TeamAgenda QuickStart

© 1995-2003 by Teamsoft Inc. and its licensors. All rights reserved.

50 Queen Street, Suite 304,

Montreal, Québec, Canada H3C 2N5

ENDNUTZERVERTRAG

ZUR BEACHTUNG: HIERBEI HANDELT ES SICH UM EINEN VERTRAG ZWISCHEN IHNEN UND

TEAMSOFT INC. VOR DEM INSTALLIEREN DER SOFTWARE SORGFÄLTIG DURCHLESEN.

DURCH INSTALLATION DER SOFTWARE AKZEPTIEREN SIE DIE BESTIMMUNGEN DES

VORLIEGENDEN LIZENZVERTRAGES. SOLLTEN SIE MIT DEN BESTIMMUNGEN DES VORLIEGENDEN

LIZENZVERTRAGES NICHT EINVERSTANDEN SEIN, NICHT AKZEPTIEREN UND DAS PROGRAMM

NICHT INSTALLIEREN. SOFTWARE MIT ALLEM ZUBEHÖR (EINSCHLIESSLICH VERPACKUNG UND

SONSTIGEM ZUGEHÖRIGEN INHALT) INNERHALB VON 10 TAGEN AN TEAMSOFT INC. EINSENDEN.

"Zu der Software gehören TeamAgenda, der skalierbare TeamAgenda Server, TeamAgenda Web, PhoneAgenda, die

TeamAgenda-Module für den Palm-Abgleich und die FileMaker-Integration, alle Computerprogramme und

Begleitmaterial, wie z.B. Bedienungsanleitungen so wie alle zukünftigen überarbeiteten oder aktualisierten

Programme und Materialien, die TEAMSOFT INC Ihnen zur Verfügung stellt.

1. TEAMSOFT INC. erteilt Ihnen, dem Lizenznehmer, eine nicht übertragbare und nicht ausschließliche Lizenz zum

Gebrauch der Software auf Ihrem Computer für Ihren eigenen internen Gebrauch in dem Land, in dem Sie die

Software erworben haben. Für den Gebrauch der Software auf weiteren Rechnern ist eine gesonderte Lizenz erforderlich. Hiervon ausgenommen ist der v orübergehende Gebrauch auf einem anderen Rechner, wenn der

Computer, für den die Lizenz erworben wurde, nicht funktioniert.

2. Von der für den Gebrauch auf Ihrem Computer zugelassenen Software dürfen Sicherheitsk opien für

Archivierungszwecke angefertigt werden. Es dürfen aber jeweils nur zwei Kopien bestehen, die nur für den vorliegend beschriebenen Gebrauch bestimmt sein dürfen. Über die Nummerierung und den Aufbewahrungsort dieser Kopien ist Buch zu führen. Alle Kopien sind gut sichtbar mit einem Cop yright-Hinweis zu versehen, wie z.B.

„Copyright © 1995-2003 by TEAMSOFT INC. Vorliegende Software befindet sich im Besitz von TEAMSOFT

INC." oder einem ähnlichen von TEAMSOFT INC. festgelegten Vermerk.

3. Die Software darf in k einer Form Dritten zur Verfügung gestellt werden (außer Ihren Angestellten oder sonstigen

Personen, die direkt mit dem lizenzierten Gebrauch der Software zu tun haben). Vorliegender Lizenzvertrag darf nicht ohne eine vorherige schriftliche Genehmigung durch TEAMSOFT INC. an einen Dritten übertragen oder eine

Unterlizenz für die Software oder die vorliegend enthaltene Lizenz an einen Dritten übertragen, v erpachtet, exportiert oder abgetreten werden. Außerdem darf die Software nicht zurückentwickelt, dekompiliert oder entassembliert werden.

4. Die Software darf verändert oder in andere Programme eingeb unden werden, bei Ablauf des v orliegenden

Lizenzvertrages muss die Software jedoch aus der veränderten Software oder dem veränderten Programm entfernt und so vorgeg angen werden, als ob eine Genehmigung für die Veränderung der Software nie erteilt worden sei. In der veränderten Softw are oder den veränderten Programmen enthaltene Teile der Software unterliegen weiterhin den

Bestimmungen des vorliegenden Lizenzvertrages.

5. Die Software ist Eigentum v on TEAMSOFT INC., und Sie erwerben kein Anrecht oder Eigentumsrecht für die

Software. Alle K opien der Software sind Eigentum von TEAMSOFT INC.

6. DIE SOFTWARE WIRD ALS SOLCHE OHNE GARANTIE ODER VEREINBARUNG IRGENDWELCHER

ART, EINSCHLIESSLICH, JEDOCH NICHT AUSSCHLIESSLICH DER STILLSCHWEIGENDEN

GEWÄRHLEISTUNG ODER ZUSICHERUNG MARKTÜBLICHER QUALITÄT UND EIGNUNG FÜR EINEN

BESTIMMTEN ZWECK ZUR VERFÜGUNG GESTELLT.

7. TEAMSOFT INC. KANN AUF KEINEN FALL VON IHNEN ODER EINEM DRITTEN FÜR

GEWINNEINBUSSEN, VERLUST VON GESCHÄFTSEINNAHMEN, DAS NICHTZUSTANDEKOMMEN VON

GEPLANTEN EINSPARUNGEN ODER ÄHNLICHE FINANZIELLE VERLUSTE ODER FÜR SONSTIGE

INDIREKTE ODER BESONDERE SCHÄDEN ODER FOLGESCHÄDEN HAFTBAR GEMACHT WERDEN.

