Sage Software Auftragsbearbeitung PC-Kaufmann Handbuch
Mainos
Mainos
PC-Kaufmann
Auftragsbearbeitung
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In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten wären daher rein zufällig.
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Sage ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Sage haftet jedoch nicht für technische oder drucktechnische Fehler in diesem Handbuch. Die Beschreibungen in diesem Handbuch stellen keine zugesicherte Eigenschaft dar.
Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Handbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an die E-Mail-Adresse [email protected] oder verwenden Sie das Formular am Ende des Handbuches. Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitarbeit.
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Internet unter http:/ / www.sage.de und http:/ / www.pc-kaufmann.de.
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Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung:
Telefon: 02161-3535-5500
Fax: 02161-3535-5505
E-Mail: [email protected]
Inhaltsverzeichnis
E
INFÜHRUNG
.............................................................................. 7
Leistungsumfang ......................................................................................8
Inhalt von Handbuch und Programmhilfe .............................................8
Aufbau des Handbuches ..........................................................................9
Darstellungsmittel .............................................................................10
P
ROGRAMMBEDIENUNG
.............................................................. 11
Starten und Beenden des PC-Kaufmann ................................................12
Die Programmoberfläche .......................................................................13
Die modulspezifische Menüleiste und Symbolleiste ........................13
Datensicherung .................................................................................14
Regiezentrum ....................................................................................15
Arbeitsbereich ...................................................................................18
Programmoberfläche konfigurieren und verwalten .........................19
Cockpit ...................................................................................................23
Navigator ...........................................................................................23
Aktuell ...............................................................................................23
Statistik-Bereich .................................................................................24
Programmhilfe .......................................................................................24
A
RBEITEN MIT DEM
PC-K
AUFMANN
.............................................. 27
Vorbereitende Arbeiten: Mandanten und Teilnehmer anlegen ...................................................................................................28
Stammdaten und Einstellungen festlegen .............................................28
Aufträge und Aufträgen nachgeordnete Vorgänge erstellen .................29
Auswertungen vornehmen ....................................................................29
Daten pflegen und sichern ....................................................................30
V
ORBEREITENDE
A
RBEITEN
.......................................................... 31
Mandanten anlegen ...............................................................................32
Mandanten-Kennwort vergeben .......................................................36
Basiswissen Versteuerung und Gewinnermittlung ................................36
Soll- oder Ist-Versteuerung? ..............................................................36
Welcher Kontenrahmen? ..................................................................38
Buchhaltung für Freiberufler.............................................................40
Teilnehmer anlegen und verwalten .......................................................42
Möglichkeiten der Zugriffsbeschränkung pro
Teilnehmer: .......................................................................................42
Der Administrator .............................................................................42
Anlegen neuer Teilnehmer ...............................................................43
Löschen von Teilnehmern ................................................................43
Inhaltsverzeichnis
S
TAMMDATEN UND
E
INSTELLUNGEN
............................................. 45
Übersicht ................................................................................................46
Stammdaten ...........................................................................................46
Kundenstamm ...................................................................................47
Artikelstamm .....................................................................................48
Mandanteneinstellungen .......................................................................50
Einstellungen Fakturierung ....................................................................53
OP-A
USGLEICH
......................................................................... 55
Arbeiten mit dem OP-Ausgleich ............................................................56
Buchungserfassung ................................................................................58
Buchungen erfassen mit Geschäftsvorfällen .....................................58
OP-Liste .............................................................................................61
A
UFTRAGSBEARBEITUNG
.............................................................. 63
Die wichtigsten Arbeitsvorgänge ...........................................................64
Vorgänge der Auftragsbearbeitung anlegen, bearbeiten und löschen ...................................................................................................65
Neue Vorgänge anlegen ....................................................................65
Vorgänge zur Bearbeitung öffnen .....................................................65
Browserbedienung .............................................................................66
Vorgang speichern ............................................................................67
Vorgang löschen ...............................................................................67
Vorgänge bearbeiten ..............................................................................67
Aufbau eines Vorgangs ......................................................................68
Kopfdaten ..........................................................................................68
Positionserfassung .............................................................................69
Funktionen im Menü <Bearbeiten> ..................................................71
Vorgänge erstellen .................................................................................73
Vorgänge aus vorhandenen Vorgängen ableiten .............................73
Vorgänge erstellen.............................................................................74
Vorgänge drucken ..................................................................................77
Reporte und Extras .................................................................................78
Reporte ..............................................................................................78
Extras .................................................................................................79
Häufig gestellte Fragen ...........................................................................80
E
B
AY
-
UND
W
EBSHOP
-U
NTERSTÜTZUNG IM
PC-K
AUFMANN
............. 85
Allgemeine Informationen ....................................................................86
Unterstützung eines Webshops im PC-Kaufmann ................................87
Allgemeine Information....................................................................87
Katalog bearbeiten und in den Webshop übertragen .......................88
Bestellungen übernehmen ................................................................89
D
ATENSICHERUNG UND
-
PFLEGE
................................................... 91
Datenreorganisation und Konsistenzprüfung .......................................92
Reorganisation durchführen .............................................................92
Konsistenzprüfung durchführen .......................................................93
Datensicherung ......................................................................................93
Online-Backup (nicht in [AT]) ..........................................................94
Inhaltsverzeichnis
Erstellung von Datensicherungen.....................................................94
Online-Datensicherung (nicht in [AT]) ............................................96
Einspielen von Datensicherungen ....................................................96
P
ROGRAMMINSTALLATION
........................................................... 99
Ablauf der Installation .........................................................................100
Neu-Installation auf einem einzelnen Computer ...........................100
Update-Installation .........................................................................101
Module hinzufügen/ entfernen .......................................................102
Programm entfernen (De-Installation) ................................................102
Daten-Import .......................................................................................103
A
NHANG
................................................................................ 107
Bedienelemente und Tastaturkürzel ....................................................108
Glossar ..................................................................................................109
Betriebswirtschaftliche Begriffe .......................................................109
Datentechnische Begriffe ................................................................115
Index ....................................................................................................119
Ihre Meinung ist uns wichtig ...............................................................121
Einführung
Herzlich willkommen zum Programm PC-Kaufmann Auftragsbearbeitung.
Das Programm hilft Ihnen bei der Organisation und Verwaltung Ihrer kaufmännischen Aufgaben und wird Ihren Zeitaufwand für deren Erledigung wesentlich reduzieren.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit dem Programm.
»
Abschnitte dieses Kapitels
Leistungsumfang
Inhalt von Handbuch und Programmhilfe
Aufbau des Handbuches
Einführung
Leistungsumfang
Mit dem PC-Kaufmann Auftragsbearbeitung können Sie u.a. folgende Arbeiten durchführen:
Artikel und Kunden verwalten
Aufträge vom Angebot bis zur Rechnung (inkl. Lieferschein) ausführen
Buchungen über zwei Geschäftsvorfälle durchführen
Reporte drucken: Auftragsbestand, offene Aufträge
Auswertungen drucken
Offene Posten auswerten
Inhalt von Handbuch und Programmhilfe
Bitte beachten Sie die unterschiedliche Aufgabenstellung des Handbuches und der Programmhilfe des PC-Kaufmann:
Im Handbuch finden Sie eine Darstellung des Leistungsumfanges Ihres
PC-Kaufmann und es werden die grundlegenden Funktionen des Programmes beschrieben. Das Handbuch soll Ihnen ermöglichen, den PC-
Kaufmann kennenzulernen. Dazu ist nicht erforderlich, dass alle Funktionen mit allen Details beschrieben werden.
In der Programmhilfe dagegen werden alle Funktionen des PC-Kaufmann umfassend und detailliert beschrieben. An vielen Stellen finden Sie Anleitungen, die Ihnen helfen Ihre kaufmännischen Aufgaben mit den PC-
Kaufmann zu erledigen. Bitte beachten Sie dazu die verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten auf Inhalte in der Programmhilfe, z.B. den Wegweiser für die Auftragsbearbeitung, den Sie über die Wegweiser-Schaltfläche
( ) in Hilfethemen zur Auftragsbearbeitung starten können. Alle Zugriffsmöglichkeiten auf Inhalte der Programmhilfe werden im Hilfethema „Wie Sie diese Programmhilfe unterstützt“ beschrieben, das Sie über den ersten Eintrag im Inhaltsverzeichnis der Hilfe aufrufen können.
8
Aufbau des Handbuches
Die Programmhilfe können Sie im Programm jederzeit über die
!-Taste oder das kleine Fragezeichen in der Menüzeile aktivieren.
Aufbau des Handbuches
Hinweis
Die Abbildungen in diesem Handbuch stammen überwiegend aus der
Version PC-Kaufmann Komplettpaket Pro. Sie dienen nur zur Erläuterung der Bedienkonzepte des Programmes. Angaben zum Leistungsumfang der von Ihnen erworbenen Version entnehmen Sie bitte dem Abschnitt „Leistungsumfang“.
Die einzelnen Kapitel des Handbuches behandeln die folgenden Themen:
Programmbedienung
Die Oberfläche des Programmes PC-Kaufmann bietet Ihnen einen schnellen Zugriff auf alle Funktionen.
In diesem Kapitel werden die Bedienelemente beschrieben und Sie erfahren, wie Sie diese an Ihre Anforderungen und Vorlieben anpassen können.
Arbeiten mit dem PC-Kaufmann
Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie die Möglichkeiten Ihres
Programmes und den generellen Ablauf der Arbeit kennenlernen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit dem PC-Kaufmann vorgehen. Sie erfahren auch, wie Sie das Programm starten und beenden.
Vorbereitende Arbeiten
In diesem Kapitel werden die Mandantenanlage, der Mandantenschutz
(Kennwort) und die Teilnehmerverwaltung beschrieben.
Basiswissen Versteuerung und Gewinnermittlung
In diesem Abschnitt werden einige steuerliche Zusammenhänge erläutert, die bei Auswahl der Versteuerungsart und des Gewinnermittlungsverfahrens bei der Mandantenanlage helfen können.
Stammdaten und Einstellungen
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie grundlegende Informationen zu
Ihrer Firma und z.B. zu Kunden, Lieferanten, Artikeln erfassen und verwalten.Diese Informationen werden benötigt, um z.B. Angebote, Aufträge oder Rechungen mit dem PC-Kaufmann zu erstellen bzw. um Buchungen vornehmen zu können (je nach Leistungsumfang Ihres Programmes).
OP-Ausgleich
Mit dem OP-Ausgleich können Sie Ihre Buchhaltung schnell und einfach führen. Die Buchungserfassung über Geschäftsvorfälle leitet Sie durch die
Erfassung der buchhaltungsrelevanten Daten. Mit vordefinierten Reports erzeugen Sie aus diesen Daten Auswertungen.
Auftragsbearbeitung
Dieses Kapitel gibt Ihnen einen Überblick über die Auftragsbearbeitung und stellt Ihnen die wichtigsten Arbeitsgänge und Programmfunktionen vor.
eBay-und Webshop-Unterstützung im PC-Kaufmann
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie mit dem PC-Kaufmann Ihre Verkaufsaktivitäten im Internet (über eBay oder einen eigenen Webshop) effizient und komfortabel gestalten.
9
Einführung
Datenpflege und -sicherung
Durch Stromausfall, Systemabstürze, Hardware-Defekte oder Computerviren können Daten verloren gehen. Kleinere Probleme können häufig durch die Reorganisation und/ oder Konsistenzprüfung der Daten behoben werden. Eine regelmäßige Datensicherung schützt vor gravierenden
Datenverlusten. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie vorgehen.
Programm-Installation
Eine Neuinstallation des Programmes auf einem einzelnen PC ist weitgehend selbsterklärend. Dieses Kapitel enthält deshalb insbesondere Informationen zu den Systemvoraussetzungen, dem Verfahren der Daten-
übernahme beim Programm-Update und De-Installation.
Anhang
Im Anhang finden Sie eine Übersicht über die Bedienelemente und Tastaturkürzel, ein Glossar, ein Stichwortverzeichnis und einen Fragebogen, mit dem Sie uns Anregungen und Verbesserungsvorläge zu diesem Handbuch und zur Programmhilfe mitteilen können.
Weitere Informationen zu Funktionen des Programmes finden Sie in der
Programmhilfe, die Sie im Programm über F1 jederzeit aufrufen können.
Darstellungsmittel
Im Handbuch werden die folgenden Symbole und typographischen Elemente verwendet:
<Stammdaten/ Grundlagen/ Mandanteneinstellungen>
Aufrufpfade von Programmen erscheinen in spitzen Klammern, die einzelnen Ebenen im Menübaum (Menüzweige) oder in der Menüleiste werden mit „/ “ getrennt. Handelt es sich um einen
Menüeintrag der Menüleiste, geht dies aus dem
Kontext hervor. besonders wichtig Fettschrift wird im Text zur Hervorhebung verwendet.
„Druck in Ordnung?“ Meldungen des Programmes und Bezeichnungen und Texte der Programmoberfläche sind im Text in
Anführungszeichen gesetzt.
Achtung, Hinweis,
Beispiel
Achtung kennzeichnet eine wichtige Information, die beachtet werden muss, um störungsfrei mit dem Programm arbeiten zu können.
Hinweis kennzeichnet eine Information, die nur mittelbar mit einem beschriebenen Thema im Zusammenhang steht, für die Arbeit mit dem Programm an anderer Stelle aber so wertvoll ist, dass sie erwähnt wird.
AT
Beispiel kennzeichnet ein Anwendungsbeispiel.
Tastaturbefehle werden mit entsprechenden Tastensymbolen dargestellt.
10
Programmbedienung
Die Oberfläche des Programmes PC-Kaufmann bietet Ihnen einen schnellen
Zugriff auf alle Funktionen.
In diesem Kapitel werden die Bedienelemente beschrieben und Sie erfahren, wie Sie diese an Ihre Anforderungen und Vorlieben anpassen können.
»
Abschnitte dieses Kapitels
Starten und Beenden des PC-Kaufmann
Die Programmoberfläche
Cockpit
Programmhilfe
Programmbedienung
Starten und Beenden des PC-Kaufmann
Starten Sie den PC-Kaufmann über das Windows-Startmenü. Dazu gehen
Sie auf <Start/ Programme/ PC-Kaufmann Auftragsbearbeitung> und starten das Programm.
Es erscheint das Mandanten-Auswahlfenster. Wählen Sie einen bestehenden Mandanten aus oder legen Sie einen neuen Mandanten an. Eine
Beschreibung der Mandantenanlage finden Sie in der Programmhilfe (Indexeintrag: „Mandanten anlegen“).
Es erscheint nun ein Fenster zur Eingabe des Buchungsdatums. Bestätigen
Sie das vorgeschlagene aktuelle Datum oder geben ein anderes Datum ein. Über „Ausführen“ gelangen Sie nun in das Programm.
Beenden des Programmes
Vor dem Beenden des Programms sollten Sie sich davon überzeugen, dass
Sie Ihren letzten Arbeitsschritt korrekt zum Abschluss gebracht haben. Ist der Datensatz gespeichert? Ist eine Buchung korrekt abgeschlossen? Nach dem Schließen aller Programmmodule befinden Sie sich auf der Verwaltungsebene.
Zum Beenden des Programms haben Sie mehrere Möglichkeiten:
Sie klicken in der Menüleiste auf <Datei/ Beenden>
Drücken Sie
A$
Klicken Sie in der linken oberen Ecke des Programmdialogs auf das Symbol für den PC Kaufmann und anschließend auf <Schließen>.
Ein Dialog erinnert Sie daran, regelmäßig eine Datensicherung durchzuführen.
Hinweis Sie können den mitgelieferten Beispiel-Mandanten verwenden, um sich mit dem Programm vertraut zu machen.
12
Die Programmoberfläche
Die Programmoberfläche
Die Oberfläche des Programmes PC-Kaufmann bietet Ihnen einen schnellen
Zugriff auf alle Funktionen.
In der Kopfleiste der Programmoberfläche werden der Programmname und der Mandant angezeigt, den Sie bearbeiten.
Die verschiedenen Bedienelemente werden in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben. Bitte beachten Sie, dass der Umgang mit Windows-Bedienelementen in diesem Handbuch nicht beschrieben wird. Wenn Sie mit der
Bedienung von Windows-Programmen nicht vertraut sind, sollten Sie unbedingt zunächst eine entsprechende Anleitung durcharbeiten (z.B. das in
Windows verfügbare Tutorial).
Die modulspezifische Menüleiste und Symbolleiste
Über die Menü- und die Symbolleiste können Sie Programmfunktionen aufrufen. Die Symbolleiste kann Symbole für die Datensicherung und/ oder eine bausteinspezifische Symbolleiste enthalten, über die sowohl allgemeine Programmfunktionen (z.B. „Speichern“) wie auch bausteinspezifische Funktionen aufgerufen werden können.
Im Anhang dieses Handbuches finden Sie eine Übersicht über die Standardfunktionen.
Funktionen, die aus einzelnen Bausteinen aufgerufen werden, werden in den entsprechenden Abschnitten dieses Handbuches und der Programmhil-
13
Programmbedienung fe beschrieben. Symbole für den Aufruf bausteinspezifischer Funktionen können über den Punkt „Anpassen“ im Kontextmenü der Symbolleiste entfernt und hinzugefügt werden (s. u.).
Der Inhalt der Menüleiste und die bausteinspezifische Symbolleiste passen sich dem jeweils aktiven Baustein an.
Kontextmenü der Symbolleisten
Über einen rechten Mausklick in der Menüleiste oder Symbolleiste öffnen
Sie ein Kontextmenü.
Hier können Sie die Symbolleiste ein- und ausblenden sowie festlegen, ob die Symbole mit oder ohne Beschriftung anzeigt werden sollen.
Über „Anpassen“ erhalten Sie einen Dialog, in dem Symbole für einzelne
Funktionen hinzugefügt oder entfernt werden können. Welche Symbole
(Schaltflächen) verfügbar sind, hängt davon ab, welcher Baustein aktiv ist.
Datensicherung
Wenn kein Programmmodul aktiv ist, werden in der Symbolleiste zwei
Symbole für den Aufruf von Datensicherungsfunktionen angezeigt (vgl. Abschnitt „Datensicherung und -pflege", S. 91).
Über dieses Symbol können Sie eine Datensicherung durchführen.
Über dieses Symbol können Sie eine Datensicherung einspielen.
Bitte beachten Sie, dass die Symbolleisten über <Anpassen> verändert worden sein können. Beachten Sie des weiteren, dass auch das Cockpit ein Programmodul darstellt, d.h. hierfür nicht geöffnet sein darf.
14
Die Programmoberfläche
Regiezentrum
Über das Regiezentrum können Programmfunktionen oder andere Programme aufgerufen werden (Kategorien „Module“, „Favoriten“ und „Extras“). Über die Kategorien „Termine“ und „Aufgaben“ verwalten Sie Termine und Aufgaben. Über die Kategorie „Servicewelt“ erreichen Sie die Servicewelt, wo Sie nach einer Registrierung aktuelle Informationen zum Programm erhalten und verschiedene Möglichkeiten, die Hotline bzw. den
Support zu kontaktieren.
Zwischen den einzelnen Kategorien wechseln Sie, indem Sie mit der Maus auf das Kategorien-Label klicken.
Die Kategorie „Programm-Module”
Über die Kategorie „Programm-Module" rufen Sie Module des Programmes auf.
Symbol Programm-Modul
OP-Ausgleich
Tastatur
Ai
Auftragsbearbeitung
Aa
Cockpit
Ao
Die Programm-Module werden in weiteren Kapiteln des Handbuches beschrieben.
Zu den Möglichkeiten des Cockpits, der Hilfe und des Info-Lotsen lesen Sie bitte die nachfolgenden Abschnitte.
Die Kategorie „Favoriten”
In der Kategorie „Favoriten“ legen Sie Funktionsaufrufe ab, die häufig benötigt werden.
Ein einfacher Mausklick auf das
+ oder –- einer Funktionsgruppe klappt diese aus bzw. ein. Mit einem Doppelklick auf eine Funktionsbezeichnung starten Sie die Funktion.
Hinzufügen und Entfernen von Funktionsaufrufen
Sie rufen den Dialog „Favoriten“ auf, indem Sie in der Kategorie „Favoriten“ im Kontextmenü (rechte Maustaste) „Bearbeiten“ auswählen. Es öffnet sich der Dialog „Favoriten“, in dem Sie mit der Maus die Funktionen (einzeln oder als Funktionsgruppe mit mehreren Funktionen) von links nach rechts
15
Programmbedienung
übernehmen können (Drag & Drop). Im Favoritenfenster haben Sie über das
Kontextmenü bei ausgewähltem Favorit die folgenden Möglichkeiten:
Funktionen oder Funktionsgruppen entfernen oder umbenennen.
Zum Entfernen einer Funktion oder Funktionsgruppe können Sie auch die
_-Taste verwenden.
Eine neue Funktionsgruppe anlegen.
Eine neue Funktionsgruppe kann auch angelegt werden, wenn keine Funktion oder Funktionsgruppe ausgewählt ist.
16
Mit „OK“ werden Änderungen an den Favoriten übernommen, mit „Abbrechen“ wird die Bearbeitung ohne Übernahme von Änderungen abgebrochen, mit „Zurücksetzen“ wird auf den letzten nicht geänderten Zustand zurückgesetzt, wobei der Dialog offen bleibt.
Die Kategorien „Aufgaben” und „Termine“ im Regiezentrum
In den Kategorien „Aufgaben“ und „Termine“ des Regiezentrums können
Sie Aufgaben verwalten, z.B. Wiedervorlagen von Angeboten oder regelmä-
ßig wiederkehrende Aufgaben wie Monatsabschlussarbeiten, Umsatzsteuervoranmeldungen und wöchentliche Datensicherungen (siehe auch „Die
Aufgaben können Textinformationen (Memos), Verknüpfungen mit Personen oder mit Programmfunktionen enthalten. Haben Sie bspw. eine Aufgabe „Lieferant anrufen“ mit der Information „Rücksprache wegen neuer Rabatte“ angelegt und mit dem entsprechenden Lieferanten verknüpft, ruft der
PC-Kaufmann bei Ausführen dieser Aufgabe den Lieferantenstamm und mit dem angegebenen Lieferanten.
In den Kategorien „Aufgabe“ und „Termine“ werden dieselben Einträge angezeigt, wobei die Aufgaben in der Kategorie „Aufgaben“ nach Priorität sortiert sind, in der Kategorie „Termine“ dagegen nach Ausführungstermin.
Aufgaben anlegen
Über <Aufgabe neu anlegen> im Kontextmenü können Sie neue Aufgaben anlegen. Sie erfassen die notwendigen Angaben in den Registern
„Allgemein“, „Aktion“ und „Termin“.
Im PC Kaufmann Komplettpaket Pro und Komplettpaket können Angebote, Aufträge und Lieferscheine als Aufgaben übernommen werden, indem sie in den Kopfdaten zur Wiedervorlage vorgesehen werden.
Die Programmoberfläche
Weitere Funktionen im Kontextmenü
Das Kontextmenü bietet außer dem Anlegen von neuen Aufgaben die folgenden Möglichkeiten:
Aufgabe bearbeiten.
Aufgabe ausführen (gemäß der im Register „Aktion“ angegebenen Verknüpfung) bzw. als erledigt kennzeichnen (sofern im Register „Aktion“ keine Verknüpfung angegeben ist).
Priorität der Aufgabe ändern (sofern es sich nicht um eine überfällige
Aufgabe bzw. einen überfälligen Termin handelt).
Aufgabe löschen.
Aufgabenliste drucken. Rufen Sie das Kontextmenü hierzu in einem leeren Kategoriebereich auf.
Aufgabenliste
Anstehende, aber noch nicht erledigte Aufgaben werden beim Programmstart im Register „Aufgaben“ der Aufgabenliste angezeigt.
Die Kategorie „Extras“
Über die Kategorie „Extras“ können Sie andere Programme aufrufen.
Sie finden hier einen Aufruf für die MS-Office-Programme Word und Excel, wenn diese zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie Ihren PC-Kaufmann installieren, auf Ihrem Rechnern installiert sind.
Um sich neue Programmaufruf-Symbole einzurichten, wählen Sie „Bearbeiten“ im Kontextmenü (rechte Maustaste). Im Dialog „Extras“ können Sie
über „Hinzufügen“ einen neuen Eintrag erzeugen, den Sie über „Bearbeiten“ danach noch ändern oder über „Entfernen“ wieder löschen können. Die
Symbole für den Aufruf von Word oder Excel können nicht gelöscht werden.
17
Programmbedienung
Arbeitsbereich
In den Arbeitsbereich legt das Programm die Ein- und Ausgabefenster der verschiedenen Funktionen. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, den Ar-
beitsbereich zu verwalten (vgl. S. 19).
18
Listenfenster und Browser
An vielen Stellen im Programm können Sie auf Datensätze über Listenfenster/ Browser zugreifen, z.B. im Kunden-Browser, der in der folgenden Abbildung dargestellt ist.
Die Programmoberfläche
Programmoberfläche konfigurieren und verwalten
Sie können den Arbeitsbereich und die Programmoberfläche nach Ihren
Anforderungen und Vorlieben konfigurieren und verwalten. Die Funktionen können in der Verwaltungsebene aufgerufen werden:
Arbeitsbereich verwalten
Programmoberfläche konfigurieren
Darstellung des Euro-Zeichens
Arbeitsbereich verwalten
Über die Registerleiste können Sie gezielt ein Fenster im Arbeitsbereich in den Vordergrund bringen. Alternativ können Sie mit
S& zwischen einzelnen
Fenstern im Arbeitsbereich wechseln (Windows-Standard).
<Datei/ Arbeitsbereich speichern>
Häkchen gesetzt: Das Programm speichert die zuletzt geöffneten
Programm-Module und startet diese automatisch beim nächsten
Start des Programmes.
<Datei/ Schließen>
Schließt das aktuelle Programm-Modul und das zugeordnete
Fenster im Arbeitsbereich.
<Fenster/ Alle schließen>
Schließt alle Eingabedialoge und die Programm-Module, die diese geöffnet haben.
Programmoberfläche konfigurieren
<Fenster/ Anordnen>
Die Fenster werden hintereinander gestaffelt angeordnet. Durch einen Klick auf seine Titelzeile können Sie jedes Fenster in den
Vordergrund holen.
<Alle schließen>
Schließt alle Fenster.
<Fenster/ Symbolleiste>
Die Symbolleisten ein- und ausschalten.
<Fenster/ Statusleiste>
Die Statusleisten ein- und ausschalten.
<Fenster/ Regiezentrum>
Regiezentrum ein- und ausblenden
<Extras/ Programmeinstellungen>
Über <Extras/ Programmeinstellungen> in der Menüleiste können Sie in den
Registern „Einstellungen“, „Darstellung“ und „Internet“ das Aussehen und
Verhalten des Programmes ändern.
19
Programmbedienung
Register „Einstellungen“
20
Hier können Sie verschiedene Einstellungen für die Arbeitsweise des Programmes und die Bildschirmdarstellung vornehmen. Der zugehörige Eingabedialog enthält die Bereiche „Einstellungen“, „Browseroptionen“ und „Euro-Symbol“.
Bereich „Einstellungen“
Entertaste springt in jedes Feld
Hier können Sie festlegen, ob Sie die Enter-Taste (im Ziffernblock der Tastatur) wie die Tabulatortaste verwenden wollen, d.h. Sie wechseln mit ihr von einem Eingabefeld zum Nächsten.
Datenbankprotokoll
Aktiviert ein Datenbankprotokoll: Es werden alle wichtigen Änderungen im Bereich der Stammdaten protokolliert. Das Datenbankprotokoll dient als Zertifizierungsgrundlage. Das Protokoll muß aktiviert sein, wenn Sie in Ihrem Betrieb mit Wirtschaftsprüfern zusammenarbeiten und den ordnungsgemäßen Ablauf
Ihrer Tätigkeiten dokumentieren wollen. Sie können dieses Protokoll auch über die Schaltfläche „Protokoll-Datei“ drucken.
Programmhilfe aus dem Internet
Aktivieren Sie diese Option, wenn die im Internet bereitgestellte
Programmhilfe des PC-Kaufmann anstelle der lokal in Ihrem
System verfügbaren Hilfe benutzt werden soll. Sie erhalten so stets die aktuellste Fassung der Programmhilfe.
Portalzugriff personenbezogen
Falls diese Option eingestellt ist, werden bei der Aktualisierung der Portal-Dienste zusätzlich die vom Benutzer abonnierten
Dienste angefordert. Wird diese Option geändert, so wird beim
Verlassen des Dialogs mit "OK" automatisch eine Aktualisierung der Portal-Dienste ausgelöst.
Die Programmoberfläche
Bereich „Browseroptionen“
Datensatzbeschränkung im Browser
Hier können Sie festlegen, wieviele Datensätze in Programm-
Browsern maximal zur Auswahl angezeigt werden sollen.
Gitternetzlinien
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Datensätze mit
Gitternetzlinien angezeigt werden sollen.
Datensatz mit Mausbewegung markieren
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie die Datensätze mit der Mausbewegung markieren wollen.
Letzten Suchbaumast merken
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die zuletzt gewählte
Auswahl im Artikelsuchbaum gespeichert und beim nächsten
Aufruf direkt wieder geöffnet werden soll.
Tabellierung
Um die Lesbarkeit von Ausgaben zu erhöhen, kann jede zweite
Zeile in einer tabellenförmigen Ausgabe farblich hervorgehoben werden (Tabelliereffekt). Dies ist insbesondere für die Ausgabe von Listen mit sehr vielen Einzelpositionen hilfreich.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und legen Sie fest, welche
Farben verwendet werden soll. Sie können über die Schaltflächen „Hintergrund“ eine Hintergrundfarbe und über die Schaltfläche „Schrift“ eine Schriftfarbe festlegen.
Suche im Browser unterdrücken ab
Die Suchfunktion in Listenfenstern und Browsern arbeitet bei einer sehr großen Anzahl von Datensätzen relativ träge und wird deshalb vom PC-Kaufmann nicht angeboten, wenn mehr als 1000 Datensätze vorhanden sind. In diesem Feld können Sie das Limit ändern, z.B. wenn Sie die Suchfunktion auch bei einer größeren Anzahl von Datensätzen nutzen möchten.
