Standard Operating Procedure Manual
Hirdetés
Hirdetés
Standard Operating Procedure (SOP)
Co-funded by the European Commission
Health and Consumer Protection Directorate General
Public Health and Risk Assessment Directorate
Grant Agreement No. 2004217
Manual
European standard operating procedure (SOP) methodology reflecting European best practice within the area addressing the quality and safety of blood.
Published by the Project Participants: DRK-BSDBH, Germany;
HBRK, Belgium; NBT, Bulgaria; MOH, Cyprus; VFN, Czech Republic;
EBS, Estonia; EFS, France; HNBT, Hungary; BTS, Iceland;
NBTS, Ireland; ISS, Italy; IBT, Malta; IHBP, Poland; FMP, Romania;
Sanquin, The Netherlands; SNBTS and NBS, United Kingdom.
Editors: E. Seifried and C. Seidl,
Frankfurt, Germany, Edition 1.0, 2007
English – German
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Publication notice:
This manual has been developed by the participants of the EU-Q-Blood SOP Project co-funded by the European Commission, Health and Consumer Protection Directorate General, Public Health and
Risk Assessment Directorate, Grant Agreement No. 2004217. (2006-2007)
The manual gives valuable information and guidance on the structure of documents related to quality management systems. The content of this manual will therefore by included in the EU co-funded project on developing common criteria and standards for the inspection of blood establishments.
Further information on this manual including updated versions, national training courses or seminars organised by the project participants is available from the project Website of EUBIS (European
blood inspection system) ( www.EUBIS-europe.eu
).
EuBIS
European Blood Inspection System
Co-funded by the EC
Supported by the European Blood Alliance (EBA)
Disclaimer:
The content of this manual does not necessarily reflect the views of the European
Commission. Neither the Commission nor any person acting on its behalf can be held responsible for any use that may be made of the information in this report.
The editors and project participants assume no responsibility for the use to which this manual is made. ii
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Red Cross Blood Donor Service Baden-Württemberg – Hessia, University Hospital
Frankfurt am Main, Germany
Editors / Herausgeber; Erhard Seifried and Christian Seidl
Edited in cooperation with the Project Participants / Herausgegeben gemeinsam mit den Projektteilnehmern
Deutsches Rotes Kreuz Blutspendedienst, Baden-Württemberg, Hessen (Red Cross
Blood Donation Service)
DRK-BSDBH –
Germany
(Project
Coordinator )
BTS - Iceland
EBS - Estonia
Landspitalinn Hàskòlasjuùkrahùs (Icelandic National University Hospital)
Põhja-Eesti Verekeskus (North-Estonian Blood Centre)
EFS - France
FMP - Romania
Etablissement Français du Sang (French Blood Establishment)
Universitatea de Medicina si Farmacie "Victor Babes" Timisoara (University of
Medicine and Pharmacy "Victor Babes" Timisoara)
HBRK - Belgium Het Belgische Rode Kruis (Belgian Red Cross)
HNBT - Hungary Orszàgos Vèrellàtò Szolgàlat (Hungarian National Blood Transfusion Service)
IBT - Malta Centru Nazzjonali ta't-Trafuzjoni tad-Demm (National Blood Transfusion Service)
IHBP - Poland
ISS - Italy
Instytut Hematologii I Transfuzjologii (Institute of Hematology and Blood Transfusion)
Istituto Superiore di Sanitá
MOH - Cyprus Υπουργείο Υγείας της Κυπριακής Δημοκρατίας - Іατρικές Υπηρεσίες κσι Υπηρεσίες
Δημόσιας Υγείας (Ministry of Health of the Republic of Cyprus - Medical and Public
Health Services)
The National Blood Authority (England and North Wales) NBS - United
Kingdom
NBT - Bulgaria
NBTS - Ireland
Sanquin - The
Netherlands
SNBTS - United
Kingdom
НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР ПО ХЕМАТОЛОГИЯ И ТРАНСФУЗИОЛОГИЯ (National
Center of Hematology and Transfusiology)
The Blood Transfusion Service Board
Stiching Sanquin Bloedvoorziening (Sanquin Blood Supply Foundation)
Scottish National Blood Transfusion Service
VFN - Czech
Republic
VSEOBECNÃ FAKULTNÍ NEMOCNICE V PRAZE and Vseobecná fakultní nemocnice
(University Hospital of Prague)
Advisory Board (Martin Gorham, Jeroen de Wit, Magdalene Letowska, Angus Macmillan Douglas).
Supported by the European Blood Alliance (EBA) / mit Unterstützung der European Blood Alliance (EBA)
Copyright ® iii
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 iv
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
PREFACE
Ensuring the quality and safety of blood continues to be a major preoccupation within the framework of public health on the national and European level. The introduction of advanced technologies for the collection, processing and testing of blood during the last decade has resulted in extremely high quality and safety standards of blood and blood components. Increasing importance has been addressed to establish effective quality management systems for blood establishments. Those systems enable to optimise the control and monitoring of the complex and sophisticated processes covered by modern blood establishments. A key element of quality systems is to define a common quality policy, using standard process or operating procedures as an important tool for transposition.
The objective of this manual is to set out a methodology for establishing such standard operating procedures (SOPs) based on the European Commission’s directive requirements related to ensuring the quality and safety of blood. It is the result of a collaborative effort of representatives from 16 institutions participating in a project cofunded by the European Commission (Grant Agreement N° 2004217) within the framework of its Public Health Programme (Decision N°1786/2002/EC). Initiated and coordinated by the Red Cross Blood Donor Service Baden-Württemberg – Hessia in
Frankfurt am Main, Germany, this project aimed to develop a manual that would assist blood services to implement or improve their standard operating procedures and that would reflect, in the view of project participants, European best practice.
It is hoped that this EU-SOP Manual will contribute to the understanding and management of quality processes in blood services and assist blood establishments in preparing for the inspection of their services related to the implementation of quality relevant elements required by European Union legislation. In this context, the manual includes a master SOP template and SOP examples illustrating the structure and the process to develop SOPs.
The project coordinators herewith express their sincere appreciation to the participating institutions and their representatives, as well as to the team of advisors, in particular
Martin Gorham, Dr. Jeroen deWit, and Angus Macmillan Douglas for their continued cooperation, collaboration and support throughout the life of this undertaking. Their willingness to share their expertise and experience at the national level on the use of the manual is gratefully acknowledged. The project participants also express their gratitude for the constructive cooperation with the representatives of the European Commission,
Tapani Piha and Dr. Eduardo Fernandez-Zincke as well as the support of Frances
Delaney. Finally, the project participants would like to acknowledge the support given by the European Blood Alliance at present and in sustaining the future dissemination of the
Project’s deliverables and the continual development of its ideas. v
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
This 1 st Edition of the manual is presented on behalf of the project participants. An electronic form can be ordered via the Project Website ( www.EUBIS-europe.eu
).
Prof. Dr. med. Erhard Seifried (Project Leader)
Prof. Dr. med. Christian Seidl
On behalf of the Project Participants
(Project Coordinator) vi
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
VORWORT
Die Sicherheit und Qualität von Blut und Blutbestandteilen ist von großer Bedeutung für das Öffentliche Gesundheitswesen auf nationaler und Europäischer Ebene. In den zurückliegenden Jahrzehnten hat die Einführung modernster Verfahren zur Gewinnung,
Verarbeitung und Testung von Blut- und Blutbestandteilen zu einem hohen Qualitäts- und
Sicherheitsstandards in diesem Bereich geführt. Eine zunehmende Bedeutung kommt der Etablierung von effektiven Qualitätsmanagementsystemen innerhalb der
Blutspendeeinrichtungen zu. Diese Systeme ermöglichen die Überwachung der teilweise komplexen Tätigkeitsbereiche und Arbeitsabläufe. Ein wichtiger Bestandteil solcher
Qualitätsmanagementsysteme ist die Festlegung von einheitlichen Qualitätszielen und die Beschreibung der hierfür erforderlichen Vorgehensweisen in Form von standardisierten Verfahrens- und Arbeitsanweisungen.
Das vorliegende Handbuch soll einen praktischen Leitfaden geben für die Etablierung von Standardarbeitsanweisungen (engl. Standard operating procedure = SOP) in
Blutspendeeinrichtungen basierend auf der durch die Europäische Kommission erlassenen Direktiven für Blut und Blutbestandteile. An der Ausarbeitung waren Experten von Blutspendeeinrichtungen sowie Gesundheitsministerien aus 16 EU-Mitgliedsländern beteiligt. Die Arbeitsgruppe war Teil eines durch die Europäische Kommission geförderten Projektes (Grant Agreement N° 2004217), das nach Initiative und unter
Leitung des Blutspendedienstes Baden-Württemberg – Hessen des Deutschen Roten
Kreuzes in Frankfurt am Main durchgeführt wurde. Die Förderung hierfür erfolgte durch das Aktionsprogramm der Europäischen Gemeinschaft im Bereich der öffentlichen
Gesundheit (Beschluss N°1786/2002/EG).
Vorrangiges Ziel des Handbuches ist es zu einem besseren Verständnis von Qualitätsrelevanten Prozesses auf Ebene von Arbeitsanweisungen in Blutspendeeinrichtungen zuführen sowie Blutspendeeinrichtungen die Möglichkeit zu geben, bestehende
Arbeitsanweisungen an die Anforderungen der Europäischen Direktiven anzugleichen. In diesem Zusammenhang kann der vorliegende Leitfaden Blutspendeeinrichtungen auch bei der Vorbereitung auf Inspektionen entsprechend den Vorgaben der Europäischen
Direktiven genutzt werden. Hierzu versucht das Handbuch anhand von Muster-SOPs sowie mit praktischen Beispielen die Vorgehensweise zur Erstellung von
Arbeitsanweisungen zu veranschaulichen.
Die von den Projektteilnehmern auf Basis langjähriger Erfahrungen mit
Qualitätsmanagementsystemen erarbeiteten Empfehlungen verstehen sich somit als
Hilfestellung zur Umsetzung einheitlicher Europäischen Sicherheits- und
Qualitätsstandard im Bereich von Blut und Blutbestandteilen wie sie in den Direktiven der
Europäischen Kommission vorgegeben werden. vii
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Die Projektkoordinatoren möchten sich bei allen mitwirkenden Institutionen, den
Projektteilnehmern sowie den Mitgliedern des ‘Advisory Boards’, insbesondere Martin
Gorham, Dr. Jeroen de Wit und Angus Macmillan Douglas, für die hervorragende
Zusammenarbeit, den konstruktiven Gedankenaustausche und die fortwährende
Unterstützung der Projektarbeit bedanken. Im Namen der Projektteilnehmer möchten wir uns weiterhin für die gute Zusammenarbeit mit den Vertretern der Europäischen
Kommission, Tapani Piha und Dr. Eduardo Fernandez-Zincke sowie der Unterstützung durch Frances Delaney, bedanken. Unser Dank gilt auch der Unterstützung durch die
European Blood Alliance in der bisherigen und zukünftigen Verbreitung der Projekt-
Ergebnisse und der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Projektinhalte.
Die vorliegende 1. Ausgabe des Handbuches wird im Namen der Projektteilnehmer veröffentlich. Eine elektronische Version des Handbuches kann über die Homepage
( www.EUBIS-europe.eu
) bestellt werden.
Prof. Dr. med. Erhard Seifried
Prof. Dr. med. Christian Seidl im Namen der Projektteilnehmer
(Projektleiter)
(Projektkoordinator) viii
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Table of Contents / Inhaltsverzeichnis
PREFACE.............................................................................................................................. V
VORWORT .......................................................................................................................... VII
MANUAL VERSION 1.0 ENGLISH / ENGLISCH ...................................................................1
CHAPTER 1 ...........................................................................................................................3
I NTRODUCTION ............................................................................................................................................................ 3
B ACKGROUND ............................................................................................................................................................. 3
P ROJECT O BJECTIVES ................................................................................................................................................ 4
M ETHODOLOGY .......................................................................................................................................................... 5
B ACKGROUND S UMMARY ............................................................................................................................................ 7
CHAPTER 2. QUALITY PRINCIPLES OF DIRECTIVE 2002/98/EC AND 2005/62/EC........8
T HE SOP M ANUAL ................................................................................................................................................... 10
CHAPTER 3. DEVELOPMENT AND IMPLEMENTATION OF AN SOP.............................13
3.1. I DENTIFY THE OBJECTIVE AND SCOPE OF THE SOP AND DRAFT A TITLE (S TEP 1)................................................. 15
3.2. I DENTIFY THE COMPETENT USER AND ASSIGN RESPONSIBILITY FOR WRITING (S TEP 2)......................................... 16
3.3. U SING THE M ASTER SOP TO WRITE AN SOP (S TEP 3) ..................................................................................... 17
3.4. D ESIGN A FLOW CHART AND DESCRIBE EACH STEP OF THE WORK PROCESS (S TEP 4).......................................... 18
3.5. I NITIATE DOCUMENT CHANGE CONTROL (S TEP 5)............................................................................................... 27
3.6. P ERFORM TRAINING OF THE SOP (S TEP 6)....................................................................................................... 32
CHAPTER 4. MASTER SOP AND EXAMPLES .................................................................35
4.1. S TANDARD O PERATING P ROCEDURE TEMPLATE ................................................................................................ 35
Section A: Purpose / Scope / Role ............................................................................................................ 37
Section B: Authorisation and change control............................................................................................. 37
Section C: Description of operating procedure ........................................................................................... 39
Section D: Procedure for Non Conformance (Directive 2005/62/EC, Annex 9) ........................................ 40
Section E: Documentation .......................................................................................................................... 41
Section F: Annex......................................................................................................................................... 42
4.2. EUBIS M ASTER SOP ....................................................................................................................................... 44
4.3. S PECIAL SOP F ORMATS ( TESTING AND EQUIPMENT ).......................................................................................... 48
4.3.1. Standard test procedure (laboratory) using the EUBIS format ......................................................... 52
4.3.2. Standard equipment procedures using the EUBIS format................................................................ 56
4.4. SOP EXAMPLES COVERING CRITICAL QUALITY ACTIVITIES ................................................................................. 59
4.4.1. Labelling and donor identification at collection site .......................................................................... 60
4.4.2. Blood group determination and compatibility testing ........................................................................ 68
4.4.3. Collection and processing of platelet apheresis concentrates.......................................................... 74
4.4.4. Validation of temperature control areas for storage and transportation ........................................... 85
ANNEXES ............................................................................................................................94
A NNEX I – T ERMINOLOGY (D EFINITIONS ) .................................................................................................................. 94
A NNEX II - P ARTICIPATING I NSTITUTIONS AND I NDIVIDUALS ...................................................................................... 107
A NNEX III - R EFERENCES ........................................................................................................................................ 111
A NNEX IV - P ROJECT -P UBLICATIONS ...................................................................................................................... 113 ix
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
MANUAL VERSION 1.0 – GERMAN / DEUTSCH
.............................................................114
KAPITEL 1 .........................................................................................................................118
E INFÜHRUNG .......................................................................................................................................................... 118
H INTERGRUND ........................................................................................................................................................ 118
P ROJEKTZIELE ........................................................................................................................................................ 120
A RBEITSPROGRAMM ............................................................................................................................................... 120
Z USAMMENFASSUNG DER P ROJEKTZIELE ................................................................................................................ 123
KAPITEL 2. QUALITÄTSGRUNDSÄTZE - DIREKTIVEN 2002/98/EG / 2005/62/EG ......125
Das SOP-Handbuch ................................................................................................................................. 128
KAPITEL 3. ENTWICKLUNG UND IMPLEMENTIERUNG EINER SOP...........................130
3.1. F ESTLEGUNG DES A UFGABENBEREICHES DER SOP UND E NTWURF DES T ITELS (S CHRITT 1)............................ 132
3.2. E RMITTLUNG EINES GEEIGNETEN M ITARBEITER ZUR SOP-E RSTELLUNG (S CHRITT 2)....................................... 133
3.3. E INSATZ DER M ASTER -SOP ALS M USTER ZUR E RSTELLUNG DER SOP (S CHRITT 3) ....................................... 134
3.4. E NTWURF EINES F LOW -C HARTS UND B ESCHREIBUNG DER EINZELNEN S CHRITTE (S CHRITT 4).......................... 136
3.5. D URCHFÜHRUNG EINES GELENKTEN D OKUMENTENAUSTAUSCHES (S CHRITT 5) ................................................ 144
3.6. S CHULUNG DER SOP (S CHRITT 6).................................................................................................................. 150
KAPITEL 4. MUSTER-SOP UND BEISPIEL – SOPS.......................................................153
4.1. M USTER FÜR EINE S TANDARD A RBEITSANWEISUNG ........................................................................................ 153
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben ............................................................................. 155
Teil B: Autorisierung und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“) ...................................... 155
Teil B: Freigabe und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“) ............................................. 156
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozesses ............................................................................................ 158
Teil D: Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG, Anhang 9) ................................................ 158
Teil E: Dokumentation.............................................................................................................................. 160
Teil F: Anhang.......................................................................................................................................... 160
4.2. EUBIS M USTER -SOP..................................................................................................................................... 163
4.3. B ESONDERE SOP F ORMATE (L ABORTESTUNG UND G ERÄTE )........................................................................... 167
4.3.1. Standard Test-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates....................................................... 171
4.3.2. Standard Geräte-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates................................................... 175
4.4. SOP S ZU QUALITÄTSRELEVANTEN A RBEITSPROZESSEN ................................................................................... 178
4.4.1. Beschriftung und Spenderidentifikation im Rahmen der Blutspende ............................................ 179
4.4.3. Gewinnung und Herstellung von Apherese-Thrombozytenkonzentraten....................................... 197
4.4.4. Validierung der Temperaturüberwachung für Lagerung und Transport von Blutprodukten ........... 207
ANHANG ............................................................................................................................216
A NHANG I – B EGRIFFSBESTIMMUNGEN .................................................................................................................... 216
A NHANG II – T EILNEHMENDE I NSTITUTIONEN UND P ERSONEN .................................................................................. 231
A NHANG III - R EFERENZEN ..................................................................................................................................... 235
A NHANG IV - P ROJEKT BEZOGENE P UBLIKATIONEN ................................................................................................. 237 x
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Manual Version 1.0 English / Englisch
1
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
2
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
CHAPTER 1
Introduction
This manual setting out a ‘European standard operating procedure (SOP) methodology’ is the outcome of a project entitled ‘EU-Q-Blood SOP’.
1 The project was co funded by the
European Commission under its 2003-2008 Programme of Community action in the field of public health 2 , which identified the enhancement of the quality and safety of blood and blood components as one of its actions and support measures. This SOP manual, developed by a consortium of blood establishments having considerable expertise in quality management systems, reflects, in the view of the project participants, European best practice for developing high standards of quality and safety for the collection, processing, storage and distribution of blood and blood components. Its aim is to provide the tools by which a blood establishment can build up its own standard operating procedures (SOPs), as well as provide a logical framework which hopefully can be used by all institutions in a variety of different logistical and functional situations.
Background
In 2002, the European Union established a legislative foundation for setting a high level of quality and safety of human blood and blood components with the adoption of Directive
2002/98/EC 3 . This was followed in 2004 and 2005 by three European Commission
Directives setting out the technical implementing measures for issues that are identified in that Directive. The first deals with certain technical requirements for blood and blood components (2004/33/EC 4 ), the second with traceability and the notification of serious adverse reactions and events (2005/61/EC 5 ) and the third with standards and specifications related to a quality system for blood establishments in the European Union
(2005/62/EC 6 ).
Directive 2002/98/EC places a major obligation on Member States and their identified competent authorities to carry out regular inspections and control of all blood establishments on their territory (Article 8). In addition, it requires all blood establishments to establish and maintain a quality system based on the principles of good practice
(Article 11).
1 Grant Agreement 2004217.
2 Decision No 1786/2002/EC of the European Parliament and of the Council of 23 September2002 adopting a programme of
Community action in the field of public health (2003-2008). OJ L271, 9.10.2002, p.1
3 Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January 2003 setting standards of quality and safety for the collection, testing, processing, storage and distribution of human blood and blood components and amending Directive
2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
4 Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards certain technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the European Union, L91,
30/03/2004, p.25.
5 Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards traceability requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official Journal of the European
Union, L256, 1/10/2005, p.32.
6 Commission Directive 2005/62/EC of 30 September 2005 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards Community standards and specifications relating to a quality system for blood establishments. Official Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
3
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Recognizing this obligation on blood establishments to implement quality systems, the
European Commission in its 2004 work plan included as one of its priority actions ‘to support the development and implementation of quality management programmes to improve the safety of blood donations to be carried out in the Community’.
7 The subsequent Call for Proposals 8 specified inter alia that in the area of blood, priority would be given to the development of tools that would provide practical guidance on how to install and maintain quality systems in blood establishments in the Member States
(Section 2.2.4).
In response to this Call, a consortium of 16 blood establishments with considerable expertise in quality management systems was brought together to develop a project proposal for submission to the European Commission. Coordinated by the Red Cross
Blood Donor Service (Deutsches Rotes Kreuz Blutspendedienst) of Baden-Württemberg in Germany, the participating blood establishments involved EU member, acceding or
European Free Trade Association (EFTA) countries from Belgium (BE), the Czech
Republic (CZ), the Federal Republic of Germany (DE), Estonia (EE), France (FR), the
Republic of Ireland (IE), Italy (IT), Cyprus (CY), Hungary (HU), Malta (MT), The
Netherlands (NL), Poland (PL), the United Kingdom (UK), Iceland (IS), Bulgaria (BG) and
Romania (RO) (Listed in Annex II).
The Consortium, fully aware of the importance of quality management systems in blood services, recognised that standard operating procedures SOPs are a key element in the implementation of good practice and represent the basis of the classical quality management systems document hierarchy. They provide a series of instructions to carry out an activity in order to demonstrate compliance with procedures. Therefore, the
Consortium decided to submit a proposal to the Commission for co-funding to establish a methodology for the preparation of SOPs in blood establishments in the European Union.
Project Objectives
The specific objectives of the EU-Q-Blood-SOP Project were to:
1. assess the existence of SOP manuals and guidelines currently used in the 16 blood services involved in the project in order to identify (a) international and national SOP manuals already in place and (b) the current inspection practice;
2. develop a manual to assist blood establishments to develop and implement their own SOPs;
3. test this new SOP methodology among the partner institutions;
4. distribute this manual to (a) the participating blood establishments and (b) to disseminate the results to any interested blood establishments throughout the
7 2004/192/EC: Commission Decision of 25 February 2004 adopting the work plan for 2004 for the implementation of the programme of Community action in the field of public health (2003 to 2008), including the annual work programme for grants (Text with EEA relevance). Official Journal of the European Union L 60, 27.2.2004, p.58.
8
Community action in the field of public health (2003-2008). Work plan 2005.
4
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
European Union, acceding or EFTA states using the participating blood establishments as national contact points.
Methodology
Following submission of the project proposal to the European Commission, its approval, and the completion of project negotiations, the Project coordinators prepared a survey questionnaire designed to find out the current status of SOPs, their structures and any manuals or regulations already in place in the various participating institutions and countries. It was divided into four different sections specifically addressing questions related to (i) basic validation, (ii) principal management requirements, (iii) areas of work, where SOPs are in place, i.e. donor recruitment, testing, management, logistics, etc. and
(iv) the way that risks are identified and managed. Specific questions sought the identification of international and national SOP manuals already in place [e.g. American
Association of Blood Banks (AABB)], being used or legally required. One question sought to determine whether the blood establishments have been inspected by government authorities and at what intervals. The awareness of inspections as required by Directive
2002/98/EC where relevant was also solicited.
Based on the results of the questionnaire, differences and commonalities in the approach to quality management and specific related aspects were identified and summarized in a
survey report (www.EUBIS-europe.eu). It identified some of the perceived high risk areas in blood collection, preparation, laboratory testing, storage and distribution with 7 of
15 (47%) participating blood establishments of the view that their present SOP system required change in the light of the European blood legislation, These were mainly participants from the Member States that joined the EU in 2004 and from the Applicant
Countries (Bulgaria and Romania joined the EU in 2007). Four of 15 (27%) participants (2 from Applicant Countries and 2 from the 15 pre-2004 EU Member States) indicated that their blood establishments were not inspected by governmental authorities. The responses also led to the identification of critical areas in transfusion medicine that needed to be addressed by the project’s working groups.
Following compilation of the responses to the questionnaire, a start-up meeting of the project participants was convened at which the project’s work plan was reviewed, the survey results discussed and agreed, and four working groups established to address the entire range of blood establishment responsibilities from the donor interview to logistic and managerial responsibilities in blood supply. Nominated experts from each of the participating blood establishments were assigned to each working group and in January
2006 began their work. The structure of the working groups and their area of coverage are presented in Table 1.1.
5
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Table 1.1. Working group Structure
Working group 1 (WG 1): Donor recruitment and production
The Netherlands (Leader), Cyprus, Iceland, Italy
SOP-Topic
Test site
Areas of
Interest and
Risk identified
Identification of donors and labelling
Cyprus
- Blood Collection
- Donor Identification
- Donor acceptability/selection/interview
- Disinfection and Sterility of blood components
- Labelling and Identification
Working group 2 (WG 2): Testing (Immunohaematology, Molecular Diagnostics)
United Kingdom (Leader), Belgium, Bulgaria, Romania
SOP-Topic
Test site
Areas of
Interest and
Risk identified
Blood Group determination and compatibility testing in emergency
Bulgaria
- Testing of blood groups and labelling
(Rhesus variants/ABO)
- Testing in emergencies
- Donor registries (could be linked to Section IV)
Working group 3 (WG 3): Special blood component production
Germany (Leader), Czech Republic, Hungary, Malta, Poland
SOP-Topic
Test site
Areas of
Interest and
Risk identified
Processing of platelet apheresis concentrates
Malta
- Apheresis Concentrates (Platelets)
- Pooled Platelet Concentrates
- Granulocyte Concentrates
- Paediatric Units
Working group 4 (WG 4): Logistics, storage, distribution and management
France (Leader), Estonia, Ireland, Scotland
SOP-Topic
Validation of temperature control areas for storage and transportation of blood components
Additional
Guidelines
Areas of
Interest and
Risk identified
Change control of documents
- Transportation and temperature control
- Validation of equipment
- Central blood stock management and distribution
- Blood component release and/or issuing
- Storage and transport related to production
6
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Participating blood establishments agreed on the common quality elements for SOPs
(Chapter 3). They emphasized that while the SOP level can be sufficient to describe work processes, they have to be incorporated in a quality management system in accordance with the relevant requirements of Directive 2002/98/EC (Article 11(1) and Annex I Part B)
(Figure 1.1). In several cases, blood establishments are also required to follow additional requirements according to specific regulations defined by good manufacturing practice
(GMP) and/or the standards of the International Organisation for Standardisation (ISO) for setting-up a quality manual (linked to ISO) or site-master-file (linked to GMP). In these cases it will be advisable to cross-reference the directive requirements to those standards in order to harmonize the quality management system.
Background Summary
The aim of the EU-Q-Blood-SOP project was not to provide an operating procedure to be used in an institution, but rather to provide the tools by which one can build a standard operating procedure (SOP). The resulting product is an SOP-manual that provides a methodology for creating an SOP comprising the basic quality elements. It is intended to set out a practical template aimed at assisting blood establishments prepare for governmental inspections as required by Directive 2002/98/EC. It could also be used to adapt existing procedures to comply with current EU requirements. This SOP methodology comprises precise quality requirements, requisites and quality terms linked to the EU Directives and is based on GLP/GMP-standards that have to be specified
(filled-out) in order to complete the documents. These quality requirements are presented in a modular fashion, in order to tailor the SOPs to meet local circumstances.
The Manual aims to deliver practical guidance on the basic structure for preparing
Standard Operating Procedures (SOPs). Example SOPs, drafted by the working groups focusing on selected areas that have been chosen from the areas of highest risk, are presented in Chapter 4. These examples are intended to assist those who are aiming to adapt their local SOPs using the guidelines given in this manual. The aim is to provide a logical framework which can be used by all institutions in a variety of different logistical and functional situations.
7
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
CHAPTER 2. Quality principles of Directive 2002/98/EC and 2005/62/EC
Directive 2002/98/EC 3 requires that each blood establishment must provide specified information to the competent authority in order to be designated, authorised, accredited or licensed [Article 5(1)].
The required information related to a quality system is set out in its Annex I, Part B and has to include:
1) Documentation, such as an organisation chart setting out staffing responsibilities and reporting relationships;
2) Documentation such as a site master file or quality manual describing the quality system based on the principles of good practice;
3) Number and qualifications of personnel;
4) Hygienic provisions;
5) Premises and equipment;
6) List of standard operating procedures (SOP) for
-
Donor recruitment
-
Retention and assessment of donors
-
Processing and testing
-
Distribution and recall of blood and blood components
-
Reporting and recording of serious adverse reactions and events.
Directive 2005/62/EC 6 sets out the standards and specifications related to a quality system for blood establishments, based on Directive 2002/98/EC, which will help to ensure the safety of blood throughout the European Union. Recital 3 states that
‘A quality system for blood establishments should embrace the principles of quality management, quality assurance, and continuous quality improvement, and should include personnel, premises and equipment, documentation, collection, testing and processing, storage and distribution, contract management, non-conformance and self-inspection, quality control, blood component recall, and external and internal auditing.
’ (refer to
Directive 2005/62/EC)
A quality system for blood establishments is considered to be a key element in the implementation of good practice.
A quality management system is used for the purposes of compliance with regulations and guidelines. It should ensure a systematic approach towards quality and the implementation and maintenance of a quality system. It should involve all persons and
8
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 processes in the blood establishment (Annex 1.1) and lead to a system for the evaluation of processes and to continuous quality improvement.
There are no absolute criteria for framing the quality management system. In general, it comprises a number of tools defined by the individual institution, in order to allow for the flexibility to adjust to various regulations and guidelines. In meeting the requirements of
Directive 2005/62/EC, individual Member States must take into account their own additional specific regulations and guidelines.
According to Directive 2005/62/EC quality systems for blood establishments should be based on ‘good practice’ (GP).
‘In order to ensure the highest quality and safety for blood and blood components, guidance on good practice should be developed to support the quality system requirements for blood establishments taking fully into account the detailed guidelines referred to in Article 47 of Directive
2001/83/EC so as to ensure that the standards required for medicinal products are maintained.’ (Recital 5)
Such good practice guidelines for blood establishment are to be developed by the
European Commission (Article 2, Para 2) taking fully into account the principles and guidelines of Good Manufacturing Practice (GMP) (see terminology, Annex I)
Annex I requires that the quality system ensures that all critical processes are specified in suitable instructions. The system must be reviewed by management at regular intervals to verify its effectiveness and measures introduced if deemed necessary (Section 1.1 Para.
3).
In order to fulfil these requirements, a blood establishment needs to establish a documentation system. It should be organized at different levels of document responsibility with the top level being those ‘legislative instruments’ (e.g. legislation and laws), regulations and guidelines the individual blood establishment has to follow (refer to
chapter 2, Figure 2.1). These regulations should be incorporated into the quality management system and be reflected throughout the entire quality documentation system.
A description of the quality system itself should be presented in the document level directly below. Documentation on the manual and/or site-master file (See Definitions) has to be in accordance with Article 11(1) of Directive 2002/98/EC 9 . In addition, standard operating procedures (SOPs) have to be prepared by the blood establishment 10 . These
SOPs are an important part of the quality system and have to cover all the establishment’s critical activities.
9 Annex I, Part B, indent 2
10 Annex I, Part B, indent 6
9
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
In preparing the site master file and the SOPs, the blood establishment needs to address the main aspects of the quality system standards and specifications set out in the Annex of Directive 2005/62/EC:
- General Principles (Part 1)
- Personnel and Organisation (Part 2)
- Premises (Part 3)
- Equipment and Materials (Part 4)
- Documentation (Part 5)
- Blood collection, testing and Storage (Section 6), including
6.1 Donor Eligibility, 6.2 Collection, 6.3 Laboratory testing, 6.4 Processing and
validation, 6.5 Labelling, 6.6 Release of blood and blood components
- Storage (Section 7)
- Contract Management (Part 8)
- Non-Conformance (Part 9), including
9.1 Deviations, 9.2 Complaints, 9.3 Recall, 9.4 Corrective and preventive actions
- Self-inspection, audits and improvements (Part 10)
In order to ensure standardised practice across the blood establishment, it is advisable to introduce general procedures to describe common processes. These procedures should cover operational activities (e.g. sample receipt, collection, etc.), support services (e.g. human resources, etc.) and management processes (e.g. objective setting, nonconformances, internal audit, etc.).
The ‘ Quality Manual’ or ‘Site Master File’ should be established according to Annex I Part
B, and Article 11(1) of Directive 2002/98/EC. They are the official documents describing the overall function and quality policy of the blood establishment as required by the Annex of Directive 2005/62/EC (see above Part 1 – Part 10).
The SOP Manual
This manual provides a methodology for creating an SOP which comprises the basic quality elements. It is intended to set out a practical template for the preparation of SOPs and aims to assist blood establishments in preparing for governmental inspections under blood legislation. It could also be used to adapt existing procedures to comply with current EU requirements.
10
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
The SOP methodology is presented in the context of a quality management system. It covers the creation/writing of an SOP, its modification, review and authorization, and its implementation including the documented training of users and maintenance of records.
The developed SOPs must adhere to the quality principles set out in the quality manual or site-master-file in keeping with ‘good documentation practice’. In order to be in line with those principles it is essential to have procedures defining
- change control and
- training personnel on SOPs.
The requirements for these procedures are set out in Directive 2005/62/EC (Part 5 –
Documentation)
‘1. Documents setting out specifications, procedures and records covering each activity performed by the blood establishment shall be in place and kept up to date.
2. Records shall be legible and may be handwritten, transferred to another medium such as microfilm or documented in a computerised system.
3. All significant changes to documents shall be acted upon promptly and shall be reviewed, dated and signed by a person authorised to perform this task.
