TeamAgenda QuickStart
© 1995-2003 by Teamsoft Inc. and its licensors. All rights reserved.
50 Queen Street, Suite 304,
Montreal, Québec, Canada H3C 2N5
und so vorgeg angen werden, als ob eine Genehmigung für die Veränderung der Software nie erteilt worden sei. In der
veränderten Softw are oder den veränderten Programmen enthaltene Teile der Software unterliegen weiterhin den
Bestimmungen des vorliegenden Lizenzvertrages.
ENDNUTZERVERTRAG
5. Die Software ist Eigentum von TEAMSOFT INC., und Sie erwerben kein Anrecht oder Eigentumsrecht für die
Software. Alle K opien der Software sind Eigentum von TEAMSOFT INC.
ZUR BEACHTUNG: HIERBEI HANDELT ES SICH UM EINEN VERTRAG ZWISCHEN IHNEN UND
TEAMSOFT INC. VOR DEM INSTALLIEREN DER SOFTWARE SORGFÄLTIG DURCHLESEN.
DURCH INSTALLATION DER SOFTWARE AKZEPTIEREN SIE DIE BESTIMMUNGEN DES
VORLIEGENDEN LIZENZVERTRAGES. SOLLTEN SIE MIT DEN BESTIMMUNGEN DES VORLIEGENDEN
LIZENZVERTRAGES NICHT EINVERSTANDEN SEIN, NICHT AKZEPTIEREN UND DAS PROGRAMM
NICHT INSTALLIEREN. SOFTWARE MIT ALLEM ZUBEHÖR (EINSCHLIESSLICH VERPACKUNG UND
SONSTIGEM ZUGEHÖRIGEN INHALT) INNERHALB VON 10 TAGEN AN TEAMSOFT INC. EINSENDEN.
"Zu der Software gehören TeamAgenda, der skalierbare TeamAgenda Server, TeamAgendaWeb, PhoneAgenda, die
TeamAgenda-Module für den Palm-Abgleich und die FileMaker-Integration, alle Computerprogramme und
Begleitmaterial, wie z.B. Bedienungsanleitungen so wie alle zukünftigen überarbeiteten oder aktualisierten
Programme und Materialien, die TEAMSOFT INC Ihnen zur Verfügung stellt.
1. TEAMSOFT INC. erteilt Ihnen, dem Lizenznehmer, eine nicht übertragbare und nicht ausschließliche Lizenz zum
Gebrauch der Software auf Ihrem Computer für Ihren eigenen internen Gebrauch in dem Land, in dem Sie die
Software erworben haben. Für den Gebrauch der Software auf weiteren Rechnern ist eine gesonderte Lizenz
erforderlich. Hiervon ausgenommen ist der v orübergehende Gebrauch auf einem anderen Rechner, wenn der
Computer, für den die Lizenz erworben wurde, nicht funktioniert.
2. Von der für den Gebrauch auf Ihrem Computer zugelassenen Software dürfen Sicherheitsk opien für
Archivierungszwecke angefertigt werden. Es dürfen aber jeweils nur zwei Kopien bestehen, die nur für den
vorliegend beschriebenen Gebrauch bestimmt sein dürfen. Über die Nummerierung und den Aufbewahrungsort
dieser Kopien ist Buch zu führen. Alle Kopien sind gut sichtbar mit einem Cop yright-Hinweis zu versehen, wie z.B.
„Copyright © 1995-2003 by TEAMSOFT INC. Vorliegende Software befindet sich im Besitz von TEAMSOFT
INC." oder einem ähnlichen von TEAMSOFT INC. festgelegten Vermerk.
3. Die Software darf in k einer Form Dritten zur Verfügung gestellt werden (außer Ihren Angestellten oder sonstigen
Personen, die direkt mit dem lizenzierten Gebrauch der Software zu tun haben). Vorliegender Lizenzvertrag darf nicht
ohne eine vorherige schriftliche Genehmigung durch TEAMSOFT INC. an einen Dritten übertragen oder eine
Unterlizenz für die Software oder die vorliegend enthaltene Lizenz an einen Dritten übertragen, verpachtet, exportiert
oder abgetreten werden. Außerdem darf die Software nicht zurückentwickelt, dekompiliert oder entassembliert
werden.
4. Die Software darf verändert oder in andere Programme eingeb unden werden, bei Ablauf des vorliegenden
Lizenzvertrages muss die Software jedoch aus der veränderten Software oder dem veränderten Programm entfernt
6. DIE SOFTWARE WIRD ALS SOLCHE OHNE GARANTIE ODER VEREINBARUNG IRGENDWELCHER
ART, EINSCHLIESSLICH, JEDOCH NICHT AUSSCHLIESSLICH DER STILLSCHWEIGENDEN
GEWÄRHLEISTUNG ODER ZUSICHERUNG MARKTÜBLICHER QUALITÄT UND EIGNUNG FÜR EINEN
BESTIMMTEN ZWECK ZUR VERFÜGUNG GESTELLT.
7. TEAMSOFT INC. KANN AUF KEINEN FALL VON IHNEN ODER EINEM DRITTEN FÜR
GEWINNEINBUSSEN, VERLUST VON GESCHÄFTSEINNAHMEN, DAS NICHTZUSTANDEKOMMEN VON
GEPLANTEN EINSPARUNGEN ODER ÄHNLICHE FINANZIELLE VERLUSTE ODER FÜR SONSTIGE
INDIREKTE ODER BESONDERE SCHÄDEN ODER FOLGESCHÄDEN HAFTBAR GEMACHT WERDEN.
