le nombre maximal de documents

Données effacées lorsque les données d’impression temporaires dépassent la capacité de stockage

Fonction de scanner

Données numérisées du document original

Remarque

Si une copie, une numérisation ou une impression en cours d’exécution est annulée, l’effacement des données du document original écrites sur le disque dur commence immédiatement.

2-4

Informations relatives à l’administrateur

Informations relatives à l’administrateur

Table des matières

Introduction .................................................................................... 2-5

Fonctions du kit de sécurité ......................................................... 2-8

Procédures d’installation du kit de sécurité ............................. 2-13

Formatage du disque dur ............................................................ 2-15

Messages d’erreur ....................................................................... 2-16

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (B) (kit de sécurité des données (B)) (ci-après “Kit de sécurité”). Lisez attentivement ce manuel avant d’utiliser le kit de sécurité. Le responsable individuel du fonctionnement et de la sécurisation de la photocopieuse (ci-après “l’administrateur”) doit lire ce manuel. Il doit le ranger en lieu sûr.

Accessoires

Le kit de sécurité est fourni avec les éléments suivants :

• Touche de sécurité (à fixer sur la photocopieuse par le technicien).

• Manuel d’utilisation (ce manuel)

• Guide d’installation (pour le technicien)

A propos du kit de sécurité

Le copieur enregistre temporairement le document original sous forme de données électroniques sur son disque dur. Ces données permettent l’impression. Même après l’impression, les données restent sur le disque dur jusqu’à ce qu’elles soient écrasées par d’autres données. C’est pourquoi, il se peut que des informations confidentielles soient divulguées si des outils spéciaux sont utilisés pour récupérer les données restantes.

Le kit de sécurité recouvre les anciennes données et les écrase pour éviter toute récupération de celles-ci.

Le kit de sécurité protège les données figurant sur le disque dur interne de la photocopieuse, mais ne sécurise aucun autre type de données (données envoyées à l’ordinateur, etc.). La sécurité des données n’est pas garantie si une seule des conditions requises pour la sécurité des données décrites ci-dessous n’est pas remplie.

2-5


Conditions requises pour la sécurité des données

Les conditions suivantes doivent être remplies pour garantir la sécurité des données lors de l’utilisation du kit de sécurité.

Administrateur fiable

La responsabilité des photocopieuses pourvues de ce kit de sécurité doit être confiée à un administrateur fiable du département.

Sécurité de l’emplacement d’installation

Les photocopieuses doivent être installées dans un endroit à accès limité.

Cela permet d’empêcher toute utilisation par du personnel non autorisé.

Technicien fiable

Toutes les opérations de maintenance doivent être effectuées par le technicien, sous la surveillance de l’administrateur.

Données non sécurisées

Le kit de sécurité protège les données non requises après impression et celles supprimées. Cela signifie que la responsabilité des données avant impression ou des données stockées avant suppression incombe à chaque utilisateur.

Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par l’utilisateur.

• Gestion document (Fonction de copie)

• Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante)

• Vérification avant impression (Fonction d’imprimante)

• Exemplaire & personnel (Fonction d’imprimante)

• Mémoire de tâches (Fonction d’imprimante)

• Casier virtuel (VMB) (Fonction d’imprimante)

• Temporaire (Fonction d’imprimante)

• Permanent (Fonction d’imprimante)

2-6


A propos du mode de sécurité

Le mode de sécurité correspond à l’état de la machine lors de l’installation du kit de sécurité sur la machine et lors du fonctionnement correct de ce dernier.

Lorsque le mode de sécurité est activé, une icône du disque dur s’affiche dans l’angle supérieur droit de l’écran tactile de la photocopieuse.

(l’icône du disque dur s’affiche sur les écrans des fonctions de copie, d’imprimante et de scanner).

Prêt à copier.


11x8½"

Normal

11x8½"

Recyclé

11x17"

Normal

8½x11"

Normal

Basic

SPA

P polyv.

Normal

11x8½"

Normal

Choix util.

Auto %

100%

Réduire/

Agrandir

Fonction

Auto

Exposition

Mode

Exposition

Programme

Format pap.

11x8½"

Régl.

100%

4-en-1 copie

Aucun

Agrafer

Gche Supér

Agrafer

/Perforatn

Marge

Gauche

Feuille

Eff. Bord

Important!

Si aucune icône du disque dur ne s’affiche sur l’écran des fonctions de photocopieuse, d’imprimante et de scanner, cela peut signifier que le mode de sécurité n’est pas activé. Contactez votre technicien de maintenance.

Remarque

Vous pouvez déterminer l’état de fonctionnement de la fonction d’effacement automatique en contrôlant les modifications apportées à l’icône du disque dur.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant

l’effacement automatique de la page 2-10.

2-7


Fonctions du kit de sécurité

Fonction de copie

Fonction de scanner

Enregistre provisoirement les données du document original

Kit de sécurité

1 Contrôle l’état des opérations, efface les anciennes données image.

2 Formate le disque dur.

Envoie vers l’ordinateur

Disque dur

Fonction d’imprimante

Sortie

Disque dur en option

Fonction d’effacement automatique

Détails des fonctions

Efface complètement les anciennes données de documents au terme de la copie ou de l’impression.

Méthode d’effacement

3 fois Recomposer méthode ou 1 fois Recomposer méthode (Pour plus

d’informations, reportez-vous à la section Étape 3 : Réglage de la

méthode d’effacement du disque dur de la page 2-14.)

Durée de l’exécution

Efface automatiquement les anciennes données de documents existantes une fois un travail terminé.

Données effacées

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données effacées

à l’aide de la fonction d’effacement automatique de la page 2-11.

2-8


Écran de progression de l’effacement

L’icône du disque dur passe d’une icône à l’autre (pour plus

d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant

l’effacement automatique à la page 2-10).

Durée de l’effacement

Varie en fonction de la quantité de données à effacer.

Fonction de formatage

Détails des fonctions

Efface complètement toutes les données présentes sur le disque dur.

Méthode d’effacement

3 fois Recomposer méthode ou 1 fois Recomposer méthode (pour plus

d’informations, reportez-vous à la section Étape 3 : Réglage de la

méthode d’effacement du disque dur de la page 2-14.)

Durée de l’exécution

Exécution via le panneau de commande (pour plus d’informations,

reportez-vous à la section Formatage du disque dur de la page 2-15.)

Données effacées

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Donnees effacées

à l’aide de la fonction de formatage de la page 2-12.

Écran de progression de l’effacement

Formatage de Disque dur s’affiche.

Durée de l’effacement

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Temps

nécessaire au formatage de la page 2-12.

2-9


Méthode d’effacement du disque dur

Vous pouvez choisir entre deux méthodes d’effacement des données :

Méthode 1 fois Recomposer

Écrase toute la zone de stockage d’anciennes données de documents pour rendre toute récupération de ces données impossible. La totalité du disque dur est écrasé par endroits définis pendant une opération de formatage.

Méthode 3 fois Recomposer (par défaut)

La zone à effacer est écrasée deux fois de façon aléatoire, puis une troisième et dernière fois de façon définie. L’exécution de cette méthode prend plus de temps que la 1 fois Recomposer méthode, mais les méthodes de recouvrement, même hautement sophistiquées,

étant incapables de récupérer les données effacées, elle garantit une sécurité supérieure. La zone à effacer est identique à celle de la méthode 1 fois Recomposer.

Affichage pendant l’effacement automatique

Prêt à copier.


11x8½"

Normal

11x8½"

Recyclé

11x17"

Normal

8½x11"

Normal

Basic

SPA

P polyv.

Normal

11x8½"

Normal

Choix util.

Auto %

100%

Réduire/

Agrandir

Fonction

Auto

Exposition

Mode

Exposition

Programme

Format pap.

11x8½"

Régl.

100%

4-en-1 copie

Aucun

Agrafer

Gche Supér

Agrafer

/Perforatn

Feuille

Eff. Bord

Affichage des icônes

Détails

Le disque dur contient d’anciennes données.

Alternance Les anciennes données sont en cours d’effacement.

Les anciennes données sont effacées.

Important!

Pour éviter d’endommager le disque dur, ne mettez pas la photocopieuse hors tension pendant un effacement automatique (pendant que l’icône du disque dur passe d’une icône à l’autre).

2-10


Remarque

• Si la photocopieuse est mise hors tension pendant l’écrasement de données, les données n’ayant pas encore été effacées sont toujours présentes sur le disque dur. L’opération d’écrasement doit alors être relancée depuis le début à la prochaine mise sous tension de la photocopieuse.

• Dans de très rares cas, après la mise hors tension de la photocopieuse pendant l’effacement automatique, l’icône du disque dur peut ne pas se changer en après l’effacement des données. Cela peut signifier que l’effacement automatique n’est plus possible car des données ont été corrompues pendant l’effacement des données. Bien qu’il soit possible d’écraser et d’effacer d’anciennes données non requises après leur impression, le disque dur doit être reformaté pour rétablir la fonction

normale d’effacement automatique (reportez-vous à la page 2-15 pour

plus d’informations sur le formatage du disque dur).

Données effacées à l’aide de la fonction d’effacement automatique

Les donnees effacees a l’aide de la fonction d’effacement automatique sont les suivantes :

Fonction de copie

Données du document original d’une copie à la fin de la sortie

Données du document original enregistrées à l’aide d’une fonction de gestion de document, effacées par un utilisateur

Données du document original stockées dans la Boîte synergie supprimées car la date d’expiration a été atteinte


Données d’impression après sortie

Données d’impression en mode d’exemplaire personnel et fonction de casier virtuel une fois la sortie terminée.

Données d’exemplaire rapide, de vérification avant impression et d’exemplaire personnel (supprimées après la remise sous tension)

Données effacées par l’utilisateur à l’aide des fonctions temporaire, permanente, d’exemplaire rapide, de vérification avant impression, d’exemplaire personnel, de mémoire des tâches ou de casier virtuel

Données effacées lorsque les données d’exemplaire rapide ou de vérification avant impression dépassent le nombre maximal de documents

Données effacées lorsque les données d’impression temporaires dépassent la capacité de stockage

Fonction de scanner

Données numérisées du document original

2-11


Remarque

Si une copie, une numérisation ou une impression en cours d’exécution est annulée, l’effacement des données du document original écrites sur le disque dur commence immédiatement.

Donnees effacées à l’aide de la fonction de formatage

Les donnees effacees a l’aide de la fonction de formatage sont les suivantes :

Fonction de copie

Données comptables d’un travail

Données du document original enregistrées à l’aide de la fonction de gestion de document


Données enregistrées en mode de mémoire de tâches

Données de programme

Police en option

Données macro

Fonction de scanner

Carnet commun

Temps nécessaire au formatage

Les temps nécessaires au formatage sont les suivants.

Méthode d’effacement Durée du formatage

Méthode 1 fois Recomposer environ 2 heures

Méthode 3 fois Recomposer environ 7 heures

2-12


Procédures d’installation du kit de sécurité

Étape 1 : Préparation

Installation du kit de sécurité

Le kit de sécurité est installé par le technicien.

Précautions relatives à l’installation du kit de sécurité

• La fonction de Répétition de copie n’est pas disponible.

• Le menu d’effacement de données non valides est remplacé par le menu de formatage de disque dur.

Précautions relatives à l’installation du kit de sécurité sur une photocopieuse qui a déjà été utilisée

Une fois le kit de sécurité installé, vous devez formater tous les disques durs.

Étape 2 : Modification du code d’administrateur

Le code d’administrateur doit être entré pour utiliser le kit de sécurité. Le changement du code d’administrateur garantit que personne, à l’exception de l’administrateur, ne peut utiliser le kit de sécurité. Le code d’administrateur est de huit chiffres en mode de sécurité.

Important!

Évitez d’utiliser un code d’administrateur facile à découvrir, tel que 11111111 ou

12345678.

Remarque

Vous pouvez choisir un code d’administrateur compris entre 00000000 et

99999999.

Veillez à utiliser huit chiffres.

1

Appuyez sur la touche Default Setting/Counter.

