Hochschule für Bildende Künste Braunschweig E-Mail-Konto Anleitung

5 Informationen zum Thema E-Mail
5.1 Allgemeines zur E-Mail-Versorgung
Zu Ihrem Account gehört auch eine E-Mail-Adresse. Sie werden sich jetzt vielleicht die
Frage stellen: ”Warum? Ich habe doch bereits meine private E-Mail-Adresse bei einem
anderen Provider”. Die Antwort ist ganz einfach: ”Die Hochschule nutzt zur Kommunikation mit Ihnen ausschließlich die E-Mail-Adresse Ihres Accounts”. Dafür gibt es mehrere
wichtige Gründe:
• Mit der automatischen Einrichtung Ihres Accounts, den Sie für Ihr Studium und
zum Zugang zur IT-Infrastruktur benötigen, werden alle IT-Anwendungen entsprechend eingestellt und für Sie parametrisiert. Dazu gehört insbesondere auch die
Einstellung Ihrer E-Mail-Adresse, z.B. im Lern-Management-System Stud.IP.
• Wir stellen Ihnen unbegrenzten Speicherplatz für Ihre E-Mails zur Verfügung. Es ist
damit sichergestellt, dass Ihnen wichtige E-Mails (z.B. Terminänderungen, Informationen Ihrer Fachkommission und Ihrer DozentInnen, Einladungen zu Pflichtveranstaltungen, wichtige Mitteilungen in Studienangelegenheiten, Informationen und
Mahnbriefe der Bibliothek, Informationen der ZKI und des AStA) immer zugestellt
werden können.
Rufen Sie Ihr E-Mail-Konto
regelmäßig ab.
• Der E-Mail-Verkehr wird innerhalb des Hochschulnetzes abgewickelt. Damit ist
die Sicherheit für die Übermittlung der Inhalte wesentlich höher. Wir können Ihnen
Ihre E-Mail-Adresse direkt zuordnen.
E-Mails werden an Ihre
E-Mail-Adresse der Hochschule adressiert.
• Für Ihre von extern eingehenden E-Mails haben wir einen SPAM-Filter und einen
Virenschutz implementiert, der die Arbeit bereits auf dem Server erledigt und Sie
von lästigen Werbemails weitgehend befreit.
• Wir müssen Ihre private E-Mail-Adresse nicht pflegen. Das bedeutet für ca. 1.400
Studierende einen enormen personellen Aufwand und ist zudem noch sehr unzuverlässig, da Änderungen der privaten E-Mail-Adressen i.d.R. nicht weitergegeben
werden.
• Wir haben keinen Einfluss darauf, dass für Ihre E-Mails bei anderen Providern
genügend Speicherplatz zur Verfügung steht.
• Wir haben keinen Einfluss darauf, dass der E-Mail-Server bei Ihrem Provider läuft
oder ausgefallen ist.
• Wir haben keinen Einfluss darauf, wenn Sie Arbeitsplatzrechner in einem Firmennetz benutzen, die über besondere Einstellungen zur Netzsicherheit verfügen und
aus diesem Grund grundsätzlich keine E-Mails von der Hochschule durchstellen
oder gar die Nutzung eines Browsers zur Bearbeitung Ihres E-Mail-Kontos verhindern.
Zur Bearbeitung Ihres E-Mail-Kontos gibt es prinzipiell verschiedene Möglichkeiten:
• Nutzung eines Browsers zur Bearbeitung Ihres E-Mail-Kontos, damit Sie Ihre
E-Mails an jedem Ort der Welt bearbeiten können. Sie haben damit Ihre E-Mails
nur im Zugriff, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, müssen aber keinen
E-Mail-Client installieren und konfigurieren. Diese Möglichkeit wird auch allgemein
als Web-Mail bezeichnet.
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5.2. Mit Web-Mail sofort loslegen
• Einrichtung eines E-Mail-Clients auf Ihrem Arbeitsplatzrechner, damit Sie
Ihre E-Mails auch offline bearbeiten können und diese immer im Zugriff haben.
Als E-Mail-Client empfehlen wir das Programm Thunderbird. Dafür haben wir die
Konfiguration beschrieben und bieten Ihnen bei Bedarf auch Unterstützung an.
• Weiterleitung Ihrer eingehenden E-Mails zu einem anderen Provider. Darin
sehen wir die bereits beschriebenen Nachteile und würden Ihnen diese Möglichkeit nicht empfehlen. Wir erwähnen Sie jedoch der Vollständigkeit halber an dieser
Stelle, müssen aber darauf hinweisen, dass Sie für die Weiterleitung eingehender
E-Mails selbst verantwortlich sind, insbesondere auch für die Richtigkeit Ihrer privaten E-Mail-Adresse. Wir verfolgen keine E-Mails, die als unzustellbar von anderen
Providern zurückkommen. Wie Sie Weiterleitungen einrichten können, entnehmen
Sie bitte dem Kapitel ”PWA–Persönlicher Webassistent” oder dem RZWiki.