DIES GILT AUCH IN FÄLLEN, IN DENEN AUF DIESE MÖGLICHKEIT HINGEWIESEN WURDE.

8. Vorliegender Lizenzvertrag hat Gültigk eit, bis er wie anschließend beschrieben gekündigt wird. Der Lizenznehmer kann den Vertrag mit einer einmonatigen Kündigungsfrist schriftlich kündigen. TEAMSOFT INC. kann den Vertrag fristlos kündigen, wenn der Lizenznehmer eine oder mehrere in dem Vertrag enthaltene Bestimmungen nicht einhält.

Nach Vertragsende ist die Software umgehend zurückzusenden oder zu v ernichten. Innerhalb eines Monats nach

Kündigung des Vertrages ist an TEAMSOFT INC. eine Bescheinigung einzusenden, aus der hervorgeht, dass der

Lizenznehmer alle nötigen Schritte unternommen und sichergestellt hat, dass die Originalversion sowie alle K opien der Software zurückgesendet oder vernichtet wurden.

9. Vorliegender Lizenzvertrag unterliegt den Gesetzen der kanadischen Provinz Quebec.

Durch den Gebrauch der vorliegenden Software erklären Sie sich mit den Bestimmungen des vorstehenden

Lizenzvertrages einverstanden.

ISBN 2-922591-11-5 Legal deposit: Bibliothèque nationale du Québec,March

2003.

Willkommen in TeamAgenda

Vorliegende QuickStart-Anleitung ist eine Einführung in TeamAgenda. Diese

Anleitung ist in folgende drei Abschnitte unterteilt:

Abschnitt 1. TeamAgenda auf einen Blick .........................siehe Seite 3.

Kurze Einführung in die Terminplanung für ein Team.

Abschnitt 2. Was soll installiert werden?

........................ siehe Seite 21.

Schritte für die Installation der Demo- bzw. vollständigen Version und für das

Updaten einer bereits vorhandenen Programmversion.

Abschnitt 3. Schritte für die Installation .........................siehe Seite 31.

Genaue Anleitung für die Installation aller Softwarekomponenten.

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Weitere Informationen

Zum Auffinden bestimmter

Abschnitte in der Online-Anleitung Übersicht für Hilfe oder

Index aufrufen.

Finden Sie außerdem in folgenden beiden Dokumenten:

TeamAgenda-Anleitung

Die TeamAgenda-Anleitung befindet sich auf der CD-ROM und wird zudem mit

TeamAgenda auf der Festplatte installiert.

In der TeamAgenda-Anleitung finden Sie detaillierte Informationen zu den verschiedenen Programmversionen (Pro, Lite und Web) sowie zur Installation und

Konfiguration des Programms. Außerdem wird Team-Verwaltern die Installation und Konfiguration eines TeamAgenda-Systems beschrieben.

TeamAgenda Online-Bedienungsanleitung

Diese Bedienungsanleitung gibt Online-Hilfe beim Arbeiten mit dem Programm.

Diese Anleitung wird durch Anklicken von

?

in der Haupt-Taskleiste aufgerufen.

Hier finden Sie konkrete Erläuterungen und Anweisungen für die Verwendung der verschiedenen Programmfunktionen und -möglichkeiten.

1. TeamAgenda auf einen Blick

TeamAgenda kann als persönlicher Terminplaner oder zur effizienten Aufgabenverteilung unter mehreren Benutzern eingesetzt werden. Erstellen Sie zunächst den Aufbau, die

Kategorien und die Signale für Ihre Persönliche Agenda, und bilden Sie anschließend über den Skalierbarer TeamsAgenda-Server (STS) ein Arbeitsteam.

Mit STS haben Sie Zugriff auf die Agenden Ihrer Kollegen und diese Zugriff auf Ihre

Agenda. Das Adressbuch, der Aufgabenmanager und das Fenster „Verplante Zeit” helfen

Ihnen beim Koordinieren der Terminkalender, beim Delegieren von Aufgaben und Ansetzen von Besprechungen und verschaffen Ihnen Überblick über die verfügbaren Hilfsmittel. So sind alle Teammitglieder stets auf dem Laufenden und können Terminvorschläge bestätigen oder ablehnen.

TeamAgenda Lite und TeamAgenda Pro

TeamAgenda gibt es in zwei Desktop-Versionen:

TeamAgenda Lite enthält alle Optionen zur Verwaltung Ihres Terminkalenders sowie der

Terminkalender des gesamten Teams. Die Kalenderansichten, Aufgabenliste, das

Adressbuch sowie die „Eigene Liste” helfen bei der Koordinierung Ihrer Arbeitsgruppe.

Da die Palm-Synchronisierung unterstützt wird, können Sie Ihren Terminkalender unterwegs auf dem Palm Organizer mitnehmen..

TeamAgenda Pro bietet zusätzlich folgende Funktionen:

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• Mit dem „Aufgabenmanager” und dem Fenster „Verplante Zeit” können Sie

Ihre Arbeit und Projekte planen.

• Mit der der Funktion „Arbeitsumgebungen” können Sie bestimmte Fenster für einen späteren Gebrauch speichern.

• Mit der Funktion „Vorlage” können Sie Verpflichtungen und Druckeinstellungen sowie Import- und Export-Einstellungen für einen späteren Gebrauch speichern.