’
An SOP provides a series of instructions to carry out an activity. In order to demonstrate compliance with SOPs, records of these activities must be generated. Properly maintained records provide the evidence of adherence to procedures.
Generally records fall into the following categories
- electronic records
- manually generated records
- hybrid record (combination of electronic and manual records)
The writing of SOPs is the responsibility of user departments. This should be carried out in cooperation with the quality function. A major aim in writing SOPs is to ensure that they are comprehensive but clear, simple and user friendly.
11
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Regulations / Laws
Quality Manual
(Site Master File)
General/Operating Procedures (GP / OP)
Guidelines on Document Change Control (GP/OP)
Guidelines on Personnel Training (GP/OP)
Standard Operating Procedures (SOP)
Records (RP)
Figure 2.1: Document structure of the EU-Q-SOP-manual with SOP levels covered by the Project manual. The figure represents the hierarchy of documents used by a quality management system following good quality standards as defined by the Directive
2002/98/EC and its technical annexes. The ‘ Quality Manual’ or ‘Site Master File’ should be established according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC.
12
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
CHAPTER 3. Development and implementation of an SOP
A Standard Operating Procedure (SOP) can be prepared and formatted in a number of different ways. The ultimate goal is to create a document that is readable, useful for those carrying out the work and compatible with the whole Quality Management system of the institution concerned.
An SOP document describes a regularly recurring operation that affects the quality of the process. Its purpose is to ensure that the operations are carried out correctly and in a consistent way. It should be readily available where the work is performed.
The original copy of the SOP must be retained in the Quality Management Department.
Authenticated working copies should be available at the appropriate places of work. The number and site of authenticated copies should be included in the SOP; alternatively, a distribution list should be maintained. A labelling system must be implemented in order to authenticate each copy of the SOP and to control the number of copies in existence. This can be facilitated by using coloured stamps (e.g. green) to prevent the production of unauthorized copies.
A standard format for the SOP layout should be defined and documented by the institution concerned. The document control process is managed by the quality professional, in cooperation with the management / director of the institution. The person responsible for writing an SOP must have received training in the design and use of
SOPs.
An SOP is a compulsory instruction. If deviations from an established SOP are necessary, the entire process should be amended appropriately and the change(s) fully documented. This documentation should include a description of the corrective actions and a clear identification of who had authorized them.
The development of an SOP is a multi-step process that involves preparation, writing, conclusion and training. These are reflected in the following table.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Table 3.1. Multi-step process of writing an SOP
3
1
2
Step Action
Preparation Phase
Description
Identify the objective and scope of the SOP and draft a title Chapter 3.1
Identify the competent user and assign responsibility for writing the SOP
Chapter 3.2
Writing Phase
Use the Master SOP to write an SOP Chapter 3.3
4
5
Design a process flow chart and describe each step of the work process in this flow-chart
Chapter 3.4
Training and implementation Phase
Initiate document change control Chapter 3.5
6 Conduct training in the use of the SOP
This multi-step process can be understood by using an example.
Chapter 3.6
Consider how the production department of a small / medium size local blood establishment would go about writing an SOP for the production of an erythrocyte concentrate.
The director of the blood establishment, together with the departmental directors, identifies the need for and the objective of an SOP. This could be as a result of the introduction of a new safety measure (e.g. leukocyte depletion of erythrocyte component by filtration).
The director of the production department assigns responsibility for drafting the SOP to a competent user. This would be phase 1 of the multi-step process.
The competent user drafts the SOP adhering to the format of the master SOP and he/she ensures the involvement of other workers in describing the production process (e.g. sterile multi-component-systems with integrated leukocyte filter systems). He considers whether the drafting could benefit from consultation with an expert from the company producing these filter-systems. The competent user also consults with the quality professional, the director of the testing laboratory and other relevant professionals. He creates a process flow chart which helps in identifying critical points in collecting samples
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 for testing the product quality (e.g. leukocyte count,) and the release parameters of the blood component to be included in the SOP. He involves the person responsible for storage and logistics of blood components in order to ensure they make any changes required to their SOPs. He has completed the second phase.
Finally, the competent user puts in place a process to allow for a change to be made to the SOP. This is known as the change control process and includes the training of staff in the new procedure before it is implemented. The third phase has been completed.
3.1. Identify the objective and scope of the SOP and draft a title (Step 1)
Before drafting the SOP, its objective has to be defined. Then the area of activity covered by the SOP (i.e. its scope) needs to be identified.
The objective and scope of the SOP must be compatible with the objective and structure of the institution. This can be facilitated by using an organogram and job descriptions.
In a small blood establishment, simple ‘hand drawn’ organogram can be used. In a larger institution, a computer software tool (e.g. Visio) may be used to develop these organogram. The organogram will help identify the activities covered by each SOP. It will also help in the identification of the personnel responsible for drafting it (3.2). The line management of the area concerned should work with the Quality professional in carrying out this process. Once the objective and scope of the SOP are clear, its drafting will be easier.
Each SOP must fit into the quality system of the institution concerned. Modern quality management systems will use either a site master file and/or quality manual, in combination with SOPs, to describe general procedures, process procedures, testing or analytical procedures, production procedures, donor recruitment procedures, blood component storage and issuing procedures, etc. These procedures can be classified as follows:
- General / operational procedures (e.g. covering a department/unit or institution)
- Complex processes (e.g. blood component production and quality control, requiring multidisciplinary drafting)
- Simple processes
General / operational procedures are very often used to describe the organization of processes throughout a department or institution / blood establishment. These can be processes on the registration of samples or blood components entering the blood establishment, regulation for general hygienic conditions applied throughout the production department or regulations defined to handle non-conformance. These SOPs are often assigned to senior academic-level personnel and authorized by the department director and or institutional director.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Complex procedures are characterized by processes that cover different areas of a blood establishment. Complex procedures can result from describing the production process of erythrocyte concentrates including the quality control measurement points and the sample collection plan involved. This can result in the need for cooperation between the production department and the quality department on the appropriate steps in describing the process. It will subsequently also lead to a co-authorization of this SOP by the person responsible involved (e.g. director production department and director quality department and/or institutional director).
Simple processes are the classical SOPs describing in detail a small segment of the working activities of a blood establishment. These simple SOPs can be written by competent personnel at the practical working level. For example, the method for testing the donor’s ABO blood group (erythrocyte concentrate) can be written by the senior technician and authorized by the laboratory director. Examples of these simple SOPs are given in Chapter 4.
3.2. Identify the competent user and assign responsibility for writing (Step 2)
The personnel who are authorized to write and sign SOPs should be defined in a procedure on document writing and authorisation. The decision should be based on the
SOP content and level of importance reflecting the hierarchy of the blood establishment.
For example, an SOP describing the management structure of a blood establishment should be written by the senior management and should be authorized by the institution director him/herself, while an SOP used to describe the testing procedure for ABO blood grouping can be written by the responsible senior laboratory technician and authorized by the laboratory director.
The competent user is the person who works in the area covered by the SOP and who is adequately trained for this purpose. The identification of competent user will vary with respect to the scope and purpose of the SOP (Table 3.2).
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Table 3.2 Identifying the competent user to write the SOP
Level (Document)
Quality Manual / Site Master File
General / Operational Procedures
Complex Procedures
Exceptions from this procedure are possible in cases where individual expertise is required to write the SOP. As an example, the writing of a GMP/GLP SOP related to hygienic regulations and/or cleaning procedures may be ‘out-sourced’ to an independent consultant who is a specialist in this subject. The same may occur for health and safety regulations. In these cases, the writing of a SOP is carried out in cooperation with the person authorized to issue the SOP.
3.3. Using the Master SOP to write an SOP (Step 3)
Drafting the SOP should provide a simple and precise description of the process.
First, choose a short and descriptive title for the SOP.
Second, use the EUBIS Master SOP in drafting the SOP. At least the following minimum requirements must be included:
- SOP number
- Unique title (clear and descriptive)
- version number
- page number and total number of pages
- name and signature of author including date of signing
- name and signature of person who authorized the introduction of the
SOP
- date on which the SOP or revision becomes effective
Include the number and location of authenticated copies in the SOP or alternatively maintain a distribution list.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Note: detailed information concerning the EUBIS Master SOP can be found in Chapter
4.1 and 4.2.
Third, design a flow-chart (Chapter 3.4), where possible. This will identify working steps and decision points and will assist in describing the work process consistently throughout the document.
Human nature dictates that people support what they help to create. A team-work approach in writing SOPs can enhance the training process in their use. Managers or
Department Directors should ensure there is input from those staff and relevant experts who will be affected by the SOP. By enlisting the talents of their personnel and technical experts / senior consultants, the competence of relevant staff will be improved and better
SOPs produced. This will foster teamwork between personnel and managers / directors.
This approach has been proven to be very effective. In small and medium blood establishments the whole team may be located at one site. But in large blood establishments, the team may be situated on more than one site and the quality system will need to establish a more sophisticated training programme.
Fourth, validate the draft SOP using qualified personnel. In the case of general or operational procedures, this validation could be carried out by senior management. This validation phase will allow for ‘fine tuning’ and revisions can be introduced as required.
Upon completion of the validation submit the SOP to the appropriate line manager for authorization. When ever possible the drafting and authorization of an SOP should be carried out by at least two independent persons. The authorization process will include the signature by the appropriate senior line manager. In addition, SOPs addressing pharmaceutical blood products need authorization by a ‘qualified person’.
Standard operational proceedings (SOPs) need to follow strict guidelines in order to control the precision and actuality of their content. Different types / categories of SOPs have to be integrated in a quality system in order to assist in consistency between documents. The quality function / or quality management department itself (see also
Chapter 2), is responsible for ensuring that basic document standards are defined, that all personnel responsible for writing SOPs are trained to these standards and that finally these standards are fulfilled when SOPs are issued or revised.
These standards are described in general in an SOP by itself or are integrated in the description of the quality system included in the quality manual or site master file.
3.4. Design a flow chart and describe each step of the work process (Step 4)
Flow charts are an ideal way to describe step-wise a process including the critical decision points. Inclusion of the responsible persons for those decision points defines the action performed under practical work conditions and ensures that best practice is followed throughout the various processes performed by blood establishments.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
The use of a standard set of symbols for drawing flow charts is highly recommended.
These symbols are provided by standard commercial computer software 11 or will be included in special software available for drawing flow charts 12 . The standard set of symbols is as follows:
The drawing of flow charts for the regular users (SOP writer) is most conveniently split into two
-
1: Map the process covered by the SOP
-
2: Draw the flow chart using symbols
11 Microsoft Office Professional Business Edition, PowerPoint
12 Visio
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
1: Map the process covered by the SOP
Mapping of the process is based on the information from identifying the purpose and objective of the SOP. The writer (or writing team) has to define the main tasks (steps) to achieve the objective of the SOP (e.g. Testing request for blood component).
This is achieved most easily by starting with the most reasonable beginning point of the process. Subsequently one will put the main task into a logical order to get from the beginning (input, e.g. test sample from customer) to the end point (output, e.g. tested blood component) of the procedure. The decision points that a worker will need to make and the action that follow each decision should be marked. One should not try to be perfect with the first draft, because it is very likely that revisions will be required.
This first process map can be done by drawing down the process on paper. It should be ensured that the process flows in one direction from the beginning to the end point. This should include the choices and decision points including the personnel responsible for deciding on the action. It will be important to define, if the main process depends on another process or if there are certain tasks that are sub-processes. These processes / sub-processes should be cross referenced to the SOP. If the process map reveals complex decision points or sub-processes involving responsible personnel from other departments or locations of the blood establishment, one should invite these persons to review the process map and clarify their function.
2: Drawing the flow chart using symbols
The process map will be used to draw the process steps and decision points using standard symbols. This can be easily done by PowerPoint or other software supporting these symbols.
Flow charts are able to present processes to a high detail. However, the level of detail resulting from a flow chart needs also extended training of the personnel in understanding these flow charts. Highly detailed flow chart may come close to ‘electronic wiring maps’ and this can lead to misinterpretation if the SOP user is not particularly trained. Therefore each institution should define the level of flow chart detail that is appropriate to support best practice.
An example of a flow chart using defined symbols is given in Figure 3.3.1. The upper part represents the main five steps covering the process (1. to 5.). The ending point is marked by the STOP symbol. Further details on each of these five steps can be given by using additional flow charts. The lower part of figure 3.3.1. gives an example on how to give further detail on the first step (1. ‘Reception of request’). All steps referring to the reception of request are indicated by using the main step number followed by an alphabetic letter (1a, 1b, 1c, etc). At decision point 1c (‘Test sample?’) the flow chart is redirected to the main flow chart, step 2 - Testing or step 3 – No testing. Similarly additional flow charts can be used for steps 4 and 5.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
2.
Testing
1.
Reception of request
4.
Selection of units
5.
Issuing units
Stop
3.
No testing yes
2.
Testing
1a.
Request
1b.
Registration of request
1c. Test sample?
no
3.
No testing
Figure 3.3.1. Example of a flow chart using international symbols to describe the testing request for blood component.
Using this example it is also important to define in which direction flow charts are oriented
(horizontal or vertical). There are no official recommendations and this decision will be based on the personal practicability of flow charts used by each blood establishments.
Most users prefer to use a vertical orientation of flow charts since it allows to line-up more steps on a single page and may facilitate to cross-reference sub-processes.
In order to facilitate the reading of these flow charts by the SOP user, it is helpful to include a brief description of the action represented in each step and to link this to the responsible person for this action.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Using the example in figure 3.3.1, this could be done as follows:
Procedure
1 Reception
1a Check if the request is complete and valid
1b
1c
2
- address of the customer
- type of test requested
- testing material and labelling
Register the sample information in your laboratory information system (LIMS)
In case all information is complete proceed to step 2, if the request/test material/sample identification is incomplete go to step 3
Start to perform the analytical test
3 No
Document the type of non conformance and return relevant information to the customer technician technician technician physician
The ability to describe complex processes using standard flow chart symbols is presented by another example using the SOP describing the process on how the produce a platelet apheresis concentrate (Table 3.3.1). The example includes the guidelines and standards for writing a SOP that have been set-up in the EUBIS master SOP (Chapter 4.1). Critical decision points to be used for risk analysis are marked by red dots ( ).
This SOP has been worked-out by the working group 3 of the Project (Chapter 4.4.3).
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Table 3.3.1: Example on how to translate a flow chart (working group 3 – Apheresis) to international symbols.
_______________________________________________________________________
Start by including the requirements set-out by the EU blood legislation
2002/98/EC, Art 18 Eligibility of donors
2004/33/EC, Art 3 Information required from the donor
Art 4 Eligibility of donors
2005/61/EC, Art 2 Traceability
2005/62/EC complete
Donor
Selection
Donation /
Apheresis
Blood
Component processing and testing
Patient
Stop
A
B
C1 C2
Table 3.3.1: continued
_______________________________________________________________________
23
A
Donor-
Selection
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 pos
Deferral no
Yes/no yes
Consent no yesno yes
Pre donation testing
Pos/
Neg neg
Donation
A.1
Table 3.3.1: continued
_______________________________________________________________________
24
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
B
Collection Set
/Medicinal components
Batch
Recall no
Yes/No yes
Apheresis
Equipment
Log-books
Log-books
Repair
Service no
Yes/No yes
A.1
Phlebotomy
Donor-
Discharge no
Yes/No yes
Donation /
Apheresis
Document no
Yes/No
Test samples
Product yes
Disconnect /
Discharge
Donor
C1 C2
Stop
25
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Table 3.3.1: continued
_______________________________________________________________________
C.2
C.1
Product
Test samples
Yes/No
Specificati on/Qualiy yes no no blood components not released yes
Mandatory
Testing
- Blood Group
- Infectious disease markers
Additional Test
(e.g. HLA/HPA)
Product process
Component release blood components not released
Quarantine Storage
Sample archiving
Post quarantine Storage
Issuance / Distribution
Additional Process required
- irradiation
- Plasma reduction
-
washing
-
- small volume components
Refer to specific SOP(s)
Refer to specific SOP(s)
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
3.5. Initiate document change control (Step 5)
Change control of SOPs is a principle requisite for a proper functioning quality management system. The guidelines for document change control are therefore part of the quality manual or site master file of the system and have to be followed by all personnel involved in the institution. These guidelines have to be used for all documents related to the quality management system (Figure 3.5.1).
REGULATIONS
QUALITY MANUAL (Policies)
PROCESSES (General procedures : operational, support, management)
SOP Standard Operating Procedure
RECORDS
Figure 3.5.1: Structure of a controlled document system
The objectives of a change control system are:
• To have a standard protocol for issue, revision, distribution and disposal of controlled documents,
• To prevent the inadvertent use of obsolete documents.
The responsibilities are:
• The document control system is under the responsibility of the quality management department (or quality management officer).
• The users are responsible for implementation of controlled documents.
Forms are considered as documents and the same requirements apply. Records management should be properly described in a separate procedure or as part of the change control general procedure.
The change control system has to differentiate between two different types of documents.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
• Internal documents:
They are included in the scope of this procedure. o
Master document: is the original signed document o
Controlled documents: they are distinguished and they are copies of the master document (in a paper based system) o
Information / uncontrolled copies: they must be clearly identified (in a paper based system or electronic system) o
Obsolete documents: they must be clearly identified o
Forms / records: must be under control
• External documents:
They must be controlled and the control system formally described in a specific procedure.
External documents comprise all relevant national or international legislation, norms or guidelines referred to by the quality management system. These external documents should be controlled using a document record list including the respective document identification.
• External documents are : o
Legislation and regulations: Commission Directive 2005/62/EC, Directive
2002/98/EC, others.. o
Standards (ISO 9000, 9001, 9004-2000; ISO 15189:2003, …) o
Volume 85, supplement 1, August 2003, The International Journal of
Transfusion Medicine, Vox Sanguinis : ISBT – Guidelines for validation and maintaining the validation state of automated systems in blood banking. o
ISBT Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine – Version 1.0.
The change control system has to incorporate the following quality elements o
Change control procedure o
SOP compiling procedure o
Auditing procedure o
Training procedure o
Records and archive procedure
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
The following flow-chart describes the decision-making structure of a change control system.
1. Need to create / modify a procedure in agreement with users / manager
2. Initiate change control system users change control committee 3. Approval of the change yes
4. Registration of the document
(in the quality system) no
5. Elaboration of the document
6.Review / approval of the document
7. Signature yes
8. Making controlled document available with an effective date no
9. Retrieval of obsolete documents where appropriate
10. Storage
11. Training
12. Implementation
13. Audit
14. Archive / disposal
End document controller users users / quality / relevant manager users / quality / relevant manager document controller users / document controller quality users users quality quality
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Description of critical control points (flow-chart)
1
2
3
4
5
6
7
Responsibility
Need to create / modify a procedure in agreement with manager
By discussion between the user and the manager, the proposal is accepted or not.
Review / approval of the document
All documents should be written and reviewed by relevant personnel (users / quality / relevant manager).
Quality is responsible for ensuring the completeness and standardisation of the documents.
An effective date must be assigned to controlled documents. users / manager
Initiate change control system
The user who wants to raise a change request has to fill in a change control form. users
The manager has to approve or reject the change request in order to avoid duplication and to assure completeness.
Approval of the change
The change control committee must include quality representatives and concerned managers. Its composition depends on the significance of the change. change control committee
The change control approval must include regulatory requirements are met.
Registration of the document (in the quality system) document controller
Each quality document has to be uniquely identified logged and tracked.
A current master list of controlled document should be available. users
Elaboration of the document
The user writes the document by using the document templates and defined procedure.
Validation is required for some processes prior to development of documentation. users / quality / relevant manager
Signature users / quality / relevant manager
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Continued - Description of critical control points (flow-chart)
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14
Responsibility
Making controlled document available with an effective date
Approved document must be communicated and distributed to users, on electronic form or paper form or both, in a timely manner. There must be a formal system to issue controlled document. document controller
Retrieval of obsolete documents where appropriate
The aim of this step is to insure that only current version of the controlled document is available for users. Index
(extraction of the master list) must be up to date. users / document controller
Storage
All controlled documents must be stored appropriately depending on the storage media, to insure integrity of the documents. quality
Training
Depending on validation requirements, training on draft could occur early in the process. users
Training has to be formally documented.
Implementation
Each concerned department must ensure implementation of controlled document. users
Changes in the described process must be evaluated to determine whether modification of the document is necessary.
All controlled documents must be reviewed within a defined period. The review must be recorded. quality
Audit
Independent audit of the effective implementation of the document must be carried out at appropriate intervals. quality
Archive / disposal
Obsolete master documents are retained and stored appropriately for the defined period.
Obsolete controlled documents are destroyed.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Documentation
Key forms and templates for document control system:
• change control form
• current master list of controlled document
• training registration form
• document templates (description of the form, content and paragraphs),
see Chapter 4.1.
3.6. Perform training of the SOP (Step 6)
After completion of the writing and review process of the SOP document, authorization / approval of this document does not automatically imply that the SOP can be effectively used by the relevant personnel. A very important step in implementing the new or revised document will be training of the relevant personnel. This last step in the
SOP development process is often neglected. Training and retraining of all personnel is the only mechanism to ensure that the SOP and the quality relevant criteria it contains will secure best practice in the blood establishment. Even with very detailed flow charts and process descriptions, it is necessary to train all personnel. Otherwise, individuals will interpret the meaning of procedures in different ways, leading to inconsistency in work routines and performance.
The European blood legislation 13 requires that
- All personnel in blood establishments shall receive initial and continued training appropriate to their specific tasks. Training records shall be maintained.
Training programmes shall be in place and shall include good practice.
- The contents of training programmes shall be periodically assessed and the competence of personnel evaluated regularly.
Formally this requires that a system of basic information is given to each individual when starting to work in the blood establishment. This basic training should include the quality policy of the institution, theory and practice of the EU blood directives, Good
Manufacturing Practice as well as Good Laboratory Practice. The basic training must include training appropriate to the specific work processes based on the job description or task 12 .
13 Directive 2005/62/EC, Article 2, Para 1, referring to Annex 2, recitel 3 and 4.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
The periodical training may be best achieved using a training plan and a record for evaluation. Training plans can be organized on different working levels, e.g. a working team, the department or the institution. In all cases it should be approved either by the department/institution head or the head of quality.
Training courses are an ideal tool to share between the personnel involved the logic why procedures must be performed correctly – not just what to do or how to do it. These courses should be used to explain the overall quality policy reflected by these documents.
It should be the ultimate goal to convince personnel that these SOPs are not only written
‘paper-work taking off their time’, rather that these SOPs are intended to help the personnel work according to the best quality standards. This will result in optimal blood products issued for the therapeutic use in patients and/or optimal diagnostics to saveguard patients from infections transmitted by blood products. Personnel involved in transportation and storage should be trained since they are a key element in the process chain of blood component production. It will be important for the success of the training that despite the limited content of individual SOPs the personnel is able to understand the integration of this content in the overall operational procedure of the blood establishment.
The trainer has the important function to explain and demonstrate both why and how each step in the SOP is performed. This can be combined with a practical demonstration, where the personnel will get the change to practice the procedure under the supervision of the trainer. People are much more likely to follow procedures exactly, when they understand why they are important. In some cases, e.g. change of production process from standard component production to leukocyte depleted component production, it will be helpful to include an external expert, e.g. from the filter-blood-bag company, in assisting the training course.
The training programme should also reflect the idea that training SOPs will improve the professional competence of the individual and enhance his or her personal job qualification including the ability to contribute to future procedure improvements. The trainer will provide positive feedback as the learner masters parts of the procedure and patiently revisits those parts that need improvement.
Training records should be kept and archived. The training record must include the names and signatures of the personnel present. The record should also contain the content of the training. This can be realized be including the SOP number of the trained document, additional presentation material (e.g. PowerPoint slides, hand-outs) used and/or a written summary by the trainer. SOPs should be only released after the training of the personal is documented. All personnel not present during the initial training have to be trained before using the SOP. The latter will require a reliable system in documentation. Very often a training matrix is used for this purpose, whereby information is interchanged between the working department and the employment department to monitor the presence of personal.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
A training matrix for SOP documents could be set up as follows:
Personal
(Names)
Documentation of individual training
Following the appropriate training, the respective trainees need to be certified competent in the particular SOP procedure by the authorized staff of the blood establishment.
Competence also needs to be documented, so that an individual may gradually ‘build up’ the competence level.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
CHAPTER 4. Master SOP and examples
This chapter presents the proposed standard operating procedure – EUBIS Master SOP.
This standard format has been designed by the participants in order to give a practical example on how a SOP may be designed. It is based on the essential elements to be addressed when setting-up a format and writing an SOP.
4.1. Standard Operating Procedure template
The following basic standards for documents should / must be included in each SOP:
Section A: Purpose / Scope / Role
- Title (Objective and Purpose)
- Scope (Area of application)
- Roles covered by the SOP
Section B: Authorization and change control
- Document number (see also EUBIS Document-Code)
- Version (see also EUBIS Document-Code)
- Page number
- Distributor (Number of copies)
- Document category (see also EUBIS Document-Code)
(e.g. WP – Working procedure; PP – Production procedure, TP – Testing procedure, EP –
Equipment procedure, WS – Worksheet, RF – Registration form, GP – General procedure,
OP – Operational procedure, QM – Quality manual)
- written/revised by 1
- written/revised date
- Effective date
- Expiration date 2
- reviewed by 1
- reviewed date
- Authorization date
- authorized by 1
- authorization date
- Changes Description: (compared to the previous version)
1 name and signature of responsible person(s)
2
the maximum interval between revisions should not exceed 2 years
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Section C: Description of operating procedure
- Process Flow-Chart
- Description of the work activities
Section D: Procedure for Non Conformance
Section E: Documentation
Section F: Annex
- Literature
- References
- Definitions (Terminology)
- related SOP documents
- related worksheets or files
These basic elements comprise principle requirements included in an SOP (Figure 4.1).
An example (EUBIS Master Document) for the practical use of these elements in structuring a SOP are given at the end of this chapter or can be downloaded from the
Projects Website (www.EUBIS-europe.eu).
The use of flow-charts is important in order to define a certain process or topic that has to be described in an SOP. These flow-charts should be flexible enough to allow for local adaptation. However, important specific requirements should be used in order to harmonize the procedure to be used in a quality management system. These are defined as follows:
- usage of international symbols to describe flow-charts
- flow charts should be made as a first step in a simplified manner in order to define the key decision points in an overall work process. In a later step important decision point have to be elaborated using additional flow-charts.
-
This approach should also be used to define, if the process should be described in a single SOP or if it would be more convenient to use several
SOPs linked to each other to cover the process.
-
Explanations on setting-up appropriate flow-charts are given in Chapter 3.4. The following paragraph gives explanations on how to use the basic elements of the SOP master template summarised above.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Section A: Purpose / Scope / Role
- Title (Objective and purpose)
Keep the title short and precise to describe the objective of the SOP (e.g. ABO blood group testing of blood donors)
- Scope
Define the Institution, department or unit issuing the SOP. This description should be precise and minimal (e.g. Donor screening unit and/or department). This description may be linked to the structural descriptions given in the Quality Manual or Site-Master-File according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC
- Roles covered by the SOP (job description, personnel responsibilities)
Job title(s) involved in the process covered by the SOP including the responsible / qualified persons (as defined by the Directive’s).
This information can be alternatively given in the site-master file and/or handbook according to the organisational chart and/or job description.
Section B: Authorisation and change control
Authorisation and change control is a critical mechanism for controlling documents, which ensured availability of only those documents that needed to be currently in use with systematic removal of the previous documents.
For guidelines on change control of new/revised documents please refer to Chapter 3.5.
The authorization must include the effective and expiry date of the document. In addition, the date of writing and respective dates of review and authorization have to be included.
These dates must document the name and signature of the responsible person for these actions. The responsibilities should be defined in the quality manual or site master file. It is also essential to include the distributor of the SOP and to include a clear system for marking copies (see below).
Despite the fact, that it is not compulsory to include an expiry date on the SOP, the quality system must define the review interval for all documents including SOPs. This interval is usually annually and should not exceed two years. The review is targeted to improve the quality as well as to incorporate the changes in responsible personnel, general/operational processes, equipment, reagents, premises and methodology (donor collection, analytic testing, etc.). A review may lead to revision indicated by an
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 appropriate revision number (‘new’ version number). All revised documents will follow the same validation and authorization process as for a new SOP (Chapter 3.5).
- Document Number and Version (Document-Code)
The system used for the document identification code should be described in the quality manual or site master file.
The following code should give an example on how to set-up such an identification system:
EUBIS Document-Code :
Code – SOP-No.- Version
Doc.-Code: 2-3 digits*
Doc.-No: 3 digits
Doc.-Version: open end using letters (A-Z, e.g. Version A, ZA, etc.) alternatively: numbers (3 digits)
(e.g: TP001-A = SOP Test Procedure No. 1, Version A) the Doc-Code may follow the structure of the document system set-up by the quality function using categories such as:
- Quality manual chapters (QM)
- General Procedures (GP)
- Working Processes (WP)
- Test Procedures (TP)
- Equipment Procedures (EP)
- Production Procedure (PP)
- Intelligent Technology Procedure (IT)
- Administrative Procedure (AP)
- Worksheets (WS)
- Page Number
The numbering of pages must start with the first page of the document. Each Page number must include the page number and the total number of pages of the document
(e.g. 1/8, 2/8, 3/8…).
- Distributor (Number of copies)
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
The original of the SOP should be kept in the quality management office, while authorized copies are given to the relevant personal using the SOP. A system to identify ‘authorized’ copies has to be established (e.g. copies printed on a special paper or using a colour stamps).
- Changes description (compared to the previous version)
Please describe/list the relevant changes that have been made in comparison to the previous version of the document and the reasons for these changes (e.g. ‘Complete revision of production process due to the introduction of leukocyte depleted blood components’
) Further details on the changes may be given in documenting the training of the new/revised SOPs.
Section C: Description of operating procedure
- Process Flow-Chart (chapter 3.4)
- Description of the work activities
This section of the SOP should describe the process in clear and concise words. In order to facilitate this process it is recommended to draw a flow-chart up-front. This flow-chart will describe the process step-wise including the critical decision points.
The use of flow-chart will depend on the complexity of the SOP to be written. For example, writing a SOP for typing blood group ABO using a commercial kit will follow the instruction of the manufacturer given in the kit-manual and thus a flow-chart may be useless. In comparison the production process of red cell concentrates will substantially benefit from a flow-chart giving an clear overview of the process and the decision points including the responsible persons involved.
For guidelines on using flow-charts and defining critical points please refer to Chapter
3.4
.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Section D: Procedure for Non Conformance (Directive 2005/62/EC, Annex 9)
The description of effective actions to be performed in case of non conformance is very important in writing SOPs following best practice. Very often the writer is focused on the
‘normal/regular’ process pathway and neglects the potential for non-conformance. It is therefore highly recommended to set-up a general control system by the quality function in the blood establishment to monitor for these non conformance events. Such a general system can use decision pathways and reporting formats (worksheets) for those events that can be included easily on the SOP level of different types of documents. The system itself would be described in the quality manual or site master file. It should include measures or regulation to be taken if there are deviations from the defined working description or in case of unexpected errors.
The corrective and preventative action system should ensure that existing product nonconformity or quality problems are corrected and that recurrence of the problem is prevented. The blood establishment should have methods and procedures in place to input product or quality problems into corrective and preventative action system.
Requirements for these quality elements are not subject to this document level (SOP). In general these regulations are included on a higher ranked document level (e.g. Quality management handbook / Site-Master File / General Procedure).
The importance of non conformance has also been underlined by Directive 2005/62/EC.
In its Article 9 there are the following headings to be addressed in case of nonconformance:
9.1. Deviations
Blood components deviating from required standards set out in Annex V to
Directive 2004/33/EC shall be released for transfusion only in exceptional circumstances and with the recorded agreement of the prescribing physician and the blood establishment physician.
9.2. Complaints
All complaints and other information, including serious adverse reactions and serious adverse events, which may suggest that defective blood components have been issued, shall be documented, carefully investigated for causative factors of the defect and, where necessary, followed by recall and the implementation of corrective actions to prevent recurrence. Procedures shall be in place to ensure that the competent authorities are notified as appropriate of serious adverse reactions or serious adverse events in accordance with regulatory requirements.
9.3. Recall
1. There shall be personnel authorised within the blood establishment to assess the need for blood and blood component recall and to initiate and coordinate the necessary actions.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
2. An effective recall procedure shall be in place, including a description of the responsibilities and actions to be taken. This shall include notification to the competent authority.
3. Actions shall be taken within pre-defined periods of time and shall include tracing all relevant blood components and, where applicable, shall include trace-back. The purpose of the investigation is to identify any donor who might have contributed to causing the transfusion reaction and to retrieve available blood components from that donor, as well as to notify consignees and recipients of components collected from the same donor in the event that they might have been put at risk.
9.4. Corrective and preventive actions
1. A system to ensure corrective and preventive actions on blood component non-conformity and quality problems shall be in place.
2. Data shall be routinely analysed to identify quality problems that may require corrective action or to identify unfavourable trends that may require preventive action.
3. All errors and accidents shall be documented and investigated in order to identify system problems for correction.
Section E: Documentation
The documentation of procedures and records is essential to a quality assurance system.
It ensures that work performed is standardised, and that there is a traceability of all steps in the collection, manufacturing, testing, release/issuing, storage and distribution of blood components.
All records shall be kept for a minimum of 30 years (Directive 2002/98/EC).
Additional requirements are defined by Directive 2005/62/EC, Annex, Article 5 as follows:
5. Documentation
1). Documents setting out specifications, procedures and records covering each activity performed by the blood establishment shall be in place and kept up to date.
2) Records shall be legible and may be handwritten, transferred to another medium such as microfilm or documented in a computerised system.
3) All significant changes to documents shall be acted upon promptly and shall be reviewed, dated and signed by a person authorised to perform this task.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Section F: Annex
The Annex of the SOP will be used to include all attachments relevant for this SOP.
These can be the following items:
- Literature
Literature may be used to cite test principles for laboratory methods used including those that are included in large automated test equipment (e.g. donor screening by EIA technology using the PRISM © ).
