IdeaCRM es un sistema de CRM (Customer Relationship Management, software para la administración de la relación con los clientes) que se encuentra en la Nube. Este producto además le permite llevar una la relación con sus proveedores y empleados.

Puede ingresar al Sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, a través de un navegador web.

Con IdeaCRM podrá llevar un control de actividades (tickets, notas, citas, recordatorios, llamadas) de cualquier entidad humana que interactúe con su Empresa, como son sus clientes, proveedores y empleados. De esta manera podrá capturar todas las solicitudes, soportes, atenciones, seguimientos, etc. que se lleven dentro de su empresa.

Podrá calendarizar sus actividades y enviar notificaciones de las operaciones con las mismas por correo electrónico a los usuarios involucrados.

El sistema es totalmente configurable y personalizable, proporcionando un entorno de control abierto sobre los diferentes módulos que opera para que se pueda adecuar a las necesidades de su Empresa.

A las actividades se les puede registrar un costo y duración, así como también a los usuarios involucrados en ellas, con ésto, IdeaCRM le proporciona una serie de reportes con los cuales usted podrá distinguir cuánto tiempo se ha invertido en cada una de las actividades, el cálculo del costo operativo que se llevó en las mismas, y obtención de estimados.

Podrá llevar un control de sus Activos (inmuebles, equipos electrónicos, materiales, etc.), para que tenga un registro puntual de sus bienes que incluye qué persona lo tiene asignado, dónde se encuentra (ubicación física), así como documentos asociados a estos bienes (facturas, garantías, reportes de mantenimiento, etc.).

Este manual describe claramente la funcionalidad del sistema IdeaCRM, así como los módulos de configuración. Comenzando con el Ingreso al sistema, la página de Inicio, y en enseguida el resto de módulos que lo componen, los cuales son, Control, Servicios, Reportes y Configuración.

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– Manual de usuario

Acerca del manual

El presente manual de usuario describe cómo configurar y utilizar el sistema IdeaCRM. El uso y procesamiento de la información queda bajo responsabilidad del mismo usuario.

Con el objetivo de simplificar, este manual se refiere al programa de hojas de cálculo Microsoft Excel simplemente como Excel. Mismo que es una marca registrada de Microsoft Corporation en EE. UU. así como en otros países.

AdminPAQ y CONTPAQi Comercial son marcas comerciales registradas de COMPUTACIÓN EN

ACCIÓN, S.A. DE C.V.

Para mayor información relacionada con IdeaSys o IdeaCRM, contáctenos en los teléfonos:

(33) 9627-0542, (33) 1732 4257, (33) 1732 2127, y (33) 3123-1551, o visite nuestro sitio web http://www.ideasys.com.mx/contacto.htm

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– Manual de usuario

1. Ingreso al sistema

Para ingresar al sistema se debe de contar con un nickname (nombre de empresa), usuario y contraseña los cuales deben de ir en los campos correspondientes del formulario. Ver Fig.1

Fig. 1

Dependiendo de cuál sea el rol y los permisos que se tienen en la cuenta con la que se ha ingresado al sistema, se habilitarán los diferentes accesos y permisos.

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– Manual de usuario

2. Inicio

En esta página se muestran todas las actividades que se tienen en el rango de fechas especificado

(en los filtros de fecha inicial y fecha final). Los recuadros representan una actividad, y contiene un número que contabiliza esta actividad en el rango de fechas establecido.

Número de Tickets, al dar clic sobré este recuadro te lleva a la página de Tickets.

Número de Notas, al dar clic sobre el recuadro se muestran sólo las Notas.

Número de Recordatorios, al dar clic sobre el recuadro se muestran sólo éstos.

Número de Llamadas, al dar clic sobre el recuadro se muestran sólo éstas.

Número de Citas, al dar clic sobre el recuadro se muestran sólo éstas.

Este recuadro representa todas las actividades, al dar clic sobre él se muestran todas.

Este recuadro representa el número de actividades retrasadas, es decir que fueron programadas para llevarse a cabo en una fecha y hora y no se han marcado como finalizadas, al dar clic sobre el recuadro se muestran estas actividades.

Este recuadro representa el número de Tickets programados, al dar clic sobro él, te lleva a la página de Tickets mostrando los que tienen estatús de programado.

Este recuadro al hacer clic sobre él, permite registrar una nota abierta con posición georeferencial a la que llamamos “Check Usuario”.

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– Manual de usuario

Este recuadro representa el número de Tickets abiertos en los que el usuario firmado al

Sistema está asignado o registró, al dar clic sobre él te lleva a la página de Tickets mostrando los que están abiertos.

Después de esta barra de recuadros se muestra una tabla que contiene el detalle de estas actividades, como se muestra en la Fig. 2.

Fig. 2

En la primer columna de la tabla se muestra el icono de la actividad (tickets, nota, recordatorios, etc.), seguida por el texto que se ingresó al crear la actividad, el usuario que la generó, la fecha de alta, la fecha y hora en que se tiene que realizar, el indicador de finalizada (en caso de no estar finalizada podrá marcar como finalizada desde aquí), tipo referencia (indica si corresponde a ticket o nota de usuario), la razón social del solicitante, el tipo de solicitante(cliente, proveedor etc.), el nombre del solicitante y por último se muestran las personas asignadas a la actividad.

Para agregar una actividad abierta (nota, recordatorio, llamada o cita) sólo se tiene que dar clic en agregar sobre el icono deseado. Ver Fig.3

Fig. 3

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Al dar clic en alguno de ellos se abrirá un formulario para el registro de la actividad. Ver Fig.4

Fig. 4

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2.1 Agregar nota

Para agregar una nota sólo se debe dar clic sobre la imagen de la nota y llenar el formulario, se debe registrar su descripción, la duración de la nota y el costo (si se necesita, si no lleva costo y/o duración se puede dejar en blanco), también es posible seleccionar si se va asociar un documento a la Nota. Ver Fig. 5

Fig. 5

2.2 Agregar Cita

Para agregar una cita se debe dar clic sobre el icono de agregar cita, y llenar los campos del formulario. Se debe indicar fecha/hora de la cita, persona/dirección, la duración y el costo. Ver Fig. 6

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Fig. 6

Puede buscar a la Persona dando clic sobre el botón , aparecerá la lista de solicitantes, seleccione el deseado y dé clic en el botón seleccionar. Figura 7.