• TeamAgenda Pro wird mit TeamAgenda Web-Zugriff geliefert. Folglich können

Pro-Anwender ihren Terminkalender über einen Web-Browser verwalten.

• Mit TeamAgenda Pro können zudem die beiden wahlweisen Module

PhoneAgenda und FileMaker Integration verwendet werden.

Für weitere Informationen siehe:

TeamAgenda-Anleitung:

Übersicht für Dokument:

TeamAgenda auf einen Blick

TeamAgenda Web

TeamAgenda gibt es außerdem als Programmversion für Internet-Zugriff:

Mit TeamAgenda Web haben Sie über einen Web-Browser Zugriff auf TeamAgenda-

Daten. TeamAgenda Web ist für zwei Arten von Anwendern gedacht:

• Web-Anwender haben nur über das Internet Zugriff auf TeamAgenda.

• Pro-Anwender haben entweder über ihre persönliche Agenda oder über das

Internet Zugriff auf TeamAgenda.

Ein Team kann sich aus Pro- und Web-Anwendern zusammensetzen. Dies hängt von den erworbenen Lizenzen ab.

Mit TeamAgenda Web können Sie außerdem das wahlweise PhoneAgenda-Modul verwenden.

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Softwarekomponenten

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TeamAgenda wurde für den Einsatz mit Arbeitsgruppen entwickelt und arbeitet mit einer

Client-Server-Architektur mit folgenden drei Komponenten: der TeamAgenda-Software

(Anwender-, Client-Teil), dem Programm skalierbarer TeamAgenda-Server (STS) (Server-Teil) und dem Kontrollfeld TeamNotify. Außerdem sind mehrere weitere Optionen erhältlich, wie z.B. TeamAgenda Web, PhoneAgenda und FileMaker Pro-Integration.

• TeamAgenda erstellt das Dokument Persönliche Agenda, in welchem alle persönlichen Daten gespeichert werden. (Web-Anwender benötigen nicht das

TeamAgenda-Programm.)

• STS erlaubt die Einsicht in andere Agenden und das Arbeiten mit einem Team.

Der Server erstellt ein Team-Dokument, in welchem eine Kopie von allen Terminkalendern und Kontakten sowie allen Ressourcen, Gemeinsamen Agenden und Kategorien, Gruppen und Feiertagen gespeichert wird. Über STS werden

Besprechungen mit anderen Team-Mitgliedern angesetzt. Die TeamAgenda-

Daten werden in einer MySQL-, PostSQL-, oder Oracle-Datenbank gespeichert und können mit Hilfe von ODBC- und JDBC (Open/Java Database Connectivity)-Protokollen extern angezeigt und verändert werden. Benutzer- und Kontaktinfromationen werden auf einem Verzeichnis-Server gespeichert und können mit dem Verzeichnisdienst LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) extern importiert bzw. exportiert werden.

• Das Kontrollfeld TeamNotify löst die eingestellten Signale aus, auch wenn Sie sich gerade nicht im Programm befinden. Außerdem werden Sie durch Benachrichtigungen über Änderungen, die andere Benutzer an Ihrer Agenda vorgenommen haben, informiert.

Folgende Optionen sind nur mit TeamAgenda Pro verfügbar:

• Verfügt Ihr Unternehmen über ein Website oder Intranet, haben Sie mit TeamAgenda Web von einem Web-Browser Zugriff auf Ihren Terminkalender. Außerdem können Sie Personen, die nicht Teammitglieder sind, Einsicht in Ihre

Agenda gewähren.

TeamAgenda Web kann einzeln – nur für Web-Zugriff – erworben werden oder als in TeamAgenda Pro enthaltende Programmergänzung.

• PhoneAgenda ist eine spezielle Version von TeamAgenda Web, mit der Sie über ein WAP-Handy Verbindung mit dem Programm aufnehmen können.

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Arbeiten mit TeamAgenda

Für weitere Informationen siehe:

TeamAgenda-Anleitung:

Softwarekomponenten

Mit TeamAgenda können Sie Ihren eigenen Terminkalender führen und – nach dem Beitritt zu einem Team – mit den anderen Teammitgliedern abstimmen.

Beim Beitritt zu einem Team werden alle Teamfunktionen, wie Einsichtnahme in andere

Agenden, Ansetzen von Besprechungen, Benutzung gemeinsamer Agenden, Kategorien,

Vorlagen, Gruppen und Kontakte und Überblick über allgemeine Feiertage, verfügbar.

Solange Sie mit dem Team verbunden sind, wird in der Team-Datenbank der neueste

Stand Ihrer Agenda aufbewahrt. Wenn Sie nach einer Abwesenheitszeit erneut den Kontakt zu Ihrem Team aufnehmen, erfolgt ein automatischer Abgleich Ihrer persönlichen

Agenda mit dem Team-Dokument.

Ein TeamAgenda-System besteht jeweils aus mehreren TeamAgenda-Benutzern, gegebenenfalls einigen gemeinsamen Kalendern und gemeinsamen Agenden sowie externen

Kontakten.

TeamAgenda-Benutzer

Alle TeamAgenda-Benutzer haben Zugriff auf verschiedene Programmfunktionen, die ihnen erlauben, ihre eigene Arbeit zu planen sowie Aktivitäten mit anderen Benutzern abzustimmen. Zu diesen Programmfunktionen zählen u.a. der TeamAgenda-Kalender, die

Aufgabenliste sowie das Adressbuch.

