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BSCW 4.4
Handbuch
November 2008
BSCW – Basic Support for Cooperative Work, Version 4.4
http://www.bscw.de/
BSCW ist © 1995-2008 Fraunhofer FIT und OrbiTeam Software GmbH & Co. KG
Vertrieben durch
OrbiTeam Software GmbH & Co. KG
in Zusammenarbeit mit
Fraunhofer FIT – Institut für Angewandte Informationstechnik
OrbiTeam Software GmbH & Co. KG
Endenicher Allee 35
53121 Bonn
Deutschland http://www.orbiteam.de
Email: [email protected]
Texte und Abbildungen wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Die Autoren können jedoch für eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.
Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten
© 2008 OrbiTeam Software GmbH & Co. KG
Inhaltsverzeichnis
1.2 Was brauche ich, um BSCW zu benutzen?
1.3 Weitere Informationen über BSCW
1.4.2 Gemeinsame Objekte eines Arbeitsbereichs
1.4.4 Aktionen auf dem aktuellen Ordner
1.4.5 Aktionen auf ausgewählten Objekten
1.4.6 Aktionen auf einem Objekt
1.5 Der Betrieb eines eigenen BSCW-Servers
1.6 Was ist neu in Version 4.4?
2.1.1 Als neuer Benutzer registrieren
2.2.3 Parallele Arbeitssitzungen
2.4 Persönliches Profil einstellen
2.7 Mit neuem Passwort registrieren
3 Grundbegriffe und -funktionen
3.1 Die Standard-Benutzeroberfläche
3.2 Gemeinsam nutzbare Objekte
3.2.2 Dokument unter Versionskontrolle
BSCW 4.4 Handbuch
Inhaltsverzeichnis
iii
3.2.13 DokSet (Dokumentensammlung)
3.3.4 Aktionen auf Objekten in einem Ordner
3.4.3 Aktuelle Ereignisse zur Kenntnis nehmen
3.4.4 Abonnieren von Ereignisbenachrichtigungen
4.1 Registrieren und Authentisieren von Benutzern
4.1.1 Zusätzliche Emailadresse registrieren
4.1.2 Eine Anmerkung zur Authentisierung
4.2.1 Spezielle Browser-Funktionen
4.2.3 Funktionalität und Benutzeroberfläche anpassen
4.2.4 Ereignisdienste abonnieren
4.3 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten
4.3.1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen
4.3.4 Banner für einen Arbeitsbereich erstellen
4.4 Mitglieder eines Arbeitsbereichs
4.4.5 Versand an Mitglieder eines Arbeitsbereichs und andere Kontakte 66
4.5.2 Informationen über aktuelle Zugriffsrechte
iv
Inhaltsverzeichnis
BSCW 4.4 Handbuch
4.5.4 Rollen definieren und ändern
4.5.5 Eigentum und Eigentümerrolle
4.5.6 Anonymen Zugriff erlauben
4.5.7 Öffentliche Portalseiten für anonymen Zugang
4.6.4 Notizen mit Anlagen versehen
4.6.5 Notizen einer Diskussion durchsehen
4.6.6 Notizen verschieben oder löschen
4.6.7 Dokumente und URLs annotieren
4.7.1 Blogs erzeugen und Blog-Eigenschaften ändern
4.8.1 Suche nach Objekten in BSCW
4.8.2 Suche nach Dokumenten in BSCW
4.8.4 Suche nach Benutzernamen oder Emailadressen
4.9 URLs für Objekte in Arbeitsbereichen
4.9.1 BSCW-internes Adressformat
4.11 Schnittstelle zu mobilen Geräten
4.11.2 Anmeldung beim BSCW-Server
5 Dokument- und Inhaltsmanagement
5.1 Dokumente direkt bearbeiten
5.1.1 Textdokumente bearbeiten
5.1.2 MS-Office-Dateien bearbeiten
5.1.3 HTML-Dokumente bearbeiten
5.2.1 Dokumente wiedervorlegen
5.3 Dokumente unter Versionskontrolle
5.3.1 Dokument unter Versionskontrolle stellen
5.3.3 Versionsinformationen ändern
5.3.5 Auf eine ältere Version zugreifen
5.4 Vorlagen und Vorlagenordner
BSCW 4.4 Handbuch
Inhaltsverzeichnis
v
5.5.2 Start- und Layoutseiten erzeugen und bearbeiten
5.5.3 Seiten eines Websiteordners bearbeiten
5.5.6 Websiteordner exportieren und öffentlich zugänglich machen
5.6.2 DokSets (Dokumentensammlungen)
5.6.6 Benutzung des Document Generator
6.1.1 Persönliche Kommunikationsdaten
6.3 Aktivitätsverfolgung mit JMonitor
6.4 Ereignisverfolgung mit RSS-Nachrichtenquellen
6.4.2 BSCW-RSS-Nachrichtenquellen
6.4.3 Benutzung von BSCW-RSS-Nachrichtenquellen
7 Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
7.1.4 Teilnahme an einem virtuellen Treffen
7.1.5 Verschiedene Ansichten benutzen
7.2.1 Umfragen erzeugen und bearbeiten
7.2.4 Umfrageergebnisse anzeigen und exportieren
7.3.1 Mitglied einer Gemeinschaft werden
7.3.3 Gemeinschaften verwalten
7.3.4 Gemeinschaften als gemeinsame Email-Verteiler
7.3.5 Hierarchische Organisation von Gemeinschaften
7.3.6 Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt
vi
Inhaltsverzeichnis
BSCW 4.4 Handbuch
8 Workflow-Management
8.2.1 Laufmappen erzeugen und starten
8.2.4 Laufmappen-Status und -Historie
8.3 Aufträge und benutzerdefinierter Workflow
8.3.4 Benutzerdefinierte Workflows
9.3 Ordner und Dokumente mit FTP exportieren
9.4 BSCW-Dateiübertragungshilfen
9.4.1 Installation von BSCW Desktop
9.4.3 Deinstallation von BSCW Desktop
9.6.1 Systemanforderungen für den Aktenkoffer
9.6.2 Arbeiten mit dem Aktenkoffer
9.7.1 Systemanforderungen für den Outlook-Abgleich
9.7.2 Outlook-Abgleich verwenden
157
BSCW 4.4 Handbuch Inhaltsverzeichnis
vii
1 Überblick
1.1 Wie nützt mir BSCW?
BSCW unterstützt die Zusammenarbeit mit Ihren Partnern über das Internet, in Ihrem Intranet oder in einem Netz mit Ihren Geschäftspartnern (Extranet).
Für asynchrone (nicht-gleichzeitige) Zusammenarbeit bietet BSCW gemeinsame Arbeitsbe-
reiche, in denen Gruppen ihre Dokumente ablegen, verwalten, gemeinsam bearbeiten und austauschen können.
Die wesentlichen Vorteile:
Mit einem BSCW-Arbeitsbereich können Sie innerhalb von Arbeitsgruppen Dokumente gemeinsam nutzen – und das unabhängig von den Computersystemen, mit denen die Mitglieder arbeiten.
Sie müssen keine Software installieren, um BSCW zu benutzen. Sie brauchen nur einen der marktführenden, frei erhältlichen Web-Browser.
Sie greifen auf BSCW-Arbeitsbereiche zu, sehen Ordner-Übersichten durch und können Dokumente auf dem eigenen Rechner speichern.
BSCW hält Sie über alle Ereignisse in gemeinsamen Arbeitsbereichen, die Sie interessieren, auf dem laufenden.
Sie können mit Ihrem Web-Browser Dokumente in einen gemeinsamen Arbeitsbereich laden oder Notizen, URLs, Aufträge usw. erzeugen.
Die synchrone (gleichzeitige) Zusammenarbeit unterstützt BSCW durch Werkzeuge für
die Planung und Organisation von Treffen,
den technischen Aufbau ‚virtueller‘ Treffen auf der Basis von Conferencing-Systemen oder per Telefon,
die unmittelbare Kommunikation mit Partnern, die gerade in einem gemeinsamen
Arbeitsbereich aktiv sind.
1.2 Was brauche ich, um BSCW zu benutzen?
Die technischen Anforderungen für die Arbeit mit BSCW sind ausgesprochen gering:
Sie brauchen eine persönliche Emailadresse, damit Sie sich an einem öffentlichen
BSCW-Server als Benutzer registrieren können.
BSCW 4.4 Handbuch Überblick
1
Um auf gemeinsame Arbeitsbereiche zugreifen zu können und daraus Dokumente auf
Ihrem lokalen Rechner zu speichern, brauchen Sie einen Web-Browser, der ‚forms‘ und ‚basic authentication‘ unterstützt. Alle gängigen Browser tun das, z.B. die aktuellen Versionen von Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox und Safari von Apple.
Der Ihnen sicher zunächst vertrauteste Weg, Dokumente von Ihrem lokalen Rechner in einem BSCW-Arbeitsbereich abzulegen, ist die Dateiübertragungsfunktion, die alle gängigen Browser bieten. In diesem Fall wählen Sie die gewünschte Datei über das
Ihnen bekannte ‚Datei öffnen‘-Menü aus. Sollte es Probleme geben, benötigen Sie
eines der BSCW-Hilfsprogramme zur Dateiübertragung (siehe 4.2.2 „BSCW-
1.3 Weitere Informationen über BSCW
Besuchen Sie die BSCW-Homepage unter http://www.bscw.de/. Hier finden Sie u.a. weitere
Informationen zur neuesten BSCW-Version, zu Einsatzgebieten und Lizensierungsfragen, eine Liste mit Referenzinstallationen und -projekten sowie unter der Rubrik ‚Support‘ eine
Reihe häufig gestellter Fragen zum BSCW mit unseren Antworten. Ebenso erfahren Sie dort, wie Sie BSCW auf einem Demo-Server ausprobieren können.
1.4 BSCW im kurzen Überblick
Der folgende Überblick soll Ihnen einen ersten Eindruck vermitteln. Manche der Objekte und
Aktionen, die hier beschrieben werden, stehen Ihnen möglicherweise nicht in allen Ihren
Arbeitsbereichen zur Verfügung oder sind generell ausgeblendet. Das kann z.B. an folgendem liegen:
Die Konfiguration des BSCW-Servers, den Sie benutzen, erlaubt die Objekte oder Aktionen nicht.
Ihr Benutzerprofil erlaubt Ihnen weniger Aktionen, als unten dargestellt werden. Alle neuen Benutzer sind automatisch als Anfänger eingestuft, bis sie selbst diese Einstu-
fung ändern, wie in 4.2.3.1 „Kompetenzniveaus“ auf S. 56 beschrieben.
1.4.1
Die Ordnerübersicht
Das zentrale Konzept von BSCW ist der gemeinsame Arbeitsbereich, d.h. ein Ordner mit einer spezifischen Gruppe von Benutzern, repräsentiert durch das Gruppen-Symbol , die auf die Objekte in diesem Ordner zugreifen und neue Objekte einbringen können.
Als registrierter Benutzer eines BSCW-Servers können Sie Mitglied in einer beliebigen Anzahl von Arbeitsbereichen sein. Außerdem können Sie Ordner und andere Objekte erzeugen und diese zur gemeinsamen Nutzung freigeben, wie es die aktuelle Aufgabe gerade erfordert.
In der Web-basierten Benutzeroberfläche zeigt BSCW den Inhalt eines Ordners oder eines
Arbeitsbereichs im Mittelteil einer Übersichtsseite an. Darüber befindet sich ein Kopfteil, der
Popup-Menüs und mit Icons versehene Schaltflächen (‚buttons‘) enthält.
Abbildung 1 zeigt eine Ordnerübersicht mit exemplarischen Objekten, die Sie in BSCW er-
zeugen und gemeinsam nutzen können. Verschiedene Icons stellen unterschiedliche Objekt-
typen dar. In 3.1 „Die Standard-Benutzeroberfläche“ auf S. 19 wird die Struktur der Ordner-
seite im Detail erklärt.
2
Überblick
BSCW 4.4 Handbuch
Abbildung 1: Beispiel für eine Ordnerübersicht
1.4.2
Gemeinsame Objekte eines Arbeitsbereichs
BSCW unterstützt eine Vielfalt von Objekttypen:
Dokument
Dokument unter Versionskontrolle
Notiz
URL
Ordner
Suchordner
Kalender
Diskussion
Blog
Emailnachricht
Vorlagenordner
Websiteordner
DokSet (Dokumentensammlung)
Projekt
Laufmappe
BSCW 4.4 Handbuch Überblick
3
Auftrag
Umfrage
Kontaktliste
Der in Abbildung 1 gezeigte Ordner enthält ein Exemplar von vielen der genannten Typen.
Jedes Objekt wird durch einen Eintrag repräsentiert. Dieser beginnt mit einem Auswahlkästchen (‚check box‘), um das Objekt für weitere Aktionen auszuwählen, und enthält außerdem
den Objektnamen, einige Icons, zusätzliche Daten sowie eine Schaltfläche, die ein Aktions-
Popup-Menü öffnet, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.
Abbildung 2: Darstellung eines Objekts
Klicken Sie auf das Informations-Icon
links neben dem Auswahlkästchen, um sich Informationen über das Objekt anzusehen.
Das Icon vor dem Objektnamen gibt den Typ an. Falls das Objekt ein Dokument ist, kann das
Icon seinen MIME-Typ anzeigen. Wenn es der Suchordner einer Web-Suche ist, informiert
das Icon über die eingesetzte Suchmaschine. Notizen erhalten ein vom Autor gewähltes Icon,
das ihren Charakter symbolisiert. BSCW-Objekttypen werden in 3.2 „Gemeinsam nutzbare
Objekte“ auf S. 23 noch wesentlich detaillierter behandelt.
Der Name eines Objekts ist der hervorstechendste Teil eines Objekteintrags. Wählen Sie deshalb beschreibende Namen, die auch andere Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs auf Anhieb verstehen – dadurch wird der Informationsaustausch sehr erleichtert.
Rechts vom Objektnamen zeigt BSCW zusätzliche Informationen an, die vom Objekttyp und den ausgewählten Ansichtsoptionen abhängen, wie zum Beispiel:
eine Größenangabe für das Objekt: o bei Ordnern die Anzahl der enthaltenen Objekte, o bei Dokumenten und Emailnachrichten deren Größe in Byte, Kilobyte oder Megabyte;
keines, eines oder mehrere der folgenden Icons: der Ordner wird mit anderen Teilnehmern gemeinsam genutzt,
der Zugriff auf dieses Objekt wurde gesperrt,
dem Objekt wurde eine Notiz angehängt,
das Dokument wurde durch Gruppenmitglieder bewertet;
den Benutzernamen seines Eigentümers;
Datum und Zeitpunkt der letzten Änderung;
kein, ein oder mehrere Icons, die Ereignisse anzeigen: ein neues Objekt,
Änderungen an dem Objekt,
Objekt wurde gelesen,
4
Überblick
BSCW 4.4 Handbuch
Änderungen in einem untergeordneten Objekt;
das Aktionsmenü mit Aktionen für dieses Objekt. Unterschiedliche Objekte erlau-
ben unterschiedliche Aktionen. Abbildung 6 zeigt ein paar Beispiele der für jedes Ob-
jekt zulässigen Einträge im Aktionsmenü.
1.4.3
Persönliche Objekte
In der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche finden Sie eine Leiste mit Icons, die für
Sie in jedem Ordner oder Arbeitsbereich zugänglich sind.
Ihr persönlicher Arbeitsbereich (‚home folder‘) ist der nur Ihnen zugängliche Ordner, der alle Ordner, die Sie erzeugt haben, und alle Arbeitsbereiche, bei denen sie aufgrund Einladung anderer Benutzer Mitglied sind, enthält.
Die Übersicht über Ihre Gemeinschaftsarbeitsbereiche enthält alle Arbeitsbereiche mit
Gemeinschaften, wo Sie Mitglied sind. Gemeinschaften sind dazu gedacht, großen Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu ermöglichen, ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzichten. Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren für Benutzer mit ähnlichen Interessen.
Die Zwischenablage dient als Zwischenspeicher beim Ausschneiden und Kopieren.
Der Papierkorb verhindert den unbeabsichtigten Verlust von Objekten. In BSCW
können Objekte nur aus dem Papierkorb des Eigentümers unwiderruflich zerstört werden.
Das Adressbuch wird im wesentlichen dazu benutzt, um neue Mitglieder in einen
Arbeitsbereich einzuladen und ihnen gegebenenfalls spezielle Rollen zuzuweisen.
Mit dem Kalender können Sie private sowie Gruppentermine verwalten.
Die Lesezeichen bieten direkten Zugriff auf wichtige Objekte.
Die Auftragsliste enthält von Ihnen zu erledigende Aufträge (Aufträge im engeren
Sinn, Laufmappen, Gewerke; siehe auch 8 „Workflow-Management“ auf S. 157).
Der Aktenkoffer dient der Synchronisierung von BSCW-Dokumenten mit entsprechen-
den Dokumenten auf einem lokalen Computer.
1.4.4
Aktionen auf dem aktuellen Ordner
Popup-Menüs und Schaltflächen für Aktionen wie das Erstellen und Ändern von Objekten befinden sich im oberen Abschnitt der Ordnerübersicht und beziehen sich auf den aktuellen Ordner.
BSCW 4.4 Handbuch Überblick
5
Abbildung 3: Obere Menüleiste und Aktionssymbolleiste
Neue Objekte werden im Menü
Datei hinzugefügt:
Wählen Sie
Datei Neu Dokument
, um eine Datei von Ihrem lokalen Computersystem in den aktuellen BSCW-Ordner zu laden.
Wählen Sie
Datei Neu und dann eines aus der Liste von Ordner, URL, Diskussion,
Suchordner, Kontaktliste, Gemeinschaft, DokSet, Projekt, Auftrag, Laufmappe oder
Umfrage, um ein Objekt des genannten Typs direkt im BSCW-Server zu erzeugen.
Abbildung 4: Wie man ein neues Dokument erzeugt
Die gängigen Web-Browser bieten die nötige Funktionalität zum Übertragen von Dateien.
Falls Sie einen Browser benutzen, der das nicht tut, müssen Sie eines der BSCW-Hilfspro-
gramme zum Hochladen von Dateien benutzen (siehe 4.2.2 „BSCW-Uploader nutzen“ auf S.
Benutzen Sie die Zwischenablage, um Objekte innerhalb Ihrer Arbeitsbereiche zu verschieben:
Wählen Sie
Bearbeiten Einfügen
, um zuletzt kopierte oder ausgeschnittene Objekte in den aktuellen Ordner einzufügen. Von BSCW durch die Aktionen Konvertieren, Archivieren oder Extrahieren erzeugte Objekte liegen im Anschluss an die Aktionen ebenfalls in der Zwischenablage und können von dort aus im Zielordner abgelegt werden.
1.4.5
Aktionen auf ausgewählten Objekten
Direkt oberhalb der Liste von Objekten in einer Ordnerübersicht befindet sich die Auswahl-
menüleiste für Aktionen, die auf mehrere ausgewählte Objekte angewandt werden können.
Abbildung 5: Auswahlmenüleiste
6
Überblick
BSCW 4.4 Handbuch
Objekte werden ausgewählt, indem man ihre Auswahlkästchen (‚check boxes‘) anklickt.
und sind Icons, mit denen man alle Objekte in einem Ordner an- oder abwählen kann. Sie können die ausgewählten Objekte z.B.
über
| ausschneiden |
(oder
Bearbeiten Ausschneiden
) in Ihre Zwischenablage verschieben oder
über
| entfernen |
(oder
Bearbeiten Entfernen
) in Ihren Papierkorb verschieben.
Objekte, die Sie vom Arbeitsbereich in Ihre Zwischenablage oder Ihren Papierkorb verschoben haben, sind für die anderen Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs nicht mehr sichtbar.
| bewerten | können nur auf Objekte bestimmter Typen angewandt werden. In
3.3 „Aktionen“ auf S. 28 werden die BSCW-Aktionen detailliert erläutert.
1.4.6
Aktionen auf einem Objekt
Am rechten Rand eines Objekteintrages in der Ordnerübersicht finden Sie das Aktionsmenü für Operationen, die Sie auf dieses Objekt anwenden können und dürfen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.
Abbildung 6: Das Aktionsmenü für ein Dokument
Die Konfiguration des Aktionsmenüs hängt vom Objekttyp ab: z.B. sind für eine URL, einen
Ordner oder ein Dokument jeweils verschiedene Aktionen möglich.
BSCW zeigt keine Aktionen an, die Sie auf das betreffende Objekt nicht anwenden dürfen, etwa aufgrund Ihrer Rolle in Bezug auf das Objekt. Zugriffsrechte in BSCW werden auf der
Grundlage von Rollen verwaltet. Sie können neue Mitglieder zu einem Ihrer Arbeitsbereiche einladen und ihnen dabei eine bestimmte Rolle zuweisen, z.B. die Rolle ‚Lehrer‘ oder ‚Schüler‘, sofern diese Rollen vorher definiert wurden. Rollen spezifizieren Zugriffsprofile und können an jedes Objekt angehängt werden. Eine Reihe vordefinierter Rollen steht zur Auswahl: Manager des Arbeitsbereichs, Eigentümer, Gruppenmitglied und eingeschränktes Gruppenmitglied (nur Leserechte) sind Standardrollen – definieren Sie nach Belieben Ihre eigenen
Rollen. Rollenzuweisungen werden über die Ordnerhierarchie vererbt und können jederzeit
abgeändert werden (siehe 4.5 „Zugriffsrechte und Rollen“ auf S. 68).
Sie können fast alle Icons in einem Objekteintrag anklicken, um weitere Informationen etwa
über eine Gruppe, eine Zugriffssperre, eine Notiz, eine Bewertung usw. zu erhalten.
BSCW 4.4 Handbuch Überblick
7
1.5 Der Betrieb eines eigenen BSCW-Servers
Sie können Ihren eigenen BSCW-Server installieren, wenn Sie einen geeigneten Web-Server unter Unix, Linux oder Windows (2000, NT, XP) betreiben.
Die BSCW-Serversoftware wird durch OrbiTeam Software GmbH & Co. KG, Bonn, in Lizenz des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik (FIT) vertrieben.
Sie können die BSCW-Serversoftware von http://www.bscw.de/Download.html herunterladen und innerhalb der Evaluierungsperiode von 90 Tagen kostenlos nutzen. Die Nutzung eigener
BSCW-Server ist ab dem 91. Tag lizenzpflichtig. Der Vertrieb der BSCW-Lizenzen erfolgt durch die OrbiTeam Software GmbH & Co. KG.
Öffentliche Schulen und Universitäten können für Ausbildungszwecke eine kostenlose Lizenz erhalten. Für andere Zwecke und alle übrigen Interessenten sind BSCW-Lizenzen gegen Entrichtung einer Lizenzgebühr erhältlich. Bitte wenden Sie sich an [email protected], wenn
Sie weitere Informationen zum Lizensierungsverfahren benötigen.
Danksagung
Die BSCW-Unterstützung für das Editieren von HTML-Dateien basiert z.Zt. auf zwei HTML-
Editoren, die mit der BSCW-Software integriert worden sind:
FCKEditor (http://www.fckeditor.net/ Copyright © 2003-2005 Frederico Caldeira
Knabben), der unter der GNU Lesser General Public License lizensiert ist (siehe http://www.opensource.org/licenses/lgpl-license.php),
pinEdit (Copyright © 2005 Pintexx GmbH, http://www.pintexx.com/), der unter
OEM-Lizenz lizensiert ist.
Für die Visualisierung von Dokumentereigniskarten benutzt BSCW die HyperGraph-Software
(http://hypergraph.sourceforge.net/), die unter der GNU Lesser General Public License lizensiert ist.
Für eine schnellere Suche nach Dokumenten bietet BSCW die Integration folgender Dienste zur Indexierung von Dokumentinhalten an:
PyLucene (http://pylucene.osafoundation.org/)
Microsoft Indexing Service
(http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms692199.aspx)
Swish++ (http://swishplusplus.sourceforge.net/)
BSCW schließt ferner Software ein, die von der Apache Software Foundation entwickelt wurde (http://www.apache.org/).
1.6 Was ist neu in Version 4.4?
Dokument-Ereignisse betreffen das Lesen, Ändern und Erzeugen von Dokumenten eines Arbeitsbereichs und werden von BSCW ausgewertet, um z.B. anzuzeigen, wer die Dokumente gelesen hat, die ein bestimmtes Mitglied erzeugt hat, oder wer die Dokumente erzeugt hat, die ein bestimmtes Mitglied gelesen hat. Die Dokument-Ereignisse eines Arbeitsbereichs können auch als Ereigniskarte grafisch dargestellt werden.
8
Überblick
BSCW 4.4 Handbuch
Tags
Tags sind frei vergebene Schlagwörter, die der Klassifizierung von Dokumenten, Ord-
nern und Blog-Einträgen dienen. Tags können bei der Suche nach diesen Objekten be-
nutzt werden.
Blogs
Ein Blog (Abkürzung für „Web log“) besteht aus einer Folge von Einträgen, die in
umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt werden. Die Blog-Einträge selbst sind eher kurze HTML-Dokumente. Blogs unterscheiden sich darin, wer die Einträge lesen und wer neue Einträge hinzufügen darf. Blogs werden in einer spezifischen Darstellung angezeigt.
Vorlagen
Vorlagenordner sind spezielle Ordner mit Vorlagen, die in andere Ordner kopiert wer-
den können. Als Vorlagen können beliebige Objekte verwendet werden, z.B. Dokumente jeglicher Art, Umfragen, Umlaufmappen und Aufträge oder sogar Ordner mit ihrem gesamten Inhalt. Typische Beispiele von Vorlagen sind Brief- oder Formularvorlagen mit umfangreichen Layout- und Formatierungsinformationen sowie ggf. Berechnungsformeln.
Websiteordner bieten eine komfortable Möglichkeit, Miniatur-Websites innerhalb von
BSCW zu erzeugen und zu verwalten. Abgesehen von den HTML-Dokumenten („Seiten“), die den Inhalt der Website ausmachen, enthält ein Websiteordner zwei spezielle
Dokumente: die Startseite und die Layoutseite; letztere dient als Standard-Rahmen für alle anderen HTML-Dokumente des Websiteordners. Zusätzlich verfügen Websiteordner über ein eigenes System von Elementen, das es Ihnen erlaubt, BSCW-Systemfunktionen in die Seiten eines Websiteordners einzubauen.
Die Kontaktstatusanzeige gibt für die Mitglieder eines gemeinsamen Arbeitsbereichs
Auskunft über ihre „Anwesenheit in BSCW“, d.h. über ihre aktuelle Aktivität in
BSCW. Die Kontaktstatusanzeige lässt sich wahlweise aktivieren und besteht aus klickbaren Einträgen, die zur Kontaktaufnahme mit den Mitgliedern verwendet werden können.
BSCW Desktop
Das BSCW Desktop-Programm ist eine lokale Anwendung, die das komfortable
Hochladen umfangreicher Mengen von Dokumenten unterstützt. BSCW Desktop bietet darüber hinaus das Verschlüsseln und Signieren von Dokumenten in gemeinsamen
Arbeitsbereichen auf Basis des PGP-Verfahrens (Pretty Good Privacy).
Outlook-Abgleich unterstützt den Abgleich von Kontakten und Terminen in BSCW mit entsprechenden Daten in Microsoft Outlook, d.h. BSCW-Benutzer, die lokal in einer Windows-Umgebung arbeiten, können ihre Kontaktlisten und persönlichen oder
Gruppenkalender in BSCW mit entsprechenden Daten in ihrer lokalen Outlook-Anwendung synchron halten.
Verschiedene andere Verbesserungen
Die Suche in BSCW ist durch die Benutzung von PyLucene zum Indexieren sowohl
von Dokumentinhalten als auch von Metadaten anderer Objekttypen beschleunigt wor-
den. Gemeinschaften sind vollständig reimplementiert worden, um auch Gemein-
schaften mit sehr vielen Mitgliedern ohne Verlust von Performanz zu unterstützen.
BSCW 4.4 Handbuch Überblick
9
2 Erste Schritte
Die Abschnitte dieses Kapitels beschreiben, was Sie tun müssen, um BSCW zu benutzen.
Einige dieser Schritte sind unerlässlich, und andere werden Ihnen die Arbeit mit BSCW erleichtern. Lesen Sie das ganze Kapitel gründlich durch, bevor Sie mit der Systembenutzung beginnen.
2.1 Als Benutzer registrieren
Damit Sie mit BSCW arbeiten können, müssen Sie sich zu Anfang einmal registrieren. Im
Anschluss an die unkomplizierte Anmelde-Prozedur ‚kennt‘ der BSCW-Server einen regis-
trierten Benutzer durch die Kombination aus
Benutzernamen,
Passwort und
Emailadresse.
Sie können mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort von jedem Rechner aus, der über einen Internetzugang verfügt, auf Ihre Ordner und Arbeitsbereiche zugreifen.
2.1.1
Als neuer Benutzer registrieren
Bei der Konfiguration eines BSCW-Servers wird festgelegt, ob zukünftigen Benutzern die
Selbstregistrierung erlaubt ist. Wenn Selbstregistrierung nicht zugelassen ist, kann nur der
Systemadministrator neue Benutzer registrieren. Ansonsten gehen Sie wie folgt vor.
Der Schlüssel zur Registrierung ist Ihre persönliche Emailadresse. Diese bekommt ein
BSCW-Server
von Ihnen selbst, wenn Sie auf der Eingangsseite Ihres BSCW-Servers (auf dem
öffentlichem BSCW-Server von FIT ist dies http://public.bscw.de/pub), auf [register first] klicken, um sich zu registrieren, oder
von einem bereits registrierten Benutzer, der Sie in einen Arbeitsbereich einlädt.
BSCW schickt Ihnen eine Emailnachricht an die angegebene Adresse. Diese Nachricht enthält eine spezielle URL, die Sie mit Ihrem Web-Browser öffnen.
Wenn Sie die URL öffnen (was Sie aus Sicherheitsgründen nur einmal können), erscheint ein
Formular, in das Sie Ihren Namen und Ihr Passwort eintragen.
Hinweis: Bitte lesen Sie vorher unsere Empfehlungen bezüglich der Wahl von Namen und
Passwort in den folgenden beiden Abschnitten. Sie können Ihren Benutzernamen später nicht
mehr ändern!
BSCW 4.4 Handbuch Erste Schritte
11
Danach können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort einloggen.
2.1.2
Benutzernamen wählen
Der Benutzername, den Sie wählen, dient Ihrer Identifizierung im gesamten Bereich des
BSCW-Servers. Wir empfehlen die Wahl Ihres Nachnamens als Benutzernamen (ohne Umlaute: ä = ae usw.).
Wenn Ihr Nachname auf dem Server bereits als Benutzername verwendet wird, so dass Sie damit für den BSCW nicht eindeutig identifizierbar sind, meldet BSCW Ihnen in der Registrierungsprozedur einen Fehler. In diesem Fall hängen Sie z.B. Ihren Vornamen oder eine
Ziffer an Ihren Nachnamen an.
Achtung: Sie können Ihren Namen selbst nicht mehr nachträglich ändern!
2.1.3
Passwort festlegen
Im Interesse der Sicherheit der Information auf dem BSCW-Server, zu der Sie Zugang haben, wählen Sie ein hinreichend sicheres Passwort, halten Sie es geheim und wechseln Sie es regelmäßig!
„Mit neuem Passwort registrieren“ auf S. 17 zeigt Ihnen, wie Sie ein neues Passwort eingeben
können.
Im Interesse der Sicherheit Ihres eigenen Rechners sollten Sie für BSCW nicht dasselbe Passwort wählen wie für Ihren lokalen Rechner.
Wichtig: BSCW unterscheidet sowohl beim Benutzernamen als auch beim Passwort zwischen großen und kleinen Buchstaben. Es ist allerdings nicht möglich, verschiedene Benutzernamen zu registrieren, die sich nur durch Groß-/Kleinschreibung unterscheiden.
2.2 Bei BSCW anmelden
Als registrierter Benutzer melden Sie sich zu Beginn jeder Arbeitssitzung an.
2.2.1
Arbeitssitzung starten
Sie starten eine Arbeitssitzung bei einem BSCW-Server, bei dem Sie als Benutzer registriert sind, indem Sie
die URL http://Ihr-BSCW-Server/bscw/bscw.cgi/ öffnen und damit Ihren persönlichen
Arbeitsbereich (‚home folder‘) aufrufen, oder
auf ein Objekt in einem Ihrer Ordner oder Arbeitsbereiche direkt über seine URL zugreifen, z.B. über ein Lesezeichen (‚bookmark‘).
Zur Anmeldung geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Statt mit Ihrem Benutzernamen können Sie sich auch mit Ihrer Emailadresse anmelden.
Nach der Überprüfung der übermittelten Daten ermöglicht Ihnen BSCW den Zugriff auf Ihren persönlichen Arbeitsbereich bzw. auf das Objekt in einem Arbeitsbereich, dessen URL Sie direkt eingegeben haben.
12
Erste Schritte
BSCW 4.4 Handbuch
Wenn Ihnen z.B. jemand die URL eines Ordners schickt, sehen Sie die entsprechende Ordner-
übersicht unmittelbar nach der Anmeldung (vorausgesetzt, Sie haben die nötigen Zugriffsrechte).
2.2.2
Arbeitssitzung beenden
Um Ihre Arbeitssitzung mit BSCW zu beenden
wählen Sie
Datei Abmelden im oberen Menü. Daraufhin wird Ihnen die öffentlich zugängliche Begrüßungsseite Ihres BSCW-Servers angezeigt.
Einige Browser verlangen zunächst eine erneute Authentifizierung. In diesem Fall müssen Sie sich mit leerem Passwort authentifizieren, um die Arbeitssitzung tatsächlich zu beenden. Ein Abbrechen der Authentifizierung schließt nicht Ihre Arbeitssitzung mit BSCW.
Für einige Web-Browser kann die explizite Abmeldung nicht angeboten werden. In diesem
Fall müssen Sie die Arbeitssitzung mit BSCW dadurch beenden, dass Sie den Web-Browser auf Ihrem lokalen Rechner schließen bzw. beenden. Bis zum Abmelden bzw. Schließen des
Browsers gelten die Zugriffsrechte, die Ihnen unter Ihrem Benutzernamen eingeräumt wurden.
Achtung: Wenn auch andere Personen Ihren lokalen Rechner benutzen (z.B. in einem öffentlichen Internet-Cafe), sollten Sie Ihre BSCW-Arbeitssitzung auf jeden Fall beenden, sobald
Sie Ihre Arbeit mit BSCW abgeschlossen haben.
2.2.3
Parallele Arbeitssitzungen
Sie können auf mehreren BSCW-Servern registriert sein, etwa auf einem eigenen Server in
Ihrer Firma und auf einem öffentlichen BSCW-Server. Dabei können Sie unter demselben oder verschiedenen Benutzernamen registriert sein.
Ihr Web-Browser kann zur selben Zeit nur einen registrierten Benutzer bei ein und demselben
BSCW-Server repräsentieren; parallele Arbeitssitzungen mehrerer registrierter Benutzer mit ein und demselben Browser bei einem BSCW-Server sind nicht möglich.
Jedoch ist es mit den meisten Web-Browsern möglich, gleichzeitig bei mehreren BSCW-Servern als Benutzer angemeldet zu sein; parallele Arbeitssitzungen bei verschiedenen BSCW-
Servern sind damit möglich.
Hinweis: BSCW-Objekte lassen sich zwischen verschiedenen Servern, bei denen Sie gleichzeitig angemeldet sind, nur über Ihren lokalen Rechner als physische Relaisstation transferieren: Sie speichern die Daten auf Ihrem lokalen System und laden sie anschließend auf den anderen BSCW-Server. Ihre Zwischenablagen auf den verschiedenen Servern sind nicht miteinander verbunden, auch wenn sie durch identische Icons dargestellt werden.
2.3 Sprache auswählen
Die Wahl der Sprache der BSCW-Benutzeroberfläche ist eine persönliche Einstellung, die vom Benutzer festgesetzt wird. Sie betrifft nur Ihre persönliche Sicht auf die dargestellten
Daten. Standardmäßig nimmt BSCW als Sprache für die Benutzeroberfläche die Sprache, die
Sie in Ihrem Web-Browser verwenden. Sie können auch eine andere Sprache auswählen:
BSCW 4.4 Handbuch Erste Schritte
13
Stellen Sie die Sprache Ihres Web-Browsers neu ein. Im Microsoft Internet Explorer z.B. wählen Sie „Extras > Internetoptionen > Allgemein > [Sprachen]“ und wählen dann Ihre bevorzugte Sprache aus. Falls Ihre gewünschte Sprache nicht aufgeführt ist, benutzen Sie den [Hinzufügen]-Knopf, um aus weiteren Sprachen auszuwählen.
Schieben Sie die gewünschte Sprache mit den [Nach oben]- und [Nach unten]-
Knöpfen an den Anfang der Liste.
Stellen Sie die Sprache direkt in BSCW über
Optionen Einstellungen ein, wo Sie auch angeben können, ob Sie die automatische Übernahme der Browser-Sprache wünschen oder nicht.
Passen Sie die Sprache möglichst zu Beginn Ihrer Arbeit mit BSCW an. Wenn Sie während einer Sitzung die vom Browser verwendete Sprache umstellen, kann diese Änderung in
BSCW möglicherweise nicht sichtbar werden. In diesem Fall schließen Sie bitte alle Browserfenster, starten den Browser erneut und eröffnen eine neue BSCW-Sitzung. Die ausgewählte
Sprache wird jetzt verwendet.
Wenn Sie Deutsch oder Englisch als Sprache der Benutzeroberfläche wählen, ist die Online-
Hilfe ebenfalls in Deutsch oder Englisch. Alle anderen Sprachen jedoch haben z.Zt. keine eigene Online-Hilfe und benutzen stattdessen die englische Version.
2.4 Persönliches Profil einstellen
In BSCW haben Sie ein persönliches Profil, das nützliche Informationen über Sie selbst enthält wie vollständigen Namen, Organisation, Anschrift, Telefonnummern, Foto, Verweise auf zusätzliche Informationen im Web, z.B. auf eine persönliche Homepage und die Website Ihrer
Organisation, Ihren öffentlichen Schlüssel für Verschlüsselung und digitale Signatur von Dokumenten sowie technische Details Ihrer Kommunikationsinfrastruktur, die es anderen Benutzern erleichtert, mit Ihnen in Kontakt zu treten.
Um Informationen in Ihre persönliche Info-Seite einzutragen oder zu ändern,
wählen Sie
Optionen Profil Ändern
.
Um das Erscheinungsbild Ihrer persönlichen Info-Seite zu überprüfen,
wählen Sie
Optionen Profil Zeigen
.
Das Formular ‚Persönliches Profil ändern‘, wo Sie Informationen für Ihr persönliches Profil eintragen oder ändern, besteht aus einer Reihe von Registerkarten, die jeweils eine Gruppe von Informationen für Ihr persönliches Profil enthalten:
Persönliche Daten
Ihre persönlichen Daten umfassen vollständigen Namen, Organisation, Telefonnummern,
Foto, Homepage, Anschrift und Emailadresse. Alle diese persönlichen Daten werden auf Ihrer persönlichen Info-Seite dargestellt und sind damit allen Benutzern Ihres BSCW-Systems zugänglich. Vollständiger Name und Organisation aus Ihrem persönlichen Profil werden auch in
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Erste Schritte
BSCW 4.4 Handbuch
Einträgen über Sie in Adressbüchern und Mitglieder-Seiten benutzt. Solch ein Eintrag schreibt sich z.B. wie folgt schmuecke (Erika Schmücke, Regex AG) wenn vollständiger Name und Organisation angegeben wurden. Wenn der vollständige Name jedoch fehlt, wird der Benutzer folgendermaßen dargestellt: schmuecke <[email protected]>
Das Feld ‚Primäre Emailadresse‘ ist auf diejenige Emailadresse gesetzt, an die BSCW Ihre
Nachrichten schickt (z.B. die täglichen Arbeitsbereichsberichte). Standardmäßig ist das die
Emailadresse, mit der Sie sich registriert haben. Wenn sich Ihre Emailadresse geändert hat oder wenn Sie zusätzliche Emailadressen benutzen wollen, geben sie die neue oder die weiteren Adressen bitte unter ‚Weitere Emailadressen hinzufügen‘ ein. Für jede dieser weiteren
Emailadressen müssen Sie einen Prozess durchlaufen, der Ihrer ersten Registrierung ähnelt.
Wenn Sie mehrere Emailadressen registriert haben, können Sie eine neue primäre Emailadresse durch Auswahl im entsprechenden Feld festlegen. Beachten Sie, dass abhängig von der
Server-Konfiguration nicht jeder Benutzer weitere Adressen eingeben kann und auch der Bereich für zulässige Adressen auf bestimmte Email-Domains eingeschränkt sein kann.
Bild
Um Ihrem persönlichen Profil ein Bild von sich hinzuzufügen, können Sie im Feld ‚URL mit
Foto‘ eine URL angeben, die auf ein solches Bild im Web verweist. Alternativ können Sie ein
Bild von Ihrem lokalen Computer auf den BSCW-Server hochladen. Benutzen Sie dazu die
Schaltfläche [Browse...] bzw. [Durchsuchen...], um ein Bild auf Ihrem lokalen Computer auszuwählen, oder geben Sie im Feld ‚Lokale Datei‘ den vollständigen Pfad an. Ein bereits existierendes Bild wird durch diese Aktion ersetzt.
Die hochgeladene Bilddatei wird in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘) gespeichert. Geben Sie einen Namen für das Bild an, falls Sie einen anderen als den lokalen
Dateinamen wünschen. Die Zugriffsrechte werden so gesetzt, dass alle Benutzer das Bild ansehen dürfen. Das Feld ‚URL mit Foto‘ verweist nach dem Hochladen auf dieses Bilddokument.
MIME-Typ und Kodierung des Bildes werden in aller Regel korrekt erkannt und zugewiesen.
Wenn Sie dabei sind, Ihr Foto im persönlichen Profil auszuwechseln, ist das MIME-Typ-Feld auf den MIME-Typ des letzten hochgeladenen Bildes gesetzt. Wenn das neue Bild einen anderen MIME-Typ hat, z.B. .gif statt .jpeg, vergewissern Sie sich, dass Sie den richtigen
MIME-Typ des neuen Bildes auswählen. Das kann natürlich auch später noch korrigiert werden, z.B. mit der Aktion
Arbeitsbereich.
Ändern Typ für das Bilddokument in Ihrem persönlichen
Hinweis: Sie können Ihr Bild im persönlichen Profil auch dadurch austauschen, dass Sie das entsprechende Bilddokument in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich ersetzen. Selbst wenn Sie das hochgeladene Bild in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich löschen, wird das entsprechende
Bild wegen des Zugriffsrechts für alle Benutzer immer noch auf Ihrer persönlichen Info-Seite angezeigt.
Weitere Informationen
Mit der ‚Ortszeit‘ können Sie die Zeitzone setzen, in der Sie sich gerade befinden. Alle Zeitangaben an der BSCW-Benutzerschnittstelle, z.B. die Zeitpunkte von Ereignissen, werden an diese persönliche Einstellung angepasst. Standardmäßig ist als Zeitzone die Zeitzone Ihres
BSCW 4.4 Handbuch Erste Schritte
15
BSCW-Servers gesetzt. Wenn Sie keine Zeitzone ausgewählt wählen, können Sie Ihre lokale
Zeitzone in den Feldern ‚Stunde‘ und ‚Minute‘ angeben (der Wert im letzteren Feld sollte 0 oder 30 sein). Bei jeder anderen Auswahl der Zeitzone werden Eingaben in diesen Feldern ignoriert.
Text, den Sie im Feld ‚Weitere Informationen‘ eingeben, wird in Adressbüchern und auf den
Mitgliedsseiten Ihrer Arbeitsbereiche als zusätzliche Beschreibung unter Ihrem persönlichen
Eintrag angezeigt. Hier können Sie auch HTML-Text eingeben (muss mit <P> anfangen), der von BSCW so umgesetzt wird, dass er von Browsern interpretiert wird. So können Sie hier beispielsweise Text mit einem Verweis auf die Web-Seiten Ihrer Organisation oder Abteilung eingeben, was im Feld ‚Organisation‘ der Registerkarte ‚Persönliche Daten‘ nicht möglich ist.
Öffentlicher Schlüssel
Hier können Sie Ihren öffentlichen Schlüssel für Verschlüsselung und digitale Signatur von
Dokumenten im Rahmen der Benutzung von BSCW Desktop angeben. Einzelheiten enthält
die Online-Hilfe von BSCW Desktop (dieses Programm kann über
Optionen Einstellungen im oberen Menü installiert werden). Diese Registerkarte erscheint nur, wenn die Unterstützung von Speicherung und Austausch von Schlüsseln für das Verschlüsselungsverfahren für Ihren
BSCW-Server freigeschaltet ist.
Wählen Sie die Datei mit dem öffentlichen Schlüssel, indem Sie die Schaltfläche [Browse...] bzw. [Durchsuchen...] verwenden, oder geben Sie im Feld ‚Lokale Datei‘ den vollständigen
Pfad an. Wahlweise können Sie einen Namen und eine Beschreibung des Schlüssels angeben.
Kommunikation
Hier können Sie Informationen eingeben, die es anderen Benutzern erleichtert, mit Ihnen in
Kontakt zu treten (Online-Verzeichisse, Aufsetzen von Computerkomferenzen, Instant Mes-
2.5 Browser konfigurieren
Bevor Sie den BSCW-Server benutzen, überprüfen Sie bitte die Konfiguration Ihres Browsers.
Der Browser muss eine Seite jedesmal beim BSCW-Server überprüfen, bevor er sie aus seinem temporären Speicher (‚cache‘) lädt. Das funktioniert mit den aktuellen
Versionen der meisten Browser einwandfrei. Sollten Sie jedoch diesbezügliche Zweifel haben (Ihre Änderungen werden auf BSCW-Seiten nicht angezeigt), sollten Sie
Ihre Browser-Einstellung überprüfen. Im Microsoft Internet Explorer 6.0 wählen Sie z.B. „Extras > Internetoptionen > Allgemein > Temporäre Internetdateien > Einstellungen > Bei jedem Zugriff auf die Seite“. Das genaue Verfahren, diese Option zu setzen, hängt von Ihrem Browser und der Browserversion ab.
Stellen Sie sicher, dass die Uhr an Ihrem Rechner richtig eingestellt ist. Andernfalls kann es zu Problemen bei der Synchronisierung zwischen dem BSCW-Server und den
Seiten in Ihrem lokalen Cache kommen.
Wenn Sie die mit JavaScript verbesserte Benutzeroberfläche nutzen wollen, müssen
Sie Ihren Web-Browser so konfigurieren, dass JavaScript aktiviert ist und Cookies akzeptiert werden.
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Erste Schritte
BSCW 4.4 Handbuch
Wenn Sie MS Internet Explorer benutzen, sollten Sie die Option „Extras > Internetoptionen > Erweitert > Browsing > Kurze HTTP Fehlermeldungen anzeigen“ ausschalten, da der Internet Explorer sonst wenig hilfreiche Fehlermeldungen anzeigt.
Die folgenden BSCW-Erweiterungen sind als Java-Applets realisiert:
JUploader-Applet und ‚Drag & drop‘-Uploader – Hilfsprogramme zum bequemen
JMonitor – synchrone Gruppenwahrnehmung in Ihren Arbeitsbereichen,
Aktenkoffer – Synchronisierung Ihrer BSCW-Arbeitsbereiche mit Ihrem lokalen
Dateisystem,
Outlook-Abgleich – Synchronisierung Ihrer Kontaktlisten und Kalender in BSCW mit
Ihren lokalen Outlook-Daten.
Wenn Sie diese Erweiterungen nutzen wollen, müssen Sie Ihren Web-Browser so konfigurieren, dass JavaScript interpretiert wird und lokal installierte Java-Applets ausgeführt werden.
Wie Sie dabei im einzelnen vorgehen, unterscheidet sich von Plattform zu Plattform und von
Browser zu Browser. Bitte konsultieren Sie das Handbuch Ihres Browsers.
Sofern Dokumente, die Sie von Ihren Arbeitsbereichen heruntergeladen haben, von Ihrem
Web-Browser (u.U. mit Hilfe von vorher installierten Plugins) angezeigt werden können, brauchen Sie die die Konfiguration Ihres Browsers nicht zu ändern, um BSCW benutzen zu können.
Wenn Sie allerdings Dokumente in spezifischen Anwendungsformaten mit anderen Mitgliedern eines Arbeitsbereichs austauschen wollen (also in Dateiformaten, die eine bestimmte Anwendung voraussetzen wie z.B. WordPerfect, Excel oder Photoshop), sollten Sie Ihren Browser so konfigurieren, dass er den MIME-Typ (standardisierte Kennung für Dateiformate im
Internet) heruntergeladener Dateien auswertet und die Dateien mit dem richtigen Programm
öffnet. Wie Sie dabei vorgehen müssen, ist wiederum von Plattform und verwendetem Browser abhängig. Bitte konsultieren Sie das Handbuch Ihres Browsers.
Wenn Sie diese Anpassung Ihres Browsers unterlassen, wird er Sie bei jeder Datei, die er nicht darstellen kann, nach der gewünschten Aktion fragen. Wenn Sie einen neueren Browser benutzen, wird er Ihnen dabei anbieten, zwischen dem MIME-Typ der Datei und dem dafür von Ihnen gewählten Programm eine feste Beziehung herzustellen, auf die er zurückgreift, wenn wieder eine Datei mit diesem MIME-Typ übermittelt wird.
2.6 Passwort ändern
Ihr Passwort können Sie jederzeit nach Belieben ändern.
Wählen Sie
Optionen Passwort ändern
.
Füllen Sie das Formular ‚Passwort ändern‘ aus und klicken Sie [OK]. Nun werden Sie aufgefordert, sich erneut zu authentisieren.
2.7 Mit neuem Passwort registrieren
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie nicht mehr auf Ihre BSCW-Arbeitsberei-
che zugreifen – und daher natürlich auch Ihr Passwort nicht wie oben beschrieben ändern.
Für genau diesen Notfall bietet BSCW das folgende Vorgehen an:
BSCW 4.4 Handbuch Erste Schritte
17
Öffnen Sie die Eingangsseite Ihres BSCW-Servers (auf dem öffentlichem BSCW-
Server von FIT ist dies http://public.bscw.de/pub), und klicken Sie auf [reregister], um sich erneut anzumelden.
Geben Sie eine Emailadresse an, die BSCW bereits mit Ihrem Namen verknüpft hat
(z.B. Ihre primäre Emailadresse), und schicken Sie das Formular ab.
BSCW schickt an diese Adresse eine Nachricht mit der URL eines Formulars, in dem
Sie ein neues Passwort zu Ihrem Benutzernamen angeben können.
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Erste Schritte
BSCW 4.4 Handbuch
3 Grundbegriffe und
-funktionen
Die Abschnitte dieses Kapitels vermitteln Ihnen Grundkenntnisse über BSCW. Einige der hier beschriebenen Details können in manchen Ihrer Arbeitsbereiche nicht vorhanden sein oder anders funktionieren. Das kann folgende Gründe haben:
Sie wurden in einer Rolle mit reduzierten Rechten in einen Arbeitsbereich eingeladen.
Ihr Benutzerprofil erlaubt Ihnen weniger Aktionen als hier gezeigt. Alle neuen Benutzer sind automatisch als Anfänger eingestuft, bis sie selbst diese Einstufung ändern,
wie in 4.2.3.1 „Kompetenzniveaus“ auf S. 56 beschrieben.
Die Konfiguration des von Ihnen benutzten BSCW-Servers unterstützt bestimmte
Funktionen nicht.
Weitere Möglichkeiten, einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich einzurichten und zu ver-
walten, finden Sie in Kapitel 4 „Weitere Funktionen“ auf S. 51.
3.1 Die Standard-Benutzeroberfläche
BSCW verwaltet zwei Grundklassen von Objekten:
Objekte, die keine weiteren Objekte enthalten: o
Dokument o
Notiz o
URL o
Termin o
Blog-Eintrag o
Balkendiagramm (eines Projekts) o
Umfrage o
Kontakt o
Benutzer
Objekte, die andere Objekte enthalten können (‚Container-Objekte‘): o
Ordner o
Suchordner o Kalender
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
19
o
Diskussion o
Blog o
Emailnachricht o
Vorlagenordner o
Websiteordner o
Dokumentensammlung (DokSet) o
Projekt o
Gewerk (eines Projekts) o
Laufmappe o
Auftrag o
Kontaktliste o
Mitgliedergruppe (eines Arbeitsbereichs) o
Gemeinschaft o
Adressbuch o
Zwischenablage o
Papierkorb
Die Inhalte von Container-Objekten werden von BSCW in Übersichtsseiten dargestellt, die eine gemeinsame Grundstruktur und -funktionalität aufweisen. Die Übersichtsseite eines Ordners kann als Modell für solche Seiten angesehen werden.
Die Web-basierte Darstellung von Ordnern, Kalendern, Diskussionen oder von persönlichen
Objekten wie Adressbuch oder Zwischenablage hat immer eine zweiteilige Struktur, die aus
einem Kopfbereich und
einer Liste von Einträgen besteht. Die folgenden Abschnitte beschreiben die allgemeine Struktur und Funktionalität dieser Übersichtsseiten, wobei die Ordnerseite als Beispiel dient.
3.1.1
Kopfbereich
Die folgende Abbildung zeigt die Elemente des Kopfbereichs einer Ordnerseite.
Abbildung 7: Elemente im Kopfbereich
20
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Der Kopfbereich einer Ordner-Übersichtsseite – wie der Kopfbereich einer Kalenderseite, einer Adressbuchseite usw. – besteht aus den folgenden Elementen.
Die obere Menüleiste enthält die Menüs zum Erzeugen und Handhaben von Objekte in Ordnern (oder Ka-
lendern, Diskussionen usw.). Einzelheiten finden sich in 3.3 „Aktionen“ auf S. 28.
Die Aktionssymbolleiste bietet häufig gebrauchte Funktionen wie das Erzeugen von Objekten wie z.B. Dokumenten, Unterordnern oder Diskussionen, das Starten einer Suche oder den Zugriff auf
Informationen über den aktuellen Ordner an.
Die Schnellzugriffsleiste gibt direkten Zugriff auf persönliche Objekte wie den persönlichen Arbeitsbereich
(‚home folder‘), Zwischenablage, Papierkorb, Adressbuch oder Kalender.
Die Navigationsleiste zeigt in der Form :Ihr-Benutzername / aktive Arbeitsbereiche die Position des aktuellen Objekts in Ihrer Ordnerhierarchie als Pfad von Ihrem persönlichen Arbeitsbereich zum aktuellen Objekt an. Die im Pfad benutzten Namen sind Verweise auf die betreffenden Ordner-Übersichtsseiten.
Das Banner ist im Regelfall leer, kann aber individuell für jeden Ordner mit Text und Grafik ge-
staltet werden (siehe 4.3.4 „Banner für einen Arbeitsbereich erstellen“ auf S. 59).
Das Auswahlmenü für Mehrfachselektion bietet Schaltflächen an zum
Auswählen oder Aufheben der Auswahl aller Einträge auf der Seite,
Einschalten oder Ausschalten der Anzeige von Unterordnern, wenn die Option
Ansicht Ausklappbar aktiviert ist,
Anwenden der aufgeführten Aktionen auf die ausgewählten (markierten) Objekte.
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
21
Das Kontextmenü befindet sich in der rechten unteren Ecke des Kopfbereichs und bietet alle Aktionen an, die auf dem aktuellen Ordner möglich sind.
3.1.2
Inhaltsliste
Der Inhaltsteil einer Ordnerseite, Adressbuchseite usw. besteht aus einer Liste von Einträgen, die jeweils ein Objekt repräsentieren, das in dem betreffenden Ordner enthalten ist. Jeder
Objekteintrag beginnt mit dem Informations-Icon, gefolgt von einem Auswahlkästchen und einem Icon für den Objekttyp. Als nächstes kommen der Namen des Objekts und seine Größe
(im Falle eines Ordners die Zahl der enthaltenen Objekte, ansonsten die Größe in Bytes).
Anschließend können Icons folgen, die zu verschiedenen Zusatzinformationen führen, z.B.
verweist bei einem Ordner das Mitglieder-Icon
auf die Mitglieder der Gruppe, mit der Sie
den Ordner teilen. Der Eintrag endet auf der rechten Seite mit der Schaltfläche für das
Aktionsmenü mit den Aktionen, die auf das Objekt angewandt werden können, das durch den
Eintrag dargestellt wird.
Klicken Sie auf den Namen des Objekteintrags, um den Inhalt angezeigt zu bekommen. Falls es sich bei dem Objekt um ein Dokument handelt, das Ihr Web-Browser nicht darstellen kann, können Sie die entsprechende Datei herunterladen und anschließend mit einer passenden
Anwendung öffnen.
Bitte beachten Sie, dass Kalenderseiten anders aussehen und funktionieren als die hier beschriebenen Ordnerseiten.
Einträge sortieren
BSCW kann die Objekteinträge nach verschiedenen Kriterien sortieren. Wählen Sie
Ansicht
Sortieren
, um die Einträge in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge anzuzeigen:
nach Name
nach Typ
nach Datum der letzten Änderung
nach Größe
nach Bewertung
Sie können die Einträge auch sortieren, indem Sie auf eine der Spaltenüberschriften der Ordnerliste klicken, z.B. auf ‚Name‘ oder ‚Letzte Änderung‘.
22
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Anzeigen des ganzen Inhalts
Sie können den gesamten Inhalt eines Ordners anzeigen lassen, indem Sie
Inhalt im Kontextmenü des jeweiligen Ordners auswählen.
Dies lässt eine eingerückte Liste erscheinen, die nicht nur die Objekte aufführt, die direkt im
Ordner enthalten sind, sondern auch die Objekte, die in Unterordnern, Unter-Unterordnern usw. enthalten sind. Durch Klicken auf den Namen des Ordners in der Navigationsleiste kehren Sie zur normalen Ordneransicht zurück.
3.2 Gemeinsam nutzbare Objekte
In BSCW können Sie Objekte verschiedener Typen in einem Arbeitsbereich erzeugen, ver-
Dokument
(in diesem Beispiel eine PDF-Datei)
Dokument unter Versionskontrolle [1.2]
(in diesem Beispiel eine HTML-Datei)
Notiz
URL (Verweis)
Ordner
Suchordner
(in diesem Beispiel eine Suche im WWW mit AltaVista)
Kalender
Diskussion
Blog
Emailnachricht
Vorlagenordner
Websiteordner
DokSet (Dokumentensammlung)
Projekt
Laufmappe
Auftrag
Umfrage
Kontaktliste
Wenn Objekte der obigen Typen in der Inhaltsliste einer Ordnerseite aufgeführt werden, zeigt das Icon vor dem Objekt an, zu welchem Typ das Objekt gehört. Bei einem Dokument zeigt
das Icon an, welcher MIME-Typ dem Dokument zugeordnet ist.
3.2.1
Dokument
Jede von Ihrem lokalen System hochgeladene Datei wird in BSCW als Dokument dargestellt.
Dokumente können Text, Grafik, Tabellenkalkulationen, Druckdateien, Bilder oder Audio
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
23
und Videodaten enthalten, die typischerweise in verschiedenen, z.T. anwendungsspezifischen
Dateiformaten abgespeichert werden. Diese Dateiformate werden im Internet in Form von
MIME-Typen repräsentiert. Alle Dokumente in BSCW haben einen MIME-Typ, den sie beim
Hochladen erhalten. BSCW stellt den jeweiligen MIME-Typ durch ein spezielles Icon vor
dem Dokumentnamen dar, sofern der BSCW-Server für diesen MIME-Typ über ein solches
Icon verfügt. Andernfalls wird das Icon angezeigt.
BSCW unterstützt für folgende zwei Arten von Dokumenten besondere Funktionen.
Text- und HTML-Dokumente:
Dokumente vom MIME-Typ ‚Plain text‘ und ‚HTML‘ ( text/plain bzw.
text/HTML
) können direkt in BSCW editiert werden (Aktion
Bearbeiten
, siehe 5.1 „Dokumente direkt bearbeiten“ auf S. 97).
Zip/Winzip- und Tar-Archive:
BSCW kann aus den Objekten eines Ordners (einschließlich persönlicher Objekte wie
Ihrer Zwischenablage oder Ihres Papierkorbs) ein Zip/Winzip- oder Tar-Archiv erstellen. Solche Archive sind wiederum BSCW-Dokumente (MIME-Typ application/ zip oder application/tar
). Außerdem kann BSCW die Dateien aus Zip/Winzipund Tar-Archiven, die Sie von Ihrem lokalen System hochgeladen haben, auspacken; die Dateien werden als Dokumente und Ordner in Ihre Zwischenablage eingestellt
(Aktionen
Archivieren und
Extrahieren
, siehe 9.1 „Objekte archivieren“ auf S.
Wenn Sie einen Dokumentnamen anklicken, können abhängig vom MIME-Typ des Dokuments und von der Konfiguration Ihres Web-Browsers unterschiedliche Dinge geschehen:
der Web-Browser interpretiert das Dokument und zeigt es als Bild, Text oder Webseite an;
ein Programm auf Ihrem lokalen Rechner, welches das Dokument anzeigen oder bearbeiten kann, wird gestartet;
eine Dialog-Box wird angezeigt, mit der Sie das Dokument lokal abspeichern können;
der Web-Browser bietet Ihnen eine Reihe von Optionen an, mit dem Dokument umzugehen.
3.2.2
Dokument unter Versionskontrolle
Die Versionskontrolle ist ein mächtiges und komfortables Instrument, das verhindert, dass ein
Dokument, von dem mehrere Bearbeitungsstufen oder Fassungen gespeichert werden sollen, versehentlich überschrieben wird. Außerdem wird gewährleistet, dass für jede Bearbeitung nur die jeweils neueste Fassung des Dokuments verwendet wird. BSCW verlangt dabei die
Einhaltung von einigen Mindestregeln.
3.2.3
Notiz
Eine Notiz ist typischerweise eine kurze Mitteilung, die Sie in BSCW erstellen. Notizen sind ein geeignetes Mittel, um
die Mitglieder eines Arbeitsbereichs über ein Thema zu informieren,
eine Diskussion zu einem Problem zu starten oder daran teilzunehmen,
alle Mitglieder um eine Stellungnahme zu einem Thema zu bitten.
24
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Innerhalb einer Diskussion können Notizen als eigenständige Beiträge oder als
Antwort auf andere Notizen innerhalb eines Diskussionsstrangs erstellt werden. Außerhalb von Diskussionen kann eine Notiz als Eintrag in Ihrer Zwischenablage oder Ihrem Papierkorb existieren, wenn Sie sie ausgeschnitten, kopiert oder entfernt haben.
3.2.4
URL
Ähnlich wie ein Eintrag in einer Liste von Lesezeichen oder Favoriten in Ihrem Web-Browser bietet ein URL-Objekt direkten Zugriff auf ein Objekt, das sich nicht im aktuellen Ordner befindet, sondern im Web, auf einem FTP-Server o.ä. Ein URL-Objekt kann auch benutzt werden, um auf ein BSCW-Objekt in einem anderen Ordner auf demselben BSCW-Server
zuzugreifen (siehe 4.9 „URLs für Objekte in Arbeitsbereichen“ auf S. 89).
Eine URL besteht im Wesentlichen aus ihrem Namen und der Adresse eines Objekts, z.B.
http://www.bscw.de/files/help-4.4/german/. Namen und Adresse geben Sie in ein Formular ein, wenn Sie durch Klicken auf
Datei Neu URL ein URL-Objekt erzeugen. URL-Objekte können auch von der Ergebnisseite einer BSCW-Suche im Web kopiert werden. Markieren
Sie die gewünschten Sucheinträge und kopieren Sie diese Auswahl in Ihre Zwischenablage; fügen Sie anschließend die Suchergebnisse in den gewünschten Ordner ein.
Ein URL-Objekt verfügt über die folgenden besonderen Aktionen im Aktionsmenü:
Überprüfen
überprüft die URL auf Erreichbarkeit;
URL hochladen speichert den Inhalt des Dokuments oder Objekts, auf das eine URL verweist, in Ihrem Arbeitsbereich;
Bewerten lässt Sie die Qualität des Dokuments oder Objekts, auf das eine URL verweist, auf einer 5-wertigen Skala bewerten.
3.2.5
Ordner
Ordner sind das grundlegende Werkzeug, um die Objekte, die Sie in BSCW erstellt oder dorthin transferiert haben, zu organisieren. Ein Ordner kann beliebige Objekte enthalten, auch andere Ordner, Diskussionen oder einen Kalender.
Klicken Sie auf das Ordner-Icon oder den Namen des Ordners, um den Inhalt des
Ordners unter seinem Namen in der aktuellen Ordner-Übersicht anzeigen zu lassen.
3.2.6
Suchordner
Ein Suchordner enthält die Ergebnisse einer Suche – als Liste von Verweisen auf BSCW-
Objekte bei Suchen in BSCW, als Liste von URLs bei einer Web-Suche.
Sie können den Inhalt eines Suchordners als Ganzes verändern, indem Sie
bei einer Web-Suche einen weiteren Abschnitt der Trefferliste, die die Suchmaschine bietet, hinzufügen oder
die Suchanfrage identisch (zur Aktualisierung) oder modifiziert (z.B. zur Präzisierung) wiederholen.
Für eine Weiterverwendung von ausgewählten Ergebnissen einer Web-Suche können Sie diese in Ihre Zwischenablage kopieren und von dort in einen anderen Ordner einfügen.
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
25
3.2.7
Kalender
Der Kalender unterstützt verschiedene Ansichten (Jahr, Monat, Woche, Tag), wie man es von
herkömmlichen Kalendern gewöhnt ist. Die Benutzer können ihre Termine direkt in den
Kalender eintragen. Zusätzlich zum persönlichen Kalender, den jeder Benutzer hat, kann man
Kalender in beliebigen Arbeitsbereichen anlegen. Diese Kalender können dann von den
Mitgliedern des Arbeitsbereichs und anderen Benutzern als Gruppenkalender benutzt werden.
Die Funktionen des Kalenders unterstützen Sie sowohl bei der Planung und der Vorbereitung von Terminen als auch bei deren Dokumentation für die eingeladenen Teilnehmer unabhängig davon, ob es sich nun um ein reales Treffen in Person oder ein virtuelles Treffen per
Computerkonferenzprogramm handelt. Selbstverständlich können Sie auch Personen zu Terminen einladen, die nicht zu Ihrem aktuellen Arbeitsbereich gehören.
3.2.8
Diskussion
Eine Diskussion ist ein Ordner, der nur Notizen enthält.
Die Grundidee ist den populären Usenet News entlehnt: eine Diskussion entspricht einer
Newsgroup, die Verknüpfung von Notizen zu einem Diskussionsstrang entspricht einem thematischen roten Faden. Ein wichtiger Unterschied ist, dass Sie in BSCW den Zugang zu der Diskussion und zu einzelnen Notizen darin über die Vergabe von Zugriffsrechten steuern können.
Um sich die Beiträge zu einer Diskussion anzusehen,
wählen Sie
Diskussion.
Inhalt oder klicken Sie auf das Diskussions-Icon oder den Namen der
Sie können Diskussionen außerdem dazu benutzen, um Anmerkungen an Dokumente und
3.2.9
Blog
Ein Blog (Abkürzung für „Web log“, so viel wie Web-Tagebuch) besteht aus einer Folge von
Einträgen, die in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt werden, d.h. der letzte
Eintrag wird als erster angezeigt. Die Blog-Einträge selbst sind HTML-Dokumente, normalerweise eher kurze Texte. Sie können auch Bilder und Verweise auf andere Web-Dokumente enthalten. Blogs unterscheiden sich darin, wer die Einträge lesen und wer neue Einträge hinzufügen darf. Standardmäßig darf jeder, der einen Eintrag lesen darf, auch einen Kommentar hinzufügen.
Blogs werden in einer spezifischen Darstellung angezeigt, die noch nach eigenen Vorstellungen verändert werden kann. Blogs können als solche angezeigt werden oder eingebettet in eine normale BSCW-Seite bzw. eine benutzerdefinierte Webseite. Zusätzlich können Blogs auch als RSS-Nachrichtenquelle angezeigt werden. Man kann eine solche Blog-Nachrichtenquelle abonnieren, um über die neuesten Blog-Einträge im Bilde zu sein.
3.2.10 Emailnachricht
Sie können Emailnachrichten direkt an einen BSCW-Ordner schicken, wenn dieser Ordner
das zulässt. Solche Emailnachrichten können beliebige Anhänge enthalten und werden in
BSCW als Objekte des Typs Emailnachricht nach Internet-Standard RFC 822 abgespeichert.
So können Sie z.B. ganz einfach ein komplettes Emailarchiv Ihres Projekts erstellen, indem
Sie die Emailadresse eines Ordners in Ihren Emailverteiler aufnehmen. Die Mitglieder Ihres
26
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Projektteams brauchen nun nicht mehr alle wichtigen Emailnachrichten in Ihren eigenen
Emailsystemen zu speichern.
Emailversand ist auch eine bequeme Möglichkeit zum Einbringen von Dokumenten in
BSCW-Arbeitsbereiche – alternativ zum Hochladen dieser Dokumente über die Web-basierte
Benutzerschnittstelle.
3.2.11 Vorlagenordner
Vorlagenordner sind spezielle Ordner mit Vorlagen, die in andere Ordner kopiert werden kön-
nen. Als Vorlagen können beliebige Objekte verwendet werden, z.B. Dokumente jeglicher
Art, Umfragen, Umlaufmappen und Aufträge oder sogar Ordner mit ihrem gesamten Inhalt.
Typische Beispiele von Vorlagen sind Brief- oder Formularvorlagen mit umfangreichen Layout- und Formatierungsinformationen sowie ggf. Berechnungsformeln. Die Vorlagen werden nach dem Kopieren mit spezifischem Inhalt ausgefüllt.
Zusätzlich zu benutzerdefinierten Vorlagenordnern, die Vorlagen für den Gebrauch einer einzelnen Person oder einer Arbeitsgruppe enthalten, gibt es noch systemweite Vorlagenordner, die für alle registrierten Benutzer des BSCW-Servers zugänglich sind und die vom Systemadministrator verwaltet werden.
3.2.12 Websiteordner
Websiteordner bieten eine komfortable Möglichkeit, Miniatur-Websites innerhalb von BSCW
zu erzeugen und zu verwalten. Abgesehen von den HTML-Dokumenten („Seiten“), die den
Inhalt der Website ausmachen, enthält ein Websiteordner zwei spezielle Dokumente: die
Startseite, die angezeigt wird, wenn man auf den Namen oder das Icon eines Websiteordners klickt, und die Layoutseite, die als Standard-Rahmen für alle anderen HTML-Dokumente des
Websiteordners dient und damit ein konsistentes Layout aller Seiten eines Websiteordners sicherstellt.
Zusätzlich verfügen Websiteordner über ein eigenes System von Elementen mit einer wiki-
ähnlichen Syntax (
[element …]
), das es Ihnen erlaubt, BSCW-Systemfunktionen in die Seiten eines Websiteordners einzubauen. Beispiele sind das Datum der letzten Änderung einer
Seite, Verweise zum Bearbeiten einer Seite, die Anzeige der Historie einer Seite oder gar ganze Aktionsmenüs.
3.2.13 DokSet (Dokumentensammlung)
Eine Dokumentensammlung oder kurz DokSet ist ein spezialisierter Ordner, der dazu gedacht
ist, die Verwaltung einer größeren Anzahl von Dokumenten, die kontinuierlich fortgeschrieben und in regelmäßigen Abständen publiziert werden müssen, zu erleichtern. Ein Beispiel ist das Management von Websites. Dokumentensammlungen enthalten typischerweise Textvorlagen mit Sätzen von Textvariablen sowie weitere Dokumentensammlungen (für die hierarchische Strukturierung). Dokumentensammlungen haben eine Aktion
Auswerten
, die die aktuellen Dokumente aus den Vorlagen und den Werten der Textvariablen erzeugt.
3.2.14 Projekt
Ein Projekt ist ein besonderer Typ von Ordner, der dazu dient, zeitliche Bedingungen und Ab-
hängigkeiten in Projekten zu definieren und zu verwalten. Dabei sind die Projekte als einzelne
‚Gewerke‘ organisiert, die ihrerseits einen verantwortlichen Eigentümer sowie Start- und
Endtermin besitzen.
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
27
3.2.15 Laufmappe
Laufmappen gleichen normalen Ordnern, insofern sie andere Objekte wie Dokumente und
Notizen enthalten können. Darüber hinaus ist Laufmappen eine Liste von Aufgaben, die mit dem Inhalt der Mappe durchgeführt werden sollen, zugeordnet. Eine Laufmappe wird nacheinander denjenigen Benutzern zugeleitet, die für die einzelnen Aufgaben verantwortlich sind, und zwar in der Reihenfolge, wie sie in der Aufgabenliste angegeben ist.
3.2.16 Auftrag
Aufträge stehen für etwas, das ein Auftraggeber von einem oder mehreren anderen Benutzern,
den Auftragnehmern, erledigt haben möchte. Ein Auftrag kann wie ein normaler Ordner relevantes Material enthalten. Ein Auftrag kann aber auch in Unteraufträge aufgeteilt werden, die ihrerseits mithilfe von Datenfeldern zu einem Workflow-Prozess verbunden werden können.
Jeder Benutzer hat eine persönliche Auftragsliste, die alle Aufträge enthält, die ein Benutzer als Auftragnehmer erledigen soll.
