Seminar-Shop CRM1 CRM-Tool Benutzerhandbuch

Benutzerhandbuch für das CRM - / Kundenkontaktmanagement-Tool

“CRM1”

Autor: Thomas Hartmann

Version 01.01

Stand 26.08.2003

1 EINLEITUNG

2 STARTMODUL

3

4

Inhaltsverzeichnis

KUNDENSUCHE

ANLEGEN UND BEARBEITEN VON ADRESSEN

5 KUNDENSTAMMBLATT

6 VERWALTUNG VON KUNDENKONTAKTEN

7 WIEDERVORLAGE-MANAGER

8 TERMINKALENDER

9 CRM CODE ZUWEISUNG

10 CSV / XML DOWNLOAD 18

11 VERWALTUNG BENUTZERDEFINIERBARER FELDER

(KONFIGURATION DROPDOWN) 19

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Abbildungsverzeichnis

ABBILDUNG 1: STARTMODUL

ABBILDUNG 2: STARTMODUL (ADMINISTRATOR)

ABBILDUNG 3: KUNDENSUCHE

ABBILDUNG 4: ANLEGEN UND BEARBEITEN VON ADRESSEN

ABBILDUNG 5: KUNDENSTAMMBLATT

ABBILDUNG 6: DIALOG – LÖSCHEN VON ADRESSEN

ABBILDUNG 7: BERICHT

ABBILDUNG 8: WIEDERVORLAGE-MANAGER

ABBILDUNG 9: KUNDENADRESSE ÄNDERN

ABBILDUNG 10: WIEDERVORLAGE EDITIEREN

ABBILDUNG 11: KALENDER

ABBILDUNG 12: CRM CODE ZUWEISUNG

ABBILDUNG 13: CSV / XML DOWNLOAD

ABBILDUNG 14: VERWALTUNG BENUTZERDEFINIERBARER FELDER

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1 Einleitung

Das Benutzerhandbuch gibt Hinweise zum Gebrauch des CRM1-Tools

(meist auch graphisch aufbereitet) sowie Antworten auf häufig gestellte

Fragen. Folgende Beschreibungen enthalten auch die zum Teil erweiterten

Funktionen für Administratoren (inkl. Vermerk).

Bei Fragen oder Problemen senden Sie bitte eine Email mit detaillierter

Beschreibung des Problems an folgende Adresse: [email protected]

.

2 Startmodul

Nach dem Login in das CRM1 erhält man sowohl Information zum Online-

Status aller Mitarbeiter, als auch News zu neuen Funktionen im System.

Dieses Modul kann auch durch Klick auf CRM1 in der Menüleiste aufgerufen werden.

Abbildung 1: Startmodul

1 Letzter Login: Jeder User sieht an dieser Stelle die Anzahl seiner bisherigen Logins sowie Datum und. Uhrzeit seines letzten Logins.

2 Online-Status: aller Mitarbeiter bzw. Personen mit entsprechendem

CRM1-Recht. Ist der Name eines Users grün, so ist dieser online.

Administratoren haben eine erweiterte Ansicht (siehe Abbildung 2):

Information über die Anzahl der Logins und das Datum des letzten Login eines jeden Users. Administratoren haben an dieser Stelle die Möglichkeit, per Klick auf ein Kurzzeichen bzw. auf die drei Fragezeichen (noch keine

Kurzzeichen angelegt), Kurzzeichen (Initialen) für einen CRM User zu

ändern bzw. anzulegen.

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3 News: An dieser Stelle wird zu neuen Funktionen im System berichtet. In

Zukunft sollte es hier für jeden User die Möglichkeit geben, eigene News zu posten.

Abbildung 2: Startmodul (Administrator)

3 Kundensuche

Abbildung 3: Kundensuche

1 Dropdown – Suchfeld: Bei jeder Suche muss zunächst angegeben werden, nach welchem Attribut gesucht werden soll. Derzeit mögliche

Suchattribute: Firmenname, Ansprechperson, Ort, Email (Suche nach

Email-Adressen der Firma und aller Ansprechpersonen), Homepage,

KundenID, CRM Code (kundenbezogen), CRM Code Person

(personenbezogen), Bemerkung. Der Suchbegriff wird in das nachfolgende

Eingabefeld eingegeben (z.B. Suche nach Kunden aus dem Ort Linz).