Für weitere Informationen siehe:

Online-Bedienungsanleitung:

Benutzung der Persönlichen

Agenda

Ihr Kalender

Die Agenda kann im Tages-, Wochen- oder Monatsformat dargestellt werden. Üblicherweise wird der Wochenüberblick angezeigt und kann dann auf fünf Wochen erweitert werden, damit der ganze Monat sichtbar oder kann - aus Platzgründen - auf einen

Monatskalender verkleinert werden. Über die Eingabefenster werden die Verpflichtungen in den Kalender eingetragen.

Einträge ohne Datum oder Uhrzeit erscheinen als zeitlich nicht festgelegte Einträge unten im Wochen- oder Monatsüberblick.

Ihre Aufgabenliste

Diese Liste enthält alle „zu erledigenden” Aufgaben, d.h. alle Verpflichtungen mit oder ohne Zeitangabe. Wie allen übrigen Verpflichtungen kann auch diesen Aufgaben eine

Priorität (1-5) zugeordnet werden. Standardmäßig werden in der Aufgabenliste nur unabgeschlossene Verpflichtungen aufgeführt. Sie können jedoch durch Ankreuzen der gewünschten Wahl alle „zu erledigenden”, alle unabgeschlossenen oder alle abgeschlossenen Verpflichtungen anzeigen lassen.

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Ihr Adressbuch

Alle Teammitglieder werden automatisch im TeamAgenda-Adressbuch aufgeführt. So sehen Sie beim Ansetzen gemeinsamer Besprechungen auf einen Blick, wer zu Ihrem

Team gehört. Benutzer, die an der Besprechung teilnehmen sollen, brauchen dann nur noch mit der Maus vom Adressbuch in die Agenda verschoben zu werden.

Das Adressbuch enthält außerdem Firmenadressen, Ressourcen, wie z.B. Konferenzräume und technische Hilfsmittel, sowie Gemeinsame Agenden für u.a. die Urlaubsplanung und die Veranstaltung von Fortbildungsseminaren.

Der Allgemeine Katalog enthält Angaben zu allen Teammitgliedern, Arbeitsgruppen, Ressourcen, gemeinsamen Agenden sowie gemeinsamen Kontakten.

Der Persönliche Katalog enthält Angaben zu allen von Ihnen erstellten Kontakten sowie zu allen Team-Benutzern, Arbeitsgruppen, gemeinsamen Agenden und gemeinsamen

Kontakten, die Sie in Ihre persönliche Liste eingegeben haben.

Gemeinsame und Private Gruppen

Sie können Benutzergruppen anlegen und mit einem Namen versehen. Bei Auswahl der

Gruppe werden dann alle Mitglieder ausgewählt. Auf diese Weise können Sie in einem

Arbeitsgang mehrere Benutzer oder Ressourcen auswählen.

Für weitere Informationen siehe:

Online-Bedienungsanleitung:

Koordination des Büros:

Arbeiten mit einem Team

Jeder Benutzer kann in seiner Persönlichen Agenda Private Gruppen anlegen. Gemeinsame Gruppen können nur vom Team-Verwalter oder Personen mit entsprechender

Berechtigung angelegt werden.

Ressourcen und Gemeinsame Agenden

Ein Team kann zudem Kalender für die Verwaltung von Firmenressourcen sowie gemeinsame Agenden für bestimmte Aktivitäten enthalten.

Ressourcen

Ressourcen dienen zur Verwaltung von Konferenzräumen, Firmenfahrzeugen, Vorführgeräten, Großbildschirmen und sonstigen Hilfsmitteln, welche ausgeliehen werden können und über deren Verbleib Buch geführt werden muss. Ressourcen können in unbeschränkter Anzahl angelegt werden. Mit entsprechenden Zugriffsrechten kann festgelegt werden, dass Konferenzräume oder Arbeitsmittel im Voraus reserviert werden müssen, und die

Reservierung von der zuständigen Person bestätigt werden muss.

Gemeinsame Agenden

Gemeinsame Agenden werden für die Urlaubsplanung, das Festlegen von Mittagspausen, die Verwaltung des Fuhrparks und die Veranstaltung von Fortbildungskursen verwendet.

Der einzige Unterschied zwischen Gemeinsamen Agenden und Ressourcen besteht darin,

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12 dass vor einer synchronisierten Verpflichtung der Name der Person, welche sie erstellt hat, erscheint.

Externe Kontakte

In das Adressbuch können ebenfalls die Adresse, Telefonnummer, Email-Adresse oder sonstige Angaben zu Personen, die nicht Team-Teilnehmer sind, wie z.B. Kollegen, die in anderen Abteilungen arbeiten, oder firmenexterne Kontakte eingegeben werden. Diese

Angaben können allen Teammitgliedern zugänglich gemacht werden oder ausschließlich

Ihnen vorbehalten bleiben. TeamAgenda verschickt automatisch an alle Personen mit einer Email-Adresse direkt aus Ihrer Agenda eine Einladung. Anschließend erscheint deren Zu- bzw. Absage in Ihrer Agenda.

In den Kalendern und Aufgabenlisten können zahlreiche Einträge vorgenommen werden.

Verpflichtungen werden entweder von Ihnen selbst – mit oder ohne Zeitangabe – in Ihre

Agenda eingegeben oder Ihnen von Mitarbeitern delegiert. Verpflichtungen können miteinander verknüpft oder – im Falle einer gemeinsamen Besprechung – synchronisiert werden.