2

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

3

Entrez le code d’administrateur actuel à l’aide des touches numériques. Le code d’usine par défaut est 80008000 pour les photocopieuses 80 pages et

60006000 pour les photocopieuses 60 pages.

4

Sélectionnez Changer code gest. avec # dans le champ d’installation de gauche, puis appuyez sur la touche Changer n°.

2-13


5

Entrez le nouveau code d’administrateur à l’aide des touches numériques.

Reve Fermer

Chang.de code:avec touch#

Possible de changer code NIP pour l'administrateur

(Entrer en util. N° de clé) Régler N° de 8 chiffres.

27451172

Effacer

Menu Système Machine par défaut

6

Appuyez sur la touche Fermer.

Étape 3 : Réglage de la méthode d’effacement du disque dur

Sélectionne la méthode d’effacement du disque dur. Cette méthode s’applique simultanément à l’effacement automatique et au formatage. Pour plus

d’informations, reportez-vous à la section Méthode d’effacement du disque

dur de la page 2-10.

Remarque

Notez que cette méthode ne s’applique ni à l’effacement automatique ni au formatage.

1


2

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

3



4

Sélectionnez Méthode effac. Disque dur dans le champ de réglage de gauche, puis appuyez sur la touche Changer n°.

5

Appuyez sur 3 fois Recomposer ou 1 fois Recomposer.

Reve Fermer Méthode effac. Disque dur

Possible régler la méthode pour effacement des donné sur le disque dur

1 fois

Recomposer

3 fois

Recomposer

Menu Système Machine par défaut

6

Appuyez sur la touche Fermer.

2-14


Formatage du disque dur

Formatez le disque dur lors de la mise au rebut de la photocopieuse ou du disque dur pour effacer complètement les données qu’il contient. Pour plus

d’informations, reportez-vous à la section Fonction de formatage de la page

2-9.

Important!

Étant donné que le disque dur risque d’être endommagé, ne mettez pas la photocopieuse hors tension pendant le formatage du disque dur. Si le formatage n’est pas terminé, des données peuvent être récupérées du disque dur et des informations divulguées.

Remarque

• Si l’appareil est mis hors tension pour une raison quelconque, le formatage redémarre une fois l’appareil de nouveau sous tension.

• Si un disque dur d’imprimante est installé, celui-ci est également formaté.

1


2

Appuyez sur la touche Disque dur Gestion.

3



4

Appuyez sur la touche Oui sous Formatage Disque dur (sur le côté droit de l’écran tactile).

Mode de gestion du disque dur

Mode de gestion du HDD

Vérifiez la capacité du disque dur.

Possible de vérifier l'espace libre et la capacité du disque dur.

Formatage Disque dur

Effacer données sur le disque dur

Impos. restaurer données 1 fois effacées.

Fermer

Oui Oui

Menu Système

5

Lorsqu’il vous est demandé de confirmer le formatage, appuyez sur la touche

Oui. Le formatage commence.

6

Une fois le formatage terminé, éteignez l’interrupteur principal et débranchez le cordon d’alimentation.

2-15


Messages d’erreur

Contactez votre technicien ou centre technique agréé si l’un des messages suivants s’affiche.

Message

Touche de sécurité n’est pas disponible. Impossible d’utiliser.

Détails

Touche de sécurité n’est pas disponible ou est endommagée.

2-16

3 Espanol

Información general para el usuario

Información general para el usuario

Introducción

Este manual de instrucciones contiene información acerca del uso correcto del

Data Security kit (B) (kit de seguridad de datos (B)) (en adelante “kit de seguridad”), y notas de precaución en relación con su funcionamiento. Lea atentamente esta manual de instrucciones antes de usar el kit de seguridad.

Acerca del kit de seguridad

La copiadora almacena temporalmente en el disco duro el documento original, que se lee como datos electrónicos. La impresión se efectúa utilizando estos datos. Incluso una vez terminada la impresión, los datos permanecen almacenados en el disco duro hasta que otros datos lo sobrescriben. Como consecuencia, existe la posibilidad de que se “escape” información confidencial si se emplean herramientas especiales para recuperar estos datos restantes.

El kit de seguridad sobrescribe los datos antiguos y reescribe la totalidad del

área de almacenamiento de datos para garantizar la imposibilidad de recuperar los datos. Puesto que la sobrescritura es automática, no es necesario hacer nada.

Datos inseguros

El kit de seguridad protege los datos que no se necesitan después de su impresión y los datos que han sido borrados. Esto significa que la responsabilidad de los datos antes de su impresión o de los datos que se almacenan antes de ser borrados corresponde a cada usuario.

3-1


Los datos derivados de las funciones siguientes debe administrarlos el usuario.

• Documento supervisado (Función de copiadora)

• Copia rápida (Función de impresora)

• Revisar y retener (Función de impresora)

• Impresión privada (Función de impresora)

• Almacenamiento de trabajos (Función de impresora)

• Buzón virtual (VMB) (Función de impresora)

• Temporal (Función de impresora)

• Permanente (Función de impresora)

3-2


Visualización durante el borrado automático

Lista para copiar.

11x8½"

Normal

11x8½"

Recicla

11x17"

Normal

8½x11"

Normal

Basico

APS

B U múlt

Normal

11x8½"

Normal

Elec Usuario

Auto %

100%

Reducir/

Ampliar

Funcion

Automatico

Exposicion

Exposición

Modo

Programa

Tamaño papel

11x8½"

Fijar

100%

4-en-1 copia

Ninguno

Grapar

Super Izda

Grapar

/Perforar

Margen

Izquierdo

Borde eliminar

El icono de disco duro aparece

Visualización de iconos

Detalles

El disco duro contiene datos antiguos.

Alternando Los datos antiguos se están borrando.

Los datos antiguos se han borrado.

¡Importante!

Para evitar dañar el disco duro, no apague la copiadora durante un borrado automático (mientras el icono de disco duro está cambiando de uno a otro icono).

Nota

• Si se apaga la copiadora mientras está en curso la sobrescritura, cualquier dato que no se haya borrado aún permanecerá en el disco duro.

Si esto sucede, la sobrescritura debe reiniciarse desde el principio cuando la copiadora vuelva a encenderse.

• En casos excepcionales en que la copiadora se haya apagado durante el borrado automático, puede que el icono del disco duro no cambie después del borrado de datos. Esto se debe probablemente a que el borrado automático no puede efectuarse ya, debido a que los datos se corrompieron durante el borrado. Aunque la copiadora podrá sobrescribir y borrar los datos antiguos que no se requieran después de su impresión, será necesario que informe al administrador, que es el responsable del manejo y la seguridad de la copiadora, para restablecer la función normal de borrado automático.

3-3


Datos borrados mediante la función de borrado automático

Los datos borrados mediante la función de borrado automática son los siguientes.

Función de copiadora

Los datos del documento original de una copia una vez que ha finalizado la salida

Los datos del documento original almacenados por medio de una función de la administración de documentos, borrados por un usuario

Los datos del documento original almacenados en el Buzón impresión sinergia borrado porque ha llegado a su fecha de vencimiento

Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional)

Datos de impresión posteriores a la salida de copias

Datos de impresión en el modo de impresión privada y función de buzón virtual una vez que ha finalizado la salida

Datos de impresión después de una función de copia rápida, revisar y retener e impresión privada (borrados cuando la copiadora se apaga y se vuelve a encender)

Datos borrados por el usuario mediante las funciones de copia rápida, revisar y retener, impresión privada, almacenamiento de trabajos, buzón virtual, temporal o permanente

Datos borrados cuando se supera el número máximo de documentos de impresión en las funciones de copia rápida o revisar y retener

Datos borrados cuando los datos de impresión temporales superan la capacidad de almacenamiento

Función de escáner

Datos del documento original escaneados

Nota

Si se cancelan la copia, el escaneado o la impresión durante el proceso, el borrado de los datos del documento original escritos en el disco duro se inicia inmediatamente.

3-4

Información para el administrador

Información para el administrador

Índice

Introducción ................................................................................... 3-5

Funciones del kit de seguridad .................................................... 3-8

Procedimientos de instalación del kit de seguridad ................ 3-13

Formato Disco duro ..................................................................... 3-15

Mensajes de error ........................................................................ 3-16

Introducción

Este manual de instrucciones contiene información acerca del uso correcto del

Data Security kit (B) (kit de seguridad de datos (B)) (en adelante “kit de seguridad”), y notas de precaución en relación con su funcionamiento. Lea atentamente esta manual de instrucciones antes de usar el kit de seguridad.

La persona responsable del manejo y la seguridad de la copiadora (en adelante “el administrador”) debe leer este manual. El administrador debe conservar esta guía en lugar seguro.

Accesorios

El kit de seguridad incluye lo siguiente:

• Llave de seguridad (el representante del servicio técnico la montará en la copiadora)

• Manual de instrucciones (este manual)

• Guía de instalación (para uso del representante del servicio técnico)

Acerca del kit de seguridad

La copiadora almacena temporalmente en el disco duro el documento original, que se lee como datos electrónicos. La impresión se efectúa utilizando estos datos. Incluso una vez terminada la impresión, los datos permanecen almacenados en el disco duro hasta que otros datos lo sobrescriben. Como consecuencia, existe la posibilidad de que se “escape” información confidencial si se emplean herramientas especiales para recuperar estos datos restantes.

El kit de seguridad sobrescribe los datos antiguos y reescribe la totalidad del

área de almacenamiento de datos para garantizar la imposibilidad de recuperar los datos.

3-5


El kit de seguridad protege los datos en el disco duro interno de la copiadora, pero no protege ninguna otra clase de datos (los que se envían al ordenador, etc.). Tenga en cuenta que basta con incumplir una sola de las condiciones

necesarias para la seguridad de los datos descritas a continuación para que la seguridad de los datos no se garantice.

Condiciones necesarias para la seguridad de los datos

Lo siguiente es necesario para que la seguridad de los datos sea válida con el kit de seguridad.

Administrador fiable

Se necesita que haya en el departamento un administrador fiable, responsable de la seguridad de las copiadoras que utilicen este kit de seguridad.

Entorno físico de instalación seguro

La copiadora debe colocarse en un lugar con acceso limitado.

Esto evitará que personal no autorizado use las copiadoras.

Representante fiable del servicio técnico

El representante del servicio técnico debe realizar todas las operaciones de mantenimiento que se efectúen en la máquina, y el administrador debe supervisarlas.

Datos inseguros

El kit de seguridad protege los datos que no se necesitan después de su impresión y los datos que han sido borrados. Esto significa que la responsabilidad de los datos antes de su impresión o de los datos que se almacenan antes de ser borrados corresponde a cada usuario.

Los datos derivados de las funciones siguientes debe administrarlos el usuario.

• Documento supervisado (Función de copiadora)

• Copia rápida (Función de impresora)

• Revisar y retener (Función de impresora)

• Impresión privada (Función de impresora)

• Almacenamiento de trabajos (Función de impresora)

• Buzón virtual (VMB) (Función de impresora)

• Temporal (Función de impresora)

• Permanente (Función de impresora)

3-6


Acerca del modo de seguridad

El modo de seguridad se refiere al estado de la máquina en que se ha instalado el kit de seguridad en la copiadora, funcionando correctamente.

Cuando la copiadora está en modo de seguridad, aparece un icono de disco duro en el ángulo superior derecho del panel táctil.

(El icono de disco duro aparece en las pantallas de las funciones de copiadora, impresora y escáner.)

Lista para copiar.


11x8½"

Normal

11x8½"

Recicla

11x17"

Normal

8½x11"

Normal

Basico

APS

B U múlt

Normal

11x8½"

Normal

Elec Usuario

Auto %

100%

Reducir/

Ampliar

Funcion

Automatico

Exposicion

Exposición

Modo

Programa

Tamaño papel

11x8½"

Fijar

100%

4-en-1 copia

Ninguno

Grapar

Super Izda

Grapar

/Perforar

Margen

Izquierdo

Borde eliminar

Importante

Si no aparece un icono de disco duro en las funciones de copiadora, impresora y escáner, es posible que la máquina no esté en modo de seguridad. Póngase en contacto con el representante del servicio técnico.