3.2.17 Umfrage
Eine Umfrage besteht aus Fragen, die jeweils eine oder mehrere Antworten erlauben. Eine
Umfrage richtet sich entweder nur an die Mitglieder des Arbeitsbereichs, zu dem sie gehört, oder an die Öffentlichkeit. Die Beantwortung der Fragen ist nur während des Umfragezeitraums möglich. Umfrageergebnisse können während und nach der Umfrage in grafischer
Form angezeigt werden. Die Ergebnisse können auch für eine weitere Bearbeitung exportiert werden.
3.2.18 Kontaktliste
Kontaktlisten sind spezielle Ordner, in denen Sie Kontakt-Informationen zu Personen, mit
denen Sie in Verbindung stehen, verwalten können. Kontaktlisten können in beliebigen Ordnern erzeugt werden, so dass die Kontakte im Kontext eines bestimmten Arbeitsbereichs angelegt und verwaltet werden können – und zwar auch über Personen, die nicht Mitglieder dieses Arbeitsbereichs oder Benutzer Ihres BSCW-Servers sind.
3.3 Aktionen
In BSCW wird eine Aktion durch Auswahl eines Menüeintrags oder durch Klicken auf eine
Schaltfläche, einen Verweis oder ein Icon, die jeweils die Aktion repräsentieren, aufgerufen.
An der Web-basierten Benutzerschnittstelle kommen diese Aktionsaufrufe in den folgenden
Formen vor:
Menüs
Oberes Menü, z.B.
Datei Neu Dokument
Auswahlmenü, z.B.
| ausschneiden | oder
| entfernen |
Kontextmenü und Aktionsmenüs, z.B.
Ändern Name
Schaltflächen
Aktionssymbolleiste
gibt Zugang zu häufig benutzten Aktionen.
28
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Schnellzugriffsleiste
Beispiel: zeigt Ihre Zwischenablage an.
Navigationsleiste
Beispiel: ‚:Ihr-Benutzername‘ zeigt Ihren persönlichen Arbeitsbereich an.
Verweise oder Icons in den Objekteinträgen einer Ordnerübersicht
Beispiel: zeigt die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs an.
Mit der offensichtlichen Ausnahme der Aktionssymbolleiste sind die Aktionen, die durch
Schaltflächen, Verweise oder Icons aufgerufen werden, einfache Navigationsaktionen: sie
öffnen und zeigen eine neue Seite an, die einen Ordner, ein Dokument, die Mitglieder eines
Arbeitsbereichs, eine Info-Seite usw. darstellt.
Im folgenden Teil dieses Abschnitts konzentrieren wir uns auf die Aktionen, die durch Menüauswahl aufgerufen werden und die einer eingehenderen Erläuterung bedürfen. Beachten Sie, dass die Aktionen, die Ihnen in den verschiedenen Menüs angeboten werden, auch abhängen von
Ihrer BSCW-Kompetenz, die Sie in den Optionen selbst festgelegt haben, und
den Zugriffsrechten, die Sie für dieses Objekt haben.
3.3.1
Objekte erzeugen
Die Menüpunkte zum Erzeugen von Objekten finden Sie in der oberen Menüleiste. Mit den
Schaltflächen in der Aktionssymbolleiste lassen sich ebenfalls neue Dokumente, Ordner oder
Diskussionen erzeugen.
Zum Erstellen eines Objekts eines bestimmten Typs wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus dem Datei-Menü (oder die passende Schaltfläche in der Aktionssymbolleiste) aus. Dadurch wird ein Formular angezeigt, in das Sie die von BSCW benötigten Informationen eintragen.
Datei Neu Dokument erstellt ein neues Dokument im aktuellen Ordner.
Datei Neu Ordner erstellt einen neuen Ordner im aktuellen Ordner, wodurch Sie die Hierarchie Ihrer Ordner erweitern und verfeinern können.
Datei Neu Kontaktliste
erstellt eine Kontaktliste, in der die Mitglieder des aktuellen Arbeits-
bereichs Kontaktinformationen zu relevanten Personen ablegen können.
Datei Neu URL erzeugt ein URL-Objekt. Dessen Eintrag stellt einen Verweis zu einer Datenquelle bereit, auf die über http://
, ftp://
, gopher:// usw. zugegriffen werden kann.
4.9 „URLs für Objekte in Arbeitsbereichen“ auf S. 89 beschreibt das Adressformat von
BSCW-Objekten.
Datei Neu Diskussion erstellt einen besonderen Ordnertyp, der nur Notizen enthalten kann
und sofort die erste Notiz zu dieser Diskussion anlegt.
Datei Neu Suchordner erstellt einen speziellen Ordner, der die Ergebnisse einer Suche aufnehmen soll – als Liste von Verweisen auf BSCW-Objekte bei Suchen in BSCW, als Liste
von URLs bei einer Web-Suche. Der Suchordner besteht dauerhaft und hat einen von Ihnen
ausgewählten Namen.
Datei Neu Gruppenkalender
erstellt einen Gruppenkalender, der von den Mitgliedern des
aktuellen Arbeitsbereichs zur Koordinierung ihrer gemeinsamen Arbeit benutzt werden kann.
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
29
Datei Neu Gemeinschaft
erstellt eine Gemeinschaft zusammen mit ihrem Gemeinschafts-
arbeitsbereich. Gemeinschaften sind dazu gedacht, großen Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu ermöglichen, ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzichten. Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte
Foren für Benutzer mit ähnlichen Interessen. Gemeinschaften können auf verschiedenen Wegen erzeugt werden, die Erzeugung über das
Datei
-Menü ist nur in Ihrem persönlichen
Arbeitsbereich (‚home folder‘) und Ihrem Adressbuch möglich.
Datei Neu Umfrage
erstellt einen Umfrage, die aus Fragen besteht, die jeweils eine oder
mehrere Antworten erlauben. Eine Umfrage richtet sich entweder nur an die Mitglieder des
Arbeitsbereichs oder auch an die Öffentlichkeit.
Datei Neu Blog
erstellt ein Blog („Web log“). Blogs bestehen aus HTML-Dokumenten als
Einträgen. Blogs werden in einer besonderen Darstellung angezeigt und unterscheiden sich darin, wer die Blog-Einträge lesen und schreiben darf.
Datei Neu Websiteordner
erstellt einen Websiteordner. Websiteordner bieten eine komfor-
table Möglichkeit, Miniatur-Websites innerhalb von BSCW zu erzeugen und zu verwalten.
Datei Neu DokSet
erstellt eine Dokumentensammlung (kurz DokSet), die für Dokumente
gedacht ist, die ständig überarbeitet und in regelmäßigen Abständen publiziert werden sollen.
Auf der Grundlage von hierarchisch strukturierten Textvorlagen und Textvariablen gestatten
Dokumentensammlungen die automatische Erzeugung eines aktuellen Satzes von Dokumenten durch Auswertung dieser Vorlagen und Textvariablen. DokSets sind besonders geeignet für das Management von Websites, ohne jedoch darauf beschränkt zu sein.
Datei Neu Projekt
erstellt einen Projektordner. Projektordner helfen dabei, die zeitlichen
Bedingungen und Abhängigkeiten in Projekten zu definieren und zu verwalten, die in einzelnen Gewerken organisiert sind.
Datei Neu Laufmappe
erstellt eine Laufmappe mit einer ersten Aufgabenliste, die Aufga-
benbeschreibungen und verantwortliche Benutzer enthält. Nach Erledigung einer Aufgabe wird die Laufmappe dem nächsten Verantwortlichen auf der Aufgabenliste zugeleitet.
Datei Neu Auftrag
erstellt einen Auftrag mit einer Beschreibung, einer Anzahl von Benut-
zern, die als Auftragnehmer fungieren sollen, und Datenfeldern, die Ein- und Ausgabe des
Auftrags darstellen. Unteraufträge eines Auftrags können mithilfe ihrer Datenfelder zu einem komplexen Workflow-Prozess verbunden werden.
Datei Neu Vorlagenordner
erstellt einen speziellen Ordner, der nur Vorlagen enthält, d.h.
Objekte, die in andere Ordner kopiert werden.
3.3.2
Dokumente in BSCW laden
Sie können eine Datei von Ihrem lokalen Rechner in einen Ordner des BSCW-Servers laden.
Dort wird die Datei als Dokument behandelt. Wenn Sie einen Browser mit eingebauter
Dateiübertragungsfunktion („file upload“) benutzen (z.B. Mozilla Firefox, MS Internet Explorer oder Safari von Apple), dann ist keine zusätzliche Software zum Hochladen erforderlich.
Andernfalls müssen Sie eine der verfügbaren BSCW-Hilfen zum Hochladen von Dateien benutzen:
das JUploader-Applet,
den ‚Drag & drop‘-Uploader oder
das BSCW Desktop-Programm.
30
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Diese Dateiübertragungshilfen bieten zusätzliche Vorteile gegenüber dem einfachen Hoch-
laden mithilfe des Browsers. Für Einzelheiten siehe 9.4 „BSCW-Dateiübertragungshilfen“ auf
Für das Hochladen von Dokumenten mit dem Browser wählen Sie
Datei Neu Dokument
, um das Formular ‚Neues Dokument‘ anzuzeigen. Nun wählen Sie über den üblichen ‚Datei
öffnen‘-Dialog eine Datei aus. Verzeichnispfad und Name der ausgewählten Datei werden automatisch in das Formular eingetragen. In BSCW gilt derselbe Dateiname, sofern Sie keinen neuen Namen im Feld ‚Dokument-Name‘ vergeben. Wählen Sie einen Dokumentnamen, der den Inhalt des Dokuments für die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs treffend beschreibt.
Sonderzeichen im Dokumentnamen wie Akzente oder Umlaute sollten vermieden werden, wenn Sie planen, über verschiedene Computer-Plattformen hinweg zu kooperieren, z.B.
zwischen Windows und Macintosh. Das Suffix im Dokumentnamen (z.B. *.doc), das auf manchen Plattformen den Datei-Typ anzeigt, sollte beibehalten werden, da es die Erkennung des Datei-Typs erleichtert, wenn das Dokument von anderen Mitgliedern des Arbeitsbereichs wieder heruntergeladen wird: der BSCW-Dokumentname wird standardmäßig als lokaler
Dateiname verwendet!
Im Feld ‚Beschreibung‘ können Sie eine Beschreibung des Dokumentinhalts bzw. Anweisungen, wie es zu benutzen ist, eingeben. Die Beschreibung können Sie auch nachträglich im
Aktionsmenü mit
Ändern Beschreibung eingeben oder ändern.
Sie können die Qualität des Dokuments bewerten, indem Sie eine Optionsschaltfläche unter
‚Bewertung‘ anklicken. Die Bewertung können Sie nachträglich mit
Bewerten
ändern.
BSCW zeigt alle Bewertungen auf der Info-Seite des Dokuments an; der mittlere Wert aller
Bewertungen (Median) wird in der Spalte ‚Wert‘ des Dokumenteintrags als Icon angezeigt
(bei nur zwei Bewertungen wird der Mittelwert genommen).
Außerdem können Sie den MIME-Typ des Dokuments angeben (standardisierte Bezeichnungen für Dateiformate im Internet). Normalerweise erkennen Web-Browser und BSCW-
Uploader den richtigen MIME-Typ und weisen ihn dem Dokument automatisch zu. Manchmal kann es allerdings notwendig werden, den richtigen MIME-Typ explizit zuzuweisen.
Gleichermaßen wird das Kodierungsverfahren, falls verwendet, korrekt erkannt. Nur in Ausnahmefällen müssen Sie das Kodierungsverfahren in dem entsprechenden Feld explizit angeben. Sie können den MIME-Typ und die Kodierung später mit tionsmenü des Dokuments wieder ändern.
Ändern Typ im Ak-
Sie können weitere Metadaten-Attribute, die das Dokument klassifizieren, angeben, indem
Sie auf [Weitere Attribute] klicken.
Sie können nach dem Hochladen eine zusätzliche PDF-Darstellung des neuen Dokuments erzeugen, wenn die Konvertierung ins PDF-Format für den MIME-Typ des Dokuments auf
Ihrem BSCW-Server konfiguriert ist.
Wählen Sie
Ändern Typ im Aktionsmenü des Dokuments.
Kreuzen Sie das Auswahlkästchen ‚PDF-Präsentation des Dokuments generieren‘ an und bestätigen Sie mit [OK].
Die PDF-Darstellung eines Dokuments wird zusammen mit dem Original verwaltet. Wenn immer Sie dann den Namen des Dokuments in einer Ordnerübersicht anklicken, wird die
PDF-Darstellung des Dokuments gezeigt. Wenn Sie dagegen
Öffnen oder
Bearbeiten aus dem Aktionsmenü des Dokuments wählen, erhalten Sie das Originaldokument mit der entsprechenden Anwendung oder zum Herunterladen. Die zusätzliche PDF-Darstellung kann
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
31
auch wieder abgeschaltet werden, indem man das entsprechende Auswahlkästchen im
Aktionsformular ‘Ändern Typ’ abwählt.
Achtung: Wenn Sie in einem Ordner ein neues Dokument ablegen, das denselben Namen und denselben MIME-Typ wie ein vorhandenes Dokument hat, wird das vorhandene Dokument
ohne Rückfrage überschrieben. Um dies zu verhindern, können Sie das Dokument sperren:
Wählen Sie
Zugang Sperren im Aktionsmenü des Dokuments, um eine (nachträglich entfernbare) Sperre zu setzen.
Wenn das betreffende Dokument unter Versionskontrolle steht, wird es nicht überschrieben,
sondern es wird automatisch eine neue Version erzeugt.
Hinweis: Dokumente, die Sie in einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich hochladen, gehören nicht Ihnen, dem Erzeuger, sondern dem Eigentümer des Arbeitsbereichs. Der von diesen
Dokumenten belegte Plattenplatz wird demnach auch dem Eigentümer dieses Arbeitsbereichs zugerechnet. Wenn die Plattenplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server (‚Quota-System‘) aktiviert ist, kann das Hochladen umfangreicher Dokumente durch die Mitglieder eines
Arbeitsbereichs für den Eigentümer zu Problemen wegen Überschreitung des zugestandenen
Plattenplatzes führen. Der Eigentümer eines Arbeitsbereichs ist in aller Regel auch der Manager und kann in dieser Eigenschaft natürlich bei Problemen Dokumente auch wieder löschen.
Wenn die Plattenplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server aktiviert ist, wird der von Ihnen belegte Plattenplatz auf der Info-Seite Ihres persönlichen Arbeitsbereichs (‚home folder‘) angezeigt. Die Info-Seite rufen Sie mit
Datei Information auf.
3.3.3
Mitglieder einladen
Ein persönlicher Ordner wird zum gemeinsamen Arbeitsbereich, indem Sie andere Benutzer als ‚Mitglieder‘ einladen. Sie selbst sind das erste Mitglied und der Eigentümer des Arbeitsbereichs.
Wählen Sie
Datei Zugang Mitglied einladen
.
Durch das Einladen von Mitgliedern zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich vergrößern Sie die Gruppe der Personen, die auf den Arbeitsbereich und auf die Objekte darin zugreifen dürfen. Bevor Sie jemanden einladen und aus einem persönlichen Ordner einen gemeinsamen
Arbeitsbereich machen, lesen Sie bitte 4.3 „Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten“ auf S.
57 und 4.4 „Mitglieder eines Arbeitsbereichs“ auf S. 60; in Abschnitt 4.5 „Zugriffsrechte und
Rollen“ auf S. 68 wird erklärt, wie Sie die Zugriffsrechte von Mitgliedern ändern können.
Ein persönlicher Ordner, ein Arbeitsbereich oder eine Diskussion werden durch
Datei
Zugang Öffentlich machen zu einem öffentlichen Arbeitsbereich (standardmäßig nur für Manager erlaubt). Diese Möglichkeit kann allerdings durch Ihren BSCW-Administrator aus
Sicherheitsgründen abgeschaltet worden sein.
Legen Sie fest, welche Aktionen auf dieses Objekt frei zugänglich sein sollen. Auf diese
Weise haben Sie eine erweiterte Kontrolle über mögliche Zugriffe. Standardmäßig werden nur Leserechte gewährt. Alle Objekte auf Ihrem BSCW-Server, die so öffentlich zugänglich
gemacht worden sind, werden im öffentlichen Bereich des Servers aufgeführt. Sie gelangen
zu diesem öffentlichen Bereich über das Icon in der Schnellzugriffsleiste oder durch
Auswahl von
Anzeigen Öffentlicher Bereich im oberen Menü.
Die oben beschriebenen Aktionen werden auch im Aktionsmenü eines Ordner- oder Diskussionseintrags angeboten (
Zugang Mitglied einladen und
Zugang Öffentlich machen
).
32
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Wenn Sie vorhaben, eine große Anzahl von Benutzern zu einem Arbeitsbereich einzuladen,
sollten Sie in Betracht ziehen, dem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzuzufügen. Gemein-
schaften können eine große Zahl von Mitgliedern aufnehmen und bieten Zugriff auf den
Gemeinschaftsarbeitsbereich ohne Einbußen hinsichtlich der Performanz.
3.3.4
Aktionen auf Objekten in einem Ordner
Aktionen auf Objekten in einem Ordner können auf verschiedene Art und Weise aufgerufen werden. BSCW unterscheidet zwischen
simultaner Anwendung der Aktion auf mehrere Objekte durch o
Markierung der Objekte mittels Anklicken der entsprechenden Auswahlkästchen
(‚check boxes‘) am linken Rand der Objekteinträge und o
Auswahl der gewünschten Aktion im Auswahlmenü für Mehrfachselektion;
Anwendung der Aktion auf ein einzelnes Objekt durch Auswahl der Aktion im Aktionsmenü .
Die Aktionen des Auswahlmenüs für Mehrfachselektion werden i.a. auch in den individuellen
Aktionsmenüs der Objekteinträge angeboten. Einige Aktionen werden darüber hinaus auch in der oberen Menüleiste unter
Datei für den aktuellen Ordner bzw. unter
Bearbeiten für eine markierte Auswahl von Objekteinträgen angeboten.
3.3.4.1 Aktionen auf markierten Objekten
Wenn Aktionen auf mehrere Objekte simultan angewandt werden sollen, wählen Sie zunächst die Objekte aus durch
Anklicken der entsprechenden Auswahlkästchen (‚check boxes‘) am linken Rand der
Objekteinträge;
Auswahl aller Objekte des aktuellen Ordners durch Anklicken von im Auswahlmenü für Mehrfachselektion. Die gleiche Wirkung hat
Bearbeiten Alles auswählen aus der oberen Menüleiste.
Während der Objektauswahl für eine simultane Aktion können Sie bei allen bereits ausgewählten Objekten die Auswahlmarkierung auch wieder entfernen durch
Anklicken von im Auswahlmenü für Mehrfachselektion. Die gleiche Wirkung hat
Bearbeiten Auswahl aufheben aus der oberen Menüleiste.
Nachdem Sie die Objekte für eine simultane Aktion ausgewählt haben, müssen Sie den entsprechenden Menüeintrag im Auswahlmenü für Mehrfachselektion auswählen, um die Aktion in Gang zu setzen. Sie finden diese Aktionen auch in der oberen Menüleiste: also z.B.
| bestätigen | oder
Bearbeiten Bestätigen
.
Wenn eines der Objekte, die Sie ausgewählt haben, die gewünschte Aktion nicht erlaubt, wird
BSCW die Aktion nur auf diejenigen Objekte anwenden, für die sie auch zugelassen ist.
Wenn kein Objekt im Ordner eine bestimmte Aktion zulässt, wird der entsprechende Aktionseintrag nicht in der Auswahlmenüleiste für Mehrfachselektion angeboten.
Im folgenden beschreiben wir, wie die einzelnen Aktionen des Auswahlmenüs für Mehrfachselektion wirken.
| bestätigen |
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
33
Hinweis: Wenn
| bestätigen | auf einen Ordner angewandt wird, gilt die Aktion auch rekursiv für alle Unterordner. Wenn für
| bestätigen |
keine Objekte ausgewählt sind, wirkt die Aktion auf alle Objekte eines Ordners, ist also identisch mit der Aktion
Datei Bestätigen im oberen Menü.
| versenden |
verschickt die markierten Objekte per Email, wobei Objekte mit ihren Unter-
objekten als Anhänge beigefügt oder Verweise auf die Objekte versandt werden. Objekte können auch per Fax verschickt werden.
| versenden | führt Sie zu einem Formular, in dem Sie zwischen Email- und Faxversand wählen und die entsprechenden Adressen und Nummern eingeben können. In beiden Fällen können Sie sowohl Daten aus Ihrem Adressbuch nutzen als auch neue Kontaktdaten direkt eingeben.
| kopieren |
legt Kopien der selektierten Objekte in Ihre Zwischenablage.
| verweisen |
legt Verweise auf die selektierten Objekte in Ihre Zwischenablage. Sie können
Verweise nur von solchen Objekten erzeugen, von denen Sie Manager sind. Ein Verweis ist ein zusätzlicher Eintrag, der ein Objekt referenziert und der an anderer Stelle Ihrer Ordnerhierarchie untergebracht werden kann.
| ausschneiden |
verschiebt die selektierten Objekte in Ihre Zwischenablage.
| entfernen |
verschiebt die selektierten Objekte in Ihren Papierkorb.
| einfrieren |
friert den Inhalt der ausgewählten Dokumente ein. Änderungen sind nicht mehr
möglich, solange das Objekt nicht „entfroren“ wird. Nur Eigentümer können Objekte ein- und entfrieren.
| archivieren |
packt die selektierten Objekte in ein Zip/Winzip- oder Tar-Archiv. Archivieren
ist besonders nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten aus BSCW herausholen wollen.
| bewerten | lässt Sie die ausgewählten Dokumente oder die Objekte, auf die die ausgewählten
| hochladen | speichert den (HTML-)Inhalt der Objekte, auf die die ausgewählten URLs verweisen, im aktuellen Arbeitsbereich.
| überprüfen | prüft die Verfügbarkeit der ausgewählten URLs.
| in Aktenkoffer |
legt die ausgewählten Dokumente in Ihren Aktenkoffer zum Abgleich mit
Ihrem lokalen PC.
| auswerten |
erstellt oder aktualisiert die ausgewählten Dokumentensammlungen (DokSets).
3.3.4.2 Aktionen auf einzelnen Objekten
Aktionen auf einem einzelnen Objekt werden durch Anwahl des entsprechenden Eintrags im
Aktionsmenü des Objekts aufgerufen.
Einige der Einträge im Aktionsmenü sind für einen bestimmten Typ von Objekten vorgesehen. So unterscheiden sich z.B. die angebotenen Aktionen zu Ordnern und zu Dokumenten.
Abhängig von Ihrem gewählten Kompetenzniveau können Sie eventuell nur einen Teil der
möglichen Einträge im Aktionsmenü eines Objekts sehen. Zudem zeigt BSCW Ihnen nur Ak-
tionen an, die Sie auch von den Zugriffsrechten auf ein gegebenes Objekt her auch benutzen
dürfen.
Wir führen im folgenden die meisten der in den Aktionsmenüs angebotenen Aktionen auf.
Öffnen zeigt das Objekt (Ordner, Dokument, Kalender usw.) an.
34
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Historie zeigt Ihnen alle Veränderungsereignisse, die seit der Erstellung dieses Objekts stattgefunden haben.
Information
zeigt Ihnen die Info-Seite des Objekts an.
Inhalt zeigt Ihnen den kompletten Inhalt des Ordners als eingerückte Liste, die nicht nur die Objekte aufführt, die direkt im Ordner enthalten sind, sondern auch die Objekte von
Unterordnern, Unter-Unterordnern usw.
Bestätigen signalisiert BSCW, dass Sie die kürzlich stattgefundenen Lese- und Ände-
rungszugriffe auf das Objekt zur Kenntnis genommen haben. Die entsprechenden Ereignis-
Icons werden entfernt.
Bearbeiten
lässt Sie Textdokumente und Notizen (reiner Text und HTML) direkt auf dem
BSCW-Server bearbeiten. Unter bestimmten Umständen können auch Microsoft-Office-
Dateien auf diese Weise bearbeitet werden. Andere Arten von Objekten können ebenfalls mit dieser Aktion bearbeitet werden, z.B. Suchanfragen, Umfragen, Aufträge und Laufmappen.
Ersetzen lädt ein Dokument von Ihrem lokalen Computersystem in Ihren Arbeitsbereich und setzt es an die Stelle des aktuellen Dokuments. Das ersetzte Dokument wird überschrieben und ist nicht mehr verfügbar.
Versionskontrolle
stellt ein Dokument unter Versionskontrolle. Zusätzliche Angaben sind
eine Beschreibung der Basisversion, eine initiale Versionsnummer und der Zustand.
Neue Version fügt einem Dokument unter Versionskontrolle eine lokale Datei als weitere
Version hinzu. Vorige Versionen sind über die Info-Seite des Dokuments weiterhin verfüg-
bar.
Wiedervorlegen lässt Sie einen oder mehrere Zeitpunkte angeben, wann Sie eine Email-
nachricht erhalten möchten, die Sie an das Dokument erinnert.
Konvertieren
konvertiert das gegebene Objekt in ein neues Dokument mit anderem Datei-
format (MIME-Typ), das dann in der Zwischenablage gespeichert wird. Wählen Sie das
Zielformat aus der Liste der in BSCW installierten Konverterprogramme aus.
Extrahieren
extrahiert die in einem Zip/Winzip- oder Tar-Archiv oder dem Anhang einer
Emailnachricht (MIME-Typ message/rfc822
) enthaltenen Dokumente in die Zwischenablage.
Versenden
lässt Sie das Objekt (Ordner, Dokument) per Email oder Fax versenden (mög-
lich je nach Konfiguration des BSCW-Servers).
Archivieren erstellt ein Zip/Winzip-, Tar- oder RFC822-Archiv, wobei verschiedene Kom-
primierungstypen angeboten werden, und legt das Archiv in der Zwischenablage ab.
Exportieren
schickt das Dokument oder den Ordner an einen FTP-Host.
Bewerten bietet die Möglichkeit, ein Dokument oder ein Objekt, auf das eine URL verweist, auf einer 5-Punkte-Skala zu bewerten. Eine erneute Bewertung ersetzt Ihre alte Bewertung. Alle Bewertungen durch die Mitglieder des Arbeitsbereichs werden auf der Info-Seite angezeigt. Die mittlere aller Bewertungen (Median) wird in der ‚Wert‘-Spalte des Objekteintrags angezeigt.
Ändern Name
ändert den Objektnamen.
Ändern Beschreibung
ändert die Objektbeschreibung.
Ändern Banner
lässt Sie ein neues Banner für Ihren Ordner oder Arbeitsbereich erstellen.
Ändern Typ
ändert den MIME-Typ eines Dokuments (standardisierte Bezeichnungen für
Dateiformate im Internet). Diese Aktion kann erforderlich werden, falls der MIME-Typ beim
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
35
Hochladen nicht korrekt erkannt wurde. Hier können Sie auch eine PDF-Darstellung des
Dokuments erzeugen, die zusammen mit dem Originaldokument in BSCW verwaltet wird.
Ändern Ereignisfilter
lässt Sie für das aktuelle Objekt festlegen, wie Sie über Ereignisse
informiert werden möchten, die dieses Objekt betreffen.
Anhängen Notiz
lässt Sie einen Kommentar zu einem Dokument oder einer URL erstel-
len. Der Kommentar wird durch ein Notiz-Icon nach dem Objektnamen im Objekteintrag angezeigt; klicken Sie auf das Icon, um sich den Kommentar anzusehen.
Neu Notiz
erstellt eine neue Notiz in einer Diskussion. Diese Notiz nimmt auf keine
frühere Notiz Bezug, kann aber ihrerseits der Beginn eines neuen Diskussionsstrangs sein.
Zugang Neue Rolle
Aktionsklassen basiert.
lässt Sie eine neue Rolle definieren, die auf Standardvorlagen oder
Zugang Rolle ändern
Zugang Rolle zuweisen lässt Sie einem anderen Mitglied eine neue Rolle und damit neue
Zugriffsrechte zuweisen, sofern Sie selbst die entsprechenden Rechte dazu haben.
Zugang Sperren
sperrt ein Dokument, um es vor versehentlichem Ändern oder Löschen
zu schützen. Geben Sie den Grund für die Sperre an. Dieser Text wird angezeigt, wenn auf das Icon in der Spalte ‚Teilen‘ geklickt wird. Bei dieser Gelegenheit können Sie die Sperre aufheben; andere Mitglieder des Arbeitsbereichs können die Sperre auch ‚übernehmen‘.
Zugang Öffentlich machen
macht den Ordner oder die Diskussion zu einem öffentlichen
Bereich. Sie können angeben, welche Aktionen der Öffentlichkeit erlaubt werden sollen
(Hinzufügen von Dokumenten, Ordnern, Diskussionen, Notizen, URLs). Standardmäßig wird hier aus Sicherheitsgründen nur ein Leserecht gewährt.
Ausschneiden
verschiebt das Objekt in Ihre Zwischenablage.
Kopieren
legt eine Kopie des Objekts in Ihre Zwischenablage.
Hinweis: Einen Ordner zu kopieren bedeutet, dass Sie alle darin enthaltenen Objekte,
Unterordner usw. rekursiv mitkopieren. In manchen Fällen erfüllt Verweisen oder
Ausschneiden den gleichen Zweck und spart viel Speicherplatz.
Einfügen
verschiebt die ausgewählten Objekte aus Ihrer Zwischenablage in einen Ordner.
Entfernen
verschiebt das Objekt in den Papierkorb.
Verweisen in Ablage legt einen Verweis auf das Objekt in Ihre Zwischenablage (nur möglich, wenn Sie ein Manager des Objekts sind), von wo sie ihn in einen anderen Ordner einfügen können. Ein Verweis auf ein Objekt arbeitet genau wie jeder andere Eintrag in einer
Ordnerübersicht, der auf das Objekt verweist. Mithilfe von Verweisen kann man Einträge an verschiedenen Stellen seiner Ordnerhierarchie haben, die alle auf dasselbe Objekt verweisen, ohne dass man das Objekt kopieren müsste. Das Löschen eines Verweises löscht nicht das
Objekt, solange es noch andere Verweise gibt, d.h. Einträge in irgendeinem Ordner, die auf das Objekt verweisen.
3.4 Ereignisse
Bei kooperativer Arbeit ist es besonders wichtig, dass alle Mitglieder eines Arbeitsbereichs
über das Geschehen im Arbeitsbereich informiert werden. BSCW übernimmt die Protokollierung der Vorgänge automatisch und hält jede Aktion auf einem Objekt im Arbeitsbereich
36
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
als ein Ereignis fest. Jedes Mitglied eines Arbeitsbereichs wird über die Ereignisse innerhalb des Arbeitsbereichs informiert.
BSCW stellt verschiedene Ereignisdienste zur Verfügung, die unterschiedlich prominent auf die Aktivitäten in gemeinsamen Arbeitsbereichen aufmerksam machen. Sie können unter diesen Diensten diejenigen aussuchen, die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet sind.
Darüber hinaus können Sie angeben, für welche Typen von Ereignissen Sie die ausgesuchten
Dienste einsetzen wollen. Die Dienste umfassen Ereignis-Icons an der Web-basierten Benutzerschnittstelle, die Veränderungen an Objekten anzeigen, einen täglichen Arbeitsbereichsbericht, der Ihnen per Email zugestellt wird, sowie auch eine sofortige Benachrichtigung per
Email oder durch JMonitor, ein spezielles Java-Applet. Sie können aktuelle Ereignisse sogar aus einer BSCW-RSS-Nachrichtenquelle beziehen.
Hinweis: Einige der obigen Ereignisdienste stehen Ihnen auf Ihrem BSCW-Server möglicherweise nicht zur Verfügung, weil sie von Ihrem BSCW-Administrator nicht aktiviert worden sind.
3.4.1
Ereignisse anzeigen
BSCW kann die Mitglieder eines Arbeitsbereichs in verschiedener Form über Ereignisse informieren:
Ereignis-Icons in den Ordner-Übersichten informieren auf einen Blick darüber, welche Aktionen kürzlich auf einem Objekt durchgeführt worden sind. BSCW unterschei-
det verschiedene Ereignis-Kategorien:
, , , und . Jedes dieser Icons hinter einem Objektnamen zeigt an, dass kürzlich wenigstens eine Aktion der jeweiligen Kategorie stattgefunden hat. Klicken Sie auf das Ereignis-Icon, um eine Liste dieser Ereignisse zu erhalten.
Eine detaillierte Historie aller Ereignisse auf einem Objekt wird für alle Objekte bereitgehalten. Sie reicht so weit zurück, wie Ihr BSCW-Administrator Ereignisse vorhält. Wählen Sie sehen.
Historie im Aktionsmenü eines Objekts, um seine Historie zu
Der tägliche Arbeitsbereichsbericht listet quer über alle Ihre Arbeitsbereiche alle interessierenden Ereignisse des vorangegangenen Tages auf.
Die direkte Email informiert den Benutzer sofort über Ereignisse.
JMonitor zeigt dem Benutzer die ihn interessierenden Ereignisse in seinen Arbeits-
bereichen fast zeitgleich mit dem Eintreten der Ereignisse an.
Die BSCW-RSS-Nachrichtenquellen stellen aktuelle Ereignisse als RSS-formatierte
Nachrichten zur Verfügung. Unter Benutzung dieser Nachrichtenquellen können Sie
mit externen RSS-Nachrichtensammlern zeitnahe Informationen über die Vorgänge in
Ihren Arbeitsbereichen beziehen.
3.4.2
Ereignis-Kategorien
In BSCW werden fünf Ereignis-Kategorien unterschieden, die in der Ordner-Übersicht durch spezifische Ereignis-Icons für jeweils ein Objekt dargestellt werden.
Neues Objekt: Dies ist ein neues, aktuell erzeugtes Objekt, welches Sie zuvor noch nicht gesehen haben. Das Ereignis kann von Ihnen selbst oder einem anderen Mitglied des Arbeitsbereichs erzeugt worden sein.
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
37
Verändertes Objekt: Das Objekt wurde geändert. Dies kann sich z.B. auf Inhalt oder
Beschreibung des Objekts beziehen.
Verschobenes Objekt: Das Objekt wurde von einem Ordner in einen anderen bewegt.
Ereignisse innerhalb: Es gibt Veränderungsereignisse für Objekte, die in diesem Ordner enthalten sind. Dies bezieht sich auch auf Objekte, die in irgendwelchen Unterordnern enthalten sind. Dieses Icon wird nur für Ordner angezeigt.
Gelesenes Objekt: Das Objekt oder ein in ihm enthaltenes Objekt wurde gelesen, heruntergeladen oder kopiert. Wenn ein Benutzer mehrere dieser Aktionen durchgeführt hat, zeigt BSCW für diesen Benutzer nur das jüngste Ereignis an. Ereignisse dieses
Typs werden übergeordneten Ordnern bekannt gegeben und tauchen auch in deren
Ereignislisten auf.
3.4.3
Aktuelle Ereignisse zur Kenntnis nehmen
Ereignis-Icons weisen auf aktuelle Ereignisse hin. Es sind genau die Ereignisse aktuell, die nach dem letzten Bestätigen der Ereignisliste stattgefunden haben.
Rufen Sie
Bestätigen auf, um anzuzeigen, dass Sie die aktuellen Ereignisse des
Objekts zur Kenntnis genommen haben.
Das bedeutet, dass diese Ereignisse für Sie nicht länger aktuell sind. BSCW wird Ihnen die
Icons daher nicht mehr anzeigen – den anderen Mitgliedern werden sie jedoch so lange weiter angezeigt, bis diese sie ebenfalls bestätigen.
Sie können Ereignisse einzelner Kategorien bestätigen:
Klicken Sie auf ein Ereignis-Icon eines Objekts, um seine Liste aktueller Ereignisse in dieser Kategorie angezeigt zu bekommen.
In dieser Seite klicken Sie auf [Bestätigen].
Alle in dieser Liste gezeigten Ereignisse sind für Sie nun nicht mehr aktuell. Alle Ereignisse, die sich ereignen, während Ihr Web-Browser die Ereignisliste anzeigt, sind natürlich aktuell und werden wieder durch ein Icon angezeigt.
Hinweis: Wenn Sie die Ereignisse verschiedener Kategorien von für Sie interessanten Objekten in einem Ordner zur Kenntnis genommen haben, sollten Sie die Aktion
Bearbeiten
Bestätigen für alle im aktuellen Ordner sichtbaren Ereignisse ausführen. Andernfalls laufen
Sie Gefahr, dass Sie durch die schnell anwachsende Menge an Ereignis-Icons die Übersicht darüber verlieren, was eigentlich in Ihren Arbeitsbereichen geschieht.
3.4.4
Abonnieren von Ereignisbenachrichtigungen
Sie können detailliert festlegen, in welcher Form Sie über welche Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen informiert werden wollen. Für den allgemeinen Fall wird ein Standard-Filter für die
Ereignisbenachrichtigung gesetzt, der angibt, über welche Kategorien von Ereignissen Sie durch die verschiedenen Benachrichtigungsdienste informiert werden. Dieser Standard-Filter kann für einzelne Objekte überschrieben werden.
Abhängig von Ihrer BSCW-Installation sind unterschiedliche Benachrichtigungsdienste verfügbar, die einzeln konfiguriert werden können.
Ereignis-Icons zeigen Ereignisse an der Benutzerschnittstelle an.
38
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Der tägliche Arbeitsbereichsbericht wird per Email zugesandt und enthält die Ereignisse des vorherigen Tages für alle Ihre Arbeitsbereiche.
Direkte Email-Benachrichtigung informiert Sie sofort über relevante Ereignisse.
JMonitor unterstützt sofortige Benachrichtigung über Ereignisse mittels eines separa-
ten Java-Applets.
Beachten Sie, dass die BSCW-RSS-Nachrichtenquellen für aktuelle Ereignisse nicht durch
einen Ereignisfilter konfiguriert werden, sondern immer alle Kategorien von Ereignissen eines Ordners liefern, auf die ein authentisierter Benutzer Zugriff hat. Es werden jedoch nur solche Ereignisse berücksichtigt, die in der jüngsten Vergangenheit stattgefunden haben.
3.4.4.1 Einstellung des Standard-Filters für die Ereignisbenachrichtigung
Wählen Sie
Optionen Standard-Ereignisfilter in der oberen Menüleiste. Im Formular ‚Standard-
Ereignisfilter einstellen‘ wählen Sie in der obersten Reihe von Auswahlkästchen diejenigen
Ereignisdienste aus, die Sie abonnieren wollen. Für jeden dieser Dienste lässt sich angeben, für welchen der Ereignistypen er verwendet werden soll:
Gelesene Objekte: Zugriff auf ein Objekt ohne Veränderungen (z.B. Öffnen, Kopieren oder Herunterladen eines Objekts).
Neue Objekte: Umfasst alle Aktionen, mit denen neue Objekte (Dokumente, Notizen,
Ordner, ...) erzeugt werden.
Verschobene Objekte: Umfasst das Ausschneiden, Einfügen, Entfernen und Zurücklegen, Archivieren, Extrahieren und Konvertieren bereits existierender Objekte.
Veränderte Objekte: Umfasst jegliches Bearbeiten von Objekten, Hinzufügen von
Dokument-Versionen und Modifizieren von Meta-Informationen, z.B. Änderung des
Namens oder der Beschreibung.
Sie können jeden Ereignisbenachrichtigungsdienst durch Klicken auf die Auswahlkästchen in der obersten Zeile auch komplett aktivieren und deaktivieren. Auf diese Weise haben Sie einen zentralen Ort, wo Sie einen bestimmten Dienst abschalten können, wenn Sie z.B. keine
Emailbenachrichtigungen während des Urlaubs mehr wünschen. Die Standard-Einstellungen
Bitte beachten Sie, dass möglicherweise bestimmte Dienste auf Ihrem BSCW-Server nicht aktiviert sind und folglich nicht bei der Einstellung angeboten werden.
Achtung: Das Abonnieren der direkten Emailbenachrichtigung für ein Objekt, das andere Objekte enthalten kann (Ordner, Diskussion usw.) kann zahlreiche Emailnachrichten nach sich ziehen, die an Ihre primäre Emailadresse zugestellt werden.
3.4.4.2 Änderung des Ereignisfilters auf Objektebene
Sie können auch für bestimmte Objekte festlegen, über welche Ereignisse, die dieses Objekt und eventuell darin enthaltene Objekte betreffen, Sie benachrichtigt werden wollen. Dazu rufen Sie
Ändern Ereignisfilter im Aktionsmenü des Objekts auf. Das Formular ‚Ereignis-
tuelle Objekt vom übergeordneten Ordner übernimmt. Wenn in keinem übergeordneten Ordner Änderungen vorgenommen wurden, handelt es sich um den Standardfilter, der überschrieben wird.
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
39
Benutzen Sie die Auswahlkästchen unter jedem Dienst, den Sie abonniert haben, um diejenigen Ereignistypen auszuwählen, über die Sie mittels des jeweiligen Dienstes benachrichtigt werden möchten. Die Zeile ‚eingestellt‘ zeigt an, um was es sich bei den derzeit geltenden
Einstellungen eines Dienstes handelt:
Standard: die Standardeinstellung,
vererbt: eine von einem übergeordneten Ordner übernommene Nicht-Standard-Einstellung,
bearbeitet: für das aktuelle Objekt vorgenommene Einstellung.
Falls der Ereignisfilter des aktuellen Objekts verändert wurde (Anzeige bearbeitet für einen oder mehrere Dienste), so können Sie diese Änderungen wieder entfernen, indem Sie auf
[Filter entfernen] klicken. Anschließend gelten wieder die Einstellungen aus übergeordneten
Ordnern des aktuellen Objekts – oder der Standardfilter, falls dort keine speziellen Ereignisfilter definiert sind.
Ein ganzer Ereignisdienst selbst kann nur bei der Einstellung des Standardfilters an- und abgeschaltet werden; klicken Sie dazu auf [Standardfilter ändern].
Eine vom Standard-Filter abweichende Einstellung des Ereignisfilters wird bei dem betroffenen Objekteintrag durch das Icon kenntlich gemacht. Klicken Sie auf dieses Icon, um den
Ereignisfilter anzusehen oder zu ändern.
3.4.5
Dokument-Ereignisse
Dokument-Ereignisse beziehen sich auf die Ereignisse, die das Lesen, Ändern und Erzeugen von Dokumenten eines Arbeitsbereichs betreffen. Mit der Aktion
Dokument-Ereignisse im
Aktionsmenü eines Ordners können Sie sich die Ereignisse ansehen, die die Dokumente dieses Ordners, seiner Unterordner und Unter-Unterordner betreffen. Sie können dabei die
Dokumente auswählen, die ein bestimmtes Mitglied erzeugt oder verändert hat, und BSCW anzeigen lassen, welche Benutzer die einzelnen Dokumente gelesen haben und wie oft. Sie können auch die Dokumente auswählen, die ein bestimmter Benutzer gelesen hat, um sich anzeigen zu lassen, wer diese Dokumente erzeugt hat. Auf diese Weise können Sie Fragen untersuchen wie:
Wer hat die Dokumente gelesen, die ich erzeugt habe?
Welche Dokumente des Arbeitsbereichs habe ich bis jetzt gelesen?
Außerdem können Sie sich die Ereignisse Ihrer aktuellen Dokumentauswahl auch in der Form einer Dokument-Ereigniskarte grafisch darstellen lassen. Dokument-Ereigniskarten sind Graphen, bei denen die Knoten Dokumente und Benutzer darstellen, während die Kanten Ereignisse darstellen und immer einen Dokumentknoten mit einem Benutzerknoten verbinden. Die
Kanten haben verschiedene Farben für die verschiedenen Arten von Ereignissen: eine grüne
Kante, die z.B. Benutzer X mit Dokument D verbindet, steht für das Ereignis, dass Benutzer
X das Dokument D gelesen hat. Rote Kanten bedeuten Erzeugung, gelbe Kanten Veränderung. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel einer Ereigniskarte.
40
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Abbildung 8: Eine Dokument-Ereigniskarte
Sie erhalten den Überblick über alle Dokument-Ereignisse im aktuellen Ordner, indem Sie eine Dokument-Ereigniskarte erzeugen, die alle Dokumente des aktuellen Ordners enthält.
Mit dieser Darstellung können Sie Fragen untersuchen wie:
Wer leistet besonders viele Beiträge zu dem Arbeitsbereich, d.h. wer hat viele Dokumente erzeugt oder verändert?
Welche Dokumente sind für die Mitglieder von besonderem Interesse, d.h. welche Dokumente sind von vielen Mitgliedern des Arbeitsbereichs gelesen worden?
Während jeglicher lesende Zugriff auf ein Dokument, z.B. Öffnen, Archivieren, Kopieren usw., für die Dokument-Ereignisse als Lese-Ereignis gilt, gelten hier nur Ersetzen, Erstellen einer neuen Version und Bearbeiten eines Dokuments als Veränderungen, nicht aber z.B. das
Ändern der Beschreibung.
3.4.5.1 Systemanforderungen für Ereigniskarten
Die grafische Darstellung von Dokument-Ereigniskarten benutzt das HyperGraph-Applet
(http://hypergraph.sourceforge.net/), das in Ihren Browser geladen und mittels eines Java-
Plugins ausgeführt wird. Aktuelle Browser unterstützen dieses Java-Plugin, das bei Bedarf automatisch installiert wird. Sie benötigen SUNs Java-Plugin und JRE ab Version 1.5. Außerdem müssen Sie für die Interaktion mit dem HyperGraph-Applet in Ihrem Browser JavaScript aktivieren.
3.4.5.2 Dokument-Ereignisse benutzen
Sie können sich die Dokument-Ereignisse innerhalb eines Ordners wie folgt ansehen:
Wählen Sie
Dokument-Ereignisse im Aktionsmenü des Ordners.
Das Formular ‚Dokument-Ereignisse zeigen‘ listet als erstes alle Dokumente im aktuellen Ordnern und seinen Unterordnern auf, die Sie erzeugt haben, d.h. die Startauswahl von Dokumenten ist die Menge ‚Ihrer‘ Dokumente. Für jedes dieser Dokumente
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
41
werden die Benutzer aufgeführt, die das betreffende Dokument gelesen haben. So können Sie herausfinden, wer Ihre Dokumente wie oft gelesen hat.
Oben im Aktionsformular können Sie eine andere Menge von Dokumenten auswählen, die im Formular aufgelistet werden soll: Dokumente des aktuellen Ordners, die von einem bestimmten Mitglied des Ordners oder einem anderen Benutzer, der kein
Mitglied mehr ist, erzeugt, verändert oder gelesen worden sind. Treffen Sie Ihre Auswahl, indem Sie eine der Optionsschaltflächen anklicken, ein Mitglied aus der angebotenen Liste auswählen oder einen anderen Benutzer manuell eintragen. Klicken Sie auf
[Neue Auswahl], um die neue Liste von Dokumenten angezeigt zu bekommen.
Wenn auf Ihrem BSCW-Server ein Indexdienst installiert ist, der die Dokumente auf
im Aktionsformular angezeigt wird, weiter einengen, indem Sie eine Suchabfrage eingeben, der die Dokumente genügen müssen.
Um die Ereignisse der aktuellen Dokumentauswahl in grafischer Form darzustellen, klicken Sie auf die obere der beiden Schaltflächen [Ereigniskarte]. Um eine Ereigniskarte zu erhalten, die alle Dokumente des aktuellen Ordners umfasst, klicken Sie auf die untere Schaltfläche [Ereigniskarte].
Eine Dokument-Ereigniskarte wird in einer neuen Registerkarte (oder einem neuen Fenster)
Ihres Browser dargestellt. Der größere Teil der Darstellung wird von der eigentlichen Ereigniskarte eingenommen, einem Graphen mit Knoten, die Dokumente und Benutzer darstellen, und mit Kanten in verschiedenen Farben, die Ereignisse darstellen. Sie können die Darstellung der Ereigniskarte wie folgt steuern:
Klicken auf einen Knoten schiebt diesen Knoten ins Zentrum der Darstellung, wodurch man die Einzelheiten in der Umgebung des Knotens besser erkennen kann.
Ziehen eines Knotens oder einer Kante, d.h. Bewegen bei gedrückter Maustaste, ver-
ändert ebenfalls die Darstellung der Ereigniskarte.
Die linke Seite der Darstellung einer Ereigniskarte enthält ein Popup-Menü zur Steuerung der
Ereigniskarte, ein Textfeld, das die Ereignisse desjenigen Knotens enthält, der gerade im Zen-
trum des Interesses steht, und die Schaltfläche [Schließen] (siehe Abbildung 8).
Wählen Sie einen Benutzer oder ein Dokument im Popup-Menü aus, um den entsprechenden Benutzer- oder Dokumentknoten ins Zentrum der Ereigniskarte zu schieben.
Das Klicken auf den Knoten in der Ereigniskarte hat dieselbe Auswirkung. Das Textfeld unter dem Menü zeigt alle Ereignisse an, die den ausgewählten Benutzer oder das ausgewählte Dokument betreffen.
Klicken Sie auf [Schließen], wenn Sie die Ereigniskarte nicht mehr benötigen.
Sie können weitere Ereigniskarten erzeugen, indem Sie zum Aktionsformular ‚Dokument-Er-
eignisse zeigen‘ zurückkehren, eine [Neue Auswahl] erzeugen und auf [Ereigniskarte] klicken. Klicken Sie auf [Zurück], um die Aktion zu beenden.
3.5 Persönliche Objekte
Jeder Benutzer hat in BSCW von überall her direkten Zugang zu einer Reihe persönlicher
Objekte, deren Icons in der Schnellzugriffsleiste rechts oben angezeigt werden. Die Schnellzugriffsleiste ist in jeder Ihrer Ordner-Übersichten verfügbar.
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Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Die persönlichen Objekte können nicht mit anderen Benutzern auf Ihrem BSCW-Server gemeinsam genutzt werden.
Persönlicher Arbeitsbereich (‚home folder‘)
Gemeinschaften
Zwischenablage
Papierkorb
Adressbuch
Kalender
Lesezeichen
Auftragsliste
Aktenkoffer
Ihr persönlicher Arbeitsbereich (‚home folder‘) ist der nur Ihnen zugängliche Ordner, der alle Ordner, die Sie erzeugt haben, und alle Arbeitsbereiche, bei denen sie aufgrund Einladung anderer Benutzer Mitglied sind, enthält. Wenn Sie von anderen persönlichen Datenbereichen (z.B. Zwischenablage oder Adressbuch) her auf das Icon Ihres persönlichen
Arbeitsbereichs klicken, kehren Sie zu demjenigen Ihrer Arbeitsbereiche zurück, den Sie sich zuletzt angesehen haben; erst ein nochmaliges Klicken auf das Icon bringt Sie wirklich zu
Ihrem persönlichen Arbeitsbereich.
Die Übersicht über Ihre Gemeinschaftsarbeitsbereiche enthält alle Arbeitsbereiche mit
Gemeinschaften, wo Sie Mitglied sind. Gemeinschaften sind dazu gedacht, großen Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu ermöglichen, ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzichten. Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren für Benutzer mit ähnlichen Interessen.
Das Adressbuch, Ihr persönlicher Adressspeicher, wird hauptsächlich benutzt, um neue
Mitglieder in einen Arbeitsbereich einzuladen.
Der Kalender ist für Ihren persönlichen Gebrauch bestimmt. Zusätzlich zum persönli-
chen Kalender bietet BSCW noch Gruppenkalender an, um die Zusammenarbeit in beliebigen
Arbeitsbereichen zu organisieren. Gruppenkalender werden in Arbeitsbereichen abgelegt.
Lesezeichen bieten direkten Zugriff auf wichtige Objekte. Dieser persönliche Daten-
bereich enthält die Lesezeichen, die Sie angelegt haben.
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
43
Die Auftragsliste enthält die Aufträge (Aufträge im engeren Sinne, Laufmappen, Ge-
werke), die von Ihnen bearbeitet und erledigt werden sollen. Das Icon verändert sein Aussehen, wenn Aufträge für Sie vorliegen.
Der Aktenkoffer enthält Dokumente, die Sie mit entsprechenden Dokumenten auf
Ihrem lokalen Computer synchronisieren wollen.
Zwischenablage und Papierkorb werden in den folgenden Unterabschnitten näher erläutert.
3.5.1
Zwischenablage
Sie können Objekte – oder deren Kopie – von einem Ordner in einen beliebigen anderen Ordner verschieben.
Dazu nutzen Sie Ihre Zwischenablage wie folgt:
Klicken Sie die Auswahlkästchen derjenigen Objekte an, die Sie verschieben wollen.
Wählen Sie
Bearbeiten Ausschneiden in der oberen Menüleiste oder
| ausschneiden | aus der Auswahlmenüleiste für Mehrfachselektion, um die Objekte in Ihre Zwischenablage zu verschieben.
Benutzen Sie
Bearbeiten Kopieren oder
| kopieren |
, um Kopien der ausgewählten Objekte zu verschieben.
Ihre Zwischenablage zeigt eine sichtbare Reaktion: sie ist jetzt nicht mehr leer.
Öffnen Sie den Ordner, in den Sie die Objekte verschieben oder kopieren wollen.
Wählen Sie
Bearbeiten Einfügen in der oberen Menüleiste, um die Objekte aus der
Zwischenablage in diesem Ordner abzulegen.
Hinweis: Einen Ordner zu kopieren bedeutet, alle seine Objekte einschließlich aller Unterordner mit ihren Objekten rekursiv zu kopieren. Das kann viel Speicherplatz verbrauchen.
Wenn Sie jedoch keine richtige Kopie eines Ordners benötigen, sondern nur sowohl von der
‚alten‘ als auch von der ‚neuen‘ Stelle Zugriff auf den Ordner benötigen, haben Sie zwei sparsamere Möglichkeiten. Sie können
mit
Lesezeichen ner erlaubt, oder
ein Lesezeichen erzeugen, das den direkten Zugriff auf den Ord-
mit
Verweisen in Ablage einen Verweis auf den Ordner in Ihrer Zwischenablage erzeugen (standardmäßig nur möglich für Manager des Ordners). Ein Verweis auf ein
Objekt arbeitet genau wie jeder andere Eintrag in einer Ordnerübersicht, der auf das
Objekt verweist. Mithilfe von Verweisen kann man Einträge an verschiedenen Stellen seiner Ordnerhierarchie haben, die alle auf dasselbe Objekt verweisen, ohne dass man das Objekt kopieren müsste. Das Löschen eines Verweises löscht nicht das Objekt, solange es noch andere Verweise gibt, d.h. Einträge in irgendeinem Ordner, die auf das Objekt verweisen.
Sowohl das Lesezeichen als auch den Verweis können Sie an beliebiger Stelle in Ihrer Ordnerhierarchie einfügen.
44
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Voller Funktionsumfang der Zwischenablage
Nach einem Ausschneiden, Kopieren oder Verweisen können Sie das Einfügen zunächst auch aufschieben. In diesem Fall enthält die Zwischenablage alle ausgeschnittenen, kopierten oder verwiesenen Objekte, die noch nicht in einen anderen Ordner eingefügt oder in den Papierkorb entfernt worden sind. Ihre Zwischenablage ‚erinnert‘ sich an die Gruppe von Objekten, die durch das letzte Ausschneiden, Kopieren oder Verweisen hinzugekommen sind, als die ak-
tuelle Auswahl. In Ihrer Zwischenablage sind das die Einträge mit den markierten Auswahlkästchen. Durch An- und Abwahl der Einträge und ein anschließendes
| ausschneiden |
, während Sie sich noch in der Zwischenablage befinden, können Sie die aktuelle Auswahl manuell verändern. Alle Objekte der aktuellen Auswahl werden in denjenigen Ordner transferiert, wo Sie das nächste Mal
Bearbeiten Einfügen anwählen.
Sie können in Ihrer Zwischenablage auch eine Ordnerstruktur anlegen und sogar die aktuelle
Auswahl in einen anderen Ordner innerhalb Ihrer Zwischenablage transferieren. Das ist praktisch, wenn Sie Objekte von verschiedenen Standorten zusammensuchen, um sie später z.B.
zu
Archivieren
(siehe 9.1 „Objekte archivieren“ auf S. 173).
Wem gehören ausgeschnittene, kopierte, eingefügte und verwiesene Objekte?
Diese Frage wird wichtig, wenn die Plattenplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server (‚Quota-System‘) aktiviert ist, weil alle Objekte, deren Eigentümer Sie sind, Ihrem Plattenplatzanteil zugerechnet werden. Dies kann letztlich zu einer Überschreitung des Ihnen zugestandenen Plattenplatzes und den damit verbundenen Problemen führen. Das Verschieben, Kopieren und Verweisen von Objekten kann zu Änderungen beim Eigentum an diesen Objekte führen.
Wenn Sie ein Objekt erzeugen, dann gehört das Objekt dem Eigentümer desjenigen Ordners, in dem das Objekt erzeugt wurde (und nicht etwa Ihnen als Erzeuger, wenn Sie nicht auch schon Eigentümer des Ordners sind!). Man könnte sagen, dass sich bei Fehlen anderer Regeln die Eigentümerschaft entlang der Ordnerhierarchie vererbt. Wenn Sie jedoch zu einem
Arbeitsbereich eingeladen werden, erscheint der Arbeitsbereich als Eintrag in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘), wo Sie Eigentümer sind, aber Sie sind nicht Eigentümer des neuen Arbeitsbereichs. Man könnte sagen, dass dieser Arbeitsbereichseintrag die standardmäßige Vererbung der Eigentümerschaft überschreibt und einen neuen Eigentümer festsetzt. In der folgenden Darstellung konzentrieren wir uns auf diese beiden Standardfälle: ein Dokument, das Sie erzeugt haben, und einen gemeinsamen Arbeitsbereich, zu dem Sie eingeladen worden sind.
Wenn Sie das Dokument ausschneiden, wird es in Ihre Zwischenablage übertragen und Sie werden sein Eigentümer; alle anderen Mitglieder des Ordners, aus dem Sie das Dokument ausgeschnitten haben, verlieren ihren Zugriff auf das Dokument. Das Dokument erbt sozusagen die Eigentümer- und Mitgliedschaft von Ihrer Zwischenablage. Wenn Sie das Dokument in einen Ordner einfügen, wird der Eigentümer des Ordners auch der Eigentümer des
Dokuments – in Übereinstimmung mit der standardmäßigen Vererbung der Eigentümerschaft.
Wenn Sie den gemeinsamen Arbeitsbereich ausschneiden, wird er auch in Ihre Zwischenablage übertragen, aber Eigentümer- und Mitgliedschaft bleiben unberührt. Der Arbeitsbereichseintrag erbt nicht die Eigentümerschaft von Ihrer Zwischenablage, wie er es ja auch schon nicht in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich getan hat. Wenn Sie nun den Arbeitsbereich in einen Ihrer privaten Ordner einfügen, bleiben wiederum Eigentümer- und Mitgliedschaft unberührt. Wenn Sie den Arbeitsbereich irgendwo innerhalb eines anderen gemeinsamen
Arbeitsbereichs einfügen, werden die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs auch Mitglieder des eingefügten Arbeitsbereichs, die Eigentümerschaft bleibt jedoch unverändert (siehe auch
4.3.1.2 „Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen“ auf S. 58).
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
45
Das Kopieren von Dokument und Arbeitsbereich erzeugt in beiden Fällen Kopien, von denen
Sie das einzige Mitglied und der einzige Eigentümer sind – sozusagen ‚private‘ Kopien in
Ihrer Zwischenablage. Das Einfügen dieser privaten Kopien in einen Ordner überträgt das
Eigentum auf den Eigentümer dieses Ordners.
Das Verweisen eines Objekts erzeugt einen Verweis auf das Objekt in Ihrer Zwischenablage, d.h. einen Eintrag, der auf das Objekt verweist und der die Eigentümerschaft von Ihrer
Zwischenablage erbt. Sie werden den Eigentümern des Objekts hinzugefügt. Verweisen ist nur für Manager eines Objekts erlaubt; für unsere beiden Standardfälle wären Sie im allgemeinen nur in der Lage, einen Verweis auf das Dokument zu erzeugen, wenn Sie Manager des Ordners wären, in dem sich das Dokument befindet. Das Einfügen des Verweises in einen
Ordner entfernt Sie als Eigentümer und fügt den Eigentümer dieses Ordners den Eigentümern des Dokuments hinzu. Beachten Sie, dass sich mehrere Eigentümer eines Objekts den Plattenplatz, den ein Objekt belegt, teilen: z.B. werden zwei Eigentümer eines 500-kB-Dokuments nur mit jeweils 250 kB Plattenplatz belastet.
3.5.2
Papierkorb
Den Papierkorb finden Sie in der Schnellzugriffsleiste oben rechts. Sein Aussehen zeigt an, ob sich derzeit Objekte im Papierkorb befinden oder nicht.
Klicken Sie auf das Icon
Ordnerseite dargestellt wird.
, um den Inhalt des Papierkorbs anzusehen, der wie jede andere
Zwei Aktionen für Objekte im Papierkorb werden im Auswahlmenü für Mehrfachselektion
(und in Aktionsmenüs der Objekteinträge) zusätzlich angeboten:
| zurücklegen | legt die ausgewählten Objekte in die Ordner zurück, aus denen sie entfernt wurden, sofern es diese Ordner noch gibt. Andernfalls können Sie die Objekte einfach ausschneiden und an geeigneter Stelle wieder einfügen.
| löschen | entfernt die ausgewählten Objekte aus Ihrem Papierkorb. Dadurch verlieren Sie den
Zugriff auf diese Objekte über die gelöschten Einträge (Sie können immer noch Zugriff auf diese Objekte über andere Einträge haben, die Sie z.B. mit
Verweisen in Ablage erzeugt haben). Wenn Sie einen Arbeitsbereich löschen, dessen einziger Eigentümer Sie sind und wo
Sie durch das Löschen den Zugriff vollständig verlieren, ist der Arbeitsbereich auch für etwaige andere Mitglieder nicht mehr zugreifbar. In diesem Fall werden Sie auf diese Tatsache hingewiesen, bevor der Arbeitsbereich tatsächlich gelöscht wird. Wenn Sie einen gemeinsamen Arbeitsbereich löschen, dessen Eigentümer Sie nicht sind oder der noch andere
Eigentümer hat, so beendet das lediglich Ihre Mitgliedschaft in diesem Arbeitsbereich; der
Arbeitsbereich selbst bleibt für die anderen Mitglieder bestehen.
Besondere Regeln für das Löschen von Versionen gelten bei Dokumenten unter Versions-
kontrolle (siehe 5.3.6 „Versionen löschen“ auf S. 104).
Wem gehören entfernte und gelöschte Objekte?
Diese Frage wird wichtig, wenn die Plattenplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server (‚Quota-System‘) aktiviert ist, weil alle Objekte, deren Eigentümer Sie sind, Ihrem Plattenplatzanteil zugerechnet werden. Dies kann letztlich zu einer Überschreitung des Ihnen zugestandenen Plattenplatzes und den damit verbundenen Problemen führen. Das Entfernen und Löschen von Objekten kann zu Änderungen beim Eigentum an diesen Objekte führen.
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Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Wenn Sie ein Objekt entfernen, d.h. in Ihren Papierkorb verschieben, finden dieselben Regeln zu Eigentümer- und Mitgliedschaft Anwendung, die auch beim Ausschneiden des Objekts gelten, d.h. beim Verschieben des Objekts in Ihre Zwischenablage. Das bedeutet für die Standardfälle eines Dokuments, das Sie in einem Ordner erzeugt haben, der Ihnen nicht gehört, und eines Arbeitsbereichs, zu dem Sie eingeladen worden sind, dass Sie der Eigentümer des entfernten Dokuments in Ihrem Papierkorb werden und dass eventuelle andere Mitglieder des
Ordners Zugriff auf das Dokument verlieren, während das Entfernen des Arbeitsbereichs
Eigentümer- und Mitgliedschaft unverändert lassen.
Das Löschen von Objekten in Ihrem Papierkorb nimmt Ihnen die Eigentümerschaft, wenn Sie
überhaupt Eigentümer sind und nicht noch Zugriff auf die gelöschten Objekte über andere
Einträge haben.
3.6 Öffentlicher Bereich
Der öffentliche Bereich stellt denjenigen Teil eines BSCW-Servers dar, der für jedermann
über das World-Wide Web zugänglich ist, ohne als Benutzer am BSCW-Server registriert zu sein. Ordner und Diskussionen können mit
Datei Zugang Öffentlich machen im oberen Menü und
Zugang Öffentlich machen im Aktionsmenü des Objekts öffentlich zugänglich gemacht werden. Diese Aktion ist standardmäßig nur für Manager erlaubt. Die Zugriffsrechte für anonyme Benutzer werden festgelegt, wenn ein Objekt veröffentlicht wird. Standardmäßig
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen kann der BSCW-Administrator den öffentlichen Bereich
Ihres BSCW-Servers entfernen. In diesem Fall können keinerlei Objekte öffentlich zugänglich gemacht werden.
Der öffentliche Bereich ist als Gemeinschaftsarbeitsbereich mit dem Namen ‚public‘ verwirklicht. Seine Gemeinschaft ist die Gruppe der anonymen Benutzer, d.h. aller Benutzer, die auf den öffentlichen Teil eines BSCW-Servers anonym zugreifen. (Gemeinschaften im allgemei-
nen werden in 7.3 „Gemeinschaften“ auf S. 143 beschrieben.) Der Ordner ‚public‘ ist in der
Liste der Gemeinschaftsarbeitsbereiche von jedem registrierten Benutzer Ihres BSCW-Servers enthalten. Sie gelangen zum öffentlichen Bereich wie folgt:
Klicken Sie auf in der Schnellzugriffsleiste oder
wählen Sie
Anzeigen Meine Gemeinschaften im oberen Menü. Dies zeigt den Ordner
‚Gemeinschaften von Ihr-Benutzername‘ an, der alle Gemeinschaftsarbeitsbereiche enthält, wo Sie Mitglied sind.
Öffnen Sie den Gemeinschaftsarbeitsbereich ‚public‘, der alle Objekte auf Ihrem
BSCW-Server enthält, die öffentlich zugänglich sind.
Alternativ können Sie den öffentlichen Bereich auch als anonymer Benutzer erreichen.
Wählen Sie
Anzeigen Öffentlicher Bereich im oberen Menü. Dies zeigt den Ordner
‘Communities of anonymous’ an, der den Arbeitsbereich ‚public‘ enthält.
Öffnen Sie den Arbeitsbereich ‚public‘, um sich alle Objekte anzusehen, die auf Ihrem
BSCW-Server veröffentlicht worden sind.
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
47
Auf diese letztere Art greifen Sie auf die Objekte des öffentlichen Bereichs zu, wie es auch ein anonymer Benutzer tun würde, und Sie müssen dazu nicht Ihre laufende BSCW-Sitzung unter Ihrem Benutzernamen beenden. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie einen
Arbeitsbereich mit öffentlichem Zugang moderieren. Sie können so schnell und bequem kon-
trollieren, wie das, was Sie „ins Netz stellen“, aus der Perspektive des anonymen Benutzers im World-Wide Web aussieht und in welchem Umfeld es steht.
3.7 Metadaten-Attribute
BSCW-Objekte haben eine Reihe von Metadaten-Attribute, die entweder vom Benutzer gesetzt werden (z.B. Name und Beschreibung) oder die vom System gesetzt werden (z.B. Datum der Erzeugung oder Name des Erzeugers). Einige Objekttypen haben umfangreichere
Sätze von Metadaten-Attributen als die meisten anderen:
Dokumente können mit Attributen aus einer Teilmenge des ‚Dublin Core Metadata
Element Set‘ beschrieben und klassifiziert werden. Beispiele sind „(DC) Titel“, „(DC)
Verfasser“ oder „(DC) Sprache“. Wenn Speicherung und Austausch von Schlüsseln zur Verschlüsselung von Dokumenten für Ihren BSCW-Server freigeschaltet ist, gibt es zwei weitere Metadaten-Attribute für Dokumente: „Schlüssel“ und „Empfänger“.
Diese Attribute sind für Dokumente mit dem entsprechenden MIME-Typ gedacht, die
Schlüssel für das Verschlüsselungsverfahren enthalten. Das Schlüssel-Attribut ist für eine Beschreibung des Schlüssels gedacht und das Empfänger-Attribut sollte die Benutzer auflisten, die den Schlüssel zugeschickt bekommen haben, wenn es solche gibt.
Einzelheiten finden Sie in 9.4 „BSCW-Dateiübertragungshilfen“ auf S. 176 und der
Online-Hilfe von BSCW Desktop.
Kontakte werden durch zahlreiche Attribute beschrieben, die Namen, Adresse, Telefonnummern, Organisation usw. betreffen.
Ordner und Dokumente können durch sogenannte Tags klassifiziert werden. Bei Tags handelt es sich um frei vergebene Schlagwörter. Tags können auch im Zusammenhang
mit Einträgen in Blogs benutzt werden.
Alle Metadaten-Attribute können in BSCW-Suchen benutzt werden. Das Suchformular bietet
an, diese Attribute als Suchkriterien zu verwenden.
Metadaten-Attribute, die mit Werten versehen sind, werden unterhalb des Objekteintrags in der Ordnerübersicht und auf der Info-Seite angezeigt. Auf Tags, die in einer Ordnerübersicht angezeigt werden, kann man klicken und so eine Suche nach Objekten mit demselben Tag anstoßen. In diesem Fall wird im kleinsten Arbeitsbereich gesucht, der den aktuellen Ordner enthält, d.h. demjenigen Arbeitsbereich, der dem aktuellen Ordner seine Mitglieder vererbt.
Um Metadaten-Attributen Werte zuzuweisen oder Werte zu ändern, wählen Sie
Ändern
Attribute
. Geben Sie Werte in die dafür vorgesehenen Felder ein oder ändern Sie vorhandene
Werte. Werte von nicht mehr benötigten Attributen können Sie löschen. Datumangaben sollten vollständig sein, d.h. Jahr, Monat und Tag enthalten. Benutzer sollten am besten mit ihrem
Benutzernamen angegeben werden, der auch sonst in BSCW angezeigt wird.
Für manche Attribute können mehrere Werte angegeben werden, indem man auf [Weitere
Werte] rechts neben dem Eingabefeld klickt. In diesem Fall sind die Werte mit Auswahlkästchen versehen. Ein Wert wird nur übernommen, wenn das entsprechende Auswahlkästchen angekreuzt ist. Durch Abwahl von Auswahlkästchen können Sie Werte löschen.
Wenn Ihr BSCW-Server entsprechend konfiguriert ist, können Sie auch eigene Attribute definieren, indem Sie Namen und wahlweise Wert eines solchen Attributs in die beiden leeren
48
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Felder unter ‚Eigene Attribute definieren‘ eintragen. Weitere eigene Attribute definieren Sie, indem Sie nach Eingabe eines Attributs auf [Weitere Attribute] klicken. Benutzerdefinierte
Attribute müssen eindeutige Namen haben. Sie werden gelöscht, indem ihr Name gelöscht wird. Benutzerdefinierte Attribute können wie andere Attribute ebenfalls in BSCW-Suchen benutzt werden und werden wie andere Attribute in Ordnerübersichten und auf der Info-Seite angezeigt.
Abbildung 9: Metadaten-Attribute auf der Info-Seite
Attribute von Dokumenten können auch zugewiesen werde, wenn Dokumente erzeugt oder ersetzt werden, indem man auf [Weitere Attribute] in den entsprechenden Aktionsformularen klickt.
3.8 Die Info-Seite
BSCW erstellt und pflegt zu jedem Objekt (Ordner, Diskussion, Dokument, Benutzer, Gruppe usw.) eine Menge beschreibender Informationen. Einige Informationen können von Benutzern mit entsprechenden Zugriffsrechten editiert werden, andere sind vor manueller Änderung geschützt und werden von BSCW automatisch aktualisiert. Einige Informationen (z.B. Name und Typ eines Objekts oder der Name seines Eigentümers) werden je nach Zusammenhang in der Web-basierten Benutzeroberfläche von BSCW angezeigt. Auf der Info-Seite des Objekts werden alle Informationen zu einem Objekt gebündelt präsentiert.
Wählen Sie
Information oder klicken Sie auf das Icon links vom Icon des Ob-
jekttyps, um die Info-Seite des Objekts zu erhalten (siehe Abbildung 9 für ein Bei-
spiel).
BSCW 4.4 Handbuch Grundbegriffe und -funktionen
49
Die Info-Seite stellt einige technische Informationen über das Objekt bereit und zeigt die aktuellen Zugriffsrechte an, d.h. welchen Benutzern in welchen Rollen welche Aktionen auf dem Objekt erlaubt sind. Der übrige Inhalt der Info-Seite hängt vom Objekttyp ab.
Dokument: Die Info-Seite zeigt eine Liste aller mit Werten versehenen Metadaten-
Dokument unter Versionskontrolle: Für ein Dokument unter Versionskontrolle zeigt die Info-Seite zusätzlich noch die Versionshistorie als Tabelle an. Klicken Sie die Versionsnummer in der linken Spalte an, um die gewünschte Version auf Ihr lokales System herunterzuladen.
Kontakt: Die Info-Seite zeigt alle die Informationen an, die einen Kontakt beschreiben.
Benutzer: Die Info-Seite eines Benutzers enthält neben dem Benutzernamen und der
Emailadresse alle die Informationen, die im persönlichen Profil des Benutzers angege-
ben worden sind, wie z.B. seine Telefonnummer oder ein Bild. Sie enthält ebenfalls
Kontaktinformationen, wie ein Benutzer über synchrone Konferenzprogramme oder
Instant-Messaging-Dienste erreicht werden kann, wenn solche Angaben im persönlichen Profil gemacht worden sind.
