EBP Compta Pro Open Line Mode d'emploi
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................ 1
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ........................................................................ 3
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP .................................................................................... 3
Article 1. Préambule ......................................................................................................................... 3
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) ....................................... 3
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP .............................................................................. 3
Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................ 3
Article 5. Sauvegarde des données ..................................................................................................... 3
Article 6. Limitation de garantie ......................................................................................................... 3
Article 7. Limitations de responsabilité ................................................................................................ 4
Article 8. Dispositions finales ............................................................................................................. 4
B. Contrat de services EBP ................................................................................................................... 4
Article 1. Objet du contrat ................................................................................................................. 4
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation ............................................................................ 4
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ........................................................................... 5
Article 4. Accès aux services .............................................................................................................. 5
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support ....................................................................... 5
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance .............................................................. 5
Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................ 6
Article 8. Obligations du client ........................................................................................................... 6
Article 9. Limites de responsabilité ..................................................................................................... 6
Article 10. Loi et attributions de compétences ...................................................................................... 6
C. Mode locatif ................................................................................................................................... 7
MISE EN ROUTE .................................................................................................................................... 9
Configuration minimale requise ............................................................................................................ 9
Installation......................................................................................................................................... 9
Le dossier de démonstration ................................................................................................................ 9
Activation du logiciel ........................................................................................................................... 9
Comment obtenir le code d'activation ? ............................................................................................... 9
Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................ 10
INFORMATIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................. 11
Interface .......................................................................................................................................... 11
Présentation du volet de navigation ..................................................................................................... 11
Détail des groupes et fonctions associées .......................................................................................... 11
Les Actions ...................................................................................................................................... 13
LES MASQUES DE SAISIE .................................................................................................................. 14
Les champs de saisie ...................................................................................................................... 14
Liste déroulante ............................................................................................................................. 14
La barre d'outils des textes enrichis .................................................................................................. 15
FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION ................................................................................................ 16
La fenêtre principale de navigation ................................................................................................... 16
Menu contextuel des colonnes ......................................................................................................... 17
Export à partir de la fenêtre principale de navigation .......................................................................... 18
Les filtres ...................................................................................................................................... 18
Les vues ....................................................................................................................................... 19
GESTION D'UNE FICHE ...................................................................................................................... 20
Gestion d'une fiche ......................................................................................................................... 20
Notes ........................................................................................................................................... 21
COMMENT FAIRE...? ............................................................................................................................. 23
COMMENCER .................................................................................................................................... 23
Comment commencer ? .................................................................................................................. 23
Comment créer les données principales ? .......................................................................................... 23
Options à remplir dès maintenant .................................................................................................... 23
Les données de base ...................................................................................................................... 24
Tout est prêt ! ............................................................................................................................... 24
TRAVAILLER ..................................................................................................................................... 24
Comment créer un exercice ? .......................................................................................................... 24
Comment changer d'exercice courant ............................................................................................... 25
Comment créer un journal ? ............................................................................................................ 25
Comment créer un compte ? ........................................................................................................... 25
Comment consulter un compte ? ...................................................................................................... 25
Comment lettrer ou délettrer un compte ?......................................................................................... 26
Comment créer un rapprochement ? ................................................................................................ 26
Quel mode de saisie faut-il choisir ? ................................................................................................. 27
Comment saisir dans un journal ? .................................................................................................... 27
Comment saisir en saisie guidée ? .................................................................................................... 28
Saisie au kilmomètre ...................................................................................................................... 28
Comment saisir en saisie pratique ? ................................................................................................. 31 iii
EBP Comptabilité Pro Open Line
Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? ........................................................................ 31
Comment gérer les échéances ? ....................................................................................................... 31
Comment effectuer une déclaration de TVA ? .................................................................................... 32
Comment effectuer la clôture mensuelle ? ......................................................................................... 33
Comment générer les A Nouveaux ? ................................................................................................. 34
Comment effectuer la clôture annuelle ? ........................................................................................... 36
Comment imprimer ? ...................................................................................................................... 36
Comment envoyer un SMS ?............................................................................................................ 37
Comment envoyer un PDF signé ? .................................................................................................... 39
Création d’un certificat auto signé par l’outil de Microsoft office ........................................................... 40
Export d’un certificat auto-signé ...................................................................................................... 41
Import d’un certificat auto-signé ...................................................................................................... 41
DIVERS ........................................................................................................................................... 41
Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................ 41
Comment sauvegarder ? ................................................................................................................. 41
Comment restaurer ?...................................................................................................................... 42
Comment créer et gérer ROL ? ........................................................................................................ 42
DETAIL DES FONCTIONNALITES ............................................................................................................ 45
FICHIER .......................................................................................................................................... 45
Nouveau dossier ............................................................................................................................ 45
Récupération d'un dossier CCMX ...................................................................................................... 46
Récupération d'un dossier CCMX ...................................................................................................... 47
Récupération des données à partir d'un dossier EBP COMPTABILITE ..................................................... 48
Créer un nouveau raccourci ............................................................................................................. 52
Ouvrir un dossier ........................................................................................................................... 53
Lier un dossier ............................................................................................................................... 53
Fermer un dossier .......................................................................................................................... 53
Quitter l'application ........................................................................................................................ 53
AFFICHAGE ...................................................................................................................................... 53
Tableau de bord ............................................................................................................................. 53
Tableau de bord paramétrable ......................................................................................................... 54
Ecran de démarrage ....................................................................................................................... 57
FAVORIS .......................................................................................................................................... 58
Favoris ......................................................................................................................................... 58
QUOTIDIEN / SAISIE ......................................................................................................................... 59
Quotidien - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 59
SAISIE PAR JOURNAL ..................................................................................................................... 59
AUTRES SAISIES ........................................................................................................................... 90
ABONNEMENTS .............................................................................................................................. 98
TVA ............................................................................................................................................ 101
IMPOT SUR LES SOCIETES ............................................................................................................ 117
RAPPROCHEMENT BANCAIRE ......................................................................................................... 121
PLAN COMPTABLE ENTREPRISE ...................................................................................................... 128
RECHERCHE D'ÉCRITURES ............................................................................................................ 132
CONSULTATION/LETTRAGE ........................................................................................................... 135
Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 140
CONSULTATION .............................................................................................................................. 141
Consultation - Démarrer une tâche ................................................................................................. 141
CONSULTATION/LETTRAGE ........................................................................................................... 141
LETTRAGE AUTOMATIQUE ............................................................................................................. 146
LETTRAGE SIMPLIFIÉ .................................................................................................................... 147
DELETTRAGE AUTOMATIQUE ......................................................................................................... 152
GRAND LIVRE INTERACTIF ............................................................................................................ 153
CONSULTATION INTER-EXERCICES ................................................................................................ 155
BALANCE INTERACTIVE ................................................................................................................ 157
Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 158
TRESORERIE .................................................................................................................................. 159
Trésorerie - Démarrer une tâche .................................................................................................... 159
CLIENTS ..................................................................................................................................... 159
FOURNISSEURS ET AUTRES TIERS ................................................................................................. 170
TRESORERIE ............................................................................................................................... 176
DONNEES ................................................................................................................................... 193
CONSULTATION ........................................................................................................................... 196
LETTRAGE AUTOMATIQUE ............................................................................................................. 201
Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 202
ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE .......................................................................................................... 203
Analytique - Démarrer une tâche ................................................................................................... 203
ANALYTIQUE ............................................................................................................................... 203
BUDGETAIRE ............................................................................................................................... 209
STATISTIQUES ............................................................................................................................ 211
Le plan comptable entreprise ......................................................................................................... 212
NOTES DE FRAIS ............................................................................................................................ 213 iv
Table des matières
Principes des notes de frais ........................................................................................................... 213
Liste des catégories de Notes de frais ............................................................................................. 214
Fiche de catégories de Notes de frais .............................................................................................. 214
Liste des utilisateurs de notes de frais ............................................................................................ 215
Fiches des utilisateurs de Notes de frais .......................................................................................... 216
Liste des Notes de frais ................................................................................................................. 217
Fiche de Notes de frais ................................................................................................................. 218
Site internet d'administration ........................................................................................................ 220
Les statistiques des notes de frais .................................................................................................. 221
Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 222
EXERCICES/CLOTURES .................................................................................................................... 223
Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche ........................................................................................ 223
EXERCICES ................................................................................................................................. 223
GESTIONNAIRE DE JOURNAUX ...................................................................................................... 227
CLOTURE ANNUELLE ..................................................................................................................... 228
Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 230
OPERATIONS .................................................................................................................................. 231
Opérations - Démarrer une tâche ................................................................................................... 231
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE .................................................................................................... 231
TRANSFERT COMPTABLE ............................................................................................................... 232
REMPLACEMENT DE CODE ............................................................................................................. 233
PARAMETRES ................................................................................................................................. 234
Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 234
PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 234
COMPTABILITE ............................................................................................................................ 237
DOCUMENTS ASSOCIES ................................................................................................................ 256
TAXES ........................................................................................................................................ 257
IMPOT SUR LES SOCIETES ............................................................................................................ 258
DIVERS ....................................................................................................................................... 258
SOCIÉTÉ ..................................................................................................................................... 263
UTILISATEURS ............................................................................................................................. 284
CHAMPS PERSONNALISES ............................................................................................................. 288
Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 290
OUTILS .......................................................................................................................................... 290
Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 290
Sauvegarde ................................................................................................................................. 291
Restauration ................................................................................................................................ 292
Historique de sauvegarde .............................................................................................................. 293
Sauvegarde en ligne ..................................................................................................................... 293
Echanges entre un client et son expert ........................................................................................... 293
Export du schéma de la base de données ........................................................................................ 295
Historique des traitements ............................................................................................................ 296
IMPORTS/EXPORTS ...................................................................................................................... 296
ASSISTANCE COMPTABLE ............................................................................................................. 302
Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 310
Outil de requêtage ....................................................................................................................... 312
Supprimer un dossier ................................................................................................................... 312
Synchroniser les données .............................................................................................................. 313
Afficher les données à synchroniser ................................................................................................ 313
Editeur de modèles ...................................................................................................................... 313
Import/Export de la configuration .................................................................................................. 313
Archivage .................................................................................................................................... 314
Journal des événements ............................................................................................................... 315
OPTIONS .................................................................................................................................... 315
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 317
Assistance technique ....................................................................................................................... 317
Nous contacter ............................................................................................................................... 317
Glossaire .......................................................................................................................................... 319
Index ............................................................................................................................................... 325 v
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel
EBP
, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel
EBP Compta & Gestion commerciale Open Line
TM
Pro EBP Compta Libérale Classic
TM
et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1
ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu
? - Aide + Nom du module ouvert
, pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
1
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer
son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
3
EBP Comptabilité Pro Open Line
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par
EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions
Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation.
4
Convention d'utilisation d'EBP
Il est
renouvelable annuellement par tacite reconduction
pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1. EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel
») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé
.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
- L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
- la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support
CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
- le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
- la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
- l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
- les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
- la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
- la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel
5
EBP Comptabilité Pro Open Line nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7.
EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par
EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP
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Convention d'utilisation d'EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :
- l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
- la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège
» ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
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MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3, o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits, o Windows 8 32 bits et 64 bits.
Windows XP, Vista, Windows 7 et Windows 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs.
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 4.5
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 4.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SLQ Server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp".
Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé.
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
Le dossier de démonstration
Accès :
Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel
EBP Compta & Gestion commerciale Open Line
TM
Pro 2010
Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par
EBP.
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "
Obtenir votre code d’activation
" (menu
?
+
Activer votre logiciel
).
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EBP Comptabilité Pro Open Line
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
Activer votre logiciel
. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Clé PC
: elle est rensignée automatiquement et est indispensable pour l'activation du logiciel.
Nom de l'entreprise
: Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
Licence
: Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d'utilisattion" joint à la boîte du logiciel.
Clé Web
: Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d'activation
: Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu'EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton
OK
.
Un message d'avertissement apparaît :
•
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code.
•
Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu
?
-
Activer votre logiciel
.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Compta & Gestion commerciale Open Line
TM
Pro
EBP Compta & Gestion commerciale Ligne PME
Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien :
•
Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
•
Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes.
•
Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
•
Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier.
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur.
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrement total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20.
•
Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes...)
•
Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
•
Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties : les différents menus une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, Edition, Affichage, Quotidien...)
Il est possible de réduire ou d'agrandir la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l'intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des groupes et fonctions associées
Favoris
:
Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Quotidien
:
- Démarrer une tâche
- Saisie par journal
- Saisie pratique
- Saisie guidée
- Saisie au kilomètre
- Plan comptable entreprise
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EBP Comptabilité Pro Open Line
- Recherche d'écritures
- Consultation/Lettrage
- Rapprochement bancaire
- Lignes extra-comptables
- Relevés bancaires
- Déclaration de TVA
- Impôt sur les sociétés
- Impressions
Consultation
:
- Démarrer une tâche
- Consultation de compte
- Lettrage simplifié
- Lettrage automatique
- Délettrage automatique
- Grand Livre interactif
- Balance interactive
- Impressions
Trésorerie
- Démarrer une tâche
- Clients : Règlements
- Clients : Prélèvements
- Clients : Echéances à relancer
- Clients : Relances / Rappels
- Fournisseurs et Autres Tiers : Règlements fournisseurs
- Fournisseurs et Autres Tiers : Virements
- Trésorerie : Banques
- Trésorerie : Chéquiers
- Trésorerie : Relevés bancaires
- Trésorerie : Rapprochement
- Trésorerie : Lignes extra-comptables
- Trésorerie : Prévision de trésorerie
- Données : Moyens de paiement
- Données : Mode de règlement
- Consultation/Lettrage
- Lettrage automatique
- Impressions
Analytique / Budgétaire
- Démarrer une tâche
- Plans (axes) analytiques
- Postes analytiques
- Grilles analytiques
- Consultation analytique
- OD analytiques
- Budgets
- Statistiques
- Plan comptable entreprise
- Impressions
Notes de frais
- Démarrer une tâche
- Catégories
- Utilisateurs de notes de frais
- Notes de frais
- Site internet d'administration
- Statistiques
- Impressions
Exercices/Clôtures
- Démarrer une tâche
- Exercices
- Gestionnaire de journaux
- Clôture annuelle
- Impressions
Opérations
- Démarrer une tâche
- Publier dans le ROL
- Mise à jour des publications
- Site Web
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
- Transfert comptable
- Importer le transfert comptable
- Purger les fichiers de transfert
- Historiques des transferts comptables
- Remplacement de code
- Pays
- Banque
- Moyen de paiement
- Mode de règlement
- Impressions
Paramètres
- Démarrer une tâche
- Publication dans ROL
- Publications
- Comptes
- Journaux
- Plan comptable entreprise
- PCG - Plan comptable général
- Banques
- Liste des Tiers
- Natures de comptes
- Modèles de guide
- Modèles de libellés
- Taxes
- Taux de TVA
- Types d'opération
- Régimes de TVA
- Déclarations et Paramétrage des déclarations
- Impôt sur les sociétés
- Déclarations et Paramétrage des déclarations
- Divers
- Civilités,
- Codes postaux,
- Départements,
- Pays,
- Moyens de paiement,
- Modes de règlement,
- Code NAF
- Société
- Coordonnées
- Identification
- Télétransmission électronique de la TVA
- Représentant fiscal
- Logo
- Expert (cabinet et contacts)
- Trésor Public
- Options comptables
- Général (police par défaut)
- Service Internet
- Fonctionnalités disponibles
- Paramétrage - Numérotation
- SMS
- Utilisateurs
- Utilisateurs
- Groupes d'utilisateur
- Champs personnalisés
- Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez d'une entrée de menu
Démarrer une tâche
. Elle permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône
>>
, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option
Afficher moins de boutons
. Ainsi, vous n'aurez plus d"ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu.
Les Actions
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Les
Actions
sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés :
•
Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
•
Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
•
Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
•
Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone de description d'un Intitulé de compte).
•
Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o
[Entrée] pour passer à la ligne suivante. o
[Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o
[flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
•
Les champs inaccessibles sont grisés.
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ
Compte
en entête de document
- Champ
Pays
dans les parties Adresses
- Champ
Article
dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par : la touche [
F4
], l'icône , la touche [
Flèche basse
] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [
Entrée
] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code/libellé ou intitulé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la première ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être mono (sélectionner une seule données) ou multiple (sélectionner plusieurs données).
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
14
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Ce bouton et la touche [
Entrée
] ainsi que la touche
[F4]
permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton permet de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [
Inser
] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [
F2
] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de donnée existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [
F5
] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet
Notes
disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer à votre texte différents attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cette icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cette icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cette icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cette icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cette icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cette icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche).
Puce
Cliquez sur cette icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Couleur de surlignage
Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cette icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cette icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cette icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ressaisir directement le bon mot ou choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
Réinitialiser le style
Cliquez sur cette icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste...
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (saisie pratique...), vous devez :
- soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter (
Ajouter
+ sélection de la fiche à créer),
- soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton
Ajouter.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de comptes, code journal...).
Rechercher
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher
se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout
ou
Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer : la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres :
Imprimer...
ou
Ctrl + P
, les fiches des lignes sélectionnées :
Imprimer la sélection,
la liste ouverte :
Imprimer la liste
.
ROL Publier sur le Web
dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Déplier tout / Réplier tout
Sur certaines listes contenant des détails, vous pouvez cliquer sur
Déplier tout
et
Replier tout
pour afficher tous les détails ou les masquer. Cela vous évite de cliquer manuellement sur le signe + présent en début des lignes à détailler.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée
Filtrer sur cette valeur
.
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'en-tête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous :
- Trier par ordre croissant
- Trier par ordre décroissant
- Annuler le tri
, qui permet de revenir au tri précédent.
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée dans votre liste.
Regrouper
- Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci.
- Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix.
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la
barre d'entête des colonnes +
menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris
.
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
A juster la taille des colonnes
- Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
- Ajustement automatique toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne correspondante à une condition.
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande
Export
depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
•
Exporter la sélection
consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées.
•
Exporter Tout
consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue.
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit sur l'en-tête de la colonne puis sélectionner la fonction "
Supprimer les filtres".
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Présentation de l'éditeur
L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées
Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code utilisateur et code Groupe.
Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter.
Une boite s’affiche alors pour affecter le vue :
- à tous les utilisateurs
- un utilisateur précis
- un groupe précis
Actions disponibles
Les actions disponibles sont :
Ajouter
: permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
Modifier
: permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
Supprimer
: permet de supprimer définitivement la vue.
Les vues système ne sont pas supprimables.
Dupliquer
: permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe cidessous éditeur de requêtes).
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue
"système" puis lui donner un autre nom.
Affecter
: Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multi-utilisateurs et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé.
Défaut
: Permet de définir une vue en "affichage par défaut"
Vous pouvez également importer ou exporter une vue.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante alors, dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée.
Vues multi-utilisateurs
Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier.
Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue.
Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur.
Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes.
Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs.
Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et tableau de bord
Editeur de requêtes
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
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EBP Comptabilité Pro Open Line
- d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
- d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
- d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ;
- d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
- de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
- de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment renommée.
- d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en
"Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau
ou
Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de compte, code journal, code d'un modèle de libellé…).
Enregistrement d'une fiche
Fichier - Enregistrer
ou
Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données.
Fichier - Enregistrer et Nouveau ou Ctrl + N
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Enregistrer et Fermer ou Ctrl + E
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer
ou
Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer
ou
Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé.
Fichier - Aperçu
Permet de lancer l'aperçu avant impression de la fiche sélectionnée.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Gestion des données
Edition - Annuler
ou
Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire
ou
Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - Annuler tout
ou
Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Désactiver le Annuler/Refaire
Permet de neutraliser les actions
Annuler
et
Refaire
.
Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche.
Edition - Couper
ou
Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier
ou
Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Edition - Coller
ou
Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application).
Navigation
Action -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Compte a pour actions associées :
- Consultation/Lettrage
- Fiche Tiers
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - Liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
Notes
La saisie d'une note est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
Cette note contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
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COMMENT FAIRE...?
COMMENCER
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'ouvrir le dernier dossier, de créer un nouveau dossier, d'ouvrir le dossier de démonstration, d'ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
Comment créer les données principales ?
Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de votre exercice, de vos journaux et de vos comptes.
Création d'un exercice
Vous pouvez accéder à la liste des exercices depuis le menu
Exercices/Clôtures - Exercices
.
La liste des exercices répertorie l'ensemble des exercices existants sur le dossier.
Elle permet, entre autres, d'identifier l'exercice courant ou de le définir grâce à la tâche
Définir comme exercice courant
ou grâce au menu contextuel.
Pour créer un exercice, utilisez la touche
Inser
ou menu contextuel
Ajouter
ou le bouton
Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez créer un exercice suivant ou un exercice précédent à l'exercice courant.
Création d'un journal
Vous pouvez accéder à la liste des journaux depuis le menu
Paramètres - Journaux.
Le plan de journaux répertorie l'ensemble des journaux existants sur le dossier.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différents types de journaux, qui déterminent les opérations ou les modes de comptabilisation que vous pourrez effectuer dans chacun d'entre eux.
Le choix du type de journal est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier le type de journal dès que le journal sera mouvementé.
Pour créer un journal, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter".
Remplissez alors les champs de paramétrage, comme les racines interdites, la numérotation des pièces, la reprise des dates, le choix de contrepartie et le choix du libellé contenus dans l'onglet "Saisie".
Création d'un compte
Vous pouvez accéder à la liste des comptes depuis les menus
Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise
ou
Paramètres - Plan comptable entreprise
.
Le plan comptable répertorie l'ensemble des comptes existants sur l'exercice courant.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différentes classes de comptes.
Pour créer un compte, utilisez la touche
Inser
ou menu contextuel
Ajouter
ou le bouton
Ajouter
.
Remplissez alors les champs de paramétrage comme, par exemple, le type de compte, le type de journaux autorisés et le sens de saisie, les options liées à l'échéancier, les options liées au lettrage contenus dans les onglets "Saisie" et "Options Diverses"
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu
Paramètres - Société
.
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EBP Comptabilité Pro Open Line
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options et, sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
Il est important de renseigner, en priorité, les parties suivantes :
Coordonnées
: Permet d'identifier le dossier.
Trésor Public
: Permet de renseigner toutes les informations liées aux impositions du dossier et notamment
à la TVA.
Options comptables
: Permet de déterminer les principes de comptabilisation retenus pour l'ensemble du dossier.
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles :
- les paramétrages de TVA sur le dossier,
- les paramétrages de TVA sur les comptes,
- les valeurs par défaut dans les options du dossier,
- les modes de règlements,
- les civilités,
- les codes postaux,
- les départements,
- les pays,
- les codes NAF.
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment créer un exercice ?
Comment changer d'exercice courant ?
Comment créer un journal ?
Comment créer un compte ?
Quel mode de saisie choisir ?
Comment saisir dans un journal ?
Comment saisir dans un guide ?
Comment saisir dans un masque de saisie pratique ?
Comment gérer les échéances ?
Comment gérer les écritures de régularisation ?
Comment consulter un compte ?
Comment lettrer ou délettrer un compte ?
Comment créer un rapprochement ?
Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ?
Comment effectuer une déclaration de TVA ?
Comment effectuer la clôture mensuelle ?
Comment générer les A Nouveaux ?
Comment effectuer la clôture annuelle ?
Comment imprimer ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment restaurer ?
Comment sauvegarder ?
TRAVAILLER
Comment créer un exercice ?
Vous pouvez créer un nouvel exercice dans le menu
Exercices/Clôtures - Exercices
.
Pour créer un exercice, vous pouvez activer :
- soit le bouton
Ajouter
de la barre d'outils,
- soit la touche
Inser
de votre clavier,
- soit
Ajouter
dans le menu contextuel,
24
COMMENT FAIRE...?
Enfin, dans la nouvelle fiche exercice, saisissez les dates qui vous conviennent.
Si votre dossier contient déjà deux exercices ouverts, vous ne pourrez pas créer de nouvel exercice suivant et devrez d'abord effectuer la clôture annuelle du premier exercice.
En revanche, dans certains cas, il peut être possible de créer un exercice précédent aux deux exercices déjà ouverts.
Comment changer d'exercice courant
Le changement d'exercice courant est une opération qui est indispensable dès lors que plusieurs exercices existent sur le même dossier.
Pour changer d'exercice courant, il vous suffit de sélectionner
Exercices
dans le menu
Exercices/Clôtures
.
Puis lorsque la liste des exercices du dossier s'affiche, il suffit de pointer sur l'exercice courant désiré et de sélectionner
Définir comme exercice courant
, dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel ou encore d'appuyer sur le bouton
Exercice courant
dans la fiche de l'exercice.
Comment créer un journal ?
Vous pouvez créer un journal à partir du plan de journaux dans le menu
Paramètres Journaux
.
Pour créer un journal, vous pouvez activer :
- soit le bouton
Ajouter
de la barre d'outils,
- soit la touche
Inser
de votre clavier,
- soit
Ajouter
dans le menu contextuel.
Lorsque la nouvelle fiche journal est affichée, vous devez d'abord renseigner le type de journal et les éléments de l'en-tête puis modifier, si besoin, les paramétrages proposés par défaut.
Comment créer un compte ?
Vous pouvez créer un compte à partir du plan comptable accessible dans le menu
Quotidien / Saisie
ou dans le menu
Paramètres
.
Pour créer un compte, vous pouvez activer soit :
- le bouton
Ajouter
de la barre d'outils,
- la touche
Inser
de votre clavier,
-
Ajouter
dans le menu contextuel.
Lorsque la nouvelle fiche compte s'affiche, vous devez d'abord impérativement renseigner le type de compte et les éléments de l'en-tête puis vous pouvez, si besoin, modifier les propositions par défaut effectuées dans la fiche.
D'autre part, dans le champ
Numéro de compte
, une liste déroulante existe. Elle vous permet d'accéder au
Plan Comptable Général
. Si l'un des comptes présents dans ce dictionnaire vous convient, il vous suffit de le sélectionner puis de l'enregistrer.
Enfin, dans le menu
Paramètres
, le
Plan Comptable Général
est disponible dans ces trois versions (abrégé, base et développé). Il vous suffit de sélectionner la version désirée dans les vues, de sélectionner les comptes à recopier dans votre
Plan Comptable Entreprise
puis à sélectionner
Transférer vers le PCE
dans la barre de tâches.
Comment consulter un compte ?
Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu
Quotidien / Saisie -
Consultation/Lettrage
ou grâce au menu
Consultation - Consultation/Lettrage
.
Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu
Quotidien / Saisie - Consultation de compte
.
Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ
Compte
, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...).
A l'issue de votre sélection, l'affichage des lignes d'écritures et du solde de la fenêtre consultation est mis à jour.
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Comment lettrer ou délettrer un compte ?
Paramétrage des comptes
Le lettrage et le délettrage sur un compte sont possibles, si les options qui conviennent ont été sélectionnées sur les options du dossier et sur la fiche compte.
Pour paramétrer le dossier, vous devez sélectionner le menu
Paramètres - Société - Options comptables -
Fiche compte
et
Lettrage.
Pour paramétrer la fiche compte, vous devez sélectionner le menu
Quotidien / Saisie Plan comptable entreprise
ou le menu
Paramètres - Plan comptable entreprise
et renseigner l'option
Lettrage
qui convient dans l'onglet
Paramétrage
.
Deux modes de lettrage
Deux modes de lettrage existent : le lettrage manuel ou le lettrage automatique.
Lettrage manuel
Les lignes d'écritures affichées dans un compte peuvent être lettrées ou délettrées à partir :
- du menu
Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage
- du menu
Consultation - Consultation/Lettrage
- du menu
Consultation - Lettrage simplifié
Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ
Compte
, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...). Enfin sélectionner les lignes à lettrer et cliquer sur
Lettrer
.
Les lignes d'écritures peuvent être lettrées ou délettrées à condition de respecter les principes de fonctionnement du lettrage et les règles d'affichage de la fenêtre.
Lettrage automatique
Un ou plusieurs comptes peuvent faire l'objet d'un lettrage automatique à partir du menu
Consultation -
Lettrage automatique
.
Deux modes de délettrage
Deux modes de délettrage existent : le délettrage manuel ou le délettrage automatique.
Délettrage manuel
Le délettrage peut être exécuté sur un compte à partir de la fenêtre de
Consultation
ou de
Lettrage
. Il suffit de sélectionner l'option de délettrage qui convient :
délettrer le compte
,
délettrer par date
,
délettrer par code
.
Délettrage automatique
Le délettrage automatique peut être exécuté sur une sélection de comptes, en sélectionnant le menu
Consultation - Délettrage automatique.
Les lignes d'écritures peuvent être lettrées ou délettrées à condition de respecter les principes de fonctionnement du lettrage et les règles d'affichage de la fenêtre.
Comment créer un rapprochement ?
Paramétrage de la fiche compte
Pour être rapprochable, l'option "Rapprochement par journal" ou "Rapprochement par compte" doit être activée sur la fiche du compte, dans l'onglet Paramétrage.
Création d'un rapprochement
La création d'un rapprochement est possible à partir de la liste des rapprochements, accessible dans le menu
Quotidien / SaisieRapprochements
.
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COMMENT FAIRE...?
Dans cette liste, activez :
- le bouton
Ajouter
de la barre d'outils,
- la touche
Inser
de votre clavier,
- ou la tâche
Ajouter
du menu contextuel.
Puis, renseignez le contenu de la fenêtre complémentaire.
Exécution d'un rapprochement
Lorsque l'option
Automatique
est sélectionnée dans cette fenêtre complémentaire, alors la fenêtre de rapprochement présente les lignes d'écritures comptabilisées et les lignes de relevés qui pourront alors être pointées (manuellement ou automatiquement) entre elles.
Lorsque l'option
Automatique
n'est pas sélectionnée dans cette fenêtre complémentaire, alors la fenêtre de rapprochement présente les lignes d'écritures comptabilisées qui pourront être pointées manuellement.
Quel mode de saisie faut-il choisir ?
L'application propose plusieurs modes de saisie. Chacun présente ses propres avantages et répond à des besoins différents.
Nous vous les présentons ci-dessous, de la saisie nécessitant le moins de connaissances comptables à la saisie la plus professionnelle.
Saisie pratique
La saisie pratique est un mode de saisie simplifié, qui permet de saisir des achats, des ventes, des décaissements, des encaissements... sans devoir posséder de notions comptables.
Saisie par écriture
La saisie d'une écriture comptable est le mode de saisie comptable traditionnel.
Elle permet de saisir une écriture en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit.
Saisie guidée
La saisie guidée est un mode de saisie qui permet de définir un schéma d'écriture spécifique pour une opération donnée.
Elle permet donc d'automatiser la saisie comptable.
Ce mode de saisie est un mode transitoire : pour qu'une opération soit visible dans les impressions, les consultations..., il faut nécessairement que cette opération soit comptabilisée dans la saisie par journal.
Saisie par journal
La saisie journal est le mode de saisie comptable traditionnel.
Elle présente les écritures comptables sous forme de lignes distinctes qui doivent être saisies en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit.
Une opération peut y être saisie directement ou être comptabilisée par l'intermédiaire des saisies par classeur, des saisies par guide, des saisies pratiques ou de la saisie au kilomètre.
Saisie au kilomètre
La saisie au kilomètre est un mode de saisie comptable.
Elle permet de saisir dans un même masque toutes les écritures que vous désirez sans avoir besoin de changer de journal ou de mois, comme en Saisie par journal.
C'est un mode de saisie transitoire, car toutes les écritures saisies par ce moyen sont déversées en Saisie par journal à chaque sauvegarde.
Comment saisir dans un journal ?
La fenêtre de saisie par journal est le lieu dans lequel vous pouvez comptabiliser directement vos écritures comptables ou effectuer, par exemple, la comptabilisation des pièces saisies dans la saisie guidée.
Elle est accessible principalement grâce au menu
Quotidien / Saisie - Saisie par journal.
Après avoir sélectionné votre journal dans la liste des journaux/mois, double cliquez sur la ligne du journal sélectionné, sélectionnez
Saisir par journal
dans le menu contextuel ou dans la barre de tâches.
Mais d'autres accès existent comme
Exercice/Clôtures - Gestionnaire de journaux - Saisie par journal
ou comme les boutons
Saisie par journal
disponibles dans différentes fenêtres.
Pour effectuer une saisie par journal, vous devez vous reporter aux règles d'affichage de la fenêtre et respecter ses règles de fonctionnement.
27
EBP Comptabilité Pro Open Line
Comment saisir en saisie guidée ?
La saisie guidée est régie par différents principes.
Guides de saisie
La saisie guidée nécessite tout d'abord de créer le guide de saisie qui convient.
Pour cela, vous devez accéder à la liste des guides grâce au menu
Paramètres - Guides de saisie
.
Dans cette liste, vous pouvez :
- activer le bouton
Ajouter
dans la barre d'outils,
- activer la touche
Inser
de votre clavier,
- sélectionner la tâche
Ajouter
dans le menu contextuel.
Enfin, lorsque le modèle est affiché, vous devez renseigner les différents champs du modèle de guide en fonction de vos besoins.
Saisie guidée
Lorsque le modèle est créé, vous pouvez créer la saisie guidée qui lui correspond grâce au menu
Quotidien /
Saisie - Saisie guidée
.
Ensuite, lorsque la saisie est affichés, vous devez sélectionner le guide désiré, renseigner les différents champs de l'en-tête de ce guide et enfin effectuer toutes les saisies désirées.
La comptabilisation de cette écriture se fait à la sauvegarde.
Saisie au kilmomètre
Accès
: Quotidien / Saisie – Saisie au kilomètre
La
Saisie au kilomètre
vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et de mois différents sans changer de fenêtre : factures, règlements, opérations diverses …
Il s’agit d’une fenêtre de saisie et non de consultation : une fois les écritures enregistrées, elles seront consultables et modifiables en Saisie par journal. La provenance des écritures sera visible en Recherche d’écritures.
A l’ouverture de la
Saisie au kilomètre
, l’écran est vide : saisissez alors rapidement toutes les écritures souhaitées puis enregistrez à n’importe quel moment par
Ctrl + S
ou le bouton
Sauvegarder
, puis continuez à ajouter des écritures.
Les écritures saisies restent visibles sur fond gris mais ne sont plus modifiables dans la fenêtre de
Saisie au kilomètre.
La
Saisie au kilomètre
vous permet également de saisir les dates d’échéance de vos factures, mais le pointage de l’échéancier devra s’effectuer en Saisie par journal ou dans l'échéancier interactif.
Navigation dans la fenêtre de saisie
La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches
Tab
et
Shift+Tab
, à la touche
Entrée
, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Choix de l’exercice
Tous les exercices ouverts sont disponibles dans la saisie : choisissez l’exercice de saisie dans l’entête de la fenêtre.
Colonnes par défaut
•
Journal
: Vous pouvez saisir sur tous les types de journaux, sauf les journaux de type A Nouveaux et de type
Trésorerie avec contrepartie pied de journal.
•
Date
: La date est saisissable en totalité. Elle tient compte du paramétrage de la fiche du journal sélectionné
(avec ou sans reprise de dates).
•
Pièce
: La numérotation suit la numérotation paramétrée dans la fiche journal (avec ou sans reprise de pièce
- en fonction du type de numérotation). Elle reste modifiable.
Le numéro saisi dans la
Saisie au kilomètre
est un numéro "provisoire". En effet, il est possible qu'un autre utilisateur utilise ce même numéro avant que vous n'ayez sauvegardé votre travail. Si vous avez activé
28
COMMENT FAIRE...? l'option
Gestion des doublons
dans les options du dossier, alors lorsque vous sauvegarderez votre saisie, un message vous signalera les doublons et vous proposera la renumérotation de vos pièces. Si vous n'avez pas activé cette option, vos numéros de pièces seront conservés en l'état.
•
Groupe d'écriture
: Le comportement du groupe d’écritures dépend des paramétrages des fiches Groupe d’écritures et des fiches comptes.
Même si un groupe d’écritures est proposé, il reste néanmoins modifiable par l’utilisateur.
•
Document
: Ce champ est librement saisissable et vous permet de saisir un numéro de document, indépendant du numéro de pièce, que vous retrouverez en saisie journal.
•
Compte
: Le compte peut être choisi dans le look-up ou crée directement en cours de saisie. Les comptes associés ne sont pas pris en compte en saisie au kilomètre.
•
Libellé
: Un libellé est proposé par défaut en fonction de la règle définie sur le journal. Il reste modifiable.
Des libellés enrichis sont également disponibles.
•
Débit / Crédit
: Le curseur est pré-positionné en fonction du sens de saisie défini sur la fiche du compte et du journal sélectionné. Vous pouvez équilibrer votre écriture en la soldant grâce à la touche
F12
ou au bouton
Equilibrer.
•
Date d’échéance
: Cette colonne est renseignée uniquement pour les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Achats,
Ventes ou Opérations Diverses.
Elle affiche la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement renseigné dans la fiche du compte.
L'ouverture de l'échéancier peut être automatique (si vous avez sélectionné l'option Echéancier en cours de saisie dans la fiche du compte) ou manuelle (si vous cliquez sur le bouton "+" disponible dans le champ).
•
Moyen de paiement
: Cette colonne est renseignée uniquement pour les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type
Trésorerie.
Ce champ est non obligatoire et vous permet de renseigner, si besoin, le moyen de paiement (chèque, virement...) par lequel vous réglez vos fournisseurs ou êtes réglés par vos clients.
• N° de Chèque :
Cette colonne apparaît sur les journaux de type Trésorerie. Le champ est saisissable dès lors qu'un chéquier à
été créé sur la banque du journal en cours de saisie et que la ligne mouvemente un compte Fournisseur. Le numéro de chèque peut être saisi manuellement ou sélectionné dans la liste.
•
Poste analytique
Cette colonne est saisissable manuellement, sur les comptes autorisant la gestion de l'analytique. La saisie d'un poste entraîne obligatoirement la ventilation de la totalité du montant de la ligne dans le poste désiré.
Cette colonne peut également être automatiquement renseignée si une grille de ventilation est appliquée sur le compte de la ligne. Dans ce cas, le poste affiché dans la colonne est le premier poste de la grille analytique.
Champs obligatoires
Pour passer à la ligne suivante, les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés :
• Journal
• Date
• Compte
• Montant
Tant que l'un de ces champs n’est pas renseigné, il vous sera impossible de passer à la ligne suivante.
Affichage
Un trait est automatiquement affiché à la fin d'une écriture dont l'équilibrage a été réalisé.
Cet affichage a uniquement pour but de vous permettre de visualiser plus facilement votre
Saisie au kilomètre.
Tant que l'écriture courante n'est pas équilibrée, elle s'affiche en rouge. A l'équilibre, elle repasse en noir.
Certains paramètres d'affichage peuvent être personnalisés dans
Paramètres - Société - Général -
Environnement de saisie
, comme la grille horizontale, la grille verticale et la couleur des écritures déséquilibrées.
Barre d’outils
29
EBP Comptabilité Pro Open Line
•
Ajouter, insérer, supprimer
:
Ces boutons vous permettent d'ajouter, d'insérer et de supprimer une ligne d'écriture.
•
Gestion des vues
:
Ce bouton permet de modifier les vues et d'ajouter des colonnes optionnelles.
•
Monter, descendre :
Ces boutons vous permettent de modifier l'ordre de priorité des lignes d'écritures.
•
Couper, coller, copier
:
Il est possible de couper / copier /coller une ligne ou plusieurs lignes d'écriture d'une saisie vers une autre ainsi que de la saisie vers Excel et inversement.
Le copier / coller de Excel vers la saisie est possible sous certaines conditions :
- Si votre fichier Excel contient des noms de colonnes, alors ces noms de colonnes doivent être strictement identiques à ceux existants dans la saisie.
- Si votre fichier Excel ne contient pas de nom de colonnes ou que l'un de ces noms est différent, alors il est indispensable que le nombre de colonnes copiées dans Excel soit identiques au nombre de colonnes affichées en saisie.
•
Equilibrer (F12)
:
Ce bouton et cette touche permettent de réaliser l'équilibre du journal.
Sauvegarde
La sauvegarde doit être une action volontaire de votre part. Elle s'effectue en cliquant sur le bouton
Sauvegarder
ou en utilisant la combinaison
Ctrl+S.
Elle ne tient pas compte de l'option de saisie par journal
Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture,
activée dans
Paramètres - Société - Options comptables - Saisie.
Avertissements lors de l'enregistrement
Les avertissements apparaissent uniquement lors de l'enregistrement de la
Saisie au kilomètre
. Ils sont de deux types.
Avertissements non bloquants
Ces avertissements vous signalent une anomalie, mais n'empêchent pas la génération de vos écritures en
Saisie par journal.
Montants négatifs
: ce message apparaît si votre saisie contient des montants négatifs et que l'option
Afficher en saisie les alertes sur les montants
a été activée dans les options du dossier.
Comptes non autorisés en saisie sur un type de journal / racines de comptes non autorisées dans un journal
: ce message apparaît si votre saisie contient des "incohérences" entre les comptes et les journaux utilisés et que l'option
Afficher en saisie les alertes sur les comptes
a été activée dans les options du dossier.
Gestion des doublons des numéros de pièces
La gestion des doublons de numéros de pièce est effectuée lors de l'enregistrement de la
Saisie au kilomètre
, si l'option correspondante a été activée dans les options du dossier.
A l'affichage de ces messages, les écritures s'enregistrent : toute modification devra donc s'effectuer en
Saisie par journal
.
Avertissements bloquants
Ces avertissements vous signalent une erreur, que vous devez d'abord corriger. Ils concernent :
• Déséquilibre du journal
• Ecriture composée d’une seule ligne
• Compte bloqué
• Mois clôturé
• Champ obligatoire manquant
Totaux
Une ligne de totalisation est présente en pied de masque : elle affiche le total des lignes débitrices et le total des lignes créditrices.
Récapitulatif
Un bouton
Récapitulatif
est disponible.
Le récapitulatif présente une vue synthétique de votre
Saisie au kilomètre
:
- il affiche les totaux des Débits, Crédits et Soldes pour chaque mois et chaque journal ;
30
COMMENT FAIRE...?
- il met en évidence les déséquilibres.
Impression du brouillon
Le bouton
Impression du brouillon
permet d'imprimer sous forme de brouillon les écritures saisies dans cette option.
Comment saisir en saisie pratique ?
La saisie pratique permet de saisir vos opérations sans aucune notion comptable préalable.
Des modèles pré-paramétrés vous sont proposés et vous permettent de saisir les opérations suivantes : facture d'achats, facture de ventes, avoir ou remise, encaissement client, décaissement fournisseur et d'autres opérations.
Pour accéder aux saisies pratiques, il faut sélectionner les menus
Quotidien / Saisie - Saisie pratique
puis le type d'opération à effectuer (Mes achats, Mes ventes, Ma trésorerie).
Puis pour ajouter une nouvelle saisie, vous disposez de plusieurs moyens :
- faire
Inser
,
- cliquer sur
Ajouter
dans la barre d'outils,
- sélectionner
Ajouter
dans le menu contextuel.
Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ?
Pour simuler, confirmer ou valider une écriture, vous devez être positionné sur en mode de saisie comptable : saisie par journal, saisie par écriture.
Vous pouvez choisir pour une écriture l'un des trois statuts suivants :
- écriture simulée,
- écriture non validée ou confirmée,
- écriture validée.
Le même statut s'applique à toutes les lignes d'une même écriture.
Le statut de chaque écriture est visible dans la colonne "Statut" des différents affichages.
La modification de ce statut s'exécute en saisie par journal ou dans la saisie par écriture en sélectionnant l'une des options suivantes :
- Bouton
Traitement sur les écritures - Simuler l'écriture
- Bouton
Traitement sur les écritures - Confirmer l'écriture
- Bouton
Traitement sur les écritures - Valider l'écriture courante
- Bouton
Traitement sur les écritures - Valider tout
- Menu
Actions - Simuler l'écriture
- Menu
Actions - Confirmer l'écriture
- Menu
Actions - Valider l'écriture courante
- Menu
Actions - Valider tout
La modification du statut peut aussi être commandée pour l'intégralité d'un journal et d'un mois à partir du gestionnaire de journaux, accessible par le menu
Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux
.
Comment gérer les échéances ?
Paramétrage des comptes
La gestion des échéances dépend des paramétres sélectionnés sur les valeurs par défaut des options du dossier puis sur la fiche compte.
Pour paramétrer les valeurs par défaut du dossier, vous devez :
- sélectionner le menu
Paramètres - Société - Options comptables
- renseigner l'option
Echéancier
qui convient dans la
Valeurs par défaut.
Pour paramétrer la fiche compte, vous devez :
- sélectionner le menu
Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise
-
renseigner l'option
Echéancier
qui convient dans l'onglet
Paramétrage
.
Saisie des échéances
31
EBP Comptabilité Pro Open Line
La saisie des échéances s'effectue à partir de la saisie par journal ou à partir d'une nouvelle écriture comptable.
La saisie d'une date d'échéance est possible en saisissant directement une date dans la colonne
Date d'échéance
.
L'ouverture de l'échéancier et sa modification sont possibles soit en cliquant sur le bouton
Echéancier
disponible dans la barre de tâches, soit en cliquant sur le bouton
"+"
présent dans la colonne
Date d'échéance
.
L'échéancier autorise un nombre illimité d'échéances par pièce.
Pointer les échéances
Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton
Pointages
disponible dans la barre de tâches de la saisie journal.
Impression des échéances
Toutes les échéances saisies peuvent être imprimées sous forme d'échéancier ou de Balance âgée et filtrées en fonction de leur date d'échéance ( échues ou à échoir
Echues
= Dettes et créances dont le terme est dépassé et n'ont pas encore été payées.
A Echoir
= Dettes et créances qui ne sont pas encore arrivées à terme.).
Comment effectuer une déclaration de TVA ?
Avant toute saisie, vous devez tout d'abord :
- paramétrer la TVA au niveau du dossier,
- paramétrer la TVA au niveau des comptes.
Puis, après ces paramétrages, et une fois les écritures saisies, vous créez la déclaration de TVA.
Paramétrer la TVA sur le dossier
Vous devez tout d'abord renseigner dans le menu
Paramètres - Société - Coordonnées, Informations administratives
et
Informations de TVA
tous les éléments nécessaires à la gestion de la TVA sur votre dossier et à l'établissement des déclarations.
Paramétrer la TVA sur les comptes
Les plans comptables fournis par EBP comprennent un grand nombre de comptes de TVA déjà paramétrés.
Si vous êtes amené à créer de nouveaux comptes de TVA, vous devrez renseigner les différents champs de la zone Paramétrage TVA de l'onglet
Paramétrage
.
Le sens de saisie paramétré dans l’onglet
Paramétrage avancé
permettra de calculer le sens de calcul du solde (créditeur pour les comptes de TVA collectée, débiteur pour les comptes de TVA déductible).
Pour enregistrer les opérations non imposables (achats en franchise, livraisons intracommunautaires, exportations hors UE, etc.), vous devrez créer les comptes de charge ou de produit correspondants, cocher la case
Exonéré
dans la zone
Paramétrage TVA
, puis indiquer le
Type d’opération.
Les modifications de paramétrage d’un compte n’impactent pas les lignes d’écriture déjà enregistrées. Si vous souhaitez répercuter les modifications sur les lignes d’écriture, alors utilisez l’outil Mise à jour des infos de TVA.
Des exemples de paramétrage de comptes et de schémas d'écritures sont disponibles.
La TVA sur les débits
Lorsque vous saisissez une facture utilisant un compte de TVA sur débits, le paramétrage du compte est reporté sur la ligne de TVA.
Lorsque vous établirez la déclaration de TVA de la période correspondante, ce sont ces informations qui seront récupérées.
Pour consulter les informations de TVA d’une facture, ouvrez la
Saisie par journal,
cliquez sur la ligne de TVA de la facture puis sur le bouton
Infos TVA
disponible dans la barre d’outils. Certains champs sont modifiables.
La TVA sur les encaissements
Lorsque vous saisissez une facture utilisant un compte de TVA sur encaissements, le paramétrage du compte est reporté sur la ligne de TVA, mais ces informations ne seront pas récupérées sur la déclaration de TVA de la période correspondante.
32
COMMENT FAIRE...?
Lors de la saisie du règlement de la facture, vous devrez effectuer le pointage de l’échéance correspondante. Au moment de ce pointage, les informations de TVA enregistrées sur la ligne de TVA de la facture seront reportées sur la ligne de tiers du règlement. Ce sont ces informations qui seront récupérées lors de l’établissement de la déclaration de TVA de la période correspondant à la période de saisie du règlement.
Pour consulter les informations de TVA d’un règlement, ouvrez la
Saisie par journal
, cliquez sur la ligne de tiers du règlement qui pointe une facture utilisant un compte de TVA sur encaissements, puis sur le bouton
Infos TVA
disponible dans la barre d’outils. Certains champs sont modifiables.
Opérations non imposables
Les opérations non imposables correspondent aux achats en franchise, exportations hors CE, autres opérations non imposables, livraisons intracommunautaires, livraisons de gaz naturel ou d’électricité non imposable en
France, ventes de biens ou prestations de services réalisées par un assujetti non établi en France (se reporter à la notice de la déclaration).
Lorsque vous saisissez une opération non imposable utilisant un compte de charge ou de produit exonéré, le paramétrage du compte est reporté sur la ligne de charge ou de produit.
Lorsque vous établirez la déclaration de TVA de la période correspondante, ce sont ces informations qui seront récupérées.
Pour consulter les informations de TVA d’une opération non imposable, ouvrez la
Saisie par journal
, cliquez sur la ligne de charge ou de produit exonérée puis sur le bouton
Infos TVA
disponible dans la barre d’outils.
Certains champs sont modifiables.
Opérations mixtes
Vous pouvez saisir une écriture qui utilise des comptes de nature différente.
Exemples :
• Une facture avec de la TVA sur les débits et de la TVA sur les encaissements.
• Une facture avec de la TVA à 19,60 et de la TVA à 5,50.
• Une facture partiellement imposable.
La déclaration de TVA sera exacte si vous saisissez une écriture comptablement juste et qui utilise des comptes correctement paramétrés.
Créer une nouvelle déclaration
Vous pouvez créer une nouvelle déclaration dans la liste des déclarations de TVA, grâce au menu
Quotidien /
Saisie
-
Déclarations de TVA
, en :
- activant le bouton
Ajouter
de la barre d'outils,
- activant la touche
Inser
de votre clavier,
- sélectionnant la tâche
Ajouter
dans le menu contextuel.
Une fenêtre complémentaire vous permet de sélectionner la période de déclaration et de sélectionner les feuillets.
Après la validation de la fenêtre de création, le contenu même de la déclaration et des lignes qu'elle contient est affiché.
Régulariser une déclaration
Des exemples de régularisations à saisir lorsque la déclaration contient des montants négatifs sont disponibles.
Transmission électronique de la TVA
Consulter la page Transmission électronique des déclarations.
Comment effectuer la clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les éléments saisis sur un mois et un journal de l'exercice courant.
Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes.
La clôture mensuelle est accessible dans le menu
Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux
.
Dans le gestionnaire de journaux, vous devez d'abord sélectionner les journaux/mois que vous voulez clôturer :
- soit en cochant la case située à gauche de la ligne,
- soit en utilisant la combinaison Ctrl + Espace,
33
EBP Comptabilité Pro Open Line
- soit en utilisant le clavier et la souris Ctrl + Clic gauche de la souris.
Les journaux/mois sélectionnés sont mis en surbrillance.
Puis, dans la barre de tâches, sélectionnez
Clôturer journaux/mois
.
Comment générer les A Nouveaux ?
A Nouveaux automatiques
Principes généraux
La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice (N) au premier jour de l'exercice suivant (N+1).
L'écriture d'A Nouveau est constituée de :
- toutes les lignes non lettrées (ou leur cumul) des comptes de nature Bilan de l'exercice N,
- équilibrée par une ligne ou plusieurs lignes de Bénéfice ou de Perte égale(s) à la différence entre tous les comptes de nature Charges et Produits du même exercice N.
Cette opération est effectuée dans le journal automatique [AN], géré par l'application.
Leur enregistrement peut être :
- provisoire, s'il est généré en cours d'exercice,
- ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci.
Paramétrer les A Nouveaux
La gestion des A Nouveaux et leur niveau de détail sont gérés par :
- les options du dossier (
Paramètres - Société - Options comptables - A Nouveaux
).
- l'option AN non détaillés présente dans la fiche compte.
Générer les A Nouveaux
Pour générer des A Nouveaux :
- allez dans le menu
Exercices/Clôtures - Exercices,
-
sélectionnez liste des exercices,
- sélectionnez
Générer les A Nouveaux
dans la barre de tâches,
- choisissez l'exercice sur lequel vous souhaitez générer les A Nouveaux.
Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés.
Les A Nouveaux seront générés en fonction des choix effectués sur le dossier et sur les comptes. Si ces choix ne vous conviennent pas, vous pouvez modifier les options du dossier et les fiches comptes.
Cette opération peut être exécutée autant de fois que vous le désirez.
Néanmoins, chaque génération des A Nouveaux entraîne la mise à jour des lignes d'A Nouveaux (de N+1) dont les lignes d'origine (exercice N) ont été modifiées.
Une ligne d'A Nouveaux est lettrée en N+1. Sa ligne d'origine est modifiée en N. Lors de la génération des A
Nouveaux, la ligne d'A Nouveau est mise à jour et délettrée.
Supprimer les A Nouveaux
Pour supprimer les A Nouveaux, il vous suffit de sélectionner l'exercice qui contient les A Nouveaux et de cliquer sur
Supprimer les A Nouveaux
dans la barre de tâches.
Consulter l'écriture d'A Nouveaux
L'écriture d'A Nouveaux est visible, dans le journal [AN], au premier jour de l'exercice suivant (N+1).
Elle est constituée d'une seule et unique écriture.
Cette écriture d'A Nouveaux peut être constituée d'A Nouveaux détaillés et non détaillées en fonction des choix retenus dans les options du dossier et dans les fiches comptes.
34
COMMENT FAIRE...?
Le compte sur lequel sont générés des A Nouveaux avec détails affiche autant de lignes d'A Nouveaux qu'il y a de lignes non lettrées sur l'exercice précédent .
La lecture de ce compte reste facile, car chaque ligne d'A Nouveaux recopie exactement la ligne d'origine
(Statut, Pièce, Document, Libellé...)
La conservation du détail des échéances et des pointages est assurée.
Le compte sur lequel sont générés des A Nouveaux sans détails affiche une ligne cumulant toutes les lignes d'écritures non lettrées sur l'exercice précédent.
Le compte est donc allégé mais peut perdre en lisibilité.
Une ligne d'A Nouveaux non détaillé ne permet plus d'accéder aux échéanciers ni aux pointages, car elle correspond en fait à un ensemble de lignes non identifiables.
Modifier les A Nouveaux
L'écriture est affichée en saisie dans [AN] en lecture seule : elle ne peut être modifiée ou supprimée directement dans la saisie.
Seules les options
Générer les A Nouveaux
ou
Supprimer les A Nouveaux
influent sur son contenu.
Modifier les lignes d'origine et impact sur les A Nouveaux
Toute création, suppression ou modification (statut, libellé, montant, compte...) d'une ligne d'origine entraînera la modification de sa ligne d'A Nouveaux présente dans l'exercice suivant.
Cette mise à jour peut se faire automatiquement au changement d'exercice courant, si vous avez sélectionné cette option dans les Paramètres - Société.
Elle peut toujours se faire manuellement en activant
Générer les A Nouveaux.
La modification de la ligne d'origine impactera les A Nouveaux qui pourront être délettrés.
Lettrer les A Nouveaux
Une ligne d'A Nouveaux peut être lettrée, que cette ligne soit un A Nouveaux détaillé ou non, comme n'importe quelle autre ligne d'écriture.
Le lettrage à cheval entre une ligne d'écriture de l'exercice N et une ligne de l'exercice N +1 n'est pas possible directement, car la consultation et des comptes et le lettrages des lignes se font par exercice.
Si vous voulez lettrer une ligne de N avec un ligne de N+1, il vous faut :
- générer le Report A Nouveaux de N dans l'exercice N+1,
- lettrer votre ligne de N+1 avec la ligne d'A Nouveaux correspondant à votre ligne d'origine de N.
Gérer les échéanciers et pointer dans les A Nouveaux
Une ligne d'A Nouveaux détaillé vous permet d'accéder aux échéanciers et aux pointages de la ligne d'origine (à condition que le compte autorise la gestion de l'échéancier).
Toute modification d'échéance et tout pointage sur la ligne d'origine se retrouve sur les échéances et pointages de la ligne d'A Nouveaux.
Inversement, toute modification d'échéance ou tout pointage sur la ligne d'A Nouveaux se retrouve sur les
échéances et pointages de la ligne d'origine.
Une ligne d'A Nouveaux non détaillée ne permet pas d'accéder aux échéanciers et aux pointages.
En effet, une ligne d'A Nouveaux non détaillée est constituée de la somme de plusieurs non lettrées sur un même compte, il n'est donc plus possible de savoir quel échéancier ou quel pointage il faudrait afficher.
Statut des lignes d'A Nouveaux
Les lignes d'A Nouveaux détaillés affichent le statut de leurs lignes d'origine (Non validé, Simulé, Non validé).
Pour un même compte, il peut y avoir jusqu'à trois lignes d'A Nouveaux non détaillés :
- une ligne cumule les lignes d'origine ayant les statuts Non validé,
- une ligne cumule les lignes d'origine ayant le statut Simulé,
- une ligne cumule les lignes d'origine ayant le statut Validé.
35
EBP Comptabilité Pro Open Line
De même que pour les lignes d'A Nouveau non détaillé, le résultat d'un exercice est éclaté en différentes lignes qui tiennent compte du statut des lignes d'origine. Vous pouvez donc obtenir le résultat simulé, le résultat validé et le résultat non validé de votre exercice.
Groupes d'écritures dans les A Nouveaux
Les lignes d'A Nouveaux détaillés affichent le groupe d’écritures de leur ligne d'origine.
Les lignes d'A Nouveaux non détaillés son regroupées par groupe d'écritures. Pour un même compte, il peut donc y avoir autant de lignes d'A Nouveaux qu'il y a de groupes différents :
- une ligne cumule les lignes d'origine ayant le groupe d’écritures A,
- une ligne cumule les lignes d'origine ayant le groupe d’écritures B,
- une ligne cumule les lignes d'origine n'ayant pas de groupe...
Cela vous permettra notamment d'obtenir un compte de résultat pour le groupe A, un autre pour le groupe B...
Les A Nouveaux dans le Gestionnaire de journaux
Les A Nouveaux ne sont pas présents dans le Gestionnaire de journaux.
En effet, aucune action n'est possible sur eux dans cette liste :
- Il est impossible de forcer le changement de statut des lignes d'A Nouveaux : ce sont les lignes d'origine qui décident de ce statut.
- Il est impossible de clôturer un journal d'A Nouveaux : ce journal est déjà non modifiable directement et sera figé par la clôture annuelle de l'exercice d'origine.
Balance d'ouverture
Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture.
Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line.
Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent :
- menu
Exercices/Clôtures - Exercices
,
- menu
Quotidien / Saisie- Saisie par journal
,
Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une
Balance d'ouverture.
Comment effectuer la clôture annuelle ?
La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice
comptable.
Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes.
La clôture annuelle est accessible dans le menu
Exercices/Clôtures - Clôture annuelle
et passe par l'utilisation d'un assistant qui détaille la totalité des contrôles et des traitements.
Comment imprimer ?
Une impression peut être lancée de plusieurs façons :
A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton
Imprimer
de la barre d'outils.
A partir d'une liste, cliquez sur le bouton
Imprimer
de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres.
A partir de chaque menu, sélectionner
Impression
, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré.
Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus).
Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer. Vous pouvez imprimer entre autres :
- un journal,
- un Grand Livre,
- une balance,
- une Balance Agée,
- un échéancier,
36
COMMENT FAIRE...?
- un bilan,
- un compte de résultat,
- un journal centralisateur,
- un rapprochement,
- les encours clients,
- un comparatif entre N et N-1,
- une situation de compte,
- un avancement de la saisie,
- un suivi des écritures,
- le justificatif de TVA,
- les impressions annuelles
- les impressions liées à l'analytique
- l'impression du SIG
Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles.
Comment envoyer un SMS ?
Il est possible d’envoyer des sms.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
- Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65
80 20.
- Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et
SMSEnvoi).
Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS
Trois fournisseurs sont disponibles:
-
EcoSms
: http://boutique.ecosms.fr
-
SMSToB
: http://www.smstob.com
-
SMSEnvoi
: http://www.smsenvoi.com
Paramétrage
Dans les options (Paramètres - Société - SMS), vous devez définir :
Service SMS par défaut : Service SMS sélectionné par défaut lors d’un envoi depuis une liste
EcoSMS : Clef d’identification: code d’accès au service
SMSEnvoi
-
: email utilisé pour le compte chez smsenvoi
-
Clef API KEY
: Clef disponible sur le site SMSEnvoi sur la page “Modification du compte”
-
Qualité des sms
: qualité de l’envoi (dé doublonnage des numéros, …) voir le site pour la description
La procédure pour récupérer la clef API KEY est la suivante :
• Aller sur http://www.smsenvoi.com,
• Dans le cadre en haut à droite, s’identifier,
• Dans le cadre
Manager
à gauche, cliquer sur
Modification du compte,
• Dans la fiche du compte, il y a un champ
Clef API KEY
, c’est cette valeur qu’il faut mettre dans les options de de l'application.
SMSToB
-
: email utilisé pour le compte chez smstob
-
Mot de passe
: mot de passe du compte
Supprimer les accents des messages : Remplace les lettres accentuées par leur homologue non accentuée.
Les lettres remplacées sont les suivantes: ç ->c, ñ ->n, à â ä á ã ->a, é è ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü
ú û ->u Certains fournisseurs effectuent de leur coté des transformations:
-
EcoSMS
: ç ->c, â ã ->a, ê ë ->e, ï î í –>i, ó ô –>o, ú û –>u. Les autres caractères accentués sont correctement transmis.
-
SMSEnvoi
: ç –>c, ñ –>n, â ä á ã ->a, ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û –>u. Les autres caractères accentués sont correctement transmis.
-
SMSToB
: aucune transformation n’est effectuée et les caractères accentués sont mal transmis
Fenêtre d’envoi
Vous trouverez ci-dessous la description de la fenêtre d'envoi :
37
EBP Comptabilité Pro Open Line
Service SMS
: service à utiliser pour effectuer l’envoi
Options
: Permet d'accéder aux paramètres/société/SMS.
Découvrir ce service...
: permet d'accéder au site du fournisseur.
Destinataires
: Le numéro est obligatoire et doit être au format international (commencer par un +). Le nom est facultatif et n’est présent qu’a titre informatif pour le moment.
Texte standard
: Le bouton
Ajouter
ajoute le texte sélectionné dans la combo à la fin du message. Le bouton
Remplacer
remplace le contenu du message par le texte sélectionné dans la combo.
Variables
Une variable peut être insérée dans le texte d'un email ou un SMS.
Elle est représentée dans un texte de la sorte : {#NomVariable#}.
Le nom d’une variable est composé exclusivement de lettres et de chiffres.
Les variables disponibles sont les suivantes :
- Civilité
- Nom
- Prénom
- Numéro de portable
- Numéro du document d’origine
- Numéro du document
- Date du document
- Type de tiers
- Nom du tiers
- Type de document
- Référence du document
- Civilité du tiers
Les variables ci-dessous concerne le contact défini comme principal :
- Civilité
- Nom
- Prénom
Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur. : Liste des variables pouvant être ajoutées dans le message. Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur.
Message
: message à envoyer
x caractères / y SMS
: statistiques du message. Le nombre de caractères dépend du fournisseur car certains caractères peuvent compter pour deux ( € [ ] \ ^ { } | ~ <FF>). Le nombre de SMS est le nombre de
SMS nécessaire pour envoyer le message. Si le message fait moins de 160 caractères, il faudra un seul SMS, sinon le message est découpé par blocs de 153 caractères.
Envoi différé
: Il est possible de programmer l’envoi du message. Le message sera transmit immédiatement au fournisseur, qui lui se chargera de retransmettre le message à la date voulue.
Les boutons de la fenêtre d'envoi sont :
Aide
: Permet d'accéder à l'aide en ligne de cette fenêtre.
Aperçu
: Permet d'ouvrir une fenêtre contenant l'aperçu des message avec le nom du destinataire, le n° de téléphone, le nombre d'SMS par destinataire ainsi que le message envoyer.
Envoyer
: Permet de réaliser l'envoi du SMS.
Annuler
: Permet d'annuler l'envoi d'un SMS.
Généralités
L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes clients, contacts, fournisseurs, commerciaux, documents de vente et documents d’achat et pour les opérations de transfert, regroupement et livraison de document.
Les actions des listes ne sont activée que si il y a au moins un élément de sélectionné.
L’action depuis une liste est
SMS.
38
COMMENT FAIRE...?
Les actions depuis une fiche sont
Envoyer un SMS
puis
choix du fournisseur
.
Transformation des numéros
Les points, les espaces et les tirets sont supprimés.
Les numéros doivent être au format international.
Si un contact est français ou n’a pas de pays, que le numéro fait 10 caractères et qu’il commence par 0, celui-ci sera converti automatiquement au format international (+33xxxxxxxxx)
Clients et fournisseurs
Lors de l’envoi à un client depuis une liste, on tente d’envoyer soit au contact de facturation soit au contact de livraison.
Si le client a un numéro de portable sur le contact de facturation et pas sur le contact de livraison, ou si le numéro de portable du contact de facturation est identique à celui du contact de livraison, c’est le contact de facturation qui sera utilisé.
Si le contact de facturation n’a pas de numéro de portable et que le contact de livraison en a un, c’est le contact de livraison qui sera utilisé.
Si le numéro de portable du contact de facturation est différent de celui du contact de livraison, un question sera posée à l’utilisateur.
Lors d’un envoi depuis la fiche, si il n’y a qu’un contact dans la liste de contacts, c’est celui-ci qui sera utilisé. sinon une question sera posée à l’utilisateur pour choisir d’envoyer soit à un contact soit à tous les contacts.
Contacts
Lors de l’envoi depuis la fiche/liste contact, si le contact n’a pas d’adresse c’est celle du tiers attaché qui sera utilisée pour déterminer le pays du contact.
Variables dans le message envoyé
Il est possible de mettre des variables dans un message.
Les variables sont les suivantes:
Civilité
Nom
Prénom
Numéro de portable
Date du document
Numéro du document
Numéro du document d’origine
Les variables concernant les documents ne sont renseignées que pendant l’envoi à partir d’un document.
Comment envoyer un PDF signé ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit).
Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire.
Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :
- Créer un certificat
- Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme
Autorités de certification de racine de confiance
.
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email.
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Paramétrage du certificat dans Open Line
A partir du menu
Paramètres- Société / Général / Impression et export
, vous devez cliquer sur
Sélectionner un certificat
.
Un écran s’affiche avec les certificats disponibles.
39
EBP Comptabilité Pro Open Line
Sélectionnez le certificat et cliquez sur
Ok
.
Pour valider la sélection dans l’application, cliquez sur
OK
.
La fenêtre des Paramètres-Société se ferme.
Premier envoi par email d’un document PDF signé
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur
Envoyer par mail
de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document).
Choisir le format
Fichier PDF signé
et cliquez sur
Ok
.
L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton
Envoyer
.
Réception d’un PDF signé chez le tiers
Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe.
Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet
Signatures
, il devra cliquer dessus.
L’icône indique que la signature de ce fichier PDF est inconnue.
Il est nécessaire que le tiers approuve cette signature.
Pour cela, il devra cliquer sur
Détails du certificat…
.
L’écran
Informations détaillées sur les certificats
s’affiche.
Le tiers devra cliquer sur l’onglet
Approbation
(toutes les options sont indiquées avec une croix rouge), puis sur le bouton
Ajouter aux identités approuvés
et sur
OK
sur le message de protection Acrobat.
Un écran sur l’import de la configuration des contacts s’affiche, le tiers trouvera dans l’objet et l’émetteur votre nom de certificat.
Il doit cliquer sur
Utiliser ce certificat comme racine approuvée
puis
Documents certifiés
puis valider par
OK
.
Si le tiers, qui a reçu le mail, ferme le document et l’ouvre à nouveau, la signature sera valable.
En retournant sur le volet
Signatures
, elle est maintenant valable.
L’icône indique que le signataire est identifié.
Les prochains documents signés et envoyés à ce même tiers seront valables et reconnus directement.
La manipulation d’approbation est à faire sur chaque poste susceptible de recevoir des documents PDF signés.
Ces manipulations peuvent être aussi nécessaires pour des certificats délivrés par une autorité de certification.
Adobe indique que les documents PDF signés font apparaître un bandeau bleu signalant la validité de la signature.
Pour cela, à l’ouverture du fichier, Adobe doit pouvoir vérifier l’authenticité du certificat délivré par une autorité de certification préconisée par Adobe.
Attention à ce que le proxy de votre société, n’empêche pas ce contrôle.
Export d’un PDF signé depuis une application open line
Depuis une page d’une application Open line, cliquez sur
Imprimer
, via le bouton
Impression de liste
de la barre d’outils.
Sur l’écran d’impression, vous devez filtrer la donnée souhaitée puis cliquer sur
Exporter
et sélectionner
Fichier PDF signé
.
Ensuite, saisissez un
nom au fichier .PDF
et enregistrez.
Le fichier généré est signé.
Création d’un certificat auto signé par l’outil de Microsoft office
Les certificats sont nécessaires pour l'envoi d'un PDF signé.
Vous avez la possibilité de créer un certificat auto-signé à partir du menu :
Démarrer / Tous les programmes / Microsoft Office / Outils Microsoft Office / Certificat Numérique pour les projets VBA.
Nous vous conseillons d’employer un nom symbolisant l’entreprise et non une personne physique si plusieurs intervenants sont amenés à transmettre des documents PDF signés.
Une fois le nom renseigné, cliquez sur
OK
.
Un message indiquant la réussite de la création d’un certificat et son nom s’affiche. Le valider par
OK
, le certificat auto-signé est créé.
40
COMMENT FAIRE...?
Le certificat auto-signé que vous venez de créer est visible à partir d’
Internet explorer
. Par le menu
Outils /
Options Internet
, aller sur l’onglet
Contenu
et cliquer sur le bouton
Certificats
.
Le nouveau certificat est visible dans l’onglet
Personnel
.
Il est nécessaire que ce nouveau certificat soit aussi présent dans :
Autorités de certification de racine de confiance
. Pour cela, vous devez exporter le certificat.
Export d’un certificat auto-signé
Les certificats sont nécessaires pour l'envoi d'un PDF signé.
L’export d’un certificat auto-signé s’effectue depuis l’onglet
Personnel
(
Internet explorer
puis menu
Outils
/ Options Internet
, onglet
Contenu
et cliquer sur le bouton
Certificats
) puis cliquez sur le bouton
Exporter.
Un assistant d’exportation de certificat s’affiche :
- Passez la page de Bienvenue en cliquant sur
Suivant
- Dans la page
Exportation de la clé privée
, choisissez l’option
Non, ne pas exporter la clé privée
puis sur
Suivant
- Puis choisissez le format de fichier d’exportation (nous vous conseillons «
X.509 binaire encodé DER
(.cer)
») puis
Suivant
- Vous devez ensuite sélectionner le nom du fichier (certificat) que vous souhaitez exporter puis
Suivant
.
- Enfin un résumé des paramètres s’affiche. Pour valider, cliquez sur
Terminer.
Un message vous avertit du résultat de l’exportation.
Suite à l’exportation du certificat, vous devez réaliser l’import de celui-ci afin qu’il apparaisse dans l’onglet
Autorités de certification de racine de confiance
(
Internet explorer
puis menu
Outils / Options
Internet
, onglet
Contenu
et cliquer sur le bouton
Certificats
).
Import d’un certificat auto-signé
Les certificats sont nécessaires pour l'envoi d'un PDF signé.
L’import d’un certificat auto-signé s’effectue en vous plaçant sur l’onglet :
Autorités de certification de racine de confiance
(
Internet explorer
puis menu O
utils / Options Internet
, onglet
Contenu
et cliquer sur le bouton
Certificats
).
Cliquez sur le bouton
Importer
afin d’ouvrir l’assistant d’importation de certificat.
Depuis l'assistant, vous devez :
- passer la page de Bienvenue en cliquant sur
Suivant
- cliquer sur
Parcourir
pour rechercher le fichier d’export de votre certificat. Une fois le fichier sélectionné cliquez sur
Suivant
- sélectionner l’option
Placer tous les certificats dans le magasin suivant
et indiquer le magasin
Autorités de certification de racine de confiance
, cliquez sur
Suivant
- un résumé des paramètres s’affiche. Pour valider, cliquez sur
Terminer
.
Un message vous avertit du résultat de l’importation.
DIVERS
Comment consulter le journal des événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu
Outils - Journal des événements.
Il stocke les informations concernant les différents événements intervenus sur le dossier comme, par exemple,: la modification du type de numérotation dans un journal, la date de la validation des écritures, la date de la clôture mensuelle...
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
41
EBP Comptabilité Pro Open Line
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
Par le menu
Outils - Sauvegarde
, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide.
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu
Outils - Restauration
, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure.
Comment créer et gérer ROL ?
Un espace de publication appelé
ROL
(Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation.
Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
- Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.
- Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web).
Des droits utilisateurs sont à votre disposition :
- Publication dans ROL : droits sur la fiche publication
- Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte
- Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL
La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée
ROL
"Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :
1/ La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents
2/ La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet
Comptes
3/ La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement.
Manuellement
Depuis la liste des publications, menu
Paramètres
, l’action
Envoyer
dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
42
COMMENT FAIRE...?
Depuis l’assistant de publication, menu
Paramètres
, après avoir sélectionné les publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions
Mettre à jour le planificateur
et
Supprimer la tâche du planificateur
depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton
Traitements ...
dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier.
La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web
(Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :
1/ Voir tous les documents diffusés
2/ Voir les comptes
3/ Supprimer les publications
4/ Supprimer des documents
43
DETAIL DES FONCTIONNALITES
FICHIER
Nouveau dossier
Accès :
Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
- sélectionner le protocole,
- saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à
lorsque les données sont installées sur l'ordinateur
.
Si vous possédez une version Compta Classic, vous avez la possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications :
Gestion Commerciale Classic
Devis Facturation Classic
Immo Classic
Et inversement, si vous possédez une version Immo Classic, une version Gestion commerciale Classic...
Pour l'installation avec les données sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'application à récupérer (pour avoir plus d'informations sur les récupérations, cliquer sur les différents liens : EBP comptabilité, CCMX).
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
Saisir les options du dossier les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA.
Vous avez également le choix d'importer tous les
codes postaux
(coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Sélectionner les fonctionnalités disponibles que vous allez utiliser dans l'application de Gestion commerciale
(si elle est installée).
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.
Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton
Lancer
.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut.
45
EBP Comptabilité Pro Open Line
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les options.
Récupération d'un dossier CCMX
La récupération de dossier CCMX consiste, lors de la création du dossier, à récupérer dans un unique dossier les
éléments suivants :
- Un plan comptable,
- Une balance N-1,
- Les écritures N avec lettrages et à nouveaux,
- Les écritures N+1 avec lettrages.
Il est possible de créer un dossier en récupérant uniquement le plan comptable CCMX ou uniquement le plan comptable et les écritures N par exemple.
Export à réaliser depuis CCMX
Exercice N : balance et écritures
- Dans votre dossier CCMX, placez-vous sur l’exercice N.
- Effectuez un premier export de la façon suivante : o Allez dans
Dossier + Echanges + Emettre
. o Cochez
Les écritures + Tous les journaux
. o Cochez
Comptables
+
avec les A nouveaux.
o Cocher
Les balances + N + N-1
. Indiquez les dates de fin d’exercice N et N-1. o Dans
Produit de destination
, sélectionnez
ASCII
. o Dans
Emission avec
, sélectionnez
Lettrage
,
date écrit.
A cette étape, vous avez généré les fichiers EXXX.CO (écritures N), BXXX.CO (balance N et N-1) où XXX correspond au nom du dossier.
Exercice N+1 : écritures et comptes
- Placez-vous sur l’exercice N+1.
- Effectuez un second export de la façon suivante : o Allez dans
Dossier + Echanges + Emettre.
o Cochez
Les écritures + Tous les journaux.
o Cocher
Le plan.
o Dans
Produit de destination
, sélectionnez
ASCII
. o Dans
Emission avec
, sélectionnez
Lettrage, date écrit.
A cette étape, deux nouveaux fichiers ont été générés : un fichier EXXX.CO (écritures N+1), et un fichier
CXXX.CO (comptes N+1) où XXX correspond au nom du dossier.
Import dans Open Line Compta
- A la création du dossier, dans l’étape des dates d’exercice, indiquez les dates d’exercice N et N+1.
- Cochez la case
Récupération de dossier CCMX.
Etape des fichiers
- Fichier des comptes comptables :
Sélectionnez le fichier de comptes généré depuis CCMX, depuis l’exercice le plus récent.
Le format des comptes s’affiche automatiquement en fonction du contenu du fichier. Cependant, vous pouvez allonger la longueur des comptes si vous le souhaitez (maximum 15) et choisir de compléter ou non les comptes par des zéros.
Si vous sélectionnez le fichier de comptes généré sur N, les comptes créés dans CCMX sur N+1 n’existeront pas dans OpenLine. Leurs lignes d’écritures seront importées sur un compte d’attente (471).
-
Fichier de la balance N-1
:
Sélectionnez le fichier de la balance N et N-1 (facultatif).
Si vous indiquez un fichier de balance, alors le logiciel créera l’exercice N-1, importera le contenu de ce fichier dans le journal OD au dernier jour de l’exercice et procédera à la clôture de cet exercice (sans génération d’à nouveaux).
-
Fichier des écritures comptables de N
:
Sélectionnez le fichier des écritures N (facultatif).
46
DETAIL DES FONCTIONNALITES
-
Fichier des écritures comptables de N+1
:
Sélectionnez le fichier des écritures N+1 (facultatif).
- Options avancées :
Par défaut, le libellé 1 du fichier de comptes est récupéré en
Intitulé
de compte et le libellé 2 en
Intitulé court
. Si le libellé 2 n’est pas présent dans le fichier, alors le libellé 1 sera repris également en
Intitulé court
.
Si vous cochez la case, le libellé 2 est récupéré dans les deux champs intitulés, s’il est renseigné. S’il n’est pas renseigné, c’est le libellé 1 qui est repris.
Etape des journaux
La liste des journaux trouvés dans les fichiers d’écritures vous est proposée.
Indiquez la description et le type du journal.
La description pourra être modifiée ultérieurement, mais pas le type.
Si vous n’importez pas d’écritures, mais uniquement les comptes ou les comptes et la balance, alors les journaux par défaut seront automatiquement créés.
Récupération d'un dossier CCMX
La récupération de dossier CCMX consiste, lors de la création du dossier, à récupérer dans un unique dossier les
éléments suivants :
- Un plan comptable,
- Une balance N-1,
- Les écritures N avec lettrages et à nouveaux,
- Les écritures N+1 avec lettrages.
Il est possible de créer un dossier en récupérant uniquement le plan comptable CCMX ou uniquement le plan comptable et les écritures N par exemple.
Export à réaliser depuis CCMX
Exercice N : balance et écritures
- Dans votre dossier CCMX, placez-vous sur l’exercice N.
- Effectuez un premier export de la façon suivante : o Allez dans
Dossier + Echanges + Emettre
. o Cochez
Les écritures + Tous les journaux
. o Cochez
Comptables
+
avec les A nouveaux.
o Cocher
Les balances + N + N-1
. Indiquez les dates de fin d’exercice N et N-1. o Dans
Produit de destination
, sélectionnez
ASCII
. o Dans
Emission avec
, sélectionnez
Lettrage
,
date écrit.
A cette étape, vous avez généré les fichiers EXXX.CO (écritures N), BXXX.CO (balance N et N-1) où XXX correspond au nom du dossier.
Exercice N+1 : écritures et comptes
- Placez-vous sur l’exercice N+1.
- Effectuez un second export de la façon suivante : o Allez dans
Dossier + Echanges + Emettre.
o Cochez
Les écritures + Tous les journaux.
o Cocher
Le plan.
o Dans
Produit de destination
, sélectionnez
ASCII
. o Dans
Emission avec
, sélectionnez
Lettrage, date écrit.
A cette étape, deux nouveaux fichiers ont été générés : un fichier EXXX.CO (écritures N+1), et un fichier
CXXX.CO (comptes N+1) où XXX correspond au nom du dossier.
Import dans Open Line Compta
- A la création du dossier, dans l’étape des dates d’exercice, indiquez les dates d’exercice N et N+1.
- Cochez la case
Récupération de dossier CCMX.
Etape des fichiers
- Fichier des comptes comptables :
47
EBP Comptabilité Pro Open Line
Sélectionnez le fichier de comptes généré depuis CCMX, depuis l’exercice le plus récent.
Le format des comptes s’affiche automatiquement en fonction du contenu du fichier. Cependant, vous pouvez allonger la longueur des comptes si vous le souhaitez (maximum 15) et choisir de compléter ou non les comptes par des zéros.
Si vous sélectionnez le fichier de comptes généré sur N, les comptes créés dans CCMX sur N+1 n’existeront pas dans OpenLine. Leurs lignes d’écritures seront importées sur un compte d’attente (471).
-
Fichier de la balance N-1
:
Sélectionnez le fichier de la balance N et N-1 (facultatif).
Si vous indiquez un fichier de balance, alors le logiciel créera l’exercice N-1, importera le contenu de ce fichier dans le journal OD au dernier jour de l’exercice et procédera à la clôture de cet exercice (sans génération d’à nouveaux).
-
Fichier des écritures comptables de N
:
Sélectionnez le fichier des écritures N (facultatif).
-
Fichier des écritures comptables de N+1
:
Sélectionnez le fichier des écritures N+1 (facultatif).
- Options avancées :
Par défaut, le libellé 1 du fichier de comptes est récupéré en
Intitulé
de compte et le libellé 2 en
Intitulé court
. Si le libellé 2 n’est pas présent dans le fichier, alors le libellé 1 sera repris également en
Intitulé court
.
Si vous cochez la case, le libellé 2 est récupéré dans les deux champs intitulés, s’il est renseigné. S’il n’est pas renseigné, c’est le libellé 1 qui est repris.
Etape des journaux
La liste des journaux trouvés dans les fichiers d’écritures vous est proposée.
Indiquez la description et le type du journal.
La description pourra être modifiée ultérieurement, mais pas le type.
Si vous n’importez pas d’écritures, mais uniquement les comptes ou les comptes et la balance, alors les journaux par défaut seront automatiquement créés.
Récupération des données à partir d'un dossier EBP COMPTABILITE
Cette page a pour but de décrire le fonctionnement de la récupération d'un logiciel EBP COMPTA (ou EBP
COMPTA ET FACTURATION) dans une Compta Open Line. Elle contient différentes parties qui listent :
- les versions concernées,
- la marche à suivre,
- les données récupérées,
- les données non récupérées,
- un ensemble de questions sur la justification de la récupération.
Versions
Niveau fonctionnel
Il est possible de récupérer un dossier de n’importe quel niveau fonctionnel d’EBP Compta (et Compta et
Facturation) à partir de la Classic (Classic, Pro, Expert) vers n’importe quel niveau fonctionnel de Compta
OpenLine à partir de la Classic (Classic, Pro, Ligne PME, Expert).
Numéro de version
À partir d’une Compta OpenLine 5.0.1, récupérez les données de n’importe quelle version d’EBP Compta (ou
Compta et Facturation).
Marche à suivre
Dans votre ancien logiciel
Effectuez une sauvegarde de votre dossier ou une sauvegarde complète (c’est-à-dire de tous les dossiers).
Pour récupérer les pays, départements, codes postaux créés ou paramétrés dans votre ancien logiciel, vous devez effectuer une sauvegarde complète. Sinon, ces paramètres ne pourront être récupérés, mais les données système seront importées dans votre dossier Open Line.
48
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Faire une sauvegarde complète ne vous obligera pas à récupérer tous vos dossiers et exercices dans
Compta Open Line. Dans l’outil de migration, vous pourrez sélectionner uniquement une partie des données.
Si votre dossier contient deux exercices ouverts (N et N+1), et que votre exercice N est prêt à être clôturé, nous vous conseillons d’effectuer la clôture annuelle avant de migrer dans votre nouveau produit. Cela vous permettra de récupérer un maximum de lettrages :
- Lorsque la clôture annuelle de N a été effectuée : les lettrages des règlements N+1 avec les
détails d’A
Nouveaux générés
sont récupérés dans Open Line Compta.
- Lorsque la clôture annuelle de N n’a pas été effectuée : les lettrages des règlements N+1 avec les
factures N
ne sont pas récupérés.
Dans EBP Migration vers Open Line
- Sélectionnez la sauvegarde effectuée.
- Choisissez les dossiers et exercices à récupérer, en les cochant.
- Choisissez vos paramètres :
Importer les pays, départements et codes postaux de votre dossier d’origine EBP Compta
: ces données sont récupérables uniquement à partir d’une sauvegarde complète.
Récupération des informations des tiers
: si le dossier de Compta est destiné à être lié à une autre application dans laquelle les tiers sont déjà paramétrés, alors il est préférable de ne pas récupérer ces informations pour éviter les doublons.
- Lancez le traitement.
Dans votre nouveau logiciel Compta Open Line
- Créez un nouveau dossier et indiquez le nom du dossier à créer.
- Dans l’étape suivante, cochez la case
Récupérer des données depuis des applications tierces
.
- Dans la colonne
Récupérer les données depuis
, sélectionnez ensuite
EBP Comptabilité
ou
EBP
Comptabilité et Facturation
.
- Dans l’étape suivante, indiquez le répertoire du dossier à récupérer (ce répertoire est à l’intérieur du dossier
Migration
).
Suivez les différentes étapes de l’assistant de création de dossier.
Pour une association ou un syndicat : sélectionnez bien le plan comptable adéquat.
A la fin de l’opération, un compte-rendu de récupération s’affiche.
Vous devez attentivement lire son contenu : il vous indiquera la liste des banques créées ainsi que le détail des données n’ayant pas pu être récupérées.
Données récupérées
- Les balances des exercices archivés.
- Les écritures des exercices N et N+1 ouverts.
- Le statut des écritures (simulé, non simulé, validé).
- Les lettrages.
- Le détail des A Nouveaux comptabilisé dans le journal [OD] et redaté au 1er jour de l’exercice N.
- Les journaux et leur paramétrage.
- Les comptes et leur paramétrage (contacts, adresses, coordonnées bancaires, etc.).
- Les rapprochements bancaires.
- Les échéanciers.
- Les plans (axes) analytiques (à partir de la version OpenLine Pro).
- Les postes analytiques (à partir de la version OpenLine Pro).
- Les ventilations analytiques (à partir de la version OpenLine Pro).
- Les budgets (à partir de la version OpenLine Pro).
- Les chéquiers (à partir de la version OpenLine Pro).
- Les guides de saisie.
- Les libellés types.
- Les modes de règlement.
- Les options du dossier.
- Les clôtures mensuelles.
- Les exercices de 24 mois.
Données non récupérées
A nouveaux
Le détail des A nouveaux d’un compte n'est pas récupéré lorsque le cumul du détail de ce compte est différent de l’A Nouveau global présent dans le journal AN (différence existante dans le logiciel d'origine).
49
EBP Comptabilité Pro Open Line
Lettrages
- Les lettrages sur détail d’AN dans OpenLine.
- Les lettrages déséquilibrés.
- Les lettrages à cheval N et N+1.
Pour avoir plus de détail sur le fonctionnement des A Nouveaux dans Open Line, cliquez ici.
- Les lettrages partiels.
Rapprochements bancaires
- Les rapprochements bancaires dans un type différent que celui défini dans les préférences du dossier Compta d'origine.
- Un pointage sur une ligne simulée.
Pour avoir plus de détail sur le fonctionnement du Rapprochement dans Open Line, cliquez ici.
- Un pointage postérieur à la date du rapprochement en cours.
- Les rapprochements bancaires pour le même compte (ou journal) et à la même date, si le redatage n’est pas possible.
- Les rapprochements bancaires des comptes non rapprochables.
- Les lignes de relevé bancaire.
- Les lignes saisies manuellement dans le journal automatique AN du logiciel d'origine sont récupérées dans
Open Line dans un journal [OD] de type A Nouveaux. A ce titre, elles ne sont pas visibles dans les rapprochements bancaires. Si cela est nécessaire, il vous suffira de re-créer ces lignes dans les lignes extracomptables.
Statut des lignes
- Le statut Validé d’une ligne si l’une des lignes composant l’écriture n’est pas validée.
- Le statut Simulé d’une ligne si l’une des lignes composant l’écriture n’est pas simulée.
Echéances
- Les échéances supérieures à 100 % de la ligne ventilée.
- Un pointage supérieur au montant de l’échéance.
- Les échéances qui ont été purement et simplement supprimées dans le logiciel d'origine sont recrées à 100 % dans Open Line. Ces échéances sont marquées comme Inactives.
Divers
- Les chéquiers, si la banque n’a pas pu être créée dans OpenLine, lorsque le journal dans le logiciel d'origine n’a pas de compte de contrepartie.
- Le N° de chèque d’une ligne dont le chéquier n’existe plus ou n’a pas pu être récupéré.
- Les déclarations de TVA.
- Les devises : les écritures d’un journal en devise seront récupérées en Euros.
- Les masques de saisie non comptables. Pour les ventes comptoir, un ticket Z d’initialisation sera créé.
- Les guides d’abonnement.
- Les abonnements non générés.
- Les prévisions de trésorerie.
- Les grilles analytiques.
- Les utilisateurs.
- Le journal des événements.
- Les Notes de frais.
Compta et Facturation
- Les articles, familles d’artciles.
- Les prospects.
- Les pièces commerciales.
- Les immobilisations.
- En mode BNC : Les associés, les déclarations 2035 et tableaux de gestion.
Récupération impossible
La récupération est impossible dans ces cas :
- Dossier en devise.
- Dossier sur 3 décimales.
50
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- 2 journaux de banque avec le même compte de contrepartie : corrigez le paramétrage d’un des 2 journaux avant la récupération.
- Dossier déséquilibré : corrigez le déséquilibre avant la récupération.
Questions sur la récupération de EBP Compta
Que contient le compte-rendu de récupération ?
Il contient les informations suivantes :
• Les banques créées.
• Les détails d'AN non récupérés.
• Les lettrages non récupérés.
• Les rapprochements bancaires non récupérés.
• Les pointages non récupérés.
• Les re-datages de rapprochements.
• Les statuts de ligne ignorés.
• Les échéances non récupérées.
• Les chéquiers non récupérés.
• Les n° de chèque non récupérés.
• La mention indiquant que les déclarations de TVA ne sont pas récupérées.
• La durée du traitement par exercice.
Pourquoi des banques sont-elles créées dans Open Line ?
Les banques sont nécessaires pour créer les chéquiers. Elles sont créées en fonction des journaux de trésorerie, même si le dossier C++ ne contient pas de chéquiers.
La création d’une banque est possible en respectant les règles suivantes :
- Le journal de Trésorerie doit contenir un compte de contrepartie
- Ce compte de contrepartie ne doit pas être utilisé dans un autre journal.
Pourquoi les journaux d'à nouveaux sont-ils différents entre les 2 produits ?
Dans EBP COMPTA, le journal AN contient les à nouveaux globaux (un cumul par compte).
Dans Open Line, le journal [OD] contient les à nouveaux globaux pour certains comptes, et détaillés pour d'autres (tiers ...).
Le résultat de l'exercice doit être identique entre les 2 produits.
Pourquoi certains comptes sont-ils récupérés avec des A Nouveaux globaux plutôt que des A Nouveaux détaillés ?
Dans EBP COMPTA, il peut exister une différence entre l’A Nouveau global d’un compte et le détail de cet A
Nouveau, tel qu’il est visible en Consultation. Dans ce cas-là, il a été décidé de récupérer l’A Nouveau global du compte. De ce fait, les lettrages opérés sur les lignes détaillés sont donc perdus.
Il a été décidé que les comptes qui n’ont jamais été lettrés seront récupérés en A Nouveau non détaillés. En effet, on considère que si le compte n’a jamais été lettré, c’est que le détail des lignes d’A Nouveaux n’est pas intéressant pour l’utilisateur. Récupérer l’A Nouveau global plutôt que l’A Nouveau détaillé permet une exécution plus rapide de la récupération. Ce cas peut concerner par exemple les comptes de TVA, de banque…
Pourquoi les totaux des Grands livres sont-ils différents entre les 2 produits ?
Pour un maximum de cohérence, il faut demander, dans EBP COMPTA, un Grand Livre borné aux dates de l'exercice, et avec l'option les Reports à nouveaux détaillés.
La différence constatée se justifie par le détail d'AN non récupéré dans Open Line.
La justification peut s’effectuer ainsi :
- Dans EBP COMPTA, prendre les masses Débit / Crédit mentionnées dans le Grand Livre avec A Nouveaux détaillés.
- Dans EBP COMPTA, retirer les A Nouveaux détaillés non repris de certains comptes (voir messages de compterendu de récupération).
- Dans EBP COMPTA, rajouter les A Nouveaux non détaillés sur ces mêmes comptes (voir le journal des AN dans EBP COMPTA).
- On doit obtenir les masses Débit / Crédit du Grand Livre Open Line.
Les statuts sont récupérés à condition que toutes les lignes d’une même écriture aient le même statut. Dans le cas contraire, toutes les lignes d’une même écriture prennent le statut Confirmé.
51
EBP Comptabilité Pro Open Line
Pourquoi les montants des balances sont-ils différents entre les 2 produits ?
Dans EBP COMPTA, la balance tient compte des à nouveaux sous forme de cumul.
Dans Open Line, la balance tient compte du détail des à nouveaux pour certains comptes.
Pourquoi les échéanciers sont-ils différents entre les 2 produits ?
Dans EBP COMPTA, l'échéancier détaillé ne tient pas compte des écritures lettrées.
Dans Open Line, on tient compte soit uniquement des pointages, soit uniquement des lettrages.
De plus, les échéances purgées dans EBP COMPTA sont automatiquement créées lors de la récupération.
Pour rappel, certaines échéances ou pointage impossibles ne sont pas récupérées.
Pourquoi les lettrages sont-ils différents entre les deux produits ?
Les lettrages partiels ne pas récupérés.
Le fait de récupérer l’A Nouveau global d’un compte plutôt que son détail impacte également les lettrages (voir plus haut).
Comment sont récupérés les modes de règlement ?
Les modes de règlement EBP COMPTA correspondent aux moyens de paiement Open Line.
Les moyens de paiement par défaut sont créés dans Open Line. Si des modes de règlement avec des codes différents existent dans EBP COMPTA, alors ils sont récupérés.
Comment sont créés les modes de règlement ?
Les modes de règlement par défaut sont créés dans Open Line. Sont créés des modes de règlement supplémentaires en fonction du paramétrage présent dans les fiches comptes de tiers dans EBP COMPTA, onglet
Fact
. Ils sont codifiés de cette façon : REG00x.
Créer un nouveau raccourci
Accès :
Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci.
•
La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
Vous devez ensuite sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur où elles sont sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez les étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
•
L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ;
•
Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton
Lancer
pour créer le raccourci.
•
Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton
Annuler
.
52
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Ouvrir un dossier
Accès :
Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Comptabilité et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton
Annuler
et appeler la fonction Créer un nouveau raccourci du menu
Fichier
.
Lier un dossier
Accès
: Fichier - Lier
Cette fonction permet de lier ou consulter les dossiers liés par application.
Elle est disponible par le menu Paramètres - Société - Synchronisation.
Fermer un dossier
Accès :
Fichier - Fermer
Cette fonction permet de
fermer le dossier en cours
sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
Quitter l'application
Accès :
Fichier - Quitter
Cette fonction permet de
fermer l'application
.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
AFFICHAGE
Tableau de bord
Accès
: Affichage - Afficher le tableau de bord
Le tableau de bord permet de visualiser les éléments comptables les plus importants de votre exploitation.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord.
Afficher ou ne plus afficher le tableau de bord
Lors de l'ouverture du dossier, le tableau de bord peut être affiché automatiquement. Pour cela il suffit de cocher la case
Outils - Options - Apparence - Afficher le tableau de bord.
Tableau de bord système
Contenu du tableau de bord
Trois parties distinctes existent dans le tableau de bord livré par défaut :
Situation de trésorerie
Cet état se décompose en deux parties :
53
EBP Comptabilité Pro Open Line
Disponibilités
: affiche le solde des comptes de caisse (Comptes de nature Caisse), le solde des comptes bancaires (comptes de nature Banque et Chèques postaux) et le solde des autres comptes financiers (Comptes de nature Autres comptes financiers) à la date système.
Pour vous aider à identifier les soldes "anormaux", des panneaux sont disponibles :
- : Ce panneau s'affiche si le solde d'un compte de banque est créditeur mais que le découvert défini dans la fiche compte n'est pas dépassé.
- : Ce panneau s'affiche si le solde d'un compte de banque dépasse le découvert renseigné sur la fiche du compte.
- : Ce panneau s'affiche si le solde dès que le solde d'un compte de caisse est créditeur.
Etat des créances et dettes
:
Créances Clients échues
et
Dettes Fournisseurs échues
affichent :
- les soldes restant dûs sur les échéances antérieures à la date système ;
- les règlements pointant, quelque soit leur date de saisie.
Créances Clients à échoir
et
Dettes Fournisseurs
à échoir affichent :
- les soldes restant sur les échéances égales ou postérieures à la date système.
Créances diverses
affiche :
- la somme des mouvements débiteurs intervenus sur les comptes de nature de compte Créances et Dettes diverses, et cela quelque soit la date de saisie ou d'échéance des écritures.
Dettes diverses
affiche :
- la somme des mouvements créditeurs intervenus sur les comptes de nature de compte Créances et Dettes diverses, et cela quelque soit la date de saisie ou d'échéance des écritures.
Comparatif des résultats cumulés
Ce graphique est directement lié à l'exercice courant.
Ce graphique permet de comparer le résultat cumulé de l'exercice courant par rapport à celui de l'exercice précédent.
Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de nature Produits et la somme de tous les comptes de nature Charges (= "nature Produits - nature Charges").
Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et marge brute
Ce graphique est directement lié à l'exercice courant.
Ce graphique vous présente trois valeurs clefs pour suivre votre activité sur l'exercice courant.
Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de racine 70.
La marge brute est la somme de tous les comptes de racine 70, 71, 72, 73 et 791 diminuée de tous les comptes de racine 60 (= racines "70+71+72+73+791-60")
Il peut exister une divergence entre les éléments affichés dans le tableau de bord de la Comptabilité et le tableau de bord de la Gestion commerciale.
Cette divergence peut provenir par exemple :
- de pièces saisies directement en comptabilité, sans avoir été saisies sur la Gestion Commerciale ;
- de pièces saisies sur la Gestion Commerciale mais n'ayant pas encore été transférées en Comptabilité.
Création et modification des tableaux de bord
La création et la modification d'un tableau de bord sont possibles.
Tableau de bord paramétrable
Accès
: Affichage - Tableau de bord
Le tableau de bord système et ses informations
Un tableau de bord système vous est fourni avec le logiciel. Vous y trouvez un certain nombre d'informations qui peuvent s'avérer importantes pour la gestion de votre exploitation.
54
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Création d'un tableau de bord
Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton
Editer
disponible dans la barre d'outils de la page
Tableau de bord
.
Il est possible de :
- créer un tableau de bord depuis un tableau de bord déjà existant (système) en cliquant sur le bouton
Nouveau ;
- de créer un tableau de bord vide en cliquant sur le bouton
Nouveau vide
.
Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau tableau de bord.
Si ce libellé ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton
Renommer
.
Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page du tableau de bord, vous devez sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton
Par défaut
.
Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et cliquez sur
Supprimer
.
Les parties et informations à afficher dans un tableau de bord
Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties ou des informations.
L'ajout d'une partie s'effectue par le bouton
Ajouter
disponible dans la barre d'outils de la page Tableau de bord.
Sur ces parties, vous pouvez disposer de trois boutons (en haut à droite) :
Rafraîchir
: permet de mettre à jour les informations.
Modifier
: permet de définir l'affichage des informations.
Supprimer
: permet de supprimer la partie.
Après une modification ou un ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord grâce au bouton
Sauvegarder
ou en cliquant sur le bandeau situé en dessous du titre de la page.
Les parties disponibles sont :
-
Liste paramétrable
: Permet de déterminer via l'éditeur de requête (vues) une liste précise d'éléments.
-
RSS
: Permet d'indiquer le lien d'un flux RSS.
RSS désigne une famille de formats XML utilisés pour la syndication d'un contenu Web.
L'usage le plus courant est de recevoir la liste des nouveaux articles publiés sur un blog ou un site d'informations, avec un résumé pour chaque article. Il est généralement utilisé pour obtenir les mises à jour d'informations dont la nature change fréquemment : liste des tâches dans un projet, prix...
Le standard RSS est notamment utilisé pour la diffusion d'actualités sur Internet par les blogs professionnels ou semi-professionels. Des annuaires répertorient ainsi un grand nombre de flux d'actualités francophones.
-
Page Internet
: Permet d'indiquer un site internet.
-
Image
: Permet d'afficher une image.
Pour cela, vous devez la charger puis éventuellement la redimensionner.
Différents modes d'affichage sont disponibles.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG...
-
Horloge
: Permet d'afficher une horloge sous différents styles. Vous pouvez également afficher la date et l'heure en digitale.
-
Comparatif des résultats cumulés
: permet de comparer le résultat cumulé de l'exercice courant par rapport à celui de l'exercice précédent. L'affichage peut être effectué sous forme de graphique ou de grille.
Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de nature Produits et la somme de tous les comptes de nature Charges (= "nature Produits - nature Charges").
-
Comparatif chiffre d'affaires, résultat comptable, marge brute
: présente trois valeurs clefs pour suivre votre activité sur l'exercice courant. L'affichage peut être fait sous forme de graphique ou de grille.
Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de racine 70.
La marge brute est la somme de tous les comptes de racine 70, 71, 72, 73 et 791 diminuée de tous les comptes de racine 60 (= racines "70+71+72+73+791-60")
55
EBP Comptabilité Pro Open Line
- Situation de Trésorerie :
Cet état se décompose en deux parties :
Disponibilités
: affiche le solde des comptes de caisse (Comptes de nature Caisse), le solde des comptes bancaires (comptes de nature Banque et Chèques postaux) et le solde des autres comptes financiers (Comptes de nature Autres comptes financiers) à la date système.
Pour vous aider à identifier les soldes "anormaux", des panneaux sont disponibles :
- : Ce panneau s'affiche si le solde d'un compte de banque est créditeur mais que le découvert défini dans la fiche compte n'est pas dépassé.
- : Ce panneau s'affiche si le solde d'un compte de banque dépasse le découvert renseigné sur la fiche du compte.
- : Ce panneau s'affiche si le solde dès que le solde d'un compte de caisse est créditeur.
Etat des créances et dettes
:
Créances Clients échues
et
Dettes Fournisseurs échues
affichent :
- les soldes restant dûs sur les échéances antérieures à la date système ;
- les règlements non pointés dont la date de saisie est antérieure ou postérieure à la date système.
Créances Clients à échoir
et
Dettes Fournisseurs
à échoir affichent :
- les soldes restant sur les échéances égales ou postérieures à la date système.
Créances diverses
affiche :
- la somme des mouvements débiteurs intervenus sur les comptes de nature de compte Créances et Dettes diverses, et cela quelque soit la date de saisie ou d'échéance des écritures.
Dettes diverses
affiche :
- la somme des mouvements créditeurs intervenus sur les comptes de nature de compte Créances et Dettes diverses, et cela quelque soit la date de saisie ou d'échéance des écritures.
-
Trésorerie
: Affiche le solde des comptes de banque et de caisse à la date système.
-
Chiffre d'affaires
: Affiche le Chiffre d'affaires du jour et le chiffre d'affaires de l'exercice. Il est possible de déterminer un seuil d'alerte du chiffre d'affaires du jour : si le chiffre du jour est inférieur à ce seuil, alors il est affiché en rouge.
Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de racine 70.
-
Disponibilités
: affiche le solde des comptes de caisse (Comptes de nature Caisse), le solde des comptes bancaires (comptes de nature Banque et Chèques postaux) et le solde des autres comptes financiers (Comptes de nature Autres comptes financiers) à la date système.
Pour vous aider à identifier les soldes "anormaux", des panneaux sont disponibles :
- : Ce panneau s'affiche si le solde d'un compte de banque est créditeur mais que le découvert défini dans la fiche compte n'est pas dépassé.
- : Ce panneau s'affiche si le solde d'un compte de banque dépasse le découvert renseigné sur la fiche du compte.
- : Ce panneau s'affiche si le solde dès que le solde d'un compte de caisse est créditeur.
-
Etat des créances et Dettes à échoir
: affichent les soldes restant sur les échéances Clients et
Fournisseurs égales ou postérieures à la date système.
-
Etat des créances et Dettes échues
: affiche les soldes restant dûs sur les échéances Clients et
Fournisseurs antérieures à la date système diminuées des règlements non pointés dont la date de saisie est antérieure ou postérieure à la date système.
-
Suivi de compte
: Permet de suivre l'évolution du solde d'un compte par mois. L'affichage est possible sous forme de graphique ou de grille.
Il est possible de définir un plafond ou un seuil d'alerte. Si le solde du compte dépasse le plafond déterminé, alors il est affiché en rouge (utile, par exemple, pour suivre l'en-cours d'un client problématique). Si le solde du compte est inférieur au seuil déterminé, alors il est affiché en rouge (utile, par exemple, pour maîtriser les encours bancaires).
-
Alertes sur les soldes clients
: Permet de suivre un nombre déterminé de comptes clients, dont les soldes sont les plus élevés. L'affichage est possible sous forme de graphique ou de grille. Le nombre de comptes à suivre est paramétrable.
56
DETAIL DES FONCTIONNALITES
-
Palmarès des meilleurs clients
: Permet de visualiser les meilleurs clients en affichant le total des débits de ces comptes. L'affichage est possible sous forme de graphique ou de grille. Le nombre de clients à visualiser est paramétrable.
-
Alertes sur les retards de paiements des clients
: Permet de visualiser pour un nombre de clients déterminés, le montant de la créance la plus ancienne et le nombre de jours de retard de paiement par rapport
à la date système. L'affichage est possible sous forme de graphique ou de grille. Le nombre de clients à visualiser est paramétrable.
-
Abonnements devant être générés
: permet d'afficher tous les abonnements qui n'ont pas encore été générés et qui ont une date antérieure à la date système. Il est possible de sélectionner un ou plusieurs abonnements et de les générer à la partir du tableau de bord.
-
Recettes des ventes comptoir par mois et par moyen de paiement
: permet d'afficher la ventilation des ventes comptoir. Sont inclus dans cet état les mouvements saisis sur les Tickets Z, à l'exclusion des Tickets d'initialisation et des mouvements opérés sur les Remises en banque. L'affichage est possible sous forme de graphique ou de grille.
-
Cumul des postes d'un plan pour le mois système
: permet d'afficher le cumul des postes d'un plan analytique. L'affichage est possible sous forme de graphique ou de grille.
-
Cumul d'un poste sur l'exercice courant
: permet de suivre l'évolution d'un poste analytique sur l'exercice. L'affichage est possible sous forme de graphique ou de grille.
-
Palmarès des cinq plus gros postes d'un plan
: permet de consulter, pour un plan analytique, les 5 postes analytiques ayant le plus gros solde. L'affichage est possible sous forme de graphique ou de grille.
-
Cumul de 5 budgets
: permet d'afficher les cumuls de 5 budgets. L'affichage est possible sous forme de graphique ou de grille.
-
Réalisé mensuel d'un budget
: permet de suivre l'évolution mensuelle d'un budget.
Personnalisation du tableau de bord
Le bouton
Personnaliser
(ou clic droit depuis le tableau de bord +
Afficher la fenêtre de personnalisation
) permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord.
C'est uniquement lorsque la page de personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les parties.
Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez.
Par un clic droit dans une partie du tableau de bord, vous disposez de :
Cacher la fenêtre de personnalisation
Afficher le texte
Cacher l'élément
Regrouper
Créer un élément Espace vide
Contrainte de taille
(redimensionnement, verrou de taille, hauteur...)
Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez de :
Cacher la fenêtre de personnalisation
Cacher l'élément
Regrouper
Créer un élément Espace vide
Dégrouper le groupe
Ajouter un onglet
Dans la fenêtre de personnalisation, deux onglets sont présents : l'onglet
Eléments cachés
vous permet d'ajouter :
- un espace vide
- un séparateur virtuel
- un séparateur horizontal
- les éléments que vous avez précédemment enlevés. l'onglet
Arbre des éléments
contient des éléments présents dans le tableau de bord avec arborescence des groupes, onglets..
Ecran de démarrage
57
EBP Comptabilité Pro Open Line
Accès
: Affichage - Ecran de démarrage
Cet écran vous permet de visualiser l'enchaînement des principales fonctions disponibles dans l'application.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Saisie mois courant
: permet de se positionner sur la liste des journaux/mois pour accéder à la saisie par journal.
Echéancier / Trésorerie
: permet d'accéder à Démarrer une tâche du menu Echéancier/Règlement.
Consultation / Lettrage
: permet d'ouvrir la fenêtre de consultation sur le compte consulté en dernier.
Rapprochement bancaire
: permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant.
Déclaration de TVA :
permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA.
Balance Clients et Fournisseurs
: permet d'accéder à la Balance interactive.
Situations de comptes
: permet d'accéder à l'impression des situations de comptes de vos clients et de vos fournisseurs.
Tableau de bord
: permet d'afficher le tableau de bord du dossier.
FAVORIS
Favoris
Accès
: Favoris
Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ajouter un favori
Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation
+ clic droit et cliquer sur
Ajouter aux favoris
.
Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris.
Aller dans le menu
Saisie + Saisie journal
, faire clic droit puis
Ajouter aux favoris
.
Dans la volet
Favoris
, vous retrouvez
Saisie par journal
.
Gestion des Favoris
Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer.
Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers.
Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit +
Ajouter un dossier
.
Par défaut, le libellé est
Nouveau dossier
.
Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance.
Le nombre de dossier est illimité.
Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier.
Chaque dossier et action peuvent être renommer.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit +
Propriétés
.
Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action.
Le bouton
Réinitialiser
permet de retrouver le libellé d'origine :
- pour les dossiers : Nouveau dossier
- pour les actions : Nom de l'action d'origine
Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons
Monter/Descendre
(clic droit +
Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser.
A l'aide de la touche
Shift
, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit
+
Remonter d'un niveau
).
58
DETAIL DES FONCTIONNALITES
2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers :
"sélectionner l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau".
Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit +
Enlever des Favoris
.
Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre.
Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration.
Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données.
QUOTIDIEN / SAISIE
Quotidien - Démarrer une tâche
Accès
: Quotidien / Saisie - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu
Démarrer une tâche
. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Saisie par journal
: permet de se positionner sur la liste des cumuls des journaux pour accéder à la saisie par journal.
Consultation/Lettrage
: permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier.
Rapprochement bancaire
: permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant.
Echéanciers / Trésorerie
: permet d'accéder au menu Echéancier / Trésorerie, qui contient les relevés bancaires, les fiches banques, la prévision de trésorerie...
Déclaration de TVA
: permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA créées sur le dossier et d'en créer une nouvelle.
Recherche d'écritures
: permet d'accéder à la liste regroupant toutes les écritures comptabilisées et d'y effectuer une recherche.
SAISIE PAR JOURNAL
SAISIE PAR JOURNAL
Saisie par journal : la liste des journaux/mois
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement.
Elle affiche par journal et par mois les cumuls débiteurs et créditeurs enregistrés en comptabilité.
Elle permet également d'accéder aux différents masques de saisie comptables.
Les onglets
Trois onglets différents sont proposés.
Mois en cours
Cet onglet affiche tous les journaux/mois existants sur le mois de la date système si cette date est incluse dans les exercices existants.
Définition du mois en cours :
- Si le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur. est inclus dans les exercices existants, alors le mois en cours est égal au mois système.
59
EBP Comptabilité Pro Open Line
Exercice existant 01/01/2008 au 31/12/2008 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : Mars 2008.
- Si le mois système Mois système = mois de l'ordinateur. est situé hors des exercices existants, alors le mois en cours est un mois qui est le plus proche du mois système.
Exercices existants 01/01/2006 au 31/12/2006 + 01/01/2007 au 31/12/2007 ; Date système : 10/03/2008
; Mois en cours : décembre 2007.
Tous les mois
Par défaut, la liste est initialisée avec l'exercice courant.
Néanmoins, tous les exercices quelque soit leur état étant accessibles (clôturé ou ouvert), il vous est possible de sélectionner un n'importe quel autre exercice puis de cliquer sur
Actualiser la liste
pour la mettre à jour.
Cette liste vous propose tous les journaux / mois classés d'abord par mois puis par journal.
Tous les journaux
Par défaut, la liste est initialisée avec l'exercice courant.
Néanmoins, tous les exercices quelque soit leur état étant accessibles (clôturé ou ouvert), il vous est possible de sélectionner un n'importe quel autre exercice puis de cliquer sur
Actualiser la liste
pour la mettre à jour.
Cette liste vous propose tous les journaux / mois classés d'abord par journal puis par mois.
Le contenu de la liste
Quelque soit l'onglet sélectionné, le contenu de la liste reste identique :
Débit
: Affiche la somme de tous les montants débiteurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Débit.
Crédit
: Affiche la somme de tous les montants créditeurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Crédit.
Un journal/mois doit être obligatoirement équilibré : la somme de tous les montants débiteurs doit être
égale à la somme de tous les montants créditeurs.
Lignes au débit
: Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au débit sur un journal/mois.
Lignes au crédit
: Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au crédit sur un journal/mois.
Clôturé
: Une icône est affichée si un journal/mois a fait l'objet d'une clôture mensuelle.
Si un journal/mois n'a pas été mouvementé, alors la ligne correspondante reste vierge.
Le cumul des journaux/mois est automatiquement remis à jour à chaque saisie.
Accéder à la saisie
Plusieurs modes de saisies comptables vous sont proposés.
Pour accéder à la saisie journal, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une ces possibilités :
- double cliquer sur la ligne désirée ;
- faire
Entrée
sur la ligne désirée ;
- sélectionner
Saisie par journal
dans la barre de tâches ;
- sélectionner
Saisie par journal
dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris..
Pour accéder à la saisie d'une nouvelle écriture comptable, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités :
- sélectionner
Nouvelle écriture comptable
dans la barre de tâches ;
- sélectionner
Nouvelle écriture comptable
dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris.
.
Pour accéder à la saisie de la balance d'ouverture, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités :
- sélectionner
Saisir la balance d'ouverture
dans la barre de tâches ;
- sélectionner
Saisir la balance d'ouverture
dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris.
.
Corps de la fenêtre de saisie par journal
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
60
DETAIL DES FONCTIONNALITES
C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement, le calcul des totaux des journaux.
La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux).
La saisie journal est le mode standard de comptabilisation. Il permet de saisir sur un même journal/mois plusieurs écritures, sans sortir du masque de saisie.
C'est également le lieu dans lequel sont déversées toutes les écritures comptables provenant d'autres fonctionnalités (Saisie par guide ; écritures transférées de la Gestion Commerciale ; saisie par écriture...).
Navigation dans la fenêtre de saisie
La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux
Les colonnes sont listées de gauche à droite :
Statut
Les différents statuts :
Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent.
-
Ecritures non validées
(ni validées, ni simulées) :
Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création.
Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge.
Ce statut reste modifiable.
- Ecritures validées
:
Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles.
Elles affichent alors un statut "V".
Ce statut n'est plus modifiable.
- Ecritures simulées
: Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en
mode "Simulé
".
Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire.
Elles affichent alors un statut "S".
Ce statut reste modifiable.
Changement de statut :
Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois.
Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée :
- Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé".
- Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé".
- Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé".
Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal
Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal.
Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
Jour *
Le jour de saisie s'entend ici comme un jour calendaire, dépendant de l'exercice courant et de la période de saisie sélectionnée.
Le jour peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.
Le comportement de la date dépend du paramétrage "Reprise de date" effectué dans la fiche journal.
N° de pièce
Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal.
Même si un numéro de pièce est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur.
Groupe d'écritures
Le groupe d’écritures dépend des paramétrages des fiches Groupe d’écritures et des fiches comptes.
Même si un groupe d’écritures est proposé, il reste néanmoins modifiable par l’utilisateur.
N° de document
Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine.
Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture.
Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable.
Compte *
La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante.
61
EBP Comptabilité Pro Open Line
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option
Afficher en saisie les alertes sur les comptes
dans les
Options comptables
.
Les messages d'alerte affichés peuvent être :
- bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ;
- non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal.
Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées.
Libellé
Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal.
Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur.
D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante
l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement.
Enfin, des libellés enrichis sont disponibles.
Débit / Crédit *
Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend :
- du sens par défaut paramétré sur la fiche compte,
- de la nature du compte saisi,
- du type de journal dans lequel la saisie est effectuée.
Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice.
Il ne peut pas être nul.
Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option
Afficher en saisie les alertes sur les montants
dans les
Options comptables
. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché.
Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture.
Date d'échéance
Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses.
Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés.
Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi.
La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons :
- en saisissant directement dans le champ,
- en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,.
- en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "
+
" disponible dans le champ.
Tant que l’écriture n’est pas enregistrée, cette date est supprimable. Dans ce cas, aucune échéance ne sera enregistrée sur cette écriture.
Une fois que l’écriture est enregistrée, cette date n’est plus supprimable sur la ligne d’écriture, mais cela reste possible par l’échéancier (accessible par le bouton
Échéancier de la facture
, par
F7
ou par le bouton
+
).
Dans une gestion d’échéancier courante, pour solder des échéances il faut les pointer dans des avoirs ou règlements et non les supprimer.
Si toutefois vous avez besoin de supprimer en masse des échéances, vous pouvez utiliser l’outil Purger les
échéances, accessible par le menu
Outils – Assistance comptable.
Moyen de paiement
Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie.
Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés.
Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre
Fournisseur ou avez été réglé par votre Client.
Documents associés
Dans cette colonne, un trombone est affiché si vous avez associé à votre ligne d'écriture un document associé.
N° de chèque
Cette colonne apparaît sur les journaux de type Trésorerie.
Il sera saisissable, si un chéquier a été créé sur la banque de ce journal.
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DETAIL DES FONCTIONNALITES
Le numéro de chèque peut être saisi manuellement, sélectionné dans la liste ou attribué automatiquement lors de la création du règlement.
Le n° de chèque est saisissable sur un décaissement fournisseur pour lequel vous aurez choisi le moyen de paiement Chèque.
Poste analytique
Cette colonne est saisissable manuellement, sur les comptes autorisant la gestion de l'analytique. La saisie d'un poste entraîne obligatoirement la ventilation de la totalité du montant de la ligne dans le poste désiré.
Cette colonne peut également être automatiquement renseignée si une grille de ventilation est appliquée sur le compte de la ligne. Dans ce cas, le poste affiché dans la colonne est le premier poste de la grille analytique.
Totaux du journal
Ces cumuls sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux.
L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.
Débit
: La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.
Crédit
: La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.
Informations sur le compte
En pied de journal, trois champs supplémentaires sont affichés pour information. Aucune modification n'y est directement possible.
Ces éléments dépendent de la ligne d'écriture sélectionnée ou en cours de saisie. Ils vous donnent : l'intitulé du compte saisi sur la ligne et le solde de ce compte en fin d'exercice (solde débiteur ou solde créditeur).
Présentation de la fenêtre de saisie comptable
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal
OU Quotidien / Saisie - Nouvelle écriture comptable
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches.
La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture.
Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée.
Barre de menus
La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché.
Les menus sont
Fichier
,
Edition
,
Actions
,
Vues
,
?.
Barres d'outils
Les barres d'outils sont représentées par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie.
Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation :
Enregistrer
:
Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie.
La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option
Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture
, disponible dans
Paramètres - Paramétrages - Options de saisie
.
Enregistrer et Fermer
:
Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie.
Fermer :
Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparaît.
Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée.
Imprimer / Aperçu
: Ces boutons vous permettent de réaliser l'impression ou l'aperçu de votre saisie.
Annuler/Refaire
:
Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement.
Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies.
Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier.
63
EBP Comptabilité Pro Open Line
Précédent/Suivant
:
Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie.
Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte.
- Accès à la saisie journal, à partir de
Quotidien / Saisie - Comptabilité - Saisie journal - Mois en cours
: la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours.
- Accès la saisie journal, à partir de
Quotidien / Saisie - Comptabilité - Saisie par journal - Tous les mois
: la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent.
- Accès la saisie journal, à partir de
Quotidien / Saisie - Comptabilité - Saisie par journal - Tous les journaux
: la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent.
- Accès à la saisie journal, à partir de
Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux
: la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré.
Consultation/Lettrage
:
Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée.
Voir document
:
Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique.
Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton
Voir le document
devient inactif.
Echéanciers :
Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée.
- Echéancier de la Facture :
Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée.
-
Pointages :
Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués.
Documents associés
:
Permet de relier une ligne d'écriture à un ou plusieurs fichiers (par exemple le scan d'une facture ...) ou d’accéder au document associé d’une ligne.
Les lignes d’écritures associées à un document sont facilement repérable grâce à l’icône
trombone
affichée dans la colonne
Document
.
Retrouvez tous les documents associés dans
Paramètres - Documents associés
.
Infos TVA
:
Permet de visualiser les informations de TVA stockées sur la ligne d'écriture et permettant de créer la déclaration de TVA. Certaines informations sont modifiables. Pour plus d'informations, reportez-vous à la page
Informations de TVA.
Régler
:
Permet de créer un nouveau règlement, si l'écriture sélectionnée est une Facture ou Avoir Client ou
Fournisseurs.
Ventilations analytiques
Permet d'accéder à la fenêtre de ventilation analytique rattachée au compte et la ligne sélectionnée.
Saisie guidée
Un bouton
Saisie guidée
vous permet d'accéder à la fenêtre de saisie guidée.
Traitements sur les écritures :
Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris..
Ecritures de régularisation :
Le fonctionnement des écritures de régularisation répond à certains principes.
-
Facture non parvenue ou à émettre :
Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage
Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'écriture d'extourne.
64
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- Charge ou produit constaté d'avance :
Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer l'écriture de régularisation puis l'écriture d'extourne.
Ajouter
:
-
Pour la saisie journal
:
Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes.
Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...).
-
Pour la saisie par écriture
:
Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes.
Insérer
:
-
Pour la saisie journal
:
Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...)
Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture.
-
Pour la saisie par écriture
:
Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée.
Supprimer l'écriture
:
Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose).
En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question.
Supprimer la ligne
:
Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même
écriture.
La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture.
Vues
:
Les vues sont disponibles en saisie journal. Elle vous permettent de définir les colonnes que vous voulez afficher.
Une vue par défaut existe pour chaque type de journal.
Vous pouvez vous-même créer vos propres vues ou modifier les vues proposées.
Couper / Copier / Coller / Excel
:
Il est possible de couper / copier /coller une ligne ou plusieurs lignes d'écriture d'une saisie vers une autre ainsi que de la saisie vers Excel et inversement.
Le copier / coller de Excel vers la saisie est possible sous certaines conditions :
- Si votre fichier Excel contient des noms de colonnes, alors ces noms de colonnes doivent être strictement identiques à ceux existants dans la saisie.
- Si votre fichier Excel ne contient pas de nom de colonnes ou que l'un de ces noms est différent, alors il est indispensable que le nombre de colonnes copiées dans Excel soit identiques au nombre de colonnes affichées en saisie.
Recherche
:
Permet d’effectuer une recherche sur les lignes d’écritures sans avoir besoin de taper la valeur en entier.
Vous recherchez une écriture dont le libellé est « Loyer de la rue du Temple ».
Après avoir cliqué sur
Recherche
, cliquez dans la colonne
Libellé
et tapez « Lo ».
Si le logiciel se positionne sur l’écriture « Location d’articles », ajoutez un « y » pour poursuivre la recherche.
Vous pouvez utiliser les touches
Ctrl + Down
(ou
Flèche basse
) et
Ctrl + Up
(ou
Flèche haute
) pour poursuivre la recherche vers le bas ou vers le haut.
65
EBP Comptabilité Pro Open Line
Il s’agit d’une recherche et non d’un filtre : toutes les lignes d’écriture du journal / mois restent affichées.
Un raccourci vous permet d'également d'accéder à cette fonctionnalité :
Ctrl+R
Equilibrer
:
Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie.
En-tête de la fenêtre de saisie
Journal
:
La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante.
Période
:
La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant.
Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles.
Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles.
Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire.
Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus,
- La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre
2008 inclus.
- La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires,
à savoir :
* Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008"
* Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009".
Navigation dans la fenêtre de saisie
:
La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux.
Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes.
Corps de la fenêtre de saisie
Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture.
Fermeture de la fenêtre de saisie
La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée.
La fenêtre de saisie peut être fermée :
- directement par la croix rouge de la fenêtre,
- par le menu
Fichier - Fermer
,
- par le menu
Fichier - Sauvegarder et Fermer
,
- par la combinaison de touches
Alt + F4
,
- par le bouton
Fermer
,
- par le bouton
Sauvegarder et Fermer.
Menu contextuel
Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils.
Colonnes optionnelles
Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné.
Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton
Editer les vues
de la barre de tâche de la fenêtre de saisie.
Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...).
Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage.
Traitements sur les écritures en saisie
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal
OU Quotidien / Saisie - Nouvelle écriture comptable
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture.
66
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Traitement sur les écritures
Simuler / Confirmer l'écriture
Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal .
Valider l'écriture courante
Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée.
La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes :
- l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ;
- l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne
Statut
doit être vierge) ;
- dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ;
- la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ;
- la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu.
Valider tout
Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois.
Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe
Valider l'écriture courante.
Contrepasser l'écriture
La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine.
Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel
Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue.
L'écriture déjà existante peut être située :
- dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux,
- sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé.
L'écriture contrepassée doit être affectée :
- dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses,
- à n'importe quelle date de l'exercice, à condition que cette date n'appartienne pas à une période clôturée.
Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante :
- Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ;
- Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé.
L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination.
Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée.
Ré-imputer l'écriture
La ré-imputation d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine.
Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris
, nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue.
L'écriture à transférer doit être :
- de statut Non validé ou Simulé,
- située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux.
Le journal et la date de destination doivent être :
- différents du journal et du mois d'origine,
- des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux,
- des dates appartenant à des mois non clôturés.
L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination.
Créer un abonnement à partir de cette écriture
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Cette fonction vous permet de créer un guide d'abonnement à partir de l'écriture sélectionnée. L'écriture comptable sera copiée dans
Ecriture modèle
: elle servira de modèles aux abonnements qui vous générerez.
Aucun lien n'existe entre une écriture d'origine, un guide créé d'après elle et les abonnements générés.
Vous pouvez créer plusieurs guides à partir de la même écriture.
Créer un guide de saisie à partir de cette écriture
Cette fonction vous permet de créer un guide de saisie à partir de l’écriture sélectionnée.
Un guide de saisie est utilisable en Saisie guidée et permet une saisie rapide des écritures.
Les différents éléments de l’écriture sont repris dans le guide de saisie :
- Le jour (donnée facultative)
- Le type de journal
- Le code journal (donnée facultative)
- Les lignes.
Dans les lignes, vous retrouvez les différents comptes de l’écriture. Vous pouvez adapter les comptes saisissables et non saisissables.
Selon le paramétrage du journal, les libellés reprennent :
- Le libellé de chaque ligne de l’écriture pour un journal avec « Libellé saisi à chaque ligne ».
- Le libellé de la 1ère ligne de l’écriture pour un journal avec « Libellé de la première écriture ».
- Aucun libellé pour un journal avec « Intitulé du compte saisi ».
Les montants ne sont pas repris. Des formules remplacent les montants :
- TVA sur HT
- TVA sur TTC
- Solde
Les guides de saisie sont consultables dans le menu
Paramètres
.
Aucun lien n'existe entre une écriture d'origine et le guide créé d'après elle.
Vous pouvez créer plusieurs guides à partir de la même écriture.
Fonctions spécifiques au menu contextuel
Rafraîchir
:
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...).
Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage...
Délier
:
Ce bouton apparaît uniquement si vous avez activé l'option
Autoriser la déliaison d'écritures issues de transfert comptable
dans les Paramètres - Société.
Ce bouton est actif uniquement sur les écritures provenant de Gestion Commerciale ou d'Immobilisations.
Les écritures transférées de ces applications possèdent le statut
Non validé
. Après leur transfert, seuls les pointages et statuts peuvent être modifiés, les autres modifications sont interdites ; elles ne peuvent pas être supprimées.
Si vous désirez malgré tout exécuter ces deux actions, vous devez
Délier
les écritures.
Délier
entraîne :
- La perte du lien existant entre cette écriture comptable et le document correspondant en Gestion commerciale ou en Immobilisations :
Voir document
devient donc inactif.
- La perte du pointage en comptabilité.
- Cette écriture n'est plus considérée comme une écriture provenant de Gestion commerciale ou d'Immobilisation mais comme une écriture saisie en comptabilité : le type de document d'origine devient donc
Saisie par journal
.
- Les échéances des écritures de type Facture et Avoir seront remontées en Gestion commerciale.
Créer une immobilisation à partir de cette écriture :
Cette fonction est accessible uniquement si les conditions suivantes sont remplies :
- le dossier de comptabilité est lié à un dossier EBP Immobilisations ;
- la ligne sélectionnée doit mouvementer un compte de nature Achats d'Iimmobilisations au débit positif ou au crédit négatif.
Elle permet de créer une immobilisation dans l'application EBP Immobilisations.
68
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Selon le mode de saisie à l'origine de l'écriture, selon le type de journal dans lequel vous vous trouvez, selon que le numéro de document est déjà renseigné ou non sur cette écriture, alors :
- le numéro de l'Immobilisation créée dans l'application liée sera reportée ou non sur l'écriture sélectionnée,
- l'écriture permettra ou non de créer plusieurs immobilisations.
La gestion des échéanciers et des pointages en saisie
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal
OU Quotidien / Saisie - Saisie par écriture
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture.
Comptes autorisés pour gérer les échéanciers
Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance".
Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement).
Fonctionnement des échéanciers
Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal.
Il s'agit de l'
échéancier de la facture
et des
Pointages
.
Echéancier de la facture
L'
Echéancier de la Facture
est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie.
Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent :
- saisir directement l'échéance dans la colonne
Date de l'échéance
, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible
;
- ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton
Echéancier de la facture
disponible dans la barre d'outils ;
- ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton
"+"
disponible dans la colonne
Date d'échéance ;
- ouvrir l'échéancier simplifié en tabulant jusqu'à la fin de la ligne ;
- appuyer sur F7.
Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton
Sauvegarder
) et à des rafraîchissements
(fonction
Rafraîchir
dans le menu contextuel).
L'Echéancier principal ou l'Echéancier simplifié affichent dans l'ensemble le même contenu.
L'Echéancier principal (bouton
Echéancier de la facture
) est néanmoins plus détaillé que l'échéancier simplifié
(bouton
+
dans la colonne
Date de l'échéance
) : il affiche en plus des champs d'en-tête et le solde restant pour chaque échéance.
Dans tous les cas, quelque soit l'affichage sélectionné, ces deux échéanciers se comportent de la même façon et affichent le même résultat.
En-tête
La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton
Echéancier de la facture
de la barre d'outils.
Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (
compte
,
libellé du compte, date et le montant de la pièce
)
Corps
69
EBP Comptabilité Pro Open Line
Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.
Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons
Ajouter
et
Supprimer
permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances.
La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus.
La somme des échéances d'une ligne d'écriture ne peut en aucun cas être inférieur au montant de cette ligne d'écriture.
La case Inactive est cochée si vous avez purgé cette échéance par l'assistant de Maintenance des échéances.
Aucune modification n'est possible directement sur ce champ dans l'échéancier.
La réactivation de cette échéance est possible en réutilisant la
Maintenance des échéances
.
Autres fonctions
Répartir sur la sélection
Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier.
Si une seule ligne d'échéance est sélectionnées, alors ce bouton permet d'affecter à cette ligne d'échéance la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés.
Contenu de l'échéancier :
Montant de la pièce : 400 Euros
Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 %
Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 %
Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés
Total des montants : 200 Euros
Total des pourcentages : 50 %
Lorsque je sélectionne
Répartir sur la sélection
, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 :
Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 %
Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 %
Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 %
Total des montants : 400 Euros
Total des pourcentages : 100 %
Si plusieurs échéances sont sélectionnées, alors ce bouton permet de répartir également sur toutes ces lignes d'échéance la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés.
Contenu de l'échéancier :
Montant de la pièce : 400 Euros
Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 %
Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 %
Total des montants : 200 Euros
Total des pourcentages : 50 %
Lorsque je sélectionne les deux échéances existantes et clique sur
Répartir sur la sélection,
l'échéancier est recalculé ainsi, en modifiant automatiquement les valeurs des échéances 1 et 2 :
Echéance 1 : 30/06/2009 - 200 Euros - 50 %
Echéance 2 : 31/07/2009 - 200 Euros - 50 %
Total des montants : 400 Euros
Total des pourcentages : 100 %
Régler l'échéance
Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant de l'échéance sélectionnée et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec cette échéance.
Régler la facture
:
Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant total de la facture (toutes échéances confondues) et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec ces échéances.
Echéancier interactif
:
Ce bouton permet d'accéder à l'échéancier interactif.
Visualiser les pointages
70
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Ce bouton permet d'afficher une nouvelle fenêtre listant toutes les lignes d'écritures avec lesquelles l'échéance sélectionnée a été pointée.
Les lignes présentes dans cette fenêtre peuvent être des avoirs, des règlements et de remboursements.
Pour consulter ou modifier le pointage exécuté entre l'échéance et n'importe laquelle de ces lignes, il vous suffit de cliquer sur
Modifier
.
Choix des vues
Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins.
Sauvegarder ou Fermer un échéancier
Le bouton
Sauvegarder
permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer.
Le bouton
Sauvegarder et Fermer
permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer.
Le bouton
Fermer
entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications.
Pointages
La fenêtre
Pointages
permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture.
Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de :
- cliquer sur le bouton
Pointages
disponible dans la barre de taches de la saisie journal pour ouvrir la fenêtre de Pointage principal ;
- tabuler jusqu'à la fin de la ligne pour afficher la fenêtre Pointage simplifié ;
- appuyer sur F7.
La fenêtre de Pointages simplifié affiche la liste des échéances d'un compte et l'état de leur pointage au moment de la dernière sauvegarde.
Elle n'affiche donc pas les échéances des factures qui n'ont pas encore été sauvegardées ni les pointages effectués mais non encore sauvegardés.
La fenêtre de Pointages Principale et la fenêtre de Pointage simplifié affichent dans l'ensemble le même contenu.
Pointages Principal (bouton
Pointages
) est néanmoins plus détaillé que l'échéancier simplifié (tabuler jusqu'à la fin de la ligne): il affiche en plus des champs d'en-tête et le solde restant sur l'avoir ou le règlement.
Dans tous les cas, quelque soit l'affichage sélectionné, ces deux Pointages se comportent de la même façon et affichent le même résultat.
Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Pointages Principal, Pointages Simplgié, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton
Sauvegarder
) et à des rafraîchissements (fonction
Rafraîchir
dans le menu contextuel).
En-tête
Cet en-tête apparaît uniquement si le Pointages est ouvert par le bouton
Pointages
.
Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (
compte
,
date et le montant du règlement, Reste à affecter...
).
Le
Reste à affecter
se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées.
Corps
Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées.
Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone.
Seule la case à cocher
Pointée ?
est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ
Reste à affecter
à une ligne d'échéance.
L'ordre de pointages des différentes échéances est important :
- selon l'ordre dans laquelle les échéances sont pointées, le solde de chaque échéance peut être différent.
- il est préférable de commencer par pointer les factures avant de pointer les avoirs.
71
EBP Comptabilité Pro Open Line
Lorsqu'une échéance est en gras, c'est que le règlement ou l'avoir affiché la solde totalement.
Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une
écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité.
Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité.
La somme des
Montants pointés
de la grille ne peut être supérieure au montant du
Reste à affecter
de l'en-tête.
Choix des vues
Une vue de la fenêtre
Pointages
est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins.
Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes
4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta.
Sauvegarder ou Fermer un échéancier
Le bouton
Sauvegarder
permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer.
Le bouton
Sauvegarder et Fermer
permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer.
Le bouton
Fermer
entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications.
Choix de l'échéance de l'avoir
En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances.
Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances.
Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton
Pointages
d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre
Choix de l'échéance de l'avoir
s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale).
Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur
Ok
pour que la fenêtre de
Pointages
s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages).
Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la
croix rouge
de la fenêtre.
Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie
Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal.
Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (
Echéancier de la facture
ou
Pointages
), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles.
Ligne de type Facture
Une ligne est de type Facture :
- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A
Nouveaux,
- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux.
Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne
Date d'échéance,
soit en cliquant sur le bouton
Echéancier de la facture,
soit en cliquant sur le bouton
"+"
de la colonne
Date d'échéance
.
Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre.
Ligne de type Avoir
Une ligne est de type Avoir :
- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux,
- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux.
72
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.
En revanche, en cliquant que le bouton
Pointages
, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte.
Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le
Reste à affecter
soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible.
Ligne de type Règlement
Une ligne est de type Règlement :
- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou
Trésorerie,
- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou
Trésorerie.
Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.
En revanche, en cliquant que le bouton
Pointages
, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte.
Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le
Reste à affecter
soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible.
Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter.
Ligne de type Remboursement
Une ligne est de type Remboursement :
- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie,
- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie.
Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.
En revanche, en cliquant que le bouton
Pointages
, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte.
Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le
Reste à affecte
r.
Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le
Reste à affecte
r soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs).
Les informations de TVA sur les lignes d’écriture
Lors de la saisie des écritures, des informations de TVA provenant des paramètres des comptes utilisés sont stockées.
A quoi servent les informations de TVA ?
Ces informations de TVA sont utilisées lors de l’établissement de la déclaration de TVA.
Le stockage sur la ligne d’écriture vous permet de modifier le paramétrage des comptes à tout moment, sans impacter vos écritures ni vos déclarations.
Cependant, si vous souhaitez que le nouveau paramétrage d’un compte impacte les écritures utilisant ce compte, alors vous devez lancer l’outil de mise à jour des infos de TVA.
Quelles lignes d’écriture contiennent des informations de TVA ?
- Les lignes utilisant un compte de TVA collectée.
- Les lignes utilisant un compte de TVA déductible.
-Les lignes utilisant un compte d’immobilisation, de charge ou de produit exonéré.
- Les lignes de tiers d’un règlement pointant l’échéance d’une facture utilisant un compte de TVA sur encaissements.
Quelles informations sont stockées ?
- La territorialité (France, Corse, Monaco, DOM…)
- Le type d’opération (Biens et prestations de services, Autres opérations imposables, Livraisons de gaz/électricité imposables …)
- Le taux de TVA (19.60, 5.50 …)
- La base de calcul de la taxe (Base HT)
- Le montant de la taxe (Montant TVA)
- Le type de TVA (Débit, encaissement ou exonéré)
Quelles informations sont modifiables ?
Sur les lignes utilisant un compte de TVA, sont modifiables :
- La territorialité
- Le type d’opération
- Le taux de TVA
Sur les lignes utilisant un compte exonéré, seul le type d’opération est modifiable.
73
EBP Comptabilité Pro Open Line
Sur les lignes de tiers d’un règlement pointant l’échéance d’une facture avec TVA sur encaissement, sont modifiables :
- La territorialité
- Le type d’opération
- Le taux de TVA
- Le montant de la taxe
Comment modifier une information, dans quels cas et avec quelles sont les conséquences ?
Pour modifier une information de TVA, ouvrez les infos de TVA de la ligne d’écriture, puis cliquez sur le bouton
Modifier
. Les éléments sur fond blanc sont modifiables.
Cas nécessitant une modification :
- Vous avez saisi une écriture sur les comptes habituels mais il s’agit d’un cas particulier. Plutôt que de créer le compte correspondant qui doit être utilisé dans ce cas, vous pouvez simplement ponctuellement modifier les infos de TVA de la ligne de TVA de la facture.
- Vous avez des écritures provenant de Gestion Commerciale, dont les comptes de TVA ne sont pas les bons car au moment du transfert, un paramétrage n’avait pas été fait côté Gestion. Vous pouvez ponctuellement modifier les infos de TVA des lignes importées. Il est bien entendu conseillé d’effectuer le paramétrage pour les prochaines factures à transférer.
Les conséquences de ces modifications sont les suivantes :
- Les lignes modifiées seront reconnaissables grâce à la coche dans la colonne
Modifié?
.
- La modification des infos de TVA d’une ligne de TVA sur encaissements impacteront automatiquement les infos de TVA de la ligne du règlement pointant l’échéance de la facture.
- Toute modification impactera directement la déclaration de TVA lors de son établissement, ou lors de son recalcul.
Dans le cas d’un compte de TVA sur encaissements, toutes les lignes de tiers des règlements pointant l’échéance de la facture seront impactées.
Lettrage en cours de saisie
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal OU Quotidien / Saisie - Saisie par écriture
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
Il est possible de lettrer en cours de saisie, en respectant les deux conditions suivantes :
- l'option
Lettrage en cours de saisie
doit être activée dans la fiche compte,
- il faut saisir une écriture d'avoir ou de règlement sur un compte de Tiers.
La fenêtre de lettrage en cours de saisie contient toutes les lignes :
- sauvegardées,
- non encore lettrées,
- appartenant au même exercice que la ligne en cours de saisie,
- et saisies sur le même numéro de compte.
Pour lettrer, il vous suffit de sélectionner une ou plusieurs de lignes affichées dans cette fenêtre jusqu'à obtenir un
solde
nul : le code provisoire
AUTO
s'affiche alors sur chacune des lignes sélectionnées.
Ensuite, pour fermer la fenêtre cliquer simplement sur la croix ou le bouton
Fermer
, ou encore tabuler jusqu'au dernier champ : le lettrage effectué est provisoire.
Pour que ce lettrage soit effectivement enregistré sur les comptes, vous devez sauvegarder la fenêtre de saisie
: les lettrages provisoires (code
AUTO
dans la fenêtre de lettrage en cours de saisie) seront remplacés par les bons codes lettrages, tels que définis dans la fiche compte (
Prochain code lettrage
).
Saisie d’un chèque
La gestion des chéquiers est régie par quelques règles.
Vous pouvez saisir un numéro de chèque lors de la saisie des paiements par chèque dans l’une des options suivantes :
- Saisie par journal (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie par écriture (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie au kilomètre (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Fiche règlement.
Vous devez auparavant :
- Créer vos banques.
- Créer vos chéquiers.
74
DETAIL DES FONCTIONNALITES
En saisie d’un règlement fournisseur par chèque, le logiciel vous proposera le premier chèque disponible du chéquier principal de la banque de saisie.
Vous pourrez sélectionner un autre chèque à partir de la liste déroulante :
- Le premier onglet de la liste présente tous les chèques disponibles du chéquier principal de la banque de saisie.
- Le deuxième onglet de la liste présente les chèques disponibles de tous les chéquiers de la banque de saisie.
- Le troisième onglet présente tous les chèques créés.
Vous ne pourrez en aucun cas utiliser le chèque d’un chéquier d’une autre banque que celle de saisie.
Documents associés
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie journal OU Echéancier / Trésorerie - Clients - Relances
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
Les documents associés vous permettent d'associer un document ou une adresse Web à une ligne d'écriture ou
à une relance.
Pour créer ou consulter un document associé, il vous suffit de sélectionner une ligne en saisie puis de cliquer sur
Document associé.
Si vous voulez créer un document associé :
- cliquez sur le bouton
Ajouter + Fichier.
- validez le message,
- rechercher le document à associer.
Une fois le fichier sélectionné, une copie de ce fichier est effectuée.
Plusieurs documents associés peuvent être associés à une même ligne.
L'existence d'un document associé sur une ligne d'écriture est symbolisée en saisie par un trombone présent dans la colonne
Document associé.
De la même façon, vous pouvez :
- ajouter un lien vers une adresse Web en sélectionnant
Ajouter + Adresse Web
- supprimer un fichier associé par erreur ou obsolète,
- ouvrir une copie du fichier,
- modifier la copie du fichier.
Utilisez le bouton
Sauvegarder et Fermer
pour quitter la boîte de dialogue en sauvegardant les modifications.
Dans
Paramètres + Documents associés
, vous retrouverez uniquement les documents associés aux lignes d'écriture, mais pas les documents associés aux relances.
SAISIE PAR ÉCRITURE
Saisir une nouvelle écriture comptable
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable
Cette fonction a pour but de vous permettre de saisir une écriture à la fois.
Créer une nouvelle écriture ou accéder à une écriture déjà existante
Les actions suivantes permettent d'ouvrir un masque de saisie qui contient toutes les lignes de la même
écriture.
Pour ajouter une nouvelle écriture, plusieurs possibilité existent :
- Faire
Ajouter
dans la barre d'outils ;
- cliquer sur
Saisir une nouvelle écriture
dans la barre de tâches ;
- sélectionner
Saisir une nouvelle écriture
dans le menu contextuel.
Pour modifier une ligne d'écriture déjà existante, il faut la sélectionner dans la liste puis, au choix :
- Faire
Modifier
dans la barre d'outils ;
- double cliquer sur la ligne de la liste ;
- sélectionner
Modifier
dans le menu contextuel.
Pour supprimer une ligne d'écriture déjà existante, il faut accéder à cette ligne d'écriture par les actions de modification puis, dans le masque, supprimer la ligne d'écriture qui convient.
Seules les lignes d'écriture comptabilisées directement par la fonction
Saisir une nouvelle écriture
sont modifiables ou supprimables.
75
EBP Comptabilité Pro Open Line
Les lignes saisies dans une autre fonctionnalité (par exemple : Mes achats...) ne sont ni modifiables ni supprimables directement à partir de la liste : il est nécessaire d'accéder au masque de saisie qui a permis de la générer.
Contenu du masque de saisie
Ce masque permet de saisir une seule écriture à la fois.
Vous pouvez obtenir ici des informations sur :
- la présentation générale de la fenêtre,
- son contenu,
- et ses fonctions.
Lorsque l'écriture saisie dans ce masque est sauvegardée, elle s'ajoute automatiquement au journal et au mois de destination défini dans la zone d'en-tête.
Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied ne peuvent pas être sélectionnés dans ce masque.
Pour saisir sur ce type de journaux, il faut accéder directement à la saisie par journal.
Corps de la fenêtre de saisie par écriture
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable
C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement.
La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux).
La saisie par écriture est un mode de saisie qui permet de comptabiliser une écriture à la fois.
Navigation dans la fenêtre de saisie
La navigation entre les champs et les lignes peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et
Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
La création d'une nouvelle écriture est proposée dès que l'écriture en cours de saisie est équilibrée.
Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux
Les colonnes sont listées de gauche à droite :
Statut
Les différents statuts :
Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent.
-
Ecritures non validées
(ni validées, ni simulées) :
Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création.
Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge.
Ce statut reste modifiable.
- Ecritures validées
:
Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles.
Elles affichent alors un statut "V".
Ce statut n'est plus modifiable.
- Ecritures simulées
: Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en
mode "Simulé
".
Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire.
Elles affichent alors un statut "S".
Ce statut reste modifiable.
Changement de statut :
Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois.
Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée :
- Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé".
- Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé".
- Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé".
Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal
Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal.
Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
N° de document
Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine.
76
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture.
Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable.
Compte *
La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option
Afficher en saisie les alertes sur les comptes
dans les
Options comptables
.
Les messages d'alerte affichés peuvent être :
- bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ;
- non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal.
Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées.
Libellé
Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal.
Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur.
D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante
l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement.
Enfin, des libellés enrichis sont également disponibles.
Débit / Crédit *
Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend :
- du sens par défaut paramétré sur la fiche compte,
- de la nature du compte saisi,
- du type de journal dans lequel la saisie est effectuée.
Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice.
Il ne peut pas être nul.
Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option
Afficher en saisie les alertes sur les montants
dans les
Options comptables
. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché.
Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture.
Date d'échéance
Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses.
Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés.
Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi.
La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons :
- en saisissant directement dans le champ,
- en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,.
- en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "
+
" disponible dans le champ.
Moyen de paiement
Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie.
Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés.
Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre
Fournisseur ou avez été réglé par votre Client.
N° de chèque
Cette colonne apparaît sur les journaux de type Trésorerie. Il sera saisissable, si un chéquier a été créé sur la banque de ce journal. Le numéro de chèque peut être saisi manuellement, sélectionné dans la liste ou attribué automatiquement lors de la création du règlement.
Informations sur le compte
En pied de masque, trois champs supplémentaires sont affichés pour information. Aucune modification n'y est directement possible.
Ces éléments dépendent de la ligne d'écriture sélectionnée ou en cours de saisie. Ils vous donnent : l'intitulé du compte saisi sur la ligne et le solde de ce compte en fin d'exercice (solde débiteur ou solde créditeur).
Présentation de la fenêtre de saisie comptable
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal
77
EBP Comptabilité Pro Open Line
OU Quotidien / Saisie - Nouvelle écriture comptable
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches.
La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture.
Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée.
Barre de menus
La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché.
Les menus sont
Fichier
,
Edition
,
Actions
,
Vues
,
?.
Barres d'outils
Les barres d'outils sont représentées par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie.
Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation :
Enregistrer
:
Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie.
La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option
Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture
, disponible dans
Paramètres - Paramétrages - Options de saisie
.
Enregistrer et Fermer
:
Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie.
Fermer :
Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparaît.
Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée.
Imprimer / Aperçu
: Ces boutons vous permettent de réaliser l'impression ou l'aperçu de votre saisie.
Annuler/Refaire
:
Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement.
Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies.
Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier.
Précédent/Suivant
:
Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie.
Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte.
- Accès à la saisie journal, à partir de
Quotidien / Saisie - Comptabilité - Saisie journal - Mois en cours
: la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours.
- Accès la saisie journal, à partir de
Quotidien / Saisie - Comptabilité - Saisie par journal - Tous les mois
: la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent.
- Accès la saisie journal, à partir de
Quotidien / Saisie - Comptabilité - Saisie par journal - Tous les journaux
: la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent.
- Accès à la saisie journal, à partir de
Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux
: la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré.
Consultation/Lettrage
:
Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée.
Voir document
:
Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique.
78
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton
Voir le document
devient inactif.
Echéanciers :
Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée.
- Echéancier de la Facture :
Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée.
-
Pointages :
Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués.
Documents associés
:
Permet de relier une ligne d'écriture à un ou plusieurs fichiers (par exemple le scan d'une facture ...) ou d’accéder au document associé d’une ligne.
Les lignes d’écritures associées à un document sont facilement repérable grâce à l’icône
trombone
affichée dans la colonne
Document
.
Retrouvez tous les documents associés dans
Paramètres - Documents associés
.
Infos TVA
:
Permet de visualiser les informations de TVA stockées sur la ligne d'écriture et permettant de créer la déclaration de TVA. Certaines informations sont modifiables. Pour plus d'informations, reportez-vous à la page
Informations de TVA.
Régler
:
Permet de créer un nouveau règlement, si l'écriture sélectionnée est une Facture ou Avoir Client ou
Fournisseurs.
Ventilations analytiques
Permet d'accéder à la fenêtre de ventilation analytique rattachée au compte et la ligne sélectionnée.
Saisie guidée
Un bouton
Saisie guidée
vous permet d'accéder à la fenêtre de saisie guidée.
Traitements sur les écritures :
Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris..
Ecritures de régularisation :
Le fonctionnement des écritures de régularisation répond à certains principes.
-
Facture non parvenue ou à émettre :
Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage
Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'écriture d'extourne.
- Charge ou produit constaté d'avance :
Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer l'écriture de régularisation puis l'écriture d'extourne.
Ajouter
:
-
Pour la saisie journal
:
Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes.
Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...).
-
Pour la saisie par écriture
:
Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes.
Insérer
:
-
Pour la saisie journal
:
Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...)
79
EBP Comptabilité Pro Open Line
Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture.
-
Pour la saisie par écriture
:
Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée.
Supprimer l'écriture
:
Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose).
En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question.
Supprimer la ligne
:
Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même
écriture.
La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture.
Vues
:
Les vues sont disponibles en saisie journal. Elle vous permettent de définir les colonnes que vous voulez afficher.
Une vue par défaut existe pour chaque type de journal.
Vous pouvez vous-même créer vos propres vues ou modifier les vues proposées.
Couper / Copier / Coller / Excel
:
Il est possible de couper / copier /coller une ligne ou plusieurs lignes d'écriture d'une saisie vers une autre ainsi que de la saisie vers Excel et inversement.
Le copier / coller de Excel vers la saisie est possible sous certaines conditions :
- Si votre fichier Excel contient des noms de colonnes, alors ces noms de colonnes doivent être strictement identiques à ceux existants dans la saisie.
- Si votre fichier Excel ne contient pas de nom de colonnes ou que l'un de ces noms est différent, alors il est indispensable que le nombre de colonnes copiées dans Excel soit identiques au nombre de colonnes affichées en saisie.
Recherche
:
Permet d’effectuer une recherche sur les lignes d’écritures sans avoir besoin de taper la valeur en entier.
Vous recherchez une écriture dont le libellé est « Loyer de la rue du Temple ».
Après avoir cliqué sur
Recherche
, cliquez dans la colonne
Libellé
et tapez « Lo ».
Si le logiciel se positionne sur l’écriture « Location d’articles », ajoutez un « y » pour poursuivre la recherche.
Vous pouvez utiliser les touches
Ctrl + Down
(ou
Flèche basse
) et
Ctrl + Up
(ou
Flèche haute
) pour poursuivre la recherche vers le bas ou vers le haut.
Il s’agit d’une recherche et non d’un filtre : toutes les lignes d’écriture du journal / mois restent affichées.
Un raccourci vous permet d'également d'accéder à cette fonctionnalité :
Ctrl+R
Equilibrer
:
Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie.
En-tête de la fenêtre de saisie
Journal
:
La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante.
Période
:
La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant.
Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles.
Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles.
Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire.
Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus,
- La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre
2008 inclus.
- La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires,
à savoir :
80
DETAIL DES FONCTIONNALITES
* Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008"
* Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009".
Navigation dans la fenêtre de saisie
:
La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux.
Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes.
Corps de la fenêtre de saisie
Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture.
Fermeture de la fenêtre de saisie
La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée.
La fenêtre de saisie peut être fermée :
- directement par la croix rouge de la fenêtre,
- par le menu
Fichier - Fermer
,
- par le menu
Fichier - Sauvegarder et Fermer
,
- par la combinaison de touches
Alt + F4
,
- par le bouton
Fermer
,
- par le bouton
Sauvegarder et Fermer.
Menu contextuel
Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils.
Colonnes optionnelles
Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné.
Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton
Editer les vues
de la barre de tâche de la fenêtre de saisie.
Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...).
Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage.
Traitements sur les écritures en saisie
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal
OU Quotidien / Saisie - Nouvelle écriture comptable
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture.
Traitement sur les écritures
Simuler / Confirmer l'écriture
Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal .
Valider l'écriture courante
Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée.
La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes :
- l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ;
- l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne
Statut
doit être vierge) ;
- dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ;
- la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ;
- la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu.
Valider tout
Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois.
Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe
Valider l'écriture courante.
Contrepasser l'écriture
La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine.
81
EBP Comptabilité Pro Open Line
Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel
Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue.
L'écriture déjà existante peut être située :
- dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux,
- sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé.
L'écriture contrepassée doit être affectée :
- dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses,
- à n'importe quelle date de l'exercice, à condition que cette date n'appartienne pas à une période clôturée.
Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante :
- Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ;
- Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé.
L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination.
Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée.
Ré-imputer l'écriture
La ré-imputation d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine.
Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris
, nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue.
L'écriture à transférer doit être :
- de statut Non validé ou Simulé,
- située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux.
Le journal et la date de destination doivent être :
- différents du journal et du mois d'origine,
- des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux,
- des dates appartenant à des mois non clôturés.
L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination.
Créer un abonnement à partir de cette écriture
Cette fonction vous permet de créer un guide d'abonnement à partir de l'écriture sélectionnée. L'écriture comptable sera copiée dans
Ecriture modèle
: elle servira de modèles aux abonnements qui vous générerez.
Aucun lien n'existe entre une écriture d'origine, un guide créé d'après elle et les abonnements générés.
Vous pouvez créer plusieurs guides à partir de la même écriture.
Créer un guide de saisie à partir de cette écriture
Cette fonction vous permet de créer un guide de saisie à partir de l’écriture sélectionnée.
Un guide de saisie est utilisable en Saisie guidée et permet une saisie rapide des écritures.
Les différents éléments de l’écriture sont repris dans le guide de saisie :
- Le jour (donnée facultative)
- Le type de journal
- Le code journal (donnée facultative)
- Les lignes.
Dans les lignes, vous retrouvez les différents comptes de l’écriture. Vous pouvez adapter les comptes saisissables et non saisissables.
Selon le paramétrage du journal, les libellés reprennent :
- Le libellé de chaque ligne de l’écriture pour un journal avec « Libellé saisi à chaque ligne ».
- Le libellé de la 1ère ligne de l’écriture pour un journal avec « Libellé de la première écriture ».
- Aucun libellé pour un journal avec « Intitulé du compte saisi ».
Les montants ne sont pas repris. Des formules remplacent les montants :
82
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- TVA sur HT
- TVA sur TTC
- Solde
Les guides de saisie sont consultables dans le menu
Paramètres
.
Aucun lien n'existe entre une écriture d'origine et le guide créé d'après elle.
Vous pouvez créer plusieurs guides à partir de la même écriture.
Fonctions spécifiques au menu contextuel
Rafraîchir
:
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...).
Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage...
Délier
:
Ce bouton apparaît uniquement si vous avez activé l'option
Autoriser la déliaison d'écritures issues de transfert comptable
dans les Paramètres - Société.
Ce bouton est actif uniquement sur les écritures provenant de Gestion Commerciale ou d'Immobilisations.
Les écritures transférées de ces applications possèdent le statut
Non validé
. Après leur transfert, seuls les pointages et statuts peuvent être modifiés, les autres modifications sont interdites ; elles ne peuvent pas être supprimées.
Si vous désirez malgré tout exécuter ces deux actions, vous devez
Délier
les écritures.
Délier
entraîne :
- La perte du lien existant entre cette écriture comptable et le document correspondant en Gestion commerciale ou en Immobilisations :
Voir document
devient donc inactif.
- La perte du pointage en comptabilité.
- Cette écriture n'est plus considérée comme une écriture provenant de Gestion commerciale ou d'Immobilisation mais comme une écriture saisie en comptabilité : le type de document d'origine devient donc
Saisie par journal
.
- Les échéances des écritures de type Facture et Avoir seront remontées en Gestion commerciale.
Créer une immobilisation à partir de cette écriture :
Cette fonction est accessible uniquement si les conditions suivantes sont remplies :
- le dossier de comptabilité est lié à un dossier EBP Immobilisations ;
- la ligne sélectionnée doit mouvementer un compte de nature Achats d'Iimmobilisations au débit positif ou au crédit négatif.
Elle permet de créer une immobilisation dans l'application EBP Immobilisations.
Selon le mode de saisie à l'origine de l'écriture, selon le type de journal dans lequel vous vous trouvez, selon que le numéro de document est déjà renseigné ou non sur cette écriture, alors :
- le numéro de l'Immobilisation créée dans l'application liée sera reportée ou non sur l'écriture sélectionnée,
- l'écriture permettra ou non de créer plusieurs immobilisations.
La gestion des échéanciers et des pointages en saisie
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal
OU Quotidien / Saisie - Saisie par écriture
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture.
Comptes autorisés pour gérer les échéanciers
Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance".
Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement).
83
EBP Comptabilité Pro Open Line
Fonctionnement des échéanciers
Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal.
Il s'agit de l'
échéancier de la facture
et des
Pointages
.
Echéancier de la facture
L'
Echéancier de la Facture
est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie.
Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent :
- saisir directement l'échéance dans la colonne
Date de l'échéance
, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible
;
- ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton
Echéancier de la facture
disponible dans la barre d'outils ;
- ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton
"+"
disponible dans la colonne
Date d'échéance ;
- ouvrir l'échéancier simplifié en tabulant jusqu'à la fin de la ligne ;
- appuyer sur F7.
Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton
Sauvegarder
) et à des rafraîchissements
(fonction
Rafraîchir
dans le menu contextuel).
L'Echéancier principal ou l'Echéancier simplifié affichent dans l'ensemble le même contenu.
L'Echéancier principal (bouton
Echéancier de la facture
) est néanmoins plus détaillé que l'échéancier simplifié
(bouton
+
dans la colonne
Date de l'échéance
) : il affiche en plus des champs d'en-tête et le solde restant pour chaque échéance.
Dans tous les cas, quelque soit l'affichage sélectionné, ces deux échéanciers se comportent de la même façon et affichent le même résultat.
En-tête
La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton
Echéancier de la facture
de la barre d'outils.
Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (
compte
,
libellé du compte, date et le montant de la pièce
)
Corps
Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.
Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons
Ajouter
et
Supprimer
permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances.
La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus.
La somme des échéances d'une ligne d'écriture ne peut en aucun cas être inférieur au montant de cette ligne d'écriture.
La case Inactive est cochée si vous avez purgé cette échéance par l'assistant de Maintenance des échéances.
Aucune modification n'est possible directement sur ce champ dans l'échéancier.
La réactivation de cette échéance est possible en réutilisant la
Maintenance des échéances
.
Autres fonctions
Répartir sur la sélection
Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier.
Si une seule ligne d'échéance est sélectionnées, alors ce bouton permet d'affecter à cette ligne d'échéance la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés.
Contenu de l'échéancier :
Montant de la pièce : 400 Euros
Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 %
84
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 %
Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés
Total des montants : 200 Euros
Total des pourcentages : 50 %
Lorsque je sélectionne
Répartir sur la sélection
, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 :
Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 %
Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 %
Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 %
Total des montants : 400 Euros
Total des pourcentages : 100 %
Si plusieurs échéances sont sélectionnées, alors ce bouton permet de répartir également sur toutes ces lignes d'échéance la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés.
Contenu de l'échéancier :
Montant de la pièce : 400 Euros
Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 %
Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 %
Total des montants : 200 Euros
Total des pourcentages : 50 %
Lorsque je sélectionne les deux échéances existantes et clique sur
Répartir sur la sélection,
l'échéancier est recalculé ainsi, en modifiant automatiquement les valeurs des échéances 1 et 2 :
Echéance 1 : 30/06/2009 - 200 Euros - 50 %
Echéance 2 : 31/07/2009 - 200 Euros - 50 %
Total des montants : 400 Euros
Total des pourcentages : 100 %
Régler l'échéance
Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant de l'échéance sélectionnée et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec cette échéance.
Régler la facture
:
Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant total de la facture (toutes échéances confondues) et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec ces échéances.
Echéancier interactif
:
Ce bouton permet d'accéder à l'échéancier interactif.
Visualiser les pointages
Ce bouton permet d'afficher une nouvelle fenêtre listant toutes les lignes d'écritures avec lesquelles l'échéance sélectionnée a été pointée.
Les lignes présentes dans cette fenêtre peuvent être des avoirs, des règlements et de remboursements.
Pour consulter ou modifier le pointage exécuté entre l'échéance et n'importe laquelle de ces lignes, il vous suffit de cliquer sur
Modifier
.
Choix des vues
Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins.
Sauvegarder ou Fermer un échéancier
Le bouton
Sauvegarder
permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer.
Le bouton
Sauvegarder et Fermer
permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer.
Le bouton
Fermer
entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications.
Pointages
La fenêtre
Pointages
permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture.
Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de :
85
EBP Comptabilité Pro Open Line
- cliquer sur le bouton
Pointages
disponible dans la barre de taches de la saisie journal pour ouvrir la fenêtre de Pointage principal ;
- tabuler jusqu'à la fin de la ligne pour afficher la fenêtre Pointage simplifié ;
- appuyer sur F7.
La fenêtre de Pointages simplifié affiche la liste des échéances d'un compte et l'état de leur pointage au moment de la dernière sauvegarde.
Elle n'affiche donc pas les échéances des factures qui n'ont pas encore été sauvegardées ni les pointages effectués mais non encore sauvegardés.
La fenêtre de Pointages Principale et la fenêtre de Pointage simplifié affichent dans l'ensemble le même contenu.
Pointages Principal (bouton
Pointages
) est néanmoins plus détaillé que l'échéancier simplifié (tabuler jusqu'à la fin de la ligne): il affiche en plus des champs d'en-tête et le solde restant sur l'avoir ou le règlement.
Dans tous les cas, quelque soit l'affichage sélectionné, ces deux Pointages se comportent de la même façon et affichent le même résultat.
Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Pointages Principal, Pointages Simplgié, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton
Sauvegarder
) et à des rafraîchissements (fonction
Rafraîchir
dans le menu contextuel).
En-tête
Cet en-tête apparaît uniquement si le Pointages est ouvert par le bouton
Pointages
.
Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (
compte
,
date et le montant du règlement, Reste à affecter...
).
Le
Reste à affecter
se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées.
Corps
Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées.
Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone.
Seule la case à cocher
Pointée ?
est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ
Reste à affecter
à une ligne d'échéance.
L'ordre de pointages des différentes échéances est important :
- selon l'ordre dans laquelle les échéances sont pointées, le solde de chaque échéance peut être différent.
- il est préférable de commencer par pointer les factures avant de pointer les avoirs.
Lorsqu'une échéance est en gras, c'est que le règlement ou l'avoir affiché la solde totalement.
Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une
écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité.
Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité.
La somme des
Montants pointés
de la grille ne peut être supérieure au montant du
Reste à affecter
de l'en-tête.
Choix des vues
Une vue de la fenêtre
Pointages
est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins.
Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes
4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta.
Sauvegarder ou Fermer un échéancier
Le bouton
Sauvegarder
permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer.
Le bouton
Sauvegarder et Fermer
permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer.
Le bouton
Fermer
entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications.
86
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Choix de l'échéance de l'avoir
En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances.
Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances.
Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton
Pointages
d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre
Choix de l'échéance de l'avoir
s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale).
Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur
Ok
pour que la fenêtre de
Pointages
s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages).
Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la
croix rouge
de la fenêtre.
Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie
Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal.
Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (
Echéancier de la facture
ou
Pointages
), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles.
Ligne de type Facture
Une ligne est de type Facture :
- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A
Nouveaux,
- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux.
Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne
Date d'échéance,
soit en cliquant sur le bouton
Echéancier de la facture,
soit en cliquant sur le bouton
"+"
de la colonne
Date d'échéance
.
Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre.
Ligne de type Avoir
Une ligne est de type Avoir :
- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux,
- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux.
Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.
En revanche, en cliquant que le bouton
Pointages
, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte.
Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le
Reste à affecter
soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible.
Ligne de type Règlement
Une ligne est de type Règlement :
- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou
Trésorerie,
- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou
Trésorerie.
Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.
En revanche, en cliquant que le bouton
Pointages
, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte.
Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le
Reste à affecter
soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible.
Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter.
Ligne de type Remboursement
Une ligne est de type Remboursement :
- si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie,
- si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie.
87
EBP Comptabilité Pro Open Line
Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible.
En revanche, en cliquant que le bouton
Pointages
, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte.
Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le
Reste à affecte
r.
Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le
Reste à affecte
r soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs).
Lettrage en cours de saisie
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal OU Quotidien / Saisie - Saisie par écriture
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
Il est possible de lettrer en cours de saisie, en respectant les deux conditions suivantes :
- l'option
Lettrage en cours de saisie
doit être activée dans la fiche compte,
- il faut saisir une écriture d'avoir ou de règlement sur un compte de Tiers.
La fenêtre de lettrage en cours de saisie contient toutes les lignes :
- sauvegardées,
- non encore lettrées,
- appartenant au même exercice que la ligne en cours de saisie,
- et saisies sur le même numéro de compte.
Pour lettrer, il vous suffit de sélectionner une ou plusieurs de lignes affichées dans cette fenêtre jusqu'à obtenir un
solde
nul : le code provisoire
AUTO
s'affiche alors sur chacune des lignes sélectionnées.
Ensuite, pour fermer la fenêtre cliquer simplement sur la croix ou le bouton
Fermer
, ou encore tabuler jusqu'au dernier champ : le lettrage effectué est provisoire.
Pour que ce lettrage soit effectivement enregistré sur les comptes, vous devez sauvegarder la fenêtre de saisie
: les lettrages provisoires (code
AUTO
dans la fenêtre de lettrage en cours de saisie) seront remplacés par les bons codes lettrages, tels que définis dans la fiche compte (
Prochain code lettrage
).
Les informations de TVA sur les lignes d’écriture
Lors de la saisie des écritures, des informations de TVA provenant des paramètres des comptes utilisés sont stockées.
A quoi servent les informations de TVA ?
Ces informations de TVA sont utilisées lors de l’établissement de la déclaration de TVA.
Le stockage sur la ligne d’écriture vous permet de modifier le paramétrage des comptes à tout moment, sans impacter vos écritures ni vos déclarations.
Cependant, si vous souhaitez que le nouveau paramétrage d’un compte impacte les écritures utilisant ce compte, alors vous devez lancer l’outil de mise à jour des infos de TVA.
Quelles lignes d’écriture contiennent des informations de TVA ?
- Les lignes utilisant un compte de TVA collectée.
- Les lignes utilisant un compte de TVA déductible.
-Les lignes utilisant un compte d’immobilisation, de charge ou de produit exonéré.
- Les lignes de tiers d’un règlement pointant l’échéance d’une facture utilisant un compte de TVA sur encaissements.
Quelles informations sont stockées ?
- La territorialité (France, Corse, Monaco, DOM…)
- Le type d’opération (Biens et prestations de services, Autres opérations imposables, Livraisons de gaz/électricité imposables …)
- Le taux de TVA (19.60, 5.50 …)
- La base de calcul de la taxe (Base HT)
- Le montant de la taxe (Montant TVA)
- Le type de TVA (Débit, encaissement ou exonéré)
Quelles informations sont modifiables ?
Sur les lignes utilisant un compte de TVA, sont modifiables :
- La territorialité
- Le type d’opération
- Le taux de TVA
Sur les lignes utilisant un compte exonéré, seul le type d’opération est modifiable.
Sur les lignes de tiers d’un règlement pointant l’échéance d’une facture avec TVA sur encaissement, sont modifiables :
- La territorialité
88
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- Le type d’opération
- Le taux de TVA
- Le montant de la taxe
Comment modifier une information, dans quels cas et avec quelles sont les conséquences ?
Pour modifier une information de TVA, ouvrez les infos de TVA de la ligne d’écriture, puis cliquez sur le bouton
Modifier
. Les éléments sur fond blanc sont modifiables.
Cas nécessitant une modification :
- Vous avez saisi une écriture sur les comptes habituels mais il s’agit d’un cas particulier. Plutôt que de créer le compte correspondant qui doit être utilisé dans ce cas, vous pouvez simplement ponctuellement modifier les infos de TVA de la ligne de TVA de la facture.
- Vous avez des écritures provenant de Gestion Commerciale, dont les comptes de TVA ne sont pas les bons car au moment du transfert, un paramétrage n’avait pas été fait côté Gestion. Vous pouvez ponctuellement modifier les infos de TVA des lignes importées. Il est bien entendu conseillé d’effectuer le paramétrage pour les prochaines factures à transférer.
Les conséquences de ces modifications sont les suivantes :
- Les lignes modifiées seront reconnaissables grâce à la coche dans la colonne
Modifié?
.
- La modification des infos de TVA d’une ligne de TVA sur encaissements impacteront automatiquement les infos de TVA de la ligne du règlement pointant l’échéance de la facture.
- Toute modification impactera directement la déclaration de TVA lors de son établissement, ou lors de son recalcul.
Dans le cas d’un compte de TVA sur encaissements, toutes les lignes de tiers des règlements pointant l’échéance de la facture seront impactées.
Saisie d’un chèque
La gestion des chéquiers est régie par quelques règles.
Vous pouvez saisir un numéro de chèque lors de la saisie des paiements par chèque dans l’une des options suivantes :
- Saisie par journal (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie par écriture (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie au kilomètre (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Fiche règlement.
Vous devez auparavant :
- Créer vos banques.
- Créer vos chéquiers.
En saisie d’un règlement fournisseur par chèque, le logiciel vous proposera le premier chèque disponible du chéquier principal de la banque de saisie.
Vous pourrez sélectionner un autre chèque à partir de la liste déroulante :
- Le premier onglet de la liste présente tous les chèques disponibles du chéquier principal de la banque de saisie.
- Le deuxième onglet de la liste présente les chèques disponibles de tous les chéquiers de la banque de saisie.
- Le troisième onglet présente tous les chèques créés.
Vous ne pourrez en aucun cas utiliser le chèque d’un chéquier d’une autre banque que celle de saisie.
BALANCE D'OUVERTURE
Saisir la balance d'ouverture
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Saisir la balance d'ouverture
OU Exercices/Clôtures - Exercices - Saisir la balance d'ouverture
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal - Saisir la Balance d'ouverture
OU Exercices / Clôtures - Exercices comptables - Saisir la Balance d'ouverture.
Cette fenêtre permet de saisir une reprise de balance au premier jour d'un exercice non clôturé.
Il est donc ainsi possible de :
- saisir des A Nouveaux qui proviendraient du même dossier mais qui auraient été saisis sur un autre logiciel ;
- saisir manuellement sous la forme désirée les A Nouveaux d'un exercice à un autre, sans utiliser la fonction A
Nouveaux prévue par le logiciel.
Contenu de la fenêtre
89
EBP Comptabilité Pro Open Line
Vous pouvez obtenir ici des détails sur :
- la présentation de cette fenêtre,
- son contenu,
- et ses fonctions.
Néanmoins, vous trouverez ci-dessous quelques éléments primordiaux :
Journal
:
Elle est obligatoirement comptabilisée sur un journal spécifique, créé par le logiciel. Seul le journal RAN de type
A Nouveaux est disponible dans la liste.
Mois
:
Elle est obligatoirement comptabilisée sur le premier mois d'un exercice. Seul le premier mois du premier exercice non clôturé est donc disponible dans la liste.
Jour
:
Elle ne peut être saisie qu'au premier jour de cet exercice.
Coexistence d'un journal AN et d'un journal RAN sur le même exercice
Il n'est pas possible de créer une balance d'ouverture sur un exercice dans lequel les A Nouveaux ont déjà été générés par le logiciel.
Le journal RAN n'est pas automatiquement créé par défaut lors de la création du dossier : il n'apparaît dans le plan de journaux que lorsque qu'une écriture aura été sauvegardée dans cette fenêtre.
Création de la Balance d'ouverture
Pour créer une
Balance d'ouverture
, il vous suffit de :
- vous positionnez dans la liste des exercices, de sélectionner l'exercice sur lequel vous souhaitez la créer puis de cliquer sur
Saisir la balance d'ouverture
.
- vous positionnez dans la liste des journaux / mois puis de cliquer sur
Saisir la balance d'ouverture
.
Suppression de la balance d'ouverture
Les lignes saisies dans la balance d'ouverture peuvent être modifiées ou supprimées une à une selon les mêmes règles que les autres lignes d'écritures.
Il est également possible de supprimer d'un seul geste les lignes saisies dans cette balance d'ouverture et ainsi que le journal RAN. Pour cela, il vous suffit d'accéder à la liste des exercices, de sélectionner l'exercice contenant l'écriture à supprimer puis de
cliquer sur Supprimer la balance d'ouverture.
Si la balance d'ouverture contient une écriture validée et même si cette balance est clôturée mensuellement, alors sa suppression reste possible.
Dans tous les cas, la suppression de la balance d'ouverture entraîne un enregistrement dans le journal des
événements.
Lettrage en cours de saisie
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie par journal OU Quotidien / Saisie - Saisie par écriture
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
Il est possible de lettrer en cours de saisie, en respectant les deux conditions suivantes :
- l'option
Lettrage en cours de saisie
doit être activée dans la fiche compte,
- il faut saisir une écriture d'avoir ou de règlement sur un compte de Tiers.
La fenêtre de lettrage en cours de saisie contient toutes les lignes :
- sauvegardées,
- non encore lettrées,
- appartenant au même exercice que la ligne en cours de saisie,
- et saisies sur le même numéro de compte.
Pour lettrer, il vous suffit de sélectionner une ou plusieurs de lignes affichées dans cette fenêtre jusqu'à obtenir un
solde
nul : le code provisoire
AUTO
s'affiche alors sur chacune des lignes sélectionnées.
Ensuite, pour fermer la fenêtre cliquer simplement sur la croix ou le bouton
Fermer
, ou encore tabuler jusqu'au dernier champ : le lettrage effectué est provisoire.
Pour que ce lettrage soit effectivement enregistré sur les comptes, vous devez sauvegarder la fenêtre de saisie
: les lettrages provisoires (code
AUTO
dans la fenêtre de lettrage en cours de saisie) seront remplacés par les bons codes lettrages, tels que définis dans la fiche compte (
Prochain code lettrage
).
AUTRES SAISIES
90
DETAIL DES FONCTIONNALITES
SAISIE AU KILOMETRE
Saisie au kilmomètre
Accès
: Quotidien / Saisie – Saisie au kilomètre
La
Saisie au kilomètre
vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et de mois différents sans changer de fenêtre : factures, règlements, opérations diverses …
Il s’agit d’une fenêtre de saisie et non de consultation : une fois les écritures enregistrées, elles seront consultables et modifiables en Saisie par journal. La provenance des écritures sera visible en Recherche d’écritures.
A l’ouverture de la
Saisie au kilomètre
, l’écran est vide : saisissez alors rapidement toutes les écritures souhaitées puis enregistrez à n’importe quel moment par
Ctrl + S
ou le bouton
Sauvegarder
, puis continuez à ajouter des écritures.
Les écritures saisies restent visibles sur fond gris mais ne sont plus modifiables dans la fenêtre de
Saisie au kilomètre.
La
Saisie au kilomètre
vous permet également de saisir les dates d’échéance de vos factures, mais le pointage de l’échéancier devra s’effectuer en Saisie par journal ou dans l'échéancier interactif.
Navigation dans la fenêtre de saisie
La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches
Tab
et
Shift+Tab
, à la touche
Entrée
, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Choix de l’exercice
Tous les exercices ouverts sont disponibles dans la saisie : choisissez l’exercice de saisie dans l’entête de la fenêtre.
Colonnes par défaut
•
Journal
: Vous pouvez saisir sur tous les types de journaux, sauf les journaux de type A Nouveaux et de type
Trésorerie avec contrepartie pied de journal.
•
Date
: La date est saisissable en totalité. Elle tient compte du paramétrage de la fiche du journal sélectionné
(avec ou sans reprise de dates).
•
Pièce
: La numérotation suit la numérotation paramétrée dans la fiche journal (avec ou sans reprise de pièce
- en fonction du type de numérotation). Elle reste modifiable.
Le numéro saisi dans la
Saisie au kilomètre
est un numéro "provisoire". En effet, il est possible qu'un autre utilisateur utilise ce même numéro avant que vous n'ayez sauvegardé votre travail. Si vous avez activé l'option
Gestion des doublons
dans les options du dossier, alors lorsque vous sauvegarderez votre saisie, un message vous signalera les doublons et vous proposera la renumérotation de vos pièces. Si vous n'avez pas activé cette option, vos numéros de pièces seront conservés en l'état.
•
Groupe d'écriture
: Le comportement du groupe d’écritures dépend des paramétrages des fiches Groupe d’écritures et des fiches comptes.
Même si un groupe d’écritures est proposé, il reste néanmoins modifiable par l’utilisateur.
•
Document
: Ce champ est librement saisissable et vous permet de saisir un numéro de document, indépendant du numéro de pièce, que vous retrouverez en saisie journal.
•
Compte
: Le compte peut être choisi dans le look-up ou crée directement en cours de saisie. Les comptes associés ne sont pas pris en compte en saisie au kilomètre.
•
Libellé
: Un libellé est proposé par défaut en fonction de la règle définie sur le journal. Il reste modifiable.
Des libellés enrichis sont également disponibles.
•
Débit / Crédit
: Le curseur est pré-positionné en fonction du sens de saisie défini sur la fiche du compte et du journal sélectionné. Vous pouvez équilibrer votre écriture en la soldant grâce à la touche
F12
ou au bouton
Equilibrer.
•
Date d’échéance
: Cette colonne est renseignée uniquement pour les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Achats,
Ventes ou Opérations Diverses.
Elle affiche la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement renseigné dans la fiche du compte.
L'ouverture de l'échéancier peut être automatique (si vous avez sélectionné l'option Echéancier en cours de saisie dans la fiche du compte) ou manuelle (si vous cliquez sur le bouton "+" disponible dans le champ).
91
EBP Comptabilité Pro Open Line
•
Moyen de paiement
: Cette colonne est renseignée uniquement pour les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type
Trésorerie.
Ce champ est non obligatoire et vous permet de renseigner, si besoin, le moyen de paiement (chèque, virement...) par lequel vous réglez vos fournisseurs ou êtes réglés par vos clients.
• N° de Chèque :
Cette colonne apparaît sur les journaux de type Trésorerie. Le champ est saisissable dès lors qu'un chéquier à
été créé sur la banque du journal en cours de saisie et que la ligne mouvemente un compte Fournisseur. Le numéro de chèque peut être saisi manuellement ou sélectionné dans la liste.
•
Poste analytique
Cette colonne est saisissable manuellement, sur les comptes autorisant la gestion de l'analytique. La saisie d'un poste entraîne obligatoirement la ventilation de la totalité du montant de la ligne dans le poste désiré.
Cette colonne peut également être automatiquement renseignée si une grille de ventilation est appliquée sur le compte de la ligne. Dans ce cas, le poste affiché dans la colonne est le premier poste de la grille analytique.
Champs obligatoires
Pour passer à la ligne suivante, les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés :
• Journal
• Date
• Compte
• Montant
Tant que l'un de ces champs n’est pas renseigné, il vous sera impossible de passer à la ligne suivante.
Affichage
Un trait est automatiquement affiché à la fin d'une écriture dont l'équilibrage a été réalisé.
Cet affichage a uniquement pour but de vous permettre de visualiser plus facilement votre
Saisie au kilomètre.
Tant que l'écriture courante n'est pas équilibrée, elle s'affiche en rouge. A l'équilibre, elle repasse en noir.
Certains paramètres d'affichage peuvent être personnalisés dans
Paramètres - Société - Général -
Environnement de saisie
, comme la grille horizontale, la grille verticale et la couleur des écritures déséquilibrées.
Barre d’outils
•
Ajouter, insérer, supprimer
:
Ces boutons vous permettent d'ajouter, d'insérer et de supprimer une ligne d'écriture.
•
Gestion des vues
:
Ce bouton permet de modifier les vues et d'ajouter des colonnes optionnelles.
•
Monter, descendre :
Ces boutons vous permettent de modifier l'ordre de priorité des lignes d'écritures.
•
Couper, coller, copier
:
Il est possible de couper / copier /coller une ligne ou plusieurs lignes d'écriture d'une saisie vers une autre ainsi que de la saisie vers Excel et inversement.
Le copier / coller de Excel vers la saisie est possible sous certaines conditions :
- Si votre fichier Excel contient des noms de colonnes, alors ces noms de colonnes doivent être strictement identiques à ceux existants dans la saisie.
- Si votre fichier Excel ne contient pas de nom de colonnes ou que l'un de ces noms est différent, alors il est indispensable que le nombre de colonnes copiées dans Excel soit identiques au nombre de colonnes affichées en saisie.
•
Equilibrer (F12)
:
Ce bouton et cette touche permettent de réaliser l'équilibre du journal.
Sauvegarde
La sauvegarde doit être une action volontaire de votre part. Elle s'effectue en cliquant sur le bouton
Sauvegarder
ou en utilisant la combinaison
Ctrl+S.
Elle ne tient pas compte de l'option de saisie par journal
Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture,
activée dans
Paramètres - Société - Options comptables - Saisie.
Avertissements lors de l'enregistrement
Les avertissements apparaissent uniquement lors de l'enregistrement de la
Saisie au kilomètre
. Ils sont de deux types.
Avertissements non bloquants
Ces avertissements vous signalent une anomalie, mais n'empêchent pas la génération de vos écritures en
Saisie par journal.
Montants négatifs
: ce message apparaît si votre saisie contient des montants négatifs et que l'option
Afficher en saisie les alertes sur les montants
a été activée dans les options du dossier.
Comptes non autorisés en saisie sur un type de journal / racines de comptes non autorisées dans un journal
: ce message apparaît si votre saisie contient des "incohérences" entre les comptes et les journaux
92
DETAIL DES FONCTIONNALITES utilisés et que l'option
Afficher en saisie les alertes sur les comptes
a été activée dans les options du dossier.
Gestion des doublons des numéros de pièces
La gestion des doublons de numéros de pièce est effectuée lors de l'enregistrement de la
Saisie au kilomètre
, si l'option correspondante a été activée dans les options du dossier.
A l'affichage de ces messages, les écritures s'enregistrent : toute modification devra donc s'effectuer en
Saisie par journal
.
Avertissements bloquants
Ces avertissements vous signalent une erreur, que vous devez d'abord corriger. Ils concernent :
• Déséquilibre du journal
• Ecriture composée d’une seule ligne
• Compte bloqué
• Mois clôturé
• Champ obligatoire manquant
Totaux
Une ligne de totalisation est présente en pied de masque : elle affiche le total des lignes débitrices et le total des lignes créditrices.
Récapitulatif
Un bouton
Récapitulatif
est disponible.
Le récapitulatif présente une vue synthétique de votre
Saisie au kilomètre
:
- il affiche les totaux des Débits, Crédits et Soldes pour chaque mois et chaque journal ;
- il met en évidence les déséquilibres.
Impression du brouillon
Le bouton
Impression du brouillon
permet d'imprimer sous forme de brouillon les écritures saisies dans cette option.
Saisie d’un chèque
La gestion des chéquiers est régie par quelques règles.
Vous pouvez saisir un numéro de chèque lors de la saisie des paiements par chèque dans l’une des options suivantes :
- Saisie par journal (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie par écriture (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie au kilomètre (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Fiche règlement.
Vous devez auparavant :
- Créer vos banques.
- Créer vos chéquiers.
En saisie d’un règlement fournisseur par chèque, le logiciel vous proposera le premier chèque disponible du chéquier principal de la banque de saisie.
Vous pourrez sélectionner un autre chèque à partir de la liste déroulante :
- Le premier onglet de la liste présente tous les chèques disponibles du chéquier principal de la banque de saisie.
- Le deuxième onglet de la liste présente les chèques disponibles de tous les chéquiers de la banque de saisie.
- Le troisième onglet présente tous les chèques créés.
Vous ne pourrez en aucun cas utiliser le chèque d’un chéquier d’une autre banque que celle de saisie.
SAISIE GUIDEE
Saisie guidée
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie guidée
Accès
: Comptabilité - Saisie guidée
La saisie par guide est l'un des modes de saisie offerts par le logiciel.
Elle peut être immédiatement utilisée grâce aux guides de saisie livrés par défaut. Ces guides déterminent le schéma de l'écriture et les règles d'automatisation de la saisie.
Choisir le bon guide ou créer un guide spécifique à des opérations particulières sont des opérations préalables indispensables pour profiter pleinement de ce mode de saisie automatisé.
Entête
Guide
Choisissez ici le guide de saisie à utiliser.
93
EBP Comptabilité Pro Open Line
Journal
Indiquez le journal à utiliser. Seuls les journaux correspondants au type du guide sont proposés.
Date
Saisissez la date de l’écriture.
% Professionnel
Indiquez ici le pourcentage professionnel de la dépense.
Cette valeur n’aura d’effet que si vous utilisez un guide avec PRO dans la formule de l’un de ses montants.
C’est le cas pour tous les guides de dépenses qui présentent souvent une part personnelle :
- Loyer
- Entretien et réparations
- Chauffage, eau, gaz, électricité…
Ces guides affichent également une ligne sur le compte de l’exploitant (108).
Saisir le pourcentage professionnel permettra de générer une écriture comptable dans laquelle seuls les frais professionnels seront imputés au compte de charge, la part personnelle étant imputée au compte de l’exploitant.
Ainsi, sur la déclaration 2035, seuls les frais strictement professionnels seront déclarés, et pour ces frais, vous n’aurez pas à inscrire la part personnelle des dépenses mixtes sur la ligne CC "Divers à réintégrer".
Lignes
Pièce
Le n° de pièce est renseigné automatiquement si le journal est paramétré en numérotation automatique.
Groupe d'écritures
Le comportement du groupe d’écritures dépend des paramétrages des fiches Groupe d’écritures et des fiches comptes.
Même si un groupe d’écritures est proposé, il reste néanmoins modifiable.
Document
Le n° de document saisi sur la 1ère ligne se recopie automatiquement sur les lignes suivantes si le journal est paramétré en reprise des n° de document.
Compte
Complétez au besoin le n° de compte.
Libellé
Le libellé est renseigné automatiquement selon le paramétrage du journal ou selon le paramétrage du guide.
Débit / Crédit / Équilibrer
Les montants doivent être saisis ou se calculent automatiquement selon le paramétrage du guide. Utilisez le bouton
Équilibrer
ou la touche
F12
pour solder.
Date de l’échéance (en mode Créances / Dettes)
La date d’échéance peut être saisie dans les journaux de type
Achats, Ventes
et
Opérations diverses
sur les lignes utilisant des comptes de tiers.
Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du tiers saisi.
La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons :
- en saisissant directement dans le champ,
- en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,
- en modifiant l'échéancier en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ.
Poste analytique / Ventilations analytiques
Ce champ est saisissable manuellement sur les comptes autorisant la gestion de l'analytique. La saisie d'un poste entraîne obligatoirement la ventilation de la totalité du montant de la ligne dans le poste désiré.
Ce champ peut également être automatiquement renseigné si une grille de ventilation est appliquée sur le compte de la ligne. Dans ce cas, le poste affiché dans la colonne est le premier poste de la grille analytique.
Pour saisir des ventilations analytiques sur plusieurs postes, utilisez le bouton
Ventilations analytiques
.
Actions disponibles
Saisie par journal
Cette action permet d’ouvrir la saisie par journal sur le journal et le mois de saisie.
Enregistrement d’une saisie guidée
94
DETAIL DES FONCTIONNALITES
L’enregistrement d’une saisie guidée a pour effet de générer automatiquement l’écriture comptable et de proposer une nouvelle saisie sur le guide sélectionné. C’est pourquoi après enregistrement, certains champs sont remis à vides (
Document
,
Montants
), d’autres sont réinitialisés (
Pièce
,
Comptes
,
Libellés
) et d’autres encore sont conservés mais modifiables (
Guide
,
Journal
,
Date
).
L’écriture comptable peut être retrouvée en Saisie par journal, où elle sera directement modifiable ou supprimable.
En Recherche d’écritures, le type du document d’origine de l’écriture affichera la mention
Saisie guidée
.
Changement de comportement à compter de la version 4.0.0
A compter la version 4.0.0, le mode de comptabilisation des saisies guidées est changé : la sauvegarde d'une saisie guidée entraîne désormais sa comptabilisation automatique ; la liste des saisies guidées disparaît.
Si toutes vos saisies guidées ont déjà été comptabilisées, alors vous n'avez plus accès à la liste des saisies guidées : vous retrouvez vos écritures en saisie journal ou par la Recherche des écritures.
Si une ou plusieurs de vos saisies guidées n'ont pas encore été comptabilisées, alors vous avez encore accès
à la liste des saisies guidées :
- Cette présente uniquement les saisies non encore comptabilisées. Les saisies comptabilisées ne sont plus visibles.
- Dès que vous modifiez une saisie guidée et effectuez sa sauvegarde, alors sa comptabilisation est automatique et cette saisie disparaît de la liste.
- A terme, votre liste doit donc être vidée et ne sera plus accessible.
SAISIE PRATIQUE
Mes achats, Mes ventes
La saisie pratique est un mode de saisie non comptable qui permet de saisir facilement une écriture.
Comment saisir une facture d’achat ?
Accès :
Quotidien / Saisie – Mes achats
Accès
: Quotidien - Mes achats
Cliquez sur
Ajouter
ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
- Indiquez la date de la facture.
- Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture.
- Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton
Nouveau fournisseur
, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche.
- Saisissez le n° de document que vous voulez.
- Conservez ou modifiez le groupe d’écritures fourni dans le masque.
- Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision.
- Saisissez le total TTC.
- Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document.
- Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant.
Si la nature d'achats désirée n'est pas présente dans la liste déroulante, il vous faut sélectionner
Saisies pratiques - Nature d'achat
dans la fiche du compte concerné.
- Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer.
Il est possible de solder automatiquement la facture en sélectionnant F12. Dans ce cas, le solde de la facture se place dans le champ
Montant HT
.
Comment saisir une facture de vente ?
Accès :
Quotidien / Saisie – Mes ventes
Accès :
Quotidien / Saisie – Mes ventes
Cliquez sur
Ajouter
ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat.
Comment saisir un avoir, une remise ?
Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs.
Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ».
Création d'un nouveau compte
Lors de la création d'un compte à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée.
Saisie sur plusieurs exercices
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts.
En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé.
Gestion des doublons de numéros de pièce
Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé par un autre utilisateur ou dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option
Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon
dans les options du dossier.
Ma Trésorerie - Mes virements
Ma trésorerie
Comment saisir un encaissement client ?
Accès
: Quotidien / Saisie – Ma trésorerie
Accès
: Quotidien – Ma trésorerie
Cliquez sur
Ajouter
ou utilisez la touche [Inser] et choisissez
Encaissement
.
- Sélectionnez
Encaissement client
.
- Indiquez la date de l’encaissement.
- Choisissez la banque ou la caisse concernée.
- Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement.
- Conservez ou modifiez le groupe d'écritures proposé.
- Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton
Nouveau client
, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche.
- Cliquez sur le bouton
Pointages
pour procéder au pointage de l'échéance.
- A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez
Oui
pour continuer.
Comment saisir un décaissement fournisseur ?
Accès
: Quotidien / Saisie – Ma trésorerie
Cliquez sur
Ajouter
ou utilisez la touche [Inser], et choisissez
Décaissement
.
Sélectionnez
Décaissement fournisseur
et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client.
Comment saisir une autre opération ?
Le bouton
Ajouter
vous permet de saisir quatre types d’opérations :
- Les encaissements
- Les décaissements
- Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)
- Les remises de chèques.
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide.
Création d'un nouveau compte
Lors de la création d'un compte à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée.
Saisie sur plusieurs exercices
Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts.
En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé.
Gestion des doublons de numéros de pièce
Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé par un autre utilisateur ou dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option
Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon
dans les options du dossier.
Mes virements
96
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Accès
: Quotidien – Saisie pratique – Mes virements
Cette option n’est disponible que dans un dossier en mode recettes / dépenses.
Pour créer, vous pouvez au choix :
• Cliquez sur
Ajouter
• Cliquez sur
Nouveau virement
• Ou utilisez la touche [Inser].
Remplissez les différents champs de la fiche :
- Date
- Montant
- Banque ou caisse d’origine
- N° de document
- Description
- Banque ou caisse de destination
L’enregistrement de cette fiche génère deux mouvements :
- Une dépense dans la banque d’origine
- Une recette dans la banque de destination
VENTES COMPTOIR
Les ventes comptoir
Accès
: Quotidien / Saisie - Ventes comptoir
La gestion de la liste des ventes comptoirs est commune à toutes les listes.
La saisie des ventes comptoir vous permet de saisir vos tickets Z de caisse ainsi que les remises en banque de ces tickets sans aucune notion comptable préalable. Le jeu d'écritures comptables correspondantes est automatiquement généré par le logiciel.