DIES GILT AUCH IN FÄLLEN, IN DENEN AUF DIESE MÖGLICHKEIT HINGEWIESEN WURDE.
8. Vorliegender Lizenzvertrag hat Gültigk eit, bis er wie anschließend beschrieben gekündigt wird. Der Lizenznehmer
kann den Vertrag mit einer einmonatigen Kündigungsfrist schriftlich kündigen. TEAMSOFT INC. kann den Vertrag
fristlos kündigen, wenn der Lizenznehmer eine oder mehrere in dem Vertrag enthaltene Bestimmungen nicht einhält.
Nach Vertragsende ist die Software umgehend zurückzusenden oder zu v ernichten. Innerhalb eines Monats nach
Kündigung des Vertrages ist an TEAMSOFT INC. eine Bescheinigung einzusenden, aus der hervorgeht, dass der
Lizenznehmer alle nötigen Schritte unternommen und sichergestellt hat, dass die Originalversion sowie alle Kopien
der Software zurückgesendet oder vernichtet wurden.
9. Vorliegender Lizenzvertrag unterliegt den Gesetzen der kanadischen Provinz Quebec.
Durch den Gebrauch der vorliegenden Software erklären Sie sich mit den Bestimmungen des vorstehenden
Lizenzvertrages einverstanden.
ISBN 2-922591-11-5 Legal deposit: Bibliothèque nationale du Québec,March
2003.
Willkommen in TeamAgenda
Vorliegende QuickStart-Anleitung ist eine Einführung in TeamAgenda. Diese
Anleitung ist in folgende drei Abschnitte unterteilt:
Abschnitt 1. TeamAgenda auf einen Blick .........................siehe Seite 3.
Kurze Einführung in die Terminplanung für ein Team.
Abschnitt 2. Was soll installiert werden? ........................ siehe Seite 21.
Schritte für die Installation der Demo- bzw. vollständigen Version und für das
Updaten einer bereits vorhandenen Programmversion.
Abschnitt 3. Schritte für die Installation .........................siehe Seite 31.
Genaue Anleitung für die Installation aller Softwarekomponenten.
1
2
Weitere Informationen
Finden Sie außerdem in folgenden beiden Dokumenten:
TeamAgenda-Anleitung
Die TeamAgenda-Anleitung befindet sich auf der CD-ROM und wird zudem mit
TeamAgenda auf der Festplatte installiert.
In der TeamAgenda-Anleitung finden Sie detaillierte Informationen zu den verschiedenen Programmversionen (Pro, Lite und Web) sowie zur Installation und
Konfiguration des Programms. Außerdem wird Team-Verwaltern die Installation
und Konfiguration eines TeamAgenda-Systems beschrieben.
Zum Auffinden bestimmter
Abschnitte in der Online-Anleitung Übersicht für Hilfe oder
Index aufrufen.
TeamAgenda Online-Bedienungsanleitung
Diese Bedienungsanleitung gibt Online-Hilfe beim Arbeiten mit dem Programm.
Diese Anleitung wird durch Anklicken von ? in der Haupt-Taskleiste aufgerufen.
Hier finden Sie konkrete Erläuterungen und Anweisungen für die Verwendung
der verschiedenen Programmfunktionen und -möglichkeiten.
1. TeamAgenda auf einen Blick
TeamAgenda kann als persönlicher Terminplaner oder zur effizienten Aufgabenverteilung
unter mehreren Benutzern eingesetzt werden. Erstellen Sie zunächst den Aufbau, die
Kategorien und die Signale für Ihre Persönliche Agenda, und bilden Sie anschließend über
den Skalierbarer TeamsAgenda-Server (STS) ein Arbeitsteam.
Mit STS haben Sie Zugriff auf die Agenden Ihrer Kollegen und diese Zugriff auf Ihre
Agenda. Das Adressbuch, der Aufgabenmanager und das Fenster „Verplante Zeit” helfen
Ihnen beim Koordinieren der Terminkalender, beim Delegieren von Aufgaben und Ansetzen von Besprechungen und verschaffen Ihnen Überblick über die verfügbaren Hilfsmittel. So sind alle Teammitglieder stets auf dem Laufenden und können Terminvorschläge
bestätigen oder ablehnen.
TeamAgenda Lite und TeamAgenda Pro
TeamAgenda gibt es in zwei Desktop-Versionen:
TeamAgenda Lite enthält alle Optionen zur Verwaltung Ihres Terminkalenders sowie der
Terminkalender des gesamten Teams. Die Kalenderansichten, Aufgabenliste, das
Adressbuch sowie die „Eigene Liste” helfen bei der Koordinierung Ihrer Arbeitsgruppe.
Da die Palm-Synchronisierung unterstützt wird, können Sie Ihren Terminkalender unterwegs auf dem Palm Organizer mitnehmen..
TeamAgenda Pro bietet zusätzlich folgende Funktionen:
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4
•
•
•
•
•
Mit dem „Aufgabenmanager” und dem Fenster „Verplante Zeit” können Sie
Ihre Arbeit und Projekte planen.
Mit der der Funktion „Arbeitsumgebungen” können Sie bestimmte Fenster für
einen späteren Gebrauch speichern.
Mit der Funktion „Vorlage” können Sie Verpflichtungen und Druckeinstellungen sowie Import- und Export-Einstellungen für einen späteren Gebrauch speichern.