Hinweis – Die entsprechenden Angaben Ihres persönlichen Accounts finden Sie auf der
”Account-Bescheinigung”.
5.2 Mit Web-Mail sofort loslegen
Für den Abruf Ihrer E-Mails mit einem Browser bieten wir Ihnen zwei Möglichkeiten an.
Sie können zwischen dem Mail- und Kalendersystem (MIKA) und MIKA-Mail Express
wählen. MIKA erreichen Sie über den PWA oder die Adresse https://mail.hbk-bs.de.
MIKA-Mail Express steht Ihnen unter der Adresse https://mail-express.hbk-bs.de zur
Verfügung.
5.2.1 MIKA
Hinweis – Benutzen Sie immer einen Browser in der jeweils aktuellen Version. Die
Einstellung Ihres Browsers
muss Cookies und JavaScript
zulassen. Die Cookies verlieren mit dem Sitzungsende Ihre
Gültigkeit.
Der Web-Mail Service MIKA ist das Mail- und Kalendersystem der Hochschule. In MIKA
stehen E-Mail, Instant Messaging, Kalender und das Hochschul-Adressbuch sowie weitere
Adressbücher zu Ihrer Verfügung. Sie benötigen lediglich einen Browser und können von
jedem Ort der Welt auf Ihre E-Mails zugreifen, sich mit anderen Studierenden über den
Instant Messenger austauschen oder ihre Termine verwalten.
MIKA ist über den PWA erreichbar, durch einen Klick auf den Link «Web-Mail Service»
unter «Anwendungen» werden Sie automatisch angemeldet und können sofort auf Ihre
E-Mails zugreifen.
Sie können den Webmailer auch direkt unter der Adresse https://mail.hbk-bs.de
aufrufen. Benutzen Sie zur Authentifizierung Ihre Zugangskennung und das derzeitig
gültige Passwort. Beim Anmeldevorgang werden Ihre Zugangskennung sowie Ihr Passwort über eine geschützte Verbindung (HTTPs) zwischen Ihrem Browser und dem Server
übertragen.
Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen von MIKA finden Sie im RZWiki
unter www.rzwiki.ostfalia.de.
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Kapitel 5. Informationen zum Thema E-Mail
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In MIKA steht Ihnen eine Kalenderfunktion zur Verfügung.
5.2.2 MIKA-Mail Express
Mit MIKA-Mail Express stellen wir allen, die einen Internetzugang mit geringer Bandbreite nutzen, eine ”abgespeckte” Variante von MIKA zur Verfügung.
Damit können Sie Ihre E-Mails über den PWA oder direkt unter der Adresse
https://mail-express.hbk-bs.de abrufen und bearbeiten – auf alle weiteren Funktionen von MIKA (wie Instant Messaging, Kalender und diverse Adressbuchfunktionen)
wurde zugunsten einer schnelleren Anfangsladezeit verzichtet. Ebenfalls können Sie nicht
auf weitere Komfortfunktionen wie die Einrichtung von Abwesenheitsnachrichten und die
Einrichtung von Filtern in MIKA-Mail Express zugreifen.
Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen von MIKA-Mail Express finden Sie
im RZWiki unter www.rzwiki.ostfalia.de.
MIKA-Express ist eine ”abgespeckte” Variante von MIKA.
5.3 Thunderbird
Wir empfehlen als E-Mail-Client das Programm Thunderbird, wenn Sie Ihr E-Mail-Konto
nicht ausschließlich mit Web-Mail bearbeiten wollen. Für die Empfehlung sprechen nach
unserer Erfahrung insbesondere folgende Gründe:
• Thunderbird hat sich als zuverlässiger und robuster E-Mail-Client im täglichen
Praxiseinsatz auch bei ganz großen E-Mail-Konten bewährt.
• Thunderbird lässt sich einfach und sicher installieren und konfigurieren. SicherheitsZertifikate können problemlos eingestellt werden und die Übertragung mit dem
Mail-Server erfolgt verschlüsselt.
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5.3. Thunderbird
• Thunderbird ist ausschließlich ein E-Mail-Client und somit nicht mit anderen Funktionen überfrachtet.
• Thunderbird verfügt über ausgereifte Filterfunktionen und kann Junk-Mails kennzeichnen.
• Thunderbird kann so eingestellt werden, dass eine Softwareaktualisierung (z.B.
dann dringend erforderlich, wenn Sicherheitslücken entdeckt wurden) über das
Netz erfolgt.
• Thunderbird hat keine Probleme mit unterschiedlichen Zeichenkodierungen.
• Thunderbird kann problemlos mit mehreren verschiedenen E-Mail-Konten umgehen.
• Thunderbird ist OpenSource und steht für alle gängigen Betriebssysteme kostenfrei
zur Verfügung.