50
Grundbegriffe und -funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
4 Weitere Funktionen
4.1 Registrieren und Authentisieren von Benutzern
4.1.1
Zusätzliche Emailadresse registrieren
In diesem Abschnitt nehmen wir an, dass Ihr BSCW-Server eigenständige Benutzerregistrierung ohne Mitwirkung des Administrators gestattet. In diesem Fall kann es vorkommen, dass
Sie durch eine Emailnachricht aufgefordert werden, sich als Benutzer an eben dem BSCW-
Server zu registrieren, den Sie bereits benutzen. Der Grund dafür ist, dass Sie unter einer
Emailadresse eingeladen worden sind, die BSCW nicht kennt und deshalb Ihrem Benutzernamen nicht zuordnen konnte.
Wenn Sie eine solche Nachricht erhalten, wiederholen Sie bitte die Registrierungsprozedur und geben dabei genau den Benutzernamen an, unter dem Sie bereits registriert sind, sowie
Ihr aktuelles Passwort. BSCW schickt Ihnen daraufhin eine Emailnachricht mit der (nur einmal benutzbaren!) URL eines Formulars an die neue Adresse. In diesem Formular können Sie durch Eingabe Ihres Passworts bestätigen, dass Sie eine Email-Zweitadresse für Ihren Benutzernamen registrieren wollen.
Diese zusätzliche Emailadresse wird automatisch in Ihr Formular ‚Persönliche Daten‘ eingetragen und unter
Optionen Profil Zeigen angezeigt. Unter
Optionen Profil Ändern können
Sie noch weitere Emailadressen angeben. Für jede dieser Adressen wird die obige verkürzte
Registrierungsprozedur durchlaufen, um sicherzustellen, dass die Verknüpfung der zusätzlichen Emailadresse mit Ihrem Benutzernamen gültig ist.
Die Registrierung weiterer Emailadressen ist sinnvoll, wenn Sie erwarten, unter unterschiedli-
len wird BSCW dann in der Lage sein, zu jeder der angegebenen Adressen korrekterweise
Ihren Benutzernamen zuzuordnen. Unabhängig von der Registrierung weiterer Emailadressen wird BSCW weiterhin Ihre primäre Emailadresse verwenden, um Ihnen z.B. den täglichen
Arbeitsbereichsbericht zuzusenden.
4.1.2
Eine Anmerkung zur Authentisierung
Authentisierung in BSCW hat zwei Aspekte: die Assoziation eines BSCW-Benutzernamens mit einer bestimmten Person und die Sicherstellung, dass nur diese Person unter dem gegebenen Benutzernamen in BSCW agiert.
Der erste Aspekt wird durch die Registrierungsprozedur abgedeckt, die in BSCW auf Emailadressen basiert, d.h. ein künftiger Benutzer braucht eine gültige Emailadresse. Registrierung ohne Administratorbeteiligung geht ferner davon aus, dass Emailnachrichten an eine persön-
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
51
liche Emailadresse ohne die Zustimmung des Adressaten nicht von Dritten gelesen werden können. Nach erfolgreicher Registrierung ist somit die Zuordnung eines BSCW-Benutzernamens zu dem Besitzer einer Emailadresse hergestellt. (Wir vernachlässigen dabei das Risiko, dass ein Eindringling den Emailverkehr während der Registrierung beim Transport über das Internet oder auf dem Computersystem des künftigen Benutzers abfängt.)
Auf diese Weise können öffentliche BSCW-Server eine Registrierungsprozedur benutzen, die
Flexibilität (Benutzer können sich ohne Einschaltung des Administrators registrieren) und
Verfolgbarkeit (bei Problemen kann der Administrator mit Benutzern über ihre Emailadresse in Kontakt treten) miteinander vereint.
Hinweis: Ihr BSCW-Server kann auch mit sicheren SSL-kompatiblen (Secure Socket Layer)
Internetverbindungen betrieben werden, um zu verhindern, dass Dritte Ihre Emailnachrichten auf dem Weg durch das Internet abfangen. Fragen Sie Ihren Administrator.
Der zweite Aspekt der Authentisierung wird durch die Anmelde-Prozedur abgedeckt. Hier verwendet BSCW die Standardmethode ‚basic authentication‘ der meisten Web-Browser, die auf einfachen Passwörtern beruht.
Hinweis: Ein BSCW-Server kann so konfiguriert werden, dass Sie X.509-Client-Zertifikate zur Identifizierung bei der Anmeldung verwenden statt der vergleichsweise unsicheren Standardmethode mit Benutzernamen und Passwort. Informieren Sie sich bei Ihrem BSCW-Administrator über diese Möglichkeit.
4.2 Optionen festlegen
BSCW passt sich automatisch den Möglichkeiten des von Ihnen benutzten Browsers an, und zwar bei dem
Einsatz von JavaScript und Stylesheets und der
Interaktion in verschiedenen Sprachen.
Zusätzlich können Sie BSCW in Bezug auf eine Reihe von Systemfunktionen anpassen, z.B.
an
spezielle Anforderungen zur Bearbeitung der aktuellen Aufgabe,
Ihren persönlichen Arbeitsstil,
Ihre Kenntnisse im Umgang mit BSCW.
Diese Anpassungen nehmen Sie durch persönliche Einstellungen vor. So können Sie BSCW
ad hoc an eine Arbeitssitzung unter ungünstigen technischen Umständen anpassen, z.B. wenn
Sie reisen oder eine Modemverbindung mit niedriger Bandbreite benutzen. Sie können BSCW ebenfalls so konfigurieren, dass zusätzliche Funktionen zum Hochladen von Dateien installiert und benutzt werden können oder dass BSCW in einer bestimmten Sprache mit Ihnen kommuniziert.
Achtung: Diese Einstellungen werden für einen bestimmten Server gesetzt. Wenn Sie mit mehreren Servern in derselben Weise arbeiten wollen, müssen Sie identische Einstellungen bei allen Servern festlegen.
52
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
4.2.1
Spezielle Browser-Funktionen
4.2.1.1 JavaScript und Stylesheets
Die BSCW-Benutzeroberfläche ab Version 4 benutzt insbesondere für das Seitenlayout und die Erstellung von Popup-Menüs JavaScript und Stylesheets.
Wenn JavaScript in Ihrem Browser aktiviert ist, wird automatisch die mit JavaScript erweiterte Benutzeroberfläche dargestellt.
Wenn Sie JavaScript deaktivieren (z.B. aus Sicherheitsbedenken), präsentiert BSCW
ihnen automatisch die Benutzeroberfläche ohne JavaScript. Das Abschalten von Java-
Script empfiehlt sich auch, wenn nicht genügend Bandbreite bei der Kommunikation mit dem BSCW-Server zur Verfügung steht.
Bitte schalten Sie Stylesheets in Ihrem Browser nicht ab, da Ihre Benutzeroberfläche sonst wichtige Informationen über Anordnung und Aussehen verliert. Sie wird zwar weiter funktionsfähig sein, jedoch ‚unschön‘ aussehen. Sicherheitsbedenken wegen des Einsatzes von Stylesheets sind unbegründet.
In diesem Handbuch gehen wir davon aus, dass JavaScript und Stylesheets aktiviert sind.
4.2.1.2 Sprache der Benutzeroberfläche
Viele Browser bieten Ihre Oberflächen in mehreren Sprachen an, z.B. in Deutsch, Englisch,
Französisch oder Spanisch. BSCW liest die Spracheinstellung des Browsers aus und antwortet automatisch in derselben Sprache, wenn Ihr BSCW-Administrator das entsprechende Sprachpaket installiert hat.
Um eine der verschiedenen von BSCW unterstützten Sprachen zu benutzen, stellen Sie entweder sicher, dass Ihr Web-Browser die von Ihnen gewünschte Sprache benutzt (schlagen Sie auf den Hilfeseiten Ihres Browsers nach) oder legen Sie eine Sprache explizit fest:
Wählen Sie
Optionen Einstellungen im oberen Menü, um das Formular ‚Einstellun-
gen‘ anzeigen zu lassen.
Wählen Sie dort Ihre Sprache aus dem ‚Sprache‘-Menü. Dieses Menü enthält die komplette Liste aller installierten Sprachen.
Deaktivieren Sie die automatische Verwendung der Browser-Sprache, indem Sie das entsprechende Auswahlkästchen abwählen.
4.2.1.3 Benutzeroberfläche ohne JavaScript
Wenn Ihr Browser JavaScript nicht interpretiert, benutzt BSCW automatisch die Benutzeroberfläche ohne JavaScript. Diese ist weniger komfortabel und grafisch etwas unübersichtlicher, ist jedoch voll funktionsfähig. Der Hauptunterschied ist das Fehlen der Popup-Menüs.
Alle Popup-Menüs werden in diesem Fall durch Auswahllisten und ‚Eingabe‘-Schaltflächen ersetzt.
Um eine Aktion aufzurufen, wählen Sie den passenden Eintrag in der Auswahlliste und drücken auf . Beachten Sie bitte, dass sich das ‚Eingabe‘-Icon nur auf die angewählte
Aktion links von ihm bezieht, und dass immer nur eine Aktion auf einmal durchgeführt wird.
Sie können jederzeit zu der komfortableren, durch JavaScript erweiterten Oberfläche zurückkehren, indem Sie Ihren Browser JavaScript akzeptieren lassen. Die JavaScript-Benutzeroberfläche erscheint nach dem nächsten Laden einer Seite.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
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4.2.2
BSCW-Uploader nutzen
Es gibt in BSCW drei Hilfsprogramme zum Hochladen von Dateien, die Sie aktivieren und benutzen können:
‚Drag & drop‘-Uploader,
JUploader-Applet und
BSCW Desktop-Programm.
Der ‚Drag & drop‘-Uploader und das BSCW Desktop-Programm verlangen vor ihrer Benutzung die Aktivierung in Ihren Benutzer-Einstellungen.
‚Drag & drop‘-Uploader
Wenn Sie einen Java-fähigen Browser benutzen, können Sie mit dem ‚Drag & drop‘-Uploader Dateien per ‚drag & drop‘ in Ihren Arbeitsbereich laden. Es ist sogar möglich, Gruppen von Dateien hochzuladen, was die Dateiübertragungsfunktionen gängiger Browser nicht bieten. Bitte beachten Sie, dass diese Erweiterung nicht für alle Plattformen und Browser verfügbar ist.
Abbildung 10: BSCW-Kopfbereich mit installiertem ‚Drag & drop‘-Uploader
Wenn Sie den ‚Drag & drop‘-Uploader benutzen wollen,
stellen Sie sicher, dass Ihr Browser Java unterstützt (über Java-Plugin) und diese
Option auch aktiviert ist,
klicken Sie
Optionen Einstellungen im oberen Menü an,
wählen Sie ‚Drag&drop-Uploader zum Hochladen von Dateien benutzen‘ und bestätigen Sie mit [OK].
JUploader-Applet
Ein weiteres Hilfsprogramm, das JUploader-Applet, wird über
Anzeigen Dateiübertragung im oberen Menü aufgerufen und ist ohne irgendeine Konfiguration Ihrerseits verfügbar, wenn alle Voraussetzungen zutreffen (Java-fähiger Browser und Plattform).
Alternativ können Sie das JUploader-Applet auch starten, indem Sie auf das Icon
Aktionssymbolleiste klicken.
in der
54
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Abbildung 11: JUploader-Applet
Das JUploader-Applet erlaubt das Hochladen von mehreren Dateien in den aktuellen Ordner.
Es öffnet sich in einem neuen Browser-Fenster. Dateien können der Dateiauswahl durch ‚drag
& drop‘ oder über einen Dateiauswahldialog, der durch Klicken auf initiiert wird, hinzugefügt werden. Sie können bei jeder Datei den Namen ändern, eine Beschreibung hinzufügen oder den Dokumenttyp (MIME-Typ) ändern. Klicken Sie auf das Icon , um den Dateiübertragungsvorgang zu starten
BSCW Desktop-Programm
Wenn Sie regelmäßig eine große Anzahl von Dokumenten gleichzeitig hochladen müssen, finden Sie im BSCW Desktop-Programm ein sehr effektives Werkzeug. Außerdem bietet es
Verschlüsselung und Signierung von Dokumenten auf Basis des PGP-Verfahrens (Pretty
Good Privacy). BSCW Desktop ist eine lokale Anwendung, die auf Ihrem Computer installiert werden muss. Wenn Sie beabsichtigen, BSCW Desktop einzusetzen, folgen Sie den An-
weisungen in 9.4 „BSCW-Dateiübertragungshilfen“ auf S. 176.
Achtung: Es sind eine Reihe von BSCW-Dateiübertragungsprogrammen im Umlauf, die mit früheren BSCW-Versionen benutzt wurden. Unterstützt wird mit der aktuellen BSCW-Version jedoch nur das BSCW Desktop-Programm. Vom Gebrauch älterer Programme wird abgeraten.
4.2.3
Funktionalität und Benutzeroberfläche anpassen
Sie können Ihre Benutzeroberfläche individuell anpassen: ein gemeinsamer Arbeitsbereich muss nicht unbedingt für alle Mitglieder gleich aussehen. Sie können dabei folgendes auswählen:
Ihr Kompetenzniveau,
verschiedene Sichten auf den Inhalt Ihrer Ordner.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
55
4.2.3.1 Kompetenzniveaus
BSCW kennt verschiedene Kompetenzniveaus eines Anwenders. Ein Benutzer sollte erst dann mit dem vollen Funktionsumfang arbeiten, wenn er sich an den Umgang mit BSCW gewöhnt hat und BSCW sinnvoll und effektiv einsetzen kann.
BSCW-Server können ihren Benutzern eine Reihe vordefinierter Benutzeroberflächen mit wachsender Funktionalität und Komplexität anbieten. Im Fall des BSCW-Servers des Fraun-
hofer-Instituts FIT sind dies drei Kompetenzniveaus:
Anfänger
Fortgeschrittener
Experte
Als neuer Benutzer des BSCW-Servers starten Sie üblicherweise als Anfänger (sofern Ihr
Systemadministrator es nicht anders konfiguriert hat). Sobald Sie mit dem eingeschränkten
Funktionsumfang zurechtkommen, sollten Sie in ein höheres Niveau, also Fortgeschrittener oder Experte wechseln:
wählen Sie in Ihrer oberen Menüleiste
Optionen Niveau und den für Sie passenden
Eintrag.
Abhängig von der Serverkonfiguration können Anzahl und Namen der Niveaus abweichen.
Auch kann der erlaubte Funktionsumfang unterschiedlichen Niveaus zugeordnet sein. Es ist jederzeit möglich, in ein anderes Kompetenzniveau zu wechseln.
4.2.3.2 Ordneransichten
Über
Ansicht in der oberen Menüleiste bestimmen Sie, wie Ihre Ordner-Übersicht angezeigt wird:
wählen Sie
Ansicht Spalten in der oberen Menüleiste, um zu bestimmen, was in den
Spalten dargestellt werden soll;
wählen Sie
Ansicht Größe
, um die in BSCW verwendete Schriftgröße einzustellen;
wählen Sie
Ansicht Sortieren nach ...
, um die Einträge eines Ordner zu sortieren;
mit
Ansicht Symbolleiste können Sie die Aktionssymbolleiste oben links ein- und ausblenden;
wählen Sie
Ansicht Beschreibung
, um die Objektbeschreibungen anzuzeigen oder zu verbergen.
wählen Sie
Ansicht Ausklappbar
, um die Anzeige von Unterordnern zu ermöglichen oder nicht.
mit
Ansicht Anwesenheit
können Sie die Kontaktstatusanzeige zeigen oder verbergen,
mit deren Hilfe Sie sehen können, welche Mitglieder des Ordners in jüngster Vergangenheit in BSCW aktiv waren.
56
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Abbildung 12: Ordneransicht einstellen
4.2.4
Ereignisdienste abonnieren
BSCW bietet mehrere Möglichkeiten, sich über Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen informieren zu lassen: mittels Icons an der Benutzerschnittstelle, durch den täglichen Arbeitsbereichsbericht, durch sofortige Emailnachricht und durch Benachrichtigung über JMonitor, ein spezielles Java-Applet. Sie können für verschiedene Ereignistypen unterschiedliche Dienste abonnieren. Weitere Details zu den Ereignisdiensten und zum Abonnieren finden Sie in
Hinweis: Einige dieser Dienste können möglicherweise durch den BSCW-Administrator Ihres
Servers deaktiviert worden sein.
4.3 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten
Ein gemeinsamer Arbeitsbereich ist ein Ordner, der von mehreren Personen genutzt wird.
Mitglieder eines Arbeitsbereichs sind in der Regel eine Gruppe registrierter BSCW-Benutzer.
In den Standard-Einstellungen, die Sie natürlich Ihren Bedürfnissen anpassen können, kann jedes Mitglied des Arbeitsbereichs
alle Objekte des Arbeitsbereichs sehen,
die Effekte aller Aktionen der anderen Mitglieder auf Objekten im Arbeitsbereich unmittelbar wahrnehmen und
selbst Aktionen auf dem Ordner und den in ihm enthaltenen Objekten ausführen (zu
Beschränkungen siehe 4.5 „Zugriffsrechte und Rollen“ auf S. 68).
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
57
Ein Ordner signalisiert seinen speziellen Status als gemeinsamer Arbeitsbereich durch das
Icon hinter seinem Namen in der Navigationsleiste und in der ‚Teilen‘-Spalte des Ordnereintrags. Klicken Sie auf dieses Icon, um sich die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs anzusehen.
Die hier und im folgenden geschilderten Regeln für Ordner gelten im wesentlichen auch für alle von der Ordner-Klasse abgeleiteten ‚Container-Objekte‘: Diskussionen, Gruppenkalender, Dokumentsammlungen, Projekte, Aufträge – vgl. die entsprechenden Abschnitte für Einzelheiten, die möglicherweise von den allgemeinen Regeln, wie sie hier dargestellt werden, abweichen.
4.3.1
Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen
Sie können jeden Ordner in einen gemeinsamen Arbeitsbereich umwandeln, indem Sie Mitglieder einladen, den Ordner mit Ihnen gemeinsam zu nutzen:
Wählen Sie
Datei Zugang Mitglied einladen in der oberen Menüleiste, um andere Benutzer Ihres BSCW-Servers in den Arbeitsbereich einzuladen und ihnen Zugriffsrechte zu diesem Ordner und allen darin enthaltenen Objekten zu gewähren.
Üblicherweise laden Sie einen oder mehrere registrierte Benutzer des BSCW-Servers ein,
aber Sie können auch den öffentlichen, anonymen Zugriff aus dem Internet zu erlauben.
Wählen Sie
Datei Zugang Öffentlich machen in der oberen Menüleiste, um jedem
Nutzer des Internets Lese-Rechte für alle Objekte im Arbeitsbereich zu gewähren.
Diese Aktionen finden Sie auch im Aktionsmenü eines Ordner als einladen und
Zugang Öffentlich machen
.
Zugang Mitglied
4.3.1.1 Positionieren eines Arbeitsbereichs in Ihrer Ordner-Hierarchie
Sie können einen gemeinsamen Arbeitsbereich
Ordner-Hierarchie wieder
Einfügen
Ausschneiden und ihn irgendwo in Ihrer
. Dieses Verschieben des gesamten Arbeitsbereichs ist für die anderen Mitglieder nicht sichtbar, im Gegensatz zum Verschieben von Objekten inner-
halb des Arbeitsbereichs.
Es gibt eine Standard-Position, die BSCW für gemeinsame Arbeitsbereiche benutzt, denen vom Benutzer noch keine Position in der Ordner-Hierarchie zugewiesen wurde: die oberste
Ebene in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘). Davon sind Arbeitsbereiche betroffen, zu dem Sie gerade als neues Mitglied eingeladen worden sind.
BSCW legt einen solchen Arbeitsbereich, auf den Sie nun zugreifen können, in der obersten
Ebene Ihres persönlichen Arbeitsbereichs ab – unabhängig von der Position, die dieser Ordner in der jeweiligen Ordner-Hierarchie der anderen Gruppenmitglieder hat.
Wenn z.B. ein Ordner B, der in einem Arbeitsbereich A enthalten ist, selbst in einen gemeinsamen Arbeitsbereich umgewandelt wird, indem zusätzliche Mitglieder eingeladen werden,
ändert sich die Position von Arbeitsbereich B im ursprünglichen Arbeitsbereich A für die Mitglieder von Arbeitsbereich A nicht. Für die neuen Mitglieder von Arbeitsbereich B erscheint er in der obersten Ebene ihres jeweiligen persönlichen Arbeitsbereichs.
4.3.1.2 Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen
Sie können innerhalb eines Arbeitsbereichs weitere Arbeitsbereiche anlegen, sie also in diesen
Arbeitsbereich ‚einbetten‘, indem Sie
Zugang Mitglied einladen oder
Zugang Öffentlich machen im Aktionsmenü eines Ordnereintrags auswählen. Sie können auch die entsprechenden Optionen im
Datei
-Menü des jeweiligen Ordners benutzen.
58
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Sie können auch einen Arbeitsbereich in einen anderen einbetten, indem Sie einen Arbeitsbereich in einen anderen mit Ausschneiden und Einfügen übertragen. Die Mitglieder des neuen übergeordneten Arbeitsbereichs werden automatisch den Mitgliedern des eingebetteten
Arbeitsbereichs hinzugefügt und die Mitglieder des alten übergeordneten Arbeitsbereichs
(falls vorhanden) werden automatisch entfernt. Das Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen oder das Entfernen eines Arbeitsbereichs aus einem anderen ändert automatisch die
Gruppe der Mitglieder. Denken Sie daran zu überprüfen, ob diese automatischen Änderungen
das sind, was Sie wollten, und korrigieren Sie wenn nötig die Gruppe der Mitglieder und
4.3.2
Mitglieder verwalten
In einem Arbeitsbereich mit Standard-Zugriffsrechten ist es Mitgliedern erlaubt, andere Mitglieder einzuladen oder zu entfernen – auch sich selbst. Jedoch kann die Verwaltung der Mitgliedschaft, d.h. das Einladen zusätzlicher Mitglieder zu einem Arbeitsbereich oder das Ausschließen von Mitgliedern von der Nutzung der gemeinsamen Ressourcen, auf verschiedene
Weisen organisiert werden – von kompletter Dezentralisierung (jedes Mitglied darf Mitglieder einladen oder entfernen) bis hin zu strikter Zentralisierung (nur die Manager eines
Arbeitsbereichs dürfen Mitglieder einladen oder entfernen).
BSCW unterstützt jede Form der Mitgliederverwaltung und der Zuweisung von Zugriffsrechten.
4.3.3
Zugriffsrechte setzen
Um einen Arbeitsbereich effektiv nutzen zu können, sollte man dem Zweck des Arbeits-
bereichs entsprechende Zugriffsrechte vergeben. Sie gelten für alle im Arbeitsbereich enthaltenen Ordner und Dokumente. Es ist normalerweise nicht nötig, die Zugriffsrechte für einzelne Objekte zu verändern, wenn sie für den Arbeitsbereich passend gesetzt wurden.
Abschnitt 4.5 „Zugriffsrechte und Rollen“ auf S. 68 beschreibt, wie man Rollen definiert und
dadurch differenzierte Zugriffsrechte für die Mitglieder eines gemeinsamen Arbeitsbereichs vergibt.
4.3.4
Banner für einen Arbeitsbereich erstellen
Jede Ordner-Übersichtsseite hat einen Kopf, der aus mehreren Zeilen besteht. In der Voreinstellung ist der Platz unter der Navigationsleiste leer.
Abbildung 13: Kopfbereich einer Ordner-Übersichtsseite ohne Banner
Dort können Sie ein Banner einfügen.
Wählen Sie
Datei Ändern Banner
.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
59
Im Formular ‚Banner ändern‘ definieren Sie das Banner durch einen HTML-Text (mit
Verweisen zu Bildern usw.). Mit einigen neueren Web-Browsern (z.B. Mozilla Firefox, Internet Explorer 6.0 und höher) definieren und ändern Sie das Banner mit einem
in BSCW integrierten HTML-Editor (siehe auch 5.1.3 „HTML-Dokumente bearbeiten“ auf S. 98).
Wenn Sie ein Banner eingefügt haben, könnte der Kopfbereich eines Arbeitsbereichs und der
Ordner, die er enthält, wie in der folgenden Abbildung aussehen.
Abbildung 14: Kopfbereich einer Ordner-Übersichtsseite mit Banner
Das Banner wird von Unterordnern geerbt, es sei denn, Sie definieren dort ein neues Banner oder
wählen
Ändern Banner
Banner explizit abzustellen.
und bestätigen bei leerem Bannertext mit [OK], um das
4.4 Mitglieder eines Arbeitsbereichs
Alle aktuellen Mitglieder eines Arbeitsbereichs bilden die Mitgliedergruppe ‚Mitglieder von
Arbeitsbereichsname‘. Mitglied in einem Arbeitsbereich werden Benutzer nur dadurch, dass sie vom Manager oder einem anderen dazu berechtigten Mitglied eingeladen werden.
Wenn Sie als registrierter Benutzer eines BSCW-Servers in einen neuen Arbeitsbereich eingeladen wurden, erkennen Sie das zumindest daran, dass dieser neue Arbeitsbereich mit dem
Icon in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘) erscheint. Neue Mitglieder können zusätzlich durch eine Einladungs-Nachricht informiert werden (dies erledigt BSCW automatisch für Sie, wenn Sie die entsprechende Option im Formular ‚Mitglied einladen‘ aktivieren).
In Ihrem täglichen Arbeitsbereichsbericht werden Sie ebenfalls über Einladungen in Arbeitsbereiche des vergangenen Tages informiert.
BSCW bietet keine spezielle Funktion an, um eine Einladung zu einem Arbeitsbereich abzulehnen. Wenn Sie einem Arbeitsbereich nicht zugeordnet sein wollen, müssen Sie sich selbst
aus der Mitgliederliste entfernen:
Klicken Sie auf das Icon rechts neben dem Namen des Arbeitsbereichs, um sich die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs anzusehen.
Wählen Sie
Zugang Entfernen im Aktionsmenü Ihres Eintrags, um sich selbst aus dem Arbeitsbereich zu entfernen. Um erneut Zugang zu dem Arbeitsbereich zu erlan-
60
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
gen, bitten Sie ein anderes Mitglied, Sie wieder einzuladen. Es ist nicht möglich, sich selbst zu einem fremden Arbeitsbereich einzuladen.
Wenn Sie kein Interesse an einem neuen Arbeitsbereich haben, können Sie ihn auch aus
Ihrem persönlichen Arbeitsbereich entfernen und in Ihrem Papierkorb löschen: das beendet ebenfalls Ihre Mitgliedschaft in diesem Arbeitsbereich. Einfaches Entfernen reicht nicht: auch wenn sich der Arbeitsbereich in Ihrem Papierkorb befindet, bleiben Sie immer noch Mitglied.
4.4.1
Mitgliederseite
Die Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs zeigt eine Liste der Benutzer, der Mitgliedergruppen und ggf. einer Gemeinschaft an, die Mitglieder des Arbeitsbereichs sind (und die Mitgliedergruppe ‚Mitglieder von Arbeitsbereichsname‘ bilden). Die Einträge auf der Mitgliederseite lassen Sie Informationen über einzelne Gruppenmitglieder einsehen. In den Menüleisten der
Mitgliederseite finden Sie alle Funktionen, um die Mitgliedschaft zu verwalten.
Klicken Sie auf das Icon rechts neben dem Namen des Arbeitsbereichs, um sich die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs anzusehen.
Die Einträge auf der Mitgliederseite zeigen die eingeladenen Mitglieder des Arbeitsbereichs an:
Personen mit vorläufiger Mitgliedschaft werden als Emailadresse angezeigt. Eine
Mitgliedschaft ist vorläufig, wenn eine Person eingeladen wurde, sich jedoch noch nicht am Server registriert hat. Diese Person kann den gemeinsamen Arbeitsbereich
nicht benutzen, bevor sie die Registrierung durchgeführt hat. Eine Person, deren Mitgliedschaft vorläufig ist, kann daran erinnert werden, sich zu registrieren: o
Klicken Sie im Aktionsmenü des Mitgliedseintrags auf
Neu einladen
, um eine weitere Einladung an die Emailadresse abzuschicken.
Personen, die registrierte Benutzer von BSCW sind, werden durch ihren Benutzernamen und ihre o
Emailadresse oder o den vollen Namen und Unternehmenszugehörigkeit dargestellt.
Mitgliedergruppen werden in der Form ‚Mitglieder von Arbeitsbereichsname‘ eingetragen. Mitglieder dieser Gruppen werden ausschließlich durch ihre Gruppe repräsentiert und sind nicht als einzelne Mitglieder sichtbar.
Eine Gemeinschaft wird mit ihrem Namen angezeigt, der normalerweise mit dem Namen des Arbeitsbereichs, zu dem die Mitgliederseite gehört, übereinstimmt. Mitglieder der Gemeinschaft werden durch die Gemeinschaft repräsentiert und sind nicht als einzelne Mitglieder sichtbar.
Hinweis: Wie alle BSCW-Objekte haben auch Mitgliedergruppen eine Historie, die als Ereignisse das Hinzufügen bzw. Entfernen von Mitgliedern enthält. Sie können diese Historie benutzen, um Informationen über ehemalige Mitglieder zu bekommen. Wählen Sie
Historie im Kontextmenü der Mitgliederseite, um die gesamte Historie einer Arbeitsgruppe einzusehen.
4.4.1.1 Informationen über einzelne Gruppenmitglieder
In der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs erhalten Sie Zugriff auf die Informationen, die die einzelnen Mitglieder über sich und ihre Arbeit zur Verfügung stellen. Einträge der Form:
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
61
Benutzername (Vollständiger-Name[, Organisation])
zeigen an, dass weitere Informationen zu diesem Mitglied eingesehen werden können, während Einträge der Form
Benutzername <Emailadresse>
anzeigen, dass keine persönlichen Informationen verfügbar sind.
Klicken Sie auf den Benutzernamen, um die Info-Seite des Mitglieds anzuzeigen. Diese beinhaltet einen Großteil der Informationen, die der Benutzer unter
Optionen Profil
Ändern eingegeben hat.
Wählen Sie
Ansprechen im Aktionsmenü des Mitglieds, um die ‚Ansprechen‘-Seite anzuzeigen. Auf dieser Seite werden die meisten der Informationen angezeigt, die das Mitglied in der Registerkarte Kommunikation des Aktionsformulars von
Optionen
Profil Ändern eingegeben hat.
Hinweis: Wenn der Benutzer die Installation eines Computerkonferenzsystems angegeben hat, das Sie ebenfalls benutzen, wird die Schaltfläche
Seite angezeigt.
auf der ‚Ansprechen‘o
Klicken Sie an, damit BSCW das entsprechende Computerkonferenzprogramm auf Ihrem Rechner startet und eine Verbindung zu dem anderen Benutzer aufbaut – vorausgesetzt, dass das Computerkonferenzprogramm bei dem Benutzer derzeit läuft.
Klicken Sie auf den Namen einer Mitgliedergruppe, um die Mitgliederseite dieser
Gruppe anzuzeigen.
Klicken Sie auf den Namen einer Gemeinschaft, um die Mitgliederseite der Gemeinschaft anzuzeigen (nur für Manager möglich).
Wählen Sie vCard
, um den Mitgliedseintrag als vCard-Datei (*.vcf) zu exportieren, d.h. auf Ihrem lokalen Computer zu speichern.
4.4.1.2 Mitgliedschaft verwalten
Auf der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs können Sie Mitglieder aus diesem Arbeitsbereich entfernen:
Markieren Sie die Auswahlkästchen derjenigen Mitglieder, die Sie entfernen wollen, und wählen Sie in der Menüleiste für Mehrfachselektion
| entfernen | oder
wählen Sie
Zugang Entfernen im Aktionsmenü, wenn Sie ein einzelnes Mitglied aus diesem Arbeitsbereich entfernen wollen.
Entfernte Mitglieder werden auch aus allen anderen Arbeitsbereichen entfernt, auf die sie nur
Zugriff hatten, weil sie zu diesem Arbeitsbereich gehört haben. Alle anderen Arbeitsbereiche,
Ihr Adressbuch und die Adressbücher aller anderen registrierten Mitglieder werden durch diese Aktion nicht beeinflusst.
Auf der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs können Sie auch zusätzliche Mitglieder zu diesem Arbeitsbereich einladen:
Wählen Sie
Datei Zugang Mitglied einladen im oberen Menü, um das Formular ‚Mit-
glied einladen‘ anzuzeigen. Mit ihm können Sie neue Benutzer von BSCW bestimmen, denen Zugriff auf diesen Arbeitsbereich gewährt werden soll.
62
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Wählen Sie Namen von Personen aus, die Sie einladen wollen, und übertragen Sie sie ins Feld ‚Ausgewählte Benutzer‘. Zur Auswahl stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur
Verfügung, die Sie auch kombinieren können: o
Benutzernamen oder Emailadresse direkt eingeben, o
Benutzer aus Ihrem Adressbuch auswählen, oder
o eine Suche nach Benutzern in BSCW durchführen und aus dem Suchergebnis auswählen.
Sie können Benutzernamen auch wieder aus dem Feld ‚Ausgewählte Benutzer‘ entfernen.
Hinweis: Wenn ein LDAP-Verzeichnis auf Ihrem BSCW-Server installiert ist, können
Sie im Formular ‚Mitglied einladen‘ auch in diesem LDAP-Verzeichnis nach Benutzern suchen, die Sie einladen möchten. Fragen Sie Ihren Systemadministrator.
Schreiben Sie eine persönliche Nachricht in das Feld ‚Einladungstext‘.
Bestimmen Sie mit ‚Einladen als‘ die Rolle, in der das Mitglied den Arbeitsbereich
nutzen darf.
Bestimmen Sie in ‚Einladungs-Email in:‘, in welcher Sprache der automatisch erzeugte Teil der Einladungsnachricht an noch nicht registrierte Benutzer geschickt wird.
Klicken Sie auf [OK], um den neuen Mitgliedern Zugriff auf den Arbeitsbereich zu gewähren und die Emailnachricht an die Eingeladenen abzuschicken.
Wenn Sie Emailadressen eingegeben oder ausgewählt haben, die BSCW noch nicht mit registrierten Benutzern verknüpft hat, sendet BSCW automatisch eine Emailnachricht an diese
Adressen. Diese Nachricht, die in Ihrem Namen verschickt wird, ist eine Einladung zur Registrierung als neuer Benutzer an Ihrem BSCW-Server. Diese Nachricht wird in der von Ihnen oben ausgewählten Sprache verschickt, wobei dem Standardtext die von Ihnen unter ‚Einladungstext‘ eingegebene persönliche Einladung angefügt wird.
Hinweis: Die Sprache, die Sie für die Einladungsnachricht auswählen, wird von BSCW als
Sprache für die Benutzeroberfläche für neu registrierte Benutzer genommen, wenn die Einstellung der Sprache über die bevorzugte Sprache des jeweiligen Browsers nicht gelingt.
4.4.2
Adressbuch
In Ihrem Adressbuch verwalten Sie die Namen von Benutzern, Mitgliedergruppen und Gemeinschaften sowie auch die Emailadressen von Personen, die Sie zur Registrierung einladen wollen oder eingeladen haben und die dies bislang noch nicht getan haben. Das Adressbuch
ist eine wichtige Grundlage zum Einladen von Mitgliedern zu Arbeitsbereichen oder von Teil-
nehmern zu einem Treffen. Zusätzlich können Sie auch Kontaktlisten als eine Art von Ar-
beitsbereichsadressbüchern benutzen, um Kontaktinformationen über Personen zu verwalten, die im Kontext eines Arbeitsbereichs wichtig und nicht notwendigerweise BSCW-Benutzer sind.
Der Inhalt Ihres Adressbuchs wird Ihnen als Liste angezeigt, die der Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs ähnelt. Sie zeigt dieselbe Struktur und erlaubt ähnliche Aktionen über identische
Schaltflächen. Die Einträge im Adressbuch können nach Name und Typ geordnet werden. Bei der Ordnung nach Typ erscheinen die Einträge in der Reihenfolge Gemeinschaften, Mitgliedergruppen, Emailadressen und schließlich Benutzernamen.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
63
Klicken Sie auf das Icon zu erhalten.
in Ihrer Schnellzugriffsleiste, um Ihre Adressbuchseite
Neue Einträge in Ihrem Adressbuch stammen aus zwei Quellen: einmal fügt BSCW automatisch alle Namen von Benutzern hinzu, die Mitglieder von Arbeitsbereichen sind, wo auch Sie
Mitglied sind; zum anderen können Sie Einträge explizit manuell vornehmen.
Es gibt zwei Arten, wie Sie Einträge in Ihrem Adressbuch manuell vornehmen können:
Neue Einträge erzeugen: o
Wählen Sie in der oberen Menüleiste
Datei Neu Mitglied oder
Neu Mitglied im Kontextmenü, um das Formular ‚Neue Einträge im Adressbuch‘ anzuzeigen.
o
Fügen Sie Namen oder Emailadresse in das Feld ‚Ausgewählte Benutzer‘ ein, indem Sie sie direkt eingeben oder aus dem Resultat einer BSCW-Benutzersuche oder einer Suche im LDAP-Verzeichnis auswählen, und bestätigen Sie die Aktion mit [OK].
o
Wenn BSCW von Ihnen eingegebene Emailadressen mit einem Benutzernamen verknüpfen kann, fügt er stattdessen diesen in Ihr Adressbuch ein. Alle anderen
Emailadressen werden unverändert in Ihr Adressbuch eingetragen; es wird keine
Einladung zur Registrierung als BSCW-Benutzer automatisch an diese Emailadressen geschickt.
Einträge kopieren: neue Einträge können von einer Mitgliederseite eingefügt werden, wenn sie nicht schon in Ihrem Adressbuch stehen.
o
Klicken Sie auf das Icon rechts neben dem Namen eines Arbeitsbereichs an, um seine Mitgliederseite zu erhalten.
o
Markieren Sie in der Mitgliederseite diejenigen Einträge, die Sie in Ihr Adressbuch einfügen wollen, und wählen Sie
| ins Adressbuch | aus der Menüleiste für
Mehrfachselektion oder o wählen Sie ins Adressbuch aus dem Aktionsmenü einzelner Einträge.
Zusätzlich zu den Namen von individuellen Benutzern – und Emailadressen als Platzhaltern –
können Sie auch die Namen von Mitgliedergruppen und Gemeinschaften in Ihr Adressbuch
eintragen, um Mitgliedergruppen und Gemeinschaften als Ganzes in einen Arbeitsbereich oder eine Gemeinschaft einladen zu können.
Einträge in Ihrem Adressbuch können nur von Hand entfernt werden; BSCW löscht auch Einträge, die automatisch erstellt wurden, nicht automatisch.
Markieren Sie die zu entfernenden Einträge auf Ihrer Adressbuchseite und wählen Sie
| entfernen | im Auswahlmenü für Mehrfachselektion.
Diese Aktion hat keinerlei Einfluss auf andere Adressbücher oder den Mitgliedsstatus derjenigen Benutzer, deren Einträge entfernt wurden. Sie bezieht sich ausschließlich auf Ihr Adressbuch.
Sie können mit vCard
Adressbucheinträge als vCard-Datei (*.vcf) exportieren, d.h. auf
Ihrem lokalen Computer speichern.
4.4.3
Mitgliedergruppen
Die Mitglieder eines Arbeitsbereichs bilden eine Mitgliedergruppe mit dem Namen ‚Mitglieder von Arbeitsbereichsname‘. Umgekehrt hat auch jede Mitgliedergruppe einen ihr zugeord-
64
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
neten Arbeitsbereich, d.h. es gibt keinen Arbeitsbereich ohne seine Mitgliedergruppe und keine Mitgliedergruppe ohne ihren Arbeitsbereich.
Mitgliedergruppen sind ein nützliches Werkzeug, um die Mitgliedschaft in Arbeitsbereichen und die Zugriffsrechte zu verwalten. Insbesondere können Sie eine Mitgliedergruppe dazu benutzen, die Zuordnung von Personen zu Rollen an einem einzigen Platz zu speichern und zu bearbeiten. Gleichzeitig können Sie diese Informationen an vielen Orten benutzen (z.B. zur
Zuweisung von Zugriffsrechten), wobei die Daten automatisch aktualisiert werden, wenn die
Mitgliedschaft oder die Rollenzuweisung in der Gruppe geändert wird.
Erstellen Sie Arbeitsbereiche für diejenigen kleineren Personengruppen, die durch ihre
Funktion oder die Aufgabe, an der sie arbeiten, für Ihr Anwendungsgebiet in BSCW wichtig sind und die Sie als Gruppe behandeln möchten.
Wählen Sie auf der Mitgliederseite eines solchen Arbeitsbereichs im oberen Menü
Datei ins Adressbuch
, um alle Mitglieder des Arbeitsbereichs als Gruppe ins Adressbuch aufzunehmen.
Sie können nun diese Mitgliedergruppen als Mitglieder in neue Arbeitsbereiche einladen.
Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X in die Mitgliedergruppe eines
Arbeitsbereichs Y einladen, werden ‚Mitglieder von X‘ Mitglied von ‚Mitglieder von Y‘, d.h.
‚Mitglieder von X‘ sind in ‚Mitglieder von Y‘ enthalten. Diese Beziehung zwischen den Mitgliedergruppen bedingt die umgekehrte Beziehung zwischen den entsprechenden Arbeitsbereichen: Arbeitsbereich Y wird automatisch zu einem Teil von Arbeitsbereich X, d.h. ist in
die Mitgliedergruppen).
Sie können diesen Mechanismus dazu verwenden, um eine hierarchische Organisation auf
BSCW-Arbeitsbereiche und ihre Mitgliedergruppen abzubilden. Erzeugen Sie zunächst
Arbeitsbereiche für alle Organisationseinheiten, dann laden Sie die Benutzer, die zu den untersten Einheiten gehören, zu den entsprechenden Arbeitsbereichen ein und fügen die Mitgliedergruppen dieser Arbeitsbereiche ihrem Adressbuch hinzu. Als nächstes laden Sie die
Mitgliedergruppen der untersten Einheiten zu den Arbeitsbereichen eine Ebene höher, zu denen sie gehören, ein (eventuell zuzüglich einiger Manager und Stabsangehöriger). Indem
Sie sich so die Organisationshierarchie hinaufarbeiten, erzeugen Sie eine entsprechende Hierarchie von Mitgliedergruppen und Arbeitsbereichen.
Hinweis: Wenn Sie vorhaben, große Mitgliedergruppen zu erzeugen, wo die weit überwiegende Mehrheit der Mitglieder dieselbe Rolle innehat, sollten Sie aus Performanzgründen die
Verwendung von Gemeinschaften in Betracht ziehen.
4.4.4
Kontaktlisten
Kontaktlisten sind spezielle Ordner, in denen Sie Kontakt-Informationen zu Personen, mit denen Sie in Verbindung stehen, verwalten können. Kontaktlisten können in beliebigen Ordnern erzeugt werden, so dass die Kontakte im Kontext eines bestimmten Arbeitsbereichs angelegt und verwaltet werden können – und zwar auch zu Personen, die nicht Mitglieder dieses
Arbeitsbereichs sind.
Sie erzeugen eine neue Kontaktliste mit Kontakteinträgen wie folgt:
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
65
Wählen Sie
Datei Neu Kontaktliste im oberen Menü und geben Sie Namen und optionale Beschreibung ein. Beides kann später geändert werden.
Öffnen Sie die neue Kontaktliste und wählen Sie
Datei Neu Kontakt
, um einen neuen Kontakt zu erzeugen. Im Formular ‚Neuer Kontakt‘ geben Sie die gewünschten
Informationen zu diesem Kontakt ein. Sie können den Kontakt einer oder mehreren
Kategorien zuordnen. Alle Informationen können jederzeit mit im Aktionsmenü eines Kontakts geändert werden.
Ändern Attribute
Sie können auch eigene Kategorien von Kontakten definieren.
Wählen Sie hierzu
Optionen Kontaktliste im oberen Menü einer Kontaktliste. Im anschließenden Formular können Sie Ihren eigenen Kategorien [Hinzufügen], bzw.
schon existierende Kategorien [Löschen].
Kontakte einer Kontaktliste können im vCard-Format importiert und exportiert werden.
Wählen Sie
Datei Importieren (vCard) und laden Sie eine vCard-Datei (*.vcf) von
Ihrem lokalen Computer hoch. Wählen Sie ‚Zeichensatz automatisch wählen‘, wenn
BSCW den Zeichensatz für die Kodierung der vCard-Datei automatisch aus Ihren
Browserinformationen ableiten soll.
Alternativ können Sie eine oder mehrere vCard-Dateien mit dem ‚Drag & drop‘-Uploader per ‚drag & drop‘ in eine Kontaktliste hochladen.
Um einen einzelnen Kontakt als vCard-Datei zu exportieren, wählen Sie vCard im
Aktionsmenü eines Kontakts und speichern Sie die Datei in Ihrem lokalen Computer ab.
Mehrere Kontakte können gleichzeitig in einer vCard-Datei exportiert werden, indem
Sie die zu exportierenden Kontakte durch Anklicken ihrer Auswahlkästchen markieren und dann die Aktion
| vCard | im Auswahlmenü für Mehrfachselektion auswählen.
Hinweis: Ein Importieren von Microsoft Outlook-Kontakten ist nicht ohne weiteres möglich; sie müssen dazu zunächst in Outlook als vCard-Datei (*.vcf) gespeichert werden.
Wenn Sie auf Ihrem lokalen Computer mit Windows arbeiten, können Sie Ihre BSCW-Kon-
taktlisten mit lokalen Kontakten in MS Outlook abgleichen. Einzelheiten finden Sie in 9.7
„Outlook-Abgleich“ auf S. 183.
4.4.5
Versand an Mitglieder eines Arbeitsbereichs und andere
Kontakte
4.4.5.1 Versand von Nachrichten
Sie können Emailnachrichten an eine beliebige Auswahl von Mitgliedern eines Arbeitsbereichs senden:
Klicken Sie auf das Icon
, um die Mitgliederseite des Arbeitsbereichs zu erhalten.
Wählen Sie
Bearbeiten Alles auswählen bzw. die Auswahlkästchen der jeweiligen Einträge, um Mitglieder in Ihren temporären Email-Verteiler aufzunehmen.
Klicken Sie auf
| Email | in der Menüleiste für Mehrfachselektion um das Email-
Formular Ihres Web-Browsers zu starten.
66
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
BSCW hat bereits die primären Emailadressen der ausgewählten Mitglieder im ‚An:‘-Feld eingetragen. Sie können weitere Emailadressen eingeben oder aus dem Adressbuch Ihres
Web-Browsers hinzufügen.
Sie können zum Versand von Nachrichten an Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs statt der Emailfunktion Ihres Web-Browsers auch eine BSCW-eigene Aktion benutzen. Je nach Konfiguration Ihres BSCW-Servers können Sie damit Email- und/oder Faxnachrichten versenden. Bei der Angabe der Adressaten können Sie hier Ihr BSCW-Adressbuch benutzen.
Nach der Auswahl der Mitglieder, an die Sie eine Nachricht versenden möchten und die Sie wie oben beschrieben vornehmen, klicken Sie auf
| versenden | in der Menüleiste für Mehrfachselektion.
Im Formular ‚Email versenden‘ sind bereits die primären Emailadressen der ausgewählten Mitglieder im ‚An:‘-Feld eingetragen. Sie können weitere Emailadressen manuell eingeben oder durch Klicken auf die Schaltflächen [An:], [Cc:] und [Bcc:] aus Ihrem BSCW-Adressbuch hinzufügen. Nach Eingabe des Betreffs und der Nachricht bestätigen Sie mit [OK], um die Nachricht abzuschicken.
Sie können hier zwischen Email- und Faxversand über die entsprechenden Schaltflächen [Fax versenden] bzw. [Email versenden] wählen. Auch beim Faxversand können Sie auf die Daten Ihres Adressbuchs zurückgreifen, indem Sie auf die Schaltfläche [Fax-Nr:] klicken.
Sie können auch Emailnachrichten an Kontakte einer Kontaktliste versenden, wenn für diese
Kontakte Emailadressen eingetragen wurden.
Öffnen Sie eine Kontaktliste und markieren Sie diejenigen Kontakteinträge, an die Sie eine Emailnachricht versenden möchten.
Wählen Sie
| Email | oder
| versenden | im Auswahlmenü, um die Nachricht, wie oben für die Mitglieder eines Arbeitsbereichs beschrieben, zu versenden.
4.4.5.2 Versand von BSCW-Objekten
Sie können BSCW-Objekte und ggf. ihren gesamten Inhalt an Mitglieder eines Arbeitsbereichs und andere Personen verschicken. Die BSCW-Objekte werden als Anhang einer
Emailnachricht oder als Fax verschickt. Bei Versand per Emailnachricht können Sie auch
Verweise auf die Objekte versenden, anstatt sie komplett als Anhang mitzuschicken, was gerade bei großen Dokumenten von Vorteil sein kann.
Markieren Sie die Auswahlkästchen derjenigen Objekte, die Sie versenden möchten und wählen Sie
| versenden | im Auswahlmenü für Mehrfachselektion.
Im Formular ‚Email versenden‘ geben Sie die Emailadressen der Adressaten, den
Betreff und den Text der Nachricht ein; die Objekte, die als Anhang mitgeschickt werden, sind am unteren Ende des Formulars aufgeführt.
Mit [Mitglieder hinzufügen] können Sie alle Mitglieder des Arbeitsbereichs dem
Adressatenkreis hinzufügen, mit [Mitglieder entfernen] können Sie sie wieder entfernen. Sie können Adressen aus Ihrem BSCW-Adressbuch verwenden, indem Sie die
Schaltflächen [An:], [Cc:] und [Bcc:] benutzen.
Unter ‚Als Verweis oder als Anhang versenden‘ können Sie wählen, wie Sie die ausgewählten Objekte verschicken wollen.
o
Wählen Sie die Option ‚Als Anhang an alle Empfänger versenden‘, wenn Sie die
Objekte als Anhang der Emailnachricht versenden möchten. Diese Option ist nicht
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
67
empfehlenswert, wenn es sich um große Dokumente handelt oder wenn Sie darüber informiert bleiben möchten, wer die Dokumente liest.
o
Wählen Sie eine der beiden Optionen ‚Als Verweis ... versenden‘, wenn Sie
Emailnachrichten mit Anhängen vermeiden wollen. Wenn Sie Verweise auf
Dokumente auch an Nicht-Mitglieder des Arbeitsbereichs versenden, können auch diese Nicht-Mitglieder per Verweis auf die Objekte lesend zugreifen. Der Lesezugriff ist auf die angegebene Zeitspanne beschränkt.
Die Option ‚Als Verweis nur an Mitglieder senden‘ stellt sicher, dass niemand außer Mitgliedern mit Leserecht auf die Objekte zugreifen kann: nicht-autorisierte
Empfänger werden von den Empfängerlisten entfernt und erhalten keine Emailnachricht (in diesem Fall erscheint eine diesbezügliche Warnung vor dem Versand).
Sie können BSCW-Objekte auch als Fax versenden. Benutzen Sie dazu [Fax versenden]. Sie können natürlich nur Dokumente derjenigen Dateitypen faxen, mit denen dies auch außerhalb von BSCW funktioniert.
Hinweis: Die Aktion
Versenden ist nur verfügbar, wenn Ihr BSCW-Server vom Administrator für Email- und/oder Faxversand konfiguriert wurde.
4.5 Zugriffsrechte und Rollen
Ein Grundprinzip in BSCW ist, dass ein Objekt entweder
privat ist, so dass nur der Erzeuger es in einem privaten Ordner sieht und benutzen darf, oder
gemeinsam bearbeitet wird, dass also den Mitgliedern eines gemeinsamen Arbeitsbereichs bestimmte Zugriffsrechte für den Ordner erteilt werden, in dem sich das Objekt befindet. Diese Zugriffsrechte können sich pro Benutzer unterscheiden.
Zugriffsrechte in BSCW erlauben einem Benutzer, gewisse Aktionen auf einem Objekt auszu-
üben. Zugriffsrechte werden Mitgliedern durch Rollen zugewiesen, die sie in diesem bestimmten Ordner innehaben. Wenn Sie einen Benutzer durch
Datei Zugang Mitglied einladen in einen Ordner einladen, ordnen Sie ihm eine Rolle in diesem Ordner zu. Die damit verbundenen Zugriffsrechte gelten auch für alle in diesem Ordner enthaltenen Objekte.
Empfehlung: Wir empfehlen, sich in einem gemeinsamen Arbeitsbereich über die Vergabe der Zugriffsrechte zu verständigen. Die Regeln sollten für den gesamten Arbeitsbereich gelten und automatisch auf alle Objekten innerhalb des Arbeitsbereichs angewandt werden. Nur er-
fahrene Benutzer sollten Änderungen von Zugriffsrechten planen und durchführen.
Hinweis: Eine Hauptmotivation dafür, Zugriffsrechte auf Dokumente einzuschränken, ist, diese vor versehentlichem Überschreiben oder Löschen zu schützen. BSCW bietet andere Wege an, dies zu vermeiden, ohne die Zugriffsrechte zu ändern:
vorübergehendes Sperren des Dokuments mit
Zugang Sperren
;
Einfrieren des Dokuments mit
Zugang Einfrieren
;
Einführen von Versionskontrolle für das Dokument mit
Versionskontrolle
.
68
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
4.5.1
Das BSCW-Rollenkonzept
BSCW verwaltet Zugriffsrechte über die Rolle oder die Rollen, die ein Benutzer innehat. Eine
Rolle wird durch einen Namen und eine Menge von Aktionen definiert, die für den Rolleninhaber erlaubt sind. Zugriffskontrolle über Rollen ist sehr einfach: Ein Benutzer darf immer dann eine Aktion auf ein bestimmtes Objekt anwenden, wenn diese Aktion in einer seiner
Rollen hinsichtlich dieses Objekts enthalten ist. Es werden jeweils nur erlaubte Aktionen in den Menüs angeboten.
Wenn Benutzer mehrere Rollen innehaben, dürfen sie eine Aktion ausüben, wenn die Aktion in einer der Rollen erlaubt ist; Benutzern ist also die Vereinigungsmenge der Aktionen erlaubt, die sich aus ihren Rollen ergeben.
Vererbung von Rollen: Der Geltungsbereich einer Rolle
Damit nicht bei jedem neu angelegtem Objekt eine ausdrückliche Zuordnung von Rollen notwendig wird, vererben sich Definitionen und Zuweisungen von Rollen entlang der Ordner-
Hierarchie. Wenn ein Benutzer z.B. einen Unterordner in einem Ordner anlegt, erbt dieser
Unterordner die Benutzergruppe des übergeordneten Ordners einschließlich aller Rollenzuweisungen.
Der Geltungsbereich einer Rolle ist das Objekt, für das der Benutzer eine Rolle innehat, und alles ‚unterhalb‘ dieses Objekts, und zwar so weit, bis dem Benutzer in der Objekthierarchie eine andere Rolle zugewiesen wird.
Hinweis: Wenngleich dieses Prinzip auch für spezielle Ordner wie die persönlichen Bereiche
persönlicher Arbeitsbereich (‚home folder‘), Zwischenablage, Papierkorb gilt, so wird doch die Standardrolle, die der Benutzer in seinen persönlichen Bereichen innehat, nicht auf gemeinsame Arbeitsbereiche, die sich in diesen persönlichen Bereichen befinden, vererbt.
Ein Beispiel
Sie sind standardmäßig Manager Ihres persönlichen Arbeitsbereichs und dadurch auch aller
Ordner, die sich darin befinden. Die Rolle Manager wird auf den Geltungsbereich Ihres persönlichen Arbeitsbereichs vererbt.
Nehmen wir an, dass Sie nun eingeladen werden, in einem gemeinsamen Arbeitsbereich
‚Projektdokumentation‘ mitzuarbeiten. Der Manager dieses Ordners lädt Sie in der Rolle Gast ein, um Ihnen nur eingeschränkte Rechte, z.B. nur Leserechte, zu gewähren. Damit haben Sie
Gast-Rechte im Ordner ‚Projektdokumentation‘ und in allen Unterordnern.
Andererseits befindet sich der Ordner ‚Projektdokumentation‘ in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich, wo Sie Manager sind. Welche Rollen gelten nun für Sie in ‚Projektdokumentation‘?
Wenn Sie die Manager-Rechte auch in ‚Projektdokumentation‘ erben würden, wären Sie dort gleichzeitig Gast und Manager. Das ginge zwar technisch, wäre aber sicher nicht im Sinne
Ihres Gastgebers. Aus diesem Grund vererben die speziellen persönlichen Bereiche ihre Rollenzuweisungen nur auf private Ordner, nicht aber auf gemeinsame Arbeitsbereiche. Gemeinsame Arbeitsbereiche können Rollendefinitionen und -zuweisungen nur von anderen gemeinsamen Arbeitsbereichen erben.
Erweiterte Zugriffsrechte für den BSCW-Administrator
BSCW-Administratoren dürfen unabhängig von ihrer aktuellen Mitgliedschaft in allen Ord-
nern Rollen zuweisen und ändern (Aktionen
Rolle ändern
Zugang Rolle zuweisen und
Zugang
). Außerdem können BSCW-Administratoren alle Ordner öffnen und bei allen
Objekten die Aktion
Information ausführen.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
69
Wegen der umfangreichen Rechte ist Administrator aus Sicherheitsgründen keine Rolle im eigentlichen Sinn des BSCW-Rollenkonzepts. Auf diese Weise wird vermieden, dass die besonderen Rechte des BSCW-Administrators über die Benutzerschnittstelle manipuliert werden können.
4.5.2
Informationen über aktuelle Zugriffsrechte
Für jedes Objekt werden die Zugriffsrechte in der Zugriffsrechtstabelle auf der Info-Seite angezeigt.
Wählen Sie
Information oder klicken Sie auf das Icon links neben dem Objekttyp-Icon, um die Info-Seite zu erhalten.
Die Tabelle ‚Zugriffsrechte‘ auf der Info-Seite zeigt für jede Rolle diejenigen Benutzer an, die sie ausüben, und welche Aktionen ihnen damit zur Verfügung stehen.
4.5.3
Rollen zuweisen
Rollenzuweisung kann auf zwei verschiedene Arten geschehen:
bei der Einladung von Benutzern zu der Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs, Ordners, Diskussion o.ä.;
ausdrücklich durch die Aktion
Zugang Rolle zuweisen
.
Rollenzuweisung bei der Einladung
Wenn Sie Benutzer zu einem Arbeitsbereich einladen, werden die Rollen, die zugewiesen werden können, in der Auswahlliste des Felds ‚Einladen als‘ des Formulars ‚Mitglied einla-
den‘ angezeigt. Hier kommen normale Rollen wie Manager oder Mitglied und eingeschränkte
Rollen wie Anonymes Mitglied oder Eingeschränktes Mitglied vor, nicht aber nicht aber systemdefinierte Rollen wie Eigentümer oder Erzeuger. Manager eines Arbeitsbereichs können
Benutzer in allen Rollen einladen, die für einen bestimmten Arbeitsbereich gültig sind, einfache Mitglieder jedoch können das nur für Rollen auf ihrem ‚Niveau‘ oder darunter, z.B. als
Mitglieder, anonyme oder eingeschränkte Mitglieder, aber nicht als Manager.
Da nicht nur einzelne Benutzer, sondern ganze Mitgliedergruppen eingeladen werden können, ist es möglich, einer ganzen Gruppe eine Rolle zuzuweisen, die dann für alle Mitglieder gilt.
Dies führt unter Umständen zu mehreren Rollen für einen Benutzer, wenn Sie z.B. zwei
Mitgliedergruppen, die beide denselben Benutzer enthalten, in verschiedenen Rollen einladen.
Rollenzuweisung mittels ‚Rolle zuweisen‘
Mit der Aktion
Zugang Rolle zuweisen können Sie einzelnen Benutzern abweichend von anderen Mitgliedern bestimmte Rechte gewähren (oder verweigern), indem Sie die Rollenzuweisung, die bei der Einladung gesetzt oder von übergeordneten Arbeitsbereichen vererbt worden ist, abändern.
Das Formular ‚Rolle zuweisen‘ zeigt Ihnen eine Liste aller Mitglieder mit ihren Rollen, denen durch Anklicken eine neue Rolle zugewiesen werden kann. Wenn die Einstellung eines
Benutzers beibehalten werden soll, ist für den betreffenden Benutzer keine Aktion nötig.
Zuweisung von systemdefinierten Rollen wie Eigentümer oder Erzeuger können hier nicht verändert werden. Durch Klicken auf [Rollenzuweisungen zurücksetzen] können Sie etwaige individuelle Änderungen der Rollenzuweisungen für dieses Objekt zurücksetzen.
Standardmäßig ist die Aktion
Rolle zuweisen den Managern eines Objekts vorbehalten.
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BSCW 4.4 Handbuch
Wenn das Objekt, für das die Rollenzuweisung erfolgt, in mehr als einem Ordner enthalten ist, wird Ihnen zuerst ein anderes Formular angezeigt, in dem Sie für jeden übergeordneten
Ordner wählen können, ob Sie alle Rollenzuweisungen von diesem Ordner per Vererbung
übernehmen wollen (einschließlich der Eigentümerrolle) oder ob Sie allen Mitgliedern dieses
Ordners eine bestimmte Rolle für das Objekt zuweisen wollen. Die letztere Option kann wiederum zu mehreren Rollen für einen Benutzer führen. Klicken Sie auf [Spezifische Rollenzuweisungen angeben], um zum Formular für die Rollenzuweisung für die einzelnen Mitglieder zu gelangen.
Hinweis: Sie können die Aktion
Zugang Rolle zuweisen dazu benutzen, um andere an der
Eigentümerschaft an einem Objekt zu beteiligen oder als Eigentümer ganz auszuscheiden, wenn dieses Objekt in mehreren Ordnern enthalten ist. Wählen Sie dazu die Option, die Rollenzuweisungen und die Eigentümerschaft von einem übergeordneten Ordner zu übernehmen, um damit die Eigentümer des übergeordneten Ordners ebenfalls zu Eigentümern des Objekts zu machen. Sie können das Eigentum an dem Arbeitsbereich auch ganz aufgeben, indem Sie die Rollenvererbung von demjenigen übergeordneten Ordner abschalten, dessen Eigentümer
Sie sind (und so der Eigentümer des Arbeitsbereichs, den wir hier betrachten, geworden sind).
Die Frage der Eigentümerschaft wird wichtig, wenn die Plattenplatzüberwachung für Ihren
BSCW-Server aktiviert ist, weil alle Objekte, deren Eigentümer Sie sind, Ihrem Plattenplatzanteil zugerechnet werden. Dies kann letztlich zu einer Überschreitung des Ihnen zugestandenen Plattenplatzes und den damit verbundenen Problemen führen. Gemeinsame Eigentümerschaft an aufwendigen Ressourcen und damit geteilte Plattenplatzzuweisung kann eine faire
Lösung sein.
4.5.4
Rollen definieren und ändern
Einige Rollen in BSCW sind schon vom System vordefiniert wie z.B. Manager, Mitglied oder
Anonymes Mitglied. Diese Rollen können Benutzern für alle BSCW-Objekte zugewiesen werden und sind daher überall verwendbar.
Darüber hinaus können Sie neue Rollen definieren, wenn Sie sie für eine bestimmte Anwendung brauchen. Beispiele wären Lehrer, Schüler oder Gast. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie
Zugang Neue Rolle im Aktionsmenü desjenigen Objekts, für das Sie eine neue Rolle definieren wollen. Handelt es sich dabei um einen Ordner, gilt die neue Rolle auch für den Inhalt des Ordners.
Im Formular ‚Neue Rolle‘ geben Sie den Namen für die neue Rolle ein. Nun legen Sie fest, welche Zugriffsrechte künftige Rolleninhaber erhalten sollen und welche nicht.
Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:
Sie können auf Rollen zurückgreifen, die bereits im aktuellen Arbeitsbereich definiert sind. Wählen Sie dazu aus der Liste der bestehenden Rollen eine Rollenvorlage aus und selektieren Sie das Kästchen daneben. Die Rollenvorlage können Sie dann mit
[Rolle ändern...] Ihren Bedürfnissen anpassen.
Sie können die Zugriffsrechte der neuen Rolle auch völlig neu zusammenstellen. Dazu wählen Sie die Verwendung einer Rollenvorlage ab und markieren die Aktionsgruppen, zu denen die Rolleninhaber berechtigt sein sollen. Alle BSCW-Aktionen, die der
Zugriffskontrolle unterliegen, sind in Aktionsgruppen eingeteilt. Im folgenden sind die
Aktionsgruppen mit einigen typischen Beispielen aufgeführt:
Lesen: Öffnen, Kopieren
Lesen (erw.): Mehr Information
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
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Ändern: Neuer Ordner, Neues Dokument, Beschreibung ändern
Ändern (erw.): Entfernen
Eigentümer: Rolle zuweisen, Rolle ändern
Teilen: Mitglied einladen, Mitglied entfernen
Teilen (erw.): Neue Rolle, Hochladen per Email
Bearbeiten: Ausschneiden, Notiz bearbeiten
Wählen Sie [Rolle ändern...], um alle Aktionsgruppen im Detail anzeigen zu lassen – diejenigen, die Sie angekreuzt haben als auch diejenigen, die Sie nicht angekreuzt haben.
Bestätigen Sie mit [OK], wenn Sie mit den Aktionsgruppen, die Sie ausgewählt haben, zufrieden sind, oder klicken Sie auf [Rolle ändern ...], um nötige Feineinstellungen an der neu definierten Rolle auf Aktionsebene vorzunehmen (vgl. weiter unten bei
Rolle
ändern
).
Selbstdefinierte Rollen sind auf den Geltungsbereich des betreffenden Objekts beschränkt und können nur dort verwendet werden.
Sowohl vordefinierte als auch selbstdefinierte Rollen werden als normale Rollen bezeichnet, weil sie in ihrem Geltungsbereich ohne Einschränkungen zugewiesen werden können. Daneben gibt es auch noch Spezialrollen, die nur eingeschränkt anderen Benutzern zugewiesen werden können oder sich in spezieller Weise vererben. Nur Systemadministratoren können
Spezialrollen neu definieren (oder löschen). Beispiele für Spezialrollen sind Eigentümer und
Erzeuger.
Alle Rollen (normale Rollen sowie Spezialrollen) können für beliebige Objekte geändert werden.
Dazu wählen Sie
Zugang Rolle ändern das Sie Rollen ändern wollen.
im Aktionsmenü desjenigen Objekts, für
Wählen Sie die Rolle aus, die Sie ändern möchten, und bestätigen Sie mit [OK]. An dieser Stelle können auch etwaige schon vorgenommene Rollenänderungen mit [Alle
Rollenänderungen zurücksetzen] in ihrer Gesamtheit für das Objekt zurückgenommen werden.
Im nachfolgenden Formular wählen Sie diejenigen Aktionen aus, die für die geänderte
Rolle erlaubt sein sollen, und bestätigen mit [OK]. Wenn es sich um eine selbstdefinierte Rolle handelt, kann sie hier auch mit [Rolle entfernen] gelöscht werden.
Hinweis: Wenn für eine Rolle die Aktion ‚Ausschneiden‘ erlaubt ist, ist auch automatisch die
Aktion ‚Entfernen‘ erlaubt, auch wenn sie nicht angekreuzt wurde. Dies ist deshalb so geregelt, weil ein Objekt nach dem Ausschneiden ohne weitere Einschränkung aus der Zwischenablage entfernt werden kann. Die Aktion ‚Ausschneiden‘ schließt also mittelbar die Aktion
‚Entfernen‘ mit ein.
Die geänderten Rollendefinitionen gelten für den Geltungsbereich des Objekts, wo sie geändert wurden, aber nicht außerhalb! Das bedeutet, dass es verschiedene Rollen mit demselben
Namen in unterschiedlichen Geltungsbereichen geben kann, d.h. Mitglieder in zwei Arbeitsbereichen können durchaus verschiedene Zugriffsrechte haben.
4.5.5
Eigentum und Eigentümerrolle
Die Eigentümerrolle ist eine Systemrolle, d.h. sie wird von BSCW berechnet und nicht beliebig vom Benutzer gesetzt. Jedes Objekt hat einen oder mehrere Eigentümer, die gemeinsam
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Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
die Verantwortung für den Plattenplatz tragen, die das Objekt belegt, das ihnen gehört – wichtig, wenn die Plattenplatzüberwachung (‚Quota-System‘) für Ihren BSCW-Server aktiviert ist.
Eigentümerschaft und die Übertragung von Eigentümerschaft (sowie auch die Übertragung von Rollen im allgemeinen) versteht man am besten, wenn man sich die Einträge in Ordner-
übersichten, die als Verweise auf die BSCW-Objekte selbst fungieren, einmal genauer betrachtet. Auf ein Objekt wird mithilfe der Einträge zugegriffen, wobei ein Objekt mehrere
Einträge haben kann. Ein Beispiel: Wenn Sie auf den Eintrag eines HTML-Dokuments in einem Ihrer gemeinsamen Arbeitsbereiche klicken, wird Ihnen das Dokument angezeigt.
Wenn ein anderes Mitglied desselben Arbeitsbereichs auf ihren Eintrag desselben HTML-Dokuments klickt, wird auch ihr das Dokument angezeigt. Sie haben beide (zumindest) Lesezugriff auf das HTML-Dokument vermöge Ihrer Einträge im gemeinsamen Arbeitsbereich, die beide auf dasselbe Objekt verweisen.
Wenn Sie ein Objekt ausschneiden, entfernen oder einfügen, schneiden Sie nicht tatsächlich ein Objekt aus oder entfernen bzw. fügen es ein, sondern Sie verschieben einen Eintrag, der auf das Objekt verweist, in Ihre Zwischenablage, Ihren Papierkorb oder aus Ihrer Zwischenablage in einen Ordner. Verschieben von Objekten in BSCW heißt Einträge verschieben, nicht die Objekte selbst.
Wie werden Einträge erzeugt? Wenn Sie ein Objekt erzeugen, werden Einträge für dieses Objekt für alle Mitglieder desjenigen Ordners erzeugt, in dem Sie das Objekt erzeugen. Andere
Aktionen erzeugen ebenfalls zusätzliche Einträge für ein Objekt, z.B. erzeugt
Verweisen in
Ablage einen Eintrag in Ihrer Zwischenablage, der auf das Objekt verweist, und die Einladung neuer Mitglieder in einen Arbeitsbereich erzeugt Einträge für den Arbeitsbereich und seinen
Inhalt im persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘) der neu eingeladenen Mitglieder.
Es gibt zwei Sorten von Einträgen, die sich in Bezug auf Eigentümerschaft, Mitgliedschaft und die Übertragung von Rollen unterscheiden:
Eintrag überträgt Rollen: Dies ist typischerweise dann der Fall, wenn ein Objekt zusammen mit seinen Einträgen in einem Ordner erzeugt wird. In diesem Fall erbt das
Objekt alle Mitglieder und ihre Rollen einschließlich der Eigentümerrolle von dem
Ordner, in dem das Objekt erzeugt wurde.
Eintrag setzt Rollen: Dies ist typischerweise dann der Fall, wenn ein Benutzer A zu einem Ordner in der Rolle ‚xyz‘ eingeladen wird. Dann wird nämlich im persönlichen
Arbeitsbereich (‚home folder‘) des Benutzers A ein Eintrag erzeugt, der auf den
Ordner verweist und die Rolle ‚xyz‘ für den Benutzer A setzt. Die Eigentümer des
Ordners bleiben unverändert, es kommt nur Benutzer A in der Rolle ‚xyz‘ hinzu.
Wenn Sie über die nötigen Zugriffsrechte verfügen – standardmäßig die Rechte eines Managers, können Sie die Eigenschaft von Einträgen, Rollen zu übertragen oder Rollen zu setzen,
ändern. Der Aufruf der Aktion
Zugang Rolle zuweisen zeigt ein Formular, in dem Sie entweder nur spezifische Rollenzuweisungen für die Mitglieder des Objekts machen können (in diesem Fall hat das Objekt nur einen Eintrag, bei dem es sich um einen rollenübertragenden handeln muss), oder auch noch für die einzelnen Einträge bestimmen können, dass entweder die Rollen von übergeordneten Ordnern übertragen werden oder eine bestimmte Rolle für die
Mitglieder eines übergeordneten Ordners gesetzt wird. Abhängig von Ihrer Wahl werden die
Einträge entweder rollenübertragend oder rollensetzend. Dabei muss mindestens ein rollen-
übertragender Eintrag pro Objekt übrig bleiben, der die Eigentümerrolle von einem übergeordneten Ordner überträgt, da die Eigentümerrolle nicht vom Benutzer gesetzt werden kann.
Die spezifischen Rollenzuweisungen für die aufgeführten Benutzer überschreiben die Rollen-
zuweisungen, die sich aus der Rollenübertragung und der Rollensetzung ergeben (siehe 4.5.3
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
73
Die beiden Sorten von Einträgen können in einer Ordnerübersicht leider nicht leicht unterschieden werden. Das Icon bei einem Eintrag zeigt an, dass das betreffende Objekt in mindestens zwei Ordnern mit verschiedenen Mitgliedergruppen enthalten ist, und ist somit ein gutes Indiz zur Unterscheidung: Einträge mit , wo Eigentümer und Eigentümer des übergeordneten Ordners verschieden sind, sind gute Kandidaten für rollensetzende Einträge, wohingegen Einträge ohne gute Kandidaten für rollenübertragende Einträge sind. Um ganz sicher zu gehen, müssen Sie allerdings die Aktion
Zugang Rollen zuweisen aufrufen.