TeamAgenda Pro wird mit TeamAgenda Web-Zugriff geliefert. Folglich können
Pro-Anwender ihren Terminkalender über einen Web-Browser verwalten.
Mit TeamAgenda Pro können zudem die beiden wahlweisen Module
PhoneAgenda und FileMaker Integration verwendet werden.
TeamAgenda Web
TeamAgenda gibt es außerdem als Programmversion für Internet-Zugriff:
Mit TeamAgenda Web haben Sie über einen Web-Browser Zugriff auf TeamAgendaDaten. TeamAgenda Web ist für zwei Arten von Anwendern gedacht:
•
Web-Anwender haben nur über das Internet Zugriff auf TeamAgenda.
•
Pro-Anwender haben entweder über ihre persönliche Agenda oder über das
Internet Zugriff auf TeamAgenda.
Ein Team kann sich aus Pro- und Web-Anwendern zusammensetzen. Dies hängt von den
erworbenen Lizenzen ab.
Mit TeamAgenda Web können Sie außerdem das wahlweise PhoneAgenda-Modul verwenden.
Für weitere Informationen siehe:
TeamAgenda-Anleitung:
Übersicht für Dokument:
TeamAgenda auf einen Blick
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Softwarekomponenten
TeamAgenda wurde für den Einsatz mit Arbeitsgruppen entwickelt und arbeitet mit einer
Client-Server-Architektur mit folgenden drei Komponenten: der TeamAgenda-Software
(Anwender-, Client-Teil), dem Programm skalierbarer TeamAgenda-Server (STS) (Server-Teil) und dem Kontrollfeld TeamNotify. Außerdem sind mehrere weitere Optionen
erhältlich, wie z.B. TeamAgenda Web, PhoneAgenda und FileMaker Pro-Integration.
•
TeamAgenda erstellt das Dokument Persönliche Agenda, in welchem alle persönlichen Daten gespeichert werden. (Web-Anwender benötigen nicht das
TeamAgenda-Programm.)
•
STS erlaubt die Einsicht in andere Agenden und das Arbeiten mit einem Team.
Der Server erstellt ein Team-Dokument, in welchem eine Kopie von allen Terminkalendern und Kontakten sowie allen Ressourcen, Gemeinsamen Agenden
und Kategorien, Gruppen und Feiertagen gespeichert wird. Über STS werden
Besprechungen mit anderen Team-Mitgliedern angesetzt. Die TeamAgendaDaten werden in einer MySQL-, PostSQL-, oder Oracle-Datenbank gespeichert
und können mit Hilfe von ODBC- und JDBC (Open/Java Database Connectivity)-Protokollen extern angezeigt und verändert werden. Benutzer- und Kontaktinfromationen werden auf einem Verzeichnis-Server gespeichert und können
mit dem Verzeichnisdienst LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)
extern importiert bzw. exportiert werden.
•
Das Kontrollfeld TeamNotify löst die eingestellten Signale aus, auch wenn Sie
sich gerade nicht im Programm befinden. Außerdem werden Sie durch Benachrichtigungen über Änderungen, die andere Benutzer an Ihrer Agenda vorgenommen haben, informiert.
Folgende Optionen sind nur mit TeamAgenda Pro verfügbar:
•
Verfügt Ihr Unternehmen über ein Website oder Intranet, haben Sie mit TeamAgenda Web von einem Web-Browser Zugriff auf Ihren Terminkalender. Außerdem können Sie Personen, die nicht Teammitglieder sind, Einsicht in Ihre
Agenda gewähren.
TeamAgenda Web kann einzeln – nur für Web-Zugriff – erworben werden oder
als in TeamAgenda Pro enthaltende Programmergänzung.
•
PhoneAgenda ist eine spezielle Version von TeamAgenda Web, mit der Sie über
ein WAP-Handy Verbindung mit dem Programm aufnehmen können.
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Arbeiten mit TeamAgenda
Mit TeamAgenda können Sie Ihren eigenen Terminkalender führen und – nach dem Beitritt zu einem Team – mit den anderen Teammitgliedern abstimmen.
Beim Beitritt zu einem Team werden alle Teamfunktionen, wie Einsichtnahme in andere
Agenden, Ansetzen von Besprechungen, Benutzung gemeinsamer Agenden, Kategorien,
Vorlagen, Gruppen und Kontakte und Überblick über allgemeine Feiertage, verfügbar.
Solange Sie mit dem Team verbunden sind, wird in der Team-Datenbank der neueste
Stand Ihrer Agenda aufbewahrt. Wenn Sie nach einer Abwesenheitszeit erneut den Kontakt zu Ihrem Team aufnehmen, erfolgt ein automatischer Abgleich Ihrer persönlichen
Agenda mit dem Team-Dokument.
Ein TeamAgenda-System besteht jeweils aus mehreren TeamAgenda-Benutzern, gegebenenfalls einigen gemeinsamen Kalendern und gemeinsamen Agenden sowie externen
Kontakten.
TeamAgenda-Benutzer
Für weitere Informationen siehe:
TeamAgenda-Anleitung:
Softwarekomponenten
Alle TeamAgenda-Benutzer haben Zugriff auf verschiedene Programmfunktionen, die
ihnen erlauben, ihre eigene Arbeit zu planen sowie Aktivitäten mit anderen Benutzern
abzustimmen. Zu diesen Programmfunktionen zählen u.a. der TeamAgenda-Kalender, die
Aufgabenliste sowie das Adressbuch.
