Raggi Intelligent Softbots Vitia Asistente Inteligente Virtual Manual de Usuario

Un producto de: Raggi Intelligent Softbots
para Asesores de Seguros
Asistente Inteligente Virtual
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COBRANZA
Cobranza Manual
Cobranza Automatica
Seguimiento Automatico de la cobranza
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CONTACTO
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SEGURIDAD
Respaldo Automático Base de Datos
ENVIO DE CORREO
Enviar correco electronico
CONFIGURACIÓN
Productos y Planes
Tabla de Comisiones
Correos Automáticos
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EVENTOS
Eventos y Citas
REPORTES
Eventos y Citas
Modificar status de eventos
Cobranza
Cumpleaños
Comisiones
Seguimientos
Clientes
Por Referidos
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Indice
ADMINISTRACIÓN DE CARTERA
Captura de Clientes
Modificar Clientes
Captura rápida de prospectos
Consulta o modificación de prospectos
Manual de Usuario
Ó escribir directamente Ingresar contacto en la ventana de contactos como se ve:
Esta sección te permitirá guardar información de tu cliente o prospecto, lo puedes realizar de la siguiente forma: Selecciona del menú
Acciones: Capturar y luego click para abrir la pantalla de captura.
CAPTURA DE CLIENTES
VITIA tiene el objetivo de optimizar la administración de tu cartera de clientes, para que tú te dediques a crecer tu negocio.Inicias
ingresando los datos de tus clientes o contactos.
Manual de Usuario
Sin espacios
Debemos capturar los datos del contacto (llamémosle así, sea cliente o prospecto), respetando las siguientes reglas de estandarización.
1. Es muy importante que al inicio de la captura de cualquier contacto NO dejes espacio ni signos pues están demás y se interpreta
como si fuera parte del nombre de tu contacto y cuando lo busques para realizar una consulta o reporte, el asistente no lo localizará.
Ejemplo correcto:
En ambos métodos el VITIA mostrará la siguiente pantalla:
Manual de Usuario
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4.En todas las fechas que captures debes respetar el siguiente formato, dd/mm/aaaa, separados por la diagonal y sin espacios entre si.
Ejemplo:
Clic en las flechitas
arriba o abajo
3.Existen datos que tienen un botón para seleccionar entre dos opciones, en estos casos, se da click con el mouse en las flechitas,automáticamente verás escrito el contenido en el cuadro de captura.
Solamente un
espacio para separar
2.Al dar de alta un contacto, se sugiere escribir su nombre completo; los apellidos deben estar separados por un espacio entre sí y si tiene
más de un nombre, de igual forma separarlos: esto es con la finalidad de evitar duplicar datos de contactos y tener un orden en tu información.
Manual de Usuario
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Escribe la letra C ó P
6.Cuando asignes el estatus de tu contacto, de momento escribe una letra C para indicar cliente o P para prospecto según sea el caso,
respetando que sea en mayúsculas.
En la parte superior derecha de la
pantalla se despliega los cuadros
Aquí le indicas el número de
hijos que vas a capturar
5.Cuando captures los datos de los hijos de tu contacto, te desplegará los cuadros de acuerdo a la cantidad de hijos que le indiques, para
que captures sus respectivos nombres y fecha de nacimientos. Te permite hasta cuatro hijos por contacto.
Al contacto se le debe asignar una fecha de nacimiento, si no la conoces escribe algún comodin como 01/01/2000 (que siempre sea la
misma para que no te confundas después y en tanto sepas la fecha de nacimiento real, la modificas); esto es porque la fecha de nacimiento es parte primordial de la identificación de una persona. Esto NO aplica para las demás fechas de nacimiento como la de la esposa, hijos
y de matrimonio
Manual de Usuario
Significa que han quedad guardados los datos generales de tu contacto, automáticamente te dará opción para capturar los datos de la
póliza, si aún no es cliente, da clic en cancelar y el asistente cerrará la ventana.
Desplegará el siguiente mensaje:
7.Al finalizar la captura de tu contacto da clic con el mouse en el botón Guardar Datos.
Manual de Usuario
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1.Iniciar por escribir el número de la póliza con mayúsculas y sin espacios.