Vous pouvez ajouter :
Un ticket Z d’initialisation : ce ticket particulier vous permet d’initialiser les montants des espèces, chèques, cartes bancaires ou autres moyens disponibles dans la caisse au moment où vous commencez à utiliser l’option de saisie des ventes comptoir. Cette saisie ne génère aucune écriture et n’a pas de conséquence sur votre comptabilité. Elle permet uniquement d’obtenir un montant de disponibilités correct lors de la saisie des remises en banque.
Un nouveau ticket Z ;
Une nouvelle remise en banque.
Saisie d'un ticket Z
Accès : Quotidien / Saisie - Ventes comptoir
Comment saisir un Ticket Z de caisse ?
A partir de la liste des ventes comptoir, cliquez sur
Ajouter + Tickets Z
ou cliquez sur la tâche
Nouveau ticket Z
: vous obtenez la fenêtre de saisie du ticket Z.
Puis :
- indiquez la date du ticket,
- indiquez le libellé du ticket,
- saisissez les recettes TTC par mode de règlement,
- avant de saisir les ventilations par nature de vente et taux de TVA, choisissez la base de calcul HT ou TTC.
Vous pouvez définir ce choix par défaut dans les Paramètres Société (
Options comptables + Ventes comptoir
),
- indiquez la nature de la vente,
- modifiez si besoin le libellé de la ligne de ventilation,
- indiquez le type de TVA,
- un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez
Oui
pour continuer.
Il est possible de solder automatiquement la facture en sélectionnant
F12
. Dans ce cas, le solde de la facture se place dans le champ Montant HT.
Comment saisir un Ticket Z d’initialisation ?
A partir de la liste des ventes comptoir, cliquez sur la tâche
Ticket Z d’initialisation.
Puis :
- indiquez une date et un libellé,
- saisissez les recettes TTC par mode de règlement,
- sauvegardez le ticket.
Banque par défaut
97
EBP Comptabilité Pro Open Line
Ce champ permet de sélectionner la banque par défaut sur laquelle vous voulez émettre des règlements, créer une prévision de trésorerie.
Définir une banque par défaut est une opération qui peut être obligatoire pour certains de vos traitements comme, par exemple, créer une prévision de trésorerie.
Les fiches Banque doivent être créées dans le menu
Paramètres
et la banque par défaut est définie dans les
Paramètres - Société - Règlements.
La remise en banque des tickets Z
Accès
: Quotidien / Saisie - Ventes comptoir
A partir de la liste des ventes comptoir, cliquez sur
Ajouter + Remises en banque
ou cliquez sur la tâche
Nouvelle remise en banque
.
Si la banque de remise des Carte bancaire par défaut n’a pas été définie dans les Paramètres Société (
Options comptables + Ventes comptoir
), alors une boîte de dialogue vous propose de la sélectionner. Il s’agit de la banque sur laquelle seront affectés par défaut les montants des recettes des Cartes bancaires.
Vous obtenez ensuite la fenêtre de saisie de la remise :
- Indiquez la date de la remise et le libellé de la remise.
- Les montants pouvant être remis en banque s’affichent automatiquement en fonction de la date de la remise : vous pouvez alors contrôler vos disponibilités par mode de règlement (recettes des tickets Z antérieurement saisies – remises antérieurement saisies). Si vous souhaitez initialiser ces montants, créez d’abord un ticket Z d’initialisation.
- Indiquez la banque de remise. Le montant disponible en Cartes bancaires s’affiche automatiquement dans la colonne correspondante s’il s’agit de la banque par défaut des Cartes bancaires.
- Saisissez les différentes remises par mode de règlement.
- Sauvegardez la remise.
ABONNEMENTS
Liste des guides d'abonnement
Accès
: Quotidien / Saisie - Abonnements - Guides d'abonnement
Accès
: Comptabilité - Abonnements - Guides d'abonnement
Créer un guide d'abonnements vous permet de générer à la demande des écritures comptables identiques à une écriture modèle définie dans un guide. Cela vous permet donc d'automatiser la saisie des écritures répétitives (exemples : avis de loyer ou d'assurance, factures d'abonnements...).
Les abonnements se décomposent en trois étapes :
- créer le guide d'abonnement,
- préparer les abonnements,
- générer en comptabilité les écritures d'abonnements.
Contenu de la liste des guides d'abonnements
Cette liste affiche tous les guides qui sont créés sur le dossier.
Elle affiche les éléments d'identification qui constituent ce guide :
Code
,
Nom du guide
,
Code du journal
,
Complément de libellé.
Cette liste est alimentée par tous les guides que vous aurez créés directement dans cette liste et par tous les guides que vous aurez créés en Saisie par journal.
La gestion de la liste des guides d'abonnements est commune à toutes les listes.
Créer, modifier, supprimer un guide d'abonnement
Pour créer un guide d'abonnements à partir de la liste, il vous suffit, au choix, de :
- sélectionner
Ajouter
dans la barre d'outils de la fenêtre,
- sélectionner
Ajouter
dans le menu contextuel,
- appuyer sur la touche
Inser
.
Après cette action, un nouveau guide s'ouvre.
Pour modifier un guide d'abonnements, il vous suffit de sélectionner votre guide puis, au choix, de :
- sélectionner
Modifier
dans la barre d'outils de la fenêtre,
98
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- sélectionner
Modifier
dans le menu contextuel,
- appuyer sur
F2.
Pour supprimer un guide d'abonnements, il vous suffit de sélectionner votre guide puis, au choix de :
- sélectionner
Supprimer
dans la barre d'outils de la fenêtre,
- sélectionner
Supprimer
dans le menu contextuel,
- appuyer sur
Suppr
.
La suppression d'un guide d'abonnements à partir des écritures d'abonnements ont déjà été générés en comptabilité est sans incidence sur vos écritures.
Guide d'abonnement
Accès
: Quotidien / Saisie - Abonnements - Guides d'abonnements - Liste des guides d'abonnements.
Accès
: Comptabilité - Abonnements - Guides d'abonnement
Onglet Guide
Cet onglet vous permet de saisir les éléments constitutifs du guide à partir desquels vos abonnements seront préparés.
Code
: Un code auto-incrémenté est proposé. Vous pouvez le conserver ou saisir un code à votre convenance. Ce code reste modifiable tant que votre guide n'a pas été sauvegardé.
Libellé
: Le libellé n'est pas obligatoire. Vous pouvez saisir un libellé qui vous convient.
Dates
: Une fourchette de dates vous est proposée. Elle reste modifiable à tout moment. Elle vous permet de définir la fourchette de dates dans laquelle vous voulez préparer vos abonnements. Ces dates ne sont pas liées aux exercices : elles peuvent s'inscrire dans des exercices ouverts, clôturés ou même non encore existants.
Journal
: Vous devez obligatoirement renseigner le journal sur lequel vous voulez préparer vos abonnements. Ce journal peut être n'importe quel journal du dossier, sauf les journaux AN et RAN.
Complément de libellé
: Dans ce champ, vous pouvez choisir d'ajouter un complément de libellé au libellé de l'écriture d'abonnement à générer, ainsi chaque écriture d'abonnement sera différenciée des autres et clairement identifiable.
Quatre propositions vous sont faites :
- <Vide> (aucun complément de libellé) ;
- Date (JJ/MM/AA) ;
- N° de semaine ;
- Mois/Année (MM/AAAA) ;
- Année (AAAA).
Fréquence
: Deux choix de départ sont possibles :
Personnalisé
ou
Simple
.
Vous devez d'abord choisir entre l'une ou l'autre de ces deux options, puis afficher les choix des dates auxquelles vous voulez préparer les abonnements.
- Si vous choisissez
Personnalisé :
sélectionnez d'abord la période désirée puis cliquez sur
Paramétrer
pour affiner vos choix.
- Si vous choisissez
Simple
, saisissez directement dans les deux champs disponibles.
Ecriture modèle
: Dans cette grille, saisissez votre écriture de référence. C'est cette écriture qui servira de base à vos écritures d'abonnements. Les règles générales de saisie s'appliquent dans cette grille : seuls des comptes de type détail peuvent être saisis, l'écriture doit être équilibrée, Moyen de paiement est accessible sur les journaux de Trésorerie et les comptes de Tiers...
Dans le champ
Libellé
, des libellés enrichis sont disponibles comme dans toutes les saisies.
Préparer
: Ce bouton vous permet de préparer les écritures d'abonnement en fonction de tous les choix que vous aurez effectués dans l'onglet
Guide
.
Les abonnements préparés se retrouvent sur l'onglet
Abonnements
, disponible dans la même fiche ; en aucun cas, il ne permet de générer directement les écritures en comptabilité.
Si vous effectuez une modification dans le guide, nous vous conseillons de relancer la préparation.
La préparation des abonnements annule et remplace toute préparation antérieure déjà exécutée sur le même guide.
Onglet Abonnements
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Dans cet onglet, se retrouvent toutes les écritures d'abonnements établies d'après votre guide lorsque vous avez cliqué sur
Préparer
.
Abonnements préparés
Une ligne apparaît pour chaque abonnement préparé. Elle en reprend les caractéristiques principales :
Code de l'abonnement
: Ce code est constitué du code du guide et d'un numéro auto-incrémenté par ordre chronologique des dates d'abonnement. Il est modifiable tant que l'écriture d'abonnement n'a pas été générée en comptabilité.
Libellé
: Ce libellé est constitué du Libellé du guide et de la date de l'écriture d'abonnnement. Il est modifiable.
Code du journal
: Ce journal est repris du code journal sélectionné dans le guide. Il est modifiable : vous pouvez donc avoir des écritures d'abonnement issues d'un même guide, mais devant être comptabilisées sur des journaux différents. Ce journal peut être n'importe quel journal du dossier, sauf les journaux AN et RAN.
Date de l'écriture
: Cette date est calculée en fonction des choix de fréquence effectués sur le guide. Elle reste modifiable. Elle s'appliquera à toutes les dates de l'écriture d'abonnement à générer.
Ecritures d'abonnements à comptabiliser
Pour consulter le détail d'un abonnement et donc accéder à l'écriture d'abonnement à générer, il vous suffit de cliquer sur le
+
situé sur la ligne de chaque abonnement préparé.
L'écriture visualisée est établie d'après l'écriture modèle saisie dans l'onglet
Guide
.
Tous les champs restent modifiables, à condition toutefois de respecter les règles courantes de la saisie : seuls des comptes de type détail peuvent être saisis, l'écriture doit être équilibrée, Moyen de paiement est accessible sur les journaux de Trésorerie et les comptes de Tiers...
Les actions possibles sur les abonnements préparés et sur les écritures d'abonnements à générer
En plus des cas de modification déjà décrits, certaines autres actions sont disponibles :
Supprimer
: Ce bouton vous permet de supprimer un abonnement et son écriture d'abonnement. Une fois supprimée, cette écriture ne sera donc plus générée en comptabilité.
En revanche, si vous cliquez de nouveau sur
Préparer
, alors cet abonnement sera de nouveau proposé.
Générer les abonnements
: Ce bouton vous permet de comptabiliser les écritures d'abonnement que vous avez sélectionnées.
Afficher les abonnements déjà générés
: Ce bouton vous permet d'afficher tous les abonnements déjà générés dans ce guide.
Si vous sélectionnez un abonnement déjà généré et cliquez sur
Générer les abonnements
, alors votre
écriture sera générée une seconde fois.
Saisie par journal
: Ce bouton est actif uniquement sur les abonnements déjà générés. Il vous permet d'accéder à la saisie journal et d'y retrouver l'écriture comptable générée à partir de votre guide et de votre abonnement.
Abonnements préparés
Accès
: Quotidien / Saisie- Abonnements - Abonnements préparés
Accès
: Comptabilité - Abonnements - Abonnements préparés
Cette liste vous permet d'afficher tous les abonnements que vous avez préparés dans votre dossier.
Elle ne permet pas de créer de nouveau guide ni de nouvel abonnement.
Onglet "Tous"
Les filtres
Dans cet onglet, vous pouvez filtrer les abonnements préparés en fonction de plusieurs critères :
Période
: Une fourchette de dates est proposée par défaut. Elle reste modifiable et n'est pas liée aux exercices. Elle vous permet de sélectionner les dates d'écriture prévues dans les abonnements.
Journaux
: Dans la fourchette de journaux, vous pouvez affiner votre sélection afin d'afficher uniquement les journaux de destination dans lesquels vos abonnements doivent être générés.
Guides
: Dans ce filtre, vous pouvez sélectionner un guide ou une fourchette de guides : tous les abonnements de ce(s) guide(s) possédant une date et un journal sélectionnés seront affichés.
100
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Afficher les abonnements déjà générés
: En cochant cette case, vous pouvez afficher tous les abonnements déjà générés correspondants à vos sélections.
La liste et son contenu
Pour que vos choix soient pris en compte et que la liste soit mise à jour, il est impératif de cliquer sur
Actualiser la liste.
La liste reprend tous les abonnements correspondant aux filtres et les affichent comme ils le sont dans l'onglet
Abonnements
du
Guide
.
Cliquer sur le
+
situé à gauche de chaque ligne vous permet d'afficher le détail de l'écriture à générer.
Onglet "Devant être générés au..."
Cet onglet ne tient pas compte des filtres sélectionnés dans l'onglet
Tous
.
Il affiche tous les abonnements non encore générés ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date système.
Actions possibles
Générer les abonnements
: Ce bouton vous permet de générer en comptabilité les écritures des abonnements que vous sélectionnez.
Purger tous les abonnements
: Ce bouton vous permet de supprimer de votre application tous les abonnements qui ont déjà été générés : ils disparaîtront donc de cette liste, comme de chacun des guides dans lequel ils existent.
Cette suppression s'applique à tous les abonnements générés et non uniquement aux abonnements sélectionnés.
Elle n'a bien-sûr aucune incidence sur les écritures déjà comptabilisées.
Saisie par journal
: Ce bouton est actif uniquement sur les abonnements déjà générés. Il vous permet d'accéder à la saisie journal et d'y retrouver l'écriture comptable générée à partir de votre guide et de votre abonnement.
Voir le guide d'abonnement
: Ce bouton vous permet d'ouvrir le guide d'abonnement qui a permis de créer l'abonnement sélectionné dans la liste.
TVA
DÉCLARATION DE TVA
Comment effectuer une déclaration de TVA ?
Avant toute saisie, vous devez tout d'abord :
- paramétrer la TVA au niveau du dossier,
- paramétrer la TVA au niveau des comptes.
Puis, après ces paramétrages, et une fois les écritures saisies, vous créez la déclaration de TVA.
Paramétrer la TVA sur le dossier
Vous devez tout d'abord renseigner dans le menu
Paramètres - Société - Coordonnées, Informations administratives
et
Informations de TVA
tous les éléments nécessaires à la gestion de la TVA sur votre dossier et à l'établissement des déclarations.
Paramétrer la TVA sur les comptes
Les plans comptables fournis par EBP comprennent un grand nombre de comptes de TVA déjà paramétrés.
Si vous êtes amené à créer de nouveaux comptes de TVA, vous devrez renseigner les différents champs de la zone Paramétrage TVA de l'onglet
Paramétrage
.
Le sens de saisie paramétré dans l’onglet
Paramétrage avancé
permettra de calculer le sens de calcul du solde (créditeur pour les comptes de TVA collectée, débiteur pour les comptes de TVA déductible).
Pour enregistrer les opérations non imposables (achats en franchise, livraisons intracommunautaires, exportations hors UE, etc.), vous devrez créer les comptes de charge ou de produit correspondants, cocher la case
Exonéré
dans la zone
Paramétrage TVA
, puis indiquer le
Type d’opération.
Les modifications de paramétrage d’un compte n’impactent pas les lignes d’écriture déjà enregistrées. Si vous souhaitez répercuter les modifications sur les lignes d’écriture, alors utilisez l’outil Mise à jour des infos de TVA.
Des exemples de paramétrage de comptes et de schémas d'écritures sont disponibles.
101
EBP Comptabilité Pro Open Line
La TVA sur les débits
Lorsque vous saisissez une facture utilisant un compte de TVA sur débits, le paramétrage du compte est reporté sur la ligne de TVA.
Lorsque vous établirez la déclaration de TVA de la période correspondante, ce sont ces informations qui seront récupérées.
Pour consulter les informations de TVA d’une facture, ouvrez la
Saisie par journal,
cliquez sur la ligne de TVA de la facture puis sur le bouton
Infos TVA
disponible dans la barre d’outils. Certains champs sont modifiables.
La TVA sur les encaissements
Lorsque vous saisissez une facture utilisant un compte de TVA sur encaissements, le paramétrage du compte est reporté sur la ligne de TVA, mais ces informations ne seront pas récupérées sur la déclaration de TVA de la période correspondante.
Lors de la saisie du règlement de la facture, vous devrez effectuer le pointage de l’échéance correspondante. Au moment de ce pointage, les informations de TVA enregistrées sur la ligne de TVA de la facture seront reportées sur la ligne de tiers du règlement. Ce sont ces informations qui seront récupérées lors de l’établissement de la déclaration de TVA de la période correspondant à la période de saisie du règlement.
Pour consulter les informations de TVA d’un règlement, ouvrez la
Saisie par journal
, cliquez sur la ligne de tiers du règlement qui pointe une facture utilisant un compte de TVA sur encaissements, puis sur le bouton
Infos TVA
disponible dans la barre d’outils. Certains champs sont modifiables.
Opérations non imposables
Les opérations non imposables correspondent aux achats en franchise, exportations hors CE, autres opérations non imposables, livraisons intracommunautaires, livraisons de gaz naturel ou d’électricité non imposable en
France, ventes de biens ou prestations de services réalisées par un assujetti non établi en France (se reporter à la notice de la déclaration).
Lorsque vous saisissez une opération non imposable utilisant un compte de charge ou de produit exonéré, le paramétrage du compte est reporté sur la ligne de charge ou de produit.
Lorsque vous établirez la déclaration de TVA de la période correspondante, ce sont ces informations qui seront récupérées.
Pour consulter les informations de TVA d’une opération non imposable, ouvrez la
Saisie par journal
, cliquez sur la ligne de charge ou de produit exonérée puis sur le bouton
Infos TVA
disponible dans la barre d’outils.
Certains champs sont modifiables.
Opérations mixtes
Vous pouvez saisir une écriture qui utilise des comptes de nature différente.
Exemples :
• Une facture avec de la TVA sur les débits et de la TVA sur les encaissements.
• Une facture avec de la TVA à 19,60 et de la TVA à 5,50.
• Une facture partiellement imposable.
La déclaration de TVA sera exacte si vous saisissez une écriture comptablement juste et qui utilise des comptes correctement paramétrés.
Créer une nouvelle déclaration
Vous pouvez créer une nouvelle déclaration dans la liste des déclarations de TVA, grâce au menu
Quotidien /
Saisie
-
Déclarations de TVA
, en :
- activant le bouton
Ajouter
de la barre d'outils,
- activant la touche
Inser
de votre clavier,
- sélectionnant la tâche
Ajouter
dans le menu contextuel.
Une fenêtre complémentaire vous permet de sélectionner la période de déclaration et de sélectionner les feuillets.
Après la validation de la fenêtre de création, le contenu même de la déclaration et des lignes qu'elle contient est affiché.
Régulariser une déclaration
Des exemples de régularisations à saisir lorsque la déclaration contient des montants négatifs sont disponibles.
Transmission électronique de la TVA
Consulter la page Transmission électronique des déclarations.
Liste des déclarations de TVA
Accès
: Quotidien / Saisie - Déclarations de TVA
Accès
: Déclarations - TVA - Déclarations de TVA
La gestion de la liste des déclarations de TVA est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche toutes les déclarations créées et sauvegardées dans un exercice.
102
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Les modifications et suppressions de déclarations de TVA sont possibles.
Néanmoins, ces opérations risquent d'entraîner des incohérences avec les déclarations suivantes déjà sauvegardées et auront un impact sur les déclarations à créer.
Création d'une nouvelle déclaration de TVA
Une boîte de dialogue permet de choisir les paramétrages de la déclaration à créer.
Déclaration
* : La liste des déclarations proposées dépend du régime choisi dans les options du dossier.
- En régime ST ou SM (Régimes Simplifiés Annuels), la déclaration 3517 CA12 et la déclartion 3514 sont disponibles.
- Pour les autres régimes, la déclaration 3310 CA3 et ses annexes sont disponibles.
Période
* : Une liste déroulante affiche les périodes selon le régime défini dans les options du dossier.
- En régime ST (Régime Simplifié Annuel), l'exercice courant est disponible pour la déclaration 3517 CA12. Tous les trimestres sont disponibles pour la déclaration 3514.
- En régime mensuel, tous les mois de l'exercice sont disponibles.
- En régime trimestriel, tous les trimestres de l'exercice sont disponibles.
Choisissez les feuillets que vous désirez inclure dans la déclaration
Dans cette partie, vous pouvez choisir les feuillets à créer.
Ce choix reste réversible grâce à un bouton existant dans la fenêtre de déclaration de TVA.
Fiche déclaration de TVA
Accès
: Quotidien / Saisie - Déclaration de TVA
La déclaration de TVA est composée de plusieurs onglets :
Feuillets
Cet onglet permet de visualiser et de modifier les différents feuillets de la déclaration de TVA sous forme
CERFA.
De nombreux boutons vous permettent de naviguer dans les feuillets (
Page précédente
/
Page suivante
), d'imprimer, d'effectuer des recherches...
Chaque feuillet est composé d’informations administratives et de montants.
Les informations administratives
Les informations administratives recopient la période de déclaration sélectionnée dans la liste ainsi que l'adresse du Centre des Impôts, du dossier et toutes les informations administratives nécessaires, déjà renseignées sur le dossier. Certains de ces champs restent modifiables.
La zone
Paiement, Date et Signature
est accessible et doit être renseignée avant envoi.
Les montants calculés
Les différents montants des feuillets sont renseignés en fonction des informations de TVA stockées sur les lignes d’écriture saisies.
Le résultat des lignes 14 et 29 de la déclaration CA3 provient directement des feuillets de l’annexe 3310-A.
Le résultat de la ligne 22 de la déclaration CA3 provient de la ligne 27 de la déclaration précédente.
Le résultat de la ligne 24 de la déclaration CA12 provient de la ligne 51 de la déclaration précédente.
Les informations de TVA stockées sur les lignes d’écriture reprennent le paramétrage des comptes de nature
Comptes de TVA, et de nature Comptes soumis à TVA (pour les opérations non imposables) présent au moment de la saisie.
La modification des paramètres des comptes n’a pas d’impact immédiat à l’établissement de la déclaration de TVA, à moins d’utiliser l’outil Mise à jour des infos de TVA qui permet de mettre à jour les informations de
TVA des écritures en fonction des paramétrages des comptes.
Un document répertorie un grand nombre de paramétrage de comptes ainsi que des schémas d'écritures en fonction du type d'opération à comptabiliser : pour le consulter, cliquer ici.
La plupart des champs sont modifiables (champs grisés), sans impact sur la comptabilité.
Le crédit de TVA d'une déclaration est automatiquement reportée sur la première déclaration suivante et reste modifiable.
Les montants saisissables
Certains montants doivent être saisis et ne peuvent pas résulter d'un calcul automatique :
• Régularisations
• Remboursement demandé
103
EBP Comptabilité Pro Open Line
• Les taxes assimilées de la 2ème page de l’annexe 3310-A.
Les saisies effectuées directement sur les déclarations n'ont aucun impact sur la comptabilité.
Un document répertorie un certain nombre de régularisations à saisir, lorsque la déclaration contient des montants négatifs : pour le consulter, cliquer ici.
Lignes d’écritures
Il est possible d'accéder à la
saisie journal
comptabilisant cette écriture, soit en double-cliquant sur une ligne, soit en cliquant sur le bouton
Saisie par journal.
Il est également possible d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée, en cliquant sur le bouton
Consultation /Lettrage.
Vous pouvez consulter les informations de TVA stockées sur la ligne d’écriture en cliquant directement sur le bouton
Infos TVA
. Pour modifier les infos de TVA, accédez d’abord à la saisie.
Pour qu’une ligne ne soit pas prise en compte dans la déclaration, il suffit de la décocher et de cliquer sur le bouton
Recalculer
dans la barre d’outils de la déclaration. La ligne sera alors prise en compte dans la déclaration suivante.
Lignes sur débits
Cet onglet permet de visualiser toutes les lignes saisies sur des comptes de TVA ayant l'option de calcul "Sur
Débits" au moment de la saisie.
Lignes sur encaissements
Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des lignes de règlement saisies sur des comptes de nature Tiers, pointant l'échéance d’une facture qui possède un compte de TVA ayant l'option de calcul "Sur Encaissements" au moment de la saisie.
Lignes non imposables
Cet onglet permet de visualiser les lignes saisies sur des comptes de charge ou de produit ayant l’option
Exonéré
cochée ainsi qu’un type d’opération associé au moment de la saisie.
Lignes non déclarées
Cet onglet affiche les lignes ne pouvant être déclarées pour l’une de ces raisons :
- Ligne avec infos de TVA incomplètes (par exemple sans type d'opération),
- Ligne avec infos de TVA de type exonéré et utilisant un type d'opération imposable,
- Ligne avec infos de TVA sur débits ou encaissements et utilisant un type d'opération non imposable,
- Ligne avec infos de TVA cohérentes mais ne correspondant à aucun code taxe pour la territorialité du dossier.
Pour y remédier, vous devez accéder à la saisie, ouvrir les
Infos TVA
de chaque ligne présente dans la liste afin d’apporter les corrections nécessaires, puis recalculer la déclaration.
Afin de ne plus vous retrouver dans cette situation, vous devez contrôler le paramétrage de TVA des comptes utilisés.
Enfin, il est possible que la territorialité du dossier soit à corriger (dans Paramètres + Société + Informations de
TVA).
Autres fonctions
Actualiser
: ce bouton permet de mettre à jour la liste des lignes d'écritures.
Recalculer
: Ce bouton permet de recalculer la déclaration de TVA après une nouvelle saisie ou une modification d'écriture, ou après avoir coché ou décoché des lignes dans les onglets des lignes d’écriture. Vous pouvez :
- soit recalculer uniquement les cellules non modifiées, ce qui vous permet de conserver toutes vos saisies ou modifications,
- soit recalculer toutes les cellules.
Valider
: Ce bouton permet de valider définitivement la déclaration de TVA et empêche dorénavant toute modification de la déclaration concernée.
En revanche, la suppression d'une déclaration de TVA validée reste possible. Dans ce cas, un événement avec justificatif sera enregistré.
Ajouter / Retirer des feuillets
: Lors de la création de la déclaration de TVA, si vous avez oublié d'ajouter certains feuillets ou, au contraire, si vous en avez ajouté à tort, alors ce bouton vous permet d'ajouter le feuillet manquant ou de retirer le feuillet inutile.
Justificatif de TVA
: Le justificatif de TVA est un état qui détaille toutes les lignes d'écriture qui concourent à une déclaration. Retrouvez ainsi les lignes de TVA sur débits, de TVA sur encaissements, les lignes exonérées, ainsi que le récapitulatif par compte. Cet état vous indique également la liste des écarts entre les montants calculés, et donc justifiés, et les montants saisis par l'utilisateur.
L’état est également disponible à partir de
Quotidien / Saisie + Impressions.
104
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Régularisation d'une déclaration de TVA
Dans certains cas, il peut s'avérer que votre déclaration de TVA présente des valeurs erronées ou non admissibles par l'administration. Ci-dessous sont listés un certain nombre de cas qui peuvent vous aider à régulariser votre déclaration de TVA.
TVA : Montants négatifs
La déclaration de TVA ne doit pas contenir de montants négatifs. Or, un montant de TVA à déclarer peut être négatif dans le cas où la somme des avoirs pour un type de TVA est supérieure à la somme des factures pour le même type de TVA. Ces cas doivent être gérés en régularisation.
CA3 : Saisie des régularisations
Ligne 02 négative (Autres opérations imposables)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure
à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables.
Vous devez saisir :
-
Ligne 02
: montant des factures de ventes sur autres opérations imposables.
-
Ligne 3C
: montant des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -).
-
Lignes 08 à 14 (taxe)
: vous devez répercuter la modification de la ligne 02 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes).
-
Ligne 21
: montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -).
Ligne 03 négative (Acquisitions intracommunautaires)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE.
Vous devez saisir :
-
Ligne 03
: montant des factures d’achats en UE.
-
Ligne 3C
: montant des avoirs d’achats en UE (sans signe -).
-
Lignes 08 à 14 (taxe)
: vous devez répercuter la modification de la ligne 03 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes).
-
Ligne 17
: montant de la TVA des factures d’achats en UE.
-
Ligne 21
: montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -).
Voir aussi le paragraphe
Ligne 20
négative si nécessaire.
Ligne 3A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables.
Vous devez saisir :
-
Ligne 3A
: montant des factures d’achats de gaz imposables.
-
Ligne 3C
: montant des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -).
-
Lignes 08 à 14 (taxe)
: vous devez répercuter la modification de la ligne 3A sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes)
-
Ligne 21
: montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -).
Voir aussi le paragraphe
Ligne 20
négative si nécessaire.
Ligne 3B négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France.
Vous devez saisir :
-
Ligne 3B
: montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France.
-
Ligne 3C
: montant des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -).
-
Lignes 08 à 14 (taxe)
: vous devez répercuter la modification de la ligne 3B sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes)
-
Ligne 21
: montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -).
Voir aussi le paragraphe
Ligne 20
négative si nécessaire.
Ligne 04 négative (Exportations hors CE)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’exportations hors CE est supérieure à la somme des factures d’exportations hors CE.
Vous devez saisir :
-
Ligne 04
: montant des factures d’exportations hors CE.
-
Ligne 7B
: montant des avoirs d’exportations hors CE (sans signe -).
Ligne 05 négative (Autres opérations non imposables)
105
EBP Comptabilité Pro Open Line
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations non imposables.
Vous devez saisir :
-
Ligne 05
: montant des factures de ventes sur autres opérations non imposables.
-
Ligne 7B
: montant des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables (sans signe -).
Ligne 06 négative (Livraisons intracommunautaires)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes en UE est supérieure à la somme des factures de ventes en UE.
Vous devez saisir :
-
Ligne 06
: montant des factures de ventes en UE.
-
Ligne 7B
: montant des avoirs de ventes en UE (sans signe -).
Ligne 6A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité non imposables en France)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes de gaz non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes de gaz non imposables.
Vous devez saisir :
-
Ligne 6A
: montant des factures de ventes de gaz non imposables.
-
Ligne 7B
: montant des avoirs de ventes de gaz non imposables (sans signe -).
Ligne 07 négative (Achats en franchise)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en franchise est supérieure à la somme des factures d’achats en franchise.
Vous devez saisir :
-
Ligne 07
: montant des factures d’achats en franchise.
-
Ligne 7B
: montant des avoirs d’achats en franchise (sans signe -).
Ligne 7A négative (Ventes de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France.
Vous devez saisir :
-
Ligne 7A
: montant des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France.
-
Ligne 7B
: montant des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -).
Ligne 08 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %.
Vous devez saisir :
-
Ligne 3C
: montant des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -).
-
Lignes 08 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %.
-
Ligne 21
: montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -).
Ligne 09 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %.
Vous devez saisir :
-
Ligne 3C
: montant des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -)
-
Lignes 09 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %
-
Ligne 21
: montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -).
Ligne 10 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %.
Vous devez saisir :
-
Ligne 3C
: montant des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -).
-
Lignes 10 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %.
-
Ligne 21
: montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -).
Ligne 11 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %.
Vous devez saisir :
-
Ligne 3C
: montant des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -).
-
Lignes 11 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %.
-
Ligne 21
: montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -).
Ligne 13 négative (Opérations imposables à un ancien taux)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux.
Vous devez saisir :
106
DETAIL DES FONCTIONNALITES
-
Ligne 3C
: montant des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -).
-
Lignes 13 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux.
-
Ligne 21
: montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -).
Ligne 14 négative (Opérations imposables à un taux particulier)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier.
Vous devez saisir :
-
Ligne 3C
: montant des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -).
-
Lignes 14 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier.
-
Ligne 21
: montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -).
Ligne 19 négative (TVA sur biens constituant des immobilisations)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations.
Vous devez saisir :
-
Ligne 3C
: montant des avoirs d’immobilisations (sans signe -).
-
Ligne 15
: montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -).
-
Ligne 19
: montant de la TVA des factures d’immobilisations.
Ligne 20 négative (TVA sur autres biens et services)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats.
Vous devez saisir :
-
Ligne 3C
: montant des avoirs d’achats (sans signe -).
-
Ligne 15
: montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -).
-
Ligne 20
: montant de la TVA des factures d’achats.
CA12 : Saisie des régularisations
Lignes 01, 02, 03, 04, 4B ou 4D négatives (TVA collectée non imposable)
Pour ces lignes, vous n’avez aucune régularisation à saisir.
Ligne 05 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %.
Vous devez saisir :
-
Ligne 05 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %.
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -).
Ligne 06 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %.
Vous devez saisir :
-
Ligne 06 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %.
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -).
Ligne 07 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %.
Vous devez saisir :
-
Ligne 07 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %.
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -).
Ligne 08 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %.
Vous devez saisir :
-
Ligne 08 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -).
Ligne 09 négative (Opérations imposables à un taux particulier)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier.
Vous devez saisir :
-
Ligne 09 (base)
: montant des factures de ventes à un taux particulier.
-
Ligne 09 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier.
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -).
Ligne 10 négative (Opérations imposables à un ancien taux)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux.
107
EBP Comptabilité Pro Open Line
Vous devez saisir :
-
Ligne 10 (base)
: montant des factures de ventes à un ancien taux.
-
Ligne 10 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -).
Ligne AA négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables.
Vous devez saisir :
-
Ligne AA (base)
: montant des factures d’achats de gaz imposables.
-
Ligne AA (taxe)
: montant de la TVA des factures d’achats de gaz imposables.
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -).
Voir aussi le paragraphe
Ligne 20
négative si nécessaire.
Ligne AB négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France.
Vous devez saisir :
-
Ligne AB (base)
: montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France
-
Ligne AB (taxe)
: montant de la TVA des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -).
Voir aussi le paragraphe
Ligne 20
négative si nécessaire.
Ligne 13 négative (Autres opérations imposables)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure
à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables.
Vous devez saisir :
-
Ligne 13 (base)
: montant des factures de ventes sur autres opérations imposables.
-
Ligne 13 (taxe)
: montant de la TVA des factures de ventes sur autres opérations imposables.
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -).
Ligne 14 négative (Acquisitions intracommunautaires)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE.
Vous devez saisir :
-
Ligne 14 (base)
: montant des factures d’achats en UE.
-
Ligne 14 (taxe)
: montant de la TVA des factures d’achats en UE.
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -).
Voir aussi le paragraphe
Ligne 20
négative si nécessaire.
Ligne 15 négative (Acquisitions intracommunautaires d’immobilisations)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’immobilisations en UE est supérieure à la somme des factures d’immobilisations en UE.
Vous devez saisir :
-
Ligne 14 (base)
: montant des factures d’achats et immobilisations en UE.
-
Ligne 14 (taxe)
: montant de la TVA des factures d’achats et immobilisations en UE.
-
Ligne 15
: montant de la TVA des factures d’immobilisations en UE.
-
Ligne 25
: montant de la TVA des avoirs d’immobilisations en UE (sans signe -).
Voir aussi le paragraphe
Ligne 23
négative si nécessaire.
Ligne 20 négative (Déductions sur factures)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats.
Vous devez saisir :
-
Ligne 18
: montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -).
-
Ligne 20
: montant de la TVA des factures d’achats.
Ligne 23 négative (TVA déductible sur immobilisations)
Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations.
Vous devez saisir :
-
Ligne 18
: montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -).
-
Ligne 23
: montant de la TVA des factures d’immobilisations.
Paramétrage des comptes de TVA et schémas d'écritures
Ce document présente un certain nombre de types d'opérations soumises à TVA.
108
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Pour chacun de ces types d'opération, il répertorie le paramétrage des comptes à utiliser, le schéma d'écriture à comptabiliser ainsi que les déclarations et numéros de lignes impactées par ces comptabilisations.
La liste des Natures de taxe et des taux de TVA donnée dans ce document n'est pas exhaustive.
En effet, ces taux peuvent évoluer en fonction des nouvelles règles fiscales définies par l'Etat.
Pour autant, les principes de paramétrage de comptes et de schémas d'écritures définis pour les anciens taux restent valables pour les nouveaux taux.
Achats de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France
Achats France
Déclarations concernées et lignes impactées :
- CA3 : Lignes 20
- CA12 : Ligne 20
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.196.00 €
44566xxx - Débit - 196.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44566xxx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Acquisition intracommunautaire de biens
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 03, 08, 09, 17 et 20
- CA12 : Lignes 14 et 20
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
4452xxxx - Crédit - 196.00 €
44566xxx - Débit - 196.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 4452xxxx
- Nature de taxe : Intracommunautaire 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Acquisitions intracommunautaires
Paramétrage du compte 44566xxx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Prestation de service intracommunautaire
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 3B, 08, 09, 17 et 20
- CA12 : Lignes AC et 20
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
4452xxxx - Crédit - 55.00 €
44566xxx - Débit - 55.00 €
604xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 4452xxxx
- Nature de taxe : Intracommunautaire 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Prestations de services intracommunautaires
Paramétrage du compte 44566xxx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Achats France de gaz ou électricité imposable
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 3A, 08, 09 et 20
- CA12 : Lignes AA et 20
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
4452xxxx - Crédit - 196.00 €
44566xxx - Débit - 196.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 4452xxxx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Livraisons de gaz/électricité imposables
Paramétrage du compte 44566xxx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Achats en franchise
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Ligne 07
- CA12 : Ligne 01
Schéma d'écriture
109
EBP Comptabilité Pro Open Line
401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 607xxxxx
- Exonéré : coché
- Type d'opération : Achats en franchise
Achats auprès d'un assujetti non établi en France
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 3B, 08, 09 et 20
- CA12 : Lignes AB et 20
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
4452xxxx - Crédit - 196.00 €
44566xxx - Débit - 196.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 4452xxxx
- Nature de taxe : Assujetti hors de France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Acquisitions auprès d'un assujetti non établi en France
Paramétrage du compte 44566xxx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Facture d'acompte d'achat
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 20
- CA12 : Ligne 20
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.196.00 €
44586xxx - Crédit - 196.00 €
44566xxx - Débit - 196.00 €
4091xxxx - Débit - 1.196.00 €
Paramétrage du compte 44566xxx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Ventes de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France
Ventes France
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 01, 08, 09
- CA12 : Ligne 05, 06
Schéma d'écriture
411xxxxx - Débit - 1.196.00 €
44571xxx - Crédit - 196.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44571xxx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Ventes UE (non imposables)
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Ligne 06
- CA12 : Ligne 04
Schéma d'écriture
411xxxxx - Débit - 1.000.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 707xxxxx
- Exonéré : coché
- Type d'opération : Livraisons intracommunautaires
Ventes autres opérations imposables
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 02, 08, 09
- CA12 : Ligne 13
Schéma d'écriture
411xxxxx - Débit - 1.196.00 €
44571xxx - Crédit - 196.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44571xxx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Autres opérations imposables
Autres ventes non imposables
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Ligne 05
- CA12 : Ligne 03
110
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Schéma d'écriture
411xxxxx - Débit - 1.000.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 707xxxxx
- Exonéré : coché
- Type d'opération : Autres opérations non imposables
Ventes de gaz ou d'électricité non imposables
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Ligne 6A
- CA12 : Ligne 4D
Schéma d'écriture
411xxxxx - Débit - 1.000.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 707xxxxx
- Exonéré : coché
- Type d'opération : Livraisons de gaz/électricité non imposables
Ventes auprès d'un assujetti non établi en France
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Ligne 7A
- CA12 : Ligne 4B
Schéma d'écriture
411xxxxx - Débit - 1.000.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 707xxxxx
- Exonéré : coché
- Type d'opération : Acquisitions auprès d'un assujetti non établi en France
Facture d'acompte de ventes
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 01, 08, 09
- CA12 : Ligne 05, 06
Schéma d'écriture
411xxxxx - Débit - 1.196.00 €
44587xxx - Débit - 196.00 €
44571xxx - Crédit - 196.00 €
4191xxxx - Crédit - 1.196.00 €
Paramétrage du compte 44571xxx :
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Cas particuliers
Opérations faites sous le régime de TVA non perçue et récupérable
Cas 1 : Vous vendez vers les DOM ou en provenance des DOM
Vous êtes dans l’un des cas suivants :
- Vous êtes un vendeur établi en France et votre acheteur est en DOM ou vice-versa
- Vous êtes un vendeur établi en Guyane et votre acheteur est en Réunion ou vice-versa
- Vous êtes un vendeur établi en Guadeloupe ou en Martinique, et votre acheteur est en Guyane ou Réunion, ou vice-versa
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Ligne 04
- CA12 : Ligne 02
Schéma d'écriture :
411xxxxx - Débit - 1.000.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 707xxxxx
- Exonéré : coché
- Type d'opération : Exportations hors CEE (dont ventes de biens DOM)
Cas 2 : Vous achetez en provenance de la France
Vous êtes un acheteur établi en DOM et votre vendeur est en France.
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 20, 24
- CA12 : Ligne 20, 27
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
441xxx - Crédit - 85.00 €
4456xxx - Débit - 85.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 4456xxx
- Nature de taxe : DOM 8,50 % (ou 2,10 %)
- Type d'opération : Autres biens et services (TVA non perçue récupérable)
Cas 3 : Vous achetez en provenance des DOM
111
EBP Comptabilité Pro Open Line
Vous êtes dans l’un des cas suivants :
- Vous êtes un acheteur établi en France et votre vendeur est en DOM
- Vous êtes un acheteur établi en Guyane et votre vendeur est en Réunion ou vice-versa
- Vous êtes un acheteur établi en Guadeloupe ou en Martinique, et votre vendeur est en Guyane ou Réunion, ou vice-versa
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : aucune ligne
- CA12 : aucune ligne
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Utiliser un compte 607 sans paramétrage particulier.
Cas 4 : opérations entre Guadeloupe et Martinique côté vendeur
Vous êtes un vendeur établi en Guadeloupe et votre acheteur est en Martinique ou vice-versa.
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 01, 02, 10, 11
- CA12 : Lignes 07, 08
Schéma d'écriture
411xxxxx - Débit - 1.085.00 €
4457xxxx - Crédit - 85.00 €
7079xxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 4457xxx
- Nature de taxe : DOM 8,50 % (ou 2,10 %)
- Type d'opération : Biens et prestations de services (ou Autres opérations imposables)
Cas 5 : opérations entre Guadeloupe et Martinique côté acheteur
Vous êtes un acheteur établi en Guadeloupe et votre vendeur est en Martinique ou vice-versa.
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : Lignes 19, 20
- CA12 : Lignes 23, 20
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.085.00 €
44566xxx - Débit - 85.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44566xx
- Nature de taxe : DOM 8,50 % (ou 2,10 %)
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Prestation de service localisable Art 259 A du CGI
Cas 1 : Vous vendez une prestation
• Prestation DOM réalisée en France
Vous êtes un vendeur établi en France. La prestation est facturée en DOM mais réalisée en France.
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : lignes 01, 08, 09
- CA12 : lignes 05, 06
Schéma d'écriture
411xxxxx - Débit - 1.196.00 €
44571xxx - Crédit - 196.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44571xxx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
• Prestation DOM réalisée en DOM
Vous êtes un vendeur établi en France. La prestation est facturée en DOM et réalisée en DOM.
Déclarations concernées et lignes impactées :
- CA3 : lignes 01, 10, 11
- CA12 : lignes 07, 08
Schéma d'écriture :
411xxxxx - Débit - 1.085.00 €
44571xxx - Crédit - 85.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44571xxx :
- Nature de taxe : DOM 8,50 % (ou 2,10 %)
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Cas 2 : Vous achetez une prestation
• Prestation DOM réalisée en France
Vous êtes un acheteur établi en France. La prestation est facturée en DOM mais réalisée en France.
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : ligne 20
- CA12 : ligne 20
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.196.00 €
44566xxx - Débit - 196.00 €
112
DETAIL DES FONCTIONNALITES
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44566xx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
• Prestation DOM réalisée en DOM
Vous êtes un acheteur établi en France. La prestation est facturée en DOM et réalisée en DOM.
Déclarations concernées et lignes impactées :
- CA3 : ligne 20
- CA12 : ligne 20
Schéma d'écriture :
401xxxxx - Crédit - 1.085.00 €
44566xxx - Débit - 85.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44566xx :
- Nature de taxe : DOM 8,50 % (ou 2,10 %)
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Cas particuliers : les prestations immatérielles (article 259B du CGI)
Cas 1 : Vous vendez vers les DOM
Vous êtes dans l’un des cas suivants :
- Vous êtes un vendeur établi en France et votre acheteur est en DOM.
- Vous êtes un vendeur établi en DOM et votre acheteur est en DOM.
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : lignes 01, 10, 11
- CA12 : lignes 07, 08
Schéma d'écriture
411xxxxx - Débit - 1.085.00 €
44571xxx - Crédit - 85.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44571xx
- Nature de taxe : DOM 8,50 % (ou 2,10 %)
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Cas 2 : Vous vendez vers la France
Vous êtes dans l’un des cas suivants :
- Vous êtes un vendeur établi en France et votre acheteur est en France.
- Vous êtes un vendeur établi en DOM et votre acheteur est en France.
Déclarations concernées et lignes impactées :
- CA3 : lignes 01, 08, 09
- CA12 : lignes 05, 06
Schéma d'écriture :
411xxxxx - Débit - 1.196.00 €
44571xxx - Crédit - 196.00 €
707xxxxx - Crédit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44571xx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Cas 3 : Vous achetez depuis les DOM
Vous êtes dans l’un des cas suivants :
- Vous êtes un acheteur établi en DOM et votre vendeur est en France.
- Vous êtes un acheteur établi en DOM et votre vendeur est en DOM.
Déclarations concernées et lignes impactées
- CA3 : ligne 20
- CA12 : ligne 20
Schéma d'écriture
401xxxxx - Crédit - 1.085.00 €
44566xxx - Débit - 85.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44566xx
- Nature de taxe : DOM 8,50 % (ou 2,10 %)
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Cas 4 : Vous achetez depuis la France
Vous êtes dans l’un des cas suivants :
- Vous êtes un acheteur établi en France et votre vendeur est en France.
- Vous êtes un acheteur établi en France et votre vendeur est en DOM.
Déclarations concernées et lignes impactées :
- CA3 : ligne 20
- CA12 : ligne 20
Schéma d'écriture :
401xxxxx - Crédit - 1.196.00 €
44566xxx - Débit - 196.00 €
607xxxxx - Débit - 1.000.00 €
Paramétrage du compte 44566xx
- Nature de taxe : France 19,60 %, 5,50 %, 7%...
113
EBP Comptabilité Pro Open Line
- Type d'opération : Biens et prestations de services
Cas particuliers : Achats et ventes d'immobilisation
Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes de nature :
-
Comptes d'immobilisation
pour les comptes soumis à TVA
-
TVA sur achats d'immobilisation
pour les comptes de TVA.
Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises (établissement en France), à la différence que le type d'opération devient
Immobilisations de biens et prestations de services
pour les comptes de TVA.
D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents.
Cas particulier
: Les acquisitions intracommunautaires d’immobilisations à faire ressortir en ligne 15 de la
CA12.
Pour gérer ce cas, utilisez le schéma d’écriture décrit précédemment sur les acquisitions intracommunautaires, mais en utilisant un compte 44562 à la place sur compte 44566, paramétré de cette façon :
- Nature de taxe : Intracommunautaire 19,60 %
- Type d'opération : Immobilisations de biens et prestations de services
Les règles de fonctionnement de la TVA à 7 % sont les mêmes que celles de la TVA à 5.5 %, vous pouvez donc vous reporter aux exemples donnés ci-dessus.
INFORMATIONS DE TVA
Liste des infos de TVA
Accès
: Quotidien / Saisie + TVA + Informations TVA.
Accès
: Déclarations - TVA - Informations de TVA
Cette liste reprend toutes les lignes d’écriture permettant d’enregistrer des infos de TVA à savoir :
- Les lignes utilisant un compte de TVA collectée (onglet
Débits
) ;
- Les lignes utilisant un compte de TVA déductible (onglet
Débits
) ;
- Les lignes de tiers d’un règlement pointant l’échéance d’une facture utilisant un compte de TVA sur encaissements (onglet
Encaissements
) ;
- Les lignes utilisant un compte d’immo, de charge ou de produit exonéré (onglet
Exonérés
) .
Elle affiche pour chaque ligne l'ensemble des informations nécessaires à son identification.
Eligible
signifie que la ligne est prise en compte dans une déclaration de TVA existante ou peut être prise en compte dans une déclaration ultérieure. Ce statut peut être modifié par les actions disponibles dans la barre de tâches.
Il est possible de modifier les infos de TVA, en les ouvrant à partir de la saisie journal et de la saisie par
écriture.
Actions disponibles :
Ne pas déclarer
: Permet d’exclure certaines lignes des déclarations de TVA (OD, TVA d’anciennes factures déjà déclarée manuellement …).
Déclarer
: Permet d’inclure des lignes qui avaient été exclues.
Saisie par journal
: Permet d’ouvrir la saisie sur la ligne d’écriture correspondante.
TELEDECLARATION
Transmission électronique des déclarations
Qu’est-ce que la Transmission électronique des déclarations ?
La transmission électronique de la TVA (« procédure EDI-TVA ») ou de l'IS (« procédure EDI-PAIEMENT ») permet l’échange dématérialisé des déclarations, des paiements et des demandes de remboursement.
Source : www.impots.gouv.fr
Comment adhérer à EDI-TVA ou EDI-PAIEMENT ?
L’entreprise doit :
– Choisir et mandater un partenaire EDI ;
– Retirer un formulaire d’adhésion sur
www.impots.gouv.fr
ou auprès du service des impôts des entreprises ;
– Déposer le formulaire avec les pièces requises auprès du service des impôts des entreprises.
Source : www.impots.gouv.fr
114
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Qu’est-ce que le mode EDI ?
Le mode EDI (Échange de Données Informatisé) vous permet de réaliser vos obligations déclaratives par l’intermédiaire d’un prestataire (comptable, partenaire EDI…) qui transmet à l’administration fiscale les données de TVA ou d’IS pour votre compte.
Source : www.impots.gouv.fr
Quelles sont les obligations des entreprises ?
Le seuil de l’obligation de télédéclarer et de télérégler la TVA est fixé à 230 000 € hors taxes depuis le 1er octobre 2011.
A partir du 1er octobre 2012, toutes les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés doivent télé-régler cet impôt.
Source : www.impots.gouv.fr
Comment télédéclarer dans OpenLine ?
La transmission électronique des déclarations est un service soumis à assistance.
L’export de la télédéclaration fait partie d’un lot de fonctions limitées dans le temps.
Pour télétransmettre ou exporter une télédéclaration, vous devez au préalable :
- Activer le logiciel en indiquant votre n° de licence et votre clé Web.
- Compléter les Paramètres Société (onglet
Paramétrage EDI
).
- En vue du télé-paiement, il est conseiller de créer la banque de la société (menu
Paramètres
), de renseigner les coordonnées ainsi que les coordonnées bancaires, et de définir cette banque comme
Banque par défaut
(grâce au bouton présent dans la fiche).
Télédéclarer la TVA
Pour télédéclarer une déclaration avec ou sans télépaiement :
- Créez une déclaration CA3 et ses annexes, une CA12 ou une 3514.
- Complétez si besoin les informations complémentaires EDI et le formulaire d'identification du télédéclarant disponibles dans les différentes pages des feuillets.
Pour effectuer un télépaiement :
- Complétez le formulaire d'identification du télédéclarant en cochant un ou plusieurs moyens de paiement et en complétant le ou les BIC/IBAN. Le BIC/IBAN de la banque par défaut est repris automatiquement.
- Accédez ensuite à l'onglet
Télédéclarations
afin d'ajouter une télédéclaration de type
Déclaration
.
Pour télédéclarer une demande de remboursement :
- Créez une déclaration CA3 et ses annexes, avec le formulaire 3519 ou une déclaration CA12 avec le formulaire 3517DDR.
- Complétez si besoin les différentes informations complémentaires EDI et le formulaire d'identification du télédéclarant disponibles dans les différentes pages des feuillets.
- Accédez ensuite à l'onglet
Télédéclarations
afin d'ajouter une télédéclaration de type
Demande de remboursement.
T
élédéclarer l’IS
Pour télépayer l’acompte :
- Créez une déclaration 2571.
- Complétez le formulaire d’identification du télédéclarant disponible dans les feuillets (notamment pour le télérèglement).
- Accédez ensuite à l'onglet
Télédéclarations
afin d'ajouter une télédéclaration.
Pour télépayer le solde :
- Créez une déclaration 2572, avec ou sans son annexe.
- Complétez le formulaire d’identification du télédéclarant disponible dans les feuillets (notamment pour le télérèglement).
- Accédez ensuite à l'onglet
Télédéclarations
afin d'ajouter une télédéclaration.
Pour télédéclarer une demande de remboursement :
- Créez une déclaration 2572, avec ou sans son annexe.
- Accédez ensuite à l'onglet
Télédéclarations
afin d'ajouter une télédéclaration.
Comment avoir accès à la télétransmission ?
La première étape consiste à cocher la case
Télétransmettre les déclarations
dans
Paramètres + Société
+ Paramétrage EDI
et de renseigner les différents onglets (Émetteur, Intermédiaire, Partenaire EDI, OGA).
Cochez la case
www.jedeclare.com
de l’onglet
Partenaire EDI
. Renseignez le login et le mot de passe fournis par
jedeclare.com
.
En vue du télé-paiement, il est conseillé de créer la banque de la société (menu
Paramètres
), de renseigner les coordonnées ainsi que les coordonnées bancaires et de définir cette banque comme
Banque par défaut
(grâce au bouton présent dans la fiche).
Créez enfin vos déclarations et vos télédéclarations, et utilisez le bouton
Télétransmettre
disponible depuis la liste des télédéclarations ou dans une fiche de télédéclaration.
Onglet Télédéclarations
Les actions disponibles
Ajouter
: Permet d’ajouter une télédéclaration.
115
EBP Comptabilité Pro Open Line
- Choisissez le type télédéclaration à créer (uniquement pour la TVA) : Déclaration ou Demande de remboursement.
- Cochez la case
Télédéclaration de test
dans le cas d’une télédéclaration à ne pas prendre en compte à la
DGFIP.
- Cochez la case
Télétransmettre maintenant
si vous le souhaitez. Sinon, la télétransmission sera effectuée ultérieurement.
Télétransmettre
: Permet d’envoyer la télédéclaration à jedeclare.com (nécessite un abonnement à l’assistance EBP). Une télédéclaration ne peut être transmise qu’une seule fois.
Exporter
: Permet d’exporter la télédéclaration sur votre disque si vous n’êtes pas abonné à jedeclare.com
(nécessite un abonnement à l’assistance EBP).
Actualiser
: Permet d’actualiser la ligne sélectionnée, c’est-à-dire d’interroger jedeclare.com pour compléter les colonnes
Dépôt
,
Conformité
et
Réception finale
. Cette action n’est utile que si les paramètres
jedeclare.com
ont été renseignés dans les
Paramètres société
.
Visualiser
: Permet d’ouvrir la fiche télédéclaration afin de consulter les étapes de traitement, les messages d’erreur …
Les colonnes affichées
Date de génération
: Date de création de la télédéclaration.
Date de télétransmission
: Date de télétransmission à jedeclare.com.
Statut
: Généré, Envoyé, Erreur …
Type de télédéclaration
: Déclaration ou Demande de remboursement (pour la TVA).
Télédéclaration de test
: Une coche apparaît selon les options choisies lors de la création de la télédéclaration.
Dépôt
: Statut du dépôt de la télédéclaration chez jedeclare.com (Réussi, En attente, Echec…)
Conformité
: Statut de la conformité de la télédéclaration chez jedeclare.com (Réussi, En attente, Echec…)
Réception finale
: Statut de la réception finale de la télédéclaration à la DGFIP (Réussi, En attente, Echec…)
Fiche Télédéclararion
La fiche permet de visualiser les informations de la télédéclaration.
Les actions de la barre d’outils vous permettent de
Télétransmettre
ou
d’Exporter
la télédéclaration.
Pour cette utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat d'assistance de service EBP approprié : veuillez contacter votre revendeur ou le service clients au 08 11 65 80 20.
- Entête :
Date de génération
: Date de création de la télédéclaration
Date de télétransmission
: Date de télétransmission à jedeclare.com.
Type de télédéclaration
: Déclaration ou Demande de remboursement.
Télédéclaration de test
: Une coche apparaît si l’option a été cochée lors de la création de la télédéclaration.
- Onglet Suivi :
Cet onglet s’affiche si les paramètres jedeclare.com ont été renseignés dans les Paramètres société. Il vous permet de consulter le suivi de la télédéclaration.
Le bouton
Actualiser
vous permet d’interroger jedeclare.com pour mettre à jour les informations de cet onglet.
Le bouton
Lien JDC
vous permet d’accéder au site jedeclare.com directement sur la ligne sélectionnée.
Sur une ligne contenant un message, vous pouvez utiliser le bouton
Visualiser
pour relire le message complet.
- Onglet Informations :
Cet onglet s’affiche si les paramètres jedeclare.com n’ont pas été renseignés dans les
Paramètres société
. Il vous permet de consulter le statut de la télédéclaration (Erreur, Réussi …) ainsi que les commentaires
(messages éventuellement affichés lors de la création de la télédéclaration).
- Onglets Déclarant / Emetteur / Intermédiaire / Partenaire EDI :
Ces onglets reprennent les informations enregistrées dans vos
Paramètres Société.
116
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Liste des télédéclarations de TVA
Accès
: Quotidien / Saisie - TVA - Télédéclarations
Accès
: Déclarations - TVA - Télédéclarations
Toutes les télédéclarations s’affichent dans cette page.
Actions disponibles
Actualiser
: Permet d’actualiser la ligne sélectionnée, c’est-à-dire d’interroger jedeclare.com pour compléter les colonnes Dépôt, Conformité et Réception finale.
Cette action n’est utile que si les paramètres jedeclare.com ont été renseignés dans les
Paramètres société
.
Visualiser
: Permet d’ouvrir la fiche télédéclaration.
Télétransmettre
: Permet d’envoyer la télédéclaration à jedeclare.com (nécessite un paramétrage spécifique dans les Paramètres Société ainsi qu’un abonnement à l’assistance EBP). Pour plus d’information sur ce service, consulter la page Transmission électronique de la TVA. Une télédéclaration ne peut être transmise qu’une seule fois.
Exporter
: Permet d’exporter la télédéclaration sur votre disque si vous n’êtes pas abonnés à jedeclare.com
(nécessite un abonnement à l’assistance EBP).
Les colonnes affichées
Période
: Période de déclaration.
Date de génération
: Date de création de la télédéclaration
Date de télétransmission
: Date de télétransmission à jedeclare.com.
Statut
: Généré, Envoyé, Erreur …
Type de télédéclaration
: Déclaration ou Demande de remboursement.
Télédéclaration de test
: Une coche apparaît selon les options choisies lors de la création de la télédéclaration.
Dépôt
: Statut du dépôt de la télédéclaration chez jedeclare.com (Réussi, En attente, Echec…)
Conformité
: Statut de la conformité de la télédéclaration chez jedeclare.com (Réussi, En attente, Echec…)
Réception finale
: Statut de la réception finale de la télédéclaration à la DGFIP (Réussi, En attente, Echec…)
IMPOT SUR LES SOCIETES
DECLARATIONS
Liste des déclarations de l’impôt sur les sociétés
Accès
: Quotidien / Saisie – Impôt sur les sociétés – Déclaration d’IS
La gestion de la liste des déclarations d’impôt sur les sociétés est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche toutes les déclarations créées et sauvegardées dans un exercice.
Les modifications et suppressions de déclarations d’impôt sur les sociétés sont possibles. Néanmoins, ces opérations risquent d'entraîner des incohérences avec les déclarations suivantes déjà sauvegardées et auront un impact sur les déclarations à créer.
Création d'une nouvelle déclaration d’impôt sur les sociétés
Une boîte de dialogue permet de choisir les paramétrages de la déclaration à créer.
Déclaration
* : La liste des déclarations proposées sont :
- 2571
- 2572
- 2572-A-SD
Période
* : Une liste déroulante affiche les périodes selon le type de formulaire
Choisissez les feuillets que vous désirez inclure dans la déclaration
Dans cette partie, vous pouvez choisir les feuillets à créer.
Ce choix reste réversible grâce à un bouton existant dans la fenêtre de déclaration de l’impôt sur les sociétés.
117
EBP Comptabilité Pro Open Line
Fiche déclaration d’Impôt sur les Sociétés
Accès
: Quotidien / Saisie – Impôt sur les Sociétés - Déclaration d’Impôt Société.
La déclaration d’impôt sur les sociétés est composée de plusieurs feuillets :
Feuillets
Cet onglet permet de visualiser et de modifier les différents feuillets de la déclaration d’impôt des sociétés sous forme CERFA.
De nombreux boutons vous permettent de naviguer dans les feuillets (Page précédente / Page suivante), d'imprimer, d'effectuer des recherches...
Chaque feuillet est composé d’informations administratives et de montants.
Les informations administratives
Les informations administratives recopient la période de déclaration sélectionnée dans la liste ainsi que l'adresse du Centre des Impôts du dossier et toutes les informations administratives nécessaires, déjà renseignées sur le dossier. Certains de ces champs restent modifiables.
La zone Paiement, Date et Signature est accessible et doit être renseignée avant envoi.
Les montants repris
Le résultat des lignes II-B07 et II-B22 du formulaire 2572 proviennent directement des feuillets de l’annexe
2572-A-SD.
Le résultat des lignes II-C04 à II-C18 du formulaire 2572 proviennent directement des feuillets de l’annexe
2572-A-SD.
Le résultat des lignes II –D01, II-E04 et II-F02 du formulaire 2572 proviennent des déclarations des acomptes.
La plupart des champs sont modifiables (champs grisés), sans impact sur la comptabilité.
Les montants saisissables
Certains montants doivent être saisis et ne peuvent pas résulter d'un calcul automatique : les saisies effectuées directement sur les déclarations n'ont aucun impact sur la comptabilité.
Les montants calculés
L’ensemble des Montants total à payer ou Montants total de l’excédent se calcule automatiquement.
Les totaux et les sous-totaux se renseignent seuls.
Autres fonctions
Recalculer
: Ce bouton permet de recalculer la déclaration d’impôt sur les sociétés après une nouvelle saisie.
Vous pouvez :
- soit recalculer uniquement les cellules non modifiées, ce qui vous permet de conserver toutes vos saisies ou modifications,
- soit recalculer toutes les cellules.
Valider
: Ce bouton permet de valider définitivement la déclaration de d’impôt sur les sociétés et empêche dorénavant toute modification de la déclaration concernée.
En revanche, la suppression d'une déclaration d’impôt sur les sociétés validée reste possible. Dans ce cas, un
événement avec justificatif sera enregistré.
Ajouter / Retirer des feuillets
: Lors de la création de la déclaration d’impôt sur les sociétés, si vous avez oublié d'ajouter certains feuillets ou, au contraire, si vous en avez ajouté à tort, alors ce bouton vous permet d'ajouter le feuillet manquant ou de retirer le feuillet inutile.
TELEDECLARATIONS
Liste des télédéclarations de l'impôt sur les sociétés
Accès
: Quotidien / Saisie - Impôt sur les sociétés - Télédéclarations
Toutes les télédéclarations s’affichent dans cette page.
Actions disponibles
Actualiser
: Permet d’actualiser la ligne sélectionnée, c’est-à-dire d’interroger jedeclare.com pour compléter les colonnes Dépôt, Conformité et Réception finale.
Cette action n’est utile que si les paramètres jedeclare.com ont été renseignés dans les Paramètres société.
Visualiser
: Permet d’ouvrir la fiche télédéclaration.
Télétransmettre
: Permet d’envoyer la télédéclaration à jedeclare.com (nécessite un abonnement à l’assistance EBP).
Pour plus d’information sur ce service, consulter la page Transmission électronique.
Une télédéclaration ne peut être transmise qu’une seule fois.
118
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Exporter
: Permet d’exporter la télédéclaration sur votre disque si vous n’êtes pas abonnés à jedeclare.com
(nécessite un abonnement à l’assistance EBP).
Les colonnes affichées
Période
: Période de déclaration.
Date de génération
: Date de création de la télédéclaration
Date de télétransmission
: Date de télétransmission à jedeclare.com.
Statut
: Généré, Envoyé, Erreur …
Télédéclaration de test
: Une coche apparaît selon les options choisies lors de la création de la télédéclaration.
Dépôt
: Statut du dépôt de la télédéclaration chez jedeclare.com (Réussi, En attente, Echec…)
Conformité
: Statut de la conformité de la télédéclaration chez jedeclare.com (Réussi, En attente, Echec…)
Réception finale
: Statut de la réception finale de la télédéclaration à la DGFIP (Réussi, En attente, Echec…)
Fiche Télédéclararion
La fiche permet de visualiser les informations de la télédéclaration.
Les actions de la barre d’outils vous permettent de
Télétransmettre
ou
d’Exporter
la télédéclaration.
Pour cette utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat d'assistance de service EBP approprié : veuillez contacter votre revendeur ou le service clients au 08 11 65 80 20.
- Entête :
Date de génération
: Date de création de la télédéclaration
Date de télétransmission
: Date de télétransmission à jedeclare.com.
Type de télédéclaration
: Déclaration ou Demande de remboursement.
Télédéclaration de test
: Une coche apparaît si l’option a été cochée lors de la création de la télédéclaration.
- Onglet Suivi :
Cet onglet s’affiche si les paramètres jedeclare.com ont été renseignés dans les Paramètres société. Il vous permet de consulter le suivi de la télédéclaration.
Le bouton
Actualiser
vous permet d’interroger jedeclare.com pour mettre à jour les informations de cet onglet.
Le bouton
Lien JDC
vous permet d’accéder au site jedeclare.com directement sur la ligne sélectionnée.
Sur une ligne contenant un message, vous pouvez utiliser le bouton
Visualiser
pour relire le message complet.
- Onglet Informations :
Cet onglet s’affiche si les paramètres jedeclare.com n’ont pas été renseignés dans les
Paramètres société
. Il vous permet de consulter le statut de la télédéclaration (Erreur, Réussi …) ainsi que les commentaires
(messages éventuellement affichés lors de la création de la télédéclaration).
- Onglets Déclarant / Emetteur / Intermédiaire / Partenaire EDI :
Ces onglets reprennent les informations enregistrées dans vos
Paramètres Société.
Transmission électronique des déclarations
Qu’est-ce que la Transmission électronique des déclarations ?
La transmission électronique de la TVA (« procédure EDI-TVA ») ou de l'IS (« procédure EDI-PAIEMENT ») permet l’échange dématérialisé des déclarations, des paiements et des demandes de remboursement.
Source : www.impots.gouv.fr
Comment adhérer à EDI-TVA ou EDI-PAIEMENT ?
L’entreprise doit :
– Choisir et mandater un partenaire EDI ;
– Retirer un formulaire d’adhésion sur
www.impots.gouv.fr
ou auprès du service des impôts des entreprises ;
– Déposer le formulaire avec les pièces requises auprès du service des impôts des entreprises.
Source : www.impots.gouv.fr
Qu’est-ce que le mode EDI ?
Le mode EDI (Échange de Données Informatisé) vous permet de réaliser vos obligations déclaratives par l’intermédiaire d’un prestataire (comptable, partenaire EDI…) qui transmet à l’administration fiscale les données de TVA ou d’IS pour votre compte.
119
EBP Comptabilité Pro Open Line
Source : www.impots.gouv.fr
Quelles sont les obligations des entreprises ?
Le seuil de l’obligation de télédéclarer et de télérégler la TVA est fixé à 230 000 € hors taxes depuis le 1er octobre 2011.
A partir du 1er octobre 2012, toutes les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés doivent télé-régler cet impôt.
Source : www.impots.gouv.fr
Comment télédéclarer dans OpenLine ?
La transmission électronique des déclarations est un service soumis à assistance.
L’export de la télédéclaration fait partie d’un lot de fonctions limitées dans le temps.
Pour télétransmettre ou exporter une télédéclaration, vous devez au préalable :
- Activer le logiciel en indiquant votre n° de licence et votre clé Web.
- Compléter les Paramètres Société (onglet
Paramétrage EDI
).
- En vue du télé-paiement, il est conseiller de créer la banque de la société (menu
Paramètres
), de renseigner les coordonnées ainsi que les coordonnées bancaires, et de définir cette banque comme
Banque par défaut
(grâce au bouton présent dans la fiche).
Télédéclarer la TVA
Pour télédéclarer une déclaration avec ou sans télépaiement :
- Créez une déclaration CA3 et ses annexes, une CA12 ou une 3514.
- Complétez si besoin les informations complémentaires EDI et le formulaire d'identification du télédéclarant disponibles dans les différentes pages des feuillets.
Pour effectuer un télépaiement :
- Complétez le formulaire d'identification du télédéclarant en cochant un ou plusieurs moyens de paiement et en complétant le ou les BIC/IBAN. Le BIC/IBAN de la banque par défaut est repris automatiquement.
- Accédez ensuite à l'onglet
Télédéclarations
afin d'ajouter une télédéclaration de type
Déclaration
.
Pour télédéclarer une demande de remboursement :
- Créez une déclaration CA3 et ses annexes, avec le formulaire 3519 ou une déclaration CA12 avec le formulaire 3517DDR.
- Complétez si besoin les différentes informations complémentaires EDI et le formulaire d'identification du télédéclarant disponibles dans les différentes pages des feuillets.
- Accédez ensuite à l'onglet
Télédéclarations
afin d'ajouter une télédéclaration de type
Demande de remboursement.
T
élédéclarer l’IS
Pour télépayer l’acompte :
- Créez une déclaration 2571.
- Complétez le formulaire d’identification du télédéclarant disponible dans les feuillets (notamment pour le télérèglement).
- Accédez ensuite à l'onglet
Télédéclarations
afin d'ajouter une télédéclaration.
Pour télépayer le solde :
- Créez une déclaration 2572, avec ou sans son annexe.
- Complétez le formulaire d’identification du télédéclarant disponible dans les feuillets (notamment pour le télérèglement).
- Accédez ensuite à l'onglet
Télédéclarations
afin d'ajouter une télédéclaration.
Pour télédéclarer une demande de remboursement :
- Créez une déclaration 2572, avec ou sans son annexe.
- Accédez ensuite à l'onglet
Télédéclarations
afin d'ajouter une télédéclaration.
Comment avoir accès à la télétransmission ?
La première étape consiste à cocher la case
Télétransmettre les déclarations
dans
Paramètres + Société
+ Paramétrage EDI
et de renseigner les différents onglets (Émetteur, Intermédiaire, Partenaire EDI, OGA).
Cochez la case
www.jedeclare.com
de l’onglet
Partenaire EDI
. Renseignez le login et le mot de passe fournis par
jedeclare.com
.
En vue du télé-paiement, il est conseillé de créer la banque de la société (menu
Paramètres
), de renseigner les coordonnées ainsi que les coordonnées bancaires et de définir cette banque comme
Banque par défaut
(grâce au bouton présent dans la fiche).
Créez enfin vos déclarations et vos télédéclarations, et utilisez le bouton
Télétransmettre
disponible depuis la liste des télédéclarations ou dans une fiche de télédéclaration.
Onglet Télédéclarations
Les actions disponibles
Ajouter
: Permet d’ajouter une télédéclaration.
- Choisissez le type télédéclaration à créer (uniquement pour la TVA) : Déclaration ou Demande de remboursement.
- Cochez la case
Télédéclaration de test
dans le cas d’une télédéclaration à ne pas prendre en compte à la
DGFIP.
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DETAIL DES FONCTIONNALITES
- Cochez la case
Télétransmettre maintenant
si vous le souhaitez. Sinon, la télétransmission sera effectuée ultérieurement.
Télétransmettre
: Permet d’envoyer la télédéclaration à jedeclare.com (nécessite un abonnement à l’assistance EBP). Une télédéclaration ne peut être transmise qu’une seule fois.
Exporter
: Permet d’exporter la télédéclaration sur votre disque si vous n’êtes pas abonné à jedeclare.com
(nécessite un abonnement à l’assistance EBP).
Actualiser
: Permet d’actualiser la ligne sélectionnée, c’est-à-dire d’interroger jedeclare.com pour compléter les colonnes
Dépôt
,
Conformité
et
Réception finale
. Cette action n’est utile que si les paramètres
jedeclare.com
ont été renseignés dans les
Paramètres société
.
Visualiser
: Permet d’ouvrir la fiche télédéclaration afin de consulter les étapes de traitement, les messages d’erreur …
Les colonnes affichées
Date de génération
: Date de création de la télédéclaration.
Date de télétransmission
: Date de télétransmission à jedeclare.com.
Statut
: Généré, Envoyé, Erreur …
Type de télédéclaration
: Déclaration ou Demande de remboursement (pour la TVA).
Télédéclaration de test
: Une coche apparaît selon les options choisies lors de la création de la télédéclaration.
Dépôt
: Statut du dépôt de la télédéclaration chez jedeclare.com (Réussi, En attente, Echec…)
Conformité
: Statut de la conformité de la télédéclaration chez jedeclare.com (Réussi, En attente, Echec…)
Réception finale
: Statut de la réception finale de la télédéclaration à la DGFIP (Réussi, En attente, Echec…)
RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Liste des rapprochements
Accès
: Quotidien / Saisie - Rapprochement
OU Trésorerie - Trésorerie - Rapprochement
Accès
: Quotidien – Pointage des relevés bancaires – Rapprochement / Pointage bancaire
La gestion de la liste des rapprochements est commune à toutes les listes.
Un compte peut faire l'objet d'un rapprochement s'il remplit toutes ces conditions :
- Il doit être de
nature Compte pour rapprochement.
- Il doit être défini comme étant
compte de contrepartie d'un journal de type Trésorerie.
- L'option
Type de rapprochement par compte
ou
Type de rapprochement par journal
doit être sélectionnée dans la fiche de ce compte.
- En mode Créances / Dettes uniquement, l'option
Type de rapprochement par compte
ou
Type de rapprochement par journal
doit être sélectionnée dans la fiche de ce compte.
Création d'un nouveau rapprochement
Lors de la création d'un rapprochement, une boîte de dialogue s'affiche. Il faut obligatoirement y renseigner les champs suivants :
Le compte à rapprocher
, qui peut être saisi directement ou sélectionné grâce à la liste déroulante.
Automatique :
Lorsque la case est cochée alors il est possible de visualiser et pointer les relevés bancaires appartenant à la même banque que le compte à rapprocher. Il est ensuite possible d'effectuer au choix un pointage manuel ou un pointage automatique.
Le libellé du rapprochement,
qui est saisissable et laissé au libre choix de l'utilisateur.
La date de rapprochement
, qui peut être saisie ou sélectionnée grâce au calendrier, en veillant à respecter les conditions suivantes :
- elle doit être comprise dans l'exercice courant ;
- elle doit être postérieure à la dernière date de rapprochement utilisée pour créer un rapprochement sur le même compte.
Deux actions sont possibles sur cette boîte de dialogue :
121
EBP Comptabilité Pro Open Line
Valider
: Pour valider les éléments saisis ou sélectionnés dans la boîte de dialogue et accéder directement au rapprochement.
Annuler
: Pour fermer la boîte de dialogue sans créer le rapprochement.
Les trois éléments constitutifs du rapprochement (compte, libellé et date de rapprochement) ne sont plus modifiables dès que le rapprochement est créé.
La date de rapprochement détermine l'extraction des lignes d'écriture : seules les lignes d'écriture possédant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement seront visibles dans le rapprochement créé.
Les écritures simulées ne sont pas prises en compte dans cette extraction.
Suppression d'un rapprochement
La suppression d'un rapprochement est possible, même si des pointages ont déjà été effectués sur ce rapprochement.
En revanche, seule la suppression du dernier rapprochement existant pour un compte sur tous les exercices du dossier est possible.
Filtres sur la liste des rapprochements
Tous les rapprochements du dossier sont disponibles. Un filtre par dates propose par défaut les dates de l'exercice courant mais ces dates peuvent être modifiées à votre convenance. Après la modification des filtres, n'oubliez pas de cliquer sur
Actualiser la liste
pour que votre demande soit prise en compte.
Un rapprochement peut être créé à n'importe quelle date, même non incluse dans la fourchette de dates proposée. Vous devrez ensuite rafraîchir votre affichage pour le consulter.
Rapprochement bancaire manuel
Accès
: Quotidien / Saisie - Rapprochement
OU Trésorerie - Trésorerie - Rapprochement
Accès
: Quotidien – Pointage des relevés bancaires – Rapprochement / Pointage bancaire
La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches.
Les rapprochements bancaires sont accessibles à partir de la liste des rapprochements.
Les lignes d'écriture simulées ne sont pas prises en compte dans les rapprochements.
Principes du rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est un document qui permet de vérifier la concordance entre le compte "Banque" tenu par l'entreprise et le relevé bancaire adressé périodiquement par la banque.
Ce document est obtenu en attribuant un code pointage et une date de pointage (correspondant à la date de rapprochement) à toutes les lignes d'écriture qui figurent à la fois dans le compte "Banque" de l'entreprise et dans le relevé bancaire.
Le rapprochement bancaire doit être équilibré, c'est-à-dire que l'écart de rapprochement doit afficher un solde nul (0,00).
La fenêtre de rapprochement est divisée en plusieurs parties
Les Paramètres
Les paramètres affichent des données dépendantes des éléments que vous avez saisis dans la boîte de création du rapprochement :
Numéro de compte
à rapprocher,
Date de rapprochement, Solde du compte à rapprocher
tel qu'il ressort de votre comptabilité à la Date du rapprochement.
Dès que le rapprochement est créé, ces paramètres ne sont plus modifiables.
La zone Ecart
Solde du relevé
:
Dans ce champ doit être saisi le solde réel du compte à rapprocher à la date de rapprochement figurant sur le relevé de compte adressé par l'établissement bancaire.
Si le solde final de ce relevé est créditeur, alors le montant à saisir doit être positif.
Si le solde final de relevé est débiteur, alors le montant à saisir doit être négatif.
122
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Solde des lignes non pointées
:
Ce solde représente la différence entre la somme des montants débiteurs et la somme des montants créditeurs de toutes les lignes comptabilisées sur le compte à rapprocher, qui ne possèdent pas encore code pointage et, ce, jusqu'à la date de rapprochement.
Ecart de rapprochement
:
Ce champ doit afficher un montant nul (0,00) pour que le rapprochement soit équilibré.
Le montant calculé correspond à la différence existant entre le
Solde du compte
, le
Solde du relevé
et les
Solde des lignes non pointées
.
Le filtre sur les lignes à afficher
Trois options existent dans ce filtre, elles sont accessibles grâce à la liste déroulante :
Toutes
:
Toutes les lignes d'écritures possédant ou non un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou
égale à la date de rapprochement sont affichées.
Rapprochées
:
Seules les lignes d'écritures possédant un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées.
Non rapprochées
:
Seules les lignes d'écritures ne possédant pas de code pointage mais ayant une date d'écriture antérieure ou
égale à la date de rapprochement sont affichées.
Les lignes non rapprochées représentent toutes les opérations en suspens qui devront être pointées dans l'avenir.
Ce filtre est proposé systématiquement lors de l'ouverture d'un rapprochement.
Lors du pointage ou du dépointage d'une ligne d'écriture, l'affichage des lignes est mis à jour en temps réel.
Ainsi, par exemple, si le filtre des lignes à afficher est à
Non rapprochées
, alors chaque ligne "disparaît" de l'affichage au fur et à mesure de l'avancement du pointage.
Chacune de ces lignes peut ensuite être retrouvée dans les filtres
Toutes
ou
Rapprochées
avec la mention du code et de la date de pointage qui leur a été attribués.
Le prochain code pointage
Le code pointage est par défaut à
Ok
.
Il peut être modifié de deux façons différentes :
- Soit en saisissant directement dans le champ
Prochain code pointage
.
Dans ce cas, ce nouveau code pointage devient le code pointage par défaut et est proposé lors de tous les pointages ultérieurs.
- Soit en saisissant directement ce code sur la ligne d'écriture en cours de pointage.
Dans ce cas, le code saisi sur la ligne est recopié dans le champ
Prochain code pointage
et est proposé par défaut lors de tous les pointages ultérieurs.
Dans tous les cas, la modification de ce code est sans impact sur les lignes d'écritures déjà pointées.
Le corps du rapprochement
Onglet Lignes d'écritures
Cet onglet affiche toutes les lignes d'écritures correspondant aux critères de filtrage définis dans la zone
Paramètres
et dans le filtre sur les
Lignes à afficher
.
Onglet Lignes extra-comptables
Cet onglet affiche toutes les lignes extra-comptables entrant dans votre rapprochement :
- elles doivent avoir une date antérieure ou égale à la date du rapprochement.
- si le rapprochement est de type
Compte
, alors le compte de la ligne doit être le compte de banque à rapprocher (par exemple, 5121).
- si le rapprochement est de type
Journal
, alors le compte de la ligne doit être le compte de contrepartie du compte de banque (par exemple, 401).
Ces lignes ne modifient pas votre comptabilité mais peuvent être rapprochées comme n'importe quelle autre ligne comptable.
Le pointage et le dépointage dans un rapprochement
Chaque ligne d'écriture peut être pointée ou dépointée indépendamment des autres lignes
et cela de différentes façons :
- Soit en double cliquant sur une ligne.
- Soit en saisissant ou en supprimant les caractères du code pointage.
- Soit en faisant
Entrée
sur la ligne désirée.
- Soit en activant les boutons
Pointer
et
Dépointer
.
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Des groupes de lignes d'écritures peuvent être pointés en une seule opération
en activant le bouton
Pointer par Date
qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner :
- Code pointage : Ce code pointage est par défaut le
Prochain code pointage
défini dans la fenêtre de rapprochement, mais peut être modifié.
- Pointer toutes les lignes jusqu'au : La date de rapprochement est proposée par défaut mais peut être modifiée, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant la date dans le calendrier.
- Si l'exécution du pointage est demandée, alors toutes les lignes d'écriture saisies à une date antérieure ou
égale à la date limite et non encore pointées seront pointées avec le code pointage défini.
Des groupes de lignes d'écritures peuvent être dépointés en une seule opération
en activant le bouton
Dépointer par code
qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner :
- La fourchette de codes de pointage à supprimer : Par défaut, les codes proposés sont les codes pointage existants sur le rapprochement affiché. Ils peuvent être modifiés de façon à restreindre la fourchette proposée.
- Si l'exécution du dépointage est demandée, alors toutes les lignes d'écritures affichées dans le rapprochement et possédant les codes pointage définis sont dépointées. Cette action est sans impact sur les lignes d'écritures pointées avec ces mêmes codes sur d'autres rapprochements que celui affiché.
Les autres actions possibles dans un rapprochement
Saisie
: En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de saisie en étant directement positionné sur la ligne d'origine.
Consultation
: En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de consultation du compte concerné en étant directement positionné sur la ligne.
Filtre automatique
: En cliquant sur ce bouton, il est possible de faire apparaître ou disparaître une ligne de filtre supplémentaire. Cette ligne se positionne juste avant la première ligne d'écriture dans le corps du rapprochement ; ces champs sont saisissables et permettent de faciliter la recherche des lignes.
Vues
: Une vue du rapprochement est proposée par défaut. Néanmoins, les vues sont paramétrables en fonction des besoins.
Recherche
:
Permet d’effectuer une recherche dans les lignes d’écritures sans avoir besoin de taper la valeur en entier.
Vous recherchez une écriture dont le libellé est « Loyer de la rue du Temple ».
Après avoir cliqué sur
Recherche
, cliquez dans la colonne
Libellé
et tapez « Lo ».
Si le logiciel se positionne sur l’écriture « Location d’articles », ajoutez un « y » pour poursuivre la recherche.
Lignes affichées dans le rapprochement mais pointées sur un autre rapprochement
Des lignes d'écritures peuvent être affichées dans un rapprochement mais être pointées sur un rapprochement postérieur au rapprochement affiché.
Dans ce cas, ces lignes sont affichées en grisé et en italique et mentionnent la date de rapprochement, le code de rapprochement et le libellé du rapprochement sur lequel le pointage a été effectué. Toute action sur ces lignes ne pourra évidemment se faire que sur le rapprochement concerné.
Particularité du rapprochement par journal : récupération de toutes les lignes du journal RAN
En Mode Créances / Dettes uniquement : Particularité du rapprochement par journal
Toutes les lignes saisies manuellement dans le journal RAN s'affichent dans le rapprochement bancaire, sauf les lignes mouvementant le compte à rapprocher.
Pour effectuer un rapprochement correct, deux solutions sont possibles :
- soit, pointer toutes les lignes provenant de RAN, car leur différence est égale au montant saisi sur le compte à rapprocher.
- soit, revenir dans le journal RAN, remplacer le compte de banque à rapprocher par le compte de virements internes "580", puis saisir une Opération Diverses pour solder le "580" par le compte de banque à rapprocher.
Cette seconde solution évite d'afficher dans le rapprochement des lignes d'A Nouveaux non pertinentes.
124
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Lignes extra-comptables et lignes de RAN
Si vous saisissez des lignes extra-comptables, il faut vous assurer qu'elles ne feront pas doublon avec des lignes saisies sur le journal RAN qui sont présentes dans le rapprochement.
Une option dans les Paramètres - Société - Options comptables - Rapprochement vous permet de ne plus tenir compte des lignes de RAN dans les rapprochements.
Rapprochement bancaire automatique
Accès
: Quotidien / Saisie - Rapprochement
OU Trésorerie - Trésorerie - Rapprochement
La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches.
Le rapprochement bancaire automatique est accessible à partir de la liste des rapprochements.
Toutes les options disponibles dans le rapprochement bancaire manuel sont disponibles dans le rapprochement bancaire automatique : le principe est identique. Consultez la partie Rapprochement bancaire manuel.
Les lignes d'écriture simulées ne sont pas prises en compte dans les rapprochements.
Comment procéder ?
Pour effectuer le rapprochement bancaire automatique, vous devez suivre le cheminement suivant :
• Créez les banques dans
Paramètres – Banques
.
• Créez un relevé bancaire par le menu
Echéancier / Trésorerie
.
• Dans le relevé créé, procédez à l’import d’un fichier de relevé grâce au bouton
Importer un relevé bancaire
. Eventuellement ajoutez, modifiez et supprimez des lignes, ou importez un autre fichier.
• Ajoutez un nouveau rapprochement bancaire par le menu
Quotidien / Saisie
ou par le menu
Echéancier /
Trésorerie
, en cochant la case
Automatique
: les lignes d’écritures et les lignes de relevé s’affichent automatiquement.
• Effectuer un pointage manuel en sélectionnant les lignes à relier, ou un pointage automatique grâce au bouton
Rapprocher automatiquement
.
Les lignes de relevé
Il s’agit des lignes des relevés appartenant à la même banque que le compte à rapprocher.
Les filtres sur les lignes à afficher
Les filtres s’appliquant sur les lignes d’écritures (Toutes, Rapprochées, Non rapprochées) s’appliquent
également sur les lignes de relevé.
Pointage
• Manuel
: Il suffit de sélectionner une ou plusieurs lignes d’écriture et une ou plusieurs lignes de relevé qui se compensent : le code pointage s’applique alors sur toutes ces lignes.
•
Automatique
: Cliquez sur le bouton
Rapprocher automatiquement
: les lignes d’écriture et les lignes de relevé qui se compensent sont automatiquement pointées ensemble.
Les lignes sont pointées une à une (une ligne d’écriture pour une ligne de relevé) en fonction du montant.
Pour pointer plusieurs lignes ensemble, vous devez pointer manuellement.
Les montants des relevés s’affichent comme sur un relevé papier, dans le sens de votre banque et non dans le sens de votre comptabilité.
En rapprochement par compte, les montants à pointer ensemble sont de sens opposé : les débits sur les lignes d’écriture se pointent avec les crédits sur les lignes de relevé, et inversement.
En rapprochement par journal, les montants à pointer ensemble sont dans le même sens.
Dépointage
125
EBP Comptabilité Pro Open Line
Le dépointage s’effectue comme en rapprochement manuel et s’applique sur les lignes d’écriture et sur les lignes de relevé.
Nouveau relevé
Cette option permet de créer un nouveau relevé bancaire directement à partir de l’option de rapprochement bancaire.
Voir relevé
Cette option permet d’ouvrir la fiche relevé bancaire correspondant à la ligne de relevé sélectionnée.
Les lignes extra-comptables
Accès
: Quotidien / Saisie - Rapprochement bancaire - Lignes extra-comptables
OU Echéancier / Trésorerie - Trésorerie - Lignes extra-comptables
Une ligne extra-comptable est une ligne que vous voulez intégrer à vos rapprochements sans modifier votre comptabilité.
En-tête
Tous les champs de l'en-tête vous permettent de saisir les informations nécessaires à l'identification de votre ligne. Ces sont elles qui seront reprises dans les rapprochements.
Aucun contrôle de cohérence avec votre dossier n'est effectué (les journaux et comptes peuvent ne pas exister, la date ne pas être incluse dans un exercice...) : leur but n'est pas de générer des écritures comptables ni de modifier le solde de vos comptes.
Néanmoins, nous vous conseillons de renseigner soigneusement votre compte :
- si le rapprochement est de type
Compte
, saisissez le compte de banque à rapprocher (par exemple, 5121).
- si le rapprochement est de type
Journal
, saisissez le compte de contrepartie du compte de banque (par exemple, 401).
Dans vos rapprochements, seules les lignes extra-comptables dont la date est inférieure ou égale à la date de rapprochement et ayant des comptes correspondant au type de rapprochement seront affichées ; toutes les autres lignes seront invisibles.
Rapprochement bancaire
Si votre ligne extra-comptable est pointée dans un rapprochement, alors toutes les informations sur ce pointage sont affichées pour information.
Aucune action directe n'est possible directement dans ces champs.
Actions possibles
Dépointer
Ce bouton vous permet de dépointer une ligne extra-comptable déjà pointée dans un rapprochement.
Comme toute actions dans les rapprochements, cette action modifiera le rapprochement concerné et son
écart, ainsi que tous les rapprochements ultérieurs sur le même compte s'il existe.
Cas d'une ligne extra-comptable présente à la fois dans un rapprochement par journal et dans un rapprochement par compte
Il est possible d'afficher une même ligne extra-comptable dans un rapprochement par compte et dans un rapprochement par journal.
Contexte :
- Créer un journal de trésorerie en pied de journal avec un compte de contrepartie (ex : B1 - 5121).
- Créer un journal de trésorerie en ligne à ligne avec un autre compte de contrepartie (ex : B2 - 5122).
- Créer une ligne extra-comptable sur le journal en pied (ex. B1) et sur le compte de contrepartie du journal en ligne à ligne (ex : 5122).
126
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Conséquences sur les rapprochements :
Cette unique ligne s'affiche à la fois dans le rapprochement par journal (B1 - 5121) et dans le rapprochement par compte (B2 - 5122).
En revanche, dès qu'elle est rapprochée dans l'un de ces deux rapprochements, elle disparaît de l'autre rapprochement. Cela peut donc déséquilibrer vos rapprochements.
Comment procéder ?
Au lieu de saisir une ligne qui doit s'afficher dans deux rapprochements, nous vous conseillons de saisir deux lignes extra-comptable différentes : une ligne extra-comptable pour chaque ligne non rapprochée présente sur vos rapprochements antérieurs.
Chaque ligne étant indépendante, son rapprochement sera donc sans incidence sur les autres rapprochements.
Lignes extra-comptables et lignes de RAN
Si vous saisissez des lignes extra-comptables, il faut vous assurer qu'elles ne feront pas doublon avec des lignes saisies sur le journal RAN qui sont présentes dans le rapprochement.
Une option dans les Paramètres - Société - Options comptables - Rapprochement vous permet de ne plus tenir compte des lignes de RAN dans les rapprochements.
Les lignes extra-comptables
Accès
: Quotidien / Saisie - Rapprochement bancaire - Lignes extra-comptables
OU Echéancier / Trésorerie - Trésorerie - Lignes extra-comptables
Une ligne extra-comptable est une ligne que vous voulez intégrer à vos rapprochements sans modifier votre comptabilité.
En-tête
Tous les champs de l'en-tête vous permettent de saisir les informations nécessaires à l'identification de votre ligne. Ces sont elles qui seront reprises dans les rapprochements.
Aucun contrôle de cohérence avec votre dossier n'est effectué (les journaux et comptes peuvent ne pas exister, la date ne pas être incluse dans un exercice...) : leur but n'est pas de générer des écritures comptables ni de modifier le solde de vos comptes.
Néanmoins, nous vous conseillons de renseigner soigneusement votre compte :
- si le rapprochement est de type
Compte
, saisissez le compte de banque à rapprocher (par exemple, 5121).
- si le rapprochement est de type
Journal
, saisissez le compte de contrepartie du compte de banque (par exemple, 401).
Dans vos rapprochements, seules les lignes extra-comptables dont la date est inférieure ou égale à la date de rapprochement et ayant des comptes correspondant au type de rapprochement seront affichées ; toutes les autres lignes seront invisibles.
Rapprochement bancaire
Si votre ligne extra-comptable est pointée dans un rapprochement, alors toutes les informations sur ce pointage sont affichées pour information.
Aucune action directe n'est possible directement dans ces champs.
Actions possibles
Dépointer
Ce bouton vous permet de dépointer une ligne extra-comptable déjà pointée dans un rapprochement.
Comme toute actions dans les rapprochements, cette action modifiera le rapprochement concerné et son
écart, ainsi que tous les rapprochements ultérieurs sur le même compte s'il existe.
Cas d'une ligne extra-comptable présente à la fois dans un rapprochement par journal et dans un rapprochement par compte
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Il est possible d'afficher une même ligne extra-comptable dans un rapprochement par compte et dans un rapprochement par journal.
Contexte :
- Créer un journal de trésorerie en pied de journal avec un compte de contrepartie (ex : B1 - 5121).
- Créer un journal de trésorerie en ligne à ligne avec un autre compte de contrepartie (ex : B2 - 5122).
- Créer une ligne extra-comptable sur le journal en pied (ex. B1) et sur le compte de contrepartie du journal en ligne à ligne (ex : 5122).
Conséquences sur les rapprochements :
Cette unique ligne s'affiche à la fois dans le rapprochement par journal (B1 - 5121) et dans le rapprochement par compte (B2 - 5122).
En revanche, dès qu'elle est rapprochée dans l'un de ces deux rapprochements, elle disparaît de l'autre rapprochement. Cela peut donc déséquilibrer vos rapprochements.
Comment procéder ?
Au lieu de saisir une ligne qui doit s'afficher dans deux rapprochements, nous vous conseillons de saisir deux lignes extra-comptable différentes : une ligne extra-comptable pour chaque ligne non rapprochée présente sur vos rapprochements antérieurs.
Chaque ligne étant indépendante, son rapprochement sera donc sans incidence sur les autres rapprochements.
Lignes extra-comptables et lignes de RAN
Si vous saisissez des lignes extra-comptables, il faut vous assurer qu'elles ne feront pas doublon avec des lignes saisies sur le journal RAN qui sont présentes dans le rapprochement.
Une option dans les Paramètres - Société - Options comptables - Rapprochement vous permet de ne plus tenir compte des lignes de RAN dans les rapprochements.
PLAN COMPTABLE ENTREPRISE
Plan comptable
Accès
: Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise
OU Paramètres - Comptabilité - Plan comptable entreprise
Accès
: Paramètres - Comptabilité - Plan comptable libéral
La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes.
Le plan comptable présent dans le dossier dépend de son type (Recettes / Dépenses, Recettes / Dépenses avec
TVA ou Créances / Dettes). Son contenu reste modifiable à tout moment.
Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment.
Le plan de compte est unique sur le dossier. Les créations, modifications ou suppression de comptes effectuées sur un exercice se répercutent obligatoirement sur tous les exercices postérieurs et antérieurs et même si ceuxci ont fait l'objet d'une clôture annuelle.
Un compte peut être supprimé uniquement s’il n’a jamais été mouvementé sur le dossier.
La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs :
L’onglet « Tous »
affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte
9zzzzzzzzz.
L’onglet « Capitaux »
affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz.
L’onglet «Immobilisations »
affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz.
L’onglet « Stocks »
affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz.
L’onglet « Fournisseurs »
affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz.
128
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Présent en mode Créances / Dettes uniquement,
l’onglet « Fournisseurs »
affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz.
L’onglet « Clients »
affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz.
Présent en mode Créances / Dettes uniquement,
l’onglet « Clients »
affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz.
L’onglet « Autres Tiers »
affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets
Fournisseurs
et
Clients
.
L’onglet « Financiers »
affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz.
L’onglet « Charges »
affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz.
L’onglet « Produits »
affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz.
L’onglet «Comptes spéciaux »
affiche tous les comptes de classe 8 et 9« Comptes spéciaux », soit tous les comptes compris entre 8 et 9zzzzzzzz.
Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes
Les colonnes
N° de compte
et
Intitulé
affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé.
Les colonnes
Echéancier
et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte.
Les colonnes
Débit
et
Crédit
et
Solde
affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant.
La colonne
Type de compte
affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail.
Les colonnes
A
et
V
indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur
Achats
(A) et/ou sur
Ventes
(V).
Présent en mode Recettes / Dépenses uniquement : Les colonnes
D
et
R
indiquent si le compte est autorisé à
être utilisé en Saisie pratique sur
Dépenses
(D) et/ou sur
Recettes
(R).
Présent en mode Créances / Dettes uniquement : Les colonnes
A
et
V
indiquent si le compte est autorisé à
être utilisé en Saisie pratique sur
Achats
(A) et/ou sur
Ventes
(V).
Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste.
Les actions possibles dans la liste
Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles :
Consultation/Lettrage
: pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche
Consultation/Lettrage
. Cette action est possible sur un seul compte à la fois.