Fig. 7

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2.3 Agregar Llamada

Para agregar una llamada se debe dar clic sobre el icono de agregar llamada y llenar el formulario.

Se debe indicar el número de teléfono, fecha/hora en que se va realizar la llamada, contacto/comentario, duración y costo. Ver Fig. 8

Fig. 8

Puede buscar al contacto dando clic sobre el botón , aparecerá la lista de solicitantes, seleccione el deseado y dé clic en el botón seleccionar, se cargará el nombre y el teléfono del solicitante. Figura 9.

Fig. 9

Además puede contabilizar el tiempo que duró la llamada dando clic en el icono el cual inicia al dar clic sobre él, se mostrará la etiqueta “Timer Iniciado”; se detiene si vuelve a dar clic sobre el mismo icono, se most rará la etiqueta “Timer parado” y le indica el tiempo transcurrido en horas en el campo Duración.

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2.4 Agregar Recordatorio

Para agregar un recordatorio se debe dar clic sobre el icono de agregar recordatorio y llenar el formulario. Se debe especificar fecha/hora del recordatorio, comentario, duración y costo. Ver Fig.10

Fig. 10

2.5 Modificar y/o Finalizar (nota, llamada, cita o recordatorio)

Para finalizar una actividad solo debemos de marcar la opción de finalizado y se dará como finalizado, para realizar una modificación únicamente se selecciona la actividad que se desea editar, se da clic en el botón modificar (para modificar la actividad debe de estar en estatus de activa, ya que si fue cancelada o está marcada como finalizada no se podrá editar, además las notas no se pueden modificar porque son simples mensajes de texto). Ver Fig.11

Fig. 11

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2.6 Check de usuario

La función Check de Usuario le permite agregar una nota, en la cual podrá capturar por ejemplo la entrada del usuario a la empresa, el sistema guardará el texto de la nota, la hora de registro y la georeferencia del lugar donde se realiza el check de usuario. Una vez capturada la nota dé clic en el botón Hacer Check, Figura 12.

Fig. 12

2.7 Tickets abiertos

Este botón le indica los tickets que se encuentran en status de abierto, en los cuales el usuario logeado está asignado, al dar clic sobre el botón el sistema le mostrara dichos tickets en la ventana de tickets. Figura 13

Fig. 13

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3. Control

3.1. Tickets

Es el registro de una petición, una oportunidad o simple seguimiento a un caso en específico, solicitado por un cliente, proveedor o empleado.

En este catálogo se muestran los tickets que se tienen registrados en el sistema los cuales se pueden filtrar por un rango de fechas o haciendo una búsqueda más específica escribiendo el dato en alguno de los cuadros de texto que se tienen debajo del nombre de cada columna. Fig.14

Este Catálogo se puede exportar a Excel, dando clic sobre el icono

Se puede también exportar a Excel los Usuarios Asignados de un Ticket seleccionado

En la tabla se muestra el número de ticket, el usuario que lo creó, fecha de alta, seguida por el nombre del solicitante, tipo de solicitante, el estatus, reasignado a usuario, si está finalizado o no, fecha y hora de finalización (si ya está finalizado), el usuario o los usuarios que están asignados, el texto donde se muestra la descripción del ticket, la duración del mismo, las actividades que se tienen agregados a él (notas, llamadas, recordatorios o citas) y por último los documentos adjuntos

(en caso de tenerlos).

Los botones para la búsqueda le mostrarán los siguientes resultados.

Todos: Le mostrará todos los tickets sin importar el estatus que tengan.

Abiertos: Le mostrará tickets con estatus de abierto.

Finalizados: Le mostrará tickets con estatus de finalizado.

Programados: Le mostrará los tickets que se encuentran programados.

Cancelados: Le mostrará tickets con estatus de cancelado.

Limpiar: Limpia la búsqueda al día de hoy.

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Fig. 14

3.1.1 Agregar Tickets

Para agregar un ticket se debe dar clic en Agregar y se mostrará un formulario (Ver Fig.15), el cual se debe de llenar con los datos requeridos.

Fig. 15

Solicita: Se debe seleccionar Cliente, Proveedor o Empleado.

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Dar clic en el botón , éste muestra los solicitantes de Clientes, Proveedores o Empleados dependiendo del que se tenga seleccionado (Fig.16), del cual se deberá escoger uno y se agregará en el formulario.

Fig. 16

Para agregar un solicitante nuevo, se selecciona agregar y aparecerá una ventana en donde llenaremos los datos solicitados como alias, tipo, nombre del solicitante, correo y teléfono, seleccionamos guardar y enseguida se podrá seleccionar del listado de solicitantes. Fig.17

Fig. 17

Notificar a: Al dar clic en el botón le muestra la siguiente ventana (figura 18), en la cual podrá seleccionar a los solicitantes que desea que se les envíe notificaciones, esto además del solicitante

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– Manual de usuario del ticket, es decir se le enviará una copia de las notificaciones (correos) por Tickets y Notas, a los solicitantes seleccionados a notificar.

Fig. 18

Seleccione el solicitante deseado y dé clic en el botón agregar y se agregara al recuadro , una vez que haya seleccionado todos los deseados dé clic en el botón aceptar.

Texto: Descripción del ticket.

Calendarizar: Si se habilita esta opción se podrá establecer un rango de fechas para la duración del ticket.

NOTA: Los Tickets pueden ser dados de alta de 3 maneras:

1.- Ticket con Fecha de Activación del día de hoy (Si se tiene habilitado el campo de Fecha de

Activación), en este caso se agrega el ticket con estatus de activo.

2.- Ticket con Fecha de Activación posterior al día de hoy (Si se tiene habilitado el campo de Fecha de Activación), en este caso se agrega el ticket con estatus de programado.