Bereich „Euro-Symbol“
Euro-Symbol
Sie können hier festlegen, mit welchem bzw. welchen Zeichen das Währungssymbol für Euro dargestellt wird. In der Regel werden Sie das Euro-Symbol „€“ verwenden, falls sie aber Probleme mit der Darstellung dieses Zeichens haben oder den ISO-
Währungscode bevorzugen geben Sie „EUR“ ein.
21
Programmbedienung
Register „Darstellung“
Bereich „Schriftart für Memos“
Schriftauswahl
Hier legen Sie die Standardschriftart für Memos (Notizen) fest, mit denen Sie an verschiedenen Stellen im Programm Ihre Eingaben kommentieren können.
Hinweis
Die Farben der Programmoberfläche und weitere Darstellungsoptionen stellen Sie über die Windows-Systemsteuerung („Anzeige“) ein.
Bereich „Quickview“
Über die Option „in Auftragsbearbeitung anzeigen“ aktivieren
Sie den Quickview unterhalb der Positionserfassung der Auftragsbearbeitung.
Bitte beachten Sie, dass bei aktiviertem Quickview die Taste
T nicht immer zum nächsten Feld springt.
Bereich „Cockpit“
In diesem Bereich nehmen Sie Einstellungen für das Modul Cockpit vor .
Cockpit nach Programmstart anzeigen
Hier legen Sie fest, ob das Cockpit nach dem Programmstart automatisch angezeigt werden soll.
Statistiken anzeigen
Legen Sie fest, ob Statistiken im unteren Bereich des Cockpits angezeigt werden sollen.
Max. Alter der OP in Monaten bei "Heute fällige OP"
Legen Sie fest, wie alt OPs maximal sein dürfen, damit Sie im
Bereich Statistik des Cockpits angezeigt werden.
Register „Internet“
News bei Programmstart aktualisieren
Wenn dies Option eingeschaltet ist und eine Internetverbindung besteht wird beim Programmstart versucht die News im
Modul Cockpit zu aktualisieren.
Automatischer Updatecheck bei Programmstart
Bestimmen Sie, ob beim ersten Programmstart des Tages bei bestehender Internetverbindung überprüft werden soll, ob ein
Update verfügbar ist.
Bereich „Servicewelt“ (nicht in [A])
Benutzername/ E-Mail-Adresse
Passwort
Hinterlegen Sie hier die Zugangsdaten für die Servicewelt, die
Sie nach der Registrierung erhalten haben. Zur Registrierung kommen Sie, wenn Sie dem entsprechenden Link auf der Servicewelt-Seite folgen, die angezeigt wird, wenn Sie hier noch keine Zugangsdaten hinterlegt haben.
22
Cockpit
Cockpit
Das Cockpit des PC-Kaufmann bietet Ihnen im „Navigator“ einen schnellen
Zugriff auf häufig genutzte Funktionen, unter „Aktuell“ erhalten Sie stets die neuesten Informationen zum Programm (Internet-Verbindung ist Voraussetzung) und im unteren Statistik-Bereich können Sie Daten Ihres Unternehmens auswerten.
Hinweis Über <Extras/ Programmeinstellungen> im Register „Darstellung“, Feld
„Cockpit nach Programmstart anzeigen“ können Sie festlegen, ob das Cockpit nach jedem Programmstart angezeigt werden soll.
Navigator
Zusätzlich zum Zugriff über das Regiezentrum und die Menüleiste können
Sie über den „Navigator“ häufig verwendete Programmfunktionen starten.
Bitte beachten Sie die folgende Besonderheit der beiden oberen Schaltflächen im Bereich „Erfassung“ des Registers „Fakturierung“: Über den Auswahlpfeil können jeweils verschiedene Geschäftsvorfälle aufgerufen werden, und der zuletzt aufgerufene wird jeweils zum Haupteintrag, der dann (beim nächsten Mal) per Direktklick aufgerufen werden kann.
Aktuell
In diesem Bereich erhalten sie aktuelle Informationen über Ihren PC-
Kaufmann. Wenn das Cockpit-Fenster nicht groß genug ist wird dieser Bereich ausgeblendet, wenn der Bereich „Aktuell“ nicht angezeigt wird vergrö-
ßern Sie das Cockpit-Fenster.
Über <Extras/ Programmeinstellungen/ Register „Register „Internet“/ Feld
„News bei Programmstart aktualisieren“> in der Menüleiste auf der Verwaltungsebene können Sie festlegen, dass beim Programmstart nach neuen
Informationen gesucht, also der Bereich „Aktuell“ aktualisiert wird (Internet-Verbindung ist Voraussetzung).
23
Programmbedienung
Statistik-Bereich
Im unteren Statistik-Bereich sehen Sie verschiedene Auswertungen Ihrer
Umsatz- und Geschäftsdaten.
Alle Umsatzzahlen sind netto. Es werden Umsätze von Geschäftsvorgängen berücksichtigt, die endgültig gedruckt und an die Finanzbuchhaltung
Ihres PC-Kaufmann übergeben sind.
Die Auswertungsergebnisse werden in einer Tabelle oder – soweit dies sinnvoll ist – auch in einer grafischen Darstellung angezeigt. Sie wechseln die
Darstellung über die Schaltflächen unter dem Anzeigebereich. Die Anzeige von Unternehmenszahlen in diesem Bereich kann über <Extras/ Programmeinstellungen> im Register „Darstellung“ ein- und ausgeschaltet werden, außerdem können Sie dort festlegen, ob Umsätze geschäftsjahresübergreifend ausgewiesen werden und das maximale Alter der OPs bei „Heute fällige OP“.
Bitte beachten Sie, dass bei allen Auswertungen Skontoabzüge in den Umsatzzahlen nicht berücksichtigt werden.
Hinweis
Die Anzahl Einträge, die angezeigt werden, ist nicht änderbar. Für eine erweiterte Umsatzübersicht nutzen Sie die Umsatzlisten der Auftragsbearbeitung bzw. des Bestellwesens.
Programmhilfe
Eine ausführliche Programmhilfe unterstützt Sie bei der Arbeit mit dem PC-
Kaufmann.
24
Sie haben die folgenden Möglichkeiten:
Aufruf der Hilfe aus dem Arbeitskontext: Drücken Sie
! und Sie bekommen Informationen und Anleitungen zum aktuellen Eingabedialog.
Programmhilfe
Über das Inhaltsverzeichnis und im Info-Lotsen finden Sie systematische
Darstellungen von Zusammenhängen, z.B. „Korrespondenzdaten verwalten“ oder „Datensicherung“.
In bestimmten Hilfetexten können Sie per Schaltfläche den PC-
Kaufmann-Wegweiser Auftragsbearbeitung aufrufen, der Ihnen hilft, sich in das Programm einzuarbeiten
Über den Index und die Volltextsuche finden Sie Informationen zu Themen, die Sie Begriffen zuordnen können, z.B. „Sachkonten“.
Anleitungen zu einzelnen Aufgaben: Im „Info-Lotsen“ unter dem Punkt
„Anleitungen“ finden Sie zu den Hauptbereichen Ihres Programmes eine
Vielzahl von Anleitungen zu Einzelthemen.
25
Arbeiten mit dem
PC-Kaufmann
Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie die Möglichkeiten Ihres Programmes und den generellen Ablauf der Arbeit kennenlernen. In diesem
Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit dem PC-Kaufmann vorgehen. Sie erfahren auch, wie Sie das Programm starten und beenden.
»
Abschnitte dieses Kapitels
Vorbereitende Arbeiten: Mandanten und Teilnehmer anlegen
Stammdaten und Einstellungen festlegen
Aufträge und Aufträgen nachgeordnete Vorgänge erstellen
Auswertungen vornehmen
Daten pflegen und sichern
Arbeiten mit dem PC-Kaufmann
Vorbereitende Arbeiten: Mandanten und
Teilnehmer anlegen
Als Mandant wird die Firma bezeichnet, deren Daten das Programm verwalten soll. Die Anlage eines eigenen Mandanten ist zur Arbeitsaufnahme unerläßlich. Zu den Mandantendaten gehören z.B. Firmenadresse, Kontenrahmen, der Steuerberater, das zuständige Finanzamt.
Im Kapitel „Vorbereitende Arbeiten“ finden Sie weitergehende Informationen.
Stammdaten und Einstellungen festlegen
Damit Ihr Programm Ihnen Routinearbeiten abnehmen kann, braucht es
Informationen über Ihre Firma. Diese Angaben werden vom Programm als
Stammdaten und Einstellungen verwaltet. Auf diese Stammdaten wird aus verschiedenen Bearbeitungsbereichen zugegriffen. Einstellungen, die nur innerhalb eines Programm-Moduls benötigt werden, werden modulspezifisch verwaltet.
Mit Ausnahme von wichtigen Mandantendaten können Stammdaten jederzeit ergänzt und aktualisiert werden. Im Kapitel „Stammdaten und Einstellungen“ finden Sie weitergehende Informationen.
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Die wichtigsten Funktionen zur Pflege von Stammdaten und Einstellungen erreichen Sie im Cockpit über das Register „Grundlagen“ und auch andere
Register.
Aufträge und Aufträgen nachgeordnete Vorgänge erstellen
Aufträge und Aufträgen nachgeordnete
Vorgänge erstellen
Vorgänge können einzeln erstellt oder zeitsparend voneinander abgeleitet werden (z.B. Angebot-Auftrag-Lieferschein-Rechnung).
Im Kapitel „Auftragsbearbeitung“ finden Sie weitergehende Informationen.
Die wichtigsten Funktionen der Auftragsbearbeitung erreichen Sie über das
Register „Fakturierung“ des Cockpits.
Auswertungen vornehmen
Sie können z.B. die folgenden Auswertungen durchführen und die Ergebnisse ausdrucken:
Auftragseingangsbuch
Rechnungsausgangsbuch
Tagesumsatzliste
Liste Offener Posten
Eine Beschreibung der einzelnen Auswertungen finden Sie im Abschnitt
„Reporte, Extras und OP-Auslgeich“.
29
Arbeiten mit dem PC-Kaufmann
Daten pflegen und sichern
Mit den mitgelieferten Werkzeugen können Sie intern-logische Prüfungen
Ihrer Daten durchführen lassen:
Die Konsistenzprüfung im Modul Auftragsbearbeitung (<Extras/ Konsistenzprüfung>)
Die „Reorganisation“ der Datenbankstruktur im Grundmodul unter
<Verwaltung/ Reorganisation>
Diese Arbeiten sollten regelmäßig durchgeführt werden; außerdem immer nach Systemabstürzen oder Stromausfällen, um eventuelle Fehler schnell erkennen und ggf. beseitigen zu können.
Je nachdem wieviel Daten Sie neu eingeben, sollten Sie Ihre regelmäßigen
Sicherungsintervalle planen, das kann von mehrmals täglich bis wöchentlich reichen. Je häufiger Sie Ihre Daten sichern, desto geringer ist der Nachbearbeitungsaufwand falls Ihre Datenbank beschädigt sein sollte. Führen Sie die Datensicherung durch unter <Verwaltung/ Datensicherung durchführen>.
Vor den Datensicherungen sollten Sie die Datenpflegewerkzeuge nutzen
(s.o.), damit Sie keine defekten Daten sichern und Ihre Datensicherung eventuell unbrauchbar ist.
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Vorbereitende
Arbeiten
Das Programm wird Ihnen viele Routinearbeiten abnehmen. Dazu braucht es grundlegende Informationen über die Firma (Mandant), Kunden und die
Benutzer (Teilnehmer) dieses Programms.
In diesem Kapitel werden die Mandantenanlage, der Mandantenschutz
(Kennwort) und die Teilnehmerverwaltung beschrieben.
»
Abschnitte dieses Kapitels
Mandanten anlegen
Basiswissen Versteuerung und Gewinnermittlung
Teilnehmer anlegen und verwalten
Vorbereitende Arbeiten
Mandanten anlegen
Mit dem Programm können Sie bis zu 999 Mandanten anlegen. Jeder Mandant kann für eine rechtlich unabhängige Firma stehen.
Die Stamm- und Bewegungsdaten jedes Mandanten werden in einer separaten Mandantendatei verwaltet. Diese Mandantendateien werden mit dem von Ihnen vergebenen Dateinamen in das Unterverzeichnis \Data mit der
Dateiendung ... .pck abgelegt. Die Daten des Demo-Mandanten finden Sie z.B. unter ...\data\beispiel.pck.
Für die Einarbeitung in das Programm sollten Sie sich einen Testmandanten anlegen.
Um bei bereits gestartetem Programm einen neuen Mandanten anzulegen, schließen Sie alle Programm-Module und rufen <Datei/ Mandant/ Teilnehmer wechseln> auf.
Die Auswahlmaske des Mandanten-Assistenten wird angezeigt.
Dieser Dialog wird auch nach dem Programmstart angezeigt. Sie können einen neuen Mandanten anlegen oder den Beispielmandanten/ einen bestehenden Mandanten aufrufen.
Zu Beginn Ihrer Arbeit steht hier ausschließlich der Beispiel-Mandant zur
Verfügung. Haben Sie bereits Mandanten angelegt, werden diese zur Auswahl angeboten.
Um einen neuen Mandanten anzulegen, wählen Sie die Option „Neuen
Mandant anlegen“ und bestätigen Sie mit „Ausführen“.
Im folgenden Dialog wird angezeigt, welche Informationen bei der Mandantenanlage erfasst werden müssen. Insbesondere Sachkontenrahmen und Versteuerungsart sollten sorgfältig gewählt werden. Wenn Sie mit dieser Materie nicht vertraut sind, lesen Sie bitte zuerst das nachfolgende
Kapitel „Basiswissen Versteuerung und Gewinnermittlung".
Achtung
Folgende Angaben können später nicht mehr verändert werden:
der Dateiname Ihres Mandanten
der Kontenrahmen
das Buchungsjahr (Sie können aber selbstverständlich zukünftig weitere
Buchungsjahre anlegen)
die Buchungswährung
Alle anderen Angaben können Sie später unter <Stammdaten/ Grundlagen/
Mandanteneinstellungen> ergänzen oder korrigieren.
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Mandanten anlegen
Im nächsten Fenster vergeben Sie den Mandantennamen, einen Namen für die Datei, in der die Mandantendaten gespeichert werden sollen, das Land der Versteuerung und die Buchungswährung.
In allen folgenden Eingabefenstern des Mandanten-Assistenten geben Sie die Firmendaten ein.
-
Firmenangaben
-
-
Steuerberater
Finanzamt
-
-
Versteuerung/ Gewinnermittlung
Kontenrahmen
-
Beginn des Buchungsjahres
Zu allen Eingabefeldern erhalten Sie detaillierte Informationen in der Programmhilfe. Im Folgenden wird wegen ihrer großen Bedeutung auf die Angaben zur Versteuerungsart und Sachkonten eingegangen.
Versteuerung und Gewinnermittlung, Kontenrahmen und
Buchungsjahr festlegen
Gewinnermittlung und Versteuerung
Geben Sie als nächstes die Form der Gewinnermittlung und die Versteuerung an.
Hinweis Weiterführende Erläuterungen zu Versteuerung und Gewinnermittlung und
Kontenrahmen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt „Basiswissen Versteuerung und Gewinnermittlung".
33
Vorbereitende Arbeiten
Achtung
Eine einmal gewählte Versteuerungsart kann im laufenden Geschäftsjahr nicht geändert werden! Soll die Versteuerungsart geändert werden, ist dies nur zum Jahreswechsel bei der Anlage des neuen Buchungsjahres in den
Mandanteneinstellungen möglich.
Bei der Gewinnermittlung können Sie wählen:
für normale Firmen Bilanz/ GuV
für Freiberufler EÜR
Je nach Wahl der Gewinnermittlung werden Ihnen im nächsten Schritt entsprechende Kontenrahmen (entsprechend Ihrer Länderversion) angeboten.
Sollten Sie im Unklaren sein, welcher Kontenrahmen für Sie besser geeignet ist, fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.
Deutschland
Folgende Kontenrahmen können Sie in Abhängigkeit der Gewinnermittlungsart im PC-Kaufmann auswählen:
Bilanz
-
SKR 03 für Kapitalgesellschaften
-
-
-
-
SKR 03 für Personengesellschaften und Einzelunternehmen
SKR 04 für Kapitalgesellschaften
SKR 04 für Personengesellschaften und Einzelunternehmen
Kontenrahmen für Vereine
-
-
Kontenrahmen für Einzelhandel
Kontenrahmen für Industrie
Einnahme- / Überschussrechnung
-
SKR 03 für Einnahme- / Überschussrechnung
-
-
-
-
SKR 04 für Einnahme- / Überschussrechnung
Kontenrahmen für Freiberufler
Kontenrahmen für Rechtsanwälte
Kontenrahmen für Ärzte
-
-
-
-
Kontenrahmen für Berater
Kontenrahmen für Vereine
Kontenrahmen für Immobilienmakler
Kontenrahmen für private Haushalte
Die DATEV-Kontenrahmen SKR 01, SKR 02 und SKR20 werden von der
DATEV nicht mehr unterstützt und sind deswegen auch nicht enthalten.
Österreich
Kontenrahmen nach RLG, für die EÜR werden entsprechend angepaßte
Kontenrahmen mitgeliefert.
34
Mandanten anlegen
Buchungsjahr
Legen Sie den Beginn des Buchungsjahres fest. Die Angaben zu Gewinnermittlung, Versteuerungsart und Kontenrahmen werden in den Buchhaltungseinstellungen unter dem hier angegebenen Buchungsjahr hinterlegt
(vgl. Kapitel „Stammdaten und Einstellungen“).
Zusammenfassung
Bevor der neue Mandant angelegt wird, zeigt das Programm Ihnen eine Zusammenfassung der eingegebenen Eckdaten. Prüfen Sie diese Eckdaten sorgfältig, vor allem die Einträge zur Versteuerungsart, Gewinnermittlung, Kontenrahmen und dem gewählten Wirtschafts-/ Buchungsjahr, denn diese Einträge können nachträglich nicht geändert werden. Lediglich die Versteuerungsart kann beim Anlegen eines neuen Buchungsjahres von Ist- auf Soll-
Versteuerung gewechselt werden.
Wenn alle Eingaben korrekt sind, bestätigen Sie mit „Ausführen“. Der Mandant wird nun angelegt. Danach wechselt das Programm in den neuen
Mandanten.
35
Vorbereitende Arbeiten
Mandanten-Kennwort vergeben
Über die Funktion <Verwaltung/ Datenbank-Kennwort> auf der Verwaltungsebene (Grundmodul) können Sie Mandantendateien mit Kennwörtern schützen und bereits vergebene Kennwörter ändern. Kennwörter werden mit der Mandantendatei verknüpft und das Öffnen und Bearbeiten dieser
Datei ist dann nur noch mit dem Kennwort möglich.
Achtung
Schreiben Sie sich das Kennwort auf und verwahren Sie es an einer sicheren
Stelle, da Sie, wenn Sie das Kennwort nicht mehr wissen Ihre Daten weder lesen noch bearbeiten können.
Mandanten-Kennwörter und Kennwörter für Teilnehmer stehen nicht in
Verbindung. Wenn Sie Teilnehmer angelegt haben, wird beim Programmstart zuerst die Teilnehmerberechtigung abgefragt, später das Mandanten-
Kennwort.
Basiswissen Versteuerung und
Gewinnermittlung
In diesem Abschnitt werden einige steuerliche Zusammenhänge erläutert, die bei Auswahl der Versteuerungsart und des Gewinnermittlungsverfahrens bei der Mandantenanlage helfen können.
Soll- oder Ist-Versteuerung?
Welcher Kontenrahmen?
Buchhaltung für Freiberufler
Hinweis
Die in diesem Abschnitt aufgeführten Gesetzestexte und Umsatzgrenzen beziehen sich auf die deutsche Gesetzgebung. Für Österreich gelten die
Bundesabgabenordnung (BAO) sowie die einschlägigen österreichischen
Gesetzeswerke.
Soll- oder Ist-Versteuerung?
Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, wahlweise mit der Soll- oder
Ist-Versteuerung zu arbeiten. Zum Verständnis, welche Auswirkungen diese
Auswahl auf die Arbeit im Programm hat, geben wir Ihnen nachfolgend einen „Kurzüberblick“.
Der Gesetzgeber hat zur Regelung der Versteuerung eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften erlassen. Diese enthalten genaue Vorgaben, wer wann welche Steuer bei welcher Voraussetzung erbringen muss (Steuerpflicht) und in welcher Form dies zu erfolgen hat.
Welche Steuern (insgesamt) für Ihr Unternehmen abgeführt werden müssen
(z.B. Umsatzsteuer, Lohnsteuer für beschäftigte Mitarbeiter, Einkommensteuer oder Kapitalertragssteuer, Grundsteuer für eigene Firmengebäude usw.) und auf welcher Grundlage die Ermittlung der Steuerabgaben erfolgen muss, hängt mit Art und Größe sowie den individuellen Gegebenheiten Ihres Betriebes zusammen. Auch die Ermittlung des Firmenerlöses und die daraus resultierende Versteuerung ist abhängig von der Firmenart und -größe (Personenfirma, GmbH, KG sowie Mischformen).
36
Basiswissen Versteuerung und Gewinnermittlung
Begriffsdefinitionen
Soll-Versteuerung
Regelverfahren, bei dem die Berechnung der Umsatzsteuer auf der Grundlage der vereinbarten Entgelte erfolgt.
Ist-Versteuerung
Ein weiteres Verfahren zur Umsatzsteuerberechnung. Bei der Ist-
Versteuerung bilden nicht die vereinbarten, sondern die vereinnahmten Entgelte die Bemessungsgrundlage. Dieses Verfahren wird hauptsächlich von Freiberuflern genutzt.
Diese Versteuerungart muss beim Finanzamt beantragt werden
(§ 20, 1 Nr.3 UStG).
Welche Unternehmen dürfen die Ist-Versteuerung beantragen und anwenden?
Den notwendigen Antrag kann ein Unternehmer nur dann an das Finanzamt stellen,
wenn sein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr einen
Höchstbetrag nicht überstieg, oder
wenn er nicht bilanzierungs- und buchhaltungspflichtig ist (vgl. EStG/
UStG), oder
wenn er freiberuflich tätig ist.
Über Einzelheiten der gesetzlichen Regelungen informieren Sie die Finanzbehörden oder Ihr Steuerberater.
Welche Auswirkungen hat die Veranlagung nach der Ist-
Versteuerung auf die USt-Voranmeldung?
Durch die Veranlagung nach vereinnahmten Entgelten wird auf der Umsatzsteuerseite die Steuer erst bei Zahlungsfluß (Zahlung des Kunden) fällig.
Auf der Vorsteuerseite ist eine sofortige Geltendmachung der Vorsteuer möglich. Das bedeutet, dass für den Unternehmer die Vorfinanzierung der
Umsatzsteuer nicht notwendig ist. Steuern werden erst dann abgeführt, wenn sie bereits eingegangen sind. Durch dieses Vorgehen erhöht sich die
Kapitaldecke (Cash-Flow) der Firma.
Kann die gewählte Versteuerung nachträglich geändert werden?
Ein Wechsel kann nur zum Jahreswechsel bei der Anlage eines neuen Buchungsjahres <Stammdaten/ Grundlagen/ Mandanteneinstellungen/ Buchungsjahre> und nur von der Ist- zur Sollversteuerung erfolgen.
Achtung
Im laufenden Geschäftsjahr ist kein Wechsel möglich!
37
Vorbereitende Arbeiten
Welcher Kontenrahmen?
Die Sachkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 werden von der D
ATEV
, der genossenschaftlichen Datenverarbeitungsorganisation der Steuerberater in
Deutschland, herausgegeben. Die angebotenen Sachkontenrahmen gleichen
Namens sind eng an diese D
ATEV
-Kontenrahmen angelehnt.
Es existiert jeweils eine Variante für Kapital- und Personengesellschaften.
Diese Kontenrahmen lauten:
SKR03 für Personengesellschaften
SKR03 für Kapitalgesellschaften
SKR04 für Personengesellschaften
SKR04 für Kapitalgesellschaften
Wenn Ihnen diese Kontenrahmen zu groß sind:
Es ist wesentlich einfacher, mit einem etwas zu großen Kontenrahmen zu beginnen als später einen Kontenrahmen zu erweitern. Außerdem können
Sie aus einem Kontenrahmen nicht benötigte Konten ausblenden, so dass diese nicht weiter stören und auch nicht versehentlich bebucht werden können.
Hinweis
Wenn Sie sich nicht sicher sind: Legen Sie mehrere Mandanten mit verschiedenen Sachkontenrahmen an. Drucken Sie die entsprechenden
Sachkontenlisten aus, um zu entscheiden, mit welchem Sachkontenrahmen
Sie arbeiten wollen. Die Kontenrahmen für Personengesellschaften sind auf die Bedürfnisse kleiner Personengesellschaften abgestimmt. So fehlen im
Unterschied zu den Kapitalgesellschaften die gesamten Eigenkapitalkonten, die die Besitzverhältnisse darstellen. In ihrem Aufbau bezüglich der Kontenklassen unterscheiden sich die Kontenrahmen nicht. In den Kontenrahmen für Kapitalgesellschaften ist die Anzahl der Konten jedoch höher als bei den
Personengesellschaften.
Fragen Sie am besten auch Ihren Steuerberater, welchen Kontenrahmen er
Ihnen empfiehlt.
SKR 03
Der SKR 03 ist in seinem Aufbau an die aktuellen Vorschriften zur Buchführung (insbesondere Bilanzrichtliniengesetz, „BiRiLiG“) angepasst.
Die Kontenklassen 0 bis 9 beinhalten:
0 – Anlage-/ Kapitalkonten,
1 – Finanz-/ Privatkonten,
2 – Abgrenzungskonten,
3 – Waren, Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe,
4 – Kostenarten,
5 und 6 – nicht vergeben,
7 – eigene Erzeugnisse,
8 – Erlöskonten,
9 – Saldovortrags-/ Statistikkonten.
38
Basiswissen Versteuerung und Gewinnermittlung
SKR 04
Der SKR 04 folgt dem Aufbau von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung und ist eher modern betriebswirtschaftlich orientiert.
Die Kontenklassen 0 bis 9 beinhalten logisch klar gegliedert:
0 – Anlagevermögen,
1 – Umlaufvermögen,
2 – (Eigen-)Kapital,
3 – Verbindlichkeiten,
4 – Erlöse,
5 – Wareneingang,
6 – Kosten,
7 – außerordentl. Aufw./ Erträge,
8 – nicht vergeben,
9 – Vortrags-/ Statistikkonten.
Der SKR 04 ist rationeller als der SKR 03. Umstellungsschwierigkeiten gibt es aber natürlich, wenn Sie vorher mit einem traditionellen Kontenrahmen
SKR 01 bis 03 gearbeitet haben.
Für die EÜR wird auf Grundlage des D
ATEV
-Kontenrahmens SKR03 ein angepasster SKR03 sowie für spezielle freiberufliche Branchen davon abgeleitete
Kontenrahmen für Rechtsanwälte, Ärzte, Berater, Immobilienmakler, Vereine oder private Haushalte mitgeliefert.
Zusätzlich werden für die bilanzierungspflichtigen Mandanten die D
ATEV
-
Kontenrahmen SKR03 und SKR04, sowie Kontenrahmen für Vereine, Einzelhandel und Industrie mit ausgeliefert.
Fragen Sie am besten auch Ihren Steuerberater, welchen Kontenrahmen er
Ihnen empfiehlt.
Kontenrahmenaufbau
Die EÜR-Kontenrahmen sind nach den folgenden Kontenklassen gegliedert:
0 – Anlage-/ Kapitalkonten,
1 – Finanz-/ Privatkonten,
2 – Abgrenzungskonten,
3 – Waren, Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe,
4 – Kostenarten
5 und 6 – nicht vergeben,
7 – eigene Erzeugnisse,
8 – Erlöskonten,
9 – Saldovortrags-/ Statistikkonten.
Die Kontenrahmen für Rechtsanwälte, Berater und Ärzte orientieren sich dabei in der Untergliederung nach den branchenspezifischen Bezeichnungen.
39
Vorbereitende Arbeiten
Kontenrahmen für die Einnahme-/
Überschussrechnung
Bitte beachten Sie, dass die von uns vorgegebenen Kontenrahmen nur die grundlegenden Aufteilungen der Konten (Einnahme und Ausgaben) widerspiegeln. Natürlich können Sie durch Kopieren eines Kontos und damit verbunden einer Umbenennung der Konten Ihre eigene Aufteilung durchführen.
Kontenrahmen für Freiberufler
Dieser Kontenrahmen gilt für alle Einsatzgebiete, in denen Freiberufler tätig sind. Er ist im Gegensatz zu den anderen mitgelieferten Kontenrahmen allgemein gehalten und gilt für die freiberuflichen Tätigkeiten, die nicht durch die anderen Kontenrahmen abgedeckt werden.
Kontenrahmen für Berater
Ein angepasster Kontenrahmen für die Freiberufler, die im Bereich Steuerrecht, Finanzdienstleistungen sowie Versicherungen tätig sind. Die Kontenaufteilung zeigt die wichtigsten Arten der Einnahmen und Ausgaben auf.
Kontenrahmen für Rechtsanwälte
Dieser Kontenrahmen beinhaltet alle Konten für Freiberufler, die im juristischen und notariellen Bereich tätig sind. Aufgeteilt sind die Konten nach allen Ertrags- und Aufwandsbereichen, die in der Kanzlei anfallen können.
Kontenrahmen für Ärzte
Ein Kontenrahmen, der nicht nur für Ärzte sondern auch für die Freiberufler nützlich ist, die Pflege und Therapietätigkeiten durchführen.
Buchhaltung für Freiberufler
Zur Ermittlung des Erlöses werden alle Geld- und Leistungsströme zur Gewinnermittlung mengen- und wertmäßig erfasst und überwacht. Die Buchführung als zeitbezogene Rechnung spielt hierbei eine besondere Rolle, da sie neben ihrer Dokumentationsaufgabe (sachlich und zeitlich geordnete
Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle) und ihrer Rechenschaftslegungsaufgabe (z.B. gegenüber Gläubigern, Finanzbehörden usw.) in erster Linie auch die Basis für zukünftige unternehmerische Entscheidungen bilden kann.