- References
References can be included in the case of manuals of manufacturers used to describe a common commercial test kit. Reference can be also equipment book, such as is used for operating centrifuges, apheresis machines or laboratory test equipment.
These references should be cited using the exact description of the manufacturers manual including the version number or the publishing/release date.
- Definitions (Terminology)
- related SOP documents (e.g. Equipment log-books)
- related worksheets or files
Records and/or protocols used for documentation, e.g. form sheets used in this SOP, cleaning and disinfection plan, donor recall record.
Besides the European legislation on blood, the content of the SOP will be linked to international or national guidelines as relevant to the subject of the SOP (e.g. GMPguidelines. In some European countries (e.g. Germany) one may also have also national legislation (e.g. Transfusion and Pharmaceutical Law that will affect the writing of SOPs).
There are several important requirements to be referred to in the SOP as follows:
- Directive 2002/98/EC
- Quality Manual / Site Master File (according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive
2002/98/EC)
- Commission Directive 2004/33/EC
- Commission Directive 2005/61/EC
- Commission Directive 2005/62/EC
- National legislation
- National guidelines
In conclusion, SOP writing in essence will depend on the inclusion of all relevant aspects referred to above in order to achieve best practice. Figure 4.1 gives a schematic overview of these principles and the structure of the SOP layout.
42
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
In order to facilitate the writing of SOPs in particular for those blood establishments, that may have a heterogenic SOP system or that want to modify their existing SOP systems to include the relevant requirements of the European blood legislation, the manual includes of EUBIS Master-SOP format, that can be downloaded as an original Word.doc from the project homepage (EUBIS-europe.eu) or ordered by the editors of the manual.
Quality Manual or Site Master File
SOP-Level
Directive 2002/98/EC
Quality Manual*
Site Master File*
*According to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC
1. Objective
2. Area of application
3. Roles covered by the SOP (job description, personnel responsibilities)
4. Description Operating Procedure
6. Documentation
Commission Directive 2004/33/EC
Commission Directive 2005/61/EC
Commission Directive 2005/62/EC
National Legislation
Guidelines
4.1 Process Flow Chart
4.2 Define Critical Points (Risk analysis)
4.3 Description of the work activities
5. Procedure for Non Conformance (Commission Directive 2005/62/EC - Art. 9)
7. Annex (Literature / References / Terminology)
Figure 4.1: Schematic presentation of the minimum list required by an SOP
43
4.2.
EUBIS Master SOP
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4.3. Special SOP Formats (testing and equipment)
Blood establishments are ‘manufacturing’ blood components. Release of these products includes certain testing in order to minimize the risk of adverse reactions and/or infectious disease for the recipients of transfused blood components. Directive 2002/98/EC, Annex
IV, defines the following test to be performed for whole blood and apheresis donations, including autologous predeposit donations:
— ABO Group (not required for plasma intended only for fractionation)
— Rh D Group (not required for plasma intended only for fractionation)
— testing for the following infections in the donors:
— Hepatitis B (HBs-Ag)
— Hepatitis C (Anti-HCV)
— HIV 1/2 (Anti-HIV 1/2)
The testing of these parameters becomes an integral part of good manufacturing practice.
Besides GMP guidelines, also good laboratory practice (GLP) shall be considered 14 . In particular blood establishments that combine testing of blood components with patient diagnostics have to use both standards to set-up a good quality management system. In some EU member states, accreditation of blood establishments following the requirement of the international standard organisation (ISO) has been performed.
Currently, the majority of blood establishments in the European member states are involved in compatibility testing of blood components for their therapeutic use. These diagnostics can be located in the same laboratory that is also testing the donors (blood components). However, despite the fact, that the testing principles are similar, logistic reasons can result to separate these testing facilities (e.g. immunohaematology laboratory). In either case, blood establishments must prepare SOPs for testing. Besides
GMP/GLP and ISO standards, the importance of these SOPs is defined in Annex I,
Directive 2002/98/EC.
With respect to these SOPs the present manual would like to define common quality elements required to standardize the description of testing methods. These elements can be incorporated in various formats into the different SOP system. In general it can be advisable to list these elements as key elements required by an SOP describing a
14 European Directives for Good Laboratory Practice (GLP):
Directive 2004/9/EC lays down the obligation of the Member States to designate the authorities responsible for GLP inspections in their territory. It also comprises reporting and internal market (= mutual acceptance of data) requirements. The Directive requires that the OECD Revised Guides for Compliance Monitoring Procedures for GLP and the OECD Guidance for the Conduct of Test Facility
Inspections and Study Audits must be followed during laboratory inspections and study audits. Directive 2004/9/EC has replaced
Directive 88/320/EEC as of 11 March 2004.
Directive 2004/10/EC requires Member States to take all measures necessary to ensure that laboratories carrying out safety studies on chemical products comply with the OECD Principles of Good Laboratory Practice. Directive 2004/10/EC replaces Directive
87/18/EEC.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 laboratory method or the maintenance of equipment (e.g. centrifuge) used to perform this test. Practically this can be achieved by cross-linking test-SOPs together with equipment-
SOP and log-books and to use this information for calibration lists.
Site Master File / QM-Handbook
Figure 4.3.1: Example on how to organize Equipment SOPs in the context of a quality system:
Chapter 14: Measuring and Test
The following list in Table 4.3.1 and 4.3.2 should give a check-list to compare one’s SOP system with these basic principles. Further SOP examples using the EUBIS SOP format
General Procedure
GP-EU-005
Equipment Number that their SOP systems extends these quality principles.
Equipment Number Equipment Operation
Reagent and Test Kits Work sheet WS-xx-005
Internal / external inspection
Equipment
Personnel Responsibility
Calibration Plan
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Table 4.3.1.: Laboratory testing procedures - Quality relevant information
_______________________________________________________________________
- Analytic Parameter and Abbreviation
- Test Method and Test Principle
- Reference Range
- Measuring Range
- Units and if appropriate Conversion Factor or Formula
- Test Material
- Minimum Sample Volume
- Minimum Test Sample Volume
- Pre-analytic Requirements
- Calibration
- Sample Storage before Analysis
- Equipment relevant for the Method (Test)
- Reagents (including Manufacturer/Ordering Number or Source)
- Detailed Test Procedure (optional Tables/Figures and Flow Charts)
- Sources of Variability
- Suitability of Test (Indications)
- Criteria for Technical Authorisation
- Procedures for Non Conformance / Corrective and Preventative Action
- Interpretation and Documentation
- Sample Storage after Analysis
- Test Validation Records
- Quality Control (Internal / External)
_______________________________________________________________________
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Table 4.3.2.: Laboratory equipment - Quality relevant information
_______________________________________________________________________
- Name and Type of Equipment
- Manufacturer and Address
- Serial Number
- Inventory Equipment Number
- Premises / Room
- Construction Year
- Purchase Date
- Installation Protocol and Training of Personnel by Manufacturer
- Delivery Condition
- Service
- Service Contract (Emergency Failure Service)
- Responsible Person(s)
- Principle of Function
- Measuring Principle
- Measuring Range
- Precision
- Calibration and Adjustability
- Operation Instruction
- Regularly Service Instructions (internal/external)
- Procedures for Non Conformance / Corrective and Preventative Action
- Documentation (e.g. Log Book)
- Validation (Qualification)
- References / Annex
_______________________________________________________________________
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4.3.1. Standard test procedure (laboratory) using the EUBIS format
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4.3.2. Standard equipment procedures using the EUBIS format
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4.4. SOP examples covering critical quality activities
The objective of this chapter is to take 4 high risk activities within the normal work of a blood establishment and demonstrate how 4 SOPs might be written.
To cover each of these activities, work groups comprising experienced staff from the
Project’s participant blood establishments, have designed these SOPs. They are examples and will need to be adapted to effectively cover good practice according to local circumstances.
The following examples have been chosen:
_______________________________________________________________________
Chapter SOP-ID SOP-Title (Participants) / Working Group (WG)
_______________________________________________________________________
4.4.1 EU-SOP-WP001
/ Version 1.0
Labelling and donor identification at collection site
The Netherlands (WG-Leader), Cyprus, Iceland, Italy 15
WG 1
WG 2 4.4.2 EU-SOP-WP002
/ Version 1.0
Blood Group determination and compatibility testing in emergency
United Kingdom (WG-Leader), Belgium, Bulgaria,
Romania 16
4.4.3 EU-SOP-WP003
/ Version 1.0
Processing of platelet apheresis concentrates
Germany (WG-Leader), Czech Republic, Hungary, Malta,
Poland 17
WG 3
4.4.4 EU-SOP-WP004
/ Version 1.0
Validation of temperature control areas for storage and transportation of blood components
France (WG-Leader), Estonia, Ireland, Scotland 18
WG 4
15 Working group 1 members: Petra van Krimpen, Sanquin - The Netherlands; Jane Hassan, Instituto Superiore di Sanita - Italy; Zoe
Sideras, Ministry of Health - Cyprus; Sveinn Gudmundsson, Blood transfusion service at the Icelandic National University Hospital -
Iceland
16 Working group 2 members: Alan Slopecki and Angus McMillan Douglas, The National Blood Authority (England and North Wales) -
United Kingdom, Inge Buyse, Het Belgische Rode Kruis - Belgium, Svetla Bakalova, National Center of Hematology and
Transfusiology - Bulgaria, Carmen Tatu, Blood transfusion service at the University of Medicine and Pharmacy ‘Victor Babes’
Timisoara - Romania
17 Working group 3 members: Christian Seidl, DRK Blutspendedienst Baden-Württemberg-Hessen - Germany, Petr Turek, University
Hospital of Prague and General Teaching Hospital Prague - Czech Republic, Klara Baroti-Toth, Hungarian National Blood Transfusion
Service - Hungary, Alex Aquilina, National Blood Transfusion Service - Malta, Elzbieta Lachert, Institute of Hematology and Blood
Transfusion, Warshaw - Poland
18 Working group 4 members: Leslie Sobaga, Etablissement Francais du Sang (EFS) - France (WG-Leader), Tatjana Plahova and
Riima Nidas, North-Estonian Blood Centre - Estonia, Marie O’Connell, The Blood Transfusion Service Board - Ireland, Anne Forrest,
Scottish National Blood Transfusion Service - Scotland
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4.4.1. Labelling and donor identification at collection site
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4.4.2. Blood group determination and compatibility testing
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70
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
71
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
72
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
73
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
4.4.3. Collection and processing of platelet apheresis concentrates
74
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
75
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
76
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83
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84
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4.4.4. Validation of temperature control areas for storage and transportation
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Annex I – Terminology (Definitions)
ANNEXES acknowledgement of compliance with accepted standards for procedures, activities or services following an audit by an authorised institute or organisation. See also Certification and Licensing.
Vienna
Forum
Additive solution A solution specifically formulated to maintain beneficial properties of cellular components during storage.
2004/33/EC
Allogeneic donation
Apheresis
Blood and blood components collected from an individual and intended for transfusion to another individual, for use in medical devices or as starting material/raw material for manufacturing into medicinal products.
2004/33/EC
A method of obtaining one or more blood components by machine processing of whole blood in which the residual components of the blood are returned to the donor during or at the end of the process.
2004/33/EC
Apheresis centre Establishment where plasma or blood components is/are collected.
Approved supplier
Supplier of starting materials of known origin, who is recognised as reliable, based on a history of deliveries which met all specifications and were well packaged and intact on receipt and, where possible, based also on a vendor audit.
Vienna
Forum
Vienna
Forum systematic activities comply with planned activities, is implemented effectively, and achieve objectives.
Assessments usually include a comparison of actual results to expected results. Types of assessments include external assessments, internal assessments, peer review, and self-assessments.
AABB
Audit A systematic independent examination that is performed at defined intervals and at sufficient frequency to appraise the effectiveness and the applicability of the quality assurance system. It is a structured mechanism for the improvement of practice.
Vienna
Forum
94
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Autologous donation
Autologous transfusion
Batch
Blood
Blood and blood components collected from an individual and intended solely for subsequent
2004/33/EC autologous transfusion or other human application to that same individual.
Transfusion in which the donor and the recipient are the same person and in which pre-deposited blood and blood components are used.
2002/98/EC
Defined quantity of starting material, packaging material or product prepared in one process or series of processes so that it may be expected to be homogeneous. For blood, each single component constitutes a batch.
Vienna
Forum
Whole blood collected from a donor and processed either for transfusion or for further manufacturing.
2002/98/EC
Blood component A therapeutic constituent of blood (red cells, white cells, platelets, plasma) that can be prepared by various methods.
2002/98/EC
Blood component release
A process which enables a blood component to be released from a quarantine status by the use of systems and procedures to ensure that the finished product meets its release specification.
2002/98/EC
Blood donation
Blood establishment
Action where a healthy person is at disposal for blood collection.
Vienna
Forum
Any structure or body that is responsible for any aspect of the collection and testing of human blood or blood components, whatever their intended purpose, and their processing, storage, and distribution when intended for transfusion. This does not include hospital blood banks.
2002/98/EC
Blood product
Blood transfusion chain
Any therapeutic product derived from human blood or plasma.
2002/98/EC
The numerous activities that occur from the moment an individual offers to donate blood or plasma until after the blood product has been administered to the patient.
Vienna
Forum
Buffy coat A blood component prepared by centrifugation of a unit of whole blood, and which contains a considerable proportion of the leucocytes and platelets.
2004/33/EC
95
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Calibrate
Calibration
To set measurement equipment against a known standard.
Operations carried out to determine the accuracy of measuring instruments, ‘material measures’ such as weights or gauges and measurement standards.
AABB
Vienna
Forum authorised institute or organisation to confirm accreditation or compliance with specified characteristics/requirements. acknowledgement of compliance with accepted standards for procedures, activities or services following an audit by an organisation accredited by an officially recognised accrediting body.
Change control A structured method of revising a policy, process, or procedure, including hardware or software design, organization, and transition planning, including revisions to all related documents.
Clean area Room with defined environmental control of particulate and microbial contamination, used in such a way as to minimise the introduction, generation and retention of contaminants within it.
Vienna
Forum
AABB
Vienna
Forum
Room in which the concentration of airborne particulate matter is strictly controlled as specified and where other factors may be controlled to within limits necessary to cater for particular needs.
Vienna
Forum
Vienna
Forum
Closed System, in which the blood pack assembly is manufactured under clean conditions, sealed to the external environment and sterilised by an approved method. See also Open System
Competence Ability of a person to perform a specific task according to procedures.
AABB
Computerised system
Conformance
A system including the input of data, electronic processing and the output of information to be used either for reporting, automatic control or documentation.
2005/62/EC
AABB Fulfilment of requirements. Requirements may be defined by customers, practice standards, regulatory agencies, or law.
96
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Corrective Action An activity performed to eliminate the cause of an existing non-conformance or other undesirable situation in order to prevent recurrence.
AABB
Cryoprecipitate A plasma component prepared from plasma, freshfrozen, by freeze-thaw precipitation of proteins and subsequent concentration and re-suspension of the precipitated proteins in a small volume of the plasma.
2004/33/EC
2004/33/EC by freezing.
Deferral Suspension of the eligibility of an individual to donate blood or blood components such suspension being either permanent or temporary
2002/98/EC
Distribution
Donor
EMEA
Error
Expiry date
(products)
The act of delivery of blood and blood components to other blood establishments, hospital blood banks and manufacturers of blood and plasma derived products.
It does not include the issuing of blood or blood components for transfusion.
2002/98/EC
A person in normal health with a good medical history who voluntarily gives blood or plasma for therapeutic use.
98/463/EC
European Medicines Agency.
Deviation from a standard procedure.
The last day on which the blood or blood component is considered fit for use for therapeutic transfusion purposes.
Vienna
Forum
Expiration date
Fractionation facility
Good manufacturing practice (GMP)
The last day on which test material is considered fit for use for diagnostic purposes research institutions to which blood or blood components may be delivered.
2005/61/EC
Facility to which the source plasma is transported for further fractionation.
That part of quality assurance that ensures products are consistently produced and controlled to the quality standards appropriate to their intended use and as required by the Marketing Authorisation or product specification.
EC GMP 2006
Chapter 1
97
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Good practice
Granulocytes, apheresis
All elements in established practice that collectively will lead to final blood or blood components that consistently meet predefined specifications and compliance with defined regulations.
2005/62/EC
A concentrated suspension of granulocytes obtained by apheresis.
2004/33/EC
Haemovigilance A set of organised surveillance procedures relating to serious adverse or unexpected events or reactions in donors or recipients, and the epidemiological follow-up of donors.
2002/98/EC
Hospital blood bank
A hospital unit which stores and distributes and may perform compatibility tests on blood and blood components exclusively for use within hospital facilities, including hospital based transfusion activities.
2002/98/EC
Identification
Imputability
Inspection
The documented confirmation of personal (donor) demographic data as belonging to the respective individual.
The likelihood that a serious adverse reaction in a recipient can be attributed to the blood or blood component transfused or that a serious adverse reaction in a donor can be attributed to the donation process.
2005/61/EC
Formal and objective control according to adopted standards to assess compliance with this Directive and other relevant legislation and to identify problems.
2002/98/EC
Inspection, peer A process by which an external body assesses the performance and characteristics of the object to be reviewed against a standard.
Inspection, self A process by which an establishment reviews and assesses its performance against a standard.
Issue The provision of blood or blood components by a blood establishment or a hospital blood bank for transfusion to a recipient.
2005/61/EC
Label
Labelling
An inscription affixed to a product for identification.
Information that is required or selected to accompany a product, which may include content, identification, description of processes, storage requirements, expiration date, cautionary statements, or indications
AABB
AABB
98
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Licensing for use.
The granting by a national competent authority of an authorisation to manufacture blood components.
Vienna
Forum
Manufacturing A process by which product characteristics may be modified by established means to give a product of defined characteristics
Master document Document from which copies are made for use in the manufacture or testing of blood component. The master is checked, authorised and filed until required for copying.
Material All components or supplies which are to be incorporated or to be used in the testing or processing of a blood product.
Medicinal products derived from human blood or human plasma
Medicinal products based on blood constituents which are prepared industrially by public or private establishments, such medicinal products including, in particular, albumin, coagulating factors and immunoglobulins of human origin.
2001/83/EC
Mobile site A temporary or movable place used for the collection of blood and blood components which is in a location outside of but under the control of the blood establishment.
2005/62/EC
Nonconformance Failure to meet requirements.
Open system System in which a breach has occurred but where every effort is made to prevent microbial contamination by operating in a clean environment using sterilised materials and aseptic handling techniques. See also
Closed System.
Plasma
AABB
Vienna
Forum
The liquid portion of the blood in which the cells are suspended. Plasma may be separated from the cellular portion of a whole blood collection for therapeutic use as fresh-frozen plasma or further processed to cryoprecipitate and cryoprecipitatedepleted plasma for transfusion. It may be used for the manufacture of medicinal products derived from human blood and human plasma or used in the preparation of pooled platelets, or pooled, leukocytedepleted platelets. It may also be used for resuspension of red cell preparations for exchange transfusion or perinatal transfusion.
2004/33/EC
99
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Plasma, cryoprecipitatedepleted for transfusion
Plasma, freshfrozen
A plasma component prepared from a unit of plasma, fresh frozen. It comprises the residual portion after the cryoprecipitate has been removed.
2004/33/EC
Platelets
The supernatant plasma separated from a whole blood donation or plasma collected by apheresis, frozen and stored.
2004/33/EC
A component prepared from whole blood normally within 8 hours of venepuncture, which contains platelets as the major cellular product.
Vienna
Forum
A concentrated suspension of blood platelets obtained by apheresis.
2004/33/EC Platelets, apheresis
Platelets, apheresis, leukocytedepleted
Platelets, recovered, pooled
A concentrated suspension of blood platelets, obtained by apheresis, and from which leucocytes are removed.
2004/33/EC
Platelets, recovered, pooled, leukocytedepleted
A concentrated suspension of blood platelets, obtained by processing of whole blood units and pooling the platelets from the units during or after separation.
2004/33/EC
A concentrated suspension of blood platelets, obtained by processing of whole blood units and pooling the platelets from the units during or after separation, and from which leucocytes are removed.
2004/33/EC
Platelets, recovered, single unit
A concentrated suspension of blood platelets, obtained by processing of a single unit of whole blood.
2004/33/EC
Platelets, recovered, single unit, leukocytedepleted
A concentrated suspension of blood platelets, obtained by processing of a single whole blood unit from which leucocytes are removed.
2004/33/EC
Policy AABB
Procedure
Process
A documented general principle that guides present and future decisions.
A series of tasks usually performed by one person according to instructions.
A set of related tasks and activities that accomplish a work goal.
AABB
AABB
100
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Process control Aspect of quality assurance that aims to minimise variations in the manufacturing process.
Processing Any step in the preparation of a blood component that is carried out between the collection of blood and the issuing of a blood component.
Vienna
Forum
2005/62/EC
Product inspection
Qualification
Assessment that a blood component meets the criteria for each product specification and has been stored and labelled appropriately. (is it used somewhere?)
Product instructions
Directions for performing certain operations in relation to the preparation of a product.
Product release Process which enables a product to be released from a quarantine status by the use of systems and procedures to ensure that the finished product meets its release specifications
Vienna
Forum
Vienna
Forum
Vienna
Forum as part of validation, the action of verifying that any personnel, premises, equipment or material works correctly and delivers the expected results.
2005/62/EC
Quality
Quality assurance
Manufacture of medicinal products so as to ensure that they are fit for their intended use, comply with the requirements of the Marketing Authorisation and do not place patients at risk due to inadequate safety, quality or efficacy. (according to EN ISO 9000:2005; quality is defined as the ‘degree to which a set of inherent qualities are met’).
EC GMP 2006
Chapter 1
All the activities from blood collection to distribution made with the object of ensuring that blood and blood components are of the quality required for their intended use.
2005/62/EC
(according to EC GMP 2006 Chapter 1 [19], quality assurance is defined as ‘A wide-ranging concept that covers all matters, which individually or collectively influences the quality of a product. It is the total sum of the organised arrangements made with the object of ensuring that medicinal products are of the quality required for their intended use. Quality assurance therefore incorporates Good
Manufacturing Practice (GMP) plus other factors outside the scope of this Guide. The authors prefer this definition to the one contained in EN ISO 9000; 2005. That part of quality management focused on providing confidence that quality requirements will be fulfilled’.)
Quality assurance system
Establishment and implementation of an effective pharmaceutical quality assurance system, involving the active participation of the management and personnel of
101
Commission
Directive
2003/94/EC
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Quality control active participation of the management and personnel of the different departments.
2003/94/EC
Part of a quality system focussed on fulfilling quality requirements.
2005/62/EC
(according to EC GMP 2006 Chapter 1, quality control is defined as ‘That part of GMP that is concerned with sampling, specifications and testing; and with the organisation, documentation and release procedures, which ensure that the necessary and relevant tests are actually carried out and that materials are not released for use, nor products released for sale or supply, until their quality has been judged to be satisfactory’.)
Quality management
Quality monitoring
The co-ordinated activities to direct and control an organisation with regard to quality at all levels within the blood establishment.
2005/62/EC
(according to EC GMP 2006 Chapter 1 [19], quality management is defined as ‘achieving through a process of quality assurance medicinal products that do not place patients at risk with respect to safety, quality and efficacy’.)
That part of a quality assurance programme concerned with maintenance and improvement of quality which deals with the identification and use of indicators to detect variations from standards or specifications.
Vienna
Forum
Qualified person ‘qualified person’ means the person referred to in
Article 48 of Directive 2001/83/EC or in Article 13(2) of
Directive 2001/20/EC.
Directive 2001/83/EC, Article 48: ‘Member States shall take all appropriate measures to ensure that the holder of the manufacturing authorization has permanently and continuously at his disposal the services of at least one qualified person, in accordance with the conditions laid down in Article 49, responsible in particular for carrying out the duties specified in Article
51.
Directive
2001/83/EC
Directive 2001/83/EC, Article 49: Member States shall ensure that the qualified person referred to in Article
48 fulfils the minimum conditions of qualification set out in paragraphs 2 and 3 as follows: .
‘A qualified person shall be in possession of a diploma, certificate or other evidence of formal qualifications awarded on completion of a university course of study, or a course recognized as equivalent by the Member
State concerned, extending over a period of at least
102
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Quality system
Quarantine
Recipient
Red cells
Red cells in additive solution four years of theoretical and practical study in one of the following scientific disciplines: pharmacy, medicine, veterinary medicine, chemistry, pharmaceutical chemistry and technology, biology.
(additional information is given in Para 2 and 3).
Directive 2001/83/EC, Article 51: 1. Member States shall take all appropriate measures to ensure that the qualified person referred to in Article 48, without prejudice to his relationship with the holder of the manufacturing authorization, is responsible, in the context of the procedures referred to in Article 52, for securing the responsibilities defined in section (a) and
(b) of Article 52, Para 1.
The organisational structure, responsibilities, procedures, processes, and resources for implementing quality management.
The physical isolation of blood components or incoming materials/reagents over a variable period of time while awaiting acceptance, issuance or rejection
2005/62/EC of the blood components or incoming materials/reagents.
Someone who has been transfused with blood or blood components.
2005/61/EC between the amount of material entering and leaving a given operation or series of operations.
Vienna
Forum
The red cells from a single whole blood donation, with a large proportion of the plasma from the donation removed.
2004/33/EC
The red cells from a single whole blood donation, with a large proportion of the plasma from the donation removed. A nutrient/preservative solution is added.
2004/33/EC
The red cells from an apheresis red cell donation. 2004/33/EC Red cells, apheresis
Red cells, buffy coat removed
Red cells, buffy coat removed, in additive solution
The red cells from a single whole blood donation, with a large proportion of the plasma from the donation removed. The buffy coat, containing a large proportion of the platelets and leucocytes in the donated unit, is removed.
2004/33/EC
The red cells from a single whole blood donation, with a large proportion of the plasma from the donation removed. The buffy coat, containing a large proportion
2004/33/EC
103
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 additive solution of the platelets and leucocytes in the donated unit, is removed. A nutrient/preservative solution is added.
Red cells, leukocytedepleted
The red cells from a single whole blood donation, with a large proportion of the plasma from the donation removed, and from which leucocytes are removed.
2004/33/EC
Red cells, leukocytedepleted, in additive solution
Reporting establishment
Role
Sensitivity
The red cells from a single whole blood donation, with a large proportion of the plasma from the donation removed, and from which leucocytes are removed. A nutrient/ preservative solution is added.
2004/33/EC
The blood establishment, the hospital blood bank or facilities where the transfusion takes place that reports serious adverse reactions and/or serious adverse events to the competent authority.
2005/61/EC
- The action for which a person or thing is particularly fitted or employed.
- Assigned duty or activity.
Term defining the analytical limit of detectable reactions using reagents or test systems.
Serious adverse event
Any untoward occurrence associated with the collection, testing, processing, storage and distribution,
2002/98/EC of blood and blood components that might lead to death or life-threatening, disabling or incapacitating conditions for patients or which results in, or prolongs, hospitalisation or morbidity.
Serious adverse reaction
An unintended response in donor or in patient associated with the collection or transfusion of blood or blood components that is fatal, life-threatening,
2002/98/EC disabling, incapacitating, or which results in, or prolongs, hospitalisation or morbidity.
Session record Record(s) which link relevant details of the blood collection session directly to the blood donation number, information such as date of collection and blood bag batch numbers.
Specification
Standard
A description of the criteria that must be fulfilled in order to achieve the required quality standard.
2005/62/EC
The requirements that serve as the basis for comparison.
2005/62/EC
Standard operating
A document that details the manner in which a specific task will be performed in a consistent way SOPs are
104
2005/62/EC
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 operating procedures
(SOPs)
Statistical process control
Sterile
Sterile connecting device (SCD)
Sterilisation task will be performed in a consistent way. SOPs are part of an authorised document system setting out specifications, procedures and records covering each activity performed by the blood establishment.
Vienna
Forum
A method of quality control of a product or a process that relies on a system of analysis of an adequate sample size without the need to measure every product of the process.
2004/33/EC equipment or facilities in relation to their acceptance
(or otherwise) for use, further processing or distribution
(e.g. ‘Quarantine’, ‘Released’, ‘Restricted Use’, ‘Hold’,
‘Rejected’).
Free from viable micro-organisms.
A device that connects two tubes without breaching the sterility of their interior
Vienna
Forum
Sterility
Traceability
Trace-back
(1) A process intended to produce sterile goods (2)
Reduction of the probability of the presence of viable micro-organisms to an acceptable level. Sterilisation is effected by moist or dry heat, treatment with a gaseous sterilant such as ethylene oxide, irradiation with ionising radiation or, for solutions, by filtration method.)
Vienna
Forum
The complete absence of living micro-organisms.
Annex 1 of the EC Guide to Good Manufacturing Practice
(GMP) provides supplementary guidance on the application of the principles and guidelines of GMP to sterile medicinal products. The guidance includes recommendations on standards of environmental cleanliness for clean rooms.
The guidance has been reviewed in the light of the international standard EN/ISO 14644-1 and amended in the interests of harmonisation but taking into account specific concerns unique to the production of sterile medicinal products.
Annex 1, EC
Guide to GMP
Vienna
Forum
The ability to trace each individual unit of blood or blood component derived thereof from the donor to its final destination, whether this is a recipient, a manufacturer of medicinal products or disposal, and vice versa.
2005/61/EC
The process of investigating a report of a suspected transfusion-associated adverse reaction in a recipient
2005/62/EC
105
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Washed
Whole blood
Written procedures in order to identify a potentially implicated donor. evidence that the pre-defined requirements for a specific procedure or process can be consistently fulfilled.
2005/62/EC
A process of removing plasma or storage medium from cellular products by centrifugation, decanting of the supernatant liquid from the cells and addition of an isotonic suspension fluid, which in turn is generally removed and replaced following further centrifugation of the suspension. The centrifugation, decanting, replacing process may be repeated several times.
2004/33/EC
A single blood donation. 2004/33/EC
Controlled documents that describe how specified operations are to be carried out. (see also SOPs)
2005/62/EC
106
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Annex II - Participating Institutions and Individuals
Country Participants
BE
BELGIQUE /
BELGIË
BG
BULGARIA
CZ
ČESKÁ
REPUBLIKA
CY
KYPROS
Nominated
Individuals
Dr. Inge Buyse Het Belgische Rode Kruis
Dienst voor het Bloed, Rode
Krius-Vlaanderen
Vieurgatsesteenweg 98
1050 BRUSSEL
Mailing address: Motstraat
40, 2800 MERCHELEN
НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР
ПО ХЕМАТОЛОГИЯ И
ТРАНСФУЗИОЛОГИЯ
National Center of
Hematology and
Transfusiology
Plovdivsko Pole Str. 6
1756 SOFIA
VSEOBECNÃ FAKULTNÍ
NEMOCNICE V PRAZE
(University Hospital of
Prague)
Vseobecná fakultní nemocnice (General
Teaching Hospital)
U Nemocnide 2
128 08 PRAHA 2
Υπουργείο Υγείας της
Κυπριακής Δημοκρατίας -
Іατρικές Υπηρεσίες κσι
Υπηρεσίες Δημόσιας Υγείας
(Ministry of Health of the
Republic of Cyprus - Medical and Public Health Services)
Medical Services and Public
Health Services
10 Marcou Drakou,
Pallouriotissa
1449 LEFKOSIA (Nicosia)
Prof. Dr. Philippe
Vandekerckhove
Prof. Andrey
Andreev, MD, PhD,
Director
MuDr. Pavel Horak,
CSc., MBA
Dr. Stala Kioupi
Dr. Androulla
Agrotou, Acting
Director
Svetla Bakalova,
MD, PhD
Quality Assurance
Department
Petr Turek, MD,
PhD
Ms. Zoe Sideras
107
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Country Participants
DE
DEUTSCHLAND
Red Cross Blood Donation
Service Baden-Württemberg-
Hessen
Institut für
Transfusionsmedizin und
Immunhämatologie
Sandhofstrasse 1
60528 FRANKFURT AM
MAIN
Nominated
Individuals
Prof. Dr. med.
Erhard Seifried
Medical Director and
CEO
Project Leader and
Member of the
Project Advisory
Board
Prof Dr. med.
Christian Seidl
Dept.Director
Project Coordinator
PD Dr. med.
Reinhard Henschler
Dr. Esther
Schellenberg
Dr. Veronika Brixner
Saman Hosseini
EE
EESTI
FR
FRANCE
HU
MAGYARORSZÁG
IE
IRELAND
Põhja-Eesti Regionaalhaigla
Verekeskus
Blood Centre
North Estonia Regional
Hospital
J. Sütiste tee 19
13419 TALLINN
Etablissement Français du
Sang (EFS)
20 avenue du stade de
France
93218 La Plaine Saint-Denis
Cedex
Orszàgos Vèrellàtò Szolgàlat
Hungarian National Blood
Transfusion Service
Karonlina str. 19 – 21
1113 BUDAPEST
The Blood Transfusion
Service Board (IMB)
Irish Blood Transfusion
Service
National Blood Centre
James´s Street
IE - DUBLIN 8
Dr. Tatjana
Plahhova, MD
Prof. Dr. Jacques
Hardy
Director
Eszter Miskovits,
MD
Dr. William Murphy
National Medical
Director
Mrs. Riima Niidas
Dr. Alain Beauplet
Dr. Leslie Sobaga
Quality Department
Claudine
Hossenlopp,
Chargée de mission
Dr. Klára Baróti-
Tóth, Ph.D.