Außerdem können öffentliche Ereignisse sowie Abwesenheitszeiten und nicht arbeitsfreie

Feiertage in die Agenda eingegeben werden.

Möglichkeiten von TeamAgenda

Für weitere Informationen siehe:

Online-Bedienungsanleitung:

Benutzung der Persönlichen Agenda:

Verpflichtungen und Kategorien

Jede Verpflichtung kann einer Kategorie zugeordnet werden. Kategorien sind z.B. Zielvorgaben, Projekte, Kunden, Aufgaben, Abteilungen oder sonstige von Ihnen festgelegte

Kriterien.

Verpflichtungen

Verpflichtungen werden in den Kalender oder die Aufgabenliste eingetragen. Die meisten

Verpflichtungen erscheinen im Kalender. Hierzu zählen zeitlich festgelegte Einträge mit

Datum und Uhrzeit sowie zeitlich nicht festgelegte Einträge mit einem Datum, aber ohne

Uhrzeit. Außerdem können zu erledigende Aufgaben eingegeben werden, die in der Aufgabenliste, jedoch nicht im Kalender erscheinen.

Alle Verpflichtungen sind mindestens einem Benutzer zugeordnet, entweder Ihnen oder einem anderen Teammitglied. Im Falle einer Zusammenkunft können dies auch mehrere

Benutzer sein. Außerdem können an Zusammenkünften oder Ereignissen auch externe

Kontakte teilnehmen.

Es gibt drei Arten von Verpflichtungen:

• Zeitlich festgelegte Verpflichtungen

Zeitlich festgelegte Verpflichtungen sind z.B. Termine oder Besprechungen. In

TeamAgenda sind zur Eingabe dieser Verpflichtungen die entsprechenden Zeiträume vorgesehen.

• Zeitlich nicht festgelegte Verpflichtungen

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Manche Verpflichtungen, wie z.B. manche Aufgaben oder Anrufe, müssen an einem bestimmten Tag, aber nicht zu einer bestimmten Uhrzeit erledigt werden.

Hierfür ist in TeamAgenda im Tages- oder Wochenüberblick ein entsprechendes

Feld vorgesehen, in dem Einträge ohne Zeitangabe aufgeführt werden. Falls Sie dies wünschen, können diese Einträge beim Öffnen der Agenda automatisch auf den aktuellen Tag übertragen werden.

• „Zu erledigende” Aufgaben

Verpflichtungen ohne Datums- oder Zeitangabe können in die Aufgabenliste eingetragen werden. Wenn Sie anschließend einen bestimmten Zeitpunkt festlegen wollen, brauchen Sie die Verpflichtung nur mit der Maus an die entsprechende Stelle in der Agenda zu ziehen. Umgekehrt ist es möglich, eine zeitliche

Festlegung aufzuheben, indem der Eintrag mit der Maus vom Kalender in die

Aufgabenliste verschoben wird.

Setzen von Prioritäten

Jeder Verpflichtung kann eine Priorität zwischen 1 und 5 zugeordnet werden. Prioritäten werden u.a. in der „Aufgabenliste”, dem „Aufgabenmanager”, der „Eigenen Liste” und dem Feld „Ohne Zeitangabe” im Tages-, Wochen- und Monatskalender angezeigt.

Kategorien

Auf diese Weise ist es einfacher, die erledigte Arbeit im Verhältnis zum gesteckten Ziel zu beurteilen. Alle Bildschirmanzeigen können nach Kategorien unterteilt werden, um Ihnen einen schnellen Überblick über bereits erledigte Arbeiten, die jeweils benötigte Zeit und die bereits erreichten Ziele zu verschaffen.

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Ereignisse, Abwesenheitszeit-Markierungen, Feiertage

Öffentliche Ereignisse

Öffentliche Ereignisse, wie z.B. Messen oder Konferenzen, können in Ihrer Agenda angezeigt werden, ohne dass Sie daran teilnehmen müssen. Öffentliche Ereignisse unterliegen keiner zeitlichen Beschränkung und müssen nicht wahrgenommen werden. Bei zeitlichen

Überschneidungen mit Verpflichtungen wird keine Warnmeldung erzeugt, da der von den

Ereignissen in Anspruch genommene Zeitraum als verfügbar gilt. Ereignisse, die an mehreren aufeinander folgenden Tagen stattfinden, können unter „Zu erledigen” eingegeben werden und erscheinen dann als Banner unter „Ohne Zeitangabe”.

Abwesenheitszeit-Markierungen

Diese Markierungen dienen dazu, Ihren Kollegen mitzuteilen, wann Sie auf Geschäftsreise oder aus anderen Gründen nicht in der Firma sind. Abwesenheitszeit-Markierungen können von Ihnen jedoch auch für bestimmte Zwecke verwendet werden. Abwesenheitszeiten können sich auf bestimmte Tageszeiten beschränken oder über mehrere Tage erstrecken.

Feiertage und Team-Ereignisse

Feiertage und Team-Ereignisse erscheinen im Hintergrund und lösen bei Überschneidungen mit individuellen Verpflichtungen keine Warnung aus. Für das Anlegen oder Abän-

Für weitere Informationen siehe:

Online-Bedienungsanleitung:

Koordination des Büros:

Ansetzen von Besprechungen dern von Feiertagen und Team-Ereignissen ist eine Berechtigung des Team-Verwalters erforderlich.