Die rechnungsmäßigen Grundlagen des Unternehmens müssen ordnungsgemäß sein. Wer Gläubiger schädigt, weil seine Buchführung mangelhaft war, macht sich strafbar. Deshalb gebieten nicht nur wirtschaftliche Gründe, sondern auch gesetzliche Vorschriften Form und Inhalt der Buchführung. Diese werden in Gesetzen, Verordnungen und sonstigen Bestimmungen festgelegt.
Neben der Abgabenordnung (AO) als „steuerlichem Rahmengesetz“ und anderen einschlägigen Gesetzeswerken (z.B. EStG, UStG, KStG und ihre
Durchführungsverordnungen und Richtlinien) ist für Kaufleute insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) maßgebend. Für Österreich gilt anstelle der
AO die BAO (Bundesabgabenordnung), ansonsten die jeweils gleichnamigen einschlägigen Gesetzeswerke.
Welche Formen der Buchführung gibt es?
Zur Gewinnermittlung kann entweder die EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) oder die Bilanzierung auf Basis der doppelten Buchführung eingesetzt werden, sofern die entsprechenden gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind.
40
Basiswissen Versteuerung und Gewinnermittlung
Was ist eine EÜR?
Die Überschussrechnung, auch Einnahmen/ Überschussrechnung, hat gegenüber der Bilanzierung bei der doppelten Buchführung den Vorteil, dass im wesentlichen nur die Einnahmen und die Ausgaben aufzuzeichnen sind.
Steuerpflichtige (Firmen bzw. Unternehmer), die ihren Gewinn nach § 4
Absatz 3 EStG (Einkommensteuergesetz) ermitteln (Prinzip der Einnahmen/
Überschussrechnung/ Ist-Versteuerung), können den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben als Gewinn ansetzen, wenn sie nicht aufgrund gesetzlicher Grundlagen (z.B. lt. Handelsgesetzbuch HGB) verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßige Abschlüsse zu machen, und tatsächlich auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, und der Gewinn auch nicht nach Durchschnittssätzen (§13 A EStG) ermittelt wird.
Was ist eine doppelte Buchführung?
Bei der Gewinnermittlung anhand der doppelten Buchführung wird eine andere Methodik der Finanzbuchhaltung eingesetzt. Sie erfasst jeden zu buchenden Geschäftsvorfall als Wertübergang auf mindestens zwei Konten
(daher Doppelte Buchhaltung). Der Gewinn wird aus der Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen errechnet (§ 5 EStG). Unternehmer, die der Form der doppelten Buchführung unterliegen, sind ebenfalls bilanzierungspflichtig (§§ 242 ff. HGB).
Wer darf die EÜR einsetzen?
Folgende Unternehmer dürfen ihre Gewinne nach § 4 Abs.3 EStG zulässigerweise in Form der Einnahme-Überschussrechnung ermitteln (Gesetzliche
Grundlagen der Buchführung):
In der Praxis wird die EÜR von Gewerbetreibenden, die nicht nach Handels- oder Steuergesetz zur Bilanzierung verpflichtet sind, angewendet. Dazu gehören überwiegend Angehörige freier Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Steuerberater, Journalisten, Grafiker usw. sowie kleine
Gewerbetreibende und Handwerker.
Land- und Forstwirte, die nicht nach § 141 Abs.1 AO buchführungspflichtig sind und auch nicht nach § 13 a Abs. 3-8 EStG die Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen vornehmen bzw. freiwillig keine Bücher führen.
Gewerbetreibende, die weder nach § 140 AO (als Vollkaufleute i. S. des
HGB) noch nach § 141 Abs.1 AO zur Buchführung verpflichtet sind und auch freiwillig keine Bücher führen.
Angehörige der freien Berufe (§ 18 (1) Nr. 1 EStG).
In allen anderen Fällen besteht die Pflicht, Bücher zu führen und damit gleichzeitig den Jahresabschuss nach §5 EStG durchzuführen.
Wie unterstützt Sie das Programm?
Das Programm bietet Ihnen beide Buchführungsmöglichkeiten. Allerdings müssen Sie sich bei der Mandantenanlage (durch Auswahl des betreffenden
Kontenrahmens, s.a. Abschnitt „welcher Kontenrahmen“) für eine Variante entscheiden.
Je nach gewählter Buchführungsform ergibt sich daher auch für Sie als Anwender eine unterschiedliche Vorgehensweise.
41
Vorbereitende Arbeiten
Ein Wechsel zwischen den Buchhaltungsformen ist prinzipiell (zum Jahresende beim Jahreswechsel) möglich, im allgemeinen jedoch nicht üblich und nicht empfehlenswert.
Falls Sie doch wechseln müssen, müssen Sie allerdings einige Anpassungen vornehmen, deren Ursache in den unterschiedlichen Gewinnermittlungsformen liegt. So muss z.B. ein neuer Mandant angelegt werden.
Teilnehmer anlegen und verwalten
Mit der Teilnehmerverwaltung können Sie Zugriffsrechte vergeben und so festlegen, welche Unternehmendaten einzelne Mitarbeiter sehen und bearbeiten dürfen. Der Zugang jedes Teilnehmer kann durch ein Passswort geschützt werden.
Möglichkeiten der Zugriffsbeschränkung pro
Teilnehmer:
Zugriff nur auf einen bestimmten Mandaten oder alle Mandanten
Zugriff nur auf bestimmte Programm-Module (z.B. Kassenbuch)
Zugriff nur auf bestimmte Funktionen
Beispiel Einem Teilnehmer wird erlaubt, für einen bestimmten Mandanten im
Kassenbuch die Funktion „Kassenbuchzeilen buchen“ auszuführen. Die
Funktion „Kassenbuchzeilen löschen“ dagegen wird gesperrt.
Eine Sonderrolle spielt der ‚Teilnehmer‘ Administrator, der stets Zugang auf alle Daten und Funktionen hat.
Der Administrator
Nach der Installation hat das Programm nur einen Teilnehmer „Sage“, der
Administratorrechte hat, d.h. dieser Teilnehmer hat alle Rechte. Wenn mehrere Teilnehmer mit dem Programm arbeiten sollen, sollte der Administrator
„Sage“ nur für Verwaltungsaufgaben – also Rechtevergabe – benutzt werden.
Er hat noch kein Kennwort.
Solange der Administrator kein Kennwort hat oder außer dem Administrator kein weiterer Teilnehmer existiert, ist die Teilnehmerverwaltung deaktiviert.
In diesem Fall erfolgt nach dem Programmstart kein Teilnehmer-Login:
Nach dem Programmaufruf wird sofort die Mandantenauswahl angezeigt.
Achtung
Das Kennwort des Administrators sollten Sie gut aufbewahren. Falls Sie das
Administrator-Kennwort vergessen, kommen Sie ohne weitere angelegte
Teilnehmer gar nicht mehr in Ihr Programm! Über die weiteren angelegten
Teilnehmer können Sie dann zwar ins Programm, sind aber auf die eingerichteten Rechte beschränkt!
42
Teilnehmer anlegen und verwalten
Anlegen neuer Teilnehmer
So legen Sie einen neuen Teilnehmer an:
Rufen Sie im Grundmodul das Menü <Stammdaten/ Teilnehmer> auf.
Aktivieren Sie den Befehl „Neu“. Sie sehen den Dialog „Teilnehmer bearbeiten“ mit dem Register „Teilnehmerdaten“.
Geben Sie einen Namen, ein Kennwort und (optional) ein Programm-
Modul und einen Mandanten an, die bei Arbeitsbeginn für diesen Teilnehmer aufgerufen werden.
Über das Register Zugriffsrechte werden die Teilnehmer-Rechte verwaltet.
Ein neuer Teilnehmer hat noch keine Rechte! Deshalb müssen Sie die
Rechte d.h. vor dem „Speichern“ des Teilnehmers einrichten.
Links wählen Sie die Programm-Module, mit denen der Teilnehmer arbeiten darf. In allen Programm-Teilen, die Sie mit einem Häkchen versehen, sind zunächst alle Funktionen für diesen Teilnehmer freigegeben.
Rechts können Sie den Zugriff auf einzelne Funktionen eines Programm-
Moduls entziehen. Markieren Sie dazu links das Programm-Modul, dann werden in der rechten Spalte die einzelnen Funktionen angezeigt. Markieren Sie die Funktion. Bei Funktionen, die ein Teilnehmer nicht nutzen soll, entfernen sie das Häkchen (Doppelklick oder markieren und Leertaste).
Löschen von Teilnehmern
Im Teilnehmer-Browser können über die Funktion „Löschen“ im Kontextmenü (rechte Maustaste) Teilnehmer gelöscht werden.
43
Stammdaten und
Einstellungen
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie grundlegende Informationen zu Ihrer
Firma und z.B. zu Kunden, Lieferanten, Artikeln erfassen und verwalten.Diese Informationen werden benötigt, um z.B. Angebote, Aufträge oder
Rechungen mit dem PC-Kaufmann zu erstellen bzw. um Buchungen vornehmen zu können (je nach Leistungsumfang Ihres Programmes).
Ihr Programm verwaltet diese Daten in den Stammdaten, den Mandanteneinstellungen sowie in modulspezifischen Einstellungen.
»
Abschnitte dieses Kapitels
Übersicht
Stammdaten
Mandanteneinstellungen
Einstellungen ng
Stammdaten und Einstellungen
Übersicht
Damit Ihr Programm Ihnen Routinearbeiten abnehmen kann, braucht es
Informationen über Ihre Firma, ihre Geschäftsbeziehung, Ihr Leistungsangebot etc. Diese Angaben werden vom Programm als Stammdaten und
Mandanten- bzw. Moduleinstellungen verwaltet. Auf diese Daten wird aus verschiedenen Bearbeitungsbereichen zugegriffen. Einstellungen, die nur innerhalb eines Moduls benötigt werden, werden modulspezifisch verwaltet
(z.B. Einstellungen Buchhaltung).
Die grundlegenden Stammdaten sollten zu Beginn der Arbeit mit dem Programm eingegeben werden. Stammdaten können dann später jederzeit ergänzt und aktualisiert werden.
Kundendaten
Basisdaten über Kunden können Sie ebenso verwalten wie Daten über
Kontakte (Anschreiben, Telefonnotizen).
Adressdaten
Sie können auch Adressdaten von Personen oder Firmen verwalten, die bislang keine Kunden von Ihnen sind.
Artikeldaten
Artikel können Sie manuell anlegen oder über die Daten-
Importschnittstelle importieren.
Im Tagesgeschäft können Sie einen großen Teil der erforderlichen Daten aus den vorhandenen Stammdaten auswählen, und brauchen diese nicht mehr zu erfassen. Erweitern oder ändern sich Sortiment oder Geschäftsbeziehungen, können Stammdaten jederzeit ergänzt und korrigiert werden.
Nachfolgend wird die Erfassung der wichtigsten Stammdaten und Einstellungen erläutert.
Hinweis
Eine vollständige Beschreibung aller Stammdaten und Einstellungen finden
Sie in der Programmhilfe.
Die wichtigsten grundlegenden Erfassungsvorgänge:
Kundenstamm erfassen
Artikelstamm erfassen
Mandanteneinstellungen festlegen
Fakturierungseinstellungen anlegen
Stammdaten
Über das Menü „Stammdaten“ auf der Verwaltungsebene (und den wichtigsten Programmdateien) gelangen Sie zu den entsprechenden Stammdaten-
Bereichen, z.B. Kunden (<Stammdaten/ Kunden>).
Dort öffnet sich ein Stammdaten-Browser, über den Sie die Neuanlage von
Stammdaten oder deren Bearbeitung vornehmen können.
In den einzelnen Erfassungsmasken der jeweiligen Stammdaten geben Sie bitte alle relevanten Daten der Reihe nach ein.
Eine ausführliche Beschreibung zu den Eingabedialogen erhalten Sie in der
Programmhilfe, die Sie im Programm jederzeit über die
!-Taste oder das kleine Fragezeichen in der Menüzeile aktivieren können.
46
Stammdaten
Kundenstamm
Über <Stammdaten/ Kunden> rufen Sie den Kundenbrowser zur Verwaltung
Ihres Kundenstammes auf.
Über die Kontrollkästchen haben Sie folgende Möglichkeiten:
Quickview
Zeigt die wichtigsten Daten des markierten Datensatzes an.
Nur Favoriten
Legen Sie fest, ob alle angelegten Datensätze angezeigt werden sollen oder nur die Favoriten.
Über die Schaltflächen haben Sie folgende Auswahl:
Bearbeiten
Markieren Sie den Datensatz und aktivieren Sie ihn über „Bearbeiten“.
Der ausgewählte Datensatz kann dann in einem Eingabedialog mit mehreren Registern bearbeitet werden.
Schließen
Über die Schaltfläche „Schließen“ verlassen Sie den Browser.
Kopieren
Kopiert den markierten Datensatz. Der Datensatz wird zur Änderung angezeigt. Nehmen sie Änderungen vor und bestätigen Sie dies. So können
Sie schnell neue Datensätze erfassen, wenn Daten von vorhandenen Datensätzen teilweise identisch sind.
Neu
Über die Schaltfläche „Neu“ öffnet sich ein Eingabedialog, in dem Sie einen neuen Datensatz erfassen können.
Über die Schaltfläche „Drucken“ starten Sie den Ausdruck einer Kundenliste (wahlweise mit Adress- oder Stammdateninfos). Sie können weitere
Druckselektionen vornehmen oder die Daten der Liste in eine ASCII-
Datei exportieren.
Suche/ Filter
Über die Schaltfläche „Suche/ Filter“ können Sie nach Datensätzen innerhalb des Browsers suchen bzw. filtern.
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Stammdaten und Einstellungen
Export
Über die Schaltfläche „Export“ können Sie Datensätze in Microsoft Excel oder Microsoft Word exportieren. Voraussetzung dafür ist, dass Sie
Microsoft Excel bzw. Word auf dem Rechner installiert haben.
Portal
Über Schaltfläche „Portal“ verzweigen Sie auf die Portalseiten von Sage.
Hier finden Sie Dienstleistungen, die Sie bei Ihren Geschäftsaktivitäten unterstützen, wie z.B. eine Adressprüfung. Voraussetzung ist ein Internetzugang und eine registrierte Anmeldung zur Nutzung der variierenden
Dienste (über das Menü <Portal> auf der Verwaltungsebene).
Hinweis
Beim ersten Aufruf bzw. ohne Anmeldung ist diese Schaltfläche nicht aktiv.
Weiteres
Über diese Schaltfläche können weitergehende Funktionen aktiviert werden:
-
-
-
-
Salden
Bei Personen und Sachkonten können über „Salden“ Auskünfte über
Umsätze des Kontos eingeholt werden.
Kundenkartei
Über die „Kundenkartei“ können Sie schnellstens eine Umsatz- und
Roherlösauswertung für Kunden starten. Schränken Sie den Auswertungsbereich „von/ bis“ ein (z.B. auf einen Kunden) oder lassen Sie alle
Bereiche uneingeschränkt und drucken die gesamte Auswertung aller
Kunden.
Korrespondenz
Über „Korrespondenz“ kann die Verwaltung aller Dokumente des ausgewählten Personenkontos gestartet werden.
Adresse übernehmen
Zusätzlich können im Kunden- und Lieferantenbrowser Adressen eingelesen werden („Adresse übernehmen“).
Datensatz löschen
Markieren Sie den zu löschenden Datensatz. Über die rechte Maustaste wählen Sie die Option „Löschen“. Bestätigen die anschließende Sicherheitsabfrage.
Hinweis Kunden, mit denen Sie Umsätze getätigt haben, dürfen und können nicht gelöscht werden. Im Register Adressdaten können Sie Kunden über das Kontrollkästchen „Inaktiv“ deaktivieren. Inaktive Kunden werden im Kundenbrowser nicht angezeigt. Um auch inaktive Kunden im Browser zu sehen, können Sie das Kontrollkästchen „auch inaktive“ aktivieren.
Artikelstamm
Sie erreichen den Artikelstamm über <Stammdaten/ Artikelstamm> auf der
Verwaltungsebene und in der Auftragsbearbeitung. Außerdem wird der Artikelbrowser in verschiedenen Kontexten aufgerufen, wenn Sie Artikel auswählen können.
Im Artikelstamm können Sie die Daten zu Ihren Artikeln erfassen.
Artikel und Dienstleistungen werden im Programm gleichgesetzt. Wenn also
über Artikel gesprochen wird, kann es sich ebenso um Diensteistungen handeln.
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Stammdaten
Hinweis Artikeldaten können über <Extras/ Daten Import> in den PC-Kaufmann eingelesen werden. Dazu müssen die Daten in einem ASCII-Format vorliegen. Lesen Sie dazu Datenimport – Konzepte.
Rufen Sie die Funktion <Artikelstamm> auf, so erhalten Sie eine Liste der bereits existierenden Artikeldatensätze. Alle angezeigten Artikel können Sie bearbeiten, kopieren, suchen, neu sortieren und drucken. Über die rechte
Maustaste stehen Ihnen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Nach Auswahl des Datensatzes werden alle relevanten Daten in den folgenden Registern zur Bearbeitung angezeigt:
Register „Hauptdaten“
Hier werden die Artikelbezeichnung, der mittlere Einkaufspreis, die Preiseinheit (PE), die Mengeneinheit und der NKS-Wert (Anzahl der Nachkommastellen) erfasst.
Bitte beachten Sie, dass Stücklisten ausschließlich im PC-Kaufmann
Komplettpaket Pro angelegt und verwaltet werden können.
Klicken Sie die Option rabattfähig an, so können Sie im unteren Bereich
Preisfindung, neben den Verkaufspreisen der 3 Preiskategorien auch Rabattsätze eingeben, die dann bei der Rechnungserstellung im Modul Auftragsbearbeitung berücksichtigt werden. Die hier genannten Verkaufspreise beziehen sich auf die oben eingetragene Preiseinheit. Im Feld „USt-
Art“ geben Sie die Steuerart an. Im Feld „Grundpreis“ können Sie einen
Grundpreis eingeben, der gemäß Preisangabenverordnung bei Angebotserstellung erforderlich ist, wenn die Angebotserstellung brutto erfolgt.
Register „Abbildungen“
Bilder können hinzugefügt und entfernt werden. Als Formate werden bmp und jpg unterstützt. Die Bilder werden im Datenverzeichnis, Unterverzeichnis „Bilder\Kennnummer des Mandanten“ abgelegt.
Sie haben die Möglichkeit, neue Artikel anzulegen, Datensätze zu kopieren und zu löschen. Sie können den Artikelbestand nach verschiedenen Kriterien sortieren und gezielt nach einzelnen Datensätzen suchen.
Der Browser zeigt Ihnen alle bereits angelegten Datensätze an und bietet
Ihnen die folgenden Bearbeitungsmöglichkeiten:
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Stammdaten und Einstellungen
Bearbeiten
Wählen Sie einen Datensatz zur Bearbeitung aus, indem Sie ihn per Maus oder über die Pfeiltasten markieren. Aktivieren Sie die Bearbeiten-
Schaltfläche oder doppelklicken Sie den markierten Datensatz. Der ausgewählte Datensatz steht dann zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Schließen
Über die Schaltfäche „Schließen“ verlassen Sie den Browser.
Kopieren
Der markierte Artikel wird kopiert und als Vorlage für einen neu anzulegenden Artikel verwendet, wobei mit Ausnahme der Artikelnummer alle
Eigenschaften in den kopierten Artikeldatensatz übernommen werden und geändert werden können. Bevor Sie den neuen Artikel in Ihrem Artikelstamm speichern können, müssen Sie mindestens eine noch nicht verwendete Artikelnummer vergeben.
Neu
Über die Schaltfläche „Neu“ öffnen Sie den Eingabedialog, um einen neuen Datensatz zu erfassen.
Über die Schaltfläche „Drucken“ können Sie Datensätze komplett oder nach vorgegebenen Selektionskriterien ausdrucken. Sie können weitere
Druckselektionen vornehmen oder die Daten der Liste in eine ASCII-
Datei exportieren.
Suche/ Filter
Über die Schaltfläche „Suche/ Filter“ können Sie nach Datensätzen innerhalb des Browsers suchen bzw. filtern.
Export
Über die Schaltfläche „Export“ können Sie Datensätze in Microsoft Excel oder Microsoft Word exportieren. Voraussetzung dafür ist, dass Sie
Microsoft Excel bzw. Word auf dem Rechner installiert haben.
Löschen
Markieren Sie den Datensatz, den Sie löschen möchten und drücken Sie anschließend die rechte Maustaste. Wählen Sie dort die Option „Löschen“ und bestätigen Sie die anschließende Sicherheitsabfrage.
Mandanteneinstellungen
Über <Stammdaten/ Grundlagen/ Mandanteneinstellungen> verwalten Sie wesentliche Angaben zum Mandanten, Informationen über das zuständige
Finanzamt oder die Adresse des Steuerberaters. Des Weiteren können Sie hier die Buchungsjahre anlegen:
Im Register „Firmenangaben“ erfassen Sie Name, Adresse und Telefon des jeweiligen Mandanten. Hier bestimmen Sie im Feld „Land“ den Firmensitz, der für die steuerliche Handhabung des Programms von Bedeutung ist.
Das Register „Finanzamt“ ist für die Anschrift des für den Mandanten zuständigen Finanzamtes sowie Telefon- und Telefaxnummer bestimmt.
Außerdem sind hier die Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer einzutragen, Informationen, die in einigen Formularen benötigt werden.
Im Register „Steuerberater“ erfassen Sie Name und Anschrift des Steuerberaters und dessen Telefon- und Telefaxnummer.
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Mandanteneinstellungen
Im Register „Buchungsjahre“ legen Sie über „Neu“ für den Mandanten ein neues Buchungsjahr an.
Im Register „Proxy-Server“ geben Sie an, ob die Verbindung aus Ihrem
Firmennetz ins Internet über einen Proxy läuft und hinterlegen gegebenenfalls die Zugangsdaten, damit die Verbindung über den Proxyserver aufgebaut werden kann.
Sie sichern die erfassten Daten mit „Speichern“. Eine Zusammenfassung der
Mandanteneinstellungen können Sie über die Schaltfläche „Drucken“ erhalten.
Über die Schaltfläche „Verwerfen“ können Sie das Erfassungsfenster ohne
Speicherung der (geänderten) Daten verlassen.
Weitere Informationen über die einzelnen Register finden Sie in der Programmhilfe (Indexeintrag: „Mandanteneinstellungen“).
Mandanteneinstellungen bearbeiten
Die meisten Stammdaten des Mandanten können Sie nachpflegen
(<Stammdaten/ Grundlagen/ Mandanteneinstellungen>). Das Register „Buchungsjahre“ in den Mandanteneinstellungen hat jedoch eine besondere
Bedeutung und wird deshalb ausführlich erläutert.
Bei der Installation des Programms haben Sie bereits entschieden, welche
Landesversion für Ihr Programm gelten soll. Ihr (erster) Mandant ist angelegt, die entsprechenden Firmendaten erfaßt.
Wir zeigen Ihnen nun, welche Funktion das Register <Buchungsjahre> in den Mandanteneinstellungen hat und warum diese Angaben für die weitere
Arbeit im Programm so wichtig sind.
Register Buchungsjahre
Bei der Mandantenanlage geben Sie an, ob eine Soll- oder Ist-Versteuerung für den Mandanten erfolgen soll, welchen Kontenrahmen und welches
Wirtschaftsjahr Ihr Mandant benutzt. Diese Angaben werden im Register
„Buchungsjahre“ hinterlegt.
Bei der späteren Arbeit mit Ihrem Mandanten erhalten Sie hier eine Übersicht über alle Buchungsjahre, zu denen Buchungen vorliegen oder die bereits abgeschlossen sind.
Klicken Sie dazu ein bereits angelegtes Buchungsjahr an, dann werden
Ihnen alle Perioden zu diesem Buchungsjahr angezeigt.
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Stammdaten und Einstellungen
Warum ist das Register „Buchungsjahre“ so wichtig?
Dieses Register erfüllt bei der Festlegung Ihrer Konditionen für einen Mandanten eine wichtige Schlüsselposition, die sich auch in der Programmstruktur widerspiegelt, denn aus fast jedem Modul lassen sich die Mandanteneinstellungen aufrufen.
Anhand der hinterlegten Angaben werden die entsprechenden festen Vorgaben, die das Programm zum Arbeiten braucht, für die Module generiert.
Auf Grundlage des gewählten Kontenrahmens werden in der Finanzbuchhaltung z.B. die entsprechenden Sach- und Hauptbuchkonten, Steuertabellen, Steuerschlüssel, Kontenverweise etc. angelegt und die entsprechenden
Verknüpfungen zu den Stammdaten der anderen Module hergestellt.
Hinweis Es ist daher nicht möglich, einem einmal angelegten Mandanten eine andere Landesversion zuzuweisen. Ebensowenig lassen sich der Kontenrahmen und das Wirtschaftsjahr nachträglich verändern!
Neues Buchungsjahr anlegen
Aktivieren Sie <Stammdaten/ Grundlagen/ Mandanteneinstellungen/ Buchungsjahre> und klicken Sie auf „Neu“.
Sie erhalten folgendes Eingabefenster, in dem das nächste Buchungsjahr bereits automatisch angelegt wurde.
Hier müssen Sie die Versteuerungsart auswählen.
Achtung
Die Wahl zwischen Ist- und Soll-Versteuerung steht Ihnen nur zur
Verfügung, wenn der Mandant bislang „Ist-versteuert“ geführt wurde.
Wechseln Sie einmal zur „Soll-Versteuerung“, können Sie danach nicht wieder zurückwechseln.
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Einstellungen Fakturierung
Nach der Bestätigung wird das Buchungsjahr angelegt und alle benötigten
Programmvorgaben des Mandanten werden generiert. Diese Vorgaben gelten für das gesamte neu angelegte Buchungsjahr, ein späterer Wechsel während des aktuellen Buchungsjahres ist nicht möglich.
Wenn eine Ist-Versteuerung gewählt wird, erfolgt aufgrund der (bei der Installation) gewählten Landesversion automatisch die Erstellung der landes-
üblichen Form der Ist-Versteuerung.
Für Deutschland und Österreich erfolgt die Ist-Versteuerung auf Basis der
USt.
Hinweis Vergleichen Sie die weitergehenden Erläuterungen im Abschnitt
„Basiswissen Versteuerung und Gewinnermittlung“.
Einstellungen Fakturierung
Über <Stammdaten/ Grundlagen/ Einstellungen Fakturierung> im Modul
„Auftragsbearbeitung“ und „Bestellwesen“ legen Sie Voreinstellungen fest, die grundlegende Funktionen der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens steuern.
Die Informationen werden in den folgenden Registern verwaltet:
Register Nummernkreise
Register Optionen
Register Druckoptionen
Register Preise
Register Texte
Beachten Sie, dass Ihnen im Programm PC-Kaufmann Auftragsbearbeitung nicht alle Funktionen zur Verfügung stehen.
Eine ausführliche Darstellung der einzelnen Register finden Sie in der Programmhilfe (Indexeintrag: „Fakturierungseinstellungen“).
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OP-Ausgleich
Mit dem OP-Ausgleich können Sie Ihre Buchhaltung schnell und einfach führen. Die Buchungserfassung über Geschäftsvorfälle leitet Sie durch die
Erfassung der buchhaltungsrelevanten Daten. Mit vordefinierten Reports erzeugen Sie aus diesen Daten Auswertungen.
In diesem Kapitel werden die für das Tagesgeschäft wichtigsten Arbeitsvorgänge erläutert. Eine vollständige Beschreibung der Funktionen der Finanzbuchhaltung finden Sie in der Programmhilfe.
»
Abschnitte dieses Kapitels
Arbeiten mit dem OP-Ausgleich
Buchungserfassung
OP-Ausgleich
Arbeiten mit dem OP-Ausgleich
Form und Inhalt der Buchführung sind weitgehend gesetzlich vorgeschrieben.
Zur Ermittlung des Firmenerlöses werden alle Geld- und Leistungsströme zur
Gewinnermittlung mengen- und wertmäßig erfasst und überwacht. Die
Buchführung als zeitbezogene Rechnung spielt hierbei eine besondere Rolle, da sie neben ihrer Dokumentationsaufgabe (sachlich und zeitlich geordnete
Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle) und ihrer Rechenschaftslegungsaufgabe (z.B. ggü. Gläubigern, Finanzbehörden etc.) in erster Linie auch die Basis für zukünftige unternehmerische Entscheidungen bilden kann.
Die rechnungsmäßigen Grundlagen des Unternehmens müssen ordnungsgemäß sein. Wer Gläubiger schädigt, weil seine Buchführung mangelhaft war, macht sich strafbar. Deshalb gebieten nicht nur wirtschaftliche Gründe, sondern auch gesetzliche Vorschriften Form und Inhalt der Buchführung. Diese werden in Gesetzen, Verordnungen und sonstigen Bestimmungen festgelegt.
Neben der Abgabenordnung (AO) als „steuerlichem Rahmengesetz“ und anderer einschlägiger Gesetzeswerke (z.B. EStG, UStG, KStG und ihre Durchführungsverordnungen und Richtlinien) ist für Kaufleute insbesondere das
Handelsgesetzbuch (HGB) maßgebend. Für Österreich gilt anstelle der AO die BAO (Bundesabgabenordnung), ansonsten die gleichgeltenden einschlägigen Gesetzeswerke.
Die Buchführung dient mehreren Zwecken:
Selbstinformation
Rechenschaftslegung
Besteuerungsgrundlage
Gläubigerschutz und
Beweismittel.
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen
Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens vermitteln kann. Die
Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Eine ordnungsgemäße Buchführung enthält wahre, klare, übersichtliche sowie lückenlos fortlaufende Aufzeichnungen.
Und weiterhin: „Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtung, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.“ (§140 Abgabenordnung).
Alle Handelsbücher, Inventare und Bilanzen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht, das heißt, sie müssen zehn Jahre auf einem Datenträger bereit gehalten werden. Die Daten müssen jederzeit einem Dritten, z.B. einem
Steuerprüfer, zugänglich gemacht werden können.