Dr. Marie o`Connell
Director of Quality
108
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Country Participants
IS
Iceland
IT
ITALIA
LU
Luxembourg
MT
MALTA
Istituto Superiore di Sanita
Blood Transfusion
Methodology Section
Department of Hematology,
Oncology and Molecular
Medicine
Viale Regina Elena 299
00161 ROME
25 J. P. Sauvage
L-2514 Kirchberg
Luxemburg
Prof. Dr. Enrico
Garaci
President
Frances Delaney
Project Advisor and independent
Observer
Dr. Alex Aquilina
Director
Nominated
Individuals
Landspitalinn
Hàskòlasjuùkrahùs
(Icelandic University Hospital)
Landspitalinn
Hàskòlasjuùkrahùs
Icelandic University Hospital
Blood Bank
At Barónsstigur
IS-101 REYKJAVIK
Torfi Magnusson,
Medical Director and
CEO
Dr. Sveinn
Gudmundsson,MD
Director
The Blood Bank
Blóðbankinn ,
Dr. Hamisa Jane
Hassan
NL
NEDERLAND
Centru Nazzjonali ta't-
Trafuzjoni tad-Demm
National Blood Transfusion
Service
St. Luke`s Square
MSD 07 G´MANGIA
Stiching Sanquin
Bloedvoorziening
Sanquin Blood Supply
Foundation
Plesmanlaan 125
1066 CX AMSTERDAM
Dr. Jeroen De Wit
CEO
Member of the
Project Advisory
Board
Vice-President
European Blood
Alliance (EBA)
Dr. Petra van
Krimpen
Quality
Management
109
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Country Participants
PL
POLSKA
RO
ROMANIA
UK
ENGLAND
UK
SCOTLAND
Instytut Hematologii I
Transfuzjologii
Institute of Haematology and
Transfusion Medicine
Department of Blood
Transfusion
I. Ganghi St.14Chocimska 5
02-776 WARSZAWA
Universitatea de Medicina si
Farmacie "Victor Babes"
Timisoara.
University of Medicine and
Pharmacy "Victor Babes"
Timisoara.
Physiology and Immunology
Uta loan Colonel Martir No.2
300041 TIMISOARA
The National Blood Authority
(NBS)
(England and North Wales)
Oak House, Reeds Crescent
WD24 4QN
WATFORD, HERTS
Doc. Dr. Med.
Magdalena
Letowska
Deputy director
Member of the
Project Advisory
Board
Prof. Dr. Krzysztof
Warzocha, Director
Prof. Dr. Virgil
Paunescu
Director
Brigton
Douglastown, Forfar
Scotland, DD8 1TP
Nominated
Individuals
Dr. Elzbieta Lachert
Head of Quality
Assurance
Dr. Carmen Tatu,
Ph.D.
Blood Center
Timisoara
Martin Gorham,
OBE, CEO
Member of the
Project Advisory
Board
President European
Blood Alliance
(EBA)
Dr. Alan Slopecki
Head of Quality
Assurance-NBS
Crescent Drive
Brentwood
Essex, CM15 8DP
Steve Morgan
NHSBT
International
2440 The Quadrant
Aztec West
Bristol BS32 4AQ
Angus Macmillan
Douglas, OBE
Member of the
Project Advisory
Board
110
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Annex III - References
EU Legislation
1. Directive 2001/83/EC of the European Parliament and of the Council of 6 November
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3. Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive
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4. Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive
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5. Commission Directive 2005/62/EC of 30 September 2005 implementing Directive
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11. Guidelines for Validation and Maintaining the Validation State of Automated Systems in Blood Banking. International Journal of Transfusion Medicine, Vox Sanguinis. Vol.
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12. Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine – Version 1.0
(publication July 2006)
International Standard Organisation (ISO) and European Committee for
Standardisation (CEN) documents
13. ISO EN 9000
14. ISO EN 9001
15. ISO EN 9004:2000
16. ISO EN 13485
17. ISO EN 15189:2003
ISO EN Documents are available from the National Members of CEN. A list of these members is available through the homepage of CEN (www.cen.ec/cenorm)
Other related documents
Recommendations on Validation Master Plan Installation and Operational
Qualification Non-sterile Process Validation, Cleaning Validation. Pharmaceutical
Inspection Convention Scheme (PIC/S) PI 006-2. July 2004.
19. List of Relevant Terminology. Reference document for meeting on ‘Quality
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Community: a Way Forward’ (‘Vienna Forum’). 13-15 July 1998, Baden/Vienna.
20. EU Guidelines on Goood Manufacturing Practice (GMP), Volume 4, EudraLex,
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Document can be downloaded from the EUBIS-homepage, www.eubis-europe.eu.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Annex IV - Project-Publications
1. EUBIS: Updated-Information of the SOP-Manual. (Ed. E. Seifried and C. Seidl),
2007. PDF-Download from the Homepage of the EUBIS Consortium using. www.EUBIS-europe.eu
2.
EU-Q-Blood SOP Survey Report. Overview of the blood establishment structure, capacity and background in SOP systems including highest risk areas. Version 1.6
(Ed. E. Seifried and C. Seidl). March 2006, PDF-Download from the Homepage of the EUBIS Consortium using. www.EUBIS-europe.eu
3. EU-Q-Blood-SOP: Development of pan European quality management in transfusion medicine. C Seidl, E. Schellenberg, R. Henschler, A. McMillan Douglas,
CS SMit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J. DeWit, E. Seifried. Abstract
Presentation International Society of Blood Transfusion (ISBT); Vox Sanguinis, Vol
93 (Suppl 3) 2PS-01-03, p6, 2006
4. European Quality Management in Transfusion Medicine. C Seidl, E. Schellenberg,
R. Henschler, A. McMillan Douglas, CS Smit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J.
DeWit, E. Seifried. Abstract Presentation Joint Congress German Society of
Transfusion Medicine and Immunohematology (DGTI) with the International Society for Cellular Therapy (ISCT), Transfusion Medicine and Hemotherapy, Vol 33 (Suppl
1), OS6.1, p14, 2006
5. EU-Q-Blood-SOP: A European initiative developing quality management criteria.
Abstract Presentation 14 th Annual Congress of the German Society for
Immunogenetics (DGI), Meeting Proceedings, P13, p38, 2006
6. EU-Q-BLOOD-SOP: Developmemt of European quality management in transfusion medicine. C Seidl, E Schellenberg, L Sobaga, M O’Connell, P van Krimpen, A
McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, J de Wit, E Seifried on behalf of the
Project’s participant. Transfusion Today, Volume 69, p8-10, 2006.
7. European best practice in blood transfusion: improvement of quality-related processes in blood establishments. C Seidl, M O’Connell, F Delayney, P van
Krimpen, A McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, L Sobaga, J de Wit, E
Seifried on behalf of the Project’s participant. ISBT Science Series, Vox Sanguinis,
Volume 2 (1), p143-9, 2007.
113
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Manual Version 1.0 – German / Deutsch
Übersetzung: Dr. med. Veronika Brixner
Blutspendedienst Baden-Württemberg – Hessen des Deutschen Roten Kreuzes,
Frankfurt am Main
114
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
115
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
INHALTSVERZEICHNIS / TABLE OF CONTENTS
PREFACE.............................................................................................................................. V
VORWORT .......................................................................................................................... VII
MANUAL VERSION 1.0 – GERMAN / DEUTSCH .............................................................114
KAPITEL 1 .........................................................................................................................118
E INFÜHRUNG .......................................................................................................................................................... 118
H INTERGRUND ........................................................................................................................................................ 118
P ROJEKTZIELE ........................................................................................................................................................ 120
A RBEITSPROGRAMM ............................................................................................................................................... 120
Z USAMMENFASSUNG DER P ROJEKTZIELE ................................................................................................................ 123
KAPITEL 2. QUALITÄTSGRUNDSÄTZE - DIREKTIVEN 2002/98/EG / 2005/62/EG ......125
Das SOP-Handbuch ................................................................................................................................. 128
KAPITEL 3. ENTWICKLUNG UND IMPLEMENTIERUNG EINER SOP...........................130
3.1. F ESTLEGUNG DES A UFGABENBEREICHES DER SOP UND E NTWURF DES T ITELS (S CHRITT 1)............................ 132
3.2. E RMITTLUNG EINES GEEIGNETEN M ITARBEITER ZUR SOP-E RSTELLUNG (S CHRITT 2)....................................... 133
3.3.
E INSATZ DER M ASTER -SOP ALS M USTER ZUR E RSTELLUNG DER SOP (S CHRITT 3) ........................................ 134
3.4. E NTWURF EINES F LOW -C HARTS UND B ESCHREIBUNG DER EINZELNEN S CHRITTE (S CHRITT 4).......................... 136
3.5.
D URCHFÜHRUNG EINES GELENKTEN D OKUMENTENAUSTAUSCHES (S CHRITT 5) ................................................ 144
3.6.
S CHULUNG DER SOP (S CHRITT 6)................................................................................................................... 150
KAPITEL 4. MUSTER-SOP UND BEISPIEL – SOPS.......................................................153
4.1.
M USTER FÜR EINE S TANDARD A RBEITSANWEISUNG ......................................................................................... 153
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben .............................................................................. 155
Teil B: Autorisierung und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“) ....................................... 155
Teil B: Freigabe und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“) .............................................. 156
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozesses ............................................................................................. 158
Teil D: Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG, Anhang 9) ................................................. 158
Teil E: Dokumentation............................................................................................................................... 160
Teil F: Anhang........................................................................................................................................... 160
4.2.
EUBIS M USTER -SOP ..................................................................................................................................... 163
4.3.
B ESONDERE SOP F ORMATE (L ABORTESTUNG UND G ERÄTE )........................................................................... 167
4.3.1. Standard Test-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates....................................................... 171
4.3.2. Standard Geräte-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates................................................... 175
4.4.
SOP S ZU QUALITÄTSRELEVANTEN A RBEITSPROZESSEN ................................................................................... 178
4.4.1. Beschriftung und Spenderidentifikation im Rahmen der Blutspende ............................................. 179
4.4.2. Bestimmung der ABO Blutgruppe und Verträglichkeitstestung im Notfall...................................... 188
4.4.3. Gewinnung und herstellung von Apherese-Thrombozytenkonzentraten ....................................... 197
4.4.4. Validierung der Temperaturüberwachung für Lagerung und Transport von Blutprodukten ........... 207
ANHANG ............................................................................................................................216
A NHANG I – B EGRIFFSBESTIMMUNGEN .................................................................................................................... 216
A NHANG II – T EILNEHMENDE I NSTITUTIONEN UND P ERSONEN .................................................................................. 231
A NHANG III - R EFERENZEN ..................................................................................................................................... 235
A NHANG IV - P ROJEKT BEZOGENE P UBLIKATIONEN ................................................................................................. 237
116
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
117
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
KAPITEL 1
Einführung
Dieses Handbuch soll ein Leitfaden zur Erstellung von Standard-Arbeitsanweisungen (im folgenden Standard Operating Procedures – SOP genannt) im Bereich von transfusionsmedizinischen Einrichtungen sein. Vorrangiges Ziel des Leitfadens ist es eine einfache und praktische Anleitung zu geben, die sich auf die Vorgaben der
Europäischen Gesetzgebung im Bereich von Blut stützt. Die Inhalte des Handbuches wurden innerhalb eines durch die Europäische Kommission geförderten Projektes, EU-Q-
Blood-SOP Projekt, erarbeitet.
19 Die Förderung erfolgte durch das Aktionsprogramm der
Europäischen Kommission im Bereich der öffentlichen Gesundheit (2003-2008) 20 . Dieses
Programm beinhaltet als einen Schwerpunktbereich die Verbesserung der Qualität und
Sicherheit von Blutprodukten innerhalb der Europäischen Mitgliedstaaten. Die
Projektgruppe setzte sich daher aus Fachexperten, Transfusionsverantwortlichen,
Qualitätsmanagementbeauftragten und Leitern verschiedener nationaler
Blutspendeeinrichtungen zusammen. Das von diesem Konsortium entwickelte Handbuch fasst auf europäischer Ebene erarbeitete gemeinsame Grundlagen in der Umsetzung von
Qualitätsanforderungen zusammen. Diese sollen zu einer Verbesserung der Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei der Blutspende, der Verarbeitung und Herstellung von Blut und Blutbestandteilen, deren Testung und Freigabe sowie Lagerung und Vertrieb beitragen.
Das Handbuch soll Blutspendeeinrichtungen sowohl als Hilfsmittel bei der Erstellung eigener SOPs dienen als auch Prinzipien eines Qualitätssicherungssystems vermitteln um den Anwender in die Lage zu versetzen fachlich korrekte Beschreibung unterschiedlichster logistischen und organisatorischer Abläufe und Prozesse in Form einer SOP zu beschrieben.
Hintergrund
Die Europäische Gemeinschaft hat mit der Verabschiedung der Direktive 2002/98/EG 21 im Jahr 2002 gesetzliche Anforderungen für die Qualität und Sicherheit von
Blutprodukten innerhalb der Mitgliedstaaten geschaffen. Dieser Direktive folgten in den
Jahren 2004 und 2005 drei weitere Direktiven der Europäischen Kommission mit
Ausführungsbestimmungen zu den Themen der Direktive 2002/98/EG. Die erste der
Folgedirektiven beinhaltet technischen Voraussetzungen für Blut und Blutbestandteile,
(2004/33/EG 22 ), die zweite Folgedirektive (2005/61/EG 23 ) beschäftigt sich mit der
19 Grant Agreement 2004217.
20 Decision No 1786/2002/EC of the European Parliament and of the Council of 23 September2002 adopting a programme of
Community action in the field of public health (2003-2008). OJ L271, 9.10.2002, p.1
21 Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January 2003 setting standards of quality and safety for the collection, testing, processing, storage and distribution of human blood and blood components and amending Directive
2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
22 Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards certain technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the European Union, L91,
30/03/2004, p.25.
118
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Rückverfolgbarkeit und der Meldung von schweren Nebenwirkungen. Die dritte
Folgedirektive beinhaltet Vorgaben für Qualitätsmanagementsysteme in
Blutspendeeinrichtungen (2005/62/EG 24 ). Die Vorgaben der Direktive 2005/62/EG beziehen sich unter anderen auf Paragraph 11, der Direktive 2002/98/EG in der die verschiedenen nationalen Blutspendeeinrichtung zur Einführung und Erhaltung eines
GMP-basierten Qualitätsmanagementsystems verpflichtet werden. Zusätzlich werden durch die Direktive 2002/98/EG alle Mitgliedsstaaten verpflichtet regelmäßige
Inspektionen und Kontrollen von Blutspendeeinrichtungen durch entsprechende nationale
Inspektionsbehörden durchzuführen (Paragraph 8).
Aufgrund dieser strengen Anforderung zur Qualitätsverbesserung von
Blutspendeeinrichtungen durch Etablierung von Qualitätsmanagementsystemen wurde im
Rahmen des Aktionsprogramms der Europäischen Gemeinschaft im Bereich der
öffentlichen Gesundheit im Jahr 2004, „die Unterstützung bei der Entwicklung und
Einführung von Qualitätsmanagementsystemen zur Verbesserung der Sicherheit von
Blutspenden in der Europäischen Gemeinschaft“ 25 als eine vorrangige Aufgabe benannt.
In den nachfolgenden Ausschreibungen des Aktionsprogramms für den Bereich Blut wurde diese Aufgabe in Form von Projektvorschläge spezifiziert, die praktische
Konzepten für den Aufbau oder die Verbesserung bereits vorhandener
Qualitätsmanagementsysteme in Blutspendeeinrichtungen der Europäischen
Mitgliedsstaaten entwickeln sollten (Sektion 2.2.4). In Rahmen dieser Ausschreibungen wurde unter Leitung des DRK-Blutspendedienstes Baden-Württemberg Hessen ein
Projektkonzept zur Etablierung bzw. Verbesserung bereits vorhandener
Qualitätsmanagementsysteme entwickelt. Das Projektkonzept umfasste sowohl die
Grundlegenden strukturellen als auch praktischen Dokumenten bezogenen
Anforderungen an moderne leistungsfähige und effektive Qualitätsmanagementsysteme.
Projektteilnehmer waren öffentlichen Blutspendeeinrichtungen, Blutbanken und ministerielle Institutionen aus 16 EU Mitgliedstaaten. Diese umfassten die folgenden EU-
Mitgliedsstaaten, EU-Beitrittsstaaten oder ETFA-Staaten (European Free Trade
Association - EFTA): Belgien (BE), Tschechien (CZ), Deutschland (DE), Estland (EE),
Frankreich (FR), Irland (IE), Italien (IT), Zypern (CY), Ungarn (HU), Malta (MT),
Niederlande (NL), Polen (PL), Vereinigtes Königreich (UK), Island (IS), Bulgarien (BG) und Rumänien (RO) (Annex II). Neben dem Projektmanagementteam des DRK-
Blutspendedienstes Baden-Württemberg erfolgte die Entscheidungsfindung in enger
Kooperation mit einem Beratergremium aus Mitgliedern der Projektprojektgruppe sowie in
Kooperation mit der European Blood Alliance (EBA).
In Abstimmung mit der Europäischen Kommission wurde für die Förderung des
Projektkonzeptes der Schwerpunkt auf die Erstellung eines praktischen Dokumenten
23 Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards traceability requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official Journal of the European
Union, L256, 1/10/2005, p.32.
24 Commission Directive 2005/62/EC of 30 September 2005 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards Community standards and specifications relating to a quality system for blood establishments. Official Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
25 2004/192/EC: Commission Decision of 25 February 2004 adopting the work plan for 2004 for the implementation of the programme of Community action in the field of public health (2003 to 2008), including the annual work programme for grants (Text with EEA relevance). Official Journal of the European Union L 60, 27.2.2004, p.58.
119
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 bezogenen Leitfadens für Qualitätsmanagementsysteme gelegt. Hierbei sollte insbesondere die Ebene der Standardarbeitsanweisungen im Vordergrund stehen, da diese die Basis der Dokumentenhierarchie eines Qualitätsmanagementsystems bildet und somit eine wesentliche Vorraussetzung für die Umsetzung von GMP-Richtlinien darstellt.
Projektziele
Die Zielsetzung des EU-Q-Blood-SOP-Projekts sind:
1. Erfassung bereits etablierter Qualitätsmanagementstrukturen mit Schwerpunkt auf die gewählte Dokumentenhierarchie und Struktur von
Standardarbeitsanweisungen sowie eine Übersicht der verwendeten Normen,
Standards und Richtlinien innerhalb der 16 beteiligten Blutspendeeinrichtungen.
Diese Bestandsaufnahme sollte eine Übersicht (a) bereits angewendeter internationaler und nationaler Standards für SOPs und (b) vorhandener Strukturen zur Kontrolle von Blutspendeeinrichtungen auf nationaler Ebene in Form von
Inspektionen geben.
2. Die Entwicklung eines praktischen Leitfadens für Blutspendeeinrichtungen in Form eines Handbuches für die Strukturierung, Entwicklung und Einführung von SOPs entsprechend den Vorgaben der EU Direktiven sowie unter Einbindung der
Erfahrungen aus den beteiligten Europäischen Institutionen.
3. Evaluation des erstellten Leitfadens innerhalb der an dem Projekt beteiligten
Blutspendeeinrichtungen
4. Publikation und Verteilung des erstellten Leitfadens (SOP-Manual) an (a) die am
Projekt teilnehmenden Blutspendeeinrichtungen und (b) Verbreitung der
Ergebnisse an interessierte Blutspendeeinrichtungen innerhalb der Europäischen
Union, einschließlich den EFTA-Staaten unter Einbeziehung der Projektpartner als nationale Ansprechpartner.
Arbeitsprogramm
Nach erfolgter Bewilligung der Förderung des EU-Q-Blood-SOP Projektes durch
Europäische Kommission wurde durch des Projektmanagementteam gemeinsam mit den
Projektpartnern und in Abstimmung mit dem Projekt Advisory Board ein Fragebogen zur
Ermittlung der im Projektziel 1 festgelegten Parameter im Hinblick auf die
Dokumentenstruktur und Inspektionsvorgaben entwickelt.
Der Fragebogen wurde in die folgenden vier Bereiche unterteilt: Sektion I –
Vorraussetzungen (der einzelnen Teilnehmer), Sektion II – Systemanforderungen (bereits vorhandener Qualitätsmanagementsysteme), Sektion III – Arbeitsbereiche der beteiligten
Blutspendeeinrichtungen und hierfür vorhandene Arbeitsanweisungen (z.B.
Blutentnahme, Laboranalysen, Logistik und Vertrieb), Sektion IV – Risikomanagement
120
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 unterteilt in (a) Liste der Bereiche mit erhöhten Sicherheitsanforderungen und (b)
Übersicht der Abweichungen und Nebenwirkungen innerhalb der letzten 24 Monate.
Neben offenen Fragen, Fragen mit ja/nein Mustern enthielt der Fragebogen auch direkte
Fragen, mit dehnen ermittelt wurde, nach welchen Richtlinien, wie z.B. der ‚American
Association of Blood Banks’ (AABB), gearbeitet wird und ob es gesetzlich verankerte
Richtlinien für den Blutspendebereich in dem jeweiligen Partnerland gibt. Durch eine offene Frage wurde versucht, zu ermitteln ob die Blutspendeeinrichtungen bereits von nationalen Stellen inspiziert werden und wenn ja in welchen Zeitabständen. Weiterhin wurde erfasst, welche Bedeutung Inspektionen entsprechend den Vorgaben der Direktive
2002/98/EG von den an dem Projekt beteiligten Institutionen und Mitgliedsländern beigemessen wird.
Auf der Basis dieser Umfrage wurden die Unterschiede und Gemeinsamkeiten in den
Qualitätsmanagementsystemen und damit verbundene Sicherheits- und
Qualitätsanforderungen ermittelt und in einem Übersichtsbericht, EU-Q-Blood-SOP
Survey Report, ( www.EUBIS-europe.eu
) zusammengefasst. Besondere Risiken liegen dieser Unfrage zufolge in den Bereichen Blutspende und Verarbeitung, Labortestung,
Lagerung und Vertrieb. Sieben der 15 (47%) teilnehmenden Blutspendeeinrichtungen waren der Ansicht, dass ihr bestehendes SOP-System angesichts der europäischen
Gesetzgebung zum Thema Blutprodukte überarbeitet werden muss. Die hiervon betroffenen Blutspendeeinrichtungen finden sich überwiegend in Mitgliedsstaaten, die erst seit 2004 oder 2007 (Bulgarien und Rumänien) in der Europäischen Kommission eingegliedert sind. Vier von 15 (27%) Projekt Teilnehmer (zwei der seit 2004 und die beiden seit 2007 der EU beigetretenen Staaten) gaben an, dass derzeit keine externen
Inspektionen durch unabhängige Inspektionsbehörden erfolgen.
Aus den Rückmeldungen der Fragebogen (Sektion IV) wurde weiterhin eine
Zusammenstellung der als besonders kritisch und damit Sicherheits-relevanten
Arbeitsbereiche für das Projekt erstellt. Nach Fertigstellung der Fragebogenauswertung wurde das Projekt Start-Up Meeting Ende Januar 2006 abgehalten. Dieses Meeting diente der gemeinsamen Diskussion der erhaltenen Ergebnisse zwischen den
Projektteilnehmern und der abschließenden Bewertung der in dem Survey zusammengestellten Daten. Weiterhin wurde der Projektarbeitsplan mit den beteiligten
Projektpartnern festgelegt und die vier Projektarbeitsgruppen gegründet. Diese
Arbeitsgruppen teilten sich thematisch den gesamten Bereich der Blutspendeeinrichtung von der Blutspenderuntersuchung und -anamnese bis zu logistischen und verwaltungsbezogene Aufgaben in der Blutversorgung auf. Für die einzelnen
Arbeitsgruppen wurde ‚benannte Personen’ (‚Nominated Persons’) von jeder
Blutspendeeinrichtung benannt, die als Projektexperten mitwirken sollten. Die eigentliche
Projektarbeit für das SOP Handbuch begann im Januar 2006 und umfasste die in Tabelle
1 dargestellten thematischen Schwerpunkte und Teilnehmer der verschiedenen
Arbeitsgruppen sowie die von jeder Arbeitsgruppe gewählte Partner für die Validierung
(Testung) des Handbuches.
121
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Tabelle 1.: Struktur der Arbeitsgruppen
Arbeitsgruppe 1 (A 1): Blutspende und Produktion
Niederlande (Leiter der AG), Zypern, Island, Italien
SOP-Thema Spenderidentifikation und Beschriftung
Testpartner Zypern
Schwerpunkte und Risiken
- Blutspende
- Spenderidentifikation
- Zulassung zur Blutspende/ Auswahlkriterien/ Spenderbefragung
- Desinfektion und Sterilität von Blutprodukten
- Beschriftung und Identifizierung
Arbeitsgruppe 2 (AG 2): Blutspendertestung (Immunhämatologie,
Molekularbiologische Diagnostik)
Vereinigtes Königreich (Leiter der AG), Belgien, Bulgarien, Rumänien
SOP-Thema Blutgruppenbestimmung und Kreuzprobe und Notfallsituationen
Testpartner Bulgarien
Schwerpunkte und Risiken
- Blutgruppenbestimmung und Beschriftung (ABO und Rhesussystem)
- Testung in Notfallsituationen
- Spenderverzeichnisse
Arbeitsgruppe 3 (AG 3): Herstellung von besonderen Blutprodukten
Deutschlang (Leiter der AG), Tschechei, Ungarn, Malta, Polen
SOP-Thema
Gewinnung und Verarbeitung von Apherese-
Thrombozytenkonzentraten
Testpartner Malta
Schwerpunkte und Risiken
- Apherese-Thrombozytenkonzentrate
- Pool-Thrombozytenkonzentrate
- geteilte Blutprodukte
Arbeitgruppe 4 (AG 4): Logistik, Lagerung, Vertrieb und Management
Frankreich (Leiter der AG), Estland, Irland, Schottland
SOP-Thema
Validierung der Temperaturüberwachung für die Lagerung und den
Transport von Blutkomponenten
Zusätzlicher
Schwerpunkt
Dokumentenlenkung
Schwerpunkte und Risiken
-
-
-
-
Transport- und Temperaturkontrolle
Gerätevalidierung
Zentrale Blutdepotverwaltung und Vertrieb
Freigabe und Ausgabe von Blutprodukten
-
Lagerung und Transport in Bezug auf die Herstellung von
Blutkomponenten
122
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
In dem Start-Up Meeting und den nachfolgenden Arbeitsgruppentreffen wurden die
Dokumenten bezogenen Strukturen und damit verbundenen Anforderungen an ein
Qualitätsmanagementsystem zwischen den Teilnehmern eingehend diskutiert.
Ausgehend von teilweise sehr unterschiedlich strukturierten Dokumentsystemen fanden sich jedoch eindeutige grundlegenden gemeinsame Qualitätselemente für SOPs zwischen den beteiligten Institutionen, die in Kapitel 3 dargestellt sind. Von allen
Projektteilnehmern wurde jedoch hervorgehoben, dass die in dem Leitfaden beschriebene Dokumentenebene der SOPs ausreichend ist, um Arbeitsprozesse zu beschreiben; in Übereinstimmung mit den Vorgaben der Direktive 2002/98/EG
(Paragraph 11(1) and Annex I Teil B) diese Dokumente in ein übergeordnetes
Qualitätsmanagementsystem eingebunden sein müssen. Die prinzipielle hierarchische
Struktur eines solchen Qualitätsmanagementsystems ist in Kapitel 2 beschrieben
(Abbildung 2.1). Von den Projektteilnehmern wurde auch hervorgehoben, dass in viele
Blutspendeeinrichtungen zusätzlich zu der Direktive 2002/98/EG auch Regeln für ‚Gute
Herstellungspraxis’ (engl. ‚Good Manufacturing Practice’ (GMP)) und Standards der
Internationalen Organisation für Standardisierung (ISO-Richtlinien) für die Erstellung eines Qualitätsmanagementhandbuches oder eines Site Master Files verwenden. In diesen Fällen ist es ratsam einen Querverweis zwischen den Vorgaben der Direktive und den Anforderungen dieser Standards herzustellen, um das Qualitätsmanagementsystem zu vereinheitlichen.
Zusammenfassung der Projektziele
Das EU-Q-Blood-SOP-Projekt möchte einen praktischen Leitfaden in Form eines
Handbuches für die Strukturierung, Erstellung und Umsetzung von
Standardarbeitsanweisungen (SOPs) innerhalb eines modernen mit den EU-Direktiven konformen Qualitätsmanagementsystems geben
Aufbauend auf den in den EU Direktiven festgelegten Anforderungen an
Dokumentensystemen sowie unter Einbindung der in den jeweiligen nationalen Systemen verwendeten Standards und Normen ist es den Projektteilnehmern gelungen grundlegende Qualitätskriterien für Dokumentensysteme festzulegen. Ausgehend von diesen Qualitätskriterien zeigt das Handbuch exemplarisch eine Muster-SOP (Kapitel 4).
Unter Verwendung der Qualitätskriterien wird in Kapitel 3 die Vorgehensweise beschrieben um eine solche SOP zu erstellen. Dieser Prozess ist in 6 aufeinander folgende Schritte unterteilt, die einzeln in Kapitel 3 beschrieben werden. In Kapitel 4 folgen SOP Beispiele, die von den vier Projekt-Arbeitsgruppen erstellt wurden. Aufgrund der Heterogenität der Arbeitsprozesse der beteiligten Blutspendeeinrichtungen können diese SOP Beispiele keine Details einzelner Institutionen wiedergeben sondern sollen exemplarisch die von allen Beteiligten für die Beschreibung des Prozessen erforderlichen strukturellen Gegebenheiten darlegen.
Das vorliegende Handbuch soll dem Anwender somit vorrangig die ‚Werkzeuge’ zur
Erstellung von SOPs darlegen und gleichzeitig in systematisch die Vorgehensweise bei der Erstellung einer SOP liefern.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Weiterhin sollen durch die in dem Handbuch vermittelten Kenntnisse und praktischen
Erfahrungen in der Erstellung und im Umgang mit Dokumentensystemen interessierten
Blutspendeeinrichtungen geholfen werden sich auf behördliche Inspektion vorzubereiten, wie sie die Direktive 2002/98/EG auf nationaler Ebene vorschreibt.
Das Handbuch soll weiterhin dazu betragen, in Blutspendeeinrichtungen vorhandene
Standardarbeitsanweisungen bzw. in Qualitätssicherungssystemen integrierte
Dokumentensysteme mit den Anforderungen der Direktiven abzugleichen. Hierzu sind in dem Handbuch die in der Europäischen Projektgruppe diskutierten Anforderungen an qualitativ hochwertige Dokumentensysteme basierend auf den EU Direktiven und
GLP/GMP-Standards in übersichtlicher und praktisch-orientierter Form zusammengefasst.
Diese Qualitätsanforderungen sollen bewusst als modulares System verstanden werden, damit es den einzelnen Blutspendeeinrichtungen ermöglicht wird, die spezifischen
Dokumentensysteme an die lokalen Gegebenheiten anzupassen. Die im Kapitel 4 gezeigte Mustervorlage für die grundsätzliche Struktur einer SOP sowie die inhaltlichen
Gliederungen für Methoden- und Geräte-Arbeitsanweisungen sollen insbesondere den
Institutionen eine Hilfestellung geben, die bisher keine einheitliche Dokumentenstruktur etabliert haben.
Der vorliegende Leitfaden soll in diesem Zusammenhang auch für den wenig geübten
Anwender eine einfach verständliche und praktisch orientierte Anleitung zur Erstellung von SOPs geben. Die von den vier Projekt-Arbeitsgruppen erstellten Beispiele für besonders sicherheitsrelevante Prozesse bauen auf den individuell unterschiedlich strukturierten SOPs der Projektteilnehmer auf und sollen dadurch eine Hilfestellung zur
Anpassung von ‚lokalen’ Blutspendeeinrichtung spezifischen SOPs geben. Die
Zurückführung der verschieden strukturierte SOP Inhalte auf ein gemeinsames fachliches
Grundmuster hat das Ziel ein logisches Gerüst zu schaffen, das durch den Anwender auf die verschiedensten logistischen, funktionellen oder prozess-spezifische Gegebenheiten
übertragen werden kann.
124
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
KAPITEL 2. Qualitätsgrundsätze - Direktiven 2002/98/EG / 2005/62/EG
In Direktive 2002/98/EG 3 sind Kriterien und Informationen definiert, die von jede
Blutspendeeinrichtung an die jeweils zuständige Behörde gemeldet werden müssen um eine Autorisierung, Zulassung und Genehmigung in Übereinstimmung mit Artikel 5(1) zu erhalten.
Gemäß Teil B der Direktive 2002/98/EG muss die Beschreibung des
Qualitätsmanagementsystems die folgenden Informationen enthalten:
1) Ein Organisationsdiagramm, das die Verantwortungsbereiche und disziplinarischen Verhältnisse der verantwortlichen Personen darstellt.
2) Einen Site Master File oder ein Qualitätsmanagementhandbuch mit einer
Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems gemäß Paragraph 11, Absatz 1
3) Anzahl und Qualifikationen der Mitarbeiter
4) Hygienebestimmungen
5) Räumlichkeiten und Ausrüstungen
6) Liste der SOPs für die:
-
Gewinnung von Blutspendern
-
Sicherstellung ihrer weiteren Spendebereitschaft und Prüfung der
Spendefähigkeit
-
Verarbeitung (Herstellung) und Testung von Blut und Blutbestandteilen
-
Verteilung (Vertrieb) und Rückruf von Blut und Blutbestandteilen
-
Meldung und Erfassung von ernsten unerwünschten Reaktionen und
Zwischenfällen
In Ergänzung zur Direktive 2002/98/EG werden in der Direktive 2005/62/EG 6
Anforderungen und Spezifikationen für ein Qualitätsmanagementsystem im Bereich von
Blutspendeeinrichtungen beschrieben.
‘Ein Qualitätsmanagementsystem für Blutspendeeinrichtungen soll sich nach den
Grundsätzen des Qualitätsmanagements, der Qualitätssicherung und der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung richten sowie Personal, Räumlichkeiten und Ausrüstung, Dokumentation, Gewinnung, Testung und Verarbeitung,
Lagerung und Verteilung, Vertragsmanagement, Nichtkonformität und
Selbstkontrolle, Qualitätskontrolle, Rückruf von Blutbestandteilen sowie externe und interne Audits umfassen( Direktive 2005/62/EG, zitierter Text (3)´.