Ansetzen von Besprechungen

Mit TeamAgenda können u.a. Besprechungen und Termine angesetzt und gemeinsame

Geschäftsreisen und Telefonkonferenzen geplant werden. Nach Anlegen einer gemeinsamen Verpflichtung erfahren automatisch alle Teilnehmer von anschließend vorgenommenen Änderungen. Aktueller Status und Teilnehmer können jederzeit abgefragt werden.

Ansetzen einer Besprechung

Für das Ansetzen einer Besprechung gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Sie können die Agenden der hiervon betroffenen Personen und Ressourcen aufrufen und synchronisieren. Auf diese Weise sehen Sie, wann die Teilnehmer Zeit haben. Wird die Besprechung in eine synchronisierte Agenda eingegeben, erscheint sie automatisch in allen anderen Agenden.

• Ist Ihnen die Uhrzeit bereits bekannt, können Sie die Besprechung in Ihre

Agenda eintragen. Anschließend geben Sie im Eingabefenster über die Schaltfläche „Teilnehmer...” die anderen Teilnehmer ein.

• Sie können das Programm nach einem verfügbaren Termin suchen lassen.

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Benachrichtigungen

An alle Teilnehmer wird bei Ansetzen einer Besprechung umgehend eine Benachrichtigung geschickt.

Befinden Sie sich nicht im Programm, und es wird eine Änderung vorgenommen, werden von Sie von TeamNotify benachrichtigt. Daraufhin können Sie die Änderung akzeptieren, ablehnen oder zur Kenntnis nehmen. Die Intervalle für die Benachrichtigungen können

Sie festlegen.

Wenn Sie sich im Programm befinden, werden Ihnen alle von Ihren Mitarbeitern vorgenommenen Änderungen stets sofort gemeldet, wenn dies in den Einstellungen so festgelegt wurde.

Für Verpflichtungen und Aufgaben, welche in die Agenda eingetragen wurden, stehen zahlreiche Funktionen zur Verfügung.

Der Aufgabenmanager zeigt für Sie oder auch für andere Teammitglieder Verpflichtungen

– unterteilt nach Kategorie – an und gewährleistet eine sinnvolle Zeit- und Arbeitsaufteilung. Gehören alle Aufgaben eines Projektes der gleichen Kategorie an, können Sie auf einen Blick sehen, wer was wann erledigt und welche Fortschritte das Projekt macht.

Außerdem können Sie Verpflichtungen von einem Projekt zu einem anderen oder von einer Kategorie zu einer anderen oder von einem Mitarbeiter zu einem anderen verschieben.

Arbeitsplanung und -einteilung

In dem Fenster „Verplante Zeit” erscheint der für die unterschiedlichen Projekte pro Mitarbeiter vorgesehene Zeitaufwand. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Projekte die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Für eine sinnvollere Arbeitsaufteilung können Verpflichtungen von einem Mitarbeiter auf einen anderen übertragen werden.

Für weitere Informationen siehe:

Online-Bedienungsanleitung:

Benutzung der Persönlichen

Agenda:

Arbeitsplanung und -einteilung

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2. Was soll installiert werden?

Für weitere Informationen siehe:

TeamAgenda-Anleitung

Installation des

TeamAgenda-Systems

Für die Installation von STS (skalierbarer TeamAgenda-Server) siehe Bitte lesen-

Datei im Installationspaket.

Die Web-Komponente ist in der STS-Installation eingeschlossen und wird in vorliegendem Dokument nicht beschrieben.

Installation einer Demo-Version von TeamAgenda Lite oder Pro:

• Für die Installation einer Demo-Version von TeamAgenda Pro oder Lite, siehe Seite 23.

Installation einer vollständigen Version von T eamAgenda Lite oder

Pro:

•

•

Für die Installation einer vollständigen Version von TeamAgenda Lite, siehe Seite 24.

Für die Installation einer vollständigen Version von TeamAgenda Pro, siehe Seite 25.

Updaten einer Vorgängerversion von TeamAgenda:

• Für das Updaten von TeamAgenda 3.1 oder einer Vorgängerversion, siehe Seite 26.

• Für das Updaten von TeamAgenda 4.0 oder einer Nachfolgeversion, siehe Seite 28.

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Installation einer Demo-Version von TeamAgenda Pro oder Lite

Team-Verwalter:

Ein Benutzer muss die Rolle des Team-Verwalters übernehmen. Diese Person ist zuständig für die Installation und Konfiguration der TeamAgenda-

Arbeitsumgebung. Der Team-Verwalter installiert entweder selbst TeamAgenda auf den Computern aller Benutzer oder bittet die Benutzer, das Programm auf ihrem Computer zu installieren.

Anmerkung:

Benutzer, die nur mit Team-

Agenda Web arbeiten, brauchen nicht TeamAgenda auf ihrem

Computer zu installieren, da sie

über den Internet-Browser

Zugriff auf ihre Agenda haben.

Installation von TeamAgenda:

1.

Für die Installation von STS siehe Bitt lesen-Datei im Installationspaket.

2.

Installation von TeamAgenda auf den Computern von allen Benutzern, die

TeamAgenda ausprobieren möchten: siehe Seite 32.

Wahlweise Schritte:

Alle sonstigen Softwarekomponenten installieren, die Sie ausprobieren möchten.

1.

TeamAgenda Palm-Conduits: siehe Seite 34.

23

Installation einer vollständigen Version von TeamAgenda Lite

Team-Verwalter:

Ein Benutzer muss die Rolle des Team-Verwalters übernehmen. Diese Person ist zuständig für die Installation und Konfiguration der TeamAgenda-

Arbeitsumgebung. Der Team-Verwalter installiert entweder selbst TeamAgenda auf den Computern aller Benutzer oder bittet die Benutzer, das Programm auf ihrem Computer zu installieren.