Nota

Puede determinar el estado operativo de la función de borrado automático vigilando los cambios de la imagen del icono de disco duro. Consulte

Visualización durante el borrado automático en la página 3-10 para más

detalles.

3-7


Funciones del kit de seguridad



Almacena temporalment e los datos del documento original

Kit de seguridad

1 Supervisa el estado de las operaciones, borra los datos de imagen antiguos.

2 Formatea el disco duro.

Transmisiones al ordenador

Disco duro

Función de impresora

Salida

Disco duro opcional

Función de borrado automático

Detalles de la función

Borra por completo los datos de documentos antiguos una vez realizada la copia o la impresión.

Método de borrado

3 veces Sobrescrito método o 1 vez Sobrescrito método (Consulte la

página 3-14 Paso 3: Ajuste de Método Cancel. Disco Duro para más

detalles.)

Temporización de ejecución

Borra automáticamente los datos antiguos existentes una vez finalizado el trabajo.

Datos borrados

Consulte Datos borrados mediante la función de borrado

automático en la página 3-11 para más detalles.

3-8


Pantalla Borrado en curso

El icono del disco duro alterna entre los dos iconos (consulte la página

3-10 Visualización durante el borrado automático para más

detalles).

Tiempo de borrado

Varía en función de la cantidad de datos a borrar.

Función Formato

Detalles de la función

Borra por completo todos los datos del disco duro.

Método de borrado

3 veces Sobrescrito método o 1 vez Sobrescrito método Consulte la

página 3-14 Paso 3: Ajuste de Método Cancel. Disco Duro para más

detalles.

Temporización de ejecución

Ejecución mediante el panel de operaciones (consulte la página 3-15

Formato Disco duro para más detalles.)

Datos borrados

Consulte Datos borrados mediante la función de formato en la página 3-12 para más detalles.

Pantalla Borrado en curso

Aparece Formateando disco duro.

Tiempo de borrado

Consulte Tiempo necesario para formatear en la página 3-12 para

más detalles.

3-9


Método Cancel. Disco Duro

Puede seleccionar cualquiera de estas dos formas de borrar los datos:

1 vez Sobrescrito método

Sobrescribe con ceros toda la zona usada para almacenar los datos de documentos antiguos a fin de hacer imposible la recuperación de los datos de documentos. Durante una operación de formato, se sobrescribe con ceros todo el disco duro.

3 veces Sobrescrito método (predeterminado)

La zona a borrar se sobrescribe dos veces con un patrón aleatorio y finalmente una tercera vez con ceros. Este método lleva más tiempo que el 1 vez Sobrescrito método, pero, dado que ni siquiera los métodos de recuperación más avanzados son capaces de recuperar los datos borrados, ofrece mayor seguridad. La zona a borrar es la misma que para 1 vez Sobrescrito método.

Visualización durante el borrado automático

Lista para copiar.

11x8½"

Normal

11x8½"

Recicla

11x17"

Normal

8½x11"

Normal

Basico

APS

B U múlt

Normal

11x8½"

Normal

Elec Usuario

Auto %

100%

Reducir/

Ampliar

Funcion

Automatico

Exposicion

Exposición

Modo

Programa

Tamaño papel

11x8½"

Fijar

100%

4-en-1 copia

Ninguno

Grapar

Super Izda

Grapar

/Perforar

Margen

Izquierdo

Borde eliminar

Visualización de iconos

Detalles

El disco duro contiene datos antiguos.


Alternando Los datos antiguos se están borrando.

Los datos antiguos se han borrado.

¡Importante!

Para evitar dañar el disco duro, no apague la copiadora durante un borrado automático (mientras el icono de disco duro está cambiando de uno a otro icono).

3-10


Nota

• Si se apaga la copiadora mientras está en curso la sobrescritura, cualquier dato que no se haya borrado aún permanecerá en el disco duro.

Si esto sucede, la sobrescritura debe reiniciarse desde el principio cuando la copiadora vuelva a encenderse.

• En casos excepcionales en que la copiadora se haya apagado durante el borrado automático, puede que el icono del disco duro no cambie después del borrado de datos. Esto se debe probablemente a que el borrado automático no puede efectuarse ya, debido a que los datos se corrompieron durante el borrado. Aunque la copiadora podrá sobrescribir y borrar los datos antiguos que no se requieran después de su impresión, será necesario formatear de nuevo el disco duro para restablecer la

función normal de borrado automático. (Consulte la página 3-15 para

obtener información sobre cómo formatear el disco duro).

Datos borrados mediante la función de borrado automático

Los datos borrados mediante la función de borrado automática son los siguientes.


Los datos del documento original de una copia una vez que ha finalizado la salida

Los datos del documento original almacenados por medio de una función de la administración de documentos, borrados por un usuario

Los datos del documento original almacenados en el Buzón impresión sinergia borrado porque ha llegado a su fecha de vencimiento


Datos de impresión posteriores a la salida de copias

Datos de impresión en el modo de impresión privada y función de buzón virtual una vez que ha finalizado la salida.

Datos de impresión después de una función de copia rápida, revisar y retener e impresión privada (borrados cuando la copiadora se apaga y se vuelve a encender)

Datos borrados por el usuario mediante las funciones de copia rápida, revisar y retener, impresión privada, almacenamiento de trabajos, buzón virtual, temporal o permanente

Datos borrados cuando se supera el número máximo de documentos de impresión en las funciones de copia rápida o revisar y retener

Datos borrados cuando los datos de impresión temporales superan la capacidad de almacenamiento


Datos del documento original escaneados

3-11


Nota

Si se cancelan la copia, el escaneado o la impresión durante el proceso, el borrado de los datos del documento original escritos en el disco duro se inicia inmediatamente.

Datos borrados mediante la función de formato

Los datos borrados mediante la función de formato son los siguientes.


Datos de recuento de trabajos

Datos del documento original almacenados con la función de la administración de documentos


Datos almacenados en el modo de almacenamiento de trabajos

Datos de programa

Fuente opcional

Datos de macro


Libro común

Tiempo necesario para formatear

Los tiempos necesarios para formatear son los siguientes.

Método de borrado

1 vez Sobrescrito método

Tiempo de formateado

2 horas

3 veces Sobrescrito método 7 horas

3-12


Procedimientos de instalación del kit de seguridad

Paso 1: Preparación

Instalación del kit de seguridad

El kit de seguridad lo instala el representante del servicio técnico.

Precauciones para la instalación del kit de seguridad

• La función de repetición de copia queda prohibida.

• El menú Borrar datos no válidos es sustituido por el menú Formatear disco duro.

Precauciones para la instalación del kit de seguridad en una copiadora usada previamente

Después de instalar el kit de seguridad, debe formatear todos los discos duros.

Paso 2: Cambio del número de administrador

Para usar el kit de seguridad debe introducirse el número de administrador.

Cambiar el número de administrador impide el uso del kit de seguridad por cualquier persona distinta del administrador. El número de administrador tiene ocho dígitos cuando se utiliza el modo de seguridad.

¡Importante!

No use un número de administrador que sea fácil de averiguar, como 11111111 o 12345678.

Nota

Puede cambiar el número de administrador siempre que esté comprendido entre 00000000 y 99999999.

Asegúrese de que tiene ocho dígitos.

1

Presione la tecla Default Setting/Counter.

2

Presione la tecla Máquina omisión.

3

Use el teclado numérico para introducir el número actual de administrador. Los números predeterminados de fábrica son 80008000 para las máquinas de 80 páginas y 60006000 para las de 60 páginas.

4

Seleccione Cambiar ID supervisión en el campo de configuración del lado izquierdo y presione la tecla Cambiar n°.

3-13


5

Introduzca el nuevo número de administrador usando el teclado numérico.

Volver Cerrar

Cambiar ID Supervision

Posible cambiar el código PIN para el administrador

(Introd. usando No. llave) Colocar No. 8 dígitos

27451172

Limpiar

Menú Sistema Maquina por defecto

6

Presione la tecla Cerrar.

Paso 3: Ajuste de Método Cancel. Disco Duro

Selecciona el método de borrado del disco duro. Este método se aplica

simultáneamente al borrado automático y al formateado. Consulte Método

Cancel. Disco Duro en la página 3-10 para más detalles.

Nota

Tenga en cuenta que esto no se refiere al borrado automático y formateado individual.

1


2

Presione la tecla Máquina omisión.

3

Use el teclado numérico para introducir el número actual de administrador. Los códigos predeterminados de fábrica son 80008000 para las copiadoras de 80 páginas y 60006000 para las de 60 páginas.

4

Seleccione Método Cancel. Disco Duro en el campo de configuración del lado izquierdo y presione la tecla Cambiar n°.

5

Presione 3 veces sobrescr. o 1 vez sobrescr.

Volver Método Cancel. Disco Duro

Posible ajuste método para borrando datos en el disco duro

Cerrar

1 vez sobrescr.

3 veces sobrescr.

Menú Sistema Maquina por defecto

6

Presione la tecla Cerrar.

3-14


Formato Disco duro

Cuando vaya a desechar la copiadora o el disco duro, formatee éste para

borrar completamente los datos que contiene. Consulte Función Formato en la página 3-9 para más detalles.

¡Importante!

Puesto que existe la posibilidad de dañar el disco duro, no apague la copiadora mientras se está formateando el disco duro. Si el formateado no ha acabado, existe la posibilidad de recuperar datos del disco duro y así filtrar información.

Nota

• Si hubiera que apagar la copiadora por algún motivo, al volver a encenderla el formateado se reiniciará.

• Si está instalado un disco duro de impresora, también se formateará.

1


2

Presione la tecla Gestión Disco Duro.

3

Use el teclado numérico para introducir el número actual de administrador. Los números predeterminados de fábrica son 80008000 para las máquinas de 80 páginas y 60006000 para las de 60 páginas.

4

Presione la tecla On bajo Formato Disco duro (en el lado derecho del panel táctil).

Modo adminis. HDD

Cerrar

Modo adminis. HDD

Verifique la capacidad del disco duro.

Puede verificar el espacio libre y la capacidad del disco duro.

Formato Disco duro

Borrar datos en el disco duro

No posible restaurar datos una vez borr.

On On

Menú Sistema

5

Para confirmar el formateado, pulse la tecla Sí. Se inicia el formateado.

6

Después de haber completado el formateado, apague el interruptor principal y desenchufe el cable de alimentación.

3-15


Mensajes de error

Póngase en contacto con su representante del servicio técnico o con un centro de servicio técnico autorizado si aparece cualquiera de los siguientes mensajes.

Mensaje

Tecla de la seguridad no está disponible Imposible usar

Detalles

La llave de seguridad no está disponible o está dañada.

3-16

4 Deutsch

Allgemeine Benutzerinformationen

Allgemeine Benutzerinformationen

Einführung

In dieser Bedienungsanleitung finden Sie Informationen zur richtigen

Verwendung des Data Security Kit (B) (in dieser Anleitung

„Sicherheitsbausatz“ genannt), und Warnhinweise. Sie sollten auf jeden Fall diese Bedienungsanleitung lesen, bevor Sie den Sicherheit Bausatz einsetzen.

Info zum Sicherheit Bausatz

Der Kopierer speichert das Originaldokument, das in Form elektronischer

Daten gelesen wird, vorübergehend auf der internen Festplatte ab. Mit diesen

Daten werden die Kopien erstellt. Nachdem die Kopie erstellt ist, bleiben die

Daten so lange auf der Festplatte gespeichert, bis sie von anderen Daten

überschrieben werden. Es besteht daher die Möglichkeit, dass vertrauliche

Informationen ausgespäht werden, wenn die auf der Festplatte verbleibenden

Daten mit Spezialwerkzeugen wiederhergestellt werden.

Der Sicherheit Bausatz überschreibt alte Daten und schreibt zum ganzen

Datenspeicherbereich, um sicherzustellen, dass keine Daten wiederhergestellt werden können. Da die Daten automatisch überschrieben werden, brauchen keine gesonderten Maßnahmen ergriffen zu werden.

