MEN-DT-Bureau B3 OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE Outil de simulation financière Guide d'utilisation

OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE / MEN-DT-Bureau B3 / Mai 2002
Construction du compte de résultat du dispositif
Une démarche en 5 étapes :
1. Renseigner la fiche F1 (F1 Fiche d’auto-analyse par acteur)
2. Renseigner la fiche F4 (F4 Ressources consommées (matériel amortissable)
3. Renseigner la fiche F3 (F3 Frais de personnel / couples activités-acteurs
4. Renseigner la fiche F5 (F5 Ressources consommées (non amortissables)
5. Renseigner la fiche F6 (F6 Compte de résultat du dispositif
Qui s’appuie sur une boîte à outil composée de trois éléments :
?? Une étude de cas intitulée « Pratiques d’université », présentant la démarche.
?? Un guide d’utilisation (ce document), permettant de remplir les différentes feuilles Excel.
?? Un fichier Excel constitué de 6 feuilles (6 fiches : F1.F2.F3.F4.F5.F6) liées entre elles afin d’établir le compte de résultat.
Avant de commencer ce travail, il nous semble important de vous renvoyer vers le document intitulé « Pratique d’Université ».
En effet, l’étude de cas présentée nous a servi de fil conducteur pour structurer cet outil, dans sa version « primitive ».
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OUTILS
DE SIMULATION
VERSION
/ MEN-DT-Bureau
/ Mai 2002(F2)
Etape
1 : Travail
sur les Fiches
d’ PRIMITIVE
auto-analyse
(F1) & deB3
Synthèse
Objectif
Recenser aussi précisément que possible les tâches et activités réalisées (à réaliser) par chacun des acteurs du DFOAD étudié et uniquement du
DFOAD étudié. Apprécier les temps passés pour chacune de ces tâches et/ou activités. Agréger les données pour l’ensemble des couples activitésacteurs.
A retenir
Travail en binôme (chef de projet et acteur concerné). Réaliser une grille par acteur. Baptiser chacune des grilles au regard des fonctions de chacun
des acteurs du dispositif ; à titre indicatif nous avons renseigné a priori la fiche F1 (exemple : Chef de Projet, Correspondante administrative, Télé
tuteur etc.…). Les dénominations utilisées nous paraissent relativement génériques. Il appartient au chef de projet d’emblée de modifier ces
dénominations en utilisant exclusivement les deux cellules de couleur bleu turquoise clair. Ces deux cellules sont liées aux fiches F2 et F3 ;
chaque changement se répercute automatiquement dans les deux autres grilles. Toutefois, il sera tout de même nécessaire de reporter dans la fiche
F4, les dénominations de chacun des acteurs du dispositif.
Mode d’emploi
Cette première étape est d’une importance primordiale. C’est un travail collectif qui est proposé, impliquant l’ensemble des acteurs concernés par le
projet. Le résultat, c.a.d le découpage en activités, va servir à structurer l’information de gestion. Il ne s’agit pas ici d’être normatif (voici ce que
cela devrait être, voici comment cela doit fonctionner…) mais plutôt descriptif (voici ce que je fais et voilà les moyens que je mobilise pour le
faire…). L’analyse des activités (un regroupement de tâches homogènes et reliées entre elles) suppose bien entendu que les frontières du
dispositif soient clairement identifiées, c’est une condition nécessaire. Comme nous avons proposé une liste d’acteurs, nous avons répertorié (a
priori) une liste d’activités (de couleur brune ). Elle a été établie à partir des investigations menées sur le DU CPM à l’université d’Amiens (cf. doc.
Pratique d’Université). Il appartient au chef de projet (à partir des données fournies par chacun des acteurs) de déterminer la nature des activités et
de renseigner, en respectant le même ordre, les différentes fiches (F1. F2.F3.F4.F5.F6); il n’existe en effet aucun lien à ce jour.