Si ya es cliente, captura los datos que se te piden respetando las siguientes reglas:
Manual de Usuario
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7
Has terminado de capturar los datos de tu cliente.
Si deseas agregar más pólizas a ese mismo cliente vuelve a repetir el proceso, cuando tengas mas de uno póliza podrás verlas
desplazándote entre ellas con los botones Anterior ó Siguiente.
Da clic para generar tus comisiones antes de
guardar los datos de la póliza
5.Al terminanr de capturar los datos de la póliza, escribe el día de cobro y presiona el botón que está a lado de la palabra Comisiones,
dice “calcular” deben aparecer en los 5 recuadros pequeños los porcentajes de comisiones de cada año para que tú lo tengas presente y
es NECESARIO para poder generar después las consultas acerca de tus comisiones ganadas.Y una vez hecho esto, presiona el botón
Guardar Datos para terminar.
IMPORTANTE:
EN TIPO DE PLAN, OBSERVA EL PLAZO DE DURACIÓN DE LA PÓLIZA PORQUE RECUERDA QUE LAS COMISIONES SON DIFERENTES
PARA CADA CASO.
4.En las opciones donde se especifica el tipo de plan, moneda, forma y conducto de pago, etc. Es importante que se SELECCIONEN de
las opciones que presenta el asistente, NO las escribas porque el sistema lo identifica de un catálogo configurado previamente.
3.En el campo de Prima recibo, se hace normal indicando con el punto si tiene decimales pero sin signo de pesos ni comas para separar,
no es necesario y si estará demás.
2.En el campo de Suma Asegurada, escribir la cifra completa, ejemplo 100000 no separar con comas.
Manual de Usuario
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En ambos métodos el VITIA te preguntará el nombre del contacto, escribe sus dos nombres o el primero como lo capturaste, ase abrirá la
ventana para que lo consulte.
Ó escribe directamente modificar contacto en la ventana de comandos:
Selecciona desde la pantalla la opción Acciones Modificar
MODIFICAR CLIENTES
Esta opción la utilizas cuando deseas modificar o agregar algún dato adicional de tu contacto, hay dos formas de acceder a ella:
Manual de Usuario
IMPORTANTE
Si realizas cualquier cambio en tu contacto, da clic en Guardar Datos para que los cambios sean respetados. Si además realizas cambios en los datos de la póliza, también da clic en el botón Guardar Cambios de la ventana de la póliza.
Si no recuerdas el nombre de tu contacto, cuando el asistente te pregunte su nombre escribe un signo asterisco * y te dará opción para
que lo busques manualmente, dando clic en anterior o siguiente para localizarlo.
Manual de Usuario
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Escribe los datos del prospecto: el nombre, el apellidomprofesión, empresa en la que trabaja, ingreso mensual, estado civil, hora para contactar,
teléfonos,cuantos hijos tiene y quien te lo refirió y si te ha dado alguna otra información, escribela en Observaciones.Al finalizar de capturar los datos
da clic en el botón “Guardar contacto”.
Se abrirá la siguiente pantalla y lo primero que debes hacer es capturar en la sección de abajo los datos generales que tengas del prospecto:
Ingresa a esta sección de la siguiente forma:
Esta sección tiene el objetivo principal de administrar a tus clientes desde que son prospectos, VITIA te permitirá agregar los datos más
básicos cuando obtienes un referido de tal forma que les darás seguimiento oportuno hasta convertirlos finalmente en clientes.
CAPTURA RAPIDA
Manual de Usuario
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Hora para contactar:El horario se debe escribir en el formato de 24 horas, si se quiere indicar las 8 de la mañana se escribe 8:00, si se
desea indicar 8 de la noche se escribe 20:00
Estado civil: Solteros ó casados
Tipo de contacto: selecciona si deseas consultar por prospecto, por cliente o Todos.
Cuando necesites consultar a los prospectos para inciar el contacto con ellos, entra nuevamente a la misma pantalla de CAPTURA
RAPIDA, ahora tienes opción a buscarlos por criterios diferentes:
CONSULTA O MODIFICACIÓN DE PROSPECTOS
Manual de Usuario
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Ingreso: Escribe las cnatidades sin comas ni puntos, el sistema lo interpreta solo.