Installation von TeamAgenda Lite:

1.

Für die Installation von STS siehe Bitt lesen-Datei im Installationspaket.

2.

Installation von TeamAgenda auf den Computern von allen Benutzern, die

TeamAgenda ausprobieren möchten: siehe Seite 32.

Wahlweise Schritte:

Alle sonstigen Softwarekomponenten installieren, die Sie ausprobieren möchten.

1.

TeamAgenda Palm-Conduits: siehe Seite 34.

24

25

Installation einer vollständigen Version von TeamAgenda Pro

Team-Verwalter:

Wenn Sie alleine arbeiten, brauchen Sie nicht unbedingt TA- Server. TA-Server bietet

Ihnen jedoch Zugriff auf leistungsfähige Funktionen, wie z.B. Agenden für mehrere

Ressourcchen. Der Team-Verwalter installiert entweder selbst TeamAgenda auf den

Computern aller Benutzer oder bittet die Benutzer, das Programm auf ihrem Computer zu installieren.

Installation von TeamAgenda Pro:

1.

Für die Installation von STS siehe Bitt lesen-Datei im Installationspaket.

2.

Installation von TeamAgenda auf den Computern von allen Benutzern, die

TeamAgenda ausprobieren möchten: siehe Seite 32.

Wahlweise Schritte:

Alle sonstigen Softwarekomponenten installieren, die Sie ausprobieren möchten.

1.

TeamAgenda Palm-Conduits: siehe Seite 34.

26

Updaten von TeamAgenda 3.1 oder Vorgängerversion

Anmerkung:

Für die Installation von STS siehe Bitt lesen-Datei im

Installationspaket.

TeamAgenda Web:

Für einen Web-Zugriff der Benutzer auf TeamAgenda braucht jetzt nicht mehr extra die Web-Komponente installiert zu werden, denn diese ist in der Installation des skalierbaren TeamAgenda-Servers (STS) inbegriffen. Das Gleiche gilt, wenn früher mit der Internet-Erweiterung gearbeitet wurde.

Team-Verwalter:

Wenn Sie alleine arbeiten, brauchen Sie nicht unbedingt TA- Server. TA-Server bietet

Ihnen jedoch Zugriff auf leistungsfähige Funktionen, wie z.B. Agenden für mehrere

Ressourcchen. Der Team-Verwalter installiert entweder selbst TeamAgenda auf den

Computern aller Benutzer oder bittet die Benutzer, das Programm auf ihrem Computer zu installieren.

(F ortsetzung auf der nächsten Seite)

Anmerkung:

Wird von einer Vorgängerversion auf

TeamAgenda 4 upgedatet, werden die vorhandenen Softwarekomponenten nicht ersetzt. Die Softwarekomponenten von Version 4 werden in einem neuen Verzeichnis (Teamsoft) installiert. Ausgetauscht wird nur das

TeamNotify-Module.

Installation vonTeamAgenda:

1.

Sicherheitskopie von vorhandenen Datendateien erstellen: siehe Seite 37..

2.

Aufrüsten von TeamAgenda:siehe Installation von TeamAgenda, siehe Seite

32..

3.

TeamAgenda Palm-Conduits: siehe Seite 34.

27

Updaten von TeamAgenda 4.0 oder Nachfolgeversion

Wenn Sie TeamAgenda Version 4 oder eine Nachfolgeversion updaten, werden die

Softwarekomponenten im Teamsoft-Verzeichnis durch die neuen Komponenten ersetzt.

TeamAgenda Web:

Für einen Web-Zugriff der Benutzer auf TeamAgenda braucht jetzt nicht mehr extra die Web-Komponente installiert zu werden, denn diese ist in der Installation des skalierbaren TeamAgenda-Servers (STS) inbegriffen. Das Gleiche gilt, wenn früher mit der Internet-Erweiterung gearbeitet wurde.

Team-Verwalter:

Wenn Sie alleine arbeiten, brauchen Sie nicht unbedingt TA- Server. TA-Server bietet

Ihnen jedoch Zugriff auf leistungsfähige Funktionen, wie z.B. Agenden für mehrere

Ressourcchen. Der Team-Verwalter installiert entweder selbst TeamAgenda auf den

Computern aller Benutzer oder bittet die Benutzer, das Programm auf ihrem Computer zu installieren.

28

Anmerkung:

Für die Installation von STS siehe Bitt lesen-Datei im Installationspaket.

TA Installation:

1.

Sicherheitskopie von vorhandenen Datendateien erstellen: siehe Seite 37..

2.

Aufrüsten von TeamAgenda:siehe Installation von TeamAgenda, siehe Seite

32..

3.

TeamAgenda Palm-Conduits: page 34

29

30

31

3. Schritte für die Installation

1. Installation von TeamAgenda............................................................... Seite 32

2. Installation von Palm-Conduits............................................................ Seite 34

3. Installation von TeamRepair ................................................................ Seite 35

4. Installation von TeamAgenda-Anleitung .......................................... ...Seite 36

5. Sichern der vorhandenen TeamAgenda-Datendateien .........................Seite 37

Anmerkung:

Für die Wahl der richtigen Schritte siehe Abschnitt 2. Was soll installiert werden? Seite 21.

32

Schritt 1

Installation von TeamAgenda

1.