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OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE / MEN-DT-Bureau B3 / Mai 2002
Acteur du DFOAD :
?? Dans un premier temps, déclarer (aussi clairement et simplement que possible) ce que vous faites dans le cadre du DFOAD sur une base
temps suffisamment significative et qu’il vous appartient de définir au départ avec le chef de projet (la semaine, le trimestre…). Exemple : je
réponds au téléphone aux étudiants sur les modalités d’inscription, je corrige en mode synchrone un exercice, je fixe les dates pour le tutorat,
je me coordonne avec les responsables des autres modules, je réserve une salle pour le regroupement, je formalise mon cours pour sa mise
en ligne, je scénarise le cours remis par l’enseignant, j’entre les noms et coordonnées des inscrits sur la plateforme, je participe aux salons et
séminaires pour promouvoir le dispositif… . L’ensemble des tâches sera répertorié dans la fiche F1 en colonne (voir grille « fil rouge » de la
correspondante administrative).
?? Dans un second temps, estimer aussi précisément que possible (ne pas rendre compte de la tâche si celle-ci se situe en-dessous des 15’ par
jour) le temps passé sur chacune des tâches répertoriées.
Chef de projet :
?? Regrouper les tâches déclarées par l’acteur en utilisant la nomenclature d’activités (en ligne) proposée qui est non exhaustive et qu’il vous
appartient de compléter, modifier, en fonction des frontières de votre DFOAD. Exemple : « je réponds au téléphone aux étudiants sur les
modalités d’inscription » se rattache à l’activité 1 : Accueil des étudiants. Puis à partir des indications fournies par l’acteur, reporterer le
temps passé (ex : 1h30 par semaine). Il faudra, au final, exprimer un total en heures sur une base annuelle.
Au fur et à mesure des entretiens, la liste des activités va évoluer jusqu’à ce que le dernier acteur ait déclaré les tâches réalisées.
Produit de sortie
Ce premier travail doit vous permettre de définir des totaux exprimés en heures par activité par acteur sur une base temps homogène.
Liens Les totaux vont venir renseigner la Fiche F2 (« fil rouge » correspondante administrative) qui sont eux-mêmes liés à la fiche F3.
Suite Une fois les couples activités-acteurs déterminés et les temps valorisé, il s’agira alors de renseigner la Fiche F4 Ressources
consommées (matériel amortissable). Il faut donc traiter deux fiches (F1 & F4) en même temps et avec chaque acteur.
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OUTILS
DE2SIMULATION
VERSION
PRIMITIVE
/ MEN-DT-Bureau
B3 / Mai
2002
Etape
: Travail sur
la Fiche
Ressources
consommées
(F4)
Objectif
Déterminer aussi précisément que possible les ressources consommées (matériels amortissables), hors salaire, par chacun des acteurs dans le cadre
des activités réalisées (à réaliser). Apprécier aussi finement que possible (en %) le volume de temps d’utilisation de chacune des ressources
consommées au regard des activités réalisées. Agréger les données pour l’ensemble des couples activités-acteurs.
A retenir
Travail en binôme (chef de projet et acteur concerné). Réaliser une grille par acteur. Baptiser chacune des grilles en regard des fonctions de chacun
des acteurs du dispositif ; à titre indicatif nous avons renseigné a priori la fiches F4 (exemple : Chef de Projet, Correspondante administrative, Télé
tuteur etc.…). Il appartient au chef de projet de modifier ces dénominations en fonction des intitulés utilisés sur la fiche F1.
Mode d’emploi
La liste des matériels qui vous est proposée est non exhaustive et à compléter en fonction de vos spécificités. Ne modifiez en aucun cas les intitulés en
bleu moyen ( Mat1, Mat2 etc…). Modifiez uniquement les dénominations (ordinateurs catégorie 1, imprimante, scanner etc.). Cela doit vous permettre
de repérer le coût de chaque ressource par activité.
Acteur du DFOAD :
?? Dans un premier temps, identifier et recenser l’ensemble des ressources que vous mobilisez dans le cadre des tâches/activités que vous
réalisez au sein du dispositif étudié. Ces ressources sont matérielles ; il ne s’agit pas ici de prendre en compte les consommables (petites
fournitures…) et les coûts des structure ; ces éléments seront estimées dans la fiche F5.