Por fecha de captura: Si no recuerdas ningún criterio pero si una fecha aproximada de cuando capturaste los nombres de los prospectos
de tu interés, VITIA te abre un calendario donde seleccionas la fecha inicial y luego nuevamente el rango de fecha final, autoáticamente las
escribe por ti.
Referido por: Busca de acuerdo a quien refiere, escriba por separado nombre y apellido:
Manual de Usuario
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Desplázate hacia abajo para ir pasando al prospecto siguiente, en este momento la información es editable, lo que quiere decir que puedes
ir agregando mas datos o comentarios en Observaciones como lo que te está diciendo el prospecto vía telefónica cuando le estás llamando
para concertar la cita.Allí mismo puedes programar alguna fecha si te está indicando que lo contactes en el futuro o inmediatamente agendar la cita dando clic en el día del calendario que desees.Esa fecha quedará registrada y de forma automática VITIA te recordará con aticipación dicho evento.
Puedes buscar con los criterios que desees, a la vez o uno por uno según necesites, al final das clic en el botón “buscar” y te traerá los
resultados de tu búsqueda para que trabajes con cada uno de ellos como en la siguiente imagen:
Manual de Usuario
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Cuando el prospecto se convierta en cliente, ya tienes información de él por lo tanto ya no es necesario que ingreses sus datos como si
fuera nuevo, basta con que entres a la sección de Modificar contacto y escribas su primer nombre para que te abra la ventana de clientes y
puedas terminar de capturar los datos que te faltan como su fecha de nacimiento y los datos de su póliza.
Cualquier cambio dar clic en el botón “Actualizar” para que se graben los datos adicionales que hayas agregado por cada prospecto.
Si agendaste un evento porque pidió ser contactado en alguna fecha entonces da clic en Actualizar. Si agendaste una cita da clic en el
botón “Agendar” para que quede registrada.
Manual de Usuario
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Si el evento no siguiera vigente te preguntará y debes responder tecleando la letra de acuerdo a lo que necesites.Cancelado (c) o realizado (r).
Continúa trabajando y llegado el momento el asistente te enviará mensajes automáticos recordandote el evento que tienes que realizar.Te preguntará,
si el evento sigue vigente o ha sido cancelado, a lo que debes contestar tecleando la letra correspondiente si (s) o no (n).
en cuanto le indicas la hora, el asistente envía una ventana
avisando la fecha registrada
Este módulo te permite administrar tu tiempo y llevar un control de tus eventos, citasm recordatorios, etc. Hay dos formas de acceder a él, seleccionando Acciones: Eventos ó escribir directamente eventos en la ventana de comandos.
Los datos que te solicitará son: descripción del evento, la fecha, debes respetar el formato dd/mm/aaaa ejemplo: 01/10/2007, debes respetar el formato
hh:ss ejemplo 10:00.
Si deseas indicar que te recuerde el evento a las 5 de la tarde entonces se escribe 17:00 con sus respectivos ceros después del signo de dos puntos.
Ejemplo correcto:
EVENTOS Y CITAS
Manual de Usuario
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VITIA te enviará mensajes cuando encuentre que algún evento esté fuera de vigencia y alguna razón no se haya realizado, a lo cual debes
dar respuesta escribiendo el número correspondiente:
Manual de Usuario
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IMPORTANTE, primero debes dar clic en el botón Generar recibos del mes actual, después (como se muestra en la imagen de arriba) debes
indicar seleccionando el mes, año, periodo y estatus (pendiente) para que te muestre los recibos del mes cuya fecha de cobro quieres capturar,
hecho lo anterior, da clic con el mouse el botón “Consultar”, te mostrará los datos de los contactos para que vayas agregando lo que necesites
de la cobranza, como la fecha de cobro, número de recibo (si deseas ooner el de la compañía) tipo de recibo y conducto de cobro.
Observarás las siguiente pantalla:
Este módulo te permite llevar control de tu cobranza, hay dos opciones: capturar la cobranza manualmente o automáticamente de un arcivo
xls.
Cobranza Manual
Puedes acceder, seleccionando del menú Acciones: Administración de Cartera: Cobranza: Captura Manual ó escribir directamente cobranza en la ventana de comandos.