Wenn Einträge verschoben (ausgeschnitten, eingefügt, entfernt) werden, ändern sie ihre
Eigenschaft, Rollen zu übertragen oder zu setzen, nicht. Wenn Sie einen rollensetzenden Eintrag in Ihre Zwischenablage verschieben, bleibt er rollensetzend und Sie behalten ihre Rolle(n), die Sie vorher auch schon hatten.
Die Mitglieder und ihre Rollen in Bezug auf ein Objekt ergeben sich als die Summe dessen, was von den einzelnen Einträgen, die auf das Objekt verweisen, übertragen oder gesetzt wird, gegebenenfalls noch überschrieben von den spezifischen Rollenzuweisungen aus
Zugang
Rollen zuweisen
. Wenn kein Eintrag mehr auf ein Objekt verweist, d.h. wenn alle Einträge gelöscht worden sind, wird auch das Objekt bei nächster Gelegenheit aus dem System entfernt
(siehe ‚Löschen‘ weiter unten).
Nach der Darstellung der allgemeinen Grundsätze wenden wir uns nun der Frage zu, wie sich
Ausschneiden, Einfügen, Entfernen und Löschen von Einträgen, die auf ein Objekt verweisen, auf die Eigentümerschaft und Mitgliedschaft bei diesem Objekt auswirken.
Ausschneiden: Das Ausschneiden eines Eintrags aus einem Ordner F verschiebt den
Eintrag in Ihre Zwischenablage. Wenn der Eintrag Rollen überträgt, überträgt er nun
Rollen und Mitglieder von Ihrer Zwischenablage statt von Ordner F. Dies gibt Ihnen die Rolle des Eigentümers und Managers. Wenn der Eintrag Rollen setzt, bleibt Ihre
Rolle unverändert. Etwaige andere Mitglieder von F verlieren den Zugriff auf das Objekt, auf das der Eintrag verweist, über diesen Eintrag. Mitgliedschaft und Eigentümerschaft, die sich aus anderen Einträgen herleitet, die auf dasselbe Objekt verweisen, bleibt unverändert.
Einfügen: Das Einfügen eines rollenübertragenden Eintrags aus Ihrer Zwischenablage in einen Ordner G lässt diesen Eintrag nun die Mitglieder und Rollen von Ordner G
übertragen anstatt von Ihrer Zwischenablage. Folglich werden alle Mitglieder, Manager und Eigentümer von G auch Mitglieder, Manager und Eigentümer des Objekts, auf das der Eintrag verweist. Sie verlieren Ihre Rolle als Eigentümer/Manager, wenn Sie nicht auch Eigentümer/Manager von G sind. Das Einfügen eines rollensetzenden Eintrags aus Ihrer Zwischenablage in einen Ordner G belässt Sie in Ihrer Rolle, die Sie auch schon in der Zwischenablage hatten. Etwaige andere Mitglieder von G erhalten
Zugriff auf das Objekt, auf das der Eintrag verweist, in der Rolle des rollensetzenden
Eintrags – gegebenenfalls überschrieben von den spezifischen Rollenzuweisungen des
Objekts – mit der Ausnahme von eingeschränkten und anonymen Mitgliedern von G, die anonyme Mitglieder des Objekts werden, um zumindest einen minimalen Zugriff auf das Objekt zu gewährleisten. Eigentümerschaft an dem Objekt, das ja auf anderen rollenübertragenden Einträgen beruht, bleibt unverändert.
Entfernen: funktioniert wie ausschneiden; die Einträge werden lediglich in Ihren Papierkorb verschoben statt in Ihre Zwischenablage.
Zurücklegen: funktioniert wie einfügen; die Einträge werden lediglich an ihren ursprünglichen Ort verschoben.
74
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Löschen: entfernt Einträge aus Ihrem Papierkorb. Wenn Sie einen rollensetzenden
Eintrag löschen, verlieren Sie den Zugriff auf das Objekt, auf das der Eintrag verweist,
über diesen Eintrag; wenn der Eintrag Ihr einziger Zugriff auf das Objekt war, werden
Sie nicht mehr als Mitglied des Objekts geführt. Wenn Sie einen rollenübertragenden
Eintrag löschen – Sie sind in diesem Fall Eigentümer und Manager des Objekts, weil
Sie Eigentümer und Manager Ihres Papierkorbs sind – verlieren Sie die Eigentümerund Managerrolle, soweit sie über diesen Eintrag übertragen wurde. Wenn der Eintrag
Ihr einziger Zugriff auf das Objekt war, werden Sie nicht mehr als Eigentümer und
Mitglied des Objekts geführt. Der Plattenplatz, der von dem Objekt belegt wird, wird nicht mehr Ihrem Plattenplatzverbrauch zugerechnet, wenn Plattenplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server aktiviert ist. Wenn der rollenübertragende Eintrag, der gelöscht werden soll, der letzte rollenübertragende Eintrag ist, der auf ein Objekt verweist, und es noch andere rollensetzende Einträge gibt, die auf dasselbe Objekt verweisen, haben wir ein Problem. Wenn der rollenübertragende Eintrag einfach gelöscht würde, hätte das Objekt keinen Eigentümer mehr; zudem würden Sie denken, Sie hätten das Ihnen gehörende Objekt gelöscht, während andere Mitglieder immer noch
Zugriff darauf haben. Um eine solche Situation zu vermeiden, werden die anderen rollensetzenden Einträge ebenfalls gelöscht. Weil dadurch die anderen Mitglieder ihren Zugriff auf das Objekt verlieren, werden Sie von BSCW gewarnt, bevor Sie den letzten rollenübertragenden Eintrag, der auf ein Objekt verweist, das noch andere Mitglieder hat, löschen. Wenn Sie fortfahren, hat das Objekt keine Einträge mehr und wird bei nächster Gelegenheit aus dem System entfernt.
4.5.6
Anonymen Zugriff erlauben
BSCW macht es Ihnen leicht, Objekte im World-Wide Web zu publizieren.
4.5.6.1 Ordner veröffentlichen
Ordner können dadurch publiziert werden, dass der anonyme Zugriff aus dem Internet gestattet wird.
Wählen Sie
Zugang Öffentlich machen im Aktionsmenü des Ordners, den Sie publizieren wollen (standardmäßig nur für Manager möglich).
Im Formular ‚Öffentlich machen‘ können Sie zusätzlich zum voreingestellten Leserecht weitere Aktionen auf dem Ordner zulassen, die das Hinzufügen von Objekten eines bestimmten Typs betreffen.
Sie können ebenfalls einstellen, ob der öffentliche Zugriff moderiert sein soll. In diesem Fall sind die anonym über das Internet erzeugten Objekte bei anonymem Zugriff nicht sichtbar, bis sie explizit von einem Mitglied des Ordners durch
Freigeben publiziert werden.
Zugang
Durch das Publizieren des Ordners ist der fiktive Benutzer anonymous Mitglied des Ordners, was durch das Icon hinter dem Ordnernamen in der Navigationsleiste angezeigt wird. Sie können den öffentlichen Zugriff jederzeit durch Entfernen von anonymous aus der Mitgliederliste des Arbeitsbereichs widerrufen.
4.5.6.2 Anonym auf Ordner zugreifen
Alle Ordner auf einem BSCW-Server, die für den öffentlichen Zugang durch
Öffentlich machen
Zugang
freigegeben wurden, werden im öffentlichen Bereich von BSCW, einem
Gemeinschaftsordner mit dem Namen ‚public‘, angezeigt.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
75
Zu diesem öffentlichen Bereich gelangen Sie über das Icon in der Schnellzugriffsleiste oder durch Auswahl von
Anzeigen Öffentlicher Bereich im oberen Menü. Bei diesem Zugriff
über das obere Menü können Sie sich öffentliche BSCW-Objekte so ansehen, wie sie bei anonymem Zugriff präsentiert werden, ohne Ihre laufende BSCW-Sitzung unter Ihrem Benutzernamen beenden zu müssen.
Wenn Sie darüber hinaus ein BSCW-Objekt, das öffentlich zugänglich ist, aus dem World-
Wide Web, z.B. von Ihrer Homepage aus, erreichbar machen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Notieren Sie sich die URL dieses Objekts (die meisten Web-Browser können die URL eines Verweises in Ihre lokale Zwischenablage kopieren).
Verändern Sie die URL so, dass die Anmelde-Prozedur umgangen und das Objekt direkt angesprochen wird, indem sie in der URL .../bscw/... durch .../pub/... ersetzen.
Fügen Sie die so veränderte URL z.B. in Ihre Homepage ein, um so von dort aus den direkten Zugriff auf das öffentlich zugreifbare BSCW-Objekt zu ermöglichen.
Die Veränderung der URL wird durch das folgende Beispiel veranschaulicht. Die interne
Adresse eines Objekts sei: http://Ihr-BSCW-Server/bscw/bscw.cgi/d18147/ein.doc
Der fettgedruckte Teil dieser Adresse muss für den anonymen Zugang wie unten gezeigt ersetzt werden: http://Ihr-BSCW-Server/pub/bscw.cgi/d18147/ein.doc
Das Austauschen von „bscw“ durch „pub“ hat den Effekt, dass die Anmelde-Prozedur, die normalerweise bei jedem Zugriff auf den Server erfolgt, umgangen wird. Die Zugriffskontrolle wird dadurch trotzdem nicht abgeschaltet: BSCW gibt eine Fehlermeldung, wenn der öffentliche Zugang auf das angeforderte Objekt nicht gestattet ist.
4.5.7
Öffentliche Portalseiten für anonymen Zugang
Beachten Sie bitte, dass öffentliche Portalseiten nur funktionieren, wenn sie zuvor durch den
BSCW-Administrator erlaubt worden sind. Dazu muss der Administrator
INDEX-PAGE-EXT='index*.html' in die BSCW-Konfigurationsdatei eintragen.
BSCW-Ordner mit öffentlichem Zugang können mit einer zusätzlichen Portalseite für den anonymen Zugang versehen werden. Diese Datei muss index.html
genannt werden (siehe auch „Bevorzugte Sprache berücksichtigen“ weiter unten).
Der Mechanismus von index.html
wirkt ähnlich wie die Präsenz einer Seite mit dem Namen index.html
in einem Website-Verzeichnis: während die Mitglieder des Ordners mit der
‚normalen‘ Benutzerschnittstelle in dem Ordner arbeiten können, wird dem anonymen Benutzer eine andere Seite präsentiert, nämlich die Portalseite index.html
. Auf diese Weise bleiben der Ordner selbst und sein Inhalt bei anonymem Zugriff verborgen. Ein anonymer
Benutzer merkt möglicherweise gar nicht, dass er sich in einem BSCW-Arbeitsbereich befindet.
So erzeugen Sie Portalseiten in BSCW:
Erzeugen Sie die Datei index.html
gemäß Ihren Anforderungen. Relative Verweise in index.html
können auf andere Objekte in dem BSCW-Ordner verweisen.
76
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Laden Sie die Datei index.html
in den BSCW-Ordner hoch.
Öffnen Sie den Ordner für anonymen Zugriff durch
Zugang Öffentlich machen
.
Anonyme Benutzer können jetzt Ihren Ordner mit dem üblichen Adressierungsschema von BSCW benutzen: http://Ihr-BSCW-Server/pub/bscw.cgi/Ordner-Id
Als eine mögliche Erweiterung können Sie die Portalseite index.html
auch für anonymes Hochladen einrichten, indem Sie BSCW-Aktionen (wie z.B. ‚Neues Dokument‘) einfügen, die von anonymen Benutzern direkt von der Portalseite aus aufgerufen werden können (siehe ‚Anonymes Hochladen‘ weiter unten).
Unter der URL http://Ihr-BSCW-Server/bscw/bscw.cgi/Ordner-Id ist der Portal-Ordner natürlich für nicht-anonyme Benutzer nach wie vor in seiner vollen
Funktionalität verfügbar.
Anonymes Hochladen
Ein Anwendungsbeispiel für Portalseiten mit der Möglichkeit für anonymes Hochladen ist die
Organisation einer Konferenz, zu der die Autoren ihre Beiträge anonym in einem BSCW-
Ordner ablegen sollen. Wir benutzen dieses Beispiel für die folgende Anleitung.
Für unsere Anwendung könnte die Datei index.html
die Homepage der Konferenz sein und
Verweise auf Grafiken, Dokumente und andere HTML-Seiten enthalten, die alle in dem
BSCW-Ordner enthalten sind und dort von den übrigen Mitgliedern, die wir uns als Organisationskomitee der Konferenz vorstellen können, verwaltet werden.
Um die künftigen Autoren ihre Beiträge einreichen und – unsichtbar für die anderen Autoren
– im Konferenz-Ordner speichern zu lassen, müssten Sie die Aktion ‚Neues Dokument‘ in die
Portalseite index.html
(oder in eine andere HTML-Seite in diesem Ordner) einfügen, und zwar mit einem Verweis wie dem folgenden: http://Ihr-BSCW-Server/pub/bscw.cgi/Ordner-Id?op=addoc
Sie können das BSCW-Formular zum Hochladen von Dateien nach Ihren eigenen Bedürfnissen modifizieren. Kopieren Sie dazu dieses Formular (Sie müssen u.U. Ihren BSCW-Administrator nach dem genauen Ort in Ihrer BSCW-Installation fragen)
BSCW-Verzeichnis/BSCW44/messages/de/upload.html
von Ihrem BSCW-Server und ändern Sie es ab; achten Sie darauf, dass Sie nicht die relevanten HTML-FORM-Variablen verändern oder entfernen. Die folgende Datei ist ein Beispiel für ein modifiziertes Formular zum Hochladen.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
77
<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 3 .2//EN">
<HTML><HEAD>
<TITLE>Beitrag einreichen</TITLE></HEAD>
<BODY><H1>Reichen Sie Ihren Beitrag zur XYZ-Konferenz ein</H1>
<FORM ENCTYPE="multipart/form-data"
ACTION="?op=_addoc"
METHOD=POST>
<INPUT TYPE="hidden" NAME="op" VALUE="addoc">
Tragen Sie Ihr lokales Dokument ein:
<BR><INPUT NAME="files" TYPE="file" SIZE=60 ACCEPT="*/*">
<BR><INPUT TYPE="submit" VALUE="Dokument einreichen">
</FORM></BODY></HTML>
Legen Sie diese Datei als xyz_upload.html
im BSCW-Ordner ab, so dass von der Datei index.html
mit einem relativen Verweis darauf verwiesen werden kann:
<A HREF="./xyz_upload.html"> Beitrag einreichen </A>
Beachten Sie, dass das Ablegen neuer Dokumente in diesem Ordner für den öffentlichen Zu-
gang freigegeben sein muss (siehe 4.5.6.1 „Ordner veröffentlichen“ auf S. 75).
Bevorzugte Sprache berücksichtigen
Sie können ein Portal in verschiedenen Sprachen anbieten, indem Sie z.B. in diesem Verzeichnis eine Datei index-de.html
ablegen, die die deutsche Übersetzung der index.html
-
Datei enthält. Nun sehen anonyme Benutzer mit deutscher Browser-Oberfläche diese Seite in der deutschen Version.
4.6 Diskussionen und Notizen
Diskussionen sind entweder eigenständige Objekte innerhalb eines Arbeitsbereichs oder gehören zu Dokumenten oder URLs. Eine Diskussion besteht aus Notizen. Diese sind vergleichbar mit Kurzmitteilungen an einem schwarzen Brett, die von allen Mitgliedern gelesen und kommentiert werden können. Eine mögliche Aktion ist die Erwiderung auf eine Notiz:
als Antwort auf eine Frage;
als Gegenargument zu einem Argument;
als zusätzliche Information zu einer Teilinformation.
Der Autor einer Antwort ergänzt und verfeinert ein Netz von Notizen innerhalb einer Diskussion oder sogar über deren Grenzen hinaus. Dieses Netz aufeinander bezogener Notizen bleibt auch intakt, wenn eine Notiz in eine andere Diskussion, in die Zwischenablage oder sogar in den Papierkorb verschoben wird.
Eine Diskussion kann einzelne, unverbundene Notizen enthalten, ebenso mehrere selbständige Diskussionsstränge mit Notizen, die sich auf Notizen beziehen, die sich auf Notizen beziehen, usw.
Ähnlich wie eine Ordnerseite zeigt die Diskussionsseite jede Notiz in der Diskussion als Eintragszeile an. Notizeinträge, die zu einem Diskussionsstrang gehören, können gruppiert werden:
Wählen Sie
Ansicht Sortieren nach Antworten in der oberen Menüleiste.
Durch Notizen können Inhalte verschiedenster Art zu einer Diskussion beigesteuert werden.
Sie können Ihren Beitrag durch einen Typ charakterisieren, der bei der Darstellung durch ein entsprechendes Icon repräsentiert wird. Der öffentliche BSCW-Server bietet folgende Typen an (die möglicherweise auf anderen Servern variieren):
78
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
(neutrale) Notiz
Pro = Zustimmung
Kontra = Ablehnung
Ärger = starke Ablehnung
Wichtig! = bedeutungsvoller Beitrag zu der Diskussion
Idee = plötzliche Inspiration
4.6.1
Diskussionen erzeugen
Sie erzeugen eine neue Diskussion und die erste Notiz darin in einer einzigen Aktion:
Wählen Sie
Datei Neu Diskussion im oberen Menü.
Im Formular ‚Neue Diskussion‘ geben Sie den Namen der neuen Diskussion in das
Feld ‚Name‘ ein (falls Sie dieses Feld leer lassen, wird der Betreff der ersten Notiz benutzt).
Wählen Sie den Typ, der dem Inhalt der ersten Notiz, die Sie erzeugen wollen, am
besten entspricht (siehe oben für die einzelnen Typen).
Schreiben Sie den Inhalt Ihrer Notiz in das Feld ‚Notiz‘. Wenn Sie den Text mit den
HTML-Tags <P> und </P> umschließen (die Ps müssen hier groß geschrieben werden), interpretiert der Browser im Text vorkommende HTML-Tags beim Anzeigen der Notiz (Beispiel: <P> <b>fetter Text</b> </P> ergibt fetter Text).
Tragen Sie den Kernpunkt Ihrer Notiz in das Feld ‚Betreff‘ ein.
Obwohl eine Diskussion immer mit einer Notiz erzeugt wird, kann Sie ohne Notizen existieren: Sie können alle Notizen in der Diskussion mit
Ausschneiden oder
Entfernen aus der Diskussion entfernen und später neue Beiträge hinzufügen. Dies könnte sinnvoll sein, wenn sie einen Arbeitsbereich für eine Gruppe einrichten und von vornherein Ort und Bezeichnung eines möglichen Diskussionsforums festlegen möchten.
4.6.2
Notizen schreiben
In einer Diskussion können Sie neue Notizen erstellen als Antwort auf eine existierende Notiz
– das wird weiter unten behandelt – oder als eigenständige Notiz, die sich auf keine existie-
rende Notiz bezieht.
Wählen Sie
Datei Neu Notiz innerhalb eines Diskussionsordners oder
wählen Sie
Neu Notiz im Aktionsmenü einer Diskussion, um jeweils das Formular ‚Neue Notiz‘ zu erzeugen.
Wählen Sie den Typ, der dem Inhalt der Notiz, die Sie erzeugen wollen, am besten
entspricht (siehe oben für die einzelnen Typen).
Schreiben Sie den Inhalt Ihrer Notiz in das Feld ‚Notiz‘. Wenn Sie den Text mit den
HTML-Tags <P> und </P> umschließen (die Ps müssen hier groß geschrieben werden), interpretiert der Browser im Text vorkommende HTML-Tags beim Anzeigen der Notiz (Beispiel: <P> <b>fetter Text</b> </P> ergibt fetter Text).
Tragen Sie den Kernpunkt Ihrer Notiz in das Feld ‚Betreff‘ ein.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
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Als Autor der Notiz können Sie diese jederzeit ändern, sogar nachdem sie durch andere Notizen beantwortet wurde.
Wählen Sie
Bearbeiten im Aktionsmenü der Notiz, um das Formular ‚Notiz bear-
beiten‘ zu erzeugen, in dem Sie Typ, Betreff und Inhalt der Notiz verändern können.
4.6.3
Auf Notizen antworten
Mit der Aktion
Antworten können Sie einen inhaltlich-thematischen Bezug zwischen einer bereits existierenden Notiz und einer neuen Notiz, die Sie gerade schreiben wollen, herstellen. Nachträglich lassen sich solche Bezüge nicht erzeugen.
Wählen Sie
Antworten im Aktionsmenü der gewünschten Notiz, um das Formular
‚Antworten‘ anzuzeigen.
Fahren Sie fort, wie für das Schreiben einer Notiz oben erläutert.
4.6.4
Notizen mit Anlagen versehen
Sie können einer Notiz beliebige Dokumente und URLs als Anlagen hinzufügen (‚anhängen‘):
Wählen Sie
Anhängen Dokument oder
Anhängen URL im Aktionsmenü einer
Notiz, um dieser Notiz ein Dokument oder URL als Anlage hinzuzufügen.
Fahren Sie fort, als ob Sie einem Ordner ein Dokument oder URL hinzufügen würden.
Um einer Notiz in der Einzelnotiz-Ansicht, d.h. der Ansicht, die gezeigt wird, wenn
Sie auf eine einzelne Notiz klicken, ein Dokument oder URL als Anlage hinzuzufügen, benutzen Sie
Datei Neu Dokument oder
Datei Neu URL
.
Die Tatsache, dass eine Notiz Anlagen hat, wird durch das Icon bei der Notiz angezeigt – in der Einzelnotiz-Ansicht immer und in der Diskussionsansicht, wenn
Ansicht Spalten
Anhang aktiviert ist. Klicken Sie auf dieses Icon, um auf den Anlagenordner zuzugreifen.
Dort können Sie auch mit
Datei Neu Dokument oder
Datei Neu URL weitere Anlagen hinzufügen.
4.6.5
Notizen einer Diskussion durchsehen
BSCW bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, den Inhalt einer Diskussion darzustellen und durchzusehen.
Ordnen Sie die Notizen nach Typ, Datum, Autor, Betreff oder Antworten durch Anwahl des entsprechenden Eintrags
Ansicht Sortieren nach ...
in der oberen Menüleiste.
Blenden Sie den Inhalt der Notizen ein oder aus durch An- oder Abwählen von
Ansicht Notizinhalt
. Das Ausblenden des Inhalts kann beim Zurechtfinden in Diskussionen mit vielen Notizen nützlich sein.
Klicken Sie auf eine Notiz, um sich ihren Inhalt und ihre Bezüge zu anderen Notizen anzeigen zu lassen. Sie können die angezeigten Bezüge benutzen, um die Diskussion durchzusehen; das kann u.U. in eine andere Diskussion führen, wenn etwa eine Notiz eine Antwort auf eine Notiz in einer anderen Diskussion ist. Die Ansicht einer Einzelnotiz bietet am oberen Rand auch eine Navigationsleiste an, mit der Sie sich durch
Klicken auf die Icons und durch die Notizen einer Diskussion hindurcharbeiten
80
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
können. Die Notizen sind dabei nach dem aktuellen Sortierkriterium geordnet, das Sie in der Diskussionsansicht mit
Ansicht Sortieren im oberen Menü aktiviert haben.
4.6.6
Notizen verschieben oder löschen
Eine Notiz ist ein Objekt, dass wie jedes andere Objekt verschoben oder gelöscht werden kann – mit einer Ausnahme: eine Notiz kann nur in eine Diskussion verschoben werden, nicht in einen normalen Ordner.
Markieren Sie die Notizen innerhalb einer Diskussion und wenden Sie anschließend die Aktionen
| kopieren |
,
| ausschneiden | oder
| entfernen | auf Ihre Auswahl an. Sie können natürlich auch die entsprechenden Aktionen im Aktionsmenü einzelner Notizen verwenden.
Wählen Sie
Bearbeiten Einfügen im oberen Menü einer Diskussion, um vorher ausgeschnittene oder kopierte Notizen einzufügen. Sie können auch hier die entsprechende
Aktion im Aktionsmenü einer Diskussion verwenden.
4.6.7
Dokumente und URLs annotieren
Notizen können dazu verwendet werden, Dokumente und URLs mit Anmerkungen zu versehen. Sie ergänzen so Beschreibung und Bewertung mit zusätzlichen Informationen.
Wählen Sie
Anhängen Notiz im Aktionsmenü eines Dokuments oder einer URL, um das Formular ‚Notiz anhängen‘ anzuzeigen.
Fahren Sie fort, wie für das Schreiben einer Notiz oben erläutert.
Pro Objekt ist nur eine Notiz als Annotation möglich; diese angeheftete Notiz hat die volle
Funktionalität einer ‚selbständigen‘ Diskussion, d.h. Sie können weitere Notizen hinzufügen, antworten und so ganze Diskussionsstränge innerhalb einer Anmerkung erzeugen.
Wenn ein Objekt eine Anmerkung hat, wird dies durch das Icon in der ‚Notiz‘-Spalte auf der Ordner-Übersichtsseite angezeigt. Klicken Sie auf dieses Icon, um sich den Inhalt der Anmerkung anzusehen. Wenn Sie dieses Icon in der Ordnerübersicht nicht sehen, aktivieren Sie die Option
Ansicht Spalten Anhang
.
Sie entfernen die Anmerkung an einem Objekt, indem Sie den Inhalt der zugehörigen Diskussion komplett entfernen.
Anmerkungen bleiben erhalten, wenn Sie Objekte
| ausschneiden | oder
| entfernen |
. Wenn Sie jedoch Objekte
| kopieren |
,
| archivieren | oder
| versenden |
, werden eventuelle Anmerkungen
entfernt.
4.7 Blogs
Blogs (Abkürzung für „Web log“) sind ursprünglich eine Art von Web-Tagebüchern, d.h.
eine Person veröffentlicht ihre täglichen Eintragungen, die jedermann im Web lesen kann. Ein
Blog in BSCW besteht aus einer Folge von Einträgen, die normalerweise Texte von kurzer bis mittlerer Länge sind und als HTML-Dokumente auch Bilder und Verweise auf anderes Material im Web enthalten können. Blog-Einträge haben einen Betreff und können auch mit Tags versehen werden, d.h. mit frei vergebenen Schlagworten. Die Einträge eines Blogs werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt, d.h. der letzte Eintrag wird als erster angezeigt.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
81
Blogs unterscheiden sich darin, wer die Einträge lesen und wer neue Einträge hinzufügen darf: die Mitglieder des Arbeitsbereichs, der das Blog enthält, die registrierten Benutzer des
BSCW-Servers oder überhaupt jeder. Beachten Sie, dass auch ein Blog eine Art Ordner ist, zu dem man andere Benutzer als Mitglieder einladen kann. Das Recht, neue Einträge hinzuzufügen, kann auf den Erzeuger eines Blogs beschränkt werden. Standardmäßig darf jeder, der einen Eintrag lesen darf, auch einen Kommentar hinzufügen.
Abbildung 15: Darstellung eines in BSCW eingebetteten Blogs
Blogs werden in einer spezifischen Darstellung angezeigt, die noch nach eigenen Vorstellungen mit einem benutzerdefinierten Stylesheet verändert werden kann. Blogs können als solche angezeigt werden oder eingebettet in eine normale BSCW-Seite bzw. eine benutzerdefinierte
Webseite. Die obige Abbildung zeigt ein Blog, das in BSCW eingebettet ist. Eine Blog-Seite enthält eine bestimmte Anzahl von Einträgen, wobei Autor, Datum, Betreff, Tags und der Anfang des Eintragtextes angezeigt werden. Die Einträge können auch nach Schlagwort, Autor oder Monat der Erstellung angezeigt werden, d.h. es werden dann nur diejenigen Einträge angezeigt, die ein bestimmtes Schlagwort tragen, die von einer bestimmten Person verfasst worden sind oder in einem bestimmten Monat entstanden sind. Auf der linken Seite der Blog-
Darstellung werden Listen angezeigt mit den Tags, die verwendet wurden, mit den Autoren, die zum Blog beigetragen haben, und mit den Monaten, in denen Einträge entstanden sind.
Tags, Autoren und Monate werden im Verhältnis zu ihrer relativen Häufigkeit aufgeführt: z.B. werden die Autoren mit den meisten Einträgen in großer Schrift dargestellt, während die
Autoren von nur einem Beitrag in kleiner Schrift dargestellt werden.
Zusätzlich können Blogs auch als RSS-Nachrichtenquelle angezeigt werden, worin wahlweise auch die Kommentare zu Einträgen enthalten sind. Man kann eine solche Blog-Nachrichtenquelle abonnieren, um über die neuesten Blog-Einträge im Bilde zu sein. Die Anzeige als
RSS-Nachrichtenquelle erfordert einen neueren Web-Browser, z.B. Internet Explorer 7.0,
Firefox 2.0 oder Safari 2.0.
82
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Sie können Blogs auf Ihrem BSCW-Server nur verwenden, wenn die entsprechende Funktionalität von Ihrem Systemadministrator freigeschaltet worden ist.
4.7.1
Blogs erzeugen und Blog-Eigenschaften ändern
Um ein Blog im aktuellen Ordner zu erzeugen, verfahren Sie wie folgt:
Wählen Sie
Datei Neu Blog im oberen Menü.
Im Formular ‚Neues Blog‘, das als nächstes angezeigt wird, tragen Sie Namen und wahlweise eine Beschreibung des neuen Blog ein.
Geben Sie an, wer Blog-Einträge lesen und schreiben darf, indem Sie die entsprechende Optionsschaltfläche anklicken.
Hinweis: Wenn Sie den registrierten Benutzern Ihres BSCW-Servers oder jedermann den Zugang zu dem neuen Blog erlauben, sollten Sie nicht vergessen, das Blog und seine URL denjenigen Benutzern bekanntzugeben, die Sie beteiligen wollen.
Wählen Sie die Anzahl von Einträgen aus, die auf einer Blog-Seite angezeigt werden sollen.
Geben Sie die Anzahl von Zeichen vom Beginn des Textes an, mit der ein Eintrag auf einer Blog-Seite dargestellt werden soll. Wenn Sie hier 0 angeben, wird der gesamte
Eintrag angezeigt.
Entscheiden Sie, ob Kommentare zusammen mit den Einträgen bei der Darstellung des Blogs als RSS-Nachrichtenquelle angezeigt werden sollen, indem Sie das entsprechende Auswahlkästchen ankreuzen.
Wählen Sie unter den drei Möglichkeiten der Blog-Darstellung aus: nur die Blog-Seite als solche, die Blog-Seite eingebettet in eine BSCW-Seite einschließlich der Navigationsleiste oder die Blog-Seite eingebettet in eine externe Webseite, z.B. um wichtige
Hintergrundinformationen über den Zweck des Blogs hinzuzufügen oder zum Mitmachen anzuregen. Im letzteren Fall müssen Sie die URL der externen Webseite angeben.
Wichtig: In der externen Webseite muss die Stelle, wo das Blog eingebettet werden soll, mit #blog# markiert sein.
Sie können wahlweise die URL eines Stylesheets angeben, um die standardmäßige
Darstellungsart des Blogs zu überschreiben, z.B. um das Aussehen des Blogs durch andere Farben oder Schrifttypen zu verändern. Das Standard-Stylesheet finden Sie unter http://Ihr-BSCW-Server/bscw_resources/styles/blog.css
Bestätigen Sie mit [OK] die Erzeugung des neuen Blogs, der natürlich zunächst leer ist.
Alle Eigenschaften des neuen Blogs, die Sie bei der Erzeugung festgelegt haben, können jederzeit geändert werden. Wählen Sie dazu
Ändern Eigenschaften im Aktionsmenü des
Blogs. Das Formular ‚Blog-Eigenschaften ändern‘, das Ihnen angezeigt wird, hat exakt dasselbe Aussehen wie das Formular ‚Neues Blog‘ von oben.
Die Zugriffsrechte für das neue Blog, die Sie oben festgelegt haben, bestimmen, wer Blog-
Einträge lesen und wer neue Blog-Einträge hinzufügen darf. Diese Zugriffsrechte werden durch Standard-Zugriffsrechte ergänzt, die festlegen, wer einem Eintrag Kommentare hinzu-
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
83
fügen darf, wer Einträge bearbeiten und entfernen darf und wer die Blog-Eigenschaften ändern darf:
Jeder, der Einträge lesen darf, kann auch Kommentare hinzufügen.
Der Manager eines Blogs und der Autor eines Eintrags können einen Eintrag entfernen.
Der Autor eines Eintrags kann den Eintrag bearbeiten, der Autor eines Kommentars kann den Kommentar bearbeiten.
Nur der Erzeuger eines Blogs kann die Blog-Eigenschaften ändern.
Wenn Sie diese Standard-Zugriffsrechte ändern wollen, z.B. um dem Manager eines Blogs zu erlauben, die Blog-Eigenschaften zu ändern, und anonymen Lesern das Kommentieren von
Einträgen zu verbieten, müssen Sie die entsprechenden Rollen bearbeiten. Wählen Sie dazu
Zugang Rolle bearbeiten im Aktionsmenü des Blogs. In unserem Beispiel würden Sie die
Aktion ‚Blog-Eigenschaften ändern‘ für die Rolle Manager zulassen und die Aktion ‚Neuer
Blog-Kommentar‘ für die Rolle Anonymes Mitglied verbieten (zur Bearbeitung von Rollen
siehe 4.5.4 „Rollen definieren und ändern“ auf S. 71).
Wenn Sie die Zugriffsrechte eines Blogs geändert haben, ist im Aktionsformular ‚Blog-Eigen-
schaften ändern‘ keine der Optionsschaltflächen, die die Lese- und Schreibrechte regeln, vorausgewählt, damit Sie nicht Ihre speziell definierten Zugriffsrechte unbeabsichtigterweise
überschreiben. Wenn Sie jedoch zu einer der Standardregelungen für die Zugriffsrechte zurückkehren möchten, wählen Sie die entsprechende Optionsschaltflächen aus, bevor Sie auf
[OK] klicken.
4.7.2
Blogs benutzen
Um sich ein Blog und seine Einträge anzusehen, klicken Sie auf den Namen oder das Icon des
Blogs in der Inhaltsliste des enthaltenden Ordners oder wählen Sie
Öffnen im Aktions-
menü des Blogs. Abbildung 15 oben zeigt ein Beispiel. Sie können einem Blog Einträge hin-
zufügen, indem Sie die Aktionsschaltfläche ‚Neuer Eintrag‘ in der oberen linken Ecke einer
Blog-Seite betätigen.
Die rechte Seite der Blog-Darstellung führt die Einträge mit Datum, Betreff, Beginn des Textes, Autor, Anzahl der Leser und Kommentare bis dato und, falls vorhanden, Tags (Schlagwörter) auf. Klicken Sie auf den Betreff, um den vollständigen Eintrag zu lesen, wenn er nicht ganz angezeigt wird, und/oder einen Kommentar hinzuzufügen. Wenn Sie die erforderlichen
Zugriffsrechte besitzen, können Sie einen Eintrag bearbeiten oder Entfernen, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen [Bearbeiten] und [Entfernen] klicken. Beachten Sie, dass entfernte Einträge im Papierkorb landen, von wo aus sie auch wieder zurückgelegt werden können.
Wenn das Blog mehr Einträge enthält, als auf eine Blog-Seite passen, wird am Fuß der Blog-
Seite eine Reihe von Navigationsschaltflächen angeboten, mit denen man vor- und zurückblättern und auch eine bestimmte Blog-Seite aufschlagen kann.
Die linke Seite der Blog-Darstellung zeigt Listen der verfügbaren Aktionen, der verwendeten
Tags, der Autoren des Blogs und die Monate, in denen Einträge entstanden sind. Tags, Autoren und Entstehungsmonate werden im Verhältnis zu ihrer relativen Häufigkeit aufgeführt; z.B. wird der Autor mit den meisten Einträgen in großer Schrift dargestellt, während ein
Autor mit nur einem Beitrag in kleiner Schrift dargestellt wird. Sie können die Darstellung auf Einträge beschränken, die ein bestimmtes Schlagwort tragen, die von einem bestimmten
Autor verfasst worden oder in einem bestimmten Monat entstanden sind, indem Sie in diesen
Listen auf ein Tag, einen Autor oder Monat klicken. Um zur Darstellung aller Einträge
84
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
zurückzukehren, betätigen Sie die Aktionsschaltfläche ‚Alle Einträge zeigen‘ in der oberen linken Ecke.
Wenn Sie auf die Schaltfläche ‚RSS2.0-Nachrichtenquelle‘ in der linken unteren Ecke der
Blog-Darstellung klicken, erhalten Sie das gesamte Blog als eine RSS-Nachrichtenquelle in chronologischer Reihenfolge dargestellt. Sie können bei dieser Gelegenheit die Nachrichtenquelle auch abonnieren, um über die Aktivitäten in diesem Blog im Bilde zu bleiben.
4.8 Suche
BSCW hilft Ihnen,
Objekte (Ordner, Dokumente usw.) in Ihren Arbeitsbereichen, Ihrem Kalender, Ihrer
Zwischenablage oder Ihrem Papierkorb zu finden,
Dokumente in Ihren Arbeitsbereichen nach ihrem Inhalt zu finden,
zu überprüfen, ob eine Person Benutzer Ihres BSCW-Servers ist oder in Ihrem Adress-
buch aufgeführt wird,
eine Anfrage an einige Suchmaschinen im Web zu richten.
Unabhängig von der Art Ihrer Suche haben Sie die Möglichkeit, die Ergebnisse Ihrer Suche dauerhaft in BSCW zu speichern oder nicht. Dauerhafte Suchordner sind hilfreich, wenn eine bestimmte Suche später noch einmal wiederholt werden soll. Dauerhafte Suchordner bilden einen eigenen Objekttyp in BSCW.
Einen dauerhaften und benannten Suchordner, der die Liste der Treffer auf Ihre Anfrage enthält und im aktuellen Ordner gespeichert wird, erzeugen Sie wie folgt:
Wählen Sie
Datei Neu Suchordner in der oberen Menüleiste, um sich das Formular
‚Neuer Suchordner‘ anzeigen zu lassen.
Geben Sie den Namen des Suchordners an und wählen Sie den von Ihnen gewünschten Suchbereich aus der angebotenen Liste aus. Nachdem Sie auf [OK] geklickt haben, erscheint ein Formular ‚Anfrage bearbeiten‘, in dem Sie Ihre Suche spezifizieren können. Die Einträge in diesem Formular hängen ab von dem Suchbereich, den Sie gewählt haben.
Eine Suche, bei der die Ergebnisse in einem temporären Suchordner gespeichert werden, führen Sie wie folgt durch:
Wählen Sie
Datei Suchen in der oberen Menüleiste und bestimmen Sie durch Anwahl von in BSCW
, in Ihren Dokumenten
, in den Tags
, nach Benutzern oder im WWW
, welche Art von Suche Sie durchführen wollen.
Fahren Sie dann wie bei der Suche mit dauerhaftem Suchordner fort.
Sie können sich auch noch nach der Durchführung einer Suche mit temporären Ergebnissen dazu entschließen, die Ergebnisse in einem dauerhaften Suchordner zu speichern (siehe ‚Besondere Aktionen in Suchordnern‘ weiter unten).
Wenn sie eine Suche mit temporären Ergebnissen durchführen, ist das Formular ‚Anfrage be-
arbeiten‘ in der Regel mit den zuletzt bei einer solchen Suchanfrage benutzten Werten ausgefüllt; bei Abweichungen können Sie die [Letzte Anfrage] wiederherstellen. Im selben Formular werden auch die Ergebnisse Ihrer letzten Suche unter [Letzte Ergebnisse] angeboten.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
85
Besondere Aktionen in Suchordnern
In einem Suchordner werden die folgenden besonderen Aktionen angeboten.
Wählen Sie
Datei Anfrage bearbeiten
, um Ihre Suche mit veränderter Suchanfrage zu wiederholen.
Wählen Sie
Datei Suche wiederholen
, um Ihre Suche unverändert zu wiederholen.
Wählen Sie
Datei Sichern als
, um temporäre Suchergebnisse dauerhaft zu speichern.
Nachdem Sie den Namen für den permanenten Suchordner eingegeben haben, erscheint er in Ihrer Zwischenablage, von wo aus Sie ihn an passender Stelle einfügen können.
Wählen Sie
Datei Weitere Ergebnisse
, um weitere Ergebnisse von der ausgewählten
Suchmaschine anzufordern und in das Suchergebnis einzufügen (nur bei der Suche im
Web).
Alle diese Aktionen sind auch im Kontextmenü eines Suchordners verfügbar.
4.8.1
Suche nach Objekten in BSCW
Mit einer internen Suchmaschine finden Sie Objekte in BSCW. Im Formular ‚Anfrage bear-
beiten‘ spezifizieren Sie für eine Suche in BSCW:
im Feld ‚Suchen‘ den Ordner, in dem die Suche gestartet werden soll; wenn Sie zahlreiche Objekte in vielen Arbeitsbereichen gespeichert haben, sollten Sie die Suche auf den vielversprechendsten Ordner einschränken und es nach Möglichkeit vermeiden,
‚in Ihren Arbeitsbereichen‘ zu suchen, da dies sehr lange dauern kann;
im Feld ‚vom Typ‘ den Typ des Objekts, das Sie suchen: Dokument, Ordner usw. oder
‚beliebig‘, wenn Sie den Typ nicht kennen;
im restlichen Teil des Formulars die Suchkriterien, den die von Ihnen gesuchten Objekte genügen sollen.
86
Weitere Funktionen
Abbildung 16: BSCW-Suchformular
BSCW 4.4 Handbuch
Bei den Suchkriterien ist die namensbasierte Suche voreingestellt, aber die Suche kann auch
mit anderen Kriterien wie ‚Inhalt‘, ‚Beschreibung‘ und anderen Metadaten-Attributen durch-
geführt werden. Wählen Sie dazu ein zusätzliches Kriterium im Feld ‚Neuer Suchausdruck‘ aus und klicken Sie auf [Hinzufügen]. Sie können Suchkriterien durch Klicken auf rechts neben dem Kriterium auch wieder löschen.
Bei vielen Suchkriterien können Sie bestimmen, wie die eingegebene Phrase bei der Suche benutzt werden soll. Wenn Sie auswählen und ‚Über B‘ in ein Namenfeld eingeben, werden damit alle Objekte gefunden, deren Name mit dieser Phrase anfängt, also z.B. ‚Über BSCW‘ oder ‚über beide Seiten der Medaille‘. Wenn Sie ‚<regex>‘ anstatt ‚beginnt mit‘auswählen, können Sie einen regulären Ausdruck nach der Python-Syntax für reguläre Ausdrücke in das
Suchfeld eingeben. Diese Möglichkeit ist für Benutzer gedacht, die sich mit regulären Ausdrücken in Python auskennen (vgl. Python Library Reference, Modul re
). Beachten Sie, dass die Eingabe in ein Tag-Suchfeld nicht als Phrase interpretiert wird, sondern als eine Reihe von Wörtern, die durch Leerzeichen getrennt sind. Wenn Sie also ‚beginnt mit‘ auswählen und ‚eisen sys‘ in ein Tag-Feld eingeben, werden damit alle Objekte gefunden, die mindestens zwei Tags besitzen, die mit ‚eisen‘ bzw. ‚sys‘ beginnen, z.B. ‚Eisenbahn, System‘ oder
‚Systole, Eisenhut‘.
Komplexere Anfragen können durch Kombinieren einzelner Suchkriterien durch ‚und‘,
‚oder‘, ‚und nicht‘ und ‚oder nicht‘ gestellt werden. Die Operatoren ‚und‘ und ‚und nicht‘ binden stärker als ‚oder‘ und ‚oder nicht‘, d.h. eine Anfrage ‚A und B oder C‘ wird als ‚(A und
B) oder C‘ interpretiert.
Wenn der Indexdienst PyLucene auf Ihrem BSCW-Server eingesetzt wird, werden nicht nur
Dokumentinhalte für eine schnellere Suche indexiert, sondern auch Metadaten von Objekten wie Namen, Beschreibungen und Tags. In diesem Fall wird Ihre Eingabe in Suchfelder als
Wörter interpretiert, die in den betreffenden Attributen von gesuchten Objekten enthalten sein müssen. Sie können dabei Jokerzeichen benutzen und durch Verwendung von Anführungszeichen Phrasen bilden.
Sie können zur [Standardanfrage] zurückkehren (die ‚Name‘ als einzigen Suchausdruck hat) oder die [Letzte Anfrage] anzeigen lassen.
BSCW zeigt das Suchergebnis (d.h. die Liste der Treffer) auf einer Ordner-Seite. Die Beschreibung jedes Objekts enthält den Ordner, in dem es sich befindet. Vergewissern Sie sich deshalb, dass Sie
Ansicht Beschreibung aktiviert haben.
Bitte beachten Sie, dass die Suche im Inhalt von Dokumenten nur reine Text- und HTML-
Dokumente (MIME-Typ text/plain und text/html
) einschließt, wenn auf Ihrem BSCW-
Server kein Indexdienst installiert ist. In jedem Fall wird die Suche im Inhalt von Dokumenten erst durchgeführt, nachdem alle anderen Suchkriterien ausgewertet worden sind. Wenn
Sie also nur nach Dokumenten auf der Basis ihres Inhalts suchen, sollten Sie die unten be-
schriebene Suche ‚in Ihren Dokumenten‘ benutzen, sofern Ihre BSCW-Installation über einen
Indexdienst verfügt.
4.8.2
Suche nach Dokumenten in BSCW
Wenn Ihre BSCW-Installation über einen Indexdienst verfügt, können Sie eine schnelle Suche nach Dokumenten auf der Basis ihres Inhalts durchführen. Der Indexdienst PyLucene hält seinen Index stets auf dem laufenden, d.h. wenn immer ein Objekt geändert wird oder ein neues
Objekt erzeugt wird. (Wenn viele Transaktionen auf Ihrem BSCW-Server vorgenommen werden, kann dies jedoch einige Minuten in Anspruch nehmen.) Die anderen Indexdienste laufen normalerweise einmal am Tag, um neue und geänderte Dokumente für eine inhaltsbasierte Suche aufzubereiten.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
87
Im Formular ‚Anfrage bearbeiten‘ einer Suche in Dokumenten geben Sie Ihre Suchanfrage in dem Feld ‚Suche innerhalb der Dokumente ... nach‘ an. Unter dem Feld wird angegeben, welcher Indexdienst benutzt wird.
Einfache Anfragen bestehen aus einer Reihe von Schlagwörtern, die durch Leerzeichen getrennt sind und die im Inhalt der gesuchten Dokumente enthalten sein sollen. Komplexere Anfragen sind auch möglich. Wenn PyLucene zum Indexieren benutzt wird, sind in Anführungszeichen eingeschlossene Suchphrasen und Jokerzeichen in Schlagwörtern erlaubt. Zur Zeit gibt es zwei weitere Indexdienste, die mit BSCW verwendet werden:
Microsoft Indexing Service (Windows-Plattform), siehe http://msdn.microsoft.com/library/en-us/indexsrv/html/ixqlang_92xx.asp
für die genaue Syntax der Abfragesprache;
SWISH++ (UNIX-Plattform), siehe http://swishplusplus.sourceforge.net/man/search.pdf
für die genaue Syntax der Abfragesprache.
BSCW zeigt die gefundenen Dokumente auf einer Ordner-Seite. Die Beschreibung jedes Dokuments enthält den Ordner, in dem es sich befindet. Vergewissern Sie sich deshalb, dass Sie
Ansicht Beschreibung aktiviert haben.
4.8.3
Suche mithilfe von Tags
Mit einer internen Suchmaschine finden Sie Dokumente und Ordner in BSCW auf der Basis der diesen Objekte zugewiesenen Tags. Tags sind frei vergebene Schlagwörter zur Klassifikation von Dokumenten und Ordnern in BSCW. Im Formular ‚Anfrage bearbeiten‘ spezifizieren
Sie Ihre Suche in den Tags.
Das Feld ‚Suchen‘ enthält den Namen desjenigen Arbeitsbereichs, wo die Suche stattfinden soll. Dieses Feld ist zunächst auf den ‚kleinsten‘ Arbeitsbereich gesetzt, der den aktuellen Ordner enthält, d.h. denjenigen Arbeitsbereich, von dem der aktuelle Ordner seine Mitglieder erbt. Wenn Sie über zahlreiche Objekte in vielen Arbeitsbereichen verfügen, versuchen Sie möglichst, die Suche auf den vielversprechendsten Arbeitsbereich einzuschränken, und vermeiden Sie eine zeitaufwändige Suche ‚in Ihren Arbeitsbereichen‘ (letzteres ist voreingestellt, wenn Sie eine Tag-Suche in einem privaten
Ordner starten).
Tragen Sie Tags von Objekten, nach denen Sie suchen, in das vorgesehene Feld ein.
Mehrere Tags müssen durch Leerzeichen getrennt werden. Falls verfügbar, können Sie sich auch [Letzte Ergebnisse] einer Tag-Suche anzeigen lassen.
Wenn der Indexdienst PyLucene auf Ihrem BSCW-Server eingesetzt wird, werden auch die Tags von Objekten für eine schnellere Tag-Suche indexiert. In diesem Fall können Sie auch Jokerzeichen in den Tags verwenden, die Sie als Suchkriterien eingeben.
Hinweis: Eine Tag-Suche kann auch durch einfaches Klicken auf ein Tag, das in einer Ordnerübersicht angezeigt wird, gestartet werden.
4.8.4
Suche nach Benutzernamen oder Emailadressen
Sie können in Ihrem eigenen Adressbuch oder unter allen registrierten Benutzern Ihres
BSCW-Servers nach Benutzern suchen. Die zweite Option kann besonders dann hilfreich sein, wenn Sie jemanden in einen Arbeitsbereich einladen möchten, dessen Benutzernamen
88
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
und Emailadresse Sie nicht genau kennen. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, dass die
Suche ‚im gesamten System‘ aufgrund großer Datenmengen recht lange dauern kann.
Als Suchkriterien können Sie jedes Feld der persönlichen Info-Seite nehmen, das ein Benutzer über
Optionen Profil Ändern ausfüllen kann. Oft sind allerdings ‚Name‘ (hier: Benutzername) und ‚Emailadresse‘ die einzigen Informationen, die für jeden Benutzer sicher vorhanden sind, da die persönliche Info-Seite nicht unbedingt ausgefüllt werden muss.
Auf der Ergebnisseite einer BSCW-Benutzersuche können Sie verschiedene Aktionen durchführen: Sie können z.B. die Benutzer in Ihr Adressbuch aufnehmen oder ihnen eine Emailnachricht schicken. Mit
| versenden | rufen Sie ein BSCW-eigenes Emailformular auf. Wenn
Sie auf
| Email | klicken, öffnet sich (falls vorhanden) Ihr im Browser eingestelltes Email-
Programm (z.B. Outlook oder Thunderbird).
4.8.5
Suche im Web
Sie können in BSCW Anfragen an Suchmaschinen im Internet richten. Zur Zeit unterstützt
BSCW die Suchmaschinen Google, AltaVista, Excite und Lycos.
BSCW zeigt das Ergebnis der Anfrage (d.h. die Liste der Treffer) auf einer Ordner-Seite mit
URL-Objekten an. Standardmäßig ist die Liste nach der Relevanz der Treffer, wie sie von der benutzten Suchmaschine angeboten wird, sortiert. Sie können die Liste umordnen, indem Sie den entsprechenden Menüpunkt aus dem Menü
Ansicht Sortieren auswählen.
Sie können die Gültigkeit der gelieferten Ergebnisse
| überprüfen |
. Dies ist hilfreich, weil
Suchmaschinen oft URLs auflisten, die nicht mehr existieren.
Hinweis: Die Suchmaschinen ändern gelegentlich das Format ihrer ‚Trefferlisten‘. Als Folge kann es nötig sein, die BSCW-Serversoftware anzupassen, damit das neue Format verarbeitet werden kann. Wenn Sie bemerken, dass eine Suche im Internet via BSCW nicht mehr die erwarteten Resultate liefert, bitten Sie Ihren BSCW-Administrator darum, mit OrbiTeam wegen eines Software-Patches in Kontakt zu treten.
4.9 URLs für Objekte in Arbeitsbereichen
Sie können in BSCW mithilfe von URLs für Objekte in Arbeitsbereichen Sammlungen von aufeinander verweisenden Dokumenten (HTML-Dokumente, .gif- und .jpeg-Dateien, Audiound Videodateien usw.) erstellen und verwalten. Sie können sie mit anderen Mitgliedern eines
Arbeitsbereichs gemeinsam nutzen oder sie für anonymen Zugriff über das Internet öffentlich
machen (siehe 4.5.6 „Anonymen Zugriff erlauben“ auf S. 75).
Verweise auf BSCW-Objekte können ebenfalls in Notizen, in der Beschreibung eines Objekts
und in diversen anderen Textfeldern enthalten sein.
Wenn Sie einen Verweis auf ein Objekt anlegen wollen, das in einem anderen Arbeitsbereich auf demselben Server enthalten ist, vergewissern Sie sich, dass die Mitglieder
Ihres Arbeitsbereichs auf dieses Objekt zugreifen dürfen.
Wenn Sie einen Verweis auf ein Objekt auf einem anderen Server anlegen wollen, vergewissern Sie sich, dass das Objekt öffentlich gemacht wurde, d.h. dass der Benutzer anonymous auf dieses Objekt zugreifen darf.
Um einen Verweis zu erstellen, benötigen Sie die URL des Objekts. Diese URL kann auf zwei verschiedene Arten angegeben werden:
im BSCW-internen Adressformat oder
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
89
durch den Pfad in einem Verzeichnisbaum.
Jedes dieser Formate hat spezifische Vorteile:
Die BSCW-internen, numerischen Adressen sind kurz und ändern sich nicht, wenn das
Objekt in einen anderen Ordner verschoben wird oder wenn ein Ordner umbenannt wird.
Sie können als Einstiegspunkte in eine durch Verweise verbundene Menge von Dokumenten von außerhalb eines BSCW-Servers benutzt werden.
Auf der anderen Seite können Sie, wenn Sie die gebräuchlichen relativen Pfadnamen benutzen, eine durch Verweise verbundene Menge von Dokumenten portabel halten. Sie können sie z.B. archivieren oder auf einen anderen Server oder an eine andere Stelle in der
Ordner-Hierarchie verschieben, und die Verweise funktionieren weiterhin – vorausgesetzt, dass Sie keine Dokumente aus der Menge löschen oder umbenennen.
4.9.1
BSCW-internes Adressformat
Jedes BSCW-Objekt hat eine interne Adresse. Sie steht in der Adresszeile Ihres Web-Browsers, während das Objekt angezeigt wird. Wenn ein Dokument vom Typ text/html mit dem
Namen Artikel angezeigt wird, könnte im Adressfeld z.B. folgendes stehen: http://Ihr-BSCW-Server/bscw/bscw.cgi/d3014/Artikel.html
Sie können diese interne Adresse für Verweise in jedem beliebigen HTML-Dokument benutzen:
<A HREF="http://Ihr-BSCW-Server/bscw/bscw.cgi/d3014/Artikel.html">Artikel</A>
Wenn sich das Dokument, das den Verweis enthält, auf demselben BSCW-Server befindet, können sie auch abkürzend das folgende schreiben:
<A HREF="/bscw/bscw.cgi/d3014/Artikel.html">Artikel</A>
Wenn Sie den anonymen Zugriff aus dem Internet auf
Artikel.html
erlauben wollen, muss die Adresse wie folgt abgeändert werden:
<A HREF="http://Ihr-BSCW-Server/pub/bscw.cgi/d3014/Artikel.html">Artikel</A>
Einzelheiten finden Sie in 4.5.6 „Anonymen Zugriff erlauben“ auf S. 75.
4.9.2
Verzeichnispfad-URLs
BSCW kann Pfadnamen, wie sie im Feld ‚Ihre Position:‘ einer Ordneransicht angezeigt werden, in die entsprechenden BSCW-internen Adressen konvertieren. Dies ermöglicht es Ihnen, dieses gebräuchliche Format relativer Pfadadressen zu benutzen, um Verweise auf Objekte in einem Arbeitsbereich von BSCW zu definieren, insbesondere von anderen Objekten in diesem Arbeitsbereich aus.
Nehmen wir z.B. ein Dokument
Artikel.html
, das ein Bild
Bild.gif
enthält und auf ein zweites Dokument
Dokument2.html
verweist. Der Text von
Artikel.html
könnte dann die folgenden Angaben enthalten:
<IMG SRC="Bild.gif">
...
<A HREF="Dokument2.html">Dokument 2</A>
Wenn sich die drei Dateien
Artikel.html
,
Bild.gif
und
Dokument2.html
in einem Ordner befinden, wird BSCW die Verweise korrekt konvertieren und die angeforderten Dateien anzeigen.
90
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Dateien in Unterordnern, in Ordnern weiter oben im Ordnerbaum oder in einem anderen
Zweig des Ordnerbaums können auf die gleiche Art adressiert werden, wobei die übliche
UNIX-Notation benutzt wird. Wenn sich z.B. die Bilddatei
Bild.gif
im Unterordner Bilder befindet und das zweite Dokument in einem Ordner Dokumente des Unterordners weitere, wird BSCW die folgenden Verweise korrekt konvertieren:
<IMG SRC="Bilder/Bild.gif">
...
<A HREF="weitere/Dokumente/Dokument2.html">Dokument 2</A>
Ebenso wird korrekt konvertiert, wenn das Dokument
Dokument2.html
einen Verweis
<A HREF="../../Artikel.html">vorhergehendes Dokument</A> enthält und sich
Artikel.html
relativ zu
Dokument2.html
zwei Ordnerebenen weiter oben befindet.
4.10 Lesezeichen
BSCW-Lesezeichen sind Verweise auf Webseiten und auch auf BSCW-Objekte, die für Sie von persönlichem Interesse sind. In Ihrem Lesezeichen-Ordner haben Sie ein persönliches
Objekt, in dem Sie diese Verweise ähnlich wie bei Web-Browsern sammeln können.
Klicken Sie auf
Datei Neu URL in der Schnellzugriffsleiste oder wählen Sie im oberen Menü
Anzeigen Lesezeichen
, um Ihren Lesezeichen-Ordner zu öffnen. Sie können jetzt mit neue Verweise hinzufügen.
In beliebigen anderen Ordnern lassen sich dem Lesezeichenordner mit
Lesezeichen
Verweise auf BSCW-Objekte hinzufügen.
Innerhalb des Lesezeichenordners lassen sich die Verweise in Unterordner, Unterunterordner usw. strukturieren, indem mittels
Datei Neu Ordner entsprechende Unterordnerstrukturen angelegt werden.
BSCW-Lesezeichen lassen sich in das Lesezeichenformat von Netscape exportieren und dann außer in Netscape-Browser auch in andere Browser, die das Netscape-Format unterstützen
(z.B. MS Internet Explorer und Opera), importieren.
Wählen Sie
Bearbeiten Archivieren im oberen Menü des Lesezeichen-Ordners, um alle
Ihre Lesezeichen im Netscape-Format zu archivieren. Laden Sie dieses Archiv auf
Ihren lokalen Rechner, packen Sie die enthaltene HTML-Datei mit Ihren Lesezeichen aus und importieren Sie diese Lesezeichen in Ihren Browser.
Sie können diese Operation auch für eine Teilmenge Ihrer Lesezeichen (einzelne Lesezeichen, Unterordner) durchführen, indem Sie sie entsprechenden Einträge auswählen und auf
| archivieren | im Auswahlmenü für Mehrfachselektion klicken.
Diese Exportfunktion ist insbesondere sinnvoll für Benutzer, die häufig – z.B. auf Dienstreisen – fremde Computer verwenden. Sobald sie einen neuen Computer benutzen, können sie zunächst ihre BSCW-Lesezeichen herunterladen und installieren. So haben Sie immer ihre vertraute Lesezeichenumgebung zur Verfügung.
4.11 Schnittstelle zu mobilen Geräten
BSCW bietet einen mobilen Zugang zu Ihrem BSCW-Server, so dass Sie auch unterwegs
über mobile Endgeräte auf den BSCW-Server zugreifen können. Über ein mobiles Portal er-
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
91
halten Sie Zugriff auf Ihr Adressbuch und Ihre Arbeitsbereiche. Die neuesten Ereignisse werden Ihnen in einer speziellen Ansicht präsentiert. Über Lesezeichen können Sie schnell und unkompliziert auf häufig verwendete Bereiche zugreifen.
Die Benutzung des mobilen Zugangs zu Ihrem BSCW-Server erfordert die vorherige Aktivierung der entsprechenden Funktionalität durch Ihren BSCW-Administrator.
4.11.1 Mobiler Zugang
Der mobile Zugang zum BSCW-Server wurde für mobile Geräte wie Mobiltelefone und
PDAs entwickelt. Als Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion benötigen Sie ein entsprechendes mobiles Endgerät, das einen Netzwerkzugriff ermöglicht (etwa über GPRS oder
UMTS). Bei Fragen zum Netzwerkzugriff oder zur Konfiguration Ihres mobilen Endgerätes wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerkanbieter oder den Hersteller des Endgeräts.
Der mobile Zugang zum BSCW-Server kann grundsätzlich über zwei verschiedene Arten erfolgen:
Zugriff über einen WAP-Browser
Zugriff über einen mobilen Web-Browser
Die angebotene Funktionalität ist bei beiden Zugangsarten ähnlich, wobei die Darstellung der
Inhalte auf WAP-kompatiblen Geräten meist vereinfacht erfolgt. Welche Zugangsart für Sie die richtige ist, hängt von den Möglichkeiten Ihres Endgeräts ab. Wenn das mobile Endgerät
über einen Web-Browser verfügt, so ist der Zugriff über den mobilen Web-Browser vorzuziehen.
Es ist zu beachten, dass es sich bei dem mobilen Zugang zum BSCW-Server um eine zusätz-
liche, optionale Erweiterung des BSCW-Servers handelt, die nicht auf jedem System aktiviert ist. Fragen Sie ggf. Ihren BSCW-Administrator.
Aufgrund der Vielfalt mobiler Endgeräte und der unterschiedlichen technischen Randbedingungen kann nicht garantiert werden, dass der mobile Zugang zum BSCW-Server für jedes mobile Endgerät in vollem Umfang funktioniert.
4.11.2 Anmeldung beim BSCW-Server
Die Anmeldung beim BSCW-Server von einem mobilen Endgerät aus erfolgt über eine besondere Einstiegsseite für solche Geräte. Die entsprechende URL ist abhängig von der Konfiguration Ihres BSCW-Servers. Üblicherweise ergibt sich diese Einstiegsadresse wie folgt:
Zugriff per WAP-Browser:
Zugriff per mobilem Web-Browser: http://Ihr-BSCW-Server/pub/mobile.wml
http://Ihr-BSCW-Server/pub/mobile.html
Bei Fragen zur Konfiguration Ihres BSCW-Servers wenden Sie sich bitte an Ihren BSCW-
Administrator.
Öffnen Sie zur Anmeldung am BSCW Server diese Adresse im Browser des mobilen Endgeräts. Dazu wird eine Verbindung zum Netzwerk aufgebaut. Es wird empfohlen, die eingegebene Adresse in den Lesezeichen (‚bookmarks‘) des Browsers zu speichern, um den nächsten Zugriff zu vereinfachen. Je nach verwendetem Zugang und mobilem Endgerät kann die angezeigte Startseite unterschiedlich aussehen (siehe die folgende Abbildung für ein Beispiel).
92
Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Abbildung 17: Mobile Anmeldung am BSCW-Server
Zur Anmeldung am BSCW-Server folgen Sie dem Verweis zum ‚login‘ – Sie werden zur Eingabe von Benutzernamen und Kennwort aufgefordert. Anschließend gelangen Sie zum mobilen Portal.
4.11.3 Mobiles Portal
Das mobile Portal ist Ihre Einstiegsseite für den mobilen Zugriff auf Ihren BSCW-Server.
Alle angebotenen Funktionen sind von dieser Seite aus erreichbar. Zur vereinfachten Navigation und besseren Orientierung gelangen Sie von den angebotenen Diensten immer wieder zu dieser Portalseite zurück.
Abbildung 18: Mobiles Portal
Auf der Portalseite können Sie verschiedene Funktionen auswählen:
Kontakte: Zugriff auf Ihr Adressbuch,
Dokumente: Zugriff auf Ihre Arbeitsbereiche,
Neuigkeiten: Übersicht über aktuelle Ereignisse,
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
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Lesezeichen: Zugriff auf Ihre Lesezeichen,
Einstellungen: Konfiguration der mobilen Ansicht,
Über: Allgemeine Versionsinformation.
Kontakte
In der Liste Ihrer Kontakte werden alle Benutzer aufgelistet, die sich in Ihrem persönlichen
Adressbuch in BSCW befinden. Darüber hinaus können Sie nach Benutzern suchen und neue
Benutzer in Ihr Adressbuch aufnehmen.
Zu einem aufgeführten Benutzer erhalten Sie weitere Informationen auf einer speziellen Kontaktseite. Auf dieser Seite werden die Kontaktdaten angezeigt und mögliche Aktionen zur
Kontaktaufnahme angeboten. Sie können durch die Auswahl einer Telefonnummer ein Gespräch beginnen (falls Ihr Endgerät diese Funktion unterstützt) oder über die Auswahl einer
Emailadresse eine neue Nachricht an einen Benutzer senden. Dabei wird die Emailanwendung im mobilen Gerät verwendet (falls Ihr Endgerät diese Funktion unterstützt). Alternativ können
Sie über die Aktion [Email] der angezeigten Kontaktperson eine Emailnachricht über den
BSCW-Server senden.
Dokumente
Im Dokumentbereich können Sie auf die Inhalte Ihrer Arbeitsbereiche zugreifen und weitere
Informationen zu den Dokumenten abrufen. Die Ordneransicht ist dabei gegenüber der sonst
üblichen Darstellung in BSCW stark vereinfacht.
Wenn Sie ein Dokument in einer Ordneransicht auswählen, werden die Details dieses Dokuments angezeigt. Auf dieser Info-Seite finden Sie z.B. die Dokumentbeschreibung, die Größe, den Typ und Informationen über die letzte Änderung. Darüber hinaus besteht dort die Möglichkeit, das Dokument auf das mobile Endgerät zu übertragen (‚download‘) – verwenden Sie dazu den Verweis im Namen des Dokuments. Beachten Sie, dass nicht alle Dokumente auf einem mobilen Endgerät angezeigt werden können. Für weitere Details konsultieren Sie bitte die Bedienungsanleitung Ihres Endgerätes oder kontaktieren Sie den Hersteller.
Innerhalb der Ordneransicht haben Sie die Möglichkeit, einfache Änderungen von beschreibenden Kontextinformationen an den angezeigten Objekten durchzuführen. Sie können die
Beschreibung eines Objektes ändern oder eine neue Notiz anfügen. Für häufig besuchte
Unterbereiche lassen sich Lesezeichen anlegen, auf die später einfach zugegriffen werden kann.
Neuigkeiten
Im Bereich ‚Neuigkeiten‘ erhalten Sie eine Übersicht der aktuellen (unbestätigten) Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen. Die Ereignisse werden dabei in chronologischer Reihenfolge angezeigt.
Über den Namen eines betroffenen Objekts gelangen Sie zur jeweiligen Info-Seite im Dokumentbereich. Zu jedem Ereignis wird der Name desjenigen Benutzers angezeigt, der die
Aktion ausgeführt hat – über den Namen gelangen Sie zur Kontaktseite des Benutzers.
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Weitere Funktionen
BSCW 4.4 Handbuch
Abbildung 19: Info-Seite eines Dokuments
Lesezeichen
Über Lesezeichen lassen sich Verweise auf BSCW-Objekte sowie Verweise auf Webseiten in
BSCW verwalten. Jeder Benutzer besitzt dazu einen persönlichen Lesezeichenordner in
BSCW.
Über den Lesezeichenbereich im mobilen Portal erhalten Sie auch unterwegs Zugriff auf
Ihren Lesezeichenordner. So lassen sich etwa Verweise auf Ordner anlegen, die häufig verwendet werden. Der Lesezeichenbereich ermöglicht so einen schnellen Zugriff auf häufig verwendete Ordner und Dokumente in BSCW sowie auf regelmäßig besuchte Webseiten.
BSCW 4.4 Handbuch Weitere Funktionen
95
5 Dokument- und
Inhaltsmanagement
Jede von Ihrem lokalen System hochgeladene Datei wird in BSCW als Dokument dargestellt.
Dokumente können Text, Grafik, Tabellenkalkulationen, Druckdateien, Bilder oder Audio und Videodaten enthalten und sind ein grundlegender Objekttyp in BSCW. Das Hochladen
von Dokumenten in BSCW wird in 3.3.2 „Dokumente in BSCW laden“ auf S. 30 beschrie-
ben.
BSCW unterstützt das Management von Dokumenten und ihren Inhalten:
Text-, HTML- und MS Office-Dokumente können direkt auf dem BSCW-Server be-
arbeitet werden.
Dokumente können zur Erinnerung wiedervorgelegt werden; Dokumente können ge-
sperrt oder eingefroren werden, um sie vor unbeabsichtigtem Ersetzen oder Bearbeiten zu schützen.
Dokumente können unter Versionskontrolle gestellt werden, um Änderungen nachverfolgen zu können, wenn ein Dokument von verschiedenen Autoren in einem gemeinsamen Arbeitsbereich bearbeitet wird.
Dokumente können als Vorlagen dienen, die in spezifischen Vorlagenordnern gehalten werden und die von dort an andere Stellen kopiert werden können. Typische Beispiele von Vorlagen sind Brief- oder Formularvorlagen mit umfangreicher Formatierung oder komplizierten Berechnungsformeln.
HTML-Dokumente können in einem Websiteordner gruppiert werden, um dort als eine Art Miniatur-Website verwaltet zu werden. Websiteordner haben zwei besondere
Seiten: die Startseite und die Layoutseite; letztere dient als Standard-Rahmen für alle anderen HTML-Dokumente des Websiteordners.
Der Document Generator ist ein Werkzeug für die komfortable Verwaltung von Dokumentensammlungen, die ständig überarbeitet und in regelmäßigen Abständen veröffentlicht werden müssen.
5.1 Dokumente direkt bearbeiten
Die Bearbeitung eines Dokuments, das in BSCW gespeichert ist, erfordert normalerweise das
Herunterladen des Dokuments, die Bearbeitung auf dem lokalen Computer und das anschließende Hochladen des bearbeiteten Dokuments. Bestimmte Typen von Dokumenten können jedoch auch direkt auf dem BSCW-Server ohne Übertragung zum lokalen Computer bearbeitet werden:
Textdokumente,
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
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MS-Office-Dateien, wenn Sie Internet Explorer auf Windows verwenden, und
HTML-Dokumente.
In allen drei Fällen müssen Sie
Bearbeiten im Aktionsmenü des Dokuments wählen, um das Dokument direkt auf dem BSCW-Server zu bearbeiten.
5.1.1
Textdokumente bearbeiten
Textdokumente (MIME-Typ text/plain
) können ohne Einschränkungen direkt auf dem
BSCW-Server bearbeitet werden. Der Text-Editor besteht jedoch nur aus einem einfachen
Textfeld, in dem der Inhalt des Dokuments dargestellt wird und bearbeitet werden kann.
Wenn Sie auf [OK] klicken, wird das existierende Dokument durch das überarbeitete ersetzt, oder es wird eine neue Version erzeugt, wenn das Dokument unter Versionskontrolle steht.
Zusätzlich zu reinen Textdokumenten können auch andere Typen von Textdokumenten direkt auf dem Server bearbeitet werden, z.B. XML-Dokumente (MIME-Typ text/xml
). Wegen des primitiven Charakters der Bearbeitungsmethode empfiehlt sich die direkte Bearbeitung nur für recht kurze Textdokumente.
5.1.2
MS-Office-Dateien bearbeiten
Bei der direkten Bearbeitung von MS-Office-Dateien sperrt die Aktion
Bearbeiten die
Datei und startet automatisch die entsprechende Office-Anwendung. Durch „Datei > Speichern“ in der Office-Anwendung wird die Datei auf den BSCW-Server zurückgeschrieben.
Dort wird die Ursprungsdatei ersetzt (bzw. bei Dokumenten unter Versionskontrolle eine neue
Version angelegt). Die Sperre des Dokuments wird durch Schließen der Datei in der Office-
Anwendung aufgehoben.
Die direkte Bearbeitung von MS-Office-Dateien basiert auf der Funktionalität neuerer Versionen von Windows und MS Office. Voraussetzungen sind:
Windows XP, 2000 oder 2003;
Internet Explorer 5.5 oder höher;
Office XP oder 2003;
bei dem Dokument handelt es sich um eine Word-, Excel-, PowerPoint-, Project- oder
Visio-Datei;
das Dokument hat auf dem BSCW-Server eine gültige Dateinamenerweiterung (z.B.
‚.doc‘ bei einem Word-Dokument).
Außerdem muss der BSCW-Server folgendermaßen konfiguriert sein:
WebDAV muss aktiviert sein (siehe 9.8 „WebDAV“ auf S. 187);
Cookie-Authentisierung muss abgeschaltet sein.
Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren BSCW-Administrator.
5.1.3
HTML-Dokumente bearbeiten
HTML-Dokumente (MIME-Typ text/html
) werden durch die Aktion auf dem BSCW-Server bearbeitet.
Bearbeiten direkt
Bei einigen neueren Web-Browsern wie z.B. Mozilla Firefox und Internet Explorer 6.0 und höher wird dazu ein in BSCW integrierter HTML-Editor verwendet. Im Formular ‚Bearbei-
ten‘ wird das HTML-Dokument in der Editor-Abteilung des Formulars anzeigt. Dort können
98
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
Sie das Dokument nun editieren. Wenn Sie die Editor-Operation ‚Speichern‘ aufrufen oder
[OK] klicken, schließen Sie die Bearbeitung ab und ersetzen das existierende HTML-Dokument durch das überarbeitete (bzw. erzeugen eine neue Version, wenn das HTML-Dokument unter Versionskontrolle steht.)