2 PLZ: Selektion nach Postleitzahl bzw. Postleitgebiet. Beispielsweise erhält man bei der Eingabe der Ziffer „8“ alle Adressen aus dem

Postleitgebiet 8 (= z.B. Adressen aus Bayern – wenn die

Ländereinschränkung „Deutschland“ durchgeführt wurde).

3 Dropdown - Land: Selektion nach dem Land des Adressaten

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4 Selektion nach Betreuungsfrequenz: Wenn die Kunden beispielsweise nach A, B, C, D kategorisiert wurden, findet man hier alle Kunden einer

Kategorie.

Beispielsweise könnten die Kategorien folgende Bedeutung haben:

A Kunde sollte einmal im Monat kontaktiert werden.

B Kunde sollte alle 3 Monate zumindest einmal kontaktiert werden.

C Kunde sollte im halben Jahr zumindest einmal kontaktiert werden.

D Kunde sollte einmal pro Jahr kontaktiert werden.

5 Gelöschte Adressen: Diese Funktion steht nur Administratoren zur

Verfügung. Wurde die Checkbox markiert und die Suche über GO! aktiviert erscheinen alle Adressen, die ‚gelöscht’ wurden bzw. denen der Status

‚Gelöscht’ zugewiesen wurde. Somit ist es für Administratoren möglich, fälschlicherweise gelöschte Adressen zu reaktivieren (näheres dazu unter

Punkt 5 Kundenstammblatt).

6 Link zum Kundenstammblatt (Kundenkartei): Aufruf des

Kundenstammblattes und Berichtsbearbeitung. Außerdem gibt es ein

Informationsfeld, das in der Form (1/2/4) (bestehend aus drei durch Slashs getrennten Ziffern) neben dem Firmennamen steht.

Die 1. Ziffer gibt Auskunft darüber, wie viele Wiedervorlagen (WV) es zu diesem Kunden derzeit in der eigenen WV gibt.

Die 2. Ziffer gibt Auskunft darüber, wie viele WV es zu diesem Kunden derzeit in allen WV gibt. Dadurch kann sehr schnell erkannt werden, ob dieser Kunde bereits (oder auch) von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet wird.

Die 3. Ziffer gibt Auskunft darüber, wie viele Historie-Einträge es insgesamt zu diesem Kunden gibt.

7 Link zur Email-Adresse: Mit einem Klick auf diesen Link öffnet sich eine Email-Vorlage ausgefüllt mit der E-Mail-Adresse (Voraussetzung ist ein Email-Client).

8 Link zur Homepage: Mit diesem Link gelangt man zur Homepage des

Adressaten.

9 Link zum CSV / XML Download: Diese Funktion steht nur

Administratoren zur Verfügung (vgl. Punkt 10 CSV / XML Download).

10 Neue Adresse anlegen: Ein Klick führt zu einer Maske, um eine neue

Adresse anzulegen (vgl. Punkt 4 Anlegen und Bearbeiten von Adressen).

Adresse kann per Knopfdruck in die Zwischenablage kopiert werden

Adressdaten können damit direkt (ohne das Kundenstammblatt

öffnen zu müssen) geändert werden

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4 Anlegen und Bearbeiten von Adressen

Direkt von der Kundensuche aus können neue Adressen angelegt bzw. vorhandene (über in der Suchergebnisliste) geändert werden.

Abbildung 4: Anlegen und Bearbeiten von Adressen

Pflichtfelder sind beim Anlegen einer Adresse lediglich Firmenname und/oder der Name der Ansprechperson. Wird kein Name angegeben, wird ein Default-Name vergeben (z.B. Geschäftsleitung). Diesen Default-Namen kann jeder Administrator selbst vergeben. Wurde kein Firmenname vergeben (es handelt sich beispielsweise um eine Privatperson) so wird dieses Feld mit Titel, Vorname und Name gefüllt.