Von den Vorschriften nun zur Methodik der Finanzbuchhaltung: Sie erfasst in einer ganz bestimmten Weise jeden buchungsfähigen Geschäftsvorfall, nämlich als Wertübergang auf mindestens 2 Konten (Doppelte Buchführung). Aus jedem Geschäftsvorfall resultiert also mindestens eine Soll- und mindestens eine Habenbuchung. Sie erfasst die buchungsfähigen Geschäftsvorfälle unter Verwendung von Bestands- und Erfolgskonten und vermag so den Periodenerfolg auf zweifache Weise zu ermitteln: einmal durch die Ge-
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Arbeiten mit dem OP-Ausgleich genüberstellung der Aufwendungen und Erträge, zum anderen durch Kapitalvergleich.
Dazu werden alle Werte Ihres Unternehmens in Konten erfasst. Diese Konten sind eingeteilt in eine Soll- und eine Habenseite. Auf der einen Seite werden Abnahmen, auf der anderen Zunahmen verzeichnet. Je nach Kontentyp bucht man die Zunahmen
bei aktiven Bestandskonten im Soll (das sind die Konten, deren Beträge auf der Aktivseite der Bilanz aufgeführt werden, z.B. die Betriebs- und Geschäftsausstattung),
bei passiven Bestandskonten im Haben (das sind die Konten, deren Beträge unter Passiva auftauchen, z.B. das Eigenkapital),
bei Aufwandskonten im Soll (Aufwände werden verursacht, wenn Güter oder Dienstleistungen verbraucht werden, z.B. Miete),
bei Ertragskonten im Haben (auf Ertragskonten werden Wertzuwächse gebucht, z.B. Zinsgutschriften der Bank).
Die Abnahmen erscheinen jeweils auf der anderen Seite. Da jeder Geschäftsvorfall mindestens eine Soll- und eine Habenbuchung auslöst, wird eine
Buchung immer auf zwei Konten vorgenommen. Dieser Vorgang (Buchungssatz) lautet deshalb immer:
SOLL AN HABEN.
Wenn Sie auf einer Seite mehrere Konten buchen, handelt es sich um eine
„Splittbuchung“, auch „Aufteilungsbuchung“ oder „zusammengesetzter
Buchungssatz“ genannt. Die Aufteilung eines Buchungsbetrages auf mehrere
Hauptbuchkonten (Sachkonten) ist sowohl im Soll als auch im Haben möglich. Im Ergebnis müssen aber die Summen auf der Soll- und Habenseite der
Buchung gleich sein.
Es gibt 4 verschiedene Buchungstypen (reine Bestandsbuchungen):
Aktivtausch, z.B. Kauf einer Büroausstattung (Bilanz bleibt unverändert)
BA+ BA- (Bilanz-Aktiv Zugang, Bilanz-Aktiv Abgang)
Passivtausch, z.B. Umwandlung einer Lieferschuld in ein Darlehen (Bilanz bleibt unverändert)
BP+ BP- (Bilanz-Passiv Zugang, Bilanz-Passiv Abgang)
Aktiv-Passiv-Mehrung, z.B. Zielkauf von Waren (Bilanz erhöht sich um den entsprechenden Betrag)
BA+ BP+ (Bilanz-Aktiv Zugang, Bilanz-Passiv Zugang)
Aktiv-Passiv-Minderung, z.B. Zahlung der Rechnung für den Zielkauf von
Waren (Bilanz verringert sich um den entsprechenden Betrag)
BA- BP- (Bilanz im Aktiv Abgang, Bilanz im Passiv Abgang)
Durch keinen dieser Vorgänge ändert sich das Eigenkapital. Den Gewinn eines Unternehmens ermittelt man aus dem Vergleich des Eigenkapitals des aktuellen und des Vorjahres: Eigenkapital aktuelles Jahr minus Eigenkapital
Vorjahr ergibt bei einer positiven Zahl den Gewinn bzw. bei einer negativen
Differenz den Verlust.
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OP-Ausgleich
Buchungserfassung
Bei Buchungen werden Geschäftsvorfälle verwendet, um Ihnen die umständliche Eingabe von Konten und Buchungsrahmenbedingungen abzunehmen. Lesen Sie hierzu die nachfolgenden Abschnitte zum Arbeiten mit
Geschäftsvorfällen.
Buchungen erfassen mit Geschäftsvorfällen
Sie buchen im OP-Ausgleich mit vordefinierten Geschäftsvorfällen. In einem
Geschäftsvorfall wird eine Fülle von Rahmenbedingungen unter einem Namen (z.B. „Zahlungseingang“) hinterlegt – z.B. die Konten oder der Buchungstext. Jeder Geschäftsvorfall ist mit einer Buchungsroutine verbunden, die anhand des zugrunde liegenden Buchungssatzes nur die entsprechende
Kontenauswahl zulässt.
Wenn Sie zu kaufmännischen und steuerlichen Aspekten von Buchungen
Fragen haben informieren Sie sich über Ihren Steuerberater, welche Konten aufgrund Ihres gewählten Kontenrahmens und den individuellen Gegebenheiten Ihres Betriebes angesprochen werden müssen.
Der Sage Support hilft Ihnen gerne, wenn Sie technische Unterstützung beim Umgang mit dem Programm benötigen, darf jedoch aus rechtlichen
Gründen keine Empfehlungen geben, die als Steuerberatung aufgefasst werden können. So können wir Ihnen zwar mitteilen, welche Geschäftsvorfälle bei bestimmten Buchungen in Betracht kommen, zur Kontenauswahl bei
Buchungen können wir Ihnen jedoch keine Auskunft geben.
Bedienung des Buchungsfensters
Sie können das Buchungsfenster sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur bedienen. Einige Eingaben (wie der Betrag) können jedoch nur über die Tastatur erfolgen. Vor diesem Hintergrund ist somit auch die ausschließliche Nutzung der Tastatur zu erwägen:
Sie können im Buchungsfenster mit
Ü von Feld zu Feld springen (Rücksprung zum vorherigen Feld über
HÜ). Sie gelangen so in die Felder „Geschäftsvorfall“, „Belegnummer“, „Belegdatum“, „Buchungstext“ (nur, wenn noch kein Buchungstext mit dem bestimmten Geschäftsvorfall verknüpft ist) „Konto“ und „Soll“ bzw. „Haben“. Dies sind die Felder, in denen eine Eingabe unbedingt erforderlich ist.
Alternativ können Sie mit
T bzw. HT in die Felder „Steuer“, „Buchungstext“ (nur wenn ein Buchungstext mit diesem Geschäftsvorfall bereits verknüpft ist), „Steuerschlüssel“ und „Steuerbetrag“ gelangen. Im Fenster
„Neuanlage Offene Posten“ weiterhin in die Felder „ZKD“, „MKZ“ und
„OP-Ref.Nr.“, in denen Sie Werte ändern können, die an anderer Stelle im Programm bereits definiert wurden.
Unter <Extras/ Programmeinstellungen> können sie im Feld „Entertaste springt in jedes Feld“ einstellen, dass Sie auch mit der
Ü-Taste des Ziffernblocks von Feld zu Feld springen können (wie mit der
T-Taste).
Quickview: Der Erfassungsdialog enthält einen zuschaltbaren Informationsbereich, in dem die Salden der zu bebuchenden Konten übersichtlich dargestellt werden. Außerdem können Sie in diesem Informationsbereich die letzten Buchungen einsehen. Sie können den Quickview der Finanzbuchhaltung auf der Verwaltungsebene in den Programmeinstellungen unter <Extras/ Programmeinstellungen> aktivieren bzw. deaktivieren.
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Buchungserfassung
Eingabefelder der Buchungsmaske
Geschäftsvorfall
Nach dem Aufruf des Fensters befindet sich der Cursor im Feld
„Geschäftsvorfall“. In diesem Feld wählen Sie, welche Art von
Buchung Sie vornehmen wollen. Von Ihrer Wahl hängt es dann ab, welche Eingaben von Ihnen in den weiteren Feldern dieses
Dialogs gefordert werden.
Geben Sie
" ein, oder klicken Sie auf die Pfeiltaste am rechten
Feldrand, wird eine Liste aller vorhandenen Arten von Geschäftsvorfällen eingeblendet. Es kann auch nur die Abkürzung des Geschäftsvorfalls eingegeben werden.
Buchungsperiode
Belegdatum
Wählen Sie hier die Periode aus, in der diese Buchung gebucht werden soll. Bereits abgeschlossene Perioden können Sie nicht mehr wählen. Perioden noch nicht angelegter Geschäftsjahre ebensowenig.
Unter diesem Datum wird die Buchung in Ihrer Finanzbuchhaltung geführt. Geben Sie das Datum des Belegs in der Form
TT.MM.JJ, also z.B. 31.01.99, ein. Wenn Sie statt eines Datums
„s“ eingeben, so wird beim Verlassen des Feldes das Systemdatum Ihres Computers eingetragen. Über die Schaltfläche öffnen
Sie den Kalender, über den Sie das Datum auswählen können.
Steuer
Währung
Die gewünschte Eingabewährung wird in dem Feld „Währung“ vorgegeben.
Beachten Sie bitte, dass hier lediglich die Belegwährung, nicht aber die Buchhaltungswährung eingestellt wird.
Buchungstext
Wenn Sie den vorgeschlagenen Buchungstext nicht verwenden möchten, wählen Sie im Feld „Buchungstext“ einen Buchungstext über
" aus, indem Sie auf das Fragezeichen am rechten Feldrand klicken, oder indem Sie nur die Nummer des Buchungstextes eintragen.
Konto
Hier legen Sie fest, ob die einzutragenden Buchungsbeträge Neto- oder Bruttobeträge sind.
Ist an der Buchung ein Personenkonto beteiligt, ist hier der in den zugehörigen Personenstammdaten im Register Fibu-Daten im Feld „Steuerberechnung“ eingetragene Wert voreingestellt.
Bei der Auswahl des Kontos hilft Ihnen das Programm Fehler zu vermeiden: Durch die Auswahl eines Geschäftsvorfalls ist festgelegt, welche Konten überhaupt für die Buchung in Frage kommen, und nur unter diesen können Sie auswählen.
Wählen Sie ein Konto (Sachkonto, Debitorenkonto) über
" aus, oder indem Sie auf das Fragezeichen am rechten Feldrand kli-
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OP-Ausgleich cken. Wenn Sie die Kontonummer bereits wissen, tragen Sie sie in dem Feld „Konto“ ein (abschließende Nullen ergänzt das
Programm). Wenn Sie lediglich den Anfang der Kontonummer kennen und sich bezüglich der hinteren Stellen unsicher sind können Sie die teilweise Kontenangabe mit einem Stern abschließen, und Sie erhalten nach
T oder Ü eine Liste der entsprechenden Konten.
Ist ein Personenkonto bei einem Geschäftsvorfall beteiligt, ist das Personenkonto immer in der ersten Buchungszeile anzugeben. Je nachdem, ob bei einem Geschäftsvorfall das Personenkonto im Soll oder Haben stehen muss, springt der Cursor nach
Auswahl des Personenkontos automatisch in das Feld „Soll“ oder „Haben“.
Bei Zahlungen, die einen Offenen Posten ausgleichen, klicken
Sie am oberen Rand auf das Symbol „OP“ und wählen einen Offenen Posten aus der entsprechenden Liste. Dessen Daten werden dann in die Buchung übernommen.
Soll/ Haben
Je nach Buchungsart tragen Sie im Feld „Soll“ zw. „Haben“ den zu buchenden Betrag ein.
St.-Schl.
Steuerschlüssel: Handelt es sich um eine Buchung, bei der Steuer fließt, wird hier der Steuerschlüssel automatisch vorgeschlagen.
Steuerschlüssel legen Sie im Menü <Stammdaten/ Grundlagen/
Steuertabellen> für die verschiedenen Geschäftsvorfälle gesondert fest.
St.-Betrag
Steuerbetrag: Tragen Sie den Steuerbetrag ein – sofern Sie die
Summe wissen, sonst wird Ihnen der Betrag am Ende der Buchung vorgeschlagen.
Konto
Das Programm schlägt automatisch sinnvolle Gegenkonten vor.
Sie wählen das entsprechende Konto aus. Drücken Sie zur Auswahl
", oder klicken Sie auf das Fragezeichen am rechten Feldrand.
Soll/ Haben
Der in der ersten Buchungszeile eingetragene Betrag wird automatisch in das Feld „Soll“ bzw. „Haben“ übernommen.
St.-Schl. (Steuerschlüssel)
Handelt es sich um eine Buchung, bei der Steuer fließt, wird auch hier der Steuerschlüssel automatisch vorgeschlagen.
St.-Betrag (Steuerbetrag)
Der Steuerbetrag wird automatisch ausgewiesen.
Nach dem Eintrag in dieses Feld klicken Sie auf „OK“, um die Buchung durchzuführen.
Handelt es sich um einen Zahlungseingang, werden Sie entsprechend nach dem auszugleichenden Offenen Posten gefragt.
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Buchungserfassung
OP-Liste
Über <Report/ OP-Liste> im OP-Ausgleich können Sie Ihre Offenen Posten nach verschiedenen Kriterien auswerten. Damit haben Sie jederzeit den
Überblick über die Fälligkeiten, offenen Rechnungen, an- und ausstehenden
Zahlungen sowie anfallende Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbeträge. So können Sie sich z.B. einen Überblick über die Offenen Posten Ihrer Debitoren verschaffen.
Druckauswahl
Klicken Sie die Liste an, die Sie drucken wollen:
Offene Posten Liste
Gedruckt werden alle wichtige Daten zu den Offenen Posten, z.B. die Kundennummer, die Nummer des Offenen Postens und die Fälligkeit.
Offene Posten Bewegungen
In dieser Liste werden alle Buchungen zu den Offenen Posten gedruckt.
Fälligkeitsanalyse
Die Liste zeigt zu allen Offenen Posten die Fälligkeiten. Sie müssen in einem Folgefenster noch eine weitere Auswahl treffen.
Kreditlimit überschritten
Gedruckt werden alle Offene Posten zu den Kunden, die Ihr
Kreditlimit überschritten haben. Voraussetzung für eine
Überprüfung des Kreditlimits ist, dass Sie in den Kundenstammdaten überhaupt ein Kreditlimit eingetragen haben.
Ist dort für Debitoren kein Kreditlimit angegeben, werden diese bei dieser Analyse nicht erfasst.
OP-Liste zum Stichtag
Gedruckt wird eine OP-Liste, die den Stand der Offenen Posten bezogen auf einen frei wählbaren Stichtag anzeigt.
Ausgeglichene OPs mit Bewegung
Gibt eine Liste der ausgeglichenen OPs einschließlich der zugehörigen Bewegungen.
Eine ausführliche Beschreibung der Eingabefelder finden Sie in der Programmhilfe (Indexeintrag „OP-Liste“).
Optionen
Sie erreichen dieses Fenster, wenn Sie unter <Report/ OP-Liste> !Fälligkeitsanalyse! gewählt haben.
Geben Sie den Stichtag als „Bewertungsdatum“ ein, und wählen Sie unter
„Fälligkeit“ ob sich die Auswertung auf zum Stichtag bereits fällige oder erst künftig fällige OPs beziehen soll. Der „Bewertungszeitraum“ gibt an, für welche Zeiträume Offene Posten jeweils in der Liste dargestellt werden sollen: für Tage, Monate oder Jahre. Je nach der hier getroffenen Auswahl wird für die Felder „Staffel 1-3“ die entsprechende Einheit eingeblendet. In diesen
Feldern „Staffel 1-3“ geben Sie ein, für welche Zeiträume die Auswertung erfolgen soll. Je nachdem, welchen Bewertungszeitraum Sie oben in dem gleichnamigen Feld vorgegeben haben, beziehen sich die Staffelzeiträume auf Tage, Monate oder Jahre. Geben Sie hier die gewünschte Anzahl ein.
Bewertungszeitraum und Staffel geben also an, in welchen Spalten Ihre Daten in der Liste erfasst und dargestellt werden.
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Auftragsbearbeitung
Dieses Kapitel gibt Ihnen einen Überblick über die Auftragsbearbeitung und stellt Ihnen die wichtigsten Arbeitsgänge und Programmfunktionen vor.
Über das Regiezentrum rufen Sie die „Auftragsbearbeitung“ und die zugehörige zentrale Erfassungsmaske der Auftragsbearbeitung auf. Hier werden alle anfallenden Vorgänge erfasst und bearbeitet. Zusätzlich stehen Ihnen die
ABF-spezifischen Menüs „Report“ und „Extras“ zur Verfügung, worüber Sie verschiedene Auswertungen und andere Funktionen wie „ReportDesigner“ und „Konsistenzprüfung“ aufrufen können.
Bei der Arbeit mit der PC-Kaufmann Auftragsbearbeitung sollten Sie zusätzlich zu dieser Einführung die Programmhilfe benutzen, die an vielen Stellen weitere Informationen, zusätzliche Details und Querverweise bereithält.
»
Abschnitte dieses Kapitels
Die wichtigsten Arbeitsvorgänge
Vorgänge der Auftragsbearbeitung anlegen, bearbeiten und löschen
Vorgänge bearbeiten
Vorgänge erstellen
Vorgänge drucken
Reporte und Extras
Häufig gestellte Fragen
Auftragsbearbeitung
Die wichtigsten Arbeitsvorgänge
Die zentrale Aufgabe in der Auftragsbearbeitung ist die Erfassung und Bearbeitung der anfallenden Geschäftsvorfälle über Vorgänge. Man unterscheidet zwischen verschiedenen Vorgangsarten wie Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Stornorechnung. Komplettpaket Pro und
Komplettpaket kennen außerdem noch Barrechnung, Akontoforderung,
Schlussrechnung und Proformarechnung.
Eine Darstellung der Vorgangstypen finden Sie im Hilfethema „Vorgangstypen im PC-Kaufmann“.
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Alle Vorgänge und die Positionen, die sie enthalten – werden im zentralen
Bearbeitungsfenster erfasst. Vorgänge werden entweder neu angelegt oder aus vorhandenen Vorgängen abgeleitet.
Informationen zur Anlage der ABF-spezifischen Stammdaten, Konstanten und Einstellungen finden Sie im Kapitel „Stammdaten und Konstanten“.
Vorgehensweise
Sie erstellen ein Angebot, das die Grundlage für eine daraus resultierende
Auftragsbestätigung (im PC-Kaufmann kurz „Auftrag“ genannt) ist. Die Auftragsdaten übernehmen Sie in einen Lieferschein und danach in eine Rechnung. Basierend auf der Rechnung könnten Sie ggf. eine Gutschrift oder eine Stornorechnung erstellen.
Andere Abfolgen von Vorgängen sind ebenfalls möglich, z.B. indem Sie zugleich eine Rechnung und einen Lieferschein erstellen ohne zuvor Angebot und Auftrag erstellt zu haben.
Programmtechnisch werden alle Vorgänge einem zugrundeliegenden Auftrag zugeordnet (auch wenn dieser nicht erstellt wurde, weil z.B. eine Rechnung von einem Angebot abgeleitet wurde oder die Rechnung direkt erstellt wurde).
Nach dem endgültigen Druck einer Rechnung fragt der PC-Kaufmann, ob der Vorgang in der Finanzbuchhaltung gebucht werden soll. Bestätigen Sie mit „Ja“, wenn die Buchung erfolgen soll.
Über „Report“ in der Menüleiste können Sie u. a. das Rechnungsausgangsbuch drucken oder Auswertungen erstellen.
Vorgänge der Auftragsbearbeitung anlegen, bearbeiten und löschen
Nummernvergabe
Vorgänge werden fortlaufend nummeriert, wobei ein Startwert für die
Nummerierung von verschiedenen Vorgangstypen vor dem ersten Erfassen eines Vorganges in den <Stammdaten/ Grundlagen/ Einstellungen Fakturierung/ Register „Nummernkreis“> eingestellt werden kann. Bitte beachten Sie, dass beim Vorgangstyp „Rechnung + Lieferschein“ die Nummervergabe nicht beim Speichern, sondern erst beim Druck erfolgt.
Bearbeiten von abgeschlossenen Vorgängen
Abgeschlossene Belege können über die Schaltfläche „Fertig“ im Vorgangsbrowser, wieder zur Bearbeitung geöffnet werden. Wenn eine Rechnung zur
Bearbeitung geöffnet wird, die bereits gebucht wurde, fragt der PC-
Kaufmann ob die Buchung gelöscht werden soll. Danach können Sie die
Rechnung bearbeiten und sie erneut drucken und buchen lassen.
Formulare abstimmen
Für alle Vorgänge stehen Formulare zur Verfügung, die Sie mit dem integrierten ReportDesigner (Menü <Extras>) individuell auf die Belange Ihres
Unternehmens abstimmen können.
Vorgänge der Auftragsbearbeitung anlegen, bearbeiten und löschen
Bevor Sie einen Vorgang der Auftragsbearbeitung neu anlegen oder zur Bearbeitung öffnen können, muss die Vorgangserfassung der Auftragsbearbeitung gestartet werden (über einen Doppelklick auf Auftragsbearbeitung im
Regiezentrum).
Funktionen zur Bearbeitung von Vorgängen, die in der Erfassungsmaske nicht angeboten sind (z.B. Änderung an den Kopfdaten), rufen Sie über <Bearbeiten> in der Menüleiste auf.
Neue Vorgänge anlegen
Neue Vorgänge legen Sie über <Datei/ Neu> oder über Funktionen an, die einen Folgevorgang zu einem bestehenden Vorgang erzeugen (z.B. <Datei/
Weiterverarbeiten zu …> in der Menüleiste).
Vorgänge zur Bearbeitung öffnen
Über <Datei/ Direkt Öffnen> öffnet sich ein Eingabedialog, in dem Sie die
Vorgangsnummer direkt eingeben können. Bestätigen Sie Ihre Eingabe, wird der ausgewählte Vorgang in der zentralen Erfassungsmaske geöffnet.
Über <Datei/ Öffnen> oder in der Symbolleiste rufen Sie in der Auftragsbearbeitung den Vorgangsbrowser auf, über den Sie Vorgänge zur
Bearbeitung auswählen können. Wählen Sie hier den Vorgang aus.
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Auftragsbearbeitung
Browserbedienung
Im Vorgangsbrowser der PC-Kaufmann Auftragsbearbeitung können Sie
über folgende Schaltflächen Vorgänge zur Bearbeitung öffnen, weitere Informationen anfordern oder die Anzeige filtern:
Übernehmen
Lädt den ausgewählten Vorgang in die zentrale Erfassungsmaske. Neben diversen Bearbeitungsmöglichkeiten können Sie dort auch weitere Positionen zum Vorgang anlegen.
Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen, die bereits über <Report/ Rechnungsausgangsbuch> im Rechnungsausgangsbuch gedruckt wurden, können nicht mehr bearbeitet werden. Im Falle einer falsch ausgestellten Rechnung bedienen Sie sich der Stornorechnung.
Schließen
Schließt den Browser.
Suche/ Filter
Über die Schaltfläche „Suche/ Filter“ können Sie nach Datensätzen innerhalb des Browsers suchen bzw. den Umfang der Anzeige einschränken
(filtern). Weiter Filtermöglichkeiten haben Sie über die Schaltfläche
„Auswahl“ und “Statusauswahl“. Mehrere Filtereinstellungen wirken zusammen per UND-Verknüpfung.
Übersicht
Über diese Schaltfläche können Sie sich detailliertere Informationen zum markierten Vorgang anzeigen lassen. Wenn abhängige Vorgänge zum
Vorgang existieren, werden zunächst diese angezeigt.
Der Vorgang wird gedruckt (Infodruck, endgültiger Druck, Abschrift, ...).
Buchen
Rechnungen, die gedruckt aber beim Drucken nicht gebucht wurden, können über diese Schaltfäche gebucht werden.
Fertig
Der ausgewählte Vorgang wird fertiggesetzt, d. h. als abgeschlossen markiert (abgeschlossene Vorgänge können über <Extras/ Bewegungsdaten löschen> entfernt werden). Ein fertiggesetzter Vorgang kann nicht mehr mit „Übernehmen“ zur Bearbeitung ausgewählt werden. Eine Fertigsetzung kann jedoch durch erneutes Anklicken rückgängig gemacht werden.
Danach kann ein Vorgang wieder bearbeitet werden.
Verarbeiten
Je nach angewähltem Vorgang können Sie hiermit eine Weiterverarbeitung des Vorgangs in einen Auftrag, einen Lieferschein oder eine Rechnung veranlassen.
Als Kopie laden
Lädt eine Kopie des ausgewählten Vorgangs als Vorlage für neuen Vorgang desselben Typs. Im zweiten Schritt wählen Sie den Kunden aus, für den Sie einen neuen Vorgang erstellen wollen. Der neue Vorgang kann beliebig verändert werden und erhält beim Drucken eine neue Vorgangsnummer. Bitte beachten Sie, dass kundenspezifische Preise nicht automatisch geändert werden. Sie können über <Bearbeiten/ Preise aktualisieren>
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Vorgänge bearbeiten eine Neuberechnung veranlassen, um die Konditionen des Kunden auf den neuen Vorgang anzuwenden.
Auswahl
Statusauswahl
Zeitraum
Über diese Schaltflächen können Sie den Umfang der im Browser angezeigten Vorgänge begrenzen, was es gegebenenfalls erleichtert, einen bestimmten Vorgang zu finden. Bitte beachten Sie, dass die Einstellung erhalten bleibt, wenn der Browser geschlossen wird.
-
-
Über „Auswahl“ kann die Anzeige auf einen bestimmten Vorgangstyp eingeschränkt werden.
Über „Statusauswahl“ kann die Anzeige auf fertige oder nicht fertige
Vorgänge beschränkt werden.
-
Über „Zeitraum“ können Sie nach Vorgangsdatum filtern (Vorgänge des aktuellen Monats, Quartals, Halbjahrs oder Jahrs, alle Vorgänge, benutzerdefinierter Zeitraum).
Mehrere Filtereinstellungen wirken zusammen per UND-Verknüpfung.
Stapelverarbeitung
Sie können mehrere Aufträge und/ oder Lieferscheine markieren und mit
Hilfe der Schaltfläche „Stapelverarbeitung“ gemeinsam verarbeiten.
Löschen (über rechte Maustaste)
Daten, die Sie nicht mehr benötigen, können gelöscht werden. Markieren
Sie dazu den Datensatz. Über die rechte Maustaste erreichen Sie die „Löschen“-Option. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage werden die
Daten gelöscht.
Vorgang speichern
Über <Datei/ Speichern> bzw.
Ss können Sie einen in der Vorgangserfassung geladenen Vorgang speichern.
Vorgang löschen
Über <Datei/ Löschen> löschen Sie den aktuellen Vorgang. Ist dies ein Auftrag, werden alle weiteren Vorgangsarten (Angebot, Lieferschein etc.), die zu diesem Auftrag gehören, ebenfalls gelöscht.
Hinweis
Wenn viele Belege gelöscht und wieder neu erfasst werden, sollten Sie gelegentlich eine Reorganisation durchführen, um die volle Leistungsfähigkeit des Programms zu erhalten.
Vorgänge bearbeiten
In der Vorgangsbearbeitung Ihres PC-Kaufmann erfassen Sie die Angebote,
Aufträge, … für die Abwicklung Ihrer Geschäftsvorfälle im Verkauf.
Neue Vorgänge legen Sie über <Datei/ Neu> oder über Funktionen an, die einen Folgevorgang zu einem bestehenden Vorgang erzeugen (z.B. <Datei/ Weiterverarbeiten zu …> in der Menüleiste).
Um bereits erfasste Vorgänge zu öffnen und gegebenenfalls weiterzubearbeiten, öffnen Sie über <Datei/ Öffnen> im Modul „Auftragsbearbeitung“ den Vorgangsbrowser der Auftragsbearbeitung.
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Auftragsbearbeitung
Abgeschlossene Belege können über die Schaltfläche „Fertig“ im Vorgangsbrowser, wieder zur Bearbeitung geöffnet werden.
Wenn eine Rechnung zur Bearbeitung geöffnet wird, die bereits gebucht wurde, fragt der PC-Kaufmann ob die Buchung gelöscht werden soll. Danach können Sie die Rechnung bearbeiten und sie erneut drucken und buchen lassen.
Aufbau eines Vorgangs
Für jeden Vorgang werden Kopfdaten und Positionsdaten gespeichert. Dar-
über hinaus können Sie über das Bearbeiten-Menü Notizen, Kopf- und Fußtexte zum Vorgang sowie Langtexte zu den einzelnen Positionen anlegen.
Die Kopfdaten eines Vorgangs werden z.T. direkt in der Vorgangserfassung erfasst, z.T. werden Sie aus den Stammdaten übernommen und z.T. werden
Sie vom PC-Kaufmann ermittelt (z.B. das Belegdatum). Kopfdaten können
über <Bearbeiten/ Kopfdaten> vorgangsbezogen geändert werden. Wenn
Kopfdaten geändert werden, die aus den Stammdaten übernommen wurden, werden diese Änderungen nicht in in die Stammdaten zurückgeschrieben: Änderungen gelten ausschließlich für den aktuell bearbeiteten Vorgang.
Kopfdaten
Auftrag
Vorgangsart
Bei Anlage eines Auftrags erscheint hier *neu*. Der PC-
Kaufmann vergibt die Auftragsnummer, wenn der Auftrag gespeichert wird.
Art des Vorgangs: Sie können ein Angebot, einen Auftrag, einen
Lieferschein, eine Rechnung+Lieferschein oder eine Stornorechnung anlegen.
Vorgang
Bei Anlage eines Vorgangs erscheint hier *neu*. Der PC-
Kaufmann vergibt die Vorgangsnummer, wenn der Vorgang gespeichert oder gedruckt wird. Vorgänge werden fortlaufend nummeriert, wobei ein Startwert für die Nummerierung von verschiedenen Vorgangstypen vor dem ersten Erfassen eines
Vorganges in den <Stammdaten/ Grundlagen/ Einstellungen Fakturierung/ Register „Nummernkreis“> eingestellt werden kann.
Bitte beachten Sie, dass beim Vorgangstyp „Rechnung + Lieferschein“ die Nummervergabe nicht beim Speichern, sondern erst beim Druck erfolgt.
Datum
Wird vom PC-Kaufmann mit dem Systemdatum vorbelegt und kann geändert werden.
Kunde
Wählen Sie hier den Kunden, für den ein Beleg erstellt werden soll. Die für die Vorgangsbearbeitung wesentlichen Kundendaten werden aus den Stammdaten in dien Vorgang übernommen und können hier vorgangsbezogen geändert werden.