Ihr Kalender
Die Agenda kann im Tages-, Wochen- oder Monatsformat dargestellt werden. Üblicherweise wird der Wochenüberblick angezeigt und kann dann auf fünf Wochen erweitert werden, damit der ganze Monat sichtbar oder kann - aus Platzgründen - auf einen
Monatskalender verkleinert werden. Über die Eingabefenster werden die Verpflichtungen
in den Kalender eingetragen.
Einträge ohne Datum oder Uhrzeit erscheinen als zeitlich nicht festgelegte Einträge unten
im Wochen- oder Monatsüberblick.
Für weitere Informationen siehe:
Online-Bedienungsanleitung:
Benutzung der Persönlichen
Agenda
Ihre Aufgabenliste
Diese Liste enthält alle „zu erledigenden” Aufgaben, d.h. alle Verpflichtungen mit oder
ohne Zeitangabe. Wie allen übrigen Verpflichtungen kann auch diesen Aufgaben eine
Priorität (1-5) zugeordnet werden. Standardmäßig werden in der Aufgabenliste nur unabgeschlossene Verpflichtungen aufgeführt. Sie
können jedoch durch Ankreuzen der
gewünschten Wahl alle „zu erledigenden”,
alle unabgeschlossenen oder alle abgeschlossenen Verpflichtungen anzeigen lassen.
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Ihr Adressbuch
Alle Teammitglieder werden automatisch im TeamAgenda-Adressbuch aufgeführt. So
sehen Sie beim Ansetzen gemeinsamer Besprechungen auf einen Blick, wer zu Ihrem
Team gehört. Benutzer, die an der Besprechung teilnehmen sollen, brauchen dann nur
noch mit der Maus vom Adressbuch in die Agenda verschoben zu werden.
Das Adressbuch enthält außerdem Firmenadressen, Ressourcen, wie z.B. Konferenzräume
und technische Hilfsmittel, sowie Gemeinsame Agenden für u.a. die Urlaubsplanung und
die Veranstaltung von Fortbildungsseminaren.
Der Allgemeine Katalog enthält Angaben zu allen Teammitgliedern, Arbeitsgruppen, Ressourcen, gemeinsamen Agenden sowie gemeinsamen Kontakten.
Der Persönliche Katalog enthält Angaben zu allen von Ihnen erstellten Kontakten sowie
zu allen Team-Benutzern, Arbeitsgruppen, gemeinsamen Agenden und gemeinsamen
Kontakten, die Sie in Ihre persönliche Liste eingegeben haben.
Gemeinsame und Private Gruppen
Sie können Benutzergruppen anlegen und mit einem Namen versehen. Bei Auswahl der
Gruppe werden dann alle Mitglieder ausgewählt. Auf diese Weise können Sie in einem
Arbeitsgang mehrere Benutzer oder Ressourcen auswählen.
Jeder Benutzer kann in seiner Persönlichen Agenda Private Gruppen anlegen. Gemeinsame Gruppen können nur vom Team-Verwalter oder Personen mit entsprechender
Berechtigung angelegt werden.
Ressourcen und Gemeinsame Agenden
Ein Team kann zudem Kalender für die Verwaltung von Firmenressourcen sowie gemeinsame Agenden für bestimmte Aktivitäten enthalten.
Ressourcen
Ressourcen dienen zur Verwaltung von Konferenzräumen, Firmenfahrzeugen, Vorführgeräten, Großbildschirmen und sonstigen Hilfsmitteln, welche ausgeliehen werden können
und über deren Verbleib Buch geführt werden muss. Ressourcen können in unbeschränkter Anzahl angelegt werden. Mit entsprechenden Zugriffsrechten kann festgelegt werden,
dass Konferenzräume oder Arbeitsmittel im Voraus reserviert werden müssen, und die
Reservierung von der zuständigen Person bestätigt werden muss.
Für weitere Informationen siehe:
Online-Bedienungsanleitung:
Koordination des Büros:
Arbeiten mit einem Team
Gemeinsame Agenden
Gemeinsame Agenden werden für die Urlaubsplanung, das Festlegen von Mittagspausen,
die Verwaltung des Fuhrparks und die Veranstaltung von Fortbildungskursen verwendet.
Der einzige Unterschied zwischen Gemeinsamen Agenden und Ressourcen besteht darin,
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dass vor einer synchronisierten Verpflichtung der Name der Person, welche sie erstellt hat,
erscheint.
Externe Kontakte
In das Adressbuch können ebenfalls die Adresse, Telefonnummer, Email-Adresse oder
sonstige Angaben zu Personen, die nicht Team-Teilnehmer sind, wie z.B. Kollegen, die in
anderen Abteilungen arbeiten, oder firmenexterne Kontakte eingegeben werden. Diese
Angaben können allen Teammitgliedern zugänglich gemacht werden oder ausschließlich
Ihnen vorbehalten bleiben. TeamAgenda verschickt automatisch an alle Personen mit
einer Email-Adresse direkt aus Ihrer Agenda eine Einladung. Anschließend erscheint
deren Zu- bzw. Absage in Ihrer Agenda.
In den Kalendern und Aufgabenlisten können zahlreiche Einträge vorgenommen werden.
Verpflichtungen werden entweder von Ihnen selbst – mit oder ohne Zeitangabe – in Ihre
Agenda eingegeben oder Ihnen von Mitarbeitern delegiert. Verpflichtungen können miteinander verknüpft oder – im Falle einer gemeinsamen Besprechung – synchronisiert werden.
Außerdem können öffentliche Ereignisse sowie Abwesenheitszeiten und nicht arbeitsfreie
Feiertage in die Agenda eingegeben werden.