Consultation (/Lettrage)
: pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche
Consultation (/Lettrage)
. Cette action est possible sur un seul compte à la fois.
Modifications par lots sur les comptes
: Ce bouton vous permet d'ouvrir l'assistant de traitements par lots pour modifier le paramétrage des comptes sélectionnés.
PCG (Plan Comptable Général)
: Ce bouton vous permet de revenir rapidement sur le Plan Comptable
Général à partir duquel vous pourrez importer des comptes existants dans ce dictionnaire et non existants dans votre Plan Comptable Entreprise.
PCG (Plan Comptable Général)
: Ce bouton vous permet de revenir rapidement sur le Plan Comptable
Général à partir duquel vous pourrez importer des comptes existants dans ce dictionnaire et non existants dans votre Plan Comptable Libéral.
129
EBP Comptabilité Pro Open Line
Vues
Par défaut, le Plan Comptable Entreprise affiche l'ensemble des comptes existants sur votre dossier, qu'ils soient ou non mouvementés sur votre exercice.
Par défaut, le Plan Comptable Libéral affiche l'ensemble des comptes existants sur votre dossier, qu'ils soient ou non mouvementés sur votre exercice.
Si vous souhaitez afficher uniquement les comptes mouvementés sur votre exercice courant, vous pouvez sélectionner la vue
Comptes mouvementés
.
D'autre part, comme dans toutes les autres listes, vous pouvez modifier les vues existantes ou en créer de nouvelles.
Débits, crédits et soldes par exercice
Le plan comptable entreprise affiche la somme des débits, la somme des crédits et le solde de chaque compte en fin d'exercice.
Ces informations dépendent directement de l'exercice sélectionné dans la liste.
Si vous souhaitez changer d'exercice, il vous suffit de sélectionner l'exercice désiré dans la liste puis de cliquer sur
Actualiser la liste
.
Liste déroulante des comptes dans les autres fonctionnalités
Dans l'application, lorsqu'il existe un champ
Compte
, un bouton permet d'accéder à une liste déroulante. Cette liste vous présente tous les comptes existant sur le dossier.
Cette liste vous présente également les débits, crédits et solde des comptes quand cela est possible :
- Certains masques ne pouvant être rattachés à un exercice plutôt qu'à un autre, les Débits, Crédits et Soldes sont masqués.
- Dans les autres cas, dès qu'un exercice ou une date rattachée à un exercice peut être saisie, alors les l'information sur les débits, crédits et soldes de cet exercice sont bien affichés.
Fiche compte
Accès :
Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise
OU Paramètres - Comptabilité - Plan comptable entreprise
Accès
: Paramètres - Comptabilité - Plan comptable liberal
La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches.
Cette fiche se décompose en plusieurs onglets.
- un en-tête
Description de l'en-tête
- un onglet Paramétrage
Lettrage et rapprochement
Autoriser le lettrage
Autoriser le lettrage approché
Prochain code lettrage
Type de rapprochement
Règlement
Gestion des échéanciers
Mode de règlement
130
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Paramétrage de TVA
Paramétrage de TVA
Saisies pratiques
Nature d'achat et Nature de vente
Encours autorisé
En cours maximal autorisé
Découvert autorisé
Découvert autorisé
Groupe d'écritures
Groupe d'écriture :
Aucun groupe d'écriture n'est créé par défaut à création du dossier. De ce fait, aucun des comptes ne possède de groupe d’écritures par défaut.
Pour les comptes de nature Clients, Fournisseurs et Comptes rattachés, il vous est possible de définir un groupe d’écritures qui sera repris à l’utilisation de ce compte dans les prochaines saisies. Il restera néanmoins toujours modifiable à la fois dans les fiches et dans les saisies.
Pour les comptes d'autres natures, la sélection du groupe d'écritures s'effectuera directement en saisie.
- un onglet Paramétrage avancé
Divers
Compte bloqué
AN non détaillés
Centralisation sur le Grand Livre
Centralisation sur les journaux
Types de journaux autorisés et sens de saisie
Type de journaux autorisés et sens de saisie
Relances
Ne pas relancer
Seuil de relance
Comptes associés
Comptes associés
- un onglet Coordonnées
Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte.
Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche
Tiers et inversement.
- Un onglet Liste des Tiers
Cette liste affiche, pour information, la
liste des Tiers
qui sont associés à ce compte comptable.
Un même compte peut être associé à plusieurs Tiers.
Dans ce cas, les 5 premiers Tiers de rattachement sont directement visibles dans cet onglet.
S'il existe plus de 5 Tiers rattachés à un même compte comptable, alors vous devrez cliquer sur le bouton
Liste des Tiers
pour les afficher.
Leur fiche est accessible par le bouton
Voir le Tiers sélectionné
.
- Un onglet Analytique
Cet onglet vous permet de gérer, pour chaque compte, les options analytiques
- un onglet Cumuls
131
EBP Comptabilité Pro Open Line
Description de l'onglet
- un onglet Graphe
Description de l'onglet.
- un onglet Notes
La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches.
- Autres actions possibles
Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche :
- Consultation du compte
- Lettrage du compte
- activation des saisies pratiques
- Accès à la fiche du
Tiers principal
- Options diverses
Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet.
Fiche Tiers
: Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses et coordonnées bancaires... d'un Tiers.
La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte :
- Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte.
- Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte.
Solvabilité
: Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvabilité.
Plan
: Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans.
Itinéraires
: Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires.
RECHERCHE D'ÉCRITURES
Recherche d'écritures
Accès
: Quotidien / Saisie - Recherche d'écritures
Accès
: Comptabilité - Recherche d'écritures
Cette liste présente toutes les lignes d'écriture comptabilisées dans la saisie journal, la saisie par écriture, la saisie pratique...
Elle permet d'effectuer une recherche d'écriture, d'accéder à la saisie...
Contenu de la liste
Son contenu dépend de l'état de l'exercice sélectionné.
Tous les exercices sont accessibles, quelque soit leur état (clôturé ou ouvert).
Les colonnes
Jour, Pièce, Document, Groupe d'écritures, N° de compte, Libellé, Débit, Crédit, N° de chèque
affichent pour chaque ligne les valeurs présentes en saisie.
La colonne
Type de document d'origine
informe du moyen par lequel la ligne a été comptabilisée
- Saisie journal : la ligne a été directement comptabilisée dans la saisie journal,
- Mes achats : la ligne a été saisie par Mes achats, puis comptabilisée,
- Mes ventes : la ligne a été saisie par Mes ventes, puis comptabilisée,
- Saisie guidée : la ligne a été saisie par les guides, puis comptabilisée en saisie journal.
132
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Rechercher et trier des écritures
Trois modes de tri et de recherche existent pour vous permettre de trouver une écriture. Chaque mode peut
être utilisé indépendamment des autres, mais ils peuvent aussi être combinés :
-
Recherche dans la liste
:
Une zone
<Recherche>
existe dans la barre d'outils de la liste : elle est commune à toutes les listes de l'application.
Vous pouvez saisir un caractère dans cette zone : instantanément, la liste se met à jour pour n'afficher que les lignes d'écritures comprenant votre recherche
.
- Recherche par les filtres :
Un certain nombre de filtres vous sont proposés dans l'en-tête de la liste et en cliquant sur
Filtrage avancé.
Il vous suffit de sélectionner l'un de ces filtres, ou plusieurs d'entre eux, pour que toutes les lignes répondant aux critères sélectionnés soient affichées.
Lorsque de nouveaux filtres sont définis, il est impératif de cliquer sur le bouton
Actualiser la liste
, de façon à mettre la liste à jour.
- Tri par regroupement :
Pour obtenir un résultat encoure plus précis, il est possible de procéder à des regroupements en glissant le titre des colonnes dans la zone grisée prévue à cet effet.
Accéder à l'écriture comptable recherchée
Lorsque vous avez sélectionné une ligne d'écriture dans la liste et que vous voulez accéder à l'écriture comptable, alors vous pouvez :
- double cliquer sur la ligne désirée ;
- faire
Entrée
sur la ligne désirée ;
- sélectionner la tâche
Modifier l'écriture comptable
dans la barre de tâches ou le menu contextuel ;
- sélectionner la tâche
Saisie par journal
dans la barre de tâches ou le menu contextuel.
Si vous avez sélectionné la vue
Défaut (système)
, vous pouvez accéder au contenu des écritures par moyens donnés ci-desus.
Si vous avez sélectionné la vue
Avec détail des écritures (système)
, vous pouvez utiliser les mêmes moyens et en plus vous pouvez cliquer sur le bouton
+
situé à l'extrême de chaque ligne : le détail de toute l'écriture est alors affiché.
Créer une nouvelle écriture comptable
Lorsque vous voulez créer une nouvelle écriture comptable, alors vous pouvez :
- sélectionner
Saisie par journal
dans la barre de tâches ou le menu contextuel ;
- sélectionner
Nouvelle écriture comptable
dans la barre de tâches ou le menu contextuel ;
- sélectionner
Saisir la balance d'ouverture
dans la barre de tâches ou le menu contextuel.
Modifier l'écriture comptable
Lorsque vous avez sélectionné une ligne d'écriture dans la liste et que vous voulez accéder à l'écriture comptable, alors vous pouvez :
- double cliquer sur la ligne désirée ;
- faire
Entrée
sur la ligne désirée ;
- sélectionner la tâche
Modifier l'écriture comptable
dans la barre de tâches ou le menu contextuel ;
- sélectionner la tâche
Saisie par journal
dans la barre de tâches ou le menu contextuel.
Voir document
Ce bouton vous permet d'afficher le document ayant permis la comptabilisation de la ligne d'écriture sélectionnée. Il peut s'agir d'une saisie guidée, d'un ticket Z, d'une facture transférée de Gestion commerciale...
Saisir la balance d'ouverture
Cette action vous permet d'ouvrir la fenêtre de saisie de la Balance d'ouverture puis de procéder à la saisie manuelle de vos A Nouveaux.
Consultation Lettrage
133
EBP Comptabilité Pro Open Line
Ce bouton vous permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte sélectionné dans la liste.
Documents associés
Cette tâche est un raccourci vers l’option Documents associés du menu
Paramètres
.
Infos de TVA
Ce bouton permet de consulter les infos de TVA de la ligne sélectionnée.
Supprimer les écritures
Pour supprimer une ou plusieurs écritures, il vous suffit de sélectionner une seule ligne des écritures que vous voulez supprimer puis d'activer la tâche
Supprimer les écritures
.
Une fenêtre complémentaire, listant toutes les lignes appartenant à la même écriture, s'affiche alors.
- Confirmer
supprime définitivement toutes les écritures sélectionnées.
- Annuler
vous permet d'abandonner purement et simplement l'opération de suppression.
Enfin, une boîte de compte-rendu répertorie tous les traitements effectués.
Certaines écritures ne peuvent en aucun cas être supprimées à partir de cette liste :
- les écritures saisies dans des journaux de Trésorerie en pied de journal,
- l'écriture présente dans le journal AN (A Nouveaux),
- l'écriture saisie dans le journal RAN (Balance d'ouverture),
- les écritures provenant de la saisie guidée ou de la saisie pratique.
- les écritures validées.
Les écritures supprimées par cette option sont automatiquement exportées, avant suppression, au format texte EBP dans le répertoire "%localappdata%\ebp\<nom_produit>".
Ventilations analytiques
Ce bouton permet de consulter ou de modifier les ventilations analytiques de la ligne sélectionnée.
Supprimer les ventilations analytiques
Ce bouton permet de supprimer les ventilations analytiques des lignes d'écriture sélectionnées.
Ne pas remonter les échéances vers les autres applications / Remonter les échéances vers les autres applications
Ces deux actions vous permettent de définir en comptabilité les lignes d'écritures pour lesquelles vous ne voulez pas que les échéances soient visibles dans les autres applications.
Vous aurez notamment à utiliser ces options dans les deux cas suivants :
- Si vous avez saisi des factures en gestion commerciale, puis les avez ressaisies ou importées en comptabilité.
Les échéances saisies ou importées en comptabilité étant automatiquement présentées dans les autres applications, vous vous trouvez donc à avoir deux fois les mêmes échéances sur les mêmes tiers.
- Si vous avez réalisé en comptabilité des opérations que vous ne voulez pas voir apparaître dans les autres applications.
Ne pas remonter les échéances vers les autres applications
signifie que vous ne souhaitez plus que les
échéances de ces lignes apparaissent dans les autres applications.
Remonter les échéances vers les autres applications
signifie que vous souhaitez que des échéances non remontées (par l'action
Ne pas remonter les échéances...
) apparaissent dans les autres applications.
Ces actions sont :
- possibles uniquement sur les lignes qui contiennent des échéances (factures ou avoirs) provenant de
Comptabilité,
- possibles même sur les échéances pour lesquelles un pointage total ou partiel a été réalisé,
- impossibles sur les lignes ne contenant pas d'échéance (compte de charge, journal AN, règlement, remboursement...).
134
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Il vous est possible de créer une vue en affichant la colonne
Echéances volontairement non remontées
dans la
Recherche d'écritures
ou dans les
échéanciers interactifs
. Une coche apparaîtra sur toutes les lignes ou sur toutes les échéances que vous avez volontairement choisies de ne pas remonter.
Les lignes ou échéances qui n'affichent pas cette coche peuvent ou non être présentes dans les autres applications.
Cela s'explique par le fait que certaines lignes ne contiennent pas d'échéances (exemple : compte de charge), que certaines lignes contiennent des échéances mais sur des comptes qui sont refusées par les applications tierces (exemple : compte 431 en Gestion commerciale)...
Contrôle des pointages
Lors de la mise à jour du logiciel, il se peut que certains dépointages d'échéances aient été effectués d'office.
Dans ce cas, une option
Contrôle des pointages
est automatiquement disponible dans l'en-tête de la liste.
La case à cocher
Lignes à contrôler
permet d'afficher les lignes d'écriture contenant au moins une échéance qui a fait l'objet de ce type de dépointage.
Sur chaque ligne, il est possible d'accéder à l'
Echéancier de la facture
ou à
Pointages
et de réaliser de nouveau les pointages en respectant les nouvelles règles.
Après avoir accepter le pointage, les lignes disparaissent de la liste.
Conservation des filtres
Tous les filtres sélectionnés dans la Recherche d'écritures sont conservés dans une même session et sur un même exercice.
En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
CONSULTATION/LETTRAGE
Consultation de compte
Accès
: Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage
OU Consultation - Consultation/Lettrage
OU Echéancier / Trésorerie - Consultation / Lettrage.
Accès
: Comptabilité - Consultation
La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice.
Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches...
La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher.
Filtres
Les filtres proposés sont les suivants :
Exercice
Type
Compte
Période
Statut
Lettrage
Groupe d'écritures
Pour appliquer ces filtres, il est indispensable de cliquer sur
Appliquer les filtres.
En revanche, si vous voulez supprimer d'un coup tous les filtres et appliquer les filtres par défaut, il vous faut cliquer sur
Remise à zéro des filtres
puis sur
Appliquer les filtres
.
135
EBP Comptabilité Pro Open Line
Ces filtres sont mémorisés : les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation.
Sélection de l'exercice
Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice sélectionné.
Tous les exercices sont accessibles quelque soit leur état (clôturés ou ouverts).
Sélection du compte
La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, dans le champ
Compte
.
Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend les comptes correspondant au filtre
Type
déjà sélectionné.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour :
- Intitulé du compte,
- Le
Solde de tout l'exercice
, qui affiche le cumul de tous les montants débiteurs et de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, ainsi que le solde de ce compte à la fin de l'exercice sélectionné.
Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur).
Choix des filtres, impact sur les lignes affichées et sur la navigation entre les comptes
Les différents filtres peuvent être combinés. Lorsque vous naviguez entre les comptes (par les boutons
Précédent
et
Suivant
, par exemple), seuls les comptes et les lignes répondant aux critères de filtrage seront affichés.
- Si vous sélectionnez
Tous les comptes
ou
Comptes mouvementés
ou
Comptes soldés
ou
Comptes non soldés
et que vous sélectionnez également
Lignes lettrées
ou
Lignes non lettrées,
alors seuls les comptes répondant à la combinaison de ces critères seront affichés.
- Si vous sélectionnez
Tous les comptes
et
Toutes les lignes
, alors tous les comptes mouvementés ou non seront affichés.
Solde antérieur à la période
Le solde antérieur représente le solde réel du compte au jour précédant le premier jour de la période.
Ce solde réel est totalement indépendant des choix effectués sur les filtres de validation ou de lettrage.
Il est affiché uniquement pour information.
Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus
- Filtres sélectionnés :
* Période sélectionnée : du 20/01/2008 au 14/01/2009 inclus
* Uniquement les lignes validées
* Uniquement les lignes lettrées.
- Solde antérieur à la période
* = solde antérieur au 20/01/2008 = solde du compte sélectionné, toutes lignes comprises, jusqu'au
19/01/2008 inclus
* Toutes les lignes (validées + non validées + simulées)
* Toutes les lignes (lettrées + non lettrées)
Affichage des lignes d'écriture
L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit).
En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique.
L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres.
Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes est d'ailleurs uniquement possible sur l'exercice dans lequel elles ont été lettrées.
136
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
Enfin, le
Solde progressif
est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées.
Le
Solde des lignes affichées
présente les cumuls et le solde des lignes affichées dans la grille, après l'application des filtres. Ce solde des lignes affichées n'intègre pas le solde antérieur à la période.
Le
Solde des lignes sélectionnées
présente les cumuls et le solde des lignes affichées et sélectionnées dans la grille. Ces champs vous sont particulièrement utiles lors du lettrage.
La sélection ou de désélection des lignes s'opère soit en cliquant très précisément sur la case à cocher de chaque ligne soit en sélectionnant une ligne avec la souris tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.
Lettrage et délettrage manuel
Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de
Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte.
Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler.
Lettrage automatique
Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte.
Actions possibles à partir de la consultation
Letter
: ce bouton vous permet de lettrer les lignes d'écritures sélectionnées.
Lettrage automatique
: ce bouton vous permet de lancer un lettrage automatique sur le compte affiché.
Delettrer :
ce bouton vous permet de délettrer le compte selon plusieurs critères.
Accès à la saisie par journal
: en double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant
Saisie par journal
dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer.
Voir document
: il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale.
Echéancier de la facture / Pointage :
ce bouton vous permet d'accéder à l'échéancier sur les lignes de type facture et à la fenêtre de pointage sur les lignes d'avoirs ou de règlement.
Actualiser
: ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...).
Recherche :
ce bouton permet d’effectuer une recherche dans les lignes d’écritures sans avoir besoin de taper la valeur en entier.
Vous recherchez une écriture dont le libellé est « Loyer de la rue du Temple ».
Après avoir cliqué sur
Recherche
, cliquez dans la colonne
Libellé
et tapez « Lo ».
Si le logiciel se positionne sur l’écriture « Location d’articles », ajoutez un « y » pour poursuivre la recherche.
Vous pouvez utiliser les touches
Ctrl + Down
(ou
Flèche basse
) et
Ctrl + Up
(ou
Flèche haute
) pour poursuivre la recherche vers le bas ou vers le haut.
Il s’agit d’une recherche et non d’un filtre : toutes les lignes d’écriture du journal / mois restent affichées.
Un raccourci vous permet d'également d'accéder à cette fonctionnalité :
Ctrl+R
Filtre automatique :
en cliquant sur ce bouton, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents.
Facture non parvenue ou à émettre
ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient.
Charge ou produit constaté d'avance
137
EBP Comptabilité Pro Open Line ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée.
Réimputer par compte :
ce bouton vous permet de réimputer les lignes sélectionnées d'un compte dans un autre compte. Le fonctionnement de cette option est strictement identique au fonctionnement de l'assistant de
Réimputation des écritures (pour la
Réimputation de compte à compte
, uniquement).
Principes de lettrage et de délettrage
Accès
: Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage.
Le lettrage est disponible uniquement en mode Créances / Dettes.
Principes généraux du lettrage
Principes du lettrage
Le lettrage consiste à :
- sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune,
- puis à appliquer un même code alphabétique, alphanumérique ou numérique appelé
code lettrage
ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes.
Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT.
Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 € , référencé 1234.
Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 € , référence 1234.
Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise.
Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage.
La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur.
à laquelle le lettrage a été effectué.
Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié.
Le lettrage ne peut être effectué sur un exercice clôturé.
Lettrage entre lignes d'écriture de différents exercices
Les exercices comptables sont indépendants les uns des autres. Chaque ligne d'écriture apparaît donc uniquement dans l'exercice sur lequel elle a été saisie.
Pour lettrer une ligne d'un exercice (N) avec une ligne d'un autre exercice (N+1), il est indispensable de générer les A Nouveaux (sur N+1). Le lettrage pourra alors être effectué (dans N+1) entre cette ligne d'A
Nouveaux et une autre ligne du même exercice.
Activer l'option sur le compte
Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option
Autoriser le lettrage soit activée sur sa fiche compte.
Sélection des lignes
La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes :
- Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre.
- Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche).
- Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace).
Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance.
En pied de masque, un
total des lignes sélectionnées
apparaît.
- Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures.
- Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement.
Choix des boutons
138
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées.
Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton
Lettrer
est accessible.
Dans tous les autres cas, seul le bouton
Délettrer
est accessible.
Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture
Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le Prochain code lettrage renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut.
Si le code lettrage proposé est accepté, alors :
- le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,
- un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte.
Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors :
- le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,
- un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte.
Le
Prochain code lettrage
, comme toutes les options de la fiche compte, est unique pour tous les exercices du dossier. Le
Prochain code lettrage
sera donc le même, quelque soit l'exercice dans lequel vous lettrez.
Option de lettrage automatique
Une fonction de lettrage automatique est disponible.
Cas du lettrage approché
Deux lignes doivent pouvoir être lettrées alors qu'elles en se compensent pas.
Il est donc possible de réaliser un lettrage approché : cela consiste à générer une écriture de régularisation qui
équilibrera les deux lignes d'écritures ; cette nouvelle ligne et les deux lignes sélectionnées seront lettrées par le même code lettrage, à la même date.
Pour réaliser ce type de lettrage, les principes sont les suivants :
- renseignez dans Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage approché les règles de lettrage approché que vous voulez voir appliquer à vos comptes,
- le compte doit être défini comme lettrable,
- le compte doit être autorisé au lettrage approché,
- une ligne au moins doit être sélectionnée.
Ensuite, cliquez sur
Lettrer
, renseignez la fenêtre et validez.
Les règles de lettrage approché définies dans les
Paramètres - Société
sont des règles informatives :
- Si vous tentez de réaliser un lettrage approché avec un écart supérieur à l'
Ecart maximum
défini, un message d'information est affiché : vous pouvez donc décider de continuer le lettrage ou de l'abandonner.
- De même, les autres choix définis dans les options du dossier (journaux, comptes) ne sont pas irréversibles.
La boîte de lettrage approché reprend les choix faits dans les options, mais ils peuvent y être modifiés.
Cas du lettrage automatique au pointage
Le lettrage peut également être réalisé automatiquement lorsque vous réalisez le pointage des échéances.
Pour réaliser ce type de lettrage, les principes sont les suivants :
- le compte doit être défini comme lettrage
- le compte doit autorisé la gestion des échéances.
- sélectionnez une ligne d'avoir ou de règlement,
- cliquez sur
Pointages
- pointer totalement des échéances.
Le lettrage s’effectuera uniquement si le pointage est complet (pas de lettrage partiel).
La suppression d’un pointage n’entraîne pas de délettrage.
Sur une version intégrée, le lettrage s’effectuera même si le pointage des échéances a lieu dans une autre application liée.
Cas du délettrage
Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture
139
EBP Comptabilité Pro Open Line
Lorsqu'un délettrage est exécuté, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées.
La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ Prochain code lettrage de la fiche compte.
Options de délettrage
Le délettrage s'opère :
- sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées,
- mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage.
Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton
Délettrer
de la barre d'outils
:
Délettrer par compte
: cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte.
Délettrer par code
: cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage.
Délettrer par date
: cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Vous pouvez trouver une liste des principales impressions disponibles sur la page "Comment imprimer ?"
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet
Catégorie
.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etats standards
Sous catégorie : Journal
Sous catégorie : Grand Livre
Sous catégorie : Balance
....
Catégorie principale : Etats de gestion
Sous catégorie : Echéancier
Sous catégorie : Balance âgée par échéances
Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage
Catégorie principale : Etats fiscaux...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "
Modifier le modèle
".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
140
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils
Modèle par défaut
ou clic droit sur le modèle puis
Modèle par défaut
.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
CONSULTATION
Consultation - Démarrer une tâche
Accès :
Consultation - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu
Démarrer une tâche
. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Consultation/Lettrage
: permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier.
Grand Livre interactif
: permet d'accéder à la fenêtre de consultation d'une série de comptes.
Balance interactive
: permet d'accéder à la fenêtre de consultation de la balance.
Impressions :
permet d'accéder à la fenêtre des impressions.
CONSULTATION/LETTRAGE
Consultation de compte
Accès
: Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage
OU Consultation - Consultation/Lettrage
OU Echéancier / Trésorerie - Consultation / Lettrage.
Accès
: Comptabilité - Consultation
La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice.
Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches...
La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher.
Filtres
Les filtres proposés sont les suivants :
Exercice
Type
Compte
Période
Statut
Lettrage
Groupe d'écritures
Pour appliquer ces filtres, il est indispensable de cliquer sur
Appliquer les filtres.
En revanche, si vous voulez supprimer d'un coup tous les filtres et appliquer les filtres par défaut, il vous faut cliquer sur
Remise à zéro des filtres
puis sur
Appliquer les filtres
.
Ces filtres sont mémorisés : les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation.
141
EBP Comptabilité Pro Open Line
Sélection de l'exercice
Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice sélectionné.
Tous les exercices sont accessibles quelque soit leur état (clôturés ou ouverts).
Sélection du compte
La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, dans le champ
Compte
.
Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend les comptes correspondant au filtre
Type
déjà sélectionné.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour :
- Intitulé du compte,
- Le
Solde de tout l'exercice
, qui affiche le cumul de tous les montants débiteurs et de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, ainsi que le solde de ce compte à la fin de l'exercice sélectionné.
Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur).
Choix des filtres, impact sur les lignes affichées et sur la navigation entre les comptes
Les différents filtres peuvent être combinés. Lorsque vous naviguez entre les comptes (par les boutons
Précédent
et
Suivant
, par exemple), seuls les comptes et les lignes répondant aux critères de filtrage seront affichés.
- Si vous sélectionnez
Tous les comptes
ou
Comptes mouvementés
ou
Comptes soldés
ou
Comptes non soldés
et que vous sélectionnez également
Lignes lettrées
ou
Lignes non lettrées,
alors seuls les comptes répondant à la combinaison de ces critères seront affichés.
- Si vous sélectionnez
Tous les comptes
et
Toutes les lignes
, alors tous les comptes mouvementés ou non seront affichés.
Solde antérieur à la période
Le solde antérieur représente le solde réel du compte au jour précédant le premier jour de la période.
Ce solde réel est totalement indépendant des choix effectués sur les filtres de validation ou de lettrage.
Il est affiché uniquement pour information.
Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus
- Filtres sélectionnés :
* Période sélectionnée : du 20/01/2008 au 14/01/2009 inclus
* Uniquement les lignes validées
* Uniquement les lignes lettrées.
- Solde antérieur à la période
* = solde antérieur au 20/01/2008 = solde du compte sélectionné, toutes lignes comprises, jusqu'au
19/01/2008 inclus
* Toutes les lignes (validées + non validées + simulées)
* Toutes les lignes (lettrées + non lettrées)
Affichage des lignes d'écriture
L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit).
En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique.
L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres.
Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes est d'ailleurs uniquement possible sur l'exercice dans lequel elles ont été lettrées.
Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
142
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Enfin, le
Solde progressif
est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées.
Le
Solde des lignes affichées
présente les cumuls et le solde des lignes affichées dans la grille, après l'application des filtres. Ce solde des lignes affichées n'intègre pas le solde antérieur à la période.
Le
Solde des lignes sélectionnées
présente les cumuls et le solde des lignes affichées et sélectionnées dans la grille. Ces champs vous sont particulièrement utiles lors du lettrage.
La sélection ou de désélection des lignes s'opère soit en cliquant très précisément sur la case à cocher de chaque ligne soit en sélectionnant une ligne avec la souris tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.
Lettrage et délettrage manuel
Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de
Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte.
Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler.
Lettrage automatique
Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte.
Actions possibles à partir de la consultation
Letter
: ce bouton vous permet de lettrer les lignes d'écritures sélectionnées.
Lettrage automatique
: ce bouton vous permet de lancer un lettrage automatique sur le compte affiché.
Delettrer :
ce bouton vous permet de délettrer le compte selon plusieurs critères.
Accès à la saisie par journal
: en double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant
Saisie par journal
dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer.
Voir document
: il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale.
Echéancier de la facture / Pointage :
ce bouton vous permet d'accéder à l'échéancier sur les lignes de type facture et à la fenêtre de pointage sur les lignes d'avoirs ou de règlement.
Actualiser
: ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...).
Recherche :
ce bouton permet d’effectuer une recherche dans les lignes d’écritures sans avoir besoin de taper la valeur en entier.
Vous recherchez une écriture dont le libellé est « Loyer de la rue du Temple ».
Après avoir cliqué sur
Recherche
, cliquez dans la colonne
Libellé
et tapez « Lo ».
Si le logiciel se positionne sur l’écriture « Location d’articles », ajoutez un « y » pour poursuivre la recherche.
Vous pouvez utiliser les touches
Ctrl + Down
(ou
Flèche basse
) et
Ctrl + Up
(ou
Flèche haute
) pour poursuivre la recherche vers le bas ou vers le haut.
Il s’agit d’une recherche et non d’un filtre : toutes les lignes d’écriture du journal / mois restent affichées.
Un raccourci vous permet d'également d'accéder à cette fonctionnalité :
Ctrl+R
Filtre automatique :
en cliquant sur ce bouton, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents.
Facture non parvenue ou à émettre
ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient.
Charge ou produit constaté d'avance
ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée.
143
EBP Comptabilité Pro Open Line
Réimputer par compte :
ce bouton vous permet de réimputer les lignes sélectionnées d'un compte dans un autre compte. Le fonctionnement de cette option est strictement identique au fonctionnement de l'assistant de
Réimputation des écritures (pour la
Réimputation de compte à compte
, uniquement).
Principes de lettrage et de délettrage
Accès
: Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage.
Le lettrage est disponible uniquement en mode Créances / Dettes.
Principes généraux du lettrage
Principes du lettrage
Le lettrage consiste à :
- sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune,
- puis à appliquer un même code alphabétique, alphanumérique ou numérique appelé
code lettrage
ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes.
Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT.
Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 € , référencé 1234.
Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 € , référence 1234.
Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise.
Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage.
La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur.
à laquelle le lettrage a été effectué.
Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié.
Le lettrage ne peut être effectué sur un exercice clôturé.
Lettrage entre lignes d'écriture de différents exercices
Les exercices comptables sont indépendants les uns des autres. Chaque ligne d'écriture apparaît donc uniquement dans l'exercice sur lequel elle a été saisie.
Pour lettrer une ligne d'un exercice (N) avec une ligne d'un autre exercice (N+1), il est indispensable de générer les A Nouveaux (sur N+1). Le lettrage pourra alors être effectué (dans N+1) entre cette ligne d'A
Nouveaux et une autre ligne du même exercice.
Activer l'option sur le compte
Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option
Autoriser le lettrage soit activée sur sa fiche compte.
Sélection des lignes
La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes :
- Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre.
- Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche).
- Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace).
Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance.
En pied de masque, un
total des lignes sélectionnées
apparaît.
- Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures.
- Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement.
Choix des boutons
Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées.
144
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton
Lettrer
est accessible.
Dans tous les autres cas, seul le bouton
Délettrer
est accessible.
Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture
Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le Prochain code lettrage renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut.
Si le code lettrage proposé est accepté, alors :
- le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,
- un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte.
Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors :
- le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,
- un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte.
Le
Prochain code lettrage
, comme toutes les options de la fiche compte, est unique pour tous les exercices du dossier. Le
Prochain code lettrage
sera donc le même, quelque soit l'exercice dans lequel vous lettrez.
Option de lettrage automatique
Une fonction de lettrage automatique est disponible.
Cas du lettrage approché
Deux lignes doivent pouvoir être lettrées alors qu'elles en se compensent pas.
Il est donc possible de réaliser un lettrage approché : cela consiste à générer une écriture de régularisation qui
équilibrera les deux lignes d'écritures ; cette nouvelle ligne et les deux lignes sélectionnées seront lettrées par le même code lettrage, à la même date.
Pour réaliser ce type de lettrage, les principes sont les suivants :
- renseignez dans Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage approché les règles de lettrage approché que vous voulez voir appliquer à vos comptes,
- le compte doit être défini comme lettrable,
- le compte doit être autorisé au lettrage approché,
- une ligne au moins doit être sélectionnée.
Ensuite, cliquez sur
Lettrer
, renseignez la fenêtre et validez.
Les règles de lettrage approché définies dans les
Paramètres - Société
sont des règles informatives :
- Si vous tentez de réaliser un lettrage approché avec un écart supérieur à l'
Ecart maximum
défini, un message d'information est affiché : vous pouvez donc décider de continuer le lettrage ou de l'abandonner.
- De même, les autres choix définis dans les options du dossier (journaux, comptes) ne sont pas irréversibles.
La boîte de lettrage approché reprend les choix faits dans les options, mais ils peuvent y être modifiés.
Cas du lettrage automatique au pointage
Le lettrage peut également être réalisé automatiquement lorsque vous réalisez le pointage des échéances.
Pour réaliser ce type de lettrage, les principes sont les suivants :
- le compte doit être défini comme lettrage
- le compte doit autorisé la gestion des échéances.
- sélectionnez une ligne d'avoir ou de règlement,
- cliquez sur
Pointages
- pointer totalement des échéances.
Le lettrage s’effectuera uniquement si le pointage est complet (pas de lettrage partiel).
La suppression d’un pointage n’entraîne pas de délettrage.
Sur une version intégrée, le lettrage s’effectuera même si le pointage des échéances a lieu dans une autre application liée.
Cas du délettrage
Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture
Lorsqu'un délettrage est exécuté, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées.
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EBP Comptabilité Pro Open Line
La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ Prochain code lettrage de la fiche compte.
Options de délettrage
Le délettrage s'opère :
- sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées,
- mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage.
Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton
Délettrer
de la barre d'outils
:
Délettrer par compte
: cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte.
Délettrer par code
: cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage.
Délettrer par date
: cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage.
LETTRAGE AUTOMATIQUE
Lettrage automatique
Accès
:
Consultation / Consultation - Lettrage : Le lettrage automatique est possible sur le compte consulté.
Consultation / Lettrage simplifié : Le lettrage automatique est possible sur le compte consulté.
Consultation / Lettrage automatique : Le lettrage automatique est possible sur une plusieurs comptes
Trésorerie - Lettrage automatique : Le lettrage automatique est possible sur une plusieurs comptes
Le lettrage automatique est une fonction permettant de lettrer automatiquement des lignes d'écritures d'un compte ou de plusieurs comptes, sans avoir à les présélectionner manuellement dans la fenêtre de lettrage.
Les principes et règles de lettrage automatique restent les mêmes que celles déjà définies dans le lettrage, le lettrage approché et la fenêtre de lettrage.
Un assistant est affiché :
Il permet de sélectionner les comptes lettrables à traiter, les lignes d'écritures non lettrées à rechercher, la méthode de lettrage ainsi que de définir les éléments liés au lettrage approché.
Exercice
: Par défaut, l'exercice proposé est l'exercice courant, s'il est ouvert. En revanche, si l'exercice courant est clôturé, alors l'exercice proposé est le premier exercice ouvert. Le lettrage n'étant possible que sur des exercices ouverts, vous pouvez sélectionner n'importe quel exercice ouvert.
Période du ... au ...
: Ce champ permet de sélectionner les dates des lignes d'écritures à lettrer. Ces dates doivent obligatoirement être incluses dans l'exercice sélectionné précédemment.
Type de comptes
: Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes en fonction de leur nature.
Du compte ... au compte au ...
: Une fourchette de comptes dépendant du choix du type de comptes est proposée. La sélection peut encore être affinée, à la condition de rester dans les limites de la fourchette définie.
Options
: Une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de lettrage à appliquer.
-
N° de pièce
: Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de pièce identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées.
-
N° de document
: Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de document identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées.
-
Solde progressif
: Toutes les lignes d'écritures non lettrées dans un même compte peuvent être lettrées entre elles, à condition qu'un solde progressif nul, égal ou inférieur à l'écart autorisé dans les Paramètres -
Société soit obtenu et cela quelque soit le nombre de lignes concernées, leur numéro ou leur montant respectif.
146
DETAIL DES FONCTIONNALITES
-
Montant exact
: Les lignes d'écritures non lettrées d'un même compte peuvent être lettrées à condition qu'elles s'équilibrent exactement entre elles. Au maximum, cinq lignes d'écritures peuvent permettent de réaliser cet équilibre.
La dernière méthode de lettrage automatique utilisée est conservée : elle vous sera de nouveau proposée lors de la prochaine ouverture de l'assistant, mais vous pourrez toujours la modifier.
Lignes
: Des cases à cocher permettent d'affiner la sélection des lignes d'écritures en fonction de leur statut.
Régularisation
: Cette zone est accessible pour toutes les méthodes de lettrage, sauf la méthode
Montant exact
.
-
Autoriser le lettrage approché
: Si la case est cochée, alors un lettrage approché sera réalisé, si besoin, sur les comptes autorisés en lettrage approché en fonction des valeurs définies dans les options du dossier.
-
N° de pièce
:
Le champ est accessible si la case
Autoriser le lettrage approché
est cochée.
Un numéro de pièce est proposé, mais il reste modifiable.
Si le journal de destination est en numérotation manuelle, alors le numéro de pièce déterminé dans l'assistant sera utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation.
Si le journal de destination est en numérotation automatique, alors le numéro de pièce utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation sera le prochain numéro de pièce défini dans la fiche journal.
-
Libellé
:
Le champ est accessible si la case
Autoriser le lettrage approché
est cochée.
Un libellé est proposé, mais il reste modifiable.
Le même libellé sera repris sur toutes les écritures de régularisation qui seront créées.
Démarrer
: Ce bouton commande l'exécution du traitement en fonction des filtres choisis et de la méthode de lettrage.
Annuler
: Ce bouton permet de fermer l'assistant sans lancer le traitement.
LETTRAGE SIMPLIFIÉ
Principes de lettrage et de délettrage
Accès
: Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage.
Le lettrage est disponible uniquement en mode Créances / Dettes.
Principes généraux du lettrage
Principes du lettrage
Le lettrage consiste à :
- sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune,
- puis à appliquer un même code alphabétique, alphanumérique ou numérique appelé
code lettrage
ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes.
Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT.
Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 € , référencé 1234.
Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 € , référence 1234.
Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise.
Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage.
La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur.
à laquelle le lettrage a été effectué.
Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié.
Le lettrage ne peut être effectué sur un exercice clôturé.
Lettrage entre lignes d'écriture de différents exercices
147
EBP Comptabilité Pro Open Line
Les exercices comptables sont indépendants les uns des autres. Chaque ligne d'écriture apparaît donc uniquement dans l'exercice sur lequel elle a été saisie.
Pour lettrer une ligne d'un exercice (N) avec une ligne d'un autre exercice (N+1), il est indispensable de générer les A Nouveaux (sur N+1). Le lettrage pourra alors être effectué (dans N+1) entre cette ligne d'A
Nouveaux et une autre ligne du même exercice.
Activer l'option sur le compte
Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option
Autoriser le lettrage soit activée sur sa fiche compte.
Sélection des lignes
La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes :
- Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre.
- Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche).
- Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace).
Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance.
En pied de masque, un
total des lignes sélectionnées
apparaît.
- Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures.
- Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement.
Choix des boutons
Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées.
Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton
Lettrer
est accessible.
Dans tous les autres cas, seul le bouton
Délettrer
est accessible.
Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture
Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le Prochain code lettrage renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut.
Si le code lettrage proposé est accepté, alors :
- le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,
- un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte.
Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors :
- le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,
- un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte.
Le
Prochain code lettrage
, comme toutes les options de la fiche compte, est unique pour tous les exercices du dossier. Le
Prochain code lettrage
sera donc le même, quelque soit l'exercice dans lequel vous lettrez.
Option de lettrage automatique
Une fonction de lettrage automatique est disponible.
Cas du lettrage approché
Deux lignes doivent pouvoir être lettrées alors qu'elles en se compensent pas.
Il est donc possible de réaliser un lettrage approché : cela consiste à générer une écriture de régularisation qui
équilibrera les deux lignes d'écritures ; cette nouvelle ligne et les deux lignes sélectionnées seront lettrées par le même code lettrage, à la même date.
Pour réaliser ce type de lettrage, les principes sont les suivants :
- renseignez dans Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage approché les règles de lettrage approché que vous voulez voir appliquer à vos comptes,
- le compte doit être défini comme lettrable,
- le compte doit être autorisé au lettrage approché,
- une ligne au moins doit être sélectionnée.
Ensuite, cliquez sur
Lettrer
, renseignez la fenêtre et validez.
148
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Les règles de lettrage approché définies dans les
Paramètres - Société
sont des règles informatives :
- Si vous tentez de réaliser un lettrage approché avec un écart supérieur à l'
Ecart maximum
défini, un message d'information est affiché : vous pouvez donc décider de continuer le lettrage ou de l'abandonner.
- De même, les autres choix définis dans les options du dossier (journaux, comptes) ne sont pas irréversibles.
La boîte de lettrage approché reprend les choix faits dans les options, mais ils peuvent y être modifiés.
Cas du lettrage automatique au pointage
Le lettrage peut également être réalisé automatiquement lorsque vous réalisez le pointage des échéances.
Pour réaliser ce type de lettrage, les principes sont les suivants :
- le compte doit être défini comme lettrage
- le compte doit autorisé la gestion des échéances.
- sélectionnez une ligne d'avoir ou de règlement,
- cliquez sur
Pointages
- pointer totalement des échéances.
Le lettrage s’effectuera uniquement si le pointage est complet (pas de lettrage partiel).
La suppression d’un pointage n’entraîne pas de délettrage.
Sur une version intégrée, le lettrage s’effectuera même si le pointage des échéances a lieu dans une autre application liée.
Cas du délettrage
Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture
Lorsqu'un délettrage est exécuté, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées.
La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ Prochain code lettrage de la fiche compte.
Options de délettrage
Le délettrage s'opère :
- sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées,
- mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage.
Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton
Délettrer
de la barre d'outils
:
Délettrer par compte
: cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte.
Délettrer par code
: cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage.
Délettrer par date
: cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage.
Lettrage simplifié
Accès
: Consultation - Lettrage simplifié
Accès
: Comptabilité - Lettrage simplifié
La fenêtre de lettrage permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type
Détail et sur un seul exercice.
Cette fenêtre permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches...
Elle est complémentaire de la fenêtre de consultation.
La combinaison de différents filtres permet d'affiner les lignes d'écriture à afficher.
Filtres
149
EBP Comptabilité Pro Open Line
Les filtres proposés sont les suivants :
Exercice
Type
Compte
Période
Statut
Lettrage
Groupe d'écritures
Pour appliquer ces filtres, il est indispensable de cliquer sur
Appliquer les filtres.
En revanche, si vous voulez supprimer d'un coup tous les filtres et appliquer les filtres par défaut, il vous faut cliquer sur
Remise à zéro des filtres
puis sur
Appliquer les filtres
.
Ces filtres sont mémorisés : les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation.
Sélection de l'exercice
Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice sélectionné.
Tous les exercices sont accessibles quelque soit leur état (clôturés ou ouverts).
Sélection du compte
La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ
Compte
.
Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend les comptes correspondant au filtre
Type
déjà sélectionné.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour :
- Intitulé du compte,
- Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,
- Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,
- Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant.
Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur).
Choix des filtres, impact sur les lignes affichées et sur la navigation entre les comptes
Les différents filtres peuvent être combinés. Lorsque vous naviguez entre les comptes (par les boutons
Précédent
et
Suivant
, par exemple), seuls les comptes et les lignes répondant aux critères de filtrage seront affichés.
- Si vous sélectionnez
Tous les comptes
ou
Comptes mouvementés
ou
Comptes soldés
ou
Comptes non soldés
et que vous sélectionnez également
Lignes lettrées
ou
Lignes non lettrées,
alors seuls les comptes répondant à la combinaison de ces critères seront affichés.
- Si vous sélectionnez
Tous les comptes
et
Toutes les lignes
, alors tous les comptes mouvementés ou non seront affichés.
Solde antérieur à la période
Le solde antérieur représente le solde réel du compte au jour précédant le premier jour de la période.
Ce solde réel est totalement indépendant des choix effectués sur les filtres de validation ou de lettrage.
Il est affiché uniquement pour information.
Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus
- Filtres sélectionnés :
* Période sélectionnée : du 20/01/2008 au 14/01/2009 inclus
* Uniquement les lignes validées
* Uniquement les lignes lettrées.
- Solde antérieur à la période
* = solde antérieur au 20/01/2008 = solde du compte sélectionné, toutes lignes comprises, jusqu'au
19/01/2008 inclus
* Toutes les lignes (validées + non validées + simulées)
150
DETAIL DES FONCTIONNALITES
* Toutes les lignes (lettrées + non lettrées)
Affichage des lignes d'écritures
L'affichage des lignes d'écritures dans la fenêtre de lettrage reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit).
En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique.
L'affichage de ces lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres.
Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes est d'ailleurs uniquement possible sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées.
Les lignes d'écriture sont réparties dans trois groupes distincts qui permettent de les identifier facilement :
-
Factures / Remboursements
: Les lignes de ce groupe sont les lignes identifiées à coup sûr comme étant des factures et des remboursements. Il se retrouve principalement dans les comptes clients et fournisseurs.
-
Avoirs / Remboursements
: Les lignes de ce groupe sont les lignes identifiées à coup sûr comme étant des avoirs ou des remboursements. Il se retrouve principalement dans les comptes clients et fournisseurs.
-
Autres
: Les lignes de ce groupe sont toutes les lignes qui n'entrent dans aucun des deux groupes précédents. Il se retrouve principalement dans les autres comptes que clients et fournisseurs.
Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
Enfin, le
Solde progressif
est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées.
Le
Solde des lignes affichées
présente les cumuls et le solde des lignes affichées dans la grille, après l'application des filtres. Ce solde des lignes affichées n'intègre pas le solde antérieur à la période.
Le
Solde des lignes sélectionnées
présente les cumuls et le solde des lignes affichées et sélectionnées dans la grille. Ces champs vous sont particulièrement utiles lors du lettrage.
La sélection ou de désélection des lignes s'opère soit en cliquant très précisément sur la case à cocher de chaque ligne soit en sélectionnant une ligne avec la souris tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.
Lettrage et délettrage
Le lettrage est possible à condition que cette option soit paramétrée dans la fiche compte.
Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Consultation.
Lettrage et délettrage manuel
Il est possible de lettrer ou délettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de
Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte.
Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans les principes de Lettrage.
Lettrage automatique
Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte.
Actions possibles à partir de la consultation
Letter
: ce bouton vous permet de lettrer les lignes d'écritures sélectionnées.
Lettrage automatique
: ce bouton vous permet de lancer un lettrage automatique sur le compte affiché.
Delettrer :
ce bouton vous permet de délettrer le compte selon plusieurs critères.
Accès à la saisie par journal
: en double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant
Saisie par journal
dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer.
151
EBP Comptabilité Pro Open Line
Voir document
: il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale.
Echéancier de la facture / Pointage :
ce bouton vous permet d'accéder à l'échéancier sur les lignes de type facture et à la fenêtre de pointage sur les lignes d'avoirs ou de règlement.
Actualiser
: ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...).
Recherche :
ce bouton permet d’effectuer une recherche dans les lignes d’écritures sans avoir besoin de taper la valeur en entier.
Vous recherchez une écriture dont le libellé est « Loyer de la rue du Temple ».
Après avoir cliqué sur
Recherche
, cliquez dans la colonne
Libellé
et tapez « Lo ».
Si le logiciel se positionne sur l’écriture « Location d’articles », ajoutez un « y » pour poursuivre la recherche.
Vous pouvez utiliser les touches
Ctrl + Down
(ou
Flèche basse
) et
Ctrl + Up
(ou
Flèche haute
) pour poursuivre la recherche vers le bas ou vers le haut.
Il s’agit d’une recherche et non d’un filtre : toutes les lignes d’écriture du journal / mois restent affichées.
Un raccourci vous permet d'également d'accéder à cette fonctionnalité :
Ctrl+R
Filtre automatique :
en cliquant sur ce bouton, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents.
Facture non parvenue ou à émettre
ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient.
Charge ou produit constaté d'avance
ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée.
Réimputer par compte :
ce bouton vous permet de réimputer les lignes sélectionnées d'un compte dans un autre compte. Le fonctionnement de cette option est strictement identique au fonctionnement de l'assistant de
Réimputation des écritures (pour la
Réimputation de compte à compte
, uniquement).
DELETTRAGE AUTOMATIQUE
Assistant de délettrage automatique
Accès
: Consultation - Délettrage automatique
Le délettrage automatique s'opère sur les comptes en respectant les mêmes conditions que celles liées au lettrage :
- les comptes doivent être de type Détail ;
- ces comptes doivent être autorisés au lettrage ;
- le délettrage ne peut s'opérer que sur des exercices ouverts.
Le délettrage automatique a pour but de supprimer le code lettrage appliqué à un certain nombre de lignes comptables ; il ne supprime pas les écritures d'équilibrage générées suite un lettrage approché, il ne modifie pas non plus le prochain code lettrage contenu dans la fiche compte.
Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet de lancer le délettrage automatique.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
Précédent
et
Suivant
permettent la navigation d'une page à l'autre.
Annuler
permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue dans l'assistant de délettrage automatique
Un récapitulatif des traitements exécutés par cet assistant est affiché.
Un bouton permet la sauvegarde du dossier.
152
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Page 1/1 : Sélection des filtres
Plusieurs filtres sont disponibles. Les choix que vous ferez sur cette page détermineront les lignes à délettrer
(comptes, dates, code lettrage...).
Méthode de délettrage
- Par date d'écriture :
Cette méthode consiste à délettrer uniquement les lignes d'écritures dont la date d'écriture est comprise dans la fourchette sélectionnée.
Cette fourchette de dates n'est pas liée à l'exercice courant. Mais elle ne peut en aucun cas permettre de sélectionner un exercice clôturé.
-
Par date de lettrage
:
Cette méthode consiste à délettrer uniquement les lignes d'écritures dont la date de lettrage est comprise dans la fourchette sélectionnée.
Cette fourchette de dates n'est pas restreinte : la date de lettrage est la date système à laquelle le lettrage a
été effectué, elle est sans rapport avec les exercices.
Comptes
-
Nature
:
Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes à délettrer.
La fourchette de comptes est automatiquement mise à jour en fonction de la nature sélectionnée.
-
Fourchette de comptes
:
Cette fourchette permet d'affiner la série de comptes que vous voulez délettrer.
Code lettrage
Cette fourchette permet d'affiner le délettrage en le bornant aux codes lettrages que vous aurez sélectionnés.
Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées.
Cette page récapitule tous les choix qui ont été effectués.
Bouton : Lancer
Lancer
lance définitivement le délettrage. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement.
Page : Opération terminée
Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté.
Le bouton
Fermer
permet de fermer l'assistant.
Le délettrage et la sauvegarde du délettrage sont exécutés compte par compte.
Si vous choisissez
Annuler
en cours de traitement, alors le délettrage sera quand-même exécuté sur tous les comptes déjà énumérés. Ce bouton vous permet donc de ne pas poursuivre l'opération sur les comptes suivants.
GRAND LIVRE INTERACTIF
Grand Livre interactif
Accès :
Consultation - Grand Livre Interactif
Accès :
Comptabilité - Grand Livre interactif
Le Grand Livre interactif permet d'afficher à l'écran un compte ou une série de comptes selon différents critères de filtrage.
Il permet une visualisation rapide du contenu des comptes et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches.
Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones.
Un en-tête
Période
Filtre sur l'exercice
153
EBP Comptabilité Pro Open Line
Un filtre vous permet de sélectionner l'exercice que vous voulez consulter.
Filtre sur la période
Comptes
Filtre sur les natures de comptes
Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont :
-
Tous
, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction.
-
Bilan
, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5zzzzz.
-
Gestion
, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz.
-
Fournisseurs et comptes rattachés
, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz.
-
Clients et comptes rattachés
, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz.
-
Clients et Fournisseurs et Comptes rattachés
, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à
41zzzz.
-
Comptes spéciaux
, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz.
Filtre sur les comptes
Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes.
Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis.
En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle.
Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes.
Options
Centralisation des comptes autorisés
Cette option dépend de la Centralisation sur le Grand Livre défini dans les fiches compte.
Si vous sélectionnez cette option, alors chaque compte sur lequel la centralisation est autorisé sera centralisé : une ligne de cumuls des mouvement sera affiché par mois.
Centralisation des Fournisseurs/Clients
Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et
Fournisseurs.
Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage.
Cumul des mouvements antérieurs
Cette option permet d'afficher le solde des comptes à la veille de la période consultée.
Si vous sélectionnez la période du 01/04/2011 au 31/12/2011, une ligne supplémentaire s'affichera dans le compte pour présenter le solde des mouvements sur ce compte survenus entre le 01/01/2011 et le
31/03/2011.
Vous pouvez donc voir en même temps :
- le cumul des mouvements antérieurs d'un exercice, sans vous obliger à afficher toutes les lignes dont le détail ne vous intéressent pas,
- le détail des lignes sur une période donnée,
- le solde réel du compte en fin de période.
Ce solde antérieur n'est soumis à aucun des filtres appliqué dans le Grand Livre.
Il est donc constitué de toutes les lignes :
- qui appartiennent à l'exercice sélectionné mais sont antérieures à la période choisie,
- quelque soit leur statut ou l'état de leur lettrage,
- et quelque soit les filtres avancés appliqués aux lignes de la période.
Les lignes d'A Nouveaux s'intègrent à ce cumul antérieur au même titre que les autres lignes comptables.
Le solde d'un exercice antérieur ne peut pas être affiché. Pour incorporer ce solde à un exercice suivant, vous devez d'abord générer les A Nouveaux.
Comptes mouvementés / soldés / non soldés
Cette option vous permet d'affiner votre sélection de comptes, en fonction leur solde.
-
Comptes soldés
: affiche uniquement les comptes soldés
-
Comptes non soldés
: affiche uniquement les comptes non soldés.
-
Comptes mouvementés
: affiche tous les comptes quelque soit leur solde.
Validation
Filtre avancé sur le statut des écritures
154
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Conservation des filtres :
Tous les filtres sélectionnés dans le Grand Livre interactif sont conservés dans une même session et sur un même exercice.
En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
Filtre sur les lignes
Filtre avancé sur le type des lignes
Un filtre supplémentaire vous permet également de sélectionner les dates de lettrage à interroger.
Les dates de lettrage peuvent être différentes des dates de vos exercices. (Exemple : Date de lettrage
15/01/2011 sur des lignes appartenant à l'exercice 2010). Il s'agit des dates affichées dans la fenêtre de
Consultation
, dans la colonne
Date de lettrage
et qui est associée au champ
Code lettrage.
Si le filtre sélectionné est
Lignes lettrées
et que vous sélectionnez une fourchette de dates de lettrage, alors les lignes affichées sont :
- les lignes d'écriture incluses dans la fourchette de dates d'écritures
- et lettrées à une date incluse dans la fourchette de dates de lettrage.
Si vous ne connaissez pas les dates de lettrage de vos lignes d'écriture et que vous souhaitez afficher toutes les lignes lettrées, alors nous vous conseillons d'utiliser la fourchette la plus large possible (du 01/01/1753 au
31/12/9999) ou même de vider les deux champs.
Si le filtre sélectionné est
Lignes non lettrées
et que vous sélectionnez une fourchette de dates de lettrage, alors les lignes affichées seront :
- les lignes incluses dans la fourchette de dates d'écriture,
- n'ayant jamais lettrées,
- ou ayant été lettrées à une date hors de la fourchette de dates de lettrage.
Groupes d'écritures
Un filtre sur les groupes d'écritures est disponible. Son fonctionnement est décrit dans la Liste des Groupes d'écritures.
Actualiser la liste
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Corps de la fenêtre
Comme pour la consultation, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable.
Les lignes sur fond gris et en italique sont des lignes d'écriture qui ont été lettrées par l'intermédiaire des A
Nouveaux dans un autre exercice. Cet affichage est identique à celui que vous retrouvez en consultation.
Actions possibles
Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée.
Saisie par journal : Accès au journal d'origine de la ligne sélectionnée.
Voir le document : Accès direct au document qui a permis de générer cette ligne (document venant de la
Gestion Commerciale, de la saisie par guidée...).
Echéancier : Accès direct à l'échéancier de la ligne sélectionnée.
Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée.
CONSULTATION INTER-EXERCICES
Consultation inter-exercices
Accès :
Consultation - Consultation inter-exercices
155
EBP Comptabilité Pro Open Line
Cette consultation permet d'afficher à l'écran un compte ou une série de comptes selon différents critères de filtrage.
Il permet une visualisation rapide du contenu des comptes et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches.
A l'inverse de la Consultation de compte ou du Grand Livre interactif, cette consultation inter-exercices n'est pas bornée à un seul exercice. Vous pouvez donc interroger vos comptes sur tous les exercices du dossier, qu'ils soient ouverts ou clôturés.
Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones.
Un en-tête
Filtre sur la période
Cette fourchette de dates n'est pas liée à l'exercice courant. Vous pouvez y sélectionner n'importe quelle date incluse dans les exercices existants.
Filtre sur les natures de comptes
Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont :
- Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction.
- Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5zzzzz.
- Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz.
- Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz.
- Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz.
- Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz.
- Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz.
Filtre sur les comptes
Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes.
Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis.
En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle.
Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes.
Intégrer les A Nouveaux
: Si vous cochez cette option, alors toutes les lignes de type A Nouveaux présentes dans votre dossier seront intégrées à votre consultation : il s'agit des lignes saisies dans le journal d'A Nouveaux (AN) et dans la Balance d'ouverture (RAN).
Si vous lancez la consultation sur plusieurs exercices et demandez à intégrer les A Nouveaux, alors votre consultation vous présentera, à la fois, les lignes à l'origine des A Nouveaux et les lignes d'A Nouveaux ellesmême : vos mouvements s'en trouveront donc doublés.
Filtre avancé sur le type des lignes
Un filtre supplémentaire vous permet également de sélectionner les dates de lettrage à interroger.
Les dates de lettrage peuvent être différentes des dates de vos exercices. (Exemple : Date de lettrage
15/01/2011 sur des lignes appartenant à l'exercice 2010). Il s'agit des dates affichées dans la fenêtre de
Consultation
, dans la colonne
Date de lettrage
et qui est associée au champ
Code lettrage.
Si le filtre sélectionné est
Lignes lettrées
et que vous sélectionnez une fourchette de dates de lettrage, alors les lignes affichées sont :
- les lignes d'écriture incluses dans la fourchette de dates d'écritures
- et lettrées à une date incluse dans la fourchette de dates de lettrage.
Si vous ne connaissez pas les dates de lettrage de vos lignes d'écriture et que vous souhaitez afficher toutes les lignes lettrées, alors nous vous conseillons d'utiliser la fourchette la plus large possible (du 01/01/1753 au
31/12/9999) ou même de vider les deux champs.
Si le filtre sélectionné est
Lignes non lettrées
et que vous sélectionnez une fourchette de dates de lettrage, alors les lignes affichées seront :
- les lignes incluses dans la fourchette de dates d'écriture,
- n'ayant jamais lettrées,
- ou ayant été lettrées à une date hors de la fourchette de dates de lettrage.
Filtre avancé sur le statut des écritures
156
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Conservation des filtres :
Tous les filtres sélectionnés dans la Consultation inter-exercices sont conservés dans une même session et sur un même exercice.
En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
Un filtre sur les groupes d'écritures est disponible. Son fonctionnement est décrit dans la Liste des Groupes d'écritures.
Actualiser la liste
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Corps de la fenêtre
Les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable.
Les lignes sur fond gris et en italique sont des lignes d'écriture qui ont été lettrées par l'intermédiaire des A
Nouveaux dans un autre exercice. Cet affichage est identique à celui que vous retrouvez en consultation.
Actions possibles
Saisie par journal : Accès au journal d'origine de la ligne sélectionnée.
Voir le document : Accès direct au document qui a permis de générer cette ligne (document venant de la
Gestion Commerciale, de la saisie guidée...).
Echéancier/Pointage : Accès direct à l'échéancier de la ligne sélectionnée.
BALANCE INTERACTIVE
Balance interactive
Accès : Consultation - Balance interactive
Accès
: Comptabilité - Balance interactive
La balance interactive permet d'afficher à l'écran le cumul des mouvements débiteurs, le cumul des mouvements créditeurs et le solde d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage.
Elle permet d'éviter les impressions d'une balance et d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat de vos recherches.
Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones.
Un en-tête
Période
Filtre sur l'exercice
Un filtre vous permet de sélectionner l'exercice que vous voulez consulter.
Filtre sur la période
Comptes
Filtre sur les natures de comptes
Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont :
- Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction.
- Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5 zzzzz.
- Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz.
- Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz.
- Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz.
- Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz.
- Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz.
Filtre sur les comptes
Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes.
Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante.
157
EBP Comptabilité Pro Open Line
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes, quelque soit leur type peuvent être saisis.
En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle.
Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes.
Options
Option de centralisation des Fournisseurs/Clients
Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et
Fournisseurs.
Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage.
Filtre avancé sur les comptes mouvementés
Validation
Filtre avancé sur le statut des écritures
Conservation des filtres :
Tous les filtres sélectionnés dans la Balance interactive sont conservés dans une même session et sur un même exercice.
En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
Groupes d'écritures
Un filtre sur les groupes d'écritures est disponible. Son fonctionnement est décrit dans la Liste des Groupes d'écritures.
Actualiser la liste
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Corps de la fenêtre
Chaque compte est affiché avec son numéro, son intitulé, la somme de tous les mouvements débiteurs puis la somme de tous les mouvements créditeurs intervenus sur ces comptes, en fonction des critères de filtrage sélectionnés.
Actions possibles
Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée.
Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Vous pouvez trouver une liste des principales impressions disponibles sur la page "Comment imprimer ?"
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet
Catégorie
.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etats standards
Sous catégorie : Journal
Sous catégorie : Grand Livre
Sous catégorie : Balance
....
Catégorie principale : Etats de gestion
Sous catégorie : Echéancier
Sous catégorie : Balance âgée par échéances
158
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage
Catégorie principale : Etats fiscaux...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "
Modifier le modèle
".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils
Modèle par défaut
ou clic droit sur le modèle puis
Modèle par défaut
.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
TRESORERIE
Trésorerie - Démarrer une tâche
Accès : Trésorerie - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu
Démarrer une tâche
. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Chéquiers
: permet d'accéder à la liste des chéquiers.
Règlements fournisseurs
: permet d'accéder à la liste des règlements fournisseurs.
Règlements clients
: permet d'accéder à la liste des règlements clients.
Rapprochement bancaire
: permet d'accéder aux rapprochements bancaires.
CLIENTS
REGLEMENTS
Liste des règlements des Tiers
Accès
: Trésorerie - Règlements - Règlements Clients
ET Trésorerie - Règlements - Règlements Fournisseurs
La liste des règlements des Tiers est commune à toutes les listes.
Elle permet d'accéder au détail des règlements, de consulter / modifier / générer un pointage entre un règlement et une échéance et de créer un nouveau règlement.
Cette liste est alimentée automatiquement dès que vous saisissez une écriture de type Règlement dans un journal de type Trésorerie ou Opérations Diverses.
159
EBP Comptabilité Pro Open Line
Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones.
Un en-tête
Filtre sur les dates
Ce filtre concernent l'exercice et les dates des écritures de règlement.
Filtre sur les comptes
Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes.
Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle.
Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ :
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné
Clients - Règlements clients
, alors vous pourrez uniquement visualiser les règlements enregistrés sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés.
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné
Fournisseurs et Autres Tiers - Règlements
, alors vous pourrez uniquement interroger les règlements enregistrés sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances.
Moyen de paiement
Ce filtre vous permet de sélectionner un moyen de paiement. Ainsi, seuls seront affichés les règlements enregistrés avec ce moyen de paiement. Pour cela, il vous suffit de saisir directement dans le champ ou de sélectionner dans la liste déroulante.
Lorsque le filtre est vierge, cela signifie qu'aucun filtre n'est effectué.
Conservation des filtres :
Les filtres sélectionnés dans la liste des règlements sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant.
En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
Actualiser la liste
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Corps de la fenêtre
Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable.
Actions possibles
Saisie par journal : Permet d'accéder au journal d'origine de la ligne sélectionnée.
Nouveau règlement : Permet d'accéder à une nouvelle fiche de règlement.
Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée.
Pointer le Règlement avec des échéances : Permet d'accéder au règlement déjà comptabilisé, afin de consulter ou de modifier le pointage entre le règlement et une échéance.
Vues
Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste :
Avec détails des échéances pointées
: Si un pointage a été exécuté entre un règlement et une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître l'échéance avec laquelle le règlement a été pointé.
Sans détail des échéances pointées
: Cette liste affiche tous les règlements, par ordre chronologique et par numéro de compte, regroupés par Banque.
D'autre part, vous pouvez modifier ou créer vos propres vues.
Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1
Antérieurement à la version 2.1, la fonctionnalité Règlements s'appliquait aux comptes de nature Clients et
Fournisseurs et Comptes rattachés.
A partir de la version 2.1, cette fonctionnalité est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances.
Aussi, tous les règlements saisis à partir de cette version sur des comptes de nature
Autres Tiers avec
échéances
et dans des journaux de Trésorerie alimentent la liste des règlements.
En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les règlements saisis antérieurement sur les comptes de nature
Autres Tiers avec échéances
n'alimentent pas la liste des règlements.
Pour voir les règlements sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...)
Fiche de Règlement
160
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Accès
: Trésorerie - Règlements - Règlements Clients
ET Trésorerie - Règlements - Règlements Fournisseurs
Cette fonctionnalité a pour but de vous permettre de créer facilement un règlement sur un Tiers, sans passer systématiquement par la saisie par journal ou la saisie par écriture, et tout en exécutant le pointage des
échéances.
Création d'un nouveau règlement
Tiers *
:
Vous devez saisir ou sélectionner dans la liste déroulante le compte de nature
Clients et comptes rattachés,
Fournisseurs et comptes rattachés
ou
Autres Tiers avec échéances
sur lequel vous voulez enregistrer le règlement.
Montant de règlement
* :
Vous devez saisir le montant du règlement à comptabiliser.
Dans ce champ, vous pouvez :
- saisir un valeur positive, pour enregistrer un règlement,
- saisir une valeur négative, pour enregistrer un remboursement.
Journal de banque
* :
Seuls sont autorisés les journaux de type Trésorerie et possédant un compte de contrepartie dans leur fiche journal.
Libellé
:
Par défaut, ce champ affiche l'intitulé du compte sélectionné, mais il reste modifiable.
Ce libellé sera ensuite repris sur toutes les lignes de l'écriture comptable et, cela, quelque soit le paramétrage du libellé dans la fiche du journal de banque sélectionné.
Des libellés enrichis sont également disponibles.
Date de règlement
* :
Les règles sur les dates sont les mêmes que dans tous les autres masque de saisie :
- si votre exercice courant est ouvert, alors vous pouvez créer un nouveau règlement sur n'importe quel exercice ouvert,
- si votre exercice courant est clôturé, alors ne pourrez plus créer de nouveau règlement.
Reste à affecter
:
Ce champ est calculé automatiquement. Il affiche la différence existant entre le montant du règlement saisi et les pointages effectués sur les échéances. Il n'est pas modifiable.
Moyen de paiement
:
Ce champ affiche le
Moyen de paiement par défaut
défini dans les options du dossier, mais il reste modifiable.
Il peut être renseigné à titre d'information, afin de conserver le moyen (chèque, traite, virement...) par lequel vous avez payé votre fournisseur ou avez été payé par votre client.
Numéro de pièce
:
Le numéro de pièce dépend du journal de banque sélectionné et du paramétrage sur le numéro de pièce effectué dans ce journal. Il reste modifiable.
Numéro de chèque :
Cette colonne apparaît sur les journaux de type Trésorerie. Le champ est saisissable dès lors qu'un chéquier a
été créé sur la banque rattachée à ce journal et que la saisie concerne un compte Fournisseur. Le numéro de chèque peut être saisi manuellement ou sélectionné dans la liste.
Echéances à pointer :
Les échéances affichées sont les échéances non soldées (non intégralement réglées) existant sur le compte.
Leur affichage et les modes de pointage restent les mêmes que ceux définis dans Pointages.
Actions possibles dans la fiche
-
Consultation/Lettrage
: Ce bouton permet d'accéder à la consultation du compte de Tiers saisi dans le règlement, à condition qu'il soit sauvegardé.
-
Saisie par journal
: Ce bouton permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture comptable correspondante au règlement sauvegardé.
Sauvegarde
La sauvegarde d'une fiche règlement entraîne automatiquement :
- la création d'une nouvelle ligne de règlement dans la liste des Règlements,
- la création d'une écriture comptable dans la saisie journal,
- la mise à jour de l'échéancier Facture et de Pointages,
- la mise à jour de l'échéancier interactif,
...
Modification d'un règlement
Ces modifications concernent les règlements sauvegardés.
Modifications possibles
161
EBP Comptabilité Pro Open Line
La modification d'un règlement est possible si l'écriture a été générée à partir :
- d'un import Communication Entreprise-Expert,
- des Règlements des Tiers,
- de la saisie au kilomètre,
- de la saisie journal,
- de la saisie par écriture,
- d'un relevé bancaire,
- ou des écritures de régularisation.
Dans ces cas-là, le règlement est modifiable sur tous les champs, sauf :
- Date,
- Montant,
- Journal.
Enfin, la modification est possible même si cette écriture est simulée, lettrée, rapprochée, participe à une déclaration de TVA, pointe une échéance.
Modifications impossibles
La modification d'un règlement est impossible si l'écriture :
- est issue de la Gestion Commerciale,
- est générée à partir de la saisie pratique,
- est générée à partir de la saisie guidée,
- possède le statut Validé.
Dans ces cas-là, toute modification est interdite, sauf celle liée au pointage/dépointage des échéances.
Pour modifier un règlement, vous devez accéder à la saisie journal et y effectuer vos modifications. Celles-ci se répercuteront ensuite sur la fiche du règlement.
Cas d'une écriture guidée :
Une écriture issue de la saisie guidée n'est pas modifiable, à priori.
Pourtant, il est possible pour la rendre modifiable. Pour cela, il faut : sélectionner l'écriture en saisie journal, ouvrir le menu contextuel, sélectionner
Modifier l'écriture guidée
. A partir de là, le règlement est modifiable car il n'est plus lié au masque de saisie qui a permis de le générer.
Suppression d'un règlement
Suppressions possibles
La suppression d'un règlement est possible si l'écriture a été générée à partir :
- d'un import Communication Entreprise-Expert,
- des Règlements des Tiers,
- de la saisie au kilomètre,
- de la saisie journal,
- de la saisie par écriture,
- d'un relevé bancaire,
- des écritures de régularisation,
- ou de la Gestion commerciale.
Modifications impossibles
La suppression d'un règlement est impossible si l'écriture :
- est générée à partir de la saisie pratique,
- est générée à partir de la saisie guidée,
- possède le statut Validé.
Cas d'une écriture guidée :
Une écriture issue de la saisie guidée n'est pas supprimable, à priori.
Pourtant, il est possible pour la rendre supprimable. Pour cela, il faut : sélectionner l'écriture en saisie journal, ouvrir le menu contextuel, sélectionner
Modifier l'écriture guidée
. A partir de là, le règlement est supprimable car il n'est plus lié au masque de saisie qui a permis de le générer.
Saisie d’un chèque
La gestion des chéquiers est régie par quelques règles.
Vous pouvez saisir un numéro de chèque lors de la saisie des paiements par chèque dans l’une des options suivantes :
- Saisie par journal (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie par écriture (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie au kilomètre (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Fiche règlement.
Vous devez auparavant :
- Créer vos banques.
- Créer vos chéquiers.
162
DETAIL DES FONCTIONNALITES
En saisie d’un règlement fournisseur par chèque, le logiciel vous proposera le premier chèque disponible du chéquier principal de la banque de saisie.
Vous pourrez sélectionner un autre chèque à partir de la liste déroulante :
- Le premier onglet de la liste présente tous les chèques disponibles du chéquier principal de la banque de saisie.
- Le deuxième onglet de la liste présente les chèques disponibles de tous les chéquiers de la banque de saisie.
- Le troisième onglet présente tous les chèques créés.
Vous ne pourrez en aucun cas utiliser le chèque d’un chéquier d’une autre banque que celle de saisie.
PRELEVEMENTS
Liste des prélèvements clients - Liste des virements fournisseurs
Accès : Echéanciers / Trésorerie - Virements OU Echéanciers / Trésorerie - Prélèvements
Deux listes distinctes existent, mais elles fonctionnent toutes les deux de la même façon.
- La liste des
prélèvements clients
affiche tous les fichiers de prélèvements clients qui ont été sauvegardés.
- La liste des
virements fournisseurs
affiche tous les fichiers de virements fournisseurs qui ont été sauvegardés.
Elles présentent les éléments caractéristiques de chaque fiche, qui sont affichés uniquement pour information.
Mais les vues peuvent être modifiées afin de répondre au mieux à vos besoins.
Pour ajouter une fiche de virement / prélèvement :
- cliquer sur le bouton
Ajouter
dans la barre d'outils ;
- sélectionner
Ajouter
dans le menu contextuel ;
- appuyer sur
Insert
.
La modification d'une fiche reste possible dans tous les cas :
- cliquer sur le bouton
Modifier
dans la barre d'outils ;
- sélectionner
Modifier
dans le menu contextuel ;
- appuyer sur
F2
.
La suppression d'une fiche reste possible dans tous les cas :
- cliquer sur le bouton
Supprimer
dans la barre d'outils ;
- sélectionner
Supprimer
dans le menu contextuel ;
- appuyer sur
Suppr
.
Pour générer les fichiers de virements / prélèvements, il vous suffit de sélectionner la tâche désirée dans la barre de navigation :
- Générer le fichier Cfonb
- Générer le fichier SEPA
En fonction de votre choix, les colonnes
Généré en Cfonb
et
Référence SEPA
seront automatiquement renseignées :
-
Généré en Cfonb
affiche une coche si cette fiche a permis de générer un fichier Cfonb,
-
Référence SEPA
affiche le numéro d'ordre si cette fiche a permis de générer un fichier SEPA
- Dans tous les cas, il est possible de générer un fichier Cfonb et/ou un fichier SEPA à partir d'une même fiche.
Fiche de virement - Fiche de prélèvement
Accès
: Echéanciers / Trésorerie - Fournisseurs - Virements OU Echéanciers / Trésorerie - Clients -
Prélèvements.
Les fiches de virements et les fiches de prélèvements sont accessibles à partir de la liste des virements et de la liste des prélèvements. Elles sont également accessibles à partir des échéanciers interactifs et par l'intermédiaire de l'assistant de génération des règlements.
Le même fonctionnement s'applique à la fois aux virements et aux prélèvements.
Ces fiches permettent de générer le fichier de virement ou de prélèvement que vous pourrez ensuite adresser à votre banque pour effectuer le traitement bancaire.
Informations bancaires
Banque
La banque proposée par défaut est la banque définie dans Options comptables - Règlements.
Elle est obligatoire.
Elle reste modifiable, sans impact sur les options comptables.
RIB/BBAN
163
EBP Comptabilité Pro Open Line
Le RIB/BBAN proposé par défaut est le RIB/BBAN défini dans la fiche de la banque précédemment sélectionné.
Il est obligatoire.
Il reste modifiable ; sa modification n'impacte pas la fiche de la banque.
Informations virement / prélèvement
Type
Le choix du type existe sur les prélèvements et les virements. Il s'agit d'instructions données par le créancier à sa banque afin d'émettre un prélèvement ou un virement.
Il existe deux types de prélèvement : Prélèvement ordinaire et Prélèvement accéléré.
Il existe trois types de virement : Virements ordinaires, Virements à échéance E-2 et Virements à échéance E-
3.
Date de virement / prélèvement
La date de virement / prélèvement est la date à laquelle le virement / prélèvement doit être effectué par la banque.
Celle proposée par défaut est la date système.
Elle est obligatoire.
Elle reste modifiable.
Numéro d'émetteur
Le numéro d'émetteur est unique à chaque banque.
Le numéro affiché dans la fiche de virement / prélèvement est celui qui a été renseigné dans la fiche de la banque.
Il est obligatoire pour la génération de fichier CFONB.
Il reste modifiable ; sa modification n'impacte pas la fiche de la banque.
Identifiant Créancier SEPA
Le numéro d'émetteur est unique à chaque banque.
Le numéro affiché dans la fiche de virement / prélèvement est celui qui a été renseigné dans la fiche de la banque.
Il est obligatoire pour la génération de fichier de prélèvement SEPA.
Il n'est pas obligatoire pour la génération de fichier de virement SEPA.
Il reste modifiable ; sa modification n'impacte pas la fiche de la banque.
Raison sociale
La raison sociale est repris des Options comptables - Coordonnées.
Il s'agit de la société émettrice du virement / prélèvement.
Elle est obligatoire.
Elle reste modifiable ; sa modification n'impacte pas les Options société.
Code Siret
Le Siret est demandé uniquement pour les virements.
Le Siret est repris des Options comptables - TVA.
Il s'agit du Siret de la société émettrice du virement / prélèvement.
Il est optionnel.
Il reste modifiable ; sa modification n'impacte pas les Options société.
Référence virement / prélèvement
Ce champ est obligatoire, il vous permet d'identifier vos virements / prélèvements.
Format du fichier
Le format du fichier est ETEBAC 160 (CFONB) ou SEPA, en fonction de l'action choisie.
Centralisation par compte
La centralisation par compte est une option qui, si elle est activée, permet de regrouper tous les règlements d'un même Tiers dans le même virement / prélèvement.
Cette centralisation est visible dans la fiche par une ligne de centralisation qui est automatiquement créée pour chaque tiers.
Contenu du fichier
Ajouter un règlement comptabilisé
En cliquant sur
Ajouter / Ajouter règlements
, une nouvelle boîte s'affiche. Par défaut, elle affiche tous les règlements fournisseurs ayant un Moyen de paiement Virement et tous les règlements clients ayant un Moyen de paiement Prélèvement qui ont déjà été comptabilisés.
Ces règlements sont affichés pour information et ne sont pas directement modifiables.
Dans le cadre d'un virement, seuls les comptes Fournisseurs ayant un règlement par virement sont proposés, mais il est possible de sélectionner des clients fin d'émettre des virements de remboursement. De la même manière, dans le cadre d'un prélèvement, seuls les comptes Clients ayant un règlement par prélèvement sont proposés, mais il est possible de sélectionner des fournisseurs afin d'émettre des prélèvement de remboursement.
Les fourchettes de comptes et de dates sont modifiables. Mais, après modification de ces fourchettes, il est impératif de cliquer sur
Rafraîchir
ou de faire
F5
.
Pour intégrer un règlement à votre fichier, il suffit de cocher la case située à l'extrême gauche de la ligne de règlement puis de cliquer sur
OK
.
Si vous activez l'option
Seulement les règlements ne participant à un virement / prélèvement
, alors seuls les règlements non encore inclus dans une fiche de virement / prélèvement vous seront proposés. Si vous
164
DETAIL DES FONCTIONNALITES désactivez l'option, alors tous les règlements répondant à vos critères de sélection seront présentés, même s'ils sont déjà utilisés dans un autre fichier de virement / prélèvement.
Ajouter un autre virement / prélèvement
En cliquant sur
Ajouter / Saisie libre
, vous pouvez directement créer dans votre fiche de nouvelles lignes de virement / prélèvement. Ces saisies seront prises en compte dans le fichier à générer mais seront sans impact sur votre comptabilité.
N° de compte
Le numéro de compte est le numéro de Tiers auquel/sur lequel vous souhaitez effectuer un virement / un prélèvement.
Dans le cas d'un ajout de règlement comptabilisé, le numéro de compte est repris de la ligne de règlement; dans le cas d'une saisie libre, il doit obligatoirement être saisi.
Le numéro de compte reste modifiable.
Raison sociale
La raison sociale est l'intitulé du compte sur lequel virer / prélever.
Elle est obligatoire.
Elle reste modifiable.
N° de pièce
Dans le cas d'un ajout de règlement comptabilisé, le n° de pièce est repris de la ligne de règlement ; dans le cas d'une saisie libre, il peut être saisi, mais il n'est pas obligatoire.
Dans tous les cas, il reste modifiable.
Libellé
Dans le cas d'un ajout de règlement comptabilisé, le libellé est repris de la ligne de règlement ; dans le cas d'une saisie libre, il doit obligatoirement être saisi.
Dans tous les cas, il reste modifiable.
Montant
Dans le cas d'un ajout de règlement comptabilisé, le montant est repris de la ligne de règlement ; dans le cas d'une saisie libre, il doit obligatoirement être saisi.
Dans tous les cas, il reste modifiable.
RIB/BBAN
Le RIB/BBAN est le numéro de compte du Tiers que vous voulez utiliser pour le virement / prélèvement.
Ce numéro est repris de la fiche du compte - onglet Coordonnées.
Il reste modifiable, soit en saisissant directement dans le champ, soit en ouvrant la liste déroulante et en sélectionnant parmi les autres coordonnées bancaires renseignées sur la fiche du tiers.
Motif économique (uniquement pour les virements)
Le motif économique est obligatoire pour un virement international.
Coordonnées bancaires internationales
Les coordonnées bancaires internationales regroupent l’IBAN, le BIC, le nom de la banque, la domiciliation et le code pays. Elles sont obligatoires pour un virement international et pour la génération de fichier SEPA.
Ces coordonnées sont reprises de la fiche du compte - onglet Coordonnées.
Elles restent modifiables dans la fiche du virement.
Référence et date de mandat
La
Référence unique de mandat SEPA
et la
Date de signature du mandat
sont obligatoires pour la génération de fichier SEPA.
Sauvegarder
Ce bouton, comme dans les autre fonctionnalités, permet de sauvegarder la fiche de virement / prélèvement sans exécuter de traitement.
Générer le fichier
Pour générer le fichier de virement / prélèvement, il vous suffit de cliquer sur
Générer le ficher CFONB
ou
Générer le fichier SEPA
puis de définir l'emplacement et le nom de ce fichier.
Vous devrez ensuite communiquer ce fichier à votre banque pour qu'elle exécute les virements / prélèvements.
Lorsque le fichier a été généré, un symbole apparaÏt dans la colonne
Généré
de la liste. Ce symbole n'est pas modifiable.
Le chemin dans lequel est généré le fichier peut être paramétré dans les Paramètres - Société - Options comptables - Règlements.
Prélèvement
Indiquez l’emplacement et le nom du fichier à générer et cliquez sur
Valider
.
Virement
Selon le code pays des tiers des lignes de virement, vous pouvez générer un fichier de virement France ou un fichier de virement international ou les deux.
Un virement France concerne les tiers basés en France.
Un virement international concerne les tiers basés hors de France.
Indiquez l’emplacement et le nom du fichier à générer et cliquez sur
Valider
.
Modifier ou supprimer une fiche
La modification ou la suppression d'une fiche de virement / prélèvement est toujours possible, même si le fichier a déjà été généré.
Voir le règlement
Ce bouton permet d'accéder à l'écriture comptable de règlement à partir de laquelle le virement ou le prélèvement est constitué.
165
EBP Comptabilité Pro Open Line
Actualiser le règlement
Ce bouton permet d'intégrer dans le virement ou le prélèvement les modifications faites sur la ligne d'écriture.
ECHEANCES A RELANCER
Echéances à relancer
Accès
: Trésorerie - Clients - Echéances à relancer
Les échéances à relancer permettent d'afficher à l'écran les échéances d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage.
Il permet une visualisation rapide des échéances et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches, sans passer par les impressions.
Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones.
La liste affichée n'est pas directement modifiable.
Un en-tête
Filtre sur les dates d'échéance
Ce filtre est indépendant de l'exercice courant comme des exercices existants : vous pouvez donc rechercher toutes les échéances que vous avez saisies dans votre dossier, sans avoir à changer d'exercice courant.
Filtre sur les comptes
Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes.
Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle.
Seulement les comptes autorisant l'échéancier
Toutes les factures et tous les avoirs enregistrés sur des comptes Clients, Fournisseurs, Comptes rattachés et
Autres Tiers avec échéances génèrent des échéances et, cela, même lorsque le compte n'autorise pas la gestion de l'échéancier.
Lorsque cette option est activée, alors seules les échéances enregistrées sur des comptes autorisant l'échéancier sont visibles.
Lorsque cette option est désactivée, alors toutes les échéances enregistrées sur tous les comptes sont visibles.
Exclure les comptes à ne pas relancer
Cette option est disponible uniquement sur l'
Echéancier interactif Client
, onglet
Echéances à relancer.
Cette option vous permet d'afficher ou non les échéances des comptes pour lesquels l'option
Ne pas relancer
a été activée.
Un compte défini comme
A ne pas relancer
peut malgré tout faire l'objet d'une relance / d'un rappel.
Exclure les comptes sous le seuil de relance
Cette option est disponible uniquement sur l'
Echéancier interactif Client
, onglet
Echéances à relancer.
Cette option vous permet d'afficher ou non les échéances non soldées des comptes dont la somme est inférieure au seuil de relance défini dans la fiche compte.
Les échéances non soldées dont la somme est inférieure au seuil de relance peut malgré tout faire l'objet d'une relance / d'un rappel.
Options : Type d'échéance
Ce filtre vous permet de rechercher plus précisément les échéances en isolant les factures des avoirs.
Exclure les échéances relancées après le ...
Cette option est disponible uniquement sur l'
Echéancier interactif Client
, onglet
Echéances à relancer.
Cette option vous permet d'afficher uniquement les échéances qui n'ont pas été relancées après une certaine date.
Si le champ Date est vide, ce signifie que toutes les échéances non soldées, quelque soit leur date de relance, sont affichées.
Niveau de sévérité
Cette option est disponible uniquement sur l'
Echéancier interactif Client
, onglet
Echéances à relancer.
Cette option vous permet d'afficher les échéances en fonction du niveau de sévérité sélectionné dans les relances.
5 choix sont disponibles :
- Les choix
1, 2 et 3
correspondent aux niveaux de sévérité applicables sur une relance. Si vous sélectionnez l'un de ces niveaux, la liste vous affichera toutes les échéances dont la dernière relance contient le niveau sélectionné.
166
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- Si vous sélectionnez
Tous
, alors toutes les échéances à relancer seront affichées, qu'elles aient déjà été relancées ou non.
Conservation des filtres :
Les filtres sélectionnés dans l'échéancier interactif sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant.
En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
Actualiser la liste
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Corps de la fenêtre
Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable.
Les lignes affichées sont des lignes d'échéance de type Facture et de type Avoir.
Toutes les informations importantes existant sur ces échéances ou sur les lignes d'écritures auxquelles elles se rapportent sont disponibles dans la liste : elles sont identiques à celles déjà affichées dans les échéanciers
(
Date d'échéance, Code Tiers, Montant de l'échéance, Solde de l'échéance
...)
Dans la colonne
Pointée en dehors de la comptabilité,
une coche apparaît sur l'échéance lorsque celle-ci a
été pointée dans une autre application, par exemple en Gestion Commerciale. Cette information vous rappelle qu'il est impossible de modifier cette échéance en comptabilité.
Dans la colonne
Inactive
, vous trouverez une coche sur toutes les échéances que vous avez souhaitez purgées, soit par l'assistant de
Maintenance des échéances
, soit en cochant
Inactive
dans l'échéancier luimême.
Une échéance inactive existe toujours dans l'application, elle n'est simplement plus disponible au pointage ou dans les états (ex :relances...).
Une échéance inactive peut toujours être réactivée.
Actions possibles
Nouvelle relance : Cette action est disponible lorsque vous êtes positionné dans l'onglet
Echéances à relancer
. Il vous permet de notifier les relances et rappels que vous effectués.
Saisie par journal : Permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture d'origine.
Nouvelle écriture comptable : Permet de créer une nouvelle écriture comptable.
Voir document : Permet d'accéder directement au document qui a permis de générer l'écriture contenant l'échéance sélectionnée (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie guidée...).
Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée.
Régler la(les) échéance(s) :
Si votre sélection ne contient qu'un seul Tiers, alors cette action permet d'accéder à une fiche de règlement permettant de créer l'écriture comptable de règlement et proposant un pointage entre ce nouveau règlement et l'échéance sélectionnée.
Si votre sélection comprend plusieurs Tiers, alors cette action permet d'accéder à l'assistant de génération des règlements permettant de comptabiliser les écritures de règlements, de réaliser les pointages et générer des fichiers de virements/prélèvements.
Pointer l'Avoir avec des échéances de facture : Permet d'accéder directement à l'échéancier de la ligne sélectionnée, afin de pointer un avoir avec une facture.
Visualiser les pointages : Cette action vous permet de d'accéder à la liste de toutes les écritures qui ont permis de pointer cette échéance; il peut s'agir d'un avoir, présent dans l'
Echéancier interactif
ou d'un règlement présent dans la liste des règlements.
Voir compte : cette permet permet d'accéder à la fiche du compte sélectionné dans la liste
Vues
D'autre part, vous pouvez modifier ou créer vos propres vues.
Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1
Antérieurement à la version 2.1, la gestion de l'échéancier s'effectuait sur les comptes de nature Clients et
Fournisseurs et Comptes rattachés.
A partir de la version 2.1, la gestion de l'échéancier est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec
échéances.
Aussi, toutes les écritures saisies à partir de cette version sur des comptes de nature
Autres Tiers avec
échéances
permettent la gestion de l'échéancier et seront visibles dans l'échéancier interactif.
167
EBP Comptabilité Pro Open Line
En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les écritures saisies antérieurement sur les comptes de nature
Autres Tiers avec échéances
ne permettent pas la gestion de l'échéancier et ne sont donc pas visibles dans l'échéancier interactif.
Pour pouvoir gérer des échéances sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure
(par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...).
RELANCES / RAPPELS
Liste des relances et rappels
Accès
: Trésorerie - Clients - Relances / Rappels
Cette liste vous affiche toutes les relances et rappels que vous avez générés à partir de l'onglet
Echéances à relancer
.
Aucun ajout n'est possible directement dans cette liste.
En revanche, la suppression des relances est possible.
- Si une relance est supprimée, alors cette relance sera supprimée de l'historique des Relances disponible en cliquant sur le + dans l'onglet Echéances à relancer.
- En revanche, les colonnes donnant des informations sur la dernière relance effectuée ne sont pas modifiées.
Pour accéder au contenu de la relance, il vous suffit de double cliquer sur la ligne désirée ou de cliquer sur le bouton
Modifier
de la barre d'outils.
Par défaut, les relances et rappels sont affichés par ordre chronologique (
Vue Défaut
). Par la vue
Relance par type
, vous pouvez obtenir le classement de vos relances d'abord en fonction de leur type puis en fonction de la date.
Une tâche
Echéances à relancer
est disponible dans le volet de navigation, elle vous permet de réafficher l'onglet
Echéances à relancer
de
l'Echéancier interactif.
Relances et rappels
Accès
: Trésorerie - Clients - Relances / Rappels
Les Relances et rappels sont créés à partir de l'onglet
Echéances à relancer
.
Les
Relances et rappels
déjà effectués peuvent être consultés deux manières différentes :
- soit, en résumé, dans l'onglet
Echéances à relancer
, en dépliant le signe
+
présent sur les échéances relancées,
- soit, en doublant cliquant sur l'une des lignes présentes dans la liste des
Relances/Rappels
.
Le but de cette fonctionnalité est de tracer les actions de relances et de rappels que vous avez effectuées auprès de vos clients et de leur appliquer éventuellement des frais d'impayés et des pénalités de retard.
Elle ne permet pas d'imprimer de lettres de relances.
Les champs disponibles
Numéro
Un numéro automatiquement incrémenté est généré à l'enregistrement de chaque relance.
Type
Une liste déroulante vous permet de sélectionner de type d'action que vous avez effectué (courrier, téléphone ou E-mail). Il pourra toujours être modifié.
Date
La date de l'action est par défaut la date système. Elle peut toujours être modifiée.
Echéances à relancer
La grille
Echéances à relancer
vous présente toutes les échéances concernées par l'action de Relance /
Rappel.
Le nombre d'échéances ou de clients listés dans une fiche dépend avant tout de la sélection que vous avez effectuée dans l'onglet
Echéances à relancer
. Le nombre de lignes ou de comptes concernés n'est donc pas limité.
Compte, Pièce, Document, Libellé, Date d'échéance, Moyen de paiement, Montant de l'échéance, Solde dû de l'échéance
Les champs
Compte, Pièce, Document, Libellé, Date d'échéance, Moyen de paiement, Montant de l'échéance, Solde dû de l'échéance
reprennent les éléments présents sur la ligne d'écriture et sur la ligne d'échéance d'origine.
Ces éléments ne sont pas modifiables dans la relance / rappel.
Toute modification sur la ligne d'écriture ou la ligne d'échéance est sans impact sur les relances / rappels déjà enregistrés.
168
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Commentaires
Le champ
Commentaires
est librement saisissable pour chaque échéance : il vous permet de saisir un commentaire sur, par exemple, la réponse fournie par le client.
Pénalités
Le champ
Pénalités
est vierge par défaut. Il affichera une coche si des Pénalités de retard ont été facturées au client.
Frais
Le champ
Frais
est vierge par défaut. Il affichera une coche si des frais d'impayés ont été facturés au client.
Niveau de sévérité
Le champ
Niveau de sévérité
vous permet de définir une priorité de relance sur l'échéance.
Il existe 3 niveaux de sévérité (1, 2 et 3).
Le champ est géré automatiquement à la création d'une nouvelle relance mais est toujours modifiable.
- A la première relance d'une échéance, le niveau de sévérité est de 1.
- Si une échéance a déjà été relancée avec le niveau 1 alors, lors de la création d'une nouvelle relance, le niveau de sévérité est automatiquement mis sur 2.
- Si une échéance a déjà été relancée avec le niveau 2 alors, lors de la création d'une nouvelle relance, le niveau de sévérité est automatiquement mis sur 3.
- Si une échéance a déjà été relancée avec le niveau 3 alors, lors de la création d'une nouvelle relance, le niveau de sévérité reste sur 3.
Par défaut, les échéances sont regroupées par compte client et des totaux par clients sont disponibles.
Nombre de jours de retard
Ce champ affiche, pour chaque échéance, le nombre de jours écoulés entre la date d'échéance et la date de la relance.
Si la date d'échéance est antérieure ou égale à la date de la relance, alors le champ reste vide.
Il n'est pas modifiable directement, mais se met à jour lors la création d'une relance ou lors de la modification de la date de la relance.
Les actions disponibles
Fiche Tiers
: Ce bouton vous permet d'accéder à la fiche Tiers du client que vous relancez.
Voir compte
: Ce bouton vous permet d'accéder à la fiche du compte comptable que vous relancez.
Appliquer des frais d'impayés
:
Ce bouton vous permet de facturer des frais d'impayés à un client.
Il vous est possible de sélectionner une seule ou plusieurs échéances pour un même client.
Cliquer sur ce bouton entraîne l'ouverture d'une saisie guidée.
Pour chaque comptabilisation de frais d'impayés, vous pouvez y saisir le montant des frais que vous voulez.
Vous pouvez également paramétrer un montant de base dans les Paramètres - Société - options Comptables -
Relances.
L'enregistrement de cette saisie fait apparaître une coche dans la colonne
Frais
de toutes les échéances concernées par ces frais.
La suppression de l'écriture comptable de frais d'impayés ne supprime pas la coche dans la fiche de Relance /
Rappel.
Appliquer les Pénalités de retard :
Ce bouton vous permet de facturer des pénalités de retard à un client.
Il vous est possible de sélectionner une seule ou plusieurs échéances pour un même client.
Cliquer sur ce bouton entraîne l'ouverture d'une saisie guidée.
Pour chaque application de pénalités de retard, vous pouvez y saisir le montant de pénalités que vous voulez.
Vous pouvez également paramétrer un montant de base dans les Paramètres - Société - options Comptables -
Relances.
L'enregistrement de cette saisie fait apparaître une coche dans la colonne
Pénalités
de toutes les échéances concernées par ces frais.
La suppression de l'écriture comptable de pénalités de retard ne supprime pas la coche dans la fiche de Relance
/ Rappel.
Recopier le commentaire
: Ce bouton vous permet de recopier le commentaire saisi sur une ligne d'échéance sur toutes les lignes d'échéance du même tiers. Il vous suffit de vous positionner sur la ligne dont vous voulez recopier le commentaire sur les autres lignes du même Tiers et de cliquer sur
Recopier le commentaire.
Recopier le niveau de sévérité :
Ce bouton vous permet de recopier le niveau de sévérité appliqué à une ligne d'échéance sur toutes les lignes d'échéance du même tiers. Il vous suffit de vous positionner sur la ligne dont vous voulez recopier le niveau sur les autres lignes du même Tiers et de cliquer sur
Recopier le niveau de sévérité
.
169
EBP Comptabilité Pro Open Line
Ecritures :
Ce bouton vous permet de voir les écritures suivantes:
- l'écriture à l'origine de l'échéance sélectionnée dans la relance,
- la dernière écriture de frais générée dans cette relance, quelque soit l'échéance sélectionnée.
- la dernière écriture de pénalités, quelque soit l'échéance sélectionnée.
Notes
Vous pouvez saisi des notes dans cet onglet. Ces notes seront reprises dans la liste des relances.
Documents associés
Dans cet onglet, vous pouvez ajouter les documents associés que vous voulez. Un visuel sera affiché dans la liste des relances si un document est associé à une relance.