Ungeschützte Daten

Der Sicherheitsbausatz schützt Daten, die nach ihrem Druck nicht mehr gebraucht werden sowie Daten, die gelöscht wurden. Das bedeutet, vor ihrem

Druck und solange sie gespeichert und noch nicht gelöscht sind, liegt die

Verantwortung für die Daten beim jeweiligen Benutzer.

4-1


Die von den folgenden Funktionen gewonnenen Daten müssen vom Benutzer verwaltet werden.

• Dokumenten verwaltung (Kopierfunktion)

• Schnellkopie (Druckerfunktion)

• Prüfen und aufbewahren (Druckerfunktion)

• Privater Druck (Druckerfunktion)

• Auftragsspeicher (Druckerfunktion)

• Virtuelle Mailbox (VMB) (Druckerfunktion)

• Temporär (Druckerfunktion)

• Permanent (Druckerfunktion)

4-2


Anzeige bei der automatischen Löschung

Kopierbereit.

Das Symbol der

Festplatte

A4

Normal

A4

Recycl.

A3

Normal

A4

Normal

Basis

APS

Mehrzabl

Normal

A4

Normal

Benutzerwahl

Auto %

100%

Verklein./

Vergröß.

Funktion

Automat.

Belichtung

Belicht.

Modus

Programm

Papierform.

A4

100%

Satz

Keine

Heften

Links oben

Heften

/Lochen

Menge

Kopie

Rand/Bild verschieb.

Lösch

Modus

Symbolanzeige Details

Die Festplatte enthält alte Daten.

Wechselnde

Anzeige

Alte Daten werden gelöscht.

Alte Daten sind gelöscht worden.

Wichtig!

Um eine Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie den

Kopierer nicht während eines automatischen Löschvorgangs aus (während das Festplattensymbol zwischen beiden Darstellungen wechselt).

Hinweis

• Wenn der Kopierer während eines laufenden Überschreibvorgangs ausgeschaltet wird, bleiben die bis dahin nicht gelöschten Daten weiter auf der Festplatte. Wenn dieser Fall eingetreten ist, sollten Sie den gesamten

Überschreibvorgang nach dem Einschalten des Kopierers wiederholen.

• In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass nach Abschalten des

Kopierers während eines automatischen Löschvorgangs das

Festplattensymbol nicht in die wechselt, die es nach Löschen der

Daten annimmt. Das ist ein Hinweis darauf, dass die automatische

Löschfunktion nicht mehr möglich ist, weil Daten während des

Löschvorgangs beschädigt wurden. Der Kopierer kann zwar weiterhin alte

Daten überschreiben und löschen, die nach dem Kopieren nicht mehr benötigt werden, es ist aber empfehlenswert sich um den normalen automatischen Löschbetrieb wiederherzustellen an Ihren Administrator, der für den Betrieb und die Sicherheit des Kopierers verantwortlich ist, zu wenden.

4-3


Durch die automatische Löschfunktion gelöschte Daten

Daten löschen mit der automatischen Löschfunktion geht wie folgt.

Kopierfunktion

Die Originaldokumentdaten einer Kopie, wenn der Auftrag abgeschlossen ist

Die Originaldokumentdaten, die mit der Dokumentverwaltungsfunktion gespeichert wurden, wurden von einem Benutzer gelöscht

Die in der Synergy Druckbox gespeicherten Originaldokumentdaten wurden gelöscht, weil die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist

Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte)

Post-Output-Druckdaten

Daten im privaten Druckmodus drucken, wenn der Auftrag abgeschlossen ist, und Daten von der virtuellen Mailbox-Funktion drucken.

Schnellkopie, Prüfen und Aufbewahren, und Privater Druck (diese

Daten werden gelöscht wenn die Stromversorgung aus- und wieder eingeschaltet wird.)

Daten werden mit der Funktion Schnellkopie, Prüfen und Aufbewahren,

Privater Druck, Auftragsspeicher, Virtuelle Mailbox, Temporär oder

Permanent vom Benutzer gelöscht

Die Daten werden gelöscht, wenn die maximale Dokumentenanzahl in der Funktion Schnellkopie oder Prüfen und Aufbewahren überschritten wird

Die Daten werden gelöscht, wenn temporäre Druckdaten die

Speicherkapazität überschreiten

Scannerfunktion

Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten

Hinweis

Wenn ein bereits gestarteter Kopier-, oder Scan- oder Druckvorgang abgebrochen wird, werden die Originaldokumentdaten, die zur Festplatte geschrieben wurden, sofort gelöscht.

4-4

Administratorinformationen

Administratorinformationen

Inhalt

Einführung ...................................................................................... 4-5

Sicherheit Bausatz-Funktionen .................................................... 4-8

Sicherheit Bausatz-Installationsanleitung ................................. 4-13

Formatieren der Festplatte .......................................................... 4-15

Fehlermeldungen ......................................................................... 4-16

Einführung

In dieser Bedienungsanleitung finden Sie Informationen zur richtigen

Verwendung des Data Security Kit (B) (in dieser Anleitung

„Sicherheitsbausatz“ genannt), und Warnhinweise. Sie sollten auf jeden Fall diese Bedienungsanleitung lesen, bevor Sie den Sicherheit Bausatz einsetzen.

Die Person, die für den Betrieb und die Sicherheit des Kopierers verantwortlich ist (in dieser Anleitung „Administrator“ genannt) sollte diese Anleitung lesen.

Der Administrator sollte diese Anleitung an einem sicheren Ort aufbewahren.

Zubehör

Der Sicherheit Bausatz wird mit folgenden Teilen ausgeliefert:

• Sicherheitstaste (das Kundendienst wird die Taste am Kopierer befestigen).

• Bedienungsanleitung (dieses Handbuch)

• Installationsanleitung (Verwendung durch das Kundendienst)

Info zum Sicherheit Bausatz

Der Kopierer speichert das Originaldokument, das in Form elektronischer

Daten gelesen wird, vorübergehend auf der internen Festplatte ab. Mit diesen

Daten werden die Kopien erstellt. Nachdem die Kopie erstellt ist, bleiben die

Daten so lange auf der Festplatte gespeichert, bis sie von anderen Daten

überschrieben werden. Es besteht daher die Möglichkeit, dass vertrauliche

Informationen ausgespäht werden, wenn die auf der Festplatte verbleibenden

Daten mit Spezialwerkzeugen wiederhergestellt werden.

Der Sicherheit Bausatz überschreibt alte Daten und schreibt zum ganzen

Datenspeicherbereich, um sicherzustellen, dass keine Daten wiederhergestellt werden können.

Der Sicherheitsbausatz schutzt die Daten auf der internen Festplatte des

Kopierers, schutzt aber nicht irgendwelche andere Datentypen (zum Computer geschickte Daten etc.). Bitte beachten Sie, dass die Datensicherheit nicht mehr garantiert werden kann, sobald nur eine der unten beschriebenen

notwendigen Bedingungen für die Datensicherheit nicht erfullt ist.

4-5


Notwendige Bedingungen für die Datensicherheit

Wenn Sie zur Datensicherheit den Sicherheitsbausatz verwenden, müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein.

Hauptverantwortlicher Administrator

In der Abteilung wird ein hauptverantwortlicher Administrator benötigt, der für die Sicherheit der Kopierer verantwortlich ist, auf denen der

Sicherheitsbausatz zum Einsatz kommt.

Sichere Installationsumgebung

Der Kopierer sollte an einem Ort aufgestellt werden, zu dem nur eingeschränkter Zugang besteht.

Dadurch wird die Benutzung des Kopierers durch unbefugte Personen unterbunden.

Hauptverantwortlicher Kundendienst

Alle Wartungsmaßnahmen müssen vom Kundendienst im Beisein des

Administrators durchgeführt werden.

Ungeschützte Daten

Der Sicherheitsbausatz schützt Daten, die nach ihrem Druck nicht mehr gebraucht werden sowie Daten, die gelöscht wurden. Das bedeutet, vor ihrem

Druck und solange sie gespeichert und noch nicht gelöscht sind, liegt die

Verantwortung für die Daten beim jeweiligen Benutzer.

Die von den folgenden Funktionen gewonnenen Daten müssen vom Benutzer verwaltet werden.

• Dokumenten verwaltung (Kopierfunktion)

• Schnellkopie (Druckerfunktion)

• Prüfen und aufbewahren (Druckerfunktion)

• Privater Druck (Druckerfunktion)

• Auftragsspeicher (Druckerfunktion)

• Virtuelle Mailbox (VMB) (Druckerfunktion)

• Temporär (Druckerfunktion)

• Permanent (Druckerfunktion)

4-6


Info zum Sicherheitsmodus

Der Sicherheitsmodus bezieht sich auf einen Maschinenstatus, in dem der

Sicherheit Bausatz auf dem Kopierer installiert wurde und funktioniert richtig.

Wenn sich der Kopierer im Sicherheitsmodus befindet, wird in der rechten oberen Ecke des Touchpanels ein Festplattensymbol angezeigt.

(Das Symbol der Festplatte wird auf den Bildschirmen der Kopier-, Drucker- und Scan-Funktionen angezeigt.)

Kopierbereit.

Das Symbol der

Festplatte

A4

Normal

A4

Recycl.

A3

Normal

A4

Normal

Basis

APS

Mehrzabl

Normal

A4

Normal

Benutzerwahl

Auto %

100%

Verklein./

Vergröß.

Funktion

Automat.

Belichtung

Belicht.

Modus

Programm

Papierform.

A4

100%

Satz

Keine

Heften

Links oben

Heften

/Lochen

Menge

Kopie


Lösch

Modus

Wichtig!

Wenn kein Festplattensymbol in den Kopier-, Druck- und Scan-Funktionen angezeigt wird, kann dies bedeuten, dass sich der Kopierer nicht im

Sicherheitsmodus befindet. Wenden Sie sich an Ihren Kundendienst.

Hinweis

Sie können den Betriebszustand der automatischen Löschfunktion ermitteln, wenn Sie auf Darstellungsänderungen des Festplattensymbols achten.

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-10 Anzeige bei der

automatischen Löschung.

4-7


Sicherheit Bausatz-Funktionen

Kopierfunktion

Temporäres

Speichern der

Originaldokumentdaten

Scannerfunktion

Sicherheit

Bausatz

1 Überwachen des

Betriebszustands und

Löschen alter Bilddaten

2 Formatieren der

Festplatte

Sendet an

Computer

Festplatte

Druckerfunktion

Ausgabe

Optionale Festplatte

Funktion zur automatischen Löschung

Funktionsdetails

Löscht alte Dokumentdaten vollständig nach Beendigung des

Kopiervorgangs oder der Druckausgabe.

Löschmethode

3 mal überschreiben-Methode oder Einmal Überschreiben-Methode

(Weitere Informationen finden Sie auf 4-14 Schritt 3: Einstellung für

Festplatte Lösch.-Methode.)

Zeitliches Planen der Ausführung

Löscht nach Beendigung eines Auftrags automatisch die vorhandenen alten Dokumentdaten.

Gelöschte Daten

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-11 Durch die

automatische Löschfunktion gelöschte Daten.

4-8


Bildschirm „Löschen wird ausgeführt“

Das Festplattensymbol wechselt zwischen den beiden Darstellungen

(weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-10 Anzeige bei der

automatischen Löschung.)

Löschdauer

Dieser Wert hängt von der Datenmenge ab, die gelöscht wird.

Formatierungsfunktion

Funktionsdetails

Löscht vollständig alle Daten auf der Festplatte.

Löschmethode

3 mal überschreiben-Methode oder Einmal Überschreiben-Methode

Weitere Informationen finden Sie auf 4-14 Schritt 3: Einstellung für

Festplatte Lösch.-Methode.

Zeitliches Planen der Ausführung

Ausführung über das Bedienfeld (weitere Informationen finden Sie auf

Seite 4-15 Formatieren der Festplatte.)

Gelöschte Daten

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-12 Durch die

Formatierungsfunktion gelöschte Daten.