3.- Ticket con calendarización de fechas, para este caso si la fecha inicial es del día de hoy a la hora en que se está dado de alta o menor, el ticket se agrega con estatus de abierto. En caso contrario se agregará con estatus de programado.

Botón calcular duración: El botón calcular duración, hace un cálculo de la fecha-hora inicial contra la fecha-hora final del ticket calendarizado (en caso de aplicar la opción de calendarizar). De cualquier manera el campo duración es editable (si el ticket está en estatus de abierto o programado) para que se pueda capturar con mayor precisión de acuerdo a la naturaleza del ticket este dato.

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Fecha de Activación: Se debe seleccionar la fecha en que el ticket quedará como abierto, si selecciona una fecha posterior al día en que se creó, el estatus del ticket se establece a

“Programado”.

NOTA: Debe estar activada la opción de Fecha programada en Configuración-General para poder ver esta opción.

Categorías (Los nombres se pueden personalizar en Configuración General):



Categoría 1: Se debe seleccionar una opción (Si se encuentra habilitada esta opción).



Categoría 2: Se debe seleccionar una opción (Si se encuentra habilitada esta opción).



Categoría 3: Se debe seleccionar una opción (Si se encuentra habilitada esta opción).

Asignado a: Seleccionar el o los usuarios a los que estará asignado el ticket.

Duración: Tiempo estimado de duración del ticket.

Costo: Costo de la realización del ticket.

Estatus Extra: Puede seleccionar un estatus extra además de los contenidos por default. Estos estatus extra son configurables y puede agregar tantos como sean necesarios (se explica cómo agregarlos en la sección de Configuración>Estatus>Ticket Extras)

3.1.2 Modificar Tickets

Para modificar un ticket se debe tener en cuenta que solo se pueden modificar los que tengan estatus “Abierto” y “Programado”.

Únicamente se debe seleccionar el ticket a modificar y dar clic en editar y se abrirá un formulario con los datos del ticket, teniendo en cuenta que solo se podrá modificar: Texto, las categorías, duración, costo y la calendarización (en caso de que se haya habilitado el campo calendarizar) pero sólo se podrá cambiar la hora y fecha final, todo esto para los tickets con estatus de abierto.

Por otro lado para los que tienen estatus “programado” se puede además cambiar la fecha de activación teniendo en cuenta que debe ser después del día de creación del ticket y si está calendarizado se podrá cambiar también la hora y fecha inicial.

Para proceder con la modificación, sólo se deben cambiar los valores por los deseados y dar clic en modificar.

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3.1.3 Reabrir Tickets

Botón reabrir ticket: El botón reabrir ticket, nos sirve para cambiar el estatus de un ticket, de finalizado a activo, para su posterior modificación, al realizar esta operación se debe de ingresar un texto en un pequeño formulario, describiendo brevemente el motivo por el cual dicho ticket se reabre, también se puede elegir si se requiere visibilidad externa y/o envío por correo electrónico de esta nota de motivo. Figura 19

Fig. 19

3.1.4 Cancelar Tickets

Sólo se debe seleccionar el ticket a cancelar del catálogo y dar clic en botón cancelar.

3.1.5 Finalizar Tickets

Para finalizar un ticket se debe dar clic sobre la opción de Finalizado, de igual manera se guardará la hora y la fecha en que se finalizó. Ver Fig. 20

Fig. 20

NOTA: Las actividades que el ticket tenga asignados a él no se finalizarán cuando se finalice el ticket, estos se deberán finalizar de manera independiente, ya que siguen activos en el sistema.

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3.1.6 Historial Tickets

El apartado “Historial”, muestra un historial de asignaciones, es decir a los usuarios que se ha asignado un Ticket. Figura 21.

Fig. 21

3.2. Catálogo de Clientes

En este catálogo se muestran los Clientes que se encuentran registrados en el sistema, además de poder agregar uno nuevo o modificar uno ya existente, también se puede exportar el catálogo a

Excel dando clic sobre el icono correspondiente. A l dar clic en el botón “Extras” le mostrara algunos datos extras como teléfonos, curp y todos los demás campos que no se muestren en la vista previa del catálogo. Ver Fig.22 y Fig.23.

Fig. 22

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Fig. 23

3.2.1 Agregar Cliente

Para agregar un cliente se debe dar clic en agregar y se mostrará un formulario (ver Fig.24), en el cual se deben especificar los datos del cliente, una vez registrada la información dar clic en agregar para guardarlo en el sistema.

Fig. 24

NOTA: Los campos marcados con * son obligatorios.

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3.2.2 Modificar Cliente

Para modificar un cliente únicamente se tiene que seleccionar el cliente deseado del catálogo y dar clic en Modificar. En la Fig. 25 se muestra el formulario para la modificación de los datos de cliente.

Fig. 25

Tener en cuenta que los datos ID, Código Cliente y RFC no se pueden modificar.

3.3 Catálogo de Proveedores

En este catálogo se muestran todos los proveedores que están registrados en el sistema, dando opción a agregar uno nuevo o modificar uno ya existe en el sistema. Fig. 26, además de poder exportar a Excel el catálogo.

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Fig. 26

Para agregar uno nuevo sólo se debe dar clic en el botón agregar, el cual mostrará un formulario para llenar con la información del proveedor ver Fig. 27. Para guardarlo sólo se debe dar clic en agregar.

Fig. 27

NOTA: Los campos que están marcados con * son obligatorios.

Para modificar un proveedor se debe seleccionar el deseado y dar clic en modificar, se mostrará un formulario con los datos actuales del proveedor y podrá cambiarlos por los deseados.

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3.4 Catálogo de Empleados

En este catálogo se muestran todos los empleados que están registrados en el sistema, además de poder agregar uno nuevo o modificar uno ya existente en el sistema.

También se puede exportar a Excel el catálogo, dando clic sobre el botón correspondiente. Fig. 28

Fig. 28

Para agregar un nuevo empleado se debe dar clic en el botón agregar el cual mostrará un formulario que deberá llenarse con los datos del empleado. Ver Fig. 29

Fig. 29

Para modificar un empleado solo se debe seleccionar del catálogo el deseado y dar clic en botón modificar, se muestra el formulario con los datos actuales y podrá cambiarlos por los deseados.