COBRANZA
Manual de Usuario
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Presiona el botón que contiene tres puntos suspensivos para seleccionar la carpeta y el archivo que contiene la cobranza.
Cobranza Automática
Para poder hacer uso de esta herramienta es necesario que el portal de tu compañía te permita bajar un archivo con la cobranza.
Crea una carpeta en tu computadora llamada cobranza. Entra a tu portal y guarda en la carpeta cobranza el archivo data.xls que contiene
la cobranza del mes o período que quiereas capturar. Ahora entra a VITIA a la opción Cobranza: Cobranza Automática y se abrirá la
siguiente pantalla:
Al finalizar la captura de TODOS los clientes, presiona el botón “Terminar Captura”, para que el asistente cierre la pantalla y te regrese a la
pantalla anterior, allí da clic en el botón “Cancelar”.
Botones para ver a cada cliente
Al terminar de capturar los datos de la cobranza del primer cliente debes dar clic en el botón Guardar Datos (así para cada cliente) y
da clic en el botón que indica siguiente para continuar con los otros clientes cuyos pagos están pendientes de capturar
Manual de Usuario
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Seguimiento Automático de la Cobranza
El asistente Inteligente VITIA, estará continuamente revisando tu cobranza, de tal forma que te enviará recordatorios de
pago de aquellas pólizas que tengan mas de 15 días de atraso en sus pagos, de tal forma que puedas dar a tus clientes atención
oportuna y evitar así cancelaciones.
Una vez seleccionado el archivo, da clic en el botón “Capturar Recibos Tradicionales”. Espera unos minutos y te enviará el mensaje
“han sido capturados”.
Ahora da clic en el otro botón con puntos sonsecutivos y ya identificada la ubicación del archivo de planes flexibles presiona el botón
“Capturar recibos Planes Flexibles”.
Manual de Usuario
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Desplegará el reporte solicitado, como se ve en el siguiente ejemplo:
EVENTOS Y CITAS
Independientemente de que el Asistente te envíe mensajes automáticos de recordatorio para los eventos que hayas programado,
también te permite dar seguimiento a través de reportes que tu defines, puedes emitirlos según el estatus: Vigentes, Cancelados,
Realizados (o de todos).
Para realizar la consulta:
1.Selecciona de la lista “Status de los eventos” que deseas ver.
2.Escribe en el recuadro correspondiente la fecha a partir de la cual deseas consultar y en el recuadro siguiente la fecha hasta donde
desees consultar (da un rango, Ejemplo: del 12/03/2008 al día 16/07/2008, recuerda el formato de fecha correcto es dd/mm/aaaa).
3.Indica también el rango de hora (Ejemplo: Desde las 10:00 a las 20:00, recuerda el formato de la hora es hh:mm).
4.Por último, da clic en el botón “Consultar”.
El Asistente VITIA es capaz de generar diversos tipos de reportes para que puedas tomar las decisiones relativas a tu negocio.
Par ingresar a este módulo selecciona del menú Acciones: Reportes y Consultas ó escribe Reportes en la ventana de comandos.
REPORTES
Manual de Usuario
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3.El cambio automáticamente queda registrado, en la columna Status del reporte, observarás el cambio hecho, si te hubieras equivocado repites el procedimiento nuevamente hasta dejarlo como tu quieres.
Clic para
realizar el
cambio
2.Después selecciona dando clic con el Mouse sobre el nuevo estatus en la lista de “Cambiar a”, quedará seleccionado y da clic
sobre el botón pequeño que está a la derecha:
Dentro del mismo reporte que se muestra en el ejemplo, puedes modificar el estatus del o los eventos que deseas cambiar, la forma
para realizarlo es la siguiente:
1.Seleccionar dando clic en el renglón donde se localice el evento a cambiar, te darás cuenta porque al inicio verás un triángulo señalando y sombreará de negro toda la columna:
MODIFICAR ESTATUS DE EVENTOS
Las columnas del reporte pueden ampliarse para ver toda la información deseada.
Manual de Usuario
Status
cambiado
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En este informe aparecerá los mismos datos generaros en la primera tabla, solo que en versión para imprimir
Ya que observes el reporte de la cobranza de las pólizas, le das clic en el botón “crear informe imprimible”, que se encuentra en la parte inferior derecha.