Bildschirm „Löschen wird ausgeführt“

Anzeige Formatierung der Festplatte.

Löschdauer

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-12 Zur Formatierung

benötigte Zeit.

4-9


Festplatte Lösch.-Methode

Sie können Daten mit einer der beiden folgenden Methoden löschen:

Einmal Überschreiben-Methode

Bei dieser Methode wird der ganze Bereich, auf dem alte

Dokumentdaten gespeichert werden, mit Nullen überschrieben, um eine Wiederherstellung der Daten zu verhindern. Die ganze Festplatte wird bei der Formatierung mit Nullen überschrieben.

3 mal überschreiben-Methode (Standard)

Der zu löschende Bereich wird zweimal mit einem willkürlichen Muster und beim dritten und letzten Mal mit Nullen überschrieben. Die

Ausführung dieser Methode dauert länger als die Einmal

Überschreiben-Methode, aber weil selbst sehr fortschrittliche

Wiederherstellungsmethoden die gelöschten Daten nicht wiederherstellen können, bietet diese Methode ein höheres

Sicherheitsniveau. Der zu löschende Bereich ist der gleiche wie der für die Einmal Überschreiben-Methode.

Anzeige bei der automatischen Löschung

Das Symbol der

Festplatte

Kopierbereit.

A4

Normal

A4

Recycl.

A3

Normal

A4

Normal

Basis

APS

Mehrzabl

Normal

A4

Normal

Benutzerwahl

Auto %

100%

Verklein./

Vergröß.

Funktion

Symbolanzeige

Automat.

Belichtung

Belicht.

Modus

Programm

Papierform.

A4

100%

Satz

Keine

Heften

Links oben

Heften

/Lochen

Menge

Kopie


Lösch

Modus

Details

Die Festplatte enthält alte Daten.

Wechselnde

Anzeige

Alte Daten werden gelöscht.

Alte Daten sind gelöscht worden.

Wichtig!

Um eine Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie den

Kopierer nicht während eines automatischen Löschvorgangs aus (während das Festplattensymbol zwischen beiden Darstellungen wechselt).

4-10


Hinweis

• Wenn der Kopierer während eines laufenden Überschreibvorgangs ausgeschaltet wird, bleiben die bis dahin nicht gelöschten Daten weiter auf der Festplatte. Wenn dieser Fall eingetreten ist, sollten Sie den gesamten

Überschreibvorgang nach dem Einschalten des Kopierers wiederholen.

• In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass nach Abschalten des

Kopierers während eines automatischen Löschvorgangs das

Festplattensymbol nicht in die wechselt, die es nach Löschen der

Daten annimmt. Das ist ein Hinweis darauf, dass die automatische

Löschfunktion nicht mehr möglich ist, weil Daten während des

Löschvorgangs beschädigt wurden. Der Kopierer kann zwar weiterhin alte

Daten überschreiben und löschen, die nach dem Kopieren nicht mehr benötigt werden, aber die Festplatte muss neu formatiert werden, um den normalen automatischen Löschbetrieb wiederherzustellen. (Weitere

Informationen zum Formatieren der Festplatte finden Sie auf Seite 4-15.)

Durch die automatische Löschfunktion gelöschte Daten

Daten löschen mit der automatischen Löschfunktion geht wie folgt.

Kopierfunktion

Die Originaldokumentdaten einer Kopie, wenn der Auftrag abgeschlossen ist

Die Originaldokumentdaten, die mit der Dokumentverwaltungsfunktion gespeichert wurden, wurden von einem Benutzer gelöscht

Die in der Synergy Druckbox gespeicherten Originaldokumentdaten wurden gelöscht, weil die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist


Post-Output-Druckdaten

Daten im privaten Druckmodus drucken, wenn der Auftrag abgeschlossen ist, und Daten von der virtuellen Mailbox-Funktion drucken.

Schnellkopie, Prüfen und Aufbewahren, und Privater Druck (diese

Daten werden gelöscht wenn die Stromversorgung aus- und wieder eingeschaltet wird.)

Daten werden mit der Funktion Schnellkopie, Prüfen und Aufbewahren,

Privater Druck, Auftragsspeicher, Virtuelle Mailbox, Temporär oder

Permanent vom Benutzer gelöscht

Die Daten werden gelöscht, wenn die maximale Dokumentenanzahl in der Funktion Schnellkopie oder Prüfen und Aufbewahren überschritten wird

Die Daten werden gelöscht, wenn temporäre Druckdaten die

Speicherkapazität überschreiten

Scannerfunktion

Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten

4-11


Hinweis

Wenn ein bereits gestarteter Kopier-, oder Scan- oder Druckvorgang abgebrochen wird, werden die Originaldokumentdaten, die zur Festplatte geschrieben wurden, sofort gelöscht.

Durch die Formatierungsfunktion gelöschte Daten

Daten löschen mit der Formatfunktion geht wie folgt.

Kopierfunktion

Auftragsbezogene Daten

Die mit der Dokumentverwaltungsfunktion gespeicherten

Originaldokumentdaten


Im Auftragsspeicherungsmodus gespeicherte Daten

Programmdaten

Optionale Schriftarten

Makrodaten

Scannerfunktion

Allgemeines Buch

Zur Formatierung benötigte Zeit

Die zur Formatierung benötigten Zeiten sind nachfolgend angegeben.

Löschmethode

Einmal Überschreiben-Methode

3 mal überschreiben-Methode

Formatierungszeit der Festplatte

Ungefähr 2 Stunden

Ungefähr 7 Stunden

4-12


Sicherheit Bausatz-Installationsanleitung

Schritt 1: Vorbereitung

Sicherheit Bausatz-Installation

Der Sicherheit Bausatz wird vom Kundendienst installiert.

Vorsichtsmaßnahmen bei der Sicherheit Bausatz-Installation

• Die Funktion zum Mehrfachkopie ist jetzt nicht mehr verfügbar.

• Das Menü zum Löschen ungültiger Daten wird durch das Menü zum

Formatieren der Festplatte ersetzt.

Vorsichtsmaßnahmen für die Installation des Sicherheit

Bausatzes auf einem gebrauchten Kopierer

Nach Installation des Sicherheitsbausatzes müssen Sie alle Festplatten formatieren.

Schritt 2: Änderung der Administratornummer

Zur Benutzung des Sicherheitsbausatzes muss die Administratornummer eingegeben werden. Durch Änderung der Administratornummer wird gewährleistet, dass niemand außer dem Administrator den Sicherheitsbausatz benutzen kann. Die Administratornummer ist bei Benutzung des

Sicherheitsmodus acht Zeichen lang.

Wichtig!

Vermeiden Sie eine Administratornummer, die einfach zu bestimmen ist, wie z.

B. 11111111 oder 12345678.

Hinweis

Sie können die Administratornummer im Bereich von 00000000 bis 99999999

ändern.

Die Nummer muss aus acht Ziffern bestehen.

1

Drücken Sie die Taste Default Setting/Counter.

2

Drücken Sie die Taste Standard f. Maschine.

3

Geben Sie mit den Zifferntasten die aktuelle Administratornummer ein. Die werksseitig vorgegebenen Nummern sind 80008000 für 80-Seiten-Kopierer und 60006000 für 60-Seiten-Kopierer.

4

Wählen Sie auf der linken Seite im Feld Setup Manag.-Code änd. mit

#Ta. und drücken Sie die Taste #ändern.

4-13


5

Geben Sie mit den Zifferntasten die neue Administratornummer ein.

Zurück Schließen

Manag.-Code änd. mit #Ta.

Möglich, PIN-Code für Administrator zu ändern

(Nr. des Schlüssels eingeben.) 8 Buchstaben einstel.

27451172

Löschen

System Menü Standard f. Maschine

6

Drücken Sie die Taste Schließen.

Schritt 3: Einstellung für Festplatte Lösch.-Methode

Wählen Sie die Festplatte Lösch.-Methode. Diese Methode wird auf die automatische Löschung und gleichzeitige Formatierung angewendet. Weitere

Informationen finden Sie auf Seite 4-10 Festplatte Lösch.-Methode.

Hinweis

Diese Beschreibung bezieht sich nicht auf die automatische Löschung und einzelne Formatierung.

1


2

Drücken Sie die Taste Standard f. Maschine.

3


4

Wählen Sie auf der linken Seite im Feld Setup Festplatte Lösch.-

Methode und drücken Sie die Taste #ändern.

5

Drücken Sie 3 mal überschr. oder Einmal Überschr.

Zurück Schließen Festplatte Lösch.-Methode

Es ist möglich Methode für Lö schdaten zu setzen

Einmal

Überschr.

3 mal

überschr.

System Menü Standard f. Maschine

6

Drücken Sie die Taste Schließen.

4-14


Formatieren der Festplatte

Formatieren Sie die Festplatte, wenn Sie den Kopierer oder die Festplatte entsorgen, um alle auf der Festplatte gespeicherten Daten zu löschen. Weitere

Informationen finden Sie auf Seite 4-9 Formatierungsfunktion.

Wichtig!

Um eine mögliche Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie den Kopierer während des Formatierens der Festplatte nicht aus. Wenn die

Formatierung nicht abgeschlossen wird, besteht die Möglichkeit, dass die

Daten auf der Festplatte wiederhergestellt und Informationen ausgespäht werden können.

Hinweis

• Falls die Stromversorgung aus irgendeinem Grund unterbrochen wird, beginnt beim Wiedereinschalten der Stromversorgung die Formatierung von vorn.

• Beim Anschluss einer Druckerfestplatte wird die Festplatte auch formatiert.

1


2

Drücken Sie die Taste HDD-Management.

3


4

Drucken Sie die Taste An unter Formatierung Festplatte (auf der rechten Seite des Touchpanels).

HDD Managmentmodus

HDD Managmentmodus

Festplattenkapazität prüfen.

Festplattenkapazität prüfen möglich.

Formatierung Festplatte

Daten auf der Festplatte Löschen

N möglich, einml gelös. Daten wiederherst.

Schließen

An An

System Menü

5

Drücken Sie die Taste Ja, wenn Sie aufgefordert werden die Formatierung zu bestätigen. Die Formatierung wird gestartet.

6

Nachdem die Formatierung beendet ist, den Hauptschalter ausschalten und das Netzkabel abziehen.

4-15


Fehlermeldungen

Wenden Sie sich an Ihren Kundendienst oder an ein offizielles

Servicezentrum, wenn eine der folgenden Meldungen angezeigt wird.

Meldung

Sicherheitstaste ist nicht verfügbar kann nicht benutzt

Details

Sicherheitstaste ist nicht verfügbar oder beschädigt.

4-16

5 Italiano

Informazioni generali per l’utente

Informazioni generali per l’utente

Introduzione

La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del

Data Security Kit (B) (da qui in poi denominato “Kit di sicurezza”), nonché le precauzioni relative all’utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima di utilizzare il kit di sicurezza.

Informazioni sul kit di sicurezza

La fotocopiatrice memorizza temporaneamente il documento originale, che viene letto come dati elettronici, sul suo disco rigido. La stampa viene eseguita utilizzando tali dati. Anche dopo il completamento della stampa, i dati continuano a essere memorizzati sul disco rigido finché non vengono sovrascritti da altri dati. Per tale ragione, esiste la possibilità che informazioni riservate vengano trafugate se si utilizzano strumenti speciali per il ripristino dei dati memorizzati.

Il kit di sicurezza sovrascrive i vecchi dati e riscrive l’intera area di memorizzazione dati per garantire che i dati non possano più essere ripristinati. Poiché la sovrascrittura viene eseguita automaticamente, non è necessario eseguire alcuna operazione.

Dati non protetti

Il kit di sicurezza protegge i dati che non sono più utili una volta stampati e i dati che sono stati cancellati. Ciò significa che ciascun utente è responsabile dei dati prima della loro stampa o dei dati memorizzati prima della cancellazione.

5-1


I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente.