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3.5 Catálogo de Solicitantes

En este catálogo se muestran todos los solicitantes que están registrados en el sistema, los solicitantes son las personas de contacto asociados a un cliente, proveedor o empleado. Estos contactos son los solicitantes de los tickets. Ver Fig. 30

Fig. 30

3.5.1 Agregar Solicitante

Se pueden agregar solicitantes dando clic en el botón agregar y aparecerá una nueva ventana como la que se muestra en la Fig. 31

Fig. 31

En donde se tendrá que llenar los siguientes datos:

Tipo (aquí se selecciona si es cliente, proveedor o empleado al que corresponde el solicitante).

Se busca el proveedor, cliente o empleado haciendo clic en el botón mostrado.

y se selecciona del listado

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Enseguida deberá capturar el nombre, correo electrónico, correos extras en caso de tenerlos, su número telefónico, teléfono celular, teléfono adicional, la sucursal, el departamento y el puesto del solicitante. Para finalizar sólo dar clic en el botón agregar y se habrá agregado un nuevo solicitante al sistema.

Si se eligió un solicitante de tipo Cliente se tendrá opción de activar el Acceso externo (Los Clientes pueden ingresar desde una página web para crear Tickets o visualizar el seguimiento de los mismos), si activa esta opción, se tendrá que configurar el usuario y la contraseña con la cual el cliente podrá acceder a IdeaCRM. Fig. 32

Fig. 32

3.5.2 Modificar Solicitante

Para modificar se selecciona el solicitante del catálogo y hacemos clic en botón modificar, nos aparecerá la ventana con los datos del solicitante; modificar los datos deseados, y dar clic en el botón modificar para guardar los cambios realizados en el sistema. Ver en Fig. 33.

Fig. 33

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También se puede exportar el catálogo de solicitantes a Excel haciendo clic en el icono automáticamente se exporta la información.

3.6 Paquetes Horas

Los paquetes de horas se asignan a los clientes o usuarios y las horas pueden ser Soportes,

Capacitación, Mantenimiento, etc.

Se pueden agregar paquetes de horas dando clic en el botón agregar, se abrirá un formulario (Fig.

34) en donde se piden lo siguientes datos:

Agregar un cliente: Se selecciona un cliente.

Referencia: Se agrega una referencia del paquete de horas.

Horas: Se asignas las horas.

Calendarizar: Se puede poner una fecha de calendarización por ejemplo una fecha de inicio y una fecha de expiración de horas.

Fig. 34

Solo resta dar clic en agregar y se habrá agregado el paquete de horas a cliente o empleado.

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4 Servicios

4.1 Activos

4.1.1 Config. Activos

En esta sección se muestran las cuentas para activos (número de cuenta contable) y tipos de Activos que se tienen registradas en el sistema, además de poder agregar uno nuevo, editar uno ya existente o exportar cualquiera de las dos tablas a Excel. Fig. 35

Fig. 35

Para agregar una nueva cuenta de activo, o un tipo de activo se debe dar clic en botón agregar en el catálogo que se requiera agregar un nuevo registro, el cual mostrará un formulario con un campo para insertar el número de cuenta o tipo de activo dependiendo de cual se haya seleccionado. Fig.

36, Fig. 37

Fig. 36

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Fig. 37

Para modificar algún registro se debe seleccionar y dar clic en el botón modificar de su catálogo correspondiente, ya sea cuentas o tipos de Activos, y cambiar los datos por los deseados.

4.1.2 Áreas, Depto. y Salas

En esta sección se muestran todas las Áreas, Departamentos y Salas que se tienen agregados en el sistema. Fig. 38

Además de poder agregar una nueva área, departamento o sala, modificar uno ya existente o exportar cualquiera de las tres tablas a Excel.

Fig. 38

Para agregar una Área, Departamento o Sala se debe dar clic en el botón agregar del catálogo en el que se desee agregar el nuevo registro, con ello se muestra un formulario dependiendo del catálogo seleccionado, el cual solicita el nombre del Área, Departamento o Sala. Ver referencia en Figs. 39,

40 y 41.

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Fig. 39

Fig. 40

Fig. 41

Para modificar un registro de cualquiera de los tres catálogos solo se debe de seleccionar, dar clic en el botón modificar de su catálogo correspondiente y cambiar el nombre por el deseado.

4.1.3 Catalogo de Ubicaciones

Las ubicaciones representan un espacio físico dentro de la empresa, que pueden estar conformadas por un área, un departamento y/o una sala. Con las ubicaciones, podrá registrar los activos en una ubicación específica, esto le permitirá identificar de manera precisa dónde se encuentran cada uno de los objetos y/o bienes de la empresa.

En este catálogo se muestra todas las ubicaciones que se tienen registradas en el sistema, además de poder agregar una nueva, modificar una ya existente o exportar el catálogo a Excel. Fig. 42

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Fig. 42

Para agregar una nueva ubicación se debe dar clic en agregar el cual mostrara un formulario (Fig.

43) donde se debe indicar el área, el departamento y la sala de la nueva ubicación a crear teniendo en cuenta que los datos que se tengan para seleccionar en este formulario se generan a partir de los que se tengan registrados en Áreas, Departamentos y Salas 4.1.2

Fig. 43

4.1.4 Catálogo de Activos

En este catálogo se muestran todos los activos que se tienen agregados en el sistema (mobiliario, equipos, herramientas de trabajo o cualquier otra cosa u objeto que sea tangible en la empresa).

Podrá agregar un nuevo activo y/o modificar uno ya existente, y además exportar la información de activos a Excel.

En la siguiente figura se muestra una vista del catálogo de activos, en ella se aprecian datos como código, estado, descripción, modelo, serie, marca, etc. Fig. 44

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Fig. 44

Se muestra también una columna con el nombre de Doctos en la cual al dar clic en el icono se mostrarán los documentos que se tienen asociados al activo. Como se muestra en la siguiente figura

45.

Fig. 45

Podrá asociar cualquier tipo de documento al activo, es decir puede ser una nota de venta, una factura, una fotografía o imagen del activo, su instructivo (si llegará aplicar), o cualquier otro documento.