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Vorgänge bearbeiten
Positionserfassung
Im unteren Teil des Eingabefensters geben Sie die einzelnen Positionen ein.
Nach Vervollständigung aller Angaben zu einer Position können Sie mit
T eine neue Zeile hinzufügen. Über <Bearbeiten/ Neue Position> dagegen fügen Sie vor der markierten Position eine neue ein (Position markieren: Klick auf Kästchen links neben der Positionszeile). Nachfolgend werden die Felder bzw. Positionsspalten in der Positionserfassung der PC-Kaufmannauftragsbearbeitung beschrieben:
Typ
Voreingestellt ist N (normale Artikelposition). Wählen Sie ggf. einen anderen Positionstyp .
N = „normale“ Position aus dem Artikelstamm
Über diesen Positionstyp fügen Sie Artikel aus Ihrem Artikelstamm in den Vorgang ein..
T = Textbaustein
Über diesen Positionstyp fügen Sie einen Textbaustein in den
Vorgang ein.
S = Zwischensumme
Über diesen Positionstyp fügen Sie eine Zwischensumme in den Vorgang ein. Die Zwischensumme wird aus den Endsummen aller vorhergehender Positionen errechnet – ab einer ggf. vorhandenen vorhergehenden Zwischensumme (in der Druckvorschau werden nicht rabattfähige Artikel unter
Umständen nicht berücksichtigt, der Ausdruck enthält jedoch die korrekte Zwischensumme).
W = Seitenwechsel
Über diesen Positionstyp fügen Sie einen festen Seitenwechsel in den Vorgang ein.
M = manuelle Position
Über diesen Positionstyp nehmen Sie einen Artikel in den
Vorgang auf, der nicht zu Ihrem Artikelstamm gehört. Die
Bezeichnung, den Einzelpreis und ggf. den Rabattsatz tragen
Sie frei ein. Der manuelle Artikel wird mit dem Speichern des
Vorgangs nicht in den Artikelstamm aufgenommen. Umsätze mit manuellen Artikeln erscheinen nicht in den Umsatzauswertungen.
V = Versandkostenposition
Über diesen Positionstyp übernehmen Sie die beim Kunden unter <Stammdaten/ Kunden/ Register „Rechnungsstellung“> hinterlegte Versandart in die Vorgangserfassung. Die Versandarten definieren Sie unter <Stammdaten/ Grundlagen/
Versandarten> (Versandarten anlegen/ bearbeiten). Der Positionstyp „V“ ist nicht rabattierfähig.
Position
Es wird automatisch die nächste Positionsnummer vergeben
(die Sie ggf. überschreiben können).
69
Auftragsbearbeitung
Artikelnummer/ Text
Sie haben mehrere Möglichkeiten einen Artikel anzugeben:
Sie können die Artikelbezeichnung oder die Artikelnummer direkt eingeben. Bei Artikeln, die im Artikelstamm als Favoriten gekennzeichnet sind, reicht die Eingabe der führenden
Zeichen von Artikelbezeichnung oder Artikelnummer. Wenn anhand der eingegebenen Zeichen ein Artikel nicht eindeutig identifiziert werden kann, zeigt Ihr PC-Kaufmann einen
Mini-Browser an, in dem Sie den gewünschten Artikel auswählen können.
Sie können über
" oder ? den Artikelbrowser aufrufen und den gewünschten Artikel auswählen.
Nach der Auswahl des Artikels erscheinen die vollständige Artikelnummer sowie die Artikelbezeichnung in der Eingabemaske.
Die Eingabe einer Artikelnummer ist zwingend erforderlich.
Hinweis
Damit über <Artikelstamm/ Register „Abbildungen“> hinterlegte
Bilder in Ihrer Korrespondenz ausgeben werden, müssen Sie die
Formulare mit dem ReportDesigner entsprechend anpassen.
Menge
Die Vorgabe im Feld Menge ist überschreibbar; eine Eingabe ist erforderlich. Sie hat Auswirkung auf die Felder Einzelpreis,
Summe, Rabattsatz und Rabattbetrag.
Einzelpreis
Der Einzelpreis wird auf der Basis der im Kundenstamm vereinbarten Preisgruppe errechnet, kann aber überschrieben werden.
Der Einzelpreis wirkt sich auf die Felder Summe, Rabattsatz und
Rabattbetrag aus.
Summe
Die Summe wird errechnet aus Menge x Einzelpreis, kann aber
überschrieben werden. Dieser Wert hat Auswirkungen auf die
Felder Menge, Einzelpreis, Rabattsatz und Rabattbetrag.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer wird auf der Grundlage des Steuerschlüssels des Kunden und der Umsatzsteuerart im Artikel ermittelt, kann aber überschrieben werden.
Artikelbezeichnung
Die im Artikelstamm definierte Artikelbezeichnung, kann überschrieben werden.
Rabattsatz
Der Rabattsatz wird auf der Basis des in der Preisgruppe im Artikelsatz eingetragenen Rabattsatzes ermittelt, kann aber überschrieben werden. Dieser Wert wirkt sich auf die Felder Einzelpreis und Rabattbetrag aus.
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Vorgänge bearbeiten
Rabattbetrag
Der Rabattbetrag wird errechnet aus Menge, Gesamtpreis und
Rabattsatz (kann überschrieben werden). Der Wert wirkt sich auf die Felder Menge, Einzelpreis, Summe und Rabattsatz aus.
Erlösgruppe
Über <Stammdaten/ Grundlagen/ Erlösgruppen> in der Menüleiste können Sie Erlösgruppen anlegen und bearbeiten. In den
Artikeldetails werden die Erlösgruppen den Artikeln zugeordnet.
Funktionen im Menü <Bearbeiten>
Im Bearbeiten-Menü in der Menüleiste stehen Ihnen Funktionen zur Bearbeitung von Vorgängen der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesen zur
Verfügung, die in der Erfassungsmaske nicht angeboten sind (z.B. Änderung an den Kopfdaten). Funktionen zur Bearbeitung von Positionen wirken jeweils auf die markierte Position, wobei mit einige Funktionen auch mehrere
Positionen auf einmal bearbeiten können (z.B. Kopieren oder Löschen).
Sie markieren Positionen über die Schaltfläche links an der Position. Mehrere Positionen können markiert werden, indem Sie die
S-Taste gedrückt halten während Sie die Positionen mit der Maus anklicken. Mehrere zusammenhängende Positionen können Sie markieren, indem Sie die
H-Taste gedrückt halten und und dann die erste und die letzte Position des Bereiches anklicken.
Die folgenden Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Soweit einzelne
Funktionen nur in einem der beiden Module Auftragsbearbeitung oder Bestellwesen zur Verfügung stehen, ist dies nachfolgend angemerkt.
Ausschneiden
Über <Bearbeiten/ Ausschneiden> (oder über die entsprechenden
Symbole in der Symbolleiste) können Sie markierte Positionen ausschneiden (und anschließend wieder über <Bearbeiten/ Einfügen> einfügen). Eine Position markieren Sie durch Mausklick auf das Kästchen ganz links in der entsprechenden Positionszeile.
Kopieren
Über <Bearbeiten/ Kopieren> kopieren Sie einzelne Positionen oder nach Öffnen und Markieren (<Bearbeiten/ Alles markieren>) eines Vorgangs alle Daten der Positionserfassung.
Einfügen
Über <Bearbeiten/ Einfügen> können Sie nach dem Öffnen eines neuen Vorgangs (z.B. Rechnung über <Datei/ neu>) und nach
Eingabe eines Kunden alle Daten der Positionserfassung einfügen, wenn Sie diese vorher aus einem anderen Vorgang (z.B.
Proformarechnung über <Bearbeiten/ Kopieren>) kopiert haben.
Löschen
Über <Bearbeiten/ Löschen> können Sie markierte Positionen löschen. Eine Position markieren Sie durch Mausklick auf das
Kästchen ganz links in der entsprechenden Positionszeile.
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Auftragsbearbeitung
Alles Markieren
Über <Bearbeiten/ Alles markieren> markieren Sie alle Vorgangspositionen nach Öffnen eines Vorgangs, um einen Vorgang anschließend zu kopieren oder auch zu löschen.
Neue Position
Über <Bearbeiten/ Neue Position> fügen Sie im aktuellen Vorgang vor die markierte Position eine neue ein.
Notiz
Über <Bearbeiten/ Notiz> können Sie interne Notizen zum Vorgang erfassen; diese werden beim Druck des Vorgangs nicht mit ausgegeben.
Kopf-/ Fußtext
Über <Bearbeiten/ Kopf-/ Fußtext> legen Sie vorgangsbezogene
Kopf- und Fußtexte an, die beim Vorgangsdruck über bzw. unter den dort aufgeführten Positionen erscheinen (Kopftext könnte beispielsweise eine Betreffzeile sein, Fußtext Ihre Bankverbindung).
Langtext
Über <Bearbeiten/ Langtext> (oder <Bearbeiten/ Text> im Bestellwesen) können Sie zur aktuellen Artikelposition einen Langtext erfassen oder einen bereits vorhandenen Langtext ändern
(ein Langtext ist ein Zusatztext zur eigentlichen, im Artikelstamm abgelegten Artikelbezeichnung).
Preise aktualisieren
Wurden die Artikelpreise in der Positionserfassung – z.B. für
Preiskalkulationen – manuell geändert, können Sie über <Bearbeiten/ Preise aktualisieren> wieder die im Artikelstamm hinterlegten Preise übernehmen; für die aktuelle Position erfolgt eine
Neuberechnung aller Werte.
Neu durchrechnen
Sind die Summenfelder im unteren Teil des aktuellen Formulars mit einem Sternchen gekennzeichnet, so haben sich durch Einfügen oder Löschen von Positionen oder durch die Eingabe anderer Mengen, die vom Programm berechneten Beträge geändert. Über <Bearbeiten/ Neu durchrechnen> können Sie die Werte des aktuellen Vorgangs neu berechnen lassen.
Neu nummerieren
Haben Sie im aktuellen Vorgang Positionen gelöscht, kopiert oder eingefügt, existiert keine fortlaufende Nummerierung der
Positionen mehr. Über <Bearbeiten/ Neu nummerieren> werden die Positionen neu durchnummeriert.
72
Vorgänge erstellen
Vorgänge erstellen
Vorgänge können neu erstellt werden oder innerhalb der Vorgangskette
Angebot Auftrag Lieferschein Rechnung aus bereits vorhandenen
Vorgängen abgeleitet werden: Z. B. kann aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung (im PC-Kaufmann kurz „Auftrag“ genannt) oder aus einem Auftrag der zugehörigen Lieferschein und die Rechnung abgeleitet werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, vorhandene Vorgänge als Vorlage für neu zu erstellende Vorgänge zu verwenden.
Vorgänge aus vorhandenen Vorgängen ableiten
Ursprungsvorgänge und ihre Folgevorgänge werden als zusammengehörig betrachtet und unter einer Auftragsnummer („Auftrags-Nr.“) in der Vorgangsliste gruppiert. Bei der Erzeugung von Folgevorgängen werden wesentliche Vorgangseigenschaften (Kunde, Artikelpositionen, Kopfdaten, Kopf- und Fußzeilen usw.) übernommen.
So erzeugen Sie etwa aus einem Angebot den zugehörigen Auftrag und aus einem Auftrag den zugehörigen Lieferschein und/ oder die Rechnung. Es ist nicht möglich ‚rückwärts‘ vorzugehen, d.h. z.B. aus einem Lieferschein einen Auftrag zu erzeugen.
Sie haben zwei Möglichkeiten Folgevorgänge abzuleiten:
Vorgang aus Liste weiterverarbeiten
Über <Datei/ Öffnen> öffnen Sie den Vorgangs-Browser und wählen einen nicht abgeschlossenen Vorgang, für den Sie einen Folgevorgang erzeugen wollen. Über die Schaltfläche „Verarbeiten“ wählen Sie den Typ des Folgevorgangs. Der Folgevorgang wird angelegt und zur weiteren Bearbeitung geladen.
Geladenen Vorgang weiterverarbeiten
Einen geladenen Vorgang können Sie über <Datei/ Weiterverarbeiten zu/
...> oder die folgenden Symbole in der Symbolleiste in einen Folgevorgang übernehmen (über <Extras/ Anpassen> können die Symbole aus der
Menüleiste entfernt oder in sie aufgenommen werden):
Weiterverarbeiten zu Auftrag
Weiterverarbeiten zu Lieferschein
Weiterverarbeiten zu Rechnung bzw. Rechnung+Lieferschein
Bearbeiten Sie gegebenenfalls einen abgeleiteten Vorgang bevor Sie ihn speichern.
Bitte beachten Sie auch:
Wie bei neu erstellten Vorgängen, wird auch bei abgeleiteten Vorgängen beim Speichern die nächste freie Vorgangsnummer zugeordnet. Lieferschein und Rechnung werden zusätzlich durch die zugehörige Auftragsnummer gekennzeichnet.
Wenn Sie eine abgeleitete Rechnung speichern, ist der Auftrag komplett verarbeitet. Sie erhalten eine Abfrage, ob der Auftrag als fertig deklariert werden soll (fertiggesetzte Vorgänge können über <Extras/ Abgeschlossene Aufträge entfernen> gelöscht werden).
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Auftragsbearbeitung
Eine Neuberechnung eines durch eine Stornorechnung stornierten Lieferscheins ist nicht möglich. Sie müssen in diesem Fall einen neuen Lieferschein erfassen (Sie können den bestehenden kopieren).
Aufträge aus Angeboten erstellen
Wenn Sie einen Auftrag aus einem Angebot erzeugen und speichern, können Sie das zugehörige Angebot löschen, weil es nicht mehr benötigt wird.
Teillieferungen
Wenn aus einem Auftrag ein Lieferschein abgeleitet wird, in dem wegen zu geringem Lagerbestand nur eine Teillieferung erfasst wird (d. h. die Menge im Lieferschein ist kleiner als die im Auftrag), kann automatisch ein Nachlieferungstext ausgegeben werden. Ein Nachlieferungstext kann über
<Stammdaten/ Grundlagen/ Einstellungen Fakturierung/ Texte> erfasst werden. Bitte beachten Sie, dass Nachlieferungstexte nicht ausgegeben werden, wenn Lieferscheine für Teillieferungen aus Angeboten abgeleitet werden, da bei der Erstellung von Angeboten noch keine Auftragsmenge gespeichert wird.
Vorgang als Kopie laden
Wollen Sie einen neuen Vorgang anlegen, der Übereinstimmungen mit einem bereits gespeicherten Vorgang aufweist, so können Sie diesen kopieren indem Sie Über <Datei/ Öffnen> den gespeicherten Vorgang auswählen und die Schaltfläche „als Kopie laden“ anklicken. Die geladene Kopie dient nun als Vorlage für den neuen Vorgang und kann bearbeitet werden. Abschlie-
ßend speichern Sie den neuen Vorgang.
Schlussrechnung erstellen
Zu einem Auftrag und den daraus abgeleiteten Vorgängen (Lieferscheine,
Teilrechnungen, Akontoforderungen, Rechnungen) können Sie eine
Schlussrechnung erzeugen, in der alle noch nicht berechneten Positionen des Auftrags berechnet werden.
Vorgänge erstellen
Über <Datei/ Neu> legen Sie einen neuen Vorgang an.
Angebot
Bei geöffneter Auftragsbearbeitung können Sie über <Datei/ Neu/ Angebot> ein neues Angebot erstellen. Angebote sind unverbindlich und bewirken keine Änderung bei Umsatzlisten oder Artikelbeständen.
Nach Aufruf der Funktion wählen Sie einen Kunden aus, und Sie gelangen in die zentrale Erfassungsmaske. Weitere Informationen zur Vorgangserfassung finden Sie über Auftragsbearbeitung – Einführung und Übersicht.
Nachdem Sie alle Positionen erfasst haben, speichern Sie den Vorgang über
„Vorgang speichern" oder <Datei/ Speichern>. Dem Vorgang wird die nächste freie Angebotsnummer zugewiesen.
74
Vorgänge erstellen
Auftrag
Über <Datei/ Neu/ Auftrag> legen Sie einen neuen Auftrag an. Sobald Sie diesen Auftrag speichern, wird die disponierte und verfügbare Menge im Artikelbestand verändert. Die disponierte Menge berücksichtigt die in Auftrag gegebenen Artikel, die verfügbare Menge sowie die vorhandenen und bestellten Artikel.
Nach Aufruf der Funktion wählen Sie den betreffenden Kunden aus, und Sie gelangen in die zentrale Erfassungsmaske. Weitere Informationen zur Vorgangserfassung finden Sie über Auftragsbearbeitung – Einführung und Übersicht.
Speichern Sie den neuen Auftrag über das Symbol „Vorgang speichern“ oder
über <Datei/ Speichern>. Dem Vorgang wird dann die nächste zur Verfügung stehende Auftragsnummer zugewiesen.
Lieferschein
Über <Datei/ Neu/ Lieferschein> erstellen Sie einen neuen Lieferschein, unabhängig von bereits bestehenden Aufträgen. Für die Erstellung und Weiterverarbeitung von Lieferscheinen gelten die folgenden Regeln:
Lieferscheine dienen als Nachweis für gelieferte Ware und enthalten deshalb üblicherweise ausschließlich die Mengenangaben und keine Preise.
Damit in Ihren Lieferscheinen keine Preise gedruckt werden, müssen Sie beim Drucken im Druckerdialog die mitgelieferte Formatvorlage „Lieferschein“ auswählen.
Beim Speichern von Lieferschein werden die Lagerbestände aktualisiert.
Um eine Lieferung zu stornieren erstellen Sie eine Stornorechnung. Bitte beachten Sie, dass für die korrekte Abwicklung von Rücklieferungen die rückgelieferte Ware immer zuerst in einer Rechnung berechnet worden sein muss, da sonst Kunden mit der Stornorechnung ein Betrag für rückgelieferte Ware gutgeschrieben wird, der Ihnen nie berechnet wurde.
Lieferscheine werden erfasst wie andere Belegarten des PC-Kaufmann. Eine
Beschreibung der Zusammenhänge finden Sie im Hilfethema Auftragsbearbeitung – Einführung und Übersicht. Über Links können Sie von dort Anleitungen aufrufen, in denen Sie erfahren, wie vorzugehen ist.
Rechnung + Lieferschein
Wählen Sie in der Auftragsbearbeitung <Datei/ Neu/ Rechnung+Lieferschein>, wenn Sie eine Rechnung unabhängig von bereits bestehenden Aufträgen erstellen wollen. Unter <Stammdaten/ Grundlagen/
Einstellungen Fakturierung> im Feld „Lieferschein zu Rechnung immer drucken“ legen Sie fest, ob ein Lieferschein dazu gedruckt werden soll.
Nach Aufruf der Funktion wählen Sie den betreffenden Kunden aus, und Sie gelangen in die zentrale Erfassungsmaske. Weitere Informationen zur Vorgangserfassung finden Sie über Auftragsbearbeitung – Einführung und Übersicht.
Speichern Sie die neue Rechnung und den Lieferschein über das Symbol
„Vorgang speichern“ oder über <Datei/ Speichern>. Dem Vorgang wird dann die nächste zur Verfügung stehende Lieferscheinnummer respektive Rechnungsnummer zugewiesen.
Erstellen Sie einen endgültigen Druck der Rechnung, wird gefragt, ob die
Rechnung verbucht werden soll. Klicken Sie auf „Nein“, findet keine Buchung statt. Sie können dann die Rechnung noch einmal drucken. Bestäti-
75
Auftragsbearbeitung gen Sie, wird die Rechnung im OP-Ausgleich gebucht, und es wird dort ein
Offener Posten erzeugt.
Gutschrift
Über <Datei/ Neu/ Gutschrift> erstellen Sie eine Gutschrift. Im Unterschied zur Stornorechnung bleibt der Lagerbestand unverändert und nur die Umsätze werden zurückgerechnet. Außerdem wird, da bei einer Gutschrift die
Ware ohne Berechnung abgegeben wird, der gesamte Rechnungsbetrag vom
Roherlös abgezogen).
Rufen Sie die Funktion auf, so erhalten Sie zunächst ein Auswahlfenster. Ist
Ihnen die Rechnungsnummer bekannt, tragen Sie hier im Feld „Rechnung“ die Nummer der Rechnung ein, die gutgeschrieben werden soll. Die dazugehörige Kunden- und Auftragsnummer wird in den entsprechenden Feldern automatisch eingetragen. Ist die Rechnungsnummer nicht bekannt, so dienen Ihnen die Felder „Kunde“ und „Auftrag“ als Suchhilfe. Alle drei Felder werden per Suchfeldklick (
") unterstützt. Sie erhalten eine Liste, in der Sie die entsprechende Auswahl vornehmen können.
Haben Sie die Rechnung ausgewählt, werden Kundennummer und Kurzbezeichnung im Bearbeitungsfenster im Feld „Kunde“ angezeigt. Im Feld „Vorgangsart“ steht Gutschrift, im Feld „Vorgang“ Neu. Speichern Sie die Gutschrift über das Symbol „Vorgang speichern“ oder über <Datei/ Speichern>.
Der Erfassung wird dann die nächste zur Verfügung stehende Gutschriftsnummer zugewiesen.
Sie können auch eine Teilgutschrift erstellen, indem Sie in der aufgerufenen
Gutschrift die Positionsmengen mindern oder einzelne Positionen ganz entfernen.
Hinweis
Wenn Sie eine Gutschrift zu einer Rechnung erstellen wollen, die nicht im
Programm – sondern beispielsweise manuell – erfasst wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gutschrift ohne Auftragsgrundlage“.
Weitere Informationen zur Vorgangserfassung finden Sie über Auftragsbearbeitung – Einführung und Übersicht.
Stornorechnung
Über <Datei/ Neu/ Stornorechnung> können sie Stornorechnungen erstellen, um Rücklieferungen Ihrer Kunden (Kunden geben Waren zurück) zu bearbeiten. Beim Speichern von Stornorechnungen erfolgen folgende Aktionen:
Wenn für die stornierte Rechnung ein offener Posten vorhanden ist, wird dieser ausgeglichen oder reduziert (letzteres, wenn nur ein Teil der Rechnung storniert wurde). Wenn für die stornierte Rechnung kein offener
Posten gefunden wird, oder zwar ein offenen Posten gefunden wird, dieser aber geringer ist, als der stornierte Wert der Rücklieferung, wird ein offener Posten mit einem negativen Betrag angelegt.
Die Artikelumsätze werden entsprechend angepasst, wenn die Option
„Auftragsmengen rückrechnen“ aktiviert ist.
Achtung Bitte beachten Sie, dass für die korrekte Abwicklung von Rücklieferungen die rückgelieferte Ware immer zuerst in einer Rechnung berechnet worden sein muss, da sonst Kunden mit der Stornorechnung ein Betrag für rückgelieferte
Ware gutgeschrieben wird, der Ihnen nie berechnet wurde.
76
Vorgänge drucken
Kunde, Auftrag, Rechnung
Ist Ihnen die Rechnungsnummer bekannt, tragen Sie im Feld
„Rechnung“ die Nummer der Rechnung ein, die storniert werden soll. Ist die Rechnungsnummer nicht bekannt, so können
Sie sie über die Felder „Kunde“ und “Auftrag“ suchen.
Auftragsmengen rückrechnen
Sollen die Auftragsmengen bei der Stornorechnung nicht zurückgerechnet werden, deaktivieren Sie die Option „Auftragsmengen zurückrechnen“. Die Lagerbestände der Artikel der
Stornorechnung werden hierbei nicht korrigiert.
Nach Auswahl einer Rechnung werden die Positionen der Rechnung übernommen. Geben Sie für jede Artikelposition im Feld „Menge“ der zurückgegebenen Artikel an, die storniert werden soll.
Vorgänge drucken
Über <Datei/ Drucken/ ...> oder über die Drucksymbole in der Symbolleiste können Sie den aktuellen Vorgang drucken.
Über <Datei/ Öffnen> und die Schaltfläche „Drucken“ können Sie Vorgänge auswählen und drucken, ohne sie in die Erfassungsmaske zu laden.
Außer bei Nutzung der Drucksymbole in der Symbolleiste – hier werden automatisch die Druckvoreinstellungen übernommen – erscheint vor dem
Ausdruck der Druckdialog, wo Sie individuelle Druckeinstellungen vornehmen können.
Folgende Druckvarianten stehen zur Verfügung (je nach Art des Aufrufs und je nach Vorgangsart sind nicht alle der aufgeführten Druckoptionen vorhanden oder anwählbar):
Infodruck
Sie erhalten einen Probeausdruck des Vorgangs. Die Daten des Vorgangs werden beim Infodruck im PC-Kaufmann nicht weiterverarbeitet (z.B.
Buchungsübergabe in die Finanzbuchhaltung). Der Druckvorgang kann daher beliebig oft wiederholt werden.
Endgültiger Druck
Der Vorgang wird gespeichert und Sie erhalten einen endgültigen Ausdruck.
Nach dem endgültigen Druck eines Rechnungsbeleges erfolgt – nach Abfrage und Bestätigung – die Buchungsübergabe in die Finanzbuchhaltung. Der endgültige Druck einer Rechnung kann nicht wiederholt werden. Über <Schaltfläche „Drucken“/ Abschrift> oder <Schaltfläche „Drucken“/ Infodruck> im Belegbrowser (<Datei/ Öffnen>) können endgültig gedruckte Vorgänge jedoch jederzeit erneut gedruckt werden.
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Auftragsbearbeitung
Solange Sie nicht bereits im Rechnungsausgangsbuches gedruckt wurden können auch endgültig gedruckte Rechnungen jederzeit geändert und danach erneut endgültig gedruckt werden
Als E-Mail senden
Der Vorgang wird als PDF gedruckt und anschließend per E-Mail gesendet, ohne dass die gespeicherten Einstellungen des Druckdialogs für folgende Drucke geändert werden.
Abschrift
Erstellt eine Kopie eines bereits endgültig gedruckten Vorgangs.
Lieferschein
Druckt – sofern es sich bei dem Vorgang um Rechnung + Lieferschein handelt – einen Lieferschein.
Reporte und Extras
In der Menüleiste der Auftragsbearbeitung finden Sie die beiden Menüs „Report“ und „Extras“. Ihre Funktionen sollen hier kurz vorgestellt werden.
Ausführlichere Informationen erhalten Sie beim Aufruf der Funktionen über die Programmhilfe (
!). Zudem können Sie über das Programmmodul „OP-
Ausgleich“ eine Liste Ihrer Offenen Posten erhalten. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Abschnitt „OP-Ausgleich“.
Reporte
Im Menü „Report“ finden Sie alle wichtigen Auswertungen und Reporte, die
Sie für Ihre Unterlagen oder zur Information benötigen. Sie finden nachfolgend lediglich eine kurze Auflistung der Menüeinträge.
Rechnungsausgangsbuch
Das Rechnungsausgangsbuch dient als Nachweis über alle Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden geschickt haben. Berücksichtigt werden Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften, die endgültig gedruckt wurden. Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen, die bereits über
<Report/ Rechnungsausgangsbuch> im Rechnungsausgangsbuch gedruckt wurden, können nicht mehr bearbeitet werden.
Auftragseingangsbuch
Das Auftragseingangsbuch bietet Ihnen eine chronologische Liste aller erstellten Aufträge, die bereits endgültig gedruckt wurden.
Tagesumsatzliste
Die Tagesumsatzliste enthält die selben Informationen wie das Rechnungsausgangsbuch. Im Gegensatz dazu kann sie jedoch beliebig oft gedruckt werden und ist nach Tagen bzw. nach Periode sortiert. Sie enthält alle Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften, die bereits endgültig, aber noch nicht im Rechnungsausgangsbuch gedruckt wurden.
Auftragsbestand
Dieser Listentyp verschafft Ihnen einen genauen Überblick über Ihr Auftragsvolumen. Gedruckt werden alle Aufträge, die noch nicht vollständig ausgeliefert und berechnet sind. Die Liste informiert Sie unter anderem
über die Bestellmenge, die zu liefernde und zu berechnende Restmenge, den Bestellwert sowie den Wert für die noch zu liefernde Restmenge.
Offene Aufträge
Der Report „Offene Aufträge“ bietet im Unterschied zum Report „Auftragsbestand“ nur eine Kurzübersicht über den Auftragsbestand, d.h. über die Aufträge, die noch nicht abgeschlossen sind.
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Reporte und Extras
Umsatzlisten
Sie können umsatzorientierte Auswertungen erstellen, bezogen auf Kunden, Artikel . Berücksichtigt werden Rechnungen, Stornorechnungen und
Gutschriften, die endgültig gedruckt wurden.
OP-Liste
Über das Regiezentrum im Programmmodul „OP-Ausgleich“ über <Report/ OP-Liste> erhalten Sie eine Liste der Offenen Posten. Die in der Liste enthaltenen OPs resultieren aus den Rechnungsausgängen der Auftragsbearbeitung, sofern sie dort bereits „endgültig“ gedruckt und gebucht wurden.
Aus der OP-Liste können Sie Offene Posten in die Erfassungsmaske laden und dort über die Geschäftsvorfälle „Zahlungseingang“ und „Rückzahlung Debitor“ ausgleichen.
Hinweise Zu den meisten Reporten bzw. ermittelten Werten können Sie über die
Schaltfläche „Grafik“ im Reportdruckfenster eine Grafik aufrufen. Diese Grafiken können in die Zwischenablage geladen bzw. ausgedruckt werden und bieten Ihnen z. B. die Möglichkeiten, aussagekräftige Berichtsmappen oder
Folienvorlagen für Präsentationen zu erstellen.
Extras
Im Menü <Extras> finden Sie Funktionen und Programmmodule, die nicht ständig benötigt werden – etwa zur Formulargestaltung und zur Datenpflege.
Hinweis
Das Menü <Extras> wird im Programmmodul <Cockpit> nicht angezeigt.
ReportDesigner
Mit dem ReportDesigner können Sie die vom Programm verwendeten
Formulare Ihren Bedürfnissen entsprechend bearbeiten oder neue Formulare erstellen.
Designvorlagen importieren
Über diese Funktion öffnen Sie den PC-Kaufmann-Formular-Manager, mit dem Sie Formularvarianten installieren und in einer Vorschau anzeigen können.
Abgeschlossene Aufträge löschen
Aufträge, die bis zu einem festzulegenden Stichtag abgeschlossen waren, werden gelöscht (nicht jedoch die zugehörigen Buchungen).