• Gestione documenti (Funzione di copia)

• Copia rapida (Funzione di stampa)

• Controlla e mantieni (Funzione di stampa)

• Stampa privata (Funzione di stampa)

• Memorizzazione processi di stampa (Funzione di stampa)

• Casella postale virtuale (VMB) (Funzione di stampa)

• Temporaneo (Funzione di stampa)

• Permanente (Funzione di stampa)

5-2


Visualizzazione durante la cancellazione automatica

Pronta a copiare.

L’icona dell’hard disk

A4

Normale

A4

Ricicl.

A3

Normale

A4

Normale

Base

APS

Vas univ

Normale

A4

Normale

Scelta uten.

Auto %

100%

Riduzione/

Ingrandim.

Funzione

Auto

Esposiz.

Modo

Esposiz.

Programma

Form. Carta

A4

100%

Impos

Nessuno

Pinzatrice

Alto sinis

Pinzatrice

/Bucatrice

Combinare

Margine/

Centratura

Cancella

Bordi

Visualizzazione icona

Dettagli

L’hard disk contiene vecchi dati.

Alternato Cancellazione dati vecchi in corso.

I dati vecchi sono stati cancellati.

Importante!

Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la fotocopiatrice durante la cancellazione automatica (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone).

Nota

• Spegnendo la fotocopiatrice durante la sovrascrittura, tutti i dati non ancora cancellati restano memorizzati nell’hard disk. Se ciò accade, occorre riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione della macchina.

• In rari casi, una volta spenta la fotocopiatrice durante la cancellazione automatica, l’icona potrebbe non alternarsi in seguito alla cancellazione dei dati. Ciò indica con tutta probabilità che la cancellazione automatica non è più possibile perché durante la cancellazione i dati si sono corrotti. La fotocopiatrice è ancora in grado di sovrascrivere e cancellare i dati vecchi che non sono più necessari una volta stampati, tuttavia contattare l’amministratore, che è responsabile del funzionamento e della sicurezza della fotocopiatrice, per ripristinare il normale funzionamento della cancellazione automatica.

5-3


Dati cancellati mediante la funzione di cancellazione automatica

I dati cancellati mediante la funzione di cancellazione automatica sono i seguenti.

Funzione di copia

Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata

Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di gestione del documento e cancellati da un utente

Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione

Lavori cancellato perché scaduto

Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)

Dati al termine della stampa

Stampa i dati nel modo di stampa privato e con la funzione di casella postale virtuale al termine dell’uscita

Copia rapida, controlla e mantieni, e dati di Stampa privata (cancellati dopo il susseguirsi di spegnimento e accensione)

Dati cancellati dall’utente mediante le funzioni temporanee o permanenti di copia rapida, controlla e mantieni, stampa privata, memorizzazione processi di stampa, casella postale virtuale

Dati cancellati quando viene superato il numero massimo di documenti di copia rapida o dati di stampa controlla e mantieni

Dati cancellati quando si eccede la capacità di memorizzazione dei dati temporanei di stampa

Funzione di scanner

Dati del documento originale scansiti

Nota

Se si annulla la copia, la scansione o la stampa in corso, la cancellazione dei dati del documento originale scritti sull’hard disk inizia immediatamente.

5-4

Informazioni per l’amministratore

Informazioni per l’amministratore

Sommario

Introduzione ................................................................................... 5-5

Funzioni del kit di sicurezza ......................................................... 5-8

Procedure per l’installazione del kit di sicurezza ..................... 5-13

Formato hard disk ........................................................................ 5-15

Messaggi di errore ....................................................................... 5-16

Introduzione

La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del

Data Security Kit (B) (da qui in poi denominato “Kit di sicurezza”), nonché le precauzioni relative all’utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima di utilizzare il kit di sicurezza. Anche il singolo responsabile del funzionamento e della sicurezza della fotocopiatrice (da qui in poi denominato

“amministratore”) deve leggere la presente guida. L’amministratore deve custodire la presente guida in un luogo sicuro.

Accessori

Il kit di sicurezza è fornito con i seguenti accessori:

• Tasto di sicurezza (il rappresentante del servizio la fisserà alla fotocopiatrice).

• Guida operativa (il presente manuale)

• Guida all’installazione (per il rappresentante del servizio)

Informazioni sul kit di sicurezza

La fotocopiatrice memorizza temporaneamente il documento originale, che viene letto come dati elettronici, sul suo disco rigido. La stampa viene eseguita utilizzando tali dati. Anche dopo il completamento della stampa, i dati continuano a essere memorizzati sul disco rigido finché non vengono sovrascritti da altri dati. Per tale ragione, esiste la possibilità che informazioni riservate vengano trafugate se si utilizzano strumenti speciali per il ripristino dei dati memorizzati.

Il kit di sicurezza sovrascrive i vecchi dati e riscrive l’intera area di memorizzazione dati per garantire che i dati non possano più essere ripristinati.

5-5


Il kit di sicurezza protegge i dati sul disco rigido interno della fotocopiatrice, ma non protegge qualsiasi altro tipo di dato (dati inviati al computer, ecc.). Notare che la sicurezza dei dati non è garantita se si disattende anche solo una delle

condizioni necessarie per la sicurezza dei dati.

Condizioni necessarie per la sicurezza dei dati

Sono necessarie le seguenti condizioni per garantire la validità della sicurezza dei dati utilizzando il kit di sicurezza.

Amministratore affidabile

È necessario che un amministratore affidabile si assuma la responsabilità circa la sicurezza delle fotocopiatrici che utilizzano questo kit di sicurezza.

Ambiente di installazione sicuro

La fotocopiatrice dovrebbe essere installata in un luogo dove l’accesso sia limitato per evitare l’utilizzo delle fotocopiatrici da parte di personale non autorizzato.

Rappresentante del servizio di assistenza affidabile

Tutte le operazioni di manutenzione devono essere eseguite dal rappresentante del servizio di assistenza in presenza dell’amministratore.

Dati non protetti

Il kit di sicurezza protegge i dati che non sono più utili una volta stampati e i dati che sono stati cancellati. Ciò significa che ciascun utente è responsabile dei dati prima della loro stampa o dei dati memorizzati prima della cancellazione.

I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente.

• Gestione documenti (Funzione di copia)

• Copia rapida (Funzione di stampa)

• Controlla e mantieni (Funzione di stampa)

• Stampa privata (Funzione di stampa)

• Memorizzazione processi di stampa (Funzione di stampa)

• Casella postale virtuale (VMB) (Funzione di stampa)

• Temporaneo (Funzione di stampa)

• Permanente (Funzione di stampa)

5-6


Informazioni sulla modalità di sicurezza

Per modalità di sicurezza si intende lo stato della macchina quando è stato installato il kit di sicurezza sulla fotocopiatrice e funziona correttamente.

Quando la fotocopiatrice è in modalità di sicurezza, viene visualizzata l’icona di un hard disk nell’angolo superiore destro del pannello a sfioramento.

(L’icona dell’hard disk è visualizzata sulle schermate delle funzioni di copia, stampa e scanner.)

Pronta a copiare.


A4

Normale

A4

Ricicl.

A3

Normale

A4

Normale

Base

APS

Vas univ

Normale

A4

Normale

Scelta uten.

Auto %

100%

Riduzione/

Ingrandim.

Funzione

Auto

Esposiz.

Modo

Esposiz.

Programma

Form. Carta

A4

100%

Impos

Nessuno

Pinzatrice

Alto sinis

Pinzatrice

/Bucatrice

Combinare

Margine/

Centratura

Cancella

Bordi

Importante!

Se l’icona di un hard disk non è visualizzata sulle schermate delle funzioni di copia, stampa e scanner, la macchina potrebbe non essere in modalità di sicurezza. Contattare il rappresentante del servizio di assistenza alla manutenzione.

Nota

È possibile determinare lo stato operativo della funzione di cancellazione automatica monitorando i cambiamenti dell’immagine dell’icona dell’hard disk.

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-10 Visualizzazione durante la

cancellazione automatica.

5-7


Funzioni del kit di sicurezza

Funzione di copia

Funzione di scanner

Memorizza temporaneamente i dati del documento originale

Kit di sicurezza

1 Controlla lo stato delle operazioni e cancella i dati immagine vecchi.

2 Formatta l’hard disk.

Invia a computer

Hard Disk

Funzione di stampa

Uscita

Hard Disk opzionale

5-8

Funzione di cancellazione automatica

Dettagli della funzione

Cancella completamente i dati dei documenti vecchi al termine di una copia o di una stampa.

Metodo di cancellazione

Metodo di 3 volte Sovrascritta o metodo di 1 volta Sovrascritta (Per

ulteriori dettagli vedere pagine 5-14 Fase 3: Impostazione del

metodo Cancell. hard disk.)

Programmazione esecuzione

Cancella automaticamente i dati dei documenti vecchi esistenti al termine di un lavoro.

Dati cancellati

Per ulteriori dettagli vedere pagine 5-11 Dati cancellati mediante la

funzione di cancellazione automatica.

Schermata Cancellazione in corso

L’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone (per ulteriori dettagli

vedere pagina 5-10 Visualizzazione durante la cancellazione

automatica).


Tempo di cancellazione

Varia in base alla quantità di dati da cancellare.

Funzione Formattazione

Dettagli della funzione

Cancella completamente tutti i dati sull’hard disk.

Metodo di cancellazione

Metodo di 3 volte Sovrascritta o metodo di 1 volta Sovrascritta (per

ulteriori dettagli vedere pagine 5-14 Fase 3: Impostazione del

metodo Cancell. hard disk.)

Programmazione esecuzione

Esecuzione tramite pannello operativo (Per ulteriori dettagli vedere

pagina 5-15 Formato hard disk.)

Dati cancellati

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-12 Dati cancellati mediante la

funzione di formattazione.

Schermata Cancellazione in corso

Viene visualizzato il messaggio Formattare hard disk.

Tempo di cancellazione

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-12 Tempo necessario per la

formattazione.

5-9


Metodo Cancell. hard disk

È possibile selezionare uno dei due metodi seguenti per cancellare i dati:

Metodo di 1 volta Sovrascritta

Sovrascrive tutta l’area utilizzata per memorizzare i dati di vecchi documenti con zeri, al fine di rendere impossibile il recupero dei dati del documento. Tutto l’hard disk è sovrascritto con zeri durante l’operazione di formattazione.

Metodo di 3 volte Sovrascritta (Default)

L’area da cancellare viene sovrascritta due volte con un motivo casuale, quindi una terza e ultima volta con gli zeri. L’esecuzione di questo metodo è più lunga rispetto a quella di 1 volta sovrascritta, perché anche i metodi di ripristino più sofisticati non sono in grado di recuperare i dati cancellati, offrendo così una maggiore sicurezza.

L’area da cancellare è la stessa del metodo di 1 volta sovrascritta.

Visualizzazione durante la cancellazione automatica


Pronta a copiare.

A4

Normale

A4

Ricicl.

A3

Normale

A4

Normale

Base

APS

Vas univ

Normale

A4

Normale

Scelta uten.

Auto %

100%

Riduzione/

Ingrandim.

Funzione

Visualizzazione icona

Dettagli

Auto

Esposiz.

Modo

Esposiz.

Programma

Form. Carta

A4

100%

Impos

Combinare

Nessuno

Pinzatrice

Alto sinis

Pinzatrice

/Bucatrice

Cancella

Bordi

L’hard disk contiene vecchi dati.

Alternato Cancellazione dati vecchi in corso.

I dati vecchi sono stati cancellati.

Importante!

Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la fotocopiatrice durante la cancellazione automatica (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone).

5-10


Nota

• Spegnendo la fotocopiatrice durante la sovrascrittura, tutti i dati non ancora cancellati restano memorizzati nell’hard disk. Se ciò accade, occorre riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione della macchina.

• In rari casi, una volta spenta la fotocopiatrice durante la cancellazione automatica, l’icona potrebbe non alternarsi in seguito alla cancellazione dei dati. Ciò indica con tutta probabilità che la cancellazione automatica non è più possibile perché durante la cancellazione i dati si sono corrotti. La fotocopiatrice è ancora in grado di sovrascrivere e cancellare i dati vecchi che non sono più necessari una volta stampati, tuttavia occorre riformattare l’hard disk per ripristinare il normale funzionamento della cancellazione automatica. (Per informazioni sulla

formattazione dell’hard disk, vedere pagina 5-15).