1 Firmendaten: Daten zum Unternehmen (gilt auch für Privatpersonen)

2 Personendaten: Daten zur Ansprechperson (falls bereits vorhanden)

3 Kopieren – Telefon1: Wurde bei den Firmendaten bereits eine

Telefonnummer (Telefon1) vergeben, kann diese per Klick in das Telefon1-

Feld bei den Personendaten kopiert werden.

4 Kopieren – Email: Hier gilt das gleiche wie bei Kopieren – Telefon für die Email-Adresse.

5 Bemerkung: Hier können allgemeine wichtige Informationen zum

Kunden eingetragen werden: wer ist wofür zuständig, wann erreicht man wen am Besten, usw.

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6 CRM Code : An dieser Stelle können die im CRM Code Dropdown angebotenen Codes verwendet werden oder auch individuelle Codes direkt in das Eingabefeld eingetragen werden (CRM Codes sollten immer mit * eingeschlossen werden). Die im Dropdown angebotenen CRM Codes können von einem Administrator über Konfiguration – Dropdowns gepflegt werden.

7 Status : Gibt Auskunft darüber, in welchem Bearbeitungsstatus sich dieser

Kunde befindet. Welcher Status welche Bedeutung hat, ist firmenintern zu regeln. Administratoren können über Konfiguration – Dropdowns die verwendeten Felder im Dropdown Status pflegen. Beispiele für einen

Bearbeitungsstatus: Vergessen, Nicht Interessiert, Interesse, Verschoben,

Entscheidung, Auftrag zugesichert, Vertrag, usw.

8 Zur Suche, Speichern, usw. : Beim Anlegen einer Adresse stehen die

Funktionen Zur Suche und Speichern zur Verfügung. Sobald eine Adresse einmal gespeichert wurde, gibt es außerdem die Möglichkeit, direkt von hier aus eine Wiedervorlage (WV anlegen) für diesen Kunden anzulegen bzw. weitere Adressen anzulegen.

9 Kunden-Infoleiste: Wurde eine Adresse einmal gespeichert, sind in dieser Leiste die Kunden ID, Link zur Homepage und die Telefonnummer zu finden.

5 Kundenstammblatt

Im Kundenstammblatt findet man alle Informationen zu einem Kunden, die für einen Kundenkontakt notwendig sind. Man kann hier neue Berichte anlegen. Kundendaten können hier einfach und schnell über gepflegt werden.

Da zu einem Kunden (außer bei Privatpersonen) mehrere Personen angelegt werden können, sind alle zu einer Kunden ID zugehörigen Personen im

Kundenstammblatt zu finden. Neue Personen können sowohl vom

Administrator eines Kunden (ist nur möglich, wenn ein ASP- und / oder

Website-Vertrag besteht) als auch von Usern über das CRM-Tool angelegt werden.

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Abbildung 5: Kundenstammblatt

1 Basisinformation zum Kunden: Kunden ID, Homepage und

Telefonnummer.

2 Firmendaten: Firmenname (bei Privatpersonen Titel, Vorname, Name),

Firmentyp, Adresse, Telefon-Nummer und Fax-Nummer. Ein Klick auf führt zum Bearbeitungsmodus (ein neues Fenster öffnet sich). Änderungen sind erst nach Aktualisierung des Fensters sichtbar (Funktionstaste F5).

3 Link zur Homepage: Mit diesem Link gelangt man zur Homepage des

Adressaten.

4 Personendaten: Anrede, Titel, Vorname, Name und Telefon-Nummer der

Person. Mit Mouse-Over über dem Namen erhält man die Personen ID der

Ansprechperson. Die Icons neben den Personendaten haben folgende

Funktionen:

Wurden ergänzende Informationen zu einer Person angelegt, z.B. die Angabe der Funktion im Unternehmen, so erscheint neben der Telefonnummer der entsprechenden Person ein .

Per Mouse-Over sieht man die entsprechende Information, z.B. Marketingleiter.