Bewegungsdaten löschen
Nicht mehr benötigte Vorgänge, Statistiken und Bewegungsdaten können gelöscht oder zurückgesetzt werden.
Beachten Sie unbedingt, dass Sie lt. AO Ihre Dokumente über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren müssen.
Konsistenzprüfung
Alle ABF-Vorgänge und der Artikelstamm werden auf Konsistenz überprüft. Inkonsistenzen werden beseitigt.
Anpassen
Über diese Funktion erhalten Sie einen Dialog, in dem Symbole für einzelne Funktionen hinzugefügt oder entfernt werden können. Welche
Symbole (Schaltflächen) verfügbar sind, hängt davon ab, welcher Baustein aktiv ist.
79
Auftragsbearbeitung
Häufig gestellte Fragen
In diesem Abschnitt erhalten Sie Antworten zu konkreten Fragen, die sich auf Abläufe und Themen der Auftragsbearbeitung beziehen.
Wie setze ich einen Vorgang „fertig“ und welche Bedeutung hat das?
Das Fertigsetzen eines Vorgangs dient dazu, einen Vorgang als abgeschlossen zu kennzeichnen. Abgeschlossene Vorgänge können über <Extras/ Abgeschlossene Aufträge entfernen> oder über <Extras/ Bewegungsdaten löschen> entfernt werden.
Wird eine abhängige Rechnung gespeichert, d.h. eine Rechnung, die aus einem anderen Vorgang abgeleitet wurde, so kann das Fertigsetzen direkt aus der Positionserfassung heraus erfolgen, da das Programm eine entsprechende Abfrage einblendet. Aber auch das nachträgliche manuelle Fertigsetzen einzelner Vorgänge ist möglich:
Wählen Sie über <Datei/ Öffnen> einen Vorgang aus.
Betätigen Sie die Schaltfläche „Fertig“.
Sobald ein Vorgang fertiggesetzt ist, wird die Schaltfläche „Übernehmen“, der zur Übernahme eines Vorgangs in das Bearbeitungsfenster dient, inaktiv geschaltet, d.h. ein fertiggesetzter Vorgang kann nicht mehr in der Positionserfassung bearbeitet werden.
Möchten Sie das Kennzeichen “fertiggesetzt” für einen Vorgang wieder entfernen, so wiederholen Sie die obigen Schritte.
Wie erfolgt die Umsatzsteuerberechnung in der
Auftragsbearbeitung?
Üblicherweise werden bei Rechnungen, Auftragsbestätigungen etc. für Geschäftskunden die einzelnen Positionen in Nettopreisen ausgewiesen und am Schluss die Steuer aufgeschlagen. Bei Privatkunden kann man eine Bruttorechnung vornehmen und die darin enthaltene USt. ausweisen.
Berechnung
Zunächst wird im Kundenstamm festgelegt, ob ein Kunde steuerpflichtig oder nicht steuerpflichtig ist, oder ob er am EU-Umsatzsteuerverfahren teilnimmt. Die Höhe des Steuersatzes (0%, 7%, 19%) wird im Artikelstamm im
Feld “USt.-Art” festgelegt.
Die ebenfalls im Artikelstamm gespeicherten Pauschalpreise können Sie als
Brutto- (incl. USt.) oder Nettopreise (excl. USt) eingeben. Innerhalb einer
Preisgruppe muss die Eingabe hierbei einheitlich erfolgen: Sie dürfen in einer Preisgruppe nur Bruttopreise oder nur Nettopreise hinterlegen.
Über das Menü <Stammdaten/ Grundlagen/ Einstellungen Fakturierung> teilen Sie dem Programm im Register „Preise“ mit, ob Ihre Artikelpreise
Steuer enthalten oder nicht. Im Bereich „Preisgruppen” legen Sie für die einzelnen Preisgruppen die Steuerart (Brutto oder Netto) fest, außerdem die
Währung.
Hinweis
Sobald im Bereich Preisgruppen für eine der Preisgruppen die Steuerart
„Brutto“ ausgewählt wird, muss zusätzlich festgelegt werden, welcher Steuersatz in diesem Fall für den Kunden herangezogen werden soll (diese Vorgabe hinterlegen Sie im Feld „Brutto für Kunden“).
80
Häufig gestellte Fragen
Welche der drei Preise für einen Kunden zur Berechnung herangezogen werden sollen, wird im Kundenstamm unter „Rechnungsstellung“ festgelegt.
Ausweis der Steuer
Wenn Steuer anfällt, weil Artikel und Kunde steuerpflichtig sind, kann im
Kundenstamm bei den Fibudaten (<Stammdaten/ Kunden/ Register „Fibudaten“/ Feld „Steuerberechnung”>) festgelegt werden, ob die Berechnung exklusive (also Nettorechnung mit anschließendem Aufschlag der USt.) oder inklusive (also Bruttorechnung mit fakultativem Ausweis der enthaltenen
USt.) erfolgen soll. Ob bei Brutto- bzw. Inclusiv-Rechnungen die im Rechnungsbetrag enthaltene USt. ausgewiesen werden soll, kann im Register
„Preise“ der Fakturierungseinstellungen (Bereich „International“) festgelegt werden.
Hinweise Die Einstellungen der Fakturierungseinstellungen gelten für alle Abf-
Vorgänge, die Eintragungen im Kundenstamm für alle Vorgänge des Kunden, und die Eintragungen im Artikelstamm für alle Vorgänge, die den Artikel betreffen.
Wenn man die Berechnung nur für einen Vorgang variieren will, ohne die
Änderung in die Stammdaten zu übernehmen, kann man in den Kopfdaten eines Vorgangs die Berechnungsgrundlagen (Preisgruppe, Rabatt, St.-
Schlüssel) ändern.
Achtung Die Markierung des Feldes „Positionen incl. USt.” entspricht nicht der
Auswahl „Steuerberechnung: inklusive” im Kundenstamm. Es wird nicht nur die Darstellung, sondern auch die Berechnung verändert. Die eingetragenen Nettopreise werden zu Bruttopreisen umgewandelt. So vermindert sich die Gesamtrechnungssumme, da das Programm davon ausgeht, dass der
Positionspreis die Steuer bereits enthält und sie herausrechnet und nicht auf den Preis aufschlägt.
Desweiteren kann man zur individuellen Preisgestaltung in der Positionserfassung die Preise und den Positionsrabatt manuell korrigieren.
Beispiele Nettopreise im Artikelstamm
Über <Stammdaten/ Grundlagen/ Einstellungen Fakturierung/ Register „Preise“> können Sie für jede Preisgruppe festlegen, ob der im Artikelstamm angegebene Verkaufspreis als Bruttopreis („brutto“: inklusive Umsatzsteuer) oder als Nettopreis („netto“: ohne Umsatzsteuer) behandelt wird.
Wählen Sie „Netto“, wird die Steuer auf den Artikelpreis aufgeschlagen.
Bei der „Einstellung „Brutto“ wird keine Steuer aufgeschlagen.
Bitte beachten Sie aber, dass diese Einstellung nicht regelt, ob in den Positionen eines Vorgangs Brutto- oder Nettopreise angezeigt werden. Dies hängt von der Einstellung im Feld „Steuerberechnung“ in den Fibudaten des Kunden ab (<Stammdaten/ Kunden/ Register „Fibudaten“/ Feld „Steuerberechnung”>). Wenn dort „exklusive“ gewählt ist, werden in Positionen Nettopreise angezeigt, ist dort „inklusive“ gewählt, werden in Positionen Bruttopreise angezeigt.
81
Auftragsbearbeitung
Beispiel
In den Fakturierungseinstellungen wird für die Preisgruppe 1 die Steuerart
„Netto“ gewählt. Artikel 1 wird mit 100,- EUR angelegt.
Für Kunden mit der Steuerberechnungsvorgabe „inklusive“ wird der Artikel in der Positionserfassung mit 119,- EUR vorgeschlagen. Am Rechnungsende werden 19,- EUR als Steuer ausgewiesen.
Für Kunden mit der Steuerberechnungsvorgabe „exklusive“ wird der Artikel in der Positionserfassung netto, d.h. mit 100,- EUR angegeben.
Wann werden Buchungen in die Finanzbuchhaltung
übergeben?
Nach dem endgültigen Druck einer Rechnung wird eine Abfrage eingeblendet, ob der Vorgang gebucht werden soll.
Diese Meldung verweist auf den Zusammenhang zwischen den Programmmodulen Auftragsbearbeitung und OP-Ausgleich: Sobald Sie eine Rechnung endgültig drucken und die obige Abfrage bestätigen, wird im OP-Ausgleich automatisch die entsprechende Buchung erzeugt; den Buchungssatz für den
Rechnungsausgang brauchen Sie in der Finanzbuchhaltung nicht mehr manuell einzugeben. Die Umsatzsteuerbeträge gelangen ebenfalls auf die entsprechenden Sachkonten, und gleichzeitig wird in der OP-Liste der Offenen-
Posten-Buchhaltung ein entsprechender Posten erzeugt.
Vorgänge, die endgültig gedruckt aber beim Drucken nicht gebucht wurden, können über die Vorgangsauswahl gebucht werden. Markieren Sie dazu über
<Datei\Öffnen> eine Rechnung und bestätigen Sie die Schaltfläche „Buchen".
Hinweis Auch bei Stornorechnungen und Gutschriften werden im OP-Ausgleich die entsprechenden Buchungen erzeugt.
Kann ich bereits endgültig ausgedruckte Rechnungen erneut bearbeiten?
Auch Rechnungen, die endgültig gedruckt wurden, können geändert und danach erneut endgültig gedruckt, solange Sie nicht bereits im Rechnungsausgangsbuches gedruckt wurden.
Über <Datei/ Öffnen> bzw.
So erhalten Sie eine Liste der gespeicherten
Vorgänge. Wählen Sie hier zunächst den frühesten Vorgang, der der
Rechnung voranging, z.B. den Lieferschein oder den Auftrag und setzen
Sie diesen über die „Fertig“-Schaltfläche auf ‚nicht fertig‘.
Öffnen Sie danach die bereits gebuchte Rechnung über die „Übernehmen“-Schaltfläche. Das Programm weist Sie darauf hin, dass mit dem
Öffnen der dazugehörige Buchungssatz gelöscht wird.
Nach Öffnen, Bearbeiten und erneutem Druck der Rechnung werden die geänderten Werte gebucht.
Hinweis
Bereits abgeschlossene Vorgänge können als „Abschrift“ oder „Infodruck“ jederzeit ausgegeben werden, auch wenn das Rechnungsausgangsbuch bereits gedruckt wurde.
Rechnungen, die direkt als Rechnung + Lieferschein erfasst wurden, können in der Vorgangsübersicht (<Datei/ Öffnen>) über einen Doppelklick zur Bearbeitung ausgewählt werden. Es erscheint die Meldung "Die zugehörige
Buchung wird gelöscht". Danach kann die Rechnung bearbeitet werden.
82
Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich eine Teilrechnung?
Wenn nicht alle Posten eines Auftrags geliefert werden, können Sie eine
Teilrechnung erstellen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor.
Öffnen Sie den entsprechenden Auftrag in der Auftragsbearbeitung über
<Datei/ Öffnen> und verarbeiten Sie ihn weiter zu Rechnung + Lieferschein.
Tragen Sie im Feld „Menge“ aber die gelieferte Teilmenge ein und speichern (und drucken) Sie den Vorgang. Lieferschein und Rechnung beziehen sich so auf die Teilmenge.
Wenn Sie später den zugehörigen Auftrag erneut öffnen und weiterverarbeiten, werden nur die noch nicht abgerechneten Posten abgerechnet.
Wie binde ich mein Firmenlogo in die Formulare ein?
Um Ihr Firmenlogo in die Vorgangsformulare einzufügen, kopieren Sie es in das Data-Verzeichnis des Programms. Ihr Logo wird, unabhängig von seiner tatsächlichen Größe, der Größe des Feldes angepasst, das im Formular dafür reserviert ist.
Als Firmenlogo kann eine Bilddatei (*.BMP mit max. 256 Farben oder
*.WMF-Format) eingebunden werden und die die gleiche Bezeichnung tragen muss wie die Mandantendatei, damit das automatische Einbinden funktioniert. Heißt Ihr Mandant also z.B. „Meier.pck", so muss das Logo z.B. die
Bezeichnung „Meier.bmp" tragen.
Wie gestalte ich einen eigenen Firmenkopf für die Formulare der Auftragsbearbeitung?
Wenn Sie in den Vorgangsformularen nicht den Firmenkopf verwenden möchten, den Ihnen die Originalformulare anbieten, sondern lieber einen eigenen Kopf entwerfen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Rufen Sie im Programmmodul Auftragsbearbeitung <Stammdaten/
Grundlagen/ Einstellungen Fakturierung> auf
Klicken Sie im Register „Texte“ auf das Fragezeichen-Schaltfläche hinter
„Firmenkopftext“. Diese Schaltfläche erscheint, sobald Sie in das Eingabefeld klicken.
Klicken Sie im nachfolgend geöffneten Fenster „Textbaustein“ die Schaltfläche „Neu“ an.
Das Programm öffnet den Eingabedialog „Textbaustein anlegen“, in dem
Sie Ihren Firmenkopf als Textbaustein anlegen können.
Über die angebotenen Formatierungsmöglichkeiten können Sie das Layout Ihres Firmenkopfes gestalten.
Indem Sie Leerzeilen nach dem erfassten Text einfügen stellen Sie sicher, dass der Firmenkopf im gewünschten Abstand vom eigentlichen Formular ausgegeben wird.
Speichern Sie Ihren Firmenkopf ab und übernehmen Sie ihn anschlie-
ßend mit der Schaltfläche „Übernehmen“.
Achtung
Damit Ihr neu angelegter Firmenkopf auf den Formularen gedruckt wird, müssen Sie beim Ausdruck im Feld „Formularvariante“ des Eingabedialogs
„Aktueller Vorgang drucken“ die Option „Eigener Formularkopf“ wählen.
Wählen Sie dagegen die Option „Originalformular“, so sollten Sie zuvor
über die Funktion <Stammdaten/ Grundlagen/ Einstellungen Fakturierung> den neu gestalteten Firmenkopf entfernen. Rufen Sie dazu über der Schaltfläche „Texte“ die Funktion „Texte entfernen“ auf.
83
Auftragsbearbeitung
Wie setze ich mein vorbedrucktes Firmenpapier ein?
Rufen Sie im Programmmodul Auftragsbearbeitung <Stammdaten/
Grundlagen/ Einstellungen Fakturierung> auf.
Klicken Sie im Register „Texte“ auf das Fragezeichen hinter „Firmenkopftext.
Klicken Sie im nachfolgend geöffneten Fenster „Textbaustein“ die Schaltfläche „Neu“ an.
Das Programm öffnet den Eingabedialog „Textbaustein anlegen“. Legen
Sie nun als Firmenkopftext einen leeren Textbaustein an, der lediglich
Leerzeilen enthält. Die Anzahl der Leerzeilen richtet sich dabei nach der
Größe Ihres Briefkopfes. Gegebenenfalls müssen Sie hier ein wenig probieren.
Speichern Sie Ihren Firmenkopf ab und übernehmen Sie ihn anschlie-
ßend mit der Schaltfläche „Übernehmen“ als neuen Firmenkopf.
84
eBay- und Webshop-
Unterstützung im
PC-Kaufmann
PC-Kaufmann-Programme unterstützen Sie bei der Abwicklung von Verkäufen über das Internet, was den Aufwand für die zentralen kaufmännischen
(Umsatzstatistiken, Kundenpflege, ...) logistischen (Lagerhaltung, Disposition, ...) und buchhalterischen Aktivitäten erheblich verringert.
»
Abschnitte dieses Kapitels
Allgemeine Informationen
Unterstützung eines Webshop
eBay- und Webshop-Unterstützung im PC-Kaufmann
Allgemeine Informationen
Die verschiedenen Bausteine der Integration des PC-Kaufmann mit Internet-
Verkaufsplattformen bieten unterschiedliche Möglichkeiten:
eBay-Funktionen im PC-Kaufmann
Die eBay-Funktionen im PC-Kaufmann unterstützen Sie ohne zusätzliche
Kosten bei der Vorbereitung und Verwaltung von eBay-Auktionen, zustandegekommenen Transaktionen, Transaktions-Bewertungen und
Kundenanfragen.
Diese Funktionalität steht Ihnen in den Produkten PC-Kaufmann Komplettpaket Pro und PC-Kaufmann Komplettpaket zur Verfügung.
Afterbuy-/ eBay-Verkaufsmanager-Pro
Die Afterbuy-/ eBay-Verkaufsmanager-Pro-Schnittstellen des PC-
Kaufmann unterstützen die kostenpflichtige Verwaltung und Abwicklung von eBay-Angeboten und -Verkäufen. Die Zusammenarbeit erfolgt, je nachdem welches dieser beiden Werkzeuge Sie für die Verwaltung Ihrer eBay-Angebote nutzen und welchen PC-Kaufmann Sie einsetzen, entweder
- zwischen dem Dienstleister Afterbuy und der Auftragsbearbeitung des
PC-Kaufmann (über <Extras/ Afterbuy>) oder
- zwischen dem eBay-Verkaufsmanager-Pro und der Finanzbuchhaltung des PC-Kaufmann (über <Extras/ eBay-Verkaufsmanager>).
Mit den Produkten PC-Kaufmann Komplettpaket, Pro PC-Kaufmann
Komplettpaket und PC-Kaufmann Startpaket können Sie beide Schnittstellen nutzen. Mit dem PC-Kaufmann Fibu Pro ist ein Datenaustausch mit dem eBay-Verkaufsmanager Pro möglich.
Webshop
Mit einem Webshop können Sie Ihre Waren und Dienstleistungen rund um die Uhr im Internet anbieten und verkaufen. Sage bietet Ihnen für die Einrichtung eines einfachen Webshops kostenfrei Platz auf einem dafür eingerichteten Server.
Diese Funktionalität steht Ihnen in den Produkten PC-Kaufmann Komplettpaket, Pro PC-Kaufmann Komplettpaket, PC-Kaufmann Startpaket und PC-Kaufmann Auftragsbearbeitung zur Verfügung.
Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht, welche Möglichkeiten Sie in welchen PC-Kaufmann-Produkten nutzen können.
PC-Kaufmann
Komplettpaket Pro
PC-Kaufmann
Komplettpaket
PC-Kaufmann
Startpaket
PC-Kaufmann
Auftragsbearbeitung
PC-Kaufmann
Fibu Pro
Ebay-
Funktionen im PC-
Kaufmann
X
X
Afterbuy eBay-Verkaufsmanager-Pro
X
X
X
X
X
X
X
Webshop
X
X
X
X
86
Unterstützung eines Webshops im PC-Kaufmann
Unterstützung eines Webshops im PC-
Kaufmann
In diesem Abschnitt werden die Funktionen beschrieben, die Sie im PC-
Kaufmann dabei unterstützen, Artikelkataloge für die Verwendung in einem
Webshop zusammenzustellen, einen Katalog in den Webshop zu übertragen und Bestellungen aus dem Internet zu übernehmen.
Bitte beachten Sie, dass die Konzepte einer eCommerce-Lösung und die von
Sage für diese Form des Business bereitgestellten Programme im Handbuch
„Webshop“ beschrieben sind. Es ist empfehlenswert, die in diesem Handbuch vorgestellten Konzepte zur Kenntnis zu nehmen, bevor die nachfolgend beschriebenen Funktionen eingesetzt werden. Im Handbuch
„Webshop“ finden Sie auch ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen aus der Welt des eCommerce.
Allgemeine Information
Der PC-Kaufmann bietet die folgenden Möglichkeiten für die Unterstützung eines Webshops:
Artikel aus Ihren Artikelstammdaten können in Katalogen zusammengestellt und Kataloge in einen Webshop übertragen werden.
Online-Bestellungen der angebotenen Artikel und Dienstleistungen können zur weiteren Bearbeitung in den PC-Kaufmann übernommen werden.
Achtung
Es gelten die Artikelpreise, die im Shop angezeigt werden. Diese Preise des
Webshop werden beim Download der Bestellungen übernommen, d.h. kundenspezifische Rabatte werden nicht automatisch berücksichtigt. Eine kundenspezifische Preiskalkulation kann nach dem Erzeugen von Aufträgen erfolgen.
Voraussetzungen
Die folgenden Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
Technische Voraussetzungen
Es gelten die gleichen Systemvoraussetzungen wie bei Nutzung aller
Dienstleistungen des Sage Business Portals. Sie benötigen:
- einen Webbrowser, z.B. Firefox, Internet-Explorer 6.0 etc.
- einen Internetzugang über Modem, ISDN oder LAN und eine E-Mail-
Adresse
Sie benötigen eine Website/ einen Webshop
Auf Ihrer Website richten Sie Ihren Webshop ein.
Die Portal-Funktionen sind aktualisiert
Nach Anmeldung des Abonnements für die Nutzung des WebTraders im
Internet müssen Sie die Portal-Aktualisierung durchführen (über <Portal/
Aktualisieren>.
Auf der Verwaltungsebene des PC-Kaufmann aktivieren Sie unter <Extras/
Programmeinstellungen/ Register „Einstellungen“> das Kontrollkästchen
„Portalzugriff personenbezogen“.
Waren und Dienstleistungen, die Sie im Internet verkaufen möchten, stellen
Sie im PC-Kaufmann in einem Katalog zusammen und übertragen diesen in den Webshop. Bei wechselndem Sortiment aber auch z.B. für Sonderaktio-
87
eBay- und Webshop-Unterstützung im PC-Kaufmann nen können Sie mehrere Kataloge anlegen, von denen Sie den jeweils aktuellen im Internet präsentieren.
Bestellungen Ihrer Kunden im Webshop werden per Download in den Auftragsbestand des PC-Kaufmann übernommen.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Tätigkeiten, mit denen Sie einen Webshop erstellen, dort Waren anbieten und von dort Bestellungen
übernehmen:
Shop auf Ihrer Website einrichten und konfigurieren
Dies erfolgt im Internet, mit dem Sage WebsiteCreator und WebTrader.
Über die Funktion <Portal/ Homepage/ Homepage bearbeiten> können Sie sich im Internet anmelden und dort WebsiteCreator und WebTrader aufrufen (Online-Verbindung ist Voraussetzung). Der Anmeldevorgang und die Bedienung dieser Werkzeuge sind im Handbuch „WebTrader“ und auf den Internet-Seiten von Sage beschrieben.
Katalog bearbeiten und ins Internet übertragen
Die im Warenkatalog enthaltenen Artikel werden über <Portal/ Homepage/ Katalog bearbeiten> zusammengestellt. Lesen Sie „Katalog bearbeiten
und in den Webshop übertragen“ (S. 88).
Wenn Bestellungen von Kunden vorliegen, können die Bestellungen zur
Weiterverarbeitung in den PC-Kaufmann übernommen werden:
Web-Aufträge aus dem Webshop übernehmen
Über <Extras/ Bestellungen aus dem Webshop übernehmen> können Bestellungen aus Ihrem Webshop als Aufträge in die Auftragserfassung eingelesen werden.
Katalog bearbeiten und in den Webshop übertragen
Über <Portal/ Homepage/ Katalog bearbeiten> in der Menüleiste stellen Sie
Kataloge zusammen und übertragen einen Katalog zu Ihrem Webshop.
88
In der Programmhilfe finden Sie die Beschreibung der Eingabefelder (Indexeintrag: „Katalog übertragen“).
Unterstützung eines Webshops im PC-Kaufmann
Bestellungen übernehmen
Mit dem Programm <Extras/ Bestellungen aus dem Webshop übernehmen>
übernehmen und verwalten Sie Online-Aufträge. Die Funktion kann nur aufgerufen werden, wenn das Programm-Modul Auftragsbearbeitung aktiv ist. Beim ersten Aufruf der Funktion muß die E-Mail-Adresse und das Kennwort eingetragen werden. Diese Angaben werden, wenn Sie nichts anderes festlegen, gespeichert.
Mit „Bestellungen abrufen“ lösen Sie den eigentlichen Abruf der Bestellungen aus dem ausgewählten Webshop aus. Wurden Bestellungen übertragen, erfolgt eine entsprechende Bestätigung. Alle übertragenen Bestellungen werden in einer Übersicht aufgelistet und können anschließend:
zu Aufträgen weiterverarbeitet werden (hierbei werden Kunden, die noch nicht im Kundenstamm vorhanden sind angelegt)
die Artikel zu den jeweiligen Bestellungen angezeigt werden
gelöscht werden.
in Microsoft Excel oder Word exportiert werden.
Nach dem eine Bestellung in die Auftragsbearbeitung als Auftrag
übernommen wurde, kann dieser Auftrag wie gewohnt bearbeitet werden.
Der Zuordnung eines Webshop-Bestellers zu PC-Kaufmann-Kunden erfolgt nach den folgenden Regeln:
Wenn ein PC-Kaufmann-Kunde den Namen, die Postleitzahl und die
Telefonnummer eines Webshop-Bestellers hat, wird die Bestellung diesem Kunden ohne weitere Nachfrage zugeordnet. Es wird auf exakte
Übereinstimmung überprüft, d.h. auch alle Leerzeichen, Sonderzeichen usw. müssen identisch vergeben worden sein, damit Namen, Telefonnummer und Postleitzahl als gleich gewertet werden.
Wenn ein PC-Kaufmann-Kunde gefunden wird, der denselben Namen hat, wie der Webshop-Besteller, Postleitzahl oder Telefonnummer aber abweichen, fragt der PC-Kaufmann, ob dem gefundenen PC-Kaufmann-
Kunden die Bestellung zugeordnet werden soll. Sie haben die Möglichkeit einen Kunden auszuwählen, dem der Umsatz zugeordnet werden soll oder können bestimmen, dass ein neuer Kunde angelegt werden soll. In der Bestellung werden jedoch immer die Adressdaten verwendet, die der
Webshop-Besteller eingegeben hat.
Wenn der Webshop-Besteller keinem Kunden im PC-Kaufmann zugeordnet werden kann, wird für ihn ein neuer Kunde im PC-Kaufmann angelegt. Dabei werden die folgenden Eigenschaften aus dem Webshop in den
PC-Kaufmann übernommen:
Webshop PC-Kaufmann-Feld
Vorname
Nachname
Adresse
Ort
Postleitzahl
Land
Name 1
Name 1
Straße
Ort
PLZ
Land
89
Datensicherung und -pflege
Durch Stromausfall, Systemabstürze, Hardware-Defekte oder Computerviren können Daten verloren gehen. Kleinere Probleme können häufig durch die
Reorganisation und/ oder Konsistenzprüfung der Daten behoben werden.
Eine regelmäßige Datensicherung schützt vor gravierenden Datenverlusten.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie vorgehen.
»
Abschnitte dieses Kapitels
Datenreorganisation und Konsistenzprüfung
Datensicherung
Datensicherung und -pflege
Datenreorganisation und
Konsistenzprüfung
Eine Reorganistion und/ oder Konsistenzprüfung Ihrer Daten empfiehlt sich in den folgenden Fällen.
Wenn Ihr Programm nicht vorschriftsmäßig beendet wurde (Programm- oder Systemabsturz). Es können Inkonsistenzen entstanden sein, die zukünftig Probleme beim Datenzugriff bereiten können.
Wenn Bewegungsdaten gelöscht oder neue Datensätze angelegt wurden.
Es werden Lücken geschlossen und die Datenbank wird kompakter
(durch Komprimierung), was sich positiv auf die Zugriffsgeschwindigkeit auswirkt.
Wenn Unstimmigkeiten auftreten, z.B. bei Buchungen.
Sie sollten immer sowohl die Reorganisation (überprüft die Konsistenz der
Datenbank) wie auch die Konsistenzprüfung (überprüft die Konsistenz der
Tabellen) durchführen.
Reorganisation durchführen
Gehen Sie folgendermaßen vor:
Schließen Sie alle Programm-Module.
Fertigen Sie sich eine aktuelle Datensicherung Ihrer Daten an (vgl. Abschnitt Datensicherung).
Achtung: Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Sie sich dabei keine bestehende, intakte Datensicherung überschreiben! Sollten Sie unsicher sein, benutzen Sie ein neues Medium zur Sicherung oder sichern Sie in ein neu angelegtes Verzeichnis!
Rufen Sie <Verwaltung/ Reorganisation> auf. Nach Aufruf der Funktion erhalten Sie ein Fenster, zur Auswahl der zu reorganisierenden Daten:
- globale Daten: allgemeine Verwaltungsdaten wie Anreden, Bankleitzahlen Teilnehmerrechte etc.
-
- aktueller Mandant: die Daten des geöffneten Mandanten einzelne Datei: Sie können hier eine einzelne Mandanten-Datei auswählen. Das ist dann besonders vorteilhaft, wenn sich diese Mandanten-Datei als Mandant im Programm selbst nicht mehr öffnen läßt. So können Sie Ihre Mandanten-Datei vom Beispiel-Mandanten aus reorganisieren.
Bitte beachten Sie, dass bei umfangreichen Daten die Reorganisation der
Dateien längere Zeit beanspruchen kann. Wenn es sich um eine routinemä-
ßige Reorganisation ohne Anzeichen von Fehlern handelt, sollten Sie diese
Funktion deshalb starten, wenn Sie nicht mit dem Programm arbeiten wollen, also z.B. zur Mittagspause.
92
Datensicherung
Konsistenzprüfung durchführen
Während bei der Reorganisation die Dateien neu aufbaut werden, werden bei der Konsistenzprüfung Verknüpfungen der Datensätze innerhalb der
Dateien überprüft. Die Konsistenzprüfung prüft in der Auftragsbearbeitung die unten aufgeführten Verknüpfungen.
Auftragsbearbeitung
Alle ABF-Vorgänge und der Artikelstamm (Artikelmengen, Artikelstatistiken) werden auf Inkonsistenzen überprüft.
Werden bei der Konsistenzprüfung Fehler gefunden, versucht das Programm die betroffenen Verknüpfungen wiederherzustellen. Kann ein Fehler nicht behoben werden, erhalten Sie eine Meldung, in welchem Bereich die
Fehlerursache aufgetreten ist. Gehen Sie der Fehlermeldung nach und ändern Sie die angesprochenen Bereiche/ Einstellungen. Sollten nicht behebbare Fehler auftreten, spielen Sie bitte eine intakte Datensicherung ein.