Para visualizar cada uno de los documentos, debe dar clic en el icono contenido en la columna

“Ver” para que el documento sea desplegado o descargado en su caso. En el tema 4.1.4.3 se describe como agregar documentos al Activo.

4.1.4.1 Agregar Activo

Regresando al catálogo de activos, para agregar un nuevo activo sólo se debe dar clic en botón agregar, el cual mostrará un formulario que consta de 4 partes.

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La primera parte representa “Datos del activo”, como son código, estado (activo o baja), descripción, modelo, marca, serie, tipo y cuenta (estos datos son configurables y los puede registrar en la opción de Configuración de Activos, ver referencia en tema 4.1.1). Fig. 46.

Fig. 46

En la segunda parte correspond e a “Datos de Ubicación”, que contiene la fecha de ingreso, ubicación (ésta se genera de las ubicaciones que se tienen registradas en el catálogo de

Ubicaciones ver referencia en tema 4.1.3), puede seleccionar un cliente de su catalogo de clientes dando clic en el icono de lupa, el solicitante puede ser de un cliente, proveedor o empleado y las observaciones (es un dato opcional). Ver Fig. 47.

Fig. 47

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Por último se tiene que registrar los “Datos de compra”, tales como el proveedor al que se le compró el activo, fecha de compra, folio del documento de compra, valor de la compra y el IVA. Fig. 48

Fig. 48

Para agregarlo solo se debe dar clic en agregar.

NOTA: todos los datos marcados con * son obligatorios.

La cuarta parte “Documentos asociados” se activa hasta que se guarda el activo en el sistema. Fig.

49.

Fig. 49

Al dar clic en ver documentos se enviará a la página de documentos de Activo, para que se puedan agregar o hacer modificaciones en algún documento que este asociado con el Activo.

4.1.4.2 Modificar Activo

En el catálogo de Activos dar clic en el botón Modificar y enviará a una página con todos los datos del Activo, en esta página puede modificar los datos que se desean y dar clic en botón Modificar para guardar los cambios.

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4.1.4.3 Agregar Documento a Activo

En la página de Documentos asociados al Activo, podrá agregar un nuevo, se debe dar clic en botón agregar, para lo cual se mostrará un formulario como el que se muestra en la siguiente figura 50.

Fig. 50

Se debe especificar el nombre del documento, la descripción, el tipo (factura, orden de compra, nota de venta, etc.) y el archivo que se va a subir, por último sólo tendrá que dar clic en agregar para que sea cargado el documento en el sistema.

Para modificar un documento se debe dar clic en el catálogo sobre el que se requiera modificar y cambiar los datos por los deseados.

5 Reportes

5.1 Bitácora de operación

En este reporte se muestra una bitácora de los accesos a los diferentes módulos, así como las operaciones realizadas dentro del sistema. En la Fig. 51 se muestra el reporte.

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Fig. 51

5.2 Costos/Estadísticas

En este reporte se muestran los detalles de cada actividad, teniendo la opción de filtrarlos por fecha.

En la tabla se muestra las actividades mediante el filtro de fechas, la cual se clasificara por

Referencia (ticket o actividad) y por el folio el número de folio (las actividades que no dependen de ningún ticket no cuentan con este número). Fig. 52

Se muestra el nombre de la actividad, el usuario que lo creo, el detalle de la actividad, el estado

(Pendiente, abierto, cancelado o finalizado), la duración (Tiempo que durara la actividad), el costo

(costo que genera la actividad), costo por usuarios (costo por hora del usuario al que se le asigno), y costo Integrado (Suma de costo + Costo x usuario).

Los campos de Categoría y Subcategoría son opcionales ya que se pueden activar o desactivar en

Configuración-General (Que se explica en ese capítulo)

El reporte se puede exportar a un archivo Excel dando clic en el botón exportar.

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Fig. 52

5.3 Navegador de tickets

En esta opción se muestran una línea del tiempo en la cual se muestran las actividades que fueron creadas y el tiempo que llevara su realización según su captura.

Dando una barra de herramientas para el filtrado de las actividades, ya sea por fecha o una actividad en específico.

Muestra un calendario para ver un día en específico.

Muestra las actividades del dia actual.

Adelanta o atrasa un día en la fecha que se encuentra.

Solo muestra notas.

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Solo muestra llamadas.

Solo muestra recordatorios.

Solo muestra Citas.

Solo muestra tickets.

Muestra todas las actividades registradas.

Muestra la línea del tiempo por día.

Muestra la línea del tiempo por Semana.

Muestra la línea del tiempo por Mes.

Muestra la lista de las actividades pendientes.

Muestra la línea de tiempo dependiendo del zoom que se desee (50, 100, 200 o 400).

Los tickets que tienen estatus “Programado”, se muestran en un color gris y los que están como abiertos se muestran de color salmón. Cuenta con un campo de usuario con el cual puede seleccionar alguno en especifico y así filtrar el reporte para los datos de este usuario. Fig. 53.

Fig. 53

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En la línea del tiempo se muestran las actividades que se crearon y poniendo el cursor sobre la actividad se muestran los detalles de la misma. Ver referencia en Fig. 54

Fig. 54

Además si la actividad no está marcada como finalizada o cancelada se puede editar dando clic en la parte superior derecha en la etiqueta editar, la cual abrirá un formulario con los datos de la actividad para ser editados. Ver Fig. 55

Fig. 55

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Enseguida se muestran las vistas del reporte de navegador de tickets:

Vista por Día. Fig. 56

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Vista por Semana. Fig. 57

Fig. 56

Fig. 57

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Vista por Mes. Fig. 58

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Vista por Tiempo. Fig. 59

Fig. 58

Fig. 59

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5.4 Reporte de horas por cliente

En este reporte se muestran los detalles de horas por cliente, en donde se muestra el cliente, Horas

Paquetes, Horas Usadas Notas, Horas Usadas de Ticket + Notas, Saldo Horas Notas, Saldo de

Horas Tickets, Saldo Horas Ticket + Notas.