?? Dans un second temps, estimer aussi précisément que possible le temps global d’utilisation de chacune des ressources (aidez-vous bien
entendu du travail réalisé sur la fiche F1). Ce temps sera déclaré dans la grille temps d’utilisation ressources. Il s’agira ensuite de répartir ce
temps (en %) en regard des activités consommatrices (voir grille « fil rouge » de la correspondante administrative).
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OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE / MEN-DT-Bureau B3 / Mai 2002
Par exemple, la correspondante administrative utilise le matériel 1 (ordinateur) environ 700 heures dans l’année. Ces 700 heures se répartissent
entre les activités Accompagner le changement (10%), Instruire les dossiers (30%), Assurer le reporting (35%), Accueillir les apprenants (15%) et
Préparer les examens (10%).
Chef de projet :
?? A partir du recensement effectué par chaque acteur, il s’agira :
1. de renseigner chaque matériel : inscrire la dénomination (exemple : ordinateur, imprimante…voir liste proposée) sous les cellule bleues.
2. de renseigner pour chaque matériel le prix d’acquisition moyen.
3. de définir la durée d’amortissement économique et non comptable (à partir de quand ce matériel est-il obsolète ?). Nous avons renseigné a
priori cette ligne sur la base du travail effectué sur Amiens où l’on considère que la durée d’amortissement économique est de 3 ans.
NB :
Le calcul du coût de la période est automatique ; il sert de base aux calculs de coût par activité pour chaque matériel recensé.
Le coût total par activité est calculé automatiquement. Ce total va venir renseigner la fiche F6.
Produit de sortie
Ce second travail doit vous permettre de définir des totaux exprimés en € par activité par acteur.
Liens Les totaux vont venir renseigner de manière « invisible » la Fiche F6 (compte de résultat).
Suite Une fois les ressources recensées et rattachées aux activités consommatrices, il s’agira alors de renseigner la Fiche F3 Frais de
personnel.
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OUTILSEtape
DE SIMULATION
PRIMITIVE
/ Mai 2002
3 : TravailVERSION
sur la Fiche
Frais/ MEN-DT-Bureau
de personnelB3
(F3)
Objectif
Déterminer aussi précisément que possible les frais de personnel, pour chacun des acteurs dans le cadre des activités réalisées (à réaliser). Agréger
les données pour l’ensemble des couples activités-acteurs.
A retenir
Travail seul. Réaliser une grille pour l’ensemble des acteurs. Normalement les intitulés de poste sont déjà renseignés (suite au travail réalisé sur la
fiche F1). Il appartient au chef de projet de renseigner la colonne activités si ce n’est pas déjà fait.
La formule de calcul de la cellule F19 part du postulat que l’on impute les droits d’auteur à l’activité intitulée « Créer les contenus et faire valider ».
Si ce n’est pas votre choix, il suffit de changer l’activité en vous reportant à la fiche F2.
Les lignes de calcul n’ont pu être automatisées car la liste des activités n’est pas figée, elle risque d’être modifiée en fonction des spécificités des
projets. Il appartient donc à chaque chef de projet de préparer les cellules concernant les couples activités-acteurs. Deux exemples vous sont
proposés, notre « fil rouge » ainsi que la première cellule concernant le Responsable pédagogique.
Pour ce dernier par exemple : la cellule B12 exprime le total du temps passé par cet acteur sur l’activité « Etudier la faisabilité du projet » (voir F2,
cellule C8) multiplié par le taux horaire salaire. Si cet acteur est payé en heures complémentaires, il faudra modifier la formule de calcul en
sélectionnant la cellule B10 à la place de B8. Pour chacune des cellules, il faudra donc :
1. se positionner sur la cellule à renseigner
2. saisir le signe égal (=)
3. cliquer sur la feuille F2 puis sur la cellule correspondante (l’activité réalisée par l’acteur)
4. saisir le signe multiplier (X)
5. cliquer sur le taux horaire de référence (salaire ou heure comp.) et valider
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OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE / MEN-DT-Bureau B3 / Mai 2002
Mode d’emploi
Chef de projet :
?? entrer les salaires
?? éventuellement modifier la base temps de travail sur lequel se calcule le taux horaire
?? le taux horaire va se calculer automatiquement
?? entrer les droits d’auteur (il s’agit ici d’un montant et non d’un taux)
?? entrer le taux horaire des heures complémentaires
?? renseigner l’ensemble des cellules pour automatiser et définir les calculs
NB :
Vous disposez en colonne du coût total par acteur (ensemble de sa contribution au dispositif, au projet).