En esta sección puedes realizar la búsqueda de recibos de pólizas pendientes de pago, cobrados, anulados o todos.Lo puedes realizar de
acuerdo a su
fecha de vencimiento:
Pólizas consultadas por Mes,Pólizas consultadas por Periodo (entre un mes y otro),Pólizas consultadas por más de “x” número de días.
Para generar el reporte de cobranza selecciona Acciones: Reportes y Consultas, se abrirá ventana en la que darás clic en la pestaña
Cobranza.
Para buscar las pólizas de un mes, selecciona el mes cuya cobranza deseas consultar posteriormente señala el año y en estatus selecciona
si deseas ver
los recibos atrasados, pendientes,cobrados o todo.Por ejemplo, buscaremos las pólizas del mes de “Septiembre” del año 2011 del período
o del día “1 al 10”, Estatus “Todos” y por último le darás clic en Consultar, se desplegarán los resultados de la consulta como en la imagen:
Manual de Usuario
Para generar el reporte de cumpleaños selecciona Acciones “Reportes y Consultas”, se abrirá una ventana en la que darás clic en la
pestaña Cumpleaños.
Especifica con la información necesaria para obtener la lista de cumpleaños que deseas consultar.
Por ejemplo, buscaremos la lista de cumpleaños de “Clientes” que cumplen años en el mes de “Abril” del año “2011” del día “1 al 30”.Si
deseas un informe impreso, dale clic al botón “crear informa imprimible”, que se encuentra en la parte inferior derecha.
En esta sección podrás generar un reporte de los cumpleaños seleccionando alguna de las categorías siguientes:
Clientes
Todos los contactos
Cónyuges de los Clientes
Hijos primogénitos de los Clientes
Hijos segundos de los Clientes
Hijos terceros de los Clientes
Hijos cuartos de los Clientes
CUMPLEAÑOS
Manual de Usuario
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Especifica para obtener la información que necesitas saber respecto a tus comisiones.Por ejemplo, buscaremos la información de las comisiones correspondientes al mes de Mayo del año 2011.Escribe el tipo de cambio de la Udi y el Dólar para que el cálculo lo convierta a año
2011.
Ya que el reporte haya aparecido, si quieres un informe impreso, tienes que darle clic al botón “crear informe imprimible”, que se encuentra
en la parte inferior derecha.
Para generar el reporte de comisiones selecciona Acciones: “Reportes y Consultas”, se abrirá una venta en la que darás clic en la pestaña
Comisiones.
En esta sección puedes consultar tus comisiones aproximadas.Lo puedes hacer de dos formas:
Por mes
Por rango de fecha
COMISIONES
Manual de Usuario
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Clientes
En esta sección puedes consultar las pólizas que han sido emitidas en un rango de fecha de interés. Para generar el reporte de clintes
selecciona Acciones: “Reportes y Consultas”, se abrirá una ventana, da clic en la pestaña Pólizas de los Clientes.
Llena la tabla con la información necesaria para obtener el reporte.Por ejemplo, genera la lista de las pólizas que emitiste del “1/01/2010 al
31/12/2010” y cuyo estatus es “”activa, da clic en el botón “Consultar y te desplegará la lista de las pólizas que vendiste en ese
periodo.Igual que todos los reportes puedes dar clic en el botón de “crear informe imprimible.””
En esta ocasión vamos a consultar los clientes a los que acordamos llamar del 1 al 30 del mes Septiembre 2011 , después da clic en el
botón ‘’Consultar’’ y te desplegará la lista con sus nombres y teléfonos para que te comuniques , igual que todos los reportes puedes dar
clic en el botón de ‘’ crear informe imprimible’’.
En esta sección podrás obtener información sobre las personas con las que hablaste y te pidieron que les llamarás en una fecha posterior.
Así al inicio de cada mes o cada semana puedes generar este reporte para darles seguimiento oportuno como prometiste. Para generar el
reporte de seguimiento selecciona Acciones: “Reportes y Consultas”, se abrirá una ventana, da clic en la pestaña seguimientos.