Möglichkeiten von TeamAgenda
Jede Verpflichtung kann einer Kategorie zugeordnet werden. Kategorien sind z.B. Zielvorgaben, Projekte, Kunden, Aufgaben, Abteilungen oder sonstige von Ihnen festgelegte
Kriterien.
Für weitere Informationen siehe:
Online-Bedienungsanleitung:
Benutzung der Persönlichen Agenda:
Verpflichtungen und Kategorien
Verpflichtungen
Verpflichtungen werden in den Kalender oder die Aufgabenliste eingetragen. Die meisten
Verpflichtungen erscheinen im Kalender. Hierzu zählen zeitlich festgelegte Einträge mit
Datum und Uhrzeit sowie zeitlich nicht festgelegte Einträge mit einem Datum, aber ohne
Uhrzeit. Außerdem können zu erledigende Aufgaben eingegeben werden, die in der Aufgabenliste, jedoch nicht im Kalender erscheinen.
Alle Verpflichtungen sind mindestens einem Benutzer zugeordnet, entweder Ihnen oder
einem anderen Teammitglied. Im Falle einer Zusammenkunft können dies auch mehrere
Benutzer sein. Außerdem können an Zusammenkünften oder Ereignissen auch externe
Kontakte teilnehmen.
Es gibt drei Arten von Verpflichtungen:
•
Zeitlich festgelegte Verpflichtungen
Zeitlich festgelegte Verpflichtungen sind z.B. Termine oder Besprechungen. In
TeamAgenda sind zur Eingabe dieser Verpflichtungen die entsprechenden Zeiträume vorgesehen.
•
Zeitlich nicht festgelegte Verpflichtungen
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Manche Verpflichtungen, wie z.B. manche Aufgaben oder Anrufe, müssen an
einem bestimmten Tag, aber nicht zu einer bestimmten Uhrzeit erledigt werden.
Hierfür ist in TeamAgenda im Tages- oder Wochenüberblick ein entsprechendes
Feld vorgesehen, in dem Einträge ohne Zeitangabe aufgeführt werden. Falls Sie
dies wünschen, können diese Einträge beim Öffnen der Agenda automatisch auf
den aktuellen Tag übertragen werden.
•
„Zu erledigende” Aufgaben
Verpflichtungen ohne Datums- oder Zeitangabe können in die Aufgabenliste
eingetragen werden. Wenn Sie anschließend einen bestimmten Zeitpunkt festlegen wollen, brauchen Sie die Verpflichtung nur mit der Maus an die entsprechende Stelle in der Agenda zu ziehen. Umgekehrt ist es möglich, eine zeitliche
Festlegung aufzuheben, indem der Eintrag mit der Maus vom Kalender in die
Aufgabenliste verschoben wird.
Setzen von Prioritäten
Jeder Verpflichtung kann eine Priorität zwischen 1 und 5 zugeordnet werden. Prioritäten
werden u.a. in der „Aufgabenliste”, dem „Aufgabenmanager”, der „Eigenen Liste” und
dem Feld „Ohne Zeitangabe” im Tages-, Wochen- und Monatskalender angezeigt.
Kategorien
Auf diese Weise ist es einfacher, die erledigte Arbeit im Verhältnis zum gesteckten Ziel zu
beurteilen. Alle Bildschirmanzeigen können nach Kategorien unterteilt werden, um Ihnen
einen schnellen Überblick über bereits erledigte Arbeiten, die jeweils benötigte Zeit und
die bereits erreichten Ziele zu verschaffen.
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Ereignisse, Abwesenheitszeit-Markierungen, Feiertage
Öffentliche Ereignisse
Öffentliche Ereignisse, wie z.B. Messen oder Konferenzen, können in Ihrer Agenda angezeigt werden, ohne dass Sie daran teilnehmen müssen. Öffentliche Ereignisse unterliegen
keiner zeitlichen Beschränkung und müssen nicht wahrgenommen werden. Bei zeitlichen
Überschneidungen mit Verpflichtungen wird keine Warnmeldung erzeugt, da der von den
Ereignissen in Anspruch genommene Zeitraum als verfügbar gilt. Ereignisse, die an mehreren aufeinander folgenden Tagen stattfinden, können unter „Zu erledigen” eingegeben
werden und erscheinen dann als Banner unter „Ohne Zeitangabe”.
Abwesenheitszeit-Markierungen
Diese Markierungen dienen dazu, Ihren Kollegen mitzuteilen, wann Sie auf Geschäftsreise oder aus anderen Gründen nicht in der Firma sind. Abwesenheitszeit-Markierungen
können von Ihnen jedoch auch für bestimmte Zwecke verwendet werden. Abwesenheitszeiten können sich auf bestimmte Tageszeiten beschränken oder über mehrere Tage
erstrecken.
Feiertage und Team-Ereignisse
Feiertage und Team-Ereignisse erscheinen im Hintergrund und lösen bei Überschneidungen mit individuellen Verpflichtungen keine Warnung aus. Für das Anlegen oder Abän-
dern von Feiertagen und Team-Ereignissen ist eine Berechtigung des Team-Verwalters
erforderlich.
Ansetzen von Besprechungen
Mit TeamAgenda können u.a. Besprechungen und Termine angesetzt und gemeinsame
Geschäftsreisen und Telefonkonferenzen geplant werden. Nach Anlegen einer gemeinsamen Verpflichtung erfahren automatisch alle Teilnehmer von anschließend vorgenommenen Änderungen. Aktueller Status und Teilnehmer können jederzeit abgefragt werden.