Die Konsistenzprüfung wird im Programm-Modul Auftragsbearbeitung über
<Extras/ Konsistenzprüfung> aufgerufen. Eine detaillierte Beschreibung der
Durchführung der Konsistenzprüfung finden Sie in der Programmhilfe.
Datensicherung
Der wichtigste Schutz für Ihre Daten ist eine regelmäßige Datensicherung.
So können Sie bei einem eventuellen Programm- oder Systemabsturz notfalls auf Sicherheitskopien zurückgreifen.
Gleichfalls sollten Sie mindestens vor einem Buchungs- oder Jahresabschluß prinzipiell immer eine Datensicherung vornehmen, um ggf. bei unerwarteten Problemen während der Abschlußarbeiten auf den alten Stand aufsetzen zu können.
Wir empfehlen Ihnen, nach dem „Großvater/ Vater/ Sohn-Prinzip“ zu sichern, d.h. Sie haben mindestens drei Generationen von Datensicherungen parallel verfügbar.
Beispiel
Montag
Dienstag
1. Sicherung (auf neuem Datenträger)
2. Sicherung (auf neuem Datenträger)
Mittwoch
Donnerstag
3. Sicherung (auf neuem Datenträger)
4. Sicherung (auf Datenträger vom Montag)
Freitag 5. Sicherung (auf Datenträger vom Dienstag)
Hinweis Eine Wochensicherung von jeder Woche sollten Sie immer mindestens bis zum Jahresabschluß aufheben, damit Sie „im Falle eines Falles“ nur minimale Nachbearbeitung durchzuführen haben.
Welches Medium und welches Programm Sie zur Sicherung Ihrer Daten verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Hauptsache, Sie können im Notfall auf eine intakte Datensicherung zurückgreifen!
Es empfiehlt sich, in regelmäßigen Abständen auch die Datensicherungen zu überprüfen.
Achtung
Damit Sie sich nicht die aktuellen Mandanten-Daten überschreiben, empfiehlt es sich nur an einem einzelnen Rechner ohne aktuelle Firmendaten Datensicherungen testweise einzuspielen und zu überprüfen!
93
Datensicherung und -pflege
Online-Backup (nicht in [AT])
Das Sage Online-Backup ermöglicht es Ihnen (wenn Sie einen Internetzugang haben) mit geringem Aufwand eine Kopie Ihrer letzten Sicherung im
Internet zu speichern, so dass Sie auch bei einem Hardwareschaden an Ihrem Sicherungsmedium (denken Sie auch an Feuer oder Überschwemmung in Ihren Geschäftsräumen) auf Ihre Datensicherung zurückgreifen können.
Bitte beachten Sie, dass das Sage Online-Backup ein kostenpflichtiger Service ist.
Erstellung von Datensicherungen
Über den Menüpunkt <Verwaltung/ Datensicherung durchführen> auf der
Verwaltungsebene können Sie als Datensicherung eine Sicherheitskopie
Ihrer Daten auf ein externes Laufwerk oder in ein Sicherungsverzeichnis auf
Ihrer Festplatte kopieren.
Beim Verlassen des Programms wird eine Aufforderung eingeblendet eine
Datensicherung vorzunehmen.
94
Was wird gesichert?
Gesichert werden können globale mandantenunabhängige (Formular.frm,
Global.khk), oder mandantenbezogene Daten (Mandant.pck, Mandant.frm).
Globale Daten enthalten z.B. Anreden, Postleitzahlen, mandantenbezogene
Ihre Mandantendatei sowie mandantenbezogene Formularvarianten.
Dazu ist es nicht notwendig zu wissen, wo die PC-Kaufmann-Daten gespeichert sind, da die Datensicherung des PC-Kaufmanns automatisch auf die richtigen Daten zugreift. Wenn Sie die Daten mit einer anderen Backup-
Lösung sichern wollen können Sie der Windows-Registry unter
HKLM\Software\Sage\KHK\PC-Kaufmann\16.0\Directory entnehmen, wo sie abgelegt sind.
Wohin wird gesichert?
Im Feld „Pfad zur Sicherungskopie“ tragen Sie den Verzeichnispfad ein. Über die Detailschaltfäche ( ) können Sie auch ein Verzeichnis auswählen.
Bitte beachten Sie, dass Sie unter Windows Vista/ 7 unter Umständen auch dann, wenn Sie unter einem Windows-Administratorkonto arbeiten, in bestimmte Verzeichnisse nicht schreiben dürfen. Wählen Sie im Zweifelsfall ein Unterverzeichnis von „Eigene Dateien“. Eine Fehlermeldung „… kann nicht kopiert werden, Vorgang abgebrochen.“ deutet auf solche Berechti-
Datensicherung gungsprobleme hin, kann aber auch auftreten, wenn das Sicherungsziel nicht beschreibbar, also z.B. eine CD ist.
Bitte beachten Sie bei Nutzung des Sage Online-Backups, dass Sie hier keinen Pfad zu einem speziellen Online-Backup-Verzeichnis eintragen müssen, vielmehr wird die jeweils neueste Sicherung aus dem hier angegebenen Verzeichnis automatisch in ein Sage-Online-Backup-Verzeichnis kopiert; insbesondere dürfen Sie hier kein Verzeichnis des bei Nutzung des Sage Online-
Backups eingerichteten Laufwerks mit Ihren Backup-Daten angeben!
Wie wird in ein Verzeichnis gesichert?
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Daten sichern“. Die entsprechenden
Dateien werden in das angegebene Verzeichnis kopiert.
Haben Sie im Bereich Komprimierung die Option Als Zip sichern aktiviert, werden bei Anklicken der Schaltfläche Datensichern die zu sichernden Dateien gepackt in der Datei Mandant_0.zip im Sicherungs-
Verzeichnis abgelegt.
Achtung
Eine schon bestehende Backup-Datei in diesem Verzeichnis wird dabei
überschrieben.
Mit der Option Stapelsicherung können Sie Sicherungen chronologisch sortieren.
Wenn Sie immer das gleiche Sicherungsverzeichnis benutzen und Datensicherungen mit unterschiedlichen Datenständen aufheben wollen, aktivieren Sie zusätzlich die Option Stapelsicherung (diese Option ist nur anwählbar, wenn die Zip-Option aktiviert ist).
Dadurch wird der aktuelle Datenbestand zwar in der Datei Mandant_0.zip abgelegt, alle anderen bestehenden Zip-Dateien in diesem
Verzeichnis aber in der Zählung automatisch um eine Nummer hoch gesetzt (eine bestehende Mandant_01.zip wird dann Mandant_02.zip). Geben Sie ebenfalls die Anzahl vor, bis zu der die automatische Anpassung der Dateinummern erfolgen soll (maximal bis zu 50 Datensicherungen).
Wie wird auf CD/ DVD gesichert?
Gehen Sie vor wie oben unter „Wie wird in ein Verzeichnis gesichert?“ beschrieben. Sichern Sie also zunächst in ein Verzeichnis auf der Festplatte bzw. im Netzwerk.
Brennen Sie dann mit der zu Ihrem CD-/ DVD-Brenner gehörenden Software den Inhalt dieses Verzeichnisses auf CD/ DVD.
95
Datensicherung und -pflege
Online-Datensicherung (nicht in [AT])
Im Register <Online-Backup> richten Sie das Online-Backup ein. Wenn es eingerichtet ist erfordert es keine weiteren Bedienschritte, nach jeder Datensicherung wird automatisch eine Kopie der aktuellen Datensicherung zum
Online-Speicherort übertragen, wo sie die bisherige Kopie der Datensicherung ersetzt.
Online-Backup einrichten
Über diese Schaltfläche starten Sie die Konfiguration des Online-
Backups.
Hinweis
Bei der Installation der Onlinebackup-Software wird ein Eintrag im
Autostartmenü von Windows erstellt. Diesen Eintrag können Sie gegebenenfalls dort manuell löschen.
Einspielen von Datensicherungen
Haben Sie über <Verwaltung/ Datensicherung durchführen> auf der Verwaltungsebene eine Sicherungskopie Ihrer Daten erstellt, können Sie über
<Verwaltung/ Datensicherung einspielen> Ihre Sicherungskopie rücksichern.
Sie können diese Rücksicherung auch nutzen, um alle Daten eines Mandanten auf einen anderen Mandanten zu übertragen.
Hinweis
Wenn Sie Stammdaten eines anderen Mandanten übernehmen möchten, steht Ihnen dafür ein Datenimport zur Verfügung. Mit der hier beschriebenen Funktion für das Wiedereinspielen einer Datensicherung können Sie
Stammdaten aus anderen Mandanten nicht übernehmen.
Einspielen der Sicherungskopie aus einem Verzeichnis
Rufen Sie den betreffenden Mandanten auf und wählen Sie die Funktion
<Verwaltung/ Datensicherung einspielen> .
Wählen Sie, ob mandantenabhängige oder -unabhängige Daten eingespielt werden sollen. Geben Sie das Verzeichnis an, wo sich die Sicherungskopie befindet. Diese Eingabe müssen Sie nur einmal vornehmen.
Beim nächsten Aufruf der Funktion wird Ihnen dieser Pfad wieder als
Standardvorgabe vorgeschlagen.
Enthält das Sicherungslaufwerk parallel unkomprimierte Daten sowie komprimierte Zip-Dateien, werden prinzipiell die Zip-Dateien rückgesichert.
Handelt es sich um ein Sicherungsverzeichnis, in dem sich über Stapelsicherung mehrere (Zip-)Sicherungskopien befinden, können Sie hier die Sicherungsnummer der Backup-Datei angeben.
96
Datensicherung
Einspielen der Sicherungskopie von Disketten
Rufen Sie den betreffenden Mandanten auf und wählen Sie die Funktion
<Verwaltung/ Datensicherungen einspielen> .
Wählen Sie, ob mandantenabhängige oder -unabhängige Daten eingespielt werden sollen. Geben Sie als Verzeichnis das Diskettenlaufwerk an.
Legen Sie die erste Diskette Ihrer Sicherungskopie ein. Klicken Sie auf
Ausführen.
Beim Rücksichern von Disketten ergibt sich folgende Besonderheit. Da die erstellte Backup-Datei auf mehrere Disketten verteilt ist, braucht das Programm die Information, um wieviele Disketten es sich handelt. Diese Information ist jedoch intern in einer Liste auf der letzten Diskette abgelegt.
Das Programm fordert Sie daher auf, nun die letzte Diskette einzulegen. Danach werden die restlichen Disketten gemäß Ihrer Reihenfolge eingespielt.
Beachten Sie die entsprechenden Programmmeldungen und folgen Sie den
Anweisungen.
Hinweise
Beim Einspielen von Backup-Datensicherungen muss genügend Festplattenspeicher im Temporärverzeichnis (Umgebungsvariable „TEMP“) vorhanden sein, um die Zip-Datei entpacken zu können.
Wenn der PC-Kaufman, in den die Daten übernommen werden, in einem anderen Verzeichnis installiert wurde, als der PC-Kaufmann, in dem das Datenbackup erstellt wurde, bleiben die entpackten Dateien im Verzeichnis \temp liegen, werden aber nicht rückgesichert. Sie können die
Daten dann mit einem Dateiverwaltungswerkzeug (z.B. Windows Explorer) manuell in die richtigen Verzeichnisse verteilen. Der Datei „package.lst“, die beim Erstellen der Zip-Datei angelegt wird und die sie ebenfalls im \temp-Verzeichnis finden, können Sie entnehmen, welche Dateien die Sicherung enthält und aus welchen Verzeichnisse sie einmal gelesen wurden.
97
Programminstallation
Eine Neuinstallation des Programmes auf einem einzelnen PC ist weitgehend selbsterklärend. Dieses Kapitel enthält deshalb insbesondere Informationen zu den Systemvoraussetzungen, dem Verfahren der Datenübernahme beim Programm-Update und De-Installation.
»
Abschnitte dieses Kapitels
Ablauf der Installation
Programm entfernen (De-Installation)
Daten-Import
Programminstallation
Ablauf der Installation
Das Programm kann unter den Betriebssystemen Vista (32 Bit) und
Windows 7 (32/ 64Bit) installiert werden.
Das Betriebssystem Windows XP wird aufgrund des auslaufenden Supports von Microsoft seit dem 08.04.2014 nicht mehr offiziell unterstützt. Aus technischer Sicht steht einem Programmbetrieb unter dem Betriebssystem
Windows XP aktuell nichts im Wege. Wir raten jedoch vom Einsatz dringend ab und können keine Gewährleistung mehr für betriebssystembedingte
Probleme übernehmen.
Lesen Sie während der Installation die Anweisungen auf dem Bildschirm genau – selbsterklärende Anweisungen werden in dieser Anleitung nicht mehr gesondert abgebildet.
Beachten Sie auch die Installationsanleitung, die Sie vor der eigentlichen
Installation vom Autorun aus aufrufen können.
Voraussetzungen
Die Hard- und Softwareanforderungen (Systemvoraussetzungen) finden
Sie auf der Box.
Wollen Sie bei der Installation des Programms Verknüpfungen zu den
MS-Office Produkten Word und Exel automatisch erstellen lassen, müssen Sie Ihr Office Paket vor Ihrem Sage-Programm installieren.
Neu-Installation auf einem einzelnen Computer
Gehen Sie zur Installation bitte folgendermaßen vor:
Schließen Sie bitte vor der Installation alle geöffneten Anwendungs-
Programme und die „MS-Office Shortcut-Leiste“, damit während der Installation keine Konflikte mit diesen Programmen auftreten können.
Legen Sie die Installations-CD in das CD-Laufwerk
Nach dem automatischen Start der CD klicken Sie auf „Installation starten“. Das Programm startet nun den Installationsassistenten, der Sie durch den weiteren Installationsvorgang führt. Sollte auf Ihrem Rechner der automatische Programmstart deaktiviert sein, starten Sie das Programm „Autorun.exe“ bitte manuell von der CD.
Unter Windows Vista müssen Sie in der Regel auch dann, wenn Sie das
Setup als Administrator starten, Windows gegenüber nochmals bestätigen, dass Sie das Programm starten wollen.
Zu Beginn der Installation geben Sie die Lizenznummer ein. Diese Nummer entnehmen Sie bitte dem Echtheitszertifikat, das Ihrem Programm beiliegt.
Hinweis
Achten Sie bei der Eingabe der persönlichen Lizenznummer auf Groß- und Kleinschreibung, verwechseln Sie 1 (eins), l (kleines „L“) und I (grosses „i“) nicht (siehe Erläuterungen auf dem Zertifikat).
Nachdem Sie den Lizenzvertrag akzeptiert haben, werden Ihnen Programm- und Datenverzeichnis vorgeschlagen.
Sie wählen außerdem gegebenenfalls die länderspezifische Version aus, mit der Sie arbeiten wollen und bestätigen diese Einstellungen.
Als nächstes legen Sie den Umfang der Installation fest. Folgende Installations-Varianten sind möglich:
100
Ablauf der Installation
-
Neuinstallation
Es werden alle wichtigen Programm-Module installiert. Haben Sie bereits einen PC-Kaufmann der aktuellen Version auf Ihrem Rechner installiert, prüft das Setup-Programm, ob diese noch vollständig und korrekt ist und fügt fehlende Dateien wieder hinzu und/ oder repariert
Systemeinträge.
-
Update
Mit dieser Option können Sie ein Update einer Vorgängerversion des
Programms auf die aktuelle Version durchführen. Vgl. Sie hierzu „Up-
Als nächstes legen Sie die Programm-Gruppe für das Programm (und die
Hilfsprogramme) fest.
Sie können wahlweise:
-
- den Installationsvorschlag akzeptieren eine andere Programm-Gruppe wählen
- einen neuen Ordnernamen eingeben
Nach der Bestätigung Ihrer Auswahl erscheint ein Dialog, in dem alle
Einstellungen der Installation zusammengefaßt dargestellt werden. Kontrollieren Sie die angegebenen Einstellungen. Sollten Einstellungen nicht
Ihren Wünschen entsprechen, gehen Sie „zurück“ und korrigieren Sie.
Wenn Sie auf „Weiter“ gehen, wird das Kopieren der Dateien eingeleitet.
Bis zum Abschluss der Installation wird Ihnen eine Status-Anzeige eingeblendet.
Die mitgelieferte Textdatei mit den aktuellsten Informationen zum Programm können Sie während der Installation oder zum Abschluss lesen.
Über „Weiter“ wird der Setup-Vorgang abgeschlossen. Sie können nun zu
Windows zurückkehren oder das installierte Programm sofort starten.
Update-Installation
Update von Version 4.x – 15.x
Haben Sie eine 32-Bit-Version des PC-Kaufmann installiert, dann können Sie während der Installation zwischen Neu-Installation (in ein neues Verzeichnis!) oder einer Update-Installation wählen. Bei einem Update bleiben die von Ihnen angelegten Daten erhalten und Sie können mit der neuen Version Ihre bisherigen Daten weiterbearbeiten.
Eine Update-Installation einer Vorversion installiert ins Verzeichnis der
Vorversion (da sie diese ersetzt, d.h. die Altversion wird zuvor deinstalliert).
Beim ersten Öffnen der bisher mit der Vorversion bearbeiteten Datenbank
(des bisher mit der Vorversion bearbeiteten Mandanten) legt das Programm nach Rückfrage eine Mandantensicherung im Datenverzeichnis an.
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Programminstallation
Module hinzufügen/ entfernen
Über das Setup können Sie Formulare, Demodaten und globale Daten einzeln nachinstallieren. Das Installationsprogramm erkennt, dass das Programm bereits installiert ist und Sie erhalten folgende Auswahlmöglichkeit:
Wählen Sie „Reparieren“. Sie können danach auswählen, welche Programmmodule Sie nachträglich installieren oder entfernen möchten.
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Bei der Wahl von „Neuinstallation“ wird das Programm neu installiert. Je nachdem, ob Sie in das gleiche oder in ein anderes Verzeichnis installieren, werden die bestehenden Programmdateien überschrieben oder bleiben erhalten.
Programm entfernen (De-Installation)
Unter Windows werden zur Verwaltung der verwendeten Programme Systemdateien und Registry-Einträge benötigt. Diese werden bei der Installation eines Programmes angelegt/ erzeugt.
Damit diese Einträge gelöscht werden, müssen Sie die Deinstallation über
<Windows-Startmenü/ Einstellungen/ Systemsteuerung/ Software> durchführen. Markieren Sie hier das zu entfernende Programm und starten Sie den
Deinstallationsvorgang über die Schaltfläche „hinzufügen/ entfernen“.
Daten-Import
Daten-Import
Mit dem Datenimport-Assistent können Sie Stammdaten im ASCII-Format
(*.asc) importieren. Im Folgenden ist die Datenübernahme von ASCII-
Dateien in vier Schritten erläutert.
1. Datenübernahme-Assistent aufrufen
Sie starten den Assistenten über <Extras/ Datenimport>, nachdem Sie alle evtl. offenen Programm-Module beendet haben.
Wählen Sie im Datenübernahme-Assistenten für den Import als Datentyp
„Textdateien“.
Teilen Sie dem Programm mit, in welchem Verzeichnis sich die entsprechende Datei befindet und markieren Sie die Datei.
2. Datenart auswählen
Beim Datenimport stehen die Optionen „Stammdaten“ für Personenstammdaten, Postleitzahlen, Bankenstamm und Textbausteine zur Auswahl, ebenso „Buchhaltungsdaten“ für Firmendaten, Konten und Anlagen. Aktivieren
Sie die Option.
3. Datensatzaufbau festlegen
Im Fenster „ASCII Import-Optionen“ werden Ihnen die Datensätze Ihrer
Importdatei angezeigt.
Hier nehmen Sie die Anpassung der Datensatz-Struktur über folgende Eingabefelder vor:
103
Programminstallation
Feldtrennzeichen
Legen Sie zuerst fest, durch welches Zeichen die Felder in der Importdatei getrennt werden (Standard Semikolon).
Texterkennungszeichen
Es kann vorkommen, dass die als Feldtrennzeichen angegebenen Zeichen nicht nur am Ende eines Feldes zur Trennung vorkommen, sondern als normales Textzeichen im Feld verwendet werden. Um Mißverständnissen bei der Trennung der Feldinhalte vorzubeugen, legen Sie für einen solchen Fall ein Texterkennungszeichen fest (Standard ist das Anführungszeichen). Wenn zum Beispiel der Feldinhalt eines Feldes „Dröselbart;Kurt“ lauten soll (ohne die Anführungszeichen), und das Semikolon ist als Feldtrennzeichen vergeben, dann muss der Feldinhalt nun „Dröselbart;Kurt" lauten (in Anführungszeichen).
4. Feldzuweisungen festlegen
Im Fenster „Feldzuordnung“ des Datenimport-Assistenten legen Sie fest, welche Felder in welcher Reihenfolge importiert werden sollen.
104
Der Bereich ist in die drei Spalten „Importfeld“, „Programmfeld“ und „Aufnahmefeld“ unterteilt. In der linken Spalte „Importfeld“ werden die Felder des ersten Datensatzes der Text-Datei der Reihenfolge nach angezeigt und automatisch nummeriert.
Die rechte Spalte „Aufnahmefeld“ enthält alle Datensatzfelder aus dem entsprechenden Stammdatensatz des Programms. Über die Option „Sortiert“ können Sie die Anzeige der Reihenfolge ändern. Ist die Option markiert, werden die Aufnahmefelder alphabetisch sortiert. Ist sie demarkiert, werden die Felder in der Datensatzreihenfolge angezeigt.
Die Spalte „Programmfeld“ ist zunächst leer, wenn Sie den Datenimport-
Assistenten aufrufen. Sobald Sie eine Zuordnung der Importfelder zum aktuellen Datensatzaufbau des Programms vorgenommen haben, werden die zugeordneten Felder hier aufgeführt.
So nehmen Sie die Zuordnung vor:
Zur Zuordnung klicken Sie zuerst das zu importierende Feld in der Spalte
„Importfeld“ an. Wählen Sie dann das entsprechende Datensatzfeld in der Spalte „Aufnahmefeld“ an.
Zwischen den Spalten Programmfeld und Aufnahmefeld befinden sich
Pfeiltasten. Zur endgültigen Zuordnung klicken Sie nun auf die obere
Pfeiltaste (Pfeilspitze zum Programmfeld).
Daten-Import
Das zugeordnete Feld erscheint nun an der entsprechende Stelle in der
Spalte „Programmfeld“.
Gehen Sie für alle Felder gleich vor. Haben Sie ein Feld falsch zugeordnet, klicken Sie auf die untere Pfeiltaste (Pfeilspitze zeigt zum Aufnahmefeld).
Die Zuordnung wird rückgängig gemacht.
Option Nächster-Voriger Datensatz
Über diese Optionen können Sie kontrollieren, ob Sie die Feldzuordnung korrekt vorgenommen haben. Klicken Sie eine der Optionen an, können Sie innerhalb der ersten zehn Datensätze der Importdatei vor bzw. zurück „blättern“. Die Felder des gewählten Datensatzes werden dabei mit dem entsprechendem Feldinhalt aus der Importdatei gefüllt, die angezeigten Felder richten sich nach der Vorgabe des von Ihnen festgelegten Datensatzaufbaus.
Hinweis Erhalten Sie öfter Import-Dateien im ASCII-Format von derselben Quelle, können Sie den Arbeitsaufwand verringern, indem Sie alle Informationen
(Feldzuweisungen, Feldtrennzeichen etc.) über „Definition Speichern“ in einer Definitionsdatei abspeichern und bei Bedarf über „Definition Laden“ abrufen können.
Datenübernahme-Optionen
Im Eingabefenster „Optionen“ legen Sie fest, wie das Programm beim Import der neuen Datensätze mit eventuell vorhandenen Datensätzen im Programm zu verfahren hat (überschreiben, fragen oder Datensatz überspringen).
Übernahmeprotokoll
Zum Abschluss des Datenimports erhalten Sie die Anzeige des Übernahmeprotokolls. Hier wird aufgelistet, wieviele und welche Datensätze importiert wurden. Fehler werden hier ebenfalls aufgeführt.
Sie können das Protokoll speichern, drucken oder nach bestimmten Stichwörtern absuchen. z.B. nach dem Wort „Fehler“. Wenn Sie dem Protokoll genügend Informationen entnommen haben, schließen Sie das Fenster.
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Abschnitte dieses Kapitels
Bedienelemente und Tastaturkürzel
Glossar
Stichwortverzeichnis
Ihre Meinung ist uns wichtig
Anhang
Anhang
Bedienelemente und Tastaturkürzel
Symbolschaltflächen
Speichern
Befehl
Verwerfen, löschen
Öffnen (Vorgang)
Neuanlegen (Vorgang) endgültiger Druck
Infodruck (vorläufig)
Ausschneiden
Kopieren
E
Af
An
Ad
Ai
Sx
Sc
Inhalte aus der Zwischenablage einfügen
Sv
Ü
Tastatur
Positionen neu durchrechnen (
Positionen neu nummerieren Ab/ r
Ersetzen
Ae
Langtext bzw. Notiz
)/ Am
108
Glossar
Feldsymbole Befehl
Datensatz auswählen
Feld hoch-/ runterzählen
Vorgabe auswählen
Zurückblättern
Weiterblättern
An den Anfang bzw. das
Ende der Liste blättern
Tastatur
"
N+/ -
AVY/ "
HO
HU
HP
H:
Glossar
Betriebswirtschaftliche Begriffe
Aktiva: Linke Seite in der Bilanz. Umfaßt die Summe aller Vermögenswerte und wird unterteilt nach Anlagevermögen (Grundstücke, Gebäude, Maschinen und Geräte), Umlaufvermögen (Forderungen, Bankguthaben, Kassenguthaben) und Rechnungsabgrenzungsposten.
Angebot: Eine Offerte, die für den Anbieter rechtlich bindend ist (dies gilt nicht für Kataloge, Schaufensterangebote usw.), soweit keine Freizeichnungsklauseln im Angebot enthalten sind. Sobald der Kunde bestellt, ist ein wirksamer Vertrag geschlossen.
Anlagevermögen: Im Gegensatz zum Umlaufvermögen bildet das Anlagevermögen den Vermögensteil, der zum Betriebszweck dient, also genutzt, aber nur z. T. verbraucht wird (durch Wertberichtigung und Abschreibungen werden die Bilanzwerte korrigiert). Das Anlagevermögen besteht aus materiellem Anlagevermögen (Grundstücken, Gebäuden, maschinellen Einrichtungen, Werkzeugen, Beteiligungen, Betriebs- und Geschäftsausstattung) und immateriellem Anlagevermögen (Firmenwert, Lizenzen, Patente).
AO (Abgabenordnung): Die AO ist so eine Art Steuergrundgesetz. Sie enthält alle wichtigen grundlegenden Bestimmungen für die Besteuerung.
Aufbewahrungsfristen: Das Schriftgut (Handelsbriefe, Buchungsbelege), Bilanzen, Inventare etc. eines Unternehmens haben eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Die gesetzlich vorgeschriebene Dauer hängt vom Schriftgut ab.
Auftrag: Ein Kunde beauftragt ein Unternehmen zu einer bestimmten Leistung (Bestellung). Ein (Kauf-/ Leistungs-) Vertrag kommt durch die Auf-
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Anhang tragsannahme oder durch ein vorangegangenes Angebot des Unternehmens zustande.
Beleg: Das für jede Buchung als Unterlage und als Beweisstück für ihre Richtigkeit dienende Schriftstück, z. B. Rechnung, Bankauszug, Quittung. Belege sind unerläßlich, daher der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“.
Belegwährung: Währung für Buchungen. Sie können die Belegwährung in den Buchhaltungseinstellungen festlegen.
Bestandskonten: Das sind alle aktiven und passiven Bilanzkonten. Auf diesen werden Zu- und Abgänge mit gleichem Wertansatz eingetragen (im Gegensatz zu den Erfolgskonten).
Bestellung: Eindeutige Aufforderung an einen Lieferanten (bzw. eines Kunden an eine Firma), eine bestimmte Ware zu vereinbarten Bedingungen zu liefern.
Betriebliche Aufwendungen: Sie werden in den Aufwandskonten erfasst und beinhalten Aufwendungen, die dem Betriebsaufwand, also der regulären
Erfüllung des Betriebszweckes dienen (im Gegensatz zu außerbetrieblichen
Aufwendungen oder betriebsarmen, betriebsneutralen Aufwendungen).
Zu den betrieblichen Aufwendungen zählen: Löhne, Gehälter, Versicherungen, Steuern, Wertminderung von Anlagevermögen (Abschreibungen), Kosten für verwendete Verbrauchsgüter (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe).
Betriebliche Erträge: Pendant zu betrieblichen Aufwendungen. Der Betriebsertrag entsteht in der eigentlichen Erfüllung des Betriebszwecks. Der Betriebsertrag errechnet sich aus dem Umsatz vermindert/ erhöht um die Lagerbestandsänderung. Die neutralen Erträge entstehen durch außerordentliche, z. T. betriebsfremde Geschäftsvorfälle ( z. B. Buchgewinne bei der Ver-
äußerung von Anlagevermögen, Währungsgewinne, Steuererstattungen).
Bilanz: Zu bestimmten Stichtagen durchgeführte „finanztechnische Inventur“, z.B. die Eröffnungsbilanz eines Unternehmens oder der Abschluß des
Rechnungswesens am Ende eines Geschäftsjahres. Dabei werden in Form einer Gegenüberstellung Vermögen/ Aktiva (Gebäude, Maschinen, Forderungen) und Kapital/ Passiva (Eigen-, Fremdkapital) gegenübergestellt.
Bruttopreis: Verkaufspreis (incl. Handelsspanne, Steuern, Kosten), der dem
Endverbraucher berechnet wird.
Buchungssatz: Aussage darüber, wie ein Geschäftsvorfall auf den jeweiligen
Konten zu verbuchen ist. Dabei wird das Konto, das im Soll gebucht wird
(Lastschrift) vor dem Haben-Konto (Gutschrift) genannt, z.B. Barverkauf an einen Kunden:
Kasse an Warenverkauf.
Buchungsjournal: Chronologische Dokumentation der Buchungen im
Rechnungswesen. Buchungen, die über das Buchungsjournal endgültig gedruckt wurden, können nicht mehr bearbeitet werden.