Dati cancellati mediante la funzione di cancellazione automatica

I dati cancellati mediante la funzione di cancellazione automatica sono i seguenti.

Funzione di copia

Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata

Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di gestione del documento e cancellati da un utente

Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione

Lavori cancellato perché scaduto


Dati al termine della stampa

Stampa i dati nel modo di stampa privato e con la funzione di casella postale virtuale al termine dell’uscita.

Copia rapida, controlla e mantieni, e dati di Stampa privata (cancellati dopo il susseguirsi di spegnimento e accensione)

Dati cancellati dall’utente mediante le funzioni temporanee o permanenti di copia rapida, controlla e mantieni, stampa privata, memorizzazione processi di stampa, casella postale virtuale

Dati cancellati quando viene superato il numero massimo di documenti di copia rapida o dati di stampa controlla e mantieni

Dati cancellati quando si eccede la capacità di memorizzazione dei dati temporanei di stampa

Funzione di scanner

Dati del documento originale scansiti

Nota

Se si annulla la copia, la scansione o la stampa in corso, la cancellazione dei dati del documento originale scritti sull’hard disk inizia immediatamente.

5-11


Dati cancellati mediante la funzione di formattazione

I dati cancellati mediante la funzione di formatttazione sono i seguenti.

Funzione di copia

Dati contabili dei lavori

Dati del documento originale memorizzati con la funzione di gestione del documento


Dati memorizzati nel modo di memorizzazione processi di stampa

Dati programma

Carattere opzionale

Dati macro

Funzione di scanner

Lista comune

Tempo necessario per la formattazione

I tempi necessari per la formattazione sono i seguenti.

Metodo di cancellazione Tempo di formattazione

Metodo di 1 volta sovrascritta circa. 2 ore

Metodo di 3 volte sovrascritta circa. 7 ore

5-12


Procedure per l’installazione del kit di sicurezza

Fase 1: Preparazione

Installazione del kit di sicurezza

Il kit di sicurezza è installato dal rappresentante del servizio.

Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza

• La funzione di Ripeti Copia è ora vietata.

• Il menu Cancella dati non validi è sostituito dal menu Formato hard disk.

Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza su una fotocopiatrice utilizzata precedentemente.

Dopo aver installato il kit di sicurezza, è necessario formattare tutti gli hard disk.

Fase 2: Modifica del numero amministratore

Per utilizzare il kit di sicurezza, occorre inserire il numero amministratore. La modifica del numero amministratore fa sì che nessuno possa utilizzare il kit di sicurezza, eccetto l’amministratore. In modalità di sicurezza, il numero amministratore è formato da otto cifre.

Importante!

Non utilizzare un codice amministratore che possa essere facilmente indovinato, ad esempio 11111111 o 12345678.

Nota

Si può modificare il numero amministratore con un numero compreso nell’intervallo 00000000-99999999.

Assicurarsi di utilizzare otto cifre.

1

Premere il tasto Default Setting/Counter.

2

Premere il tasto Macchina default.

3

Utilizzare i tasti numerici per inserire il numero amministratore attuale. I numeri predefiniti di fabbrica sono 80008000 per le macchine a 80 pagine e 60006000 per le macchine a 60 pagine.

4

Selezionare Cambio codice gest con # dal campo di configurazione sul lato sinistro e premere il tasto Cambia #.

5-13


5

Utilizzare i tasti numerici per inserire il nuovo numero amministratore.

Retro Chiuso

Cambio codice gest. con #

Possibile cambiare codice PIN per l'amministratore.

(Inserire usando No. chiave) Impost. No. 8 cifra

27451172

Cancella

Menu Sistema Macchina default

6

Premere il tasto Chiuso.

Fase 3: Impostazione del metodo Cancell. hard disk

Seleziona il metodo Cancell. hard disk Questo metodo si applica contemporaneamente alla cancellazione automatica e alla formattazione. Per

ulteriori dettagli vedere pagina 5-10 Metodo Cancell. hard disk.

Nota

Notare che questo metodo non si applica per le singole funzioni di cancellazione automatica e formattazione.

1


2

Premere il tasto Macchina default.

3

Utilizzare i tasti numerici per inserire il numero amministratore attuale. I numeri predefiniti di fabbrica sono 80008000 per le macchine a 80 pagine e 60006000 per le macchine a 60 pagine.

4

Selezionare Metodo Cancell. hard disk dal campo di impostazione sul lato sinistro e premere il tasto Cambia #.

5

Premere 3 volte sovrascr. o 1 volta Sovrascr.

Retro Chiuso Metodo Cancell. Hard disk

Possibile regolare metodo per cancel. dati sul Hard disk dati sul Hard disk

1 volta

Sovrascr.

3 volte sovrascr.

Menu Sistema Macchina default

6

Premere il tasto Chiuso.

5-14


Formato hard disk

Formattare l’hard disk quando si dismettono la fotocopiatrice o l’hard disk per cancellare completamente i dati dell’hard disk. Per ulteriori dettagli vedere

pagina 5-9 Funzione Formattazione.

Importante!

Dal momento che esiste la possibilità di danneggiare l’hard disk, non spegnere la fotocopiatrice durante la formattazione dell’hard disk. Se la formattazione non è completa, esiste la possibilità che i dati vengano ripristinati dall’hard disk e che le informazioni vengano trafugate.

Nota

• Se per qualche ragione occorre spegnere la fotocopiatrice, la formattazione si riavvierà una volta riaccesa la macchina.

• Se l’hard disk di una stampante è collegato, sarà formattato anch’esso.

1


2

Premere il tasto Hard Disk Management.

3

Inserire la password dal tastierino a dieci tasti. I numeri predefiniti di fabbrica sono 80008000 per le macchine a 80 pagine e 60006000 per le macchine a 60 pagine.

4

Premere il tasto On in Formato Hard Disk (sul lato destro del pannello a sfioramento).

Modo HDD management

HDD management

Controllare la capacità di HDD.

Può controllare lo spazio libero e la capacità di HHD.

Formato Hard disk

Cancella dati sul Hard disk

Non poss. Restaur. dati una volta cancel.

Chiuso

On On

Menu Sistema

5

Per confermare la formattazione, premere il tasto Si. La formattazione inizia.

6

Dopo che la formattazione è completata, spegnere l’interruttore principale e scollegare il cavo di alimentazione.

5-15


Messaggi di errore

Contattare il proprio rappresentante del servizio di assistenza o centro di assistenza autorizzato qualora fossero visualizzati i seguenti messaggi.

Messaggio

Tasto di sicurezza non è disponibile Inagibile.

Dettagli

Il tasto di sicurezza non è disponibile o è danneggiato.

5-16

6

一般ユーザ編

一般ユーザ編

はじめに

この使用説明書は、 Data Security Kit (B)（以降、セキュリティキット）

を正しく運用していただくための操作方法や注意事項をまとめたもの

です。ご使用前に必ずこの使用説明書をお読みください。

セキュリティキットについて

複写機は、読み込んだ原稿を一時的にハードディスクにデータとして

保存し、そのデータから印刷を行います。データは印刷が行われた後

でも、別のデータが上書きされるまで、ハードディスクに残ります。

そのため、特殊なツールなどで残ったデータを復旧すると、機密漏え

いの原因となる可能性があります。

セキュリティキットは、印刷後に不要になったデータや、削除した後

のデータの記録領域を上書きしてしまうため、復元できないようにす

ることができます。また、上書き処理は自動で行われるため、特別な

操作の必要はありません。

保護対象外のデータについて

セキュリティキットが保護するデータは、印刷後に不要になったデー

タや、削除した後のデータです。したがって印刷前のデータや削除す

る前の保存データについては、利用者の責任で管理してください。

6-1

一般ユーザ編

利用者が管理する必要があるデータは、次の機能で取り扱うデータで

す。

• 文書管理機能（コピー機能）

• クイックコピー（プリンタ機能）

• 試し刷り後、保留（プリンタ機能）

• プライベートプリントモード（プリンタ機能）

• ジョブ保留モード（プリンタ機能）

• 仮想メールボックス機能（プリンタ機能）

• 一時保存機能（プリンタ機能）

• 恒久保存機能（プリンタ機能）

6-2

一般ユーザ編

自動消去実行時の表示

用紙

100%

A4

セット

集約

設定なし

ステープル

1点左上

ステープル

/パンチ

とじしろ/

移動

枠消し

ハードディスク

アイコン

A4

普通紙

A4

再生紙

A3

普通紙

A4

普通紙

基本

自動用紙

手差し

普通紙

A4

普通紙

ユーザ機能

自動倍率

縮小/拡大

機能リスト

自動濃度

コピー濃度

プログラム

アイコン表示内容

ハードディスクに不要になったデータがあります。

交互表示不要になったデータを消去中です。

不要になったデータの消去完了です。

ご注意ハードディスクが破損する恐れがありますので、自動消去時（ハード

ディスクアイコンが交互表示時）は電源を切らないでください。

参考

•

上書き消去中に電源を切ると、消去されなかったデータは残りま

す。再度、電源を入れると最初から上書き消去を行います。

•

自動消去時に電源を切ってしまった場合、稀にハードディスクア

イコンがのアイコン表示に変わらない場合があります。これ

は消去中のデータが破損し、自動消去できなくなるためです。そ

の後に発生する不要になったデータは上書き消去しますが、正常

な状態に戻すために、複写機の運用およびセキュリティを管理す

る責任者に連絡してください。

6-3

一般ユーザ編

自動消去機能で消去されるデータ

自動消去機能で消去されるデータは次のとおりです。

コピー機能

出力が終了したコピーの原稿データ

文書管理機能で登録されていた原稿で、ユーザが削除した原稿

データ

ジョブ結合ボックスに登録された原稿で、保存期間が経過した

ために削除された原稿データ

プリンタ機能（オプションハードディスク装着時）

出力後のプリントデータ

出力が終了したプライベートプリントモードおよび仮想メール

ボックス機能のプリントデータ

クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリント

モードのプリントデータ（電源オフ後、電源再投入時に消去）


モード、ジョブ保留モード、仮想メールボックス機能、一時保

存機能、恒久保存機能でユーザが削除したデータ

クイックコピー、試し刷り後、保留のプリントデータで最大文

書件数が超えたために削除されたデータ

一時保存機能のプリントデータで保存容量を超えたために削除

されたデータ

スキャナ機能

スキャンした原稿データ

参考コピー作業、スキャン作業やプリンタ作業を途中でキャンセルした場

合は、その直後からハードディスク内に読み込まれた原稿データの消

去を開始します。

6-4

管理者編

管理者編

目次

はじめに

........................................................................................... 6-5