Für weitere Informationen siehe:
Online-Bedienungsanleitung:
Koordination des Büros:
Ansetzen von Besprechungen
Ansetzen einer Besprechung
Für das Ansetzen einer Besprechung gibt es mehrere Möglichkeiten:
•
Sie können die Agenden der hiervon betroffenen Personen und Ressourcen aufrufen und synchronisieren. Auf diese Weise sehen Sie, wann die Teilnehmer Zeit
haben. Wird die Besprechung in eine synchronisierte Agenda eingegeben,
erscheint sie automatisch in allen anderen Agenden.
•
Ist Ihnen die Uhrzeit bereits bekannt, können Sie die Besprechung in Ihre
Agenda eintragen. Anschließend geben Sie im Eingabefenster über die Schaltfläche „Teilnehmer...” die anderen Teilnehmer ein.
•
Sie können das Programm nach einem verfügbaren Termin suchen lassen.
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Benachrichtigungen
An alle Teilnehmer wird bei Ansetzen einer Besprechung umgehend eine Benachrichtigung geschickt.
Befinden Sie sich nicht im Programm, und es wird eine Änderung vorgenommen, werden
von Sie von TeamNotify benachrichtigt. Daraufhin können Sie die Änderung akzeptieren,
ablehnen oder zur Kenntnis nehmen. Die Intervalle für die Benachrichtigungen können
Sie festlegen.
Wenn Sie sich im Programm befinden, werden Ihnen alle von Ihren Mitarbeitern vorgenommenen Änderungen stets sofort gemeldet, wenn dies in den Einstellungen so festgelegt wurde.
Für Verpflichtungen und Aufgaben, welche in die Agenda eingetragen wurden, stehen
zahlreiche Funktionen zur Verfügung.
Der Aufgabenmanager zeigt für Sie oder auch für andere Teammitglieder Verpflichtungen
– unterteilt nach Kategorie – an und gewährleistet eine sinnvolle Zeit- und Arbeitsaufteilung. Gehören alle Aufgaben eines Projektes der gleichen Kategorie an, können Sie auf
einen Blick sehen, wer was wann erledigt und welche Fortschritte das Projekt macht.
Außerdem können Sie Verpflichtungen von einem Projekt zu einem anderen oder von
einer Kategorie zu einer anderen oder von einem Mitarbeiter zu einem anderen verschieben.
Arbeitsplanung und -einteilung
In dem Fenster „Verplante Zeit” erscheint der für die unterschiedlichen Projekte pro Mitarbeiter vorgesehene Zeitaufwand. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Projekte die
meiste Zeit in Anspruch nehmen. Für eine sinnvollere Arbeitsaufteilung können Verpflichtungen von einem Mitarbeiter auf einen anderen übertragen werden.
Für weitere Informationen siehe:
Online-Bedienungsanleitung:
Benutzung der Persönlichen
Agenda:
Arbeitsplanung und -einteilung
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21
2. Was soll installiert werden?
Für die Installation von STS (skalierbarer TeamAgenda-Server) siehe Bitte lesenDatei im Installationspaket.
Die Web-Komponente ist in der STS-Installation eingeschlossen und wird in vorliegendem Dokument nicht beschrieben.
Installation einer Demo-Version von TeamAgenda Lite oder Pro:
•
Für die Installation einer Demo-Version von TeamAgenda Pro oder Lite,
siehe Seite 23.
Installation einer vollständigen Version von T eamAgenda Lite oder
Pro:
•
Für die Installation einer vollständigen Version von TeamAgenda Lite,
siehe Seite 24.
•
Für die Installation einer vollständigen Version von TeamAgenda Pro,
siehe Seite 25.
Für weitere Informationen
siehe:
TeamAgenda-Anleitung
Installation des
TeamAgenda-Systems
Updaten einer Vorgängerversion von TeamAgenda:
•
Für das Updaten von TeamAgenda 3.1 oder einer Vorgängerversion,
siehe Seite 26.
•
Für das Updaten von TeamAgenda 4.0 oder einer Nachfolgeversion,
siehe Seite 28.
22
Installation einer Demo-Version von TeamAgenda Pro
oder Lite
Team-Verwalter:
Ein Benutzer muss die Rolle des Team-Verwalters übernehmen. Diese Person ist zuständig für die Installation und Konfiguration der TeamAgendaArbeitsumgebung. Der Team-Verwalter installiert entweder selbst TeamAgenda auf den Computern aller Benutzer oder bittet die Benutzer, das Programm auf ihrem Computer zu installieren.
Installation von TeamAgenda:
Anmerkung:
Benutzer, die nur mit TeamAgenda Web arbeiten, brauchen
nicht TeamAgenda auf ihrem
Computer zu installieren, da sie
über den Internet-Browser
Zugriff auf ihre Agenda haben.
1.
Für die Installation von STS siehe Bitt lesen-Datei im Installationspaket.
2.
Installation von TeamAgenda auf den Computern von allen Benutzern, die
TeamAgenda ausprobieren möchten: siehe Seite 32.
Wahlweise Schritte:
Alle sonstigen Softwarekomponenten installieren, die Sie ausprobieren möchten.
1.
TeamAgenda Palm-Conduits: siehe Seite 34.