Mit einem Klick auf diesen Link, öffnet sich eine E-Mail-

Vorlage mit ausgefüllter E-Mail-Adresse (Voraussetzung ist ein Email-Client).

Mit Hilfe dieses Links kann die Adresse dieser Person in die

Zwischenablage kopiert werden. Ist diese Funktion, aufgrund des verwendeten Browsers, nicht verfügbar, so kann die

Adresse auch durch Markieren der Adresse und betätigen der

Tastenkombination Strg-C in die Zwischenablage kopiert werden.

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Durch Klick auf kann man im Kundenstammblatt zu einer anderen Person wechseln. Dieses Wechseln zu einer Person ist vor allem dann notwendig, wenn man einer Person einen personenbezogenen CRM Code zuweisen möchte.

Ein Klick führt zum Bearbeitungsmodus. Ein neues Fenster

öffnet sich, um die Personendaten bearbeiten zu können.

5 Kategorie (Betreuungsfrequenz): Durch Klick auf kann die

Betreuungsfrequenz des Kunden definiert werden (vgl. Selektion nach

Betreuungsfrequenz in Punkt 3 Kundensuche).

6 CRM Codes (kundenbezogen): Ein Klick öffnet ein neues Fenster, in welchem die im Dropdown angebotenen Codes verwendet oder auch individuelle Codes direkt in das Eingabefeld eingetragen werden können.

Die im Dropdown angebotenen CRM Codes können von einem

Administrator über Konfiguration – Dropdowns (Punkt 11) gepflegt werden.

7 CRM Codes (personenbezogen): An dieser Stelle werden personenbezogene CRM Codes gepflegt (z. B. Position im Unternehmen etc.)

8 Branche : Hier kann die Branche des Kunden eingetragen werden. Z.B.

Unternehmensberater, Verlag, Versicherungsagentur, Bank, usw.

9 Bemerkung: Hier werden allgemeine wichtige Informationen zum

Kunden eingetragen: wer ist wofür zuständig, wann erreicht man wen am

Besten, usw.

10 Kundendatensatz löschen: Für das Löschen von Adressen (inkl.

Historien) benötigt man das Administrator-Recht. Dabei wird das ‚Gelöscht-

Attribut’ in der Datenbank gesetzt, damit die Adresse und alle Historie-

Einträge nicht mehr erscheinen.

Abbildung 6: Dialog – Löschen von Adressen

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Die gelöschten Datensätze werden nicht aus der Datenbank entfernt, sie werden lediglich als „gelöscht gekennzeichnet und nicht mehr angezeigt.

Der Administrator hat somit die Möglichkeit, eine gelöschte Adresse zu reaktivieren.

11 Neuer Bericht: Hier legt man einen neuen Bericht (neue Historie) an

(z. B. Gesprächsbericht, Besuchsbericht etc.).

12 Link um einen vorhanden Bericht zu öffnen: Hier klicken, um den

Bericht weiter zu bearbeiten. Nach jedem Kundengespräch ist entweder der bestehende Bericht zu ergänzen oder ein neuer Bericht anzulegen. Weitere

Hinweise siehe Punkt 6 Verwaltung von Kundenkontakten.

6 Verwaltung von Kundenkontakten

Per Klick auf ‚Neuer Bericht’ können Informationen über neue

Kundenkontakte eingegeben werden. Das Formular ‚Neuer Bericht’ ist identisch mit dem Formular, um bereits angelegte Berichte zu bearbeiten

(vgl. Abbildung 7: Bericht). Das Formular ‚Bericht’ wird auch vom

Wiedervorlage-Manager verwendet, um eine noch nicht erledigte

Wiedervorlage zu bearbeiten (vgl. Punkt 8 Wiedervorlage-Manager).

Nach jedem Kundengespräch ist die Historie zu ergänzen. Die Historie sollte so angelegt sein, dass sich jederzeit ein anderer Bearbeiter ein Bild vom Stand der Verhandlung und der Kundenpersönlichkeit machen kann, damit er ihn aufgrund dieser Angaben jederzeit weiter betreuen kann.