Wenn Sie einen Browser verwenden, für den die Integration mit dem HTML-Editor nicht funktioniert, wie etwa Konqueror, Opera oder Safari, werden HTML-Dokumente wie gewöhnliche Textdokumente bearbeitet.
5.2 Dokumentfunktionen
5.2.1
Dokumente wiedervorlegen
Sie können sich ein Dokument zu bestimmten Zeitpunkten wiedervorlegen lassen, d.h. Sie erhalten dann eine Emailnachricht von BSCW mit einem Verweis auf das Dokument und den
Ordner, der es enthält:
Wählen Sie
Wiedervorlegen im Aktionsmenü des Dokuments. Geben Sie den Zeitpunkt der Wiedervorlage sowie den Betreff und den Inhalt der Erinnerungsnachricht an. Des weiteren können Sie bestimmen, ob die Nachricht nur an Sie selbst oder auch an alle anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs geschickt werden soll. Bestätigen Sie mit [OK].
Mit [Hinzufügen] können Sie weitere Wiedervorlagetermine angeben. Vorhandene
Wiedervorlagetermine können Sie durch Klicken der Icons
‚Aktion‘ löschen oder ändern.
oder in der Spalte
5.2.2
Dokumente sperren
Sie können ein Dokument für andere Benutzer für eine gewisse Zeit sperren, um Konflikte beim nebenläufigen Editieren durch mehrere Autoren zu vermeiden. Ein gesperrtes Dokument darf von anderen Benutzern nur noch gelesen, nicht aber verändert oder ersetzt werden. Auch die Erzeugung einer neuen Version ist nicht möglich.
Wählen Sie
Zugang Sperren im Aktionsmenü des Dokuments und geben Sie einen Sperrvermerk an. Bestätigen Sie mit [OK].
Als Besitzer der Sperre können Sie den Sperrvermerk jederzeit ändern, ohne die Sperre aufzuheben. Klicken Sie dazu auf das Icon in der ‚Teilen‘-Spalte des Dokumenteintrags in der
Ordnerübersicht. Bei dieser Gelegenheit können Sie das Dokument durch Klicken auf [Sperre aufheben] auch wieder für die Bearbeitung freigeben. Anstatt auf das Icon zu klicken, können
Sie diese Aktion auch im Aktionsmenü durch
Zugang Sperre zeigen aufrufen.
Wenn Sie ein Dokument, das von einem anderen Benutzer gesperrt wurde, unbedingt ändern wollen, können Sie die Sperre übernehmen, vorausgesetzt, Sie haben die nötigen Zugriffsrechte.
Klicken Sie auf das Icon in der ‚Teilen‘-Spalte des Dokumenteintrags in der Ordnerübersicht, geben Sie Ihren eigenen Sperrvermerk ein und bestätigen Sie mit [Sperre
übernehmen].
Sie haben nun das Dokument für andere Benutzer gesperrt und können es selbst ändern. Der vorige Inhaber der Sperre wird über diesen Vorgang per Email unterrichtet. Wenn Sie nicht die nötigen Zugriffsrechte haben, um die Sperre zu übernehmen, wird nur der Sperrvermerk
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
99
angezeigt. Übernahme (oder Anzeige) der Sperre kann auch durch
Zugang Sperre zeigen im Aktionsmenü des gesperrten Dokuments aufgerufen werden.
Wenn Sie ein Dokument sperren, dessen Eigentümer Sie nicht sind, werden Sie Miteigen-
tümer des Dokuments.
5.2.3
Dokumente einfrieren
Als Eigentümer eines Dokuments können Sie das Dokument auch einfrieren und es damit vor weiteren Änderungen durch andere Mitglieder des Arbeitsbereichs schützen. Änderungen an einem eingefrorenen Dokument sind nicht möglich, es kann nur gelesen werden. Nach einem
Entfrieren kann das Dokument wieder bearbeitet werden. Beachten Sie, dass Einfrieren und
Entfrieren nur für Eigentümer möglich ist.
Klicken Sie die Anwahlkästchen derjenigen Dokumente in der Ordnerübersicht an, die
Sie einfrieren möchten.
Wählen Sie
| einfrieren | im Auswahlmenü für Mehrfachselektion, um eine Auflistung derjenigen Dokumente zu erhalten, die eingefroren werden sollen. Bestätigen Sie mit
[OK].
Wenn Sie nur ein Dokument einfrieren wollen, können Sie
Aktionsmenü des Dokuments auswählen.
Zugang Einfrieren im
Wenn Sie Dokumente wieder entfrieren möchten, benutzen Sie dazu die Option
| entfrieren | im Auswahlmenü für Mehrfachselektion. Sie können auch wieder
Aktionsmenü eines Dokuments benutzen.
Zugang Entfrieren im
5.3 Dokumente unter Versionskontrolle
Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich kann bedeuten, dass ein Dokument von verschiedenen Autoren bearbeitet und mehrfach überarbeitet wird. Ohne automatische
Versionskontrolle müssten die Autoren viel administrative Routinearbeit zusätzlich erledigen, um die verschiedenen Fassungen der Dokumente in ihrer zeitlichen und inhaltlichen Abfolge auseinanderzuhalten. Weil es sicherer und zudem deutlich bequemer ist, sollte die Autorengruppe ihre BSCW-Dokumente unter Versionskontrolle stellen.
Bei einem Dokument unter Versionskontrolle wird dessen Inhalt bei Änderungen nicht einfach überschrieben, vielmehr wird eine zusätzliche Version erzeugt, die nun die aktuelle Fas-
sung darstellt.
Die früheren Fassungen bleiben erhalten. Ihre Abfolge wird durch Versionsnummern (z.B.
0.1, 0.2, 0.3 usw.) gekennzeichnet. Über die Info-Seite oder direkt über eine URL mit Ver-
sionsnummer (siehe unten) können Sie weiterhin darauf zugreifen.
5.3.1
Dokument unter Versionskontrolle stellen
Das Einrichten der Versionskontrolle für ein Dokument bedeutet das Erstellen eines neuen
Objekts des Typs ‚Dokument unter Versionskontrolle‘ unter Benutzung des existierenden Dokuments als initiale Version.
Wählen Sie
Versionskontrolle im Aktionsmenü des Dokuments.
Tragen Sie im Formular ‚Unter Versionskontrolle stellen‘ Beschreibung, Zustand und
Nummer der Urversion ein.
Als Ergebnis der Aktion ändert sich der Eintrag des Dokuments:
100
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
o
Hinter dem Namen des Dokuments ist eine Versionsnummer eingefügt.
o
Im Aktionsmenü des Dokuments wird anstelle von [Ersetzen] die Aktion [Neue Version] angeboten.
Außerdem wirken die folgenden BSCW-Aktionen bei Anwendung auf Dokumente unter Versionskontrolle auf die aktuelle Version des Dokuments: o
Ein Klicken auf den Dokumentnamen oder das MIME-Typ-Icon links daneben lädt die aktuelle Version herunter.
o
Konvertieren und
Archivieren betreffen die aktuelle Version.
Sie können die Einrichtung der Versionskontrolle für ein Dokument nur wieder aufheben, in-
dem Sie alle Versionen des Dokuments löschen (siehe 5.3.6 „Versionen löschen“ auf S. 104).
5.3.2
Neue Version erstellen
Eine neue Version eines Dokuments unter Versionskontrolle erstellen Sie, wie Sie ein normales Dokument bearbeiten oder ersetzen würden. Wenn Sie ein Textdokument unter Versionskontrolle direkt auf dem Server bearbeiten, wird automatisch eine neue Version erstellt. Die
Versionsinformation sollte vervollständigt werden, um die anderen Mitglieder des Arbeits-
bereichs zu unterrichten (siehe nächsten Abschnitt).
Explizit erstellen Sie eine neue Version eines Dokuments unter Versionskontrolle wie folgt:
Wählen Sie
Neue Version im Aktionsmenü des Dokuments; diese Aktion ersetzt die Aktion
Ersetzen normaler Dokumente.
Das Formular ‚Neue Version‘ lässt Sie eine Datei als neue Version auf den Server
hochladen. Es bietet Ihnen ferner vorausgefüllte Werte für die neue Versionsnummer
und den Versionszustand an. Diese können Sie bei Bedarf überschreiben, wenn bei-
spielsweise eine tiefgreifende oder abschließende Veränderung durch einen Sprung in der Versionsnummer deutlich gemacht werden soll.
In das Feld ‚Änderungen in Version Versionsnummer‘ können Sie eine Charakterisierung des Unterschieds zur Vorversion eintragen, damit die Mitglieder des Arbeitsbereichs die Versionshistorie besser verstehen und eine bestimmte, ältere Version besser finden können.
5.3.3
Versionsinformationen ändern
Versionsnummer, Versionszustand und Änderungsbeschreibung können nur bei der aktuellen
Version nachträglich geändert werden – ältere Versionen sind unveränderbar.
Um Teile der Versionsinformation eines Dokuments zu ändern,
wählen Sie
Versions-Info
, um das Formular ‚Versions-Info‘ aufzurufen, mit dem
Sie die Versionsinformationen ändern können.
5.3.3.1 Versionsnummern
Versionen werden mit eindeutigen Versionsnummern identifiziert. Sie bestehen aus Zahlen mit Punkten dazwischen. Die Zahlen müssen im Bereich [0, 32767] liegen.
BSCW kennt zwei Varianten von Versionsnummern:
Die Hauptversionsnummer hat eine Position für (größere) ‚Versionssprünge‘ vor dem
Punkt und eine Position für (kleinere) ‚Versionsschritte‘ hinter dem Punkt. Beispiele dafür sind 0.1, 3.11, 4.5 oder 8.1.
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
101
Eine Zweigversionsnummer wird gebildet, indem eine Zweignummer.Schritnummer-
Kombination an diejenige Versionsnummer angehängt wird, von der der Versionszweig ausgeht. Dabei identifiziert die Zweignummer den Zweig, der von der bestimmten Version ausgeht, und die Schrittnummer die Version in diesem Zweig. Nur diese ganz rechts stehende Schrittnummer ist bei einer Zweigversionsnummer veränderbar.
Zum Beispiel bezeichnet die Versionsnummer 0.1.2.3 die Version 3 im Zweig 2, der von der Hauptversion 0.1 ausgeht. Man kann auch von Zweigversionen wieder Zweig-
versionen erzeugen! Für die Verzweigung von Versionen siehe 5.3.4 „Versionen verzweigen“ auf S. 102.
Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments erzeugen, bietet BSCW Ihnen dafür eine vorausgefüllte Versionsnummer an, bei der jeweils die Schrittnummer um 1 gegenüber der Vorversion erhöht ist. Sie können eine höhere Schrittnummer eingeben. Eine niedrigere Schrittnummer ist nur bei einer Hauptversionsnummer möglich, wenn Sie zugleich die Sprungnummer erhöhen, z.B. die Versionsnummer von 0.12 auf 1.0 setzen.
5.3.3.2 Versionszustand
Mit dem Versionszustand eines Dokuments können Sie den Stand (z.B. Reifegrad) eines zugehörigen Arbeitsprozesses kennzeichnen. Beispielsweise kann ein Dokument zunächst als
‚Entwurf‘ gekennzeichnet werden; nach einer Begutachtung könnte der Zustand auf ‚akzeptiert‘ und später auf ‚veröffentlicht‘ gesetzt werden.
Sie können mit Ihren Partnern für gemeinsame Arbeitsprozesse geeignete Zustände vereinbaren und in das Feld für den Versionszustand eingeben. Als Arbeitserleichterung bietet
BSCW ein Menü mit drei Versionszuständen an:
experimentell,
stabil,
freigegeben.
5.3.3.3 Änderungsbeschreibung
Alle Mitglieder eines gemeinsamen Arbeitsbereichs sollten die Abfolge von Dokumentversionen verstehen und interpretieren können. Dies ist z.B. wichtig, um die letzte Version vor einer kritischen Änderung zu finden. Um das zu ermöglichen, sollte jede neue Version im
Textfeld ‚Änderungen in Version ...‘ der Formulare ‚Neue Version‘ und ‚Versions-Info‘ kurz beschrieben werden.
5.3.4
Versionen verzweigen
Wenn ein Dokument gleichzeitig von mehreren Autoren bearbeitet oder unterschiedliche
Varianten parallel verwaltet werden sollen, können Sie in BSCW Versionszweige anlegen: zwei oder mehr parallele Versionsstränge mit zwei oder mehr aktuellen Versionen. Ein neuer
Versionszweig ist wieder ein Dokument unter Versionskontrolle, der von einer beliebigen
Version des Originaldokuments ausgeht. Es lassen sich auch von Versionszweigen wieder neue Zweige anlegen.
Wählen Sie sionskontrolle.
Neuer Versionszweig im Aktionsmenü eines Dokuments unter Ver-
Im Formular ‚Neuer Versionszweig‘ wird die Versionshistorie angezeigt. Dort legen
Sie durch Klicken auf den Optionsschaltfläche in der Spalte ‚Nummer‘ diejenige Ver-
102
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
sion fest, von der der neue Zweig ausgehen soll. Benennen Sie den neuen Versionszweig.
Die erste Version des neuen Zweig-Dokuments ist eine Kopie der Ausgangsversion des Originaldokuments im selben Ordner. Der Zustand wird übernommen, die Versionsnummer wird durch Anhängen von nächste-Zweignummer.1 gebildet; dies kann über
Versions-Info geändert werden.
Hinweis: Kopieren von Dokumenten unter Versionskontrolle bedeutet Verzweigen, d.h. es wird automatisch ein neuer Versionszweig des Dokuments in der Zwischenablage angelegt.
BSCW bietet keine spezielle Unterstützung, um verschiedene, parallel weiterentwickelte
Versionszweige wieder zu vereinigen. Insofern ist es besonders wichtig, aussagekräftige
Änderungsbeschreibungen zu verfassen und die Versionsstruktur mit den Mitgliedern des
Arbeitsbereichs, die andere Versionszweige bearbeiten, abzusprechen und so eine problemlose Zusammenführung der Versionszweige zu einem Dokument zu erleichtern.
Anmerkung: Sie können eine neue Zweigversion nicht als Hauptversion speichern, d.h. Sie können beim Erzeugen einer neuen Zweigversion nicht als Zweigversionsnummer eine
Hauptversionsnummer angeben.
Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie hätten einen neuen Zweig 0.1.0.1 erzeugt, der von der
Hauptversion 0.1 ausgeht. Sie bearbeiten die zugrundeliegende Datei und speichern sie als neue Zweigversionen 0.1.0.2 und 0.1.0.3. Wenn Sie nun eine neue Zweigversion als Hauptversion speichern wollen, können Sie aus Gründen der Versionssicherheit nicht einfach die
Versionsnummer von 0.1.0.3 auf 1.0 erhöhen. Stattdessen müssen Sie 0.1.0.4 als neue Versionsnummer eintragen und eine neue Hauptversion erzeugen, indem Sie die Datei, die der
Version 0.1.0.4 zugrundeliegt, hochladen und als Hauptversion 1.0 speichern.
5.3.5
Auf eine ältere Version zugreifen
In BSCW können Sie auf ältere Versionen von Dokumenten unter Versionskontrolle durch
Anklicken der Version auf der Info-Seite des Dokuments oder durch direkte Eingabe der URL zugreifen.
Wählen Sie
Information im Aktionsmenü des gewünschten Dokuments.
Die Info-Seite des Dokuments enthält den Abschnitt Versionshistorie und einen weiteren Abschnitt Verwandte Versionszweige, wenn das Dokument Versionszweige hat.
Die Tabellen zeigen für jede Version Erstellungsdatum, Autor, Zustand und Änderungsbeschreibung.
Klicken Sie auf die Versionsnummer derjenigen Version, die Sie lesen oder herunterladen wollen.
Sie können eine ältere Version auch per URL direkt aufrufen – mehr zu dem Verfahren gene-
rell in 4.9 „URLs für Objekte in Arbeitsbereichen“ auf S. 89. Bei Dokumenten unter Ver-
sionskontrolle wird an die Adresse für normale Dokumente die Versionsnummer wie im folgenden Beispiel angehängt: http://Ihr-BSCW-Server/bscw/bscw.cgi/d12345/Bericht.doc?version=0.6
Achtung: Sie können ältere Versionen eines Dokuments unter Versionskontrolle nachträglich nur verändern, wenn Sie von der Version, die Sie bearbeiten wollen, verzweigen und anschließend die Zweigversion bearbeiten.
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
103
5.3.6
Versionen löschen
Sie können Versionen eines Dokuments löschen, wenn keine technischen Gründe seitens
BSCW vorliegen, die eine Löschung der Version verhindern (wenn sie z.B. Ausgangspunkt eines Versionszweigs ist).
Wählen Sie
Versionen löschen im Aktionsmenü des Dokuments. Im Formular ‚Ver-
sionen löschen‘ sehen Sie eine Tabelle aller Versionen, die Sie löschen dürfen.
Wählen Sie die Version(en) aus, die Sie löschen wollen, und kontrollieren Sie sorgfältig, dass alle Versionen, die Sie nicht löschen wollen, auch nicht markiert sind. Anschließend bestätigen Sie die Aktion mit [OK]. Bitte beachten Sie, dass gelöschte Versionen nicht wiederhergestellt werden können.
Wenn Sie alle Versionen eines Dokuments unter Versionskontrolle löschen, heben Sie damit die Versionskontrolle auf, d.h. das Dokument wird wieder ein normales Dokument.
5.4 Vorlagen und Vorlagenordner
Vorlagen werden als Muster für häufig gebrauchte Arten von Dokumenten (Briefe, Berichte,
Formulare) verwendet, die normalerweise umfangreiche Layout- und Formatierungsinformationen sowie ggf. Berechnungsformeln enthalten. In BSCW können daneben auch beliebige
Objekte als Vorlagen deklariert werden: Umfragen, Umlaufmappen und Aufträge oder sogar
Ordner mit ihrem gesamten Inhalt.
Alle Vorlagen müssen in Vorlagenordnern enthalten sein, die spezielle Ordner sind, die nur
Vorlagen enthalten. Vorlagenordner können beliebige Namen tragen; sie werden durch das
Icon gekennzeichnet. Weil sich Vorlagenordner im übrigen genau wie normale Order verhalten, können sie auch gemeinsam mit anderen Benutzern genutzt werden. Auf diese Weise können Sie z.B. gemeinsam nutzbare Vorlagen für Ihre Arbeitsgruppe erzeugen. Zusätzlich zu benutzerdefinierten Vorlagenordnern, die Vorlagen für den Gebrauch einer einzelnen Person oder einer Arbeitsgruppe enthalten, gibt es noch systemweite Vorlagenordner, die für alle registrierten Benutzer des BSCW-Servers zugänglich sind und die vom Systemadministrator verwaltet werden.
5.4.1
Vorlagen erzeugen
Sie erzeugen einen neuen Vorlagenordner im aktuellen Ordner wie folgt:
Wählen Sie
Datei Neu Vorlagenordner im oberen Menü.
Im Formular ‘Neuer Vorlagenordner’, das als nächstes angezeigt wird, tragen Sie Namen und wahlweise Beschreibung des neuen Vorlagenordners ein.
Bestätigen Sie mit [OK], um den Vorlagenordner zu erzeugen. Dieser ist zunächst leer und muss mit Vorlagen gefüllt werden.
Wenn Sie eine Vorlage in einem Ihrer Vorlagenordner erzeugen, empfiehlt es sich, die Vorlage mit einer Beschreibung zu versehen, in der Zweck und Gebrauch der Vorlage erläutert werden. Eine solche Beschreibung wird angezeigt, wenn die Vorlage kopiert wird.
BSCW verfolgt eine bestimmte Strategie, wenn Vorlagenordner für das Kopieren von Vorlagen gesucht werden. Sie sollten diese Suchstrategie berücksichtigen, wenn Sie Vorlagenordner anlegen. Die Vorlagen, die für das Kopieren in den aktuellen Ordner angeboten werden, stammen aus Vorlagenordnern an den folgenden Orten:
104
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
Vorlagenordner in Ihrer Zwischenablage – Ihre Zwischenablage kann eine beliebige
Anzahl von Vorlagenordnern enthalten; sie sollten jedoch nicht in Unterordnern Ihrer
Zwischenablage enthalten sein, weil BSCW nur nach Vorlagenordnern auf der obersten Ebene Ihrer Zwischenablage sucht. Die Zwischenablage ist ein geeigneter Ort für persönliche Vorlagenordner, da Sie ja normalerweise keine anderen Benutzer zu
Ordnern in Ihrer Zwischenablage einladen.
Vorlagenordner im aktuellen Ordner – Der aktuelle Ordner (wie auch alle anderen
Ordner) kann eine beliebige Anzahl von Vorlagenordnern enthalten. Wiederum werden Vorlagenordner in Unterordnern des aktuellen Ordners nicht berücksichtigt, wenn
Vorlagen in den aktuellen Ordner kopiert werden.
Vorlagenordner in Ordnern auf dem aktuellen Pfad – BSCW berücksichtigt auch Vorlagenordner, die in Ordnern auf dem Pfad vom aktuellen Ordner zu Ihrem Ordner auf oberster Ebene enthalten sind (der aktuelle Pfad wird in der Navigationsleiste angezeigt). Auch in diesem Fall werden nur Vorlagenordner berücksichtigt, die direkt in Ordnern auf dem aktuellen Pfad enthalten sind. Wenn Sie also einen Vorlagenordner auf der obersten Ebene eines gemeinsamen Arbeitsbereichs anlegen, können die
Vorlagen dieses Vorlagenordners von allen Mitgliedern des Arbeitsbereichs in allen
Unterordnern des Arbeitsbereichs benutzt werden.
Systemweite Vorlagenordner – Abgesehen von persönlichen Vorlagenordnern in Ihrer
Zwischenablage und gemeinsam genutzten Vorlagenordnern für die Mitglieder von
Arbeitsbereichen gibt es Vorlagenordner, die für alle registrierten Benutzer zugänglich sind. Solche systemweiten Vorlagenordner werden vom BSCW-Administrator erzeugt und verwaltet. Wenden Sie sich an Ihren BSCW-Administrator, wenn Sie
Bedarf an weiteren systemweit gültigen Vorlagen haben.
5.4.2
Vorlagen kopieren
Sie kopieren eine Vorlage wie folgt:
Wählen Sie
Datei Neu von Vorlage im oberen Menü.
Im Formular ‘Kopie von Vorlage’, das als nächstes angezeigt wird, wählen Sie die
Vorlage aus, die kopiert werden soll. Die Beschreibung der Vorlage wird ebenfalls angezeigt, wenn es eine gibt.
Ändern Sie gegebenenfalls den standardmäßigen Namen der Kopie und geben Sie wahlweise eine Beschreibung an.
Klicken Sie auf [OK], um die Kopie der ausgewählten Vorlage zu erzeugen.
Die Vorlagen, die zum Kopieren angeboten werden, werden durch die Suchstrategie von
BSCW im Hinblick auf Vorlagenordner bestimmt (siehe vorigen Abschnitt).
5.5 Websiteordner
Websiteordner bieten eine komfortable Möglichkeit, Miniatur-Websites innerhalb von BSCW zu erzeugen und zu verwalten. Abgesehen von den HTML-Dokumenten („Seiten“), die den
Inhalt der Website ausmachen, enthält ein Websiteordner zwei spezielle Dokumente: die
Startseite, die angezeigt wird, wenn man auf den Namen oder das Icon eines Websiteordners klickt, und die Layoutseite, die als Standard-Rahmen für alle anderen HTML-Dokumente des Websiteordners dient und damit ein konsistentes Layout aller Seiten eines Website-
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
105
ordners sicherstellt. Wenn Sie einen Websiteordner erzeugen, werden vordefinierte Start- und
Layoutseiten zur Übernahme angeboten.
Websiteordner können unter Umgehung der Startseite auch wie normale Ordner geöffnet werden (über
Öffnen im Aktionsmenü) und besitzen die Funktionalität normaler Ordner, d.h.
sie können außer HTML-Dokumenten noch andere Objekte enthalten und auch Unterordner, die ihrerseits Websiteordner sein können oder auch nicht.
Websiteordner verfügen über ein eigenes System von Elementen mit einer wiki-ähnlichen
Syntax (
[element …]
), das es Ihnen erlaubt, BSCW-Systemfunktionen in Ihre Seiten einzubauen. Beispiele sind das Datum der letzten Änderung einer Seite, Verweise zum Bearbeiten einer Seite, die Anzeige der Historie einer Seite oder gar ganze Aktionsmenüs. Zusätzlich können Sie auch Ihre eigenen Textelemente definieren, die Sie an anderen Stellen im Websiteordner verwenden können. Auf diese Weise können Sie z.B. den Seitentitel in jeder
Inhaltsseite definieren, der dann in der Layoutseite verwendet wird, um den Seitentitel anzuzeigen. Die folgende Abbildung zeigt eine Beispielseite eines Websiteordners, bei der einige dieser Möglichkeiten eingesetzt werden.
Abbildung 20: Beispielseite eines Websiteordners
Sowohl BSCW-Elemente als auch Verweise auf andere Seiten des Websiteordners können sehr leicht in Seiten des Websiteordners eingefügt werden, indem man den in BSCW integrierten HMTL-Editor verwendet. Dieser Editor bietet vier diesbezügliche Menüs an, wenn
HTML-Dokumente innerhalb eines Websiteordners bearbeitet werden.
Websiteordner können auch in Form einer statischen Kopie exportiert und öffentlich zugänglich gemacht werden. Die statische Kopie ist das Resultat einer Auswertung des Websiteordners, wobei alle Text- und BSCW-Elemente durch ihre Werte ersetzt und die Inhaltsseiten dann in die Layoutseite eingebettet werden. BSCW-Elemente, die in einer externen Umgebung nicht benutzt werden können, z.B. Verweise auf Aktionen oder Aktionsmenüs, werden bei diesem Vorgang ausgelassen. Unterordner werden in eine statische Kopie miteingeschlossen.
106
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
Websiteordner sind auf Ihrem BSCW-Server nur verfügbar, wenn die diesbezügliche Funktionalität von Ihrem Systemadministrator freigeschaltet wurde.
5.5.1
Websiteordner erzeugen
Um einen Websiteordner im aktuellen Ordner zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie
Datei Neu Websiteordner im oberen Menü.
Sie können die wesentlichen Attribute des neuen Websiteordners in den drei Registerkarten des Formulars ‚Neuer Websiteordner‘ festlegen, indem Sie auf die entsprechenden Reiter klicken.
Allgemeines: Hier können Sie den Namen und eine optionale Beschreibung angeben.
Layoutseite: Hier werden Ihnen drei Möglichkeiten angeboten, eine Layoutseite für den neuen Websiteordner festzulegen: Keine Layoutseite, Standard und BSCW. Die
Auswahl einer der letzteren Optionen erzeugt eine vordefinierte Layoutseite mit nützlicher Basis-Funktionalität. Wenn Sie zunächst ohne Layoutseite starten wollen, können Sie später immer noch eine solche Seite erzeugen und als Layoutseite festlegen.
Startseite: Hier werden Ihnen wiederum drei Möglichkeiten angeboten, eine Startseite für den neuen Websiteordner festzulegen: Keine Startseite, Standard und Demo. Die
Standard-Startseite hat minimale Funktionalität, während die Demo-Seite die meisten
Funktionen aufweist, die man auf den Seiten eines Websiteordners überhaupt verwenden kann. Wenn Sie zunächst ohne Startseite anfangen wollen, können Sie später immer noch eine solche Seite erzeugen und als Startseite festlegen. Bevor Sie das tun, ist Ihr neuer Websiteordner allerdings kein „richtiger“ Websiteordner: er wird sich
öffnen wie ein normaler Ordner, wenn Sie auf seinen Namen oder sein Icon klicken.
Klicken Sie auf [OK], um den neuen Websiteordner nach den bislang gemachten Angaben zu erzeugen. Alle Eigenschaften des Websiteordners können nachgetragen und nachträglich geändert werden.
Nachdem Sie einen Websiteordner erzeugt haben, können Sie jetzt darangehen, die Inhaltsseiten Ihres Websiteordners zu erzeugen oder hochzuladen. Wie man dabei von den Möglichkei-
ten Gebrauch macht, die BSCW in dieser Hinsicht bietet, lesen Sie in 5.5.3 „Seiten eines
Websiteordners bearbeiten“ auf S. 108.
Wenn Sie bei der Erzeugung des Websiteordners beschlossen haben, zunächst ohne Start-
und/oder Layoutseite anzufangen, finden Sie im nächsten Abschnitt, wie man diese Seiten
nachträglich erzeugt.
5.5.2
Start- und Layoutseiten erzeugen und bearbeiten
Wenn Sie keine Layout- oder Startseite für einen Websiteordner festgelegt haben, können Sie dies wie folgt tun:
Erzeugen Sie HTML-Dokumente, die als Layout- und/oder Startseite dienen sollen, auf Ihrem lokalen Computer und laden Sie diese in Ihren Websiteordner hoch. Alternativ können Sie Layout- und/oder Startseiten in existierenden Websiteordnern kopieren und in Ihren Websiteordner einfügen.
Wählen Sie
Ändern Eigenschaften im Aktionsmenü des Websiteordners and erklären Sie die neuen HTML-Dokumente zur Layout- oder Startseite des Websiteordners, indem Sie sie in den Auswahllisten Layoutseite oder Startseite des Formulars ‚Eigen-
schaften ändern‘ auswählen.
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
107
Als weitere Möglichkeit können Sie auch
Neu Layoutseite oder
Neu Startseite im Aktionsmenü des Websiteordners anklicken und unter jeweils zwei Möglichkeiten auswählen, eine vordefinierte Layoutoder Startseite zu generieren.
Wenn Sie eine neue Layout- oder Startseite festsetzen und es bereits eine aktive Layout- oder
Startseite gibt, wird die alte Layout- oder Startseite deaktiviert, aber nicht durch die neue Layout- oder Startseite ersetzt. Die alte Seite kann später reaktiviert werden.
Sie können aktive Layout- und Startseiten mit den Aktionen
Ändern Layoutseite oder
Ändern Startseite direkt an Ort und Stelle bearbeiten. Diese Aktionen werden nur angeboten, wenn der Websiteordner eine aktive Layout- oder Startseite hat.
Während eine aktive Startseite für die primäre Funktion eines Websiteordners, d.h. sich wie eine Art Website zu verhalten statt wie ein normaler Ordner, erforderlich ist, ist die Layoutseite optional. Sie ist jedoch sehr nützlich, um ein konsistentes Erscheinungsbild der Seiten eines Websiteordners zu erreichen. Darüber hinaus kann sie beim Navigieren im Websiteordner helfen und zusätzliche Informationen über die Inhaltsseiten zur Verfügung stellen.
Wenn Sie vorhaben, Ihre eigenen Layoutseiten zu entwerfen, sollten Sie sich zuerst den
Quelltext der vordefinierten Layoutseiten ansehen. Zwei Dinge sind wichtig. Layoutseiten müssen das spezielle Element
[element content] genau einmal enthalten. Dieses Element bestimmt die Stelle, wo die anderen Seiten des Websiteordners, die Inhaltsseiten, in die Lay-
outseite eingebettet werden. Weiterhin können Sie alle BSCW-Elemente (siehe 5.5.4
„BSCW-Elemente verwenden“ auf S. 109) auch in Layoutseiten einsetzen. Diese Elemente
werden jedoch nicht in Bezug auf die Layoutseite ausgewertet, sondern in Bezug auf die eingebettete Seite. Wenn Sie z.B. ein BSCW-Element in der Layoutseite verwendet haben, das die Seitengröße anzeigt, wird die Größe der eingebetteten Seite dargestellt, nicht die Größe der Layoutseite selbst.
Sie können die Aktion
Ändern Eigenschaften dazu benutzen, um die Start- oder Layoutseite zu deaktivieren, indem Sie ‚(keine Startseite)‘ oder ‚(keine Layoutseite)‘ in den diesbezüglichen Auswahllisten des Formulars ‚Eigenschaften ändern‘ auswählen. Das Deaktivieren der Startseite (aus welchen Gründen auch immer) lässt den Websiteordner als normalen
Ordner erscheinen.
5.5.3
Seiten eines Websiteordners bearbeiten
Wenn Sie ein HTML-Dokument eines Websiteordners bearbeiten und Javascript aktiviert haben (über
Optionen Einstellungen
, siehe auch 4.2.1.1 „JavaScript und Stylesheets“ auf S.
53), zeigt der in BSCW integrierte HTML-Editor eine zusätzliche Werkzeugleiste für Web-
siteordner an. Diese Werkzeugleiste bietet vier Menüs, die die Bearbeitung der Seiten von
Websiteordnern erleichtert:
BSCW-Element einfügen – bietet oft gebrauchte BSCW-Elemente an. Auswahl einer der angebotenen Elemente fügt den entsprechenden
[element …]
-Code an der Cursor-Position in den Quelltext des Dokuments ein. Um das Menü nicht zu lang geraten zu lassen, werden nicht alle verfügbaren BSCW-Elemente dort aufgeführt. Für eine
vollständige Liste siehe den nächsten Abschnitt.
BSCW-Verweis einfügen – bietet die Namen von anderen Objekten im aktuellen Websiteordner an. Wenn Sie auf einen der Namen klicken, wird ein Verweis auf das entsprechende Objekt an der Cursor-Position in den Quelltext des aktuellen Dokuments eingefügt. Dieses Menü erscheint nicht, wenn das aktuelle HTML-Dokument das ein-
108
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
zige Objekt im Websiteordner abgesehen von der aktiven Layoutseite ist. Die aktive
Layoutseite wird in diesem Menü nicht angezeigt.
Ordner-Aktionen – bietet ausgewählte Aktionen auf dem aktuellen Websiteordner an.
Auswahl einer der Aktionsnamen fügt den entsprechenden
[element …]
-Code an der
Cursor-Position in den Quelltext des Dokuments ein. Für eine vollständige Liste der
möglichen Aktionen siehe den nächsten Abschnitt.
Dokument-Aktionen – bietet ausgewählte Aktionen auf dem bearbeiteten Dokument an. Auswahl einer der Aktionsnamen fügt den entsprechenden
[element …]
-Code an der Cursor-Position in den Quelltext des Dokuments ein. Für eine vollständige Liste
der möglichen Aktionen siehe den nächsten Abschnitt.
Beachten Sie, dass Verweise innerhalb eines Websiteordners auf Namen beruhen: Wenn zwei
Objekte mit demselben Namen im Ordner enthalten sind (was in BSCW möglich ist), erhalten
Sie möglicherweise Zufallsergebnisse, wenn Sie einen Verweis auf eines dieser Objekte erzeugen.
Hinweis: Für die Vorschau des in BSCW integrierten HTML-Editors werden z.Zt. weder
Websiteordner-Elemente ausgewertet noch werden Inhaltsseiten in die aktive Layoutseite eingebettet.
Um die Erzeugung von Seiten in einem Websiteordner bequemer zu gestalten, wird das Kopieren einer Seite und das anschließende Bearbeiten in einer Aktion zusammengefasst.
Wählen Sie
Kopie bearbeiten im Aktionsmenü eines HTML- oder Textdokuments.
Im Formular ‚Kopie bearbeiten‘ können Sie einen Namen für die Kopie und eine optionale Beschreibung angeben.
Klicken Sie auf [OK], um die Kopie zu erzeugen und den Editor zu starten, mit dem die Kopie bearbeitet werden kann.
Die Aktion Kopie bearbeiten beschleunigt das Ableiten einer Webseite von einer schon existierenden, wobei der ursprüngliche Stil erhalten bleibt. Wenn die Websiteordner-Funktionalität freigeschaltet ist, ist diese Aktion für alle HTML- und Textdokumente auf Ihrem BSCW-
Server verfügbar.
5.5.4
BSCW-Elemente verwenden
Websiteordner verfügen über ein eigenes System von Elementen mit einer wiki-ähnlichen
Syntax (
[element …]
), das es Ihnen erlaubt, BSCW-Elemente in Ihren Seiten zu verwenden.
Beispiele sind das Datum der letzten Änderung einer Seite, Verweise zum Bearbeiten einer
Seite, die Anzeige der Historie einer Seite oder gar ganze Aktionsmenüs. BSCW-Elemente haben einen Namen und können auch noch Parameter mit Werten haben. Ein abstraktes Beispiel für die Syntax von BSCW-Elementen ist
[element name param1=True param2="Ein langer Text mit Leerzeichen"]
Dieses Element name hat zwei Parameter param1 und param2 mit den Werten
True bzw.
"Ein langer Text mit Leerzeichen"
. Beachten Sie die Anführungszeichen, die nur für
Werte benötigt werden, die Leerzeichen enthalten. Ein konkretes Beispiel für ein BSCW-Element ist
[element documentactions action=edit text="Dokument bearbeiten"]
Dieses Element stellt die Aktion Bearbeiten dar, die auf das aktuelle Dokument angewandt wird. In der Webansicht eines HTML-Dokuments in einem Websiteordner werden die
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
109
BSCW-Elemente ausgewertet und die Ergebnisse in das Dokument eingefügt. Im obigen Beispiel würde ein Verweis mit dem Text
Dokument bearbeiten in das Dokument eingefügt;
Klicken auf den Verweis würde die Aktion Bearbeiten auf dem Dokument selbst aufrufen.
Obwohl die BSCW-Elemente-Syntax eckige Klammern verwendet, können Sie eckige Klammern im Text von Dokumenten eines Websiteordners weiterhin verwenden. Lediglich die
Zeichenkette
[element wird als Beginn eines Websiteordner-Elements aufgefasst. Fehler in
Spezifikationen von BSCW-Elementen führen zu Fehlermeldungen, die in den ausgewerteten
Text einer Seite eingefügt werden, während der Rest der Seite sich immer noch so verhält wie erwartet.
Im folgenden werden die verfügbaren BSCW-Elemente in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Das Attribut ‚Statisch‘ zeigt an, ob das betreffende Element in eine statische Kopie des
Websiteordners übernommen wird oder nicht (siehe 5.5.6 „Websiteordner exportieren und
öffentlich zugänglich machen“ auf S. 114). Sie können die BSCW-Elemente direkt in den
Quelltext Ihrer Websiteordner-Seiten einfügen oder das diesbezügliche Menü im integrierten
HTML-Editor benutzen.
contents Fügt eine Liste aller Objekte, die im aktuellen Websiteordner enthalten sind, als klickbare Verweise ein.
Statisch: Ja
Parameter:
showlayout (optional)
Standardmäßig erscheint die Layoutseite nicht in der Inhaltsliste. Sie können das erzwingen, indem Sie den Parameter showlayout auf
True setzen.
onlytypes (optional)
Der Parameter onlytypes ermöglicht es Ihnen, Dokumente aus der Inhaltsliste auszuschließen, die nicht einen bestimmten MIME-Typ haben. Spezifizieren
Sie als Wert dieses Parameters eine komma-separierte Liste mit den zulässigen
Typen, z.B. text/html für HTML-Dokumente. Die Spezifikation ganzer Gruppen von MIME-Typen ist auch möglich, wobei * als Jokerzeichen eingesetzt werden kann, z.B.
text/*
. Ordner sind von diesem Filtern nach MIME-Typ nicht betroffen.
onlynames (optional)
Wirkt wie onlytypes, nur wird auf der Grundlage der Namen der Objekte gefiltert. Geben Sie eine komma-separierte Liste der zulässigen Namen an, etwa
*.html
oder image??.jpg
(dabei steht * für eine beliebige Zeichenkette und ?
für ein beliebiges Zeichen). Wiederum sind Ordner von diesem Filtern nach
Namen nicht betroffen. Sie können onlytypes gleichzeitig mit onlynames verwenden. In diesem Fall werden nur Dokumente angezeigt, die beide Kriterien erfüllen.
showfolders (optional)
Legt fest, welche Ordner zusätzlich zu den anderen Objekten angezeigt werden, und kann einen der folgenden drei Werte haben: o all
Alle Ordner werden angezeigt.
o none
Kein Ordner wird angezeigt.
o webonly
Nur Websiteordner mit aktiver Startseite werden angezeigt.
sort (optional)
Legt die Sortierung der Inhaltsliste fest und kann einen der folgenden Werte haben: o byType
Sortierung nach Objekttyp o byName
Sortierung nach Name
110
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
o o bySize byDate
Sortierung nach Größe
Sortierung nach Datum der letzten Änderung o byRating
Sortierung nach Bewertung
Wenn sort nicht angegeben wird, wird das Sortierkriterium des aktuellen Benutzers für den aktuellen Ordner angewandt.
Beispiele:
[element contents showlayout=True]
Zeigt eine Inhaltsliste an, die auch die Layoutseite einschließt.
[element contents onlynames=*.html]
Zeigt eine Inhaltsliste an, die neben Ordnern nur Objekte enthält, deren Namen auf .html endet.
[element contents onlytypes="text/plain, text/html"]
Zeigt eine Inhaltsliste an, die neben Ordnern nur Text- und HTML-Dokumente enthält.
date Fügt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit ein. Verfügbare Datumformate
finden sich auch in 5.6.5 „Funktionen“ auf S. 118.
Statisch: Ja
Parameter:
format (optional)
Wenn Ihnen das Standardformat für Datum und Zeit nicht gefällt (Beispiel:
2007-07-10 14:31) und Sie mit Python-Programmierung vertraut sind, können
Sie hier Ihr eigenes Format angeben. Konsultieren Sie dazu das Python-Handbuch unter strftime
(oder die oben angegebene Referenz für einen Überblick).
Beispiel:
[element date format="%A, %d. %B, %H:%M"]
Fügt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in einem benutzerdefinierten
Format ein, das statt des obigen Standardformats Dienstag, 10. Juli, 14:31 ergibt.
documentactions Fügt das Aktionsmenü der Benutzeroberfläche ohne JavaScript
(siehe 4.2.1.3 „Benutzeroberfläche ohne JavaScript“ auf S. 53) für das aktuelle Doku-
ment ein oder einen Verweis auf eine bestimmte Aktion.
Statisch: Nein
Parameter:
action (optional)
Wenn dieser Parameter weggelassen wird, wird ein ganzes Aktionsmenü eingefügt. Sonst wird ein direkter Verweis auf die angegebene Aktion erzeugt.
Die zulässigen Werte für den Parameter action sind weiter unten aufgeführt.
Wenn die angegebene Aktion für den aktuellen Benutzer nicht erlaubt ist, wird das documentactions-Element durch den Wert des Parameters forbiddentext unten oder durch eine leere Zeichenkette ersetzt.
text (optional; wird nur verwendet, wenn action gesetzt ist)
Der Text des Verweises auf die angegebene Aktion entspricht dem Wert des
Parameters text. Wenn der Parameter text weggelassen wird, besteht der Text des Verweises aus dem BSCW-Namen der Aktion in der Sprache des aktuellen
Benutzers. Denken Sie daran, dass ein Text, der Leerzeichen enthält, in Anführungszeichen eingeschlossen werden muss.
forbiddentext (optional; wird nur verwendet, wenn action gesetzt ist)
Wenn die angegebene Aktion für den aktuellen Benutzer nicht erlaubt ist, wird
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
111
der Wert dieses Parameters statt dem Verweis auf die Aktion angezeigt. Wenn der Parameter weggelassen wird, wird in diesem Fall eine leere Zeichenkette angezeigt.
Beispiele:
[element documentactions]
Fügt das Aktionsmenü der Benutzeroberfläche ohne JavaScript für das aktuelle
Dokument ein.
[element documentactions action=get text="Quelltext"]
Fügt einen Verweis zum Öffnen des aktuellen Dokuments mit dem Text
„Quelltext“ ein. Diese Aktion zeigt den Quelltext des Dokuments an, d.h.
BSCW- und Textelemente werden nicht ausgewertet und ersetzt.
[element documentactions action=replace]
Fügt einen Verweis zum Ersetzen des aktuellen Dokuments mit dem Standardtext, dem Aktionsnamen „Ersetzen“, ein.
Mögliche Aktionen: addrole (Neue Rolle), attachnote (Notiz anhängen), checkout (Sperren), chrole
(Rolle zuweisen), chtype (Typ ändern), copy (Kopieren), cut (Ausschneiden), cutattachment (Anhang ausschneiden), duplicate_edit (Kopie bearbeiten), edit (Bearbeiten), editdescription (Beschreibung ändern), editmetadata (Attribute ändern), editrole (Rolle ändern), export (Exportieren), firstversion (Unter Versionskontrolle stellen), freeze (Einfrieren), get (Öffnen), history (Historie zeigen), info (Mehr Information), link (Verweisen in Ablage), make (Statische Kopie), rate (Bewerten), rename (Namen ändern), replace (Ersetzen), resubmit (Wiedervorlegen).
folderactions Wirkt genau wie documentactions, jedoch ist der aktuelle Websiteordner der Gegenstand des Aktionsmenüs bzw. der einzelnen Aktionen, auf die verwiesen wird.
Statisch: Nein
Parameter:
Dieselben wie für documentactions.
Beispiele:
[element folderactions]
Fügt das Aktionsmenü der Benutzeroberfläche ohne JavaScript für den aktuellen Websiteordner ein.
[element folderactions action=get text="Liste aller Objekte im
BSCW-Stil"]
Fügt einen Verweis zum Öffnen des aktuellen Websiteordners mit dem Text
„Liste aller Objekte im BSCW-Stil“ ein. Diese Aktion zeigt die BSCW-übliche
Liste von Einträgen des Websiteordners an.
[element folderactions action=history]
Fügt einen Verweis auf die Historie des aktuellen Websiteordners mit dem
Standardtext, dem Aktionsnamen „Historie zeigen“, ein.
Mögliche Aktionen: addcal (Neuer Gruppenkalender), addctlist (Neue Kontaktliste), adddocument
(Neues Dokument), addfolder (Neuer Ordner), addmember (Mitglied einladen), addnotes (Neue Diskussion), addocset (Neues DokSet), addrole (Neue Rolle), add-
Search (Neuer Suchordner), addurl (Neue URL), addwebfolder (Neuer Websiteordner), chbanner (Banner ändern), chrole (Rolle zuweisen), copy (Kopieren), cut
(Ausschneiden), editdescription (Beschreibung ändern), editindex (Startseite bearbeiten), editmetadata (Attribute ändern), editprop (Eigenschaften ändern), editrole
(Rolle ändern), edittemplate (Layoutseite bearbeiten), export (Exportieren), get
112
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
(Öffnen), getweb (Webansicht zeigen), history (Historie zeigen), info (Mehr Information), link (Verweisen in Ablage), make (Statische Kopie) pubaccess (Öffentlich machen), rename (Namen ändern).
goto Fügt das Anzeigen-Menü (obere Menüleiste) der Benutzeroberfläche ohne Java-
Script ein.
Statisch: Nein
Parameter: Keine
Beispiel:
[element goto]
lastmod Fügt Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des aktuellen Dokuments ein.
Statisch: Ja
Parameter:
format (optional)
Sie können hier Ihr eigenes Format angeben, wie es oben bei date erläutert wurde.
Beispiel:
[element lastmod]
location Fügt den Pfad zum aktuellen Dokument als klickbare Verweise ein.
Statisch: Ja
Parameter: Keine
Beispiel:
[element location]
message Fügt eine BSCW-Systemmeldung ein. Diese Meldungen werden in der vom aktuellen Benutzer eingestellten Sprache angezeigt.
Statisch: Ja
Parameter:
name (erforderlich)
Der Name der Meldung, die angezeigt werden soll. Die verfügbaren Meldungen sind in der Datei
BSCW-Verzeichnis/BSCW44/messages/de/lg_msgconfig.py
auf Ihrem BSCW-Server enthalten. Fragen Sie Ihren BSCW-Administrator nach der genauen Position dieser Datei in Ihrer BSCW-Installation.
Beispiel:
[element message name=location]
Zeigt die Meldung mit den Namen ‚location‘ an. Auf Deutsch ergibt das „Ihre
Position“.
size Fügt die Größe eines Objekts ein.
Statisch: Ja
Parameter:
filename (optional)
Standardmäßig wird die Größe des aktuellen Dokuments angezeigt. Sie können ein anderes Objekt bestimmen, dessen Größe angezeigt werden soll, indem Sie seinen Namen im Parameter filename angeben.
unit (optional)
Die Standardeinheit ist Byte (B). Wenn Ihr Objekt recht groß ist, wäre eine andere Einheit vielleicht angemessener. Gültige Einheiten sind B, KB, MB, GB.
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
113
Beispiel:
[element size filename="files/dvd-image.iso" unit=GB]
Fügt die Größe des Objekts dvd-image.iso
im Unterordner files des aktuellen Ordners in Gigabyte ein.
systembanner Fügt das Systembanner ein; standardmäßig handelt es sich dabei um das normale BSCW-Systembanner mit dem Verweis auf die BSCW-Hilfe.
Statisch: Nein
Parameter: Keine
Beispiel:
[element systembanner]
5.5.5
Textelemente verwenden
Textelemente sind Websiteordner-Elemente, die ein benutzerdefiniertes Stück Text darstellen und die in einer Seite eines Websiteordners definiert und in einer anderen Seite verwendet werden können. Auf diese Weise können Sie z.B. den Seitentitel in jeder Inhaltsseite definieren, der dann in der Layoutseite verwendet wird, um den Seitentitel oben auf der Seite anzuzeigen.
Textelemente haben einen Namen und einen Wert. Sie definieren ein Textelement wie folgt:
[element set name="Name des Textelements"]Wert Textelement[/element]
Die Definition kann irgendwo im Quelltext einer Seite erfolgen. Wenn das Textelement einmal definiert ist, können Sie es verwenden, indem Sie
[element get name="Name des Textelements"] in den Quelltext einer Seite einfügen. In der Webansicht dieser Seite wird das Textelement ausgewertet und durch seinen Wert ersetzt.
Textelemente, die in der Layoutseite definiert werden, können in jeder Inhaltsseite des Websiteordners verwendet werden, z.B. als Kürzel für eine oft benutzte Textpassage, die möglicherweise noch aufwendig formatiert ist. Textelemente, die in einer Inhaltsseite definiert sind, können nur in dieser selben Inhaltsseite und der Layoutseite verwendet werden. Wenn
Sie Textelemente mit demselben Namen sowohl in einer Inhaltsseite als auch in der Layoutseite definieren, dann hat die Definition in der Inhaltsseite Vorrang vor der Definition in der
Layoutseite. So können Sie also Standard-Textelemente in der Layoutseite definieren, die Sie in den Inhaltsseiten überschreiben können oder auch nicht. Sehen Sie sich die Quelltexte der
Demonstrationsseiten für Start- und Layoutseite an, um mehr über die Verwendung von Textelementen zu erfahren.
5.5.6
Websiteordner exportieren und öffentlich zugänglich machen
Sie können eine ausgewertete Kopie Ihres Websiteordners erzeugen, d.h. eine Kopie, in der die BSCW- und Textelemente ausgewertet und ersetzt sind und in der alle Inhaltsseiten in die
Layoutseite eingebettet sind. Eine solche Kopie wird „statische“ Kopie genannt, weil alle Elemente, die das Erscheinungsbild des Websiteordners bestimmen, ein für allemal ausgewertet worden sind. Statische Kopien werden in Ihrer Zwischenablage erzeugt und können von da aus in einen normalen Ordner eingefügt, auf einen externen Webserver exportiert oder per
Email verschickt werden. Sie erzeugen eine statische Kopie wie folgt:
Wählen Sie
Statische Kopie im Aktionsmenü des Websiteordners.
114
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
Im Aktionsformular ‚Statische Kopie‘ können Sie wählen, ob alle Objekte des Websiteordners kopiert werden oder nur die HTML-Dokumente und Unter-Websiteordner mit deren HTML-Dokumenten.
Klicken Sie auf [OK], um den Kopiervorgang zu starten. Wenn es in den Seiten des
Websiteordners BSCW-Elemente gibt, die nicht in einen statischen Kontext übertragen werden können, werden Sie darüber in einem zusätzlichen Formular unterrichtet.
Eine statische Kopie eines Websiteordners sieht nicht genauso aus, wie er sich bei Betrachtung direkt in BSCW darstellt. BSCW-Elemente, die sich nicht in einen statischen Kontext
übertragen lassen (Aktionsverweise, Menüs usw.), fehlen in einer statischen Kopie; andere
Elemente können ein wenig anders aussehen.
5.6 Document Generator
Mit dem Document Generator steht einer Arbeitsgruppe ein Werkzeug für die komfortable
Verwaltung von Dokumentensammlungen (kurz DokSets) zur Verfügung, die ständig überarbeitet und in regelmäßigen Abständen veröffentlicht werden müssen. Basierend auf hierarchisch strukturierten Vorlagen wird aus einer Dokumentensammlung die jeweils aktuelle
Version der Dokumente in einem Evaluierungsprozess erzeugt. Der Document Generator hilft dabei, Redundanzen zu vermindern und ermöglicht Konsistenz von Struktur und Layout. Mit der Aktion
Exportieren
Verwaltung der HTML-Dateien von Websites. Der Document Generator ist eine optionale
Komponente und muss für Ihren BSCW-Server aktiviert sein.
5.6.1
Grundlagen
Der Document Generator basiert auf folgenden Konzepten:
Dokumentensammlung (DokSet)
Eine Dokumentensammlung (kurz DokSet) ist ein besonderer Ordner, der die Operation
Auswerten bereitstellt. Er enthält im allgemeinen Vorlagen, eine spezielle Art von Dokumenten, und verfügt über eigene Attribute, die Instanzen (siehe unten).
Wenn eine Dokumentensammlung Unterordner enthält, so erben diese Ordner die bereits definierten Instanzen. Es können dort außerdem neue Instanzen definiert und die Operation
Auswerten ausgeführt werden.
Vorlage
Eine Vorlage dient der Erzeugung von Dokumenten in einer Dokumentensammlung.
In einer Vorlage können die Instanzen referenziert werden oder andere Vorlagen eingebunden werden. Es gibt zwei Klassen von Vorlagen: die eine erzeugt während der
Evaluierung direkt ein Dokument, die andere wird in andere Vorlagen eingebunden.
Instanzen
Eine Instanz ist eine Variable mit Namen und Wert, die in einer Vorlage benutzt wird.
Eine Instanz kann für einen einfachen Begriff stehen wie einen Verzeichnispfad oder eine Versionsnummer. Eine Instanz kann aber genauso für eine Überschrift, einen Absatz oder den Inhalt einer ganzen Webseite stehen. Instanzen werden innerhalb von
Vorlagen oder als Attribute einer Dokumentensammlung oder einer ihrer Unterordner definiert.
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
115
Funktionen
Vorlagen oder Instanz-Werte können einige Funktionen enthalten, die eine Zeichenfolge liefern. So kann z.B. die Größe eines Dokuments durch Aufruf einer entsprechenden Funktion automatisch während des Evaluierungsprozesses eingesetzt werden.
Evaluierungsprozess
Der Evaluierungsprozess wird auf die Objekte innerhalb einer Dokumentensammlung angewandt. Dabei werden ein oder mehrere Dokumente erzeugt, indem in eine oder mehrere Vorlagen die Werte der referenzierten Instanzen eingesetzt, andere Vorlagen eingebunden und die Funktionen ausgewertet werden. Dies wird solange fortgesetzt, bis alle Referenzen aufgelöst sind.
5.6.2
DokSets (Dokumentensammlungen)
Eine Dokumentensammlung (kurz DokSet) wird durch Aufruf von
Datei Neu DokSet im oberen Menü erzeugt und durch das Icon in der Ordnerübersicht dargestellt. Da ein Dok-
Set auch ein Ordner ist, können auch Unterordner (und rekursiv Unterordner von Unterordnern) erzeugt werden. Vorlagen können an beliebiger Stelle in der Ordnerhierarchie eines
DokSets abgelegt werden.
Mit der Operation
Auswerten wird der Evaluierungsprozess gestartet. Dabei werden dieje-
nigen Dokumente neu erzeugt, die in dem Evaluierungsparameter document (siehe 5.6.4
„Vorlagen“ auf S. 117) angegeben sind.
5.6.3
Instanzen
Instanzen sind Variablen in einem DokSet. Sie haben einen Namen und einen Wert. Der
Name besteht aus einer Zeichenkette, die alphanumerische Zeichen (Buchstaben und Ziffern) und den Unterstrich (‚_‘) enthalten kann. Für den Wert ist jede Zeichenkette möglich. Der
Wert einer Instanz kann auch Referenzen auf anderen Instanzen enthalten.
Instanzen können in einem DokSet oder einem seiner Unterordner als Attribute oder innerhalb von Vorlagen definiert werden:
In einem DokSet oder einem Unterordner wählen Sie
Datei Werte ändern im oberen
Menü und geben anschließend den Namen und den Wert der Instanz an. Weitere Instanzen geben Sie nach [Nochmal] ein.
Innerhalb einer Vorlage werden Instanzen durch die folgende Notation definiert:
<entity name="Name_der_Instanz">
Wert-der-Instanz
</entity>
Der Name einer Instanz darf nicht leer sein. Bei Eingabe eines leeren Instanznamen wird keine neue Instanz angelegt. Wenn Sie bei der Aktion
Datei Werte ändern den Namen einer existierenden Instanz löschen, wird die ganze Instanz gelöscht.
Instanzen werden mit der Notation
&(Name_der_Instanz); referenziert. Die Referenzen können in einer Vorlage oder in einem Wert einer anderen Instanz genutzt werden.
Gültigkeitsbereich der Instanzdefinitionen
Instanzen, die in einem Ordner eines DokSets definiert sind, können innerhalb des Ordners in allen Vorlagen, Instanzen und Unterordnern referenziert werden. Der Gültigkeitsbereich einer
116
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
Instanzdefinition folgt der Ordnerhierarchie. Eine bestehende Instanzdefinition kann in einem
Unterordner oder in einer Vorlage überschrieben werden.
5.6.4
Vorlagen
Eine Vorlage ist ein BSCW-Dokument vom MIME-Typ ‚Document Template‘ ( text/xbscw-template
). Vorlagen sollte mit einem normalen Texteditor (z.B. Windows Notepad) oder einem HTML-Editor erzeugt werden. Nicht geeignet sind Textverarbeitungssysteme wie
Microsoft Word. Beim Hochladen einer Vorlage in einen DokSet muss der MIME-Typ ‚Docu-
ment Template‘ gewählt werden. Andernfalls wird das Dokument vom Evaluierungsprozess nicht als Vorlage erkannt.
Es wird empfohlen, ein Suffix wie .dtm für Dokumente vom Typ Vorlage zu benutzen, so dass sie in einer Ordnerübersicht anhand ihres Namens leicht erkannt werden können. Eine
Vorlage wird durch das Icon dargestellt.
Es gibt zwei Klassen von Vorlagen: Aus Vorlagen der ersten Klasse werden während des Evaluierungsprozesses direkt Dokumente erzeugt. Eine Vorlage gehört zu dieser Klasse, wenn der Evaluierungsparameter document gesetzt ist, d.h. wenn der Vorlage als Parameter das zu erzeugende Dokument angegeben wurde.
Vorlagen der zweiten Klasse sind indirekt an der Erzeugung von Dokumenten beteiligt, da sie in andere Vorlagen eingebettet werden. Eine Vorlage gehört zu dieser Klasse, wenn der Evaluierungsparameter document fehlt, also kein zu erstellendes Dokument angegeben wurde.
Neben dem Evaluierungsparameter document gibt es noch den Evaluierungsparameter tem-
plate, der eine Vorlage bezeichnet, in die die Werte der Instanzen der vorliegenden Vorlage eingefügt werden. Beide Parameter benennen Dateinamen innerhalb eines DokSets.
Die Evaluierungsparameter kann man als eine Art von Instanzen ansehen, die zu Vorlagen gehören. Sie können durch die Aktion
Parameter im Aktionsmenü einer Vorlage gesetzt
(und auch wieder zurückgesetzt) werden.
Für den Evaluierungsprozess gelten die folgenden Regeln:
a) Der Parameter document ist für eine Vorlage X definiert
Der Evaluierungsprozess wertet die Vorlage X aus und erzeugt das Dokument, das im Parameter document angegeben ist. In diesem Fall besteht die Vorlage X im Wesentlichen aus
Text, der Referenzen auf Instanzen enthält, die durch den Evaluierungsprozess ausgewertet werden.
b) Die Parameter document und template sind für eine Vorlage X definiert
Der Evaluierungsprozess wertet die mit dem Parameter template bezeichnete Vorlage aus und erzeugt ein Dokument mit dem in Parameter document angegebenen Namen. Während der
Auswertung werden die Instanzen der Vorlage X eingesetzt, die in der mit dem Parameter
template bezeichneten Vorlage referenziert werden. In diesem Fall besteht die Vorlage X aus
Definitionen von Instanzen, die in die mit dem Parameter template bezeichnete Vorlage
eingesetzt werden, bevor das neu erzeugte Dokument in den DokSet eingefügt wird.
c) Es sind keine Evaluierungsparameter für die Vorlage X definiert
Der Evaluierungsprozess wertet die Vorlage X nur aus, wenn sie ihrerseits in einer anderen
Vorlage im Parameter template angegeben wurde (siehe Fall b oben) oder in eine andere Vorlage eingebettet wird (siehe unten). Dabei besteht die Vorlage X im Wesentlichen aus Text, der Referenzen auf Instanzen enthält, die durch den Evaluierungsprozess ausgewertet werden.
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
117
d) Der Parameter template ist für eine Vorlage X definiert
Der Evaluierungsprozess wertet die Vorlage X nur aus, wenn sie in einer anderen Vorlage im
Parameter template angegeben wurde (siehe Fall b oben) oder wenn sie in eine andere Vorlage eingebettet ist (siehe unten). Dabei besteht die Vorlage X aus Definitionen von Instanzen, die in die im Parameter template angegebene Vorlage eingesetzt werden.
Eingebettete Vorlagen
In eine Vorlage können andere Vorlagen eingebettet werden. Dadurch kann eine Vorlage von mehreren anderen Vorlagen verwendet werden. Eine Vorlage wird mit der folgenden Notation eingebettet:
#(Name-der-Vorlage)#
Während des Evaluierungsprozesses wird zunächst die eingebettete Vorlage ausgewertet und der daraus resultierende Text eingesetzt. Solch eine Referenz auf eine eingebettete Vorlage kann auch Pfadinformationen enthalten, die die Vorlage innerhalb eines DokSets lokalisieren.
Die Pfadnamen werden als relativ zum Ort derjenigen Vorlage angesehen, die die Referenz auf die eingebettete Vorlage enthält. Vorlagen, die Definitionen von Instanzen enthalten, können ebenso eingebettet werden. In diesem Fall wird während der Auswertung ebenfalls das
Resultat der Auswertung der eingebetteten Vorlage für die Referenz eingesetzt.
Mit der Notation
#(Name-der-Vorlage, Name-einer-verbundenen-Vorlage)# kann man eine eingebettete Vorlage mit einer Vorlage verbinden, die Definitionen von Instanzen enthält. Zum Zeitpunkt der Auswertung der eingebetteten Vorlage werden zunächst die
Instanzen der verbundenen Vorlage ausgewertet und in die eingebettete Vorlage eingesetzt; erst danach wird die eingebettete Vorlage ausgewertet und eingesetzt. Auf diese Weise kann man Vorlagen, die Definitionen von Instanzen enthalten, abhängig vom jeweiligen Kontext mit verschiedenen Vorlagen verbinden.
Namen von eingebetteten Vorlagen können die Jokerzeichen ‚*‘ (beliebige Zeichenkette) und
‚?‘ (beliebiges Zeichen) enthalten. In diesem Fall werden nacheinander alle Vorlagen eingebettet, die dem Muster entsprechen. Durch
#(&(content_dir);/faq/questions*.dtm, &(template_dir);/faq.dtm)# werden alle Vorlagen im Ordner &(content_dir);/faq, deren Name dem Muster question*.dtm
entspricht, mit der Vorlage &(template_dir);/faq.dtm verbunden, ausgewertet und anschlie-
ßend eingesetzt.
5.6.5
Funktionen
Um während des Evaluierungsprozesses Werte von Umgebungsvariablen einsetzen zu können, stellt der Document Generator einige Funktionen zur Verfügung, die in Vorlagen oder
Instanzen benutzt werden können:
&base(Dateiname);
entfernt Pfadinformation und Suffix aus einem Dateinamen.
Beispiel:
&base(/home/bscw/www/faq.dtm); ergibt faq
&rel(Pfad);
erzeugt einen relativen Pfadnamen aus einem absoluten Pfadnamen, und zwar relativ zu dem Dokument, das erzeugt werden soll (gesetzt im Evaluierungsparameter
document).
Beispiel: Wenn man den Funktionsausdruck
&rel(/Images); in einer Vorlage benutzt, die ein Dokument
/faq/index.htm
erzeugt, so wird dieser Ausdruck in
118
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
../Images umgewandelt. Soll dagegen ein Dokument
/faq/question/install.htm
erzeugt werden, so wird der Ausdruck zu
../../Images ausgewertet.
&size(Dateiname, [B|K|M|G]);
liefert die Größe der angegeben Datei in Byte, Kilobyte, Megabyte oder Gigabyte.
Beispiel:
&size(/Download/bscw34.exe, M); ergibt 8.43
&date(Fo r mat);
liefert das aktuelle Datum und die Tageszeit. In dem Parameter
Format können die folgenden Formatierungsanweisungen verwendet werden. Sie werden hier ohne die optionalen Angaben zu Feldbreite und Genauigkeit angegeben.
Anweisung Bedeutung
%a
%A
%b
%B
%c
%d
%H
%I
%j
%m
%M
%p
%S
%U
%w
%W
%x
%X
%y
%Y
%Z
%%
Abkürzung für den Wochentag
Wochentag
Abkürzung für den Monatsnamen
Monatsname
Standarddarstellung für Datum und Uhrzeit
Tag im Monat als Dezimalzahl [01, 31]
Stunde als Dezimalzahl (24 Stunden) [00, 23]
Stunde als Dezimalzahl (12 Stunden) [01, 12]
Tag im Jahr als Dezimalzahl [001, 366]
Monat als Dezimalzahl [01, 12]
Minute als Dezimalzahl [00, 59]
AM oder PM je nach Tageszeit
Sekunde als Dezimalzahl [00, 60]
Wochennummer im Jahr (Sonntag ist der erste Tag der Woche) [00,
53]. Alle Tage des Jahres, die dem ersten Sonntag vorausgehen, gehören zu Woche 0.
Wochentag als Zahl [0 (Sonntag), 6]
Wochennummer im Jahr (Montag ist der erste Tag der Woche) [00, 53].
Alle Tage des Jahres, die dem ersten Montag vorausgehen, gehören zu
Woche 0.
Standarddarstellung für Datum
Standarddarstellung für Tageszeit
Jahr ohne Jahrhundert [00, 99]
Jahr mit Jahrhundert
Name der Zeitzone (oder leere Zeichenkette, wenn Zeitzone unbekannt ist) das Zeichen ‚
%
‘
Beispiel:
&date(%B %Y); ergibt am 10.10.2005
Oktober 2005
.
5.6.6
Benutzung des Document Generator
Um den Document Generator zu starten, legen Sie zunächst mit
Datei Neu DokSet ein neues DokSet an. Dabei geben Sie den Namen des DokSets und wahlweise eine Beschreibung an und wählen noch den Zeichensatz für die Instanzen des neuen DokSets aus. Diesen
Zeichensatz können Sie mit
Datei Zeichensatz wählen im oberen Menü des neuen DokSets auch wieder ändern.
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
119
Abbildung 21: Eingabe von Instanzen mit Name und Wert
Um Instanzen mit ihren Werten zu definieren, die für die Auswertung des DokSets relevant sind, wählen Sie
Datei Instanzen ändern im oberen Menü des DokSets. Dort geben Sie den
Namen und den Wert einer oder mehrerer Instanzen an. Sie können auch den Namen oder
Wert einer existierenden Instanz ändern. Bleibt das Namensfeld einer Instanz leer, wird die
Instanz gelöscht bzw. nicht angelegt.
Nachdem Sie die Vorlagen auf Ihrem lokalen Computer erstellt und hochgeladen haben
(Angabe des MIME-Typs nicht vergessen: ‚Document Template‘ ( text/x-bscw-template
)), können Sie die Evaluierungsparameter mit dem Menüeintrag
Parameter setzen. Dort können Sie eine Vorlage angeben, in die die Instanzen der aktuellen Vorlage eingesetzt werden sollen, und den Namen des Dokuments, das aus der aktuellen Vorlage erzeugt werden soll. Intern werden die Evaluierungsparameter als Instanzen mit den Namen
@template@ bzw.
@document@ gespeichert.
Abbildung 22: Eingabe von Evakuierungsparametern
Um alle Instanzen in einem DokSet, einem Unterordner oder einer Vorlage anzeigen zu lassen, benutzen Sie den Menüeintrag
Datei Instanzen anzeigen bzw.
Instanzen anzeigen
Eine von einem übergeordneten Ordner geerbte Instanz erscheint in der Liste kursiv.
.
120
Dokument- und Inhaltsmanagement
BSCW 4.4 Handbuch
Abbildung 23: Anzeige von Instanzen
Der Evaluierungsprozess kann für das ganze DokSet, einzelne Ordner, eine Menge von ausgewählten Vorlagen oder auch einzelne Vorlagen durch die Aktion
Datei Auswerten
,
| auswerten | oder
Auswerten gestartet werden. Bereits in früheren Auswertungen erzeugte
Dokumente werden dabei ersetzt.
Zur Sicherung eines DokSets können Sie mit dem Menüeintrag
Datei Instanzen exportieren alle Instanzen sichern. Dies liefert eine Datei, die Sie auf Ihrem lokalen Rechner speichern können. Sie hat die folgende Syntax, wobei Objektpfad den Pfadnamen des Objekts (Ordner,
Vorlage), dessen Instanzen gespeichert werden, innerhalb des DokSets bezeichnet:
'<Objektpfad>' = {
'<Instanzname>' = '<Instanzwert>'
...
}
...
Mit
Datei Instanzen importieren können Sie solche Sicherungsdateien wieder importieren.
BSCW 4.4 Handbuch Dokument- und Inhaltsmanagement
121
6 Kommunikation und
Awareness
BSCW-Benutzer, die über Echtzeit-Kommunikationsmöglichkeiten (Computerkonferenzen,
Instant-Messaging-Systeme) miteinander in Kontakt treten möchten, können ihre persönli-
chen Kommunikationsdaten in Ihrem persönlichen Profil eintragen. BSCW unterstützt die
Kontaktaufnahme mit einem anderen Benutzer auf der Basis dieser Daten entweder von der persönlichen Info-Seite dieses Benutzers aus oder über die Aktion tionsmenü des Benutzereintrags.
Ansprechen im Ak-
BSCW bietet zwei Awareness-Werkzeuge an, um herauszufinden, welche Benutzer zur Zeit an ihrem Computer erreichbar sind:
Kontaktstatusanzeige – zeigt die „BSCW-Anwesenheit“ der Mitglieder eines gemeinsamen Arbeitsbereichs an;
Benutzeransicht von JMonitor – gibt eine Übersicht über alle Benutzer aus Ihrem
Adressbuch, die kürzlich in BSCW aktiv waren.
Um etwas zeitnäher über die Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen informiert zu werden, als es durch die täglichen Arbeitsbereichsberichte geschieht, bietet BSCW zwei Möglichkeiten:
Ereignisansicht von JMonitor – zeigt neuere Ereignisse aus Ihren Arbeitsbereichen an;
RSS-Nachrichtenquellen über BSCW-Ereignisse – enthalten neuere Ereignisse aus
Ihren Arbeitsbereichen im Format RSS 2.0 (zu lesen mit speziellen Nachrichtensammlern oder den RSS-Funktionen aktueller Browser).
6.1 Kontaktmöglichkeiten
6.1.1
Persönliche Kommunikationsdaten
Um anderen Benutzern die Kontaktaufnahme mit Ihnen zu erleichtern, können Sie die erforderlichen Daten für Online-Verzeichnisse, Aufsetzen von Computerkonferenzen und Instant
Messaging in Ihr persönliches Profil eintragen, indem Sie
Optionen Profil Ändern aufrufen und dort die Registerkarte Kommunikation wählen.
Online-Verzeichnisse – kreuzen Sie diejenigen Online-Verzeichnisse an, in denen Sie verzeichnet sind und die Sie anderen Benutzern anbieten wollen, die mit Ihnen in
Kontakt treten möchten. Geben Sie den ‚Suchschlüssel‘ an, unter dem Sie in den ausgewählten Online-Verzeichnissen gefunden werden können.
Kommunikationsmöglichkeiten – BSCW ermittelt automatisch, welche IP-Adresse Ihr
Rechner verwendet; das Ergebnis kann aber falsch sein, wenn Ihr Rechner hinter
BSCW 4.4 Handbuch Kommunikation und Awareness
123
einem Proxy-Server oder einer Firewall arbeitet. Für diesen Fall sollten Sie unter
‚Feste IP-Nummer‘ die IP-Adresse angeben, die BSCW für synchrone Kommunikation verwenden soll. Je nachdem, welches Rechnernetz Sie benutzen, gibt es verschiedene Wege, diese Adresse zu ermitteln. Im Zweifel fragen Sie Ihren Netzwerk- oder
Systemadministrator.