23
Installation einer vollständigen Version von TeamAgenda Lite
Team-Verwalter:
Ein Benutzer muss die Rolle des Team-Verwalters übernehmen. Diese Person ist zuständig für die Installation und Konfiguration der TeamAgendaArbeitsumgebung. Der Team-Verwalter installiert entweder selbst TeamAgenda auf den Computern aller Benutzer oder bittet die Benutzer, das Programm auf ihrem Computer zu installieren.
Installation von TeamAgenda Lite:
1.
Für die Installation von STS siehe Bitt lesen-Datei im Installationspaket.
2.
Installation von TeamAgenda auf den Computern von allen Benutzern, die
TeamAgenda ausprobieren möchten: siehe Seite 32.
Wahlweise Schritte:
Alle sonstigen Softwarekomponenten installieren, die Sie ausprobieren möchten.
1.
TeamAgenda Palm-Conduits: siehe Seite 34.
24
25
Installation einer vollständigen Version von TeamAgenda Pro
Team-Verwalter:
Wenn Sie alleine arbeiten, brauchen Sie nicht unbedingt TA- Server. TA-Server bietet
Ihnen jedoch Zugriff auf leistungsfähige Funktionen, wie z.B. Agenden für mehrere
Ressourcchen. Der Team-Verwalter installiert entweder selbst TeamAgenda auf den
Computern aller Benutzer oder bittet die Benutzer, das Programm auf ihrem Computer zu installieren.
Installation von TeamAgenda Pro:
1.
Für die Installation von STS siehe Bitt lesen-Datei im Installationspaket.
2.
Installation von TeamAgenda auf den Computern von allen Benutzern, die
TeamAgenda ausprobieren möchten: siehe Seite 32.
Wahlweise Schritte:
Alle sonstigen Softwarekomponenten installieren, die Sie ausprobieren möchten.
1. TeamAgenda Palm-Conduits: siehe Seite 34.
26
Updaten von TeamAgenda 3.1 oder Vorgängerversion
TeamAgenda Web:
Für einen Web-Zugriff der Benutzer auf TeamAgenda braucht jetzt nicht mehr extra
die Web-Komponente installiert zu werden, denn diese ist in der Installation des skalierbaren TeamAgenda-Servers (STS) inbegriffen. Das Gleiche gilt, wenn früher mit
der Internet-Erweiterung gearbeitet wurde.
Team-Verwalter:
Wenn Sie alleine arbeiten, brauchen Sie nicht unbedingt TA- Server. TA-Server bietet
Ihnen jedoch Zugriff auf leistungsfähige Funktionen, wie z.B. Agenden für mehrere
Ressourcchen. Der Team-Verwalter installiert entweder selbst TeamAgenda auf den
Computern aller Benutzer oder bittet die Benutzer, das Programm auf ihrem Computer zu installieren.
Anmerkung:
Für die Installation von STS
siehe Bitt lesen-Datei im
Installationspaket.
(F ortsetzung auf der nächsten Seite)
Anmerkung:
Wird von einer Vorgängerversion auf
TeamAgenda 4 upgedatet, werden die
vorhandenen Softwarekomponenten
nicht ersetzt. Die Softwarekomponenten von Version 4 werden in
einem neuen Verzeichnis (Teamsoft)
installiert. Ausgetauscht wird nur das
TeamNotify-Module.
Installation vonTeamAgenda:
1.
Sicherheitskopie von vorhandenen Datendateien erstellen: siehe Seite 37..
2.
Aufrüsten von TeamAgenda:siehe Installation von TeamAgenda, siehe Seite
32..
3.
TeamAgenda Palm-Conduits: siehe Seite 34.
27
Updaten von TeamAgenda 4.0 oder Nachfolgeversion
Wenn Sie TeamAgenda Version 4 oder eine Nachfolgeversion updaten, werden die
Softwarekomponenten im Teamsoft-Verzeichnis durch die neuen Komponenten
ersetzt.
TeamAgenda Web:
Für einen Web-Zugriff der Benutzer auf TeamAgenda braucht jetzt nicht mehr extra
die Web-Komponente installiert zu werden, denn diese ist in der Installation des skalierbaren TeamAgenda-Servers (STS) inbegriffen. Das Gleiche gilt, wenn früher mit
der Internet-Erweiterung gearbeitet wurde.
Team-Verwalter:
Wenn Sie alleine arbeiten, brauchen Sie nicht unbedingt TA- Server. TA-Server bietet
Ihnen jedoch Zugriff auf leistungsfähige Funktionen, wie z.B. Agenden für mehrere
Ressourcchen. Der Team-Verwalter installiert entweder selbst TeamAgenda auf den
Computern aller Benutzer oder bittet die Benutzer, das Programm auf ihrem Computer zu installieren.
28
TA Installation:
Anmerkung:
Für die Installation von STS siehe Bitt
lesen-Datei im Installationspaket.
1.
Sicherheitskopie von vorhandenen Datendateien erstellen: siehe Seite 37..
2.
Aufrüsten von TeamAgenda:siehe Installation von TeamAgenda, siehe Seite
32..
3.
TeamAgenda Palm-Conduits: page 34
29
30
31
3. Schritte für die Installation
1. Installation von TeamAgenda............................................................... Seite 32
2. Installation von Palm-Conduits............................................................ Seite 34
3. Installation von TeamRepair ................................................................ Seite 35
4. Installation von TeamAgenda-Anleitung .......................................... ...Seite 36
5. Sichern der vorhandenen TeamAgenda-Datendateien .........................Seite 37
Anmerkung:
Für die Wahl der richtigen Schritte
siehe Abschnitt 2. Was soll installiert werden? Seite 21.
32
Schritt 1
Installation von TeamAgenda
1.