FOURNISSEURS ET AUTRES TIERS
REGLEMENTS
Liste des règlements des Tiers
Accès
: Trésorerie - Règlements - Règlements Clients
ET Trésorerie - Règlements - Règlements Fournisseurs
La liste des règlements des Tiers est commune à toutes les listes.
Elle permet d'accéder au détail des règlements, de consulter / modifier / générer un pointage entre un règlement et une échéance et de créer un nouveau règlement.
Cette liste est alimentée automatiquement dès que vous saisissez une écriture de type Règlement dans un journal de type Trésorerie ou Opérations Diverses.
Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones.
Un en-tête
Filtre sur les dates
Ce filtre concernent l'exercice et les dates des écritures de règlement.
Filtre sur les comptes
Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes.
Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle.
Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ :
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné
Clients - Règlements clients
, alors vous pourrez uniquement visualiser les règlements enregistrés sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés.
- Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné
Fournisseurs et Autres Tiers - Règlements
, alors vous pourrez uniquement interroger les règlements enregistrés sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances.
Moyen de paiement
Ce filtre vous permet de sélectionner un moyen de paiement. Ainsi, seuls seront affichés les règlements enregistrés avec ce moyen de paiement. Pour cela, il vous suffit de saisir directement dans le champ ou de sélectionner dans la liste déroulante.
Lorsque le filtre est vierge, cela signifie qu'aucun filtre n'est effectué.
Conservation des filtres :
Les filtres sélectionnés dans la liste des règlements sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant.
En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués.
Actualiser la liste
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Corps de la fenêtre
Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable.
Actions possibles
Saisie par journal : Permet d'accéder au journal d'origine de la ligne sélectionnée.
Nouveau règlement : Permet d'accéder à une nouvelle fiche de règlement.
Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée.
170
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Pointer le Règlement avec des échéances : Permet d'accéder au règlement déjà comptabilisé, afin de consulter ou de modifier le pointage entre le règlement et une échéance.
Vues
Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste :
Avec détails des échéances pointées
: Si un pointage a été exécuté entre un règlement et une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître l'échéance avec laquelle le règlement a été pointé.
Sans détail des échéances pointées
: Cette liste affiche tous les règlements, par ordre chronologique et par numéro de compte, regroupés par Banque.
D'autre part, vous pouvez modifier ou créer vos propres vues.
Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1
Antérieurement à la version 2.1, la fonctionnalité Règlements s'appliquait aux comptes de nature Clients et
Fournisseurs et Comptes rattachés.
A partir de la version 2.1, cette fonctionnalité est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances.
Aussi, tous les règlements saisis à partir de cette version sur des comptes de nature
Autres Tiers avec
échéances
et dans des journaux de Trésorerie alimentent la liste des règlements.
En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les règlements saisis antérieurement sur les comptes de nature
Autres Tiers avec échéances
n'alimentent pas la liste des règlements.
Pour voir les règlements sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...)
Fiche de Règlement
Accès
: Trésorerie - Règlements - Règlements Clients
ET Trésorerie - Règlements - Règlements Fournisseurs
Cette fonctionnalité a pour but de vous permettre de créer facilement un règlement sur un Tiers, sans passer systématiquement par la saisie par journal ou la saisie par écriture, et tout en exécutant le pointage des
échéances.
Création d'un nouveau règlement
Tiers *
:
Vous devez saisir ou sélectionner dans la liste déroulante le compte de nature
Clients et comptes rattachés,
Fournisseurs et comptes rattachés
ou
Autres Tiers avec échéances
sur lequel vous voulez enregistrer le règlement.
Montant de règlement
* :
Vous devez saisir le montant du règlement à comptabiliser.
Dans ce champ, vous pouvez :
- saisir un valeur positive, pour enregistrer un règlement,
- saisir une valeur négative, pour enregistrer un remboursement.
Journal de banque
* :
Seuls sont autorisés les journaux de type Trésorerie et possédant un compte de contrepartie dans leur fiche journal.
Libellé
:
Par défaut, ce champ affiche l'intitulé du compte sélectionné, mais il reste modifiable.
Ce libellé sera ensuite repris sur toutes les lignes de l'écriture comptable et, cela, quelque soit le paramétrage du libellé dans la fiche du journal de banque sélectionné.
Des libellés enrichis sont également disponibles.
Date de règlement
* :
Les règles sur les dates sont les mêmes que dans tous les autres masque de saisie :
- si votre exercice courant est ouvert, alors vous pouvez créer un nouveau règlement sur n'importe quel exercice ouvert,
- si votre exercice courant est clôturé, alors ne pourrez plus créer de nouveau règlement.
Reste à affecter
:
Ce champ est calculé automatiquement. Il affiche la différence existant entre le montant du règlement saisi et les pointages effectués sur les échéances. Il n'est pas modifiable.
Moyen de paiement
:
Ce champ affiche le
Moyen de paiement par défaut
défini dans les options du dossier, mais il reste modifiable.
171
EBP Comptabilité Pro Open Line
Il peut être renseigné à titre d'information, afin de conserver le moyen (chèque, traite, virement...) par lequel vous avez payé votre fournisseur ou avez été payé par votre client.
Numéro de pièce
:
Le numéro de pièce dépend du journal de banque sélectionné et du paramétrage sur le numéro de pièce effectué dans ce journal. Il reste modifiable.
Numéro de chèque :
Cette colonne apparaît sur les journaux de type Trésorerie. Le champ est saisissable dès lors qu'un chéquier a
été créé sur la banque rattachée à ce journal et que la saisie concerne un compte Fournisseur. Le numéro de chèque peut être saisi manuellement ou sélectionné dans la liste.
Echéances à pointer :
Les échéances affichées sont les échéances non soldées (non intégralement réglées) existant sur le compte.
Leur affichage et les modes de pointage restent les mêmes que ceux définis dans Pointages.
Actions possibles dans la fiche
-
Consultation/Lettrage
: Ce bouton permet d'accéder à la consultation du compte de Tiers saisi dans le règlement, à condition qu'il soit sauvegardé.
-
Saisie par journal
: Ce bouton permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture comptable correspondante au règlement sauvegardé.
Sauvegarde
La sauvegarde d'une fiche règlement entraîne automatiquement :
- la création d'une nouvelle ligne de règlement dans la liste des Règlements,
- la création d'une écriture comptable dans la saisie journal,
- la mise à jour de l'échéancier Facture et de Pointages,
- la mise à jour de l'échéancier interactif,
...
Modification d'un règlement
Ces modifications concernent les règlements sauvegardés.
Modifications possibles
La modification d'un règlement est possible si l'écriture a été générée à partir :
- d'un import Communication Entreprise-Expert,
- des Règlements des Tiers,
- de la saisie au kilomètre,
- de la saisie journal,
- de la saisie par écriture,
- d'un relevé bancaire,
- ou des écritures de régularisation.
Dans ces cas-là, le règlement est modifiable sur tous les champs, sauf :
- Date,
- Montant,
- Journal.
Enfin, la modification est possible même si cette écriture est simulée, lettrée, rapprochée, participe à une déclaration de TVA, pointe une échéance.
Modifications impossibles
La modification d'un règlement est impossible si l'écriture :
- est issue de la Gestion Commerciale,
- est générée à partir de la saisie pratique,
- est générée à partir de la saisie guidée,
- possède le statut Validé.
Dans ces cas-là, toute modification est interdite, sauf celle liée au pointage/dépointage des échéances.
Pour modifier un règlement, vous devez accéder à la saisie journal et y effectuer vos modifications. Celles-ci se répercuteront ensuite sur la fiche du règlement.
Cas d'une écriture guidée :
Une écriture issue de la saisie guidée n'est pas modifiable, à priori.
Pourtant, il est possible pour la rendre modifiable. Pour cela, il faut : sélectionner l'écriture en saisie journal, ouvrir le menu contextuel, sélectionner
Modifier l'écriture guidée
. A partir de là, le règlement est modifiable car il n'est plus lié au masque de saisie qui a permis de le générer.
Suppression d'un règlement
Suppressions possibles
La suppression d'un règlement est possible si l'écriture a été générée à partir :
- d'un import Communication Entreprise-Expert,
- des Règlements des Tiers,
- de la saisie au kilomètre,
- de la saisie journal,
172
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- de la saisie par écriture,
- d'un relevé bancaire,
- des écritures de régularisation,
- ou de la Gestion commerciale.
Modifications impossibles
La suppression d'un règlement est impossible si l'écriture :
- est générée à partir de la saisie pratique,
- est générée à partir de la saisie guidée,
- possède le statut Validé.
Cas d'une écriture guidée :
Une écriture issue de la saisie guidée n'est pas supprimable, à priori.
Pourtant, il est possible pour la rendre supprimable. Pour cela, il faut : sélectionner l'écriture en saisie journal, ouvrir le menu contextuel, sélectionner
Modifier l'écriture guidée
. A partir de là, le règlement est supprimable car il n'est plus lié au masque de saisie qui a permis de le générer.
Saisie d’un chèque
La gestion des chéquiers est régie par quelques règles.
Vous pouvez saisir un numéro de chèque lors de la saisie des paiements par chèque dans l’une des options suivantes :
- Saisie par journal (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie par écriture (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie au kilomètre (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Fiche règlement.
Vous devez auparavant :
- Créer vos banques.
- Créer vos chéquiers.
En saisie d’un règlement fournisseur par chèque, le logiciel vous proposera le premier chèque disponible du chéquier principal de la banque de saisie.
Vous pourrez sélectionner un autre chèque à partir de la liste déroulante :
- Le premier onglet de la liste présente tous les chèques disponibles du chéquier principal de la banque de saisie.
- Le deuxième onglet de la liste présente les chèques disponibles de tous les chéquiers de la banque de saisie.
- Le troisième onglet présente tous les chèques créés.
Vous ne pourrez en aucun cas utiliser le chèque d’un chéquier d’une autre banque que celle de saisie.
VIREMENTS
Liste des prélèvements clients - Liste des virements fournisseurs
Accès : Echéanciers / Trésorerie - Virements OU Echéanciers / Trésorerie - Prélèvements
Deux listes distinctes existent, mais elles fonctionnent toutes les deux de la même façon.
- La liste des
prélèvements clients
affiche tous les fichiers de prélèvements clients qui ont été sauvegardés.
- La liste des
virements fournisseurs
affiche tous les fichiers de virements fournisseurs qui ont été sauvegardés.
Elles présentent les éléments caractéristiques de chaque fiche, qui sont affichés uniquement pour information.
Mais les vues peuvent être modifiées afin de répondre au mieux à vos besoins.
Pour ajouter une fiche de virement / prélèvement :
- cliquer sur le bouton
Ajouter
dans la barre d'outils ;
- sélectionner
Ajouter
dans le menu contextuel ;
- appuyer sur
Insert
.
La modification d'une fiche reste possible dans tous les cas :
- cliquer sur le bouton
Modifier
dans la barre d'outils ;
- sélectionner
Modifier
dans le menu contextuel ;
- appuyer sur
F2
.
La suppression d'une fiche reste possible dans tous les cas :
- cliquer sur le bouton
Supprimer
dans la barre d'outils ;
- sélectionner
Supprimer
dans le menu contextuel ;
173
EBP Comptabilité Pro Open Line
- appuyer sur
Suppr
.
Pour générer les fichiers de virements / prélèvements, il vous suffit de sélectionner la tâche désirée dans la barre de navigation :
- Générer le fichier Cfonb
- Générer le fichier SEPA
En fonction de votre choix, les colonnes
Généré en Cfonb
et
Référence SEPA
seront automatiquement renseignées :
-
Généré en Cfonb
affiche une coche si cette fiche a permis de générer un fichier Cfonb,
-
Référence SEPA
affiche le numéro d'ordre si cette fiche a permis de générer un fichier SEPA
- Dans tous les cas, il est possible de générer un fichier Cfonb et/ou un fichier SEPA à partir d'une même fiche.
Fiche de virement - Fiche de prélèvement
Accès
: Echéanciers / Trésorerie - Fournisseurs - Virements OU Echéanciers / Trésorerie - Clients -
Prélèvements.
Les fiches de virements et les fiches de prélèvements sont accessibles à partir de la liste des virements et de la liste des prélèvements. Elles sont également accessibles à partir des échéanciers interactifs et par l'intermédiaire de l'assistant de génération des règlements.
Le même fonctionnement s'applique à la fois aux virements et aux prélèvements.
Ces fiches permettent de générer le fichier de virement ou de prélèvement que vous pourrez ensuite adresser à votre banque pour effectuer le traitement bancaire.
Informations bancaires
Banque
La banque proposée par défaut est la banque définie dans Options comptables - Règlements.
Elle est obligatoire.
Elle reste modifiable, sans impact sur les options comptables.
RIB/BBAN
Le RIB/BBAN proposé par défaut est le RIB/BBAN défini dans la fiche de la banque précédemment sélectionné.
Il est obligatoire.
Il reste modifiable ; sa modification n'impacte pas la fiche de la banque.
Informations virement / prélèvement
Type
Le choix du type existe sur les prélèvements et les virements. Il s'agit d'instructions données par le créancier à sa banque afin d'émettre un prélèvement ou un virement.
Il existe deux types de prélèvement : Prélèvement ordinaire et Prélèvement accéléré.
Il existe trois types de virement : Virements ordinaires, Virements à échéance E-2 et Virements à échéance E-
3.
Date de virement / prélèvement
La date de virement / prélèvement est la date à laquelle le virement / prélèvement doit être effectué par la banque.
Celle proposée par défaut est la date système.
Elle est obligatoire.
Elle reste modifiable.
Numéro d'émetteur
Le numéro d'émetteur est unique à chaque banque.
Le numéro affiché dans la fiche de virement / prélèvement est celui qui a été renseigné dans la fiche de la banque.
Il est obligatoire pour la génération de fichier CFONB.
Il reste modifiable ; sa modification n'impacte pas la fiche de la banque.
Identifiant Créancier SEPA
Le numéro d'émetteur est unique à chaque banque.
Le numéro affiché dans la fiche de virement / prélèvement est celui qui a été renseigné dans la fiche de la banque.
Il est obligatoire pour la génération de fichier de prélèvement SEPA.
Il n'est pas obligatoire pour la génération de fichier de virement SEPA.
Il reste modifiable ; sa modification n'impacte pas la fiche de la banque.
Raison sociale
La raison sociale est repris des Options comptables - Coordonnées.
Il s'agit de la société émettrice du virement / prélèvement.
Elle est obligatoire.
Elle reste modifiable ; sa modification n'impacte pas les Options société.
Code Siret
Le Siret est demandé uniquement pour les virements.
Le Siret est repris des Options comptables - TVA.
Il s'agit du Siret de la société émettrice du virement / prélèvement.
Il est optionnel.
Il reste modifiable ; sa modification n'impacte pas les Options société.
174
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Référence virement / prélèvement
Ce champ est obligatoire, il vous permet d'identifier vos virements / prélèvements.
Format du fichier
Le format du fichier est ETEBAC 160 (CFONB) ou SEPA, en fonction de l'action choisie.
Centralisation par compte
La centralisation par compte est une option qui, si elle est activée, permet de regrouper tous les règlements d'un même Tiers dans le même virement / prélèvement.
Cette centralisation est visible dans la fiche par une ligne de centralisation qui est automatiquement créée pour chaque tiers.
Contenu du fichier
Ajouter un règlement comptabilisé
En cliquant sur
Ajouter / Ajouter règlements
, une nouvelle boîte s'affiche. Par défaut, elle affiche tous les règlements fournisseurs ayant un Moyen de paiement Virement et tous les règlements clients ayant un Moyen de paiement Prélèvement qui ont déjà été comptabilisés.
Ces règlements sont affichés pour information et ne sont pas directement modifiables.
Dans le cadre d'un virement, seuls les comptes Fournisseurs ayant un règlement par virement sont proposés, mais il est possible de sélectionner des clients fin d'émettre des virements de remboursement. De la même manière, dans le cadre d'un prélèvement, seuls les comptes Clients ayant un règlement par prélèvement sont proposés, mais il est possible de sélectionner des fournisseurs afin d'émettre des prélèvement de remboursement.
Les fourchettes de comptes et de dates sont modifiables. Mais, après modification de ces fourchettes, il est impératif de cliquer sur
Rafraîchir
ou de faire
F5
.
Pour intégrer un règlement à votre fichier, il suffit de cocher la case située à l'extrême gauche de la ligne de règlement puis de cliquer sur
OK
.
Si vous activez l'option
Seulement les règlements ne participant à un virement / prélèvement
, alors seuls les règlements non encore inclus dans une fiche de virement / prélèvement vous seront proposés. Si vous désactivez l'option, alors tous les règlements répondant à vos critères de sélection seront présentés, même s'ils sont déjà utilisés dans un autre fichier de virement / prélèvement.
Ajouter un autre virement / prélèvement
En cliquant sur
Ajouter / Saisie libre
, vous pouvez directement créer dans votre fiche de nouvelles lignes de virement / prélèvement. Ces saisies seront prises en compte dans le fichier à générer mais seront sans impact sur votre comptabilité.
N° de compte
Le numéro de compte est le numéro de Tiers auquel/sur lequel vous souhaitez effectuer un virement / un prélèvement.
Dans le cas d'un ajout de règlement comptabilisé, le numéro de compte est repris de la ligne de règlement; dans le cas d'une saisie libre, il doit obligatoirement être saisi.
Le numéro de compte reste modifiable.
Raison sociale
La raison sociale est l'intitulé du compte sur lequel virer / prélever.
Elle est obligatoire.
Elle reste modifiable.
N° de pièce
Dans le cas d'un ajout de règlement comptabilisé, le n° de pièce est repris de la ligne de règlement ; dans le cas d'une saisie libre, il peut être saisi, mais il n'est pas obligatoire.
Dans tous les cas, il reste modifiable.
Libellé
Dans le cas d'un ajout de règlement comptabilisé, le libellé est repris de la ligne de règlement ; dans le cas d'une saisie libre, il doit obligatoirement être saisi.
Dans tous les cas, il reste modifiable.
Montant
Dans le cas d'un ajout de règlement comptabilisé, le montant est repris de la ligne de règlement ; dans le cas d'une saisie libre, il doit obligatoirement être saisi.
Dans tous les cas, il reste modifiable.
RIB/BBAN
Le RIB/BBAN est le numéro de compte du Tiers que vous voulez utiliser pour le virement / prélèvement.
Ce numéro est repris de la fiche du compte - onglet Coordonnées.
Il reste modifiable, soit en saisissant directement dans le champ, soit en ouvrant la liste déroulante et en sélectionnant parmi les autres coordonnées bancaires renseignées sur la fiche du tiers.
Motif économique (uniquement pour les virements)
Le motif économique est obligatoire pour un virement international.
Coordonnées bancaires internationales
Les coordonnées bancaires internationales regroupent l’IBAN, le BIC, le nom de la banque, la domiciliation et le code pays. Elles sont obligatoires pour un virement international et pour la génération de fichier SEPA.
Ces coordonnées sont reprises de la fiche du compte - onglet Coordonnées.
Elles restent modifiables dans la fiche du virement.
175
EBP Comptabilité Pro Open Line
Référence et date de mandat
La
Référence unique de mandat SEPA
et la
Date de signature du mandat
sont obligatoires pour la génération de fichier SEPA.
Sauvegarder
Ce bouton, comme dans les autre fonctionnalités, permet de sauvegarder la fiche de virement / prélèvement sans exécuter de traitement.
Générer le fichier
Pour générer le fichier de virement / prélèvement, il vous suffit de cliquer sur
Générer le ficher CFONB
ou
Générer le fichier SEPA
puis de définir l'emplacement et le nom de ce fichier.
Vous devrez ensuite communiquer ce fichier à votre banque pour qu'elle exécute les virements / prélèvements.
Lorsque le fichier a été généré, un symbole apparaÏt dans la colonne
Généré
de la liste. Ce symbole n'est pas modifiable.
Le chemin dans lequel est généré le fichier peut être paramétré dans les Paramètres - Société - Options comptables - Règlements.
Prélèvement
Indiquez l’emplacement et le nom du fichier à générer et cliquez sur
Valider
.
Virement
Selon le code pays des tiers des lignes de virement, vous pouvez générer un fichier de virement France ou un fichier de virement international ou les deux.
Un virement France concerne les tiers basés en France.
Un virement international concerne les tiers basés hors de France.
Indiquez l’emplacement et le nom du fichier à générer et cliquez sur
Valider
.
Modifier ou supprimer une fiche
La modification ou la suppression d'une fiche de virement / prélèvement est toujours possible, même si le fichier a déjà été généré.
Voir le règlement
Ce bouton permet d'accéder à l'écriture comptable de règlement à partir de laquelle le virement ou le prélèvement est constitué.
Actualiser le règlement
Ce bouton permet d'intégrer dans le virement ou le prélèvement les modifications faites sur la ligne d'écriture.
TRESORERIE
BANQUES
Fiche Banques
Accès
: Paramètres - Comptabilité -Banques
OU Echéancier / Trésorerie - Trésorerie - Banques
La gestion de la fiche
Banque
est commune à toutes les fiches.
Une fiche
Banque
est accessible à partir de la liste des Banques.
Créer une fiche
Banque
est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale, des virements et prélèvements informatiques ou des rapprochements bancaires automatiques.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
•
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques.
•
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque.
Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques.
Action possible sur la fiche
Banque par défaut
: ce bouton permet de définir la banque sélectionnée comme étant la banque par défaut du dossier. Cette information sera reportée dans Paramètres - Société - Règlement.
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
•
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
176
DETAIL DES FONCTIONNALITES
• Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
- si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut,
- si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie,
- si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Code postal
en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante.
•
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ
Ville
sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle fiche
Code postal.
• Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ
Département
sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Département
en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante.
•
Pays
Champ saisissable.
Le champ
Pays
sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Pays
en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante.
•
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
• Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante.
• Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
177
EBP Comptabilité Pro Open Line
• Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
• Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail.
• Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie.
Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas :
- si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ;
- si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable.
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements.
RIB / BBAN / IBAN / BIC
Les
RIB/BBAN
,
IBAN
et
BIC
sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B. transmis par votre établissement bancaire.
ETEBAC
Le format Etebac est le format d'échange purement français s'appliquant aux virements / prélèvements.
Le
Numéro National d'Emetteur (NNE)
est un numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des virements / prélèvements informatiques au format CFONB.
Formater le fichier ETEBAC (retour à la ligne)
est une option liée aux opérations de virements / prélèvements informatiques. Pour savoir si vous devez ou non la cocher, vous devez contacter votre banque.
SEPA
Le format Sepa est le format d'échange international s'appliquant aux virements / prélèvements.
L'identifiant de créancier
SEPA (ICS)
est un numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des virements / prélèvements informatiques au format SEPA.
Formater le fichier SEPA (retour à la ligne)
est une option liée aux opérations de virements / prélèvements informatiques. Pour savoir si vous devez ou non la cocher, vous devez contacter votre banque.
Onglet Chéquiers
Cet onglet présente la liste de tous les chéquiers associés à la banque.
Le petit «
+
» en début de ligne permet de consulter la liste des chèques du chéquier.
Onglet Notes
La gestion d'une
Note
est commune à toutes les fiches.
CHEQUIERS
La gestion des chéquiers
Introduction
Accès
: Trésorerie - Trésorerie - Chéquiers
178
DETAIL DES FONCTIONNALITES
La gestion des chéquiers vous permet d’attribuer un numéro de chèque :
- aux paiements par chèque à vos fournisseurs,
- aux paiements par chèque à vos autres tiers (personnel, organismes sociaux, Trésor public…),
- aux remboursements par chèque à vos clients.
Vous devez procéder comme suit :
1/ Créer vos banques.
2/ Créer vos chéquiers.
3/ Saisir des règlements avec un moyen de paiement de type
chèque
dans les options suivantes :
- Saisie par journal (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie par écriture (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie au kilomètre (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Liste des règlements.
Le n° de chèque apparaîtra automatiquement dans l’option de rapprochement bancaire.
Liste des chéquiers
Le comportement de la liste des chéquiers est commun à toutes les listes.
Un petit «
+
» en début de ligne de chaque chéquier vous permet de visualiser la liste des chèques qui le compose sans avoir besoin d’ouvrir la fiche chéquier.
Actions disponibles
Annuler chéquiers
Cette action permet de changer l’état d’un chéquier sans ouvrir sa fiche.
Terminer chéquiers
Cette action permet de changer l’état d’un chéquier sans ouvrir sa fiche.
Supprimer chéquiers annulés/terminés
Cette action vous permet de supprimer de façon globale tous les chéquiers inutilisés ou tous les chéquiers dont tous les chèques sont utilisés dans des mois clôturés, afin d’alléger la liste.
Règlements fournisseurs
Cette action vous permet d’accéder à la liste des règlements fournisseurs et autres tiers par chèque.
Impression des lettres chèques
Les lettres-chèques peuvent être imprimées à n'importe quel moment en passant par
Quotidien / Saisie -
Impressions - Banque - Lettres chèques.
Fiche chéquier
Quelques principes régissent le fonctionnement des chéquiers.
En-tête
Etat
Un chéquier peut avoir un état
En cours
,
Annulé
ou
Terminé
, sélectionné manuellement ou automatiquement.
Par défaut, un chéquier a l’état
En cours
. A l’utilisation du dernier chèque du chéquier, il passe automatiquement en statut
Terminé
.
Seuls les chèques d’un chéquier
En cours
sont proposés en saisie des règlements par chèque.
Vous ne pourrez pas utiliser les chèques d’un chéquier
Annulé
ou
Terminé
.
Le changement d’état d’un chéquier n’a aucun impact sur les chèques du chéquier ni sur les règlements associés aux chèques.
Chéquier principal
Définissez un chéquier principal par banque en cochant cette case. En saisie d’un règlement par chèque, c’est le premier chèque du chéquier principal de la banque de saisie qui sera proposé.
Vous ne pouvez pas définir plusieurs chéquiers principaux pour une même banque.
Code
Ce code est proposé automatiquement par le logiciel.
Intitulé
Indiquez un libellé pour votre chéquier.
Date d’ouverture
Indiquez pour information la date d’ouverture du chéquier.
Banque associée
Sélectionnez la banque associée au chéquier.
Numéros de chèques
179
EBP Comptabilité Pro Open Line
Indiquez le premier et le dernier numéro de chèque du chéquier, puis cliquez sur
Appliquer
: les chèques s’affichent alors dans l’onglet
Chèques
.
Vous ne pouvez pas utiliser les mêmes numéros de chèque dans différents chéquiers de la même banque.
Le nombre de chèques maximal par chéquier est défini dans Paramètres + Société + Options comptables +
Règlements (par défaut 200).
Onglet Chèques
Chèques utilisés dans une écriture
Lorsque vous sélectionnerez un chèque en saisie d’un règlement par chèque, les informations suivantes seront automatiquement récupérées de la ligne d’écriture :
-
Date de paiement
(= date de la ligne d’écriture)
-
Ordre
(= intitulé du tiers)
-
Objet
(= libellé de l’écriture)
-
Montant
Le petit «
+
» en début de ligne vous permet de visualiser le détail de la ligne d’écriture.
Vous pouvez éventuellement ajouter un commentaire dans la colonne
Notes
.
Etat du chèque
Vous pouvez changer manuellement l’état d’un chèque, en le sélectionnant dans la liste déroulante, en cliquant sur l’action correspondante ou par le menu contextuel.
Cet état est présent à titre informatif. Il n’est cependant pas possible de libérer un chèque utilisé dans une ligne d’écriture. Vous pouvez annuler ou bloquer un chèque sans incidence : les informations de l’écriture seront conservées.
Chèques utilisés manuellement
Vous pouvez compléter manuellement toutes les informations d’un chèque.
Onglet Notes
L'onglet Notes vous permet de saisir les informations complémentaires.
RELEVES BANCAIRES
Liste des relevés bancaires
Accès
: Trésorerie - Trésorerie Relevés bancaires
La gestion des relevés est commune à toutes les listes.
La liste des relevés permet d'accéder aux relevés.
Les relevés bancaires permettent d’effectuer le rapprochement bancaire automatique, par l’import des fichiers bancaires. Ils nécessitent au préalable la création des banques.
La création de la fiche Relevé bancaire est également possible directement dans l’option de rapprochement bancaire automatique.
Il est possible de supprimer les anciens relevés ou les relevés entièrement pointés. La suppression d’un relevé n’entraînera aucun dépointage dans votre comptabilité.
Accès
: Quotidien – Pointage des relevés bancaires - Relevés bancaires
Fiche relevé bancaire
Accès
: Trésorerie - Trésorerie – Relevés bancaires
La gestion de la fiche relevé bancaire est commune à l’ensemble des fiches.
Les boutons Annuler, Annuler tout et refaire ne sont pas disponibles dans cette fiche.
La fiche de relevé bancaire est accessible à partir de la liste des relevés.
Créer une fiche de relevé bancaire est une opération préalable obligatoire à l'établissement de rapprochements bancaires automatiques.
En-tête de la fiche relevé bancaire
• Banque
La banque peut être saisie ou sélectionnée grâce à la liste déroulante. Il s’agit de la banque à laquelle appartient le relevé bancaire. Ce champ est obligatoire. Il est conseillé de compléter les coordonnées bancaires dans la fiche banque (adresse et compte).
• N°
180
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Le numéro ne peut pas être saisi par l’utilisateur et sera calculé automatiquement par le logiciel à l’enregistrement de la fiche : il reprend le code de la banque auquel s’ajoute un numéro sur 5 chiffres, automatiquement incrémenté.
BQ00001
• Date de l’ancien solde, Ancien solde, Date du nouveau solde, Nouveau solde
Ces informations seront automatiquement renseignées après l’import du fichier de relevé bancaire (selon le format et sous réserve que les champs soient présents dans le fichier).
Dans le cas contraire, les champs restent saisissables.
Ils ne sont présents qu’à titre informatif.
Importer un fichier de relevé bancaire
Importer un relevé bancaire (CFONB ou QIF)
Si vous souhaitez importer un fichier de relevé bancaire aux formats CFONB ou QIF, cliquez sur
Importer +
Importer un relevé bancaire
et sélectionnez le fichier à importer.
L’import du fichier permet de remplir les champs de l’entête
Date de l’ancien solde
,
Ancien solde
,
Date du nouveau solde
,
Nouveau solde
ainsi que les lignes de relevé.
Si le fichier CFONB contient plusieurs relevés, seules les lignes correspondant au RIB de la banque du relevé seront importées. Attention, pour que le RIB de la banque soit considéré au format français, le pays « France » doit obligatoirement être indiqué dans les coordonnées de la banque.
Si le RIB ou le pays n’est pas renseigné dans la fiche banque, alors toutes les lignes du fichier seront importées.
Import paramétrable
Si vous souhaitez importer un fichier sans format particulier, cliquez sur
Importer + Import paramétrable.
Etape : Destination et source de l’import
Choisissez le type de fichier à importer :
Relevé bancaire
; c'est le seul choix disponible, il vous est donc proposé par défaut.
Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré.
Etape : Codage du fichier
Champs délimités
ou
Champs en largeur fixe
: le choix est automatique en fonction du contenu fichier.
- "Champs délimités" signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule, la virgule, l’espace, la tabulation …).
- "Champs en largeur fixe" signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne.
Commencer l’import à la ligne …
permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer).
Ligne d’entête
: la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs.
Etape : Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe
Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères.
Etape : Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités
Indiquez le caractère séparateur des champs.
Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple).
Etape : Association
Associez chaque champ avec la colonne correspondante.
Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début.
Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /.
- JJMMAA
- JJ/MM/AA
- JJMMAAAA
- JJ/MM/AAAA
Lignes de relevé bancaire
Les colonnes
Date
,
Pièce
,
Libellé
,
Date de valeur, Débit
et
Crédit
vous permettent de saisir les lignes de relevé. Vous pouvez également modifier ou supprimer des lignes importées ou saisies.
La suppression d’une ligne de relevé pointée n’entraînera aucun dépointage dans votre comptabilité.
Comptabiliser manuellement les lignes de relevés bancaires
181
EBP Comptabilité Pro Open Line
Les lignes de relevés bancaires que vous saisissez peuvent être comptabilisées manuellement en saisie. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton
Comptabiliser la ligne.
Une boîte vous permet ensuite de saisir tous les éléments nécessaires à la génération de l'écriture comptable :
Date, n° de document, Libellé de l’écriture, Journal de trésorerie, Compte de contrepartie.
Pour une écriture « simple », saisissez également le Compte de tiers ou de gestion et éventuellement le
Compte de TVA. La case
Créer un critère de comptabilisation automatique
vous permet de créer un critère selon les différents paramètres saisis. Les critères de comptabilisation servent à automatiser la comptabilisation des lignes de relevé.
Pour une écriture de type « remise de chèques », cochez la case
Remise de chèques
et saisissez le détail des chèques remis (la case n’est accessible que pour une ligne de relevé au crédit).
Cliquez sur
Ok
pour valider vos choix ou cliquez sur
Annuler.
Sur chaque ligne comptabilisée manuellement, la mention
Manuel
s’affiche.
Enfin,
enregistrez
votre relevé bancaire pour sauvegarder le relevé et générer les écritures comptables. La mention « Comptabilisé » s’affiche alors sur les lignes concernées.
Comptabiliser automatiquement les lignes de relevés bancaires
Il vous est possible de lancer la comptabilisation automatique de vos lignes de relevés, en fonction des critères de comptabilisation que vous avez créés. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton
Appliquer les critères
.
- Critères simples
Les critères simples s’appliquent : Les colonnes
Journal, Contrepartie, Compte et TVA
affichent les informations provenant des critères de comptabilisation et qui permettront effectivement de générer les
écritures.
- Critères avancés
Les critères simples s’appliquent : Le détail de l’écriture s’affiche sous la ligne de relevé.
Dans tous les cas, sur chaque ligne comptabilisée automatiquement, la mention
Automatique
s’affiche.
Enfin,
enregistrez
votre relevé bancaire pour enregistrer le relevé et générer les écritures comptables. La mention
Comptabilisé
s’affiche alors sur les lignes concernées.
Vérifier solde
L’action
Vérifier solde
permet de contrôler le nouveau solde du relevé en fonction de l’ancien solde et des mouvements présents dans le relevé.
Saisie par journal
L’action
Saisie par journal
permet de consulter l’écriture comptable générée depuis une ligne de relevé.
CRITERES DE COMPTABILISATION
Liste des critères de comptabilisation
Accès
: Echéancier / Trésorerie - Trésorerie - Critères de comptabilisation
La gestion de la liste des rapprochements est commune à toutes les listes.
Cette liste répertorie tous les critères de comptabilisation que vous aurez créés et dont le but de permettre une comptabilisation automatique de vos lignes de relevés.
Critères de comptabilisation
Accès
: Echéancier / Trésorerie - Trésorerie - Critères de comptabilisation
Les critères de comptabilisation vous permettent de déterminer les règles de comptabilisation automatique de vos lignes de relevés bancaires.
Une ligne de relevé bancaire peut être automatiquement comptabilisée si les deux conditions suivantes sont respectées :
- le libellé de cette ligne de relevé doit être strictement identique au
Critère principal
ou contenir le
Critère principal
.
- le sens de cette ligne de relevé doit être strictement identique au sens défini dans le
Critère de comptabilisation
.
Il existe deux types de critères :
182
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- les critères simples,
- les critères avancés.
Critères simples et critères avancés
Les
critères simples
permettent de générer une écriture simple à partir d’une ligne de relevé bancaire. Une
écriture simple, c’est :
- soit 2 lignes d’écritures reprenant le montant de la ligne de relevé (voir exemple).
- soit 3 lignes d’écritures avec la TVA (voir exemple).
Ecriture simple sans TVA :
- Ligne de relevé :
Libellé : PRELEVEMENT URSSAF
Débit : 500,00
- Ecriture à générer :
1ere ligne : Compte 431, Libellé PRELEVEMENT URSSAF, Débiit 500,00
2e ligne : Compte 512, Libellé PRELEVEMENT URSSAF, Crédit 500,00
Ecriture simple avec TVA :
- Ligne de relevé :
Libellé : PRELEVEMENT TELECOM
Débit : 119,60
- Ecriture à générer :
1ere ligne, compte 626, Libellé PRELEVEMENT TELECOM, Débit 100,00
2e ligne, compte 445661, Libellé PRELEVEMENT TELECOM, Débit 19,60
3e ligne, compte 512, Libellé PRELEVEMENT TELECOM, Crédit 119,60
Les
critères avancés
permettent de générer une écriture plus complexe à partir d’une ligne de relevé bancaire grâce aux montants contenus dans le libellé de la ligne.
Ligne de relevé :
Libellé : Encaissement d'effet frais 100 TVA 19,6
Crédit : 1000,00
Ecriture à générer :
1ere ligne, Compte 512, Libellé Encaissement d’effet, Débit 1000,00
2e ligne, Compte 627, Libellé Frais, Débit 100,00
3e ligne, Compte 445661, Libellé TVA sur frais, Débit 19,60
4e ligne, compte 411, Libellé Encaissement client, Crédit 1119.60
En-tête de la fiche
Identifiant
: L'identifiant est géré automatiquement par le logiciel. Un numéro spécifique est attribué à chaque critère.
Critère principal
: Ce champ vous permet de saisir le libellé ou une partie du libellé de la ligne de relevé.
Si vous êtes certain du libellé de la ligne de relevé, vous pouvez le saisir intégralement dans le critère principal.
Ainsi, seules les lignes dont le libellé est strictement identique au contenu du critère principal seront comptabilisées.
Critère principal : PREL URSSAF
Seules les lignes dont le libellé est PREL URSSAF seront comptabilisées automatiquement.
Les lignes de relevé dont le libellé sera CHQ URSSAF seront ignorées.
Si vous n'êtes certain que d'une partie du libellé d'une ligne de relevé, vous pouvez saisir la partie dont vous
êtes sûrs et la faire précéder ou suivre par le signe *. Ainsi, toutes les lignes dont le libellé contiendra le critère principal seront comptabilisées.
Critère principal : *URSSAF*
Toutes les lignes dont le libellé contient URSSAF seront automatiquement comptabilisées. Cela peut donc être
VIRT URSSAF n°111 ; PREL URSSAF MONTREUIL ; PREL URSSAF...
Si vous êtes certain du libellé, mais avez un doute sur un seul et unique caractère, alors vous pouvez remplacer le caractère inconnu par le signe ?. Ainsi toutes les lignes dont le libellé sera identique au critère principal seront comptabilisées.
Critère principal : Ch?que T?l?com
Toutes les lignes dont le libellé sera Chèque Telecom ou Cheque Telecom ou Chèque Télécom seront automatiquement comptabilisées.
Sens
: La liste déroulante vous propose deux choix (Débit ou Crédit). Pour qu'une ligne de relevé puisse être automatiquement comptabilisée, il faut que le sens de cette ligne soit identique au sens défini dans le
Critère de comptabilisation
.
Banque
: Ce champ est facultatif. Il permet de paramétrer les critères banque par banque.
183
EBP Comptabilité Pro Open Line
Avancé
: Cette case permet de paramétrer un critère avancé.
Onglet Critère simple
Compte de comptabilisation
: Ce champ est obligatoire. Il permet de définir le compte sur lequel la comptabilisation va être effectuée. Vous pouvez saisir directement dans le champ ou accéder à la liste déroulante et sélectionner le compte qui vous convient : dans tous les cas, seuls les comptes de type Détail sont autorisés.
Compte de TVA
: Ce champ n'est pas obligatoire. Si vous le renseignez, alors le montant de la ligne de relevé sera ventilé sur deux lignes comptables, avec répartition entre le
compte de comptabilisation
et le
compte de TVA
. Vous pouvez saisir directement dans le champ ou accéder à la liste déroulante et sélectionner le compte qui vous convient : dans tous les cas, seuls les comptes de type Détail sont autorisés.
Onglet Critère avancé
A l’image d'une saisie guidée, cet onglet vous permet de paramétrer le modèle de l’écriture.
Critère d’extraction
: Pour récupérer un montant de la ligne de relevé, indiquez ici le mot clé du libellé si celui-ci précède ce montant. Si le mot clé suit le montant, utilisez la syntaxe %M% pour remplacer le montant.
Ce champ va de paire avec la formule
Montant extrait
à sélectionner dans le champ Débit ou Crédit.
Exemples :
Libelle de la ligne de relevé : Encaissement d'effet frais 100 TVA 19,6
- Critère d’extraction : frais (récupère « 100 »)
- Critère d’extraction : TVA (récupère « 19,6 »)
- Critère d’extraction : frais %M% (récupère « 100 »)
- Critère d’extraction : %M% TVA (récupère « 100 »)
Compte
: Indiquez ici le compte à utiliser.
Libellé
: Si vous n’indiquez rien, ce sont les règles du journal qui seront utilisées.
Débit / Crédit :
Dans ces champs, plusieurs types de données sont possibles :
- Une valeur.
- Une formule pré-définie à sélectionner dans la liste déroulante,
- Une formule manuelle à composer.
La liste des formules prédéfinie est la suivante :
-
TVA à partir du HT
: permet de calculer le montant de TVA sur une ligne utilisant un compte de TVA (de racine 4456 ou 44571) si le montant de la ligne précédente est un HT.
-
TVA à partir du TTC
: permet de calculer le montant de TVA sur une ligne utilisant un compte de TVA (de racine 4456 ou 44571) si le montant de la ligne précédente est un TTC.
- Solde
: Calcule le solde de l’écriture.
-
Montant de la ligne de relevé
: permet de récupérer le montant de la ligne de relevé.
Si cette option est sélectionnée, alors c'est obligatoirement le compte de la banque qui sera utilisé pour la comptabilisation de la ligne et cela quelque soit le compte que vous aurez saisi dans le champ.
-
Montant extrait
: permet de récupérer le montant extrait du libellé de la ligne de relevé, identifié par le
Critère d’extraction.
La syntaxe des formules manuelles doit respectée la syntaxe suivante :
- Lx : Montant de la ligne n°x
- Signes mathématiques : /*+-
RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Liste des rapprochements
Accès
: Quotidien / Saisie - Rapprochement
OU Trésorerie - Trésorerie - Rapprochement
Accès
: Quotidien – Pointage des relevés bancaires – Rapprochement / Pointage bancaire
La gestion de la liste des rapprochements est commune à toutes les listes.
Un compte peut faire l'objet d'un rapprochement s'il remplit toutes ces conditions :
- Il doit être de
nature Compte pour rapprochement.
- Il doit être défini comme étant
compte de contrepartie d'un journal de type Trésorerie.
- L'option
Type de rapprochement par compte
ou
Type de rapprochement par journal
doit être sélectionnée dans la fiche de ce compte.
184
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- En mode Créances / Dettes uniquement, l'option
Type de rapprochement par compte
ou
Type de rapprochement par journal
doit être sélectionnée dans la fiche de ce compte.
Création d'un nouveau rapprochement
Lors de la création d'un rapprochement, une boîte de dialogue s'affiche. Il faut obligatoirement y renseigner les champs suivants :
Le compte à rapprocher
, qui peut être saisi directement ou sélectionné grâce à la liste déroulante.
Automatique :
Lorsque la case est cochée alors il est possible de visualiser et pointer les relevés bancaires appartenant à la même banque que le compte à rapprocher. Il est ensuite possible d'effectuer au choix un pointage manuel ou un pointage automatique.
Le libellé du rapprochement,
qui est saisissable et laissé au libre choix de l'utilisateur.
La date de rapprochement
, qui peut être saisie ou sélectionnée grâce au calendrier, en veillant à respecter les conditions suivantes :
- elle doit être comprise dans l'exercice courant ;
- elle doit être postérieure à la dernière date de rapprochement utilisée pour créer un rapprochement sur le même compte.
Deux actions sont possibles sur cette boîte de dialogue :
Valider
: Pour valider les éléments saisis ou sélectionnés dans la boîte de dialogue et accéder directement au rapprochement.
Annuler
: Pour fermer la boîte de dialogue sans créer le rapprochement.
Les trois éléments constitutifs du rapprochement (compte, libellé et date de rapprochement) ne sont plus modifiables dès que le rapprochement est créé.
La date de rapprochement détermine l'extraction des lignes d'écriture : seules les lignes d'écriture possédant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement seront visibles dans le rapprochement créé.
Les écritures simulées ne sont pas prises en compte dans cette extraction.
Suppression d'un rapprochement
La suppression d'un rapprochement est possible, même si des pointages ont déjà été effectués sur ce rapprochement.
En revanche, seule la suppression du dernier rapprochement existant pour un compte sur tous les exercices du dossier est possible.
Filtres sur la liste des rapprochements
Tous les rapprochements du dossier sont disponibles. Un filtre par dates propose par défaut les dates de l'exercice courant mais ces dates peuvent être modifiées à votre convenance. Après la modification des filtres, n'oubliez pas de cliquer sur
Actualiser la liste
pour que votre demande soit prise en compte.
Un rapprochement peut être créé à n'importe quelle date, même non incluse dans la fourchette de dates proposée. Vous devrez ensuite rafraîchir votre affichage pour le consulter.
Rapprochement bancaire manuel
Accès
: Quotidien / Saisie - Rapprochement
OU Trésorerie - Trésorerie - Rapprochement
Accès
: Quotidien – Pointage des relevés bancaires – Rapprochement / Pointage bancaire
La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches.
Les rapprochements bancaires sont accessibles à partir de la liste des rapprochements.
Les lignes d'écriture simulées ne sont pas prises en compte dans les rapprochements.
Principes du rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est un document qui permet de vérifier la concordance entre le compte "Banque" tenu par l'entreprise et le relevé bancaire adressé périodiquement par la banque.
Ce document est obtenu en attribuant un code pointage et une date de pointage (correspondant à la date de rapprochement) à toutes les lignes d'écriture qui figurent à la fois dans le compte "Banque" de l'entreprise et dans le relevé bancaire.
Le rapprochement bancaire doit être équilibré, c'est-à-dire que l'écart de rapprochement doit afficher un solde nul (0,00).
La fenêtre de rapprochement est divisée en plusieurs parties
Les Paramètres
185
EBP Comptabilité Pro Open Line
Les paramètres affichent des données dépendantes des éléments que vous avez saisis dans la boîte de création du rapprochement :
Numéro de compte
à rapprocher,
Date de rapprochement, Solde du compte à rapprocher
tel qu'il ressort de votre comptabilité à la Date du rapprochement.
Dès que le rapprochement est créé, ces paramètres ne sont plus modifiables.
La zone Ecart
Solde du relevé
:
Dans ce champ doit être saisi le solde réel du compte à rapprocher à la date de rapprochement figurant sur le relevé de compte adressé par l'établissement bancaire.
Si le solde final de ce relevé est créditeur, alors le montant à saisir doit être positif.
Si le solde final de relevé est débiteur, alors le montant à saisir doit être négatif.
Solde des lignes non pointées
:
Ce solde représente la différence entre la somme des montants débiteurs et la somme des montants créditeurs de toutes les lignes comptabilisées sur le compte à rapprocher, qui ne possèdent pas encore code pointage et, ce, jusqu'à la date de rapprochement.
Ecart de rapprochement
:
Ce champ doit afficher un montant nul (0,00) pour que le rapprochement soit équilibré.
Le montant calculé correspond à la différence existant entre le
Solde du compte
, le
Solde du relevé
et les
Solde des lignes non pointées
.
Le filtre sur les lignes à afficher
Trois options existent dans ce filtre, elles sont accessibles grâce à la liste déroulante :
Toutes
:
Toutes les lignes d'écritures possédant ou non un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou
égale à la date de rapprochement sont affichées.
Rapprochées
:
Seules les lignes d'écritures possédant un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées.
Non rapprochées
:
Seules les lignes d'écritures ne possédant pas de code pointage mais ayant une date d'écriture antérieure ou
égale à la date de rapprochement sont affichées.
Les lignes non rapprochées représentent toutes les opérations en suspens qui devront être pointées dans l'avenir.
Ce filtre est proposé systématiquement lors de l'ouverture d'un rapprochement.
Lors du pointage ou du dépointage d'une ligne d'écriture, l'affichage des lignes est mis à jour en temps réel.
Ainsi, par exemple, si le filtre des lignes à afficher est à
Non rapprochées
, alors chaque ligne "disparaît" de l'affichage au fur et à mesure de l'avancement du pointage.
Chacune de ces lignes peut ensuite être retrouvée dans les filtres
Toutes
ou
Rapprochées
avec la mention du code et de la date de pointage qui leur a été attribués.
Le prochain code pointage
Le code pointage est par défaut à
Ok
.
Il peut être modifié de deux façons différentes :
- Soit en saisissant directement dans le champ
Prochain code pointage
.
Dans ce cas, ce nouveau code pointage devient le code pointage par défaut et est proposé lors de tous les pointages ultérieurs.
- Soit en saisissant directement ce code sur la ligne d'écriture en cours de pointage.
Dans ce cas, le code saisi sur la ligne est recopié dans le champ
Prochain code pointage
et est proposé par défaut lors de tous les pointages ultérieurs.
Dans tous les cas, la modification de ce code est sans impact sur les lignes d'écritures déjà pointées.
Le corps du rapprochement
Onglet Lignes d'écritures
Cet onglet affiche toutes les lignes d'écritures correspondant aux critères de filtrage définis dans la zone
Paramètres
et dans le filtre sur les
Lignes à afficher
.
Onglet Lignes extra-comptables
Cet onglet affiche toutes les lignes extra-comptables entrant dans votre rapprochement :
- elles doivent avoir une date antérieure ou égale à la date du rapprochement.
- si le rapprochement est de type
Compte
, alors le compte de la ligne doit être le compte de banque à rapprocher (par exemple, 5121).
- si le rapprochement est de type
Journal
, alors le compte de la ligne doit être le compte de contrepartie du compte de banque (par exemple, 401).
Ces lignes ne modifient pas votre comptabilité mais peuvent être rapprochées comme n'importe quelle autre ligne comptable.
Le pointage et le dépointage dans un rapprochement
186
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Chaque ligne d'écriture peut être pointée ou dépointée indépendamment des autres lignes
et cela de différentes façons :
- Soit en double cliquant sur une ligne.
- Soit en saisissant ou en supprimant les caractères du code pointage.
- Soit en faisant
Entrée
sur la ligne désirée.
- Soit en activant les boutons
Pointer
et
Dépointer
.
Des groupes de lignes d'écritures peuvent être pointés en une seule opération
en activant le bouton
Pointer par Date
qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner :
- Code pointage : Ce code pointage est par défaut le
Prochain code pointage
défini dans la fenêtre de rapprochement, mais peut être modifié.
- Pointer toutes les lignes jusqu'au : La date de rapprochement est proposée par défaut mais peut être modifiée, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant la date dans le calendrier.
- Si l'exécution du pointage est demandée, alors toutes les lignes d'écriture saisies à une date antérieure ou
égale à la date limite et non encore pointées seront pointées avec le code pointage défini.
Des groupes de lignes d'écritures peuvent être dépointés en une seule opération
en activant le bouton
Dépointer par code
qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner :
- La fourchette de codes de pointage à supprimer : Par défaut, les codes proposés sont les codes pointage existants sur le rapprochement affiché. Ils peuvent être modifiés de façon à restreindre la fourchette proposée.
- Si l'exécution du dépointage est demandée, alors toutes les lignes d'écritures affichées dans le rapprochement et possédant les codes pointage définis sont dépointées. Cette action est sans impact sur les lignes d'écritures pointées avec ces mêmes codes sur d'autres rapprochements que celui affiché.
Les autres actions possibles dans un rapprochement
Saisie
: En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de saisie en étant directement positionné sur la ligne d'origine.
Consultation
: En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de consultation du compte concerné en étant directement positionné sur la ligne.
Filtre automatique
: En cliquant sur ce bouton, il est possible de faire apparaître ou disparaître une ligne de filtre supplémentaire. Cette ligne se positionne juste avant la première ligne d'écriture dans le corps du rapprochement ; ces champs sont saisissables et permettent de faciliter la recherche des lignes.
Vues
: Une vue du rapprochement est proposée par défaut. Néanmoins, les vues sont paramétrables en fonction des besoins.
Recherche
:
Permet d’effectuer une recherche dans les lignes d’écritures sans avoir besoin de taper la valeur en entier.
Vous recherchez une écriture dont le libellé est « Loyer de la rue du Temple ».
Après avoir cliqué sur
Recherche
, cliquez dans la colonne
Libellé
et tapez « Lo ».
Si le logiciel se positionne sur l’écriture « Location d’articles », ajoutez un « y » pour poursuivre la recherche.
Lignes affichées dans le rapprochement mais pointées sur un autre rapprochement
Des lignes d'écritures peuvent être affichées dans un rapprochement mais être pointées sur un rapprochement postérieur au rapprochement affiché.
Dans ce cas, ces lignes sont affichées en grisé et en italique et mentionnent la date de rapprochement, le code de rapprochement et le libellé du rapprochement sur lequel le pointage a été effectué. Toute action sur ces lignes ne pourra évidemment se faire que sur le rapprochement concerné.
Particularité du rapprochement par journal : récupération de toutes les lignes du journal RAN
En Mode Créances / Dettes uniquement : Particularité du rapprochement par journal
Toutes les lignes saisies manuellement dans le journal RAN s'affichent dans le rapprochement bancaire, sauf les lignes mouvementant le compte à rapprocher.
Pour effectuer un rapprochement correct, deux solutions sont possibles :
- soit, pointer toutes les lignes provenant de RAN, car leur différence est égale au montant saisi sur le compte à rapprocher.
- soit, revenir dans le journal RAN, remplacer le compte de banque à rapprocher par le compte de virements internes "580", puis saisir une Opération Diverses pour solder le "580" par le compte de banque à rapprocher.
Cette seconde solution évite d'afficher dans le rapprochement des lignes d'A Nouveaux non pertinentes.
Lignes extra-comptables et lignes de RAN
Si vous saisissez des lignes extra-comptables, il faut vous assurer qu'elles ne feront pas doublon avec des lignes saisies sur le journal RAN qui sont présentes dans le rapprochement.
187
EBP Comptabilité Pro Open Line
Une option dans les Paramètres - Société - Options comptables - Rapprochement vous permet de ne plus tenir compte des lignes de RAN dans les rapprochements.
Rapprochement bancaire automatique
Accès
: Quotidien / Saisie - Rapprochement
OU Trésorerie - Trésorerie - Rapprochement
La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches.
Le rapprochement bancaire automatique est accessible à partir de la liste des rapprochements.
Toutes les options disponibles dans le rapprochement bancaire manuel sont disponibles dans le rapprochement bancaire automatique : le principe est identique. Consultez la partie Rapprochement bancaire manuel.
Les lignes d'écriture simulées ne sont pas prises en compte dans les rapprochements.
Comment procéder ?
Pour effectuer le rapprochement bancaire automatique, vous devez suivre le cheminement suivant :
• Créez les banques dans
Paramètres – Banques
.
• Créez un relevé bancaire par le menu
Echéancier / Trésorerie
.
• Dans le relevé créé, procédez à l’import d’un fichier de relevé grâce au bouton
Importer un relevé bancaire
. Eventuellement ajoutez, modifiez et supprimez des lignes, ou importez un autre fichier.
• Ajoutez un nouveau rapprochement bancaire par le menu
Quotidien / Saisie
ou par le menu
Echéancier /
Trésorerie
, en cochant la case
Automatique
: les lignes d’écritures et les lignes de relevé s’affichent automatiquement.
• Effectuer un pointage manuel en sélectionnant les lignes à relier, ou un pointage automatique grâce au bouton
Rapprocher automatiquement
.
Les lignes de relevé
Il s’agit des lignes des relevés appartenant à la même banque que le compte à rapprocher.
Les filtres sur les lignes à afficher
Les filtres s’appliquant sur les lignes d’écritures (Toutes, Rapprochées, Non rapprochées) s’appliquent
également sur les lignes de relevé.
Pointage
• Manuel
: Il suffit de sélectionner une ou plusieurs lignes d’écriture et une ou plusieurs lignes de relevé qui se compensent : le code pointage s’applique alors sur toutes ces lignes.
•
Automatique
: Cliquez sur le bouton
Rapprocher automatiquement
: les lignes d’écriture et les lignes de relevé qui se compensent sont automatiquement pointées ensemble.
Les lignes sont pointées une à une (une ligne d’écriture pour une ligne de relevé) en fonction du montant.
Pour pointer plusieurs lignes ensemble, vous devez pointer manuellement.
Les montants des relevés s’affichent comme sur un relevé papier, dans le sens de votre banque et non dans le sens de votre comptabilité.
En rapprochement par compte, les montants à pointer ensemble sont de sens opposé : les débits sur les lignes d’écriture se pointent avec les crédits sur les lignes de relevé, et inversement.
En rapprochement par journal, les montants à pointer ensemble sont dans le même sens.
Dépointage
Le dépointage s’effectue comme en rapprochement manuel et s’applique sur les lignes d’écriture et sur les lignes de relevé.
Nouveau relevé
Cette option permet de créer un nouveau relevé bancaire directement à partir de l’option de rapprochement bancaire.
Voir relevé
Cette option permet d’ouvrir la fiche relevé bancaire correspondant à la ligne de relevé sélectionnée.
Liste des lignes extra-comptables
Accès
: Quotidien / Saisie - Rapprochement bancaire - Lignes extra-comptables
OU Echéancier / Trésorerie - Trésorerie - Lignes extra-comptables
La gestion de la liste des rapprochements est commune à toutes les listes.
188
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Les lignes extra-comptables sont des lignes que vous pouvez saisir dans le logiciel, qui pourront être intégrées dans les rapprochements, mais qui ne modifieront jamais le contenu réel de votre comptabilité.
Vous pourrez principalement les utiliser lors de la récupération de votre comptabilité d'un autre logiciel. Dans ce cas, dans les lignes extra-comptables, vous devrez saisir toutes les lignes antérieures à la récupération, qui n'étaient pas encore rapprochées.
Lors de la création de votre dossier, si vous avez sélectionné la récupération à partir d'un logiciel EBP alors toutes les lignes d'origine de ce logiciel d'origine seront présentes dans la liste des lignes extra-comptables :
- ces lignes ne modifient pas votre comptabilité,
- elles permettent uniquement de récupérer toutes les lignes non rapprochées existantes dans le logiciel d'origine,
- parmi toutes ces lignes, seules celles saisies sur le journal / le compte à rapprocher et antérieures à la date de rapprochement seront affichées dans les rapprochements et effectivement rapprochables. Toutes les autres lignes peuvent être supprimées sans problème.
Les lignes extra-comptables
Accès
: Quotidien / Saisie - Rapprochement bancaire - Lignes extra-comptables
OU Echéancier / Trésorerie - Trésorerie - Lignes extra-comptables
Une ligne extra-comptable est une ligne que vous voulez intégrer à vos rapprochements sans modifier votre comptabilité.
En-tête
Tous les champs de l'en-tête vous permettent de saisir les informations nécessaires à l'identification de votre ligne. Ces sont elles qui seront reprises dans les rapprochements.
Aucun contrôle de cohérence avec votre dossier n'est effectué (les journaux et comptes peuvent ne pas exister, la date ne pas être incluse dans un exercice...) : leur but n'est pas de générer des écritures comptables ni de modifier le solde de vos comptes.
Néanmoins, nous vous conseillons de renseigner soigneusement votre compte :
- si le rapprochement est de type
Compte
, saisissez le compte de banque à rapprocher (par exemple, 5121).
- si le rapprochement est de type
Journal
, saisissez le compte de contrepartie du compte de banque (par exemple, 401).
Dans vos rapprochements, seules les lignes extra-comptables dont la date est inférieure ou égale à la date de rapprochement et ayant des comptes correspondant au type de rapprochement seront affichées ; toutes les autres lignes seront invisibles.
Rapprochement bancaire
Si votre ligne extra-comptable est pointée dans un rapprochement, alors toutes les informations sur ce pointage sont affichées pour information.
Aucune action directe n'est possible directement dans ces champs.
Actions possibles
Dépointer
Ce bouton vous permet de dépointer une ligne extra-comptable déjà pointée dans un rapprochement.
Comme toute actions dans les rapprochements, cette action modifiera le rapprochement concerné et son
écart, ainsi que tous les rapprochements ultérieurs sur le même compte s'il existe.
Cas d'une ligne extra-comptable présente à la fois dans un rapprochement par journal et dans un rapprochement par compte
Il est possible d'afficher une même ligne extra-comptable dans un rapprochement par compte et dans un rapprochement par journal.
Contexte :
- Créer un journal de trésorerie en pied de journal avec un compte de contrepartie (ex : B1 - 5121).
- Créer un journal de trésorerie en ligne à ligne avec un autre compte de contrepartie (ex : B2 - 5122).
- Créer une ligne extra-comptable sur le journal en pied (ex. B1) et sur le compte de contrepartie du journal en ligne à ligne (ex : 5122).
Conséquences sur les rapprochements :
Cette unique ligne s'affiche à la fois dans le rapprochement par journal (B1 - 5121) et dans le rapprochement par compte (B2 - 5122).
En revanche, dès qu'elle est rapprochée dans l'un de ces deux rapprochements, elle disparaît de l'autre rapprochement. Cela peut donc déséquilibrer vos rapprochements.
Comment procéder ?
189
EBP Comptabilité Pro Open Line
Au lieu de saisir une ligne qui doit s'afficher dans deux rapprochements, nous vous conseillons de saisir deux lignes extra-comptable différentes : une ligne extra-comptable pour chaque ligne non rapprochée présente sur vos rapprochements antérieurs.
Chaque ligne étant indépendante, son rapprochement sera donc sans incidence sur les autres rapprochements.
Lignes extra-comptables et lignes de RAN
Si vous saisissez des lignes extra-comptables, il faut vous assurer qu'elles ne feront pas doublon avec des lignes saisies sur le journal RAN qui sont présentes dans le rapprochement.
Une option dans les Paramètres - Société - Options comptables - Rapprochement vous permet de ne plus tenir compte des lignes de RAN dans les rapprochements.
PREVISION DE TRESORERIE
Principes de la prévision de trésorerie
Accès
: Trésorerie - Trésorerie - Prévision de trésorerie
La prévision de trésorerie est un outil qui vous permet de prévoir votre situation de trésorerie. Elle vous permet
d'extraire de votre comptabilité les mouvements présents sur vos comptes bancaires et les échéances dues, puis de compléter ces données par des lignes de prévision non comptables saisies manuellement.
Une seule prévision de trésorerie existe sur le dossier.
Elle se compose de deux onglets :
- un tableau préparatoire qui affiche les lignes à inclure dans votre prévision de trésorerie,
- la prévision de trésorerie, elle-même.
Deux notions centrales président à l'établissement de la prévision de trésorerie :
- Elle est centrée sur la notion d'échéancier : il est donc nécessaire de pointer régulièrement les échéances et leurs règlements.
- Elle est bâtie à partir des fiches banques : il est indispensable de créer les fiches banques des comptes bancaires que vous voulez analyser.
Il est nécessaire de définir une banque par défaut, soit lors de la première ouverture de la prévision de trésorerie, soit dans les Paramètres Société - Règlements - Banque par défaut. Ainsi toutes les échéances n'ayant pas de moyen de paiement ou ayant un moyen de paiement sans banque de rattachement seront systématiquement rattachées à cette banque par défaut.
La prévision de trésorerie s'établit pour une seule et unique banque : seules les lignes saisies sur cette banque seront utilisées pour la prévision de trésorerie.
Banque par défaut
Ce champ permet de sélectionner la banque par défaut sur laquelle vous voulez émettre des règlements, créer une prévision de trésorerie.
Définir une banque par défaut est une opération qui peut être obligatoire pour certains de vos traitements comme, par exemple, créer une prévision de trésorerie.
Les fiches Banque doivent être créées dans le menu
Paramètres
et la banque par défaut est définie dans les
Paramètres - Société - Règlements.
Tableau préparatoire de la prévision de trésorerie
Accès
: Trésorerie - Trésorerie - Prévision de trésorerie
La prévision de trésorerie est basée sur quelques principes de base.
Le tableau préparatoire vous présente les éléments issus de votre comptabilité et pouvant influer sur votre prévision. Vous pouvez également y saisir de nouvelles lignes afin de modifier votre prévision.
Les filtres
Différents filtres vous sont proposés. Il vous permettent de filtrer les lignes à afficher dans le tableau préparatoire, mais ils sont sans incidence sur la prévision elle-même.
Comme dans toutes les listes, il est nécessaire de cliquer sur le bouton
Actualiser
pour que l'affichage soit remis à jour.
Dates
: permet de filtrer les lignes en fonction de leur date d'écriture ou d'échéance.
190
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Utilisé
: permet de filtrer les lignes pour lesquelles la case
Utilisé
a été cochée et qui signifie que cette ligne est prise en compte dans la prévision de trésorerie.
Provenance
: permet de filtrer les lignes issues de la comptabilité et les lignes saisies manuellement dans le tableau préparatoire.
Type de prévisionnel
: permet de filtrer les lignes de prévision en fonction de leur type. Par exemple : les lignes d'échéance auront le type
Encaissements prévus
ou
Décaissements prévus ;
les lignes d'écriture sur les comptes de racine 511 auront le type
Valeur en attente
...
Nature de prévisionnel
: permet de filtrer les lignes en fonction de leur nature. Par exemple : charges sociales, encaissements / décaissements... Ces natures sont appliquées automatiquement ou peuvent être créées en fonction de vos besoins. Elles vous permettent de rajouter, dans votre prévision de trésorerie, une ligne spécifique aisément identifiable qui regroupera toutes les lignes ayant cette nature.
Moyen de paiement
: permet de filtrer les lignes et les échéances en fonction de leur moyen de paiement.
Les filtres sont conservés à la sauvegarde de votre prévision.
Pour ré-appliquer les valeurs par défaut sur tous les filtres, il vous suffit de cliquer sur le bouton
Remise à zéro des filtres
puis sur
Actualiser.
Les lignes provenant de la comptabilité
Toutes les échéances non pointées et tous les encaissements/décaissements mouvementant le compte bancaire de votre banque par défaut sont présents dans le tableau préparatoire. Ces lignes affichent la provenance
Comptabilité.
Elles sont sauvegardées avec la prévision de trésorerie. Si vous les modifiez en comptabilité, elles ne seront pas modifiées dans le tableau préparatoire. Ainsi, vous pouvez ré-ouvrir la prévision de trésorerie dans le même état que celui dans lequel vous l'avez sauvegardée.
Néanmoins, vous pouvez procéder à la mise à jour des lignes provenant de votre comptabilité en cliquant sur le bouton
Importer les données comptables
. Cela entraîne la suppression de toutes les lignes provenant de la comptabilité, l'ajout de toutes les lignes d'échéances non totalement soldées, l'ajout des toutes les lignes d'écritures d'encaissement et de décaissement. Les ajouts manuels se sont pas supprimés.
Ces lignes ne sont pas supprimables dans le tableau préparatoire.
Ces lignes sont modifiables uniquement sur les champs suivants :
Utilisé
,
Moyen de paiement
,
Banque
. Les modifications effectuées dans le tableau sont sans incidence sur les lignes d'origine en comptabilité.
Les boutons
Echéancier
et
Saisie par journal
vous permettent respectivement d'accéder à l'échéancier facture et à la saisie du journal.
Pour que votre prévision prenne en compte les lignes présentes dans le tableau préparatoire, il suffit de cocher la case
Utiliser
disponible sur chaque ligne et d'activer les boutons
Utiliser
/
Ne plus utiliser.
Date de prise en compte des mouvements
: la date de prise en compte des mouvements saisis dans les journaux de trésorerie dépend du choix effectué dans Paramètres Société - Options comptables - Prévision de trésorerie - Méthode d'importation des encaissements/décaissements divers.
Cas des comptes bancaires non définis dans une fiche banque
: Pour être pris en compte dans la prévision de trésorerie, il est indispensable que tous vos comptes bancaires soient définis dans une fiche banque. Sans cela, les mouvements sur ce compte bancaire seront ignorés dans votre prévision.
Cas d'un même compte bancaire utilisé dans plusieurs fiches banques
: Si un compte bancaire est utilisé dans plusieurs fiches banques, alors tous les mouvements saisis sur ce compte seront rattachés à la première banque commune et seront présentés comme tels dans la prévision de trésorerie.
Les lignes de prévision manuelles
Dans le tableau préparatoire, vous pouvez saisir de nouvelles lignes de prévision. Ces ajouts ne modifient, en aucun cas, votre comptabilité.
Pour saisir une ligne isolée, il vous suffit de cliquer sur
Ajouter / Ajouter une ligne de prévision
ou de faire
Crtrl+J
sur votre clavier, puis de saisir la ligne que vous désirez.
Pour générer plusieurs lignes d'après un modèle, il vous suffit de cliquer sur
Ajouter / Générer un lot de prévisionnels
puis de renseigner les différents éléments de la fenêtre de paramétrage.
Comme pour les lignes issues de la comptabilité, il vous suffit d'activer/de désactiver
Utiliser
pour que ces lignes manuelles soient ou non prises en compte dans la prévision.
191
EBP Comptabilité Pro Open Line
Les lignes manuelles sont librement supprimables ou modifiables.
Les lignes manuelles peuvent uniquement concerner la banque par défaut.
Génération d'un lot de prévisionnels
Principes généraux
Cette fenêtre vous permet de créer en une seule fois plusieurs lignes de prévision d'un même montant sans avoir à les saisir une par une. Le principe général de fonctionnement est celui qui pourrait correspondre à un modèle d'abonnement.
Tous les mois, votre société doit s'acquitter d'une facture relative à des frais de machine à affranchir. Vous pouvez, bien-sûr, créer manuellement une ligne de prévision par échéance ; mais, il semble plus intéressant de créer un lot de prévisionnels qui vous permettra de générer en une seule fois toutes les lignes d'échéance voulues.
Les champs
Nature du prévisionnel
,
Type de prévisionnel
,
Moyen de paiement
sont les mêmes que ceux utilisés dans le tableau préparatoire pour l'ajout d'une ligne de prévisionnel unique. Nous vous conseillons de renseigner tous ces champs.
La fourchette de dates vous permet de sélectionner la période de génération : seules les échéances appartenant
à cette fourchette et pouvant être générées à partir de ce masque et de son paramétrage seront générées.
La fenêtre de génération est automatiquement sauvegardée à la fermeture : il vous suffit de cliquer sur
Fermer
.
Pour générer les lignes, il vous suffit de cliquer sur
Générer
.
Deux méthodes sont disponibles pour vous permettre de définir la bonne fréquence de génération de lignes :
Personnalisé
ou
Simple.
Il peut arriver que le tableau préparatoire affiche, pour un même tiers, une même opération et une même date, à la fois :
- une échéance provenant de la comptabilité suite à la saisie de la facture
- et une ligne saisie manuellement ou générée par un lot de prévisionnels.
Il vous faudra donc, pour l'une ou l'autre, désactiver l'option
Utilisé
pour que votre prévision ne contienne pas deux fois la même échéance.
Génération personnalisée
En cochant l'option
Personnalisé
, vous pouvez définir une périodicité spécifique.
Pour un abonnement bi-mensuel commençant aujourd'hui, il vous suffit de sélectionner la date du jour en date de début, puis d'activer
Personnalisé
et enfin de choisir
Tous les deux mois.
Génération simple
En cochant l'option
Simple
, vous devez définir une
fréquence
(hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle) et
paramétrer
les écritures à générer.
Dans la
fréquence hebdomadaire
, il vous suffit de choisir les jours de la semaine sur lesquels vous souhaitez créer les lignes prévisionnelles.
Dans la
fréquence mensuelle
, il vous suffit de sélectionner un jour particulier d'un mois (ex : premier lundi, premier jour...) ou une date précise (ex : 15/03/2010) puis de choisir les mois concernés.
Dans la
fréquence trimestrielle
, il vous suffit de sélectionner le jour particulier d'un trimestre puis le mois concerné dans ce trimestre.
Dans la
fréquence annuelle
, il vous suffit de sélectionner une date précise (ex : 15/03/2010) ou le jour particulier d'un mois (ex : le troisième jour de mars...)
Prévision de trésorerie
Accès
: Trésorerie - Trésorerie - Prévision de trésorerie
La prévision de trésorerie est régie par certains principes.
Le tableau de prévision vous permet d'avoir, en seul coup d'oeil, l'aperçu de vos différentes banques, sur les jours/semaines/mois... qui suivent.
En-tête
Le
libellé
est renseigné par défaut. Il reste modifiable mais est obligatoire.
La
date de référence
est la date de début d'affichage de la prévision.
Avant cette date, toutes les lignes du tableau préparatoire sont regroupées dans la colonne
Antériorité
.
Après cette date, une année entière est affichée ; son découpage dépend de la périodicité sélectionnée.
Elle est modifiable à tout moment.
192
DETAIL DES FONCTIONNALITES
La
périodicité
permet de regrouper les lignes de prévisionnels en fonction de la période choisie :
Jour
,
Semaine
,
Décade
,
Mois
,
Trimestre
.
Elle est modifiable à tout moment.
Contenu de la grille
La grille est immédiatement mise à jour :
- lors de toute action sur la date de référence ou la périodicité,
- lors de toute action dans le tableau préparatoire (création, modification, suppression de lignes de prévisionnels manuels, import de données comptables, activation/désactivation de
Utilisé
).
Aucune autre action, ni aucune saisie n'est possible dans la prévision elle-même.
La prévision de trésorerie affiche tous les éléments issus du tableau préparatoire et cochés par l'option
Utilisé
.
Fonctions disponibles
Prendre en compte le prévisionnel dans l'antériorité
Par défaut, la colonne
Antériorité
affiche uniquement les lignes de prévisionnels provenant de la comptabilité, antérieures à la date de référence et sur lesquelles
Utilisé
est coché dans le tableau préparatoire.
Prendre en compte le prévisionnel dans l'antériorité
permet de faire figurer dans la colonne
Antériorité
toutes les lignes présentent dans le tableau préparatoire, antérieures à la date de référence et sur lesquelles
Utiliser
est coché : il s'agit donc aussi bien des lignes de prévisionnels provenant de la comptabilité que des lignes de prévisionnels manuels.
Voir les valeurs en attente
Cliquer sur ce bouton permet d'ajouter en bas de la grille une nouvelle ligne présentant la somme restant dans les comptes de nature
Valeurs à l'encaissement
et
Virements internes.
.
Il peut donc s'agir de chèques reçus, comptabilisés sur l'un des comptes de valeurs à l'encaissement et qui sont dans l'attente de leur paiement effectif par la banque. Il peut également s'agir d'un virement interne qui n'a pas été soldé.
Prendre en compte les lignes simulées
Cliquer sur ce bouton permet d'intégrer ou d'exclure les lignes simulées de votre prévision de trésorerie.
Afficher le détail
Cliquer sur ce bouton vous permet de consulter le détail de la ligne de prévision de trésorerie sélectionnée : le tableau préparatoire est affiché, filtré, pour présenter uniquement les lignes de prévisionnels participant à la ligne sélectionnée.
Vues
Plusieurs vues existent et l'une d'entre-elles vous est proposée par défaut. Vous pouvez les modifier ou créer une nouvelle vue à votre choix.
Replier / Déplier
Des regroupements sont effectués par défaut.
Pour obtenir le détail d'une ligne de regroupement, il vous suffit de cliquer sur le bouton
+
situé sur la ligne.
Inversement pour ne plus afficher le détail d'une ligne de regroupement, il vous suffit de cliquer sur le bouton
-
de cette ligne.
Des boutons existent qui permettent de
déplier
/
replier
le détail de l'ensemble des lignes de regroupement en seul geste.
Exporter
Vous pouvez choisir d'exporter votre prévision de trésorerie. Pour cela, une boîte de dialogue vous permet de sélectionner le format d'export, la période à exporter.
Imprimer
Cette option vous permet d'imprimer votre prévision.
DONNEES
Moyens de paiement
Accès :
Paramètres - Divers - Moyens de paiement
OU Trésorerie - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche
Moyen de paiement
est commune à toutes les fiches.
Elle se compose des éléments suivants : un
code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un
libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement.
Ce code est limité à 60 caractères alphanumériques.
193
EBP Comptabilité Pro Open Line une
nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une
b anque par défaut
Sélectionner une banque parmi celles que vous avez créées.
Le fait d'associer une Banque par défaut à un Moyen de paiement peut notamment se révéler très utile dans les
Prévisions de trésorerie et dans la génération des règlements.
Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Modes de règlement
Accès
: Paramètres - Divers - Modes de règlement
OU Echéancier / Trésorerie - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche
Mode de règlement
est commune à toutes les fiches.
La fiche
Modes de règlement
se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type
Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement :
Fin de mois
le ou
Net le
.
194
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...).
Moyen de paiement
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône
Ajouter
pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une
date
qui corresponde à la date du document un
montant
qui corresponde au montant du document
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
%
100
NB jours
30
Type règlement
Net
Jour règlement
Mois comptable
Moyen de paiement
Chèque
Date de facture :
01/01/2008
,
Montant :
100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au
31/01/2008
pour un montant de
100
.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
%
25
25
25
25
NB jours
30
60
90
Type règlement
Comptant
Net le
Net le
Net le
Jour règlement
15
15
15
Mois comptable
Moyen de paiement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Date de facture :
01/01/2008
,
Montant :
100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le
01/01/2008
pour un montant de
25
(25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le
15/02/2008
pour un montant de
25
(25% du montant soit 100).
195
EBP Comptabilité Pro Open Line
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le
15/03/2008
pour un montant de
25
(25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le
15/04/2008
pour un montant de
25
(25% du montant soit 100).
Détail
l
Moyen de paiement
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Les actions possibles dans la liste
Ajouter
: permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
Insérer
: permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
Supprimer
: permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
Monter/Descendre
: permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer.
Couper/Copier/Coller
: ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
CONSULTATION
Consultation de compte
Accès
: Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage
OU Consultation - Consultation/Lettrage
OU Echéancier / Trésorerie - Consultation / Lettrage.
Accès
: Comptabilité - Consultation
La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice.
Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches...
La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher.
Filtres
Les filtres proposés sont les suivants :
Exercice
Type
Compte
Période
Statut
Lettrage
Groupe d'écritures
Pour appliquer ces filtres, il est indispensable de cliquer sur
Appliquer les filtres.
En revanche, si vous voulez supprimer d'un coup tous les filtres et appliquer les filtres par défaut, il vous faut cliquer sur
Remise à zéro des filtres
puis sur
Appliquer les filtres
.
Ces filtres sont mémorisés : les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation.
196
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Sélection de l'exercice
Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice sélectionné.
Tous les exercices sont accessibles quelque soit leur état (clôturés ou ouverts).
Sélection du compte
La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, dans le champ
Compte
.
Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend les comptes correspondant au filtre
Type
déjà sélectionné.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour :
- Intitulé du compte,
- Le
Solde de tout l'exercice
, qui affiche le cumul de tous les montants débiteurs et de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, ainsi que le solde de ce compte à la fin de l'exercice sélectionné.
Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur).
Choix des filtres, impact sur les lignes affichées et sur la navigation entre les comptes
Les différents filtres peuvent être combinés. Lorsque vous naviguez entre les comptes (par les boutons
Précédent
et
Suivant
, par exemple), seuls les comptes et les lignes répondant aux critères de filtrage seront affichés.
- Si vous sélectionnez
Tous les comptes
ou
Comptes mouvementés
ou
Comptes soldés
ou
Comptes non soldés
et que vous sélectionnez également
Lignes lettrées
ou
Lignes non lettrées,
alors seuls les comptes répondant à la combinaison de ces critères seront affichés.
- Si vous sélectionnez
Tous les comptes
et
Toutes les lignes
, alors tous les comptes mouvementés ou non seront affichés.
Solde antérieur à la période
Le solde antérieur représente le solde réel du compte au jour précédant le premier jour de la période.
Ce solde réel est totalement indépendant des choix effectués sur les filtres de validation ou de lettrage.
Il est affiché uniquement pour information.
Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus
- Filtres sélectionnés :
* Période sélectionnée : du 20/01/2008 au 14/01/2009 inclus
* Uniquement les lignes validées
* Uniquement les lignes lettrées.
- Solde antérieur à la période
* = solde antérieur au 20/01/2008 = solde du compte sélectionné, toutes lignes comprises, jusqu'au
19/01/2008 inclus
* Toutes les lignes (validées + non validées + simulées)
* Toutes les lignes (lettrées + non lettrées)
Affichage des lignes d'écriture
L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit).
En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique.
L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres.
Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes est d'ailleurs uniquement possible sur l'exercice dans lequel elles ont été lettrées.
Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
197
EBP Comptabilité Pro Open Line
Enfin, le
Solde progressif
est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées.
Le
Solde des lignes affichées
présente les cumuls et le solde des lignes affichées dans la grille, après l'application des filtres. Ce solde des lignes affichées n'intègre pas le solde antérieur à la période.
Le
Solde des lignes sélectionnées
présente les cumuls et le solde des lignes affichées et sélectionnées dans la grille. Ces champs vous sont particulièrement utiles lors du lettrage.
La sélection ou de désélection des lignes s'opère soit en cliquant très précisément sur la case à cocher de chaque ligne soit en sélectionnant une ligne avec la souris tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.
Lettrage et délettrage manuel
Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de
Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte.
Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler.
Lettrage automatique
Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte.
Actions possibles à partir de la consultation
Letter
: ce bouton vous permet de lettrer les lignes d'écritures sélectionnées.
Lettrage automatique
: ce bouton vous permet de lancer un lettrage automatique sur le compte affiché.
Delettrer :
ce bouton vous permet de délettrer le compte selon plusieurs critères.
Accès à la saisie par journal
: en double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant
Saisie par journal
dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer.
Voir document
: il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale.
Echéancier de la facture / Pointage :
ce bouton vous permet d'accéder à l'échéancier sur les lignes de type facture et à la fenêtre de pointage sur les lignes d'avoirs ou de règlement.
Actualiser
: ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...).
Recherche :
ce bouton permet d’effectuer une recherche dans les lignes d’écritures sans avoir besoin de taper la valeur en entier.
Vous recherchez une écriture dont le libellé est « Loyer de la rue du Temple ».
Après avoir cliqué sur
Recherche
, cliquez dans la colonne
Libellé
et tapez « Lo ».
Si le logiciel se positionne sur l’écriture « Location d’articles », ajoutez un « y » pour poursuivre la recherche.
Vous pouvez utiliser les touches
Ctrl + Down
(ou
Flèche basse
) et
Ctrl + Up
(ou
Flèche haute
) pour poursuivre la recherche vers le bas ou vers le haut.
Il s’agit d’une recherche et non d’un filtre : toutes les lignes d’écriture du journal / mois restent affichées.
Un raccourci vous permet d'également d'accéder à cette fonctionnalité :
Ctrl+R
Filtre automatique :
en cliquant sur ce bouton, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents.
Facture non parvenue ou à émettre
ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient.
Charge ou produit constaté d'avance
ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée.
198
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Réimputer par compte :
ce bouton vous permet de réimputer les lignes sélectionnées d'un compte dans un autre compte. Le fonctionnement de cette option est strictement identique au fonctionnement de l'assistant de
Réimputation des écritures (pour la
Réimputation de compte à compte
, uniquement).
Principes de lettrage et de délettrage
Accès
: Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage.
Le lettrage est disponible uniquement en mode Créances / Dettes.
Principes généraux du lettrage
Principes du lettrage
Le lettrage consiste à :
- sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune,
- puis à appliquer un même code alphabétique, alphanumérique ou numérique appelé
code lettrage
ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes.
Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT.
Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 € , référencé 1234.
Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 € , référence 1234.
Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise.
Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage.
La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur.
à laquelle le lettrage a été effectué.
Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié.
Le lettrage ne peut être effectué sur un exercice clôturé.
Lettrage entre lignes d'écriture de différents exercices
Les exercices comptables sont indépendants les uns des autres. Chaque ligne d'écriture apparaît donc uniquement dans l'exercice sur lequel elle a été saisie.
Pour lettrer une ligne d'un exercice (N) avec une ligne d'un autre exercice (N+1), il est indispensable de générer les A Nouveaux (sur N+1). Le lettrage pourra alors être effectué (dans N+1) entre cette ligne d'A
Nouveaux et une autre ligne du même exercice.
Activer l'option sur le compte
Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option
Autoriser le lettrage soit activée sur sa fiche compte.
Sélection des lignes
La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes :
- Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre.
- Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche).
- Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace).
Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance.
En pied de masque, un
total des lignes sélectionnées
apparaît.
- Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures.
- Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement.
Choix des boutons
Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées.
199
EBP Comptabilité Pro Open Line
Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton
Lettrer
est accessible.
Dans tous les autres cas, seul le bouton
Délettrer
est accessible.
Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture
Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le Prochain code lettrage renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut.
Si le code lettrage proposé est accepté, alors :
- le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,
- un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte.
Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors :
- le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées,
- un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte.
Le
Prochain code lettrage
, comme toutes les options de la fiche compte, est unique pour tous les exercices du dossier. Le
Prochain code lettrage
sera donc le même, quelque soit l'exercice dans lequel vous lettrez.
Option de lettrage automatique
Une fonction de lettrage automatique est disponible.
Cas du lettrage approché
Deux lignes doivent pouvoir être lettrées alors qu'elles en se compensent pas.
Il est donc possible de réaliser un lettrage approché : cela consiste à générer une écriture de régularisation qui
équilibrera les deux lignes d'écritures ; cette nouvelle ligne et les deux lignes sélectionnées seront lettrées par le même code lettrage, à la même date.
Pour réaliser ce type de lettrage, les principes sont les suivants :
- renseignez dans Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage approché les règles de lettrage approché que vous voulez voir appliquer à vos comptes,
- le compte doit être défini comme lettrable,
- le compte doit être autorisé au lettrage approché,
- une ligne au moins doit être sélectionnée.
Ensuite, cliquez sur
Lettrer
, renseignez la fenêtre et validez.
Les règles de lettrage approché définies dans les
Paramètres - Société
sont des règles informatives :
- Si vous tentez de réaliser un lettrage approché avec un écart supérieur à l'
Ecart maximum
défini, un message d'information est affiché : vous pouvez donc décider de continuer le lettrage ou de l'abandonner.
- De même, les autres choix définis dans les options du dossier (journaux, comptes) ne sont pas irréversibles.
La boîte de lettrage approché reprend les choix faits dans les options, mais ils peuvent y être modifiés.
Cas du lettrage automatique au pointage
Le lettrage peut également être réalisé automatiquement lorsque vous réalisez le pointage des échéances.
Pour réaliser ce type de lettrage, les principes sont les suivants :
- le compte doit être défini comme lettrage
- le compte doit autorisé la gestion des échéances.
- sélectionnez une ligne d'avoir ou de règlement,
- cliquez sur
Pointages
- pointer totalement des échéances.
Le lettrage s’effectuera uniquement si le pointage est complet (pas de lettrage partiel).
La suppression d’un pointage n’entraîne pas de délettrage.
Sur une version intégrée, le lettrage s’effectuera même si le pointage des échéances a lieu dans une autre application liée.
Cas du délettrage
Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture
Lorsqu'un délettrage est exécuté, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées.
200
DETAIL DES FONCTIONNALITES
La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ Prochain code lettrage de la fiche compte.
Options de délettrage
Le délettrage s'opère :
- sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées,
- mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage.
Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton
Délettrer
de la barre d'outils
:
Délettrer par compte
: cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte.
Délettrer par code
: cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage.
Délettrer par date
: cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage.
LETTRAGE AUTOMATIQUE
Lettrage automatique
Accès
:
Consultation / Consultation - Lettrage : Le lettrage automatique est possible sur le compte consulté.
Consultation / Lettrage simplifié : Le lettrage automatique est possible sur le compte consulté.
Consultation / Lettrage automatique : Le lettrage automatique est possible sur une plusieurs comptes
Trésorerie - Lettrage automatique : Le lettrage automatique est possible sur une plusieurs comptes
Le lettrage automatique est une fonction permettant de lettrer automatiquement des lignes d'écritures d'un compte ou de plusieurs comptes, sans avoir à les présélectionner manuellement dans la fenêtre de lettrage.
Les principes et règles de lettrage automatique restent les mêmes que celles déjà définies dans le lettrage, le lettrage approché et la fenêtre de lettrage.
Un assistant est affiché :
Il permet de sélectionner les comptes lettrables à traiter, les lignes d'écritures non lettrées à rechercher, la méthode de lettrage ainsi que de définir les éléments liés au lettrage approché.
Exercice
: Par défaut, l'exercice proposé est l'exercice courant, s'il est ouvert. En revanche, si l'exercice courant est clôturé, alors l'exercice proposé est le premier exercice ouvert. Le lettrage n'étant possible que sur des exercices ouverts, vous pouvez sélectionner n'importe quel exercice ouvert.
Période du ... au ...
: Ce champ permet de sélectionner les dates des lignes d'écritures à lettrer. Ces dates doivent obligatoirement être incluses dans l'exercice sélectionné précédemment.
Type de comptes
: Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes en fonction de leur nature.
Du compte ... au compte au ...
: Une fourchette de comptes dépendant du choix du type de comptes est proposée. La sélection peut encore être affinée, à la condition de rester dans les limites de la fourchette définie.
Options
: Une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de lettrage à appliquer.
-
N° de pièce
: Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de pièce identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées.
-
N° de document
: Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de document identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées.
-
Solde progressif
: Toutes les lignes d'écritures non lettrées dans un même compte peuvent être lettrées entre elles, à condition qu'un solde progressif nul, égal ou inférieur à l'écart autorisé dans les Paramètres -
Société soit obtenu et cela quelque soit le nombre de lignes concernées, leur numéro ou leur montant respectif.
201
EBP Comptabilité Pro Open Line
-
Montant exact
: Les lignes d'écritures non lettrées d'un même compte peuvent être lettrées à condition qu'elles s'équilibrent exactement entre elles. Au maximum, cinq lignes d'écritures peuvent permettent de réaliser cet équilibre.
La dernière méthode de lettrage automatique utilisée est conservée : elle vous sera de nouveau proposée lors de la prochaine ouverture de l'assistant, mais vous pourrez toujours la modifier.
Lignes
: Des cases à cocher permettent d'affiner la sélection des lignes d'écritures en fonction de leur statut.
Régularisation
: Cette zone est accessible pour toutes les méthodes de lettrage, sauf la méthode
Montant exact
.
-
Autoriser le lettrage approché
: Si la case est cochée, alors un lettrage approché sera réalisé, si besoin, sur les comptes autorisés en lettrage approché en fonction des valeurs définies dans les options du dossier.
-
N° de pièce
:
Le champ est accessible si la case
Autoriser le lettrage approché
est cochée.
Un numéro de pièce est proposé, mais il reste modifiable.
Si le journal de destination est en numérotation manuelle, alors le numéro de pièce déterminé dans l'assistant sera utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation.
Si le journal de destination est en numérotation automatique, alors le numéro de pièce utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation sera le prochain numéro de pièce défini dans la fiche journal.
-
Libellé
:
Le champ est accessible si la case
Autoriser le lettrage approché
est cochée.
Un libellé est proposé, mais il reste modifiable.
Le même libellé sera repris sur toutes les écritures de régularisation qui seront créées.
Démarrer
: Ce bouton commande l'exécution du traitement en fonction des filtres choisis et de la méthode de lettrage.
Annuler
: Ce bouton permet de fermer l'assistant sans lancer le traitement.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Vous pouvez trouver une liste des principales impressions disponibles sur la page "Comment imprimer ?"
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet
Catégorie
.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etats standards
Sous catégorie : Journal
Sous catégorie : Grand Livre
Sous catégorie : Balance
....
Catégorie principale : Etats de gestion
Sous catégorie : Echéancier
Sous catégorie : Balance âgée par échéances
Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage
Catégorie principale : Etats fiscaux...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "
Modifier le modèle
".
202
DETAIL DES FONCTIONNALITES
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils
Modèle par défaut
ou clic droit sur le modèle puis
Modèle par défaut
.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE
Analytique - Démarrer une tâche
Accès
: Analytique - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu
Démarrer une tâche
. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
-
Plans (Axes) analytiques
: permet d'accéder à la liste des plans analytiques.
-
Postes analytiques
: permet d'accéder à la liste des postes analytiques.
-
Grilles analytiques
: permet d'accéder à la liste des grilles analytiques
-
OD analytiques
: permet d’accéder à la liste des OD analytiques.
-
Consultation analytique
: permet d'accéder à la consultation analytique.
-
Statistiques analytiques
: permet d'accéder à l'outil de statistiques analytiques.
ANALYTIQUE
La gestion analytique
Définition
La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (ou centres de profit) précis. Elle peut également s’appliquer à tout autre type d’écriture.
Alors que l'écriture comptable classique enregistre la dépense de façon globale, l'écriture analytique va attribuer pour chaque centre de profit ou de coût concerné, le montant de la dépense ou de la charge qui lui revient.
La gestion analytique correspond donc à une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise. De cette analyse découle certaines décisions concernant la rentabilité d'un secteur, d'un service, d'un produit, d'un atelier...
La gestion analytique multi-plans
Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents.
De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans.
Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d’attente paramétré dans le plan.
Une gestion analytique peut être mise en place selon un plan « Affaires » et selon un plan « Produits ».
Le plan « Affaires » permettra d’étudier les recettes et les coûts par affaire.
Le plan « Produits » permettra d’étudier les recettes et les coûts par type d’article produit par l’entreprise.
203
EBP Comptabilité Pro Open Line
En version PRO, vous êtes limités à 3 plans.
La gestion analytique sur plusieurs niveaux
Le multi-niveaux vous permet de définir vos postes analytiques selon un arbre, avec des « parents et des « enfants ».
L’entreprise souhaite mettre en place une gestion analytique pour étudier les recettes et les coûts par type d’article produit, mais également d’un point de vue géographique.
Le 1er niveau reprend les différents lieux géographiques qui l’intéressent, ce sont les postes « parents » :
• Ile-de-France
• Autres régions de France
• International
Le 2ème niveau reprend les différents types d’articles produits par l’entreprise, ce sont les postes « enfants » sur lesquels les ventilations s’effectueront. Un découpage par région est alors effectué :
• Ile-de-France
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
• Autres régions de France
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
• International
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
L’entreprise pourra ainsi connaître ses coûts par région, par article, ou pour un article d’une région.
En version PRO, vous êtes limités à 1 niveau.
Mise en place de votre gestion analytique
Créez vos plans et postes depuis l’option
Plans
du menu
Analytique
.
Créez éventuellement des grilles automatiques depuis l’option
Grilles
du menu
Analytique
. Associez
éventuellement ces grilles aux comptes comptables, grâce à l’onglet
Analytique
de la fiche Compte.
Autorisez l’analytique des comptes que vous souhaitez (par défaut, les comptes de racines 6 et 7 autorisent l’analytique, mais n’importe quel compte peut supporter l’analytique). Pour cela, accédez au
Plan Comptable
Entreprise
du menu
Analytique
. Sélectionnez un ou plusieurs comptes et cliquez sur la tâche
Autoriser l’analytique
.
Saisie analytique
Utilisez la
Saisie par Journal, par Ecriture
ou la
Saisie au Kilomètre
.
Si vous utilisez un autre mode de saisie, en passant par un compte lié à une grille analytique, alors les ventilations s’enregistreront automatiquement.
Les OD analytiques
Pour modifier globalement les ventilations par poste dans un même plan analytique, vous pouvez créer des OD analytiques.
Les postes analytiques
Accès
: Analytique et Budgétaire– Postes analytiques
La gestion des postes analytiques est commune à toutes les listes.
204
DETAIL DES FONCTIONNALITES
A partir de cette liste, vous pouvez consulter ou ajouter de nouveaux postes (voir La gestion analytique).
Attention, pour ajouter de nouveaux postes, vous devez au préalable créer vos plans analytiques. Pour plus de facilité, nous vous conseillons de créer les postes depuis les plans.
En version PRO, vous êtes limités à 1 niveau.
Les onglets
L’onglet
Postes actifs
n’affiche que les postes pour lesquels la case
Actif
est cochée.
L’onglet
Tous
affiche tous les postes.
Action disponible
Consultation analytique
: permet de consulter les ventilations du poste sélectionné.
La fiche poste
Fiche principale
-
Plan (Axe) analytique
: il s’agit du plan auquel appartient le poste.
-
Code complet
: il s’agit du code (nom) du poste.
-
Intitulé
: il s’agit de l’intitulé du poste.
-
Actif
: la case est cochée si le poste est utilisable en ventilations analytiques.
- L’action
Consultation analytique
permet de consulter les ventilations du poste.
Cumuls
Cet onglet vous permet de consulter les cumuls mensuels du poste sous forme de tableau et sous forme de graphique.
- Choisissez l’exercice à consulter.
- Choisissez les colonnes à afficher : 2 colonnes distinctes
Débit
et
Crédit
ou une seule colonne (
Débit –
Crédit
ou
Crédit – Débit
).
- Sélectionnez dans le tableau les montants à visualiser dans le graphique.
Les plans analytiques
Accès
: Analytique et Budgétaire– Plans (Axes) analytiques
La gestion de la liste des plans est commune à toutes les listes.
Les plans vous permettent de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d’écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents.
De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans (voir partie La gestion analytique).
En version PRO, vous êtes limités à 3 plans.
Les onglets
L’onglet
Plans actifs
n’affiche que les plans pour lesquels la case
Actif
est cochée.
L’onglet
Tous
affiche tous les plans.
Actions disponibles
Consultation analytique
: permet de consulter les ventilations du plan sélectionné.
La fiche plan
Entête
-
Code
: il s’agit du code (nom) du plan.
-
Intitulé
: il s’agit de l’intitulé du plan.
-
Poste analytique d’attente
: indiquez ici le poste à utiliser automatiquement par le logiciel lorsque le total des ventilations est inférieur à 100 %. Si vous n’indiquez pas de poste, alors vous ne pourrez pas quitter une ventilation tant qu’elle n’atteint pas 100 % du montant à ventiler.
-
Principal
: permet d’indiquer le plan à ouvrir par défaut lors des ventilations.
-
Actif
: la case est cochée si le plan est utilisable en ventilations analytiques. Si vous rendez un plan inactif, alors tous les postes qui le composent seront rendus inactifs.
-
Nombre de niveaux
: affiche le nombre de niveaux géré dans le plan.
205
EBP Comptabilité Pro Open Line
Actions disponibles :
-
Consultation analytique
: permet de consulter les ventilations du plan.