SEGUIMIENTOS
Manual de Usuario
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Igual que todos los reportes puedes dar clic en el botón de “crear informe imprimible”.
VITIA también te permite generar un reporte donde despliegue a todos los referidos con sus respectivos referentes. Esto te permitirá identificar centros de influencias o acercarte a tus contactos que te han proporcionado pocos referidos. Para ello, en vez del nombre sólo escribe
un signo de % y da clic en consultar.
Reporte que te permite ver en forma de lista los nombres de tus clientes y los nombres de quienes te refirieron a esos clientes.
Para obtener el reporte de Referidos, da clic en la carpeta “Referidos de” Ahora escribe el primer nombre o la letra inicial del referente, para
el ejemplo solicito a los referidos de Jenny. El resultado será por tanto una lista de personas que fueron referidos por Jenny:
POR REFERIDOS
Manual de Usuario
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Ahora escribe el nombre del Plan: Laboral y posteriormente da clic en “Agregar Plan”
Quedará agregado en la lista como se ve en la siguiente imagen:
Se abrirá la siguiente sección en la que podrás escribir el nombre del Producto o plan y posteriormente agregarlo a la lista dando clic en
Agregar Producto. En el siguiente ejemplo agrega el Producto escribiendo Respaldo en la casilla y posteriormente da clic en el botón Agregar Producto.
Productos y Planes
Permite agregar planes y subplanes, para llevar a cabo esta operación da clic en el menú Configuración y luego clic en “Productos y
Planes” como se ve en la siguiente imagen:
CONFIGURACION
Esta sección tiene el objetivo de personalizar VITIA de acuerdo a las necesidades de cada compañía o asesor.
Manual de Usuario
Escribir el nombre del
Plan y después dar
clic en en botón
Agregar P lan .
Clic para
guardar los
cambios.
Se observara en la lista y para que los cambios sean guardados solo da clic en el boton “Guardar Cambios” como se ve en la siguiente
imagen:
Manual de Usuario
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Las comisiones que pagan las aseguradoras normalmente tienen un esquema con características diferentes dentro de sus mismos planes,
por ejemplo se paga un porcentaje de comisión diferente si el plan está en udis, en dólar o en pesos, ó si la suma asegurada es mayor o
menor a cierto monto, también la comisión que se paga al asesor va cambiando cada año y por todo lo anterior es IMPORTANTE tener BIEN
definidas estas características antes de entrar a esta sección.
Observarás la siguiente pantalla, y para continuar con el ejemplo de la sección anterior localiza en la lista de Producto dando clic en la
flecha hacia abajo hasta localizar Respaldo, haz lo mismo para el Plan y selecciona Laboral:
El poder de VITIA te permite configurar tú mismo el porcentaje de tus comisiones de acuerdo a la compañía aseguradora con la que trabajes
y a los productos que distribuyas, si surge uno nuevo simplemente lo agregas como lo hiciste en la sección anterior de Planes y Productos y
posteriormente en esta nueva sección asignas el porcentaje de comisión que el producto te pagará. Es IMPORTANTE definir correctamente
esta tabla debido a que tiene relación directa con el reporte que te permite ver el total de comisiones ganadas en cierto periodo de tiempo
de la sección “Reporte: Comisiones” y también cuando se da de alta una póliza se puede visualizar cuánto se paga de comisiones en los
primeros 5 años.
Para asignar las comisiones da clic en “Configuración” y nuevamente clic en “Tabla de Comisiones” como se observa en la siguiente imagen:
TABLA DE COMISIONES
Manual de Usuario
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Clic para
guardar los
cambios.
Agrega una línea más de instrucción ahora para indicarle a VITIA lo siguiente:
Si el plan es en Udis:
En su primer año paga de comisión el 40%.En su segundo año para de comisión el 27%.El tercer año paga de comisión el 20%.El cuarto año
paga de comisión 15%.El Quinto en adelante paga de comisión el 5% Si hubiera más especificaciones se deben agregar y al final clic en el
botón Guardar cambios.
Al finalizar da clic en el boton: “Agregar Comisiones” y se desplegara en pantalla la instruccion que acabas de crear para el VITIA.
Vamos a suponer que al producto que dimos de alta hay que asignarle las siguientes características:
Respaldo: Laboral
Si el plan es en Dólares.