Die Etablierung eines gut strukturierten Qualitätsmanagementsystem in
Blutspendeeinrichtungen ist somit eine wesentliche Vorraussetzung für die Einführung von GMP - konformen Qualitätsstandards sowie die Einhaltung von nationalen und europäischen Vorgaben und gesetzlichen Bestimmungen in Form von Vorschriften und
Richtlinien.
125
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Ein Qualitätsmanagementsystem soll durch kontinuierliche und systematische Erfassung der gesetzten Qualitätsanforderungen sowie durch Analyse von Fehlern und
Abweichungen zu einer ständigen Verbesserung und somit zu einem hohem
Qualitätsstandard führen. Hierfür müssen alle Mitarbeiter und Arbeitsabläufe der
Blutspendeeinrichtung in dieses System integriert sein (Annex 1.1., Direktive
2005/62/EG). Weiterhin ist es empfehlenswert regelmäßig Prozessevaluationen als wichtigen Bestandteil für eine kontinuierliche Prozessverbesserung durchzuführen.
Die Struktur eines Qualitätsmanagementsystems kann individuell sehr verschieden sein und richtet sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Blutspendeeinrichtung.
Grundsätzlich, umfasst ein Qualitätsmanagementsystem verschiedene
Qualitätselemente, die sich an Vorgaben durch Gesetzte und Richtlinien orientieren (z.B.
Dokumentenlenkung entsprechend den Vorgaben durch GMP oder EU-Direktiven). Diese werden ergänzt durch Qualitätselemente, die entsprechend den lokalen und strukturellen
Gegebenheiten der einzelnen Blutspendeeinrichtung erforderlich sind (z.B.
Qualitätssicherung bei stationären oder mobilen Entnahmeteams). Weiterhin kann es erforderlich sein zusätzliche, länderspezifische Vorschriften und Richtlinien zu integrieren.
Gemäß der Direktive 2005/62/EG soll ein Qualitätssystem für Blutspendeeinrichtungen auf ‚Guter Praxis’ (engl. ´Good Practise´ (GP)) basieren. ‘Um die höchste Qualität und
Sicherheit für Blut- und Blutbestandteile sicherzustellen, sollte ein Leitfaden für ‚Gute
Praxis’ zur Unterstützung der Anforderungen an das Qualitätssystem für
Blutspendeeinrichtungen unter vollständiger Berücksichtigung der in Artikel 47 der
Richtlinie 2001/83/EG genannten ausführlichen Leitlinien entwickelt werden, damit die für
Arzneimittel erforderlichen Standards gewährleistet sind’ (siehe Direktive 2005/62/EG,
Zitat (5) entsprechend Artikel 29, Unterabsatz h) der Direktive 2002/98/EG)
Derartige Richtlinien für ´Gute Praxis´ (siehe auch Direktive 2005/62/EG, Paragraph 2,
Abschnitt 2) in Blutspendeeinrichtungen werden derzeit von der Europäische Kommission unter Berücksichtigung der bestehenden Richtlinien für die Gute Herstellungspraxis (engl.
‚Good Manufacturing Practice’ (GMP)) erarbeitet (‘Call for Tender’ 2007 der
Europäischen Kommission).
In Direktive 2005/62/EG wird gefordert, dass ein Qualitätssystem alle kritischen Prozesse einer Einrichtung beschreibt und regelt. Die Leitung der Blutspendeeinrichtung soll das
Qualitätssystem in regelmäßigen Abständen überprüfen, um seine Effektivität zu kontrollieren und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen (Annex I, Abschnitt
1.1, Absatz 3).
Um diesen Anforderungen zu genügen sollte eine Blutspendeeinrichtung ein
Dokumentensystem einrichten, dass in verschiedene Hierarchieebenen unterteilt ist.
Im Regelfall stellen die rechtlichen Rahmenbedingungen (Gesetze und Verordnungen),
Richtlinien und Leitlinien, denen die jeweilige Blutspendeeinrichtung unterliegt (Abbildung
2.1), die oberste Ebene innerhalb der Dokumentenhierarchie dar. Diese Vorgaben und
Regularien sollten daher bevorzugt in das Qualitätsmanagement Handbuches bzw. den
Site-Master-Files integriert werden und sich nachfolgend auf die verschiedenen
Dokumentenebenen des gesamten Qualitätsmanagementsystems auswirken. Das
126
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Qualitätsmanagement Handbuch bzw. der Site-Master File sollte demzufolge eine
Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems beinhalten.
Die Dokumentation des Qualitäts-Handbuches oder des Site-Master Files (gemäß der
Definition in Annex I, Vienna Forum) muss in Übereinstimmung mit Paragraph 11(1) der
Direktive 2002/98/EG (siehe auch Annex I, Part B, Aufzählung 2). Zusätzlich müssen durch die Blutspendeeinrichtung Standard-Verfahrensregelungen eingeführt werden
(Direktive 2002/98/C, Annex I, Part B, Aufzählung 6). Diese Arbeitsanweisungen sind ein wichtiger Bestandteil des Qualitätssystems und müssen alle entscheidenden Bereiche der Blutspendeeinrichtung abdecken.
-
-
Gemäß Direktive 2005/62/EG gehören zu diesen Bereichen:
- Allgemeine Grundlagen (Teil 1)
Personal und Organisation (Teil 2)
Räumlichkeiten (Teil 3)
-
-
-
-
-
-
Geräte und Materialien (Teil 4)
Dokumentation (Teil 5)
Blutgewinnung, -Testung und -Verarbeitung (Teil 6) mit den Unterabschnitten 6.1 – 6.6
(6.1 Spendereignung, 6.2 Gewinnung von Blut und Blutbestandteilen, 6.3
Laboruntersuchung, 6.4 Verarbeitung und Validierung, 6.5 Kennzeichnung
(Beschriftung), 6.6 Freigabe von Blut und Blutbestandteilen)
Lagerung und Verteilung (Teil 7)
Vertragsmanagement (Teil 8)
Nichtkonformität (Teil 9) mit den Unterabschnitten 9.1- 9.4
-
(9.1 Abweichungen, 9.2 Beschwerden, 9.3 Rückruf, 9.4 Korrektur- und
Vorbeugungsmaßnahmen)
Eigenkontrolle (Selbst-Inspektionen), Audits und Verbesserungen (Teil 10)
Um ein standardisiertes Vorgehen innerhalb einer Blutspendeeinrichtung zu gewährleisten ist es empfehlenswert, neben Standardarbeitsanweisungen (SOPs),
Verfahrensanweisungen (‚General/Process-Procedures’) zur Beschreibung von gemeinsamen übergeordneten Regelungen und Arbeitsabläufen einzusetzen. Diese
Verfahrensanweisungen sollten sowohl für den medizinischen Routinebereich (z.B.
Probeneingang, Hygienemaßnahmen, etc.) als auch für die Verwaltung (z.B.
Personalabteilung) sowie Managementaufgaben (Qualitätspolitik, Fehler- und
Abweichungsmanagement, Selbst-Inspektionen, etc.) erstellt werden.
Das Qualitätsmanagementhandbuch oder Site Master File sollte in Übereinstimmung mit
Annex I, Teil 2, Paragraph 11(1) der Direktive 2002/98/EG strukturiert sein. Hierbei ist
127
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 das Qualitätsmanagementhandbuch oder „Site Master File“ die formelle Dokumentation der in einer Blutspendeeinrichtung etablierten Maßnahmen gemäß den Anforderungen des Annex der Direktive 2005/62/EG (siehe oben, Teil 1-10) .
Das SOP-Handbuch
Das vorliegenden Handbuch gibt einen Leitfaden auf Basis grundlegender
Qualitätskriterien für die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs). Es soll hierbei eine praktische Anleitung für die Erstellung dieser Arbeitsanweisungen sein und
Blutspendeeinrichtungen bei der Vorbereitung auf Inspektion durch nationale Behörden unterstützen. Das Handbuch kann ebenfalls dazu verwendet werden, bereits vorhandene
Dokumentensysteme an die Anforderungen seitens der von Europäischen Kommission erlassenen Richtlinien für Blut- und Blutbestandteile anzupassen.
Die vorgestellte Dokumentenstruktur für Standardarbeitsanweisungen wird im Kontext mit dem für Qualitätsmanagementsysteme erforderlichen Gesamtaufbau eines
Dokumentensystems beschrieben. Das Handbuch umfasst die Erstellung einer SOP, ihre
Änderung, Überarbeitung und Autorisierung sowie die Einführung der SOP einschließlich der erforderlichen Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter sowie der Archivierung von
Dokumenten.
Alle Standardarbeitsanweisungen folgen den Qualitätsprinzipien, die im des
Qualitätsmanagementhandbuch oder “Site Master Files“ festgelegt sind. Hierzu müssen
Verfahrensanweisungen erstellt sein für die:
- Dokumentenlenkung („Change-control“ )
- Schulung von SOPs
Die Anforderungen für diese Verfahren werden in Direktive 2005/62/EG (Teil 5 –
Dokumentation) beschrieben.
1. Über Spezifikationen, Verfahren und Aufzeichnungen zu jedem von der
Blutspendeeinrichtung ausgeführten Arbeitsschritt ist eine Dokumentation einzurichten und auf dem Laufenden zu halten.
2. Die Aufzeichnungen müssen gut lesbar sein und können handschriftlich vorliegen, auf ein anderes Medium wie Mikrofilm übertragen oder in einem rechnergesteuerten System gespeichert werden.
3. Jede wesentliche Abänderung von Unterlagen ist unverzüglich zu registrieren und von einer hierzu befugten Person zu überprüfen, zu datieren und zu unterzeichnen.
Eine Standardarbeitsanweisung umfasst eine Reihe von Anweisungen um eine Tätigkeit durchzuführen. Die Einhaltung von Standardarbeitsanweisungen wird daher durch die
Dokumentation die beschriebenen Tätigkeiten überprüft. Sorgfältig gepflegte Unterlagen zu dieser Dokumentation lassen daher auf die Einhaltung der Arbeitsanweisungen
128
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 schließen. Im Allgemeinen lassen die erforderlichen Unterlagen für die Dokumentation in die folgenden Kategorien einordnen,
-
Digitale Unterlagen
-
Manuelle Unterlagen
- kombinierte Unterlagen aus digitaler und manueller Dokumentation
Die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen fällt hierbei in den
Verantwortungsbereich der Fachabteilung. Die Dokumentenerstellung und Freigabe erfolgt jedoch in enger Abstimmung mit dem Qualitätsmanagementbereich. Ein Hauptziel bei der Erstellung von Standardarbeitsanweisungen ist es den jeweiligen Sachverhalt, so detailliert wie nötig gleichzeitig jedoch einfach, klar und verständlich und somit benutzerfreundlich darzulegen.
Richtlinien/Gesetze
QM-Handbuch
(Site Master File)
Verfahrensanweisungen (VA)
Leitlinien für die Dokumentenlenkung
Leitlinien für die Schulung von Personal
Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
Dokumentation / Formblätter
Abbildung 2.1: Dokumentenstruktur des EU-Q-Blood-SOP-Handbuchs mit den beschriebenen Dokumenten-Ebenen. Die Abbildung zeigt die Dokumenten-Hierarchie eines Qualitätsmanagement-Systems nach Qualitätsstandards wie sie durch die Direktive
2002/98/EG und ihre Anhänge definiert werden. Das Qualitätsmanagement-Handbuch oder ‘Site Master File’ sollte gemäß Annex I Teil B, Paragraph 11(1) der Direktive
2002/98/EG aufgebaut sein.
129
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
KAPITEL 3. Entwicklung und Implementierung einer SOP
Eine Standardarbeitsanweisung kann auf verschiedene Weise erstellt und formatiert werden. Das übergeordnete Ziel ist es dabei, ein Dokument zu erstellen, das gut lesbar ist und somit hilfreich für diejenigen Mitarbeiter ist, die die Arbeit durchführen. Gleichzeitig muss eine Standardarbeitsanweisung kompatibel zu dem Qualitätsmanagement-System der jeweiligen Blutspendeeinrichtung sein.
Eine Standardarbeitsanweisung beschreibt einen regelmäßig wiederkehrenden
Arbeitsablauf bzw. eine Tätigkeit, der die Qualität des Gesamtarbeitsprozesses beeinflusst. Ihr Zweck ist, sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe Fehlerfrei und in einer gleich bleibenden Weise durchgeführt werden. Eine Standardarbeitsanweisung sollte daher direkt am Arbeitsplatz für die verantwortlichen Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
Das Original der Standardarbeitsanweisung wird in der Qualitätsmanagement-Abteilung aufbewahrt, während autorisierte Kopien an die zuständigen Abteilungen oder
Arbeitsbereiche verteilt werden. Die Anzahl der erstellten Kopien sowie der Verteiler sollten auf der Standardarbeitsanweisung enthalten sein. Alternativ können diese
Informationen in einer separaten Verteilerliste hinterlegt werden.
Als wichtiger Bestandteil der Dokumentenlenkung muss ein System zur eindeutigen
Kennzeichnung autorisierter Standardarbeitsanweisungen vorhanden sein. Dieses
System kann die Verwendung von speziellem Kopier-geschütztem Papier mit
Wasserzeichen oder die Kennzeichnung von autorisierten Kopien mittels ‚farbiger’
Stempel (z.B. Grün) beinhalten.
Ein für alle Arbeitsanweisungen gültiges Standardformat muss durch die jeweilige
Blutspendereinrichtung vorgegeben werden. Die Dokumentenlenkung und Archivierung erfolgt durch den Qualitätsmanagementbeauftragten in Zusammenarbeit mit der Leitung der Blutspendeeinrichtung. Der für die Erstellung einer Standardarbeitsanweisung verantwortliche Mitarbeiter muss zuvor eine Schulung über das Standardformat sowie dessen Verwendung für die Erstellung von der Arbeitsanweisungen erhalten haben.
Eine Standardarbeitsanweisung ist eine verbindliche Anweisung. Für den Fall, dass von einer bestehenden Anweisung abwichen werden muss, sollten die Gründe hierfür sowie die erforderlichen Prozessabweichungen detailliert und vollständig dokumentiert werden.
Diese Dokumentation umfasst eine Beschreibung der erforderlichen
Korrekturmaßnahmen und den(die) Namen des(r) Mitarbeiter, der(die) diese autorisiert hat.
Die Erstellung einer Standardarbeitsanweisung ist ein mehrstufiger Prozess, der die
Vorbereitung, das Schreiben, den Abschluss sowie die Schulung umfasst. Diese Schritte werden in der folgenden Tabelle dargestellt.
130
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Tabelle 3.1. Schritte zur Erstellung einer SOP
Schritt Handlung
1
Beschreibung in
Vorbereitungsphase
Identifizieren Sie das Ziel und den Anwendungsbereich der SOP und entwerfen Sie einen Titel
Kapitel 3.1
2
3
Ermittlung eines geeigneten Mitarbeiter und Beauftragung der SOP-Erstellung
Kapitel 3.2
Erstellungsphase
Einsatz der Muster-SOP als Vorlage zur Erstellung der
Arbeitsanweisung
Kapitel 3.3
4 Entwurf eines Flow-Charts und Beschreibung der Kapitel 3.4 einzelnen Schritte des Arbeitsprozesses innerhalb des
Flow-Charts
5
Schulungs- und Implementierungsphase
Veranlassen Sie einen gelenkten Dokumentenaustausch
(« change control »)
Kapitel 3.5
6 Führen Sie die Schulung über die neue SOP durch
Dieser mehrstufige Prozess kann anhand eines Beispiels erläutert werden:
Kapitel 3.6
In der Produktionsabteilung einer kleinen Blutspendeeinrichtung soll eine SOP über die
Herstellung von Erythrozytenkonzentraten erstellt werden.
Der Direktor der Blutbank und die Abteilungsleiter entscheiden, dass eine SOP erstellt werden soll. Dies kann z.B. das Ergebnis der Einführung einer neuen
Sicherheitsmaßnahme wie z.B. der Leukozytendepletion sein.
Der Leiter der Produktionsabteilung erteilt den Auftrag zur Erstellung der SOP einem geeigneten Mitarbeiter. Dies ist der erste Schritt zur SOP-Erstellung. Der Mitarbeiter der
Produktionsabteilung erstellt einen SOP-Entwurf unter Zuhilfenahme der Muster-SOP und bezieht dabei das Wissen anderer Mitarbeiter bei der Beschreibung des
Produktionsprozesses (z.B. Einsatz eines sterilen Multikomponent-Beutelsystems mit
131
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 integriertem Leukozytenfilter) mit ein. Er erwägt, ob die SOP-Erstellung ggf. durch einen externen Experten von der Herstellerfirma der neuen Blutbeutel profitieren würde.
Der Verfasser schließt sich bei der SOP-Erstellung mit Mitarbeitern des
Qualitätsmanagementbereiches und mit dem Leiter der Spenderscreening-Abteilung sowie anderen Bereichen kurz. Er erstellt ein Flow-Chart zur Definition wichtiger
Entscheidungspunkt wie z.B. der Probenziehung für die Bestimmung der Restleukozyten und der Freigabeparameter. Weitere Personen, aus den Arbeitsbereichen Lagerung und
Logistik, werden in den SOP-Erstellungsprozess miteinbezogen. Dies soll dazu dienen, dass die Inhalte der aktuell zu erstellenden SOP mit bereits vorhandenen
Arbeitsanweisungen anderer Bereiche abgestimmt werden oder ggf. auch Änderungen dieser SOPs ggf. durchgeführt werden. Mit diesem Schritt ist die zweite Phase der SOP-
Erstellung abgeschlossen. Abschließend wird von dem Anwender gemeinsam mit dem
Vorgesetzten die Autorisierung und Freigabe des Dokumentes veranlasst. Dieser
Prozess wird zusammen mit dem Qualitätsmanagementbereich durchgeführt und schließt die erforderlichen Maßnahmen der Dokumentenlenkung sowie der Schulung von
Mitarbeitern ein. Die 3. Phase der SOP-Erstellung ist damit abgeschlossen.
3.1. Festlegung des Aufgabenbereiches der SOP und Entwurf des Titels (Schritt 1)
Vor der Erstellung der SOP muss das Ziel und der Bereich, für den die SOP gilt definiert werden.
Ziel und Geltungsbereich der SOP müssen mit den Zielen und der Struktur des Institutes vereinbar sein. Dies kann durch den Einsatz von Organigrammen und
Arbeitsplatzbeschreibungen geschehen.
In kleineren Blutspendeeinrichtungen können einfache, manuell erstellt Organigramme eingesetzt werden, In größeren Einrichtungen kann der Einsatz einer speziellen Software, z.B. Microsoft Visio, hilfreich sein. Das Organigramm erleichtert die Zuordnung der durch eine SOP beschriebenen Aktivitäten und hilft bei der Ermittlung der Person(en), die sich für die SOP-Erstellung eignen (Kapitel 3.2). Die direkt verantwortliche Leitung des betroffenen Bereiches sollte zusammen mit dem Qualitätsmanagement das
Organigramm erstellen. Sobald das Ziel und der Einsatzbereich der SOP definiert sind fällt die eigentliche SOP Erstellung leichter.
Jede SOP muss in das Qualitätsmanagementsystem der jeweiligen Institution passen.
Modere Qualitätsmanagementsysteme nutzen entweder einen Site Master File und/oder ein Qualitätsmanagementhandbuch in Kombination mit SOPs um allgemeine
Arbeitsabläufe, Prozeduren, Testungen, Analytische Abläufe, Produktionsabläufe,
Spendergewinnung, Lagerung von Blutkomponenten die Ausgabe von Blutprodukten etc. zu beschreiben.
Die Arbeitsabläufe können wir folgt klassifiziert werden:
- allgemeine Arbeitsabläufe und Verfahrensanweisungen (eine Abteilung oder eine
Einrichtung betreffend)
132
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
- komplexe Arbeitsabläufe (z.B. Produktion von Blutkomponenten und
Qualitätskontrolle, bedürfen einer Erstellung mit Absprache zwischen verschiedenen
Abteilungen)
- einfache Arbeitsabläufe
Allgemeine Arbeitsabläufe / Verfahrensanweisungen werden im Regelfall für die
Arbeitsorganisation von Prozessen eingesetzt, die die gesamte Blutspendeeinrichtung betreffen. Solche Prozesse können der Probeneingang oder der Eingang von
Blutprodukten, Hygienerichtlinien oder Anweisungen zum Verhalten bei Abweichungen sein. Diese SOPs werden meist von erfahrenen Mitarbeitern mit akademischen
Hintergrund erstellt und vom Abteilung- oder Institutsleiter autorisiert.
Komplexe Arbeitsanweisungen betreffen Arbeitsprozesse, die mehrere Bereiche der
Blutspendeeinrichtung betreffen. Komplexe Arbeitsanweisungen können z.B. die
Beschreibung des Produktionsprozess eines Erythrozytenkonzentrates inklusive der
Stichprobenziehung und Testung für die Qualitätskontrolle sein.
Bei der Erstellung dieser komplexen Arbeitsanweisung ist gegebenenfalls eine enge
Zusammenarbeit zwischen der Produktionsabteilung und der Qualitätskontrolle notwendig um die notwendigen Prozessschritte zu beschreiben. Ein solches Vorgehen führt zu einer Co-Autorisierung der SOP durch die betreffenden verantwortlichen
Personen (z.B. Abteilungsleiter Produktion und Abteilungsleiter Qualitätskontrolle und / oder Institutsleiter).
Einfache Arbeitsanweisungen sind der häufigste SOP-Typ. Einfache
Arbeitsanweisungen beschreiben ein kleines Segment des Arbeitsprozesses einer
Blutspendeeinrichtung en detail. Dieser SOP-Typ kann von kompetenten Mitarbeitern, die die praktische Arbeit selbst durchführen, erstellt werden. Die Arbeitsanweisung zur
Durchführung der AB0-Blutgruppe z.B. kann durch eine leitende MTA erstellt werden und durch den Laborleiter autorisiert werden. Beispiele für diese einfachen
Arbeitsanweisungen sind in Kapitel 4 angegeben.
3.2. Ermittlung eines geeigneten Mitarbeiter zur SOP-Erstellung (Schritt 2)
Welche Mitarbeiter zur Erstellung oder zur Freigabe einer SOP befugt sind sollte in einer eigenen Arbeitsanweisung definiert werden.
Die Auswahl des Autors sollte sich nach dem Inhalt der SOP und nach der Bedeutung des Prozess innerhalb der Hierarchie der Blutspendeeinrichtung richten. Eine SOP z.B., die die Managementstruktur der Blutspendeeinrichtung beschreibt sollte von jemand aus dem Management oder vom Institutsleiter persönlich erstellt werden, wohingegen eine
SOP über die AB0-Testung von der leitenden MTA erstellt und vom Laborleiter freigegeben werden kann. Der für die Erstellung einer SOP geeignete Mitarbeiter arbeitet in dem entsprechenden Aufgabenbereich und ist für die SOP-Erstellung geschult. Die
Auswahl des geeigneten Mitarbeiters ist abhängig vom Geltungsbereich und Ziel der
SOP (Tabelle 3.2)
133
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Tabelle 3.2 Zuordnung zwischen Mitarbeiter-Hierarchieebenen und Dolumenten-
Hierarchieebenen
Entscheidungsprozess Mitarbeiterebene
Dokumentenebene
Qualitätsmanagementhandbuch / Site Master File
Verfahrensanweisungen
Komplexe Arbeitsanweisungen
_____________________________________________________________________
Ausnahmen von diesem Verfahren sind möglich, wenn eine individuelle Expertise zur
SOP-Erstellung notwendig ist. Die Erstellung eine GMP/GLP gerechten Hygienerichtlinie und/oder Reinigungspläne können an unabhängige Berater mit besonderer Fachkenntnis in dem jeweiligen Bereich ausgelagert werden. Ein ähnliches Verfahren kann für
Anweisungen zur Arbeitssicherheit sinnvoll sein. In diesen Fällen wird die Erstellung der
SOP in enger Zusammenarbeit mit der freigebenden Person erfolgen.
3.3. Einsatz der Master-SOP als Muster zur Erstellung der SOP (Schritt 3)
Der SOP-Entwurf sollte eine einfache und präzise Beschreibung des Arbeitsprozesses beinhalten. Zuerst sollte ein prägnanter und aussagekräftiger Titel für die SOP gefunden werden. Anschließend sollte anhand des SOP-Musters, als Beispiel für ein
Standardformat (siehe Kapitel 4.2), ein SOP-Entwurf erstellt werden. Hierbei muss die
SOP die folgenden Rubriken enthalten sein:
- Eindeutiger Titel (klar und aussagekräftig)
- Versionsnummer
- Seitenzahl und Gesamtzahl der Seiten
- Name und Unterschrift des Autors inklusive Datum der Unterschrift
- Name und Unterschrift der freigebenden Person
- Datum, ab dem die SOP in Kraft tritt
Innerhalb der SOP oder durch eine separate Verteilerliste sollte die Anzahl und der
Aufbewahrungsort der autorisierten Kopien vermerkt werden.
134
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Detaillierte Informationen über die EUBIS-Muster-SOP finden sich in Kapitel 4.2.
Als dritter Schritt sollte, sofern sinnvoll und möglich, ein Flow-Chart erstellt werden
(Kapitel 3.4). Hierbei werden die einzelnen Prozessschritte definiert und die
Entscheidungspunkte festgelegt. Ein solches Flow-Chart erleichtert die einheitliche
Beschreibung der Prozessschritte innerhalb der Standardarbeitsanweisung. Es liegt in der menschlichen Natur, dass man Dinge, an deren Erstellung man selbst beteiligt war besonders gut akzeptiert und anderen glaubhaft weitervermittelt. Die Erstellung von
SOPs in Teamarbeit kann den Schulungsprozess daher deutlich erleichtern. Manager und Abteilungsleiter sollten sicherstellen, dass die bestehende Expertise, Erfahrung und das Wissen der Mitarbeiter sowie ggf. von weiteren Experten in die SOP-Erstellung einfließt. Durch die interaktive Mitwirkung von Mitarbeiter und Experten wird das
Verständnis und die Kenntnisse der beteiligten Mitarbeiter verbessert und somit die
Qualität der erarbeiteten Arbeitsanweisungen deutlich erhöht. Zusätzlich verbessert sich die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten. Ein solches Vorgehen hat sich als sehr effektiv erwiesen. In kleinen und mittelgroßen Blutspendeeinrichtungen befindet sich das gesamte Team zur SOP-Erstellung häufig lokal an einen Ort, bei größeren Blutspendeeinrichtungen kann sich das Team an mehreren verschiedenen
Orten befinden. In diesen Fällen muss das Qualitätsmanagementsystem ein komplexeres
Trainingsprogramm erarbeiten.
Als vierter Schritt muss der SOP-Entwurf durch qualifizierte Mitarbeiter validiert werden.
Bei Verfahrensanweisungen und bereichsübergreifenden SOPs kann diese Validierung durch Führungskräfte erfolgen. Im Rahmen der Validierung können Feinabstimmungen sowie Detailverbesserungen an der SOP erfolgen und diese Änderungen abschließend
übernommen werden. Nach Fertigstellung der SOP wird diese dem zuständigen
Vorgesetzten zur Autorisierung vorgelegt. Sofern möglich sollte die Erstellung und
Autorisierung einer SOP durch mindestens zwei unterschiedliche Personen erfolgen.
Der Autorisierungsprozess beinhaltet auch die Autorisierung durch den Abteilungsleiter.
SOPs, die sich mit pharmazeutischen Blutprodukten beschäftigen müssen zusätzlich durch eine ’Qualifizierte Person’ autorisiert werden (siehe hierzu Anhang I).
Um die inhaltliche Richtigkeit und Aktualität von SOPs zu gewährleisten müssen zahlreiche Regeln befolgt werden. Zunächst müssen die verschiedene Formen und
Typen von Standardarbeitanweisungen in ein umfassendes Dokumentenlenkungssystem innerhalb des Qualitätsmanagementsystems integriert werden. Der
Qualitätsmanagementbeauftragte bzw. der Qualitätsmanagementbereich (siehe auch
Kapitel 2) ist dafür verantwortlich, dass einheitliche Vorgaben für die Qualität und Struktur dieser Dokumente definiert werden, dass die Mitarbeiter, die SOPs erstellen diese
Vorgaben kennen und dass alle autorisierten Dokumente diesen Vorgaben entsprechen.
Diese Vorgaben können in einer eigenen Arbeitsanweisung zur Erstellung von SOPs zusammengefasst werden oder können im Qualitätsmanagementhandbuch oder Site
Master File bzw. in einer Verfahrensanweisung zum Dokumentensystem genannt werden.
135
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
3.4. Entwurf eines Flow-Charts und Beschreibung der einzelnen Schritte (Schritt 4)
Flow-Charts sind eine ideale Möglichkeit, einen Prozess Schrittweise unter
Berücksichtigung der Entscheidungspunkte zu beschreiben. Die Nennung der verantwortlichen Personen für die jeweiligen Entscheidungspunkte gewährleistet das
‚Beste Praxis’ im Rahmen der verschiedenen Prozesse der Blutspendeeinrichtung eingehalten wird. Die Verwendung von international anerkannten Standardsymbolen für die Erstellung des Flow-Charts ist hierbei besonders empfehlenswert. Diese Symbole werden durch Standard-Softwareprogramme 26 oder durch Spezialprogramme für Flow-
Charts 27 vorgegeben. Die Standardsymbole für Flow-Charts sind wie folgt:
Prozess
Entscheidung
Dokument
Vorgegebener
Prozess
Archivierte Daten
Endpunkt
Daten
Auswahl
26 Microsoft Office Professional Business Edition, PowerPoint
27 Visio
Kommentar
Die Höhe dieser
Textbox passt sich der
Textmenge an
Verweis auf eine andere
Seite
136
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Die Erstellung eines Flow-Charts kann in zwei Schritte unterteilen werden
-
1: Schematische Darstellung des durch die SOP beschriebenen Prozesses
-
2: Erstellung des Flow-Charts unter Verwendung von Symbolen
1. Schematische Darstellung des durch die SOP beschriebenen Prozesses
Für die schematische Darstellung des Prozesses muss zunächst der Anwendungsbereich und die Zielsetzung der Arbeitsanweisung festgelegt werden. Der Autor einer SOP oder das hierfür vorgesehene Team muss/müssen nachfolgend die wesentlichen
Arbeitsschritte zur Erreichung dieser Zielsetzung festlegen (z.B. die
Untersuchungsanforderungen für Blutkomponenten).
Dieses erfolgt am einfachsten indem der nahe liegendste Anfangspunkt des Prozesses genommen wird (z.B. der Probeneingang für die Untersuchungsanforderung).
Nachfolgend wird der gesamte Arbeitsablauf, schrittweise und in logischer Folge vom
Anfangpunkt bis zum Endpunkt (z.B. die Ausgabe einer untersuchten Blutkomponente) gegliedert. Die Entscheidungspunkte der Mitarbeiter sowie die damit verbundenen
Tätigkeitsbeschreibungen innerhalb des Arbeitsprozesses sollten entsprechend gekennzeichnet und zugeordnet werden. Der erste Entwurf muss hierbei nicht perfekt sein, da sich häufig während der nachfolgenden Bearbeitung noch Änderungen ergeben.
Der erste Entwurf für eine schematische Darstellung kann als Handzeichnung auf einem
Stück Papier erfolgen. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass der Prozess in einer eindeutigen Orientierung vom Anfangspunkt bis zum Endpunkt ausgerichtet ist.
Dieses betrifft auch die Entscheidungspunkte bzw. Wahlmöglichkeiten einschließlich der hierfür vorgesehenen Tätigkeitsbeschreibungen für die einzelnen Mitarbeiter. Es ist weiterhin wichtig festzulegen inwieweit der Arbeitsprozess der aktuell zu erstellenden
SOP auf anderen bereits vorhandenen Arbeitsprozessen aufbaut und/oder einzelne
Tätigkeiten der aktuell zu erstellenden SOP als separate Unterprozesse in getrennten
Arbeitsanweisungen beschrieben werden sollten. In solchen Fällen muss auf die entsprechenden anderen Arbeitsanweisungen in der aktuellen SOP eindeutig verwiesen werden. Für den Falls, dass innerhalb von komplexeren Entscheidungspunkten auch die fachliche Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen oder Abteilungen gefordert ist, sollte kompetente Vertreter der entsprechenden Arbeitsbereiche oder
Abteilungen in die Ausarbeitung der schematischen Darstellung eingebunden werden.
2: Erstellung des Flow-Charts unter Verwendung von Symbolen
Anhand der schematischen Darstellung des durch die SOP beschriebenen Prozesses erfolgt die Erstellung des Flow-Charts unter Verwendung von standardisierten Symbolen.
Hierfür kann entweder eine reguläre Software, z.B. PowerPoint, oder spezielle Software zur Erstellung von Flow-Charts, z.B. Visio, verwendet werden.
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Flow-Charts sind in der Lage Arbeitsprozesse mit einer hohen Detailgenauigkeit zu beschreiben. Dabei sollte jedoch bedacht werden, dass mit zunehmender
Detailgenauigkeit auch die Anforderungen an die Qualifikation und Schulung der
Mitarbeiter steigen, solche komplexen Flow-Charts inhaltlich korrekt zu verstehen und nachfolgend im Arbeitsprozess umzusetzen. Einzelne solcher komplexen Flow-Charts können einem ‚elektrischen Schaltplan’ ähneln und somit zu Fehlinterpretationen beim wenig geschulten Anwender führen. Es ist daher empfehlenswert, dass entsprechend den unterschiedlichen individuellen Anforderungen zur Umsetzung von ‚Bester Praxis’, jede einzelne Blutspendeeinrichtung, die Detailgenauigkeit für die Flow-Chart Erstellung festlegt.
Ein Beispiel für die Erstellung eines Flow-Charts unter Verwendung von standardisierten
Symbolen wird in Abbildung 3.3.1 gegeben.