Kommunikationsanwendungen – hier können Sie die Computerkonferenz-Programme angeben, die auf Ihrem Rechner vorhanden sind. Diese Angaben und eine diesbezügliche Konfiguration Ihres Browsers ermöglichen es BSCW, automatisch Verbin-
dungen zu Partnern mit der entsprechenden Ausstattung herzustellen (siehe nächsten
Instant Messaging – geben Sie Benutzerkennungen für diejenigen Instant-Messaging-
Systeme an, die Sie benutzen und die Sie anderen Benutzern anbieten wollen, die mit
Ihnen in Kontakt treten möchten. Instant-Messaging-Systeme unterstützen Echtzeit-
Kommunikation zwischen zwei oder mehr Benutzern, wobei je nach System Textnachrichten, Telefonie oder sogar Videokommunikation eingesetzt werden. Klicken
Sie auf die Schaltflächen [Weitere Informationen], um mehr über Systeme zu erfahren, die Sie noch nicht kennen.
6.1.2
Benutzer kontaktieren
Um mit einem Benutzer in Kontakt zu treten, müssen Sie zunächst die Kontaktdaten dieses
Benutzers auf seiner persönlichen Info-Seite auffinden. Dazu können Sie Ihr Adressbuch mit
Anzeige Adressbuch im oberen Menü oder die Mitgliederseite eines Arbeitsbereichs durch
Klicken auf das Icon rechts neben dem Namen des Arbeitsbereichs öffnen. Wenn Sie den
Benutzer auf diese Weise nicht finden, können Sie eine Suche durchführen, indem Sie
Datei
Suchen nach Benutzern im oberen Menü auswählen. In jedem Fall erhalten Sie eine Ordner-
übersicht mit Benutzereinträgen. Einträge der Form
Benutzername (Vollständiger Name [, Organisation]) zeigen an, dass weitere Informationen zu diesem Mitglied einschließlich Kontaktdaten vorhanden sein könnten, während Einträge der Form
Benutzername <Emailadresse> nahelegen, dass keine weiteren persönlichen Informationen verfügbar sind.
Um mehr Informationen über einen bestimmten Benutzer zu erhalten und ggf. mit diesem Benutzer in Kontakt zu treten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Klicken Sie auf den Benutzernamen, um die Info-Seite des Benutzers anzuzeigen.
Diese beinhaltet die Informationen, die der Benutzer in seinem persönlichen Profil angegeben hat. Die Abteilung ‚Kontaktdaten‘ auf der persönlichen Info-Seite führt
(wenn vorhanden) die Kontaktmöglichkeiten auf, die dieser Benutzer anbietet.
Unter ‚Kommunikations-Möglichkeiten‘ werden die Computerkonferenzsysteme aufgeführt, die der Benutzer bei sich installiert hat. Das Vorhandensein einer Schaltfläche zeigt an, dass dies ein System ist, das Sie selbst auch benutzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um BSCW das entsprechende Computerkonferenzsystem starten und eine Verbindung zu dem anderen Benutzer herstellen zu lassen – vorausgesetzt, dass der Benutzer dieses System gerade laufen lässt.
Instant-Messaging-Systeme, die der Benutzer verwendet, werden zusammen mit einem entsprechenden Icon und seiner Benutzerkennung aufgeführt. Klicken Sie auf ein Icon, um mit dem Benutzer über das entsprechende Instant-Messaging-System
Kontakt aufzunehmen. ‘Online-Verzeichnisse’ gibt Verweise auf die Verzeichnisse,
124
Kommunikation und Awareness
BSCW 4.4 Handbuch
die der Benutzer zusammen mit einem Suchschlüssel in sein persönliches Profil eingetragen hat. Klicken Sie auf die Verweise, um mehr über den Benutzer herauszufinden.
Die Auswahl von
Ansprechen im Aktionsmenü des Benutzereintrags erfüllt denselben Zweck. Das Aktionsformular ‚Ansprechen‘ zeigt alle Kontaktdaten an, die der Benutzer in sein persönliches Profil eingetragen hat. Sie können wieder auf die Schaltflächen klicken, um Computerkonferenzen aufzusetzen, auf Icons von Instant-
Messaging-Systemen klicken, um Kontakt aufzunehmen, oder auf Verweise zu Online-Verzeichnissen klicken, um mehr über den Benutzer zu erfahren – immer vorausgesetzt, dass die Schaltflächen und Verweise im Aktionsformular vorhanden sind.
Abhängig von der Konfiguration Ihres BSCW-Servers können Sie einem Benutzer eine
Emailnachricht oder eine SMS schicken, indem Sie
Versenden oder
SMS senden im
Aktionsmenü des Benutzereintrags auswählen. Die letztere Möglichkeit besteht natürlich nur, wenn der Benutzer eine Mobiltelefonnummer in seinem persönlichen Profil eingetragen hat.
Wenn Sie einen Benutzereintrag auf Ihren lokalen Computer übertragen möchten, z.B. zur
Benutzung als Kontakt in Outlook, können Sie ihn als vCard-Datei (*.vcf) speichern, indem
Sie vCard im Aktionsmenü des Benutzereintrags auswählen.
6.2 Kontaktstatusanzeige
Die Kontaktstatusanzeige gibt Auskunft über die „Anwesenheit in BSCW“ von Mitgliedern eines gemeinsamen Arbeitsbereichs, d.h. über ihre aktuelle Aktivität in BSCW. Die Kontaktstatusanzeige wird unter der Navigationsleiste des gemeinsamen Arbeitsbereichs angezeigt und wird mit
Ansicht Anwesenheit alle zeigen oder
Ansicht Anwesenheit aktive zeigen im oberen Menü aktiviert. Im ersteren Fall werden alle Mitglieder mit ihrem Kontaktstatus angezeigt, im letzteren Fall nur diejenigen Mitglieder, die aktuell in BSCW aktiv sind oder in jüngster Vergangenheit aktiv waren. Beachten Sie, dass die Kontaktstatusanzeige JavaScript erfordert, d.h. sie müssen JavaScript mit
Optionen Einstellungen aktiviert haben.
Abbildung 24: Kontaktstatusanzeige
„Anwesenheit in BSCW“ wird mit der Zeitspanne zwischen jetzt und der letzten Benutzeraktivität im BSCW-Browserfenster gemessen. Aktivierung dieses Fensters, Mausbewegungen oder Tastenanschläge in diesem Fenster gelten als Aktivität im Sinne der BSCW-Anwesenheit. Der Kontaktstatus wird durch verschiedene Farben signalisiert:
grün: der Benutzer war während der letzten fünf Minuten aktiv;
gelb: der Benutzer war während der letzten Stunde aktiv;
weiß: der Benutzer war während der letzten zwei Stunden aktiv;
BSCW 4.4 Handbuch Kommunikation und Awareness
125
rot: die letzte Benutzeraktivität liegt länger als zwei Stunden zurück.
Die angegebenen Zeitspannen entsprechen der Standardkonfiguration der Kontaktstatusanzeige. Ihr Server ist möglicherweise anders konfiguriert. Fragen Sie im Zweifel Ihren BSCW-
Administrator. Wenn ein Benutzer aktiv ist, wird die Kontaktstatusanzeige automatisch erneuert.
Sie können auf jeden Benutzernamen in der Kontaktstatusanzeige klicken, um mit diesem Benutzer Kontakt aufzunehmen. Daraufhin wird das Aktionsformular ‚Ansprechen‘ angezeigt, das alle Kontaktdaten anbietet, die der Benutzer in sein persönliches Profil eingetragen hat.
Die Chancen, einen Benutzer mit einem der in diesem Aktionsformular angebotenen Online-
Werkzeuge zu erreichen, sind natürlich besser, wenn der Benutzer in jüngster Zeit in BSCW
aktiv war. Einzelheiten zu der Aktion finden Sie im vorigen Abschnitt.
Die Kontaktstatusanzeige wird mit
Ansicht Anwesenheit verstecken deaktiviert.
Hinweis: Die Kontaktstatusanzeige wird auch in Ihrem Adressbuch gezeigt und gibt Auskunft
über die aktuelle BSCW-Aktivität aller Benutzer, die in Ihrem Adressbuch enthalten sind. In ihren privaten Ordnern einschließlich Ihres persönlichen Arbeitsbereichs (‚home folder‘) wird eine Kontaktstatusanzeige nicht gezeigt, auch wenn sie aktiviert ist.
6.3 Aktivitätsverfolgung mit JMonitor
Das JMonitor-Werkzeug präsentiert Informationen über die Anwesenheit und Aktivität von
Benutzern eines BSCW-Servers. Es stehen zwei Ansichten zur Verfügung, die einmal gerade aktive Benutzer und zum anderen aktuelle Ereignisse betreffen. Sie können das JMonitor-
Fenster neben der normalen Arbeit mit BSCW verwenden, um sich über zur Zeit aktive
Kollegen zu informieren, Benachrichtigungen über aktuelle Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen zu erhalten und diejenigen Kollegen zu kontaktieren, die gerade mit BSCW arbeiten.
6.3.1
Anforderungen
Das JMonitor-Werkzeug wird vom BSCW-Server geladen und läuft als Applet im Web-
Browser. Dazu wird ein Java-Plugin benötigt, das vom Browser bei Bedarf ebenfalls geladen und installiert wird. Der Browser muss dazu Plugins sowie JavaScript unterstützen. JMonitor verwendet SUNs Java-Plugin in der Version 1.5 – dieses Plugin wird von aktuellen Browsern unterstützt.
Hinweis: Möglicherweise ist das JMonitor-Werkzeug auf Ihrem BSCW-Server nicht verfügbar, da es sich dabei um eine optionale Komponente handelt. Sprechen Sie bitte Ihren BSCW-
Administrator an, falls diese Funktion bei Ihrem Server nicht aktiviert ist.
6.3.2
Starten von JMonitor
Um JMonitor zu starten,
wählen Sie
Anzeigen Andere sehen oder klicken Sie einfach auf das JMonitor-Symbol in der Aktionssymbolleiste.
JMonitor verwendet zwei Fenster, die sich beide beim Starten des Werkzeugs öffnen: das
Konsolfenster und das Appletfenster. JMonitor benötigt beide Fenster, um richtig zu arbeiten.
Schließen Sie keines dieser Fenster, wenn Sie JMonitor nicht beenden möchten. Das Konsolfenster zeigt lediglich Systemnachrichten an und kann daher minimiert werden, um den be-
126
Kommunikation und Awareness
BSCW 4.4 Handbuch
nutzten Bildschirmplatz zu reduzieren. Nach dem Start von JMonitor werden Sie möglicherweise gebeten, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort für Ihren BSCW-Server anzugeben.
6.3.3
Benutzen von JMonitor
JMonitor stellt Ihnen zwei verschiedene Ansichten zur Darstellung der Erreichbarkeit und der
Aktivitäten von Benutzern zur Verfügung. Sie können zwischen diesen beiden Ansichten hinund herschalten, indem Sie die entsprechenden Karteireiter-Icons unten im JMonitor-Fenster benutzen: Benutzeransicht und Ereignisansicht.
Benutzeransicht
Die Benutzeransicht bietet eine Übersicht über die angemeldeten Benutzer. Für jeden Benutzer wird neben dem Benutzernamen der vollständige Name, die Emailadresse und die Telefonnummer angezeigt, sofern verfügbar. JMonitor zeigt alle Benutzer an, die sich in Ihrem
Adressbuch befinden und die derzeit im BSCW-System aktiv sind. Aktivität im System bedeutet, dass ein Benutzer kürzlich mit dem BSCW-Server in Interaktion getreten ist. Benutzer, die ebenfalls JMonitor verwenden, werden in jedem Fall als aktiv angezeigt.
Abbildung 25: Benutzeransicht in JMonitor
Sie können in der Benutzeransicht einen Benutzer auswählen und mittels rechtem Mausklick ein Kontextmenü öffnen. Über das Kontextmenü können Sie weitere Information über den
Benutzer anfordern, eine Emailnachricht an den gewählten Benutzer senden oder mit dem
Benutzer durch die Benutzung eines Konferenzprogramms in Kontakt treten.
Ereignisansicht
In der Ereignisansicht werden aktuelle Ereignisse in Ihren Arbeitsbereichen chronologisch sortiert angezeigt. Dazu werden zu jedem Ereignis das betroffene Objekt, der handelnde Benutzer sowie eine kurze Beschreibung des Ereignisses angezeigt. Wenn es für Sie wichtig ist, sofort zu wissen, dass beispielsweise ein bestimmtes Dokument bearbeitet und wieder auf dem Server abgelegt wurde, dann ist die Ereignisansicht der schnellste und bequemste Weg, diese Information zu bekommen und das geänderte Dokument vom BSCW-Server zu holen.
Die Ereignisansicht wird automatisch in regelmäßigen Abständen durch JMonitor aktualisiert.
BSCW 4.4 Handbuch Kommunikation und Awareness
127
Hinweis: Sie können den Umfang der im JMonitor angezeigten Ereignisse über die konfigu-
Abbildung 26: Ereignisansicht in JMonitor
In der Ereignisansicht kann zu jedem Ereignis über ein Kontextmenü (rechter Mausklick) weitere Information abgerufen werden. Sie können
die persönliche Info-Seite des Benutzer öffnen, der das Ereignis verursacht hat,
die Info-Seite des betroffenen Objekts öffnen,
direkt das betroffene Objekt öffnen (d.h. das Dokument öffnen, wenn das Ereignis ein
Dokument betrifft),
das Ereignis aus der Liste entfernen oder
die Ereignisliste vollständig leeren.
6.4 Ereignisverfolgung mit RSS-Nachrichtenquellen
BSCW implementiert Nachrichtenquellen nach dem RSS-Format 2.0, die alle aktuellen Ereignisse aus einem Ihrer Ordner liefern. Unter Benutzung dieser Nachrichtenquellen können externe RSS-Nachrichtensammler bei BSCW aktuelle Ereignisse abfragen, die als RSS-Nachrichten formatiert sind. Die BSCW-RSS-Nachrichtenquellen sind dazu gedacht, zeitnahe
Informationen darüber zu liefern, was in Ihren Arbeitsbereichen vorgeht. Sie sind eine Ergänzung zu Ihrem täglichen Arbeitsbereichsbericht per Email oder der Ereignisansicht in JMonitor.
Die Benutzung von BSCW-RSS-Nachrichtenquellen auf Ihrem BSCW-Server erfordert die vorherige Aktivierung der entsprechenden Funktionalität durch Ihren BSCW-Administrator.
6.4.1
Was ist RSS?
RSS ist ein Format, in dem man Web-Inhalte zusammenfasst. Die Abkürzung ‚RSS‘ hat seit ihrer Entstehung eine Reihe verschiedener Bedeutungen durchlaufen; die zur Zeit gebräuchlichste ist ‚really simple syndication‘ (etwa: wirklich einfache Bildung von Zusammenfassun-
128
Kommunikation und Awareness
BSCW 4.4 Handbuch
gen). RSS ist ein XML-Dialekt, der in den späten 90er Jahren des vergangenen Jahrhunderts definiert wurde, damit Listen von Informationen, die als Nachrichtenquellen (‚news feeds‘) bezeichnet werden, von den Erzeugern der Inhalte publiziert und von den Lesern abonniert werden können. Die Verfügbarkeit einer RSS-Nachrichtenquelle wird üblicherweise in Ihrem
Browser durch ein RSS-Icon angezeigt.
Sehr häufig werden RSS-Nachrichtenquellen von Nachrichtenagenturen, Fernsehsendern und
Zeitungsverlagen angeboten. Beispiele für Nachrichtenquellen finden Sie hier:
http://www.heute.de/ZDFheute/infoservices/rss-feed (ZDF Heute),
http://news.yahoo.com/rss (Yahoo!) oder
http://reuters.com/rss (Reuters)
Eine RSS-Datei ist eine einfache strukturierte Liste von Nachrichten, bestehend aus Schlagzeile, Zusammenfassung und Verweis auf den vollen Artikel, die so kodiert werden, dass sie von einem anderen Programm, dem Nachrichtensammler (‚news aggregator‘ oder ‚news reader‘), leicht benutzt werden können. Diese Nachrichtensammler können den Benutzern
Nachrichten oder Ereignisse von einer beliebigen Anzahl von Nachrichtenquellen liefern.
Drei Beispiele von Nachrichtensammlern, mit denen Sie die BSCW-RSS-Nachrichtenquellen lesen können, sind hier aufgeführt:
Mozilla Thunderbird (http://www.mozilla.org/),
FeedDemon (http://www.bradsoft.com/feeddemon/) und
FeedReader (http://feedreader.com/).
Aktuelle Web-Browser verfügen über einen integrierten RSS-Nachrichtensammler, so dass
Sie Nachrichtenquellen direkt in Ihrem Browser lesen können:
FireFox 2.0 (http://www.firefox.com/),
Safari 2.0 (http://www.apple.com/safari/),
Opera 9.0 (http://www.opera.com/) and
Internet Explorer 7.0 (http://www.microsoft.com/windows/IE/).
Für weitere Informationen über RSS siehe auch http://rss.userland.com/ oder http://blogs.law.harvard.edu/tech/rss.
Für Listen von RSS-Nachrichtensammlern siehe http://rss.userland.com/portals/ oder http://blogs.law.harvard.edu/tech/directory/5/aggregators.
Weitere Nachrichtensammler können Sie durch Eingabe von ‚RSS aggregator‘ in Ihre bevorzugte Suchmaschine herausfinden.
6.4.2
BSCW-RSS-Nachrichtenquellen
BSCW implementiert Nachrichtenquellen im Format RSS 2.0, die von externen RSS-Nachrichtensammlern für RSS-formatierte Ereignisnachrichten abgefragt werden können. Die
Nachrichtenquellen von BSCW stellen einen RSS-Nachrichtenkanal mit allen aktuellen
BSCW-Ereignissen bereit, die in einem bestimmten Ordner eines Benutzers (und seinen
Unterordnern) passiert sind. Dabei wird nicht zwischen Ereignissen verschiedener Kategorien unterschieden, d.h. die Nachrichtenquelle enthält sowohl Leseereignisse als auch Veränderungsereignisse usw.
BSCW 4.4 Handbuch Kommunikation und Awareness
129
BSCW liefert über RSS keine Dokumente oder andere gespeicherte Daten. Die BSCW-RSS-
Nachrichtenquellen sind lediglich dazu da, um zeitnahe Informationen über die Vorgänge in
Ihren Arbeitsbereichen zur Verfügung zu stellen. Sie ergänzen den täglichen Arbeitsbereichsbericht per Email oder das JMonitor-Werkzeug.
BSCW schickt nicht die ganze Ereignishistorie an RSS-Nachrichtensammler. Die Ereignishistorie wird auf eine bestimmte Zeitspanne eingeschränkt, z.B. sechs Stunden vom Zeitpunkt des Abrufs aus rückwärts gerechnet. Die genaue Dauer dieses Zeitraums ist Teil der BSCW-
Serverkonfiguration. Ihr RSS-Nachrichtensammler merkt sich, welche BSCW-Ereignisse Sie schon gelesen oder entfernt haben, und weiß, wie BSCW-Ereignisse dargestellt werden.
Bei der Benutzung eines RSS-Nachrichtensammlers müssen Sie sich mit Ihrem BSCW-
Benutzernamen und -Passwort authentisieren, wenn Sie BSCW-Ereignisnachrichten über RSS lesen wollen.
6.4.3
Benutzung von BSCW-RSS-Nachrichtenquellen
Es gibt verschiedene Wege, wie Sie RSS benutzen können, um die Vorgänge in Ihren Arbeitsbereichen zu verfolgen: verwenden Sie einen oder mehrere der verfügbaren RSS-Nachrichtensammler oder setzen Sie die Fähigkeiten aktueller Web-Browser ein, die RSS-Nachrichtenquellen direkt lesen können. In jedem Fall müssen BSCW-RSS-Nachrichtenquellen auf Ihrem
BSCW-Server aktiviert sein. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Systemadministrator nach Einzelheiten der Konfiguration.
Die Adresse einer BSCW-RSS-Nachrichtenquelle
Um die Adresse einer BSCW-RSS-Nachrichtenquelle, die sich auf Ereignisse in einem bestimmten Ordner bezieht, herauszufinden, gehen Sie wie folgt vor:
Setzen Sie Ihr Kompetenzniveau auf ‚Experte‘, falls noch nicht geschehen, sonst wird
die folgende Aktion nicht angeboten.
Navigieren Sie zu demjenigen Ordner, an dessen Ereignissen Sie interessiert sind.
Wenn Sie z.B. an eingehenden Aufgaben interessiert sind, öffnen Sie Ihre Aufgabenliste.
Abbildung 27: RSS-Ereignisse ansehen
Wählen Sie
Ansicht Ereignisse , um eine RSS-Nachrichtenquelle von allen BSCW-
Ereignissen im aktuellen Ordner zu erzeugen, die sich in der jüngsten Vergangenheit
130
Kommunikation und Awareness
BSCW 4.4 Handbuch
ereignet haben. Als Antwort zeigt Ihr Browser eine RSS- bzw. XML-formatierte Seite an. Einige neuere Browser wie Opera 9.0 bemerken das RSS-Format automatisch und zeigen nicht reines XML an, sondern stellen die BSCW-Ereignisse in einem Format wie ein RSS-Nachrichtensammler dar.
Das Adressfeld Ihres Browsers enthält nun die Adresse der BSCW-RSS-Nachrichtenquelle, die sich auf Ihren aktuellen Ordner bezieht (und die in Ihren bevorzugten
Nachrichtensammler kopiert werden muss – siehe unten).
BSCW-Nachrichtenquelle einem Nachrichtensammler hinzufügen
Starten Sie Ihren bevorzugten Nachrichtensammler, erzeugen Sie eine neue Nachrichtenquelle und geben Sie die Adresse einer BSCW-RSS-Nachrichtenquelle http://Ihr-BSCW-Server/bscw/bscw.cgi/Ordner-Id?op=rss in das Adressfeld der neuen Nachrichtenquelle ein. Wenn Sie die Serveradresse oder die Kennung des Ordners, an dessen Ereignissen Sie interessiert sind, nicht kennen, gehen Sie wie oben beschrieben und kopieren die korrekte URL vom Adressfeld Ihres
Browsers.
Geben Sie der neuen BSCW-Nachrichtenquelle einen Namen und setzen Sie fest, wie oft der Nachrichtensammler BSCW nach neuen Ereignissen abfragen soll.
Ihr Nachrichtensammler wird Sie um Authentisierung bitten, wenn er bei BSCW nach neuen
Ereignissen fragt. Nicht alle Nachrichtensammler verfügen über Möglichkeiten zur Authentisierung und können folglich nicht dazu verwendet werden, um RSS-Nachrichten von BSCW-
Ereignissen zu lesen. Die folgenden Nachrichtensammler beispielsweise verfügen über die
Möglichkeit zur Authentisierung: Mozilla Thunderbird 2.0, Firefox 2.0, Internet Explorer 7.0,
Opera 9.0 und FeedReader 2.0.
Hinweis: Nicht alle Nachrichtensammler sehen gleich aus oder funktionieren gleich, einige funktionieren noch nicht einmal sehr gut. So werden einige Nachrichtensammler Schwierigkeiten haben, BSCW-Ereignisse anzuzeigen. Sie sollten sich von Zeit zu Zeit nach neueren
Versionen umsehen oder einfach einen anderen Nachrichtensammler ausprobieren.
‚Live Bookmarks‘ in Ihrem Browser
Neuere Web-Browser wie FireFox 2.0, Safari 2.0, Opera 9.0 und Internet Explorer 7.0 bemerken die RSS-Fähigkeit von BSCW automatisch und zeigen ein entsprechendes RSS-Icon an.
Bei FireFox, Safari und Opera ist es ein RSS-Icon am rechten Ende des Adressfelds. Im
Internet Explorer ändert die Feeds-Schaltfläche in der Toolbar ihre Farbe von grau zu orange und es ertönt ein Laut. Klicken Sie auf das RSS Icon und folgen Sie den Anweisungen des
Browsers.
Bei Firefox wird eine ‚Live Bookmark‘ für eine BSCW-RSS-Nachrichtenquelle erzeugt.
Opera öffnet die BSCW-Nachrichtenquelle direkt in einer eigenen Registerkarte. Sehen Sie für Einzelheiten in die Online-Hilfe Ihres Browsers.
BSCW 4.4 Handbuch Kommunikation und Awareness
131
7 Kalender, Umfragen und
Gemeinschaften
7.1 Kalender
Ihr persönlicher BSCW-Kalender ist ein persönliches Objekt wie Ihre Zwischenablage, Ihr
Papierkorb oder Ihr Adressbuch.
Klicken Sie auf in der Schnellzugriffsleiste oder
wählen Sie
Anzeigen Kalender im oberen Menü, um auf Ihren persönlichen Kalender zuzugreifen.
BSCW 4.4 Handbuch
Abbildung 28: Monatsansicht im Kalender
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
133
Neben Ihrem persönlichen Kalender, der für die Verwaltung Ihrer persönlichen Termine gedacht ist, gibt es noch Gruppenkalender, die für die Koordination der Arbeit in einem bestimmten Arbeitsbereich durch die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs gedacht sind.
Wählen Sie
Datei Neu Gruppenkalender im oberen Menü eines Arbeitsbereichs, um einen Gruppenkalender für diesen Arbeitsbereich zu erzeugen. Aus naheliegenden
Gründen können Sie nur einen Gruppenkalender pro Arbeitsbereich erzeugen.
Was im folgenden über den Umgang mit Kalendern gesagt wird, gilt sowohl für persönliche wie für Gruppenkalender.
7.1.1
Erstellen eines Termins
In einen BSCW-Kalender können Sie Termine eintragen, um so zeitlich festgelegte Ereignisse verschiedener Art (private Termine, Gruppentreffen, Synchronkonferenzen) zu organisieren.
Zu einem Termin gehören mindestens ein Datum und eine Bezeichnung (Name). Wenn es sich um einen Gruppentermin handelt, kann eine Liste von Teilnehmern angegeben werden, die nach Wunsch automatisch eingeladen werden und deren individueller Status (zugesagt, abgesagt) zusammen mit dem Status des gesamten Termins verwaltet wird. Termine können auch dazu benutzt werden, um synchrone Zusammenarbeit zu organisieren, indem das Aufsetzen einer Computer-Konferenz unter den Teilnehmern zum vorgesehen Termin unterstützt wird. Neben Namen, Datum und eventuellen Teilnehmern können Sie auch noch zusätzliche
Informationen über den Termin wie z.B. eine Kategorie, eine Beschreibung und einen Ort hinzufügen.
Um einen neuen Termin zu erzeugen, wählen Sie in einem Kalender
Datei Neu
Termin im oberen Menü, klicken Sie auf in der Aktionssymbolleiste oder klicken
Sie auf in einem Tageseintrag einer Wochen- oder Monatsansicht
In dem Registerkarten-Formular ‚Neuer Termin‘ wählen Sie durch Anklicken der Reiter eine Gruppe von Informationen an, die Sie zu dem Termin angeben können.
Termin: Hier können Sie neben Namen und Datum bzw. Zeitpunkt und Dauer noch die folgenden Festlegungen zum Termin treffen: o
Beschreibung: enthält zusätzliche Angaben zum Termin.
o
Kategorie: wählt eine Kategorie für den Termin aus. Sie können Termine unter-
schiedlicher Kategorie verschiedenfarbig darstellen (siehe 7.1.7 „Kalender-Optionen“ auf S. 138).
o
Status: legt den Status eines Termins fest (unbestimmt, bestätigt, abgesagt). Wenn ein Termin unabhängig von Zu- oder Absagen der Teilnehmer auf jeden Fall stattfindet, wählen Sie hier z.B. ‚bestätigt‘. Der voreingestellte Status ‚automatisch‘ bedeutet, dass der Status zunächst als ‚unbestimmt‘ angezeigt wird und sich dann automatisch ändert, wenn alle Teilnehmer zu- oder abgesagt haben.
Teilnehmer für den Termin wählen Sie aus Ihrem Adressbuch aus. Sie können auch
Mitgliedergruppen Ihrer Arbeitsbereiche als Teilnehmer eines Termins bestimmen.
Wenn Sie nicht alle Mitglieder von Arbeitsbereichen einladen wollen, wählen Sie die betreffende(n) Gruppe(n) aus und klicken Sie auf [ausgewählte Gruppen auflösen]: dann werden die Gruppenmitglieder individuell im Teilnehmer-Feld angezeigt und Sie können einzelne Mitglieder abwählen. Sie können daneben auch die Emailadressen weiterer Personen angeben, die Sie zu dem Termin einladen wollen. Kreuzen Sie an, ob die Teilnehmer per Email zu dem Treffen eingeladen werden sollen. Bei Gruppenkalendern können Sie auch Personen zu einem Termin einladen, die nicht Mitglied des
134
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
Arbeitsbereichs sind, zu dem der Gruppenkalender gehört. Wenn Sie an dem Termin teilnehmen wollen, vergessen Sie nicht, sich selbst einzuladen: Sie sind nicht automatisch Teilnehmer eines Termins, den Sie erzeugen!
Details: Hier geben Sie (wenn sinnvoll) den Ort des Termins an. Wenn es sich bei dem Termin um ein virtuelles Treffen handelt, geben Sie das Online-Werkzeug an, das
für das Treffen benutzt werden soll (siehe auch 7.1.4 „Teilnahme an einem virtuellen
Hinweis: Für die Benutzung dieser Werkzeuge kann zusätzliche Audio- oder Video-
Hardware erforderlich sein. Interoperabilität kann auf bestimmte Hardware-Plattformen beschränkt sein.
Wiederholung: Hier können Sie Ihrem Termin eine Serie von Wiederholungen hinzufügen. Diese bestimmen Sie mit Regeln unterschiedlichen Typs (z.B. wöchentlich, wöchentlich an bestimmten Wochentagen oder monatlich an einem bestimmten Tag), die Sie im Listenfeld ‚Regel hinzufügen‘ auswählen. Durch Klicken auf [Wiederholung] erscheint eine Wiederholungsregel, die Sie nach Ihren Wünschen ausgestalten können. Sie können in derselben Weise weitere Regeln hinzufügen, die weitere Wiederholungen Ihres Termins erzeugen. Ausnahmen, d.h. Tage, an denen eine Wiederholung des Termins nicht stattfinden soll, geben Sie dadurch ein, dass Sie eine Regel auswählen, auf [Ausnahme] klicken und das erzeugte Ausnahmefeld nach Ihren Wünschen genauer spezifizieren.
Erinnerungen: Hier können Sie angeben, wie Sie selbst, die Teilnehmer des Termins, die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs oder einzelne Personen per Email an den Termin erinnert werden sollen. Wählen Sie im Listenfeld ‚Erinnerung hinzufügen‘ den Personenkreis aus, an den die Erinnerungsnachricht geschickt werden soll. Durch Klicken auf [Hinzufügen] erscheint ein Formularfeld, wo Sie die Einzelheiten der Erinnerungsnachricht angeben (wann, wie oft, an wen). Der automatisch generierten Erinnerungsnachricht können Sie eine persönliche Nachricht hinzufügen. Durch wiederholtes
Klicken auf [Hinzufügen] können Sie mehrere Erinnerungen zu verschiedenen Zeiten an verschiedene Personenkreise verschicken lassen.
Bestätigen Sie in einer der Registerkarten mit [OK], um den Termin gemäß den bisher von Ihnen vorgenommenen Spezifikationen zu erzeugen. Sie können alle Angaben zum Termin auch zu einem späteren Zeitpunkt festlegen oder wieder ändern.
7.1.2
Ändern eines Termins
Sie können alle Eigenschaften eines Termins ändern, sofern Sie Erzeuger oder Manager des
Termins sind:
Wählen Sie
Ändern und suchen Sie die gewünschte Option aus oder
wählen Sie
Ändern Termin um alle Eigenschaften eines Termins zu ändern.
Wenn dem Termin Teilnehmer zugeordnet sind und der Termin nicht schon abgelaufen ist, wird BSCW Ihnen anbieten, die anderen Teilnehmer per Email über Änderungen zu benachrichtigen oder sie erneut zu fragen, ob sie teilnehmen wollen.
Wenn Sie Tag und/oder Zeit eines Termins ändern, sollten Sie, wenn Teilnehmer vorhanden sind, den Status auf ‚unbestimmt‘ setzen, da erneut geklärt werden muss, wer an dem Termin teilnimmt.
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
135
Wenn Sie Attribute eines Termins ändern, der zu einer ganzen Serie von Wiederholungen eines Termins gehört, betreffen die Änderungen nur den individuellen Termin, die anderen
Termine der Serie bleiben unverändert.
Wenn Sie die Attribute einer ganzen Serie von Terminen ändern wollen (einschließlich der
Wiederholungsregeln), gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie
Ändern Serie im Aktionsmenü eines beliebigen Termins der Serie.
Ändern Sie beliebige Attribute im Registerkartenformular der Aktion und bestätigen
Sie mit [OK]. Beachten Sie, dass Ihre Änderungen alle Termine der Serie betreffen außer den Terminen, bei denen ein Attribut individuell verändert wurde. Des weiteren betreffen Änderungen des Datums nur den ersten Termin der Serie, Änderungen der
Zeit alle Termine der Serie mit Ausnahme der Termine, die über Regeln vom Typ ‚An einem bestimmten Datum‘ erzeugt werden.
7.1.3
Entfernen eines Termins
Um einen Termin aus der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht eines Kalenders zu entfernen,
wählen Sie
Entfernen im Aktionsmenü des betreffenden Termins.
Aus den anderen Kalenderansichten (Quartal, Jahr) können Sie keine Einträge entfernen.
Ein Termin, den Sie aus einem Kalender entfernen, wird in Ihren Papierkorb verschoben.
Wenn Sie einen Termin aus Ihrem persönlichen Kalender entfernen, bleibt er für die anderen
Teilnehmer erhalten. Wenn Sie einen Termin aus einem Gruppenkalender entfernen, ist er für die anderen Mitglieder des diesbezüglichen Arbeitsbereichs nicht mehr zugreifbar, aber für die Teilnehmer des Termins bleibt er in ihren persönlichen Kalendern erhalten. Einen Termin, den Sie versehentlich entfernt haben, können Sie wiederherstellen, indem Sie ihn aus dem
Ihrem Papierkorb wieder
| zurücklegen |
.
Für das endgültige Löschen von Terminen im Papierkorb gelten dieselben Regeln wie für
andere Objekte (siehe auch 4.5.5 „Eigentum und Eigentümerrolle“ auf S. 72). Wenn Sie z.B.
einen Termin, dessen einziger Eigentümer Sie sind, aus einem Gruppenkalender löschen und dieser Termin auch noch in Ihrem persönlichen Kalender vorkommt, ist der Termin immer noch zugreifbar (auch für die Teilnehmer) und Sie bleiben Eigentümer – Sie haben nur den
Termineintrag im Gruppenkalender gelöscht. Wenn der Termin allerdings nicht in Ihrem persönlichen Kalender eingetragen gewesen wäre, wäre er für niemanden mehr zugreifbar.
7.1.4
Teilnahme an einem virtuellen Treffen
Sie können ein virtuelles Treffen als Termin organisieren, indem Sie die Art des synchronen
Kommunikationswerkzeugs, z.B. eines Computerkonferenzprogramms, bei der Erzeugung des Termins unter ‚Details‘ festlegen. Sie können auch später noch ein synchrones Kommunikationswerkzeug für einen Termin festlegen oder ändern:
Wählen Sie
Ändern Werkzeug im Aktionsmenü eines Termins.
Wenn solch ein synchrones Werkzeug für einen Termin angegeben ist, unterstützt Sie BSCW bei dem Aufsetzen des virtuellen Treffens:
Wählen Sie
Teilnehmen im Aktionsmenü des Termins, um zur vereinbarten Zeit an dem virtuellen Treffen teilzunehmen.
BSCW schickt dann eine Datei mit den Adressdaten an Ihren Web-Browser. Der MIME-Typ dieser Datei passt zu dem im Termin angegebenen synchronen Kommunikationswerkzeug.
136
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
Sofern Ihr Computersystem und insbesondere Ihr Web-Browser passend konfiguriert sind, wird das synchrone Werkzeug gestartet und automatisch mit der richtigen Adresse verbunden.
Bitte informieren Sie sich zu diesem Thema in der Hilfe Ihres Web-Browsers und des synchronen Kommunikationswerkzeugs. Sprechen Sie bei Fragen mit Ihrem BSCW-Administrator.
7.1.5
Verschiedene Ansichten benutzen
Sie können sich einen Kalender in verschiedenen Ansichten zeigen lassen:
Wählen Sie unter den Optionen von
Ansicht in der oberen Menüleiste dasjenige Format aus, das Ihren aktuellen Bedürfnissen entspricht.
o
Tag zeigt alle Termine eines Tages an.
o
Woche zeigt die ganze Woche.
o
Monat zeigt den ganzen Monat.
o
Quartal zeigt das ganze Quartal.
o
Jahr zeigt das ganze Jahr.
o
Inhalt zeigt eine Liste aller Termine des Kalenders.
In der Inhaltsansicht werden die Termine wie in einer gewohnten Ordneransicht dargestellt und können z.B. nach Kategorie oder Status sortiert werden. In den anderen Ansichten können Sie mit den Icons und navigieren.
Welche Informationen zu den einzelnen Termineinträgen in der jeweiligen Kalenderansicht gezeigt werden, können Sie über die Optionen von
Ansicht Eintrag steuern. Naturgemäß stehen Ihnen in der Tagesansicht mehr Optionen zur Verfügung als z.B. in der Jahres- oder
Monatsansicht. Wenn Sie in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht die Option
Auswahlbox aktivieren, steht Ihnen für Aktionen auf Terminen auch das Auswahlmenü für Mehrfachselektion zur Verfügung, mit dem Sie gleichzeitig für mehrere Termine, deren Auswahlkästchen Sie angekreuzt haben, Aktionen durchführen können.
Über
Ansicht Filter können Sie sich nur Termine mit einem bestimmten Status anzeigen lassen, indem Sie die entsprechende Filteroption aktivieren; haben Sie z.B. ‚Eingeladen‘ aktiviert, werden nur solche Termine angezeigt, zu denen Sie eingeladen sind.
Sie können die Anzeige des Wochenendes hervorheben, indem Sie die Option
Ansicht
Wochenende hervorheben aktivieren. Sie können in der Monats- und Wochenansicht aber auch die Anzeige des Wochenendes ganz unterdrücken, indem Sie die Option
Ansicht Wochenende
überspringen aktivieren; dann werden Tage des Wochenendes nur angezeigt, wenn sie Termine enthalten. Was für Sie als Wochenende gelten soll, legen Sie unter
Optionen Kalender fest.
Standardmäßig ist in der Tages- und Wochenansicht die gesamte Dauer eines Termins im
Kalender markiert. Sie können dies abschalten, indem Sie die Option
Ansicht Termindauer anzeigen deaktivieren, so dass nur der Beginn eines Termins dargestellt wird.
Wenn Sie die Option
Ansicht Spaltenbreite anpassen aktivieren, erhalten in der Monats- und
Wochenansicht diejenigen Wochentage, die keine Termine enthalten, weniger Platz, so dass für die Anzeige von Terminen an den anderen Wochentagen entsprechend mehr zur Verfügung steht.
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
137
7.1.6
Kalender-Aktionen
Das Aktionsmenü eines Termins bietet die Aktionen an, die Sie zum Umgang mit Terminen benutzen können. Die folgenden Aktionen sind spezifische Terminaktionen.
iCalendar exportiert die Termindaten in einem Format, das auch von anderen Kalenderprogrammen wie z.B. Outlook oder StarOffice verstanden wird. Eine entsprechende Datei wird an Ihren Web-Browser geschickt, die dann von solchen Kalenderprogrammen importiert werden kann, um den Termin zu übernehmen. Sie können auch alle Termine eines Kalenders exportieren, indem Sie
Datei iCalendar im oberen
Menü wählen.
Termindaten im iCalendar-Format (MIME-Typ text/calendar
, Windows-Dateisuffix *.ics) können auch in einen BSCW-Kalender importiert werden, und zwar durch
Datei Importieren (iCalendar) im oberen Menü. Alternativ können Sie eine oder mehrere .ics-Dateien mit dem ‚Drag & drop‘-Uploader per ‚drag & drop‘ in einen Kalender hochladen.
Hinweis: Wenn Sie auf Ihrem lokalen Computer mit Windows arbeiten, können Sie alle Termine eines BSCW-Kalenders mit den Terminen eines Outlook-Kalenders ab-
gleichen. Einzelheiten finden Sie in 9.7 „Outlook-Abgleich“ auf S. 183.
Teilnehmen lässt Sie an dem virtuellen Treffen teilnehmen, das für diesen Termin vorgesehen ist (wird nur angeboten, wenn Online-Werkzeuge für diesen Termin fest-
gelegt worden sind; siehe 7.1.4 „Teilnahme an einem virtuellen Treffen“ auf S. 136).
Zusagen sagt Ihre Teilnahme am Termin zu (wird nur angeboten, wenn Sie als Teilnehmer eingeladen sind und noch nicht zugesagt haben).
Absagen sagt Ihre Teilnahme am Termin ab (wird nur angeboten, wenn Sie als Teilnehmer eingeladen sind und noch nicht abgesagt haben).
Ändern lässt Sie die verschiedenen Einzelheiten eines Termins bearbeiten.
Anhängen lässt Sie ein Dokument oder eine URL als Anhang einem Termin hinzufügen. Das Vorhandensein von Anhängen wird in der Tages- und Wochenansicht durch das Icon angezeigt, wenn die entsprechende Option mittels
Ansicht Eintrag aktiviert ist. Klicken Sie auf dieses Icon, um auf den Anhang-Ordner zuzugreifen.
Anhänge an Termine werden wie Anhänge an Notizen behandelt.
in Kalender kopiert einen Termin von einem Gruppenkalender in Ihren persönlichen
Kalender.
Die restlichen Aktionen im Aktionsmenü eines Termins sind generische Funktionen, die bei
Terminen dasselbe Verhalten aufweisen wie bei anderen Objekten.
7.1.7
Kalender-Optionen
Mit
Optionen Kalender rufen Sie ein Formular auf, wo Sie verschiedene Einstellungen vornehmen können, die allgemeiner Natur sind oder nur den Kalender betreffen, von dem aus Sie das Formular aufgerufen haben. Sie können u.a. die folgenden Festlegungen treffen:
Termine sollen je nach Kategorie oder aktuellen Ereignissen verschiedenfarbig dargestellt werden.
Termine in einem Gruppenkalender, zu denen Sie eingeladen sind, sollen automatisch in Ihren persönlichen Kalender eingetragen werden.
138
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
Termine, die Sie in einem Gruppenkalender erstellen, sollen automatisch auch in Ihren persönlichen Kalender eingetragen werden (auch wenn Sie nicht teilnehmen!).
Termine, an denen Sie nicht mehr teilnehmen, sollen automatisch aus Ihrem persönlichen Kalender gelöscht werden.
Ferner können Sie festlegen, mit welchem Tag die Woche beginnen soll, was für Sie als
Arbeitstag gelten soll und wie die Zeiteinteilung in der Tages- und Wochenansicht gestaltet werden soll.
7.2 Umfragen
Eine Umfrage besteht aus Fragen, die jeweils eine oder mehrere Antworten erlauben. Eine
Umfrage richtet sich entweder nur an die Mitglieder des Arbeitsbereichs, zu dem sie gehört, oder an die Öffentlichkeit. Die Beantwortung der Fragen ist nur während des Umfragezeitraums möglich. Umfrageergebnisse können während und nach der Umfrage in grafischer
Form angezeigt werden. Die Ergebnisse können auch für eine weitere Bearbeitung exportiert werden.
Abbildung 29: Fragebogen einer Umfrage
Das Arbeiten mit Umfragen ist nur möglich, wenn die entsprechende Funktionalität von
Ihrem BSCW-Administrator für Ihren Server aktiviert worden ist.
7.2.1
Umfragen erzeugen und bearbeiten
Um eine neue Umfrage im aktuellen Ordner zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie
Datei Neu Umfrage im oberen Menü. Geben Sie Namen und optionale
Beschreibung der neuen Umfrage ein und bestätigen Sie mit [OK].
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
139
Im Formular ‚Umfrage bearbeiten‘, das nun angezeigt wird, können Sie die Fragen
Ihrer Umfrage angeben, den Umfragezeitraum bestimmen und Ihre Umfrage mit verschiedenen Optionen konfigurieren.
Verwenden Sie [Neue Frage], um dem Fragebogen eine neue Frage hinzuzufügen. Im
Formular ‚Umfrage bearbeiten - Neue Frage‘ geben Sie zunächst den gewünschten
Fragetyp an. Gegenwärtig stehen fünf Fragetypen zur Verfügung: o
nur eine Antwort – Auswahlmöglichkeit aus mehreren vorgegebenen Antworten, aus denen der Umfrageteilnehmer genau eine auswählen kann.
o
mehrere Antworten – Auswahlmöglichkeit aus mehreren vorgegebenen Antworten, aus denen der Umfrageteilnehmer eine oder mehrere Antworten auswählen kann.
o
ja/nein – Auswahlmöglichkeit aus ‚ja‘ oder ‚nein‘.
o
Bewertung – Auswahlmöglichkeit aus vorgegebenen Bewertungen von einer Anzahl vorgegebener Gegenstände (Themen oder Sachverhalte) mit einer variablen
Anzahl von möglichen Bewertungen.
o
Text – Freitext-Antwort.
Im Formular ‚Umfrage bearbeiten - Frage bearbeiten‘ geben Sie Ihre Frage ein. Bei
Einfachantworten und Mehrfachantworten geben Sie die Antwortmöglichkeiten vor, bei Bewertungen geben Sie die Gegenstände der Bewertung vor. In den Feldern ‚Antworten‘ oder ‚Gegenstände der Bewertung‘ werden pro Zeile eine vorgegebene Antwort oder ein Gegenstand angegeben. Die mit ‚Antwort erforderlich‘ gekennzeichneten Fragen müssen von Umfrageteilnehmern beantwortet werden. Sie können für einige Fragetypen auch zusätzliche Felder Andere und Kommentar zulassen, so dass
Teilnehmer auch eine andere als die vorgegebenen Antworten geben und ihre Antwort noch weiter kommentieren können. Bei Bewertungen geben Sie die Spanne der Bewertungen und ihre Bezeichnungen an. Bestätigen Sie mit [OK].
Im Hauptformular ‚Umfrage bearbeiten‘ können Sie weitere Fragen hinzufügen, wie oben
beschrieben.
Die Fragen der ‚Fragen‘-Tabelle können mit den Schaltflächen in der ‚Aktion‘-Spalte bearbeitet werden: mit und ändern Sie die Reihenfolge der Fragen, mit entfernen Sie eine
Frage und mit starten Sie die Überarbeitung einer Frage. Außerdem können die folgenden
Optionen gesetzt werden.
Überschrift
Die Überschrift der Umfrage wird den Teilnehmern präsentiert, wobei standardmäßig der Name des Umfrageobjekts verwendet wird.
Breite Bildschirmbereich
Hiermit können Sie die Breite des Bildschirmbereichs für die grafische Darstellung des Fragebogens und der Umfrageergebnisse angeben.
Anfang und Ende
Teilnahme an der Umfrage ist nur zwischen Anfangs- und Endzeitpunkt möglich.
Bitte beachten Sie, dass die Auswahlkästchen ‚sofort‘ und ‚endet nicht‘ eventuell ausgewählte Anfangs- und Endzeiten überschreiben.
Öffentliche Umfrage
Öffentliche Umfragen richten sich nicht nur an die Mitglieder des Arbeitsbereichs, sondern können auch von nicht registrierten Teilnehmern beantwortet werden. Beach-
140
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
ten Sie, dass nicht registrierte Teilnehmer hierfür den ‚öffentlichen‘ Verweis auf das
Umfrageobjekt http://Ihr-BSCW-Server/pub/bscw.cgi/Umfrage-Id verwenden müssen, wobei Umfrage-Id die Objektnummer der Umfrage ist, die als letzte Zahl derjenigen URL angezeigt wird, die im Adressfeld Ihres Browsers erscheint, wenn Sie die Umfrage öffnen.
Fragen nummerieren
Wenn diese Option aktiviert ist, werden Ihre Fragen mit 1 beginnend durchnummeriert.
Teilnehmer können Ergebnisse einsehen
Mit dieser Option bestimmen Sie, ob und wann auch Teilnehmer die Ergebnisse der
Umfrage einsehen dürfen.
Externe Webseite als HTML-Rahmen für Umfrage verwenden - URL eingeben (optional)
Anstatt Ihren Fragebogen in der Standard-BSCW-Darstellung anzuzeigen, können Sie ihn auch in eine Webseite Ihrer Wahl einbetten und so präsentieren, z.B. um einige
Hintergrundinformationen über den Zweck der Umfrage zu geben oder Leser zur Teilnahme an der Umfrage zu motivieren.
Wichtig: Die externe Webseite muss die Stelle, wo die Umfrage eingebettet werden soll, mit #poll# markieren. Diese externe Seite wird nur für die Präsentation benutzt,
nicht für die Teilnahme an der Umfrage. Dazu wird weiterhin das BSCW-Umfrageobjekt bzw. für öffentliche Umfragen der oben angegebene Verweis verwendet.
Eigene Stylesheets verwenden - URL eingeben (optional)
Sie können hier einen Verweis (URL) eingeben, der auf eigene Stylesheets für die
Umfrage zeigt. Mit eigenen Stylesheets überschreiben Sie die standardmäßige grafische Darstellung Ihres Fragebogens, z.B. Farben und Schrifttypen. Die Stylesheets, die in BSCW standardmäßig verwandt werden, finden Sie unter: http://Ihr-BSCW-Server/bscw_resources/styles/poll.css
Bestätigen Sie mit [OK], um die Umfrage zu erzeugen.
Wenn Sie die Eingabe aller Fragen Ihrer Umfrage nicht auf einmal schaffen, können Sie die
Eingabe neuer Fragen oder die Überarbeitung alter Fragen später fortsetzen:
Wählen Sie
Bearbeiten im Aktionsmenü der Umfrage. Dies lässt das Formular
‚Umfrage bearbeiten‘ erscheinen, wo Sie die Umfrage bearbeiten können, wie oben
für die Erzeugung einer Umfrage beschrieben.
Wenn Sie vorhaben, eine Umfrage zu bearbeiten, um z.B. weitere Fragen hinzuzufügen, sollten Sie sicherstellen, dass der Umfragezeitraum nicht beginnt, bevor Sie mit der Bearbeitung fertig sind. Andernfalls könnte die Aussagekraft der Umfrage hinfällig werden, weil Fragen
während der laufenden Umfrage geändert wurden. In jedem Fall werden Sie gewarnt, wenn
Sie versuchen, eine Frage zu bearbeiten oder zu löschen, auf die bereits Antworten vorliegen, oder eine neue Frage zu einer Umfrage hinzuzufügen, die bereits Antworten erhalten hat. Die anderen Optionen können während der Laufzeit der Umfrage nach Belieben verändert werden. Auf diese Weise haben Sie z.B. die Möglichkeit, eine Umfrage zu beenden, die als
‚endet nicht‘ definiert war.
Umfragen können nicht angezeigt werden, wenn die Umfrage noch nicht begonnen hat. Wenn
Sie das Erscheinungsbild Ihres Fragebogens kontrollieren möchten, bevor die eigentliche
Umfrage beginnt, erzeugen Sie die Umfrage in einem Ihrer privaten Ordner, bestimmen Sie
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
141
‚sofort‘ als Start der Umfrage und lassen Sie sich den Fragebogen anzeigen, indem Sie das
Umfrageobjekt öffnen:
Wählen Sie
Öffnen im Aktionsmenü der Umfrage oder klicken Sie auf den Umfrageeintrag in der Ordnerübersicht. Dadurch wird der Fragebogen angezeigt. Klicken
Sie auf [Zurück], wenn Sie den Fragebogen durchgesehen haben. Sie sollten jetzt keine Antwort abschicken.
Wenn Sie zufrieden sind, können Sie die richtige Startzeit einsetzen und die Umfrage durch
Ausschneiden und Einfügen in denjenigen Arbeitsbereich übertragen, wo die Umfrage stattfinden soll.
Hinweis: Während standardmäßig jedes Mitglied eines Arbeitsbereichs neue Umfragen erzeugen kann, dürfen nur der Erzeuger einer Umfrage und der Manager des Arbeitsbereichs, der die Umfrage enthält, die Umfrage bearbeiten.
7.2.2
Umfragen beantworten
Wenn Sie eine neue Umfrage erzeugt haben, können Sie den Beginn der Umfrage ankündi-
gen, z.B. in einer Webseite oder per Email. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich um eine öffentliche Umfrage handelt. In diesem Fall sollten Sie den öffentlichen Verweis auf die
Umfrage veröffentlichen, d.h.
http://Ihr-BSCW-Server/pub/bscw.cgi/Umfrage-Id
Für authentisierte Teilnehmer mit Zugang zu dem Arbeitsbereich, der das Umfrageobjekt enthält, sollten Sie die Benutzung des authentisierten Zugangs zur Umfrage anraten, d.h. den
Verweis http://Ihr-BSCW-Server/bscw/bscw.cgi/Umfrage-Id wobei Umfrage-Id die Objektnummer der Umfrage ist, die als letzte Zahl derjenigen URL angezeigt wird, die im Adressfeld Ihres Browsers erscheint, wenn Sie die Umfrage öffnen.
Wenn Sie im Zweifel über die korrekten Verweise sind, fragen Sie Ihren BSCW-Administrator.
Um die Umfrage zu beantworten, klicken Sie auf den Verweis, der wie oben beschrieben ver-
öffentlicht wurde, oder – wenn Sie Zugang zum Arbeitsbereich der Umfrage haben –
wählen Sie
Öffnen im Aktionsmenü der Umfrage oder klicken Sie auf den Umfrageeintrag in der Ordnerübersicht. Dadurch wird der Fragebogen angezeigt.
Füllen Sie den Fragebogen aus und drücken Sie auf [Antwort abschicken], um die Beantwortung zu beenden und den Fragebogen abzuschicken. Danach können Ihre Antworten nicht mehr revidiert werden.
Anschließend werden die bisherigen Umfrageergebnisse angezeigt, wenn die Umfrage die Einsichtnahme für Teilnehmer vorsieht.
Teilnahme an einer Umfrage ist nur möglich, wenn ein Umfragezeitraum für die Umfrage angegeben worden ist und wenn dieser Zeitraum begonnen hat und noch nicht abgelaufen ist.
Jeder potentielle Teilnehmer kann nur einmal antworten. Bei einer öffentlichen Umfrage wird dies durch Cookies, die im Browser des Teilnehmers gesetzt werden, gewährleistet. Jeder
Umfrageteilnehmer muss auf alle Fragen antworten, die mit ‚*‘ als erforderlich gekennzeichnet sind; andernfalls wird die Antwort nicht akzeptiert.
142
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
7.2.3
Umfragen neu starten
Wenn Sie die Fragen einer laufenden Umfrage, auf die bereits Antworten vorliegen, wieder
ändern möchten, wäre es u.U. ratsam, die Umfrage neu zu starten statt zu riskieren, die Umfrageergebnisse durch eine Änderung der Fragen mitten in der laufenden Umfrage hinfällig zu machen. Nach einem Neustart werden allerdings alle bisherigen Antworten gelöscht und alle potentiellen Teilnehmer können erneut antworten. Um eine Umfrage neu zu starten,
wählen Sie
Neu starten im Aktionsmenü der Umfrage. Lesen Sie die Warnmeldung und bestätigen Sie mit [OK].
7.2.4
Umfrageergebnisse anzeigen und exportieren
Standardmäßig können sich der Erzeuger einer Umfrage und der Manager des Arbeitsbereichs, der die Umfrage enthält, die aktuellen Umfrageergebnisse anzeigen lassen.
Wählen Sie
Antworten zeigen im Aktionsmenü der Umfrage, um sich die aktuellen
Ergebnisse grafisch anzeigen zu lassen.
Wenn eine Umfrage entsprechend konfiguriert ist, können sich auch die Umfrageteilnehmer die Ergebnisse anzeigen lassen, indem sie auf den Umfrageeintrag in der Ordnerübersicht klicken oder das Umfrageobjekt über das Aktionsmenü öffnen. Wenn ein Teilnehmer schon geantwortet hat, zeigt diese Aktion die Ergebnisse an. Wenn ein Teilnehmer noch nicht geantwortet hat, präsentiert das Öffnen des Umfrageobjekts den Fragebogen zur Beantwortung der
Umfrage; Klicken auf den Verweis ‚Aktuelle Umfrageergebnisse zeigen...‘ am Ende des
Fragebogens zeigt in diesem Fall die Ergebnisse an.
Zusätzlich zur grafischen Darstellung der Umfrageergebnisse können die Ergebnisse auch als komma-separierte Datei im .csv-Format exportieren. Dadurch können Sie die Ergebnisse für die Weiterverarbeitung mit einer geeigneten Anwendung, z.B. Microsoft Excel, speichern.
Die Umfrageergebnisse für jede Frage können in aggregierter Form exportiert werden. Auch die einzelnen Antworten für jede Frage können exportiert werden.
Wählen Sie
Ergebnisse exportieren im Aktionsmenü einer Umfrage, um die Ergebnisdatei (im .csv-Format) auf Ihrem lokalen Computer zu speichern oder sie mit einer geeigneten Anwendung zu öffnen. Die Antworten auf die Fragen werden in aggregierter Form aufgeführt.
Wählen Sie
Antworten exportieren im Aktionsmenü einer Umfrage, um die Ergebnisdatei (im .csv-Format) auf Ihrem lokalen Computer zu speichern oder sie mit einer geeigneten Anwendung zu öffnen. Die Antworten auf die Fragen werden einzeln aufgeführt, wobei noch der Zeitpunkt der Beantwortung hinzugefügt wird.
7.3 Gemeinschaften
Gemeinschaften in BSCW erlauben großen Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten, ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzichten. Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren für Benutzer mit ähnlichen
Interessen.
In den folgenden Beispielfällen würde man in BSCW eine Gemeinschaft wählen.
Sie möchten ein Forum für alle Hobby-Astronomen, die Benutzer Ihres BSCW-Servers sind, einrichten. Dabei soll es sich um einen Arbeitsbereich handeln, der den Benutzern Ihres BSCW-Servers angekündigt wird und auf den alle Benutzer Zugriff er-
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
143
langen können, um den Inhalt zu lesen und auch relevante Dokumente und Verweise einzustellen („Astronomie-Forum“).
Sie möchten einen Arbeitsbereich für alle 250 Mitglieder einer Abteilung in Ihrer Organisation erstellen, in den Sie und einige andere Manager Dokumente, Verweise und ganze Unterordner einstellen können, die nützliche Informationen für die ganze Abteilung darstellen („Schwarzes Brett“).
Sie verwalten einen Arbeitsbereich, dessen Mitgliederzahl im Laufe der Zeit sehr stark angewachsen ist. Die Antwortzeiten des Servers sind dadurch selbst für einfache Operationen auf dem Arbeitsbereich unbefriedigend geworden („Überfüllter Arbeitsbereich“).
Eine Gemeinschaft ist eine Gruppe von Benutzern, ihren Mitgliedern. Jede Gemeinschaft ist
Mitglied von genau einem Arbeitsbereich, dem Gemeinschaftsarbeitsbereich, der auch als as-
soziierter Arbeitsbereich der Gemeinschaft bezeichnet wird. Ein Arbeitsbereich kann höchstens eine Gemeinschaft als Mitglied haben, d.h. es gibt eine Eins-zu-eins-Beziehung zwischen einer Gemeinschaft und ihrem Arbeitsbereich. Die Gemeinschaftsmitglieder können auf den
Gemeinschaftsarbeitsbereich in einer einzigen Rolle, der Gemeinschaftsrolle zugreifen (nicht zu verwechseln mit der Rolle, die Gemeinschaftsmitglieder in Bezug auf die Gemeinschaft selbst innehaben – dies ist die Rolle Mitglied, die für Gemeinschaften mit minimalen Rechten festgesetzt wird). Die Manager des Gemeinschaftsarbeitsbereichs sind auch die Manager der
Gemeinschaft.
Beachten Sie, dass der Zugriff auf einen Arbeitsbereich über eine Gemeinschaft mit vielen
Mitgliedern in einer einzigen Rolle bezüglich der Performanz dem Zugriff auf denselben
Arbeitsbereich durch dieselbe Anzahl von Mitgliedern in jeweils verschiedenen Rollen mit jeweils verschiedenen Zugriffsrechten deutlich überlegen ist. Gemeinschaften können in vielen
Zusammenhängen als ein einziger Benutzer behandelt werden, was den Aufwand für die Berechnung der Zugriffsrechte entscheidend verringert.
Gemeinschaften unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Aufnahmeregelung:
Offene Gemeinschaften werden allen registrierten Benutzern Ihres BSCW-Servers angekündigt, und Benutzer können von sich aus Mitglieder werden, indem sie der Gemeinschaft beitreten.
Geschlossene Gemeinschaften werden allen registrierten Benutzern Ihres BSCW-Servers angekündigt, aber die Benutzer können nicht von sich aus Mitglieder werden, sondern müssen die Gemeinschaftsmanager um Aufnahme bitten.
Verborgene Gemeinschaften werden den Benutzern Ihres BSCW-Servers nicht angekündigt. Mitglied einer verborgenen Gemeinschaft kann man nur durch Einladung eines Gemeinschaftsmanagers werden.
7.3.1
Mitglied einer Gemeinschaft werden
Um herauszufinden, welche nicht verborgenen Gemeinschaften es auf Ihrem BSCW-Server gibt,
wählen Sie
Anzeigen Andere Gemeinschaften im oberen Menü, woraufhin eine Liste aller Gemeinschaften angezeigt wird, wo Sie nicht Mitglied sind. Sie können an ihrem
Icon erkennen, ob eine Gemeinschaft offen ( ) oder geschlossen ( ) ist.
Sie können nun Mitglied einer solchen Gemeinschaft werden, indem Sie
144
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
Gemeinschaft beitreten im Aktionsmenü einer offenen Gemeinschaft auswählen, was Sie sofort zum Mitglied macht, oder
Aufnahme beantragen im Aktionsmenü einer geschlossenen Gemeinschaft auswählen. Dies führt zu einem Email-Formular, das als Adressaten die Gemeinschaftsmanager aufführt und wo Sie die Mitgliedschaft in der Gemeinschaft beantragen können.
Bei verborgenen Gemeinschaften können Sie nur durch ausdrückliche Einladung des Gemeinschaftsmanagers Mitglied werden.
Nachdem Sie Mitglied geworden sind, verschwindet die Gemeinschaft aus dem Ordner ‚Andere Gemeinschaften‘. Der assoziierte Arbeitsbereich erscheint stattdessen im Ordner ‚Gemeinschaften von Ihr-Benutzername‘, der die Gemeinschaftsarbeitsbereiche von allen Gemeinschaften enthält, wo Sie Mitglied sind. Um auf diesen Ordner zuzugreifen,
wählen Sie
Anzeigen Meine Gemeinschaften im oberen Menü. Alternativ können Sie auf in der Schnellzugriffsleiste klicken.
Der Ordner ‚Gemeinschaften von Ihr-Benutzername‘ enthält auch noch den Eintrag ‚public‘ mit allen Ordnern und Diskussionen, die öffentlich zugänglich sind.
Eine Gemeinschaft zu verlassen, ist nur für Gemeinschaftsmitglieder in offenen Gemeinschaften möglich: entfernen Sie dazu den diesbezüglichen Gemeinschaftsarbeitsbereich aus dem
Ordner ‚Gemeinschaften von Ihr-Benutzername‘. Bei geschlossenen und verborgenen Gemeinschaften müssen Sie einen Gemeinschaftsmanager bitten, Sie als Mitglied aus der Gemeinschaft auszuladen. Sie können den Gemeinschaftsarbeitsbereich von geschlossenen oder verborgenen Gemeinschaften nicht selbst aus der Liste Ihrer Gemeinschaften entfernen.
7.3.2
Gemeinschaften erzeugen
Es gibt viele verschiedene Wege, eine neue Gemeinschaft zu erzeugen. Wir demonstrieren
einige dieser Möglichkeiten anhand unserer drei obigen Anwendungsfälle. Wir beginnen mit
dem „Astronomie-Forum“. Wenn Sie ganz von vorn anfangen, gehen Sie wie folgt vor.
Wählen Sie
Datei Neu Gemeinschaft im oberen Menü Ihres persönlichen Arbeits-
bereichs (‚home folder‘); dies ist einer von zwei Orten, wo Sie neue Gemeinschaften auf diese Weise erzeugen können (der andere ist Ihr Adressbuch).
Im Formular ‚Neue Gemeinschaft‘ tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein
(z.B. ‚Hobby-Astronomen‘) und wahlweise einen Beschreibung und Stichwörter.
Letzteres wird auch im Ordner ‚Andere Gemeinschaften‘ für andere Benutzer angezeigt. Der assoziierte Gemeinschaftsarbeitsbereich wird zusammen mit der neuen Gemeinschaft angelegt. Dieser Arbeitsbereich, der zunächst leer ist, erscheint in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich, und Sie sind sein Eigentümer und Manager. Der Arbeitsbereich wird denselben Namen, dieselbe Beschreibung und dieselben Stichwörter haben wie die neue Gemeinschaft. Der Name des Arbeitsbereichs kann unabhängig vom Namen der Gemeinschaft geändert werden.
Als nächstes wählen Sie die ‚Rolle der Gemeinschaftsmitglieder‘ aus, d.h. die Gemeinschaftsrolle, in der alle Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich zugreifen. Sie sollten eine Rolle auswählen, die für den Zweck Ihrer Gemeinschaft angemessen ist. Wenn die Gemeinschaftsmitglieder z.B. nur in der Lage sein sollen, den Inhalt des Arbeitsbereichs zu lesen, wählen Sie die Rolle Eingeschränktes
Mitglied, wenn sie zu den Inhalten des Arbeitsbereichs beitragen sollen, wählen Sie als Rolle Assoziiertes Mitglied (die angebotene Standardrolle), die auch Aktionen zur
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
145
Änderung des Inhalts einschließt. Beachten Sie, dass die Rolle Mitglied den Gemeinschaftsmitgliedern das Recht gibt, andere Mitglieder des Arbeitsbereichs einschließlich der Gemeinschaft selbst auszuladen, was Sie für gewöhnlich nicht wollen. In unserem Fall würden wir die Standardrolle Assoziiertes Mitglied auswählen, da wir von künftigen Gemeinschaftsmitgliedern erwarten, dass sie zu dem Inhalt des
Gemeinschaftsarbeitsbereichs beitragen, aber nicht seine Mitgliedschaft verändern.
Die Gemeinschaftsrolle kann später vom Gemeinschaftsmanager geändert werden.
Schließlich wählen Sie die ‚Aufnahmeregelung‘ für die neue Gemeinschaft: offen, geschlossen oder verborgen. Sie sollten nicht verborgene Gemeinschaften nur erzeugen, wenn Sie wirklich sicher sind, dass Ihre Gemeinschaften auch für andere Benutzer
Ihres BSCW-Servers von Interesse sind. Nicht-verborgene Gemeinschaften erscheinen in der Liste ‚Andere Gemeinschaften‘ von jedem registrierten Benutzer Ihres BSCW-
Servers. In unserem Fall wählen wir die offene Gemeinschaft, weil wir andere Benutzer dazu bewegen wollen, unserer Gemeinschaft von Hobby-Astronomen beizutreten.
Die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft kann später von einem Gemeinschaftsmanager geändert werden. Wenn Sie also meinen, dass genug Mitglieder Ihrer Gemeinschaft beigetreten sind, können sie ihre Aufnahmeregelung zu ‚geschlossen‘ ändern.
Der neue Gemeinschaftsarbeitsbereich ‚Hobby-Astronomen‘ erscheint in Ihrem persönlichen
Arbeitsbereich (‚home folder‘). Normalerweise würden Sie jetzt eine Struktur mit entsprechendem Inhalt für den Arbeitsbereich erstellen. Anschließend könnten Sie entweder darauf warten, dass andere Benutzer Ihrer Gemeinschaft beitreten, oder direkt einige astronomieinteressierte Benutzer zu Ihrer Gemeinschaft einladen.
Klicken Sie auf das Icon
, das in der ‚Teilen‘-Spalte des Eintrags des Gemeinschaftsarbeitsbereichs erscheint, um sich die Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs anzeigen zu lassen. Dieses Icon zeigt ganz allgemein an, dass eine Gemeinschaft Mitglied eines Arbeitsbereichs ist.
Wählen Sie
Zugang Mitglied einladen im Aktionsmenü der Gemeinschaft.
Unmittelbar nach der Erzeugung hat die neue Gemeinschaft keine Mitglieder; auch Sie selbst als Erzeuger und Manager der Gemeinschaft werden nicht automatisch zum Mitglied der neuen Gemeinschaft gemacht, und der Gemeinschaftsarbeitsbereich wird nicht unter ‚Gemeinschaften von Ihr-Benutzername‘ aufgeführt, solange Sie kein Mitglied sind.
Wenn Sie schon einige Hobby-Astronomen kennen, die Benutzer Ihres BSCW-Servers sind, könnten Sie Ihre Gemeinschaft auch erzeugen, indem Sie mit diesen Gemeinschaftsmitgliedern, die Sie aus Ihrem Adressbuch auswählen, beginnen.
Gehen Sie zu Ihrem Adressbuch, indem Sie
Anzeigen Adressbuch im oberen Menü auswählen.
Wählen Sie diejenigen Benutzer aus, die Mitglieder Ihrer Gemeinschaft werden sollen, indem Sie die Auswahlkästchen vor den entsprechenden Benutzereinträgen ankreuzen, und klicken Sie auf
| zur Gemeinschaft | im Auswahlmenü für Mehrfachselektion.
Im Formular ‚Neue Gemeinschaft‘, das als nächstes erscheint, gehen Sie genauso vor wie oben beschrieben. Der einzige Unterschied ist, dass die neue Gemeinschaft nicht leer ist, sondern die aufgeführten Mitglieder von Anfang an hat. Der Gemeinschaftsarbeitsbereich, der zunächst leer ist, erscheint wiederum in Ihrem persönlichen
Arbeitsbereich.
Wenn Sie in Ihrem Adressbuch keine Einträge ausgewählt haben und auf
| zur Gemeinschaft | klicken, erzeugen Sie eine neue Gemeinschaft, die zunächst keine Mitglieder hat. Diese
146
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
Aktion ist äquivalent zu
Datei Neu Gemeinschaft im oberen Menü Ihres Adressbuchs (oder
Ihres persönlichen Arbeitsbereichs).
Als nächsten betrachten wir unseren Beispielfall „Schwarzes Brett“. Wir nehmen an, dass der
Arbeitsbereich mit den initialen Inhalten des Schwarzen Bretts der Abteilung schon existiert, und zwar mit Ihnen als Manager und einigen anderen Benutzern, die ebenfalls Input liefern sollen, als Mitglieder. Sie fügen nun diesem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzu, die alle
Mitglieder Ihrer Abteilung enthält (standardmäßig müssen Sie dafür ein Manager des Arbeitsbereichs sein, um dies tun zu können).
Wählen Sie
Zugang Gemeinschaft hinzufügen im Aktionsmenü des Arbeitsbereichs.
Die neue Gemeinschaft, die Mitglied des Arbeitsbereichs werden wird, trägt denselben
Namen wie der Arbeitsbereich. Der Gemeinschaftsname kann später unabhängig von dem Namen des Arbeitsbereichs geändert werden.
Im Formular ‚Gemeinschaft hinzufügen‘ wählen Sie die ‚Rolle der Gemeinschaftsmitglieder‘ aus, d.h. die Gemeinschaftsrolle, in der alle Gemeinschaftsmitglieder auf den
Gemeinschaftsarbeitsbereich zugreifen. In unserem Fall würden wir Eingeschränktes
Mitglied auswählen, weil wir den Gemeinschaftsmitgliedern lediglich Lesezugriff zugestehen wollen.
Als nächstes wählen Sie die ‚Aufnahmeregelung‘ für die neue Gemeinschaft: offen, geschlossen oder verborgen. In unserem Fall wählen wir die verborgene Gemeinschaft, weil wir die Existenz der Gemeinschaft nicht allen anderen Benutzern bekanntmachen wollen, sondern die Mitglieder der Gemeinschaft selbst einladen wollen.
Nachdem Sie die zunächst leere Gemeinschaft dem Arbeitsbereich hinzugefügt haben, ändert sich das Icon in der ‚Teilen‘-Spalte zu . Wenn Sie auf dieses Icon klicken, wird die Mitgliederliste des Arbeitsbereichs angezeigt, die nun auch die neu hinzugefügte Gemeinschaft enthält. Laden Sie die Mitglieder Ihrer Abteilung zu der Gemeinschaft ein, indem Sie
Zugang Mitglied einladen im Aktionsmenü der Gemeinschaft auswählen. Versuchen Sie dabei im Formular ‚Mitglied einladen‘, die Option ‚Nach BSCW-Benutzern suchen‘ mit dem
Abteilungsnamen als Suchkriterium zu benutzen.
In unserem letzten Beispielfall „Überfüllter Arbeitsbereich“ möchten Sie die vielen Mitglieder des Arbeitsbereichs in eine Gemeinschaft überführen, die dann als ganzes Mitglied des
Arbeitsbereichs wird, und dadurch die Server-Antwortzeiten bei Operationen im Arbeitsbereich wesentlich verbessern. Standardmäßig müssen Sie für diese Aktion Manager des
Arbeitsbereichs sein.
Klicken Sie auf das Icon in der ‚Teilen‘-Spalte des Arbeitsbereichseintrags, um sich seine Mitgliederseite anzeigen zu lassen.