En su primer la comisión es de 36%.En su segundo año la comisión es de 20%.El tercer año la comisión es de 15%.El cuarto año comisión
es de 10%.Del Quinto en adelante la comisión es de 5%.Ahora hay que hacerlo y los datos que no tengan valor dejarlos en blanco, de la
siguiente forma:
Manual de Usuario
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Antes de iniciar se debe crear una cuenta de correo en gmail o en hotmail para que a partir de allí los correos se envíen y allí sean recibidas
las respuestas de los clientes.
También prepara la redacción que desees que el cliente reciba, esa carta de felicitación se sugiere que la vayas cambiando periódicamente
para que el cliente no reciba el mismo mensaje en dos años consecutivos. El objetivo es que el cliente te tenga presente.
Se desplegará la siguiente pantalla:
VITIA tiene la capacidad de enviar correos electrónicos automáticos a tus clientes que cumplan años cada día, para ello previamente se
deben configurar algunos datos y sabrás que lo ha enviado cuando tus clientes respondan con agradecimiento a tu atención. Para acceder a
esta opción, ingresa a la opción dando clic en “Correos Automáticos”:
CORREOS AUTOMATICOS
Manual de Usuario
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Escribe el Asunto que desees que tu cliente vea al recibir tu correo, y escribe también el contenido del correo de felicitación agregando tus datos al final.
Cuando hayas terminado de escribir todos los datos, cierra la ventana dando clic en el ícono de la esquina superior derecha y automáticamente quedan
grabados los datos.
Servidor SMTP: Es el servidor que te proporcionará el enlace entre VITIA y tu correo electrónico.
Si tu correo es de gmail:
SMTP: smtp.gmail.com
Puerto: 465
Email Fuente: Escribe tu e-mail
Password: Escribe el password con el que siempre ingresas a tu correo de gmail.
Si tu correo es de hotmail:
SMTP: smtp.live.com
Puerto: 25
Email Fuente: Escribe tu e-mail
Password: Escribe el password con el que siempre ingresas a tu correo de gmail.
Clic para
agregar o
modificar
Observa el cuadro de la esquina superior izquierda, éste debe estar activado para que el envío de correos de felicitación se haga de forma
automática, para activarlo sólo dale un clic y se activa con la palomita. Para iniciar a capturar los datos da clic en el botón “Permitir Modificar”
Manual de Usuario
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Entra a tu correo de gmail y revisa que efectivamente lo hayas recibido.
Si todo estuvo bien te enviara el mensaje:
VITIA te permite enviar correos electrónicos de cualquier tipo a tus clientes, prospectos, etc. Sólo tienes que escribir la dirección de correo a
la que deseas escribir, el asunto, y escribir el contenido del correo electrónico. Si deseas adjuntar un archivo, da clic en el botón Examinar
hasta agregar lo que deseas. Al terminar da clic en enviar. Para probar que la configuración de la sección anterior estuvo bien hecha, envíate
desde esta pantalla un correo y dale clic en el botón “Enviar”:”
ENVIAR CORREO ELECTRONICO
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Respaldo Automático de Bases de Datos
El Asistente VITIA, realizará de forma automática respaldos continuos de las bases de datos clientes y eventos, esto te permitirá tenerlas
protegidas contra alguna eventualidad como que accidentalmente borraras tus bases datos originales. Las bases de datos son guardadas
en un directorio existente dentro del disco duro de tu computadora, razón por la cual debes ser muy cuidadoso; si un virus ataca tu equipo
también dañará los respaldos, por ello es IMPORTANTE tener instalado un protector antivirus actualizado.
Si hubiera necesidad de reformatear tu computadora se DEBE respaldar tu disco duro para no perder las bases de datos.
NO NOS HACEMOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN PERDIDA.
SEGURIDAD
Manual de Usuario
Distribuidores VITIA Puebla
Dr. Salvador Ayala Raggi
[email protected]
Lic. Patricia Malpica
[email protected]
Gracias por usar VITIA como tu herramienta de apoyo en la administración de tu cartera de clientes y prospectos, sin duda te ayudará a
aumentar tus negocios.
Para más información contacta a:
CONTACTOS
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