Im oberen Teil der Abbildung sind die fünf wesentlichen Entscheidungsschritte des
Arbeitsprozesses in Form eines einfachen Basis-Flow-Charts zusammengefasst (1. bis
5.). Der Endpunkt wird durch ein STOP-Symbol gekennzeichnet. Weitere Details des
Arbeitsprozess betreffend dieser fünf Entscheidungsschritte werden in zusätzlichen Flow-
Charts dargestellt. Der untere Teil der Abbildung gibt ein Beispiel für eine dieser zusätzlichen Flow-Charts im Hinblick auf den 1. Entscheidungsschritt (1. Erhalt der
Untersuchungsanforderung
). Die Beschreibung erfolgt unter Verwendung der Nummer für diesen Entscheidungsschritt unter Zusatz einer alphabetischen Nummerierung (1a, 1b,
1c, etc.). Am Entscheidungspunkt 1c (‚Untersuchungsprobe’) wird auf das Basis-Flow-
Chart, Entscheidungsschritt 2 – Untersuchung oder Entscheidungsschritt 3 – Keine
Untersuchung
, rückverwiesen. Entsprechende Flow-Charts sollten auch für die
Entscheidungsschritte 4 und 5 erstellt werden.
2.
Testung
1.
Testanford erung
4. Auswahl der Blutprodukte
Stop
3.
Keine
Testung
5.Ausgabe
der
Produkte ja
2.
Testung
1a.
Anforderung
1b.
Registrierung des Auftrages
1c.
Blutprobe ?
nein
3.
Keine
Testung
138
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Abbildung 3.3.1. Beispiel eines Flow-Charts unter Verwendung der internationalen
Symbole um die Testanforderungen für Blutkomponenten zu beschreiben
Bei der Erstellung von Flow-Charts ist es notwendig, die Orientierung der Flow-Chart
(waagerecht oder senkrecht) festzulegen. Hierzu gibt es keine allgemeingültigen
Empfehlungen und die Entscheidung wird sich nach der Praktikabilität innerhalb der
Blutspendeeinrichtung richten. Die meisten Nutzer ziehen waagerecht orientierte Flow-
Charts vor, da sie die Darstellung von mehr Schritten auf einer Seite erlauben und den
Verweis auf Unterprozesse erleichtern.
Um das Lesen des Flow-Charts zu erleichtern ist es hilfreich, eine kurze Beschreibung der Tätigkeit bei jedem Schritt anzugeben und dabei auf die/den verantwortliche(n)
Mitarbeiter für diesen Arbeitsschritt zu verweisen.
Für das Bespiel in Abbildung 3.3.1 könnte eine solche Beschreibung wie folgt aussehen:
Arbeitsprozess
1 Eingang
1a Kontrolle, ob die Anforderung vollständig und
1b
1c plausibel ist
-
Anfordernde Stelle
-
Angeforderte Untersuchung
-
Untersuchungsmaterial und Beschriftung
Registrierung der Anforderung in das MTA
Laborinformationssystem (LIMS)
Wenn alle Informationen vollständig sind gehe zu Schritt 2, MTA falls die Anforderung, das Untersuchungsmaterial oder die Probenbeschriftung unvollständig sind gehe zu
Schritt 3
2 Beginn
3 Keine Untersuchung durchgeführt
Einsenders (Kunden)
Dokumentation der Abweichung und Information des
MTA + Arzt
Die Möglichkeit, durch Flow-Charts komplexe Prozesse zu beschreiben wird anhand eines Flow-Charts aus der SOP über die ‚Gewinnung und Verarbeitung eines Apheresethrombozytenkonzentrates’ deutlich (Tabelle 3.3.1). Das Beispiel folgt hierbei den
Richtlinien und Standards für die SOP-Erstellung wie sie in der EUBIS-Muster-SOP beschrieben sind (Kapitel 4.1). Kritische Entscheidungspunkte für die Risikoanalyse sind durch rote Punkte ( ) gekennzeichnet.
139
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Diese SOP wurde durch die Arbeitsgruppe 3 des Projektes erstellt (Kapitel 4.4.3).
Tabelle 3.3.1: Beispiel für die Erstellung von Ablaufdiagrammen (Flow-Charts) unter
Verwendung der international standardisierten Symbole (Arbeitsgruppe 3 – Apherese)
Start unter Einbeziehung der in der EU Blut-Legislative benannten Anforderungen
2002/98/EG, Art 18 Spendereignung
2004/33/EG, Art 3 Spenderinformationen
Art 4 Spendereignung
2005/61/EG, Art 2 Rückverfolgbarkeit
2005/62/EG vollständig
Spender- auswahl
Spende /
Apherese
Herstellung der
Blutprodukte und
Labortestung
Patient
Stop
A
B
C1 C2
140
A
Spenderauswahl
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Positiv
Spenderausschluß
Nein
Ja/Nein
Ja
Zustimmung
Nein
Ja/Nein
Ja
Test vor der
Spende
Pos/
Neg
Negativ
Spende
A.1
141
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Tabelle 3.3.1: Fortsetzung
B
Chargenrückruf
Medizin- produkte
Wartung
Nein
Ja/Nein
Ja
Apherese-
Gerät
Log-
Bücher
Nein
Ja/Nein
Ja
A.1
Punktion
Entlassung des
Spenders
Nein
Ja/Nein
Ja
Spende /
Apherese
Dokument
Nein
Ja/Nein
Untersuchungsproben
Produkt
Ja
Kanülenentfernung /
Spenderentlassung
C1 C2
Stop
142
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Tabelle 3.3.1: Fortsetzung
C.1
C.2
Produkt
Blutproben
Nein
Spezifikationen /
Qualitätskontroll-
Paramenter
Blutprodukte werden nicht freigegeben
Ja/Nein
Nein
Blutprodukte werden nicht freigegeben
Ja
Pflichttests
- Blutgruppe
- Infektionserkrankungen
Produktion
Zusätzliche Tests
(z.B. HLA/HPA)
Ja
Quarantänelagerung
Freigabe der Blutkomponenten
Rückstellmaterial
Lagerung nach Quarantäne
Vertrieb / Ausgabe
Zusätzliche
Bearbeitungsschritte:
- Bestrahlung
- Einengen
-
Waschen
-
Teilen siehe spezielle SOP siehe spezielle SOP
143
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
3.5. Durchführung eines gelenkten Dokumentenaustausches (Schritt 5)
Ein gelenkte Dokumentenaustausch (´change control´) ist für ein gut funktionierendes
Qualitätsmanagementsystem unabdingbare Vorraussetzung. Die Richtlinien für den gelenkten Dokumentenaustausch sind aus diesem Grund Bestandteil des
Qualitätsmanagementhandbuches oder des Site Master Files und müssen von allen
Mitarbeitern einer Blutspendeeinrichtung befolgt werden. Diese Vorgaben müssen für alle
Dokumente des Qualitätsmanagementsystem erfüllt sein. (Abbildung 3.5.1).
Gesetze und Richtlinien
Qualitätsmanagementhandbuch
Verfahrensanweisungen (Allgemeine
Prozesse, Management)
SOPs (Standardarbeitsanweisungen)
Protokolle
Abbildung 3.5.1: Struktur eines gelenkten Dokumentensystems
Die Ziele der Dokumentenlenkung sind:
• Eine standardisierte Vorgehensweise für die Erstellung und Inkraftsetzung,
Aktualisierung, Verteilung und Außerkraftsetzung von Dokumenten vorzugeben
• Die Verwendung ungültiger oder nicht freigegebener Dokumente zu verhindern
Die Verantwortlichkeiten sind wie folgt:
• Das System für die Dokumentenlenkung unterliegt der Verantwortung der
Qualitätsmanagementabteilung oder des Qualitätsmanagementbeauftragten
• Die Anwender sind für die Implementierung der gelenkten Dokumente verantwortlich
Formblätter werden als Dokumente angesehen und unterliegen den gleichen
Anforderungen. Aufzeichnungen sind ebenfalls Dokumente und hierfür geltende
Bestimmungen sollten in einer eigenen Verfahrensanweisung beschrieben werden oder
Bestandteil der Verfahrensanweisung für die Lenkung von Dokumenten sein.
Das System zur Dokumentenlenkung muss zwischen zwei Arten von Dokumenten unterscheiden:
144
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
• Interne Dokumente: o
Das unterschriebene Originaldokument o
Autorisierte Kopien: eindeutig gekennzeichnete Kopien des
Originaldokumentes (in einem auf Papier-basierten System) o
Informationen / nicht gelenkte Kopien: müssen eindeutig gekennzeichnet sein
(in einem Papier-basierten oder elektronischen System o ungültige Dokumente: müssen eindeutig gekennzeichnet werden o
Formblätter / Aufzeichnungen: müssen gelenkt werden
• Externe Dokumente:
Externe Dokumente müssen ebenfalls in das Dokumentenlenkungssystem einbezogen werden und die hierfür geltenden Anforderungen sind in einer entsprechenden
Verfahrensanweisung festzulegen.
Externe Dokumente beinhalten alle relevanten nationalen oder internationalen Gesetze,
Normen oder Richtlinien, auf die sich im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems bezogen wird. Diese Dokumente zusammen mit einer eindeutigen
Dokumentenkennzeichnung in einer gelenkten Dokumentenliste erfasst werden.
• Externe Dokumente sind: o
Gesetze und Richtlinien: Direktiven der Europäischen Kommission
2005/62/EG, Direktive 2002/98/EG, und andere. o
Normen und Standards (ISO 9000, 9001, 9004-2000; ISO 15189:2003, …) o
Volume 85, supplement 1, August 2003, The International Journal of
Transfusion Medicine, Vox Sanguinis: ISBT – Guidelines for validation and maintaining the validation state of automated systems in blood banking. o
ISBT Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine – Version 1.0.
Das System zur Dokumentenlenkung muss die folgenden Qualitätselemente enthalten: o
Gelenkter Dokumentenaustausch o
SOP Verwaltung o
Durchführung von Audits o
Schulungsmaßnahmen o
Dokumentations- und Archivierungsprozesse
Das folgende Flow-Chart beschreibt die Entscheidungsstruktur eines gelenkten
Dokumentenaustausches
145
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
1.Neuerstellung oder Änderung einer Arbeitsbeschreibung in Abstimmung mit dem Vorgesetzten
2. Initiierung des gelenkten Dokumentenaustausches
3. Zustimmung zur
Änderung
Ja
4. Aufnahme des Dokumentes in das
QM-System
5. Erstellung des Dokumentes
6.Kontrolle / Freigabe des Dokuments
7. Unterschrift
Nein
Ja
8.Bereitstellung des Dokumentes mit einem Gültigkeitsdatum
9. Gegebenenfalls Einsammeln der ungültigen Dokumente
10. Archivierung
11. Schulung
12. Implementierung
13. Audit
14. Archivierung / Entsorgung
Ende nein
Anwender / Vorgesetzter
Anwender
Lenkungsausschuß (QM)
QM-Mitarbeiter
Anwender
Anwender / QM /
Vorgesetzer
Anwender / QM /
Vorgesetzer
QM-Mitarbeiter
Anwender / QM-Mitarbeiter
QM
Anwender
Anwender
QM
QM
146
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Beschreibung der kritischen Kontrollpunkte (Flow-Chart)
Schritt
1
2
3
4
5
Tätigkeit Verantwortlichkeit
Bedarf der Neuerstellung oder Änderung einer
Arbeitsbeschreibung in Abstimmung mit dem
Vorgesetzten
Nach Erörterung der Inhalte zwischen dem Anwender mit dem Vorgesetzten wird der Antrag bewilligt oder abgewiesen.
Initiierung eines gelenkten Dokumenten-
austausches
Der Anwender muss ein Antragsformular mit den
Spezifikationen für die Änderung ausfüllen.
Anwender /
Vorgesetzter
Anwender
Zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Angaben und zur Vermeidung von Duplikationen muss der
Vorgesetzte diesen Antrag bewilligen oder abweisen
Zustimmung zur Änderung
In Abhängigkeit von der Bedeutung der Änderung sollte ein Lenkungsausschuss einberufen werden.
Dieser setzt sich aus Vertretern des
Qualitätsmanagement (QM) und den verantwortlichen
Vorgesetzten zusammensetzen.
Lenkungsausschuss
(QM)
Die Überprüfung und Zustimmung des
Änderungsantrages muss auch sicherstellen, dass regulatorische Vorgaben berücksichtigt sind.
Aufnahme des Dokumentes in das QM-System
Alle Dokumente müssen entsprechend den Vorgaben
QM-Mitarbeiter zur Dokumentenlenkung einheitlich gekennzeichnet, archiviert und rückverfolgbar in das
Dokumentensystem eingebunden sein.
Eine aktuelle Liste aller gelenkten Dokumente sollte zur Verfügung stehen.
Erstellung des Dokumentes Anwender
Der Anwender erstellt das Dokument anhand der bewilligten Anforderungen für den Arbeitsprozess unter Verwendung der durch das
Qualitätsmanagementsystem freigegebenen
Standarddokumentenmuster
Eine Validierung von Arbeitsprozessen kann vor
der Erstellung der Dokumente erforderlich sein.
147
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Fortsetzung – Beschreibung der kritischen Kontrollpunkte (Flow-Chart)
Schritt Tätigkeit Verantwortlichkeit
6
7
8
9
10
11
Kontrolle / Freigabe des Dokuments
Alle Dokumente sollten inhaltlich und fachlich durch die zuständigen Mitarbeiter erstellt und überprüft werden (Anwender / Qualitätsmanagement /
Vorgesetzter). Das Qualitätsmanagement ist für die
Einhaltung der Vorgaben zur Dokumentenlenkung und der einheitlichen Einbindung des Dokumentes in das
Dokumentsystem verantwortlich.
Anwender / QM /
Vorgesetzter
Für alle gelenkten Dokumente muss ein
Gültigkeitsdatum festgelegt werden.
Unterschrift Anwender / QM /
Vorgesetzter
Bereitstellung des Dokumentes mit einem
Gültigkeitsdatum
Genehmigte Dokumente müssen an die Anwender in elektronischer oder Papier-basierter Form Zeitnah verteilt tepp . Hierbei muss ein eindeutiges System zur Kennzeichnung der Kopien vorhanden sein.
QM
Gegebenenfalls Einsammeln der ungültigen
Dokumente
Anwender /
QM
Die Zielsetzung dieses Schrittes ist zu sicherzustellen, dass jeweils nur die aktuell gültige Version eines
Dokumentes dem Anwender zur Verfügung steht. Der
Dokumentenindex (sowie die Dokumentenliste) müssen entsprechend aktualisiert sein. tepp
Archivierung
Alle Dokumente müssen entsprechend ihrer
Ausgabeform (elektronisch/Papier) archiviert werden.
Hierbei ist darauf zu achten, dass die Unversehrtheit der Dokumente für die Zeitdauer der Archivierung gewährleistet ist.
QM
Schulung
In Abhängigkeit von den Anforderungen an eine
Validierung des Prozesses, kann es erforderlich sein bereits frühzeitig vor der Umstellung des Prozesses mit der Schulung von Dokumenten zu beginnen.
Hierzu können ggf. auch Entwurfs-Versionen der späteren Dokumente verwendet werden.
Sämtliche Schulungsmaßnahmen müssen vollständig dokumentiert sein.
Anwender
148
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Fortsetzung – Beschreibung der kritischen Kontrollpunkte (Flow-Chart)
Schritt Tätigkeit Verantwortlichkeit
12 Implementierung
Die Implementierung gelenkter Dokumente liegt in der
Verantwortung der zuständigen Abteilungen.
Eine abschließende Evaluierung in wieweit die erfolgten Änderungen vollständig sind muss durch die
Fachabteilung erfolgen.
Anwender
13 Audit
Durch regelmäßige unabhängige Auditierung muss sichergestellt sein, dass die Dokumente ausreichend implementiert sind.
14
Durch regelmäßige Revision sämtlicher gelenkter
Dokumente muss die Aktualität der Dokumente sichergestellt sein. Diese Revision ist zu dokumentieren.
Archivierung / Entsorgung
Ungültige Original-Dokumente müssen eingezogen, gekennzeichnet und archiviert werden. Vorgabe zur
Dauer der Archivierung müssen festgelegt sein.
QM
QM
Ungültige autorisierte Kopien der Originale müssen entsorgt werden.
Dokumentation
Schlüsseldokumente innerhalb des Dokumentenlenkungssystems sind:
• Änderungsantrag für Dokumente (‘Change control’-Formblatt)
• Verzeichnis sämtlicher gelenkter Dokumente
• Dokumentation der Schulungsmaßnahmen
• Standardmusterdokumente (Beschreibung der Form, des Inhalts und der
Gliederung),
Siehe auch Kapitel 3.1
149
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
3.6. Schulung der SOP (Schritt 6)
Auch nach Erstellung, Überprüfung und Autorisierung der SOP ist nicht automatisch sichergestellt, das die SOP von allen Anwendern problemlos eingesetzt werden kann. Ein wichtiger Schritt im Rahmen der Implementierung einer neuen SOP ist daher die
Schulung der neuen / geänderten SOP für alle betroffenen Mitarbeiter. Dieser letzte
Schritt der SOP-Einführung wird häufig vernachlässigt. Ein Konzept von Erstschulung,
Nachschulung einschließlich Wiederholungsschulungen zur Auffrischung der Kenntnisse für alle Mitarbeiter ist der einzige Weg um sicherzustellen, dass die erstellten SOPs und die hierin beschriebenen Qualitätsrelevanten Maßnahmen zur kontinuierlichen
Umsetzung bester Qualitätsstandards (´Best Practise´) in Blutspendeeinrichtungen führen.
Auch noch so detaillierte Flow-Charts oder Tätigkeitsbeschreibungen in SOPs machen eine gründliche Schulung der Mitarbeiter überflüssig. Andernfalls könnten es dazu kommen, dass Mitarbeiter die Inhalte der SOP unterschiedlich interpretieren und nachfolgend Arbeitsabläufe individuell unterschiedlich umgesetzt werden. Die
Europäische Direktiven 13 für Blut- und Blutbestandteile schreiben vor, das
- Sämtliches Personal in Blutspendeeinrichtungen erhält eine seinen jeweiligen Aufgaben entsprechende Grundausbildung und
Fortbildung. Über die Ausbildung ist Buch zu führen.
Ausbildungsprogramme unter Einbeziehung guter Praxis sind einzurichten.
- Der Inhalt der Ausbildungsprogramme wird regelmäßig überprüft und die Kompetenz des Personals regelmäßig evaluiert.
Dies macht es erforderlich, dass jeder Mitarbeiter bei Beginn der Tätigkeit eine
Grundeinweisung in wichtige gesetzliche Vorgaben und allgemeine Qualitätsstandards erhält. Diese Grundeinweisung sollte die Qualitätspolitik und Struktur des
Qualitätsmanagementsystem der Blutspendeeinrichtung, Theorie und Praxis der EU
Direktiven für Blut- und Blutbestandteile, Die Richtlinien zur Guten Herstellungspraxis
(GMP) und Guten Labor Praxis (GLP) umfassen. Die Grundeinweisung muss zudem eine
Schulung zu dem jeweiligen Arbeitsprozess gemäß der Arbeitsplatzbeschreibung enthalten 12 .
Die regelmäßig erforderlichen Schulungsmaßnahmen werden am besten unter
Verwendung eines Schulungsplanes einschließlich eines Evaluierungsformblattes für die einzelnen Schulungen durchgeführt. Schulungspläne können für unterschiedliche
Arbeitsbereiche bzw. -Ebenen erstellt werden, z.B. innerhalb einer Arbeitsgruppe, einer
Abteilung oder eines Institutes. Sie sollten in jedem Falle durch den verantwortlichen
Abteilungsleiter/Institutsleiter oder den Leiter des Qualitätsmanagements genehmigt werden.
Schulungen stellen eine ideale Gelegenheit dar unter den Mitarbeitern das Verständnis für die übergeordneten Qualitätsprinzipien von Arbeitsanweisungen zu vermitteln. Sie
150
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 sollten sich nicht auf die rein formellen und technischen Aspekte der Erstellung von SOPs beziehen sondern vielmehr die Qualitätsziele der Blutspendeeinrichtung darstellen und die Bedeutung von fachlich kompetenten, einfach verständlichen und einheitlich strukturierten SOPs für die Ereichung dieser Qualitätsziele verdeutlichen. Dem Anwender sollte glaubhaft vermittelt werden, dass diese Dokumente nicht ausschließlich für den
Vorgesetzen oder die Institutsleitung geschrieben werden, sondern dem Anwender selbst eine wichtige Hilfestellung bei der täglichen Arbeit geben. Die Mitarbeiter sollten SOPs sollten nicht als ‚bürokratische Erfindung’ verstehen oder mit dem Motto ‚Papier ist geduldig’ versehen, sondern diese als wichtiges Werkzeug für die Umsetzung von hohen
Qualitätsstandards akzeptieren. Erst durch eine solche positiv belegte Motivation im
Umgang mit SOPs wird es der einzelnen Blutspendeeinrichtung möglich sein qualitativ hochwertige Blutkomponenten für die Patientenversorgung und/oder hochwertige
Diagnostik zur Vermeidung von Infektionsübertragungen durch Blutkomponenten zur
Verfügung zu stellen.
Schulungsmaßnahmen sollten für die unterschiedlichsten Mitarbeiterebenen durchgeführt werden, hierzu zählen insbesondere auch die Mitarbeiter die für den Transport und die
Lagerung von Blutkomponenten verantwortlich. Dieser Bereich ist ein wichtiger
Bestandteil in den Entnahme-, Herstellungs- und Verteilungsprozessen von Blut- und
Blutbestandteilen. Weiterhin sollte bei den Schulungsmaßnahmen darauf geachtet werden, dass trotz der teilweise limitierten und Tätigkeits-bezogenen Inhalte einzelner
SOPs die Mitarbeiter diese im Kontext mit dem Gesamtprozess sehen und entsprechende Kenntnisse der übergeordneten Verfahrensanweisungen besitzen.
Dem Schulungsleiter bzw. den Referenten kommt die wichtige Aufgabe zu, den
Schulungsteilnehmern das Warum und Wie der einzelnen Arbeitsschritte in der SOP darzulegen. Hierzu können auch praktische Übungen unter Aufsicht der Schulungsleiter durchgeführt werden. Den meisten Mitarbeitern wird es deutlich leichter fallen,
Arbeitsanweisungen genau zu befolgen, wenn sie ein echtes Verständnis für den Inhalt besitzen. In besonderen Fällen, wie z.B. bei der Umstellung des Herstellungsprozesses von Standard-Erythrozytenkonzentrates zu In-Line filtrierten Leukozyten-depletierten
Erythrozytenkonzentraten, ist es ratsam auch externe Referenten, z.B. von dem
Hersteller der neuen Blut-/Filterbeutelsysteme, in die Schulungsmaßnahmen zu integrieren.
Schulungsmaßnahmen sollten den Mitarbeitern auch vermitteln, dass diese Schulungen zur Verbesserung der persönlichen Qualifikation des einzelnen Mitarbeiters beitragen.
Gleichzeitig sollten in den Schulungen die Mitarbeiter dazu anregt werden, die erlernten
Kenntnisse für die zukünftige Verbesserung oder Optimierung von Arbeitsprozessen einzusetzen. Der Schulungsleiter sollte stets durch positive Rückkopplung mit den
Schulungsteilnehmern die bereits erlernten Kenntnisse prüfen und mit pädagogischer
Geduld nicht oder unvollständig verstandene Inhalte vertiefend erklären.
Die Schulungsunterlagen müssen die Namen und Unterschriften der geschulten
Mitarbeiter enthalten und anschließend aufbewahrt und archiviert werden. Aus den
Schulungsunterlagen sollten weiterhin die Themen und den Inhalt der Schulungen
151
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007 hervorgehen. Dies kann durch Angabe der Dokumentennummer der jeweils geschulten
Arbeitsanweisung(en) oder durch zusätzliches Schulungsmaterial (z.B. Powerpoint Dias oder Handouts) oder durch eine schriftliche Zusammenfassung des Trainingsinhalte durch den Referenten geschehen. SOPs sollten erst nach dokumentierter Schulung der
Mitarbeiter freigegeben werden. Alle Mitarbeiter, die im Rahmen der Erstschulung nicht anwesend waren müssen vor Gebrauch der SOP nachgeschult werden. Dies erfordert ein verlässliches Dokumentationssystem. Zu diesem Zweck wird oft eine Schulungs-
Matrix eingesetzt. Hierdurch kann zwischen der Personalabteilung und der betroffenen
Abteilung ein Abgleich über die anwesenden Mitarbeiter erfolgen.
Eine Trainingsmatrix für SOP-Dokumente kann wie folgt aussehen:
Mitarbeiter
(Namen)
Dokumentation der individuellen Schulungsmaßnahmen
Im Anschluss an die Schulung müssen die Mitarbeiter für die in der SOP beschriebenen
Tätigkeiten durch hierfür autorisierte Mitarbeiter der Blutspendeeinrichtung freigegeben werden. Zusätzlich sollte eine Aufstellung der durch die Schulungen erlangten individuellen Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter erfolgen. Dies sollte dazu dienen, dass der einzelne Mitarbeiter schrittweise seine Fähigkeit und Kompetenz verbessert.
152
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
KAPITEL 4. Muster-SOP und Beispiel – SOPs
Dieses Kapitel beschreibt die Struktur des von den Projektteilnehmern entwickelten
Standard SOP-Formates (EUBIS Muster-SOP). Dieses Format soll ein praktisches
Beispiel sein, wie eine SOP aussehen kann und beinhaltet die wesentlichen Bestandteile, die bei der Erstellung einer SOP berücksichtigt werden müssen.
4.1. Muster für eine Standard Arbeitsanweisung
Die folgenden grundlegenden Angaben für SOPs sollten / müssen in jeder SOP enthalten sein:
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben
- Titel (Zielsetzung und Zweck)
- Anwendungsbereich
- durch die SOP beschriebene Aufgabenbereiche
Teil B: Autorisation und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“)
- Dokumentennummer (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Version (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Seitenzahl
- Verteiler (Anzahl der Kopien)
- Dokumentenkategorie (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
(englische Version des Codes: WP – Working procedure; PP – Production procedure, TP –
Testing procedure, EP – Equipment procedure, WS – Worksheet, RF – Registration form,
GP – General procedure, OP – Operational procedure, QM – Quality manual)
- erstellt / überarbeitet durch 1
- erstellt / überarbeitet am
- gültig ab
- gültig bis 2
- überprüft durch 1
- überprüft am
- freigegeben am
- freigebeben durch 1
- Datum der Autorisierung
- Änderungen (im Vergleich zur Vorversion)
1 Name und Unterschrift der verantwortlichen Person(en)
2
Revision: SOPs sollten mindestens alle zwei Jahre überarbeitet werden
153
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozess
- Flow-Chart des Arbeitsprozess
- Beschreibung des Arbeitsablaufes
Teil D: Verhalten bei Abweichungen
Teil E: Dokumentation
Teil F: Anhang
- Literatur
- Referenzen
- Definitionen (Terminologie)
- mit geltende SOPs
- mit geltende Formblätter oder Aufzeichnungen
Die oben genannten Angaben sind wesentliche Vorraussetzungen für die Gliederung einer Arbeitsanweisung. Unterstrichene Angaben sind als unbedingt erforderlich in jeder
SOP zu integrieren (Abb. 4.1.). Ein Beispiel (EUBIS Muster-SOP) für den praktischen
Gebrauch dieser qualitätsrelevanten Elemente ist am Ende dieses Kapitels aufgeführt oder kann von der Projekt-Website ( www.EUBIS-europe.eu
) herunter geladen werden.
Der Gebrauch von Flow-Charts ist wichtig, um einen bestimmten Arbeitsprozess oder einen Aufgabenbereich zu definieren, der in der SOP beschrieben werden soll. Diese
Flow-Charts sollten flexibel gestaltet sein, um einfach und verständlich den
Arbeitsprozess zu veranschaulichen. Im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems ergeben sich jedoch einige grundlegende Anforderungen für die Erstellung von Flow-
Charts. Diese Anforderungen sind:
-
Gebrauch von internationalen Symbolen um die einzelnen Schritte zu beschreiben
-
Flow-Charts sollten zunächst relativ einfach und übersichtlich die wesentlichen
Entscheidungsschritte eines Arbeitsprozesses definieren. Anschließend erfolgt ausgehend von diesen Entscheidungspunkten die Ausarbeitung detaillierter Flow-
Charts.
-
Dieses Vorgehen bei der Erstellung von Flow-Charts sollte auch verwendet werden, um zu erarbeiten, ob ein Arbeitsprozess in einer einzelnen SOP oder in mehreren SOPs beschrieben werden sollte.
154
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Nähere Erläuterungen zur Erstellung von Flow-Charts finden sich in Kapitel 3.4. Im
Folgenden werden zunächst weitere Erläuterungen zu den grundlegenden SOP
Elementen gegeben.
Teil A: Zielsetzung / Anwendungsbereich / Aufgaben
- Titel (Zielsetzung und Zweck)
Der Titel sollte kurz und prägnant sein und das Ziel der SOP beschreiben (z.B.
Bestimmung der ABO Blutgruppe bei Blutspendern)
- Anwendungsbereich
Die Blutspendeeinrichtung, das Instituts, die Abteilung oder Einheit, die die SOP herausgibt. Die Beschreibung des Anwendungsbereichs sollte kurz sein (z.B. Abteilung für Spenderscreening. Es ist hilfreich, sich hierbei auf die im
Qualitätsmanagementhandbuch oder Site Master File gegebenen Strukturen zu beziehen (Anhang I Teil B, Art 11(1), Direktive 2002/98/EG
- durch die SOP betroffene Aufgabenbereiche (Arbeitplatzbeschreibungen, persönliche Verantwortlichkeiten )
Arbeitsbezeichnungen, der durch die SOP betroffene Arbeitsgebiete inklusive der
Verantwortlichen / ‚Qualifizierten Person’ (siehe hierzu die Definition der EU Direktiven)
Alternativ dazu können diese Informationen auch im Site Master File oder im
Qualitätsmanagementhandbuch aufgeführt werden.
Teil B: Autorisierung und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“)
- Dokumentennummer (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Version (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
- Seitenzahl
- Verteiler (Anzahl der Kopien)
- Dokumentenkategorie (siehe auch EUBIS Dokumenten-Code)
(englische Version des Codes: WP – Working procedure; PP – Production procedure, TP –
Testing procedure, EP – Equipment procedure, WS – Worksheet, RF – Registration form,
GP – General procedure, OP – Operational procedure, QM – Quality manual)
- erstellt / überarbeitet durch 1
- erstellt / überarbeitet am
- gültig ab
- gültig bis 2
- überprüft durch 1
155
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
- überprüft am
- freigegeben am
- freigegeben durch 1
- Datum der Autorisierung
- Änderungen (im Vergleich zur Vorversion)
1 Name und Unterschrift der verantwortlichen Person(en)
2
Revision: SOPs sollten mindestens alle zwei Jahre überarbeitet werden
Teil B: Freigabe und gelenkter Dokumentenaustausch (“change control“)
Die Freigabe und der gelenkte Dokumentenaustausch („change control“) sind wichtige
Bestandteile eines gut strukturierten Dokumentensystems. Hierdurch soll sowohl die
Zeitnahe Verfügbarkeit der aktualisierten Dokumente für den Anwender als auch der vollständige Austausch der bisherigen (ungültigen Version) gegen die aktuelle Version des Dokumenten gewährleistet werden.
Vorgaben und Empfehlungen für die Dokumentenlenkung sind in Kapitel 3.5 zusammengefasst.
Die Dokumentenfreigabe muss das Datum, ab dem die SOP in Kraft tritt und das Datum, bis zu dem die SOP gültig ist enthalten. Zusätzlich muss das Erstellungsdatum bzw. das
Aktualisierungsdatum und das Freigabedatum angegeben werden. Zusätzlich zu den
Daten muss die für den jeweiligen Schritt verantwortliche Person genannt werden. Die
Verantwortlichkeiten sollten im Qualitätsmanagementhandbuch oder im Site Master File festgelegt sein. Auch die Angabe des Verteilers und ein eindeutiges System zu
Kennzeichnung von autorisierten Kopien sind entscheidend (siehe unten).
Auch wenn die Angabe eines Datums, bis zu dem die SOP gültig ist, nicht zwingen ist sollte das Qualitätsmanagement die Überarbeitungsintervalle für alle Dokumente einschließlich der SOPs und Formblättern festlegen. Das Überarbeitungsintervall beträgt normalerweise ein Jahr und sollte zwei Jahre nicht übersteigen. Im Rahmen der
Überarbeitung soll sowohl die Qualität verbessert werden als auch Veränderungen bei den zuständigen Mitarbeitern, den Verfahrensanweisungen, bei Geräten, Reagenzien,
Räumlichkeiten und Methoden (Spendergewinnung, Labortestung) eingebracht werden.
Eine Überarbeitung kann zu einer neuen SOP-Version führen, die durch eine entsprechende ´neue´ SOP-Nummer gekennzeichnet werden muss. Alle überarbeiteten
SOPs durchlaufen den gleichen Validierungs- und Freigabeprozess wie eine neue SOP
(Kapitel 3.5).
- Dokumentennummer und Version (Dokumenten-Code)
Das System zur Dokumentenidentifikation sollte im Qualitätsmanagementhandbuch oder im Site Master File beschrieben werden.
156
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Der folgende Dokumenten-Code soll als Beispiel für die Erstellung eines einheitlichen
Dokumenten-Identifikationssystems dienen:
EUBIS Dokumenten-Code :
Code – SOP-Nummer - Version
Dokumenten-Code: 2-3 Stellen*
Dokumenten-Nummer: 3 Stellen
Dokumenten-Version: unbegrenzte Anzahl, durch Buchschaben unterschieden (A-Z, z.B. Version A, ZA, etc.)