Installationsprogramm aufrufen:

TeamAgenda Setup.exe unter Windows bzw.

TeamAgenda Installer unter Macintosh.

2.

Software-Lizenzvereinbarung und „Bitte lesen“ durchlesen.

3.

Standardmäßiges Verzeichnis bestätigen, oder anderes Verzeichnis wählen.

Wir empfehlen, das Programm in dem standardmäßigen Verzeichnis zu installieren.

Anmerkung:

Bei einer manuellen Installation können mehrere TeamAgenda-

Komponenten gleichzeitig installiert werden.

4.

Standard-Setup (Windows) bzw. Teilweise Installation (Macintosh) bzw.

Benutzerdefiniertes Setup bzw. Manuelle Installation wählen, und anschließend auf Weiter bzw. Fortfahren klicken.

• Bei Wahl von Standard- oder teilweiser Installation werden Sie gefragt, ob

Sie die Dateien für den Palm-Abgleich oder die FileMaker-Integration installieren möchten.

(Fortsetzung auf nächster Seite)

5.

Demo-Version bzw. Vollständige Version wählen.

• Bei Installation einer vollständigen Version muss der Installationskode eingegeben werden.

TeamAgenda wird in dem unter Schritt 3 gewählten Verzeichnis installiert.

33

34

Schritt 2

Installation der Conduits für den Palm-Abgleich

1.

Installationsprogramm aufrufen:

TeamAgenda Setup.exe unter Windows bzw.

TeamAgenda Installer unter Macintosh.

2.

Software-Lizenzvereinbarung und „Bitte lesen“ durchlesen.

Anmerkung:

Bei einer manuellen Installation können mehrere TeamAgenda-Komponenten gleichzeitig installiert werden.

3.

Standardmäßiges Verzeichnis bestätigen, oder anderes Verzeichnis wählen.

Wir empfehlen, das Programm in dem standardmäßigen Verzeichnis zu installieren.

4.

Benutzerdefiniertes Setup bzw. Manuelle Installation wählen und

TeamAgenda Palm-Conduits auswählen, und auf Weiter bzw. Fortfahren klicken.

5.

Palm-Conduits, die installiert werden sollen, auswählen.

Die TeamAgenda Palm-Conduits werden im Conduits-Verzeichnis im Palm

Desktop-Verzeichnis installiert.

Auf dem Mac OS X müssen die Palm-Conduits von Teamsoft/Palm Conduits in das zutreffende Palm-Verzeichnis verschoben werden.

Schritt 3

Installation von TeamRepair

Anmerkung:

Bei einer manuellen Installation können mehrere TeamAgenda-Komponenten gleichzeitig installiert werden.

1.

Installationsprogramm aufrufen:

TeamAgenda Setup.exe unter Windows bzw.

TeamAgenda Installer unter Macintosh.

2.

Software-Lizenzvereinbarung und „Bitte lesen“ durchlesen.

3.

Standardmäßiges Verzeichnis bestätigen, oder anderes Verzeichnis wählen.

Wir empfehlen, das Programm in dem standardmäßigen Verzeichnis zu installieren.

4.

Benutzerdefiniertes Setup bzw. Manuelle Installation wählen und

TeamRepair ankreuzen, und anschließend auf Weiter bzw. Fortfahren klicken.

Unter Windows wird TeamRepair in dem Verzeichnis TeamRepair in dem in

Schritt 3 gewählten Teamsoft-Verzeichnis installiert.

Auf dem Macintosh wird TeamRepair in dem Verzeichnis TeamAgenda in dem in Schritt 3 gewählten Teamsoft-Verzeichnis installiert.

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36

Schritt 4

Installation der TeamAgenda-Anleitung

Anmerkung:

Bei einer manuellen Installation können mehrere TeamAgenda-

Komponenten gleichzeitig installiert werden.

1.

Installationsprogramm aufrufen:

TeamAgenda Setup.exe unter Windows bzw.

TeamAgenda Installer unter Macintosh.

2.

Software-Lizenzvereinbarung und „Bitte lesen“ durchlesen.

3.

Standardmäßiges Verzeichnis bestätigen, oder anderes Verzeichnis wählen.

Wir empfehlen, das Programm in dem standardmäßigen Verzeichnis zu installieren.

4.

Benutzerdefiniertes Setup bzw. Manuelle Installation wählen und

TeamAgenda-Anleitung ankreuzen, und anschließend auf Weiter bzw. Fortfahren klicken.

Die TeamAgenda-Anleitung wird in dem entsprechenden Verzeichnis in dem in Schritt 3 gewählten Teamsoft-Verzeichnis installiert.

Schritt 5

Sichern der vorhandenen TeamAgenda-Datendateien

Beim Updaten einer älteren Version werden die vorhandene Datenbank (.tdb) sowie die persönlichen Agenda-Dateien (.ta) automatisch konvertiert. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie jedoch stets wie folgt vorgehen:

Aus Sicherheitsgründen vor dem Updaten stets folgende Schritte durchführen:

1.

Programm verlassen.

2.

Vor Konvertierung Sicherheitskopie von vorhandener TeamAgenda-Datendateierstellen.

Anmerkung:

Eine Liste der Standard-Verzeichnisse für die TA-Server und TeamAgenda

Versionen 2.5 bis 4 unter Windows und Macintosh finden Sie in der

TeamAgenda Anleitung:

Deinstallieren des

TeamAgenda-Systems:

Manuelle Deinstallation.

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