Le coût total par activité (ensemble des frais de personnel) est calculé automatiquement. Ce total va venir renseigner la fiche F6.
Produit de sortie
Ce troisième travail doit vous permettre de définir des totaux exprimés en € par activité (et par acteur).
Liens Les totaux vont venir renseigner de manière « invisible » la Fiche F6 (compte de résultat).
Suite Une fois les frais de personnel recensées et rattachées aux activités consommatrices, il s’agira alors de renseigner la Fiche F5
Ressources consommées (non amortissables).
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OUTILS
DE SIMULATION
PRIMITIVE
/ MEN-DT-Bureau
B3 / Mai(F5)
2002
Etape
4 : Travail VERSION
sur la Fiche
Ressources
consommées
Objectif
Recenser aussi précisément que possible les ressources non amortissables (voir les exemples en colonne). Estimer le montant total de ces
ressources. Rattacher ces ressources aux activités en ventilant le montant par activité en fonction du temps passé. Estimer les charges de
structure.
A retenir
Travail seul (après consultation du service compta-adminis-finance). Réaliser une grille pour l’ensemble des activités. Il appartient au chef de
projet de renseigner la colonne activités si ce n’est pas déjà fait.
Mode d’emploi
Chef de projet :
?? Lister les ressources (autres que matériel) consommées par le dispositif, le projet.
?? Tenter de rattacher ces ressources aux activités (les calculs ne sont pas automatisés à la différence de la fiche F4). Certaines charges
telles que les coûts liés à la formation du personnel peuvent être rattachées à l’activité « Accompagner le changement » par exemple.
Les coûts d’installation sont à rattacher à l’activité « Développer et organiser les infrastructures », etc.…Certaines charges seront plus
difficiles à ventiler. Dans ce cas, nous suggérons de rattacher ces charges au prorata du temps passé sur chaque activité (exemple :
40% des petites fournitures sur l’activité « Instruire les dossiers », 30% pour « Assurer le reporting et se coordonner », etc…
?? Estimer les charges de structure en identifiant le coût total (montant), et la part affectée au dispositif, projet. Le montant affecté se
calcule automatiquement. Un exemple vous est fourni.
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OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE / MEN-DT-Bureau B3 / Mai 2002
Produit de sortie
Ce troisième travail doit vous permettre de définir des totaux exprimés en € par activité (et par acteur).
Liens Les totaux vont venir renseigner de manière « invisible » la Fiche F6 (compte de résultat). Seuls les coûts de structure seront
identifiés sur une ligne spécifique.
Suite Une fois les coûts de structure et ressources non amortissables rattachés aux activités consommatrices, il s’agira alors de
renseigner la Fiche F6 Compte de résultat.
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OUTILS
DE SIMULATION
PRIMITIVE
/ MEN-DT-Bureau
/ Mai 2002
Etape
5 : TravailVERSION
sur la Fiche
Compte
de résultatB3(F6)
Objectif
Recenser les éléments constitutifs de la partie Produits et établir le compte de résultat du dispositif, du projet.
A retenir
Travail seul. L’ensemble des charges est normalement renseigné : elles se décomposent en deux lots, charges de structure et par activité.
Mode d’emploi
Chef de projet :
?? Renseigner la partie Produits
?? Certaines activités sont récurrentes et d’autres non récurrentes. Il ne s’agit pas de « plomber » le compte de résultat avec des activités qui
peuvent être amortissables sur plusieurs années. Il suffit donc d’estimer la durée de vie du dispositif (pour Amiens, nous l’avons estimé avec
le chef de projet à 5 ans, certaines activités ont donc été valorisées pour 1/5 sur le compte de résultat.) et de répartir la charge.
Produit de sortie
Vous disposez maintenant du compte de résultat de votre dispositif.
Liens
Suite
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