En la tabla se muestra el registro de las horas que tiene cada cliente o usuario. Fig. 60

Se puede exportar la tabla a Excel dando clic en el botón un archivo Excel.

, automáticamente se descargará

Fig. 60

5.5 Reporte de tickets

En este tipo de reporte se muestra una relación de tickets, de una fecha fija ó de un rango de fechas determinado, los campos que podemos visualizar son; el número de ticket, el nombre del solicitante, el tipo de solicitante, el texto del ticket, el estatus (abierto o finalizado), los usuarios asignados, la fecha y hora de alta, el usuario que realizó el alta del ticket, fecha y hora de modificación, el usuario que realizó dicha modificación, la fecha de activación del ticket, la fecha y hora de finalización, el usuario que finalizó el ticket, categoría uno, categoría dos y la categoría tres. Al dar clic en el botón

se despliegan las notas y actividades asignadas al ticket. Fig. 61.

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Fig. 61

5.6 Reporte de Check de Usuario

Este reporte le mostrará los check que han realizado los usuarios en cierto periodo de tiempo, como filtros seleccione una fecha inicial, una final, un usuario en específico o todos y posteriormente dar clic en el botón consultar (Ver Figura 62). Puede también ver las georeferencias de todos los checks mostrados en un solo mapa, dando clic en el botón “Ver

GeoReferencias ” o de algún check en específico dando clic sobre el icono de la columna Mapa.

Figura 63.

Fig. 62.

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– Manual de usuario

Fig. 63.

6 Configuración

6.1 Cambio de contraseña

Para cambiar la contraseña del usuario que se encuentra dentro del sistema, para ello deberá capturar los siguientes datos:



Contraseña actual



Contraseña nueva



Repetir contraseña nueva

Además se necesita llenar un código de seguridad (código captcha).

Solo resta hacer clic en el botón cambiar y se habrá modificado la contraseña del usuario. Ver

Fig.64

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– Manual de usuario

Fig. 64

6.2 Usuarios

En esta sección se muestran todos los usuarios dados de alta en el sistema mostrando detalles de cada usuario, Nombre, Rol, Email, Teléfono, Costo y estatus. Fig. 65.

NOTA: El campo de costo es por hora de trabajo que lleva acabo el usuario.

Fig. 65

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6.2.1 Agregar Usuarios

Se pueden agregar nuevos usuarios seleccionando el botón Agregar. Fig.66

Fig. 66

Se tiene que llenar con los siguientes datos:



Usuario



Nombre



Contraseña



Rol a desempeñar (el rol previamente se tiene que dar de alta así como los permisos del mismo, si se desea el usuario herede permisos del rol)



Email.



Teléfono.



Costo.



Estatus



SMS (si es que se desea recibir mensajes de texto vía celular)

Al llenar los datos se selecciona el botón agregar y automáticamente se guardará un nuevo usuario con el rol asignado.

6.2.2 Modificar Usuarios

Para modificar algún usuario se tiene que seleccionar y dar clic en el botón “editar” nos abrirá una ventana para editar al usuario, para guardar los cambios solo damos clic en Modificar.

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6.2.3 Baja de Usuarios

Para dar de baja algún usuario, lo seleccionamos y hacemos clic en el botón confirmamos la baja del usuario y automáticamente se eliminará del sistema. Fig. 67

Fig. 67

6.3 Roles

En este catálogo se encuentran los roles de todos los usuarios, se pueden crear nuevos roles, editar uno existente y eliminar. Fig. 68

Fig. 68

6.3.1 Agregar Rol

Para agregar nuevos roles seleccionamos agregar y nos aparecerá una ventana en donde se tendrá que ingresar el nombre del rol que vamos a crear, además de una descripción del mismo, seleccionamos Permitir asignación solamente cuando el rol se asigne a usuarios. Fig. 69

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– Manual de usuario

Fig. 69

Para finalizar solo seleccionamos el botón de agregar y tenemos agregado un nuevo rol.

6.3.2 Modificar Rol

Para modificar un rol existente se tiene que seleccionar y hacer clic en el botón editar, nos abre una ventana en donde muestran los datos del rol, solo modificamos y para guardar los cambios hacemos clic en modificar.

6.3.3 Eliminar Rol

Para eliminar un rol, solo tenemos que seleccionar el rol a eliminar y hacemos clic en el botón eliminar, confirmamos y automáticamente se eliminará del sistema el rol

6.4 Asignar Permisos

En esta sección se puede ver los permisos que se le pueden asignar a cada rol o usuario. Fig. 70

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Fig. 70

Los permisos a asignar pueden ser de tipo Accesos o Permisos y están ordenados de acuerdo al acomodo en los menús de IdeaCRM y se describen a continuación:

Accesos. Al deshabilitar un permiso de este tipo, el usuario asignado al dicho rol no podrá ingresar a la pagina, de la misma manera que la opción no será visible desde los menús de IdeaCRM

Permisos. Son permisos en particular para las páginas especificadas. Al deshabilitar este tipo de permisos el usuario no podrá realizar la opción determinada.

6.4.1 Agregar permisos o accesos

Seleccionamos los permisos o accesos para el rol requerido y damos clic en aplicar

Para guardar los cambios o damos cancelar para deshacerlos.

6.5 General

En este modulo se configuran las categorías en la que se puede clasificar un ticket, un Cliente y un proveedor, dando a cada uno tres categorías de las cuales se puede escoger cuales son las que quedarán como activas.

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El contenido de las categorías se agrega en Configuración-Categorías del cual salen tres opciones

Categoría Clientes, Categoría Proveedores, Categoría Tickets y se selecciona de la que se quieran agregar elementos. Fig. 71

Fig. 71

También se muestra la opción para configurar un correo a través del cual se enviarán las notificaciones de tickets y notas o actividades que se capturen en el Sistema, en el cual se deben llenar la cuenta de correo, el servidor de correos, puerto, usuario y la contraseña y si usa SSL.

En la parte de Enc. Notificación se debe poner el código HTML el cual aparecerá en el encabezado del correo que se mandará a los usuarios cuando hagan uso del sistema, recordando que se mandarán de la cuenta que se tenga configurada.