Installationsprogramm aufrufen:
TeamAgenda Setup.exe unter Windows bzw.
TeamAgenda Installer unter Macintosh.
2.
3.
Wir empfehlen, das Programm in dem standardmäßigen Verzeichnis zu
installieren.
Anmerkung:
Bei einer manuellen Installation
können mehrere TeamAgendaKomponenten gleichzeitig installiert werden.
Software-Lizenzvereinbarung und „Bitte lesen“ durchlesen.
Standardmäßiges Verzeichnis bestätigen, oder anderes Verzeichnis wählen.
4.
Standard-Setup (Windows) bzw. Teilweise Installation (Macintosh)
bzw.
Benutzerdefiniertes Setup bzw. Manuelle Installation wählen,
und anschließend auf Weiter bzw. Fortfahren klicken.
• Bei Wahl von Standard- oder teilweiser Installation werden Sie gefragt, ob
Sie die Dateien für den Palm-Abgleich oder die FileMaker-Integration
installieren möchten.
(Fortsetzung auf nächster Seite)
5.
Demo-Version bzw. Vollständige Version wählen.
• Bei Installation einer vollständigen Version muss der Installationskode
eingegeben werden.
TeamAgenda wird in dem unter Schritt 3 gewählten Verzeichnis installiert.
33
34
Schritt 2
Installation der Conduits für den Palm-Abgleich
Anmerkung:
1.
Installationsprogramm aufrufen:
2.
TeamAgenda Setup.exe unter Windows bzw.
TeamAgenda Installer unter Macintosh.
Software-Lizenzvereinbarung und „Bitte lesen“ durchlesen.
3.
Standardmäßiges Verzeichnis bestätigen, oder anderes Verzeichnis wählen.
Wir empfehlen, das Programm in dem standardmäßigen Verzeichnis zu
installieren.
4.
Benutzerdefiniertes Setup bzw. Manuelle Installation wählen und
Bei einer manuellen Installation können mehrere TeamAgenda-Komponenten gleichzeitig installiert werden.
TeamAgenda Palm-Conduits auswählen,
und auf Weiter bzw. Fortfahren klicken.
5.
Palm-Conduits, die installiert werden sollen, auswählen.
Die TeamAgenda Palm-Conduits werden im Conduits-Verzeichnis im Palm
Desktop-Verzeichnis installiert.
Auf dem Mac OS X müssen die Palm-Conduits von Teamsoft/Palm Conduits in das zutreffende Palm-Verzeichnis verschoben werden.
Schritt 3
Installation von TeamRepair
1.
TeamAgenda Setup.exe unter Windows bzw.
TeamAgenda Installer unter Macintosh.
Anmerkung:
Bei einer manuellen Installation können mehrere TeamAgenda-Komponenten gleichzeitig installiert werden.
Installationsprogramm aufrufen:
2.
3.
Software-Lizenzvereinbarung und „Bitte lesen“ durchlesen.
Standardmäßiges Verzeichnis bestätigen, oder anderes Verzeichnis wählen.
Wir empfehlen, das Programm in dem standardmäßigen Verzeichnis zu
installieren.
4.
Benutzerdefiniertes Setup bzw. Manuelle Installation wählen und
TeamRepair ankreuzen,
und anschließend auf Weiter bzw. Fortfahren klicken.
Unter Windows wird TeamRepair in dem Verzeichnis TeamRepair in dem in
Schritt 3 gewählten Teamsoft-Verzeichnis installiert.
Auf dem Macintosh wird TeamRepair in dem Verzeichnis TeamAgenda in
dem in Schritt 3 gewählten Teamsoft-Verzeichnis installiert.
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Schritt 4
Installation der TeamAgenda-Anleitung
1.
Installationsprogramm aufrufen:
TeamAgenda Setup.exe unter Windows bzw.
TeamAgenda Installer unter Macintosh.
Anmerkung:
Bei einer manuellen Installation
können mehrere TeamAgendaKomponenten gleichzeitig installiert werden.
2.
3.
Software-Lizenzvereinbarung und „Bitte lesen“ durchlesen.
Standardmäßiges Verzeichnis bestätigen, oder anderes Verzeichnis wählen.
Wir empfehlen, das Programm in dem standardmäßigen Verzeichnis zu
installieren.
4.
Benutzerdefiniertes Setup bzw. Manuelle Installation wählen und
TeamAgenda-Anleitung ankreuzen,
und anschließend auf Weiter bzw. Fortfahren klicken.
Die TeamAgenda-Anleitung wird in dem entsprechenden Verzeichnis in dem
in Schritt 3 gewählten Teamsoft-Verzeichnis installiert.
Schritt 5
Sichern der vorhandenen TeamAgenda-Datendateien
Beim Updaten einer älteren Version werden die vorhandene Datenbank (.tdb) sowie
die persönlichen Agenda-Dateien (.ta) automatisch konvertiert. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie jedoch stets wie folgt vorgehen:
Aus Sicherheitsgründen vor dem Updaten stets folgende Schritte durchführen:
Anmerkung:
1.
Programm verlassen.
2.
Vor Konvertierung Sicherheitskopie von vorhandener TeamAgenda-Datendateierstellen.
Eine Liste der Standard-Verzeichnisse
für die TA-Server und TeamAgenda
Versionen 2.5 bis 4 unter Windows
und Macintosh finden Sie in der
TeamAgenda Anleitung:
Deinstallieren des
TeamAgenda-Systems:
Manuelle Deinstallation.
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