Alternative: Zahlen (3 Stellen)
(z.B. engl. Code-System: TP001-A = SOP Test Procedure No. 1, Version A)
Der Dokumenten-Code sollte der durch das Qualitätsmanagementsystem vorgegebenen Dokumentenstruktur folgen und z.B. die folgenden Kategorien enthalten:
- Qualitätsmanagementhandbuch (QM)
- Verfahrensanweisungen (engl. General Procedure = GP)
- Arbeitsanweisungen (engl. Working Procedure = WP)
- Testanweisungen (engl. Test Procedure = TP)
- Arbeitanweisung für Geräte(engl. Equipment Procedure = EP)
- Herstellungsanweisung (engl. Production Procedure = PP)
- Arbeitsanweisung Informationstechnologie (engl. Intelligent Technology
Procedure = IT)
- Arbeitsanweisung Verwaltung (engl. Administrative Procedure = AP)
- Formblätter (engl. Worksheets = WS)
- Seitenzahl
Die Seitennummerierung muss mit der ersten Seite des Dokumentes beginnen. Jede
Seite muss die Seitenzahl und die gesamte Seitenanzahl enthalten (z.B. 1/8, 2/8, 3/8…).
- Verteiler (Anzahl der Kopien)
Das Original der SOP sollte im Qualitätsmanagement aufbewahrt werden, die im Verteiler genannten Stellen erhalten autorisierte Kopien. Es muss ein System zu Kennzeichnung dieser autorisierten Kopien existieren (z.B. Druck auf speziellem Papier oder Nutzung eines farbigen Stempels)
- Änderungen gegenüber der Vorversion
Beschreiben Sie die relevanten Änderungen im Vergleich zur Vorversion und die Gründe für die durchgeführte Änderung (z.B. Vollständige Überarbeitung des
157
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Produktionsprozesses aufgrund der Einführung von leukozytendepletierten
Blutprodukten. Weitere Einzelheiten können z.B. im Rahmen der
Schulungsdokumentation für die neue / überarbeitete SOP angegeben werden.
Teil C: Beschreibung des Arbeitsprozesses
- Flow-Chart des Arbeitsprozesses (siehe Kapitel 3.4)
- Beschreibung des Arbeitsprozesses
Dieser Abschnitt der SOP sollte eine klare und verständliche Beschreibung des
Arbeitsprozesses enthalten. Um diesen Vorgang zu vereinfachen ist es ratsam, zu
Beginn ein Flow-Chart des Arbeitsablaufes zu erstellen. In diesem Flow-Chart wird der
Prozess schrittweise beschrieben und die kritischen Entscheidungspunkte könne deutlich herausgearbeitet werden.
Der Einsatz von Flow-Charts ist abhängig von der Komplexität der zu erstellenden SOP.
Die SOPs zur AB0-Blutgruppenbestimmung unter Anwendung eines kommerziellen Kits wird den Anweisungen des Herstellers folgen und ein Flow-Chart ist unter diesen
Umständen nutzlos. Der Produktionsprozess eines Erythrozytenkonzentrates wird von einem Flow-Chart, dass eine Übersicht über den gesamten Herstellungsprozess gibt, und die kritischen Entscheidungspunkte einschließlich der jeweils verantwortlichen
Mitarbeiter benennt, deutlich profitieren. Für weitere Empfehlungen zum Gebrauch von
Flow-Charts siehe Kapitel 3.4 .
Teil D: Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG, Anhang 9)
Die Beschreibung der zu ergreifenden Maßnahmen bei Auftreten von Abweichungen und
Fehlern in einer SOP ist von großer Bedeutung. Häufig konzentriert sich der Verfasser der SOP auf die Beschreibung der Maßnahmen für den normalen, regulären
Tätigkeitsablauf und vernachlässigt dabei die Möglichkeit, dass auch Abweichungen oder
Fehler auftreten können.
Es ist daher sehr empfehlenswert, im Rahmen des Qualitätsmanagements ein einheitliches System zur Überwachung dieser Abweichungen und Fehler zu etablieren.
Dieses Abweichungs- und Fehler Managementsystem kann Entscheidungsbäume und
Formblätter bereitstellen, auf die in den unterschiedlichen SOPs Bezug genommen wird.
Um ein einheitliches Vorgehen innerhalb der Blutspendeeinrichtung zu erreichen, sollte dieses System im Qualitätsmanagementhandbuch oder im Site Master File beschrieben werden. Es sollte Maßnahmen und Regelungen für das Verhalten bei Abweichungen von
Arbeitsprozessen oder bei unerwarteten Fehlern enthalten.
158
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Die Blutspendeeinrichtung sollte weiterhin ein System für korrigierende- und vorbeugende Maßnahmen (engl. ‚Corrective and Preventative Action, CAPA) vorhalten, durch das vorhandenen Abweichungen oder Qualitätsprobleme von Blut- und
Blutbestandteilen sowie anderer Tätigkeitsbereiche korrigiert werden. Dieses System soll auch verhindern, dass es zu einer Wiederholung bereits bekannter Abweichungen kommt. Jede Blutspendeeinrichtung sollte daher über ein System verfügen, dass
Abweichungen der Produktqualität oder sonstiger Qualitäts-relevanter Vorgaben systematischen aufzeichnet, auswertet und nachfolgend entsprechende Korrektur- und vorbeugende Maßnahmen ergreift.
Die Anforderungen für diese Qualitätselemente sind nicht alleiniger Bestandteil von SOP-
Dokumente sondern sollten in höherrangigen Dokumenten (z.B. dem
Qualitätsmanagementhandbuch / Site Master File / Verfahrensanweisung) festgelegt sein.
Durch die Direktive 2005/62/EG wird die Bedeutung von Abweichungen / Nichtkonformität unterstrichen. In Paragraph 9 – Nichtkonformität - werden die folgenden Themenbereiche benannt:
9.1 Abweichende Bedingungen
Blutbestandteile, die von den in Anhang V der Richtlinie 2004/33/EG festgelegten
Standards abweichen, dürfen nur unter außergewöhnlichen Umständen und mit der dokumentierten Zustimmung des verschreibenden Arztes und des Arztes der
Blutspendeeinrichtung zur Transfusion freigegeben werden.
9.2 Beschwerden
Alle Beschwerden und sonstigen Informationen, auch über ernste unerwünschte
Reaktionen und Zwischenfälle, die darauf schließen lassen, dass fehlerhafte
Blutbestandteile bereitgestellt wurden, sind zu dokumentieren und sorgfältig auf
Ursachen des Fehlers zu untersuchen; falls notwendig, sind ein Rückruf und
Korrekturmaßnahmen zur Verhinderung des erneuten Auftretens des Fehlers zu veranlassen. Es sind Verfahren vorzusehen, um sicherzustellen, dass die zuständigen Behörden ordnungsgemäß über ernste unerwünschte Reaktionen und ernste Zwischenfälle entsprechend den gesetzlichen Vorgaben informiert werden.
9.3 Rückruf
1. Die Blutspendeeinrichtung muss über Personal verfügen, das befugt ist, die
Notwendigkeit eines Rückrufs von Blut und Blutbestandteilen zu beurteilen und die notwendigen Maßnahmen einzuleiten und zu koordinieren.
2. Es ist ein wirksames Rückrufverfahren einschließlich einer Beschreibung der
Verantwortlichkeiten und der zu treffenden Maßnahmen einzurichten. Hierzu gehört auch die Meldung bei der zuständigen Behörde.
3. Die Maßnahmen sind innerhalb festgelegter Fristen auszuführen; dabei sind alle betroffenen Blutbestandteile zu ermitteln und gegebenenfalls zurückzuverfolgen. Mit der Untersuchung wird angestrebt, alle Spender zu identifizieren, die möglicherweise die Transfusionsreaktion mit verursacht haben, verfügbare
Blutbestandteile von diesem Spender nachzuweisen sowie Adressaten und
Empfänger der vom selben Spender gewonnenen Blutbestandteile über ihre etwaige
Gefährdung zu unterrichten.
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
9.4 Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen
1. Es ist ein System einzurichten, das Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen bei nicht konformen Blutbestandteilen und auftretenden Qualitätsproblemen gewährleistet.
2. Es ist eine routinemäßige Datenauswertung vorzunehmen, um Qualitätsprobleme zu ermitteln, die Korrekturmaßnahmen erfordern, oder ungünstige Entwicklungen, die Vorbeugungsmaßnahmen notwendig machen können.
3. Alle Fehler und Unfälle sind zu dokumentieren und zu untersuchen, um Probleme des Systems im Hinblick auf eine Korrektur festzustellen.
Teil E: Dokumentation
Die Dokumentation von Arbeitsabläufen, Ergebnisberichten und Qualitätsaufzeichnungen ist ein wichtiger Bestandteil eines Qualitätsmanagementsystems. Hierdurch wird gewährleistet, das alle Arbeitsprozesse standardisiert durchgeführt werden und das alle
Schritte im Rahmen der Blutspende, Herstellung, Testung, Freigabe, Lagerung und des
Vertriebs von Blutprodukten nachvollziehbar sind.
Alle Aufzeichnungen sollten für mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden (Direktive
2002/98/EG). Weitere Anforderungen sind in Direktive 2005/62/EG, Paragraph 5 wie folgt beschrieben:
5. DOKUMENTATION
1. Über Spezifikationen, Verfahren und Aufzeichnungen zu jedem von der
Blutspendeeinrichtung ausgeführten Arbeitsschritt ist eine Dokumentation einzurichten und auf dem Laufenden zu halten.
2. Die Aufzeichnungen müssen gut lesbar sein und können handschriftlich vorliegen, auf ein anderes Medium wie Mikrofilm übertragen oder in einem rechnergesteuerten
System gespeichert werden.
3. Jede wesentliche Abänderung von Unterlagen ist unverzüglich zu registrieren und von einer hierzu befugten Person zu überprüfen, zu datieren und zu unterzeichnen.
Teil F: Anhang
Im Anhang der SOP werden alle für die SOP relevanten Dokumente und Anlagen aufgeführt. Diese können sein:
- Literatur
Literaturstellen für Testprinzipien von Untersuchungsmethoden einschließlich der
Methoden, die von Analyseautomaten verwendet werden (z.B. Spenderscreening durch
EIA bei Verwendung des PRISM © ).
- Referenzen
Gebrauchsanweisungen von kommerziellen Test-kit Herstellern können als Referenzen genannt werden. Auch Bedienungsanleitungen bzw. Gerätehandbücher für
160
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Laborausrüstungen wie z.B. Zentrifugen, Apheresemaschinen oder sonstige Laborgeräte können hier genannt werden.
Diese Referenzen sollten eindeutig zitiert werden, unter Angabe der genauen
Bezeichnung der Gebrauchsanweisung bzw. Bedienungsanleitung sowie der
Versionsnummer und/oder des Datums der Veröffentlichung.
- Definitionen (Terminologie)
- mitgeltende SOP Dokumente (z.B. Geräte-Logbuch)
- mitgeltende Formblätter sowie Akten und/oder Aufzeichungen
Dies betrifft Aufzeichnungen und/oder Protokolle, die zur Dokumentation verwendet werden, wie z.B. Formblätter, die im Rahmen der SOP eingesetzt werden, Reinigungs- und Hygienepläne, Spendenhistorie
Neben der europäischen Rechtssprechung zum Thema Blut- und Blutbestandteile muss sich die SOP auch auf internationale und nationale Richtlinien beziehen (z.B. GMP-
Richtlinien). In einigen europäischen Staaten /z.B. Deutschland) existieren auch nationale
Gesetze zu diesem Thema (z.B. Transfusionsgesetz und Arzneimittelgesetz) die innerhalb der SOP Beachtung finden müssen
Wichtige Richtlinien, auf die sich in der SOP bezogen werden muss sind:
- Direktive 2002/98/EG
- Qualitätsmanagementhandbuch / Site-Master-File (gemäß Anhang I Teil B,
Artikel 11(1), Direktive 2002/98/EG)
- Direktive 2004/33/EG
- Direktive 2005/61/EG
- Direktive 2005/62/EG
- Nationale Gesetze
- Nationale Richtlinien
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass zur Erreichung von ‚Bester Praxis’ und somit hohen Qualitätsstandards bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen darauf zu achten ist, dass die oben genannten Qualitätselemente berücksichtigt werden. Diese sind nochmals in Abbildung 4.1 schematisch zusammengefasst und entsprechend der SOP
Struktur gegliedert.
Um das Schreiben von Arbeitsanweisungen für jene Bluteinrichtungen zu erleichtern, die ein heterogenes SOP System haben oder das vorhandene Dokumentensystem ändern möchten um die relevanten Anforderungen der europäischen Blutgesetzgebung zu integrieren, beinhaltet dieses Handbuch eine Mustervorlage zur Erstellung von
Arbeitsanweisungen (EUBIS-Muster-SOP-Vorlage). Diese Vorlage kann als MS-Word-
Datei von der Projekthomepage (EUBIS-europe.eu) heruntergeladen werden oder bei den Herausgebern dieses Handbuches bestellt werden kann.
161
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Qualitätshandbuch oder Site-Master–File
SOP-Ebene
1. Ziel
Direktive 2002/98/EG
Qualitätshandbuch*
Site-Master-File*
*gemäß Anhang I Teil B, Art 11(1), Direktive 2002/98/EG
Direktive 2004/33/EG
Direktive 2005/61/EG
Direktive 2005/62/EG
2. Anwendungsbereich
Nationale Gesetze
Richtlinien
3. durch die SOP beschrieben Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten
(Arbeitsplatzbeschreibungen, Verantwortlichkeiten)
4. Beschreibung des Arbeitsprozesses
4.1 Flow-Chart des Arbeitsablaufes
4.2 Definition kritischer Schritte (Risikoanalyse)
4.3 Beschreibung der Arbeitsabläufe
5. Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG - Art. 9)
6. Dokumentation
7. Anhang (Literatur / Referenzen / Begriffe und Definitionen)
Abbildung 4.1: Schematische Darstellung der Minimalanforderungen an eine SOP
162
4.2. EUBIS Muster-SOP
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4.3. Besondere SOP Formate (Labortestung und Geräte)
Blutspendeeinrichtungen stellen Blutprodukte her. Die Freigabe dieser Produkte beinhaltet die Durchführung von Labortests um das Risiko schwerer Nebenwirkungen und / oder die Übertragung von Infektionen auf den Empfänger zu verhindern. Die
Direktive 2002/98/EG, Anhang IV verlangt die folgenden Laboruntersuchungen für
Vollblut- und Apherese-Spenden, einschließlich Eigenblutspenden:
— ABO Blutgruppe (nicht notwenig für Fraktionierungsplasma)
— Rh D Rhesusfaktor (nicht notwenig für Fraktionierungsplasma)
— Testung auf folgenden Infektionsmarker beim Spender:
— Hepatitis B (HBs-Ag)
— Hepatitis C (Anti-HCV)
— HIV 1/2 (Anti-HIV 1/2)
Die Testung dieser Parameter ist Bestandteil der ´Guten Herstellungspraxis´. Neben den
GMP-Richtlinien sollten auch die ´Gute Laborpraxis’ (GLP) - Richtlinien eingehalten werden 28 . Insbesondere Blutspendeeinrichtungen, die neben Blutspenderdiagnostik auch
Patientendiagnostik durchführen, müssen beiden Standards genügen, um ein gutes
Qualitätsmanagementsystem aufzubauen. Zusätzlich sind in einigen EU-Staaten bereits
Blutspendeeinrichtungen nach den Anforderungen der Internationalen Standard
Organisation (ISO) akkreditiert.
Zur Zeit werden in der Mehrzahl der Blutspendeeinrichtungen auch
Kompatibilitätstestungen für den therapeutischen Gebrauch von Blutprodukten durchgeführt. Die Patientendiagnostik kann im gleichen Laborbereich wie die
Blutspenderdiagnostik (Spenderscreening) angesiedelt sein. Obwohl die durchgeführten
Laboruntersuchungen teilweise ähnlich sind kann es aus logistischen Gründen sinnvoll sein, beide Bereiche zu trennen (separates Immunhämatologisches Kreuzlabor).
Unabhängig davon, müssen Blutspendeeinrichtungen Arbeitsanweisungen für
Laboruntersuchungen erstellen. Zusätzlich zu GMP/GLP und ISO Standards, wird die
Bedeutung dieser SOPs auch in Anhang I der Direktive 2002/98/EG betont.
Im Nachfolgenden sollen daher wesentliche Kriterien besprochen werden die bei der
Erstellung von Arbeitsanweisungen für Untersuchungsmethoden berücksichtigt werden müssen. Diese Kriterien können in unterschiedlichster Form in bereits vorhandenen
28 European Directives for Good Laboratory Practice (GLP):
Directive 2004/9/EC lays down the obligation of the Member States to designate the authorities responsible for GLP inspections in their territory. It also comprises reporting and internal market (= mutual acceptance of data) requirements. The Directive requires that the OECD Revised Guides for Compliance Monitoring Procedures for GLP and the OECD Guidance for the Conduct of Test Facility
Inspections and Study Audits must be followed during laboratory inspections and study audits. Directive 2004/9/EC has replaced
Directive 88/320/EEC as of 11 March 2004.
Directive 2004/10/EC requires Member States to take all measures necessary to ensure that laboratories carrying out safety studies on chemical products comply with the OECD Principles of Good Laboratory Practice. Directive 2004/10/EC replaces Directive
87/18/EEC.
167
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Dokumentensystemen integriert sein. Bei der Strukturierung von Arbeitsanweisungen kann es vorteilhaft sein, die erforderlichen Angaben zu diesen Kriterien als feststehende
Rubriken in die SOP zu integrieren. Dies kann insbesondere bei der Erstellung von
Arbeitsanweisungen für Untersuchungsmethoden und/oder Laborausrüstung (z.B.
Zentrifugen, die für die Untersuchung benötigt werden) in Erwägung gezogen werden.
Im Praktischen kann dies durch eine inhaltliche Verbindung zwischen Test-SOPs und
Geräte-SOPs sowie Geräte-Logbüchern erfolgen. Schlussendlich können Informationen hieraus auch für die Erstellung von einheitlichen Kalibrierplänen verwendet werden.
Site-Master-File / QM-Handbuch
Abbildung 4.3.1: Beispiel für die Gliederung von SOPs zur Strukturierung der
Anforderungen an die Prüfmittelüberwachung innerhalb eines Qualitätsmanagementsystems (GP=General Procedure; EP=Equipment Procedure; WS=Worksheet, siehe
Kapitel 4.1).
Verfahrensanweisung
GP-EU-005
Prüfmittelnummer gegeben. Wie bereits erwähnt, sollen diese SOPs als Vorlage für
Bedienung des Gerätes
Blutspendeeinrichtungen, die bereits über ein SOP-System, verfügen können ihre SOPs
Formblatt WS-xx-005
Interne / externe Wartung
Gerätebeauftragter
Kalibierplan
168
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Tabelle 4.3.1.: Qualitätsrelevante Informationen für Labormethoden
_______________________________________________________________________
Analyt
Abkürzungen
Testmethode
Testprinzip
Referenzbereich
Messbereich
Einheit(en)
Umrechnungsfaktoren oder Formeln
Untersuchungsmaterial
Mindestprobenmenge
Mindestmenge zur Testdurchführung
Präanalytische Anforderungen
Kalibration
Probenlagerung vor der Analyse
Für die Methodendurchführung benötigte Geräte
Reagenzien (inklusive Hersteller / Bestellnummer oder Bezugsquelle)
Methodendurchführung (optional Tabellen / Abbildungen und Flow Charts)
Einflußgrößen und Störfaktoren
Indikationen für den Test
Kriterien für die analytische Freigabe der Ergebnisse
Vorgehen bei Abweichungen ( einschließlich unerwarteten Ereignisse )
Auswertung, Beurteilung und Dokumentation der Ergebnisse
Probenlagerung nach der Analyse
Angaben zur Methoden-Validierung (z.B. Unterlagen)
Qualitätskontrolle (interne und externe )
Referenzen / Literatur / Anhang
_______________________________________________________________________
169
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Tabelle 4.3.2.: Qualitätsrelevante Informationen für Geräte (Prüfmittel)
_______________________________________________________________________
-
Name und Art des Gerätes
-
-
-
-
Hersteller und Herstelleranschrift
Seriennummer
Prüfmittelnummer (Inventarnummer)
Standort (Ort / Raum)
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Baujahr
Datum der Beschaffung
Installationsprotokoll und Mitarbeitereinweisung durch den Hersteller
Zustand bei Anlieferung
Kundenservice
Wartungsvertrag
Verantwortliche Person(en) (Gerätebeauftragter)
Funktion des Gerätes
Messprinzip
Messbereich
-
-
-
-
-
-
-
-
Genauigkeit
Kalibrierung und Justierung
Bedienung des Gerätes
Wartungsmaßnahmen (intern/extern)
Vorgehen bei Abweichungen ( einschließlich unerwarteten Ereignissen )
Dokumentation (Gerätelogbuch)
Validierung (Qualifizierung)
Referenzen / Literatur / Anhang
_______________________________________________________________________________
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4.3.1. Standard Test-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates
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4.3.2. Standard Geräte-SOP unter Verwendung des EUBIS-Formates
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4.4. SOPs zu qualitätsrelevanten Arbeitsprozessen
Die Zielsetzung dieses Kapitels ist, anhand von 4 qualitätsrelevanten Arbeitsbereichen einer Blutspendeeinrichtung zu demonstrieren, in welcher Form 4 SOPs geschrieben werden können. Um jeder dieser Aufgabenbereiche gerecht zu werden wurde die SOPs von den Projekt-Arbeitsgruppen bestehend aus Experten der teilnehmende
Blutspendeeinrichtungen gemeinsam geschrieben.
Die erstellten SOPs sind als Beispiele gedacht und müssen an die entsprechenden lokalen Gegebenheiten einer jeden Blutspendeeinrichtung angepasst werden. Die folgenden Beispiele wurden gewählt:
_______________________________________________________________________
Kapitel SOP-ID SOP-Titel (Teilnehmer) / Arbeitsgruppe (WG)
_______________________________________________________________________
4.4.1 EU-SOP-WP001
/ Version 1.0
Beschriftung und Spenderidentifikation im
Rahmen der Blutspende
Niederlande (AG-Leiter), Zypern, Island, Italien 29
AG 1
AG 2 4.4.2 EU-SOP-WP002
/ Version 1.0
Blutgruppenbestimmung und Kreuzprobe bei
Notfällen
Vereinigtes Königreich (AG-Leiter), Belgien, Bulgarien,
Rumänien 30
4.4.3 EU-SOP-WP003
/ Version 1.0
Gewinnung und Verarbeitung von Apherese-
Thrombozytenkonzentraten
Deutschland (AG-Leiter), Tschechische Republik, Ungarn,
Malta, Polen 31
AG 3
4.4.4 EU-SOP-WP004
/ Version 1.0
Validierung von temperaturkontrollierten Räumen für die Lagerung und den Transport von
Blutprodukten
Frankreich (AG-Leiter), Estland , Irland, Schottland 32
AG 4
29 Mitglieder der Arbeitsgruppe 1: Petra van Krimpen, Sanquin - The Netherlands; Jane Hassan, Instituto Superiore di Sanita - Italy;
Zoe Sideras, Ministry of Health - Cyprus; Sveinn Gudmundsson, Blood transfusion service at the Icelandic National University Hospital
- Iceland
30 Mitglieder der Arbeitsgruppe 2: Alan Slopecki and Angus McMillan Douglas, The National Blood Authority (England and North
Wales) - United Kingdom, Inge Buyse, Het Belgische Rode Kruis - Belgium, Svetla Bakalova, National Center of Hematology and
Transfusiology - Bulgaria, Carmen Tatu, Blood transfusion service at the University of Medicine and Pharmacy ‘Victor Babes’
Timisoara - Romania
31 Mitglieder der Arbeitsgruppe 3: Christian Seidl, DRK Blutspendedienst Baden-Württemberg-Hessen - Germany, Petr Turek,
University Hospital of Prague and General Teaching Hospital Prague - Czech Republic, Klara Baroti-Toth, Hungarian National Blood
Transfusion Service - Hungary, Alex Aquilina, National Blood Transfusion Service - Malta, Elzbieta Lachert, Institute of Hematology and Blood Transfusion, Warshaw - Poland
32 Mitglieder der Arbeitsgruppe 4: Leslie Sobaga, Etablissement Francais du Sang (EFS) - France (WG-Leader), Tatjana Plahova and
Riima Nidas, North-Estonian Blood Centre - Estonia, Marie O’Connell, The Blood Transfusion Service Board - Ireland, Anne Forrest,
Scottish National Blood Transfusion Service - Scotland
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4.4.1. Beschriftung und Spenderidentifikation im Rahmen der Blutspende
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4.4.2. Bestimmung der ABO Blutgruppe und Verträglichkeitstestung im Notfall
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4.4.3. Gewinnung und Herstellung von Apherese-Thrombozytenkonzentraten
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4.4.4. Validierung der Temperaturüberwachung für Lagerung und Transport von Blutprodukten
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ANHANG
Anhang I – Begriffsbestimmungen
Abweichung
Additivlösung
Akkreditierung
Änderungs- kontrolle
Apherese-
Erythrozyten
Apherese-
Granulozyten
Apherese-
Thrombozyten
Apherese-
Thrombozyten, leukozytendepletiert
Nichterfüllung von Anforderungen eine speziell formulierte Lösung, durch die die positiven Eigenschaften von Zellbestandteilen bei der Lagerung erhalten bleiben.
AABB
2004/33/EG
Formale Anerkennung der Einhaltung anerkannter Standards für Verfahren,
Tätigkeiten und Dienstleistungen nach einem
Audit durch ein ermächtigtes Institut oder eine ermächtigte Organisation. Siehe auch
Zertifikation und Zulassung.
Eine strukturierte Methode zur Überarbeitung eines Verfahrens, eines Prozess oder einer
Prozedur, inklusive Hardware oder
Softwaredesign, Organisation und
Übergangsplanung und inklusive der
Überarbeitung aller entsprechenden
Dokumente.
Vienna
Forum
AABB
2004/33/EG
Blutbestandteile durch maschinelle
Verarbeitung von Vollblut gewonnen werden, wobei dem Spender die übrigen
Blutbestandteile während oder am Ende des
Vorgangs wieder zugeführt werden. die Erythrozyten aus einer Apherese-
Erythrozytenspende.
2004/33/EG eine konzentrierte, durch Apherese gewonnene
Granulozytensuspension.
2004/33/EG eine konzentrierte Thrombozytensuspension, die durch Apherese gewonnen wird.
2004/33/EG eine konzentrierte, durch Apherese gewonnene
Thrombozytensuspension, aus der die
Leukozyten entfernt werden.
2004/33/EG
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Apheresezentrum
Arzneimittel, hergestellt aus humanen Blut oder Plasma
Audit
Ausschluss
Bereitstellung
Blut
Blutprodukt
Blutspende
Definition
Einrichtung, in der Plasma oder
Blutkomponenten gesammelt wird/werden.
Arzneimittel die industriell aus humanen Blut oder Plasma durch öffentliche oder private pharmazeutische Unternehmen hergestellt werden. Beispiele hierfür sind Albumin,
Gerinnungsfaktoren und Immunglobuline humanen Ursprungs.
Referenz
Vienna
Forum
2001/83/EG
Eine systematische unabhängige Prüfung, die in bestimmten Abständen und in der ausreichenden Häufigkeit durchgeführt wird, um die Wirksamkeit und die Eignung des
Qualitätssystems zu bewerten. Es ist ein strukturierter Mechanismus für die
Verbesserung der Praxis.
Vienna
Forum
2002/98/EG die endgültige oder zeitlich begrenzte
Aufhebung der Zulassung einer Person zum
Spenden von Blut oder Blutbestandteilen. die Zurverfügungstellung von Blut oder
Blutbestandteilen durch eine
Blutspendeeinrichtung oder ein
Krankenhausblutdepot zur Transfusion bei einem Empfänger.
2005/61/EG
Vollblut, das einem Spender entnommen wurde und entweder für Transfusionszwecke oder zur
Weiterverarbeitung aufbereitet wird.
2002/98/EG
(Erythrozyten, Leukozyten, Thrombozyten,
Plasma), der durch unterschiedliche Methoden gewonnen werden kann.
2002/98/EG ein aus menschlichem Blut oder Plasma gewonnenes therapeutisches Erzeugnis
2002/98/EG
Tätigkeit, bei der sich eine gesunde Person für das Sammeln von Vollblut zur Verfügung stellt.
Vienna
Forum
217
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Blutspendeeinrichtung
Blutspende
Terminbericht
Bluttransfusionskette
Buffy coat
Definition Referenz eine Struktur oder Stelle, die für einen beliebigen Aspekt der Sammlung und Testung von menschlichem Blut oder Blutbestandteilen unabhängig von deren Verwendungszweck und ferner für deren Verarbeitung, Lagerung und
Verteilung, sofern diese zur Transfusion bestimmt sind, zuständig ist. Dies schließt
Krankenhausblutdepots nicht ein.
2002/98/EG
Bericht, der relevante Einzelheiten des
Blutspendetermins direkt mit den
Spendennummern verbindet und z.B.
Spendedatum und Beutelchargen enthält.
Die zahlreichen durchgeführten Tätigkeiten, von dem Zeitpunkt, zu dem eine Person ihre
Bereitschaft erklärt, Blut oder Plasma zu spenden, bis nach der Verabreichung des
Blutproduktes an den Patienten.
Vienna
Forum ein durch Zentrifugation einer Vollbluteinheit gewonnener Blutbestandteil, der einen beträchtlichen Teil der Leukozyten und der
Thrombozyten enthält.
2004/33/EG
Charge
Computergesteuertes
System
Bestimmte Menge Ausgangsmaterials,
Verpackungsmaterials oder Produkts, das in einem Prozess oder einer Reihe von Prozessen hergestellt wurde, sodass eine Homogenität erwartet werden kann. Für Blut stellt jede einzelne Komponente eine Charge dar.
Vienna
Forum ein System zur Eingabe von Daten, elektronischen Verarbeitung und Ausgabe von
Informationen zum Zweck der Berichterstattung der automatischen Kontrolle oder der
Dokumentation.
2005/62/EG
Eigenblutspende Blut und Blutbestandteile, die von einer Person gewonnen wurden und ausschließlich zur späteren Eigenbluttransfusion oder sonstigen
Verwendung beim Menschen bei der gleichen
Person bestimmt sind.
2004/33/EG
Eigenblut- transfusion eine Transfusion, bei der Spender und
Empfänger ein und dieselbe Person sind und vorher entnommenes Blut und Blutbestandteile verwendet werden.
2002/98/EG
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European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Einrichtungen
EMEA
Empfänger ernste unerwünschte
Reaktion ernster
Zwischenfall
Definition
Krankenhäuser, Kliniken, Hersteller und biomedizinische Forschungseinrichtungen, an die möglicherweise Blut oder Blutbestandteile geliefert werden
European Medicines Agency.
Referenz
2005/61/EG eine Person, die Blut oder Blutbestandteile erhalten hat.
2005/61/EG eine unbeabsichtigte Reaktion beim Spender oder Empfänger im Zusammenhang mit der
Gewinnung oder Transfusion von Blut oder
Blutbestandteilen, die tödlich oder lebensbedrohend verläuft, eine Behinderung oder einen Fähigkeitsverlust zur Folge hat, einen Krankenhausaufenthalt erforderlich macht oder verlängert oder zu Erkrankungen führt bzw. deren Dauer verlängert
2002/98/EG jedes unerwünschte Ereignis im
Zusammenhang mit der Gewinnung, Testung,
Verarbeitung, Lagerung und Verteilung von Blut und Blutbestandteilen, das tödlich oder lebensbedrohend verlaufen könnte, eine
Behinderung oder einen Fähigkeitsverlust zur
Folge haben könnte, einen
Krankenhausaufenthalt erforderlich macht oder verlängert oder zu Erkrankungen führt bzw. deren Dauer verlängert
2002/98/EG
Erythrozyten aus einer einzelnen
Vollblutspende, aus der ein großer Teil des
Plasmas der Spende entfernt wurde.
Erythrozyten in
Additivlösung
Erythrozyten, buffy-coat-frei die Erythrozyten aus einer einzelnen
Vollblutspende, wenn ein großer Teil des
Plasmas der Spende entfernt ist. Eine Nähr-
/Konservierungslösung wird zugefügt.
2004/33/EG
2004/33/EG die Erythrozyten aus einer einzelnen
Vollblutspende, der ein großer Teil des Plasmas der Spende entfernt wurde. Der Buffy-coat, der einen großen Teil der Thrombozyten und
Leukozyten der gespendeten Einheit enthält, wird entfernt.
2004/33/EG
219
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Erythrozyten, buffy-coat-frei, in
Additivlösung
Erythrozyten, leukozytendepletiert
Erythrozyten, leukozytendepletiert, in
Additivlösung
Etikett
Definition die Erythrozyten aus einer einzelnen
Vollblutspende, wenn ein großer Teil des
Plasmas der Spende und die Leukozyten entfernt werden.
Referenz die Erythrozyten aus einer einzelnen
Vollblutspende, wenn ein großer Teil des
Plasmas der Spende entfernt ist. Der Buffycoat, der einen großen Anteil der Thrombozyten und Leukozyten der gespendeten Einheit enthält, wird entfernt. Eine Nähr-
/Konservierungslösung wird zugefügt.
2004/33/EG
2004/33/EG die Erythrozyten aus einer einzelnen
Vollblutspende, wenn ein großer Teil des
Plasmas der Spende entfernt ist und die
Leukozyten entfernt werden. Eine Nähr-
/Konservierungslösung wird zugefügt.
2004/33/EG
Eine auf dem Produkt fixierte Beschreibung die das Produkt identifiziert
AABB
Fehler
Fraktionierungs- anlage
Freigabe von
Blutbestandteilen
Fremdspende gefrorenes
Frischplasma
Abweichung von einem Standardverfahren. Vienna
Forum
Eine Einrichtung bzw. Produktionsstätte, in der
Blutplasma fraktioniert wird ein Vorgang, der dazu führt, dass der
Sperrstatus von Blutbestandteilen durch den
Einsatz von Systemen oder Verfahren, die sicherstellen, dass das Fertigprodukt seine
Freigabekriterien erfüllt, aufgehoben wird.