-
Créer le poste d’attente
: permet de créer le poste d’attente automatiquement et de le placer dans le champ Poste analytique d’attente.
Répartition des postes analytiques
- Pour créer un poste analytique à partir du plan, il suffit d’ajouter une ligne par le bouton
Ajouter
(raccourci
Ctrl + J) et d’indiquer le code et l’intitulé du poste.
- L’action
Voir les postes inactifs
permet d’afficher tous les postes du plan.
Cumuls des postes
Cet onglet vous permet de consulter les cumuls mensuels des postes du plan sous forme de tableau et sous forme de graphique.
- Choisissez l’exercice à consulter.
- Choisissez les colonnes à afficher : 2 colonnes distinctes
Débit
et
Crédit
, ou une seule colonne (
Débit –
Crédit
ou
Crédit – Débit
).
- Sélectionnez dans le tableau les montants à visualiser dans le graphique.
Les grilles analytiques
Accès
: Analytique et Budgétaire – Grilles analytiques
La gestion de la liste des plans est commune à toutes les listes.
Certaines charges courantes sont ventilées de la même manière, sur les mêmes postes et pour des montants représentant un pourcentage fixe de la valeur de la charge d'origine. Dans ce cas, il est intéressant de définir des grilles afin de rendre très rapide la ventilation analytique de certaines écritures.
Un autre avantage des grilles consiste à appliquer des ventilations analytiques sur des écritures générées par des options ne permettant pas la saisie analytique : les Saisies pratiques, les Saisies guidées, l’import des
écritures, le transfert comptable …
Les ventilations par grille pourront s’effectuer de 2 façons :
- Soit en appliquant une grille depuis la fenêtre de ventilation.
- Soit en paramétrant les grilles directement dans les fiches des comptes concernés.
Il est possible de créer une grille directement depuis une ventilation analytique.
Action disponible
Appliquer une grille analytique
: Cet assistant permet d’appliquer soit une grille en particulier, soit les grilles paramétrées dans les comptes, à une sélection de lignes d’écritures.
La fiche grille
-
Code
: il s’agit du code (nom) de la grille.
-
Intitulé
: il s’agit de l’intitulé de la grille.
-
Plan (Axe) analytique
: une grille peut être définie pour plusieurs plans. Sélectionnez le plan souhaité pour visualiser ou ajouter des ventilations.
- Saisissez les ventilations en ajoutant des lignes et en sélectionnant les postes du plan sélectionné.
Le total de la colonne
Pourcentage
doit être de 100 %. Si ce n’est pas le cas, les ventilations devront être complétées lors de la saisie ou seront automatiquement complétées par le logiciel par le poste d’attente, s’il est paramétré dans le plan.
Assistant d’application de grille
206
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Cet assistant peut être lancé depuis la
liste des grilles analytiques
du menu
Analytique et Budgétaire.
Il permet d’appliquer soit une grille en particulier, soit les grilles paramétrées dans les comptes, à une sélection de lignes d’écritures.
Cette opération est irréversible. Il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant le lancement de l’opération.
-
Dates
: Sélectionnez la période des écritures.
-
Comptes
: Sélectionnez si besoin la fourchette de comptes, sachant que seules les lignes des comptes autorisant l’analytique seront ventilées.
-
Opération
: Vous pouvez soit sélectionner une grille, soit cocher l’option permettant d’appliquer les grilles paramétrées dans les comptes.
-
Mode d’application
: Cochez la case si vous souhaitez que les grilles ne s’appliquent que sur les lignes non ventilées.
Si vous paramétrez une grille pour le plan analytique « A », mais pas pour le plan « B », et que vous l’appliquez sur toutes les lignes d’écritures sans cocher l’option Appliquer seulement sur les lignes d’écritures non ventilées, alors les ventilations saisies sur le plan « B » seront supprimées.
Les ventilations analytiques
Accès
: La fenêtre de ventilation est accessible depuis La Saisie par journal / La Saisie par écriture / La Saisie au kilomètre / La Recherche d’écriture / La Consultation analytique.
Elle ne peut être ouverte qu’à partir des comptes qui autorisent l’analytique, en cliquant sur le bouton
Ventilations analytiques
, par le raccourci clavier
F8
ou alors de manière automatique en saisie pour les comptes dont la case
Ouverture automatique de l’analytique
est cochée.
Les ventilations analytiques peuvent être présentées de deux façons différentes :
- En Vue simplifiée (cochez la case
Vue simplifiée
).
- En Vue en arborescence (décochez la case
Vue simplifiée
).
Quelle vue privilégier ?
La vue simplifiée est à privilégier si vos plans contiennent énormément de postes, sur 2 niveaux maximum.
Par exemple, si vous créez un poste par chantier et que vous gérez de nombreux chantiers, la vue en arborescence offre peu d’intérêt.
La vue en arborescence est très intéressante si vos plans contiennent peu de postes mais plusieurs niveaux.
Saisie dans la vue simplifiée
Commencez par choisir le plan sur lequel les ventilations doivent être saisies.
Puis saisissez vos ventilations dans la grille de saisie.
Saisie dans la vue en arborescence
Sélectionnez le plan dans l’arborescence.
Si le plan est précédé d’une coche verte, cela signifie que des ventilations ont déjà été saisies.
Si le plan est précédé d’une croix rouge, cela signifie que des ventilations ont déjà été saisies, mais que leur total n’est pas à 100 %. Des corrections s’imposent.
Puis saisissez vos ventilations dans la grille de saisie ou bien double-cliquez sur les postes à ventiler depuis l’arborescence. Vous pouvez également utiliser la touche Entrée du clavier.
Saisie analytique correcte
La saisie est correcte si le total des montants ventilés est égal au montant total à ventiler. Dans ce cas, le restant à ventiler est à 0.
Si le total des montants ventilés est inférieur au montant total à ventiler, alors la différence passera automatiquement sur le poste d’attente paramétré dans le plan.
Si le poste d’attente n’est pas paramétré, alors vous devez corriger les ventilations de manière à ventiler la totalité du montant.
207
EBP Comptabilité Pro Open Line
Si le total des montants ventilés est supérieur au montant total à ventiler, alors vous devez corriger les ventilations de manière à ne pas ventiler plus que le montant à ventiler.
Enregistrement de la saisie analytique
La sauvegarde s’effectue :
- Soit par les boutons habituels de sauvegarde (ou Ctrl+S) s’ils sont présents.
- Soit, si vous êtes en cours de saisie, en fermant la fenêtre et en enregistrant les écritures comptables.
Actions disponibles
Actualiser les plans (axes)
permet de faire apparaître les nouveaux plans, dans le cas où de nouveaux plans auraient été créés alors que la fenêtre de ventilations était ouverte.
Appliquer une grille
permet de sélectionner une grille analytique et de l’appliquer. Si vous utilisez plusieurs plans, le logiciel vous demande alors si vous souhaitez appliquer la grille uniquement pour le plan en cours ou pour tous les plans. Attention, si la grille n’a été paramétrée que pour un seul plan, et que vous l’appliquez pour tous les plans, alors les ventilations saisies sur les autres plans seront supprimées.
Créer une grille
permet de créer une grille paramétrée selon les ventilations saisies dans la fenêtre.
Supprimer les ventilations
permet de supprimer les ventilations saisies. Si vous utilisez plusieurs plans, le logiciel vous demande alors si vous souhaitez supprimer les ventilations pour le plan en cours ou pour tous les plans.
La consultation analytique
Accès
: Analytique et Budgétaire - Consultation analytique
La consultation analytique permet d’afficher à l’écran les lignes de ventilations analytiques selon différents critères de filtrage.
Entête
-
Postes analytiques
: cette zone vous permet de choisir le plan à consulter et la fourchette de postes à consulter.
-
Comptes
: cette zone vous permet de choisir une nature de compte et une fourchette de comptes à consulter.
-
Dates
: cette zone vous permet de choisir l’exercice et la fourchette de dates à consulter.
Actualiser la liste
L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres.
Corps de la fenêtre
Les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage.
Onglets disponibles
Trois onglets vous sont proposés :
-
Tous
: cet onglet affiche toutes les ventilations quelque soit le provenance (saisies diverses ou OD analytiques)
-
Général
: cet onglet affiche toutes les ventilations provenant des saisies.
-
OD analytique
: cet onglet affiche uniquement les ventilations issues des OD analytiques.
Actions possibles
-
Consultation / Lettrage
: permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée.
-
Saisie par journal
: permet d'accéder au journal d'origine de la ligne sélectionnée.
-
Ventilations analytiques
: permet d'ouvrir la fenêtre de ventilations de la ligne sélectionnée.
-
Voir les lignes d’écritures non ventilées
: permet d'accéder à la Recherche d’écritures, avec le filtre
Lignes Non ventilées
sélectionné ; ce bouton permet de repérer les lignes qui auraient dues être ventilées.
-
Créer une OD analytique
: cette action vous permet de créer une nouvelle OD analytique.
208
DETAIL DES FONCTIONNALITES
BUDGETAIRE
Liste des budgets
Accès
: Analytique / Budgétaire + Budgets
La gestion de la liste des budgets est commune à toutes les listes.
Les budgets vous permettent de faire des prévisions sur des comptes, des fourchettes de comptes, des postes analytiques, une liste de postes analytiques, et à terme de comparer l’estimé et le réalisé.
Les onglets disponibles
L’onglet
Tous
affiche tous les budgets créés.
L’onglet
Généraux
n’affiche que les budgets généraux.
L’onglet
Analytiques
n’affiche que les budgets analytiques.
Les actions disponibles
Mettre à jour les budgets
: Permet de mettre à jour le réalisé des budgets sélectionnés en fonction des
écritures et des ventilations analytiques saisies dans votre comptabilité.
Report budgétaire
: Permet de reporter l’estimé ou le réalisé d’un exercice, avec éventuellement une variation, dans l’estimé du nouvel exercice.
Statistiques
: Permet d’accéder aux statistiques budgétaires.
La fiche budget
Accès
: Analytique / Budgétaire + Budgets
Entête
L’entête permet de définir :
Le
code
et le
libellé
du budget.
Le
type
: Le type
Général
vous permet de baser votre budget sur des comptes ou une fourchette de comptes. Le type
Analytique
vous permet de baser votre budget sur des comptes, des fourchettes de compte et sur un ou plusieurs postes analytique.
Exemple de budget général :
Vous pouvez définir un budget pour vos charges, un budget pour vos produits, un budget pour un compte de charge particulier, un budget pour un compte de produit particulier.
Exemple de budget analytique :
Vous pouvez définir un budget pour les charges ventilées sur un poste particulier, un budget pour les produits ventilés sur un poste particulier, un budget pour les charges et les produits de plusieurs postes.
Le
sens
: Définissez le mode de calcul du réalisé.
Exemple :
- Pour un budget de charges, choisissez le sens Débit moins Crédit.
- Pour un budget de produits, choisissez le sens Crédit moins Débit.
Le
statut des lignes d’écriture
à prendre en compte pour le réalisé : écritures simulées, validées, non validées.
Le filtres sur les groupes d'écritures permet de filtrer les groupes à prendre en compte dans le réalisé.
Critères
Définissez ici les critères à prendre en compte dans le calcul du réalisé du budget.
Comptes
Cette zone vous permet de définir les comptes et fourchettes de comptes du budget :
- Pour un compte particulier, indiquez le même numéro dans les 2 champs.
Exemple :
209
EBP Comptabilité Pro Open Line
Budget sur les achats de marchandise : Du compte 607 Au compte 607.
- Pour une fourchette de comptes, indiquez les bornes de la fourchette.
Exemple :
Budget sur les charges : Du compte 6 Au compte 6ZZZZZZ.
- Ajoutez plusieurs lignes pour combiner comptes et fourchettes.
Exemple :
Budget sur les achats stockés et non stockés :
- Du compte 602 Au compte 602999
- Du compte 606 Au compte 606999.
Postes analytiques
Cette zone vous permet de définir le plan, le niveau (Ligne PME) et la liste de postes du budget.
Vous pouvez cumuler des critères de comptes et de postes.
Dotations
Exercice
: Sélectionnez l’exercice à estimer ou à consulter.
Montant estimé total
: Saisissez éventuellement un montant estimé global qui sera automatiquement réparti sur les mois composant l’exercice.
Actualiser le réalisé
: Permet de recalculer le réalisé (de tous les exercices) en fonction des écritures et des ventilations analytiques saisies dans votre comptabilité.
Estimé
: Saisissez l’estimé de chaque mois.
Réalisé
: Montants calculés selon les critères.
Ecart
: Ce calcul dépend du paramétrage effectué dans les Paramètres Société.
Ecart (%)
: Il s’agit de la variation en pourcentage entre l’estimé et le réalisé.
Créer un estimé faible, un estimé fort
Vous hésitez entre deux prévisions de vente, plus ou moins favorables. Dans ce cas, créez un budget avec ses critères, et saisissez l’une de vos estimation.
Sauvegardez et dupliquez la fiche : il ne vous reste plus qu’à saisir l’autre estimation.
Budget totalisateur
Vous avez créé un budget par compte de vente. Vous souhaitez un budget global : créez un nouveau budget en indiquant la fourchette des comptes de vente, Du compte 7 Au compte 7ZZZ.
Reports budgétaires
Accès
: Analytique / Budgétaire + Budgets – action Report budgétaire
Cet assistant vous permet de reporter l’estimé ou le réalisé d’un exercice, avec éventuellement une variation, dans l’estimé du nouvel exercice.
Liste des budgets à traiter
Mettre à jour les budgets avant l’opération
: Cette case permet d’actualiser le réalisé des budgets sélectionnés avant de lancer le traitement de report budgétaire.
La grille permet d’ajouter les budgets de son choix. Elle présente par défaut la liste des budgets sélectionnés avant lancement de l’assistant.
Actions disponibles
Ajouter
: permet d’ajouter un budget dans la grille.
Supprimer
: permet de supprimer une ligne.
Options de report
Exercice 1
: Exercice à partir duquel des données vont être copiées.
Exercice 2
: Exercice sur lequel l’estimé va être créé.
Montant à récupérer
: Il s’agit du montant à recopier, l’estimé ou le réalisé.
Type de calcul
: Il est possible soit de recopier le montant sans le modifier (Montant tel quel), soit d’ajouter un montant, d’appliquer un pourcentage ou d’ajouter un pourcentage. Dans les 3 derniers choix, la saisie d’un montant est nécessaire.
Exemples :
- Vous souhaitez estimer le budget du nouvel exercice de la même manière que sur l’exercice écoulé.
Choisissez
A partir de l’estimé
et
Montant tel quel
.
210
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- Vous souhaitez estimer le budget du nouvel exercice en reprenant les montants réalisés de l’exercice écoulé, et en leur ajoutant un montant fixe de progression. Choisissez
A partir du réalisé
,
Ajout du montant
et saisissez le montant à ajouter. Pour chaque mois, le réalisé sera recopié dans l’estimé avec la majoration saisie.
- Vous souhaitez estimer le budget du nouvel exercice de la même façon que sur l’exercice écoulé, mais avec une variation positive de 10%. Choisissez
A partir de l’estimé
, puis : o Soit Application du pourcentage, puis 110. o Soit Ajout d’un pourcentage, puis 10.
STATISTIQUES
Les statistiques analytiques et budgétaires
Les statistiques permettent d'obtenir les données analytiques ou budgétaires sous forme de tableau et de graphique personnalisables.
Sélection
Cet onglet vous permet de choisir le type de statistique et les filtres.
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes : les filtres varient en fonction de la statistique sélectionnée.
Filtres des ventilations analytiques par poste, par période et par poste (détail par compte)
Postes analytiques
Plan (Axe) analytique
Du code … Au code …
Choisissez le plan à consulter, ainsi que la fourchette de postes.
Comptes
Nature
Du compte … Au compte
Choisissez une nature de compte et indiquez une fourchette de comptes.
Dates
De la date … A la date …
Indiquez une période de consultation.
Filtres des ventilations analytiques sur un ou plusieurs plans
Postes analytiques : Groupe 1
Plan (Axe) analytique
Du code … Au code …
Indiquez le plan et la fourchette de postes à consulter pour le 1er groupe.
Postes analytiques : Groupe 2
Plan (Axe) analytique
Du code … Au code …
Si vous souhaitez comparer des données, indiquez le plan et la fourchette de postes à consulter pour le 2ème groupe.
Postes analytiques : Groupe 3
Plan (Axe) analytique
Du code … Au code …
Si vous souhaitez comparer des données avec un troisième groupe, indiquez le plan et la fourchette de postes du 3ème groupe. Sinon, laissez les champs vides.
Comptes
Nature
Du compte … Au compte
Choisissez une nature de compte et indiquez une fourchette de comptes.
Dates
De la date … A la date …
Indiquez une période de consultation.
Filtres du suivi d'un budget
Budget
: Sélectionnez le budget à sélectionner.
Exercice
: Sélectionnez l'exercice à consulter.
211
EBP Comptabilité Pro Open Line
Filtres du comparatif budgétaire
Budget
: Sélectionnez les budgets à comparer (de 2 à 4).
Exercice
: Sélectionnez l'exercice à consulter.
Filtres de la synthèse des budgets
Budget
: Sélectionnez les budgets à comparer (de 2 à 4).
Exercice
: Sélectionnez les exercices à comparer.
La synthèse permet de comparer les cumuls par exercice des budgets, alors que le comparatif donne le détail mensuel de chaque budget.
Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser
: Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Personnaliser la vue
: Ce bouton permet de personnaliser la vue pour ajouter des champs, modifier la requête …
Enregistrer la vue
: Ce bouton permet de sauvegarder la vue sous un autre nom, ou de sauvegarder des modifications apportées à une vue personnalisée. Retrouvez vos vues personnalisées dans l’onglet
Sélection
, dans la partie intitulée
MES STATISTIQUES.
Supprimer la vue
: Ce bouton permet de supprimer une vue personnalisée.
Exporter
: Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs
: Ce bouton permet d’afficher ou de masquer la liste des champs disponibles.
Inverser les axes
: Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue
: Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Inverser les légendes
: Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés)
Inverser les axes
: Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
Le plan comptable entreprise
Accès
: Analytique et Budgétaire – Plan comptable entreprise
Il s’agit du même plan comptable que celui du menu
Quotidien / Saisie
ou
Paramètres
, mais avec des tâches et une vue par défaut spécifiques pour l’analytique.
Pour le descriptif des onglets et des colonnes, consultez la page générale du Plan comptable.
Les colonnes spécifiques pour l’analytique
La colonne
Autoriser l’analytique
affiche une coche lorsque le compte autorise la saisie analytique.
La colonne
Ouverture automatique de l’analytique
affiche une coche lorsque le compte est paramétré avec l’ouverture automatique de l’analytique en Saisie par journal, par écriture et au kilomètre.
La colonne
Grille analytique
affiche le code de la grille avec laquelle le compte est paramétré.
Les actions possibles
-
Consultation analytique
permet de consulter les ventilations du compte sélectionné.
-
Recherche d’écritures
permet d’afficher les écritures du compte sélectionné.
212
DETAIL DES FONCTIONNALITES
-
Autoriser l’analytique
permet de cocher l’option Autoriser l’analytique dans la fiche des comptes sélectionnés.
-
Interdire l’analytique
permet de décocher l’option Autoriser l’analytique dans la fiche des comptes sélectionnés.
-
Autoriser l’ouverture automatique
permet de cocher l’option
Ouverture automatique de l’analytique
dans la fiche des comptes sélectionnés.
-
Interdire l’ouverture automatique
permet de décocher l’option
Ouverture automatique de l’analytique
dans la fiche des comptes sélectionnés.
NOTES DE FRAIS
Principes des notes de frais
Le but de la fonctionnalité
Notes de frais
est de vous permettre de gérer les notes de frais de vos collaborateurs.
Gérer les notes de frais uniquement en comptabilité
Vous souhaitez gérer les notes de frais uniquement en comptabilité, sans relation avec une application extérieure.
La procédure est la suivante :
- créer des utilisateurs de notes de frais,
- créer des catégories,
- créer des fiches de notes de frais par période et par utilisateur.
Gérer les indemnités kilométriques dans les notes de frais
Vous souhaitez gérer les remboursements des frais kilométriques de vos collaborateurs en fonction d’un coefficient par véhicule.
La mise en place est la suivante :
- créer un véhicule dans la fiche Utilisateur de notes de frais et renseigner un coefficient et une immatriculation,
- créer une catégorie du type
Indemnités Kilométriques,
- créer des fiches de notes de frais en sélectionnant une catégorie
Indemnité Kilométrique
et saisir le nombre de kilomètres parcourus. L’indemnité kilométrique due se reporte dans les champs
Montant TTC
et
Hors taxe n°1
.
Eventuellement , vous pourrez également utiliser l’assistant de mise à jour des indemnités kilométriques pour recalculer les indemnités avec le nouveau coefficient d’un véhicule.
Importer les notes de frais provenant d'un mobile.
Vous avez également la possibilité d'importer les notes de frais créées sur Smartphone.
Cette opération nécessitera de faire appel à trois applications différentes :
- la comptabilité,
- le Web, avec un service approprié de transition,
- le téléphone mobile.
La procédure est la suivante :
- En compta, créer des utilisateurs de notes de frais et les envoyer sur le serveur.
- Sur le portable, se connecter avec l'un des utilisateurs.
- En compta, créer des catégories et les envoyer sur le serveur.
- Sur le portable, récupérer ces catégories pour créer des notes de frais.
- Sur le portable, envoyer les notes de frais sur le serveur.
- En compta, télécharger les notes de frais.
Licence et assistance
L’utilisation du service Web (Site internet d’administration) nécessite une activation avec contrat d’assistance simple.
Pour un même dossier, il est nécessaire que le numéro de licence et la clé Web coïncident dans la comptabilité, le site Web et le téléphone.
Si vous devez modifier le numéro de licence et/ou de la Clé Web, il est nécessaire de respecter la procédure suivante :
- commencez par vous connecter sur le site internet :
https://notes-de-frais.ebp.com
,
- ensuite, exécutez la modification en comptabilité
(? / Activer votre logiciel
),
213
EBP Comptabilité Pro Open Line
- enfin, effectuez la même modification sur le téléphone
Menu Paramétrages
.
Seul un utilisateur qui a été nommé Responsable dans la comptabilité peut modifier le n° de licence.
Liste des catégories de Notes de frais
Accès
: Notes de frais - Notes de frais - Catégories
La gestion des catégories est commune à toutes les listes.
La gestion des notes de frais fonctionne selon certains principes.
Cette liste affiche toutes les catégories que vous avez créées et qui seront utilisées dans pour la création ou l'import des Notes de frais.
La liste contient toutes les informations importantes renseignées dans la fiche elle-même.
La liste est triée par type de catégorie :
- Les catégories typées
Indemnités Kilométriques
- Les catégories Typées
Autre
A partir de cette liste, vous pouvez :
- créer de nouvelles catégories,
- supprimer des catégories existantes,
- afficher une fiche catégorie.
Vous pouvez également les envoyer sur le serveur pour les mettre à disposition des utilisateurs de notes de frais. Pour cela, il vous suffit de sélectionner une ou plusieurs des catégories et cliquer sur
Envoyer sur le serveur
dans la barre de tâches.
Ensuite, sélectionner l'emplacement dans lequel vous souhaitez sauvegarder votre fichier (au format .csv).
Fiche de catégories de Notes de frais
Accès
: Notes de frais - Notes de frais - Catégories
La fiche
Catégorie
vous permet de paramétrer les libellés, comptes, taux de TVA.. que vous voudrez voir appliquer à vos notes de frais à comptabiliser.
La gestion des notes de frais fonctionne selon certains principes.
Exemple d'utilisation des Catégories et des Notes de frais
En comptabilité :
- créez une catégorie "Péage" et définissez les comptes à utiliser pour la comptabilisation des écritures.
- envoyez ensuite cette catégorie sur le serveur pour mettre cette catégorie à disposition des utilisateurs (tâche disponible à partir de la liste des
Catégories
).
L'utilisateur doit appeler la catégorie "Péage", renseigner les montants nécessaires et envoyer sa note de frais sur le serveur.
Enfin, en comptabilité, depuis la liste des Notes de frais, téléchargez cette note depuis le serveur : La Note de frais se crée sur l'utilisateur et la période avec une ligne de dépense "Péage" reprenant les montants et les comptes saisis par l'utilisateur.
Contenu de la fiche
Code
:
Le code est auto-incrémenté.
Il vous est possible de modifier la codification dans les Paramètres - Société - Paramétrage - Numérotation.
Type
:
Par défaut, le type de la catégorie proposé est à
Autre
.
Le type de la catégorie peut être modifié grâce à la liste déroulante qui propose les deux choix suivants :
Autre
ou
Indemnités Kilométriques.
Ce type reste modifiable.
Toute modification impactera uniquement les nouvelles lignes de Note de frais.
Libellé
:
Le libellé est librement saisissable. Vous pouvez, par exemple, saisir "PEAGE".
214
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Envoyée :
Cette case est cochée si cette catégorie a été au moins une fois envoyée sur le serveur (tâche disponible dans la liste des catégories).
Chaque nouvel enregistrement de la fiche met à jour automatiquement la catégorie sur le serveur, vous n’avez donc pas besoin de les renvoyer après chaque modification.
Elle est non modifiable manuellement.
Plafond autorisé
:
Ce champ est numérique.
Vous pouvez y saisir l'indication d'un montant maximal.
Dans la Note de frais, si vous importez ou saisissez une dépense supérieure à ce plafond, un message d'information sera affiché : vous pourrez conserver le montant saisi ou bien le rectifier pour le rendre égal ou inférieur au plafond autorisé.
Charge n° 1 - Compte de charge
:
Ce champ vous permet de sélectionner le compte (ex : 6251) dans lequel vous voulez que le montant HT des notes de frais saisies sur la catégorie (ex : PEAGE) soit comptabilisé.
Charge n° 1 - Compte de TVA
:
Ce champ vous permet de sélectionner le compte (ex : 445661) dans lequel vous voulez que le montant de TVA des notes de frais saisies sur la catégorie (ex : PEAGE) soit comptabilisé.
Il est impossible de saisir un compte de TVA sans avoir saisi un compte de charge.
En revanche, il est tout à fait possible de saisir un compte de charge sans saisir de compte de TVA.
Charge n° 1 - Droit à déduction
:
Ce champ vous permet de saisir un pourcentage.
Si vous laissez le pourcentage par défaut (100.00), alors la totalité de la TVA pourra être déduite.
Si vous saisissez un pourcentage inférieur (ex : 50.00), alors seul ce pourcentage (ex : 50 %) du montant de
TVA pourra être déduit.
Dans la fiche Note de frais, le montant de la TVA saisi ou importé est conservé : il vous est donc possible de voir exactement le détail de la dépense.
L'application du pourcentage de déduction s'appliquera uniquement lors de la comptabilisation de vos lignes de dépenses.
Charge n° 2
:
Le fonctionnement des champs
Compte de charge
,
Compte de TVA
et
Droit à déduction
de
Charge n° 2
est identique au fonctionnement déjà décrit dans
Charge n°1.
Ces champs pourront être utilisées dans tous les cas où des dépenses d'une même catégorie nécessitent un
éclatement entre deux comptes de charges ou deux comptes de TVA.
Liste des utilisateurs de notes de frais
Accès
: Notes de frais - Notes de frais - Utilisateurs de Notes de frais
La gestion des utilisateurs est commune à toutes les listes.
La gestion des notes de frais fonctionne selon certains principes.
Cette liste affiche tous les utilisateurs que vous avez créés et qui seront utilisés pour la création ou l'import des
Notes de frais.
La liste contient toutes les informations importantes renseignées dans la fiche elle-même.
A partir de cette liste, vous pouvez :
- créer de nouveaux utilisateurs,
- supprimer des utilisateurs existants,
- afficher une fiche utilisateur.
Vous pouvez également les envoyer sur le serveur pour que ces utilisateurs puissent créer leurs notes de frais à partir de leurs applications mobiles.
Pour cela, il vous suffit de sélectionner un ou plusieurs utilisateurs et de cliquer sur
Envoyer sur le serveur
dans la barre de tâches.
Ensuite, sélectionnez l'emplacement dans lequel vous souhaitez sauvegarder ou retrouver votre fichier (au format .ebpunf).
215
EBP Comptabilité Pro Open Line
Fiches des utilisateurs de Notes de frais
Accès
: Notes de frais - Notes de frais - Utilisateurs de Notes de frais
La fiche
Utilisateur de Notes de frais
est indispensable pour utiliser les Notes de frais.
La gestion des notes de frais fonctionne selon certains principes.
L'utilisateur est la personne assumant des dépenses (péages, repas clientèle...) pour le compte d'une entité, à laquelle il envoie ensuite les notes de frais pour se les faire rembourser.
Les utilisateurs doivent être créés en comptabilité.
Les utilisateurs pourront ensuite directement être utilisés en comptabilité si les saisies de Notes de frais sont réalisées manuellement par le comptable.
Il pourront également être exportés sur le serveur pour que ces utilisateurs puissent créer leurs propres notes de frais sur leurs applications mobiles avant de les mettre à disposition sur le serveur.
En-tête
Code
:
Le code est auto-incrémenté.
Il vous est possible de modifier la codification dans les Paramètres - Société - Paramétrage - Numérotation.
Envoyé :
Cette case est cochée si cet utilisateur a été au moins une fois envoyée sur le serveur (tâche disponible dans la liste des utilisateurs).
Chaque nouvel enregistrement de la fiche met à jour automatiquement les informations de l’utilisateur de Note de frais. Sur le serveur, vous n’avez donc pas besoin de les renvoyer après chaque modification.
Elle est non modifiable manuellement.
Login (Email)
:
Ce champ vous permet de saisir un élément d'identification de l'utilisateur de notes de frais.
Il accepte uniquement une adresse mail (valide ou non).
Ce login est unique : le même login ne peut pas être utilisé par plusieurs utilisateurs.
Compte de Tiers
:
Ce champ vous permet de sélectionner le compte comptable dans lequel vous voulez enregistrer le montant
TTC des Notes de frais.
Le compte de tiers n'est pas unique : plusieurs utilisateurs peuvent utilisés le même compte.
Responsable
:
Cette option permet de définir si un utilisateur est Responsable de service ou simple utilisateur.
Cette notion est notamment importante lors de l'accès au Site internet d'administration.
Mot de passe
et
confirmation
:
Ces champs vous permettent de saisir le mot de passe qui permettra à un utilisateur de se connecter à votre logiciel de vous envoyer ces notes de frais.
Si vous n'avez pas renseigné de mot de passe, il en sera créé un par défaut lors de la sauvegarde de la fiche : un message vous informe de ce mot de passe.
Onglet Véhicules
L'identification d'un véhicule
Immatriculation
:
Ce champ vous permet de saisir l’immatriculation du véhicule conduit par l’utilisateur de note de frais.
Il est librement modifiable.
Libellé
:
Le libellé est librement saisissable. Vous pouvez, par exemple, saisir "Peugeot 307 – 4 places ".
Coefficient
:
Ce champ vous permet de saisir le coefficient appliqué pour indemniser les kilomètres parcourus.
Par défaut, le coefficient du véhicule sélectionné se reporte dans la ligne dépenses.
La modification de ce coefficient nécessitera peut être une mise à jour des Indemnités Kilométriques.
Les actions possibles sur les véhicules
216
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Ajouter
: Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter un nouveau véhicule à véhicules déjà existants pour cet utilisateur.
Un même utilisateur peut posséder plusieurs véhicules.
Un même véhicule ne peut pas être rattaché à plusieurs utilisateurs.
Insérer
: Cette fonction permet d'insérer une ligne, au-dessus de la ligne sélectionnée.
Supprimer
: Permet de supprimer un véhicule non utilisé dans une fiche Note de frais.
Vues
: Les vues sont disponibles Elles vous permettent de définir les colonnes que vous voulez afficher. Une vue par défaut existe. Vous pouvez vous-même créer vos propres vues ou modifier la vue proposée.
Couper / Copier / Coller
: Il est possible de couper / copier /coller un ou plusieurs véhicules.
Onglet Notes
La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches.
Liste des Notes de frais
Accès
: Notes de frais - Notes de frais - Notes de frais
La gestion des notes de frais est commune à toutes les listes.
La gestion des notes de frais fonctionne selon certains principes.
Cette liste affiche toutes les notes de frais que vous aurez créées ou importées.
Une note de frais est spécifique à un utilisateur et à une période (mois/année).
Elle contient toutes les dépenses importées ou créées appartenant à cet utilisateur et à cette période.
Filtres disponibles
Plusieurs sont présents et vous permettent d'afficher les éléments que vous désirez :
-
Filtre sur les dates
: ces filtres vous permettent de sélectionner un exercice et les dates incluses dans cet exercice.
-
Filtre sur le statut
: ce filtre vous permet d'afficher toutes les notes de frais d'une période, quelque soit son statut (En cours ou Terminé, en laissant le champ vide) ou de les filtrer sur l'un d'entre eux.
-
Filtre sur les utilisateurs
: ce filtre vous permet d'afficher les notes de frais de tous les utilisateurs (en laissant les champs vides), de sélectionner un seul utilisateur (en sélectionnant le même utilisateur dans les deux bornes) ou encore de sélectionner plusieurs utilisateurs (en effectuant une multi-sélection dans la liste déroulante dans la première borne).
Colonnes disponibles
La liste affiche l'ensemble des données essentielles présentes dans les fiches elles-même :
Code, Libellé,
Utilisateur, Période, Statut.
Actions disponibles
A partir de cette liste, il est possible :
- de créer une nouvelle note de frais,
- d'en supprimer une,
- d'en afficher une.
Il est également possible de :
Comptabiliser les notes de frais :
Pour cela, il vous suffit de sélectionner une ou plusieurs notes de frais et de cliquer sur
Comptabiliser les notes de frais
dans la barre de tâches : toutes les lignes de dépenses présentes dans les notes de frais sélectionnées seront comptabilisées.
Terminer les notes de frais :
Vous pouvez demander à ce que certaines notes de frais ne soient plus modifiables.
Dans ce cas, il vous suffit de sélectionner une ou plusieurs notes de frais et de cliquer sur
Terminer les notes de frais
dans la barre de tâches : toutes les notes de frais sélectionnées prendront donc le statut
Terminé
et ne seront plus modifiables.
Télécharger depuis le serveur :
Ce bouton, présent dans la barre de tâches, vous permet d'importer les notes de frais de vos utilisateurs présentes sur le serveur.
217
EBP Comptabilité Pro Open Line
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur cette tâche puis de sélectionner le répertoire dans lequel les fichiers
.ebpnf ont été enregistrés.
Mettre à jour les indemnités kilométriques
:
Cette tâche ouvre l’assistant de mise à jour des indemnités kilométriques permettant de recalculer les indemnités dues avec le nouveau coefficient des véhicules.
Quelques vues par défaut vous sont proposées, avec différents regroupements. Pour sélectionner l'une de ces vues, cliquer dans
Vues
. Vous pouvez également créer vos propres vues.
Fiche de Notes de frais
Accès
: Notes de frais - Notes de frais - Notes de frais
La gestion des notes de frais fonctionne selon certains principes.
Une fiche note de frais est un ensemble de dépenses effectuées par un utilisateur sur une période donnée.
Pour créer une note de frais, vous devez au préalable avoir créé :
- les utilisateurs de notes de frais
- les catégories de notes de frais.
Fonctionnement général des Notes de frais
- Créez les utilisateurs en comptabilité, pour définir les personnes ayant le droit d'émettre des notes de frais.
- Envoyez les utilisateurs sur le serveur pour que ces utilisateurs puissent créer des notes de frais à partir de leurs applications mobiles.
- Créez les catégories en comptabilité, pour définir les comptes à utiliser lors de la comptabilisation des notes de frais.
- Envoyez les catégories sur le serveur, pour que les utilisateurs puissent les voir sur leurs applications mobiles.
- Créez manuellement les notes de frais en comptabilité, si les utilisateurs n'ont pas d'applications mobiles.
- Téléchargez depuis le serveur les notes de frais créées par les utilisateurs ayant des applications mobiles.
En-tête de la fiche
Code
:
Le code de la note de frais est auto-incrémenté.
Il vous est possible de modifier la codification dans les Paramètres - Société - Paramétrage - Numérotation.
Libellé
:
Ce champ vous permet de saisir tous les éléments d'identification que vous souhaitez.
Utilisateur
:
Dans ce champ, vous devez sélectionner l'utilisateur de notes de frais sur lequel vous voulez enregistrer les dépenses.
Compte de Tiers :
Ce champ affiche, pour information, le compte comptable défini dans la fiche de l'utilisateur sélectionné.
Période
:
Dans ce champ, vous pouvez sélectionner la période (mois/année) pour laquelle vous créez la note de frais.
Une note de frais ne peut pas être créée sur un exercice clôturé.
Une seule note de frais peut être créée pour une même période et un même utilisateur.
Statut
:
Par défaut, une note de frais possède le statut
En cours.
Si vous souhaitez ne plus pouvoir modifier le contenu d'une note de frais, vous pouvez passer le statut en
Terminé
: de cette façon, aucune action malencontreuse, aucun nouvel import ne pourra plus être fait dans cette note.
Ce statut n'est pas définitif, si vous souhaitez de nouveau rendre la note modifiable, il vous suffit de repasser le statut en
En cours
.
Pour pouvoir être passée en
Terminé
, il est nécessaire que toutes les lignes incluses dans cette note de frais soient en état
Comptabilisé
ou
Refusé
.
Onglet Détails
Les colonnes des lignes de dépenses
218
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Catégorie
:
Ce champ vous permet de sélectionner la catégorie de dépenses désirée.
Date
:
Ce champ vous permet de saisir la date exacte de la dépense.
Cette date doit être incluse dans la période déjà sélectionnée dans l'en-tête.
Groupe d'écriture :
Ce champ vous définir le groupe d'écriture à appliquer sur votre écriture.
Libellé
:
Ce champ vous permet de saisir le libellé de votre choix.
Véhicule
:
Ce champ vous permet de sélectionner le véhicule conduit par l’utilisateur de Note de frais.
Coefficient
:
Ce champ vous permet de saisir le coefficient appliqué pour indemniser les kilomètres parcourus.
Par défaut, le coefficient du véhicule sélectionné se reporte.
La modification manuelle est possible.
Nombre de km
:
Ce champ vous permet de saisir les kilomètres parcourus.
Montant TTC
:
Ce champ est le montant TTC de la dépense.
Ce montant se calcule deux façons différentes en fonction du type de la catégorie :
- Si la catégorie est de type
Indemnités Kilométriques,
alors le
montant TTC
se calculera automatiquement dès lors que champs
Coefficient
et
Nombre de km
seront renseignés.
- Si la catégorie est de type
Autre
, alors ce montant doit être égal à la somme des colonnes Hors taxe n°1,
TVA n° 1, Hors taxe n° 2 et TVA n
°
2.
Dans tous les cas, c'est ce montant qui sera porté dans le compte de Tiers désigné dans la fiche utilisateur et affiché pour information dans l'en-tête.
Si ce montant dépasse le plafond autorisé pour la catégorie, alors un message d'information apparaît, vous permettant ainsi de conserver ce montant avec son dépassement ou au contraire de recalculer la dépense pour la rendre égale ou inférieure au plafond.
Dans le cas d'une Indemnité kilométriques, l'utilisation de l’assistant de mise à jour des indemnités kilométriques recalculera le montant TTC et le Hors Taxe N°1 uniquement si le statut de la ligne est
En Cours
.
Hors taxe n°1, TVA n° 1, Hors taxe n° 2
et
TVA n
°
2
correspondent aux mêmes champs que ceux déjà définis dans la catégorie de la ligne de dépense.
Les montants ne peuvent être saisis dans ces champs que si la catégorie l'autorise (un numéro de compte doit y être saisi).
Lors de la création d'une ligne, le montant de TVA est automatiquement calculé en fonction du montant HT et en fonction de la nature de taxe renseignée sur le compte de TVA.
Un montant de TVA ne peut pas être saisi sans que le montant HT correspondant soit renseigné.
Les montants affichés sur une ligne de dépense sont exactement ceux que vous saisissez ou ceux que vous importez.
- Si un droit à déduction est renseigné sur la catégorie, alors ce droit à déduction sera appliqué à la comptabilisation : le montant de TVA déductible sera recalculé en tenant du droit à déduction et le montant HT sera modifié pour intégrer le montant de TVA qui n'a pas pur être déduit.
- Cette opération influe sur votre comptabilité, mais pas sur votre ligne de dépense de note de frais qui reste telle qu'elle était à l'origine.
Etat de la ligne :
Par défaut, une ligne est en état
En cours.
Manuellement, vous pouvez la passer en
Validé
, si vous êtes d'accord avec le contenu et ne souhaitez plus modifier la ligne.
Manuellement, vous pouvez la passer en
Refusé
, si vous n'êtes pas d'accord avec le contenu et ne souhaitez pas la comptabiliser.
Enfin, le statut
Comptabilisé
est appliqué automatiquement sur les toutes les lignes qui sont comptabilisées.
Le changement d'état peut être fait ligne par ligne en ouvrant la liste déroulante ou encore, pour un ensemble de lignes, en utilisant les boutons disponibles dans la barre d'outils.
219
EBP Comptabilité Pro Open Line
Justificatif
:
Ce champ vous permet d'afficher le justificatif d'une ligne de dépense.
Pour rattacher le justificatif, cliquez sur
Charger
puis recherchez le justificatif dans l'explorateur.
D'autres boutons sont également disponibles pour le redimensionner, le supprimer...
Les actions possibles sur les lignes
Pour ajouter, supprimer ou insérer des lignes de dépenses dans la note de frais, il vous suffit de cliquer sur les différents boutons disponibles (
Ajouter
,
Insérer
,
Supprimer
).
D'autres boutons sont également disponibles :
Valider
:
Pour passer une ou plusieurs lignes de dépenses de l'état
En cours
à l'état
Validé
, il vous suffit de les sélectionner puis de cliquer sur ce bouton.
Refuser
:
Pour passer une ou plusieurs lignes de dépenses en état
Refusé
, il vous suffit de les sélectionner puis de cliquer sur ce bouton.
Equilibrer
:
Si le montant TTC est différent de la somme de toutes les autres colonnes (HT et TVA), alors vous pouvez utiliser ce bouton pour réaliser l'équilibrage de la ligne : le montant TTC sera alors réajusté.
Comptabiliser
:
Ce bouton vous permet de comptabiliser les lignes de dépenses sélectionnées.
Les écritures comptables sont générées sur le journal défini dans les options du dossier, à la date de la ligne, sur le compte de Tiers défini dans l'utilisateur (TTC) et sur les comptes de charges (HT) et de TVA (TVA) définis dans la catégorie.
L'état de la ligne passe en
Comptabilisé
.
Tout comptabiliser
:
Ce bouton vous permet de comptabiliser en une seule fois toutes les lignes de dépenses présentes dans la
Notes de frais.
Seules les lignes
En cours
et
Validé
peuvent être comptabilisées.
Les lignes déjà comptabilisées ne seront pas comptabilisées une deuxième fois.
Les écritures comptables sont générées sur le journal défini dans les options du dossier, à la date de la ligne, sur le compte de Tiers défini dans l'utilisateur (TTC) et sur les comptes de charges (HT) et de TVA (TVA) définis dans la catégorie.
L'état des lignes passe en
Comptabilisé
.
Saisie par journal
:
Ce bouton est actif uniquement sur les lignes comptabilisées.
Pour accéder à la saisie et voir l'écriture comptable générée, il vous suffit de sélectionner une ligne et de cliquer sur ce bouton.
Voir justificatif :
Ce bouton est actif si un justificatif est associé à la ligne.
Pour l'afficher, il vous suffit de sélectionner une ligne et de cliquer sur le bouton.
Les vues disponibles
Deux vues par défaut sont disponibles : avec ou sans justificatif. Pour afficher l'une d'elle, cliquez dans
Vues
.
Sinon, vous pouvez toujours créer vos propres vues.
Onglet Notes
Dans cet onglet, vous pouvez saisir toutes les notes désirées.
Site internet d'administration
Accès
: Notes de frais - Site internet d'administration
La gestion des notes de frais fonctionne selon certains principes.
220
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Fonctionnement général
Ce espace est accessible aux utilisateurs de Notes de frais. L'utilisateur doit s'identifier avec le même
Login
et le même
Mot de passe
que ceux définis dans leur fiche utilisateur.
Si l'utilisateur est défini comme
Responsable
, alors cet utilisateur verra toutes les notes de frais qu'il aura luimême générées et toutes celles de ses collaborateurs.
Si l'utilisateur n'est pas défini comme
Responsable
, alors cet utilisateur verra uniquement les notes de frais qu'il aura lui-même créées.
Vous pouvez modifier et supprimer toutes les notes de frais disponibles.
En comptabilité, ces modifications et suppressions seront visibles uniquement si le
téléchargement depuis le serveur
est réalisé.
Le site internet est le lieu d'échange d'informations entre votre comptabilité et les applications mobiles utilisant les notes de frais.
Connexion au site par le login et le mot de passe
Pour se connecter au site internet d’administration, il est nécessaire d’utiliser le login (E-mail) et un mot de passe associé.
En cas de 5 saisies erronées du login, l’accès sera impossible.
Pour pouvoir de nouveau se connecter sur le site internet d’administration, vous devez ré-initialiser le mot de passe de l’utilisateur depuis la fiche utilisateur de Note de Frais de la Comptabilité.
Pour cela, saisissez simplement un nouveau mot de passe dans la fiche.
Après l’enregistrement, les nouvelles informations sont envoyées automatiquement sur le serveur.
La connexion est de nouveau possible pour cet utilisateur.
Pensez à renseigner le nouveau mot de passe dans les Paramètres du téléphone.
Les statistiques des notes de frais
La gestion des notes de frais fonctionne selon certains principes.
Les statistiques permettent d'obtenir les données présentes dans les notes de frais, indépendamment des
écritures comptables, sous forme de tableaux et de graphiques personnalisables.
Sélection
Cet onglet vous permet de choisir le type de statistique et les filtres.
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes : les filtres peuvent varier en fonction de la statistique sélectionnée.
Filtres des notes de frais
Notes de frais
: Permet de sélectionner la ou les notes de frais à consulter.
Utilisateurs des notes de frais
: Permet de sélectionner les utilisateurs.
Dates
: Permet de sélectionner les dates des lignes de dépenses incluses dans les notes de frais.
Etat des lignes
: Permet filtrer les lignes de dépenses en fonction de leur statut.
Type :
Permet filtrer les lignes de dépenses en fonction de leur type.
Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée.
221
EBP Comptabilité Pro Open Line
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser
: Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Personnaliser la vue
: Ce bouton permet de personnaliser la vue pour ajouter des champs, modifier la requête …
Enregistrer la vue
: Ce bouton permet de sauvegarder la vue sous un autre nom, ou de sauvegarder des modifications apportées à une vue personnalisée. Retrouvez vos vues personnalisées dans l’onglet
Sélection
, dans la partie intitulée
MES STATISTIQUES.
Supprimer la vue
: Ce bouton permet de supprimer une vue personnalisée.
Exporter
: Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs
: Ce bouton permet d’afficher ou de masquer la liste des champs disponibles.
Inverser les axes
: Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue
: Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Inverser les légendes
: Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés)
Inverser les axes
: Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Vous pouvez trouver une liste des principales impressions disponibles sur la page "Comment imprimer ?"
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet
Catégorie
.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etats standards
Sous catégorie : Journal
Sous catégorie : Grand Livre
Sous catégorie : Balance
....
Catégorie principale : Etats de gestion
Sous catégorie : Echéancier
Sous catégorie : Balance âgée par échéances
Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage
Catégorie principale : Etats fiscaux...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "
Modifier le modèle
".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils
Modèle par défaut
ou clic droit sur le modèle puis
Modèle par défaut
.
222
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EXERCICES/CLOTURES
Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche
Accès
: Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu
Démarrer une tâche
. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Validation des écritures
: permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la validation des écritures.
Clôture mensuelle
: permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la clôture mensuelle des journaux.
Clôture annuelle
: permet de lancer l'assistant de clôture annuelle.
EXERCICES
Liste des exercices
Accès :
Exercices/Clôture - Exercices - Exercices
La gestion de la liste des exercices est commune à toutes les listes.
L’affichage de cette liste reprend les principaux éléments sélectionnés de chaque fiche exercice.
Lors de la création du dossier, deux exercices sont systématiquement créés par défaut.
Le nombre d'exercices n'est pas limité sur un même dossier.
Date de début
Cette date est la date de début de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice.
Date de fin
Cette date est la date de fin de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice.
Aucun trou de date ni aucun doublon de date ne peut exister entre deux exercices du même dossier.
Date de clôture
Cette date est renseignée automatiquement par l’application lorsque l’exercice a fait l’objet d’une clôture annuelle : il s'agit de la date système à laquelle la clôture mensuelle a été réalisée.
En création de dossier, tous les exercices antérieurs à l’exercice courant affichent également automatiquement une date de clôture.
Exercice courant
223
EBP Comptabilité Pro Open Line
L’exercice courant est indépendant de la date système Date système = date et heure de l'ordinateur
ou de l'état de l'exercice (ouvert ou clôturé).
Il sert principalement à initialiser les filtres dans la plupart de vos listes, de vos saisies, consultations...
Si le dossier possède un seul et unique exercice, alors ce seul exercice est défini par défaut comme étant l’exercice courant.
Si le dossier possède plusieurs exercices comptables, alors l’exercice courant peut être manuellement sélectionné en fonction des besoins.
L’exercice courant peut être identifié :
- dans la liste des exercices, dans laquelle l’exercice courant est affiché en gras ;
- dans la barre de titre de l’application, qui affiche les dates de l’exercice courant ;
- dans la fiche de l'exercice, si le bouton
Exercice courant
est enfoncé.
Pour définir un exercice courant, il faut :
- se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
- puis sélectionner
Définir un exercice courant
dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.
.
- ou accéder à la fiche de l'exercice que l'on veut définir comme exercice courant et enfoncer le bouton
Exercice courant
.
Règles de création des exercices
Il vous est normalement possible d'avoir jusqu'à deux exercices non clôturés sur le même dossier.
Lors de la création d'un exercice suivant, un contrôle du nombre des exercices ouverts est effectué. Si vous avez déjà deux exercices ouverts, alors vous devrez d'abord clôturer le premier de vos exercices.
Lors de la création d'un exercice précédent, le contrôle du nombre d'exercices ouverts n'est pas effectué. Cela vous permet donc de régulariser votre dossier pour incorporer un exercice que vous auriez omis de créer lors de sa création.
En revanche, laLa création d'un exercice précédent ne peut être effectué que dans les conditions suivantes :
- le premier exercice déjà existant ne doit pas être clôturé mensuellement ou annuellement,
- et il ne doit pas commencer en cours de mois.
Cas particulier de la création d'un exercice antérieur : Si vous créez un exercice antérieur et que vous ne voulez pas les lignes saisies sur ce nouvel exercice modifie les rapprochements déjà créés sur les exercices postérieurs, alors vous devrez lancer une maintenance sur les rapprochements.
Exercice courant et utilisateurs
Chaque utilisateur peut définir son exercice courant. Ainsi chacun peut définir un exercice différent pour initialiser ses filtres, en fonction de ses besoins ou de son périmètre de travail.
Fiche exercice
Accès
: Exercices/Clôtures - Exercices - Exercices
La gestion de cette fiche Exercice est commune à l’ensemble des fiches.
La fiche
Exercice
se décompose en :
En-tête
Période de l’exercice *
: Affiche les dates de l’exercice sélectionné dans la liste.
La modification des dates d'exercice reste possible dans de nombreux cas et même si votre exercice a déjà
été mouvementé.
En revanche, les modifications deviennent impossibles dans les cas suivants :
- Si l'exercice a fait l'objet d'une clôture annuelle,
- s'il contient des lignes lettrées ensemble qui seraient amenées à être éclatées sur des exercices différents,
- s'il contient des A Nouveaux ou Balance d'ouverture.
224
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Si vous êtes dans ce cas et que vous souhaitez malgré tout modifier vos dates d'exercice, vous devez alors : supprimer les lettrages bloquants, supprimer les A Nouveaux et la Balance d'ouverture.
Etat
: Zone non modifiable renseignée par l’application en fonction de l’état de cet exercice.
- Ouvert : la saisie est toujours possible sur cet exercice, la clôture annuelle n’ayant pas été effectuée.
- Clôturé : La saisie est impossible sur cet exercice, car la clôture annuelle de cet exercice a été effectuée.
Date de génération
: Ce champ affiche, uniquement à titre d'information, la date système Date système =
Date de l'ordinateur à laquelle les A Nouveaux de l'exercice affiché ont été générés sur l'exercice suivant.
Actions possibles
Exercice courant
: Ce bouton vous permet de définir l'exercice dont la fiche est ouverte comme exercice courant. Si le bouton est déjà enfoncé, cela signifie que cet exercice est déjà défini comme courant.
Onglet Notes
La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches.
Comment générer les A Nouveaux ?
A Nouveaux automatiques
Principes généraux
La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice (N) au premier jour de l'exercice suivant (N+1).
L'écriture d'A Nouveau est constituée de :
- toutes les lignes non lettrées (ou leur cumul) des comptes de nature Bilan de l'exercice N,
- équilibrée par une ligne ou plusieurs lignes de Bénéfice ou de Perte égale(s) à la différence entre tous les comptes de nature Charges et Produits du même exercice N.
Cette opération est effectuée dans le journal automatique [AN], géré par l'application.
Leur enregistrement peut être :
- provisoire, s'il est généré en cours d'exercice,
- ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci.
Paramétrer les A Nouveaux
La gestion des A Nouveaux et leur niveau de détail sont gérés par :
- les options du dossier (
Paramètres - Société - Options comptables - A Nouveaux
).
- l'option AN non détaillés présente dans la fiche compte.
Générer les A Nouveaux
Pour générer des A Nouveaux :
- allez dans le menu
Exercices/Clôtures - Exercices,
-
sélectionnez liste des exercices,
- sélectionnez
Générer les A Nouveaux
dans la barre de tâches,
- choisissez l'exercice sur lequel vous souhaitez générer les A Nouveaux.
Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés.
Les A Nouveaux seront générés en fonction des choix effectués sur le dossier et sur les comptes. Si ces choix ne vous conviennent pas, vous pouvez modifier les options du dossier et les fiches comptes.
Cette opération peut être exécutée autant de fois que vous le désirez.
Néanmoins, chaque génération des A Nouveaux entraîne la mise à jour des lignes d'A Nouveaux (de N+1) dont les lignes d'origine (exercice N) ont été modifiées.
Une ligne d'A Nouveaux est lettrée en N+1. Sa ligne d'origine est modifiée en N. Lors de la génération des A
Nouveaux, la ligne d'A Nouveau est mise à jour et délettrée.
Supprimer les A Nouveaux
Pour supprimer les A Nouveaux, il vous suffit de sélectionner l'exercice qui contient les A Nouveaux et de cliquer sur
Supprimer les A Nouveaux
dans la barre de tâches.
Consulter l'écriture d'A Nouveaux
L'écriture d'A Nouveaux est visible, dans le journal [AN], au premier jour de l'exercice suivant (N+1).
Elle est constituée d'une seule et unique écriture.
225
EBP Comptabilité Pro Open Line
Cette écriture d'A Nouveaux peut être constituée d'A Nouveaux détaillés et non détaillées en fonction des choix retenus dans les options du dossier et dans les fiches comptes.
Le compte sur lequel sont générés des A Nouveaux avec détails affiche autant de lignes d'A Nouveaux qu'il y a de lignes non lettrées sur l'exercice précédent .
La lecture de ce compte reste facile, car chaque ligne d'A Nouveaux recopie exactement la ligne d'origine
(Statut, Pièce, Document, Libellé...)
La conservation du détail des échéances et des pointages est assurée.
Le compte sur lequel sont générés des A Nouveaux sans détails affiche une ligne cumulant toutes les lignes d'écritures non lettrées sur l'exercice précédent.
Le compte est donc allégé mais peut perdre en lisibilité.
Une ligne d'A Nouveaux non détaillé ne permet plus d'accéder aux échéanciers ni aux pointages, car elle correspond en fait à un ensemble de lignes non identifiables.
Modifier les A Nouveaux
L'écriture est affichée en saisie dans [AN] en lecture seule : elle ne peut être modifiée ou supprimée directement dans la saisie.
Seules les options
Générer les A Nouveaux
ou
Supprimer les A Nouveaux
influent sur son contenu.
Modifier les lignes d'origine et impact sur les A Nouveaux
Toute création, suppression ou modification (statut, libellé, montant, compte...) d'une ligne d'origine entraînera la modification de sa ligne d'A Nouveaux présente dans l'exercice suivant.
Cette mise à jour peut se faire automatiquement au changement d'exercice courant, si vous avez sélectionné cette option dans les Paramètres - Société.
Elle peut toujours se faire manuellement en activant
Générer les A Nouveaux.
La modification de la ligne d'origine impactera les A Nouveaux qui pourront être délettrés.
Lettrer les A Nouveaux
Une ligne d'A Nouveaux peut être lettrée, que cette ligne soit un A Nouveaux détaillé ou non, comme n'importe quelle autre ligne d'écriture.
Le lettrage à cheval entre une ligne d'écriture de l'exercice N et une ligne de l'exercice N +1 n'est pas possible directement, car la consultation et des comptes et le lettrages des lignes se font par exercice.
Si vous voulez lettrer une ligne de N avec un ligne de N+1, il vous faut :
- générer le Report A Nouveaux de N dans l'exercice N+1,
- lettrer votre ligne de N+1 avec la ligne d'A Nouveaux correspondant à votre ligne d'origine de N.
Gérer les échéanciers et pointer dans les A Nouveaux
Une ligne d'A Nouveaux détaillé vous permet d'accéder aux échéanciers et aux pointages de la ligne d'origine (à condition que le compte autorise la gestion de l'échéancier).
Toute modification d'échéance et tout pointage sur la ligne d'origine se retrouve sur les échéances et pointages de la ligne d'A Nouveaux.
Inversement, toute modification d'échéance ou tout pointage sur la ligne d'A Nouveaux se retrouve sur les
échéances et pointages de la ligne d'origine.
Une ligne d'A Nouveaux non détaillée ne permet pas d'accéder aux échéanciers et aux pointages.
En effet, une ligne d'A Nouveaux non détaillée est constituée de la somme de plusieurs non lettrées sur un même compte, il n'est donc plus possible de savoir quel échéancier ou quel pointage il faudrait afficher.
Statut des lignes d'A Nouveaux
Les lignes d'A Nouveaux détaillés affichent le statut de leurs lignes d'origine (Non validé, Simulé, Non validé).
Pour un même compte, il peut y avoir jusqu'à trois lignes d'A Nouveaux non détaillés :
- une ligne cumule les lignes d'origine ayant les statuts Non validé,
- une ligne cumule les lignes d'origine ayant le statut Simulé,
- une ligne cumule les lignes d'origine ayant le statut Validé.
De même que pour les lignes d'A Nouveau non détaillé, le résultat d'un exercice est éclaté en différentes lignes qui tiennent compte du statut des lignes d'origine. Vous pouvez donc obtenir le résultat simulé, le résultat validé et le résultat non validé de votre exercice.
Groupes d'écritures dans les A Nouveaux
Les lignes d'A Nouveaux détaillés affichent le groupe d’écritures de leur ligne d'origine.
Les lignes d'A Nouveaux non détaillés son regroupées par groupe d'écritures. Pour un même compte, il peut donc y avoir autant de lignes d'A Nouveaux qu'il y a de groupes différents :
- une ligne cumule les lignes d'origine ayant le groupe d’écritures A,
- une ligne cumule les lignes d'origine ayant le groupe d’écritures B,
- une ligne cumule les lignes d'origine n'ayant pas de groupe...
Cela vous permettra notamment d'obtenir un compte de résultat pour le groupe A, un autre pour le groupe B...
Les A Nouveaux dans le Gestionnaire de journaux
Les A Nouveaux ne sont pas présents dans le Gestionnaire de journaux.
226
DETAIL DES FONCTIONNALITES
En effet, aucune action n'est possible sur eux dans cette liste :
- Il est impossible de forcer le changement de statut des lignes d'A Nouveaux : ce sont les lignes d'origine qui décident de ce statut.
- Il est impossible de clôturer un journal d'A Nouveaux : ce journal est déjà non modifiable directement et sera figé par la clôture annuelle de l'exercice d'origine.
Balance d'ouverture
Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture.
Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line.
Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent :
- menu
Exercices/Clôtures - Exercices
,
- menu
Quotidien / Saisie- Saisie par journal
,
Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une
Balance d'ouverture.
GESTIONNAIRE DE JOURNAUX
Principes de simulation
Le statut
Simulé
est symbolisé par un
S
.
Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture.
Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux.
Les buts de la simulation peuvent être divers :
- rendre simplement identifiable une écriture parmi d'autres,
- comptabiliser une écriture provisoire que l'on voudra par la suite supprimer ou modifier.
L'utilisation de ce statut a un impact :
- sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre,
- sur les rapprochements,
- sur la validation,
- et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle.
Une écriture simulée peut être modifiée ou supprimée comme une écriture courante (sans statut).
Principes de validation
Le statut
Validé
est symbolisé par un
V
.
Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture.
Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux.
La validation peut se faire sur une unique écriture ou sur toutes les écritures d'un journal/mois.
Si vous demandez la validation d'un journal/mois à partir du gestionnaire de journaux, ce traitement s'effectuera sur les écritures du journal/mois sélectionné mais sera sans effet sur toutes les écritures des mois précédents.
Une écriture validée devient non modifiable, sauf sur les éléments extra-comptables (échéances, lettrage, pointage, rapprochement...)
L'utilisation de ce statut a un impact :
- sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre,
- sur les modifications des écritures en saisie,
- et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle.
Principes de clôture mensuelle
227
EBP Comptabilité Pro Open Line
Accès
: Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux
Le lancement de ce traitement est géré dans le gestionnaire de journaux.
La clôture mensuelle s'applique à la totalité des écritures d'un journal et d'un mois et vise à en interdire la modification : il ne sera donc plus possible de modifier ou supprimer les écritures (car elles doivent être validées) ni d'en créer de nouvelles écritures.
Il restera néanmoins possible de modifier les éléments extra-comptables (échéances, pointages, lettrages, rapprochements...).
Pour pouvoir être clôturé mensuellement :
- toutes les écritures d'un journal et d'un mois doivent posséder le statut Validé.
- toutes les écritures du même journal et de tous les mois précédents doivent posséder le statut Validé.
- tous les mois du même journal doivent déjà être clôturés mensuellement sur les exercices précédents.
Tous les mois d'un même journal doivent être clôturés en respectant l'ordre chronologique de ces mois, sans trou.
La clôture mensuelle d'un journal/mois doit se comprendre comme étant la clôture de ce journal/mois ET la clôture de tous les mois précédents pour le même journal.
Tous les journaux et tous les mois de l'exercice courant doivent être clôturés mensuellement pour pouvoir faire l'objet d'une clôture annuelle.
CLOTURE ANNUELLE
Principes de clôture annuelle
Accès
: Exercices/Clôture - Exercices - Clôture annuelle
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables d'un exercice.
Toute nouvelle saisie, toute modification ou suppression d'écriture, tout lettrage et délettrage seront sont interdits.
En revanche, vous pourrez continuer à modifier les échéanciers, à pointer ou dépointer les échéances, à exécuter des rapprochements.
L’exécution de cette opération nécessite de vérifier au préalable le respect de certaines conditions ; la liste cidessous est non exhaustive et ne dispense pas des contrôles de comptabilité courants :
- L’exercice à clôturer doit être le premier exercice non encore clôturé de tous les exercices existants sur le dossier.
- Toutes les écritures de cet exercice doivent être validées.
- Tous les journaux/mois de l'exercice doivent être clôturés mensuellement.
La clôture annuelle nécessite l'utilisation d'un assistant.
Clôture annuelle
Accès
: Exercices/Clôtures - Exercices - Clôture annuelle
La clôture annuelle nécessite de respecter certains principes.
C'est une opération irréversible.
Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet de lancer les contrôles préalables puis la clôture annuelle à proprement parler.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
Précédent
et
Suivant
permettent la navigation d'une page à l'autre.
Annuler
permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue dans l'assistant de clôture annuelle
Un récapitulatif des opérations incluses dans ce traitement est affiché.
Un bouton permet la sauvegarde du dossier.
228
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Page 1/4 : Clôture annuelle
Dates
: Ces dates correspondent à l'exercice à clôturer, elles ne sont pas modifiables.
Elles correspondent obligatoirement au premier exercice non clôturé, quel que soit l'exercice sélectionné dans la liste des exercices ou l'exercice courant.
La clôture d'un exercice se terminant en cours de mois est possible, mais empêchera définitivement la création de tout exercice suivant. Lorsque votre exercice sera clôturé, plus aucune modification ne sera possible
: ses dates ne pourront plus être modifiées et aucun exercice ne pourra être créé.
Comptes de résultat
:
Les comptes
Bénéfice
et
Perte
reprennent les comptes définis dans les options du dossier.
Ils sont modifiables, en sachant que le compte de bénéfice peut uniquement être un compte de nature
"Résultat, bénéfice" et le compte de perte peut uniquement être un compte de nature "Résultat, perte".
Compte de résultat
:
Ce compte reprend le compte définis dans les options du dossier.
Il est modifiable, mais doit être de nature "Compte de l'exploitant".
Génération des A Nouveaux
:
Cette option reprend le choix effectué dans les options du dossier. Elle n'est pas modifiable.
En mode Créances / Dettes, cette option reprend le choix effectué dans les options du dossier.
Page 2/4 : Paramètres de l'exercice suivant
Dates
: Ces dates sont celles de l'exercice suivant.
Elles sont proposées et non modifiables si cet exercice suivant existe déjà.
Elles sont proposées et modifiables si cet exercice n'existe pas encore.
Options
: Deux options existent :
-
Générer les A Nouveaux
entraîne la génération automatique et irréversible des A Nouveaux sur l'exercice suivant.
-
Ne pas générer les A Nouveaux
implique que la clôture annuelle sera effectuée sans génération des A
Nouveaux, qui devront donc être saisis manuellement.
Cette option peut être modifiée si :
- l'exercice suivant n'existe pas encore,
- si l'exercice suivant existe mais que les A Nouveaux n'ont pas été générés.
En revanche, si les A Nouveaux sont déjà présents sur l'exercice suivant, alors les A Nouveaux seront obligatoirement générés par la clôture annuelle : comme toute mise à jour des A Nouveaux, cela entraînera la mise à jour des lignes et éventuellement la perte des lettrages exécutés sur les lignes d'A Nouveaux.
Page 3/4 : Impressions
Les impressions annuelles sont obligatoires et doivent être imprimées manuellement après la clôture d'un exercice.
Elles doivent comprendre au minimum les états suivants : le Grand Livre, la Balance, tous les journaux et le journal centralisateur.
Le
lancement des impressions
définitives de l'exercice clôturé est obligatoire.
Vous pouvez lancer manuellement les impressions annuelles à partir du menu
Exercices / Clôtures -
Impressions
.
Il est recommandé de faire une
copie de sauvegarde
du dossier.
Page 4/4 : Contrôles
Le lancement des contrôles est obligatoire : le bouton
Démarrer
permet de les lancer.
La réussite ou l'échec de chacun des contrôles est visible dans la colonne
Statut
.
Echec
:
Si un contrôle bloquant échoue, alors le statut
Echec
est affiché au niveau du contrôle concerné.
La clôture ne peut donc pas être exécutée.
Il faut obligatoirement corriger les erreurs détectées avant de relancer le traitement.
229
EBP Comptabilité Pro Open Line
Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur.
Information
:
Si un contrôle non bloquant échoue, alors le statut
Information
est affiché au niveau du contrôle concerné.
La clôture peut malgré tout être exécutée, sans avoir obligatoirement à corriger les erreurs détectées.
Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur.
Ok
:
Si un contrôle réussit, alors un statut
Ok
est affiché pour chaque contrôle et la clôture annuelle peut continuer.
Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées.
Cette page récapitule tous les choix qui ont été effectués.
Bouton : Lancer
Ce bouton lance définitivement la clôture annuelle. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement.
Page : Opération terminée
Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté.
Le bouton
Fermer
permet de fermer l'assistant.
L'exercice suivant est automatiquement affiché.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Vous pouvez trouver une liste des principales impressions disponibles sur la page "Comment imprimer ?"
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet
Catégorie
.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etats standards
Sous catégorie : Journal
Sous catégorie : Grand Livre
Sous catégorie : Balance
....
Catégorie principale : Etats de gestion
Sous catégorie : Echéancier
Sous catégorie : Balance âgée par échéances
Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage
Catégorie principale : Etats fiscaux...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "
Modifier le modèle
".
230
DETAIL DES FONCTIONNALITES
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils
Modèle par défaut
ou clic droit sur le modèle puis
Modèle par défaut
.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
OPERATIONS
Opérations - Démarrer une tâche
Accès :
Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu
Démarrer une tâche
. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Mise à jour des publications
: Permet d'accéder à l'assistant de mise à jour des publications sur le site
Reports On Line.
Site Web Reports On Line
: Permet d'accéder au site Reports On Line.
Importer le transfert comptable
: permet d'accéder à l'assistant d'import d'écritures au format Open Line.
Statistiques OLAP
: Permet d'accéder aux statistiques OLAP.
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Accès
: Opérations – Publier dans Reports On Line - Mise à jour des publications
La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de publications sur le site Reports On line.
Cette mise à jour passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web.
Cliquer sur le bouton
Suivant
, pour poursuivre la mise à jour.
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour
Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans Reports On Line.
Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont :
Sélectionné
Case à cocher.
Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée).
231
EBP Comptabilité Pro Open Line
Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne pas les envoyer (dé-sélectionner la case).
Libellé
Champ non modifiable.
Contient le libellé de la fiche publication.
Description
Champ non modifiable.
Contient la description de la fiche publication.
Cliquer le bouton
Suivant
pour accéder à l'écran suivant.
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées
Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de publications disponible dans votre dossier
Lancement de la mise à jour
Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur
Lancer
.
La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état).
Elle s’effectue en 2 temps :
- Génération des documents de publication
- Envoi des publications sur le site Reports On Line.
Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour.
Cliquer sur
Terminer
pour fermer l’assistant.
Site Web
Accès
: Opérations - Publier dans le Reports On Line - Site web
Cette fonction permet d’ouvrir votre site web Reports On Line.
Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu
Paramètres
- Publication dans Reports On Line - Compte
).
Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez :
- Au tableau de bord, s’il en existe un.
- A la liste des documents dont vous avez l’autorisation.
Pour l’administrateur du site, il est possible :
- De réaliser/modifier le tableau de bord du site.
- De visualiser tous les documents présents sur le site.
- De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés.
TRANSFERT COMPTABLE
Importer le transfert
Accès
: Opérations - Transfert comptable - Importer le transfert
Afin d'importer vos écritures générées depuis un autre logiciel EBP Open Line, allez dans le menu
Outils -
Import au format EBP Open Line - Importer le transfert.
Cet outil vous permet d'intégrer à votre comptabilité des éléments provenant par exemple d'un logiciel de
Gestion commerciale (factures, règlements et pointages) ou d'Immobilisations.
Cliquez sur le bouton
Suivant
.
Dans cette étape, vous devez indiquer s'il s'agit d'un import automatique ou manuel.
232
DETAIL DES FONCTIONNALITES
-
Automatique
: Si dans le logiciel d'origine, vous n'avez pas modifié le répertoire dans lequel les fichiers sont générés, sélectionnez alors
Automatique
.
-
Manuel
: Si vous avez modifié ce répertoire (depuis le menu
Paramètres - Société - Options comptables
), sélectionnez
Manuel
.
Cliquez sur le bouton
Suivant
pour accéder à l'étape suivante.
Si vous avez choisi un import automatique, cliquez sur le bouton
Lancer
pour importer vos écritures.
Si vous avez choisi un import manuel, indiquez le chemin dans lequel les fichiers sont enregistrés. La case
Supprimer le fichier importé en cas de succès
permet la suppression automatique du fichier en cas d’import réussi. Cliquez sur le bouton Suivant et Lancer pour importer vos écritures.
Purger les fichiers de transfert
Accès
: Opérations - Transfert comptable - Purger les fichiers de transfert
Cette page présente la liste des lots qui n'ont pas pu être importés. Plusieurs raisons peuvent expliquer cet
échec, la plus fréquente étant que ces lots ont déjà été importés précédemment.
Pour éviter de relancer ces imports à chaque fois, vous pouvez ici supprimer les lots qui restent en attente.
Historique des transferts comptables
Accès
: Opérations - Transfert comptable - Historique des transferts comptables
Cette fonctionnalité vous permet de conserver l'historique des derniers transferts exécutés d'une autre application vers la comptabilité.
Par défaut, cet historique mémorise les cent derniers lots transférés. Cette taille peut être modifiée en modifiant l'option prévue dans les Paramètres - Société - Options comptables - Transfert comptable.
En double cliquant sur un lot sélectionné ou en sélectionnant la tâche
Voir le transfert comptable
, vous accédez à la fiche du lot comptable qui détaille les journaux, les comptes, les écritures, les échéances et les
éventuelles erreurs de transfert.
Le contenu de la fiche de lot est affichée pour information uniquement et n'est pas modifiable.
Si l'
état de transfert
est
Incomplet,
cela signifie que des pièces ont été transférées d'une application liée mais qu'elles n'ont pu être intégrées à votre comptabilité.
Pour connaître le motif de ces rejets, ouvrez la fiche du lot, sélectionnez l'onglet
Erreur de transfert
: les erreurs y sont détaillées.
Si vous corrigez les problèmes décrits, alors l'intégration en comptabilité des écritures primitivement rejetées se fera automatiquement.
Un document créée dans l'application de Gestion commerciale et ayant une date n'appartenant à aucun exercice ouvert en comptabilité.
L'import de ce document en comptabilité est impossible.
Il vous suffit de créer le nouvel exercice pour que l'import vous exécuté immédiatement.
REMPLACEMENT DE CODE
Remplacement de code
Accès :
Opérations - Remplacement de code
Un assistant vous permet de remplacer dans toute l'application, partout où elle est utilisée, une fiche par une autre qui vous convient davantage.
Ma liste des Pays contient deux fiches qui renvoient en fait à la même information :
- une fiche, dont le code est ES et qui concerne l'Espagne.
- une 2e fiche, dont le code est ESPG et qui concerne également l'Espagne
Dans l'une de mes fiches Comptes, dans l'onglet Coordonnées, j'ai utilisé la fiche ES.
Par l'assistant, je peux remplacer sur cette fiche compte, comme partout ailleurs dans l'application, la référence
à la fiche ES par une référence à la fiche ESPG.
233
EBP Comptabilité Pro Open Line
Les fiches concernées sont : les fiches Pays, Modes de règlement, Moyen de paiement et Banque.
Fonctionnement de l'assistant
L'assistant se décompose en plusieurs pages :
- Les boutons
Précédent
et
Suivant
vous permettent de naviguer entre les différentes pages de l'assistant.
-
Sauvegarder mon dossier maintenant
: Nous vous conseillons de lancer une sauvegarde de votre dossier avant d'effectuer une opération qui impacte son contenu.
-
Lancer
: ce bouton vous permet de lancer le traitement.
-
Annuler
: ce bouton vous permet d'abandonner le traitement et de sortir de l'assistant.
Contenu de l'assistant
-
Code de la fiche d'origine
: Dans ce champ, sélectionnez la fiche dont vous souhaitez remplacer le code.
-
Nouveau code pays
: Dans ce champ, sélectionnez le code de la fiche qui viendra remplacer le code de la fiche d'origine.
-
Supprimer le code d'origine après son remplacement
: Si cette case est activée, alors la fiche d'origine sera supprimée de sa liste. Si cette case n'est pas activée, alors la fiche d'origine sera conservée dans sa liste, mais elle ne sera plus utilisée nulle part dans l'application. Vous pourrez ensuite ma modifier, la supprimer ou la réutiliser librement.
Nous vous conseillons de réaliser ce remplacement de code dans toutes vos applications EBP Open Line.
PARAMETRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès
: Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu
Démarrer une tâche
. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Publications Reports On Line
: Permet d'accéder à la liste des publications du ROL.
Comptes Reports On Line
: Permet d'accéder à la liste des comptes du ROL.
Plan comptable entreprise
: Permet d'accéder au plan comptable du dossier.
Journaux
: Permet d'accéder à la liste des journaux du dossier.
Informations société
: permet d'accéder aux options du dossier telles que les coordonnées, les informations d'identification, le logo, les identifications de l'expert (cabinet, contacts) et le Trésor Public, les paramétrages généraux et de saisie, la police, le mot de passe...
PUBLICATION REPORTS ON LINE
Publication
Accès
: Paramètres - Publication dans Reports on Line – Publication
La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches.
Les publications sont utilisées pour la gestion du site Reports on Line.
La fiche publication peut être créée directement depuis :
- le menu
Paramètres - Publication dans Reports On Line – Publication
+
ajouter
- la publication d’une liste, impression (bouton
Reports On Line Publier sur le Web
dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com.)
Présentation de la fiche
234
DETAIL DES FONCTIONNALITES
La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets.
Entête
Libellé
*
Champ alphanumérique de 80 caractères maximum.
La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document.
Description
Champ alphanumérique de 200 caractères maximum.
Onglets
Documents
Icône
Permet de sélectionner une image pour la publication.
Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options.
Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par le bouton
Importer
, aller chercher une icône d'autre provenance
Personnaliser.
Cette icône est indépendante du logo du dossier.
Nom de la publication dans Reports On Line
Champ alphanumérique de 40 caractères maximum.
La donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête.
Il reste modifiable.
Date de dernière publication
Champ date non modifiable.
Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication.
Date de prochaine publication
Champ date non modifiable.
Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité).
Inactif
Case à cocher.
Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier.
La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour.
Modifié depuis le dernier envoi
Case à cocher, non saisissable.
Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée.
Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit sélectionnée par défaut.
Liste de documents
Cette liste contient tous les documents associés à la publication.
Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description.
Il est possible de :
- supprimer un document,
- modifier la vue de la liste,
- changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre).
Comptes
Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication.
La gestion de cette liste est commune à toutes les listes.
Le bouton
Voir la fiche compte
permet d'ouvrir la fiche du compte.
Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera envoyée.
Les informations disponibles sont :
Login(email) compte utilisateur du Reports On Line
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication.
235
EBP Comptabilité Pro Open Line
Prénom
Non modifiable.
Prénom du compte.
Nom
Non modifiable.
Nom du compte.
Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multi-sélection dans la liste déroulante des comptes.
Périodicité
Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site.
La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action
Envoyer
est sélectionnée.
Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois …).
Prochaines dates
Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines…
Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché :
"Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous devrez mettre à jour le planificateur de tâche Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste choisi."
Pour mettre à jour le planificateur de tâche Windows, vous avez à votre disposition l'action
Mettre à jour le planificateur
depuis le menu
Paramètres - Publication Reports On Line - Publications
.
Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par vous. Il est accessible en cliquant sur
Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches planifiées
.
Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le bouton
Envoyer
.
Action de la liste publication
Envoyer
Permet de forcer l’envoi sur le site Reports On Line des publications sélectionnées et actives.
Mettre à jour le planificateur de tâche
Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (Reports On Line) pour les publications avec une périodicité.
Un message vous demande confirmation de mise à jour :
"Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour.
Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.".
Supprimer la tâche du planificateur
Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée.
Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche :
"Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste."
Comptes
Accès
: Paramètres - Publication dans Reports On Line – Comptes
La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches.
Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line.
La fiche compte contient :
236
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Login (e-mail)
*
Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail.
Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur.
Administrateur
Case à cocher.
Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur.
Un seul compte peut-être administrateur.
Nom
Champ saisissable.
Prénom
Champs saisissable.
Mot de passe
*
Obligatoire.
Confirmation
*
Identique au mot de passe
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte.
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier.
Actions
A partir de la liste des comptes, il est possible de :
- Récupérer les comptes du site
- Mettre à jour l'identification
COMPTABILITE
JOURNAUX
Plan de journaux
Accès
: Paramètres - Comptabilité - Journaux
La gestion du plan de journal est commune à toutes les listes.
Il permet d'accéder aux fiches journal.
Fonctionnement général :
Le plan de journaux est unique pour tous les exercices du dossier.
Ainsi, un journal OPERATIONS PAIE créé en 2009 sera automatiquement créé dans tous les exercices antérieurs ou postérieurs, déjà créés ou à créer.
De la même manière, il sera supprimé en même temps de tous les exercices non clôturés.
Lors de la création du dossier et donc du premier exercice, un plan de journaux est créé par défaut. Il contient au moins un journal de chaque type de journaux et tous les journaux sont paramétrés par défaut :
Plan de journaux livré par défaut :
Un journal de Type ACHATS = AC, Achats
Un journal de type VENTES = VE, Ventes
Un journal de type Opérations Diverses = OD, Opérations Diverses
Deux journaux de type Trésorerie = BP, Banque Principale + CA, Caisse
Les paramètres par défaut des journaux restent modifiables et toutes ces modifications se reporteront sur tous les exercices du dossier.
Cas des journaux de type A Nouveaux :
Les journaux de type A Nouveaux ne sont pas créés automatiquement lors de la création du dossier, ils n'apparaissent donc pas dans le plan de journaux livré par défaut.
En revanche, ces journaux sont créés directement le logiciel lors de certains traitements :
- Lorsque les A Nouveaux sont générés par l'application, alors le journal "AN" est automatiquement créé.
- Lorsqu'une écriture est sauvegardée dans le masque Balance d'ouverture, alors le journal "RAN" est automatiquement créé.
237
EBP Comptabilité Pro Open Line
Fiche journal
Accès
: Paramètres - Comptabilité - Journaux
La fiche journal est accessible à partir de la liste des journaux.
La gestion de la fiche journal est commune à l'ensemble des fiches.
La fiche journal est divisée en différentes parties :
En-tête de la fiche journal
Code *
Ce code est unique pour tous les journaux et tous les types de journaux confondus.
La saisie du code est laissée aux soins de l'utilisateur.
Le champ accepte les caractères alphanumériques mais ni les caractères spéciaux ni les espaces.
Le code est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création.
En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable.
Type *
Le type de journal est
Achats
par défaut.
Le type doit être sélectionné dans la liste déroulante.
Il est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création.
En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le type de journal n'est plus modifiable.
Description *
La description permet de saisir l'intitulé détaillé du journal.
La saisie de la description est laissée aux soins de l'utilisateur.
Le champ accepte les caractères alphanumériques, les caractères spéciaux et les espaces.
Cette description reste modifiable à tout moment.
Onglet Saisie
L'onglet
Saisie
regroupe les :
- Racines non autorisées,
- la Numérotation des pièces et le Prochain numéro de pièce,
- la reprise des dates,
- la reprise des n° de doc
- la reprise des groupes d'écritures,
- les Type et compte de contrepartie
- ainsi que le libellé de l'écriture.
Onglet Notes
La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches.
Modifications des paramètres et impact sur les autres exercices
Le plan de journaux est unique pour tout le dossier. Créer, modifier, supprimer un journal sur un exercice entraîne sa création, sa modification ou sa suppression dans tous les exercices postérieurs ou antérieurs, même clôturés.
PLAN COMPTABLE ENTREPRISE
Plan comptable
Accès
: Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise
OU Paramètres - Comptabilité - Plan comptable entreprise
Accès
: Paramètres - Comptabilité - Plan comptable libéral
La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes.
Le plan comptable présent dans le dossier dépend de son type (Recettes / Dépenses, Recettes / Dépenses avec
TVA ou Créances / Dettes). Son contenu reste modifiable à tout moment.
Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment.
Le plan de compte est unique sur le dossier. Les créations, modifications ou suppression de comptes effectuées sur un exercice se répercutent obligatoirement sur tous les exercices postérieurs et antérieurs et même si ceuxci ont fait l'objet d'une clôture annuelle.
Un compte peut être supprimé uniquement s’il n’a jamais été mouvementé sur le dossier.
La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs :
238
DETAIL DES FONCTIONNALITES
L’onglet « Tous »
affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte
9zzzzzzzzz.
L’onglet « Capitaux »
affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz.
L’onglet «Immobilisations »
affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz.
L’onglet « Stocks »
affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz.
L’onglet « Fournisseurs »
affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz.
Présent en mode Créances / Dettes uniquement,
l’onglet « Fournisseurs »
affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz.
L’onglet « Clients »
affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz.
Présent en mode Créances / Dettes uniquement,
l’onglet « Clients »
affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz.
L’onglet « Autres Tiers »
affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets
Fournisseurs
et
Clients
.
L’onglet « Financiers »
affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz.
L’onglet « Charges »
affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz.
L’onglet « Produits »
affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz.
L’onglet «Comptes spéciaux »
affiche tous les comptes de classe 8 et 9« Comptes spéciaux », soit tous les comptes compris entre 8 et 9zzzzzzzz.
Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des
fiches comptes
Les colonnes
N° de compte
et
Intitulé
affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé.
Les colonnes
Echéancier
et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte.
Les colonnes
Débit
et
Crédit
et
Solde
affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant.
La colonne
Type de compte
affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail.
Les colonnes
A
et
V
indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur
Achats
(A) et/ou sur
Ventes
(V).
Présent en mode Recettes / Dépenses uniquement : Les colonnes
D
et
R
indiquent si le compte est autorisé à
être utilisé en Saisie pratique sur
Dépenses
(D) et/ou sur
Recettes
(R).
Présent en mode Créances / Dettes uniquement : Les colonnes
A
et
V
indiquent si le compte est autorisé à
être utilisé en Saisie pratique sur
Achats
(A) et/ou sur
Ventes
(V).
Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste.
Les actions possibles dans la liste
Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles :
Consultation/Lettrage
: pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche
Consultation/Lettrage
. Cette action est possible sur un seul compte à la fois.
Consultation (/Lettrage)
: pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche
Consultation (/Lettrage)
. Cette action est possible sur un seul compte à la fois.
239
EBP Comptabilité Pro Open Line
Modifications par lots sur les comptes
: Ce bouton vous permet d'ouvrir l'assistant de traitements par lots pour modifier le paramétrage des comptes sélectionnés.
PCG (Plan Comptable Général)
: Ce bouton vous permet de revenir rapidement sur le Plan Comptable
Général à partir duquel vous pourrez importer des comptes existants dans ce dictionnaire et non existants dans votre Plan Comptable Entreprise.
PCG (Plan Comptable Général)
: Ce bouton vous permet de revenir rapidement sur le Plan Comptable
Général à partir duquel vous pourrez importer des comptes existants dans ce dictionnaire et non existants dans votre Plan Comptable Libéral.
Vues
Par défaut, le Plan Comptable Entreprise affiche l'ensemble des comptes existants sur votre dossier, qu'ils soient ou non mouvementés sur votre exercice.
Par défaut, le Plan Comptable Libéral affiche l'ensemble des comptes existants sur votre dossier, qu'ils soient ou non mouvementés sur votre exercice.
Si vous souhaitez afficher uniquement les comptes mouvementés sur votre exercice courant, vous pouvez sélectionner la vue
Comptes mouvementés
.
D'autre part, comme dans toutes les autres listes, vous pouvez modifier les vues existantes ou en créer de nouvelles.
Débits, crédits et soldes par exercice
Le plan comptable entreprise affiche la somme des débits, la somme des crédits et le solde de chaque compte en fin d'exercice.
Ces informations dépendent directement de l'exercice sélectionné dans la liste.
Si vous souhaitez changer d'exercice, il vous suffit de sélectionner l'exercice désiré dans la liste puis de cliquer sur
Actualiser la liste
.
Liste déroulante des comptes dans les autres fonctionnalités
Dans l'application, lorsqu'il existe un champ
Compte
, un bouton permet d'accéder à une liste déroulante. Cette liste vous présente tous les comptes existant sur le dossier.
Cette liste vous présente également les débits, crédits et solde des comptes quand cela est possible :
- Certains masques ne pouvant être rattachés à un exercice plutôt qu'à un autre, les Débits, Crédits et Soldes sont masqués.
- Dans les autres cas, dès qu'un exercice ou une date rattachée à un exercice peut être saisie, alors les l'information sur les débits, crédits et soldes de cet exercice sont bien affichés.
Fiche compte
Accès :
Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise
OU Paramètres - Comptabilité - Plan comptable entreprise
Accès
: Paramètres - Comptabilité - Plan comptable liberal
La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches.
Cette fiche se décompose en plusieurs onglets.
- un en-tête
Description de l'en-tête
- un onglet Paramétrage
Lettrage et rapprochement
Autoriser le lettrage
Autoriser le lettrage approché
Prochain code lettrage
Type de rapprochement
Règlement
Gestion des échéanciers
Mode de règlement
Paramétrage de TVA
Paramétrage de TVA
240
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Saisies pratiques
Nature d'achat et Nature de vente
Encours autorisé
En cours maximal autorisé
Découvert autorisé
Découvert autorisé
Groupe d'écritures
Groupe d'écriture :
Aucun groupe d'écriture n'est créé par défaut à création du dossier. De ce fait, aucun des comptes ne possède de groupe d’écritures par défaut.
Pour les comptes de nature Clients, Fournisseurs et Comptes rattachés, il vous est possible de définir un groupe d’écritures qui sera repris à l’utilisation de ce compte dans les prochaines saisies. Il restera néanmoins toujours modifiable à la fois dans les fiches et dans les saisies.
Pour les comptes d'autres natures, la sélection du groupe d'écritures s'effectuera directement en saisie.
- un onglet Paramétrage avancé
Divers
Compte bloqué
AN non détaillés
Centralisation sur le Grand Livre
Centralisation sur les journaux
Types de journaux autorisés et sens de saisie
Type de journaux autorisés et sens de saisie
Relances
Ne pas relancer
Seuil de relance
Comptes associés
Comptes associés
- un onglet Coordonnées
Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte.
Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche
Tiers et inversement.
- Un onglet Liste des Tiers
Cette liste affiche, pour information, la
liste des Tiers
qui sont associés à ce compte comptable.
Un même compte peut être associé à plusieurs Tiers.
Dans ce cas, les 5 premiers Tiers de rattachement sont directement visibles dans cet onglet.
S'il existe plus de 5 Tiers rattachés à un même compte comptable, alors vous devrez cliquer sur le bouton
Liste des Tiers
pour les afficher.
Leur fiche est accessible par le bouton
Voir le Tiers sélectionné
.
- Un onglet Analytique
Cet onglet vous permet de gérer, pour chaque compte, les options analytiques
- un onglet Cumuls
Description de l'onglet
- un onglet Graphe
Description de l'onglet.
- un onglet Notes
La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches.
- Autres actions possibles
Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche :
- Consultation du compte
- Lettrage du compte
- activation des saisies pratiques
- Accès à la fiche du
Tiers principal
- Options diverses
Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet.
241
EBP Comptabilité Pro Open Line
Fiche Tiers
: Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses et coordonnées bancaires... d'un Tiers.
La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte :
- Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte.
- Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte.
Solvabilité
: Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvabilité.
Plan
: Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans.
Itinéraires
: Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires.
PCG - PLAN COMPTABLE GENERAL
PCG - Plan Comptable Général
Accès
: Paramètres - Comptabilité - PCG (Plan comptable général)
Le plan comptable général dépend du choix effectué à la création du dossier.
Si vous avez opté pour le plan comptable abrégé, de base ou développé, alors :
Le PCG vous donne la liste intégrale des comptes définie par la réglementation.
Quatre plans comptables sont disponibles : système abrégé, système de base, système développé et
Tous les comptes
.
Tous les comptes
et le système développé sont identiques.
Quelque soit le plan entreprise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier,
Tous les comptes
est défini comme étant le plan comptable par défaut.
Vous pouvez bien évidemment choisir un autre plan par défaut ou modifier les vues.
Si vous avez opté pour le plan comptable Association, alors : le PCG vous donne la liste exhaustive des comptes association.
Si vous avez opté pour le plan comptable Syndicat Professionnel, alors : le PCG vous donne la liste exhaustive des comptes Syndicat Professionnel.
Dans tous les cas, le PCG se comporte comme un dictionnaire que vous pouvez utiliser pour alimenter, en cas de besoin, votre Plan Comptable Entreprise, c'est-à-dire le plan de comptes avec lequel vous travaillez réellement.
Vous pouvez bien-évidemment choisir un autre plan par défaut ou modifier les vues.
Aucune action (ajout, modification, suppression) n'est directement possible dans cette liste.
Pour transférer un ou plusieurs comptes vers votre
Plan Comptable entreprise
, il vous suffit de :
- sélectionner le PCG de référence,
- sélectionner le ou les comptes que vous voulez intégrer,
- cliquer sur la tâche
Transférer vers le PCE
.
Tous les comptes sélectionnés seront alors recopiés dans votre plan comptable entreprise.
BANQUES
Liste des banques
Accès
: Paramètres - Comptabilité -Banques
OU Trésorerie - Trésorerie - Banque
La gestion des banques est commune à toutes les listes.
Elle permet de gérer les fiches Banques.
Les banques permettent de créer des relevés bancaires pour le rapprochement bancaire automatique.
Fiche Banques
Accès
: Paramètres - Comptabilité -Banques
OU Echéancier / Trésorerie - Trésorerie - Banques
242
DETAIL DES FONCTIONNALITES
La gestion de la fiche
Banque
est commune à toutes les fiches.
Une fiche
Banque
est accessible à partir de la liste des Banques.
Créer une fiche
Banque
est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale, des virements et prélèvements informatiques ou des rapprochements bancaires automatiques.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
•
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques.
•
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque.
Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques.
Action possible sur la fiche
Banque par défaut
: ce bouton permet de définir la banque sélectionnée comme étant la banque par défaut du dossier. Cette information sera reportée dans Paramètres - Société - Règlement.
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
•
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
- si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut,
- si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie,
- si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Code postal
en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante.
•
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ
Ville
sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle fiche
Code postal.
• Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ
Département
sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Département
en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante.
243
EBP Comptabilité Pro Open Line
•
Pays
Champ saisissable.
Le champ
Pays
sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Pays
en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante.
•
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
• Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante.
• Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
• Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail.
• Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie.
Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas :
- si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ;
- si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable.
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements.
RIB / BBAN / IBAN / BIC
Les
RIB/BBAN
,
IBAN
et
BIC
sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B. transmis par votre établissement bancaire.
ETEBAC
Le format Etebac est le format d'échange purement français s'appliquant aux virements / prélèvements.
Le
Numéro National d'Emetteur (NNE)
est un numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des virements / prélèvements informatiques au format CFONB.
244
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Formater le fichier ETEBAC (retour à la ligne)
est une option liée aux opérations de virements / prélèvements informatiques. Pour savoir si vous devez ou non la cocher, vous devez contacter votre banque.
SEPA
Le format Sepa est le format d'échange international s'appliquant aux virements / prélèvements.
L'identifiant de créancier
SEPA (ICS)
est un numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des virements / prélèvements informatiques au format SEPA.
Formater le fichier SEPA (retour à la ligne)
est une option liée aux opérations de virements / prélèvements informatiques. Pour savoir si vous devez ou non la cocher, vous devez contacter votre banque.
Onglet Chéquiers
Cet onglet présente la liste de tous les chéquiers associés à la banque.
Le petit «
+
» en début de ligne permet de consulter la liste des chèques du chéquier.
Onglet Notes
La gestion d'une
Note
est commune à toutes les fiches.
La gestion des chéquiers
Introduction
Accès
: Trésorerie - Trésorerie - Chéquiers
La gestion des chéquiers vous permet d’attribuer un numéro de chèque :
- aux paiements par chèque à vos fournisseurs,
- aux paiements par chèque à vos autres tiers (personnel, organismes sociaux, Trésor public…),
- aux remboursements par chèque à vos clients.
Vous devez procéder comme suit :
1/ Créer vos banques.
2/ Créer vos chéquiers.
3/ Saisir des règlements avec un moyen de paiement de type
chèque
dans les options suivantes :
- Saisie par journal (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie par écriture (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Saisie au kilomètre (uniquement dans un journal de trésorerie)
- Liste des règlements.
Le n° de chèque apparaîtra automatiquement dans l’option de rapprochement bancaire.
Liste des chéquiers
Le comportement de la liste des chéquiers est commun à toutes les listes.
Un petit «
+
» en début de ligne de chaque chéquier vous permet de visualiser la liste des chèques qui le compose sans avoir besoin d’ouvrir la fiche chéquier.
Actions disponibles
Annuler chéquiers
Cette action permet de changer l’état d’un chéquier sans ouvrir sa fiche.
Terminer chéquiers
Cette action permet de changer l’état d’un chéquier sans ouvrir sa fiche.
Supprimer chéquiers annulés/terminés
Cette action vous permet de supprimer de façon globale tous les chéquiers inutilisés ou tous les chéquiers dont tous les chèques sont utilisés dans des mois clôturés, afin d’alléger la liste.
Règlements fournisseurs
Cette action vous permet d’accéder à la liste des règlements fournisseurs et autres tiers par chèque.
Impression des lettres chèques
Les lettres-chèques peuvent être imprimées à n'importe quel moment en passant par
Quotidien / Saisie -
Impressions - Banque - Lettres chèques.
Fiche chéquier
Quelques principes régissent le fonctionnement des chéquiers.
En-tête
Etat
Un chéquier peut avoir un état
En cours
,
Annulé
ou
Terminé
, sélectionné manuellement ou automatiquement.
Par défaut, un chéquier a l’état
En cours
. A l’utilisation du dernier chèque du chéquier, il passe automatiquement en statut
Terminé
.
245
EBP Comptabilité Pro Open Line
Seuls les chèques d’un chéquier
En cours
sont proposés en saisie des règlements par chèque.
Vous ne pourrez pas utiliser les chèques d’un chéquier
Annulé
ou
Terminé
.
Le changement d’état d’un chéquier n’a aucun impact sur les chèques du chéquier ni sur les règlements associés aux chèques.
Chéquier principal
Définissez un chéquier principal par banque en cochant cette case. En saisie d’un règlement par chèque, c’est le premier chèque du chéquier principal de la banque de saisie qui sera proposé.