Abbildung 7: Bericht

1 Basisinformation zum Kunden: Kunden ID, Homepage und

Telefonnummer.

2 Link zum Kundenstammblatt: Der Link führt zum Kundenstammblatt der Person bzw. des Kunden. Wurde der Bericht neu angelegt, wird dies vor

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dem Link mit ‚Eingabebericht – NEU’ gekennzeichnet, andernfalls steht hier die Berichts ID.

3 Bemerkung: Hier wird der eigentliche Bericht eingegeben. Kurz und informativ. Über dem Bemerkungsfeld wird das Erstellungsdatum und das

Kurzkennzeichen (Initialen) des Bearbeiters angezeigt.

4 Ansprechperson: In den meisten Fällen wird die Ansprechperson im

System angelegt und daher im Dropdown Ansprechperson bereits vorhanden sein. Sollte das nicht der Fall sein kann man für diesen Bericht im Feld ‚andere Person’ den Namen einer anderen Ansprechperson eintragen.

5 WV für: Hier wird automatisch das Kurzzeichen des Bearbeiters eingetragen. Soll eine andere Person den Kunden weiterbearbeiten, kann man hier das entsprechende Kurzzeichen (Dropdown) auswählen. Die andere Person findet dann diesen Eintrag in ihrer Wiedervorlage.

6 Wiedervorlagedatum: Hier wird das Datum eingegeben, wann die nächste Bearbeitung erfolgen soll. Ist keine weitere Bearbeitung vorgesehen, kann das Feld leer gelassen werden; der Bericht ist dann automatisch auf ‚erledigt’ gesetzt.

Das Datum ist im Format dd.mm.yyyy einzugeben. Es steht ein Kalender für die Eingabe des Wiedervorlagedatums zur Verfügung. (vgl. Punkt 8

Terminkalender).

7 Wiedervorlagezeit: In dieses Feld kann eine Uhrzeit im Format hh:mm eingegeben werden. Wiedervorlagen mit Datum werden vor den

Wiedervorlagen ohne Datum angezeigt.

8 ToDo: Was ist beim nächsten Termin zu tun / zu besprechen? Diese

Zuweisung kann auch zum Auffinden von Kunden verwendet werden (z.B. alle, die zu schulen sind oder alle, die angerufen werden sollen, usw.). Im

Textteil sollten die Aufgaben für das nächste Gespräch notiert werden. Die im Dropdown verwendeten ToDo’s können von einem Administrator über

Konfiguration – Dropdowns (Punkt 11) gepflegt werden.

9 Erledigt: Ein Bericht wird automatisch auf ‚erledigt’ gesetzt, wenn ein

Bericht ohne Wiedervorlagedatum gespeichert wird. Der Bericht erscheint dann nicht mehr in der Wiedervorlage. Man kann den Bericht aber auch als

„Erledigt“ markieren.

10 Speichern: Nach dem Speichern erscheint der Bericht in der Historieliste bzw. in der entsprechenden Wiedervorlageliste.

11 Neuer Bericht: Hier legt man einen neuen Bericht (neue Historie) an.

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12 Link, um einen vorhanden Bericht zu öffnen: Hier klicken, um den

Bericht weiter zu bearbeiten. Nach jedem Kundengespräch ist entweder der bestehende Bericht zu ergänzen oder ein neuer Bericht anzulegen.

7 Wiedervorlage-Manager

Weiterführende Kundenkontakte (Wiedervorlagen), die über das

Kundenkontaktformular angelegt wurden, sollten mit Hilfe des

Wiedervorlage Managers systematisch durchgearbeitet werden.

Im Idealfall werden die einzelnen Wiedervorlagen chronologisch durchgearbeitet. Wiedervorlagen ohne Angabe einer Wiedervorlagezeit

(z.B. 09:00) werden dabei nach hinten gereiht.

Abbildung 8: Wiedervorlage-Manager

1 Suche nach: Suche nach Bemerkung, Firmenname, Ansprechperson, Ort und CRM-Codes.

2 Suche - WV ab: An dieser Stelle kann bestimmt werden, ab welchem

Datum die Wiedervorlagen angezeigt werden sollen. Das Datum ist im

Format dd.mm.yyyy einzugeben. Außerdem steht ein Kalender zur

Verfügung (vgl. Punkt 8 Terminkalender).