Als einzigen Nachteil sehen wir, dass Sie sich ggfs. einen neuen E-Mail-Client installieren
und konfigurieren müssen. Wir wollen aber mit unserer Empfehlung erreichen, dass Sie
einen sicheren und zuverlässigen E-Mail-Service erhalten und die Kommunikation zwischen Ihnen und der Hochschule reibungslos verlaufen kann. Das unterstützt Sie in Ihrem
Studium.
5.3.1 Thunderbird herunterladen und installieren
Das Programm Thunderbird können Sie über das Internet in der jeweils aktuellsten
Version unter www.mozilla.com/thunderbird herunterladen. Die Installation ist sehr
einfach. Starten Sie die heruntergeladene Anwendung und folgen Sie den Installationsanweisungen.
5.3.2 Thunderbird einrichten
Sie benötigen Ihre ”Account-Bescheinigung” mit Zugangskennung und das derzeit gültige
Passwort. Die allgemeinen Angaben zur Konfiguration eines E-Mail-Clients (Adresse des
Mail-Servers, Port, etc.) haben wir im Abschnitt ”Konfigurationsdaten in Kurzform” auf
Seite 29 zusammengestellt.
Starten Sie nach der Installation Thunderbird. Sie erhalten einen Konfigurationsdialog,
der nachfolgend beschrieben wird.
Geben Sie Ihren Namen und die E-MailAdresse der Hochschule (siehe AccountBescheinigung) sowie Ihr derzeit gültiges
Passwort ein und klicken Sie auf «Weiter».
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Kapitel 5. Informationen zum Thema E-Mail
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Thunderbird schlägt
Einstellungen vor, die
Sie noch entsprechend
anpassen müssen.
Wählen Sie dazu die
Schaltfläche «Manuell
bearbeiten».
(1) Ändern Sie
den Port des
Postausgangs-Servers
auf Port 25 und geben Sie im Feld (2)
«Benutzername» Ihre
Zugangskennung der
Hochschule ein. Überprüfen Sie die restlichen Angaben. Klicken
Sie auf die Schaltfläche (3) «Erneut testen».
Bitte achten Sie beim vorhergehenden Schritt darauf, dass als Posteingang-Server IMAP
mit Port 993 und SSL/TLS eingestellt ist.
Nach erfolgreichem
Test erscheint ein Bestätigungstext. Über
die Schaltfläche «Konto erstellen» können
Sie Ihr E-Mail-Konto
erstellen.
Nun müssen Sie nur noch einige Einstellungen am Postausgangs-Server prüfen und ggf.
korrigieren. Wählen Sie dazu im Menü «Extras» den Menüpunkt «Konten-Einstellungen»
in Thunderbird.
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5.3. Thunderbird
Wählen Sie
(1)«PostausgangsServer (SMTP)» und
klicken Sie auf
(2)«Bearbeiten».
Geben Sie im Feld (1)
«Benutzername» Ihre
Zugangskennung der
Hochschule ein (siehe
Accountbescheinigung)
und kontrollieren Sie
die restlichen Werte.
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit (2) «OK»
(sowohl im oberen als
auch im unteren Popup).
Wenn Sie alle Einstellungen richtig vorgenommen haben, werden die E-Mails in den
Posteingang gelesen.
Der Posteingang wird
zu Beginn der Nutzung
voraussichtlich keine
E-Mails enthalten. Eine
Bedienungsanleitung
und sehr viele nützliche
Informationen zu
Thunderbird finden
Sie im Internet unter
www.thunderbird-mail.de/.
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Kapitel 5. Informationen zum Thema E-Mail
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5.4 Konfigurationsdaten in Kurzform
Es existiert eine große Anzahl von Programmen, um Ihre E-Mail zu bearbeiten. Es wird
immer das Protokoll IMAP verwendet. Wir unterstützen dieses Protokoll grundsätzlich
nur mit Verschlüsselung. Der Postausgangsserver (SMTP-Server) kann nur mit einer
gültigen Zugangskennung zum Hochschulnetz genutzt werden. Für die Konfiguration
Ihres Mailprogramms benötigen Sie folgende Angaben:
IMAP Server, auch Eingangsmail
oder Incoming Mailserver genannt
SMTP-Server, auch Postausgangsserver genannt
mail.hbk-bs.de
Login oder Loginname für den
IMAP und SMTP-Server
Ihre Zugangskennung, die Ihnen
mit der «Account-Bescheinigung»
übergeben wurde
Ihr derzeit gültiges Passwort
Passwort für den IMAP und
SMTP-Server
mail.hbk-bs.de
Port: 993
SSL
Port:
25
STARTTLS
oder 465
SSL
Wo diese Angaben einzutragen sind, ist in der Onlinehilfe oder im Handbuch Ihres
E-Mail-Programms beschrieben.
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