En la parte de Pie de Notificación de igual manera será el pie del correo que se tiene configurado esto para personalizar el correo que se envié.

La casilla “Notificaciones a Clientes por correo” en caso de estar deshabilitada, no se enviará ningún tipo de notificación por correo al cliente, ni por apertura, cancelación o finalización de ticket, así como las notas y movimientos agregados al ticket tampoco serán enviados al cliente. Al estar la casilla habilitada se enviarán las notificaciones de apertura, cancelación y finalización de ticket al cliente por correo, además de dar opción de enviar notificaciones por notas agregadas al ticket .Fig. 72.

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Fig. 72

6.5.1 Configuración para Tickets

La siguiente parte da opción a activar o desactivar la fecha de activación al agregar un ticket, habilitándola se podrán generar los tickets programados, y deshabilitando esta opción todos los tickets se crearán con estatus de activos. Activar o desactivar la calendarización de tickets para tener un rango de fechas. Habilitar editar para usuarios asignados en tickets costo y duración.

También debe seleccionar el número de categoría por default que se requiera que aparezca al agregar un nuevo solicitante de cliente o proveedor al dar de alta un ticket.

Para los paquetes de horas se encuentran las configuraciones de mostrar Saldo de paquete de horas en ticket, al activar esta opción aparece un contador que muestra el saldo de horas en los tickets, además de seleccionar el tipo de cálculo para duración y costo, entre los cuales se puede seleccionar: Solo Notas, Solo Tickets, o una combinación de Notas + Tickets.

La casilla “estatus ticket extra” al estar habilitada permitirá que en la ventana de tickets se pueda seleccionar algún estatus extra (previamente configurados).

La casilla “Mostrar datos extras en clientes” en caso de estar habilitada se mostrará automáticamente los datos extras en el catálogo de clientes como son como son teléfonos extras, etc

(Fig. 73).

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Fig. 73

6.5.2 Configuración de Notificar por E-Mail saldo de horas a Clientes

El siguiente apartado muestra la opción de habilitar el envío por correo electrónico del saldo de horas a los clientes, fijando un valor mínimo de saldo de horas para hacer la notificación, estableciendo el asunto del correo electrónico, y por último escribiendo el cuerpo del mensaje a enviar.

Fig. 74

6.5.3 Configuración para Acceso Externo

En el último aparatado se muestra la configuración para las páginas web acceso externo (para los clientes), en donde podemos configurar el banner y el pie de las paginas de acceso y tickets. Fig. 75.

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Fig. 75

6.6 Categorías Clientes

En esta categoría se muestran las 3 categorías que se tienen para clasificar un cliente, además de poder agregar una nuevo registro en cada categoría, modificar uno ya existente, borrar un registro e importar cualquiera de las tablas a Excel. Fig. 76.

Fig. 76

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6.6.1 Agregar categoría cliente

Para agregar una categoría se hace clic en agregar y nos aparecerá una nueva ventana en donde solo ponemos el nombre de la categoría, hacemos clic en agregar y automáticamente se agregará la categoría. Fig. 77.

Fig. 77

6.6.2 Modificar Categoría Cliente

Para modificar el nombre de la categoría solo se selecciona y hacemos clic en Modificar, nos aparecerá una ventana en donde podremos modificar el nombre, ya se haya modificado seleccionamos el botón modificar y se habrá modificado.

6.6.3 Eliminar Categoría Cliente

Para eliminar una categoría solo se selecciona y hacemos clic en el botón eliminar confirmamos si queremos dar de baja la categoría. Fig. 78.

Fig. 78

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Para exportar la lista de categorías solo se hace clic en el botón Excel y los elementos de la categoría se exportan a un archivo Excel.

6.7 Categorías Proveedores

En este catálogo se muestran los elementos de cada categoría de proveedores. Fig. 79.

6.7.1 Agregar categoría Proveedor

Fig. 79

Para agregar un elemento nuevo a una categoría solo se debe dar clic en agregar (de la categoría que se desee) y se mostrara un pequeño campo de texto donde se debe escribir el nombre del elemento y dar clic en agregar. Fig. 80.

Fig. 80

6.7.2 Modificar categoría Proveedor

Para modificar solo se tiene que seleccionar el elemento, dar clic sobre modificar y cambiar el nombre del elemento por el deseado.

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6.7.3 Eliminar Categoría Proveedor

Para eliminar una categoría solo se selecciona y hacemos clic en el botón eliminar confirmamos si queremos dar de baja la categoría. Fig. 81.

Fig. 81

Para exportar la lista de categorías solo se hace clic en el botón Excel y los elementos de la categoría se exportan a un archivo Excel.

6.8 Categorías Tickets

En este catálogo se muestran los elementos de cada categoría para Tickets Fig. 82.

Fig. 82

6.8.1 Agregar categoría Ticket

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Fig. 83

6.8.2 Modificar categoría Ticket

Para modificar solo se tiene que seleccionar el elemento, dar clic sobre modificar y cambiar el nombre del elemento por el deseado. Fig. 84.

Fig. 84

6.8.3 Eliminar categoría Ticket

Para eliminar una categoría solo se selecciona y hacemos clic en el botón eliminar confirmamos si queremos dar de baja la categoría. Fig. 85

Fig. 85

Para exportar la lista de categorías solo se hace clic en el botón Excel y los elementos de la categoría se exportan a un archivo Excel.

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6.9 Zona

En este apartado se pueden dar de alta las localidades o zonas y puede asociar cada una con uno o más Usuarios del sistema. Este concepto de Zona funciona para el Acceso Externo de los Clientes al

IdeaCRM, cuando un Cliente ingrese al portal para levantar un Ticket podrá seleccionar esta Zona, misma que en su nombre puede ser personalizada en la página de Confinguración (por ejemplo

“Centro de Atención”, “Sucursal”, “Oficina de Soporte”, etc.).

Cuando el Cliente levante su Ticket desde Acceso Externo, podrá seleccionar esta Zona y en automático se asignará a los Usuarios asociados a la Zona. En la Fig. 86 puede apreciar el catálogo de Zonas.