セキュリティキットの機能

.............................................................. 6-8

セキュリティキットの導入手順

..................................................... 6-13

ハードディスクのフォーマット

..................................................... 6-15

エラーメッセージ

.......................................................................... 6-16

はじめに

この使用説明書は、 Data Security Kit (B)（以降、セキュリティキット）

を正しく運用していただくための操作方法や注意事項をまとめたもの

です。ご使用前に必ずこの使用説明書をお読みください。また、この

使用説明書は、複写機の運用およびセキュリティを管理する責任者

（以降、管理者）のための使用説明書です。この使用説明書は管理者

が大切に保管してください。

同梱物について

セキュリティキットの同梱物は次のとおりです。

•

セキュリティキー（サービス担当者が複写機本体に取り付けま

す。）

•

使用説明書（本書）

•

設置手順書（サービス担当者用）

セキュリティキットについて

複写機は、読み込んだ原稿を一時的にハードディスクにデータとして

保存し、そのデータから印刷を行います。データは印刷が行われた後

でも、別のデータが上書きされるまで、ハードディスクに残ります。

そのため、特殊なツールなどで残ったデータを復旧すると、機密漏え

いの原因となる可能性があります。 Japanese

6-5

管理者編

セキュリティキットは、印刷後に不要になったデータや、削除した後

のデータの記録領域を上書きしてしまうため、復元できないようにす

ることができます。

セキュリティキットは、複写機内部のハードディスク上のデータに対

して管理を行いますが、それ以外のデータ（コンピュータに送信され

たデータなど）は管理できません。また、次に記載する必要なセキュ

リティ対策のうち

1 つでも条件を満たしていない場合は保証の対象外

となります。

必要なセキュリティ対策

セキュリティキットを安全に運用するためには、以下のセキュリティ

対策が必要です。

管理者の信頼性

機械を導入した部門は、セキュリティ管理を行う適切な管理者を選任

してください。管理者は本製品の管理を行う権限を持つことになりま

す。

設置環境の安全性

管理者は許可された方だけが機械を利用できるように、入退室の管理

ができる場所に機械を設置してください。

サービス担当者の信頼性

サービス担当者による機械のメンテナンスが必要な場合は、管理者立

ち会いのもとで行ってください。

保護対象外のデータについて

セキュリティキットが保護するデータは、印刷後に不要になったデー

タや削除した後のデータです。したがって印刷前のデータや削除する

前の保存データについては、利用者の責任で管理してください。

6-6

管理者編

利用者が管理する必要があるデータは、次の機能で取り扱うデータで

す。

• 文書管理機能（コピー機能）

• クイックコピー（プリンタ機能）

• 試し刷り後、保留（プリンタ機能）

• プライベートプリントモード（プリンタ機能）

• ジョブ保留モード（プリンタ機能）

• 仮想メールボックス機能（プリンタ機能）

• 一時保存機能（プリンタ機能）

• 恒久保存機能（プリンタ機能）

セキュリティモードについて

セキュリティキットを複写機に設置し、正しく機能している状態をセ

キュリティモードといいます。セキュリティモード時は、複写機の

タッチパネルの右上にハードディスクアイコンが表示されます。

（ハードディスクアイコンは、コピー機能、プリンタ機能、スキャナ

機能のそれぞれの基本画面で表示されます。）

A4

普通紙

A4

再生紙

A3

普通紙

A4

普通紙

基本

自動用紙

手差し

普通紙

A4

普通紙

ユーザ機能

自動倍率

縮小/拡大

機能リスト

自動濃度

コピー濃度

プログラム

用紙

100%

A4

セット

設定なし

ステープル

1点左上

ステープル

/パンチ

集約

とじしろ/

移動

枠消し


アイコン

ご注意基本画面で、ハードディスクアイコンが表示されていない場合は、セ

キュリティモードになっていない可能性があります。サービス担当者

にお問い合わせください。

参考ハードディスクアイコンはアイコンの画像が変わることによって、自

動消去機能の動作状況を確認することができます。詳しくは

6-10

ページの自動消去実行時の表示を参照してください。

6-7

管理者編

セキュリティキットの機能

コピー機能

原稿データを

一時保存

セキュリティ

キット

①作業状態を監視し、不

要になった画像データ

を消去する。

②ハードディスクを

フォーマットする。

コンピュータ

へ送信

スキャナ

機能


プリンタ

機能

出力

プリンタハードディスク

自動消去機能

機能内容

コピー終了時やプリント出力後などに、不要になった原稿デー

タを完全に消去します

消去方法

「

3 回上書き方式」または「1 回上書き方式」（6-14 ページのス

テップ 3　ハードディスク消去方法の設定を参照）

実行タイミング

ジョブ終了後、不要となった原稿データがある場合に自動的に

消去します

消去されるデータ

6-11 ページの自動消去機能で消去されるデータを参照

6-8

管理者編

消去中の画面

ハードディスクアイコンが交互表示（

6-10 ページの自動消去実

行時の表示を参照）

実行時間

消去するデータ量で異なる

フォーマット機能

機能内容

ハードディスクの全てのデータを完全に消去します

消去方法

「

3 回上書き方式」または「1 回上書き方式」（6-14 ページのス

テップ

3　ハードディスク消去方法の設定を参照）

実行タイミング

操作パネルで実行（

6-15 ページのハードディスクのフォーマッ

トを参照）

消去されるデータ

6-12 ページのフォーマット機能で消去されるデータを参照

消去中の画面

「ハードディスクフォーマット中です。」が表示

実行時間

6-12 ページのフォーマットに必要な時間を参照

6-9

管理者編

ハードディスク消去方法

消去方法は、次の

2 種類から選択できます。

1 回上書き方式

ハードディスクの不要になった原稿のデータ保存領域すべてに

「

0」を上書きして原稿データの復元を不可能にします。フォー

マット時にはハードディスクの全領域に「

0」を上書きします。

3 回上書き方式（初期値）

ランダムパターンを

2 回上書きした後「0」を上書きし、合計

3 回の上書きを行います。1 回上書き方式に比べて、処理時間

がかかりますが、高度な復元作業でもデータの復元が不可能に

なり、セキュリティが向上します。上書き対象領域は、

1 回上

書き方式と同じです。

自動消去実行時の表示

自動濃度

コピー濃度

プログラム

用紙

100%

A4

セット

設定なし

ステープル

1点左上

ステープル

/パンチ

集約

とじしろ/

移動

枠消し


アイコン

A4

普通紙

A4

再生紙

A3

普通紙

A4

普通紙

基本

自動用紙

手差し

普通紙

A4

普通紙

ユーザ機能

自動倍率

縮小/拡大

機能リスト

アイコン表示内容

ハードディスクに不要になったデータがあります。

交互表示不要になったデータを消去中です。

不要になったデータの消去完了です。

ご注意ハードディスクが破損する恐れがありますので、自動消去時（ハード

ディスクアイコンが交互表示時）は電源を切らないでください。

参考 • 上書き消去中に電源を切ると、消去されなかったデータは残りま

す。再度、電源を入れると最初から上書き消去を行います。

6-10

管理者編

•

自動消去時に電源を切ってしまった場合、稀にハードディスクア

イコンがのアイコン表示に変わらない場合があります。これ

は消去中のデータが破損し、自動消去できなくなるためです。そ

の後に発生する不要になったデータは上書き消去しますが、正常

な状態に戻すために、ハードディスクのフォーマットを行ってく

ださい。

6-15 ページのハードディスクのフォーマットを参照）

自動消去機能で消去されるデータ

自動消去機能で消去されるデータは次のとおりです。

コピー機能

出力が終了したコピーの原稿データ

文書管理機能で登録されていた原稿で、ユーザが削除した原稿

データ

ジョブ結合ボックスに登録された原稿で、保存期間が経過した

ために削除された原稿データ


出力後のプリントデータ

出力が終了したプライベートプリントモードおよび仮想メール

ボックス機能のプリントデータ


モードのプリントデータ（電源オフ後、電源再投入時に消去）


モード、ジョブ保留モード、仮想メールボックス機能、一時保

存機能、恒久保存機能でユーザが削除したデータ

クイックコピー、試し刷り後、保留のプリントデータで最大文

書件数が超えたために削除されたデータ

一時保存機能のプリントデータで保存容量を超えたために削除

されたデータ

スキャナ機能

スキャンした原稿データ

6-11

管理者編

参考コピー作業、スキャン作業やプリンタ作業を途中でキャンセルした場

合は、その直後からハードディスク内に読み込まれた原稿データの消

去を開始します。

フォーマット機能で消去されるデータ

フォーマット機能で消去されるデータは次のとおりです。

コピー機能

部門管理のデータ

文書管理機能に登録されている原稿データ


保存された（ジョブ）データ

プログラムデータ

オプションフォント

マクロデータ

スキャナ機能

共通アドレス帳

フォーマットに必要な時間

ハードディスクをフォーマットした場合にかかる時間は次のとおりで

す。

消去方法



使用時間

約 2 時間

約７時間

6-12

管理者編

セキュリティキットの導入手順

ステップ 1　運用準備

セキュリティキットの設置

セキュリティキットの設置はサービス担当者が行います。

セキュリティキット導入時の注意事項

• 再コピー機能が使用禁止になります。

• ハードディスク管理の「無効なデータの消去」が「ハードディス

クフォーマット」に変更されます。

既に使用している複写機にセキュリティキットを導入する場合の注意事項

セキュリティキットを設置した後に、全てのハードディスクをフォー

マットする必要があります。

ステップ

2　管理者暗証番号の変更

セキュリティキットの操作を行うには、管理者暗証番号の入力が必要

です。管理者暗証番号を変更することで管理者以外はセキュリティ

キットの操作ができなくなります。セキュリティモード時は管理者暗

証番号が

8 桁になります。

ご注意管理者暗証番号は「

11111111」や「12345678」など推測されやすい

番号の使用はできるだけ避けてください。

参考管理者暗証番号は「

00000000 ～ 99999999」の範囲で変更できます。

必ず

8 桁で設定してください。

1 ［初期設定 / カウンタ］キーを押してください。

2 「マシン初期設定」キーを押してください。

3 テンキーで管理者暗証番号を押してください。工場出荷時は 80 枚機

は「

80008000」、60 枚機は「60006000」となっています。

4 左側の設定項目欄から「管理者暗証番号変更」を選んで、「設定値変

更」キーを押してください。

6-13

管理者編

5 新しい管理者暗証番号をテンキーで入力してください。

元に戻す閉じる管理者暗証番号変更

本機管理者の暗証番号を変更できます ( 入力)

必ず8桁の番号を設定してください

27451172

クリア

システムメニューマシン初期設定

6 「閉じる」キーを押してください。

ステップ

3　ハードディスク消去方法の設定

ハードディスクの消去方法を選択します。消去方法についての詳細

は、

6-10 ページのハードディスク消去方法を参照してください。

参考ここで設定した消去方法は、自動消去機能とフォーマット機能の両方

に反映されます。個別に設定することはできません。


2 「マシン初期設定」キーを押してください。


は「

80008000」、60 枚機は「60006000」となっています。

4 左側の設定項目欄から「ハードディスク消去方法」を選んで、「設定

値変更」キーを押してください。

5 「3 回上書き方式」または「1 回上書き方式」を押してください。

元に戻す閉じる

ハードディスク消去方法

ハードディスク上のデータを消去するときの方法を

設定できます

方式

3回上書き

方式

システムメニューマシン初期設定

6 「閉じる」キーを押してください。

6-14

管理者編

ハードディスクのフォーマット

本機やハードディスクを廃棄するときなどハードディスクの内容を完

全に消去するときに行ってください。フォーマット機能についての詳

細は、

6-9 ページのフォーマット機能を参照してください。

ご注意ハードディスクが破損する恐れがありますので、ハードディスクの

フォーマット中には電源を切らないでください。また、フォーマット

が完全に終了していない場合、ハードディスクからデータを復元さ

れ、情報が漏えいする可能性があります。

参考

•

万が一、電源を切ってしまった場合は、電源再投入時にフォー

マットを再開します。

•

プリンタのハードディスクを装着している場合は、プリンタの

ハードディスクも同時にフォーマットします。


2 「ハードディスク管理」キーを押してください。


は「

80008000」、60 枚機は「60006000」となっています。

4 「ハードディスクフォーマット」の下（タッチパネル右側）の「実行」

キーを押してください。

ハードディスク管理画面

ハードディスク管理

ハードディスク容量の確認

ハードディスクの空き容量と全容量が

ハードディスクフォーマット

ハードディスク上のデータを消去します。

一度消去されたデータは復元できません。

閉じる

実行実行

システムメニュー

5 フォーマットの確認画面が表示されます。「はい」キーを押してくだ

さい。フォーマットを開始します。

6 フォーマットの完了後は主電源を切り、電源ケーブルを抜いてくださ

い。

6-15

管理者編

エラーメッセージ

以下のメッセージが表示された場合は、サービス担当者またはサービ

ス実施店にご連絡ください。

メッセージ

セキュリティキーが抜けているため使用

できません

内容

セキュリティキーが抜けている

か、破損しています。

6-16

Revision1.0 2005.4

303J056011

2005 KYOCERA MITA Corporation All rights reserved.

No results