Wählen Sie diejenigen Arbeitsbereichsmitglieder aus, die Mitglieder der Gemeinschaft werden sollen, indem Sie die Auswahlkästchen der entsprechenden Mitgliedereinträge ankreuzen. (Möglicherweise ist es schneller, alle Mitglieder durch Klicken von auszuwählen und dann Manager und Eigentümer wieder abzuwählen.) Klicken
Sie auf
| zur Gemeinschaft | im Auswahlmenü. Eigentümer des Arbeitsbereichs können auf diese Weise nicht zu Gemeinschaftsmitgliedern gemacht werden.
Im Formular ‚Gemeinschaft hinzufügen‘ verfahren Sie genauso, wie es oben für das
Hinzufügen einer Gemeinschaft zu einem Arbeitsbereich mit
Zugang Gemeinschaft hinzufügen beschrieben wurde. Der angebotene Standardwert für die Gemeinschaftsrolle ist diejenige Rolle, die die meisten Mitglieder in Bezug auf den Arbeitsbereich innehaben. Im üblichen Fall, dass alle Mitglieder des Arbeitsbereichs außer
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
147
dem Manager die Rolle Mitglied haben, bleiben die Zugriffsrechte unverändert, wenn diese Rolle als Gemeinschaftsrolle gewählt wird. Beachten Sie, dass die Zugriffsrechte von Gemeinschaftsmitgliedern geändert werden, wenn sie im Arbeitsbereich eine
Rolle haben, die von der Gemeinschaftsrolle verschieden ist. Als Aufnahmeregelung würden Sie in unserem Beispielfall die verborgene Gemeinschaft wählen, weil die Gemeinschaft nicht dem Zweck dient, andere Benutzer für die Gemeinschaft zu interessieren, sondern die Antwortzeit des Servers zu verbessern.
Wenn Sie überhaupt keine Mitglieder des Arbeitsbereichs ankreuzen, bevor Sie auf
| zur
Gemeinschaft | im Auswahlmenü klicken, hat das dieselbe Wirkung wie
Zugang Gemeinschaft hinzufügen im Aktionsmenü des Arbeitsbereichs.
7.3.3
Gemeinschaften verwalten
Gemeinschaften werden von den Gemeinschaftsmanagern, d.h. den Managern des assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereichs, verwaltet. Die grundlegenden Verwaltungsfunktionen sind:
Benutzer zu einer Gemeinschaft einladen,
eine Gemeinschaft umbenennen,
die Gemeinschaftsrolle ändern,
die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft ändern,
Mitglieder aus einer Gemeinschaft entfernen,
eine Gemeinschaft als Mitglied aus dem Gemeinschaftsarbeitsbereich entfernen, was auch die Gemeinschaft löscht.
Um auf eine Gemeinschaft zuzugreifen
klicken Sie auf das Icon in der ‚Teilen‘-Spalte des Gemeinschaftsarbeitsbereichs.
Dies zeigt die Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs einschließlich der Gemeinschaft.
Nun können Sie als Gemeinschaftsmanager andere Benutzer zu der Gemeinschaft einladen:
Wählen Sie
Zugang Mitglied einladen im Aktionsmenü der Gemeinschaft.
Wenn Sie Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs zu Mitgliedern der Gemeinschaft machen wollen,
wählen Sie diese Mitglieder aus, indem Sie die Auswahlkästchen vor den diesbezüglichen Einträgen ankreuzen und auf
| zur Gemeinschaft | im Auswahlmenü klicken.
Diese Aktion kann die Zugriffsrechte der betroffenen Mitglieder ändern, wenn sich ihre Rolle im Arbeitsbereich von der Gemeinschaftsrolle unterscheidet. Beachten Sie, dass Eigentümer des Arbeitsbereichs auf diese Weise nicht zu Gemeinschaftsmitgliedern gemacht werden können; sie müssen zusätzlich als Gemeinschaftsmitglieder eingeladen werden.
Die Info-Seite einer Gemeinschaft zeigt aus Gründen der Performanz ihre einzelnen Mitglieder nicht an. Auch ist eine Gemeinschaft standardmäßig nicht für ihre Mitglieder zugreifbar, d.h. die Gemeinschaftsmitglieder können die Gemeinschaft nicht öffnen, um sich die Liste der
Mitglieder anzusehen; dies ist den Managern und Mitgliedern des Gemeinschaftsarbeitsbereichs vorbehalten. Dieses Verhalten können Sie als Gemeinschaftsmanager ändern, indem
Sie die Mitgliedsrolle der Gemeinschaft so bearbeiten, dass die Aktion ‚Öffnen‘ erlaubt ist
(siehe 4.5.4 „Rollen definieren und ändern“ auf S. 71).
148
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
Wenn eine Gemeinschaft erzeugt wird, bekommt sie denselben Namen wie der assoziierte
Gemeinschaftsarbeitsbereich. Wenn Sie die Gemeinschaft im Ordner ‚Andere Gemeinschaften‘ unter einem anderen Namen ankündigen wollen, können Sie die Gemeinschaft unabhängig vom Gemeinschaftsarbeitsbereich umbenennen.
Wählen Sie
Ändern Name im Aktionsmenü der Gemeinschaft.
Die Gemeinschaftsrolle, d.h. die Rolle, in der die Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich zugreifen, kann geändert werden, indem Sie
Zugang Rolle zuweisen im Aktionsmenü der Gemeinschaft oder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs wählen und die Gemeinschaft in einer anderen Rolle einladen.
Beachten Sie, dass Gemeinschaften nicht Eigentümer des assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereichs werden können.
Sie können die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft ändern, indem Sie
Zugang Aufnahmeregelung im Aktionsmenü der Gemeinschaft wählen.
Sie können Mitglieder aus einer Gemeinschaft entfernen, indem Sie
zunächst auf den Eintrag der Gemeinschaft klicken, um sich die Liste ihrer Mitglieder anzeigen zu lassen, und dann
die zu entfernenden Gemeinschaftsmitglieder durch Ankreuzen ihrer Auswahlkästchen auswählen und auf
| entfernen | im Auswahlmenü klicken.
Sie können die ganze Gemeinschaft als Mitglied eines Arbeitsbereichs entfernen, indem Sie
Zugang Entfernen im Aktionsmenü der Gemeinschaft auswählen. Diese Aktion löscht auch die Gemeinschaft. Wenn die Gemeinschaft Mitglieder hat, werden Sie im
Formular ‚Mitglied entfernen‘ gefragt, ob Sie vor dem Löschen der Gemeinschaft alle
Mitglieder entfernen oder in die Mitgliedergruppe des assoziierten Arbeitsbereichs
übernehmen wollen. Letzteres macht die Gemeinschaftsmitglieder zu Mitgliedern dieses Arbeitsbereichs in der Gemeinschaftsrolle.
Beachten Sie, dass nicht nur die Manager eines Gemeinschaftsarbeitsbereichs die Gemeinschaft aus der Mitgliedergruppe des Arbeitsbereichs entfernen können, sondern auch die Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs in der Rolle Mitglied.
7.3.4
Gemeinschaften als gemeinsame Email-Verteiler
Gemeinschaften können auch als gemeinsam genutzte Email-Verteiler eingesetzt werden.
Standardmäßig kann nämlich jedes Mitglied an die ganze Gemeinschaft Emailnachrichten schicken. Natürlich können dies auch die Mitglieder des assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereichs tun.
So schicken Sie eine Emailnachricht an eine Gemeinschaft:
Gehen Sie zur Mitgliederseite des Gemeinschaftsarbeitsbereichs, indem Sie auf das
Icon in der ‚Teilen‘-Spalte des Arbeitsbereichseintrags klicken.
Wählen Sie
Versenden im Aktionsmenü der Gemeinschaft. Daraufhin wird das
Formular ‚Email versenden‘ angezeigt, in dem die Adresse der Gemeinschaft bereits im ‚An:‘-Feld eingetragen ist. Alternativ können Sie auch
| versenden | im Auswahlmenü benutzen.
Beachten Sie, dass die Aktion
| Email | des Auswahlmenüs nicht zum Versand von Emailnachrichten an Gemeinschaften benutzt werden kann. Diese Aktion verwendet nämlich die
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
149
Emailfunktion Ihres lokalen Web-Browsers, um die Nachricht an Ihren BSCW-Server zur weiteren Verteilung zu schicken. BSCW-Server können z.Zt. jedoch noch keine empfangenen
Emailnachrichten weiterverteilen.
Wenn Sie vorhaben, eine Gemeinschaft als gemeinsamen Email-Verteiler zu benutzen, sollte die Aufnahmeregelung einer verborgenen oder geschlossenen Gemeinschaft gewählt werden und die Gemeinschaftsrolle sollte nicht das Recht einschließen, Mitglieder einzuladen oder zu entfernen, so dass Sie selbst die Kontrolle über die Mitgliedschaft behalten. Als Gemeinschaftsrolle sollten sie z.B. Assoziiertes Mitglied wählen, aber nicht Mitglied (hat das Recht, die ganze Gemeinschaft zu löschen) oder Manager (hat das Recht, die Mitgliedschaft in der
Gemeinschaft zu verwalten).
7.3.5
Hierarchische Organisation von Gemeinschaften
Gemeinschaften können hierarchisch organisiert werden, indem man Gemeinschaften zu Mitgliedern anderer Gemeinschaften macht. Auf diese Weise kann die hierarchische Organisation eines Unternehmens auf BSCW-Gemeinschaften abgebildet werden. Mitglieder einer Untergemeinschaft können auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Obergemeinschaft zugreifen.
Die diesbezüglichen Gemeinschaftsarbeitsbereiche sind nicht notwendigerweise ineinander enthalten.
Als Beispiel nehmen wir den Fall des Schwarzen Bretts für eine große Abteilung, das wir
oben als Gemeinschaftsarbeitsbereich organisiert hatten. Die assoziierte Gemeinschaft hat als
Mitglieder alle Mitarbeiter der Abteilung. Wenn Sie als Gemeinschaftsmanager nun z.B. auch
Schwarze Bretter für die Unterabteilungen A, B und C einrichten möchten, die auch als Gemeinschaftsarbeitsbereiche implementiert werden sollen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zur Mitgliederseite der Abteilungsgemeinschaft, indem Sie erst auf das
Icon in der ‚Teilen‘-Spalte des Gemeinschaftsarbeitsbereichseintrags klicken, um sich die Mitglieder dieses Arbeitsbereichs anzusehen, und dann auf den Eintrag der
Gemeinschaft klicken.
Kreuzen Sie die Auswahlkästchen aller der Mitarbeiter an, die zur Unterabteilung A gehören, und klicken Sie auf
| zur Gemeinschaft | im Auswahlmenü, um die neue Gemeinschaft für die Unterabteilung A zu erzeugen.
Im Formular ‚Neue Gemeinschaft‘, das als nächstes erscheint, tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein (in unserem Fall ‚Schwarzes Brett von Unterabteilung A‘) und wählen die Gemeinschaftsrolle als auch die Aufnahmeregelung aus (in unserem
Fall Eingeschränktes Mitglied und Verborgene Gemeinschaft). Dies erzeugt auch den assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereich, der in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich mit Ihnen als Eigentümer und Manager erscheint. Wenn Sie das Schwarze Brett der
Unterabteilung nicht verwalten möchten, laden Sie jemanden aus der Unterabteilung
A als Manager in den neuen Gemeinschaftsarbeitsbereich ein.
Wiederholen Sie die obigen Schritte für die Unterabteilungen B und C. Jetzt zeigt die
Mitgliederseite des Schwarzen Bretts der Abteilung nicht mehr die Mitarbeiter der drei Unterabteilungen, sondern nur noch die drei Einträge der Unterabteilungsgemeinschaften.
Auf diese Weise haben Sie drei Untergemeinschaften der ursprünglichen Gemeinschaft erzeugt. Sie könnten nun die Untergemeinschaften weiter unterteilen, indem Sie genau wie oben beschrieben vorgehen. Beachten Sie, dass die Mitglieder von Untergemeinschaften auf den
Gemeinschaftsarbeitsbereich der Obergemeinschaft in der Gemeinschaftsrolle der Ober-
gemeinschaft zugreifen, d.h. die Gemeinschaftsrolle der Obergemeinschaft bestimmt, wie die
150
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
Mitglieder der Untergemeinschaften und weiter untergeordneten Untergemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der Obergemeinschaft zugreift – unabhängig von den Gemeinschaftsrollen in den Untergemeinschaften.
Anstatt eine existierende Gemeinschaft zu unterteilen, um eine hierarchische Organisation von Gemeinschaften zu bilden, können Sie auch von unten her vorgehen, indem Sie existierende Gemeinschaften vereinigen, so dass diese Gemeinschaften Untergemeinschaften der neuen vereinigten Gemeinschaft werden. Nehmen wir an, dass Sie schon drei Gemeinschaften
A, B und C für die drei Unterabteilungen erzeugt haben und nun eine Abteilungsgemeinschaft mit diesen drei Gemeinschaften als Mitgliedern erzeugen wollen, so dass alle Mitglieder der existierenden Gemeinschaften auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich der neuen Abteilungsgemeinschaft zugreifen können.
Öffnen Sie Ihr Adressbuch, indem Sie
Anzeigen Adressbuch im oberen Menü auswählen. Dort finden Sie Einträge für die drei Gemeinschaften A, B und C. Wenn Sie nämlich eine Gemeinschaft erzeugen, wird automatisch ein diesbezüglicher Eintrag in
Ihrem Adressbuch erzeugt.
Kreuzen Sie die Auswahlkästchen der drei Gemeinschaftseinträge an und wählen Sie
| zur Gemeinschaft | im Auswahlmenü, um die neue Abteilungsgemeinschaft mit den drei Gemeinschaften als Mitgliedern zu erzeugen.
Im Formular ‚Neue Gemeinschaft‘, das als nächstes erscheint, tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein (in unserem Fall ‚Schwarzes Brett von Abteilung D‘) und wählen die Gemeinschaftsrolle als auch die Aufnahmeregelung aus (in unserem Fall
Eingeschränktes Mitglied und Verborgene Gemeinschaft). Dies erzeugt auch den assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereich, der in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich mit
Ihnen als Eigentümer und Manager erscheint.
Alternativ könnten Sie auch erst die Abteilungsgemeinschaft erzeugen und dann die drei Gemeinschaften A, B und C als Untergemeinschaften einladen:
Erzeugen Sie die Abteilungsgemeinschaft D zusammen mit ihrem Gemeinschaftsarbeitsbereich in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich durch Auswahl von
Datei Neu
Gemeinschaft im oberen Menü. Die neue Gemeinschaft hat zunächst keine Mitglieder.
Klicken Sie auf das Icon in der ‚Teilen‘-Spalte des Eintrags des Gemeinschaftsarbeitsbereichs D, um auf die Mitgliederseite dieses Arbeitsbereichs zuzugreifen, die als einziges Mitglied die Gemeinschaft D anzeigt.
Wählen Sie
Zugang Mitglied einladen im Aktionsmenü der Gemeinschaft D und laden Sie die drei Gemeinschaften A, B und C ein, wobei Sie im Formular ‚Mitglied
einladen‘ die Option ‚Aus meinem Adressbuch auswählen‘ benutzen.
Hinweis: Aus dem Umstand, dass eine Gemeinschaft Y Mitglied einer Gemeinschaft X ist, d.h. eine Untergemeinschaft von X ist, folgt keine Enthaltenseins-Relation zwischen den assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereichen X und Y. Die Mitglieder der Gemeinschaft Y können auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich X zugreifen, aber Gemeinschaftsarbeitsbereich X wird nicht automatisch ein Teil vom Gemeinschaftsarbeitsbereich Y. Dies ist anders als die schein-
bar ähnlichen Beziehungen zwischen Arbeitsbereichen und ihren Mitgliedergruppen: wenn
die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs Y in die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs
X eingeladen wird, dann wird Arbeitsbereich X automatisch zum Bestandteil von Arbeitsbereich Y gemacht, d.h. X ist in Y enthalten.
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
151
7.3.6
Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt
Im vorigen Abschnitt haben wir gesehen, dass Gemeinschaften als Mitglieder in andere Ge-
meinschaften eingeladen werden können und dadurch zu Untergemeinschaften dieser Ge-
meinschaften werden. In 4.4.3 „Mitgliedergruppen“ auf S. 64 wird beschrieben, wie die ganze
Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs als Mitglied in einen anderen Arbeitsbereich eingeladen werden kann. Als Mechanismus für diese Aktionen dient das Adressbuch, das Einträge für Gemeinschaften und Mitgliedergruppen enthalten kann, die dann ihrerseits im Formular
‚Mitglied einladen‘ mithilfe der Option ‚Aus meinem Adressbuch auswählen‘ ausgewählt
werden können (siehe auch 4.4.1.2 „Mitgliedschaft verwalten“ auf S. 62). Sie können Ihrem
Adressbuch Gemeinschaften hinzufügen, wenn immer Gemeinschaften in einer Übersicht auftauchen (in ‚Andere Gemeinschaften‘ oder auf den Mitgliederseiten eines Arbeitsbereichs mit einer Gemeinschaft als Mitglied): kreuzen Sie die Auswahlkästchen der Gemeinschaftseinträge an und wählen Sie
| ins Adressbuch | im Auswahlmenü. Beachten Sie, dass Gemeinschaften, die Sie selbst erzeugt haben, automatisch in Ihr Adressbuch eingetragen werden.
Wir können nun fragen, ob es möglich ist, Gemeinschaften in Mitgliedergruppen von Arbeitsbereichen und umgekehrt Mitgliedergruppen in Gemeinschaften einzuladen. Die Antwort auf diese Frage ist ganz allgemein ja, aber die Auswirkungen dieser Aktionen sind nicht das, was man auf den ersten Blick erwarten würde.
7.3.6.1 Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen
Wenn Sie eine Gemeinschaft X in einen Arbeitsbereich Y einladen, könnten Sie erwarten, dass Gemeinschaft X einfach Mitglied des Arbeitsbereich Y wird. Aber das ist nicht der Fall, weil sonst Gemeinschaft X Mitglied in zwei Arbeitsbereichen wäre: in Y und in ihrem eigenen Gemeinschaftsarbeitsbereich. Stattdessen laden Sie, wenn Sie eine Gemeinschaft X in einen Arbeitsbereich Y einladen, tatsächlich die Mitgliedergruppe des Gemeinschaftsarbeits-
bereichs X ein. Gemeinschaft X wird kein Mitglied von Arbeitsbereich Y, sondern die Mitgliedergruppe des Gemeinschaftsarbeitsbereichs X, der die Gemeinschaft X enthält. Daraus folgt, dass Arbeitsbereich Y Teil des Gemeinschaftsarbeitsbereich X wird, also in diesem enthalten ist. Wenn die Gemeinschaftsrolle von X Eingeschränktes Mitglied oder Anonymes Mit-
glied ist, können alle Gemeinschaftsmitglieder nur in der Rolle Anonymes Mitglied auf den
Arbeitsbereich Y zugreifen – unabhängig davon, in welcher Rolle die Gemeinschaft X eingeladen wurde. Ansonsten können die Gemeinschaftsmitglieder auf den Arbeitsbereich Y in
der Rolle zugreifen, in der die Gemeinschaft eingeladen wurde (siehe auch 4.4.3
„Mitgliedergruppen“ auf S. 64).
Wenn Sie folglich eine Gemeinschaft X in einen Gemeinschaftsarbeitsbereich Y einladen, wird die Mitgliedergruppe des Gemeinschaftsarbeitsbereichs X Mitglied von Gemeinschaftsarbeitsbereich Y, und Gemeinschaftsarbeitsbereich Y wird Unterordner von Gemeinschaftsarbeitsbereich X. So können Sie auf einfache Weise eine hierarchische Organisation existierender Gemeinschaftarbeitsbereiche erzeugen. Beachten Sie, dass die entsprechenden Gemeinschaften keine ähnlichen Beziehungen untereinander haben: keine ist eine Untergemeinschaft einer anderen.
Denken Sie daran, dass es einen Unterschied bedeutet, ob man eine Gemeinschaft zu einem
Arbeitsbereich einlädt oder ob man einem Arbeitsbereich eine Gemeinschaft hinzufügt – entweder direkt unter Benutzung von
Zugang Gemeinschaft hinzufügen oder implizit über
| zur Gemeinschaft |
, wie es oben beschrieben wurde. Das Hinzufügen ist nur für einen Mana-
ger des Arbeitsbereichs möglich, wenn der Arbeitsbereich noch keine Gemeinschaft als Mitglied hat, während für das Einladen von Gemeinschaften keine solchen Beschränkungen bestehen.
152
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
7.3.6.2 Mitgliedergruppen in Gemeinschaften einladen
Die Auswirkung einer Einladung der Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X in eine Gemeinschaft Y ist noch unerwarteter als bei der Einladung von Gemeinschaften in Mitgliedergruppen. Wir müssen hier zwei Fälle unterscheiden:
Arbeitsbereich X ist ein Gemeinschaftsarbeitsbereich, d.h. er hat Gemeinschaft X als
Mitglied.
Arbeitsbereich X ist kein Gemeinschaftsarbeitsbereich.
Fall 1: Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Gemeinschaftsarbeitsbereichs X in eine Gemeinschaft Y einladen, wird die Gemeinschaft X (und nicht die Mitgliedergruppe) Mitglied der Gemeinschaft Y, d.h. sie wird eine Untergemeinschaft von Y. Mitglieder der Gemeinschaft X können auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich Y in der Gemeinschaftsrolle von Y zugreifen, während andere Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs X auch Mitglieder der
Gemeinschaft X werden müssen, um auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich Y zugreifen zu können. Denn durch diese Aktion wird Gemeinschaftsarbeitsbereich Y kein Teilbereich von
X, wiewohl Gemeinschaft X eine Untergemeinschaft von Y ist.
Fall 2: Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X, der noch keine Gemeinschaft als Mitglied hat, in eine Gemeinschaft Y einladen, wird eine verborgene Gemeinschaft mit der Gemeinschaftsrolle Mitglied zu X hinzugefügt, alle Mitglieder von X mit dieser Rolle werden als Mitglieder in die neue Gemeinschaft X überführt und die neue Gemeinschaft wird
Mitglied von Gemeinschaft Y. Infolgedessen können alle Mitglieder von Arbeitsbereich X in der Rolle Mitglied nach dieser Aktion auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich Y als Mitglieder von Gemeinschaft X zugreifen, andere Mitglieder können dies nicht, es sei denn, sie sind auch Mitglied von Y. Wieder wird der Gemeinschaftsarbeitsbereich Y durch diese Aktion kein Teilbereich von X.
Die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs kann nicht direktes Mitglied einer Gemeinschaft werden, weil die potentiell verschiedenen Rollen, die die Mitglieder einer Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs innehaben, das Konzept der Gemeinschaft als einer Gruppe von vielen
Mitgliedern mit derselben Rolle verletzen würde. Statt also das Einladen von Mitgliedergruppen in Gemeinschaften komplett zu verbieten, ist die nächstbeste Lösung, statt der Mitgliedergruppe die Gemeinschaft des Arbeitsbereichs einzuladen oder, wenn der Arbeitsbereich noch keine Gemeinschaft haben sollte, ihm eine solche mit allen Mitgliedern in der
Standardrolle Mitglied hinzuzufügen und diese einzuladen.
Beachten Sie, dass dasselbe Verfahren angewandt wird, wenn eine Gemeinschaft mit Mitgliedergruppen als initialen Mitgliedern erzeugt wird: nicht die Mitgliedergruppen werden
Mitglieder, sondern die Gemeinschaften ihrer Arbeitsbereiche, die gegebenenfalls den
Arbeitsbereichen erst hinzugefügt werden, sollten sie noch keine Gemeinschaften haben.
Dieser letztere Mechanismus unterstützt die Überführung einer hierarchischen Organisation von Mitgliedergruppen in dieselbe Organisation mit Gemeinschaften, was besonders nützlich ist, wenn die Mitgliedergruppen zu groß geworden sind. Als Beispiel benutzen wir wieder
Abteilung D von oben mit ihren drei Unterabteilungen A, B und C, die ihrerseits wieder aus
untergeordneten Organisationseinheiten bestehen. Wenn Sie diese hierarchische Organisation auf BSCW-Arbeitsbereiche und ihre assoziierten Mitgliedergruppen abbilden wollen, könnten
Sie wie folgt vorgehen:
Erzeugen Sie Arbeitsbereiche für die Abteilung, die Unterabteilungen, und die untergeordneten Einheiten.
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
153
Laden Sie die Benutzer, die zu den untergeordneten Einheiten gehören, in die entsprechenden Arbeitsbereiche ein, und fügen Sie die Mitgliedergruppen dieser Arbeitsbereiche Ihrem Adressbuch hinzu.
Laden Sie die Mitgliedergruppen der untergeordneten Einheiten zu den Arbeitsbereichen der Unterabteilungen ein und schließlich die Mitgliedergruppen der Unterabteilungen zum Arbeitsbereich der Abteilung.
Dieses Vorgehen resultiert in einer hierarchischen Organisation der Mitgliedergruppen: Mitgliedergruppen einer unteren Ebene in der Hierarchie sind Mitglieder von Mitgliedergruppen der nächsthöheren Ebene. Für die diesbezüglichen Arbeitsbereiche gilt die umgekehrte Beziehung: ein Arbeitsbereich eine oberen Ebene in der Hierarchie ist in Arbeitsbereichen der nächstniedrigeren Ebene enthalten. Auf diese Weise hat ein Mitglied eines Arbeitsbereichs unten in der Hierarchie Zugriff auf alle Arbeitsbereiche höher in der Hierarchie, die auf dem
Pfad liegen, der von seinem Arbeitsbereich zur Spitze der Hierarchie führt. Nehmen Sie als
Beispiel Einheit X, die zu Unterabteilung A gehört: ein Mitglied von X hat auch Zugriff auf die Arbeitsbereiche A und D, weil D in A enthalten ist, was wiederum in X enthalten ist.
Wenn Ihre Mitgliedergruppen zu groß und infolgedessen die Antwortzeiten zu lang geworden sind, würden Sie Ihre existierende Organisation gerne von Mitgliedergruppen auf Gemeinschaften umstellen, um eine bessere Performanz zu erzielen. Dies ist relativ einfach, wenn Sie beim Aufbau der Organisation wie üblich allen normalen Mitgliedern Ihrer Arbeitsbereiche die Standardrolle Mitglied zugewiesen haben. Sie sollten folgendermaßen vorgehen:
Fügen Sie dem Arbeitsbereich der Abteilung D eine verborgene Gemeinschaft hinzu, indem Sie
Zugang Gemeinschaft hinzufügen im Aktionsmenü des Arbeitsbereichs verwenden. Als Gemeinschaftsrolle wählen Sie Mitglied. Die neue Gemeinschaft ist zunächst leer.
Gehen Sie auf die Mitgliederseite von D, indem Sie auf das Icon in der ‚Teilen‘-
Spalte des Arbeitsbereicheintrags von D klicken. Die Mitgliederseite zeigt die Einträge der neuen Gemeinschaft D und der Gruppen der drei Unterabteilungen ‚Mitglieder von A‘, ‚Mitglieder von B‘ und ‚Mitglieder von C‘ (und zusätzlich noch Ihren eigenen Eintrag als Manager und etwaige andere Funktionsträger).
Laden Sie die drei Mitgliedergruppen ein, indem Sie ihre Auswahlkästchen ankreuzen und auf
| zur Gemeinschaft | im Auswahlmenü klicken. So erzeugen Sie drei Gemeinschaften A, B und C mit den Mitgliedern der Arbeitsbereiche A, B und C in der Rolle
Mitglied. Diese Gemeinschaften werden Mitglieder von Gemeinschaft D.
Die untergeordneten Organisationseinheiten werden automatisch auf Gemeinschaften umgestellt, da ihre Mitgliedergruppen rekursiv die initialen Mitglieder von Gemeinschaften stellen, die bei dem Prozess nach und nach erzeugt werden. Nehmen Sie als
Beispiel zwei Einheiten X und Y, die zur Unterabteilung A gehören. Wenn die Gemeinschaft A erzeugt wird, sind ihre initialen Mitglieder die Mitgliedergruppen von X und Y. Folglich werden den Arbeitsbereichen X und Y Gemeinschaften mit den Mitgliedern von X und Y in der Rolle Mitglied hinzugefügt, die ihrerseits dann Mitglieder von Gemeinschaft A werden.
Anstatt diesen Prozess damit zu beginnen, dem Arbeitsbereich D eine leere Gemeinschaft hinzuzufügen, in die dann die Mitgliedergruppen der Unterabteilungen eingeladen werden, können Sie gleich auf die Mitgliederseite von D gehen und die Gemeinschaft D mit den initialen
Mitgliedern ‚Mitglieder von A‘, ‚Mitglieder von B‘ und ‚Mitglieder von C‘ erzeugen, indem
Sie ihre Auswahlkästchen ankreuzen und
| zur Gemeinschaft | im Auswahlmenü auswählen.
Auf diese Weise ist die Umstellung einer standardmäßigen hierarchischen Organisation von
154
Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
BSCW 4.4 Handbuch
Mitgliedergruppen auf Gemeinschaften in einem einzigen Schritt möglich. Natürlich können
Sie die Gemeinschaftsrollen und Aufnahmeregelungen einiger Gemeinschaften hinterher noch feiner einstellen und auch Arbeitsbereichsmitglieder, die andere Rollen als Mitglied haben, manuell in die entsprechenden Gemeinschaften aufnehmen (vgl. auch den folgenden Hinweis).
Hinweis: Die Umstellung einer hierarchischen Organisation von Mitgliedergruppen und ihrer
Arbeitsbereiche auf Gemeinschaften, wie sie oben beschrieben wurde, lässt die betroffenen
Arbeitsbereiche ihre ursprünglichen Enthaltenseins-Relationen verlieren; der Zugriff auf die
Arbeitsbereiche, die höher in der Hierarchie angesiedelt sind, wird durch die hierarchische
Organisation der entsprechenden Gemeinschaften ermöglicht und nicht dadurch, dass die
Arbeitsbereiche ineinander enthalten sind. Dies hat zur Konsequenz, dass alle Arbeitsbereichsmitglieder in anderen Rollen als Mitglied den Zugriff auf Arbeitsbereiche in höheren hierarchischen Ebenen verlieren, weil sie nicht automatisch zu Mitgliedern ihrer jeweiligen assoziierten Gemeinschaft gemacht werden.
BSCW 4.4 Handbuch Kalender, Umfragen und Gemeinschaften
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8 Workflow-Management
Workflow-Management wird in BSCW in den folgenden Bereichen unterstützt:
Zeitplanung in Projekten,
Laufmappen,
Aufträge und benutzerdefinierter Workflow.
Die Unterstützung von Workflow-Management muss von Ihrem BSCW-Administrator für
Ihren Server aktiviert werden, um die jeweilige Funktionalität nutzen zu können.
Hinweis: Zeitplanung in Projekten ist nur im Rahmen einer professionellen BSCW-Lizenz verfügbar. OrbiTeam bietet eine Erweiterung von kostenlosen Ausbildungslizenzen auf die volle Funktionalität der professionellen Lizenz an. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an [email protected].
8.1 Zeitplanung in Projekten
Für die Unterstützung des zeitlichen Ablaufs von Projekten gibt es in BSCW den Projektordner. Mit einem Projektordner plant eine Projektgruppe den zeitlichen Ablauf eines Projekts, das in Arbeitsabschnitte, die sogenannten Gewerke, unterteilt wird, für die jeweils ein
Projektmitglied verantwortlich ist. Die Start- und Endtermine der einzelnen Gewerke werden in einem Balkendiagramm grafisch dargestellt, das auch die die zeitlichen Zusammenhänge und Abhängigkeiten der Gewerke visualisiert.
Die Leistungsmerkmale des Projektordners umfassen die folgenden:
Projekttermine können während des Projektablaufs verändert werden (Vorschlag für ein Gewerk durch das verantwortliche Projektmitglied, Entscheidung durch den Projektmanager).
Kausale Abhängigkeiten zwischen Gewerken können durch den Projektmanager neu festgelegt oder aufgehoben werden.
Terminverschiebungen, die sich durch Abhängigkeiten zwischen Gewerken ergeben, werden angezeigt.
Gewerke werden auch in der persönlichen Auftragsliste des verantwortlichen Projektmitglieds abgelegt.
8.1.1
Projektordner
Sie erzeugen einen neuen Projektordner wie folgt:
BSCW 4.4 Handbuch Workflow-Management
157
Wählen Sie
Datei Neu Projekt im oberen Menü eines Ordners, in dem Sie die Managerrolle innehaben. Im Formular ‚Neues Projekt‘ tragen Sie den Namen und eine optionale Beschreibung des neuen Projekts ein.
Nachdem Sie einen neuen Projektordner angelegt haben, können Sie die weiteren Projekt-
mitglieder einladen, womit Sie den Projektordner zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich
machen.
Im nächsten Schritt definieren Sie als Manager des Projektordners die einzelnen Gewerke des
Projekts. Zu diesem Zweck gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie
Datei Neu Gewerk im oberen Menü des Projektordners.
Im Formular ‚Neues Gewerk‘ tragen Sie den Namen und eine optionale Beschreibung des Gewerks ein. Den verantwortlichen Eigentümer wählen Sie aus der Liste aller
Mitglieder des Projektordners aus. Außerdem müssen Sie noch den Start- und Endtermin für das neue Gewerk festlegen.
Diesen Schritt wiederholen Sie so oft, wie Sie Gewerke für das Projekt definieren wollen. Die
Gewerke werden auch in die persönliche Auftragsliste des verantwortlichen Projektmitglieds
eingetragen. Neben den Gewerken können Sie natürlich auch andere Objekte im Projektordner anlegen (Dokumente, Diskussionen, Unterordner, usw.).
In jedem Projektordner befindet sich automatisch ein Balkendiagramm, ein spezielles Objekt, das den zeitlichen Ablauf des gesamten Projekts und der einzelnen Gewerke abbildet und das auch der Verwaltung der Projekttermine dient.
Klicken Sie auf das Balkendiagramm-Objekt, um sich den zeitlichen Projektablauf anzeigen zu lassen.
Die Termine, die Sie als Manager des Projektordners für die einzelnen Gewerke zunächst eingetragen haben, gelten als von Ihnen vorgeschlagen, noch nicht als vereinbart. Die für die einzelnen Gewerke verantwortlichen Projektmitglieder können andere Terminvorschläge machen. Zustimmung zu Terminvorschlägen kann nur der Projektmanager im Balkendia-
8.1.2
Balkendiagramm
Das Balkendiagramm hat im wesentlichen zwei Funktionen. Einmal stellt es den zeitlichen
Ablauf der einzelnen Arbeitsabschnitte für alle Projekt-Mitglieder dar und zum anderen ermöglicht es dem Projektmanager (d.h. dem Manager des Projektordners), die Termine der einzelnen Gewerke zu verwalten.
Balkendiagrammdarstellung der Gewerke
Der zeitliche Ablauf eines Gewerks wird durch einen Balken dargestellt. Jedem Gewerk ist eine Zeile mit einem farbigen Balken zugeordnet. Gewerke mit Terminen, denen der Projektmanager noch nie zugestimmt hat (also Gewerke direkt nach der Definition), werden durch einen dünnen, hellen Balken dargestellt, während Gewerke mit vereinbarten Terminen, d.h.
Terminen, denen der Projektmanager zugestimmt hat, durch einen fetten, dunklen Balken dargestellt werden. Änderungsvorschläge für ein Gewerk mit vereinbarten Terminen werden durch einen dünnen, hellen Balken innerhalb des fetten Balkens angezeigt. Verschiebungen eines Gewerks, die durch die Abhängigkeit eines Gewerks von einem anderen entstehen, werden ebenfalls durch einen dünnen Balken angezeigt. Zusätzlich wird der Verursacher einer
Verspätung blau markiert.
158
Workflow-Management
BSCW 4.4 Handbuch
Während das Balkendiagramm den Projektmitgliedern lediglich zur Visualisierung der Gewerktermine (vereinbarte Terminen, Änderungsvorschläge, Verschiebungen durch Abhängigkeiten) dient, werden dem Projektmanager hier zusätzlich eine Reihe von Verwaltungsfunktionen zur Verfügung gestellt.
Abhängigkeiten zwischen Gewerken
Als Projektmanager können Sie Abhängigkeiten zwischen Gewerken definieren, d.h. Sie können festlegen, dass ein Gewerk erst dann beginnen kann, wenn ein anderes beendet ist. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie
Datei Abhängigkeiten im oberen Menü des Balkendiagramms.
Im Formular ‚Abhängigkeiten‘ werden die bestehenden Abhängigkeiten für jedes Gewerk angezeigt. Eine neue Abhängigkeit definieren Sie für ein Gewerk, indem Sie ein anderes Gewerk auswählen und auf [Hinzufügen] klicken. Bestehende Abhängigkeiten können durch Anklicken von gelöscht werden.
Beachten Sie, dass die Festlegung von Abhängigkeiten zu Veränderungen bereits vereinbarter
Termine abhängiger Gewerke führen kann. Dem müssen Sie als Projektmanager explizit zustimmen.
Zustimmung zu Terminänderungen
Neben Terminänderungen, die durch die Definition von Abhängigkeiten zustande kommen, können auch die verantwortlichen Eigentümer von Gewerken von sich aus Terminänderungen
vorschlagen (siehe den nächsten Abschnitt), über die Sie als Projektmanager entscheiden.
Wählen Sie
Datei Terminen zustimmen
, um sich eine Gegenüberstellung der vereinbarten Termine und der Änderungsvorschläge anzeigen zu lassen. Terminverschiebungen abhängiger Gewerke werden kursiv angezeigt, und das verursachende Gewerk einer
Verschiebung ist mit einem Sternchen (*) markiert.
Als Projektmanager können Sie den vorgeschlagenen oder verschobenen o
[Terminen zustimmen], sie o
[Ablehnen] oder o erneut das [Gewerk ändern].
Sie können auch [Allen Änderungen zustimmen].
Bei entsprechender Einstellung werden die Projektmitglieder über diese Aktionen per Email unterrichtet.
Wenn die entsprechende Option für Ihren BSCW-Server konfiguriert ist, können die Eigentümer von Gewerken die Zustimmung zu Terminänderungen noch bestätigen.
Versionen
Jede Zustimmung zu einer Terminänderung durch den Projektmanager führt zur Archivierung der vorherigen Version in einer Projekthistorie.
Wählen Sie
Datei Versionen im oberen Menü des Balkendiagramms, um sich eine
Tabelle aller archivierten Versionen anzeigen zu lassen. Durch Anklicken des entsprechenden Balkendiagramm-Icons sehen Sie das Balkendiagramm der jeweiligen Projektversion.
Sie können Projektversionen auch löschen, wenn dies für Ihren BSCW-Server konfiguriert ist:
BSCW 4.4 Handbuch Workflow-Management
159
Wählen Sie
Datei Versionen löschen im oberen Menü des Balkendiagramms, um sich eine Tabelle aller alten Projektversionen anzeigen zu lassen. Kreuzen Sie diejenigen
Projektversionen an, die Sie löschen wollen, und bestätigen Sie mit [OK].
Einstellungen
Der Projektmanager kann einige Einstellungen vornehmen, die die Balkendiagrammdarstellung und die Emailbenachrichtigung über Terminaktionen betreffen:
Wählen Sie
Datei Einstellungen Vorschau
, um die Vorschauperiode zu ändern. Die
Vorschauperiode bestimmt den Zeitraum in der Zukunft, für den die Balkendiagramme für Projektmitglieder angezeigt werden. Die Vorschauperiode wird in der Balkendiagrammansicht für den Projektmanager durch einen etwas dunkleren Hintergrund angezeigt.
Wählen Sie
Datei Einstellungen Spaltenbreite
, um die Darstellungsbreite von Textspalten und Balken festzusetzen.
Wählen Sie
Datei Einstellungen Meldungen
, um die Benachrichtigung der Projektmitglieder über Zustimmung, Ablehnung oder Änderungen bei Terminen von Gewerken durch den Projektmanager zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.
8.1.3
Gewerke
Ein Projekt besteht aus Gewerken, die durch einen speziellen Gewerkordner repräsentiert werden, dessen Eigentümer und Manager dasjenige Projektmitglied ist, das für dieses Gewerk verantwortlich ist. Der Gewerkordner bietet alle Funktionen eines normalen BSCW-Ordners.
Zusätzlich kann der Gewerkmanager dem Projektleiter Terminänderungen vorschlagen.
Wählen Sie
Datei Gewerk ändern im oberen Menü eines Gewerkordners, um eine Terminänderung vorzuschlagen.
Im Formular ‚Gewerk ändern‘ werden die aktuell vereinbarten Termine und bereits existierende Änderungsvorschläge anzeigt. Verschiebungen, die durch vorgeschlagene
Terminänderungen bei Gewerken verursacht werden, von denen dieses Gewerk abhängig ist, werden kursiv dargestellt.
Tragen Sie die veränderten Termine, die Sie vorschlagen möchten, in die entsprechenden Felder ein und bestätigen Sie mit [OK].
Die Gewerkordner, für die ein Projektmitglied verantwortlich ist, werden auch in die persön-
liche Auftragsliste des betreffenden Projektmitglieds eingetragen.
8.2 Laufmappen
Laufmappen sind Ordner mit besonderer Funktionalität: Mit einer Laufmappe können Sie einen Geschäftsprozess nachbilden, bei dem Dokumente einem bestimmten Bearbeitungsablauf folgen und von einem Benutzer zum nächsten Benutzer zur Bearbeitung weitergereicht werden. Jeder Laufmappe ist eine Liste von Aufgaben zugeordnet, die von den dafür vorgesehenen Benutzern in der angegebenen Reihenfolge erledigt werden sollen. Laufmappen können
Objekte aller möglichen Typen enthalten, also z.B. andere Ordner, Dokumente oder Diskussionsforen.
Eine Laufmappe folgt ihrem Bearbeitungsablauf, indem sie weitergeleitet wird. Der Laufmappenordner und damit die Dokumente oder anderen Objekte, die darin enthalten sind, werden an die Benutzer in der Aufgabenliste der Reihe nach weitergeleitet. Der Bearbeitungsablauf
160
Workflow-Management
BSCW 4.4 Handbuch
der Laufmappe kann – je nachdem, wie er definiert ist – nach Bearbeitung einer Aufgabe auch an eine von mehreren Stationen verzweigen und dadurch dem bearbeitenden Benutzer die
Wahl lassen, an welchen Benutzer die Laufmappe als nächstes weitergeleitet werden soll.
Eine Laufmappe ist auch nach einer Weiterleitung für ihre Mitglieder – Laufmappenordner sind ja auch Arbeitsbereiche, die mehrere Mitglieder haben können – sichtbar und zugänglich.
Unabhängig von der aktuellen Bearbeitungsstation können sich die Mitglieder der Laufmappe
über deren Status informieren und Inhalt als auch Aufgabenliste ändern.
8.2.1
Laufmappen erzeugen und starten
Um eine neue Laufmappe zu erzeugen, verfahren Sie wie folgt:
Wählen Sie
Datei Neu Laufmappe im oberen Menü. Geben Sie den Namen der neuen Laufmappe ein und drücken Sie [OK], um die neue Laufmappe zu erzeugen.
Als nächstes wird Ihnen das Formular ‚Neue Aufgabe - Laufmappe bearbeiten‘ angezeigt, wo Sie die erste Aufgabe Ihrer neuen Laufmappe angeben können.
Geben Sie den Namen der ersten Aufgabe und eine optionale Beschreibung an. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die die Aufgabe verantwortlich bearbeiten sollen. Schließlich erzeugen Sie die erste Aufgabe, indem Sie [OK] drücken. Die verantwortlichen Bearbeiter einer Aufgabe können direkt eingegeben, aus dem Adressbuch ausgewählt oder durch Suche nach BSCW-Benutzern bestimmt werden.
Das Formular ‚Laufmappe bearbeiten‘, das Ihnen als nächstes angezeigt wird, zeigt die aktuelle Aufgabenliste, die in diesem Fall nur aus der ersten Aufgabe besteht.
Fahren Sie fort, mit [Neue Aufgabe hinzufügen] neue Aufgaben zu definieren, bis Ihre
Aufgabenliste fertig ist. Dabei werden die neuen Aufgaben an das Ende der Aufgabenliste angefügt.
Bei der Definition der weiteren Aufgaben bestimmen Sie im Formularabschnitt
‚Weiterleiten an:‘ die nächste Station im Laufmappen-Ablauf. Standardeinstellung ist, dass die Laufmappe an die Bearbeiter der nächsten Aufgabe in der Aufgabenliste weitergeleitet wird. Alternativ können Sie erlauben, dass die Laufmappe auch an eine andere oder eine von mehreren anderen Stationen weitergeleitet werden kann.
Wählen Sie [Zurück], wenn Sie mit der Eingabe der Aufgabenliste Ihrer neuen Laufmappe fertig sind.
Sie können die Liste der Aufgaben einer Laufmappe jederzeit wieder überarbeiten und ändern
(siehe 8.2.3 „Laufmappen bearbeiten“ auf S. 162).
Fügen Sie nun dem Laufmappenordner etwaige Dokumente oder andere Objekte, die für die
Laufmappe wichtig sind, hinzu und starten Sie die Abarbeitung der Aufgaben wie folgt:
Wählen Sie
Weiterleiten im Aktionsmenü der Laufmappe. Im Formular ‚Lauf-
mappe weiterleiten‘ können Sie einen zusätzlichen Vermerk anbringen. Eine Emailbenachrichtigung des Laufmappenmanagers (wahrscheinlich Sie selbst) und anderer verantwortlicher Bearbeiter für das Starten der Laufmappe (also etwaiger anderer Mitglieder des Laufmappenordners), die Sie veranlassen können, macht in diesem speziellen Fall wenig Sinn. Sie können aber bestimmen, ob der oder die nächsten Bearbeiter der ersten Aufgabe zusätzlich durch eine Emailnachricht von der neuen Aufgabe benachrichtigt werden sollen. Bestätigen Sie mit [OK].
Durch diese Aktion wird die Laufmappe in die persönliche Auftragsliste des oder der verant-
wortlichen Bearbeiter der ersten Aufgabe eingetragen, und die Abarbeitung der Laufmappe kann beginnen.
BSCW 4.4 Handbuch Workflow-Management
161
Sie können Laufmappen auch einschließlich der Aufgabenliste kopieren. Der Zustand der Abarbeitung der Aufgabenliste wird dabei nicht kopiert: der Zustand einer kopierten Laufmappe ist derjenige vor dem ersten Start. Dies betrifft nur die Aufgabenliste, der Inhalt der Laufmappe wird in seinem aktuellen Zustand kopiert!
8.2.2
Laufmappen weiterleiten
Durch die Weiterleitung der Laufmappe wird die aktuelle Aufgabe für erledigt erklärt. Die
Laufmappe verschwindet aus der persönlichen Auftragsliste des oder der verantwortlichen
Bearbeiter dieser Aufgabe und erscheint in der persönlichen Auftragsliste des oder der
Benutzer, die für die nächste Aufgabe verantwortlich sind. Wenn alle Aufgaben erledigt sind, es also keine nächste Aufgabe mehr gibt, ist die Laufmappe beendet. Durch Weiterleitung einer beendeten Laufmappe durch ein Mitglied der Laufmappe kann sie erneut mit der ersten
Aufgabe gestartet werden.
Vor einer Weiterleitung sollten Sie als verantwortlicher Bearbeiter der aktuellen Aufgabe sicherstellen, dass die Aufgabe in der Tat erledigt ist, dass also z.B. ein gefordertes Dokument erstellt und in den Laufmappenordner hochgeladen oder ein Dokument der Laufmappe entsprechend der Aufgabenstellung überarbeitet worden ist.
Als Mitglied der Laufmappe können Sie die Laufmappe ebenfalls weiterleiten. Damit entziehen Sie dem oder den verantwortlichen Benutzern die aktuelle Aufgabe in ihrem jeweiligen Zustand und leiten die Laufmappe dem oder den verantwortlichen Bearbeitern der nächsten Aufgabe zu.
Eine Laufmappe leiten Sie wie folgt weiter:
Wählen Sie
Weiterleiten im Aktionsmenü der Laufmappe.
Im Formular ‚Laufmappe weiterleiten‘ können Sie einen zusätzlichen Bearbeitungsvermerk anbringen. Sie können wählen, ob der Manager der Laufmappe und mögliche andere Bearbeiter Ihrer Aufgabe per Email über die Weiterleitung verständigt werden sollen.
Wenn nur eine Aufgabe als nächste Station vorgesehen ist, wird der oder werden die verantwortlichen Benutzer automatisch ausgewählt. Wenn mehrere Aufgaben als nächste Station der Laufmappe möglich sind, können Sie selbst auswählen, zu welchem Bearbeiter die Laufmappe als nächstes weitergeleitet werden soll. Ferner können
Sie bestimmen, ob der oder die nächsten Bearbeiter zusätzlich zum Eintrag der Laufmappe in die persönliche Auftragsliste durch eine Emailnachricht von der neuen Aufgabe benachrichtigt werden sollen.
Leiten Sie schließlich die Laufmappe weiter, indem Sie [OK] drücken.
8.2.3
Laufmappen bearbeiten
Als Mitglied der Laufmappe oder als verantwortlicher Bearbeiter der aktuellen Aufgabe können Sie nicht nur den Inhalt der Laufmappe verändern, sondern auch die Aufgabenliste selbst.
Sie können die Liste um neue Aufgaben erweitern, Aufgaben aus der Aufgabenliste entfernen, die Reihenfolge der Aufgaben verändern oder einzelne Aufgaben umdefinieren, was auch den verantwortlichen Bearbeiter einschließt.
Wählen Sie
Bearbeiten im Aktionsmenü der Laufmappe. Im Formular ‚Laufmappe
bearbeiten‘ werden die Aufgaben in einer Tabelle angezeigt. Jede Aufgabe hat eine eindeutige Nummer, die in der linken Spalte der Tabelle steht. Die Nummer der Aufgabe der nächsten Station wird in der Spalte ‚Nächste‘ angezeigt. Eine Leerstelle in
162
Workflow-Management
BSCW 4.4 Handbuch
dieser Spalte bedeutet, dass die Laufmappe standardmäßig an die nächste Aufgabe in der Aufgabentabelle weitergeleitet wird.
Klicken Sie [Neue Aufgabe hinzufügen], um eine weitere Aufgabe zu definieren.
o Im Formular ‚Neue Aufgabe - Laufmappe bearbeiten‘ geben Sie den Namen der neuen Aufgabe und eine optionale Beschreibung an.
o
Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die die Aufgabe verantwortlich bearbeiten sollen. Die verantwortlichen Bearbeiter einer Aufgabe können direkt eingegeben, aus dem Adressbuch ausgewählt oder durch Suche nach BSCW-Benutzern bestimmt werden.
o
Im Formularabschnitt ‚Weiterleiten an:‘ bestimmen Sie die nächste Station der
Laufmappe nach der Erledigung der hier definierten Aufgabe. Standardeinstellung ist, dass die Laufmappe an die Bearbeiter der nächsten Aufgabe in der Aufgabenliste weitergeleitet wird. Alternativ können Sie erlauben, dass die Laufmappe auch an eine oder mehrere andere Stationen weitergeleitet werden kann.
o
Schließlich erzeugen Sie die neue Aufgabe, indem Sie [OK] drücken.
Die neu definierte Aufgabe wird an das Ende der Aufgabenliste angefügt.
Benutzen Sie die Schaltflächen in der Spalte ‚Ändern‘ in der Aufgabentabelle, um die
Reihenfolge der Aufgaben mit oder zu verändern, um eine Aufgabe mit zu löschen oder um eine Aufgabendefinition mit zu ändern.
Fahren Sie fort, neue Aufgaben zu definieren oder bereits definierte Aufgaben zu ver-
ändern, bis Ihre Aufgabenliste fertig ist. Dann klicken Sie die Schaltfläche [Zurück].
8.2.4
Laufmappen-Status und -Historie
Die aktuelle Aufgabe und der oder die dafür verantwortlichen Bearbeiter werden im Banner der Laufmappe angezeigt. Ein leeres Banner bedeutet, dass die Laufmappe noch nicht gestartet wurde oder ihr Ablauf bereits beendet ist. Die Info-Seite einer Laufmappe zeigt die Aufgabenliste an. Hier kann man die aktuelle Aufgabe daran erkennen, dass der Verantwortliche
fett vermerkt ist.
Die Laufmappen-Historie beschreibt den gesamten bisherigen Verlauf einer Laufmappe, also wer wann die Laufmappe weitergeleitet hat und ggf. mit welchem Bearbeitungsvermerk. Die
Laufmappenhistorie zeigt nicht die aktuelle Aufgabe an.
Wählen Sie
Laufmappen-Historie im Aktionsmenü einer Laufmappe, um sich die
Laufmappen-Historie anzeigen zu lassen.
8.3 Aufträge und benutzerdefinierter Workflow
BSCW stellt Funktionalität zum Erzeugen und Bearbeiten von Arbeitsabläufen (Workflow) auf der Basis von Aufträgen zur Verfügung. Ein Auftrag stellt etwas dar, das ein Auftraggeber von einem oder mehreren anderen Benutzern, den Auftragnehmern, erledigt haben möchte.
Ein Auftrag kann Ein- und Ausgabedatenfelder haben. Die Eingabedatenfelder sollten vom
Auftraggeber ausgefüllt werden, die Ausgabedatenfelder vom Auftragnehmer. Außerdem kann ein Auftrag jede Art von Anlagen, die nach seiner Erzeugung hinzugefügt werden, enthalten, d.h. ein Auftrag kann auch als eine spezielle Art von Ordner angesehen werden. Eine
Menge von Aufträgen innerhalb eines Auftrags kann zusammengefügt werden, um einen
Workflow-Prozess zu bilden. Ein solcher Workflow kann zur Laufzeit verändert werden,
BSCW 4.4 Handbuch Workflow-Management
163
indem man weitere Aufträge hinzufügt, andere entfernt oder existierende Aufträge an andere
Benutzer vergibt. Workflows können zur Wiederverwendung kopiert werden.
8.3.1
Aufträge erzeugen
Aufträge werden mit
Datei Neu Auftrag innerhalb eines beliebigen Arbeitsbereichs erzeugt.
Der Erzeuger gibt den Namen des Auftrags, eine Beschreibung, die Auftragnehmer, die
Namen der Ein- und Ausgabedatenfelder, und die voraussichtliche Dauer an. Name und Beschreibung sollten anzeigen, worum es bei dem Auftrag geht. Als Auftragnehmer werden
Benutzer ausgewählt, die den Auftrag ausführen sollen. Wenn mehrere Benutzer als Auftragnehmer ausgewählt werden, konkurrieren sie um die Ausführung des Auftrags nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.“ Die Auftragsdauer wird als die Anzahl Tage angegeben, die die Ausführung des Auftrags voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. Aus der Auftragsdauer wird ein voraussichtlicher Endtermin berechnet, wenn der Auftrag tatsächlich gestartet wird. Nach der Erzeugung des Auftrags können seine Attribute noch verändert werden
(siehe 8.3.5 „Aufträge ändern“ auf S. 170).
Alle Auftragsattribute sind optional mit Ausnahme des Namens. Die Auftragnehmer jedoch müssen spätestens dann angegeben werden, wenn der Auftrag gestartet wird.
8.3.2
Aufträge anzeigen
Die Attribute eines Auftrags werden angezeigt, wenn man ein Auftragsobjekt anklickt. Der obere Teil der Auftragsansicht zeigt Namen, Beschreibung, Status, zeitliche Attribute soweit vorhanden, Auftraggeber und Auftragnehmer sowie die Datenfelder eines Auftrags als ein
Formular, während der untere Teil die übrigen Inhalte eines Auftragsordners (Anlagen, Notizen, Unteraufträge) in einer normalen Ordneransicht zeigt. Die Auftragsansicht stellt auch
Schaltflächen zur Auftragsbearbeitung zur Verfügung (siehe nächsten Abschnitt).
Werte und Beanstandungen von Datenfeldern können direkt in die diesbezüglichen Formularfelder eingegeben werden, wenn diese angezeigt werden. Sie können gesichert werden, indem man [Formular sichern] betätigt. Sichern von Werten oder Beanstandungen macht diese
Werte oder Beanstandungen für die anderen Inhaber derselben Rolle, die die Werte oder Beanstandungen gesichert hat, sichtbar. Wenn zum Beispiel ein Auftragnehmer eine Beanstandung eines Datenfelds eingibt und sichert, wird diese Beanstandung für alle anderen Auftragnehmer sichtbar, aber nicht für den Auftraggeber. Werte oder Beanstandungen von Datenfeldern werden für alle Beteiligten an einem Auftrag sichtbar, wenn sie gültig sind, d.h. im derzeitigen Status des Auftrags nicht verändert werden können. Werte oder Beanstandungen von Datenfeldern werden durch eine entsprechende Auftragsaktion gültig bzw. validiert.
8.3.3
Aufträge bearbeiten
Aufträge werden mit spezifischen Auftragsaktionen bearbeitet. Sie finden diese Aktionen im
Aktionsmenü eines Auftragseintrags in einer Ordneransicht oder als Schaltflächen und im
Datei
-Menü in der Auftragsansicht. Es gibt vier Auftragsaktionen für den normalen Gang der
Dinge und acht für die Ausnahmebehandlung.
8.3.3.1 Der normale Gang der Dinge
Aufträge werden normalerweise in drei Schritten bearbeitet, wobei Auftraggeber und Auftragnehmer abwechselnd tätig werden:
der Auftraggeber startet einen Auftrag mit [Auftrag starten], nachdem er die Eingabefelder ausgefüllt hat,
164
Workflow-Management
BSCW 4.4 Handbuch
der Auftragnehmer (übernimmt wahlweise die Ausführung des Auftrags mit [Auftrag annehmen] und) erledigt den Auftrag mit [Auftrag erledigen], nachdem er die Ausgabefelder ausgefüllt hat,
der Auftraggeber nimmt schließlich das Ergebnis des Auftrags mit [Auftrag abnehmen] ab.
8.3.3.2 Ausnahmebehandlung
Die folgenden Ausnahmesituationen, die während der Ausführung eines Auftrags auftreten können, werden durch Auftragsaktionen abgedeckt:
Eingabedatenfelder enthalten fehlerhafte Werte: der Auftragnehmer kann unter Hinweis auf die entsprechenden Felder den [Auftrag beanstanden].
Auftrag muss erneut spezifiziert werden (andere Datenfelder, andere Werte für die
Eingabefelder): der Auftraggeber kann den [Auftrag zurückziehen].
Ausgabedatenfelder enthalten fehlerhafte Werte: der Auftraggeber kann die [Auftragserledigung beanstanden], der Auftragnehmer kann die [Auftragserledigung zurückziehen].
Andere Benutzer sind geeigneter für die Ausführung des Auftrags: der Auftragnehmer oder der Auftraggeber können den [Auftrag delegieren] an andere Benutzer.
Auftragnehmer ist nicht in der Lage oder willens, den Auftrag auszuführen: der Auftragnehmer kann den [Auftrag zurückweisen].
Annahme des Auftrags muss widerrufen werden: der Auftragnehmer kann die [Auftragsannahme zurückziehen].
Grund für Auftragsausführung ist weggefallen: der Auftraggeber kann den [Auftrag stornieren].
8.3.3.3 Auftragsstatus
Aufträge haben einen Status, der sich während der Bearbeitung verändert. Ein neu erzeugter
Auftrag hat den Status initial. Das Starten eines Auftrags setzt die Arbeit am Auftrag in Gang und sein Status ändert sich in gestartet. Durch die Erledigung eines Auftrags ändert sich sein
Status in erledigt, usw. Es gibt neun verschiedene Werte für den Auftragsstatus: initial,
gestartet, angenommen, erledigt, abgenommen, beanstandet, zurückgezogen, zurückgewiesen
und storniert.
Auftragsstatus und Auftragsrolle des Benutzers legen fest, welche Aktionen für einen gegebe-
nen Auftrag möglich sind. Abbildung 30 fasst den Zusammenhang zwischen Status und Akti-
onen zusammen. Auftraggeberaktionen werden in blau (dunkel), Auftragnehmeraktionen in grün (hell) dargestellt.
Das Diagramm führt auch ‚editieren‘ als eine Auftragsaktion, die im Status initial, zurückgezogen, beanstandet und zurückgewiesen möglich ist, auf. Diese Aktion steht für die oben erwähnte Aktion zum Ändern spezifischer Auftragsattribute wie z.B. Datenfelder und Auftragnehmer.
BSCW 4.4 Handbuch Workflow-Management
165
Abbildung 30: Status-Aktions-Diagramm für Aufträge
8.3.3.4 Einzelheiten über Auftragsaktionen
Wenn Auftragsaktionen über das Aktionsmenü aufgerufen werden, wird ein Formular angezeigt, das den Benutzer auffordert, die nötigen Daten einzutragen und die Aktion zu bestätigen. Wenn die Auftragsaktionen in der Auftragsansicht über die diesbezüglichen Schaltflächen oder über das
Datei
-Menü aufgerufen werden, wird in den meisten Fällen die Aktion direkt durchgeführt, da die Aktionsdaten explizit in der Auftragsansicht dargestellt werden und dem Benutzer direkt zugänglich sind (insbesondere die Datenfelder).
Was Sie sonst noch über einige Auftragsaktionen wissen sollten
Auftrag starten: Bevor ein Auftrag gestartet wird, sollten seine Eingabedatenfelder ausgefüllt sein. Eingabedatenfelder können aber auch leer gelassen werden (es gibt jedoch keine Warnung!). Das Starten eines Auftrags validiert die Werte der Eingabedatenfelder, d.h. diese
Werte werden für alle Auftragsbeteiligten sichtbar. Wenn ein Auftrag erstmalig gestartet wird, erhalten die Benutzer, denen die Auftragnehmerrolle zugewiesen wurde, auch Zugriff auf den
Auftrag: der Auftrag erscheint in der Auftragsliste der Auftragnehmer, die auch die Eigentü-
mer des Auftragsobjekts werden. Der Benutzer, der erstmalig die Aktion [Auftrag starten] ausführt, wird Auftraggeber des Auftrags, die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs, der den
Auftrag enthält, werden eingeschränkte Mitglieder des Auftrags.
Auftrag annehmen: Diese Aktion ist optional, d.h. es ist nicht nötig, einen Auftrag anzunehmen, bevor er erledigt werden kann: ein Auftrag kann sogleich ohne vorherige Annahme erledigt werden. Wenn ein Auftrag mehrere Auftragnehmer hat, wird derjenige, der den Auftrag zuerst annimmt (oder erledigt), zum einzigen Auftragnehmer. Mehrere Auftragnehmer konkurrieren also um die Ausführung eines Auftrags.
Auftrag erledigen: Bevor ein Auftrag erledigt wird, sollten seine Ausgabedatenfelder ausgefüllt sein. Ausgabedatenfelder können auch leer gelassen werden (es gibt jedoch keine War-
166
Workflow-Management
BSCW 4.4 Handbuch
nung!). Die Erledigung eines Auftrags validiert die Werte der Ausgabedatenfelder, d.h. diese
Werte werden für alle Auftragsbeteiligten sichtbar.
Auftrag beanstanden: Die Beanstandung eines Eingabedatenfelds kann eingegeben und mit
[Formular sichern] gesichert werden, ohne den Auftrag tatsächlich zu beanstanden. Solche vorläufigen Beanstandungen sind für den Auftraggeber nicht sichtbar, solange die Aktion
[Auftrag beanstanden] nicht ausgeführt wird; sie können beliebig verändert oder auch wieder gelöscht werden. Bei mehreren Auftragnehmern spricht der beanstandende Auftragnehmer für alle anderen, d.h. alle Auftragnehmer behalten ihre Auftragnehmerrolle.
Auftrag zurückziehen: Nachdem ein Auftrag zurückgezogen worden ist, kann der Auftraggeber die Eingabedaten neu eingeben oder sogar den Auftrag komplett verändern, bevor er ihn erneut startet. Der Auftraggeber kann einen zurückgezogenen Auftrag auch stornieren.
Auftrag delegieren: Wenn man einen Auftrag delegiert, kann man trotzdem Auftragnehmer bleiben, indem man das entsprechende Kästchen im Aktionsformular ankreuzt, d.h. eine Delegationsaktion kann dazu benutzt werden, um weitere Auftragnehmer zu einem Auftrag einzuladen.
Auftragserledigung beanstanden: Die Beanstandung eines Ausgabedatenfelds kann eingegeben und mit [Formular sichern] gesichert werden, ohne die Auftragserledigung tatsächlich zu beanstanden. Solche vorläufigen Beanstandungen sind für den Auftragnehmer nicht sichtbar, solange die Aktion [Auftragserledigung beanstanden] nicht ausgeführt wird; sie können beliebig verändert oder auch wieder gelöscht werden.
Auftrag zurückweisen: Der Auftragnehmer, der einen Auftrag zurückweist, wird von der Liste der Auftragnehmer gestrichen und verliert den Zugriff auf den Auftrag. Wenn er der einzige
Auftragnehmer ist, ändert sich der Auftragsstatus in zurückgewiesen, und der Auftrag hat keine Auftragnehmer mehr, ansonsten bleibt der Auftragsstatus gestartet. Ein zurückgewiesener Auftrag kann vom Auftraggeber verändert und wieder gestartet werden. Mögliche Veränderungen schließen die Zuweisung neuer Auftragnehmer und die Definition neuer Datenfelder ein.
8.3.3.5 Entfernen, Kopieren und Ausschneiden von Aufträgen
Aufträge entfernen: Die Entfernung eines Auftrags von der Auftragsliste durch einen Auftragnehmer wirkt genauso wie die Aktion [Auftrag zurückweisen]. Wenn der Auftraggeber einen
Auftrag entfernt, wandert der Auftrag in den Papierkorb und wird automatisch zurückgezogen. Der Auftraggeber kann nun die Entfernung wieder rückgängig machen oder den Auftrag löschen, was automatisch die Stornierung des Auftrags nach sich zieht.
Aufträge kopieren: Der Status des kopierten Auftrags wird auf initial gesetzt, eventuelle
Werte und Beanstandungen von Datenfeldern sowie Starttermin und Endtermin werden gelöscht, was auch für eventuelle Auftragsnotizen gilt. Der kopierte Auftrag hat keinen Auftraggeber. Die anderen Attribute und eventuelle Anlagen werden vom ursprünglichen Auftrag kopiert.
Aufträge ausschneiden: Durch das Ausschneiden eines Auftrags wandert er in die Zwischenablage, von wo aus er an seinem neuen Bestimmungsort eingefügt werden kann. Wie beim
Entfernen wird der Auftrag aus seinem ursprünglichen Zusammenhang gerissen. Der Auftrag wird automatisch zurückgenommen, wenn er von einem Auftraggeber ausgeschnitten wird, und automatisch zurückgewiesen, wenn er von einem Auftragnehmer ausgeschnitten wird.
Die Bearbeitung des Auftrags kann im Zielordner fortgesetzt werden. Ein zurückgewiesener
Auftrag kann kopiert werden, um die Bearbeitung erneut in Gang zu setzen.
BSCW 4.4 Handbuch Workflow-Management
167
8.3.3.6 Die Auftragsliste
Jeder BSCW-Benutzer hat eine persönliche Auftragsliste, die alle Aufträge, die der Benutzer ausführen soll, enthält. Die Auftragsliste wird über
Anzeigen Aufträge oder über das Auftrags-Symbol in der Schnellzugriffsleiste angezeigt. Sollten Sie dort dieses Symbol nicht finden, aktivieren Sie die entsprechende Option unter
Optionen Einstellungen
. Wenn ein Auftrag erstmalig gestartet wird, erscheint er in der Auftragsliste von allen Auftragnehmern. Wenn ein
Benutzer die Auftragnehmerrolle verliert, z.B. durch Entfernen oder Zurückweisen, verschwindet der Auftrag von der Auftragsliste des Benutzers.
Die Auftragsliste enthält außerdem auch Gewerke, für die der Benutzer verantwortlich ist und
Laufmappen, bei denen der Benutzer die aktuelle Aufgabe als verantwortlicher Bearbeiter
ausführen soll.
8.3.3.7 Auftragsnotizen
Außerordentliche Auftragsaktionen werden automatisch in einer speziellen Diskussion mit dem Namen „Notizen zu: Auftragsname“ dokumentiert, wenn der Akteur seiner Aktion einen
Grund oder eine Beanstandung hinzufügt. Auftragsbeteiligte können dieser Diskussion auch manuell Notizen hinzufügen. Die Auftragsnotizen werden im unteren Teil der Auftragsansicht angezeigt.
8.3.4
Benutzerdefinierte Workflows
Aufträge können nicht nur innerhalb normaler Ordner als Einzelaufträge erzeugt werden, sondern auch innerhalb eines anderen Auftrags. Dieser Auftrag wird dadurch zum Hauptauftrag, und der erzeugte Auftrag wird zum Unterauftrag des Hauptauftrags. Auftragnehmer können ihre Arbeit am ursprünglichen Auftrag in Unteraufträgen organisieren, die sie anderen Benutzern zuweisen. Ebenso kann der Erzeuger eines Auftrags eine gewisse Arbeitsaufteilung vorgeben, indem er nicht nur den Hauptauftrag definiert, sondern auch schon einige Unteraufträge. Die Arbeit am Hauptauftrag kann vollständig oder teilweise auf Unteraufträge aufgeteilt werden; im letzteren Fall bleibt einige Arbeit für den Auftragnehmer des Hauptauftrags übrig.
Abbildung 31: Ein Workflow aus Unteraufträgen (AG: Auftraggeber, AN/Bn:
Auftragnehmer/Benutzer)
168
Workflow-Management
BSCW 4.4 Handbuch
Der Datenfluss zwischen Hauptauftrag und Unteraufträgen als auch zwischen Nachbaraufträgen, d.h. Unteraufträgen desselben Hauptauftrags, erfolgt über gemeinsame Datenfelder. Zum
Beispiel kann ein Eingabefeld des Hauptauftrags auch als Eingabefeld eines Unterauftrags fungieren, oder ein Ausgabefeld eines Unterauftrags kann als Eingabefeld eines anderen
Unterauftrags bestimmt werden. Auf diese Weise kann eine Menge von Unteraufträgen, die ihre Eingabedaten von den Eingabedaten des Hauptauftrags bekommen und ihre Ausgabedaten an die Ausgabedaten des Hauptauftrags oder die Eingabedaten benachbarter Unterauf-
träge liefern, zu einem Netz von Aufträgen verknüpft werden. Abbildung 31 zeigt ein schema-
tisches Beispiel für einen Workflow-Prozess aus Unteraufträgen.
Im Gegensatz zu standardisierten und vordefinierten Workflow-Prozessen wird diese Art von benutzerdefinierten Workflow-Prozessen ad hoc definiert, kann für eine Wiederverwendung kopiert werden und kann zur Laufzeit geändert werden, indem man in Abhängigkeit vom
Arbeitsfortschritt weitere Unteraufträge hinzufügt oder vorhandene entfernt.
8.3.4.1 Unteraufträge erzeugen
Unteraufträge werden mit
Datei Neu Auftrag innerhalb des Hauptauftrags erzeugt. Die einzigen Unterschiede zur Erzeugung von Einzelaufträgen sind:
Die Datenfelder eines Unterauftrags können als neue Datenfelder angegeben werden, sie können aber auch aus einer Liste von Datenfeldern des Hauptauftrags und eventueller Nachbaraufträge ausgewählt werden.
Unteraufträge können vom Erzeuger des Hauptauftrags erzeugt werden, wenn der Status des Hauptauftrags initial ist (vordefinierter Workflow), oder sie können vom Auftragnehmer des Hauptauftrags erzeugt werden, wenn der Hauptauftrag ‚in Arbeit‘ ist, d.h. er ist gestartet worden, hat aber noch nicht einen endgültigen Status (abgenommen oder storniert) erreicht.
8.3.4.2 Unteraufträge zu Workflows verbinden: gemeinsame Datenfelder
Workflow-Prozesse werden definiert, indem man Unteraufträge eines Hauptauftrags definiert und diese durch gemeinsame Datenfelder verbindet. Datenfelder innerhalb des Bereichs eines
Hauptauftrags und seiner Unteraufträge werden nur durch ihren Namen identifiziert. Wenn zum Beispiel das Eingabefeld eines Unterauftrags als a definiert wird und a auch Eingabedatenfeld des Hauptauftrags ist, dann haben Unterauftrag und Hauptauftrag das Datenfeld a gemeinsam. Aufträge, die ein Datenfeld gemeinsam haben, haben auch den Wert dieses Datenfelds gemeinsam, wenn der Wert gültig (validiert) ist. Folglich wird der Wert des Datenfelds a vom Hauptauftrag zum Unterauftrag kopiert, wenn er gültig wird, in diesem Fall also, wenn der Hauptauftrag gestartet wird. Der Wert des Datenfelds a kann nicht im Unterauftrag unabhängig vom Hauptauftrag ausgefüllt werden.
Abbildung 31 zeigt ein Beispiel wo der Unterauftrag Auftrag A1 seine Eingabe vom Haupt-
auftrag Auftrag A bekommt und seine Ausgabe an die Nachbaraufträge Auftrag A2 und Auf-
trag A3 als Eingabe liefert.
8.3.4.3 Unteraufträge bearbeiten: Was ist anders als bei einzelnen Aufträgen?
Die Hauptunterschiede zwischen der Bearbeitung von Einzelaufträgen und einem Workflow aus Hauptauftrag und Unteraufträgen sind:
Aktionen an Unteraufträgen sind nur möglich, wenn der Hauptauftrag ‚in Arbeit‘ ist, d.h. sein Status ist weder initial noch abgenommen oder storniert.