Vous ne pouvez pas définir plusieurs chéquiers principaux pour une même banque.
Code
Ce code est proposé automatiquement par le logiciel.
Intitulé
Indiquez un libellé pour votre chéquier.
Date d’ouverture
Indiquez pour information la date d’ouverture du chéquier.
Banque associée
Sélectionnez la banque associée au chéquier.
Numéros de chèques
Indiquez le premier et le dernier numéro de chèque du chéquier, puis cliquez sur
Appliquer
: les chèques s’affichent alors dans l’onglet
Chèques
.
Vous ne pouvez pas utiliser les mêmes numéros de chèque dans différents chéquiers de la même banque.
Le nombre de chèques maximal par chéquier est défini dans Paramètres + Société + Options comptables +
Règlements (par défaut 200).
Onglet Chèques
Chèques utilisés dans une écriture
Lorsque vous sélectionnerez un chèque en saisie d’un règlement par chèque, les informations suivantes seront automatiquement récupérées de la ligne d’écriture :
-
Date de paiement
(= date de la ligne d’écriture)
-
Ordre
(= intitulé du tiers)
-
Objet
(= libellé de l’écriture)
-
Montant
Le petit «
+
» en début de ligne vous permet de visualiser le détail de la ligne d’écriture.
Vous pouvez éventuellement ajouter un commentaire dans la colonne
Notes
.
Etat du chèque
Vous pouvez changer manuellement l’état d’un chèque, en le sélectionnant dans la liste déroulante, en cliquant sur l’action correspondante ou par le menu contextuel.
Cet état est présent à titre informatif. Il n’est cependant pas possible de libérer un chèque utilisé dans une ligne d’écriture. Vous pouvez annuler ou bloquer un chèque sans incidence : les informations de l’écriture seront conservées.
Chèques utilisés manuellement
Vous pouvez compléter manuellement toutes les informations d’un chèque.
Onglet Notes
L'onglet Notes vous permet de saisir les informations complémentaires.
TIERS
Liste des Tiers
Accès
: Paramètres - Comptabilité -Liste des Tiers
Une fiche
Tiers
et une fiche
Contact
sont créées lors da la création d'un Tiers dans une application liée (par exemple, la Gestion commerciale) ou lors de la création d'un compte de nature Tiers en comptabilité.
Cette liste affiche la liste des fiches Clients et des fiches Fournisseurs associées à leur compte comptable. Elle affiche également la liste des différents contacts.
Aucune création n'est possible directement dans cette liste ; seules les modifications ou suppressions de tiers sont possibles.
En Gestion Commerciale, si un Tiers est créé et qu'il est rattaché à un compte qui n'est pas de nature
"Clients + Fournisseurs + Autres tiers avec échéance", alors ce Tiers ne sera pas recopié de la Gestion
Commerciale vers la Comptabilité.
Ensuite, tout transfert comptable contenant ce Tiers sera intégralement bloqué.
246
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Pour avoir plus de détail à ce sujet et connaître les solutions de déblocage, merci de vous reporter à la page
Gestion commerciale.
Cette liste vous permet de retrouver tous les Tiers rattachés à un même compte comptable. En effet, l'onglet
Liste des Tiers disponible dans la fiche du compte ne peut afficher plus de 5 tiers.
Une action vous permet d'envoyer des SMS.
Une opération de maintenance, accessible par
Outils / Maintenance du dossier
, vous permet de supprimer les tiers vides provenant de la Compta.
Fiche Tiers
Accès
: Paramètres - Comptabilité - Liste des Tiers
La fiche Tiers contient les informations personnelles sur le Tiers, comme son adresse de facturation, son adresse de livraison, sa liste des adresses, ses contacts, ses coordonnées bancaires, son groupe d'écritures, ses notes.
Les éléments de chaque fiche sont synchronisés avec les applications liées : toute modification faite dans une application sera immédiatement affichée dans l'autre application.
Certaines informations de cette fiche sont également présentes dans la fiche du compte comptable associée : toute modification faite sur le Tiers sera donc immédiatement prise en compte dans le compte et inversement.
La case
Personne physique
dépend par défaut de l'option
Personne physique
déjà sélectionnée sur la fiche de la Civilité choisie pour ce Tiers. Néanmoins, la modification de cette option reste toujours possible.
Une action vous permet d'envoyer des SMS.
Comment envoyer un SMS ?
Il est possible d’envoyer des sms.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
- Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65
80 20.
- Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et
SMSEnvoi).
Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS
Trois fournisseurs sont disponibles:
-
EcoSms
: http://boutique.ecosms.fr
-
SMSToB
: http://www.smstob.com
-
SMSEnvoi
: http://www.smsenvoi.com
Paramétrage
Dans les options (Paramètres - Société - SMS), vous devez définir :
Service SMS par défaut : Service SMS sélectionné par défaut lors d’un envoi depuis une liste
EcoSMS : Clef d’identification: code d’accès au service
SMSEnvoi
-
: email utilisé pour le compte chez smsenvoi
-
Clef API KEY
: Clef disponible sur le site SMSEnvoi sur la page “Modification du compte”
-
Qualité des sms
: qualité de l’envoi (dé doublonnage des numéros, …) voir le site pour la description
La procédure pour récupérer la clef API KEY est la suivante :
• Aller sur http://www.smsenvoi.com,
• Dans le cadre en haut à droite, s’identifier,
• Dans le cadre
Manager
à gauche, cliquer sur
Modification du compte,
• Dans la fiche du compte, il y a un champ
Clef API KEY
, c’est cette valeur qu’il faut mettre dans les options de de l'application.
SMSToB
-
: email utilisé pour le compte chez smstob
-
Mot de passe
: mot de passe du compte
Supprimer les accents des messages : Remplace les lettres accentuées par leur homologue non accentuée.
Les lettres remplacées sont les suivantes: ç ->c, ñ ->n, à â ä á ã ->a, é è ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü
ú û ->u Certains fournisseurs effectuent de leur coté des transformations:
247
EBP Comptabilité Pro Open Line
-
EcoSMS
: ç ->c, â ã ->a, ê ë ->e, ï î í –>i, ó ô –>o, ú û –>u. Les autres caractères accentués sont correctement transmis.
-
SMSEnvoi
: ç –>c, ñ –>n, â ä á ã ->a, ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û –>u. Les autres caractères accentués sont correctement transmis.
-
SMSToB
: aucune transformation n’est effectuée et les caractères accentués sont mal transmis
Fenêtre d’envoi
Vous trouverez ci-dessous la description de la fenêtre d'envoi :
Service SMS
: service à utiliser pour effectuer l’envoi
Options
: Permet d'accéder aux paramètres/société/SMS.
Découvrir ce service...
: permet d'accéder au site du fournisseur.
Destinataires
: Le numéro est obligatoire et doit être au format international (commencer par un +). Le nom est facultatif et n’est présent qu’a titre informatif pour le moment.
Texte standard
: Le bouton
Ajouter
ajoute le texte sélectionné dans la combo à la fin du message. Le bouton
Remplacer
remplace le contenu du message par le texte sélectionné dans la combo.
Variables
Une variable peut être insérée dans le texte d'un email ou un SMS.
Elle est représentée dans un texte de la sorte : {#NomVariable#}.
Le nom d’une variable est composé exclusivement de lettres et de chiffres.
Les variables disponibles sont les suivantes :
- Civilité
- Nom
- Prénom
- Numéro de portable
- Numéro du document d’origine
- Numéro du document
- Date du document
- Type de tiers
- Nom du tiers
- Type de document
- Référence du document
- Civilité du tiers
Les variables ci-dessous concerne le contact défini comme principal :
- Civilité
- Nom
- Prénom
Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur. : Liste des variables pouvant être ajoutées dans le message. Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur.
Message
: message à envoyer
x caractères / y SMS
: statistiques du message. Le nombre de caractères dépend du fournisseur car certains caractères peuvent compter pour deux ( € [ ] \ ^ { } | ~ <FF>). Le nombre de SMS est le nombre de
SMS nécessaire pour envoyer le message. Si le message fait moins de 160 caractères, il faudra un seul SMS, sinon le message est découpé par blocs de 153 caractères.
Envoi différé
: Il est possible de programmer l’envoi du message. Le message sera transmit immédiatement au fournisseur, qui lui se chargera de retransmettre le message à la date voulue.
Les boutons de la fenêtre d'envoi sont :
Aide
: Permet d'accéder à l'aide en ligne de cette fenêtre.
Aperçu
: Permet d'ouvrir une fenêtre contenant l'aperçu des message avec le nom du destinataire, le n° de téléphone, le nombre d'SMS par destinataire ainsi que le message envoyer.
Envoyer
: Permet de réaliser l'envoi du SMS.
Annuler
: Permet d'annuler l'envoi d'un SMS.
Généralités
L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes clients, contacts, fournisseurs, commerciaux, documents de vente et documents d’achat et pour les opérations de transfert, regroupement et livraison de document.
Les actions des listes ne sont activée que si il y a au moins un élément de sélectionné.
248
DETAIL DES FONCTIONNALITES
L’action depuis une liste est
SMS.
Les actions depuis une fiche sont
Envoyer un SMS
puis
choix du fournisseur
.
Transformation des numéros
Les points, les espaces et les tirets sont supprimés.
Les numéros doivent être au format international.
Si un contact est français ou n’a pas de pays, que le numéro fait 10 caractères et qu’il commence par 0, celui-ci sera converti automatiquement au format international (+33xxxxxxxxx)
Clients et fournisseurs
Lors de l’envoi à un client depuis une liste, on tente d’envoyer soit au contact de facturation soit au contact de livraison.
Si le client a un numéro de portable sur le contact de facturation et pas sur le contact de livraison, ou si le numéro de portable du contact de facturation est identique à celui du contact de livraison, c’est le contact de facturation qui sera utilisé.
Si le contact de facturation n’a pas de numéro de portable et que le contact de livraison en a un, c’est le contact de livraison qui sera utilisé.
Si le numéro de portable du contact de facturation est différent de celui du contact de livraison, un question sera posée à l’utilisateur.
Lors d’un envoi depuis la fiche, si il n’y a qu’un contact dans la liste de contacts, c’est celui-ci qui sera utilisé. sinon une question sera posée à l’utilisateur pour choisir d’envoyer soit à un contact soit à tous les contacts.
Contacts
Lors de l’envoi depuis la fiche/liste contact, si le contact n’a pas d’adresse c’est celle du tiers attaché qui sera utilisée pour déterminer le pays du contact.
Variables dans le message envoyé
Il est possible de mettre des variables dans un message.
Les variables sont les suivantes:
Civilité
Nom
Prénom
Numéro de portable
Date du document
Numéro du document
Numéro du document d’origine
Les variables concernant les documents ne sont renseignées que pendant l’envoi à partir d’un document.
GROUPES D'ECRITURES
Fiche Groupe d’écritures
Accès
: Paramètres – Comptabilité – Groupe d’écritures
La fiche groupe d’écritures vous permet de distinguer vos diverses écritures comptables.
Contenu de la fiche
Code
Le code du groupe d’écritures est librement saisissable. Il est unique, alphanumérique, ne peut excéder 2 caractères.
Libellé
Le libellé est librement saisissable et ne peut dépasser 40 caractères alphanumériques.
Groupe d’écritures par défaut
Cochez cette cas si vous souhaitez que ce groupe devienne le groupe par défaut de votre dossier.
Note
La gestion d’une note est commune à toutes les fiches.
Comportement en fonction de la nature des comptes
Comportement sur les comptes de natures Fournisseurs, Clients et Autres tiers.
Le groupe d'écritures par défaut sera automatiquement repris sur toutes les fiches des nouveaux comptes de nature Fournisseurs, Clients et Autres tiers que vous créerez.
Par contre, vous devrez modifier tous les comptes des ces natures déjà existants pour leur appliquer le groupe désiré.
249
EBP Comptabilité Pro Open Line
En effet, lors de la saisie d'une ligne, c'est le groupe d'écritures défini dans la fiche de ce compte qui est proposé.
Comportement en saisie avec des comptes d'autres natures.
Pour tous les comptes de nature autres que Fournisseurs, Clients et Autres tiers, en saisie, vous devrez manuellement sélectionner le groupe d'écritures désiré.
Reprise du groupe d'écriture dans une même écriture
Les règles de reprise / non reprise du groupe d'écriture au sein d'une même écriture dépendent des règles du journal.
Fiche Groupe d’écritures
Accès
: Paramètres – Comptabilité – Groupe d’écritures
La fiche groupe d’écritures vous permet de distinguer vos diverses écritures comptables.
Contenu de la fiche
Code
Le code du groupe d’écritures est librement saisissable. Il est unique, alphanumérique, ne peut excéder 2 caractères.
Libellé
Le libellé est librement saisissable et ne peut dépasser 40 caractères alphanumériques.
Groupe d’écritures par défaut
Cochez cette cas si vous souhaitez que ce groupe devienne le groupe par défaut de votre dossier.
Note
La gestion d’une note est commune à toutes les fiches.
Comportement en fonction de la nature des comptes
Comportement sur les comptes de natures Fournisseurs, Clients et Autres tiers.
Le groupe d'écritures par défaut sera automatiquement repris sur toutes les fiches des nouveaux comptes de nature Fournisseurs, Clients et Autres tiers que vous créerez.
Par contre, vous devrez modifier tous les comptes des ces natures déjà existants pour leur appliquer le groupe désiré.
En effet, lors de la saisie d'une ligne, c'est le groupe d'écritures défini dans la fiche de ce compte qui est proposé.
Comportement en saisie avec des comptes d'autres natures.
Pour tous les comptes de nature autres que Fournisseurs, Clients et Autres tiers, en saisie, vous devrez manuellement sélectionner le groupe d'écritures désiré.
Reprise du groupe d'écriture dans une même écriture
Les règles de reprise / non reprise du groupe d'écriture au sein d'une même écriture dépendent des règles du journal.
NATURES DE COMPTE
Natures de comptes
Accès
: Paramètres - Comptabilité - Natures de comptes
Les natures de comptes permettent de regrouper entre eux plusieurs comptes de racines différentes pour lesquels il est possible de définir un comportement commun.
La nature
Comptes de bilan
regroupent les comptes de racine 1+2+3+4+5 qui :
- sont lettrables
- ont un comportement identique sur certaines impressions
- permettent de sélectionner le type d'A Nouveau désiré (détaillé ou non détaillé)
-....
250
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Les natures
Résultat, bénéfice
et
Résultat, perte
regroupent les comptes de racine 120 et 129 qui :
- doivent être utilisés dans les
Paramètres - Société - Options comptables - A Nouveaux
- sont les comptes sur lesquels seront générés les A Nouveaux.
Les natures de comptes sont utilisées sur de nombreuses fonctionnalités et dans diverses impressions.
Elles permettent de sélectionner rapidement un ensemble de comptes, sans vous obliger à saisir le compte de début et le compte de fin et sans imprimer/sélectionner les comptes intermédiaires non pertinents.
Dans le
Grand Livre (
menu
Quotidien / Saisie - Impressions),
si vous sélectionnez la nature
Clients et
Fournisseurs
, alorsl :
- seuls les comptes de racine 401 et 411 sont imprimés,
- les autres comptes compris numériquement dans cette fourchette, mais dont les racines sont différentes ne sont pas imprimés (403, 404, 405, 408, 409).
Une nature de compte peut être définie par une seule racine comptes ou par une formule qui additionne (+) ou soustrait (-)plusieurs racines de comptes :
Clients et comptes rattachés
comprend uniquement le compte 41.
Tous les comptes ayant donc la racine 41 seront pris en compte dès que cette nature sera utilisée.
Banques et chèques postaux
comprend les racines 512 + 514.
Tous les comptes ayant donc ces deux racines seront pris en compte dès que cette nature sera utilisée.
Tout compte ayant une autre racine sera ignoré.
Comptes soumis à TVA
comprend les racines 2-28-29-26-27+6-603-68-69-641-644-645-661-666-667+7-
71......
Sont donc considérés comme comptes soumis à TVA : tous les comptes de racine 2, 6 et 7, sauf 28, 29, 26, 27,
603, 68....
Les natures de comptes sont directement gérées par l'application et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.
GUIDES DE SAISIE
Liste des guides de saisie
Accès :
Paramètres - Comptabilité - Guides de saisie
Les guides de saisie sont affichés dans une liste qui se comporte comme toutes les listes.
Les guides livrés par défaut répondent aux besoins les plus courants et restent modifiables.
Ils sont utilisés en Saisie guidée. La saisie guidée permet de saisir rapidement, avec un minimum de notions comptables, toutes sortes d’écritures (factures, avoirs, règlements …).
Les guides livrés par défaut dépendent du mode du dossier (Recettes/Dépenses, Recettes/Dépenses avec TVA,
Créances/Dettes).
Le numéro affiché dans le nom du guide est un repère pour la déclaration 2035 : il correspond au numéro de ligne dans la 2035 où la recette ou la dépense est déclarée.
Actions disponibles
Saisir sur le guide
: permet d’ouvrir la Saisie guidée du guide sélectionné.
Vérifier la cohérence
: permet de contrôler les guides sélectionnés et d’afficher d’éventuelles erreurs de paramétrage.
Exporter les guides
: permet d’exporter les guides sélectionnés pour les importer dans un autre dossier.
Importer des guides
: permet d’importer les guides exportés depuis un autre dossier. Si les guides à importer sont déjà présents dans le dossier, alors ils ne seront pas modifiés.
La liste des guides n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de guides que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins.
Les guides de saisie sont gérés sur l'ensemble du dossier. Ainsi un modèle crée sur l'exercice courant est utilisable sur tous les exercices précédents ou suivants non encore clôturés.
Les guides livrés par défaut dépendent du Plan Comptable choisi lors de la création du dossier.
Guides de saisie
Accès
: Paramètres – Comptabilité - Guides de saisie
251
EBP Comptabilité Pro Open Line
Le paramétrage d’un guide vous permettra d’automatiser la saisie. Vous pouvez soit adapter les guides livrés par défaut à vos besoins, soit créer vos propres guides.
En-tête
Nom
Le nom vous permettra de retrouver facilement le guide dans la liste.
Type de journal
Sélectionnez le type du journal.
Jour
Cette donnée est facultative. Renseignez le jour si l’écriture doit être générée à un jour fixe chaque mois (la date restera modifiable en saisie).
% Professionnel
Cette donnée est facultative. Renseignez le pourcentage professionnel s’il est fixe (le pourcentage restera modifiable en saisie).
Code journal
Cette donnée est facultative. Renseignez le code journal si l’écriture doit être générée toujours dans le même journal (le journal restera modifiable en saisie).
Lignes
Compte
Indiquez ici le compte à utiliser en saisie. Vous pouvez indiquer une racine, et compléter le compte lors de la saisie.
Libellé
Si vous n’indiquez rien, ce sont les règles du journal qui seront utilisés en saisie. Sinon, vous pouvez saisir un libellé fixe ou utiliser des formules afin de réaliser un libellé en partie fixe, en partie automatique. Pour cela, utilisez le bouton
Construire un libellé.
Exemple
:
Vous souhaitez avoir le libellé « Facture n°0001 du 01/01/2011 ». Bien entendu, le n° de la facture et la date ne sont pas connus d’avance.
- Cliquez sur Construire un libellé.
- Dans le champ Libellé, tapez « Facture n° du ».
- Positionnez le curseur après « n° ».
- Dans la liste des formules, sélectionnez N° de document et cliquez sur Ajouter.
- Positionnez le curseur après « du ».
- Dans la liste des formules, sélectionnez Date et cliquez sur Ajouter.
- Ajoutez des espaces si nécessaire.
- Visualisez le résultat possible dans la zone Prévisualisation.
Vous obtenez donc le libellé : Facture n° <Do> du <Da>
Les éléments <Do> et <Da> seront automatiquement remplacés par les valeurs lors de la saisie.
Vous pouvez paramétrer des libellés avec les formules :
- Date
- Intitulé du compte
- Montant
- N° de compte
- N° de document
- N° de pièce
Débit / Crédit
Dans ces champs, plusieurs types de données sont possibles :
- Une valeur : Saisissez directement la valeur si elle est connue (valeur fixe).
- Une formule pré-définie à sélectionner dans la liste déroulante :
TVA à partir du HT
,
TVA à partir du TTC
ou
Solde
.
-
TVA à partir du HT
: Cette formule permet de calculer le montant de TVA sur une ligne utilisant un compte de TVA (de racine 4456 ou 44571) si le montant de la ligne précédente est un HT.
-
TVA à partir du TTC
: Cette formule permet de calculer le montant de TVA sur une ligne utilisant un compte de TVA (de racine 4456 ou 44571) si le montant de la ligne précédente est un TTC.
-
Solde
: Calcule le solde de l’écriture.
- Une formule manuelle, dont la syntaxe est la suivante :
- Lx : Montant de la ligne n°x
- Signes mathématiques : /*+-
252
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Exemple :
- L1-L2 signifie montant de la ligne 1 - montant de la ligne 2.
- L1*0,196 signifie montant de la ligne 1 * 0,196.
Remarque :
Les séparateurs de décimales peuvent être le point ou la virgule.
Utilisation du pourcentage professionnel dans une formule.
- Syntaxe : PRO.
Certaines dépenses sont mixtes, c’est-à-dire qu’une partie seulement de ces dépenses est professionnelle (par exemple l’électricité d’un bureau installé dans l’habitation personnelle).
Saisir le pourcentage professionnel en Saisie guidée permettra de générer une écriture comptable dans laquelle seuls les frais professionnels seront imputés au compte de charge, à condition de paramétrer la formule appropriée.
Exemple : le guide de chauffage, eau, gaz, électricité.
Dossier en mode Recettes / Dépenses :
512 : Au Crédit, montant à saisir
6061 : Au Débit, saisir "L1*PRO" - le montant de la ligne 1 est multiplié par la valeur du %Pro
108 : Au Débit, Solde - pour le Solde de l’écriture (part perso)
Dossier en mode Recettes / Dépenses avec TVA:
512 : Au Crédit, montant à saisir.
6061 : Au Débit, saisir "L1/1.196*PRO" - le montant HT (obtenu en multipliant le montant de la ligne 1 par
1.196) et multiplié par la valeur du %Pro.
445661 : Au Débit, saisir "L2*19.6/100" - Le montant de TVA est calculé en récupérant le montant de la ligne
2.
108 : Au Débit, Solde - pour le Solde de l’écriture (part perso)
Dossier en mode Créances / Dettes :
401 : Au Crédit, montant à saisir.
6061 : Au Débit, saisir "L1/1.196*PRO" - le montant HT (obtenu en multipliant le montant de la ligne 1 par
1.196) et multiplié par la valeur du %Pro
445661 : Au Débit, saisir "L2*19.6/100" - le montant de TVA est calculé en récupérant le montant de la ligne 2.
108 : Au Débit, Solde - pour le solde de l’écriture (part perso)
Ainsi, sur la déclaration 2035, seuls les frais strictement professionnels seront déclarés, et pour ces frais, vous n’aurez pas à inscrire la part personnelle des dépenses mixtes sur la ligne CC « Divers à réintégrer ».
Saisissable / Non saisissable
Cette action permet de rendre non saisissable certains champs. Tous les champs entièrement automatisés doivent être rendus non saisissables afin de gagner du temps en saisie.
Si les deux champs
Débit
et
Crédit
sont vides, nous vous conseillons de rendre l'une des deux non saisissables pour plus de lisibilité à la saisie.
Si les champs contiennent une formule, nous vous conseillons également de les rendre non saisissables pour ne pas risquer d'écraser cette formule lors de la saisie.
Sélectionnez un ou plusieurs champs et cliquez sur
Saisissable / Non saisissable
: les champs deviennent grisés.
Pour rendre un champ grisé saisissable, utilisez le même bouton.
Actions disponibles
• Vérifier la cohérence du guide
Cette action permet de contrôler les guides sélectionnés et d’afficher d’éventuelles erreurs de paramétrage. Les erreurs suivantes peuvent être détectées :
- Erreurs sur un guide : guide sans ligne ; Formule « Solde » utilisée sur plusieurs lignes ; déséquilibre constaté.
- Erreurs sur une ligne : champ Compte non renseigné et non saisissable ; Champs Débit et Crédit non renseignés et non saisissables ; champs Débit et Crédit non renseignés et tous les 2 saisissables ; champ
Compte paramétré avec un compte racine et non saisissable ; utilisation de la formule TVA à partir du HT ou
TVA à partir du TTC sur la 1ère ligne ; paramétrage d’une formule dans le Débit ou le Crédit utilisant le montant de la même ligne (par exemple « L1 » sur la ligne n°1).
• Saisir sur le guide
253
EBP Comptabilité Pro Open Line
Cette action permet d’ouvrir la Saisie guidée du guide ouvert.
MODELES DE LIBELLE
Modèles de libellé et Libellés type
Les libellés types ont pour but d'accélérer la saisie journal et la saisie par écriture, en affichant un modèle de libellé pré-existant et donc en évitant des saisies répétitives.
Modèles de libellés
Accès
: Paramètres - Modèles de libellé
Aucun modèle de libellé n'est livré par défaut.
Les modèles de libellé doivent être créés en fonction de vos besoins. Ce sont ces modèles qui seront utilisables en saisie journal et en saisie par écriture.
Créer un Modèle de libellé
Vous pouvez créer un nouveau modèle de libellé, à partir de la liste des modèles de libellés :
- en cliquant sur le bouton
Ajouter
de la barre de tâches,
- en cliquant sur le bouton
Inser
du clavier,
- en sélectionnant
Ajouter
dans le menu contextuel (=clic droit).
Dans la fiche du Libellé Type, vous devez saisir :
- son
code
,
- son
Libellé
,
- le type de journal dans lequel vous souhaitez l'utiliser.
La gestion de la fiche d'un Modèle de libellé est commune à l'ensemble des fiches.
Des libellés enrichis sont également disponibles.
Rendre actif ou inactif un modèle de libellé
Si la case
Actif
est cochée, alors le modèle de libellé est disponible en saisie journal et en saisie par écriture.
Si la case
Actif
est décochée, alors le modèle de libellé n'est plus disponible en saisie, mais il existe toujours.
Cette option permet donc de masquer temporairement ou définitivement ce libellé et de limiter son utilisation.
Il est possible d'activer ou de désactiver cette option à tout moment.
Modifier ou supprimer un modèle de libellé
La modification ou la suppression d'un modèle de libellé est toujours possible, que ce libellé ai déjà été utilisé ou non en saisie.
La modification et la suppression de ces libellés sont sans incidence sur les écritures saisies.
Utilisation des modèles de libellé en saisie journal ou en saisie par écriture
Pour sélectionner un libellé type en saisie, il suffit de :
- se positionner dans le champ Libellé de la ligne d'écriture et de cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,
- ou de saisir l'un des caractères de ce libellé, pour que tous les libellés correspondants à la saisie soient affichés.
Seuls les modèles de libellés rattachés au type de journal en cours de saisie et activés sont visibles.
PLAN DE REGROUPEMENT
Plan de regroupement
Le logiciel vous permet d'accéder, consulter et modifier le plan de regroupement de votre Bilan et de votre
Compte de résultat.
Liste des plans de regroupements
Accès
: Paramètres - Comptabilité - Plan de regroupement
Six plans de regroupement sont disponibles : ils correspondent aux différents feuillets du Bilan, du Compte de résultat, du Bilan Régime simplifié et du Compte résultat simplifié (2050, 2051, 2052, 2053, 2033A, 2033B).
Cette liste n'est pas modifiable : aucun plan de regroupement ne peut être ajouté ou supprimé.
Pour accéder à l'un des plans de regroupements, il vous suffit de sélectionner l'un des plans puis, au choix :
- de
double cliquer
dessus,
- de cliquer sur
Modifier
dans la barre de tâches,
- de sélectionner
Modifier
dans le menu contextuel,
- de faire
F2
.
254
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Plan de regroupement
Accès
: Outils - Assistance comptable - Plan de regroupement
Un plan de regroupement est accessible à partir de la liste des plans de regroupement.
Affichage du plan de regroupement
Il se présente sous forme de tableau avec différentes colonnes :
Variable :
La variable est unique. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable.
Elle se retrouve dans chaque cellule du Bilan et du Compte de Résultat imprimés.
Les variables finissant par 3 (AA3, AB3..) sont les variables de la colonne
Net
de l'exercice N.
Formule système
:
La formule système est la formule de calcul définie par défaut pour chaque variable.
Elle n'est ni supprimable, ni modifiable.
Formule utilisateur
:
La formule utilisateur est le seul champ qui peut être modifié.
Par défaut, les formules utilisateur recopient les formules système.
C'est la modification des formules utilisateur qui modifiera votre Bilan et votre Compte de résultat.
Lorsque la formule utilisateur reprend à l'identique à la formule système, alors le champ affiche
<formule système>.
Lorsque la formule utilisateur est vide, alors le champ affiche
<formule vide>
.
Dans tous les autres cas, la formule utilisateur que vous aurez saisie sera directement visible dans le champ.
Modifier une formule utilisateur
Accès
: Paramètres - Comptabilité - Plan de regroupement
Pour modifier une formule utilisateur, vous devez sélectionner une ligne puis, au choix :
- double cliquer dessus,
- sélectionner
Modifier la formule utilisateur
dans la barre d'outils,
- sélectionner
Modifier la formule utilisateur
dans le menu contextuel,
- faire
F2
.
Dans tous les cas, cela entraîne l'ouverture de l'
éditeur de formules.
Vous pouvez alors saisir la formule qui vous convient, la supprimer...
Afin de connaître le résultat de votre formule, il vous suffit de cliquer sur
Calculer.
Le calcul s'effectue sur l'exercice courant.
Pour valider votre formule et l'intégrer au plan de regroupement, il vous suffit de cliquer sur
OK
.
Pour annuler vos modifications et conserver la formule utilisateur précédente, il vous suffit de cliquer sur
Annuler
.
Réinitialiser la formule
Ce bouton vous permet de recopier instantanément la formule système dans la formule utilisateur, en écrasant toutes les modifications que vous auriez faites.
Cacher/afficher le filtre
Ce bouton affiche ou masque la ligne de filtre.
Comme dans de nombreux masques, cette ligne permet d'effectuer des recherches sur toutes colonnes.
Règles de syntaxe
Cette liste des règles de syntaxe n'est pas exhaustive.
Règles de nommage
Tout nom de fonction commence par une majuscule puis s'écrit en minuscule. Si le nom est composé de plusieurs mots, alors chaque mot commence par une majuscule.
Les noms de fonctions ne doivent pas être accentués.
DebitBalance ; CreditFlow
Opérations
+ : Additionne les valeurs des données
- : Soustrait les valeurs de données
* : Multiplie les valeurs de données
/ : Divise les valeurs de données
% : Permet d'obtenir un modulo
Tests
< : Inférieur
<= : Inférieur ou égal
> : Supérieur
>= : Supérieur ou égal
= : Egal
!= : Différent
& : ET logique
| : OU logique
255
EBP Comptabilité Pro Open Line
! : NON logique
NULL : cellule sans résultat
Format des paramètres
Les fonctions comptables nécessitent, pour la plupart, l'utilisation de numéros de compte ou de racines de comptes.
D'autre part , la syntaxe du moteur de calcul impose les guillemets.
DebitFlow ("707") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ
DebitFlow ("707+708") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ et de 708 à 708ZZZ
DebitFlow ("707-7074-7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7074ZZZ et de 7079
à 7079ZZZ
DebitFlow ("707…709") : Appliqué sur les comptes de 707 à 709ZZZ
Il est aussi possible de combiner ces notations :
DebitFlow ("707-7074…7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7079ZZZ
Liste des fonctions comptables
Les fonctions suivantes sont nécessaires afin de couvrir l’ensemble des cas :
Balance
: Reprend le solde du compte peut importe qu’il soit débiteur ou créditeur (valeur absolue).
Debit
: Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors debit (compte) =100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors debit (compte) = -100.
Credit
: Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors credit (compte) = -100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors credit (compte) = 100.
DebitBalance
: Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est débiteur sinon la valeur est égale à 0.
CreditBalance
: Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est créditeur sinon la valeur est égale à 0.
DebitFlow
: Sommes des lignes d’un compte au débit.
CreditFlow
: Somme des lignes d’un compte au crédit.
PreviousValue
: Reprend la valeur d’une cellule N-1. Il convient d’écrire l’appel de la façon suivante :
PreviousValue ("2035.AA"). Seules les cellules de N-1 sont accessibles.
Accès aux données d’un autre feuillet
Les données sont organisées en paragraphes au sein du moteur de calcul.
Ainsi la formule « AB + 10 » accède à la valeur de la variable « AB » présente dans le feuillet courant. Si la variable n’existe pas, cela génère une erreur.
Pour accéder aux valeurs des variables des autres feuillets, il faut utiliser la notation pointée : « 2035.AB + 10
».
Il faut noter que le moteur de calcul ne supporte qu’un seul niveau de hiérarchie.
Exercice N-1
L'exercice de N-1 est calculé d'après les formules utilisateur des variables finissant par 3 (AA3, AB3..) : l'exercice N-1 est donc calculé de la même façon que la colonne
Net
de l'exercice N.
Imprimer le bilan et le compte de résultat
Toutes les modifications effectuées dans les plans de regroupement sont immédiatement prises en compte lorsque vous lancez l'impression du Bilan ou du Compte de résultat.
Mises à jour de versions
Mettre à jour votre logiciel dans une version supérieure entraînera la modification de :
- toutes les formules système,
- toutes les formules utilisateur qui sont restées identiques aux formules système.
En revanche, cette opération ne modifiera pas les formules utilisateur que vous avez modifiées.
DOCUMENTS ASSOCIES
Liste des documents associés
Accès
: Paramètres – Documents associés
Accès
: Paramètres - Divers - Documents associés
Cette liste affiche tous les documents associés qui ont été associés à des lignes d’écriture en saisie. Vous pouvez appliquer des filtres par journal et période.
Les documents associés aux relances ne sont pas présents dans cette liste.
Voir les documents associés :
ouvre la boîte de dialogue permettant d’ajouter, de supprimer, d’ouvrir ou de modifier le document.
Saisie par journal
: ouvre la Saisie par journal sur l’écriture correspondant au document.
Ouvrir le document
: ouvre directement la copie du document.
Documents associés
256
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Accès
: Quotidien / Saisie - Saisie journal OU Echéancier / Trésorerie - Clients - Relances
Accès
: Comptabilité - Saisie par journal
Les documents associés vous permettent d'associer un document ou une adresse Web à une ligne d'écriture ou
à une relance.
Pour créer ou consulter un document associé, il vous suffit de sélectionner une ligne en saisie puis de cliquer sur
Document associé.
Si vous voulez créer un document associé :
- cliquez sur le bouton
Ajouter + Fichier.
- validez le message,
- rechercher le document à associer.
Une fois le fichier sélectionné, une copie de ce fichier est effectuée.
Plusieurs documents associés peuvent être associés à une même ligne.
L'existence d'un document associé sur une ligne d'écriture est symbolisée en saisie par un trombone présent dans la colonne
Document associé.
De la même façon, vous pouvez :
- ajouter un lien vers une adresse Web en sélectionnant
Ajouter + Adresse Web
- supprimer un fichier associé par erreur ou obsolète,
- ouvrir une copie du fichier,
- modifier la copie du fichier.
Utilisez le bouton
Sauvegarder et Fermer
pour quitter la boîte de dialogue en sauvegardant les modifications.
Dans
Paramètres + Documents associés
, vous retrouverez uniquement les documents associés aux lignes d'écriture, mais pas les documents associés aux relances.
TAXES
Taux de TVA
Accès
: Paramètres - Taxes
La gestion de la liste des taux de TVA est commune à toutes les listes.
La liste se décompose en deux onglets :
Territorialité du dossier
: Cet onglet affiche tous les taux autorisés sur la territorialité choisie sur le dossier.
Taux de TVA
: Cet onglet affiche tous les taux possibles qui permettront l'exploitation complète du dossier.
L'ajout d'un taux de TVA est possible.
Ces taux sont réglementés par l'Administration.
Les taux de TVA nouvellement créés ne seront pris en compte dans aucune déclaration de TVA, tant que la mise à jour des déclarations n'aura pas été effectuée par l'Administration.
Types d'opération
Accès
: Paramètres - Taxes
La gestion de la liste des types d'opération est commune à toutes les listes.
Cette liste aide à établir la déclaration de TVA.
Tout ajout, correction ou suppression peut entraîner des incohérences sur les déclarations de TVA.
Régimes de TVA
Accès
: Paramètres - Taxes
La gestion de la liste des régimes de TVA est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les régimes existants définis par l'Administration française.
257
EBP Comptabilité Pro Open Line
Tout ajout peut entraîner des incohérences sur les états fiscaux.
Les corrections et suppressions des régimes livrés par défaut sont impossibles.
Déclarations livrées par défaut
Liste
Accès
: Paramètres - Taxes - Paramétrage des déclarations
ET Paramétres - Impôts sur les sociétés - Paramétrage des déclarations
La gestion de la liste des déclarations est commune à toutes les listes. Néanmoins aucun ajout, modification ni suppression n'est possible.
Cette liste présente tous les types de déclarations autorisés et agréés par l'Administration, sans filtrage lié aux paramétrages choisis sur le dossier.
Paramétrage
Aucun ajout ni aucune modification n'est possible dans ces fiches, qui représentent le contenu "système" de chaque déclaration.
IMPOT SUR LES SOCIETES
Déclarations livrées par défaut
Liste
Accès
: Paramètres - Taxes - Paramétrage des déclarations
ET Paramétres - Impôts sur les sociétés - Paramétrage des déclarations
La gestion de la liste des déclarations est commune à toutes les listes. Néanmoins aucun ajout, modification ni suppression n'est possible.
Cette liste présente tous les types de déclarations autorisés et agréés par l'Administration, sans filtrage lié aux paramétrages choisis sur le dossier.
Paramétrage
Aucun ajout ni aucune modification n'est possible dans ces fiches, qui représentent le contenu "système" de chaque déclaration.
DIVERS
Civilités
Accès
: Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche
Civilité
est commune à toutes les fiches.
Saisissez le
libellé *
de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / fournisseurs...).
Une case à cocher
Personne physique
est disponible : elle est renseignée par défaut lors de la création du dossier, mais elle reste toujours modifiable.
La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches.
Codes postaux
258
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Accès
: Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche
Code postal
est commune à toutes les fiches.
Fiche Code Postal
Une fiche
Code postal
se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Actions à partir de la liste des codes postaux
Import des codes postaux
: Si vous avez créé votre dossier sans importer tous les codes postaux, vous pouvez encore le faire à partir de la barre de tâches de la liste des Codes postaux en sélectionnant
Import des codes postaux
.
Compte-tenu du nombre de codes postaux (près de 40.000) et surtout si vous êtes dans des applications liées, cette action peut longue : il convient en effet de mettre à jour tous les codes postaux dans toutes les applications.
Départements
Accès
: Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Pays
Accès
: Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
259
EBP Comptabilité Pro Open Line
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, les listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Moyens de paiement
Accès :
Paramètres - Divers - Moyens de paiement
OU Trésorerie - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche
Moyen de paiement
est commune à toutes les fiches.
Elle se compose des éléments suivants : un
code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un
libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement.
Ce code est limité à 60 caractères alphanumériques. une
nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une
b anque par défaut
Sélectionner une banque parmi celles que vous avez créées.
Le fait d'associer une Banque par défaut à un Moyen de paiement peut notamment se révéler très utile dans les
Prévisions de trésorerie et dans la génération des règlements.
Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Modes de règlement
Accès
: Paramètres - Divers - Modes de règlement
OU Echéancier / Trésorerie - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche
Mode de règlement
est commune à toutes les fiches.
La fiche
Modes de règlement
se compose des éléments suivants :
260
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type
Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement :
Fin de mois
le ou
Net le
.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...).
Moyen de paiement
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône
Ajouter
pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une
date
qui corresponde à la date du document un
montant
qui corresponde au montant du document
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
261
EBP Comptabilité Pro Open Line
Paramétrage d'une ligne échéance :
% NB jours
100 30
Type règlement
Net
Jour règlement
Mois comptable
Moyen de paiement
Chèque
Date de facture :
01/01/2008
,
Montant :
100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au
31/01/2008
pour un montant de
100
.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
%
25
25
25
25
NB jours
30
60
90
Type règlement
Comptant
Net le
Net le
Net le
Jour règlement
15
15
15
Mois comptable
Moyen de paiement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Date de facture :
01/01/2008
,
Montant :
100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le
01/01/2008
pour un montant de
25
(25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le
15/02/2008
pour un montant de
25
(25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le
15/03/2008
pour un montant de
25
(25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le
15/04/2008
pour un montant de
25
(25% du montant soit 100).
Détail
l
Moyen de paiement
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Les actions possibles dans la liste
Ajouter
: permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
Insérer
: permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
Supprimer
: permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
Monter/Descendre
: permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer.
Couper/Copier/Coller
: ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
262
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Codes NAF
Accès
: Paramètres - Divers - Codes NAF
La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches.
Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF.
La fiche "Code NAF" se compose des zones :
Code NAF *
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du code NAF.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
SOCIÉTÉ
Coordonnées
Accès
: Paramètres - Société - Coordonnées
Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (Grand Livre, Balance, Tva..).
Identification
Forme juridique ou civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom – Raison sociale
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Activités principales
Civilité du contact
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Nom du contact
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse de la société
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
263
EBP Comptabilité Pro Open Line
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Autres informations
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Télécopie/Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Identification
Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (Grand Livre...)
Informations administratives
Accès :
Paramètres - Société - Informations administratives
SIRET
Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères.
Code NAF/APE
Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
MSA
Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques.
N° Identification RCS
264
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 200 caractères alphanumériques.
N° Identification RM
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques.
Capital
Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Mode comptable
Ce champ reprend le choix effectué lors de la création du dossier. Il n’est pas modifiable.
Assujetti à la TVA
Ce champ reprend le choix effectué lors de la création du dossier. Il n’est pas modifiable.
Informations TVA Informations DGFIP
Accès :
Paramètres - Société - Informations de TVA
Accès :
Paramètres - Société - Informations DGFIP
Tous les champs de l'onglet
Informations de TVA
sont déterminants pour établir votre déclaration de TVA : leur paramétrage est donc indispensable.
T ous les champs de l'onglet
Informations D
GFIP sont déterminants pour établir votre déclaration 2035 et de
TVA : leur paramétrage est donc indispensable.
Informations liasses
Accès
: Paramètres - Société - Informations liasses
Cet onglet permet de saisir les informations du responsable des liasses qui sont reprises sur la déclaration
2035.
Paramétrage du dossier pour la gestion de la TVA et de l'acompte IS
Siret
Accès
: Paramètres - Société - Informations administratives.
La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir les déclarations : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée.
Centre des Impôts
Accès
: Paramètres - Société - Trésor Public - Centre des Impôts
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise.
S.I.E.
Accès : Paramètres - Société - Trésor Public - S.I.E.
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E
S.I.E. = Service Inter-
Entreprises.. dont dépend l'entreprise.
Virement de TVA
Accès
: Paramètres - Société - Trésor Public - Règlement par virement
Dans cet onglet, vous pouvez saisir les éléments qui vous permettront de régler votre TVA par virement au
Trésor Public.
265
EBP Comptabilité Pro Open Line
Bénéficiaire du virement
Indiquez le bénéficiaire du virement de la TVA, le Centre des impôts ou le SIE.
Nom de la banque / Domiciliation / RIB/BBAN
Complétez les coordonnées bancaires du bénéficiaire du virement.
Déclaration de TVA
Accès
: Paramètres - Société - Informations de TVA
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler.
Saisissez les différents champs qui vous permettront d’imprimer les bons renseignements sur votre déclaration de TVA.
Indiquez le code régime dont l’entreprise relève afin d’être dans la bonne périodicité.
Sélectionnez le mode de calcul de TVA qui permettra de présélectionner la bonne option de calcul lors de la création d’un nouveau compte de TVA.
Cette information reste modifiable sur la fiche compte, et c’est l’information de la fiche compte qui sera déterminante pour votre déclaration de TVA.
Une page est disponible pour vous permettre de savoir comment effectuer une déclaration de TVA dans le logiciel.
Paramétrage EDI
Emetteur de la télédéclaration
Télétransmettre les déclarations
Cochez cette case afin de pouvoir compléter les coordonnées de l’émetteur, de l’intermédiaire et du partenaire
EDI. Lors de la création d’une déclaration, la page d’identification du télédéclarant s’ajoutera automatiquement aux feuillets.
Identification et Adresse
Ces champs vous permettent de saisir les coordonnées de l’émetteur de la télédéclaration. L’émetteur est celui qui génère et envoie la télédéclaration, le télépaiement ou la demande de remboursement, par exemple l’entreprise, le cabinet comptable ou le commissaire aux comptes.
Intermédiaire
Intermédiaire entre l’émetteur et le partenaire EDI
Cochez cette case si vous avez un intermédiaire entre l’émetteur et le partenaire EDI (par exemple l’entreprise génère le fichier EDI, mais c’est le cabinet comptable qui envoie le fichier au partenaire EDI).
Attention, vous devez cocher au préalable la case
Télétransmettre les déclarations
de l’onglet
Emetteur de la télédéclaration
.
Identification et Adresse
Ces champs vous permettent de saisir les coordonnées de l’intermédiaire.
Partenaire EDI
Identification et Adresse
Ces champs vous permettent de saisir les coordonnées du partenaire EDI.
Attention, vous devez cocher au préalable la case
Télétransmettre les déclarations
de l’onglet
Emetteur de la télédéclaration
.
jedeclare.com
Cochez cette case si votre partenaire EDI est
jedeclare.com.
Renseignez le login et le mot de passe fournis par jedeclare.com. Confirmez le mot de passe en le saisissant une seconde fois. Ainsi, vous pourrez télétransmettre directement votre déclaration, le paiement ou la demande de remboursement sans manipulation supplémentaire extérieure au logiciel.
Organisme de gestion agréé
Cette page vous permet de renseigner les coordonnées de votre OGA.
Lorsque vous émettrez une télédéclaration de TVA, vous pourrez sélectionner le destinataire et choisir, soit la
DGFIP seule, soit la DGFIP + votre OGA.
Représentant fiscal
266
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Cette page vous permet de renseigner les coordonnées de votre représentant fiscal ou de votre liquidateur judiciaire, afin qu'elles soient automatiquement reprises dans votre déclaration 3519 (formulaire de demande de remboursement de TVA).
Logo de la société
A ccès
: Paramètres - Société - Logo
Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
Vous pouvez insérer à cet emplacement un logo.
Il sera automatiquement repris lors d'impression de documents avec logo, si votre application en contient.
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis
Importer
.
Ensuite, utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre image.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG et ICO.
EXPERT
Expert- Cabinet
Accès
: Paramètres - Société - Expert - Cabinet
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Cabinet
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom / Raison sociale
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
267
EBP Comptabilité Pro Open Line
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Expert - Contacts
Accès
: Paramètres - Société - Expert - Contacts
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés
(Impressions - Dossier Expert Comptable).
Contacts
Expert Comptable
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Collaborateur
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant
Ajouter
dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom
268
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Paramétrage du dossier pour la gestion de la TVA et de l'acompte IS
Siret
Accès
: Paramètres - Société - Informations administratives.
La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir les déclarations : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée.
Centre des Impôts
Accès
: Paramètres - Société - Trésor Public - Centre des Impôts
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise.
S.I.E.
Accès : Paramètres - Société - Trésor Public - S.I.E.
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E
S.I.E. = Service Inter-
Entreprises.. dont dépend l'entreprise.
Virement de TVA
Accès
: Paramètres - Société - Trésor Public - Règlement par virement
Dans cet onglet, vous pouvez saisir les éléments qui vous permettront de régler votre TVA par virement au
Trésor Public.
Bénéficiaire du virement
Indiquez le bénéficiaire du virement de la TVA, le Centre des impôts ou le SIE.
Nom de la banque / Domiciliation / RIB/BBAN
Complétez les coordonnées bancaires du bénéficiaire du virement.
Déclaration de TVA
Accès
: Paramètres - Société - Informations de TVA
Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler.
Saisissez les différents champs qui vous permettront d’imprimer les bons renseignements sur votre déclaration de TVA.
269
EBP Comptabilité Pro Open Line
Indiquez le code régime dont l’entreprise relève afin d’être dans la bonne périodicité.
Sélectionnez le mode de calcul de TVA qui permettra de présélectionner la bonne option de calcul lors de la création d’un nouveau compte de TVA.
Cette information reste modifiable sur la fiche compte, et c’est l’information de la fiche compte qui sera déterminante pour votre déclaration de TVA.
Une page est disponible pour vous permettre de savoir comment effectuer une déclaration de TVA dans le logiciel.
Paramétrage EDI
Emetteur de la télédéclaration
Télétransmettre les déclarations
Cochez cette case afin de pouvoir compléter les coordonnées de l’émetteur, de l’intermédiaire et du partenaire
EDI. Lors de la création d’une déclaration, la page d’identification du télédéclarant s’ajoutera automatiquement aux feuillets.
Identification et Adresse
Ces champs vous permettent de saisir les coordonnées de l’émetteur de la télédéclaration. L’émetteur est celui qui génère et envoie la télédéclaration, le télépaiement ou la demande de remboursement, par exemple l’entreprise, le cabinet comptable ou le commissaire aux comptes.
Intermédiaire
Intermédiaire entre l’émetteur et le partenaire EDI
Cochez cette case si vous avez un intermédiaire entre l’émetteur et le partenaire EDI (par exemple l’entreprise génère le fichier EDI, mais c’est le cabinet comptable qui envoie le fichier au partenaire EDI).
Attention, vous devez cocher au préalable la case
Télétransmettre les déclarations
de l’onglet
Emetteur de la télédéclaration
.
Identification et Adresse
Ces champs vous permettent de saisir les coordonnées de l’intermédiaire.
Partenaire EDI
Identification et Adresse
Ces champs vous permettent de saisir les coordonnées du partenaire EDI.
Attention, vous devez cocher au préalable la case
Télétransmettre les déclarations
de l’onglet
Emetteur de la télédéclaration
.
jedeclare.com
Cochez cette case si votre partenaire EDI est
jedeclare.com.
Renseignez le login et le mot de passe fournis par jedeclare.com. Confirmez le mot de passe en le saisissant une seconde fois. Ainsi, vous pourrez télétransmettre directement votre déclaration, le paiement ou la demande de remboursement sans manipulation supplémentaire extérieure au logiciel.
Organisme de gestion agréé
Cette page vous permet de renseigner les coordonnées de votre OGA.
Lorsque vous émettrez une télédéclaration de TVA, vous pourrez sélectionner le destinataire et choisir, soit la
DGFIP seule, soit la DGFIP + votre OGA.
Représentant fiscal
Cette page vous permet de renseigner les coordonnées de votre représentant fiscal ou de votre liquidateur judiciaire, afin qu'elles soient automatiquement reprises dans votre déclaration 3519 (formulaire de demande de remboursement de TVA).
Options comptables
A Nouveaux
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - A Nouveaux
La zone
A Nouveaux
permet de définir le paramétrage de comptabilisation du résultat des exercices.
Certaines de ces informations seront reprises dans l'assistant de clôture annuelle.
270
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Type d'A Nouveaux :
En mode Créances / Dettes : Type d'A Nouveaux
- Avec détails
:
Générer de A Nouveaux détaillés consiste à reporter sur l'exercice suivant toutes les lignes d'écritures non lettrées d'un compte.
La lecture des comptes reste donc facile, car chaque ligne d'A Nouveau recopie la ligne de l'écriture d'origine présente dans l'exercice précédent.
Un compte contient donc autant de lignes d'A Nouveaux qu'il y a de lignes non lettrées sur l'exercice précédent.
La conservation du détail des échéances et des pointages est assurée.
Cette option générale sur le dossier s'appliquera par défaut à tous les comptes.
Néanmoins, dans la fiche compte une option spécifique vous permet de générer des
A Nouveaux Non détaillés
.
Donc l’écriture d’A Nouveaux peut contenir : o Des lignes d'A Nouveaux détaillés provenant des comptes autorisés au lettrage avec option
AN non détaillés
décochée. o Des lignes d'A Nouveaux non détaillés provenant des comptes non autorisés au lettrage et des comptes lettrables avec option
AN non détaillés
cochée).
-
Sans détails
:
Générer des A Nouveaux sans détails consiste à reporter sur l'exercice suivant une seule et unique ligne cumulant toutes les lignes d'écritures non lettrées sur l'exercice précédent.
Les comptes sont donc allégés mais peuvent perdre en lisibilité.
Une ligne d'A Nouveaux non détaillé ne permet plus d'accéder aux échéanciers ni aux pointages, car elle correspond en fait à un ensemble de lignes non identifiables.
Cette option générale sur le dossier s'appliquera par défaut à tous les comptes, sans exception.
Il ne vous sera donc pas permis de définir un seul compte comme devant générer des A Nouveaux détaillés.
Donc l'écriture d'A Nouveaux contiendra uniquement des lignes d'A Nouveaux non détaillés.
De plus, le choix de cette option a une incidence sur la fiche compte : sa mise en place sur le dossier entraîne la désélection automatique de l'option
A Nouveaux non détaillés
sur toutes les fiches comptes où elle était activée.
Mode de génération :
-
A la création d'un exercice
: Lors de la création de l'exercice suivant, les A Nouveaux de l'exercice courant sont automatiquement reportés sur ce nouvel exercice.
-
A la clôture d'un exercice
: Lors de la clôture de l'exercice courant, les A Nouveaux de cet exercice sont automatiquement reportés sur l'exercice suivant.
Mode de mise à jour :
-
Automatique au changement d'exercice courant
: Si les A Nouveaux ont déjà été générés une première fois sur l'exercice suivant, alors leur mise à jour sera effectuée en temps réel à chaque changement d'exercice courant.
-
Manuelle
: Les A Nouveaux ne sont pas mis à jour automatiquement. Pour les mettre à jour, il faut activer l'option
Générer les A Nouveaux
dans le menu
Exercices/Clôtures
.
Compte de bénéfice / Compte de perte :
Ces champs permettent de sélectionner dans une liste déroulante les comptes sur lesquels le résultat de l'exercice courant sera imputé.
-
Bénéfice
: Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Résultat - Bénéfice. Elle vous permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser le bénéfice de votre exercice.
-
Perte
: Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Résultat - Perte. Elle vous permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser la perte de votre exercice.
Compte de bénéfice / Compte de perte :
Ce champ permet de sélectionner dans une liste déroulante le compte sur lequel le résultat de l'exercice courant sera imputé.
Analytique et Budgétaire
Analytique
Accès
: Paramètres – Société – Options comptables – Analytique
271
EBP Comptabilité Pro Open Line
Plan (Axe) analytique principal
: permet d’indiquer le plan à ouvrir par défaut lors des ventilations.
Gestion de l’analytique sur les comptes
: permet de définir les paramètres par défaut des nouveaux comptes. Un paramétrage compte par compte pourra également être effectué. Les comptes déjà créés ne sont pas impactés.
Options de la saisie analytique
: permet de choisir par défaut la vue simplifiée dans la fenêtre de ventilations analytiques.
Options d'import et de transfert comptable :
- Autoriser l’import des ventilations sur les comptes ne gérant pas l’analytique
: cochez cette case si vous souhaitez que les ventilations analytiques effectuées dans le logiciel
Immobilisations
soient importées même si le compte n’autorise pas l’analytique en
Comptabilité
.
-
Appliquer la grille définie sur le compte si aucune ventilation n’est reçue
: cochez cette case si vous souhaitez appliquer les grilles paramétrées dans les comptes sur les lignes importées.
Concernant l'import de ventilations < 100 % :
Les ventilations inférieures à 100 % présentes sur un plan sans poste d’attente seront ignorées lors de l’import des écritures du logiciel Immobilisations.
Cochez cette case si vous souhaitez que les ventilations à 100 % sur d'autres plans soient importées (pour une même ligne d’écriture, certains plans seront donc ventilés et d’autres non).
Concernant l'application de grilles < 100 % :
Lors de l’import de lignes sur un compte lié à une grille analytique, les ventilations inférieures à 100 % présentes sur un plan sans poste d’attente ne seront pas appliquées.
Cochez cette case si vous souhaitez que les ventilations à 100 % des autres plans soient appliquées (pour une même ligne d’écriture, certains plans seront donc ventilés et d’autres non).
Budgétaire
Calcul de l'écart
: permet d'indiquer la méthode à utiliser pour calculer l'écart budgétaire.
Environnement de saisie
Les options liées à l'environnement de saisie sont disponibles dans Paramètres / Société / Options comptables /
Environnement de saisie.
Fiche compte
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Fiche compte
Formatage des comptes
Cette zone vous informe du format de vos comptes généraux, clients / fournisseurs et autres tiers qui est valable à cet instant sur votre application.
Ces informations ne sont pas modifiables ici. Le reformatage des numéros de comptes est disponible dans
Options - Assistance comptable - Reformater les numéros de comptes
.
Valeurs par défaut
En mode Créances / Dettes : Valeurs par défaut
Les
valeurs par défaut
permettent de déterminer certaines valeurs (
rapprochement bancaire
,
Echéancier
,
Lettrage
) qui seront appliquées à toutes les fiches de comptes lors de leur création.
Les valeurs par défaut sont modifiables à tout moment et sont sans incidence sur les comptes déjà créés.
Si ces valeurs ne conviennent pas pour un nouveau compte à créer ou pour un compte déjà existant, il est possible de modifier ces valeurs directement dans la fiche du compte concerné.
Rapprochement bancaire
En mode Créances / Dettes : Rapprochement bancaire
Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de rapprochement qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes pour rapprochement
Aucun
: aucun rapprochement n'est possible pour ces comptes.
272
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Par journal
: le type de rapprochement par journal est possible pour ces comptes.
Par compte
: le type de rapprochement par compte est possible pour ces comptes.
Echéancier
En mode Créances / Dettes : Echéancier
Une liste déroulante permet de sélectionner l'un des trois modes de gestion des échéances qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Clients et Comptes rattachés, de nature Fournisseurs et
Comptes rattachés ou encore de nature Autres Tiers avec Echéance.
Aucun
: Aucun échéancier n'est disponible sur ces comptes.
Echéancier
: Les échéanciers (
Echéancier de la facture
et
Pointage
) peuvent apparaître à la demande.
Echéancier automatique en saisie
: L
'échéancier de la facture
apparaît systématiquement lors de la saisie de ces comptes.
Cette option ne peut pas être activée si l'option
Autoriser le lettrage en cours de saisie
est déjà sélectionnée. En saisie, la fenêtre de pointages s'ouvrira automatiquement, mais il vous sera toujours possible d'exécuter les lettrages en appelant manuellement la fenêtre Consultation.
Lettrage
En mode Créances / Dettes : Lettrage
Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de lettrage qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes de Bilan.
Aucun
: aucun lettrage n'est possible sur ces comptes.
Lettrage
: le lettrage est possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant s’équilibre au centime près.
Lettrage approché
: le lettrage sera possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant ne s’équilibre pas.
Autoriser le lettrage automatique au pointage
En mode Créances / Dettes : Autoriser le lettrage automatique au pointage
Cette option s'appliquera par défaut à tous les prochains comptes à créer et uniquement pour les comptes permettant de gérer le lettrage et les échéanciers.
Le but de cette option est de permettre de générer automatiquement le lettrage sur des lignes exactement compensées lorsque le pointage de leurs échéances est effectué en totalité.
Autoriser le lettrage en cours de saisie.
En mode Créances / Dettes : Autoriser le lettrage en cours de saisie.
Cette option s'appliquera par défaut à tous les prochains comptes à créer et uniquement pour les comptes permettant de gérer le lettrage.
Le but de cette option est de permettre de lettrer, en cours de saisie, des factures, avoirs et règlements sauvegardés.
Cette option ne peut pas être activée si l'option
Echéancier - Echéancier automatique en saisie
est déjà sélectionnée. Si vous souhaitez exécuter le lettrage en cours de saisie, sélectionner plutôt l'option
Echéancier -
Echéancier
. Ainsi, en saisie, la fenêtre de lettrage s'ouvrira automatiquement, mais il vous sera toujours possible d'exécuter les pointages en appelant manuellement la fenêtre Pointages.
Respecter les règles de création de comptes de type Racine / Détail
En règle générale, les règles comptables veulent qu'un compte de type Racine soit obligatoirement d'un niveau supérieur à un compte de type Détail. Si vous souhaitez que ce principe soit contrôlé par l'application, il vous suffit de cocher l'option.
Dans certains cas (ex : imports d'autres applications), il peut être nécessaire de rompre avec ce fonctionnement et d'autoriser la création de comptes de tout type sans contrôler cette hiérarchie. Si vous souhaitez ne plus exercer de contrôle, il vous suffit de décocher cette option.
Import d’écritures
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Import d'écritures
273
EBP Comptabilité Pro Open Line
Importer les écritures comptables en mode simulation
: Cette option concerne l’import paramétrable, l’import au format EBP et l’import par Communication Entreprise Expert. Si vous cochez cette option, les
écritures s’importeront par défaut en mode simulation et vous devrez ultérieurement confirmer les écritures importées.
Dossier de transfert
: Indiquez ici le chemin à utiliser pour les imports automatiques de fichiers d’écritures et de comptes au format EBP.
Récupérer automatiquement les écritures à l’ouverture du dossier
: Cette option vous permet d’effectuer un import automatique des écritures à l’ouverture du dossier, à condition que les fichiers soient placés dans le dossier de transfert indiqué et que les noms des fichiers soient « ecritures.txt » et « comptes.txt
». Les fichiers doivent être au format texte EBP.
Lettrage
En mode Créances / Dettes : Lettrage
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage
Lettrage approché
En mode Créances / Dettes : Lettrage approché
Ces valeurs par défaut sont reprises lors de l'activation du lettrage approché sur une fiche compte.
Si des lignes d'écritures doivent être lettrées alors qu'elles ne sont pas équilibrées, alors le logiciel créera automatiquement une écriture d'équilibrage, selon ces paramètres :
Ecart maximum
: La valeur saisie doit être un montant positif avec décimales.
Elle fixe le plafond de l'écart maximal autorisé entre plusieurs lignes d'écritures.
Ce plafond est fixé à titre informatif : si vous devez lettrer deux lignes présentant un écart supérieur à cet écart maximum, alors un message d'information sera affiché ; vous pourrez donc poursuivre ou non ce lettrage.
Compte de régularisation au débit
: Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Charges. Elle vous permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est débiteur.
Compte de régularisation au crédit
: Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Produits. Elle vous permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est créditeur.
Journal de régularisation
: Une liste déroulante affiche tous les journaux existants sur le dossier. Elle permet de choisir le journal de destination de l'écriture d'équilibrage.
Lettrage
En mode Créances / Dettes : Lettrage
Enregistrement automatique
: Cette option permet d'enregistrer automatiquement le lettrage et le lettrage approché dans lesl fenêtres de Consultation et de Lettrage simplifié, sans avoir besoin d'enregistrer manuellement à chaque opération.
En revanche, l'opération de délettrage devra continuer à être enregistrée manuellement.
Notes de frais
Cette page vous permet de renseigner les options par défaut à utiliser pour les Notes de frais :
Journal de comptabilisation
: Sélectionnez dans la liste des journaux, le journal sur lequel vous voulez comptabiliser les lignes de dépenses de notes de frais.
Prévision de trésorerie
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Prévision de trésorerie
274
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Périodicité par défaut
: Cette option vous permet de choisir la périodicité qui sera proposée par défaut à l'ouverture de la prévision de trésorerie. Cette périodicité est ensuite modifiable directement dans la prévision.
Méthode d'importation des Encaissements / Décaissements
: Cette option vous permet de sélectionner la méthode que vous voulez appliquer sur les écritures saisies dans les journaux de trésorerie.
Si vous sélectionnez
Lignes des comptes de banques
, alors seules les lignes mouvementant les comptes bancaires seront prises en compte.
Par exemple, dans un journal de trésorerie en pied, les lignes de contrepartie en pied seront donc affichées au dernier jour au mois, sans détail des lignes d'encaissement ou décaissement correspondantes.
Si vous sélectionnez
Lignes de contrepartie
, alors seules les lignes d'encaissement et décaissement seront prises en compte et non les lignes mouvementant les comptes bancaires.
Par exemple, dans un journal de trésorerie en pied, chaque ligne apparaîtra à sa bonne date de saisie.
Couleurs des soldes négatifs, couleurs des encaissements, couleurs des décaissements
: Ces options vous permettent de sélectionner les couleurs que vous souhaitez utiliser dans votre prévision de trésorerie.
Remettre l'environnement par défaut
: Cette option vous permet de réinitialiser les couleurs de la prévision de trésorerie.
Rapprochement bancaire
Ignorer les lignes de la balance d'ouverture dans les rapprochements bancaires.
Cette option est notamment utile si vous avez à la fois saisi une Balance d'ouverture pour reprendre une comptabilité et utilisé en même temps les lignes extra-comptables pour intégrer à vos rapprochements des lignes non rapprochées antérieures.
Il se peut que ces deux modes de saisie vous conduisent à avoir deux fois une même opération dans un rapprochement.
Cette option vous permet donc d'exclure les lignes d'écritures saisies sur la Balance d'ouverture (journal RAN) de vos rapprochements et que ne conserver que les lignes extra-comptables.
Cette option ne peut être activée qu'à la condition qu'aucune ligne de la Balance d'ouverture n'est encore été rapprochée.
Règlements
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Règlements
Moyen de paiement par défaut
Un moyen de paiement est proposé par défaut, mais il reste modifiable grâce à la liste déroulante.
Il est automatiquement repris dans l'échéancier si aucun moyen de paiement n'est renseigné sur la fiche du compte concerné.
Banque par défaut
Ce champ permet de sélectionner la banque par défaut sur laquelle vous voulez émettre des règlements.
Nombre de chèques par défaut
Ce champ permet de sélectionner le nombre maximal de chèques disponibles dans les chéquiers.
Relances / Rappels clients
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Relances / Rappels clients
Ces options sont liées à la gestion des Relances et rappels.
Elles vous permettent définir :
- les guides de saisie à utiliser pour générer des frais d'impayés et des pénalités de retard,
- le montant TTC à appliquer à chaque comptabilisation de frais d'impayés
- le pourcentage à appliquer à chaque comptabilisation de pénalités de retard.
275
EBP Comptabilité Pro Open Line
Relevé bancaire
Utiliser le compte d’équilibrage de l’onglet Saisie
Cochez cette case si vous souhaitez qu’en cas de déséquilibre lors de la comptabilisation d'une écriture à partir du relevé bancaire le logiciel équilibre automatiquement la saisie grâce au compte paramétré dans l’onglet
Saisie
des
Paramètres Société
.
Le compte de remplacement doit être de nature
Comptes transitoires ou d’attente.
Saisie
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Saisie
Contrôles effectués en cours de saisie
Ces contrôles sont actifs dans toutes les fenêtres de saisie.
Alertes sur les montants
:
Lorsque cette option est cochée et qu'un montant négatif est saisi, alors un message d'alerte est automatiquement affiché.
Ce message d'alerte est affiché à titre d'information, vous pouvez donc choisir de poursuivre ou d'abandonner la saisie.
Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie.
Alertes sur les comptes
:
Lorsque cette option est cochée, alors tous les messages d'alerte sur les comptes sont affichés (par exemple : racines non autorisées en saisie dans un journal, les comptes non autorisés en saisie dans un type de journal...).
Ce message d'alerte est affiché à titre d'information, vous pouvez donc choisir de poursuivre ou d'abandonner la saisie.
Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie.
Si cette option n'est pas activée, alors aucun message n'apparaîtra en saisie quels que soit les paramétrages effectués sur les comptes et les journaux.
Afficher sur les doublons des numéros de pièce (hors saisie journal) :
Cette option concerne la Saisie journal, la Saisie pratique, Saisie au kilomètre et la Saisie guidée. Elle concerne particulièrement les journaux avec numérotation continue sur la période ou sur l'exercice.
Plusieurs utilisateurs peuvent saisir simultanément dans un même journal mais dans des masques de saisie différents (
Saisie par journal, Saisie pratique, Saisie au kilomètre, Saisie par guide
) ; si ces saisies ne sont pas enregistrées, alors les numéros de pièce sont donc identiques pour tous les utilisateurs.
Si l'option est activée, alors dès qu’un autre utilisateur tentera d’enregistrer ses saisies, un message lui signalera les doublons et lui proposera une re-numérotation automatique des numéros déjà utilisés.
Trois possibilités s’offrent alors à lui : o
annuler l’enregistrement
, afin de lui permettre de modifier ses numéros de pièce et de les enregistrer à nouveau ; o
refuser la re-numérotation
pour que les écritures s’enregistrent telles qu’elles ; o
accepter la re-numérotation
automatique. Le nouveau numéro de pièce est alors attribué, il est visible dans la fenêtre de saisie en cours.
Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie lorsque vous tentez de générer les écritures en Saisie journal. En revanche, lorsque vous saisissez directement en Saisie par journal, le contrôle des doublons n'est pas effectué.
Options de saisie par journal
Enregistrement automatique dès l'équilibre de l'écriture
: Lorsqu'elle est cochée alors les écritures sont automatiquement enregistrées lorsqu'elles sont équilibrées. Sinon, il est nécessaire de les sauvegarder
276
DETAIL DES FONCTIONNALITES manuellement, soit en utilisant la combinaison Ctrl+S, soit en utilisant le bouton
Sauvegarder
disponible dans la barre d'outils des fenêtres.
Cette option concerne uniquement la saisie journal.
Activer Annuler / Refaire
: Cette option peut être décochée si vous rencontrez des lenteurs dues à un grand nombre d'écritures saisies par mois.
La désactivation de cette option supprime la possibilité d'annuler ou refaire les dernières actions en
saisie journal.
De plus, si un journal/mois contient plus de 5000 lignes, alors les actions
Annuler / Refaire
seront toujours désactivées en
saisie journal
et cela, quelque soit l'option sélectionnée dans les
Paramètres Société.
Options générales
Compte d'équilibrage
: Dans ce champ, vous pouvez sélectionner un numéro de compte. Ainsi dans les saisies, si vous tentez de sauvegarder alors que votre écriture n'est pas équilibrée, vous pourrez automatiquement générer une ligne d'équilibrage.
Saisie guidée
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Saisies guidées
Compte de remplacement
Paramétrez un compte de remplacement si vous ne souhaitez pas être bloqué en saisie guidée à l’enregistrement si vous utilisez l’un de ces types de comptes :
- Compte inexistant
- Compte racine
- Compte bloqué
Lors de l’enregistrement de la saisie guidée, si un compte appartenant à l’une de ces catégories a été utilisé, alors un message vous proposera :
- soit de corriger manuellement votre saisie,
- soit de remplacer le compte incorrect par le compte de remplacement.
Le compte de remplacement doit être de nature
Comptes transitoires ou d’attente.
Vous devrez ultérieurement corriger votre écriture comptable.
Utiliser le compte d’équilibrage de l’onglet Saisie
Cochez cette case si vous souhaitez qu’en cas de déséquilibre de votre saisie guidée, le logiciel équilibre automatiquement la saisie grâce au compte paramétré dans l’onglet
Saisie
des
Paramètres Société
.
Lors de l’enregistrement de la saisie guidée, si un déséquilibre est détecté, alors un message vous proposera :
- soit de corriger manuellement votre saisie,
- soit d’équilibrer automatiquement l’écriture par le compte d’équilibrage.
Le compte de remplacement doit être de nature
Comptes transitoires ou d’attente.
Vous devrez ultérieurement corriger votre écriture comptable.
Saisie pratique
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Saisie pratique
Cette page permet de définir le journal par défaut utilisé pour comptabiliser une saisie pratique sur Mes achats,
Mes ventes ou Ma Trésorerie.
Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied de journal ne sont pas autorisés.
Situations de comptes - clients
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Situations de comptes Clients
277
EBP Comptabilité Pro Open Line
Trois zones de texte sont disponibles. Des textes sont livrés par défaut. Ils sont modifiables et sont utilisés pour l'impression des situations de comptes. Ils concernent uniquement les comptes Clients.
Situations de comptes - fournisseurs
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Situations de comptes Fournisseurs
Trois zones de texte sont disponibles. Des textes sont livrés par défaut. Ils sont modifiables et sont utilisés pour l'impression des situations de comptes. Ils concernent les comptes Fournisseurs et les Autres Tiers.
Transfert comptable
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Transfert comptable
Importer les écritures comptables en mode simulation : Cette option appliquera le statut Simulé à toutes les écritures importées dans la comptabilité. Si cette option n'est pas activée, alors ces
écritures seront importées avec le statut Non validé.
Autoriser la déliaison d'écritures issues de transfert comptable
: L'activation de ce bouton vous permet d'afficher le bouton
Délier
dans le menu contextuel de la saisie journal et donc de modifier en comptabilité les écritures provenant d'un transfert.
Sans cette activation, leur modification sera donc impossible.
Dossier de transfert
: A cet emplacement, vous pouvez cibler le dossier contenant les écritures à importer d'un logiciel non intégré ; il peut s'agir d'un dossier de Gestion commerciale non intégré ou d'un dossier d'Immobilisations.
L'import de ces écritures peut se faire automatiquement à l'ouverture du dossier ou manuellement par l'option
Import au Format EBP Open Line.
Récupérer automatiquement les écritures à l'ouverture du dossier
: Si vous activez cette option, alors l'import de ces écritures se fait automatiquement à l'ouverture du dossier.
Si vous n'activez pas cette option, alors vous devrez importer manuellement les écritures grâce à Import au
Format EBP Open Line.
Nombre de lots de transfert comptable conservés
: Cette option permet de définir le nombre maximum de lots conservés ; il impactera directement l'historique des transferts comptables.
Créer les comptes comptables lors de synchronisation d'un tiers :
Cette option vous permet de choisir si vous voulez que la création d'une fiche Tiers dans une application liée entraîne automatiquement la création du compte comptable associé, alors qu'aucun document (facture...) n'est associé à cette création.
Quelque soit votre choix, chaque fiche Tiers créée dans cette autre application entraînera toujours la création de la fiche Tiers en comptabilité.
Dans tous les cas, la création du compte sera effectuée au moins lors du transfert d'un document.
Ventes comptoir
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables - Ventes comptoir
Cette page, renseignée par défaut, vous permet de sélectionner les journaux et les comptes qui seront utilisés par défaut lors de la comptabilisation des ventes comptoir (tickets Z et Remises en banque). Ils restent modifiables dans les options à tout moment.
Le
Mode par défaut
est le mode de calcul qui sera proposé par défaut lors de l'enregistrement d'un Ticket Z.
Vous pouvez choisir de partir d'un montant HT ou d'un montant TTC : dans tous les cas, les calculs HT/TVA/TTC seront effectués. Ce mode de calcul reste modifiable à tout moment dans les options ainsi que dans le Ticket Z lui-même.
Fonctionnalités disponibles
Accès
: Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles
Cette page vous présente la liste des fonctionnalités que vous pouvez activer ou désactiver.
Cette liste dépend directement du niveau de votre logiciel.
278
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Il est possible d'activer ou de désactiver une fonctionnalité dans un dossier déjà existant.
L'activation d'une fonctionnalité ne pose aucun problème : cette fonctionnalité s'ajoutera dans tous les menus, dans toutes les fiches, listes, tâches... où elle doit apparaître.
Vous pourrez donc travailler avec comme si vous l'aviez activée à la création de votre dossier.
La désactivation d'une fonctionnalité dépend de son utilisation ou non dans le dossier : si cette fonctionnalité est déjà utilisée dans le dossier, alors vous ne pourrez la désactiver qu'après avoir supprimé tous les éléments qui l'appellent ; si cette fonctionnalité n'a jamais été utilisée, alors elle disparaîtra de tous les menus, de toutes les fiches, listes, tâches... où elle apparaissait.
Numérotation
Accès
: Paramètres - Société - Paramétrage - Numérotation
Tiers
En mode Créances / Dettes : Tiers
La création d'un compte de nature Tiers en comptabilité entraîne la création d'une fiche Tiers.
Chaque nouvelle fiche Tiers possède un code spécicifique auto-incrémenté.
Cette zone vous permet de définir les options que vous désirez appliquer à la codification des fiches Tiers.
Clients
: Vous pouvez saisir ici le prochain numéro que vous désirez appliquer à une nouvelle fiche client.
Fournisseurs
: Vous pouvez saisir ici le prochain numéro que vous désirez appliquer à une nouvelle fiche fournisseurs.
Ventes comptoir
Cette zone vous permet de définir les prochains numéros à prendre en compte lors de la création d'un nouveau
Ticket Z ou d'une nouvelle Remise en banque.
Notes de frais
Catégorie
: vous pouvez saisir ici le prochain numéro que vous désirez appliquer à une nouvelle fiche catégorie.
Utilisateur de note de frais
: vous pouvez saisir ici le prochain numéro que vous désirez appliquer à une nouvelle fiche utilisateur.
Note de frais
: vous pouvez saisir ici le prochain numéro que vous désirez appliquer à une nouvelle fiche note de frais.
Codes alpha-numériques
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
: En cochant cette option, vous pouvez utiliser les signes [Espace] - \ / ( ) et _ dans le numéro de code des fiches Tiers.
Cette option ne peut être désactivée que si aucune des Fiches Tiers ne possèdent de codification contenant des caractères supplémentaires.
Comment envoyer un SMS ?
Il est possible d’envoyer des sms.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
- Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65
80 20.
279
EBP Comptabilité Pro Open Line
- Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et
SMSEnvoi).
Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS
Trois fournisseurs sont disponibles:
-
EcoSms
: http://boutique.ecosms.fr
-
SMSToB
: http://www.smstob.com
-
SMSEnvoi
: http://www.smsenvoi.com
Paramétrage
Dans les options (Paramètres - Société - SMS), vous devez définir :
Service SMS par défaut : Service SMS sélectionné par défaut lors d’un envoi depuis une liste
EcoSMS : Clef d’identification: code d’accès au service
SMSEnvoi
-
: email utilisé pour le compte chez smsenvoi
-
Clef API KEY
: Clef disponible sur le site SMSEnvoi sur la page “Modification du compte”
-
Qualité des sms
: qualité de l’envoi (dé doublonnage des numéros, …) voir le site pour la description
La procédure pour récupérer la clef API KEY est la suivante :
• Aller sur http://www.smsenvoi.com,
• Dans le cadre en haut à droite, s’identifier,
• Dans le cadre
Manager
à gauche, cliquer sur
Modification du compte,
• Dans la fiche du compte, il y a un champ
Clef API KEY
, c’est cette valeur qu’il faut mettre dans les options de de l'application.
SMSToB
-
: email utilisé pour le compte chez smstob
-
Mot de passe
: mot de passe du compte
Supprimer les accents des messages : Remplace les lettres accentuées par leur homologue non accentuée.
Les lettres remplacées sont les suivantes: ç ->c, ñ ->n, à â ä á ã ->a, é è ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü
ú û ->u Certains fournisseurs effectuent de leur coté des transformations:
-
EcoSMS
: ç ->c, â ã ->a, ê ë ->e, ï î í –>i, ó ô –>o, ú û –>u. Les autres caractères accentués sont correctement transmis.
-
SMSEnvoi
: ç –>c, ñ –>n, â ä á ã ->a, ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û –>u. Les autres caractères accentués sont correctement transmis.
-
SMSToB
: aucune transformation n’est effectuée et les caractères accentués sont mal transmis
Fenêtre d’envoi
Vous trouverez ci-dessous la description de la fenêtre d'envoi :
Service SMS
: service à utiliser pour effectuer l’envoi
Options
: Permet d'accéder aux paramètres/société/SMS.
Découvrir ce service...
: permet d'accéder au site du fournisseur.
Destinataires
: Le numéro est obligatoire et doit être au format international (commencer par un +). Le nom est facultatif et n’est présent qu’a titre informatif pour le moment.
Texte standard
: Le bouton
Ajouter
ajoute le texte sélectionné dans la combo à la fin du message. Le bouton
Remplacer
remplace le contenu du message par le texte sélectionné dans la combo.
Variables
Une variable peut être insérée dans le texte d'un email ou un SMS.
Elle est représentée dans un texte de la sorte : {#NomVariable#}.
Le nom d’une variable est composé exclusivement de lettres et de chiffres.
Les variables disponibles sont les suivantes :
- Civilité
- Nom
- Prénom
- Numéro de portable
- Numéro du document d’origine
- Numéro du document
- Date du document
- Type de tiers
- Nom du tiers
280
DETAIL DES FONCTIONNALITES
- Type de document
- Référence du document
- Civilité du tiers
Les variables ci-dessous concerne le contact défini comme principal :
- Civilité
- Nom
- Prénom
Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur. : Liste des variables pouvant être ajoutées dans le message. Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur.
Message
: message à envoyer
x caractères / y SMS
: statistiques du message. Le nombre de caractères dépend du fournisseur car certains caractères peuvent compter pour deux ( € [ ] \ ^ { } | ~ <FF>). Le nombre de SMS est le nombre de
SMS nécessaire pour envoyer le message. Si le message fait moins de 160 caractères, il faudra un seul SMS, sinon le message est découpé par blocs de 153 caractères.
Envoi différé
: Il est possible de programmer l’envoi du message. Le message sera transmit immédiatement au fournisseur, qui lui se chargera de retransmettre le message à la date voulue.
Les boutons de la fenêtre d'envoi sont :
Aide
: Permet d'accéder à l'aide en ligne de cette fenêtre.
Aperçu
: Permet d'ouvrir une fenêtre contenant l'aperçu des message avec le nom du destinataire, le n° de téléphone, le nombre d'SMS par destinataire ainsi que le message envoyer.
Envoyer
: Permet de réaliser l'envoi du SMS.
Annuler
: Permet d'annuler l'envoi d'un SMS.
Généralités
L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes clients, contacts, fournisseurs, commerciaux, documents de vente et documents d’achat et pour les opérations de transfert, regroupement et livraison de document.
Les actions des listes ne sont activée que si il y a au moins un élément de sélectionné.
L’action depuis une liste est
SMS.
Les actions depuis une fiche sont
Envoyer un SMS
puis
choix du fournisseur
.
Transformation des numéros
Les points, les espaces et les tirets sont supprimés.
Les numéros doivent être au format international.
Si un contact est français ou n’a pas de pays, que le numéro fait 10 caractères et qu’il commence par 0, celui-ci sera converti automatiquement au format international (+33xxxxxxxxx)
Clients et fournisseurs
Lors de l’envoi à un client depuis une liste, on tente d’envoyer soit au contact de facturation soit au contact de livraison.
Si le client a un numéro de portable sur le contact de facturation et pas sur le contact de livraison, ou si le numéro de portable du contact de facturation est identique à celui du contact de livraison, c’est le contact de facturation qui sera utilisé.
Si le contact de facturation n’a pas de numéro de portable et que le contact de livraison en a un, c’est le contact de livraison qui sera utilisé.
Si le numéro de portable du contact de facturation est différent de celui du contact de livraison, un question sera posée à l’utilisateur.
Lors d’un envoi depuis la fiche, si il n’y a qu’un contact dans la liste de contacts, c’est celui-ci qui sera utilisé. sinon une question sera posée à l’utilisateur pour choisir d’envoyer soit à un contact soit à tous les contacts.
Contacts
281
EBP Comptabilité Pro Open Line
Lors de l’envoi depuis la fiche/liste contact, si le contact n’a pas d’adresse c’est celle du tiers attaché qui sera utilisée pour déterminer le pays du contact.
Variables dans le message envoyé
Il est possible de mettre des variables dans un message.
Les variables sont les suivantes:
Civilité
Nom
Prénom
Numéro de portable
Date du document
Numéro du document
Numéro du document d’origine
Les variables concernant les documents ne sont renseignées que pendant l’envoi à partir d’un document.
Options - SMS
Accès
: Paramètres - Société
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
- un contrat de service EBP approprié : veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 08 11
65 80 20 ;
- un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et
SMSEnvoi).
Trois fournisseurs sont disponibles:
EcoSms
: http://boutique.ecosms.fr
SMSToB
: http://www.smstob.com
SMSEnvoi
: http://www.smsenvoi.com
Ces options vous permettent de définir :
Service SMS par défaut : Service SMS sélectionné par défaut lors d’un envoi depuis une liste
EcoSMS :
-
Clef d’identification
: code d’accès au service
SMSEnvoi :
-
E-mai
l : email utilisé pour le compte chez smsenvoi
-
Clef API KEY
: Clef disponible sur le site SMSEnvoi sur la page “Modification du compte”
-
Qualité des sms
: qualité de l’envoi (dé doublonnage des numéros, …) voir le site pour la description
La procédure pour récupérer la
clef API KEY
est la suivante :
- Aller sur http://www.smsenvoi.com,
- Dans le cadre en haut à droite, s’identifier,
- Dans le cadre
Manager
à gauche, cliquer sur
Modification du compte,
- Dans la fiche du compte, il y a un champ
Clef API KEY
, c’est cette valeur qu’il faut mettre dans les options de de l'application.
SMSToB :
-
: email utilisé pour le compte chez smstob
-
Mot de passe
: mot de passe du compte
Supprimer les accents des messages :
Remplace les lettres accentuées par leur homologue non accentuée. Les lettres remplacées sont les suivantes: ç
->c, ñ ->n, à â ä á ã ->a, é è ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û ->u
Certains fournisseurs effectuent de leur coté des transformations :
- EcoSMS : ç ->c, â ã ->a, ê ë ->e, ï î í –>i, ó ô –>o, ú û –>u. Les autres caractères accentués sont correctement transmis.
- SMSEnvoi: ç –>c, ñ –>n, â ä á ã ->a, ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û –>u. Les autres caractères accentués sont correctement transmis.
- SMSToB : aucune transformation n’est effectuée et les caractères accentués sont mal transmis.
Suite au paramétrage de ces options, vous pouvez envoyer des SMS.
282
DETAIL DES FONCTIONNALITES
GÉNÉRAL
Environnement de saisie
Accès
: Paramètres - Société - Options comptables
Ces options permettent de définir les règles d'affichage du fond des grilles de saisie par journal et de saisie par
écriture.
Afficher la grille horizontale
: permet d'afficher ou non un tracé horizontal sur les grilles de saisie.
Afficher la grille verticale
: permet d'afficher ou non un tracé vertical sur les grilles de saisie.
Encadrer l'écriture courante
: permet d'afficher ou non un encadré autour de l'écriture sur laquelle vous
êtes positionné.
Couleur de fond
: permet de sélectionner la couleur de fond des grilles de saisie.
Couleur des écritures déséquilibrées
: permet de sélectionner la couleur à appliquer sur une écriture qui est déséquilibrée.
Remettre l'environnement par défaut
: permet de restituer l'environnement de saisie défini par défaut.
Options - Général
Police par défaut
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) :
Police par défaut
Taille par défaut
Options - Impression et export
Accès
: Paramètres - Société - Général - Impression et export
Cette option permet de définir le certificat à prendre en compte pour l'envoi d'un PDF signé.
Magasin de certificats
Le magasin de certificat permet de choisir entre les certificats affectés au compte Windows et ceux affectés à la machine.
Sujet du certificat
Cette zone permet de renseigner le certificat que vous souhaitez utilisé pour l'envoi de vos PDF signé.
Sélectionner un certificat
Ce bouton permet d'aller chercher le certificat que vous souhaitez utiliser pour l'envoi de vos PDF signé.
Options - Services Internet e-mail
Accès
: Paramètres – Sociétés - Services Internet - Email
Ces options permettent de paramétrer et de choisir le moyen par défaut par lequel les mails seront envoyés.
Les moyens disponibles sont :
- MAPI
: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine
- SMTP
: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail
Fournisseur par défaut
Cette liste déroulante permet de choisir le fournisseur de messagerie à utiliser par défaut (MAPI/SMTP).
Ce fournisseur sera repris par défaut lors de l'envoi d'un email.
Paramètres MAPI
Cette partie permet de paramétrer le moyen d'envoi MAPI.
Afficher la fenêtre d'envoi du client de messagerie
283
EBP Comptabilité Pro Open Line
Permet de définir si la fenêtre du "client de messagerie" doit être affichée après la rédaction du mail.
Paramètres SMTP
Cette partie permet de paramétrer le moyen d'envoi SMTP.
Serveur
Champ saisissable.
Permet de renseigner l'adresse du serveur SMTP.
Port
Champ saisissable.
Permet de renseigner le port du serveur SMTP.
Adresse de messagerie
Champ saisissable.
Permet de renseigner l'adresse de messagerie utilisée pour envoyer le mail par SMTP.
Sécurité et authentification
L'option Le serveur SMTP nécessite une authentification permet de définir si le serveur SMTP a besoin que l'utilisateur soit authentifié.
Les champs
Utilisateur
et
Mot de passe
permettent de renseigner les identifiants de l'utilisateur.
La liste déroulante
Sécurité
permet d'indiquer la sécurité du serveur SMTP (SSL, TLS, Automatique, Aucune).
La valeur
Aucune
est sélectionnée par défaut.
Options - Synchronisation
Accès
: Paramètres - Société
Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Synchronisation automatique des données
Cette case à cocher permet de définir la liaison automatique entre les applications.
Liste des dossiers liés par application
Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de connexion pour chaque dossier.
Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte.
Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton
Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications
.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
Supprimer la liaison
. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application délié.
Après la déliaison des dossiers Comptabilité et Gestion commerciale, les pointages exécutés dans l'autre application sont conservés et l'application restante se les approprie : ils deviennent donc directement modifiables.
Pour une application intégrée
Compta & Devis-Factures
ou
Compta & Gestion-Commerciale
, il n'est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré.
Pour connaître les liaisons possibles, reportez-vous à la page Liaisons entre applications.
UTILISATEURS
Les Utilisateurs
Accès :
Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Vous pouvez créer des utilisateurs, attacher ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.
284
DETAIL DES FONCTIONNALITES
L'utilisateur connecté apparaît dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
Création d'un utilisateur
Pour définir un utilisateur, vous avez accès aux zones suivantes :
Code
*
Saisissez un identifiant unique pour votre utilisateur.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom
*
Saisissez le nom de l'utilisateur (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Mot de passe
Saisissez un mot de passe pour ouvrir le dossier avec cet utilisateur. Il sera demandé à chaque ouverture du logiciel.
Confirmation
Retapez le même mot de passe pour confirmation.
Bloqué
Si cette case est cochée, cet utilisateur ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion
Commerciale ou en Comptabilité.
Cette sélection est reportée dans les bases des applications de Gestion commerciale et de Comptabilité.
Connexion interdite dans cette application
Si cette case est cochée, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à l'application dans laquelle la case est cochée.
Si la case est cochée sur la fiche utilisateur en Gestion, l'utilisateur pourra se connecter à la Comptabilité mais pas à la Gestion. Un message avertira l'utilisateur de ce fait.
Suite à la création d'un utilisateur dans une application, cet utilisateur est créé dans les applications liées et par défaut l'option Connexion interdite dans cette application sera sélectionnée.
Groupes associés
Cette partie vous permet de gérer les groupes d'utilisateurs rattachés à cet utilisateur à l'aide des boutons : o
Ajouter
: Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne Groupe utilisateurs. o
Insérer
: Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne Groupe utilisateurs au dessus de celle sélectionnée. o
Supprimer
: Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne Groupe utilisateurs. o
Vues
: Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions : o
Monter/Descendre
: Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. o
Couper/Copier/Coller
: Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Si vous sélectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe.
Vous pouvez les modifier en sélectionnant ou en dé-sélectionnant les autorisations.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir la gestion des droits par utilisateur.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
La colonne
Libellé
contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne
Tous
permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différentes :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie
Autorisation
permet de personnaliser les droits de chaque menu.
La partie
Autorisations héritées
permet de visualiser les droits de chaque menu provenant du/des groupe/s associé/s à cet utilisateur.
Vous pouvez cocher/ dé-cocher les autorisations que vous souhaitez accorder à l'utilisateur affiché.
Dès changement d'une autorisation sur un droit, l'autorisation héritée sera automatiquement désélectionnée.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
Les Groupes d'utilisateurs
Accès :
Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs
Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs, définir une gestion de droits par groupe d'utilisateurs, et attacher ensuite un utilisateur à un groupe.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur.
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
La gestion de la fiche "Groupe d'utilisateurs" est communes à toutes les fiches.
Création d'un groupe
En en-tête de la fiche groupe, vous devez saisir les informations suivantes :
Code *
Saisissez un identifiant unique pour votre groupe d'utilisateurs.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom *
Saisissez le nom du groupe (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Nom d'un service de votre société
Utilisateurs associés
Cette partie vous permet de gérer les utilisateurs rattachés à ce groupe à l'aide des boutons : o
Ajouter
: Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne utilisateur. o
Insérer
: Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne utilisateur au dessus de celle sélectionnée. o
Supprimer
: Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne utilisateur. o
Vues
: Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions : o
Monter/Descendre
: Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. o
Couper/Copier/Coller
: Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir les droits pour ce groupe.
A la création d'une fiche, les droits sont tous autorisés par défaut.
La colonne
Libellé
contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne
Tous
permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
286
DETAIL DES FONCTIONNALITES
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différente :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie
Autorisation
permet de personnaliser les droits de chaque menu.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
Les Droits utilisateurs
Accès :
Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs ou Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Types de droits
Il existe 3 types de droit :
Visualisation et Modification
Si le droit de modifier est sélectionné, la visualisation est automatiquement cochée.
Il est possible d'autoriser uniquement la visualisation.
Ces droits concernent les fonctions : Général / Options
Exécution
Ce droit est présent essentiellement pour les assistants.
Sauvegarde, Maintenance, Editions des modèles d’impression...
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour ces droits, si on autorise : o la création, la visualisation est automatiquement cochée. o la création, la visualisation est automatiquement cochée. o la modification, la visualisation est automatiquement cochée. o la suppression, la visualisation est automatiquement cochée. o l’impression, la visualisation est automatiquement cochée.
La "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Application des droits
Quelques exemples d'application des droits :
Gestion commerciale
1. Visualisation d'un type de document non autorisée. Dans l'onglet "Tous" de la liste des documents de ventes, ce type de document ne sera pas visible.
2. Création d'un document de type X non autorisée. Regroupement ou Transfert d'un document vers ce type de document, message d'information "Le regroupement est impossible car la création d’un document de "type X" n’est pas autorisé".
Le document d'origine reste dans l'état initial.
3. Visualisation des clients non autorisée. Liste des documents de ventes, sélection d'une ligne et clic droit
"Afficher le client". Message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Clients
(Visualisation).".
4. Réalisation d'une sauvegarde non autorisée. Appel de l'assistant de sauvegarde, message d'information :
"L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Sauvegarde (Exécution).".
Pour certaine fonction, si vous n'autorisez pas les droits le nombre d'onglets dans les fiches associées peut changer.
Par exemple, pas de droit sur les tarifs, la fonction "Tarifs" ne sera pas accessible. De plus l'onglet "Tarifs" ne sera pas visible dans les fiches Articles, Clients, Catégories tarifaires...
287
EBP Comptabilité Pro Open Line
Comptabilité
Onglet Droits
1. Création d'un rapprochement bancaire. Si le doit de création du rapprochement bancaire est décoché, alors la création d'un nouveau rapprochement est impossible. Le message d'information est le suivant : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Rapprochement bancaire (Création)".
2. Suppression des modèles de libellés. Si le droit de suppression d'un modèle de libellé est décoché alors la suppression d'un modèle de libellé est impossible. Le message d'information est le suivant : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : modèle de libellé (Suppression)".
3. Autorisation de consultation/lettrage/lettrage automatique. Si l''utilisateur n'est pas autorisé à consulter les comptes, à les lettrer ou à procéder à des lettrages automatiques, alors le message d'information est le suivant
: "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Consultation/Lettrage/Lettrage automatique
(autorisation)".
Onglet Droits par valeur
Cet onglet fonctionne uniquement pour le droit
Journaux autorisés en saisie
.
Ce droit permet de déterminer si un utilisateur a ou non le droit d'accéder / de voir les lignes saisies sur un ou plusieurs journaux spécifiques.
CHAMPS PERSONNALISES
Champs personnalisés
Accès
: Paramètres - Champs personnalisés.
Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables :
- Journaux,
- Comptes,
- Lignes d'écritures (saisie journal et saisie par écriture),
- Postes analytiques
- Contacts (dans les fiches Tiers des Clients et des Fournisseurs)
- Fiche Tiers Clients
- Fiche Tiers Fournisseurs
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou la ligne.
L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table.
La création et le renseignement par une
valeur par défaut
des champs personnalisés ne sont pas rétroactifs.
Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos documents ainsi que les autres fichiers.
Création des champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table dans laquelle vous souhaitez créer un nouveau champ puis cliquer sur le bouton
Ajouter un champ
pour sélectionner un type et un nom de champ.
Pour chaque type de champ, vous devrez définir des options complémentaires.
- Option
Toujours éditable
: cette option s'applique à l'application de Gestion commerciale.
- Type de champ
Date
: la date du jour (date système) est toujours en "valeur par défaut".
- Type de champ
Texte :
nous vous conseillons de saisir une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres champs.
Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
- Type de champ
Texte
et
Entier :
vous avez la possibilité de définir une liste de valeurs autorisées.
Si des valeurs sont autorisées :
- la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisées,
- les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales.
- Type numérique (Entier ou Décimal) : vous avez la possibilité de définir des formules de calcul.
Modification des champs personnalisés
288
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis effectuer les modifications souhaitées.
Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables.
Vous pouvez à tout moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées.
Suppression des champs personnalisés
Si vous voulez supprimer un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner ce champ puis cliquer sur
Supprimer un champ
.
La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre
Champs personnalisés
par le bouton
OK
.
Si vous fermez la fenêtre Champs personnalisés par le bouton
Annuler
, les ajouts, modifications et suppressions ne seront pas prises en compte.
Ordre des champs personnalisés
Si vous souhaitez modifier l'ordre de priorité des champs personnalisés dans les fiches ou sur les lignes d'écriture, vous devez sélectionner le champ puis cliquer sur
Monter
ou
Descendre
.
Validation de la création de champs personnalisés
Suite à la validation par le bouton
OK
de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci dans les fiches et sur les lignes .