Buchungsprotokoll: Dokumentation der Buchungen zu Kontrollzwecken.
Buchungen, die über das Buchungsprotokoll gedruckt wurden, können weiter bearbeitet werden.
DATEV: Datenverarbeitungsorganisation für die Angehörigen der steuerberatenden Berufe mit großem Rechen- und Servicezentrum in Nürnberg.
Dauerfristverlängerung: Im Umsatzsteuerrecht besteht die Möglichkeit, die
Fälligkeit von USt-Vorausmeldungen um einen Monat zu verlängern ( UStG
§§ 46-48).
110
Glossar
Debitor: In der Buchhaltung Bezeichnung für Kunden, die Waren/ Leistungen auf Kredit bezogen haben. Die Forderungen gegenüber den Debitoren müssen in der Bilanz aktiviert werden.
Erfolgskonten: Im Gegensatz zu den Bestandskonten, die über die Bilanz abgeschlossen werden, laufen die Erfolgskonten über die Gewinn- und Verlustrechnung. Auf die Erfolgskonten werden alle Aufwendungen und Erträge gebucht. Als Saldo bleibt der Gewinn oder Verlust.
Euro-Investitionen: Investitionen, die mit der Umstellung auf den Euro verbunden sind, z.B. Software, Schulung, Änderung der Registrierkassen. Unternehmen müssen sich über die steuerliche Behandlung dieser Investitionen informieren.
EWU: Europäische Währungsunion.
Geschäftsjahr: Umfaßt einen Zeitraum von höchstens 12 Monaten. Das Geschäftsjahr kann vom Kalenderjahr abweichen. Am Ende jeden Geschäftsjahres muss der Vollkaufmann seinen Jahresabschluß (Bilanz, Inventar, usw.) erstellen.
Geschäftsvorfall: Vorgänge unternehmerischen Handelns, die in der Buchhaltung erfasst werden müssen. Im Programm sind Geschäftsvorfälle mit den entsprechenden Buchungen verknüpft.
Gewinn- und Verlustrechnung: Ein Teil des Jahresabschlusses (siehe Bilanz).
Ermittlung des Erfolges (Gewinn oder Verlust) der vorangegangenen Periode durch Gegenüberstellung von Aufwendungen (Sollseite) und Erträgen (Habenseite).
Grundbuch: Die Geschäftsvorfälle werden chronologisch in der doppelten
Buchführung im Grundbuch erfasst (Journal) und auf die Konten des
Hauptbuches übertragen.
GuV: Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Gegenüberstellung von
Aufwendungen und Erträgen zur Ermittlung des Unternehmungsergebnisses und der Darstellung seiner Quellen.
Dieser Wert wird in die Bilanz übernommen. Die GuV ist Bestandteil des
Jahresabschlusses.
Hauptbuch: Buch der doppelten Buchhaltung. Konten in der Buchhaltung.
Siehe auch Grundbuch.
Ist-Besteuerung: Besteuerungsart der Umsatzsteuer. Die Steuerschuld entsteht mit der Vereinnahmung der Entgelte (Ist-Besteuerung): Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz unterhalb einer Grenze liegt oder die von der
Verpflichtung befreit sind Bücher zu führen, entsteht die Steuerschuld erst nach Vereinnahmung der Entgelte für die Lieferung/ Leistung.
Inventur: Bestandsaufnahme des Vermögens und der Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt durch: Messen, Wiegen, Zählen – meist im Rahmen des Jahresabschlusses.
Jahresabschluss: Am Ende jeden Geschäftsjahres hat der Kaufmann einen
Jahresabschluß nach handelsrechtlichen Vorschriften aufzustellen. Neben der Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung sind weitere Gesetze und Vorschriften zu beachten, z.B. Verpflichtung zur Offenlegung des Jahresabschlusses bei bestimmten Gesellschaften.
Kontenblätter: Auszug aus dem Hauptbuch (Konto). Zeigt alle Geschäftsvorfälle (Buchungen), die dieses Konto betreffen.
Kontenplan: Die systematische Gliederung aller Konten der Buchführung, zugeschnitten auf den individuellen Geschäftsbetrieb eines Unternehmens.
111
Anhang
Dabei werden die Konten in bestimmte Kontengruppen oder Kontenklassen eingeteilt, z. B. Klasse 2: außerordentliche betriebsfremde Aufwendungen.
Kontenrahmen: Vereinheitlichung der Konteneinteilung in Kontenklassen einzelner Wirtschaftsgruppen (Industrie, Einzelhandel, Großhandel, etc. ) zum Zwecke des Betriebsvergleiches.
Konto: Bestandteil der Buchführung, der zur Aufnahme und wertmäßigen
Erfassung von Geschäftsvorfällen dient. Jedes Konto hat eine Soll- und eine
Habenseite. Bei Aktivkonten, d.h. Konten aus der Aktivseite der Bilanz und
Aufwandsseite der GuV, stehen Anfangsbestand und Zugänge auf der Sollseite. Bei Passivkonten stehen Anfangsbestand und Zugänge auf der Habenseite. Die Konten werden auch nach Bestandskonten (Bilanzkonten) und
Erfolgskonten (GuV-Konten) klassifiziert.
Kontokorrent: Ein Hilfsbuch der doppelten Buchführung. Dabei werden
Einzelkonten von Debitoren und Kreditoren (Personenkonten) geführt, da die Leistungen bzw. Gegenleistungen in Rechnung gestellt werden und erst nach einem gewissen Zeitraum beglichen werden.
Kreditoren: Lieferanten, deren Forderungen an das Unternehmen als Verbindlichkeiten in der Bilanz passiviert werden müssen.
Lastschrift: Lastschriftverfahren: per Abbuchung oder Einzugsermächtigung wird der Gläubiger ermächtigt, seine Forderungen über die Bankverbindung des Schuldners direkt einzuziehen.
Legitimierung: Bevor ein Teilnehmer mit dem Programm arbeiten kann, muss er sich legitimieren, d.h. seinen Namen und das Kennwort korrekt eintragen, sonst wird das Programm oder der Mandant nicht gestartet.
Lieferschein: Mitteilung über eine Warenlieferung. Dient meist als Grundlage für die Rechnungserstellung.
Mahnung: Der Gläubiger fordert seinen Schuldner auf, die geschuldete Leistung zu erbringen.
Mehrwertsteuer: Von einem Unternehmen auf den Verkaufspreis eines Produktes aufgeschlagene Umsatzsteuer, die an das Finanzamt abgeführt wird.
Nettopreis: Der Preis, auf den keine Nachlässe gewährt werden.
Neutrale Aufwendungen: Außerordentliche, betriebsfremde und zeitraumfremde Aufwendungen, z.B. Aufwendungen für Steuernachzahlungen, Verluste aus Anlageabgängen, Sonderabschreibungen.
Neutrale Erträge: Sammelbegriff für betriebsfremde, zeitraumfremde und außerordentliche Erträge, z. B. Gewinne aus Anlageabgängen, Steuererstattungen, Eingänge abgeschriebener Forderungen.
Offener Posten: Die auf den einzelnen Personenkonten von Debitoren oder
Kreditoren stehenden offenen Rechnungen.
OP-Buchhaltung: Verwaltung der Offenen Posten zu den Debitoren-/ bzw.
Kreditorenkonten.
Passiva: Alle auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesene Positionen (Passive
Bestandskonten), z.B. Kapital, Rücklagen, Rückstellungen.
Periodenabschluss: Der Unternehmenserfolg wird für einen gewissen Zeitraum ermittelt (monatlich, vierteljährlich usw.) – kurzfristige Erfolgsrechnung. Er wird in der Regel zur eigenen Information erstellt und unterliegt nicht den gesetzlichen Vorschriften zum Jahresabschluß.
112
Glossar
Rechnung: Schriftliche Aufstellung über verkaufte Waren oder erbrachte
Dienstleistungen mit der Angabe des Preises, der dafür zu zahlen ist (Faktura).
Rechnungsausgangsbuch: Chronologische Erfassung der fakturierten Rechnungen. Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften, die über das
Rechnungsausgangsbuch endgültig gedruckt wurden, können nicht mehr bearbeitet werden.
Rundungsdifferenzkonto: Rundungsdifferenzen, die bei der Umrechnung in den Euro auftreten, werden automatisch auf ein entsprechendes Konto gebucht. Dieses Konto muss in den Buchhaltungseinstellungen als Festkonto festgelegt worden sein.
Saldovorträge: Der Unterschiedsbetrag zwischen Soll- und Habenseite eines
Kontos ergibt den Saldo. Dieser Saldo wird als Ausgleichsposten auf der kleineren Seite eingesetzt. Der Saldovortrag ist der Anfangsbestand eines Bestandskontos, der am Ende des Geschäftsjahres in der Bilanz ermittelt wurde. Buchungstechnisch werden dabei die Salden über das Eröffnungsbilanzkonto in das neue Geschäftsjahr übernommen.
Schwellenpreise: Preisbildung, bei der psychologisch für den Kunden
„wohlklingende“ Preise angeboten werden, z.B. 2,99 EUR statt 3,00 EUR.
Skonto: Prozentualer Nachlaß vom Zielverkaufspreis entsprechend den Zahlungsbedingungen, z.B. bei Barzahlung 3 %.
Soll-Versteuerung: Besteuerungsart bei der Umsatzsteuer (Regelfall). Versteuerung nach vereinbartem Entgelt. Ohne Rücksicht auf die Vereinnahmung der Forderung, werden steuerbare Umsätze (mit Beendigung der Lieferung oder Leistung) im Veranlagungszeitraum mit Umsatzsteuer belegt. Wird die
Lieferung/ Leistung nicht entlohnt, kann der entsprechende Steuerbetrag wieder abgesetzt werden.
Stammdaten: In der betrieblichen Datenverarbeitung wichtige Grunddaten eines Betriebs, die Sie für die Arbeit mit dem Programm benötigen, z.B. die
Daten zu Ihren Kunden, Lieferanten, Artikeln etc. Stammdaten verändern sich mittel- und langfristig kaum. Sie sollten vor der Arbeit mit dem Programm sorgfältig erfasst werden.
Steuerschlüssel: Zuordnung von Steuersätzen und Konten (Vorsteuer, 19%)
Steuertabelle: Übersicht über die jeweiligen Steuersätze.
Stornierung: 1. Rückbuchung (siehe Stornobuchung). 2. Rückziehung eines
Auftrags.
Stornobuchung: Rückbuchung zur Aufhebung (Stornierung) einer bereits erfolgten, nicht richtigen Buchung. Gesetzlich nicht erlaubt sind dagegen
Streichungen und Radierungen.
Überweisung: Beim bargeldlosen Zahlungsverkehr werden zu Lasten eines
Girokontos bestimmte Beträge einem anderen Konto einer Bank gutgeschrieben.
Umlaufvermögen: Sammelbegriff für Vermögensgegenstände, die nicht dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Zum Umlaufvermögen zählen z.B.: Vorräte (Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe, geleistete Anzahlungen, fertige und unfertige Leistungen, Waren und Erzeugnisse), Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände, Wertpapiere, Schecks, Kassenbestand,
Guthaben bei Banken und anderen Kreditinstitutionen.
Umsatz: Summe der in einer Periode verkauften, mit Ihren jeweiligen Verkaufspreisen bewerteten Leistungen.
113
Anhang
Umsatzsteuer: Besteuerung jedes einzelnen Wirtschaftsvorganges mit 19%
Mehrwertsteuer (voller Steuersatz). Jede Leistung oder Lieferung, die ein
Unternehmer ausführt, unterliegt der Umsatzsteuer. Es gelten jedoch zahlreiche Steuerbefreiungen (Vermietung, Verpachtung, Grundstücksverkäufe) oder Steuerermäßigungen (landwirtschaftliche Produkte).
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Der Unternehmer ist verpflichtet, dem Finanzamt regelmäßig seine Umsätze mit dem jeweilig gültigen Steuersatz zu melden. Dabei kann er die Umsatzsteuer der erhaltenen Leistungen und
Lieferungen (Vorsteuer) in Abzug bringen.
Voranmeldungszeitrraum: Im § 18 UStG wird geregelt, wann der amtliche
Vordruck der Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einzureichen ist.
Für Unternehmer, deren USt. für das vergangene Jahr unter einem bestimmten Betrag lag, gilt eine Frist von 10 Tagen nach dem Vierteljahr. Bei extrem geringen Umsätzen beträgt der Voranmeldungszeitraum ein Kalenderjahr.
Bei höheren Umsätzen muss eine monatliche Voranmeldung erfolgen. Informieren Sie sich zu den Umsatzgrenzwerten bei den Finanzbehörden.
Vorsteuer: Nach § 15 und §15 a UStG geregelt. Die Vorsteuer bezeichnet die ausgewiesene (Mehrwert-) Steuer einer Rechnung für die Lieferung/ Leistung eines Vorlieferanten.
Währungsunion: Union aller Staaten, die an der Europäischen Wirtschafts- und Währungsunion teilnehmen.
Wareneingang: Einkauf von Waren. Wird in der Buchhaltung auf dem Wareneinkaufskonto festgehalten. (Warenausgang: Veräußerung von Waren, wird auf dem Warenverkaufskonto festgehalten).
Wareneingangsbuch: Für gewerbliche Unternehmer obligatorisch für steuerliche Zwecke vorgeschriebenes Nebenbuch in der Buchführung. Hier werden chronologisch mit fortlaufenden Nummern die Rechnungen mit Menge, Art und Betrag der Ware eingetragen. (Gleiches gilt für ein Warenausgangsbuch).
Wirtschaftsjahr: Bestimmter Zeitraum, für den die Ergebnisse eines Betriebs regelmäßig festgestellt werden. Das Wirtschafts- oder Geschäftsjahr umfaßt
12 Monate. Ausnahme hiervon: Bei Eröffnung oder Aufgabe des Betriebes kann das Wirtschaftsjahr unter 12 Monaten liegen.
Zahllast: Der Unternehmer hat dem Finanzamt zu einem bestimmten Termin eine Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen, in welcher er die vereinbarten Entgelte und die abziehbare Vorsteuer angibt. Er hat in diesem
Zusammenhang eine Vorauszahlung zu leisten, die sich durch Abzug der
Vorsteuer von der Steuerschuld ergibt (Zahllast).
Zahlungsbedingungen: Vereinbarungen über den Zahlungsort und zeitpunkt von Geldschulden. Im Programm kombinierte Bedingungen aus
Zahlungsziel und Abzug von Skonto.
Zahlungsziel: Bezeichnung für einen in der Zukunft liegenden Zeitpunkt, bei dem eine Geldschuld bezahlt werden soll.
Zielkauf: Kauf auf Ziel. Kauf, bei dem ein Zahlungsziel gewährt wird.
114
Glossar
Datentechnische Begriffe
Administrator: Ist in der Teilnehmerverwaltung der Teilnehmer, der mit allen Rechten ausgestattet ist – standardmäßig ist es der Teilnehmer „Sage“.
Arbeitsbereich: Aufbau des Arbeitsbildschirms im Programm, d.h. geöffnete
Programm-Module und gewählter Mandant. Der Arbeitsbereich kann gespeichert werden, so dass er beim nächsten Aufruf des Programms sofort geladen wird.
Arbeitsspeicher: (= Hauptspeicher) Der Rechnerteil, in dem das Betriebssystem, die geöffneten Arbeitsprogramme und die aktuell bearbeiteten Daten zur Verfügung stehen.
Die „RAM“-Module des Arbeitsspeichers können die Informationen nur solange halten, wie sie mit Strom versorgt werden. Deshalb müssen alle wichtigen Informationen permanent gespeichert werden, z.B. auf Festplatten oder CDs.
ASCII: Die Darstellung von Buchstaben und Zeichen nach dem American standard code of information interchange (amerikanischer Standardcode für
Informationsaustausch).
Backup: siehe Datensicherung.
Betriebssystem: Sammelbegriff für die (System-) Programme, die den Betrieb eines Computers erst ermöglichen, z.B. Linux, OS/ 2 oder Windows NT.
Bewegungsdaten: In der betrieblichen Datenverarbeitung die Daten, die ständig der Bearbeitung und Aktualisierung unterliegen. Ergebnisdaten der betrieblichen Datenverarbeitung, z.B. Buchungen, Statistikdaten, Rechnungsdaten.
Bildlaufleiste: Die Leiste am rechten bzw. unteren Rand eines Fensters, dessen Inhalt nicht vollständig angezeigt wird. Wenn Sie auf das Bildlauffeld klicken und es nach unten oder oben bzw. nach rechts oder links ziehen, dann können Sie den angezeigten Ausschnitt verändern.
Dateinamen-Erweiterung: der zweite Teil eines Dateinamens, wird von der
Bezeichnung der Datei durch einen Punkt getrennt. Die Erweiterung wird teilweise vom Betriebssystem zur Unterscheidung des Dateityps verwendet, z.B. *.dll, *.ini oder*.doc.
Datenimport und -export: Es können Daten von anderen Mandanten oder
Programmen importiert oder exportiert werden.
Datensicherung: Sicherung des aktuellen Datenbestandes auf CDs oder anderen Datenträgern. Eine Datensicherung sollte in regelmäßigen Abständen erfolgen. Gesichert werden können über das Programm komplett die Daten eines Mandanten.
Datenträgeraustausch (=DTA): Beim Datenträgeraustausch werden elektronische Dokumente (Dateien) durch Übersenden eines Datenträgers (Diskette,
CD) übermittelt. (z.B. im Zahlungsverkehr)
Druckoptionen: Einstellungen zum Druckvorgang, z.B. gewählter Drucker,
Schriftarten, Kopienanzahl, Randeinstellungen etc.
Druckvorschau: Jeder Ausdruck kann über die Druckvorschau am Bildschirm angezeigt werden. Sie können so den Ausdruck überprüfen, bevor er endgültig über den Drucker erfolgt.
DTA: siehe Datenträgeraustausch.
115
Anhang
Einzelplatzbetrieb: Programme und Daten sind auf einem einzigen Computer installiert. Zu jedem Zeitpunkt hat nur ein einzelner Teilnehmer Zugriff auf das Programm.
Endgültiger Druck: Druck von Daten, die gleichzeitig mit dem Druck gespeichert werden und häufig an andere Programm-Module „weitergereicht“ werden. „Endgültig“ kann immer nur einmal gedruckt werden, im Gegensatz zum „Info-Druck“.
Explorer: Standard-Dateimanager in den aktuellen Windows-Versionen, der
Ihnen beim Organisieren von Dateien und Verzeichnissen auf Ihren Festplatten hilft.
Grafikkarte: Ein elektronisches Bauteil in jedem Computer, das für die Darstellung der Programme auf dem Bildschirm benötigt wird.
Icon (Symbol): Grafisches Zeichen bzw. Symbol, das verwendet wird, um
Funktionen eines Programms bildhaft und leicht verständlich darzustellen.
Infodruck: Druck aus dem Programm, bei dem die Daten nur zur Information ausgedruckt, aber nicht verarbeitet werden; der Info-Druck ist beliebig oft wiederholbar. (vgl. endgültiger Druck).
Installation: Das Überspielen eines Programms auf einen Rechner, in der
Regel über ein Installationsprogramm.
Kennwort: Ein Geheimwort, das einem Benutzer zugewiesen werden kann, um Unbefugte daran zu hindern, das Programm zu starten oder einen Mandanten zu öffnen. Beim Aufrufen des Programms wird der Teilnehmer aufgefordert, das Kennwort einzugeben. Nur wenn die Eingabe korrekt ist, kann das Programm oder der Mandant tatsächlich gestartet werden.
Konvertierung: Die Veränderung von Daten aus einer Form in eine andere, wobei der Inhalt nicht verändert werden darf, z.B. eine Konvertierung der
Stammdaten aus dem Programm in das ASCII-Format beim Datenimport bzw. -export. Außerdem Konvertierung, d.h. Anpassung von Formularen (
Formulargestalter) aus einer älteren Version des Programms.
Langtext: Zusätzlicher Text zur Erfassung weiterer Informationen zu einem
Artikel, z.B. Größe, Farbe, Ausstattung etc. Die Langtexte können in jedem
Auftrag, Lieferschein und Rechnung gedruckt werden.
Laufwerk: Datenträger Ihres Rechners, das zum Speichern von Daten dient.
Legitimierung: Bevor ein Teilnehmer mit dem Programm arbeiten kann, muss er sich legitimieren, d.h. seinen Namen und das Kennwort korrekt eintragen, sonst wird das Programm oder der Mandant nicht gestartet.
Markieren: Hervorheben eines Elementes (Wort, Datensatz) durch Klicken mit der Maus oder Drücken einer bestimmten Tastenkombination. Durch die Markierung wird das Element für eine anschließend durchzuführende
Aktion (z.B. Löschen) gekennzeichnet.
Maximieren: Fenster auf Vollbild vergrößern.
Mehrplatzbetrieb: Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Teilnehmer auf ein oder mehrere Programme ist möglich.
Memo: Funktion im Programm, in der zu bestimmten Daten, z.B. Kunden etc. Notiztexte zur Information angelegt werden können.
Menü: Liste von Funktionen bzw. Menüpunkten, die zu einem Programmmodul gehören und über die Sie weitere Fenster öffnen bzw. bestimmte Arbeitsschritte durchführen können. Die Bezeichnung des Menüs wird in der
Menüleiste angezeigt.
116
Glossar
Menüleiste: Zeile oben am Bildschirm, in der die Menüs aufgelistet sind.
Menüpunkt: Eine Funktion, die Sie über das Menü aufrufen können und in einem Programmmodul eine Aktion starten oder ein weiteres Fenster öffnen.
Minimieren: Das aktuelle Fenster auf Symbolgröße verkleinern.
Netzwerk: Gleichzeitiger Einsatz von mehreren Computern, die miteinander verbunden sind. Unter einem heterogenen Netzwerk versteht man ein
Netzwerk, das sich aus unterschiedlichen Systemen zusammensetzt, z.B. aus
IBM-kompatiblen PCs in Verbindung mit UNIX-Systemen. In einem homogenen Netzwerk sind Computer desselben Typs verbunden.
Nummernkreis: Nummerierung der Auftragsvorgänge (Geschäftsbriefe), d.h. der Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen. Sie müssen im Menüpunkt <Einstellungen Fakturierung> für jede Vorgangsart die Anfangsnummer festlegen.
Peer-to-Peer-Netzwerk: Verbindung gleichberechtigter Computer ohne Server.
PIN: Persönliche Identifikationsnummer, erhalten Anwender z.B. von Banken, wenn sie Kontoführung per Online-Banking vereinbart haben.
Positionserfassung: Bearbeitungsfenster der Auftragsbearbeitung und des
Bestellwesens, in dem nacheinander die Positionen erfasst werden.
Programm-Modul: Programm, das als Unterprogramm selbständig benutzt werden kann.
Raster: Muster von Zeilen und Spalten im Formulargestalter, das zur Ausrichtung von Feldern, Grafikelementen und als Maßeinheit dient.
Reorganisation: Die Neu-Organisation und Komprimierung einer Datei, damit nach Löschen und Hinzufügen von Datensätzen ein schneller Zugriff weiterhin gewahrt bleibt.
Schriftart: Die aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehenden Zeichensätze. Das Erscheinungsbild einer Schrift kann in der Gestaltung variieren. Bekannte Schriftarten sind z.B. Courier, Helvetica und Times Roman.
Welche Schriftarten Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrem Drucker sowie den Schriften ab, die Sie unter Windows installiert haben.
Schriftgrad: Die Größe einer Schrift, die in der Regel in Didotpunkten (1
Punkt = 0,376 mm) gemessen wird.
Schriftstil: Varianten einer Schriftart, die häufig als Hervorhebung einzelner
Zeichen, Wörter oder längerer Textstellen verwendet werden, z.B. fett.
Seitenrand: Freier Platz am oberen, unteren, rechten bzw. linken Blattrand.
Sie können die Ränder über den Optionen im Fenster <Druck Optionen> verändern.
Selektion: Auswahl aus einer Menge von Dateien, Daten, Datensätzen usw.
Server: Computer, der in einem Netzwerk verantwortlich ist für die Verwaltung der allgemein zugänglichen Daten.
Stammdaten: In der betrieblichen Datenverarbeitung wichtige Grunddaten eines Betriebs, die Sie für die Arbeit mit dem Programm benötigen, z.B. die
Daten zu Ihren Kunden, Artikeln etc. Stammdaten verändern sich mittel- und langfristig kaum. Sie sollten vor der Arbeit mit dem Programm sorgfältig erfasst werden.
117
Anhang
Statuszeile: In Anwendungsprogrammen auf dem Bildschirm vorhandene
Zeile (meistens die unterste), in der der Anwender Informationen zum aktuellen Programmstand erhält, z.B. die aktuelle Seite, die Zeile, Datum, Uhrzeit etc.
Suchfeld: Über die
"-Auswahl oder das Fragezeichen kann der Datensatzauswahl-Browser geöffnet werden und der Datensatz ausgewählt werden.
Symbol: Bildhafte Darstellung, über die eine Funktion oder ein Programm-
Modul gestartet werden kann.
System: Zusammenstellung von verschiedenen Hard- und Softwarekomponenten zu einem Computerarbeitsplatz.
Systemmenü: Ein Menü unter Windows, das erscheint, wenn das Systemmenüfeld ganz oben links im Anwendungsfenster angeklickt wird (bzw.
Tastenkombination
AK). Über das Systemmenü kann u.a. die Fenstergröße verändert werden.
Textbaustein: Ein meist relativ kurzer Text, der in einer Datei gespeichert wird und dann von dort für einen Vorgang, z.B. ein Angebot eingelesen werden kann. Textbausteine haben den Vorteil, dass häufig benötigte Texte nur einmal erfasst werden müssen und dann weiter verwendet werden können.
Textposition: Im Modul Auftragsbearbeitung eine Position in einem Geschäftsbrief, die Sie über einen Textbaustein einlesen können.
Titelleiste: Teil des Anwendungsfensters, in der der Name des aktuellen Programms oder der gerade bearbeiteten Datei steht.
Verzeichnis: Logischer (nicht physischer) Standort von Dateien auf einem
Datenträger unter einem (Verzeichnis-) Namen.
Vollbild: Jedes Fenster kann durch Anklicken des dafür vorgesehenen Symbols rechts neben der Titelleiste, auf die Größe des gesamten Bildschims erweitert werden.
Zwischenablage: Zwischenspeicher von Windows, über den Daten zwischen
Programmen und innerhalb eines Programms ausgetauscht werden können.
118
Index
Index
Administrator 42
Afterbuy-Schnittstelle 85
Aufgaben verwalten 16
Buchhaltung
Doppelte 41
Einfache 41
Freiberufler 40
Buchungen in die
Finanzbuchhaltung übergeben
82
Buchungsjahr 52
Datenbankprotokoll 20
Datenimport 103
Datenpflege und sicherung 91
Datensatz mit Mausbewegung markieren 21
Datensatzbeschränkung im
Browser 21
Datensicherung 14, 93
Deinstallation 102 eBay-Funktionen 85 eBay-Schnittstelle 85
Einnahmen/ Überschussrechnung
41
Entertaste springt in jedes Feld 20
Extras 79
Favoriten
Programmoberfläche 15
Firmenlogo in die Formulare einbinden 83
Firmenpapier nutzen 84
Formulare gestalten (Firmenkopf)
83
Gitternetzlinien 21
Indexdateien 92
Installation 100
Ist-Versteuerung 36, 37
Kennwort für Mandanten 36
Konsistenzprüfung durchführen
93
Kontenrahmen 38, 52
Ärzte 40
Berater 40
SKR03 38, 39, 40
SKR04 39
Kopfleiste
Programmoberfläche 13
Letzten Suchbaumast merken 21
Mandant
Anlegen 32
Mandanteneinstellungen
Buchungsjahre 51
Menüleiste
Programmoberfläche 13
Neuaufbau Indexdateien 92
Portalzugriff personenbezogen 20
Programm-Module
Programmoberfläche 15
Programmoberfläche 13
Rechnungen nach Druck erneut bearbeiten
82
Regiezentrum
Programmoberfläche 15
Registerleiste 19
Reorganisation 92
Reorganisation durchführen 92
Reporte 78
Sollversteuerung 36, 37
Symbol
Programm-Modul 15
Symbolleiste
Programmoberfläche 13
Systemvoraussetzungen 100
Teilnehmer
Anlegen 43
Verwaltung 42
Teilrechnung erstellen 83
Termine verwalten 16
Überschussrechnung 41
Umsatzsteuerberechnung 80
Update-Installation 101
Updates 101
Versteuerungsart 33, 34, 52
Verwaltung
Funktion Reorganisation 92
Teilnehmer 42
Vorgang „fertig“ setzen 80
Webshop
Katalog bearbeiten 88
Leistungsumfang 87
Voraussetzungen 87
Webshop-Unterstützung 85
Zugriffsrechte 43
119
Ihre Meinung ist uns wichtig
Wenn Sie uns Ihre Meinung über das Handbuch und/ oder die Programmhilfe mitteilen möchten, können Sie diese Kopiervorlage verwenden. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Anregungen.
Sage Software GmbH
Dokumentation
Emil-von-Behring-Straße 8 – 14
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Fax: 069/ 50007-7196 [email protected]
Ich benutze das Handbuch
zur Einarbeitung in das Programm
als Nachschlagewerk
um Problemlösungen zu finden
Die Darstellung ist
zu ausführlich
zu knapp
angemessen
Das Handbuch ist
übersichtlich
schwer verständlich
fehlerhaft (bitte legen Sie ggf. kopierte Seiten zur Erläuterung bei)
Ist der Index am Schluss hilfreich?
ja nein nicht benutzt
Ich wünsche mir
mehr erklärende Grafiken
mehr Anwendungsbeispiele
Beschreibung mit durch-
gängigem Anwendungsbeispiel
weniger Abbildungen
weniger Anwendungsbeispiele
Beschreibung ohne
durchgängige Beispiele
Das Handbuch verdient die Schulnote von 1 bis 6 für:
Verständlichkeit ..... Inhalt ..... Darstellung/ Layout .....
Das halte ich für grundsätzlich verbesserungswürdig
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Ich benutze die Hilfefunktion im Programm
nie
oft
statt des Handbuchs
zusätzlich
Anregungen zur Verbesserung der Programmhilfe
............................................................................................................................
Handbuch PC-Kaufmann Auftragsbearbeitung, August 2014
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