3 Suche - WV von: Diese Funktion steht nur Administratoren zur

Verfügung. Durch Selektion eines Kurzkennzeichens im Dropdown kann der Administrator Wiedervorlagen anderer Mitarbeiter aufrufen.

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4 Suche - ToDo: Hier kann nach dem ToDo-Text gesucht werden.

5 Suche - Status : Suche nach dem Bearbeitungsstatus eines Kunden.

Welcher Status welche Bedeutung hat ist firmenintern zu regeln.

Administratoren können über Konfiguration – Dropdowns (Punkt 11) die verwendeten Felder definieren. Beispiele für einen Bearbeitungsstatus:

Vergessen, Nicht Interessiert, Interesse, Verschoben, Entscheidung, Auftrag zugesichert, Vertrag, usw.

6 Sortierung nach: Sortierung nach Datum (Default-Einstellung),

Postleitzahl, Betreuungsfrequenz.

7 Status : Gibt Auskunft darüber in welchem Bearbeitungsstatus sich dieser

Kunde befindet. Durch einen Klick auf Status kann dieser geändert werden.

8 ToDo – Link zum Ergebnisbericht: Es wird ToDo angezeigt. Der Link führt zum Kundenkontaktformular.

9 Kundendaten ändern: Durch Klick auf den Firmennamen wird ein

Formular geöffnet, um die Kundendaten ändern zu können (vgl. Abbildung

9: Kundenadresse ändern).

10 Link zur Homepage: Mit diesem Link gelangt man zur Homepage des

Adressaten.

11 Link zur Email-Adresse: Mit einem Klick auf diesen Link öffnet sich eine Email-Vorlage (Voraussetzung ist ein Email-Client).

12 Betreuungsfrequenz (Kategorie): Durch Klick auf Kat.: kann die

Betreuungsfrequenz des Kunden definiert werden (vgl. Selektion nach

Betreuungsfrequenz in Kundensuche Punkt 3).

13 Berichtsinformation: Anzeige der Bemerkung und des ToDo-Textes

(falls vorhanden).

14 Funktions -Icons :

... = wie ToDo-Link – Link führt zum Kundenkontaktformular

... Link führt zu den Kundendaten

... Editieren der Wiedervorlage (per Formulargenerator) ohne in das Kundenkontaktformular wechseln zu müssen (vgl.

Abbildung 10: Wiedervorlage editieren).

... Bemerkung zu dem Kunden (nur falls eine angegeben wurde)

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Abbildung 9: Kundenadresse ändern

Abbildung 10: Wiedervorlage editieren

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8 Terminkalender

Der Kalender kann im gesamten System auf die gleiche Art und Weise verwendet werden. Dazu öffnet sich ein Fenster, das sich nach Auswahl des gewünschten Datums wieder schließt. Das ausgewählte Datum wird in das

Feld einfügt.

Abbildung 11: Kalender

9 CRM Code Zuweisung

Mit Hilfe dieses Moduls wird ein schnelles Zuweisen von CRM Codes gewährleistet. CRM Codes ermöglichen eine flexible Codierung von

Adressen und Kunden. Nach dieser Codierung können Suchen schnell und flexibel durchgeführt werden.

Insbesondere im Zusammenhang mit dem 1to1-Marketing-Tool von

Seminar-Shop ist die CRM Code Zuweisung, um Mails und Newsletter gezielt zu versenden, erforderlich.

Abbildung 12: CRM Code Zuweisung

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Schritt 1: Adresse(n) suchen

1 Dropdown – Suchfeld: Suche nach Firmenname, Ort, Email, Homepage,

Kunden ID, CRM Code, etc. durch Selektion im Dropdown. Der

Suchbegriff wird in das nachfolgende Eingabefeld eingegeben (z.B.

Firmenname = ‚weiterbildung’).