BSCW 4.4 Handbuch Workflow-Management
169
Gemeinsame Datenfelder von Hauptauftrag und Unterauftrag oder von Nachbaraufträgen können das Starten oder Erledigen von Aufträgen unmöglich machen: ein
Unterauftrag kann nur gestartet werden, wenn alle seine Eingabedatenfelder, die er mit anderen Aufträge gemeinsam hat, gültige Werte haben; ein Hauptauftrag kann nur erledigt werden, wenn alle Ausgabedatenfelder, die er gemeinsam mit Ausgabefeldern von Unteraufträgen hat, gültige Werte haben.
Aktionen an einem Hauptauftrag oder Unteraufträgen in einem Workflow können weitere Aktionen an anderen Aufträgen im Workflow auslösen. Der Arbeitsablauf in einem Netz von Hauptauftrag und Unteraufträgen wird unterstützt o durch die Weitergabe von Werten gemeinsamer Datenfelder, wenn immer sie gültig werden, und durch automatisches Vorantreiben des Workflow, z.B. durch
Starten von Unteraufträgen, deren Eingabe in gültiger Form vorliegt, o durch Rücknahme von Werten gemeinsamer Datenfelder, wenn immer sie ungültig werden, und durch automatisches Rücksetzen des Workflow, z.B. durch
Beanstandung der Erledingung eines Unterauftrags, dessen Ausgabe als Eingabefeld in einem Nachbarauftrag beanstandet wurde.
Die voraussichtliche Dauer eines Netzes von Unteraufträgen überschreibt die voraussichtliche Dauer des Hauptauftrags, wenn die Unteraufträge länger dauern.
Wenn ein Workflow bestehend aus Hauptauftrag und Unteraufträgen kopiert wird, werden alle Aufträge behandelt, als würden sie als Einzelaufträge kopiert (Auftraggeber, eventuelle
Datenfeldwerte und Auftragsnotizen werden entfernt, der Status wird auf initial gesetzt); da die Datenfelder kopiert werden, bleiben die Beziehungen zwischen den Aufträgen des Workflow in Form gemeinsamer Datenfelder erhalten.
8.3.4.4 Zugriff auf Workflows
Um den nötigen Arbeitskontext für die Beteiligten an einem Workflow sicherzustellen, haben diese nicht nur Zugriff auf die Aufträge, wo sie Auftraggeber oder Auftragnehmer sind, sondern auch minimalen Zugriff in der Rolle des eingeschränkten Mitglieds auf den Hauptauftrag
(falls vorhanden) und alle Unteraufträge und Unter-Unteraufträge.
8.3.5
Aufträge ändern
8.3.5.1 Spezifische Auftragsattribute ändern
Das Ändern von Auftragsattributen ist nur möglich, wenn der Auftrag gestartet werden kann, d.h. wenn er den Status initial, zurückgezogen, beanstandet oder zurückgewiesen hat. Der Erzeuger des Auftrags oder der Auftraggeber benutzen dazu
Ändern Auftrag im Aktionsmenü eines Auftrags oder
Datei Ändern Auftrag in der Auftragsansicht. Das Formular zum
Ändern eines Auftrags bietet Möglichkeiten, neue Datenfelder zu erzeugen, existierende
Datenfelder umzubenennen oder zu löschen, andere Auftragnehmer auszuwählen und eine neue Auftragsdauer einzugeben.
8.3.5.2 Fälligkeitstermin ändern
Ein Fälligkeitstermin für einen Auftrag kann gesetzt, geändert und wieder gelöscht werden durch
Ändern Fälligkeitstermin im Aktionsmenü oder
Datei Ändern Fälligkeitstermin in der Auftragsansicht. Zur Eingabe des Fälligkeitstermins muss das Datumformat JJJJ-MM-TT verwendet werden. Die Eingabe eines leeren Datums löscht den Fälligkeitstermin, falls vorhanden. Das Ändern des Fälligkeitstermins ist möglich, solange der Auftrag noch keinen end-
170
Workflow-Management
BSCW 4.4 Handbuch
gültigen Status (abgenommen oder storniert) erreicht hat. Wenn der Fälligkeitstermin überschritten wird, ohne dass der Auftrag erledigt ist, wird der Fälligkeitstermin in der Auftragsansicht in rot angezeigt.
8.3.5.3 Reihenfolge der Datenfelder ändern
Die Datenfelder eines Auftrags werden in der Auftragsansicht als eine lineare Sequenz von
Zeilen, die jeweils Namen, Wert und gegebenenfalls eine Beanstandung enthalten, dargestellt.
Die Ordnung, in der die Datenfelder in der Auftragsansicht erscheinen, kann umgestellt werden. Zu diesem Zweck hat jedes Datenfeld einen Index, der mit
Ändern Feldreihenfolge im
Aktionsmenü oder
Datei Ändern Feldreihenfolge in der Auftragsansicht verändert werden kann. Die Datenfelder werden lexikografisch nach ihren Indizes geordnet.
BSCW 4.4 Handbuch Workflow-Management
171
9 Import/Export
9.1 Objekte archivieren
Sie erstellen ein Archiv, um viele oder sehr große Dateien so schnell und kostengünstig wie möglich zu übertragen. Es werden hierbei Kopien von einer Menge von Objekten (Ordner,
Dokumente, Diskussionen usw.) in ein kompaktes Dokument transformiert, das Speicherplatz und Übertragungszeit spart. Sie können das resultierende Archivdokument auch noch kodieren – normalerweise mit dem Ziel, die Dateigröße des Archivdokuments noch weiter zu reduzieren.
Sie können sowohl Objekte in BSCW archivieren, um das Archiv auf den lokalen Rechner zu laden und dort die Originaldateien zu extrahieren oder um das Archiv zu versenden, als auch
Dateien und Ordner auf Ihrem lokalen Rechner in ein Archiv (Zip/Winzip oder Tar) packen, um es in einen BSCW-Arbeitsbereich hochzuladen und dort wieder die originalen Dateien und Ordner zu extrahieren.
Achtung: Die Archiv-Formate können die Meta-Informationen, die BSCW für jedes Objekt hält (Eigentümer von Dokumenten, Historie, Beschreibung usw.), nicht miteinbeziehen. Diese
Informationen werden während des Archivierungsprozesses nicht berücksichtigt. Insbesondere gehen alle Informationen über Mitglieder und Rollen in Arbeitsbereichen während des
Archivierungsprozesses verloren, d.h. Arbeitsbereiche werden als einfache Ordner archiviert.
Zum Archivieren einer Menge von Objekten gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie die Auswahlkästchen der Objekte an, aus denen Sie ein Archiv erstellen möchten. Sie können Ihre Zwischenablage nutzen, um Objekte aus verschiedenen
Ordnern zusammenzubringen, die Sie in einem Archiv versammeln möchten.
Wählen Sie
| archivieren | in der Menüleiste für Mehrfachselektion, um das Formular
‚Archivieren‘ aufzurufen. Es enthält eine Liste der Archivtypen, die Ihr BSCW-Server erzeugen kann, und der Kodierungsverfahren, die auf die Archivdatei angewandt werden können. Die verfügbaren Archivtypen und Kodierungsverfahren hängen von der
Konfiguration Ihres BSCW-Servers ab.
Geben Sie einen Namen für das Archiv ein und wählen Sie den Archiv-Typ und die anzuwendende Kodierung. Bestimmen Sie, ob und wo das Archiv gespeichert werden soll, indem Sie eine Option unter ‚Speicherung‘ auswählen: nur herunterladen, in der
Zwischenablage speichern oder im aktuellen Ordner speichern.
Aktivieren Sie die Option ‚Index-Datei erzeugen‘, wenn BSCW eine Index-Datei der archivierten Einträge erzeugen soll, die auch Meta-Informationen enthält.
Kreuzen Sie ‚Zeichensatz für Dateinamen automatisch wählen‘ an, wenn BSCW den
Zeichensatz für die Dateinamen im Archiv automatisch aus Ihren Browserinformatio-
BSCW 4.4 Handbuch Import/Export
173
nen ableiten soll. Andernfalls werden Sie in einem Folgeformular aufgefordert, den
Zeichensatz explizit anzugeben.
Hinweis: Um Archive, die auf einen lokalen Computer heruntergeladen wurden, zu öffnen, müssen die notwendigen Extraktionsprogramme installiert und der Web-Browser so konfiguriert sein, dass diese Programme gestartet werden, wenn er auf den MIME-Typ eines Archivs stößt. Wenn Kodierung angewandt wird, müssen die passenden Dekodierungsprogramme installiert und der Web-Browser so konfiguriert sein, dass diese Programme gestartet werden, wenn er auf den MIME-Typ eines kodierten Archivs stößt.
Um lokale Dateien in einen BSCW-Arbeitsbereich mithilfe eines Archivs zu übertragen, gehen Sie wie folgt vor:
Erzeugen Sie auf Ihrem lokalen Computer ein Archiv derjenigen Dateien, die Sie in einen BSCW-Arbeitsbereich übertragen wollen (Zip/Winzip- oder Tar-Archiv je nach
Ihrer Plattform; auch eine Emailnachricht mit Dokumenten als Anhänge kommt als
RFC822-Archiv in Frage).
Laden Sie das Archiv-Dokument in Ihren Arbeitsbereich.
Extrahieren Sie die Original-Dateien durch Aufruf von
Extrahieren im Aktionsmenü des Archiv-Dokuments. Dies erzeugt die Originaldateien als Dokumente in Ihrer
Zwischenablage. Sie können dann wählen, wo die Dokumente letztendlich gespeichert werden sollen: o in der Zwischenablage belassen, o in einem neuen Ordner der Zwischenablage speichern, der den Namen des Archivs trägt, o im aktuellen Ordner speichern oder o in einem neuen Unterordner des aktuellen Ordners speichern, der den Namen des
Archivs trägt.
Extrahierte Dokumente in der Zwischenablage und können im Anschluss an die Extraktion an einen geeigneten Ort in Ihren Arbeitsbereichen eingefügt werden.
Hinweis: BSCW verwendet für Objektnamen den Unicode-Zeichensatz UTF-8. Bitte wählen
Sie beim Archivieren und Extrahieren von Archiven für die Dateinamen den Zeichensatz
Ihres Betriebssystems oder bei Versand eines Archivs den Zeichensatz des empfangenden Betriebssystems. Andernfalls werden einige Zeichen in Dateinamen (wie z.B. deutsche Umlaute, griechische Buchstaben o.ä.) möglicherweise falsch oder überhaupt nicht wiedergegeben.
Wenn Sie keine explizite Einstellung vornehmen, wählt BSCW den Zeichensatz für die Dateinamen in Abhängigkeit von Ihrem Betriebssystem und der in Ihrem Browser eingestellten
Sprache aus.
9.2 Dokumente konvertieren
Konvertieren hilft Ihnen bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in einem Arbeitsbereich, wenn nicht alle Mitglieder dieselben Programme zur Bearbeitung von Dokumenten verwenden können. Durch eine Konversion wird das gegebene Dateiformat eines Dokuments in ein anderes Dateiformat umgewandelt, das Sie oder Ihre Partner besser lesen und bearbeiten können als das Ausgangsformat. Das Originaldokument bleibt unverändert.
174
Import/Export
BSCW 4.4 Handbuch
Hinweis: Genau wie Konvertierungsprogramme auf Ihrem lokalen Rechner können auch die
Konvertierungsroutinen in BSCW nicht alle Merkmale spezifischer Dateiformate ohne Ver-
luste in andere Formate übersetzen. Soweit wie möglich werden Sie auf zu erwartende Veränderungen oder Verluste bei der Konvertierung hingewiesen.
Sie können ein konvertiertes Dokument zusätzlich noch kodieren – normalerweise mit dem
Ziel, die Größe des Dokuments zu verringern, um so Speicherplatz und Übertragungszeit zu sparen. Wenn Sie Dokumente kodieren, brauchen Sie auf Ihrem lokalen Rechner passende
Dekodierungsprogramme, um kodierte Dokumente wieder lesbar zu machen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs entsprechende Programme auf ihren lokalen
Rechnern installiert und ihre Web-Browser so konfiguriert haben, dass diese Programme gestartet werden, wenn der Browser auf den MIME-Typ eines kodierten Dokuments stößt.
Um ein Dokument zu konvertieren, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie
Konvertieren aus dem Aktionsmenü des entsprechenden Dokuments.
Das Formular ‚Konvertieren‘ enthält eine Liste mit den Formaten, in die BSCW Ihr
Dokument konvertieren kann. Pfeile in dieser Liste zeigen den Weg der Konvertierung an: wenn z.B. ein Pfeil von Format A nach Format B weist, so wird Ihr Dokument bei
Konversion nach Format B erst nach Format A konvertiert und dann nach Format B.
In dieser Liste werden die wichtigeren Arten von möglichem Informationsverlust während der Übertragung in das jeweilige Format angegeben.
Geben Sie den Namen des konvertierten Dokuments ein, wählen Sie das Zielformat und/oder die Art der Kodierung/Kompression, die angewandt werden soll, und bestätigen Sie Ihre Wahl mit [OK].
BSCW legt das konvertierte Dokument in Ihrer Zwischenablage ab, von wo aus Sie es an passender Stelle einfügen können, und zeigt ein Formular an, das Sie das Dokument sofort herunterladen lässt und das auch noch den Informationsverlust während der Konvertierung zusammenfasst.
Hinweis: Die Konvertierungsroutinen sind nicht Bestandteil der BSCW-Serversoftware. Sie müssen vom BSCW-Administrator gesondert installiert werden. Somit wird die Auswahl der auf Ihrem BSCW-Server erhältlichen Konvertierungsprogramme durch den Administrator bestimmt.
9.3 Ordner und Dokumente mit FTP exportieren
Die Aktion ‚Exportieren‘ ermöglicht den Transfer ganzer Ordnerstrukturen an einen FTP-Server, wie z.B. die gesamten Ordner und Dateien einer Website, die in BSCW gespeichert sind.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie
Datei Exportieren im oberen Menü desjenigen Ordners, dessen gesamten
Inhalt einschließlich Unterordnern Sie übertragen möchten. Leere Unterordner werden nicht übertragen.
Das Formular ‚Exportieren‘ benötigt folgende Angaben: o
FTP-Host, o
FTP-Pfad auf dem FTP-Server, o
FTP-Benutzererkennung,
BSCW 4.4 Handbuch Import/Export
175
o
FTP-Passwort, o
Zeichensatz für die Dateinamen auf dem FTP-Host (BSCW benutzt für Objektnamen den Unicode-Zeichensatz UTF-8).
Alle FTP-Parameter mit Ausnahme des Passworts werden gespeichert und bleiben somit für zukünftige Übertragungen erhalten.
Sie können auch ein einzelnes Dokument exportieren, indem Sie im Aktionsmenü des Dokuments
Exportieren auswählen. Der Aufruf dieser Aktion im Aktionsmenü eines Ordnereintrags hat dieselbe Wirkung wie oben beschrieben.
Hinweis: Wenn Sie die Aktion ‚Exportieren‘ für denselben FTP-Server wiederholen, werden standardmäßig nur diejenigen Dokumente übertragen, die seit der letzten Übertragung verändert wurden. Sie können aber auch durch Ankreuzen der entsprechenden Option veranlassen, dass ausnahmslos alle Dokumente übertragen werden.
9.4 BSCW-Dateiübertragungshilfen
Als Alternative zur Dateiübertragungsfunktion Ihres Web-Browsers gibt es drei BSCW-
Dateiübertragungshilfen, die Sie benutzen können, um Dokumente in Ihre Arbeitsbereiche hochzuladen:
das JUploader-Applet,
den ‚Drag & drop‘-Uploader und
das BSCW Desktop-Programm.
Das JUploader-Applet wird automatisch über
Anzeigen Dateiübertragung im oberen Menü gestartet, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind (Java-fähiger Browser und Plattform). Die anderen beiden Hilfsprogramme müssen vorher über
Optionen Einstellungen aktiviert werden.
Der ‚Drag & drop‘-Uploader benötigt einen Java-fähigen Browser, ist aber nicht für alle
Plattformen und Browser verfügbar. Nach seiner Aktivierung erscheint ein spezielles Hoch-
lade-Icon im Kopfbereich Ihrer Ordnerübersichten (siehe Abbildung 10). Zum Hochladen
müssen Sie nur eine Datei (oder eine Gruppe von Dateien) auf dieses Icon fallen lassen.
Das BSCW Desktop-Programm ist eine lokale Anwendung, die zunächst auf Ihrem Computer installiert werden muss, während das JUploader-Applet keine Installation Ihrerseits benötigt.
Beide bieten die folgende Funktionalität:
Hochladen mehrerer Dokumente in einem Schritt,
Hochladen ganzer Ordnern als komprimiertes Archiv oder als Einzeldateien,
Auswahl hochzuladender Dateien durch Verschieben ins Anwendungsfenster (‚drag & drop‘),
Angabe von Dokumenttyp und Beschreibung vor dem Hochladen.
BSCW Desktop bietet darüber hinaus das Verschlüsseln und Signieren von Dokumenten in gemeinsamen Arbeitsbereichen auf Basis des PGP-Verfahrens (Pretty Good Privacy). Beachten Sie, dass die Unterstützung Ihres BSCW-Servers für Speicherung und
Austausch von Schlüsseln für das Verschlüsselungsverfahren freigeschaltet sein muss.
Im Zweifel fragen Sie bitte bei Ihrem BSCW-Administrator nach.
176
Import/Export
BSCW 4.4 Handbuch
9.4.1
Installation von BSCW Desktop
Die folgenden Anforderungen müssen für eine Installation von BSCW Desktop erfüllt sein:
Java: BSCW Desktop basiert auf Java-Technologie, es wird eine Laufzeitumgebung
(sog. Java Runtime Environment – JRE) der Java 2 Standard Edition (J2SE) ab Version 1.4 benötigt. Wir empfehlen den Einsatz von Java 2 SE Version 1.6, verfügbar unter http://java.sun.com/.
Java Web Start: Die Software-Verteilung (Installation und Aktualisierung) von
BSCW Desktop und seinen Komponenten erfolgt mittels Java Web Start. Java Web
Start wird automatisch mit der Java-Laufzeitumgebung installiert. Für weitere Hinweise zur Java Web Start-Technologie siehe http://java.sun.com/products/javawebstart.
Java-Sicherheitsrichtlinien: Die integrierten Verschlüsselungsfunktionen des BSCW
Desktop-Programms basieren auf der Java Cryptography Extension (JCE). In einer
Standard-Java-Installation sind die Verschlüsselungsmöglichkeiten üblicherweise auf eine bestimmte Schlüssellänge beschränkt. Sie werden feststellen, ob Sie von diesen
Einschränkungen betroffen sind, wenn Sie die Verschlüsselungsfunktionen von
BSCW Desktop zum ersten Mal verwenden. Wenn Sie dabei eine entsprechende Meldung erhalten, müssen Sie die Java-Sicherheitsrichtlinien für eine unbeschränkte
Schlüssellänge („Java policy files for unlimited keysize“) für Ihre Java-Umgebung herunterladen und installieren. Sie finden die erforderlichen Sicherheitsrichtlinien-Dateien (policy files) im Download-Bereich der Java-Website (http://java.sun.com/) für
Ihre Java-Laufzeitumgebung unter ‚Unlimited Strength Jurisdiction Policy Files“. Laden Sie die Dateien herunter und ersetzen Sie die Standard-Sicherheitsrichtlinien wie in der Installationsanleitung beschrieben.
Das BSCW Desktop-Programm wird initial direkt aus dem BSCW-System heraus mittels
Java Web Start über den Web-Browser installiert. Dazu müssen Sie sich zunächst am BSCW-
System anmelden. Wählen Sie dann im oberen Menü
Optionen Einstellungen und aktivieren
Sie die Option BSCW Desktop-Programm zur Dateiübertragung verwenden. Starten Sie anschließend die Installation über die [Launch]-Schaltfläche und bestätigen Sie die Änderungen mittels [OK].
Beachten Sie, dass bei Java Web Start keine besondere Software-Installation benötigt wird.
Nachdem Sie die [Launch]-Schaltfläche betätigt haben, wird der Web-Browser die Installation über Java Web Start automatisch starten. Folgen Sie dann den Anweisungen von Java Web
Start.
Der Web-Browser wird Sie möglicherweise fragen, wie von BSCW erzeugte Dateien vom
Typ ‚JNLP Datei‘ behandelt werden sollen. Der Web-Browser soll diese Dateien direkt an
Java Web Start übergeben, was automatisch funktionieren sollte, wenn Java Web Start korrekt installiert ist.
Während des Installationsvorgangs mittels Java Web Start werden Sie aufgefordert, die Installation verschiedener Komponenten zu bestätigen. Neben den von OrbiTeam herausgegebenen und signierten Komponenten sind dies: Cryptix JCE und Java Help. Sie können die Installation aller Komponenten von BSCW Desktop ohne Bedenken bestätigen. Sie sollten darüber hinaus die Option zur automatischen Installation dieser Komponenten für die Zukunft bestätigen. Ansonsten werden Sie unter Umständen bei jedem Start von BSCW Desktop zu einer
Bestätigung aufgefordert.
Abhängig von Ihrer Systemkonfiguration werden Sie schließlich aufgefordert, die Verknüpfung bestimmter Dateitypen (.pgp und .asc) mit BSCW Desktop zu bestätigen. Wenn Sie wol-
BSCW 4.4 Handbuch Import/Export
177
len, dass das BSCW Desktop-Programm diese Dateitypen automatisch behandeln soll, dann bestätigen Sie die entsprechenden Dialoge.
9.4.2
Start von BSCW Desktop
Das BSCW Desktop-Programm wird typischerweise innerhalb von BSCW gestartet, wenn Sie ein neues Dokument etwa mit
Datei Neu Dokument hochladen. BSCW wird das BSCW
Desktop-Programm automatisch starten und so eine komfortable Dokumentübertragung in den aktuellen Ordner ermöglichen.
Alternativ können Sie das BSCW Desktop-Programm auch direkt im Betriebssystem starten – etwa aus dem Windows-Start-Menü oder vom Windows-Desktop. In diesem Fall ermöglicht
Ihnen BSCW Desktop, einen Ordner für die Dateiübertragung auf einem BSCW-Server auszuwählen, ohne sich zuvor im BSCW-System anmelden zu müssen.
Nachdem Sie BSCW Desktop gestartet haben, sehen Sie in der Online-Hilfe von BSCW
Desktop für weitere Hinweise zur Benutzung des Programms nach, insbesondere was das
Verschlüsselungsverfahren angeht.
9.4.3
Deinstallation von BSCW Desktop
Falls Sie das BSCW Desktop-Programm deinstallieren wollen (z.B. um eine neuere Version zu installieren), benutzen Sie zu diesem Zweck Java Web Start. Öffnen Sie dazu die Anzeige der installierten Anwendungen in Java Web Start, wählen Sie die Anwendung ‚BSCW Desktop‘ aus und löschen Sie diese. Dieser Vorgang ist je nach Version von Java Web Start und verwendetem Betriebssystem unterschiedlich. Unter Windows können Sie etwa die Java-Einstellungen aus der Systemsteuerung öffnen und sich dann unter „Temporäre Internet-Dateien“ die installierten Anwendungen anzeigen lassen.
Beachten Sie, dass die BSCW Desktop-Anwendung persönliche Einstellungen pro Benutzer speichert. Diese Daten werden bei der Deinstallation über Java Web Start nicht entfernt. Sie können diese Einstellungen ggf. manuell löschen (die Dateien befinden sich im Benutzerverzeichnis – unter Windows etwa in C:\Dokumente und Einstellungen\Anwender\BSCWDesktop).
Bitte denken Sie daran, anschließend im BSCW-System die Option BSCW Desktop-Pro-
gramm zur Dateiübertragung verwenden über das Menü
Optionen Einstellungen zu deaktivie-
ren.
9.5 Hochladen per Email
Als Alternative zum Hochladen von Dokumenten über die Aktion
Datei Neu Dokument bzw. über die BSCW-Dateiübertragungshilfen können Sie Textnachrichten oder auch Dokumente als Anhang per Email an einen Ordner senden.
Bitte beachten Sie, dass das Hochladen per Email aus Sicherheitsgründen ausdrücklich von
Ihrem BSCW-Administrator für Ihren BSCW-Server aktiviert werden muss. In der Standard-
Installation ist diese Möglichkeit nicht aktiviert.
Um Textnachrichten und Dokumente in einen Ordner per Email hochzuladen, müssen Sie diesen zunächst dafür freigeben:
Wählen Sie
Zugang Hochladen per Email im Aktionsmenü desjenigen Ordners, den
Sie für Hochladen per Email freischalten möchten. Diese Aktion steht standardmäßig nur den Managern eines Ordners zur Verfügung.
178
Import/Export
BSCW 4.4 Handbuch
Im Formular ‚Hochladen per Email‘ können Sie festlegen, wer Nachrichten und Dokumente per Email in Ihren Ordner hochladen darf: o nur Mitglieder dieses Ordners; o nur registrierte Mitglieder von BSCW – auch wenn sie nicht Mitglied dieses Ordners sind; o jedermann, d.h. der Ordner ist für den allgemeinen öffentlichen Zugang freigegeben.
Ferner können Sie eine Nachricht mit der Adresse des freigegebenen Ordners an alle
Mitglieder des Ordners schicken lassen. Diese Emailadresse lautet normalerweise bscw+OrdnerId@Ihr-BSCW-Server oder bscw-OrdnerId@Ihr-BSCW-Server in Abhängigkeit von dem Emailserver, der verwendet wird. Es ist zu empfehlen, diese
Nachricht abzuwarten, bevor mit dem Hochladen begonnen wird.
Um nun eine Nachricht und Dokumente in den freigegebenen Ordner hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:
Verfassen Sie eine Emailnachricht, fügen Sie Dokumente als Anhänge hinzu und schicken Sie diese Nachricht an die Adresse des Ordners. Diese Aktion steht jetzt natürlich auch allen Personen frei, für die Sie den Ordner freigegeben haben.
Wenn die Emailnachricht erfolgreich an den Ordner geschickt wurde, befindet sich dort ein neues Objekt vom Typ Emailnachricht mit dem ‚Betreff‘ der Nachricht als
Namen. Sollte kein Betreff eingegeben worden sein, hat das Objekt den Namen
‚Nachricht von Benutzername‘. Es handelt sich bei dem Objekt um ein Dokument nach Internet-Norm RFC 822, das den Text der Emailnachricht sowie ihre Anhänge enthält (MIME-Typ message/rfc822
).
Klicken Sie auf den Objektnamen, um die Nachricht selbst und eventuelle Text- oder
HTML-Anhänge zu lesen.
Wählen Sie
Extrahieren im Aktionsmenü der Emailnachricht, um auf die Anhänge
der Nachricht zuzugreifen. Dies funktioniert genauso wie bei Archiven: Die Anhänge
befinden sich nun in Ihrer Zwischenablage und können von dort aus an geeignete Stellen in Ihren Arbeitsbereichen verteilt werden.
BSCW identifiziert Benutzer beim Hochladen per Email über die Absender-Emailadresse.
Nur wenn diese Adresse einem Benutzer zugeordnet werden kann und das Hochladen per
Email für diesen Benutzer und den adressierten Ordner freigegeben wurde, können Nachrichten und Dokumente auf diesem Weg in BSCW hochgeladen werden. Andernfalls wird das
Hochladen mit einer entsprechenden Fehlermeldung zurückgewiesen. Sie sollten Ihrem persönlichen Profil weitere Emailadressen hinzufügen, wenn Sie Emailnachrichten von verschie-
Sie können das Hochladen per Email für einen Ordner jederzeit auch wieder sperren:
Wählen Sie
Zugang Hochladen per Email im Aktionsmenü eines Ordners, den Sie freigegeben haben, aktivieren Sie die Option ‚gesperrt‘ im Formular ‚Hochladen per
Email‘ und bestätigen Sie mit [OK].
Achtung: Seien Sie bei der Freigabe Ihrer Ordner für Hochladen per Email sehr vorsichtig:
Allein die Freigabe für alle Benutzer Ihres BSCW-Servers gibt dieses Recht möglicherweise
Tausenden von Personen, die Sie in der Regel nicht kennen. Noch genauer sollten Sie erwägen, ob eine allgemeine anonyme Freigabe nötig und sinnvoll ist.
BSCW 4.4 Handbuch Import/Export
179
9.6 Aktenkoffer
Der Aktenkoffer ist ein persönlicher Ordner in BSCW (ähnlich der Zwischenablage). Er dient zur Synchronisierung von BSCW-Dokumenten mit den entsprechenden Dokumenten auf einem lokalen Computer. Beim Abgleich werden Dokumente im Aktenkoffer mit den Dokumenten auf dem lokalen Computer verglichen und es werden neuere Dokumente vom BSCW-
Server zum lokalen Computer übertragen und umgekehrt. Um auf Ihren Aktenkoffer zuzugreifen,
klicken Sie auf das Symbol in der Schnellzugriffsleiste oder
wählen Sie
Anzeigen Aktenkoffer im oberen Menü.
Der Einsatz des Aktenkoffers bietet sich an, wenn Sie mehrere Dokumente vom BSCW-
Server auf Ihren lokalen Rechner übertragen, um diese dort zu bearbeiten und dann wieder in
BSCW verfügbar zu machen. Sie können ganze Arbeitsbereiche im Aktenkoffer vorhalten, auf Ihren lokalen Computer übertragen und enthaltene Dokumente dort lesen und bearbeiten, während Sie z.B. auf Reisen sind. Anschließend nutzen Sie die Synchronisierung, um unterwegs geänderte Dokumente mit dem BSCW-Server abzugleichen bzw. von anderen Mitgliedern geänderte Dokumente eines Arbeitsbereichs mit Ihrem lokalen Computer abzugleichen.
Dokumentenabgleich mit dem Aktenkoffer ist nur im Rahmen einer professionellen BSCW-
Lizenz verfügbar. OrbiTeam bietet eine Erweiterung von kostenlosen Ausbildungslizenzen auf die volle Funktionalität der professionellen Lizenz an. Bitte wenden Sie sich für weitere
Informationen an [email protected]. Der Dokumentenabgleich mit dem Aktenkoffer muss zudem noch von Ihrem BSCW-Systemadministrator aktiviert werden.
9.6.1
Systemanforderungen für den Aktenkoffer
Der Aktenkoffer verwendet zum Abgleich mit dem lokalen Verzeichnis ein Java-Applet, das in Ihren Browser geladen und ausgeführt wird. Dazu wird ein Java-Plugin verwendet, das bei
Bedarf installiert wird. Damit der Aktenkoffer genutzt werden kann, müssen Sie zudem bei
Ihrem Web-Browser JavaScript aktiviert haben. Das Java-Applet benötigt SUNs Java-Plugin in der Version 1.5 (oder höher), das von aktuellen Web-Browsern unterstützt wird.
Bitte beachten Sie, dass der Abgleich mit lokalen Dateien nur auf der Windows-Plattform möglich ist (mindestens Version 98, 2000 oder XP).
9.6.2
Arbeiten mit dem Aktenkoffer
Aktenkoffer-Aktionen sind nur in den Kompetenzniveaus ‚Fortgeschrittener‘ und ‚Experte‘ verfügbar. Wählen Sie mit
Optionen Niveau eines dieser Kompetenzniveaus, um den Aktenkoffer zu benutzen.
Um einen Ordner für den Abgleich mit dem lokalen Computer vorzubereiten, muss zunächst ein Verweis auf diesen Ordner im Aktenkoffer abgelegt werden:
Wählen Sie in Aktenkoffer im Aktionsmenü eines Ordners oder Arbeitsbereichs, um diesen für den Abgleich mit Ihrem lokalen Computer zu bestimmen. Der Ordner bleibt an seiner ursprünglichen Stelle in BSCW erhalten. Sie können nicht einzelne Dokumente in den Aktenkoffer einbringen, sondern nur ganze Ordner.
Um einen Ordner wieder aus dem Aktenkoffer zu entfernen und damit vom Abgleich mit
Ihrem lokalen Rechner auszuschließen,
öffnen Sie den Aktenkoffer z.B. mit
Anzeigen Aktenkoffer aus dem oberen Menü und
180
Import/Export
BSCW 4.4 Handbuch
wählen
Entfernen im Aktionsmenü des betreffenden Ordners.
Dem BSCW-Aktenkoffer entspricht auf Ihrem lokalen Computer ein lokaler Aktenkoffer-Ord-
ner, der nach einem erfolgreichen Abgleich dieselben Ordner und Dokumente enthält wie Ihr
BSCW-Aktenkoffer. Den Ort dieses lokalen Aktenkoffers und weitere Synchronisierungseinstellungen legen Sie wie folgt fest:
Wählen Sie
Optionen Synchronisierung im oberen Menü.
Geben Sie den (geänderten) Ort für den lokalen Ordner des Aktenkoffers als Pfad im
Dateisystem Ihres lokalen Computers im entsprechenden Feld ein.
Kreuzen Sie die Option ‚Versionen eines Dokuments in Aktenkoffer übernehmen‘ an, um auch die Versionen eines versionierten BSCW-Dokuments in Ihren lokalen Aktenkoffer zu übernehmen. Die Versionen eines Dokuments DokName werden in einem
Unterordner DokName.versions des lokalen Aktenkoffers abgelegt. Beachten Sie, dass standardmäßig nur bis zu drei neuere Versionen eines Dokuments übernommen werden. Wenn Sie mehr Versionen übernehmen wollen, fragen Sie Ihren Systemadministrator.
Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird bei der Synchronisierung nur die aktuelle
Version eines BSCW-Dokuments unter Versionskontrolle in den lokalen Aktenkoffer
übernommen.
Kreuzen Sie die Option ‚Dokumentnamen um übliche Dateinamenendungen erweitern‘ an, um Dokumentnamen um die üblichen Dateinamenendungen zu erweitern, wenn die Dokumente in den lokalen Aktenkoffer übernommen werden. Ein BSCW-
Dokument DokName vom MIME-Typ ‚Adobe PDF‘ z.B. wird als DokName.pdf in den lokalen Aktenkoffer übernommen.
Sie müssen den Ordner für den lokalen Aktenkoffer nicht erzeugen, er wird beim ersten Abgleich automatisch angelegt.
Hinweis: Mit der Aktion
Optionen Synchronisierung können Sie den Ort des lokalen Aktenkoffer-Ordners auf Ihrem lokalen Computer auch nachträglich ändern. In diesem Fall wird der alte Aktenkoffer beim nächsten Abgleich nicht mehr berücksichtigt und dort geänderte Dokumente werden nicht zum BSCW-Server übertragen. Führen Sie daher eine Änderung des
Pfades zum Aktenkoffers nur nach einem erfolgreichen Abgleich durch und löschen Sie anschließend den alten lokalen Aktenkoffer auf dem lokalen Computer. Beim nächsten Abgleich wird der neue lokale Aktenkoffer erzeugt.
Den Abgleich des Aktenkoffers mit Ihrem lokalen Computer führen Sie wie folgt durch:
Öffnen Sie den Aktenkoffer z.B. mit
Anzeigen Aktenkoffer aus dem oberen Menü.
Wählen Sie dort auf
Abgleichen im Kontextmenü des Aktenkoffers oder klicken Sie in der Aktionssymbolleiste.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem ein Fortschrittsbalken für den Fortgang des
Abgleichs angezeigt wird. Es werden zunächst die Änderungen berechnet und diese dann in einer Voransicht „Auswahl Ordner für Abgleich“ angezeigt; wählen Sie nun die Ordner, die Sie mit dem Aktenkoffer in BSCW abgleichen möchten.
Wählen Sie [Start], um den Abgleich zu beginnen. Je nach Umfang des Aktenkoffers und Anzahl der Änderungen kann der Abgleich einige Minuten in Anspruch nehmen.
Bitte warten Sie ab, bis der Fortschrittsbalken 100% erreicht hat.
BSCW 4.4 Handbuch Import/Export
181
Nach Beendigung des Abgleichs wird eine Liste der Ordner und Dokumente angezeigt, die übertragen worden sind. Dabei werden die folgenden Icons verwendet:
Information über eine beim Abgleich durchgeführte Aktion.
Warnung über eine beim Abgleich durchgeführte Aktion.
Hinweis auf einen Fehler, der beim Abgleich aufgetreten ist.
Es wurde ein Dokument vom Server in den lokalen Aktenkoffer übertragen.
Es wurde ein Dokument vom lokalen Aktenkoffer zum Server übertragen.
Es wurde ein Konflikt festgestellt (und eine neue Version in BSCW erzeugt).
Anschließend können Sie das Fenster über die dafür vorgesehene Schaltfläche schlie-
ßen.
Bei der Synchronisierung der Aktenkoffer können sowohl Dokumente vom BSCW-Server in den lokalen Aktenkoffer des lokalen Computers übertragen werden als auch vom lokalen
Computer zum BSCW-Server. Dabei ist folgendes zu beachten:
Beim Abgleich werden nur Ordner und Dokumente berücksichtigt. Andere BSCW-
Objekte wie etwa Notizen, Kalender oder URLs werden nicht in den lokalen Aktenkoffer übertragen.
Dokumente und Ordner aus dem BSCW-Aktenkoffer, die noch nicht im lokalen Aktenkoffer vorhanden sind, werden beim Abgleich zum lokalen Aktenkoffer übertragen.
Dokumente und Ordner, die im lokalen Aktenkoffer erzeugt werden, werden beim nächsten Abgleich im entsprechenden Ordner im BSCW-Aktenkoffer abgelegt (wenn die Zugriffsrechte ausreichen).
Es dürfen keine neuen Dokumente oder Ordner auf oberster Ebene im lokalen Aktenkoffer erstellt werden, sondern nur innerhalb dort bereits vorhandener Ordner. Neue
Ordner auf oberster Ebene müssen zuerst im BSCW-Aktenkoffer über die Aktion in Aktenkoffer angelegt werden. Widrigenfalls erfolgt eine Fehlermeldung beim Abgleich.
Dokumente und Ordner, die im BSCW-Aktenkoffer gelöscht worden sind, werden beim Abgleich aus dem lokalen Aktenkoffer gelöscht, sofern sie dort nicht geändert worden sind. Dasselbe gilt für eine Umbenennung im BSCW-Aktenkoffer.
Dokumente aus dem BSCW-Aktenkoffer, die bereits im lokalen Aktenkoffer vorhanden sind, aber dort nicht geändert worden sind, werden zum lokalen Aktenkoffer übertragen, wenn sie in BSCW seit der letzten Synchronisierung geändert worden sind.
Dokumente, die im lokalen Aktenkoffer geändert worden sind, werden beim Abgleich in den entsprechenden Ordner im BSCW-Aktenkoffer übertragen. Dabei wird mit dem dort bereits vorhandenen Dokument wie folgt verfahren: o
Das Dokument wird ersetzt, wenn es nicht bereits unter Versionskontrolle steht und dort nicht geändert worden ist.
o
Es wird eine neue Version erzeugt, wenn das Dokument bereits unter Versionskontrolle steht.
o
Wenn das Dokument auch in BSCW geändert worden ist (Konfliktfall), wird immer eine neue Dokumentversion erzeugt. Dazu wird das Dokument, wenn noch nicht geschehen, unter Versionskontrolle gestellt und das lokal geänderte Doku-
182
Import/Export
BSCW 4.4 Handbuch
ment als neue Version mit einem entsprechenden Versionskommentar versehen.
Der Konfliktfall wird zudem nach dem Abgleich in der Resultatsliste entsprechend angezeigt.
Um einen etwaigen Konflikt aufzulösen, müssen Sie entscheiden, welche Änderung vorrangig ist. Ist die Änderung in BSCW vorrangig, so sollten Sie die letzte Version in BSCW löschen
(diese stammt aus dem lokalen Aktenkoffer) und das Dokument aus dem lokalen Aktenkoffer löschen, um einen weiteren Konflikt zu verhindern. Ist hingegen die lokale Änderung vorrangig, so ist keine Aktion in BSCW notwendig (das lokal geänderte Dokument entspricht der aktuellen Version in BSCW). Um Konflikte zu vermeiden, empfiehlt es sich bei einer geplanten lokalen Bearbeitung eines Dokuments im Aktenkoffer, das Dokument vor der Bearbeitung in BSCW zu sperren.
9.7 Outlook-Abgleich
BSCW unterstützt den Abgleich von Kontakten und Terminen mit entsprechenden Daten in
Microsoft Outlook, d.h. BSCW-Benutzer, die lokal in einer Windows-Umgebung arbeiten, können ihre Kontaktlisten und persönlichen oder Gruppenkalender in BSCW mit entsprechenden Daten in ihrer lokalen Outlook-Anwendung synchron halten. Auf diese Weise können die
Termine eines BSCW-Gruppenkalenders auf einen lokalen Computer heruntergeladen werden, die lokalen Kontaktdaten der Mitglieder eines Arbeitsbereichs können in einer BSCW-
Kontaktliste des Arbeitsbereichs versammelt werden und Kontakte ebenso wie Termine können in BSCW und Outlook über regelmäßige Outlook-Abgleiche auf dem laufenden gehalten werden.
Der Outlook-Abgleich funktioniert auf der Basis einzelner Kontaktlisten und Kalender, die jeweils für sich abgeglichen werden. In diesem Sinne werden eine Kontaktliste oder ein Kalender in BSCW mit einem Kontaktordner oder Kalender in Outlook verknüpft. Um eine Kontaktliste oder einen Kalender mit dem entsprechenden Outlook-Ordner auf Ihrem lokalen
Rechner abzugleichen, wählen Sie
Abgleichen im Aktionsmenü der Kontaktliste oder des
Kalenders. Sie können dazu auch die Kontaktliste oder den Kalender öffnen und das Symbol in der Aktionssymbolleiste anklicken.
Während des Abgleichs werden die Kontakte oder Termine in Ihrer Kontaktliste oder Ihrem
Kalender mit den Kontakten und Terminen im entsprechenden Outlook-Ordner auf Ihrem lokalen Computer verglichen und die folgenden Aktionen durchgeführt:
Seit dem letzten Abgleich erzeugte Kontakte oder Termine werden in den lokalen Outlook-Ordner übertragen und umgekehrt.
Kontakte oder Termine, die in BSCW entfernt wurden, werden auch aus dem lokalen
Outlook-Ordner entfernt und umgekehrt.
Änderungen an Kontakten oder Terminen in BSCW seit dem letzten Abgleich werden in Outlook übertragen und umgekehrt.
Konflikte, d.h. Änderungen von Kontakten oder Terminen und ihrer entsprechenden
Objekte sowohl in BSCW als auch in Outlook seit dem letzten Abgleich, müssen manuell aufgelöst werden, indem einer der Änderungen Priorität eingeräumt wird.
Beachten Sie, dass der Outlook-Abgleich nur im Rahmen einer professionellen BSCW-Lizenz verfügbar ist. OrbiTeam bietet eine Erweiterung von kostenlosen Ausbildungslizenzen auf die volle Funktionalität der professionellen Lizenz an. Bitte wenden Sie sich für weitere Einzelheiten an [email protected]. Der Outlook-Abgleich muss zudem noch von Ihrem BSCW-
Systemadministrator aktiviert werden.
BSCW 4.4 Handbuch Import/Export
183
9.7.1
Systemanforderungen für den Outlook-Abgleich
Zunächst sollten Sie beachten, dass der Outlook-Abgleich nur auf MS Windows (2000, XP und aufwärts) mit Outlook (2000, 2002, 2003, XP, 2007) funktioniert.
Der Outlook-Abgleich ist als ein Java-Applet implementiert. Dieses Applet wird in Ihren
Browser geladen und wird von einem speziellen Java-Plugin ausgeführt. Sie benötigen dazu die Java-Laufzeitumgebung 1.5 oder höher, die von allen aktuellen Browsern unterstützt wird.
9.7.2
Outlook-Abgleich verwenden
Als ersten Schritt bei der Verwendung des Outlook-Abgleichs müssen Sie eine Verknüpfung zwischen einer Kontaktliste oder einem Kalender in BSCW und einem entsprechenden Kontaktordner oder Kalender in Outlook auf Ihrem lokalen Computer herstellen.
Öffnen Sie die Kontaktliste oder den Kalender, den Sie mit einem lokalen Outlookordner abgleichen wollen.
Wählen Sie
Datei Abgleichen im oberen Menü oder klicken Sie auf onssymbolleiste, um das Abgleich-Applet zu starten.
in der Akti-
Nach dem Hochfahren zeigt das Applet ein separates Fenster an, in dem Sie einen
Outlookordner auswählen können, den Sie zum Zwecke des Abgleichs mit der aktuellen Kontaktliste bzw. dem aktuellen Kalender verknüpfen wollen. Sie können entweder einen bereits existierenden Outlookordner auswählen oder einen neuen leeren
Ordner erzeugen. Einen neuen Ordner erzeugen Sie, indem Sie zunächst einen existierenden Ordner auswählen, der den neuen Ordner enthalten soll, dann den Namen des neuen Ordners eingeben und schließlich auf [Ordner anlegen] klicken.
Das Fenster zur Ordnerauswahl wird nur angezeigt, wenn keine Verknüpfung zwischen der aktuellen Kontaktliste bzw. dem aktuellen Kalender und einem Outlookordner besteht. Dies ist der Fall, wenn der Outlook-Abgleich zum ersten Mal durchgeführt wird oder wenn der zugeordnete Outlookordner nicht zugreifbar ist, weil er z.B. zwischenzeitlich gelöscht worden ist.
Die Verknüpfung zwischen einer Kontaktliste oder einem Kalender in BSCW und einem Outlookordner gilt für die gesamte Existenzdauer der verknüpften Objekte, d.h. bis das BSCW-
Objekt oder der Outlookordner gelöscht worden sind (in Outlook: aus dem Ordner Gelöschte
Objekte dauerhaft gelöscht).
Hinweis: Obwohl es möglich ist, zwei Kontaktlisten oder zwei Kalender in BSCW mit demselben Outlookordner zu verknüpfen, raten wir Ihnen jedoch entschieden von einem solchen
Vorgehen ab. Nachfolgende Abgleiche führen in einem solchen Fall zu zwei verschiedenen
Kontaktlisten oder Kalendern mit demselben Inhalt. Dies ist in den meisten Fällen verwirrend und führt möglicherweise zu unnötigen Konflikten.
Während des allerersten Abgleichs werden Kontakte und Termine der BSCW-Kontaktliste oder des BSCW-Kalenders in den entsprechenden Outlookordner heruntergeladen und die eventuell existierenden Kontakte oder Termine des Outlookordners werden in das entsprechende BSCW-Objekt hochgeladen. Die entsprechenden Aktionen werden im Hauptfenster des Abgleich-Applets angezeigt (siehe die folgende Abbildung). Als Ergebnis des Abgleichs enthalten nun die beiden verknüpften Objekte dieselben Kontakte oder Termine.
184
Import/Export
BSCW 4.4 Handbuch
Abbildung 32: Hauptfenster des Outlook-Abgleich-Applets
Wichtig: Beim Abgleich von Terminen sollten Sie die folgenden Punkte beachten: o
Setzen Sie Ihre Ortszeit über
Optionen Profil Ändern in der Registerkarte Weitere Infor-
mation. Dies stellt sicher, dass Termine, für die keine Zeitzone gesetzt ist (die Standardeinstellung), beim Abgleich korrekt in Outlook übertragen werden.
o
Outlook kennt weit weniger komplexe Wiederholungsregeln für Termine als BSCW.
Folglich können nur BSCW-Terminserien mit einer einzigen Wiederholungsregel und keiner Ausnahmeregel beim Abgleich in Outlook übertragen werden. Es gibt noch weitere
Einschränkungen für Wiederholungsregeln, die in Outlook übertragen werden können, worauf Sie durch entsprechende Fehlermeldungen hingewiesen werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie sich die Serienmuster ansehen, die in Outlook möglich sind.
o
Änderungen an einzelnen Terminen einer Terminserie können während eines Abgleichs nicht von einer Seite zur anderen übertragen werden.
Bei den Abgleichen, die dem allerersten folgen, können weitere Typen von Aktionen nötig werden: Kontakte oder Termine können geändert oder gelöscht worden sein und weitere Kontakte oder Termine können auf einer Seite oder auf beiden Seiten hinzugekommen sein.
Infolgedessen müssen Kontakte oder Termine für den Abgleich auf den neuesten Stand gebracht, gelöscht oder neu erzeugt werden. Die nötigen Abgleichaktionen werden im Haupt-
fenster des Abgleich-Applets aufgeführt, wie es in der Abbildung oben dargestellt wird.
Die Abgleichaktionen werden durch spezifische Symbole unterschieden.
Ein neuer Kontakt oder Termin ist in Outlook erzeugt worden; ein entsprechendes
Objekt muss durch Übertragung von Outlook in BSCW erzeugt werden.
Ein existierender Kontakt oder Termin ist in Outlook geändert worden; das entsprechende Objekt muss durch Übertragung von Outlook in BSCW angepasst werden.
Ein neuer Kontakt oder Termin ist in BSCW erzeugt worden; ein entsprechendes
Objekt muss durch Übertragung von BSCW in Outlook erzeugt werden.
Ein existierender Kontakt oder Termin ist in BSCW geändert worden; das entsprechende Objekt muss durch Übertragung von BSCW in Outlook angepasst werden.
Ein existierender Kontakt oder Termin ist in Outlook entfernt worden; das entsprechende Objekt in BSCW muss ebenfalls entfernt werden.
BSCW 4.4 Handbuch Import/Export
185
Ein existierender Kontakt oder Termin ist in BSCW entfernt worden; das entsprechende Objekt in Outlook muss ebenfalls entfernt werden. Beachten Sie, dass die Entfernung von einander entsprechenden Kontakten oder Terminen auf beiden Seiten keine
Abgleichsaktion nötig macht und folglich auch beim Abgleich nicht angezeigt wird.
Ein existierender Kontakt oder Termin ist sowohl in BSCW als auch in Outlook geändert worden; der so entstandene Konflikt muss händisch aufgelöst werden, indem einer der beiden Änderungen Vorrang eingeräumt wird.
Ein Termin kann nicht von einer Seite zur anderen übertragen werden. Der Grund für das Übertragungsproblem wird im unteren Teil des Applet-Fensters angezeigt, wenn man auf den entsprechenden Eintrag klickt. In den meisten Fällen werden Übertragungsprobleme von komplexen Wiederholungsregeln bei BSCW-Terminserie oder durch Änderungen von einzelnen Terminen einer Terminserie verursacht. In beiden
Fällen wird ein Abgleich nicht unterstützt.
Übertragungsprobleme müssen händisch außerhalb des Abgleichvorgangs behandelt werden, indem man z.B. die komplexe Wiederholungsregel eines BSCW-Termins vereinfacht oder die
Änderung eines einzelnen Termins einer Terminserie in Outlook rückgängig macht.
Die andere Situation, die durch den Abgleich nicht automatisch behandelt werden kann, ist der Konflikt. Nebenläufige Änderungen zweier entsprechender Kontakte oder Termine seit dem letzten Abgleich stellen einen Konflikt dar. Die Art der Änderungen spielt dabei keine
Rolle, es zählt nur der Zeitpunkt, zu dem eine Änderung durchgeführt wurde. Die Änderung eines Objekts auf der einen Seite und die Entfernung des entsprechenden Objekts auf der anderen Seite werden ebenfalls als Konflikt betrachtet. Folglich können Konflikte nicht dadurch aufgelöst werden, dass man eines der betroffenen Objekte auf einer Seite entfernt. Auch das
Rückgängigmachen der Änderung auf einer Seite führt nicht zum Ziel, da dies für den Abgleich wiederum als Änderung angesehen wird. Konflikte können also nur dadurch aufgelöst werden, dass der Änderung auf einer der beiden Seiten Vorrang gegeben wird und das entsprechende Objekt auf der anderen Seite angepasst wird. Natürlich kann Sie niemand zwingen, einen Konflikt aufzulösen oder ein Übertragungsproblem zu beseitigen. Sie werden lediglich jedesmal, wenn Sie einen Outlook-Abgleich durchführen, an diese Probleme erinnert.
Sie haben mehrere Möglichkeiten, den Abgleich zu steuern:
Im oberen Teil des Applet-Fensters können Sie bestimmte Gruppen von Abgleichaktionen für die Darstellung in der Hauptliste auswählen, indem Sie die entsprechenden Auswahlkästchen ankreuzen oder nicht. Aktionen, die in der Liste nicht dargestellt werden, werden während des Abgleichs auch nicht durchgeführt. Auf diese
Weise können Sie z.B. das Löschen von Kontakten in Ihrem Outlookordner unterbinden.
Sie können für die Einträge in der Hauptliste individuell die Abgleichaktion bestimmen, die jeweils durchgeführt werden soll. Wenn Sie auf das Aktionssymbol klicken, wird ein Menü angezeigt, das die möglichen Aktionen für den jeweiligen Eintrag enthält. Wählen Sie eine Aktion aus. Dies ist insbesondere für die händische Auflösung von Konflikten nützlich. Auch können Sie bestimmte Einträge vom Abgleich ausnehmen, indem Sie für diese Einträge die „leere“ Abgleichaktion auswählen, für die das
Symbol steht.
Sie können die Abgleichaktion auch für eine ganze Gruppe von Einträgen festsetzen, die Sie durch Klicken auf die jeweiligen Einträge ausgewählt haben. Nach Auswahl der Einträge wird durch einen rechten Mausklick ein Popup-Menü angezeigt, das diejenigen Aktionen enthält, die für alle Einträge in der Gruppe möglich sind. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn eine ganze Gruppe von Konflikten in gleicher
186
Import/Export
BSCW 4.4 Handbuch
Weise aufgelöst werden soll. Achtung: Wenn Ihre Auswahl von Einträgen zu heterogen ist, kann die leere Abgleichaktion (
Einträge der Auswahl zulässig ist.
) die einzige Aktion sein, die für alle
Nachdem Sie sich entschieden haben, welche Objekte wie abgeglichen werden sollen, starten
Sie schließlich den Abgleichvorgang, indem Sie auf [OK] im Applet-Fenster klicken. Die
Fortschrittsanzeige im unteren Teil des Fensters informiert Sie über den Fortgang des Abgleichvorgangs.
Achtung: Wenn der Abgleichvorgang zwischendurch stehenbleibt, kann es daran liegen, dass
Sie von Outlook in einem separaten Popup-Dialog gefragt werden, ob Sie für das Abgleich-
Applet den Zugriff auf die Emailadressen von Outlook erlauben wollen. Dies ist eine Sicherheitsabfrage, die zum Schutz vor Viren eingebaut wurde. Um den Abgleich fortzusetzen, müssen Sie den Zugriff erlauben. Es gibt ein Freeware-Programm, das das für Sie erledigt
(http://www.contextmagic.com/express-clickyes/).
9.8 WebDAV
WebDAV steht für „Web-based Distributed Authoring and Versioning“. Es handelt sich dabei um eine Erweiterung des HTTP-Protokolls, die Benutzern erlaubt, gemeinsam Dateien zu bearbeiten und zu verwalten, die auf einem Web-Server liegen. Es ist mit WebDAV z.B. möglich, Dateien auf den Server hochzuladen oder Dateien auf dem Server umzubenennen.
BSCW unterstützt als Server das WebDAV-Protokoll, so dass es von einem WebDAV-Klienten, d.h. einer Klienten-Anwendung, die ebenfalls das WebDAV-Protokoll unterstützt, aus möglich ist, Ihre Arbeitsbereiche durchzusehen, Dokumente zu öffnen, zu bearbeiten, auf den
Server zurückzuschreiben, zu verschieben usw.
Als die wohl interessantesten Anwendungen, die WebDAV unterstützen, sind Microsofts
Internet Explorer, Windows Explorer und das Office-Paket zu nennen, auf die wir uns in der folgenden Beschreibung beschränken wollen (siehe www.webdav.org für andere Anwendungen, die ebenfalls WebDAV unterstützen). Wenn Sie von diesen Anwendungen her über
WebDAV auf Ihrem BSCW-Server zugreifen, haben Sie die folgenden Vorteile:
Ihre BSCW-Arbeitsbereiche stellen sich als Webordner des Internet Explorer oder des
Windows Explorer dar. Sie können wie vom Windows Explorer gewohnt in den
Arbeitsbereichen navigieren.
Sie können die Ihnen bekannten Aktionen auf den dargestellten Objekten über die rechte Maustaste oder auch per ‚drag & drop‘ durchführen (z.B. kopieren, einfügen, löschen).
Sie können Microsoft-Office-Dokumente direkt aus einem Webordner heraus öffnen, wobei die entsprechende Office-Anwendung automatisch startet. Nach Bearbeitung des Dokuments können Sie über ‚Speichern‘ bzw. ‚Speichern unter...‘ das bearbeitete
Dokument direkt auf Ihren BSCW-Server zurückschreiben. Es ist kein Zwischenspei-
chern und Hochladen mehr erforderlich.
Um sich unter Windows mit einem BSCW-Server mittels WebDAV zu verbinden, gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie die Netzwerkumgebung (entweder per Doppelklick auf das entsprechende
Icon auf Ihrem Desktop oder aus dem Windows Explorer heraus).
BSCW 4.4 Handbuch Import/Export
187
Wählen Sie „Netzwerkressource hinzufügen“. Der Dialog „Assistent zum Hinzufügen von Netzwerkressourcen“ öffnet sich.
Bestätigen Sie zweimal mit [weiter].
Geben Sie als Netzwerkadresse die URL Ihres BSCW-Servers an (z.B. http://Ihr-
BSCW-Server/bscw/bscw.cgi).
Bestätigen Sie mit [weiter].
Geben Sie in das Login-Fenster Ihren BSCW-Benutzernamen und das Passwort ein.
Wenn Sie möchten, können Sie einen Namen für die Ressource eingeben.
Klicken Sie auf [Fertigstellen].
Wenn die neue Netzwerkressource erfolgreich angelegt wurde, haben Sie darüber Zugriff auf
Ihren BSCW-Server. Ihr persönlicher Arbeitsbereich (‚:Benutzername‘) ist dabei über den
Ordner-Alias ‚home‘ erreichbar. Sie können nun über den Windows Explorer auf Dokumente in BSCW zugreifen und mittels Kopieren und Einfügen oder per ‚drag & drop‘ Dokumente hoch- bzw. herunterladen.
Falls die oben beschriebene Methode nicht funktioniert (weil z.B. der Dialog zur Eingabe von
Benutzernamen und Kennwort immer wieder erscheint), sehen Sie sich bitte auf der BSCW-
Website (http://www.bscw.de/) unter „Häufige Fragen“ die Hinweise zur Problemlösung bei der WebDAV-Verbindung an.
Da Microsoft das WebDAV-Protokoll teilweise nicht RFC-konform implementiert hat, ergeben sich folgende bisher bekannten Probleme der WebDAV-Erweiterung:
Die Dialogboxen und Fehlermeldungen sind teilweise irreführend.
Leer- und Sonderzeichen in BSCW-Objektnamen werden in der Webordner-Ansicht von Internet Explorer und Windows Explorer falsch dargestellt.
Das übergeordnete Verzeichnis wird im aktuellen Verzeichnis angezeigt.
Bei ‚drag & drop‘ innerhalb desselben Verzeichnisses wird die Datei kopiert.
Achtung: Um die WebDAV-Verbindung zu BSCW zu beenden, reicht es nicht aus, den
Browser zu schließen oder Ihre WebDAV-Ordner zu entfernen – die Netzwerkverbindung ist
weiterhin mit Ihrem Benutzernamen aktiv. Sollte nun jemand anders auf Ihrem lokalen System WebDAV für seinen Benutzernamen einrichten wollen, öffnen sich Ihre persönlichen
Arbeitsbereiche trotz der Eingabe korrekter Zugangsdaten. Um dies zu vermeiden, melden Sie sich unter Ihrem Windows-Benutzernamen ab („start > Herunterfahren... > Ihr-Benutzername abmelden“) und wieder an. Diese Maßnahme ist notwendig, wenn andere Personen Zugang zu
Ihrem lokalen Rechner haben.
188
Import/Export
BSCW 4.4 Handbuch
BSCW 4.4 Handbuch
189
Index
A
Abgleichen von Dokumenten 180 von Kontakten 183 von Terminen 183
Abhängigkeit zwischen Gewerken 158 abmelden 13
Adressbuch 63
Adressen von BSCW-Objekten 89
Aktenkoffer 180
Aktionen 28 auf einzelnen Objekten 34 auf markierten Objekten 6, 33
Aktionsmenü 7
Aktionssymbolleiste 5, 20 aktive Benutzer 127
Aktivitätsverfolgung 126 aktuelle Auswahl 44 aktuelle Ereignisse 38 alles auswählen 6, 20 andere Gemeinschaften 144 andere sehen 126
ändern 34
Anfänger 56
Anforderungen zur Benutzung von BSCW
1 anhängen 80, 81, 138
Anhängen von Notizen 81
Anlagen zu Notizen 80 zu Terminen 138 anmelden 12
Anmerkungen 81
Annotationen 81 anonymer Zugriff 75, 76
Anpassen der Benutzeroberfläche 55
Anpassen von BSCW 52
Ansichten eines Ordners 56
Ansichten im Kalender 137
BSCW 4.4 Handbuch
Antworten auf Notizen 80
Anwesenheit in BSCW 125
Arbeitsbereich 2, 57 einbetten 58
öffentlich machen 58 verlassen 46, 62 verschieben 58
Arbeitsbereichsbericht 37
Arbeitssitzung beenden 13 starten 12
Archivieren von Objekten 173
Aufgabe in Laufmappen 161
Aufnahme beantragen 144
Aufnahmeregelung (Gemeinschaft) 143
Auftrag 28, 163
Auftragsansicht 164
Auftragsliste 168
Auftragsnotizen 168 ausklappbar 56
Ausnahmebehandlung von Aufträgen 165 ausschneiden 44, 72
Auswahl aufheben 6, 20
Auswählen eines Eintrags 33
Auswahlmenü für Mehrfachselektion 6,
20, 33
Auswerten von DokSets 115, 116, 117
Authentisierung 11, 51
Awareness 38, 57, 125, 126
B
Balkendiagramm von Projekten 157, 158
Banner 20, 59
Beantwortung von Umfragen 142 bearbeiten 34
Bearbeitung von Aufträgen 164 von Dokumenten auf dem Server 97 von HTML-Dokumenten 98 von Laufmappen 162 von MS-Office-Dateien 98, 187 von Notizen 79 von Suchanfragen 85 von Textdokumenten 98 von Umfragen 139
Beenden der Arbeitssitzung 13
Benutzer kontaktieren 124 suchen 88 benutzerdefinierte Attribute 48 benutzerdefinierter Workflow 163, 168
Index
191
Benutzerinformationen 61
Benutzernamen wählen 12
Benutzerniveau 56
Benutzeroberfläche 19 anpassen 55 ohne JavaScript 53
Benutzer-Profil 14
Beschreibung zeigen und verbergen 56
Bestätigung von Ereignissen 38
Betreiben eines eigenen BSCW-Servers 8
Bewertung von Dokumenten oder URLs
34
Blog 26, 81
Eigenschaften 83 erzeugen 83
Blog-Eintrag hinzufügen 84
Blog-Kommentar 84
Browser konfigurieren 16, 53
BSCW Desktop 54, 176 deinstallieren 178 installieren 177 starten 178
BSCW-Anwesenheit 125
BSCW-Element (Websiteordner) 108, 109
BSCW-Homepage 2
BSCW-Objekte suchen 86
BSCW-Ordner als Windows-Webordner
187
BSCW-Rollenkonzept 69
BSCW-RSS-Nachrichtenquellen 37, 38,
128, 130
C
Cache (Browser-Einstellungen) 16
D
Dateiübertragungshilfen 54, 176 direkte Email-Benachrichtigung 38
Diskussion 24, 26, 78 erzeugen 79
Document Generator 115 benutzen 119
DokSet 27, 115
Dokument 23 abgleichen mit lokalem Rechner 180 annotieren 81 anonym hochladen 76 bewerten 34 direkt bearbeiten 97 einfrieren 100
192
Index hochladen 5, 30, 54, 176, 178 konvertieren 174
PDF-Darstellung 30 sperren 99 suchen 87 unter Versionskontrolle 24, 100 wiedervorlegen 99
Dokumentensammlung 27, 115
Dokument-Ereigniskarte 40
Dokument-Ereignisse 40
Drag & drop-Uploader 54, 176
Dublin Core 48
E
eigener BSCW-Server 8
Eigenschaften eines Blog 83
Eigenschaften eines Websiteordners 107
Eigentümer 44, 46, 72
Einfrieren von Dokumenten 100 einfügen 44, 72
Einladen von Mitgliedern 32, 58, 62
Einstellung des Browsers 16
Einstellungen in Kalendern 138 persönliche 14, 52, 53, 54
Eintrag eines Blogs 84
Einträge sortieren 22, 56
Emailadresse registrieren 51
Email-Freigabe für Ordner 178
Emailnachricht-Objekt 26 entfernen 46, 72
Entfernen von Mitgliedern 62 entfrieren 100
Ereignisbenachrichtigung 38, 127, 128
Ereignisdienst abonnieren 57
Ereignisfilter 38 auf Objektebene 39
Standardeinstellung 39
Ereignis-Icons 37, 38
Ereigniskarte 40
Ereignis-Kategorien 37
Ereignisse 36
Ereignisse bestätigen 38
Erinnerung an Termine 134
Erreichbarkeit anderer Benutzer 125, 126 ersetzen 34
Erstellen von Terminen 134
Erzeugen einer Version 101
Erzeugen von Objekten 29
Evaluierung von DokSets 115, 116, 117
Experte 56
BSCW 4.4 Handbuch
Exportieren mit FTP 175 von Adressbucheinträgen 63 von Benutzereinträgen 124 von BSCW-Lesezeichen 91 von Kontaktinformationen 65, 183 von Mitgliedseinträgen 61 von Terminen 138, 183 von Umfrageergebnissen 143
Extrahieren aus Archiven 173
F
fortgeschrittener Benutzer 56
Fragebogen 139
Funktionen eines DokSet 118
G
Gelesenes Objekt (Ereignis) 37, 39 gemeinsam nutzbare Objekte 3 gemeinsamer Arbeitsbereich 57
Gemeinschaft 143 beitreten 144 hinzufügen 145
Gesamtinhalt anzeigen 22
Gewerk eines Projekts 157, 160
Gruppe von Mitgliedern 60
Gruppen als Mitglieder eines
Arbeitsbereichs 64
Gruppenkalender 133
H
Historie 37 von Gruppen 61 von Laufmappen 163 von Projekten 158 von Versionen 103
Hochladen mehrerer Dokumente 54, 176, 178 per Email 178 von Dokumenten 5, 30, 54, 176, 178 von URLs 25
HTML-Dokumente bearbeiten 98
I
iCalendar-Format von Terminen 138
Importieren von Kontaktinformationen 65, 183 von Terminen 138, 183
Information (mehr Information) 49
BSCW 4.4 Handbuch
Informationen über BSCW im Web 2
Info-Seite 49
Info-Seite eines Benutzers 14
Inhaltsliste einer Ordnerseite 22
Instanz eines DokSet 116
J
JavaScript 16, 53
JMonitor 37, 38, 126
JUploader-Applet 54, 176
K
Kalender 26, 133
Kalenderansichten 137
Kalendereinstellungen 138
Kodierung 30, 173
Kompetenzniveau 56
Kompression 173
Konferenzprogramme 134
Konfiguration der
Ereignisbenachrichtigung 38
Konfiguration des Browsers 16
Kontakte mit Outlook abgleichen 184
Kontaktliste 28, 65
Kontaktstatus 125
Kontextmenü 20
Konvertierung von Dokumenten 174
Kopfbereich einer Ordnerseite 20
Kopie bearbeiten 108 kopieren 44
L
Laden von Dokumenten 5, 30, 54, 176,
178
Laufmappe 28, 160
Layoutseite (Websiteordner) 107
LDAP-Verzeichnis 62
Lesezeichen 91 linearer Geschäftsprozess 160
Live Bookmarks 130
Login 12
Logoff 13 löschen 46, 72
M
Markieren eines Eintrags 33 mehr Information 49 meine Gemeinschaften 144
Metadaten-Attribute 48
Index
193
MIME-Typ 3, 23, 30
Mitglied einladen 32, 58, 62 entfernen 62
Mitglied einer Gemeinschaft werden 144
Mitglieder eines Arbeitsbereichs 57, 60
Mitgliedergruppe 60, 64, 152
Mitgliederseite 61
Mitgliedschaft verwalten 59, 62 vorläufige 61 mobile Endgeräte 91 mobiler Zugang zu BSCW 91 mobiles Portal 93
MS-Office-Dateien bearbeiten 98
N
Nachrichtenquelle 128
Nachrichtensammler 128
Navigationsleiste 20 neu in Version 4.4 8
Neues Objekt (Ereignis) 37, 39
Niveau 56
Notiz 24, 78 beantworten 80 bearbeiten 79 löschen 81 schreiben 79 verschieben 81
O
obere Menüleiste 5, 20
Objekte erzeugen 29
Objekttypen 23
öffentlich machen 32, 58, 75
öffentliche Portalseite 76
öffentlicher Bereich 32, 47, 76
öffentlicher Zugriff 58, 75
Online-Verzeichnisse 123
Online-Werkzeuge 134
Optionen festlegen 52
Ordner 2, 25 anonymer Zugriff 75, 76 veröffentlichen 75
Ordneransichten 22, 56
Ordnerübersicht 2
Outlook-Abgleich 183
Systemanforderungen 184
194
Index
P
Papierkorb 46 parallele Arbeitssitzungen 13
Passwort
ändern 17
Erstbelegung 12 vergessen 17
PDF-Darstellung von Dokumenten 30 persönliche Einstellungen 52 persönliche Info-Seite 14 persönliche Kommunikationsdaten 123 persönlicher Arbeitsbereich 5, 42
Portalseite 76 primäre Emailadresse 14, 51
Profil 14
Projekt 27, 157
Projektordner 157
Q
Quota-System 30, 44, 46, 72
R
Registrieren am BSCW-Server 11 relative Verweise auf BSCW-Objekte 90
Rolle 68
ändern 71 definieren 71 einem Benutzer zuweisen 70
RSS-Ereignisse 130
RSS-Format 128
RSS-Nachrichtenquelle 128
S
Schnellzugriffsleiste 20
Schnittstelle zu mobilen Geräten 91
Serie von Terminen 134
Sortieren nach Antworten 78
Sortieren von Einträgen 22, 56
Sperre aufheben 99
übernehmen 99 von Dokumenten 99
Sprache der Benutzeroberfläche 53 einstellen 13
SSL (Secure Socket Layer) 51
Standard-Ereignisfilter 39
Starten der Arbeitssitzung 12
Startseite (Websiteordner) 107 statische Kopie 114
Status von Aufträgen 165
BSCW 4.4 Handbuch
Status von Laufmappen 163
Stylesheets 53
Suchanfrage 85
Suche im Web 89 in BSCW 86 in den Tags 88 nach Benutzern 88 nach BSCW-Dokumenten 87 nach BSCW-Objekten 86
Suchmaschinen 89
Suchordner 25, 85
Symbolleiste 5, 20
Synchronisierung mit lokalem Rechner
180, 183
Systemanforderungen
Aktenkoffer 180
Ereigniskarte 41
JMonitor 126
T
täglicher Arbeitsbereichsbericht 37, 38
Tags 48
Tag-Suche 88
Tar-Archiv 23, 173
Termin 134 abgleichen mit Outlook 184
ändern 135 entfernen 136 löschen 136 zusagen und absagen 138
Terminänderung bei Projekten 158, 160
Terminserie 134
Textdokumente bearbeiten 98
Textelement (Websiteordner) 114
U
Überprüfen von URLs 25
Umfrage 28, 139 beantworten 142 bearbeiten 139 neu starten 143
Umfrageergebnisse exportieren 143
Unteraufträge 168
Untergruppe 64
Unterordner anzeigen 56
URL annotieren 81 hochladen 25
überprüfen 25
BSCW 4.4 Handbuch
URL-Objekt 25
V
vCard-Format 61, 63, 65, 124
Verändertes Objekt (Ereignis) 37, 39
Veröffentlichen von Ordnern 75
Versand von BSCW-Objekten 67 von Emailnachrichten 66
Verschobenes Objekt (Ereignis) 37, 39 versenden 66, 67
Version löschen 104 verzweigen 102 versioniertes Dokument 100
Versionshistorie 103
Versions-Info 101
Versionskontrolle aufheben 104
Versionskontrolle von Dokumenten 100
Versionsnummer 101
Versionszustand 102
Versionszweig 102
Verweise auf BSCW-Objekte 89 verweisen 34, 44
Verzweigung von Versionen 102 virtuelles Treffen 136 von Vorlage kopieren 105
Voraussetzungen zur Benutzung von
BSCW 1
Vorlage 27, 104 erzeugen 104 kopieren 105
Vorlage eines DokSet 117
Vorlagenordner 27, 104 vorläufige Mitgliedschaft 61
Vorschauperiode von Projekten 158
W
WebDAV 187
Websiteordner 27, 105
BSCW-Element 108, 109
Eigenschaften 107 erzeugen 107 exportieren 114
Layoutseite 107
Startseite 107
Textelement 114
Website-Verwaltung 105, 115
Websuche 89
Weiterleitung von Laufmappen 162
Index
195
wieder einladen 61
Wiederholung von Suchanfragen 85
Wiederholung von Terminen 134
Wiedervorlage von Dokumenten 99
X
X.509-Client-Zertifikate 51
Z
Zeitplanung in Projekten 157
Zip/Winzip-Archiv 23, 173
Zugriffsrechte 68
Zugriffsrechtstabelle 70 zur Gemeinschaft 145 zurücklegen 46 zusätzliche Emailadresse registrieren 51
Zuweisen einer Rolle 70
Zwischenablage 44
196
Index
BSCW 4.4 Handbuch
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