2002/98/EG
Blut und Blutbestandteile, die von einer Person gewonnen wurden und zur Transfusion bei einer anderen Person, zur Verwendung in
Medizinprodukten oder als Ausgangsstoff für die Herstellung von Arzneimitteln bestimmt sind.
2004/33/EG der Plasmaüberstand einer Vollblutspende oder durch Apherese gewonnenes Plasma, das tiefgefroren und gelagert wird.
2004/33/EG
220
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Genehmigter
Lieferant
Geschlossenes
System gewaschen
Gute
Herstellungspraxis (GMP) gute Praxis
Hämovigilanz
Definition Referenz
Lieferanten von Komponenten und Materialien, die in der Vergangenheit verlässlich waren und vom Einkäufer oder einer behördlich akkreditierten Organisation regelmäßig auditiert werden.
Vienna
Forum
System, in dem das Blutbeutelset unter reinen
Bedingungen hergestellt, verschlossen und mit einer genehmigten Methode sterilisiert wird.
Siehe auch Offenes System
Vienna
Forum die Entfernung von Plasma oder Lagermedium von Zellprodukten durch Zentrifugierung,
Dekantieren der überstehenden Flüssigkeit von den Zellen und Zugabe einer isotonischen
Suspensionsflüssigkeit, die wiederum
üblicherweise nach weiterer Zentrifugation der
Suspension entfernt und ersetzt wird. Der
Vorgang des Zentrifugierens, Dekantierens,
Ersetzens kann mehrere Male wiederholt werden.
2004/33/EG
Alle Elemente in einer etablierten Praxis, die in ihrer Summe zu Endprodukte oder
Dienstleistungen führen, die gleichförmig die erwarteten Spezifikationen erfüllen.
Vienna
Forum alle Elemente einer etablierten
Verfahrensweise, die zusammen im
Endergebnis zu Blut oder Blutbestandteilen führen, die durchgängig vorgegebene
Spezifikationen erfüllen und bestimmte
Vorschriften einhalten.
2005/62/EG eine Reihe von systematischen
Überwachungsverfahren im Zusammenhang mit ernsten oder unerwarteten Zwischenfällen oder ernsten unerwünschten oder unerwarteten
Reaktionen bei den Spendern oder Empfängern sowie die epidemiologische Begleitung der
Spender
2002/98/EG
Gibt den letzen Tag an, an dem ein Blutprodukt noch für die Transfusion verwendet werden darf
Haltbarkeitsdatum
(bei Produkten)
Haltbarkeitsdatum (bei
Testreagenzien)
Gibt den letzen Tag an, an dem Testreagenzien noch verwendet werden dürfen
221
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Herstellung
Definition
Prozess, im Rahmen dessen die
Produkteigenschaften durch die eingesetzten
Mittel verändert wird um ein einem Produkt mit definierten Eigenschaften zu ergeben
Identifizierung Dokumentierte Überprüfung der
Spenderidentität
Referenz
Inspektion
Inspektion,
Fremd-
Inspektion,
Selbst- die formale und objektive Kontrolle nach festgelegten Normen zur Beurteilung und
Bewertung der Einhaltung dieser Richtlinie und anderer einschlägiger Rechtsvorschriften und zur Ermittlung von Problemen
2002/98/EG
Vienna
Forum
Ein Audit, das von Personen außerhalb der
Organisation durchgeführt wird, um die
Einhaltung der behördlichen Anforderungen festzustellen.
Ein Audit, das von Personen innerhalb der
Organisation durchgeführt wird, um die
Einhaltung der behördlichen Anforderungen festzustellen.
Vienna
Forum
Kalibrieren
Krankenhausblut
-depots
Bestimmung der Genauigkeit der
Messinstrumente, “Materialmaße” wie Gewichte oder Spritzen und Messstandards.
Vienna
Forum eine Krankenhausstelle, in der ausschließlich für krankenhausinterne Zwecke, einschließlich krankenhausseitiger Transfusionstätigkeiten,
Blut und Blutbestandteile gelagert und verteilt werden und Kompatibilitätstests durchgeführt werden können
2002/98/EG
Kalibrierung
Kompetenz
Konformität
Korrekturmaßnahme
Rückführung eines Messgerätes auf einen bekannten Standard
Fähigkeit einer Person eine Aufgabe anweisungsgemäß durchzuführen
AABB
Erfüllung von Anforderungen. Die
Anforderungen können von Kunden, internen
Standards, Gremien oder dem Gesetzgeber vorgegeben werden.
AABB
Aktivität zur Elimination der Unsache einer bestehenden Abweichung oder einer anderen unerwünschten Situation um eine Wiederholung zu verhindern
AABB
222
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Kryokonservierung
Kryopräzipitat
Kennzeichnung
(Beschriftung)
Definition
Verlängerung der Haltbarkeit von
Blutbestandteilen durch Tiefgefrieren.
Referenz
2004/33/EG ein aus gefrorenem Frischplasma durch eine
Gefrier-Auftau-Ausfällung von Proteinen und anschließender Konzentration und
Resuspension der ausgefällten Proteine in einem kleinen Volumen des Plasmas gewonnener Plasmabestandteil.
2004/33/EG
Die ein Produkt begleitende Information, hierbei können z.B. Identifikationsnummer,
Prozessbeschreibung, Lagerbedingungen,
Haltbarkeitsdatum, Vorsichtsmaßnahmen oder
Indikationen für die Verabreichung enthalten sein.
AABB
Material
Meldende
Einrichtung
Alle Bestandteile, die für die Testung und
Herstellung von Blutprodukten verwendet werden. die Blutspendeeinrichtung, das
Krankenhausblutdepot oder Einrichtungen, wo die Transfusion stattfindet und die ernste unerwünschte Reaktionen und/oder ernste unerwünschte Zwischenfälle der zuständigen
Behörde melden
2005/61/EG
Mobile
Blutentnahme eine zeitweilige oder bewegliche Einrichtung zur
Gewinnung von Blut und Blutbestandteilen, die sich außerhalb, aber unter der Kontrolle der
Blutspendeeinrichtung befindet;
2005/62/EG
Offenes System Ein System, in dem eine Verletzung erfolgte, aber wo jede Anstrengung unternommen wird, eine mikrobiologische Verunreinigung durch das Arbeiten in einer reinen Umgebung durchzuführen und sterilisiertes Material sowie aseptische Handhabungsmethoden zu verwenden. Siehe auch Geschlossenes System
Vienna
Forum
Original-
Dokument
Dokument von welchem Kopien zur Benutzung für die Herstellung und Testung von
Blutkomponenten hergestelllt werden. Das
Originaldokument wird geprüft, autorisiert und aufbewahrt.
223
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Plasma
Plasma, kryopräzipitatarm, für Trans- fusionszwecke
Pool-
Thrombozyten
Definition Referenz flüssiger Bestandteil von Blut, in dem die Zellen suspendiert sind. Es kann vom Zellanteil einer
Vollblutspende zu therapeutischen Zwecken als gefrorenes Frischplasma oder zur weiteren
Verarbeitung zu Kryopräzipitat und kryopräzipitatarmem Plasma für
Transfusionszwecke abgetrennt werden. Es kann zur Herstellung von aus menschlichem
Blut und menschlichem Plasma gewonnenen
Arzneimitteln oder zur Herstellung von Pool-
Thrombozyten oder leukozytendepletierten
Pool-Thrombozyten verwendet werden. Es kann außerdem zur erneuten Suspension von
Erythrozytenzubereitungen für
Austauschtransfusionen oder Transfusionen um den Geburtszeitpunkt verwendet werden.
2004/33/EG ein Plasmabestandteil, der aus einer Einheit gefrorenen Frischplasmas hergestellt wird. Es enthält den restlichen Anteil, nach dem das
Kryopräzipitat entfernt wurde.
2004/33/EG eine konzentrierte Thrombozytensuspension, die durch die Verarbeitung von Vollblutspenden und das Poolen der Thrombozyten aus den
Einheiten während oder nach der Abtrennung gewonnen wird.
2004/33/EG
Pool-
Thrombozyten, leukozytendepletiert
Prozedur
Prozess eine konzentrierte Thrombozytensuspension, die durch die Verarbeitung von Vollbluteinheiten und das Poolen der Thrombozyten aus den
Einheiten während oder nach der Abtrennung gewonnen wird und von der die Leukozyten entfernt werden.
2004/33/EG
AABB Eine Serie von Aufgaben, die im Regelfall von einer Person gemäß Arbeitanweisung
Eine Gruppe von miteinander verbundenen
Aufgaben die zum Erlangen eines Arbeitsziels notwendig sind.
AABB
Prozesskontrolle Bemühungen zur Standardisierung und
Lenkung von Prozessen um ein vorhersehbares
Ergebnis zu erzielen. .
AABB
Produktanweisungen
Anweisungen für die Durchführung bestimmter
Tätigkeiten im Zusammenhang mit der
Herstellung eines Produktes.
Vienna
Forum
224
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff Definition
Produktfreigabe Verfahren, das die Freigabe eines Produktes vom Quarantänestatus erlaubt durch die
Anwendung von Systemen und Verfahren, die sicherstellen, dass das Endprodukt seinen
Freigabespezifikationen entspricht.
Produktinspektion
Prozesssteuerung
Referenz
Vienna
Forum
Bewertung, ob eine Blutkomponente den
Kriterien für jede Produktspezifikation entspricht und vorschriftsmäßig gelagert und gekennzeichnet wurde.
Vienna
Forum
Aspekt der Qualitätssicherung, der auf die
Minimierung von Abweichungen im
Herstellungsverfahren abzielt.
Vienna
Forum
Qualifikation
Qualität
Qualitätsmanagement als Bestandteil der Validierung die Überprüfung, dass alle Personen, Räumlichkeiten,
Ausrüstungen oder Materialien ihre Funktion ordnungsgemäß erfüllen und die erwarteten
Ergebnisse erbringen.
2005/62/EG
Gesamtheit von Merkmalen (und
Merkmalswerten) einer Einheit bezüglich ihrer
Eignung, festgelegte und vorausgesetzte
Erfordernisse zu erfüllen.
Vienna
Forum
2005/62/EG dem Schwerpunkt auf die Erfüllung der
Qualitätsanforderungen die koordinierten Tätigkeiten zur Leitung und
Kontrolle einer Organisation in Bezug auf
Qualität auf allen Ebenen innerhalb der
Blutspendeeinrichtung.
2005/62/EG
Qualitätssicherung alle Tätigkeiten von der Gewinnung bis zur
Verteilung des Bluts, durch die sichergestellt werden soll, dass Blut und Blutbestandteile die für ihren vorgesehenen Zweck benötigte
Qualität besitzen.
2005/62/EG
2005/62/EG
Verfahren, Prozesse und Ressourcen zur
Durchführung des Qualitätsmanagements.
225
Begriff
Qualitätsüberwachung
Qualifizierte
Person
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Definition derjenige Teil eines
Qualitätssicherungsprogramms, der die
Aufrechterhaltung und Verbesserung der
Qualität sowie die Festlegung und Anwendung von Indikatoren betrifft, mit deren Hilfe
Abweichungen von Standards oder
Spezifikationen festgestellt werden können.
Referenz
Vienna
Forum
Die Person, auf die sich in Artikel 48 der
Direktive 2001/83/EC oder Artikel 13(2) der
Direktive 2001/20/EC bezogen wird.
Direktive 2001/83/EC Artikel 48
(1) Die Mitgliedstaaten treffen alle zweckdienlichen Maßnahmen, damit der
Inhaber der Herstellungserlaubnis ständig und ununterbrochen über mindestens eine sachkundige Person verfügt, welche die
Voraussetzungen nach Artikel 49 erfuellt und insbesondere für die in Artikel 51 genannten
Tätigkeiten verantwortlich ist.
Direktive 2001/83/EC, Artikel 49
(1) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die in Artikel 48 genannte sachkundige Person die in den Absätzen 2 und 3 genannten
Mindestqualifikationen besitzt.
(2) Die sachkundige Person muss im Besitz eines Diploms, Zeugnisses oder eines sonstigen Nachweises sein über einen akademischen oder einen von dem betreffenden Mitgliedstaat als gleichwertig anerkannten Ausbildungsgang von mindestens vier Jahren Dauer, der theoretischen und praktischen Unterricht in einem der nachstehenden wissenschaftlichen Fachgebiete umfasst: Pharmazie, Medizin, Veterinärmedizin,
Chemie, pharmazeutische Chemie und
Technologie, Biologie.
Direktive 2001/83/EC, Artikel 51
1) Die Mitgliedstaaten treffen alle zweckdienlichen Maßnahmen, damit die in
Artikel 48 genannte sachkundige Person unbeschadet ihrer Beziehung zu dem Inhaber der Herstellungserlaubnis im Rahmen der
Verfahren des Artikels 52 dafür Sorge trägt,
Direktive
2001/83/EC
226
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff Definition dass die unter a) und B) im ersten Abschritt des
Artikel 52 genannten Voraussetzungen erfüllt werden
Referenz
Quarantäne
Reinraum die physische Isolierung von Blutbestandteilen oder eintreffenden Materialien/Reagenzien während eines veränderlichen Zeitraums bis zur
Annahme, Bereitstellung oder Zurückweisung der Blutbestandteile oder der eintreffenden
Materialien/Reagenzien.
2005/62/EG
Raum, in welchem die Konzentration der
Luftpartikel entsprechend der Spezifikation streng kontrolliert ist und wo andere Faktoren innerhalb der erforderlichen Grenzen überprüft werden können, um den vorgeschriebenen
Bedürfnissen gerecht zu werden.
Vienna
Forum
Vienna
Forum
Reinraumbereich Ein Raum mit einer definierten
Umgebungskontrolle der Partikel und mikrobiologischen Verunreinigung, der so benutzt wird, dass darin das Einbringen,
Vermehren und Verbleiben der
Verunreinigungen vermindert wird.
Rolle - Die Handlungen, für die eine Person besonders geeignet ist oder für die sie eingestellt wurde
- Zugewiesener Pflicht- oder Aufgabenbereich
Rückverfolgbarkeit die Fähigkeit, jede einzelne Einheit von Blut oder daraus gewonnenen Blutbestandteilen vom Spender bis zur endgültigen Bestimmung und umgekehrt zu verfolgen, gleichgültig, ob es sich dabei um einen Empfänger, einen
Hersteller von Arzneimitteln oder um die
Beseitigung handelt.
2005/61/EG
Rückverfolgung die Untersuchung der Meldung einer vermuteten transfusionsbedingten unerwünschten Reaktion bei einem Empfänger zur Identifizierung eines möglicherweise betroffenen Spenders.
2005/62/EG schriftliche
Verfahren geprüfte Unterlagen, die beschreiben, wie spezifische Arbeitsabläufe durchzuführen sind.
2005/62/EG
Sensitivität Die analytische Nachweisgrenze einer Reaktion bei Testreagenzien oder Testsystemen
227
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Spender
Standard
Standard
Arbeitsanweisung (SOP)
Statistische
Prozessüberwachung
Status steril
Steril-Schlauchschweissgerät
(SCD)
Definition
Eine gesunde Person, die freiwillig Blut oder
Plasma für therapeutische Zwecke spendet.
Referenz
98/463/EG
2005/62/EG werden müssen, um den erforderlichen
Qualitätsstandard zu erzielen
Ausgangswaren, Verpackungsmaterial,
Zwischenprodukte oder Endprodukt hinsichtlich deren chemischen, physikalischen und
(möglicherweise) seiner biologischen
Eigenschaften zusammen mit den
Testmethoden beschreibt. Eine Spezifikation beinhaltet normalerweise beschreibende und numerische Absätze. Im letzteren werden
Standards und erlaubte Toleranzen definiert.
Vienna
Forum die Anforderungen, die als Vergleichsgrundlage dienen
2005/62/EG
Ein Dokument, das genau die Art beschreibt, in der eine bestimmte Aufgabe durchgeführt werden soll.
SOPs sind Bestandteil eines gelenkten
Dokumentensystems und geben
Spezifikationen, Prozeduren und Anweisungen für jeden Bereich der Arbeit in einer
Blutspendeeinrichtung.
2005/62/EC
Vienna
Forum ein Qualitätskontrollverfahren für ein Produkt oder einen Prozess, das auf einem System zur
Analyse einer ausreichenden Probenanzahl beruht, wobei nicht jedes einzelne Produkt im
Prozess gemessen werden muss.
2004/33/EG
Die Klassifikation aller Güter, Materialien,
Behälter, Geräte oder Räumlichkeiten in Bezug auf ihre Genehmigung für den Einsatz oder die weitere Verbreitung (z.B. „Quarantäne“,
„freigegeben“, „eingeschränkt nutzbar“,
„zurückgestellt“, „abgelehnt“)
Frei von lebenden Mikroorganismen
Ein Gerät, das zwei Schläuche verbindet, ohne die Sterilität im Inneren zu verletzen.
Vienna
Forum
228
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Sterilisation
Sterilität
Definition Referenz
(1) Ein Verfahren, um sterile Waren herzustellen. (2) Verringerung der
Wahrscheinlichkeit der Gegenwart von lebenden Mikroorganismen auf ein vertretbares
Maß. Sterilisation wird herbeigeführt durch feuchte oder trockene Hitze, Behandlung mit einem gasförmigen Sterilanz wie Äthylen Oxid,
Bestrahlung mit ionisierender Strahlung oder, für Lösungen, durch eine Filtrationsmethode.
Vienna
Forum
Annex 1 des „EC Guide to Good Manufacturing
Practise (GMP)“ enthält Leitlinien für die
Anwendung von GMP-Richtlinien auf sterile
Medizinprodukte. Diese Leitlinien enthalten
Empfehlungen zu den Standards für
Reinräume.
Annex 1
EC Guide to
GMP
Die Leitlinien wurden unter Berücksichtigung des internationalen Standards EN//ISO 14644-1
überarbeitet und unter Berücksichtigung der
Anforderungen für die Produktion steriler
Medizinprodukte harmonisiert.
Vienna
Forum
Das gänzliche Fehlen vermehrungsfähiger
Mikroorganismen. die der Blutabnahme von Vollblut gewonnen wird und Blutplättchen als hauptsächliches zelluläres
Produkt enthält.
Vienna
Forum
Thrombozyten,
Einzelspende eine konzentrierte Thrombozytensuspension, die durch die Verarbeitung einer einzelnen
Vollblutspende gewonnen wird.
2004/33/EG
Thrombozyten,
Einzelspende, leukozytendepletiert
Unit
Validierung eine konzentrierte Thrombozytensuspension, die durch die Verarbeitung einer einzelnen
Vollblutspende gewonnen wird, von der die
Leukozyten entfernt werden.
2004/33/EG
Volumen des Blutes oder einer seiner
Komponenten in einer geeigneten Menge
Antikoagulanz, das von einer einzigen
Blutabnahme von einem Einzelspender stammt.
Vienna
Forum der dokumentierte und objektive Nachweis, dass die besonderen Anforderungen für einen spezifischen geplanten Verwendungszweck durchweg erfüllt werden können.
2004/33/EG
229
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Begriff
Validierung
Verarbeitung
Definition den dokumentierten und objektiven Nachweis, dass die festgelegten Anforderungen an einen spezifischen Verfahrensablauf oder Prozess durchgehend erfüllt werden können jeden Schritt bei der Herstellung eines
Blutbestandteils, der zwischen der Gewinnung von Blut und der Bereitstellung eines
Blutbestandteils durchgeführt wird.
Referenz
2005/62/EG
2005/62/EG
Verfahrensweise Generelle Prinzipien die aktuelle und zukünftige
Entscheidungen lenken.
AABB
Verteilung /
Vertrieb die Lieferung von Blut und Blutbestandteilen an andere Blutspendeeinrichtungen,
Krankenhausblutdepots und Hersteller von
Erzeugnissen aus Blut oder Blutplasma.
Verteilung umfasst nicht die Abgabe von Blut oder Blutbestandteilen zu
Transfusionszwecken.
2002/98/EG
2004/33/EG
Zertifizierung
Zulassung
Zuordnung
Institution oder Organisation, dass die
Akkreditierung bescheinigt
Formale Anerkennung der Einhaltung von anerkannten Standards für Verfahren,
Tätigkeiten oder Dienstleistungen nach einem
Audit durch eine Organisation, die durch eine behördlich akkreditierte Einrichtung akkreditiert wurde.
Vienna
Forum
Die Genehmigung zur Herstellung von
Blutkomponenten durch eine zuständige nationale Behörde. die Wahrscheinlichkeit, dass eine ernste unerwünschte Reaktion bei einem Empfänger dem transfundierten Blut oder Blutbestandteil oder dass eine ernste unerwünschte Reaktion bei einem Spender dem Blutspendevorgang zugeordnet werden kann.
2005/61/EG
230
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Anhang II – Teilnehmende Institutionen und Personen
Land Teilnehmer
BE
BELGIQUE /
BELGIË
BG
BULGARIA
CZ
ČESKÁ
REPUBLIKA
CY
KYPROS
Nominierte Person
Dr. Inge Buyse Het Belgische Rode Kruis
Dienst voor het Bloed, Rode
Krius-Vlaanderen
Vieurgatsesteenweg 98
1050 BRUSSEL
Mailing address: Motstraat
40, 2800 MERCHELEN
НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР
ПО ХЕМАТОЛОГИЯ И
ТРАНСФУЗИОЛОГИЯ
National Center of
Hematology and
Transfusiology
Plovdivsko Pole Str. 6
1756 SOFIA
VSEOBECNÃ FAKULTNÍ
NEMOCNICE V PRAZE
(University Hospital of
Prague)
Vseobecná fakultní nemocnice (General
Teaching Hospital)
U Nemocnide 2
128 08 PRAHA 2
Υπουργείο Υγείας της
Κυπριακής Δημοκρατίας -
Іατρικές Υπηρεσίες κσι
Υπηρεσίες Δημόσιας Υγείας
(Ministry of Health of the
Republic of Cyprus - Medical and Public Health Services)
Medical Services and Public
Health Services
10 Marcou Drakou,
Pallouriotissa
1449 LEFKOSIA (Nicosia)
Prof. Dr. Philippe
Vandekerckhove
Prof. Andrey
Andreev, MD, PhD,
Director
MuDr. Pavel Horak,
CSc., MBA
Dr. Stala Kioupi
Dr. Androulla
Agrotou, Acting
Director
Svetla Bakalova,
MD, PhD
Quality Assurance
Department
Petr Turek, MD,
PhD
Ms. Zoe Sideras
231
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Land Teilnehmer
DE
DEUTSCHLAND
Red Cross Blood Donation
Service Baden-Württemberg-
Hessen
Institut für
Transfusionsmedizin und
Immunhämatologie
Sandhofstrasse 1
60528 FRANKFURT AM
MAIN
Nominierte Person
Prof. Dr. med.
Erhard Seifried
Medical Director and
CEO
Project Leader and
Member of the
Project Advisory
Board
Prof Dr. med.
Christian Seidl
Dept.Director
Project Coordinator
PD Dr. med.
Reinhard Henschler
Dr. Esther
Schellenberg
Dr. Veronika Brixner
Saman Hosseini
EE
EESTI
FR
FRANCE
HU
MAGYARORSZÁG
IE
IRELAND
Põhja-Eesti Regionaalhaigla
Verekeskus
Blood Centre
North Estonia Regional
Hospital
J. Sütiste tee 19
13419 TALLINN
Etablissement Français du
Sang (EFS)
20 avenue du stade de
France
93218 La Plaine Saint-Denis
Cedex
Orszàgos Vèrellàtò Szolgàlat
Hungarian National Blood
Transfusion Service
Karonlina str. 19 – 21
1113 BUDAPEST
The Blood Transfusion
Service Board (IMB)
Irish Blood Transfusion
Service
National Blood Centre
James´s Street
IE - DUBLIN 8
Dr. Tatjana
Plahhova, MD
Prof. Dr. Jacques
Hardy
Director
Eszter Miskovits,
MD
Dr. William Murphy
National Medical
Director
Mrs. Riima Niidas
Dr. Alain Beauplet
Dr. Leslie Sobaga
Quality Department
Claudine
Hossenlopp,
Chargée de mission
Dr. Klára Baróti-
Tóth, Ph.D.
Dr. Marie o`Connell
Director of Quality
232
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Land Teilnehmer
IS
Iceland
IT
ITALIA
LU
Luxembourg
MT
MALTA
Istituto Superiore di Sanita
Blood Transfusion
Methodology Section
Department of Hematology,
Oncology and Molecular
Medicine
Viale Regina Elena 299
00161 ROME
25 J. P. Sauvage
L-2514 Kirchberg
Luxemburg
Prof. Dr. Enrico
Garaci
President
Frances Delaney
Project Advisor and independent
Observer
Dr. Alex Aquilina
Director
Nominierte Person
Landspitalinn
Hàskòlasjuùkrahùs
(Icelandic University Hospital)
Landspitalinn
Hàskòlasjuùkrahùs
Icelandic University Hospital
Blood Bank
At Barónsstigur
IS-101 REYKJAVIK
Torfi Magnusson,
Medical Director and
CEO
Dr. Sveinn
Gudmundsson,MD
Director
The Blood Bank
Blóðbankinn ,
Dr. Hamisa Jane
Hassan
NL
NEDERLAND
Centru Nazzjonali ta't-
Trafuzjoni tad-Demm
National Blood Transfusion
Service
St. Luke`s Square
MSD 07 G´MANGIA
Stiching Sanquin
Bloedvoorziening
Sanquin Blood Supply
Foundation
Plesmanlaan 125
1066 CX AMSTERDAM
Dr. Jeroen De Wit
CEO
Member of the
Project Advisory
Board
Vice-President
European Blood
Alliance (EBA)
Dr. Petra van
Krimpen
Quality
Management
233
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Land Teilnehmer
PL
POLSKA
RO
ROMANIA
UK
ENGLAND
UK
SCOTLAND
Instytut Hematologii I
Transfuzjologii
Institute of Haematology and
Transfusion Medicine
Department of Blood
Transfusion
I. Ganghi St.14Chocimska 5
02-776 WARSZAWA
Universitatea de Medicina si
Farmacie "Victor Babes"
Timisoara.
University of Medicine and
Pharmacy "Victor Babes"
Timisoara.
Physiology and Immunology
Uta loan Colonel Martir No.2
300041 TIMISOARA
The National Blood Authority
(NBS)
(England and North Wales)
Oak House, Reeds Crescent
WD24 4QN
WATFORD, HERTS
Doc. Dr. Med.
Magdalena
Letowska
Deputy director
Member of the
Project Advisory
Board
Prof. Dr. Krzysztof
Warzocha, Director
Prof. Dr. Virgil
Paunescu
Director
Brigton
Douglastown, Forfar
Scotland, DD8 1TP
Nominierte Person
Dr. Elzbieta Lachert
Head of Quality
Assurance
Dr. Carmen Tatu,
Ph.D.
Blood Center
Timisoara
Martin Gorham,
OBE, CEO
Member of the
Project Advisory
Board
President European
Blood Alliance
(EBA)
Dr. Alan Slopecki
Head of Quality
Assurance-NBS
Crescent Drive
Brentwood
Essex, CM15 8DP
Steve Morgan
NHSBT
International
2440 The Quadrant
Aztec West
Bristol BS32 4AQ
Angus Macmillan
Douglas, OBE
Member of the
Project Advisory
Board
234
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Anhang III - Referenzen
EU Gesetzgebung
11. Directive 2001/83/EC of the European Parliament and of the Council of 6 November
2001 on the Community code relating to medicinal products for human use. Official
Journal of the European Union L311, 28/11/2001, p.67.
12. Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the Council of 27 January
2003 setting standards of quality and safety for the collection, testing, processing, storage and distribution of human blood and blood components and amending
Directive 2001/83/EC. Official Journal of the European Union, L33, 8/02/2003, p.30.
13. Commission Directive 2004/33/EC of 22 March 2004 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards certain technical requirements for blood and blood components. Official Journal of the
European Union, L91, 30/03/2004, p.25.
14. Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards traceability requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official
Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.32.
15. Commission Directive 2005/62/EC of 30 September 2005 implementing Directive
2002/98/EC of the European Parliament and of the Council as regards Community standards and specifications relating to a quality system for blood establishments.
Official Journal of the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
16. Council Recommendation of 29 June 1998 on the Suitability of blood and plasma donors and the screening of donated blood in the European Community. Official
Journal of the European Communities, L203, 21.07.1998, p.14.
EU Dokumente
17. Commission of the European Communities. Good manufacturing practice for medicinal products in the European Community. The rules governing medicinal products in the European Community, Volume IV. January 1992.
18. PIC/S: Guide to good manufacturing practice for medicinal products, PE 009-2, 1 st of
July 2004
19. PIC/S: GMP guide for blood establishments. PE 005-2, 1 st of July 2004
Council of Europe Dokumente
235
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
20. Recommendation No. R(95) 15 of the Committee of Ministers to Member States on the Preparation, Use and Quality Assurance of Blood Components.
International Society of Blood Transfusion (ISBT) Dokumente
11. Guidelines for Validation and Maintaining the Validation State of Automated Systems in Blood Banking. International Journal of Transfusion Medicine, Vox Sanguinis. Vol.
85, supplement 1, August 2003.
12. Guidelines for Information Security in Transfusion Medicine – Version 1.0
(publication July 2006)
International Standard Organisation (ISO) und European Committee for
Standardisation (CEN) Dokumente
13. ISO EN 9000
14. ISO EN 9001
15. ISO EN 9004:2000
16. ISO EN 13485
17. ISO EN 15189:2003
ISO EN Dokumente können über die Nationalen Mitglieder des CEN erhalten werden.
Eine Übersicht der Mitglieder findet sich auf der Homepage von CEN
(www.cen.ec/cenorm)
Weitere Dokumente
Recommendations on Validation Master Plan Installation and Operational
Qualification Non-sterile Process Validation, Cleaning Validation. Pharmaceutical
Inspection Convention Scheme (PIC/S) PI 006-2. July 2004.
19. List of Relevant Terminology. Reference document for meeting on ‘Quality
Management for Blood Collection, Processing and Distribution in the European
Community: a Way Forward’ (‘Vienna Forum’). 13-15 July 1998, Baden/Vienna.
20. EU Guidelines on Goood Manufacturing Practice (GMP), Volume 4, EudraLex,
European Commission, http://ec.europe./enterprise/pharmaceuticals/eudralex.
21. Vienna Forum, consensus paper from a European working party on blood safety.
Document can be downloaded from the EUBIS-homepage, www.eubis-europe.eu.
236
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Anhang IV - Projekt-bezogene Publikationen
1. EUBIS: Updated-Information of the SOP-Manual. (Ed. E. Seifried and C. Seidl),
2007. PDF-Download from the Homepage of the EUBIS Consortium using. www.EUBIS-europe.eu
2.
EU-Q-Blood SOP Survey Report. Overview of the blood establishment structure, capacity and background in SOP systems including highest risk areas. Version 1.6
(Ed. E. Seifried and C. Seidl). March 2006, PDF-Download from the Homepage of the EUBIS Consortium using. www.EUBIS-europe.eu
3. EU-Q-Blood-SOP: Development of pan European quality management in transfusion medicine. C Seidl, E. Schellenberg, R. Henschler, A. McMillan Douglas,
CS SMit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J. DeWit, E. Seifried. Abstract
Presentation International Society of Blood Transfusion (ISBT); Vox Sanguinis, Vol
93 (Suppl 3) 2PS-01-03, p6, 2006
4. European Quality Management in Transfusion Medicine. C Seidl, E. Schellenberg,
R. Henschler, A. McMillan Douglas, CS Smit Sibinga, M. Gorham, M. Letowska, J.
DeWit, E. Seifried. Abstract Presentation Joint Congress German Society of
Transfusion Medicine and Immunohematology (DGTI) with the International Society for Cellular Therapy (ISCT), Transfusion Medicine and Hemotherapy, Vol 33 (Suppl
1), OS6.1, p14, 2006
5. EU-Q-Blood-SOP: A European initiative developing quality management criteria.
Abstract Presentation 14 th Annual Congress of the German Society for
Immunogenetics (DGI), Meeting Proceedings, P13, p38, 2006
6. EU-Q-BLOOD-SOP: Developmemt of European quality management in transfusion medicine. C Seidl, E Schellenberg, L Sobaga, M O’Connell, P van Krimpen, A
McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, J de Wit, E Seifried on behalf of the
Project’s participant. Transfusion Today, Volume 69, p8-10, 2006
7. European best practice in blood transfusion: improvement of quality-related processes in blood establishments. C Seidl, M O’Connell, F Delayney, P van
Krimpen, A McMillan Douglas, M Gorham, M Letowska, L Sobaga, J de Wit, E
Seifried on behalf of the Project’s participant. ISBT Science Series, Vox Sanguinis,
Volume 2 (1), p143-9, 2007
237
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
Announcement / Ankündigung
Additional language Translations of this Manual are in preparation and should be available at the end of 2007 / beginning 0f 2008 via the website (Eubis-europe.eu)
Weitere Sprachübersetzungen dieses Handbuches werden Ende 2007/Anfang 2008
über die Homepage (Eubis-europe.eu) zur Verfügung stehen
English – French
(Translation: Dr. Leslie Sobaga and Claudine Hossenloop)
Etablissement Français du Sang (EFS), La Plaine Saint-Denis Cedex
English – Czech
(Translation: Dr. Petr Turek)
Thomayer Teaching Hospital
State Institute for Drug Control, Prague
English – Bulgarian
(Translation: Dr. Svetla Bakalova)
НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР ПО ХЕМАТОЛОГИЯ И ТРАНСФУЗИОЛОГИЯ
National Center of Hematology and Transfusiology, Sofia
English – Hungarian
(Translation: Dr. Klára Baróti-Tóth, Ph.D.)
Orszàgos Vèrellàtò Szolgàlat
Hungarian National Blood Transfusion Service, Budapest
Supported by the
Co-funded by the European Commission
Health & Consumer Protection, Directorate General
238
European Standard Operating Procedure (SOP) Manual, Edition 1.0, 2007
239
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