2 PLZ: Selektion nach Postleitzahl bzw. Postleitgebiet. Beispielsweise erhält man bei der Eingabe der Ziffer „8“ alle Adressen aus dem

Postleitgebiet 8 (= z.B. Adressen aus Bayern – wenn die

Ländereinschränkung nach Deutschland durchgeführt wurde).

3 Dropdown - Land: Selektion nach dem Land des Adressaten

4 Dropdown - Erfasser: Hier kann eine weitere Selektion nach dem

Erfasser der Adressen gemacht werden. Erfasser können nur Personen sein, die per Kurzkennzeichen (Initialen) im Dropdown zu wählen sind (z.B.

KMI).

Schritt 2: Adresse(n) wählen -> durch Markieren der Kästchen

5 Adressen Checkbox: Adressen denen im Schritt 3 ein (neuer) CRM Code zugewiesen werden sollte, müssen durch Markieren der Checkbox gewählt werden. Direkt neben der Checkbox ist die Kunden ID zu finden.

6 Link zum Kundenstammblatt (Kundenkartei): Aufruf des

Kundenstammblattes und Berichtsbearbeitung. Außerdem gibt es ein

Informationsfeld, das in der Form (1/2/4) (bestehend aus drei durch Slashs getrennten Ziffern) neben dem Firmennamen steht.

Die 1. Ziffer gibt Auskunft darüber, wie viele Wiedervorlagen (WV) es zu diesem Kunden derzeit in der eigenen WV gibt.

Die 2. Ziffer gibt Auskunft darüber, wie viele WV es zu diesem Kunden derzeit in allen WV gibt. Dadurch kann sehr schnell erkannt werden, ob dieser Kunde bereits (oder auch) von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet wird.

Die 3. Ziffer gibt Auskunft darüber, wie viele Historie-Einträge es insgesamt zu diesem Kunden gibt.

7 CRM Code : Zeigt alle bisher einer Adresse zugewiesenen CRM Codes an. Wurde noch kein CRM Code zugewiesen, ist in diesem Feld der Link

‚hinzufügen’ zu finden. Durch Klick auf einen CRM Code bzw. auf

‚hinzufügen’ können weitere CRM Codes hinzugefügt bzw. gelöscht werden.

8 Link zur Homepage: Mit diesem Link gelangt man zur Homepage des

Adressaten.

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9 Link zur Email-Adresse: Mit einem Klick auf diesen Link öffnet sich eine Email-Vorlage (Voraussetzung ist ein Email-Client).

10 Erfasser: Hier wird der Erfasser der Adresse angezeigt. Mit Mouse-Over

über das Kurzkennzeichen erhält man Vorname und Name des Erfassers.

Schritt 3: Adresse(n) einen CRM Code zuweisen

11 CRM Code Zuweisung: An dieser Stelle können die im CRM Code

Dropdown angebotenen Codes verwendet werden oder auch individuelle

Codes direkt in das Eingabefeld eingetragen werden, um den in Schritt 2 selektierten Adressen einen (neuen) CRM Code zuzuweisen. Um diesen

Prozess zu starten, muss der Button ‚Zuweisen’ gedrückt werden.

Die im Dropdown angebotenen CRM Codes können von einem

Administrator über Konfiguration – Dropdowns gepflegt werden.

10 CSV / XML Download

Der Download (Export) von Daten im CSV oder XML-Format wird benötigt, um individuell zusammengestellte Adressdaten in Listen aufzubereiten oder um eine Datensicherung vorzunehmen.

Die Daten für den Export können individuell zusammengestellt werden, indem im Sucher nach den gewünschten Kriterien gesucht bzw. selektiert wird. Wird danach auf die CSV- bzw. XML-Symbole ( ) geklickt, werden auch diese Adressdaten für das Export-Modul verwendet.

Abbildung 13: CSV / XML Download

Da einer Adresse (einem Kunden) mehrere Personen zugewiesen werden können, besteht der Export in der relationalen Datenbank aus zwei

Relationen und daher beim Export der Adressdaten als CSV-Daten aus zwei

Dateien.

