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Einen Vorteil beim Datenimport wollen wir jedoch auch hervorheben. Sie können mehrere Felder Ihrer Datenbank einem Feld der Warenwirtschaft zuordnen, indem Sie einfach, wie oben beschrieben, Feldzuweisungen erstellen und dann erneut auf dasselbe Feld im linken Fenster klicken.
Der Nutzen dabei ist folgender:
Z.B. kann es sein, dass Sie einige Felder aus Ihrer Datenbank in das Notizfeld der Warenwirtschaft einlesen möchten. In unserer Beispieldatei heißen diese
Felder „WG“, „WG2“ und „PKATALOGSE“. Also klicken Sie rechts auf „WG“, dann links auf „BEMERKUNG“, dann auf den Button „Datenvorgabe zuordnen“.
Nun klicken Sie wieder rechts auf „FELD2“, links auf „BEMERKUNG“, dann wieder auf den Button „Datenvorgabe zuordnen“. Das Gleiche wiederholen
Sie noch einmal mit dem Feld „PKATALOGSE“.
Zuletzt setzen Sie noch einen Haken bei „Import aus einem MS-DOS-Programm“ und anschließend auf „Importieren“. Das Setzen dieses Hakens ist notwendig, da sonst Umlaute und Sonderzeichen falsch dargestellt werden.
Falls Sie sich bei einer Zuweisung geirrt haben, bewegen Sie die Maus ins
Fenster „Importdatenverknüpfung” und klicken einmal auf die zu löschende
Zuweisung. Wenn diese blau markiert ist, können Sie mit der rechten Maus taste ein Kontextmenü aufrufen, in dem Ihnen die Möglichkeit gegeben wird, eine Zuordnung wieder aufzuheben. Im gleichen Menü können Sie auch alle
Zuordnungen wieder aufheben und von vorne anfangen.
Mit dem Button „Importieren“ starten Sie den Import. Mit „Abbruch“ beenden Sie die Importfunktion ohne einen Vorgang.
Ist der Importvorgang beendet, schließt sich das Fenster. Wenn Sie den
Artikelstamm öffnen, stehen Ihnen die importierten Artikeldaten zwecks weiterer Bearbeitung zur Verfügung.
Datenexport
Sie können Ihre Daten wie Kunden, Interessenten, Lieferanten, Artikel und
Vorgänge auch exportieren. Sie können diese also in externe Datenbanken ablegen, um sie für die Weiterbearbeitung mit anderen Programmen vorzubereiten.
Klicken Sie auf den Menüpunkt „Datei -> Datenexport”. Es erscheint folgendes Fenster:
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Hier wollen wir den Export von Artikeldaten zeigen. Ein praktisches Beispiel wäre, wenn Sie Ihren Kunden Ihre Artikeldatenbank (natürlich nur mit einigen Feldern) zur Verfügung stellen wollen. Klicken Sie auf „Artikel“ und wählen Sie als Ausgabeformat „ASCII (TXT-Format)“ an. Dieses Datenformat ist weit verbreitet, wobei es sich hier nur um ein Beispiel handelt.
Klicken Sie anschließend auf „Datenexport“, es erscheint folgendes Fenster:
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In der linken Fensterhälfte sehen Sie alle Felder, die in der Warenwirtschaft zur Verfügung stehen.
In der rechten Hälfte erscheinen die Felder, die in der Datenbank zu erstellen sind. Einige sind bereits eingetragen. Mit den Pfeiltasten, die sich zwischen den Fenstern befinden, können Sie die Felder hin und her schieben.
Die Pfeile haben folgende Bedeutung:
Sie verschieben alle Felder vom rechten ins linke Fenster.
Sie verschieben das ausgewählte Feld ins linke Fenster.
Sie verschieben das ausgewählte Feld ins rechte Fenster.
Sie verschieben alle Felder vom linken ins rechte Fenster.
Mit den beiden Pfeilen, die sich unter dem rechten Fenster befinden, regeln
Sie die Reihenfolge der Felder. Sie können also mit der Maus ein Feld anklicken und dann entsprechend nach oben oder unten verschieben. Die
Exportdatenbank wird dann in der gleichen Reihenfolge erstellt.
Filterfeld:
Sie können mittels eines Datenfilters Bedingungen erstellen, mit denen nur diejenigen Artikel exportiert werden, die diesem Filterkriterium entsprechen. Im folgenden Beispiel sollen nur die Artikel ab Artikelnummer
4000 bis 5000 exportiert werden. Wenn Sie nun auf das Filterlogo klicken, erscheint das Intensiv-Suchfenster. In unserem Beispiel müssten wir wie folgt filtern:
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Klicken Sie anschließend auf die kleine Lupe oben links, um in den vorherigen Bildschirm zurückzukehren, und klicken Sie dann auf „Datenexport“.
Wichtig: Wenn Sie den Excel- oder Word-Export nutzen möchten, müssen Sie die aktuellen Versionen von Microsoft installiert haben.
Geben Sie jetzt noch einen Namen unter „Dateiname“ ein und wählen Sie unter „Speichern“ das Verzeichnis aus, in dem die Exportdatei gespeichert
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