Fig. 86

6.9.1 Agregar Zona

Para agregar una Zona dar clic en el botón agregar, aparecerá un formulario en el cual tendrá que ingresar una nueva zona y seleccionar un Usuario o varios, según se necesite; para finalizar dar clic en el botón Agregar. Fig. 87.

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Fig. 87

6.9.2 Modificar Zona

Para modificar solo se tiene que seleccionar la zona, dar clic sobre modificar y cambiar el nombre o actualizar los Usuarios asignados. Fig. 88.

Fig. 88

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6.10 Estatus Ticket Extras

IdeaCRM le permite agregar estatus extras para los tickets como pueden ser “Facturado”, “Pendiente por Facturar” etc. Ingrese al menú Configuración>Estatus>Tickets Extras (Figura 89).

Fig. 89.

Esta pantalla le muestra los estatus extras de tickets que tiene dados de alta y si son visibles o no para poderse agregar a un ticket, puede agregar, modificar y enviar a Excel la tabla mostrada.

Figura 90.

Fig. 90.

Para agregar uno de clic en el botón “Agregar”, capture el nombre del Estatus Ticket Extra y seleccione si desea que sea visible para poderse agregar a los tickets y de clic en el botón “Agregar”.

Fig. 91. Para modificar alguno dar clic en botón modificar y editar los datos deseados.

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Fig. 91.

7 Acceso Externo

IdeaCRM incluye la funcionalidad de Acceso Externo para Clientes, el cual consiste en brindar un

Usuario y Contraseña a sus Solicitantes de Clientes, para que puedan acceder a un portal web y ellos puedan levantar sus Tickets o consultar el seguimiento de los mismos.

Para ingresar a IdeaCRM con una cuenta de Acceso Externo debe ingresar al siguiente Link: http://www.ideasys.com.mx/ideacrm/@Empresa/accesoexterno

NOTA: después del

“@” se debe ingresar el nombre de la Empresa (NickName) a la cual pertenece.

El sistema requiere que se ingresen las siguientes credenciales: Usuario, Correo y Contraseña; como se muestra en la siguiente. Fig.92

Fig. 92

Si los datos ingresados son correctos se permite el acceso al Sistema, en caso contrario se indicará el dato que fuese incorrecto.

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7.1 Registrar un Nuevo Usuario con Acceso Externo

En caso de ser un usuario no registrado, se selecciona el apartado “¿Eres nuevo Usuario?

Regístrate!” , para posteriormente llenar el siguiente formulario que incluye los campos de R.F.C, nombre de la empresa, nombre del contacto, teléfono, correo electrónico, nombre de usuario, contraseña, confirmación de contraseña e ingresar el código CAPTCHA que aparezca en pantalla, para posteriormente seleccionar el botón de registrar. Fig. 93.

Fig. 93

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7.2 Agregar Ticket en Acceso Externo

Una vez se ingresar al sitio de Acceso Externo, se muestra la página de Tickets del Cliente. Se muestra también el saldo de nuestras horas (si se tiene activada esta modalidad).

Para agregar uno nuevo se debe seleccionar la Zona, en el Texto se debe ingresar el motivo del

Ticket, seleccionar las Categorías y dar clic en Agregar. Fig. 94.

Fig. 94

Si el Ticket se registró correctamente, aparecerá el folio del Ticket. Fig. 95

Fig. 95

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8 Conexión con AdminPaq o CONTPAQi Comercial

IdeaCRM incluye la funcionalidad de conexión con los Sistemas AdminPaq y Comercial i, lo cual permite al sistema de IdeaCRM, importar el concentrado de clientes y proveedores contenidos en dichas aplicaciones.

8.1 Conexión con Clientes AdminPaq o CONTPAQi Comercial

En menú control se encuentra la opción de Clientes AdminPaq. Ingresar a la página y se mostrará un catálogo con los clientes que se encuentran en estos Sistemas, para importar un cliente o un listado de éstos se selecciona primeramente cual o cuales se desean importar, después se selecciona el botón , e inmediatamente después el detalle de los clientes que seleccionamos previamente se muestran con una identificación de color distinta, como se muestra a continuación, indicando que los clientes ya se importaron y se marcan como existentes. Fig. 96.

Fig. 96

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8.1.1 Actualizar Clientes Existentes

Para actualizar la información de algún registro de cliente existente (es decir que ya se haya importado a IdeaCRM) únicamente se activa la casilla .

8.1.2 Exportar concentrado de clientes a Excel

Para exportar el catálogo a Excel únicamente se selecciona el botón archivo de forma automática.

, lo cual generará el

8.1.3 Agregar datos de cliente como solicitante

Para agregar los datos del cliente como solicitante, únicamente activamos la casilla

8.2 Conexión con Proveedores AdminPaq o CONTPAQi Comercial

En menú control se encuentra la opción de Proveedores AdminPaq. Ingresar a la página y se mostrará un catálogo con los proveedores que se encuentran en estos Sistemas, para importar un proveedor o un listado de éstos se selecciona primeramente cual o cuales se desean importar, después se selecciona el botón , e inmediatamente después el detalle de los proveedores que seleccionamos previamente se muestran con una identificación de color distinta, como se muestra a continuación. Fig. 97.

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Fig. 97

8.2.1 Actualizar Proveedores Existentes.

Para actualizar la información de algún registro de proveedores existente únicamente se activa la casilla .

8.2.2 Exportar concentrado de clientes a Excel.

Para exportar un proveedor o listado de estos a Excel únicamente se selecciona el botón cual generara el archivo de forma automática.

, lo

8.2.3 Agregar datos de proveedor como solicitante.

Para agregar los datos del proveedor como solicitante, únicamente activamos la casilla

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9 Salir

Este opción le permitirá cerrar su sesión, enseguida se muestra un página en donde le preguntará si desea regresar nuevamente, si no desea volver a ingresar solo cerramos la página. Fig. 98.

NOTA: Dependiendo el navegador que se esté usando le preguntará si quiere que conserve su password y usuario, se recomienda no habilitar estas opciones.

Fig. 98

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