1 Feldtrennzeichen: Hier wird angegeben, durch welche Zeichen (z.B.

Semikolon oder Komma) die Felder getrennt sind.

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2 Textbegrenzungszeichen: Hier kann eingestellt werden, ob die einzelnen

Felder durch ein Textbegrenzungszeichen (z.B. ein Hochkomma) eingeschlossen werden.

3 Feldnamen in erste Zeile: Damit wird bestimmt, ob die Feldnamen, laut

Feldnamenbenennung der CRM1-Datenbank, in die erste Zeile geschrieben werden.

11 Verwaltung benutzerdefinierbarer Felder (Konfiguration

Dropdown)

Administratoren haben die Möglichkeit, die Ausprägungen der im System verwendeten Felder (meist Dropdowns) zu definieren. Felder können dabei individuell neu angelegt, bearbeitet, sortiert und auch wieder gelöscht werden.

Folgende Dropdown’s (Kategorien) können angepasst werden:

- ToDo: Was ist mit dem Kunden bzw. dem Geschäftsfall zu tun?

- CRM Codes: CRM Codes ermöglichen eine flexible Codierung von

Adressen und Kunden. Codes (hier Kurzbezeichnung) sollten durch ein * (Sternchen) eingeschlossen sein.

- Status: In welchem Bearbeitungsstatus befindet sich der Kunde (z.B. kein Interesse, Entscheidungsphase, Auftragsphase, etc.).

Für jedes dieser Felder ist sowohl eine Beschreibung als auch eine

Kurzbezeichnung zu vergeben. Die Kurzbezeichnung sollte kurz aber verständlich sein, da nur diese im System verwendet wird. Da an vielen

Stellen im System die Beschreibung der Kurzbezeichnung per Mouse-Over zu erkennen ist, ist auch diese gut zu wählen.

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Abbildung 14: Verwaltung benutzerdefinierbarer Felder

1 Kategorie wählen: Durch Klick auf die entsprechende Kategorie (z.B.

Status) erscheinen auf der rechten Seite der Maske die bisher eingepflegten

Felder dieser Kategorie. In weiterer Folge können zu jeder Kategorie neue

Felder hinzugefügt bzw. vorhandene Felder gelöscht, bearbeitet oder auch umsortiert werden.

2 Feld einfügen: Bei den Kategorien ToDo und CRM Codes sollten sowohl

Beschreibung als auch Kurzbezeichnung vergeben werden, um ein neues

Feld hinzuzufügen. Für die Felder der Kategorie Status ist die Beschreibung ausreichend, da diese im gesamten System verwendet wird.

3 Sortierung: Um beim Hinzufügen bzw. Editieren eines Feldes eine schnellere Ein- bzw. Umsortierung zu ermöglichen, kann in dieses Feld eine

Zahl eingeben werden, nach der in den entsprechenden Dropdowns sortiert wird.

Sortierung per Klick: Felder können auch per Klick auf Plus bzw.

Minus um ein Feld nach vorne bzw. hinten gereiht werden.

Feld editieren: Um Felder editieren zu können, wird durch Klick auf

für das entsprechende Feld in den Bearbeitungsmodus umgeschalten. Nachdem die Änderungen durchgeführt wurden, muss der Button ‚Speichern’ aktiviert werden, damit die Änderungen

übernommen werden.

Feld löschen: Beim Löschen von Feldern in den Kategorien ToDo und Status ist darauf zu achten, dass zuvor alle Historien bzw.

Adressen, denen das zu löschende Feld zugewiesen ist, ein neues

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oder anderes Feld zugewiesen werden muss, da sonst die davon betroffenen Datensätze keinen ToDo und / oder Status-Wert mehr haben.

Unter dem Menüpunkt Konfiguration – Weitere Einstellungen kann das

Default-Land bestimmt werden. Dadurch erspart man sich insbesondere beim Anlegen neuer Adressen das Auswählen des Herkunftslandes.

Weitere benutzerdefinierbare Einstellungen, wie z.B. Stylesheets, werden in naher Zukunft an dieser Stelle zu finden sein.

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