Visualisation des champs personnalisés
Dans les fiches, pour visualiser les champs personnalisés, il vous suffit de cliquer sur l'onglet
Champs
Personnalisés
.
Dans la saisie journal et la saisie par écriture, les champs personnalisés sont automatiquement ajoutés dans la fenêtre de saisie, sans aucune action de votre part.
Ajout d'un champ personnalisé
Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table dans laquelle vous souhaitez créer un nouveau champ puis cliquer sur le bouton
Ajouter un champ
.
Vous devez ensuite définir le type et le nom du champ personnalisé.
Nous vous conseillons de bien définir le nom du champ dans la base et le type de données car ils ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez uniquement les supprimer puis re-créer.
Les types disponibles sont :
-
Mémo
: permet de définir une zone de texte.
-
Texte enrichi
: permet de définir une zone de texte avec possibilité de paramétrer la police de caractères, alignement, couleurs...
-
Texte
: permet de définir un champ qui autorise la saisie de tous les caractères. Les caractères saisis sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l'objet d'aucun calcul.
-
Entier
: permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres sans décimales.
-
Décimal
: permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres avec un nombre défini de décimales.
-
Date
: permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date ou de la sélectionner dans un calendrier.
-
Date/heure
: Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date et une heure ou de la sélectionner dans un calendrier.
-
Booléen
: Permet de définir un état Oui / Non. Ce champ se matérialise par une case à cocher.
Saisissez le nom du champ personnalisé. Ce nom apparaîtra :
- pour les fiches, dans l'onglet
Champs Personnalisés
,
- pour les lignes d'écriture, dans de nouvelles colonnes.
La validation de la création s'effectue par le bouton
OK
.
289
EBP Comptabilité Pro Open Line
Suite à cette validation, vous devez définir différentes options.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Vous pouvez trouver une liste des principales impressions disponibles sur la page "Comment imprimer ?"
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet
Catégorie
.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etats standards
Sous catégorie : Journal
Sous catégorie : Grand Livre
Sous catégorie : Balance
....
Catégorie principale : Etats de gestion
Sous catégorie : Echéancier
Sous catégorie : Balance âgée par échéances
Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage
Catégorie principale : Etats fiscaux...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "
Modifier le modèle
".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils
Modèle par défaut
ou clic droit sur le modèle puis
Modèle par défaut
.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
OUTILS
Sauvegarde rapide
A ccès
: Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
290
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur
Lancer
pour exécuter la sauvegarde rapide.
Sauvegarde
Accès :
Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, en autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Cliquez sur le bouton
Suivant
, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
Par défaut, l'option
Inclure la configuration et l'environnement
n'est pas cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option
Sauvegarder en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)
permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez le bouton
Suivant
pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Informations nécessaires à la sauvegarde
Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur".
Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde.
Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde.
Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde.
Cliquez le bouton
Suivant
pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d'échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d'une sauvegarde à un partenaire
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EBP Comptabilité Pro Open Line
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l'assistant de sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s'identifier sur le site EBP (pas d'obligation d'avoir une licence). Sur la page de
Gestion des sauvegardes en ligne
, le partenaire clique sur
Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en ligne en tant que partenaire ?
et saisit la licence et la clé web puis son mot de passe partenaire.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur
Lancer
pour exécuter la sauvegarde.
Restauration
Accès :
Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton
Sauvegarder mon dossier maintenant
. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur
Suivant
pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du
Fichier de sauvegarde du dossier
que vous souhaitez restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquer sur
Suivant
pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez sur le bouton
Suivant
pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
Choix du type d'installation
Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
- Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la restauration du dossier est identique à celle "les données sont sur l'ordinateur".
- Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la restauration (voir paragraphe suivant) :
La case à cocher
Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés
permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer.
Cliquez sur
Suivant
pour passer à l'étape suivante.
292
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier ou vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine.
Cliquez sur
Suivant
pour passer à l'étape suivante.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur
Lancer
pour exécuter la restauration des données.
Historique de sauvegarde
Accès :
Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne
est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde
est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o
Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez
Sauvegarde en ligne
comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu
Outils / Administrer les sauvegardes en lignes
, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site
http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
Echanges entre un client et son expert
Un client et son expert peuvent créer un fichier d’échange contenant une partie des bases d’un dossier.
Le client peut avoir des applications autonomes ou liées de n'importe quel niveau (Pratic, Classic, Pro...).
Dans tous les cas, les dossiers seront échangés entre le client et son expert, sans migration de dossier. Chacun pourra donc travailler à tour de rôle sur le même dossier et disposer des fonctionnalités propres à son niveau fonctionnel.
Le client et l'expert doivent posséder une version identique (au build près) pour pouvoir procéder aux échanges
: il s'agit du mode Compatibilité de niveau.
Les options disponibles dépendent de votre activation :
- Vous êtes activé
Client
: vous disposez les options
Envoyer le dossier à l'expert
+
Recevoir le dossier de l'expert
.
293
EBP Comptabilité Pro Open Line
- Vous êtes activé
Expert
: vous disposez des options
Recevoir le dossier du client
+
Renvoyer le dossier au client
+
Envoyer le dossier à l'expert
+
Recevoir le dossier de l'expert
.
- Vous êtes activé
EBP Compta Ligne Business Pack Open Line
: vous disposez des options
Recevoir le dossier du client
+
Renvoyer le dossier au client
.
Envoyer le dossier à l'expert comptable
Le client peut transmettre son dossier à son Expert.
Pour cela, il suffit d'utiliser l'assistant
Envoyer le dossier à l'expert comptable
du menu
Outils
.
- Déroulez simplement les pages de cet assistant grâce au bouton
Suivant
, puis cliquez sur
Lancer
pour exécuter le transfert.
- Les seuls éléments à renseigner sont : le raccourci du dossier ainsi que l'emplacement et le nom du fichier de transfert.
- Ensuite, transmettez ce fichier à l'expert.
La sauvegarde du dossier est obligatoire avant son envoi.
Après son envoi, le dossier sera en lecture seule chez le client ; les liaisons ou déliaisons avec d'autres applications seront impossibles ; les mises à jour des applications envoyées ne seront plus possibles.
Si le dossier de comptabilité est lié avec d'autres applications, plusieurs cas existent :
- Le dossier est lié avec EBP immobilisations : dans ce cas, c'est l'ensemble du dossier (Comptabilité +
Immobilisations) qui sera sauvegardé, envoyé et en lecture seule.
- Le dossier est lié avec d'autres logiciels EBP (Gestion commerciale, CRM...) : dans ce cas, seule la
Comptabilité (ou Comptabilité + Immobilisations) sera sauvegardée, envoyée et en lecture seule.
En revanche, il sera toujours possible de continuer à travailler sur les autres applications, entre lesquelles les synchronisations sont maintenues.
La synchronisation entre ces autres applications et la comptabilité (et les Immobilisations) seront suspendues et ne reprendront que lorsque le dossier sera revenu de chez l'expert.
Les modèles d'impression personnalisés créés par le client sont transmis à l'expert.
Recevoir le dossier de votre expert comptable
Lorsque l'expert a fini de travailler sur le dossier du client, il doit le lui renvoyer.
Pour le réceptionner, le client doit utiliser l'assistant
Recevoir un dossier de l'expert comptable
du menu
Outils
.
- Déroulez simplement les pages de cet assistant grâce au bouton
Suivant
, puis cliquez sur
Lancer
pour exécuter le transfert.
- Le seul élément à renseigner est : l'emplacement et le nom du fichier de l'expert.
Après sa réception, ce dossier redeviendra librement modifiable par le client et les synchronisations avec les autres applications liées reprendront naturellement.
Ce dossier contiendra toutes les modifications effectuées par l'expert (saisies, clôtures, pointages d'échéances...), sans pour autant que le client ait accès aux fonctionnalités expert qui ont permis de les générer.
Ce dossier contiendra également les modèles d'impression personnalisés créés par l'expert, sur les fonctionnalités auxquelles le client a accès.
Recevoir le dossier du client
En tant qu'expert, vous devez recevoir le dossier d'un client pour travailler dessus et le vérifier.
Pour recevoir ce dossier, il suffit d'utiliser l'assistant
Recevoir le dossier du client
du menu
Outils
.
- Déroulez simplement les pages de cet assistant grâce au bouton
Suivant
, puis cliquez sur
Lancer
pour exécuter le transfert.
- Les seuls éléments à renseigner sont : l'emplacement et le nom du fichier du client.
Après sa réception, le dossier reçu sera librement modifiable chez l'expert.
Un avertissement est affiché si toutes les bases n’ont pu être restaurées, par exemple :
- Le client possède un dossier Comptabilité + Immobilisations, qu'il a envoyé à l'expert : pour le client, ces deux applications sont donc sauvegardées, envoyées et en lecture seule.
- L'expert possède uniquement la Comptabilité : seule la partie Comptabilité pourra être restaurée et modifiée par l'expert.
L'expert a accès à toutes les fonctionnalités disponibles dans son niveau et cela quelque soit le niveau de l'application chez le client.
294
DETAIL DES FONCTIONNALITES
La seule exception à cette règle générale concerne les dossiers clients provenant de
EBP Compta Pratic
Open Line
. Dans ce cas précis, il ne sera pas possible à l'expert de gérer la TVA sur encaissements (dans les
Options du dossier, dans la déclaration de TVA) ni de définir un mode de contrepartie en pied de journal.
Le dossier contiendra les modèles d'impression personnalisés créés par le client.
Renvoyer le dossier au client
Lorsque l'expert a terminé son travail sur le dossier du client, il doit le lui renvoyer.
Pour cela, il suffit d'utiliser l'assistant
Renvoyer le dossier au client
du menu
Outils
.
- Déroulez simplement les pages de cet assistant grâce au bouton
Suivant
, puis cliquez sur
Lancer
pour exécuter votre transfert.
- Les seuls éléments à renseigner sont : le raccourci du dossier ainsi que l'emplacement et le nom du fichier de transfert.
- Ensuite, transmettez ce fichier au client.
Après son envoi, le dossier sera en lecture seule chez l'expert.
Les modèles d'impression personnalisés créés par l'expert sont transmis au client.
Maintenances de données
Que vous soyez client ou expert, une maintenance de données (
Annuler l'état Envoyé au client
/
Annuler l'état Envoyé à l'expert
) permet de débloquer le dossier afin de le rendre modifiable, même après l'avoir envoyé.
Nous vous conseillons de n'utiliser cette maintenance qu'à bon escient : il ne faudrait pas que l'expert et le client modifient le même dossier au même moment. Après cette maintenance, la réception d'un dossier ne sera pas possible.
Je déclare.com
Lorsque le client envoie son dossier à l’expert, l’expert ne récupère pas le login et le mot de passe du client.
Par conséquent, l’expert n’a pas accès aux déclarations que le client aura effectuées sur jedeclare.com, ni même à la mise à jour du statut de ces déclarations sur le site.
Inversement lorsque l’expert renvoie le dossier à son client, le client ne récupère pas le login et le mot de passe de passe de l'expert.
Par conséquent, le client n’a pas accès aux déclarations que l'expert aura effectuées sur jedeclare.com, ni même à la mise à jour du statut de ces déclarations sur le site.
Export du schéma de la base de données
Accès
: Outils - Exporter le schéma de l'application
L'export du schéma de l'application passe par un assistant.
Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application.
Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export du schéma de la base de données.
Bienvenue...
...dans l'assistant d'export du/des schéma/s de base/s de données.
Cet écran vous indique, entre autre, la structure du nom du fichier sauvegardé.
Cliquez sur le bouton
Suivant
pour poursuivre l'export.
Sélection des paramètres d'export du schéma
Cet écran permet de :
- définir le chemin du fichier généré,
- le mode d'export.
Deux modes d'export sont disponibles :
-
Simple
: Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de données, la taille et si une valeur nulle est autorisée. La liste des tables associées est également présente.
295
EBP Comptabilité Pro Open Line
-
Détaillé
: Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la tables et un descriptif détaillé des champs (exemple : champ système ou pas). La liste des tables associées est également présente.
Le fichier généré sera au format XML.
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton
Suivant
.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur
Lancer
pour exécuter le traitement.
Opération terminée
Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements.
Cliquez sur
Fermer
pour terminer le traitement.
Historique des traitements
Accès
: Outils - Historique des traitements
Pour connaître la liste toutes les synchronisations exécutées par l'application, sélectionner
Outils - Historique des traitements
.
L'historique des traitements référence tous les traitements et rapports des tâches asynchrones.
Cette liste est affichée pour information, elle ne peut pas être directement modifiée.
Elle affiche les 5000 dernières synchronisations effectuées.
Elle stocke chaque information concernant :
- la date du traitement,
- le traitement réalisé,
- le niveau d'erreur,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé le traitement,
- le nom de l'ordinateur (poste).
Les niveaux d'erreur sont :
- Information,
- Avertissement,
- Erreur.
Pour afficher les messages, il vous suffit de modifier la vue de la liste en ajoutant la colonne
Rapport
.
Comme dans la boîte de compte-rendu décrite précédemment, les rapports sont présents uniquement sur les synchronisations problématiques.
Aucun traitement ne peut être effectué depuis cette liste.
IMPORTS/EXPORTS
Communication Entreprise-Expert
Accès
: Outils - Imports/Exports -Communication Entreprise-Expert
Ce outil permet de :
-
Recevoir des données
, c'est-à-dire de réaliser des importations d'écritures d'autres logiciels vers le logiciel
EBP.
-
Transmettre des données
, c'est-à-dire de réaliser des exportations d'écritures du logiciel EBP vers d'autres logiciels.
Recevoir des données
Création automatique des comptes
:
La case
Création automatique des comptes
doit être cochée pour que tous les comptes inexistants dans l'application de destination soient créés automatiquement. Leur libellé est modifiable dans la concordance des comptes ou par la suite dans le plan comptable.
296
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Cette case ne concerne que les formats pour lesquels les comptes ne sont pas présents dans les fichiers d’échange.
Création automatique des journaux
La case
Création automatique des journaux
doit être cochée pour que tous les journaux inexistants dans l'application de destination soient créés automatiquement. Leur libellé est modifiable dans la concordance des journaux ou par la suite dans la liste des journaux.
Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire
: Cette option vous permet de forcer l’import des comptes bloqués et des comptes racine, en modifiant les comptes concernés.
Importer le numéro de pièce dans le numéro de document
: Cette option vous permet d’alimenter la colonne
N° de document
plutôt que la colonne
N° de pièce
. Elle peut être utile en cas de numérotation continue des pièces des journaux.
Importer les écritures comptables en mode simulation
: Si vous cochez cette option, vous devrez ultérieurement confirmer les écritures importées.
Transmettre des données
La case
Exporter tout le dossier
doit être cochée pour que la totalité des écritures comptables soit exportée.
Sinon, les
critères d'export
peuvent être définis en indiquant la période et la fourchette de journaux à prendre en compte.
Import paramétrable
Accès
: Outils – Imports/Exports – Import paramétrable
L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier d'écritures, de comptes ou de journaux de n'importe quel format. Définissez vous-même le format d'import en vous laissant guider par l'assistant.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
Précédent
et
Suivant
permettent la navigation d'une page à l'autre.
Annuler
permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
Destination et source de l’import
Choisissez le type de données à importer :
Lignes d’écritures :
Choisissez ce type de données pour importer des lignes d’écritures.
Comptes comptables
:
Choisissez ce type de données pour importer un fichier de comptes.
Journaux
:
Choisissez ce type de données pour importer un fichier de fiches journaux.
Sélectionnez le fichier à importer.
Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré.
Codage du fichier
Champs délimités
ou
Champs en largeur fixe
: le choix est automatique en fonction du contenu fichier.
- Champs délimités
signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule, la virgule, l’espace, la tabulation …).
-
Champs en largeur fixe
signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne.
297
EBP Comptabilité Pro Open Line
Format des dates
(en import de documents) vous permet de sélectionner ou saisir le format de date présent dans le fichier à importer.
Commencer l’import à la ligne …
permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer).
Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs
: à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs.
Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe
Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères.
Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités
Indiquez le caractère séparateur des champs.
Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple).
Association
Associez chaque champ avec la colonne correspondante.
Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début.
Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /.
- JJMMAA
- JJ/MM/AA
- JJMMAAAA
- JJ/MM/AAAA
Analytique
L’import paramétrable des lignes d’écritures vous permet d’importer une ventilation analytique par ligne d’écriture (ventilation à 100%). Il suffit d’indiquer le plan et le poste analytiques sur la ligne d’écriture.
Si le plan n’est pas renseigné, la ventilation sera importée sur le plan défini comme principal, à condition que le poste indiqué sur la ligne appartienne bien au plan principal.
Des options sur l’import analytique sont disponibles dans Paramètres – Société – Options comptables –
Analytique et budgétaire.
Pour importer plusieurs ventilations par ligne d’écriture, utilisez l’import texte au format EBP.
Import texte au format EBP
Accès
: Outils – Imports/Exports – Import texte au format EBP
Cette option vous permet d’import un fichier d’écritures au format EBP et éventuellement un fichier de comptes s’il est présent.
Pour importer ce fichier automatiquement à l’ouverture du dossier, vous pouvez cocher l’option présente dans
Paramètres – Société – Options comptables – Import d’écritures. Cette option fait partie du lot de fonctions limitées dans le temps.
Placez les fichiers ecritures.txt et comptes.txt à l’endroit indiqué.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
Précédent
et
Suivant
permettent la navigation d'une page à l'autre.
Annuler
permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
298
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Choisissez les opérations à effectuer
Sélectionnez le fichier à importer.
Cochez les options désirées :
Création automatique des comptes
: Si le fichier comptes.txt n’est pas présent, alors les comptes inexistants seront créés automatiquement avec le libellé « Compte créé durant l’import ». Si vous décochez cette option, alors chaque fiche compte devra être complétée lors de l’import.
Création automatique des journaux
: Si vous cochez cette option, il vous sera demandé le libellé et le type du journal à créer. Si vous décochez cette option, c’est la fiche journal complète qui vous sera demandée.
Modifier automatiquement les champs bloqués par OpenLine
: Cette option vous permet de forcer l’import sur les comptes bloqués et les comptes racine.
Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire
: Cette option vous permet de forcer l’import sur les comptes bloqués et les comptes racine, en modifiant les comptes concernés.
Importer le numéro de pièce dans le numéro de document
: Cette option vous permet d’alimenter la colonne
N° de document
plutôt que la colonne
N° de pièce
. Elle peut être utile en cas de numérotation continue des pièces des journaux.
Importer les écritures comptables en mode simulation
: Si vous cochez cette option, vous devrez ultérieurement confirmer les écritures importées.
Supprimer le fichier importé en cas de succès
: Si vous cochez cette option, et que l’import réussit, le fichier importé sera automatiquement supprimé.
Description du format EBP des écritures
Structure d'une ligne d'écriture
Ligne
: Numéro de ligne, ignoré lors de l’importation dans Compta Open Line.
Date
: Date de l'écriture, au format JJMMAA ou JJMMAAAA.
Journal
: Code journal, au format alphanumérique sur 10 caractères maximum.
Compte
: Numéro du compte, au format alphanumérique sur 15 caractères maximum.
Libellé automatique
: 2 caractères alphanumériques, ignorés lors de l’importation dans Compta Open Line.
Libellé manuel
: Libellé de l'écriture, entre guillemets et sur 70 caractères maximum.
Pièce
: Numéro de pièce, entre guillemets et alphanumérique sur 20 caractères maximum.
Montant
: Montant, numérique avec le point comme séparateur de décimale.
Sens
: Sens de la ligne, D pour Débit ou C pour Crédit.
Echéance
: Date de l'échéance, au format JJMMAA ou JJMMAAAA.
Devise
: Code ISO de la devise, ignoré lors de l'importation dans Compta Open Line.
La
fin de chaque enregistrement
est un retour chariot.
Le
séparateur de champs
est la virgule.
1,010110,VE,411ART,FA,"Ventes d'ordinateur","123",123548.95,D,010301,EUR
Structure d'une ligne d'échéance
La ligne est identifiée par le caractère "E", suivi des champs :
Echéance
: Date de l'échéance, au format JJMMAA ou JJMMAAAA.
Montant
: Montant, numérique avec le point comme séparateur de décimale.
Sens
: Sens de la ligne, D pour Débit ou C pour Crédit.
La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le séparateur de champs est la virgule.
Cette ligne est précédée de la ligne d'écriture de comptabilité générale à laquelle elle appartient.
Exemple d'une ligne d'écriture avec 3 échéances
1,080710,AC,401HARMONY,,"FACTURE NO FF0900000005","0042",1118.92,C,,EUR
E310710,335.68,C
E300810,447.56,C
E300910,335.68,C
Structure d'une ligne de ventilation analytique
La ligne est identifiée par le caractère ">", suivi des champs :
299
EBP Comptabilité Pro Open Line
Poste analytique : Nom du poste, au format alphanumérique sur 13 caractères minumum.
Clé de répartition : Taux de ventilation, au format alphanumérique avec le point comme séparateur de décimale.
Montant : Montant de la ventilation, au format numérique avec le point comme séparateur de décimale.
La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le séparateur de champs est la virgule.
Cette ligne est précédée de la ligne d'écriture de comptabilité générale à laquelle elle appartient.
L'import s'effectue sur le plan principal. Le plan et les postes doivent être créés avant l'import des écritures.
Exemple d'une ligne d'écriture avec 2 ventilations
1,010101,VE,701,FA, "Ventes d’ordinateur ", "123 ",124.00,C,010301,
> POSTE1,50.00,62.00
> POSTE2,50.00,62.00
Des options sur l’import analytique sont disponibles dans Paramètres – Société – Options comptables –
Analytique et budgétaire.
Description du format EBP des comptes
Nom et emplacement du fichier
Le fichier des comptes se nomme obligatoirement COMPTES.TXT. Il doit être placé dans le même répertoire que celui contenant le fichier des écritures.
Au moment de l’import, vous sélectionnez le fichier des écritures. Le programme détectera automatiquement la présence du fichier COMPTES.TXT et l’importera avant les écritures.
En l'absence de ce fichier des comptes, le libellé des comptes créés sera " Compte créé durant l’import ".
Structure d'une ligne de compte
Numéro de compte
:Numéro du compte, au format alphanumérique sur 15 caractères maximum.
Intitulé
: Intitulé du compte, au format alphanumérique sur 30 caractères maximum.
Raison sociale
: Raison sociale du tiers, au format alphanumérique sur 30 caractères maximum.
Adresse
: Adresse du tiers, au format alphanumérique.
Code postal
: Code postal du tiers, au format numérique sur 5 caractères maximum.
Ville
: Ville du tiers, au format alphanumérique.
Pays
: Pays du tiers, au format alphanumérique.
Interlocuteur
: Nom du contact, au format alphanumérique.
Téléphone
: Téléphone du contact, au format alphanumérique.
Fax
: Fax du contact, au format alphanumérique.
La fin de chaque enregistrement est un retour chariot.
Le séparateur de champs est la virgule.
411DUPONT,DUPONT,DUPONT,SA,105 rue du petit bois,78000,VERSAILLES,France,Mme
Dubois,01.34.94.80.00
Export paramétrable
Accès
: Outils – Imports/Exports – Export paramétrable
L’export paramétrable vous permet d’exporter un fichier d'écritures, de comptes ou de journaux dans le format de votre choix. Définissez vous-même le format d'export en vous laissant guider par l'assistant.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
Précédent
et
Suivant
permettent la navigation d'une page à l'autre.
Annuler
permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
300
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
Destination et source de l’import
Choisissez le type de données à importer :
Lignes d’écritures
: Choisissez ce type de données pour exporter des lignes d’écritures.
Comptes comptables
: Choisissez ce type de données pour exporter un fichier de comptes.
Journaux
: Choisissez ce type de données pour exporter un fichier de fiches journaux.
Sélectionnez le chemin et le nom du fichier à générer.
Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré.
Filtre
Cette étape vous permet de filtrer les données à exporter.
Champs à exporter
Sélectionnez les champs à exporter et cliquez sur
Exporter
ou cliquez directement sur
Tout exporter
.
Format de fichier
Sélectionnez le séparateur de champs, l’identificateur de champs et le séparateur de lignes de votre choix, ainsi que d’autres paramètres.
Un aperçu du fichier s’affiche en fonction des paramètres choisis.
Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain export d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début.
Exporter les liasses fiscales
Accès
: Outils - Imports/Exports - Exporter les liasses fiscales
Cet outil permet d'éditer les liasses fiscales du dossier sur une période sélectionnée.
Pour cela, il faut exporter le fichier au format
Liasses Fiscales
.
Fichier d'export
:
Un chemin et un nom de fichier sont proposés par défaut. Ils identifient le fichier qui sera généré par l'export.
Ils peuvent être modifiés en cas de besoin, tout en conservant l'extension du fichier ".bal"
Période d'export - Exercice
:
Ce champ vous permet de sélectionner l'exercice N à exporter. Par défaut, il correspond à l'exercice courant.
Si votre exercice courant est ouvert, alors cette liste affichera tous les exercices ouverts.
Si votre exercice courant est clôturé, alors cette liste affichera uniquement l'exercice courant.
Période d'export - Mois
:
Les périodes sont modifiables, à condition de toujours être comprises dans l'exercice sélectionné. Les périodes correspondent à des mois entiers.
Exporter
:
Ce bouton permet d'exporter la balance dans le fichier référencé plus haut.
Ce fichier devra ensuite être importé dans un logiciel de Liasses Fiscales EBP.
Export Interface Expert
Accès
: Outils - Imports/Exports – Export Interface Expert
Cet outil permet d’exporter toutes les écritures de l’exercice courant, avec leur code lettrage, au format
Interface Expert.
301
EBP Comptabilité Pro Open Line
Indiquez l’emplacement et le nom du fichier et cliquez sur
Enregistrer
.
ASSISTANCE COMPTABLE
Assistant de mise à jour des infos TVA
Accès
: Outils - Assistance comptable - Mise à jour des Infos TVA
Cet assistant vous permet de mettre à jour les infos TVA des lignes d’écriture en fonction des nouveaux paramétrages définis sur les fiches comptes.
Les paramétrages pris en compte sont les suivants :
Paramétrage TVA de l’onglet Paramétrage :
- Exonéré
- Nature de taxe
- Type d’opération
- Option de calcul
Sens de saisie de l’onglet Paramétrage avancé.
Cet assistant doit être utilisé si vous avez commencé par saisir vos écritures dans un premier temps, puis effectué le paramétrage de vos comptes (de TVA ou de charges/produits exonérés) dans un second temps. En effet, les écritures saisies contiennent les informations de TVA correspondant au paramétrage des comptes au moment de leur utilisation.
Récupérer les bonnes Infos de TVA sur les lignes d’écriture vous permettra d’effectuer une déclaration de TVA correcte.
Choisissez le compte sur lequel un paramétrage a été modifié.
Indiquez la fourchette de dates dans laquelle les factures à mettre à jour ont été saisies.
Lancez l’opération.
Si vous avez modifié le paramétrage d’un compte de TVA sur les encaissements, la mise à jour des Infos de
TVA des lignes de TVA des factures entraînera automatiquement la mise à jour des Infos de TVA des lignes de règlements pointant les échéances des factures, même si ces règlements sont hors de la période saisie.
Si vous avez transformé un compte de TVA sur débits en compte de TVA sur encaissements, les Infos de
TVA des lignes de TVA des factures seront automatiquement reportées sur les lignes de règlements pointant les
échéances des factures, même si ces règlements sont hors de la période saisie.
Si vous avez transformé un compte de TVA sur encaissements en compte de TVA sur débits, les Infos de
TVA des lignes de règlements pointant les échéances des factures seront automatiquement supprimées, même si ces règlements sont hors de la période saisie.
Le changement du sens de saisie d’un compte de TVA aura comme impact d’inverser le sens des montants à déclarer.
Les lignes d'écriture déjà incluses dans une déclaration de TVA ne seront pas modifiées.
Maintenance sur les journaux
Accès
: Outils - Assistance comptable - Maintenance sur les journaux
Si une clôture mensuelle a été effectuée à tort sur l'exercice courant, il est possible d'en demander la déclôture. la déclôture mensuelle ne peut être demandée que si l'exercice courant n'a pas encore fait l'objet d'une clôture annuelle.
Sur l'exercice :
Dans ce champ, sélectionner l'exercice sur lequel vous souhaitez intervenir.
Choisissez le journal à déclôturer
: Ce champ permet, grâce à une liste déroulante, de sélectionner un seul journal sur tous les journaux existants sur l'exercice courant.
Déclôturer à partir du mois de
: ce champ permet de sélectionner le premier mois de l'exercice courant qu'il faut déclôturer.
302
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Exercice courant du 01/01/2008 au 31/12/2008, non encore clôturé annuellement.
Tous les journaux et tous les mois de cet exercice ont été clôturés mensuellement.
Si vous sélectionnez le journal ACHATS et la déclôture à partir du mois de SEPTEMBRE 2008, alors les mois de septembre, octobre, novembre et décembre 2008 du journal d'achats seront déclôturés.
Veuillez saisir la raison ...
: Ce champ doit obligatoirement être renseigné pour que la déclôture demandée soit exécutée.
La date, l'heure, l'objet de la déclôture mensuelle et son motif sont reportés dans le journal des
événements.
Purger le plan comptable
Accès
: Outils – Assistance comptable - Purger le plan comptable
Cette option vous permet de supprimer plusieurs comptes en une seule manipulation. Seuls les comptes non mouvementés pourront être supprimés.
Etape 1
Choisissez l’exercice non clôturé de votre choix.
Si besoin, choisissez une nature de comptes ou une fourchette de comptes précise (par défaut, tous les comptes non mouvementés seront proposés).
Etape 2
La liste des comptes non mouvementés correspondant aux critères de l’étape précédente s’affiche.
Cochez les comptes à supprimer, ou cochez l’option
Sélectionner tout
.
Lancez l’opération.
Purger les écritures
Accès
: Outils - Assistance comptable - Purger les écritures
Cet outil permet de supprimer en même temps plusieurs écritures de votre comptabilité.
Les règles qui s'appliquent à la purge des écritures sont les mêmes que celles qui s'appliquent déjà en saisie journal à la suppression d'une écriture comptable.
Ne peuvent pas donc être supprimées :
- les écritures validées,
- les écritures appartenant à un exercice clôturé,
- les écritures incluses dans un journal/mois clôturé,
- les écritures incluses dans un journal de type A Nouveaux,
- les écritures incluses dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied de journal,
- les règlements provenant d'une autre application (Gestion commerciale),
- les écritures saisies dans les masques suivants : Saisie pratique (Mes Achats, Mes Ventes, Ma Trésorerie),
Saisie guidée.
Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet de filtrer les écritures à supprimer.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
Précédent
et
Suivant
permettent la navigation d'une page à l'autre.
Annuler
permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue dans l'assistant de purge des écritures
Un résumé des traitements proposés par cet assistant est affiché.
303
EBP Comptabilité Pro Open Line
Un bouton permet la sauvegarde du dossier.
Page 1/2 : Choix des critères
Critères
Comptes :
Une fourchette de comptes est proposée par défaut. Elle est toujours modifiable.
Journaux :
La fourchette propose par défaut tous les journaux existants sur le dossier, sauf les journaux de type A Nouveaux et les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied. Elle est toujours modifiable.
Dates :
La fourchette de dates n'est pas liée à l'exercice courant. Elle est toujours modifiable, à condition de ne pas sélectionner un exercice clôturé.
Numéros de pièce :
Une fourchette de numéros de pièces peut être saisie afin de restreindre la purge aux
écritures dont le numéro de pièce est inclus dans la fourchette.
Numéros de document :
Une fourchette de numéros de document peut être saisie afin de restreindre la purge aux écritures dont le numéro de document est inclus dans la fourchette.
Provenance :
Une liste déroulante vous permet de sélectionner les écritures en fonction de leur provenance
(Saisie par journal, Relevé bancaire...).
Options
Quatre options complémentaires existent :
Inclure les lignes lettrées
Inclure les lignes rapprochées
Inclure les lignes pointées (échéances et règlements)
Inclure les lignes participant à une déclaration de TVA
Par défaut aucune de ces options n'est sélectionnée. Ainsi, lors du traitement, ni les lignes lettrées, ni les lignes rapprochées, ni les lignes pointées, ni les lignes incluses dans une écriture de TVA ne seront supprimées.
Vous pouvez sélectionner une option ou une combinaison d'options. Ainsi, lors de traitement, les lignes sélectionnées sur ces options seront supprimées comme les autres.
Ce traitement entraînera :
- le délettrage des lignes d'écritures,
- la modification des rapprochements bancaires,
- le dépointage des échéances,
- la modification des déclarations de TVA.
Page 2/2 : Sélection des écritures
Toutes les lignes répondant aux critères de filtrage sélectionnés précédemment sont affichées dans cette page.
Vous devez sélectionner manuellement les écritures que vous voulez supprimer.
Pour sélectionner une écriture, cliquer dans la case à cocher située à gauche d'une ligne et toutes les lignes appartenant à la même écriture seront sélectionnées en même temps.
Pour sélectionner toutes les écritures, cliquer dans la case à cocher située à gauche des titres des colonnes.
Afin d'alléger la liste des écritures à sélectionner pour la suppression, un certain nombre d'écritures non supprimables ne vous sont pas du tout proposées dans cet assistant. Il s'agit, par exemple, des lignes validées, des lignes appartenant aux A Nouveaux et à la Balance d'ouverture, des lignes saisies sur les journaux de trésorerie avec contrepartie en pied de journal...
Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées.
Cette page récapitule tous les choix qui ont été effectués.
Bouton : Lancer
Ce bouton lance définitivement la purge des écritures. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement.
Page : Opération terminée
304
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté.
Le bouton
Fermer
permet de fermer l'assistant.
Les écritures purgées sont automatiquement exportées, avant suppression, au format texte EBP dans le répertoire "%localappdata%\ebp\<nom_produit>".
Maintenance des échéances
Accès
: Outils - Assistance comptable - Maintenance des échéances
Cet outil vous permet de rendre purger ou de rétablir les échéances de vos factures et de vos avoirs.
Cela peut vous être notamment utile :
- Si vous souhaitez démarrer la gestion des échéances et des pointages à un instant T sans avoir à vous soucier revenir sur tous les pointages qui n'auraient pas été exécutés dans les années précédentes.
- Si vous avez importé des écritures comptables d'un autre logiciel, sans les pointages, et que tous les règlement jusqu'à une date donnée ont été effectués.
Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet d'effectuer les sélections désirées puis de lancer le traitement demandé.
Seules les échéances de facture et d'avoir non encore pointés peuvent être purgées.
Seuls les échéances créées en comptabilité peuvent être purgées. Les échéances provenant d'une autre application, par exemple Gestion Commerciale, ne peuvent pas être purgées.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
Précédent
et
Suivant
permettent la navigation d'une page à l'autre.
Annuler
permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue dans l'assistant de purge des échéances
Un récapitulatif des opérations incluses dans ce traitement est affiché.
Un bouton permet la sauvegarde du dossier.
Page 1/2 : Choix des critères
Cette page vous permet de définir tous les critères qui définissent les échéances à traiter.
Seuls les journaux sur lesquels la gestion des échéances est possible sont disponibles à la sélection : le journal
AN et les journaux de type Trésorerie ne sont pas présents.
Les dates d'échéance ne sont pas liées aux dates d'exercice ni à l'état de cet exercice.
Seules les provenances sur lesquelles la gestion des échéances est possible sont disponibles à la sélection :
Règlements des tiers et Relevés bancaires ne sont, par exemple, pas présents.
Purger les échéances consiste à masquer les échéances pour qu'elles n'apparaissent plus dans les échéances dûes :
- les échéanciers afficheront une coche dans la case Inactive,
- ces échéances ne seront plus disponibles au pointage,
- elles ne seront plus disponibles dans vos échéances à relancer...
Rétablir les échéances consiste à rendre de nouveau disponibles les échéances antérieurement purgées :
- la case Inactive cochée dans les échéanciers est automatiquement décochée,
- ces échéances sont de nouveau disponibles au pointage,
- elle sont de nouveau disponibles dans la liste des échéances à relancer...
Page 2/2 : Sélection des échéances
Cette page vous présente toutes les échéances répondant aux critères que vous avez sélectionnés.
Elles sont classées par ordre chronologique.
305
EBP Comptabilité Pro Open Line
Vous pouvez sélectionner une seule, plusieurs ou toutes les échéances affichées en cochant la case située à droite de chacune des lignes.
Seules les échéances dont la case est cochée seront effectivement supprimées.
Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées.
Cette page récapitule tous les choix qui ont été effectués et liste les échéances sélectionnées.
Bouton : Lancer
Ce bouton lance définitivement la purge des échéances. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement.
Page : Opération terminée
Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté.
Le bouton
Fermer
permet de fermer l'assistant.
Purger les relevés bancaires
Accès
: Outils – Assistance comptable - Purger les relevés bancaires
Cette option vous permet de supprimer plusieurs relevés bancaires en une seule manipulation.
Seuls les relevés entièrement pointés par l’option de rapprochement automatique pourront être supprimés. Bien entendu, cela n’impactera en rien les rapprochements bancaires déjà effectués : les lignes d’écriture pointées ne seront pas dépointées.
- La liste des relevés bancaires entièrement pointés s’affiche. Cochez les relevés à supprimer, ou cochez l’option
Sélectionner tout
.
- Lancez l’opération.
Vous pouvez supprimer un relevé bancaire dont les lignes n’ont pas été pointées directement à partir de la liste des relevés.
Réimputer les écritures
Accès
: Outils - Assistance comptable - Réimputer les écritures
La réimputation d'écritures permet de transférer une écriture ou un ensemble d'écritures d'un journal vers un autre journal, d'un mois vers un autre mois et même de modifier le compte saisi sur les lignes d'écritures. Vous pouvez ainsi rectifier votre comptabilité sans être obligé de faire les modifications une à une en saisie par journal.
Les règles qui s'appliquent à la réimputation sont les mêmes que celles qui s'appliquent déjà en saisie journal, à toute modification d'écriture.
Ne peuvent pas donc être réimputées :
- les écritures validées,
- les écritures appartenant à un exercice clôturé,
- les écritures incluses dans un journal/mois clôturé,
- les écritures incluses dans un journal de type A Nouveaux,
- les écritures incluses dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied de journal,
- les écritures provenant d'une autre application (Gestion commerciale),
- les écritures saisies dans les masques suivants : Saisie pratique (Mes Achats, Mes Ventes, Ma Trésorerie),
Saisie par guide.
Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet de définir la méthode de réimputation et de filtrer les
écritures à modifier.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
Précédent
et
Suivant
permettent la navigation d'une page à l'autre.
306
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Annuler
permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue dans l'assistant de réimputation d'écritures
Un résumé des traitements proposés par cet assistant est affiché.
Un bouton permet la sauvegarde du dossier.
Page 1/2 : Sélection de la méthode de réimputation
Cette page propose quatre méthodes distinctes :
-
De compte à compte
: La réimputation consiste, sur toutes les lignes sélectionnées, à remplacer le compte
X par le compte Y.
- De journal à journal
: La réimputation consiste à transférer les écritures comptables sélectionnées d'un journal vers un autre.
-
De période à période
: La réimputation consiste à transférer les écritures comptables sélectionnées d'un mois vers un autre.
-
De groupe à groupe
: La réimputation consiste, sur toutes les lignes sélectionnées, à remplacer le groupe d'écritures A par le groupe Y.
Page 2/4 : Choisir les critères
Pour les comptes, les journaux et les mois
Méthode de compte à compte
Exercice :
Par défaut, l'exercice courant est proposé. En cliquant sur la liste déroulante, vous pouvez sélectionner n'importe quel exercice ouvert.
Fourchette de dates :
Par défaut, la fourchette de dates affiche les dates de l'exercice sélectionné dans le champ précédent. Cette fourchette peut être modifiée, à condition de rester dans les limites de l'exercice sélectionné.
Compte source :
Dans ce champ, vous devez saisir le compte sur lequel vos écritures sont saisies et que vous désirez modifier.
Compte de destination :
Dans ce champ, vous devez saisir le compte qui doit remplacer le compte source.
Le traitement entraînera le remplacement du compte X par le compte Y, pour toutes les écritures comprises dans la fourchettes de dates.
Méthode de journal à journal
Fourchette de dates :
La fourchette de dates affiche par défaut les dates de tous les exercices ouverts.
Cette fourchette peut être restreinte.
Journal source :
Dans ce champ, vous devez saisir le journal dans lequel se trouvent les écritures que vous voulez transférer.
Journal de destination :
Dans ce champ, vous devez saisir le journal dans lequel vous voulez que les
écritures soient transférées.
Le traitement entraînera le transfert des écritures ayant une date comprise dans la fourchette définie, du journal X vers le journal Y.
Méthode de mois à mois
Journal :
Dans ce champ, vous devez saisir le journal contenant les écritures à transférer.
Période source :
Dans ce champ, vous devez saisir le mois dans lequel se trouvent les écritures à transférer.
Période destination :
Dans ce champ, vous devez saisir le mois dans lequel vous voulez que les écritures soient transférées.
Le traitement entraînera le transfert des écritures contenues dans le journal J du mois X vers le mois Y.
Options
Pour chacune de ces trois méthodes, des options complémentaires existent :
Inclure les lignes lettrées
307
EBP Comptabilité Pro Open Line
Inclure les lignes rapprochées
Inclure les lignes pointées (échéances et règlements)
Inclure les lignes participant à une déclaration de TVA
Par défaut aucune de ces options n'est sélectionnée. Ainsi, lors du traitement, ni les lignes lettrées, ni les lignes rapprochées, ni les lignes pointées, ni les lignes incluses dans une écriture de TVA ne seront réimputées.
Vous pouvez sélectionner une option ou une combinaison d'options. Ainsi, lors de traitement, les lignes sélectionnées sur ces options seront réimputées comme les autres.
Ce traitement pourra entraîner :
- le délettrage des lignes d'écritures,
- le dépointage des lignes rapprochées,
- le dépointage des échéances,
- l'exclusion d'une déclaration de TVA.
Pour les groupes d'écritures
Méthode de groupe à groupe
Fourchette de dates :
Par défaut, la fourchette de dates affiche les dates de tous les exercices ouverts.
Cette fourchette peut être modifiée.
Fourchette de journaux :
Par défaut, la fourchette de journaux affiche tous les journaux du dossier. Cette fourchette peut être modifiée.
Groupe source
: Dans ce champ, vous devez saisir le groupe d'écritures sur lequel vos écritures sont saisies et que vous désirez modifier.
Groupe destination :
Dans ce champ, vous devez saisir le groupe d'écritures qui doit remplacer le groupe source.
Le traitement entraînera le remplacement du groupe A par le groupe B, pour toutes les écritures comprises dans la fourchettes de dates et de journaux.
Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées.
Cette page récapitule tous les choix qui ont été effectués.
Bouton : Lancer
Ce bouton lance définitivement la réimputation. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement.
Page : Opération terminée
Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté.
Le bouton
Fermer
permet de fermer l'assistant.
Assistant de reformatage des numéros de comptes
Accès
: Outils - Assistance comptable - Reformatage des numéros de comptes
Cet assistant vous permet de définir les longueurs de vos comptes généraux, de vos comptes de Clients et
Fournisseurs et de vos comptes Autres tiers pour les reformater en modifiant leur longueur maximale ou en les complétant à droite par des zéros non significatifs.
Le Plan Comptable Entreprise est unique sur tout le dossier : ce reformatage s'applique donc de la même façon à tous les exercices de votre dossier, qu'ils soient ouverts ou clôturés.
Pour naviguer entre les pages de cet assistant, il vous suffit de cliquer sur
Précédent
ou
Suivant
.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton
Suivant
.
308
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Informations
Cette page vous informe du format de comptes appliqué à votre dossier.
Vous pouvez appliquer des longueurs différentes aux trois catégories de comptes, mais elles doivent obligatoirement être comprises entre 6 et 15 caractères.
Ces troix catégories sont :
-
Comptes généraux
: tous les comptes n'appartenant pas aux deux autres catégories.
-
Comptes Clients et fournisseurs
: Comptes de nature Clients, Fournisseurs et comptes rattachés.
-
Comptes Autres tiers
: Comptes de nature Autres tiers (par exemple les comptes des caisses de retraites...)
Si vous souhaitez augmenter la longueur maximale de vos comptes, alors saisissez directement votre choix dans le champ approprié.
Cette opération ne concerne que les nouveaux comptes à créer ; les comptes déjà créés ne sont pas modifiés.
Si vous souhaitez diminuer la longueur maximale de vos comptes, alors saisissez directement votre choix dans le champ approprié.
Ce traitement n'est possible que si aucun des comptes déjà existants n'excède la longueur spécifiée.
Cette opération ne concerne que les nouveaux comptes à créer ; les comptes déjà créés ne sont pas modifiés.
Si vous souhaitez que tous vos comptes soient de longueur identique, il vous suffit de cocher
Compléter à droite par des zéros
: tous les comptes déjà existants seront complétés à droite par des zéros jusqu'à atteindre la longueur maximale autorisée.
Cette opération est réversible à tout moment.
Après avoir effectué vos choix, cliquez sur le bouton
Suivant
.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des choix que vous avez effectués.
Cliquez sur
Lancer
pour exécuter le traitement.
Le reformatage des comptes est une opération qui peut être longue.
Opération terminée
Cette dernière page vous informe du traitement effectué et du nombre de comptes modifiés.
La réaffectation analytique
Accès
: Outils – Assistance comptable – Réaffectation analytique
Cet assistant permet de réaffecter les ventilations analytiques d’un poste, à un ou plusieurs autres postes du même plan analytique.
Il permet de réaffecter les ventilations saisies sur les lignes d'écritures comptables et non sur les ventilations des OD analytiques.
Cette opération est irréversible. Il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant le lancement de l’opération.
Paramètres
Dates
: Indiquez une période de réaffectation.
Comptes
: Choisissez une nature de compte et indiquez une fourchette de comptes.
Montants de la ventilation
: si besoin, précisez une fourchette de montants, un sens et un écart autorisé.
Réaffectation
Plan (Axe) analytique
: Sélectionnez le plan concerné.
Poste à réaffecter
: Sélectionnez le poste à réaffecter.
Lignes de destination
: Saisissez ensuite le ou les postes de destination ainsi que les pourcentages associés.
309
EBP Comptabilité Pro Open Line
Si vous souhaitez remplacer dans les ventilations le poste A par le poste B, indiquez en poste à réaffecter «
A », ajoutez une ligne de destination, sur laquelle vous indiquez « B » et « 100 % ».
Remarque : Le total des lignes de destination doit être à 100%.
Assistant de maintenance des données
Accès :
Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton
Sauvegarder mon dossier maintenant !
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton
Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton
Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de données
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non système des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres et les vues personnalisées OLAP.
Barre de navigation
L'opération
Réinitialiser les favoris de la barre de navigation
permet de supprimer de la base les informations concernant les favoris.
Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les favoris (import/export de la configuration).
Base de démonstration
L'opération
Réinitialiser la base de démonstration
est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Cette opération peut être longue.
Liaison de dossiers
Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder aux dossiers de chaque application.
Compatibilité de niveau
Permet d'annuler l'état E
nvoyé à l'expert
ou
Envoyé au client
, si votre dossier a été envoyé à tort et se trouve donc bloqué en lecture seule.
Cumuls
Permet de recalculer tous les soldes de comptes, les totaux des journaux ... existants sur le dossier.
Ecritures comptables
310
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Permet de trier, par date et par pièce, les écritures comptables présentes sur tous les exercices ouverts et tous les mois non clôturés.
Numéros de compte comptable
Il se peut que votre plan comptable contienne un même compte sous deux formes : avec des zéros non significatifs (par exemple, compte 626000) et sans zéro non significatif (par exemple, compte 626). Cette situation peut générer des conflits.
Cette opération de maintenance résout les conflits de la manière suivante :
Le compte 626 existe sans être mouvementé et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors :
- les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ;
- le compte 626000 est supprimé.
Le compte 626 n'existe pas et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors :
- le compte 626 est créé ;
- les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ;
- le compte 626000 est supprimé.
Le compte 626 existe avec des mouvements et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors :
- le compte 626 est conservé en l'état ;
- un compte 6261 est créé ;
- les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du 626000 sur le compte 6261
- le compte 626000 est supprimé.
Dans tous les cas, les modifications effectuées sur le plan comptable sont automatiquement reportées dans toutes les saisies, dans les options... Les lettrages, pointages et rapprochements sont conservés.
Certaines options de la fiche du compte d'origine (compte 626000) ne sont pas recopiées dans la fiche du compte de destination (compte 626).
Purge des tiers (suppression des tiers vides)
Cette purge n’est utile que dans le cas où vous utilisez une Gestion couplée avec votre Compta (soit dans le cadre d’un intégré, soit lorsque les dossiers Compta et Gestion sont liés).
Un tiers est considéré comme vide lorsqu’il ne contient pas d’autre information que son nom.
Voici des cas dans lesquels la purge peut être utile :
- Les tiers vides provenant de Compta vous gênent en Gestion (par exemple un fournisseur divers, un client comptoir …) car ils encombrent la liste des tiers.
- Les tiers de Gestion et les comptes de tiers en Compta ont été créés ou importés chacun de leur côté et vous obtenez donc une liste avec des doublons (la création d’un compte de tiers en Compta entraîne automatiquement la création d’une fiche tiers associée).
Seuls les tiers vides créés en Compta ou dont la dernière modification de la fiche a eu lieu en Compta seront supprimés.
La suppression d’un tiers ne supprime en aucun cas le compte comptable associé. Il n’y a donc pas de conséquence en Compta.
Déclaration de TVA (inscrire les infos de TVA sur encaissements)
Les infos de TVA sur encaissements des lignes de règlement doivent s'inscrire correctement dès lors qu'un pointage est effectué.
Néanmoins si, lors de l'ouverture de votre dossier, un message vous informe qu'un problème de TVA sur encaissements a été détecté, alors nous vous invitons à exécuter cette opération de maintenance.
Cette opération va corriger les infos de TVA sur encaissements sur certaines lignes de règlement. En conséquence, votre prochaine déclaration de TVA intégrera les lignes de TVA sur encaissements qui n’avaient pas été prises en compte dans vos déclarations antérieures.
Champs personnalisés (Mise à jour des champs personnalisés)
Cette opération vous permet d'afficher une valeur (=
Non défini
) sur tous les champs personnalisés obligatoires et qui ne sont pas modifiables manuellement (ex : lignes de contrepartie automatique en pied de journal).
Règlements (Suppression des règlements erronés)
Pour chaque écriture de règlement saisie, il ne doit exister qu'une seule et unique fiche de Règlement.
311
EBP Comptabilité Pro Open Line
Néanmoins, lors de l'ouverture de votre dossier, si un message vous informe que des règlements erronés ont
été détectés, alors nous vous invitons à exécuter cette opération de maintenance.
Cette opération supprimera les règlements erronés, c'est-à-dire ceux qui ne sont pas liés à une écriture comptable.
Cette maintenance est sans incidence sur les A Nouveaux, dans la mesure où elle ne modifie pas les écritures comptables (mouvements sur les comptes, lettrages...).
Pour la même raison, elle peut être exécutée sur un exercice clôturé.
En revanche, elle peut entraîner la modification des pointages : si des pointages ont été exécutés dans une fiche de Règlement erroné, cette fiche sera supprimée par la maintenance, entraînant automatiquement le dépointage des échéances concernées.
Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur
Suivant
.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Cliquez sur
Lancer
pour exécuter le traitement.
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton
Afficher le détail
.
Outil de requêtage
Accès :
Outils - Outil de requêtage
Cet outil permet de réaliser une visualisation des données d’une table.
Vous avez la possibilité de créer une nouvelle requête depuis un assistant ou saisir directement les instructions dans la zone
Requête
.
Seule la commande
SELECT…
est acceptée.
Suite à la saisie d’une requête, cliquer sur le bouton
Exécuter
pour visualiser le résultat.
Il vous est possible de sauvegarder la requête ou de l’exporter.
A la prochaine utilisation de l’outil, vous pouvez appeler la requête ou importer une autre requête.
Pour vous aider dans la recherche des tables et champs, vous disposez de l’assistant Export de schéma de la base présent dans le menu
Outils
.
Supprimer un dossier
A ccès
: Outils - Supprimer
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton
Sauvegarder mon dossier maintenant
.
Cliquez sur le bouton
Suivant
, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
312
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci (extension du fichier eha).
Cliquez sur le bouton
Suivant
, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur
Lancer
pour exécuter la suppression du dossier.
Synchroniser les données
Accès
: Outils - Synchroniser les données
Cet outil vous permet de relancer un transfert d'informations entre les applications liées.
Afficher les données à synchroniser
Accès
: Outils - Afficher les données à synchroniser
Cette fenêtre présente les éléments non encore synchronisés entre des applications liées. Cette liste est affichée uniquement pour information. Pour relancer un transfert, il vous suffit de sélectionner l'outil
Synchroniser les données
.
Editeur de modèles
Accès
: Outils - Editeur de modèles OU Tous menus - Impressions
EBP Comptabilité
est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton
Modifier le modèle
disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage de ce modèle.
Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles : nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation.
Import/Export de la configuration
A ccès
: Outils - Import/Export de la configuration
Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées.
Bienvenue...
Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "
Sauvegarder mon dossier maintenant !
"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton
Suivant
.
Choix de l'opération à effectuer
L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export).
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton
Suivant
.
Emplacement du fichier
Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer ; en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter.
Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton
Suivant
.
313
EBP Comptabilité Pro Open Line
Eléments à traiter
Les éléments à traiter sont :
- les modèles d'impression
- les formats d'imports et exports paramétrables
- les vues personnalisées
- les favoris de la barre de navigation
Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton
Suivant
.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur
Lancer
pour exécuter le traitement.
Archivage
Accès
: Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton
Suivant
.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
•
Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
•
Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton
Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur
Lancer
pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
314
DETAIL DES FONCTIONNALITES
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
Journal des événements
Accès :
Outils - Journal des événements
Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessitent d'être tracés sur un même dossier.
Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatif et les événements avec justificatif.
- Evénement sans justificatif :
L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur.
C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture mensuelle.
- Evénement avec justificatif :
L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification.
C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez à modifier le type de numérotation d'un journal déjà mouvementé.
Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant.
Le journal des événements est affiché à titre informatif : la modification et la suppression y sont impossibles.
OPTIONS
Options - Services Internet
Accès :
Outils- Options
Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne.
Proxy HTTP / FTP
Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy.
Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation.
Sauvegarde en ligne
Cette partie permet de définir :
Mot de passe
: mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde.
Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier.
E-Mail de notification
: adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde
315
INFORMATIONS SOCIÉTÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
•
Par téléphone, au 0811 65 20 00
(Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
•
Par e-mail
, à l'adresse suivante :
. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel
: 01.34.94.80.00.
Fax
: 01.34.85.62.07.
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: Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc...
317
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une comptabilité.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1er lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
A Echoir Le terme A échoir s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue n'est pas encore dépassée.
B
Balance La balance est un élément de contrôle permettant de s'assurer que les mouvements ont été enregistrés en respectant les principes de la comptabilisation en partie double.
Elle permet également de contrôler la somme des mouvements de chaque compte ainsi que leur solde, sans entrer dans le détail des lignes d'écritures comme le Grand Livre.
C
Chiffre d'affaires Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de ventes (comptes de racine
70).
Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangibles tous les mouvements intervenus durant un exercice comptable et à présenter le résultat de cet exercice.
Clôture mensuelle La clôture mensuelle est un traitement périodique et volontaire qui vise à rendre intangible le contenu d'un journal et d'un mois.
Après une clôture mensuelle, si certains champs peuvent rester modifiables, d'autres sont définitivement figés et plus aucune nouvelle ligne ou écriture ne peut plus être créée ou supprimée.
Comptes Le compte est la plus petite entité nécessaire au classement et à l'enregistrement des mouvements comptables.
Tous les comptes d'un exercice sont regroupés dans le Plan Comptable et y sont regroupés par classe, puis par racines communes...
Contrepartie Un journal de Trésorerie peut posséder deux types de contrepartie automatique.
La contrepartie ligne à ligne : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel propose une autre ligne d'écriture mouvementant le compte de contrepartie du journal et équilibrant ainsi l'écriture. Plusieurs écritures distinctes existent donc au sein d'un même journal.
La contrepartie en pied de journal : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel mouvemente la ligne de contrepartie située en pied de journal qui cumule tous les montants saisis. Une seule écriture existe donc au sein d'un même journal.
Contrepassation La contrepassation est une opération qui vise à annuler une écriture comptable en inversant les sens de saisie.
Créances Droit permettant à une entreprise (créancier) d'exiger d'une autre personne l'exécution d'une obligation (par exemple : paiement d'une somme d'argent par un client).
Créditeurs Personne physique ou morale qui dispose d'une somme d'argent sur son compte bancaire ou sur son compte courant postal ou dans les livres de comptabilité d'une entreprise.
D
319
EBP Comptabilité Pro Open Line
Date système La date système est la date et l'heure de l'ordinateur.
Débiteurs Personne physique ou morale qui doit une somme d'argent à un tiers.
Dettes Les dettes d'une entreprise sont tous les moyens de financement externes qui sont mis à sa disposition des tiers (banques, fournisseurs, organismes sociaux...) et dont elle devra s'acquitter.
E
Échéances Correspond à une date à laquelle un règlement sera exigible au titre d'une facture. Elle pourra faire référence au net à payer de la facture ou à une partie seulement (dans ce cas la facture se compose de plusieurs échéances).
La gestion d'un échéancier constitue la base de votre gestion financière et de votre trésorerie.
Échéancier Document où figurent, dans l'ordre chronologique des échéances :
- les dettes à payer (montants et créanciers)
- les règlements à recevoir (montants et débiteurs)
Echues Le terme Echus s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue est dépassée
Ecritures Une écriture comptable est un ensemble de lignes d'écritures saisies dans un journal et dont la totalité des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibrent.
Exercice L'exercice comptable est une période de vie du dossier qui s'écoule entre l'établissement des comptes annuels et permet de déterminer un résultat.
Un exercice comptable est le plus souvent d'une durée de 12 mois consécutifs, mais cette durée peut exceptionnellement être réduite à 1 jour ou augmentée jusqu'à 23 mois.
Exercice courant L'exercice courant est l'exercice de travail sélectionné parmi tous les exercices existants sur le dossier.
Définir un exercice courant peut être déterminant pour exécuter un certain nombre d'opérations.
Extourne L'extourne est un terme comptable qui désigne un certain type d'écriture d'annulation.
Il s'agit alors d'utiliser les mêmes comptes et mêmes montants que l'écriture d'origine en inversant le sens de saisie (Débit devient Crédit et Crédit devient Débit).
F
G
Ce terme d'extourne s'utilise particulièrement dans le cadre des écritures de régularisation.
Grand Livre Le Grand Livre est un document comptable qui regroupe tous les comptes existants sur l'exercice et détaille l'intégralité des mouvements qui les composent.
Il est constitué par le report des lignes d'écritures mouvementées sur tous les journaux. Ainsi, la somme de tous les mouvements du Grand Livre doit être égale à la somme de tous les mouvements des journaux.
I
INSEE
Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques
publie études et enquêtes statistiques sur la population, l'emploi, les salaires, les prix, les entreprises, la conjoncture économique, les comptes ...
320
Glossaire
Source INSEE
J
Journal des événements Le journal des événements est un journal système qui répertorie toutes les informations, traitements ou changements de méthode importants intervenus sur un dossier.
Journaux Un journal est un document comptable obligatoire sur lequel sont enregistrés tous les mouvements du dossier.
Chacun de ces mouvements se comptabilise sous forme d'écritures, dont le solde doit obligatoirement être nul.
Plusieurs journaux peuvent coexister sur un même exercice, ils sont regroupés dans le plan de journaux.
L
Ligne d'écriture Une ligne d'écriture est un élément constitutif d'une écriture comptable saisie dans un journal.
Chaque ligne doit mentionner une date, un numéro de compte, un libellé faisant référence au document ayant servi de base à l'enregistrement, un montant débiteur ou un montant créditeur.
Lettrage Le lettrage est un traitement disponible pour certains comptes qui vise à attribuer un même code et une même date de lettrage à plusieurs lignes d'écritures dont la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibre et que l'on considère comme liées à une même opération.
M
Marge Brute Une marge est, d'une façon générale, la différence entre un prix de vente et un coût.
La marge brute permet de calculer la différence existant entre :
- tous les comptes de ventes (comptes de racine 70), de production stockée (comptes de racine 71), de production immobilisée (comptes de racine 72), de produits nets partiels (comptes de racine 73) et de transfert de charges d'exploitation (comptes de racine 791)
- et tous les comptes d'achats (comptes de racine 60).
Menu contextuel Le menu contextuel est le menu disponible sur certains masques grâce au clic droit de la souris.
Modes de règlement Définissent de quelle manière et dans quels délais les clients procéderont aux règlements des factures établies en leur nom.
Montant négatif Les montants négatifs sont peu utilisés en comptabilité.
Néanmoins, s'ils le sont, ils seront ensuite soustraits des montants positifs, ce qui pourra avoir des incidences sur le Bilan et le compte de résultat
N
Les annulations d'écriture doivent normalement être faites en saisissant la même écriture dans les sens inverses à ceux de l'écriture d'origine (Débit devient Crédit - Crédit devient Débit).
N
AF
Nomenclature des Activités Françaises
qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association.
Le code
NAF
est l'un des codes INSEE.
Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992 .
Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du
321
EBP Comptabilité Pro Open Line
Commerce.
On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993.
La nomenclature d'activités française révision 1 ( NAF rév. 1, 2003 ) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993.
La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales.
La nomenclature d'activités française révision 2 ( NAF rév. 2, 2008 ) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003.
Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de
4 chiffres et une lettre
.
Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire.
N° TVA intracommunautaire Créé, le 1er janvier 1993 , pour garantir les échanges commerciaux intracommunautaires.
Pour la France, il est composé des lettres FR ajoutées d'une clé de deux chiffres attribuée par le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et du numéro SIREN.*
Par exemple d'un N° d'entreprise :
FR 74 451 784 746
.
Source INSEE
O
Opérations Diverses Un journal d'Opérations Diverses est un journal destiné à comptabiliser des mouvements qui ne peuvent pas être rattachés aux autres types de journaux existants sur l'exercice (achats, ventes, trésorerie)
P
Planificateur de tâches Le
gestionnaire des tâches Windows
est un outil présent sur des systèmes d'exploitation développés par Microsoft qui permet d'afficher les applications et processus en cours d'exécution, de les arrêter, de basculer d'un programme à un autre, d'accéder aux fonctions de démarrage et d'extinction, et de contrôler des informations de performances.
R
Rapprochement Un rapprochement est un état périodique permettant de vérifier la concordance entre un compte "Banque" tenu sur le dossier et le relevé bancaire adressé par cette banque.
Règlements Opération permettant de solder une transaction financière.
C'est l'acte par lequel s’éteint une obligation liée à une vente ou un achat entre deux ou plusieurs parties.
Régularisation La vie d'une entreprise est découpée en exercices.
Cela entraîne l'obligation de corriger les charges et produits afin que le résultat de chaque exercice soit déterminé de la façon la plus exacte possible.
Pour ce faire, il est nécessaire de comptabiliser un certain nombre d'écritures de régularisation afin que chaque exercice enregistre uniquement ce qui lui incombe et rien d'autre.
Ce type de régularisation doit être exécutée au moins une fois par exercice (avant de procéder à la clôture annuelle).
Les écritures de régularisation répondent à des règles précises. Elles comprennent deux grands groupes
(Charges à payer ou Produits à recevoir / Charge ou Produits constatés d'avance).
Report A Nouveaux Le Report A Nouveaux est destiné à enregistrer le résultat de l'exercice. Il peut être bénéficiaire ou déficitaire.
322
Glossaire
S
Résultat comptable Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de produits (comptes de racine 7) et tous les comptes de charges (comptes de racine 6).
Sens de saisie Une ligne d'écriture possède un seul et unique sens de saisie : il peut être débiteur (si le montant est saisi au débit) ou créditeur (si le montant est saisi au crédit).
S.I.E
Service Inter-Entreprise du Trésor Public dont dépend le dossier et auquel doit être adressée la déclaration de TVA.
Simulation La simulation est un statut qui peut être attribué à une écriture pour la distinguer des autres
écritures du dossier (écritures non validées ou validées).
Ce statut peut être attribué temporairement et modifié à la demande.
SIREN
Système d’Identification du Répertoire des
Entreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise.
Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE.
Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques.
Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle.
Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire
(TVA)
N° Siren :
732 829 320
.
Source INSEE
SIRET Le numéro
SIRET
est un identifiant d'établissement.
Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties :
- la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ;
- la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET.
Source INSEE
T
Taux de TVA Les taux de TVA sont régis par l'Etat, qui distingue les taux applicables en France continentale
(19,6 %, 5,5 % et 2,1 %) et des taux spécifiques à la Corse et aux DOM.
Territorialité de la TVA Le choix de la territorialité permet de déterminer si une opération est soumise à la TVA française, à la TVA d'un autre Etat membre de l'Union Européenne ou n'y est pas soumise.
Transfert
le transfert comptable est une opération qui vise supprimer une écriture comptable d'un journal/mois d'origine et de la transférer sur un autre journal/mois.
TVA
Taxe sur la valeur ajoutée
Impôt indirect qui, à chaque stade de la production et de la commercialisation, frappe la différence entre le prix d'achat d'un produit à un stade et son prix de vente au stade suivant.
Sauf exception, sont concernés tous les biens et les services consommés ou utilisés en France, qu'ils soient
323
EBP Comptabilité Pro Open Line d'origine française ou étrangère.
La TVA est payée par les entreprises, ou par les personnes physiques assujetties, sur la base du montant facturé en France à leurs clients après déduction des montants de TVA qui ont grevé leurs propres acquisitions de biens ou de services.
Institué en France en 1954, cet impôt, dont le taux varie suivant les types de biens et de services, a été progressivement adopté à l'étranger, notamment par les États membres de l'Union européenne.
Source INSEE
V
Validation La validation est opération qui vise à rendre intangible une écriture comptable ou un ensemble d'écritures comptables.
324
Index
%
% Pro .................................................... 93, 251
2
2050 ........................................................... 254
2051 ........................................................... 254
2052 ........................................................... 254
2053 ........................................................... 254
3
3514 ........................................................... 102
3517 CA12 .................................................. 102
A
A 128, 238
A Nouveaux ......... 34, 89, 138, 144, 147, 199, 225
A Nouveaux automatiques ........................ 34, 225
A Nouveaux manuels ............................... 34, 225
Abonnements .................................... 98, 99, 100
Abonnements dans la prévision de trésorerie ... 190
Abonnements devant être générés .................... 54
Abonnements préparés ............................. 99, 100
Accéder à la saisie .......................................... 59
Achats auprès d'un assujetti non établi en France
............................................................... 108
Achats de gaz .............................................. 108
Achats de marchandises ................................ 108
Achats d'électricité ........................................ 108
Achats d'immobilisations ............................... 108
Achats en franchise ....................................... 108
Achats France .............................................. 108
Achats France de gaz .................................... 108
Acquisitions intracommunautaire de biens ....... 108
Actions .......................................................... 13
Activer Annuler Refaire .................................. 270
Activer une fonctionnalité du logiciel ............... 278
Afficher le détail ........................................... 192
Afficher le tableau de bord ............................... 53
Afficher les données à synchroniser ................ 313
Ajout d'un champ personnalisé ....................... 289
Ajouter / Retirer des feuillets ......................... 103
Ajouter une écriture .................................. 63, 77
Ajouter une ligne ...................................... 63, 77
Alerte sur les doublons des numéros de pièce .. 270
Alerte sur les numéros de pièces .................... 270
Alerte sur les retards de paiement des clients .... 54
Alertes sur les comptes ................................. 270
Alertes sur les montants ................................ 270
Alertes sur les soldes clients ............................ 54
Analytique . 11, 203, 204, 205, 206, 207, 208, 211,
270, 309
Annuel ........................................................ 190
Annulé ................................................. 179, 245
Annuler ............................................ 63, 77, 270
Annuler chéquiers .................................. 178, 245
Annuler en cours de traitement ...................... 152
Annuler l'état Envoyé .................................... 293
Annuler l'état Envoyé à l'Expert ...................... 293
Annuler l'état Envoyé au client ....................... 293
Antériorité ................................................... 192
Aperçu des impressions ... 140, 158, 202, 222, 230,
290
Archivage .................................................... 314
Assistance technique ..................................... 317
Assistant d'application de grille analytique ....... 206
Assistant de clôture annuelle .......................... 228
Assistant de création de plans analytiques ....... 205
Assistant de délettrage automatique ............... 152
Assistant de mise à jour des infos de TVA ........ 302
Assistant de mise à jour des publications ROL .. 231
Assistant de purge des échéances ................... 305
Assistant de purge des écritures ..................... 303
Assistant de réaffectation analytique ............... 309
Assistant de réimputation des écritures ........... 306
Assistant de remplacement de code ................ 233
Assistant de report budgétaire ....................... 210
Autorirser la déliaison d'écritures issues de transfert comptable .................................... 270
Autoriser le lettrage automatique au pointage .. 270
Autoriser les caractères supplémentaires ......... 279
Autoriser/interdire le lettrage approché .... 128, 238
Autoriser/Interdire le lettrage automatique au pointage ............................................ 128, 238
Autres fonctions en saisie .......................... 66, 81
Autres Tierrs ......................................... 128, 238
Autres ventes non imposables ........................ 108
Avoir .................................................. 69, 83, 95
Avoirs à émettre ........................................... 270
Avoirs non parvenus ..................................... 270
Avoirt avec échéances ............................... 69, 83
B
Balance ......................................................... 36
Balance Clients et Fournisseurs ........................ 57
Balance d'ouverture ................................. 34, 225
Balance interactive ................................ 141, 157
Balance mensuelle .......................................... 36
Balance standard ............................................ 36
Balance trimestrielle ....................................... 36
Banque .......................................... 97, 190, 233
Banque par défaut ........................... 97, 190, 270
Banque par défaut des cartes bancaires .......... 270
Banques 74, 89, 93, 162, 173, 176, 178, 179, 180,
192, 242, 245
Barre de navigation ........................................ 11
Barre de tâches .............................................. 11
Barres d'outils ................................................ 15
BBAN ................................................... 176, 242
BIC ...................................................... 176, 242
Bilan ...................................................... 36, 254
Budget analytique ......................................... 209
Budget général ............................................. 209
Budget totalisateur ....................................... 209
Budgétaire ..................................... 209, 210, 211
Budgets ................................. 209, 210, 211, 270
C
CA12 ........................................................... 102
CA3 ............................................................ 102
Calcul de l'écart de bugétaire ......................... 270
Capital ................................................. 128, 238
Catégorie d'impression .... 140, 158, 202, 222, 230,
290
Catégories de notes de frais .................... 213, 214
CCA ............................................................ 270
CCMX ...................................................... 46, 47
Centre des impôts .......................... 103, 265, 269
CFONB ................................................. 163, 174
Champs de saisie ............................................ 14
Champs personnalisés ..................... 288, 289, 297
Changer d'exercice ......................................... 25
Charge constatée d'avance ........................ 63, 77
Charge ou produit constaté d'avance........... 66, 81
Charges ................................................ 128, 238
Charges à recevoir ........................................ 270
Charges constatées d'avance ......................... 270
Charges ou produits constatés d'avance .......... 270
Chèques ........ 74, 89, 93, 162, 173, 178, 179, 245
Chèques utilisés dans une écriture ........... 179, 245
Chèques utilisés manuellement ............... 179, 245
Chéquier principal .................................. 179, 245
Chéquiers 74, 89, 93, 159, 162, 173, 178, 179, 245
Chiffre d'affaires ............................................. 54
325
EBP Comptabilité Pro Open Line
Choix de l'échéance de l'avoir .................... 69, 83
Civilités ....................................................... 258
Clients ................................................. 128, 238
Clôture annuelle .............................. 36, 223, 228
Clôture mensuelle ............................ 33, 223, 227
Code lettrage ......................... 138, 144, 147, 199
Code NAF .................................................... 263
Code régime ......................................... 265, 269
Codes alpha-numériques ............................... 279
Codes étendus ............................................. 279
Codes postaux ............................................. 258
Coller ...................................................... 63, 77
Colonnes ....................................................... 17
Colonnes optionnelles ..................................... 60
Commencer ................................................... 23
Comment envoyer un PDF signé ....................... 39
Comment envoyer un SMS ................ 37, 247, 279
Communication Entreprise Expert ................... 296
Compararatif des résultats cumulés .................. 53
Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et marge brute ................................................ 53
Comparatif chiifre d'affaires, résultat comptable, marge brute ................................................ 54
Comparatif des résultats cumulés ..................... 54
Comparatif entre deux exercices ....................... 36
Compléter à droite par des zéros ............. 270, 308
Comptabilisation automatique des lignes de relevés
........................................................ 180, 182
Comptabilisation des lignes de relevés ............ 180
Comptabilisation les relevés bancaires ............. 180
Comptabilisation manuelle des lignes de relevés180
Comptabiliser ........................................ 180, 190
Comptabiliser les relevés bancaires ................. 180
Comptabilité analytique ... 203, 204, 205, 206, 207,
208, 211, 270
Compte de banque ................................ 176, 242
Compte de régularisation au crédit ................. 270
Compte de régularisation au débit .................. 270
Compte de résultat .................................. 36, 254
Comptes .... 25, 108, 128, 130, 238, 240, 250, 265,
269
Comptes du ROL ........................................... 234
Comptes mouvementés sur l'exercice ....... 128, 238
Comptes pour Publications ............................. 236
Comptes spéciaux .................................. 128, 238
Configuration requise ........................................ 9
Confirmation d'une écriture .............................. 31
Confirmer l'écriture ................................... 66, 81
Consultation . 11, 25, 59, 63, 69, 77, 83, 135, 141,
159, 196
Consultation / Lettrage .................................... 57
Consultation analytique .................... 11, 203, 208
Consultation de compte .......................... 153, 157
Consultation inter-exercices ........................... 155
Consulter sur plusieurs exercices en même temps
............................................................... 155
Contact et adresse sur une fiche compte .. 130, 240
Contacts ...................................................... 268
Contenu système des déclarations .................. 258
Contrepasser l'écriture .............................. 66, 81
Contrôles des pointages ................................ 132
Convention utilisation EBP ................................. 3
Coordonnées .................................. 130, 240, 263
Coordonnées bancaires .......................... 176, 242
Copier ..................................................... 63, 77
Couleur de fond ............................................ 283
Couleurs ...................................................... 270
Couper .................................................... 63, 77
Création de dossier ......................................... 48
Création d'un certificat .................................... 39
Création d'un exercice ................................... 223
Créer les comptes comptables lors de la synchronisation d'un tiers ........................... 270
Créer un guide de saisie à partir de cette écriture
........................................................... 66, 81
Créer une déclaration de TVA .................... 32, 101
Créer une immobilisation à partir de cette écriture
........................................................... 66, 81
Critères de comptabilisation ........................... 182
Cumul des journaux/mois ................................ 59
Cumul des postes d'un plan par mois ................ 54
Cumul d'un poste exercice courant ................... 54
Cumuls de 5 budgets ...................................... 54
D
Date de génération des A Nouveaux................ 224
Date de l'échéance ................................... 69, 83
Date de référence ......................................... 192
Date d'échéance ....................................... 60, 76
Date d'ouverture ................................... 179, 245
Dates des exercices ...................................... 224
Décaissement ..................................... 57, 59, 96
Décaissement fournisseur ................................ 96
Déclaration de l'impôt sur les sociétés ............. 118
Déclaration de TVA 32, 57, 59, 101, 102, 103, 105,
108, 257, 258, 265, 269, 302
Déclarations de TVA ...................................... 117
Déclarations d'impôts sur les sociétés ............. 117
Déclôture mensuelle ..................................... 302
Délettrage automatique ................................. 152
Délettrer automatiquement ............................ 152
Déletttrage ............................ 138, 144, 147, 199
Délier ...................................................... 66, 81
Démarrer ..................................................... 231
Démarrer Consultation .................................. 141
Démarrer Exercices/Clôtures .......................... 223
Démarrer Paramètres .................................... 234
Démarrer une tâche .. 59, 141, 159, 203, 223, 231,
234
Démonstration ................................................. 9
Départements .............................................. 259
Désactiver une fonctionnalité du logiciel .......... 278
Détail .......................................................... 270
Différents modes de saisie ............................... 27
Disponibilités ........................................... 53, 54
Documents associés ......... 60, 63, 75, 77, 132, 256
Données de base ............................................ 24
Données principales ........................................ 23
Dossier ...... 32, 101, 263, 264, 265, 267, 268, 269,
270, 279, 284
Dossier de transfert ...................................... 270
Dotations ..................................................... 209
Doublons des numéros de pièce ................. 95, 96
Doublons des numéros de pièces ...................... 93
E
Ecart maximum ............................................ 270
Echanges client / Expert ................................ 293
Echéance en rouge ................................... 69, 83
Echéance rayée ........................................ 69, 83
Echéances .. 31, 132, 159, 160, 166, 170, 171, 305
Echéances à relancer ...................... 166, 168, 270
Echéances inactives ...................................... 166
Echéances non réglées .................................. 166
Echéances non soldées .................................. 166
Echéances réglées ........................................ 166
Echéances soldées ........................................ 166
Echéancier ....... 31, 36, 63, 77, 132, 166, 190, 270
Echéancier / Réglement ................................... 57
Echéancier / Trésorerie ................................... 59
Echéancier clients ......................................... 159
Echéancier de la facture ....................... 31, 66, 81
Echéancier de la fature .............................. 63, 77
Echéancier du compte ............................... 66, 81
Echéancier Factures .................................. 69, 83
326
Echéancier fournisseurs ................................. 159
Echéancier interactif .............................. 159, 166
Echéancier Règlements ............................. 69, 83
Echéanciers ........................... 66, 69, 81, 83, 159
Echéanciers / Règlements ................................ 11
Ecran de démarrage ........................................ 57
Ecriture de régularisation ............................... 270
Ecritures de régularisation .............. 63, 66, 77, 81
Ecritures déséquilibrées ................................. 283
Ecritures guidées ..................................... 93, 251
EDI .................................. 32, 101, 117, 265, 269
EDI TVA ............................................... 114, 119
Editeur de filtres ............................................. 18
Editeur de modèle .......................................... 36
Editeur de modèles ....................................... 313
Editeur de requêtes ........................................ 19
Eligible ........................................................ 114
Emetteur de la télédéclaration ................. 265, 269
En cours ............................................... 179, 245
En cours autorisé ................................... 130, 240
Encadrer l'écriture courante ........................... 283
Encaissement ...................................... 57, 59, 96
Encaissement client ........................................ 96
Encours clients ............................................... 36
En-cours clients .............................................. 36
Encours maximal autorisé ....................... 130, 240
Enregistrement automatique du lettrage .......... 270
Environnement de saisie ................................ 283
Environnement par défaut ............................. 283
Envoi de SMS .................................. 37, 247, 279
Envoi des SMS ............................................. 282
Envoyer le dossier à l'expert .......................... 293
Equilibrage .................................................. 270
Equilibrer l'écriture ................................... 63, 77
Estimé faible ................................................ 209
Estimé fort ................................................... 209
Etat ............................................................ 224
Etat de l'exercice .......................................... 224
Etat de rapprochement ....... 26, 122, 125, 185, 188
Etat des créances / dettes à échoir ................... 54
Etat des créances / dettes échues ..................... 54
Etat des créances et dettes .............................. 53
Etat du chèque ...................................... 179, 245
Etebac .................................................. 176, 242
Evolution des recettes et des dépenses par mois 53
Excel ....................................................... 63, 77
Exercice ........................................................ 25
Exercice courant .............................. 25, 223, 224
Exercice précédent ....................................... 223
Exercice suivant ........................................... 223
Exercices comptables ....................... 24, 223, 224
Exercices/Clôtures ................................... 11, 223
Expert ......................................................... 293
Expert Cabinet ............................................. 267
Export .................................................. 296, 301
Export du schéma de la base de données ........ 295
Export d'un certificat ....................................... 39
Export d'un PDF signé ................................... 283
Export Interface Expert ................................. 301
Export paramétrable ..................................... 300
Exporter ........................................................ 18
Exporter la prévision de trésorerie .................. 192
Exporter les guides ....................................... 251
F
Facture.................................................... 69, 83
Facture Client ........................................... 57, 59
Facture d'achat .............................................. 95
Facture d'acompte d'achat ............................. 108
Facture d'acompte de ventes ......................... 108
Facture de vente ............................................ 95
Facture Fournisseur .................................. 57, 59
Facture négative ....................................... 69, 83
Index
Facture non parvenue .................... 63, 66, 77, 81
Facture non parvenue ou à émettre ................ 270
Factures à émettre ....................................... 270
Factures non parvenues ................................ 270
FAE ............................................................. 270
Fenêtre de saisie ...................................... 63, 77
Fenêtre d'impression ....................................... 36
Fenêtre principale de navigation ................. 16, 18
Fermer .......................................................... 53
Fermer la saisie ........................................ 63, 77
Feuillets ............................................... 103, 254
Feuillets à inclure dans une déclaration de TVA. 102
Fiche ............................................................. 20
Fiche banque .................... 97, 176, 190, 233, 242
Fiche budget ................................................ 209
Fiche de notes de frais .................................. 214
Fiche de prélèvement ...................... 163, 173, 174
Fiche de règlement ................................ 160, 171
Fiche de virement ........................... 163, 173, 174
Fiche des groupes d'écritures .................. 249, 250
Fiche des lignes extra-comptables .... 126, 127, 189
Fiche Mode de règlement ............................... 233
Fiche Moyen de paiement .............................. 233
Fiche Pays ................................................... 233
Fiche poste analytique ................................... 204
Fiche télédéclaration .............................. 116, 119
Fiche Tiers ....... 130, 240, 246, 247, 270, 279, 310
Fiche Utilisateur de Notes de frais ................... 216
Fiches Notes de frais ..................................... 218
Fichier CFONB ....................................... 163, 174
Fichier de prélèvement .................... 163, 173, 174
Fichier de virement ......................... 163, 173, 174
Fichier SEPA .......................................... 163, 174
Filtre automatique .......................................... 18
Filtres ............... 18, 140, 158, 202, 222, 230, 290
Filtres et aperçus ............................................ 36
FNP ............................................................. 270
Fonctionnalités disponibles ............................. 278
Formatage des comptes ................................ 270
Formater le fichier Etebac ....................... 176, 242
Fournisseurs ......................................... 128, 238
Frais d'impayés ..................................... 168, 270
G
Génération des AN ........................................ 224
Génération d'un lot de prévisionnel ................. 190
Génération personnalisée .............................. 190
Génération simple ........................................ 190
Générer un fichier de prélèvement ........... 159, 170
Générer un fichier de virement ................ 159, 170
Générer un lot de prévisionnel........................ 190
Gestion de l'analytique .................................. 203
Gestion des chéquiers ............................ 178, 245
Gestion des doublons ......................... 28, 91, 270
Glossaire ..................................................... 319
Grand Livre .................................................... 36
Grand Livre Interactif ............................. 141, 153
Graphe ................................................. 130, 240
Graphique............................................. 130, 240
Grille horizontale .......................................... 283
Grille verticale .............................................. 283
Grilles analytiques ................................... 11, 206
Grilles de ventilation analytique ...................... 206
Groupe d'écritures ................................. 249, 250
Guide d'abonnements ..................................... 99
Guide de saisie ......................................... 66, 81
Guides d'abonnements .................................... 98
Guides de saisie ........................................... 251
H
Hebdomadaire .............................................. 190
Historique des lots de transfert comptable ....... 233
Historique des traitements ............................. 296
Historique des transferts comptables ............... 233
327
EBP Comptabilité Pro Open Line
Horloge ......................................................... 54
I
IBAN .................................................... 176, 242
Identification ................................................ 264
Image ........................................................... 54
Immobilisations .............................. 128, 238, 270
Impirmer un comparatif entre deux exercices .... 36
Import ................................................. 270, 296
Import au format EBP Open Line ............. 232, 233
Import d'écritures ......................................... 270
Import des codes postaux .............................. 258
Import des écritures d'immobilisations ............ 270
Import d'un certificat ...................................... 39
Import paramétrable ..................................... 297
Import texte au format EBP ........................... 298
Import/Export de la configuration ................... 313
Importer de la Gestion commerciale autonome . 232
Importer des Immobilisations ......................... 232
Importer des relevés bancaires ...................... 180
Importer les codes postaux ............................ 258
Importer les données comptables ................... 190
Importer les écritures comptables en mode simulation ................................................. 270
Importer les guides ....................................... 251
Importer un relevé bancaire ........................... 180
Importer un relevé bancaire au format CFONB . 180
Importer un relevé bancaire au format QIF ...... 180
Impôt sur les sociétés ............................ 117, 118
Impression des encours ................................... 36
Impression des lettres chèques ............... 178, 245
Impression d'un PDF signé ............................. 283
Impressions . 11, 36, 140, 141, 158, 202, 222, 230,
290, 313
Imprimer ....................................................... 36
Imprimer le Grand Livre .................................. 36
Imprimer les encours ...................................... 36
Imprimer les lettres chèques ................... 178, 245
Imprimer un bilan ........................................... 36
Imprimer un compte de résultat ....................... 36
Imprimer un échéancier .................................. 36
Imprimer un journal ........................................ 36
Imprimer un journal centralisateur ................... 36
Imprimer un rapprochement ............................ 36
Imprimer une balance ..................................... 36
Inactive ................................................... 69, 83
Indeminités kilométriques .............................. 214
Indemintés kilométriques .............................. 214
Indemnités kilométriques ........ 213, 216, 217, 218
Informations de TVA ............... 114, 265, 269, 302
Informations de TVA sur les lignes d'écritures ... 73,
88
Informations société ..................................... 234
Informations sur une fiche compte ........... 130, 240
Infos de TVA ......................................... 114, 132
Infos TVA ..................................... 63, 73, 77, 88
Insérer une ligne ...................................... 63, 77
Installation ...................................................... 9
Interface ....................................................... 11
Interface expert ........................................... 301
Intermédiaire ........................................ 265, 269
Internet ................................................ 283, 315
Introduction ..................................................... 1
IS ........................................................ 117, 118
Itinéraire .............................................. 130, 240
J
journal .......................................................... 36
Journal centralisateur ...................................... 36
Journal de banque ................................. 176, 242
Journal de régularisation ............................... 270
Journal des évènements ........................... 41, 315
Journaux ................................. 25, 234, 237, 238
Justificatif de TVA .................................... 36, 103
328
L
Lettrage ..... 26, 31, 57, 63, 69, 74, 77, 83, 88, 90,
135, 138, 141, 144, 147, 149, 159, 196, 199,
270
Lettrage approché ........... 138, 144, 147, 199, 270
Lettrage au pointage ....................... 128, 238, 270
Lettrage automatique ...... 138, 141, 144, 146, 147,
199, 201
Lettrage automatique au pointage ... 138, 144, 147,
199
Lettrage en cours de saisie ............ 74, 88, 90, 270
Lettrage entre exercices .......... 138, 144, 147, 199
Lettrage entre lignes d'exercices différents ..... 138,
144, 147, 199
Lettres chèques ..................................... 178, 245
Liaisons entre les applications .......................... 45
Liasse fiscale ................................................ 301
Libellé ......................................................... 192
Libellés enrichis ......... 28, 60, 76, 91, 99, 251, 254
Libellés type ................................................ 254
Lier des dossiers ........................................... 284
Lier un dossier ............................................... 45
Lignes de contrepartie ................................... 270
Lignes d'écritures ..................................... 73, 88
Lignes des comptes de banque ....................... 270
Lignes extra-comptables .. 122, 126, 127, 185, 188,
189
Lignes non déclarées ..................................... 103
Lignes non imposables .................................. 103
Lignes sur Encaissements .............................. 103
Lignes sur les Débits ..................................... 103
Liste déroulante ............................................. 14
Liste des abonnements préparés .................... 100
Liste des budgets ......................................... 209
Liste des catégories de notes de frais .............. 214
Liste des chéquiers ................................ 178, 245
Liste des critères de comptabilisation .............. 182
Liste des déclarations de l'impôt sur les sociétés
............................................................... 117
Liste des déclarations de TVA ......................... 102
Liste des déclarations par défaut .................... 258
Liste des exercices ........................................ 223
Liste des guides d'abonnements ....................... 98
Liste des infos de TVA ................................... 114
Liste des lignes extra-comptables ................... 188
Liste des Notes de frais ................................. 217
Liste des prélèvements clients .......... 163, 173, 174
Liste des rapprochements ....................... 121, 184
Liste des Règlements ............................. 159, 170
Liste des télédéclaration de l'impôt sur les sociétés
............................................................... 118
Liste des télédéclarations de TVA .................... 117
Liste des Tiers ................................ 130, 240, 246
Liste des utilisateurs de notes de frais ............. 215
Liste des ventes comptoir ................................ 97
Liste des virements fournisseurs ....... 163, 173, 174
Liste page ................................................ 16, 18
Liste paramétrable .......................................... 54
Liste Tiers .................................................... 247
Logo ........................................................... 267
Logs ........................................................... 315
Longueur des comptes .................................. 308
Longueur des comptes généraux .................... 270
Longueur des numéros de pièce ..................... 270
Longueurs des comptes ................................. 270
Lot de prévisionnels ...................................... 190
Lots conservés ............................................. 270
Lots de transfert comptable .................... 233, 270
M
Ma trésorerie ................................................. 96
Maintenance de données ............................... 310
Maintenance sur les journaux ......................... 302
Mensuel ....................................................... 190
Menu contextuel ............................................. 17
Menus ........................................................... 11
Mes achats .................................................... 95
Mes écritures comptables ................... 75, 76, 132
Mes ventes .................................................... 95
Message des situations de comptes ................. 270
Messages..................................................... 270
Méthode d'importation .................................. 270
Méthode d'importation des Encaissements /
Décaissements .......................................... 270
Mise à jour des informations de TVA ............... 302
Mise à jour d'une fenêtre ......... 135, 141, 149, 196
Mode de calcul de la TVA ........................ 265, 269
Mode de règlement ....................................... 233
Modèles de guides ........................................ 251
Modèles de libellé ......................................... 254
Modèles d'impression 36, 140, 158, 202, 222, 230,
290
Modes de règlement............................... 194, 260
Modes de saisie .............................................. 27
Modifié? .................................................. 73, 88
Modifier la saisie guidée ............................ 66, 81
Modifier l'écriture comptable .......................... 132
Mois en cours ................................................. 59
Montants négatifs ......................................... 270
Mots clés ....................................................... 36
Moyen de paiement .................... 60, 76, 190, 233
Moyen de paiement par défaut ....................... 270
Moyens de paiement ....................... 193, 194, 260
N
Nature d'achats saisie pratique ................ 128, 238
Nature de prévisionnel .................................. 190
Nature de vente saisie pratique ............... 128, 238
Natures de comptes ...................................... 250
Ne pas remonter les échéances vers les autres applications ............................................... 132
Ne plus afficher le tableau de bord .................... 53
Ne plus utiliser ............................................. 190
NNE ..................................................... 176, 242
Nombre de chèques maximum ................ 179, 245
Nombre de chèques par chéquier .................... 270
Nombre de lots de transfert ........................... 270
Nombre de lots de transfert comptable conservés
............................................................... 270
Notes ............................................................ 21
Notes de frais .. 213, 214, 215, 216, 217, 218, 220,
221
Nous contacter ............................................. 317
Nouveau dossier ............................................. 45
Nouveau règlement ..... 69, 83, 159, 160, 170, 171
Nouvel exercice ............................................ 223
Nouvelle écriture comptable ........... 59, 75, 76, 132
Numéro de chèque 28, 60, 74, 76, 89, 91, 93, 159,
162, 170, 173, 178, 245
Numéro de chèques ............................... 179, 245
Numéro National d'Emetteur ................... 176, 242
Numéros de comptes comptables ................... 310
Numérotation ............................................... 279
O
OD de TVA ............................................ 265, 269
Opérations .............................................. 11, 231
Opérations mixtes ................................... 32, 101
Opérations non imposables ....................... 32, 101
Options ........... 263, 264, 267, 268, 270, 284, 315
Options de base ............................................. 23
Options de saisie par journal .......................... 270
Organisme de gestion agréé ................... 265, 269
Outils ...... 270, 290, 291, 292, 301, 306, 310, 312,
313, 314
Outils de requêtage ...................................... 312
Ouvrir ........................................................... 52
Index
P
Page Internet ................................................. 54
Palmarès des 5 plus gros postes d'un plan ......... 54
Palmares des meilleurs clients .......................... 54
Paramétrage ................................................ 279
Paramétrage avancé d'un compte ............ 130, 240
Paramétrage des comptes de TVA ................... 108
Paramétrage d'un compte ....................... 130, 240
Paramètres .............................. 11, 257, 258, 282
Partenaire EDI ....................................... 265, 269
Pays .................................................... 233, 259
PCA ............................................................ 270
PCE ............................................................... 25
PCG ........................................ 25, 128, 238, 242
PDF .............................................................. 39
PDF signé ............................................... 39, 283
Pénalités de retard ................................. 168, 270
Période de déclaration ................................... 103
Périodicité ................................................... 192
Périodicité par défaut .................................... 270
Personnalisé ................................................ 190
Personne physique ........................................ 258
Plan ..................................................... 130, 240
Plan comptable ....................... 128, 234, 238, 303
Plan comptable analytique ............................. 212
Plan Comptable Entreprise ........... 11, 25, 212, 234
Plan Comptable Général ............ 25, 128, 238, 242
Plan de journaux .......................................... 237
Plan de regroupement ................................... 254
Plans (axes) analytiques .................................. 11
Plans analytiques .......................................... 205
Plans axes analytiques .................................. 203
Pointage ..... 31, 63, 69, 77, 83, 138, 144, 147, 199
Pointage bancaire ..................................... 57, 59
Pointages .................................... 31, 69, 83, 305
Pointages bancaires .................................. 57, 59
Pointée ? ................................................. 69, 83
Pointer des échéances ................................... 166
Poste analytique ............................................. 60
Postes analytiques ........................... 11, 203, 204
Précédent ................................................ 63, 77
Prélèvement .................................. 163, 173, 174
Prélèvement accéléré ............................. 163, 174
Prélèvement CFONB ............................... 163, 174
Prélèvement ordinaire ............................ 163, 174
Prélèvement SEPA ................................. 163, 174
Prélèvements clients ....................... 163, 173, 174
Prendre en compte le prévisionnel dans l'antériorité
............................................................... 192
Présentation de la fenêtre de saisie ............. 63, 77
Présentation des vues ..................................... 19
Prestation de service intracommunautaire ....... 108
Prestation de service localisable Art 259A ........ 108
Prestations immatérielles ............................... 108
Prévision de trésorerie .............. 97, 190, 192, 270
Prévisionnel manuel ...................................... 190
Prévisionnel provenant de la comptabilité ........ 190
Principes de clôture annuelle .......................... 228
Principes de la prévision de trésorerie ............. 190
Prochain code lettrage ............. 138, 144, 147, 199
Produits ................................................ 128, 238
Produits à recevoir ........................................ 270
Produits constatés d'avance ........................... 270
Proxy .......................................................... 315
Publications .......................................... 231, 234
Publier sur le Web.................................. 232, 234
Purge des échéances ..................................... 305
Purge des écritures ....................................... 303
Purge des lots .............................................. 233
Purge des Tiers ............................................ 310
Purge du plan comptable ............................... 303
Purger des échéances ................................... 305
329
EBP Comptabilité Pro Open Line
Purger le plan comptable ............................... 303
Purger les écritures ....................................... 303
Purger les fiches Tiers ................................... 310
Purger les relevés bancaires ........................... 306
Purger les Tiers ............................................ 310
Q
Quel mode de saisie choisir ? ........................... 27
Quitter .......................................................... 53
Quotidien................................................. 11, 59
R
R.O.F.
.................................................. 265, 269
Raccourci ....................................................... 52
Racine ......................................................... 270
RAN .............................................................. 89
Rappels clients ............................... 166, 168, 270
Rapport ....................................................... 296
Rapprochement .............................................. 36
Rapprochement automatique .... 26, 121, 125, 180,
184, 188
Rapprochement bancaire 26, 57, 59, 121, 122, 125,
180, 184, 185, 188, 270
Rapprochement manuel ...... 26, 121, 122, 184, 185
Rapprochements .................... 126, 127, 188, 189
Rapprochements bancaires ............................ 159
Rayé ....................................................... 69, 83
Réaffectation analytique ................................ 309
Réalisés mensuels d'un budget ......................... 54
Recalcul ...................................................... 310
Recalculer .................................................... 103
Recettes des ventes comptoir par mois et par moyen de paiement ..................................... 54
Recevoir le dossier de l'expert ........................ 293
Recevoir le dossier du client ........................... 293
Recherche d'écritures ......................... 57, 59, 132
Recherche incrémentale ....... 63, 77, 135, 141, 196
Récupération de dossier CCMX ................... 46, 47
Récupération de EBP COMPTA .......................... 48
Récupérer les écritures à l'ouverture du dossier 270
Refaire ............................................. 63, 77, 270
Référence d'Obligation Fiscale ................. 265, 269
Reformatage des comptes ............................. 308
Reformater les numéros de comptes ............... 308
Régalarisations de la déclaration de TVA .......... 103
Régimes de TVA ........................................... 257
Règlement ............................................... 69, 83
Règlement par virement de la TVA ........... 265, 269
Règlements........................................... 159, 310
Règlements Clients ................................ 159, 170
Règlements des Tiers ............................. 159, 170
Règlements erronés ...................................... 310
Règlements Fournisseurs ......... 159, 170, 178, 245
Régler ..................................................... 63, 77
Régler la facture ......................... 69, 83, 160, 171
Régler la TVA par virement ..................... 265, 269
Régler l'échéance ................ 69, 83, 160, 166, 171
Régler les échéances ....................... 160, 166, 171
Régler une facture .................................... 63, 77
Règles de création des comptes ...................... 270
Régularisations d'une déclaration de TVA ......... 105
Régularisations sur une déclaration de TVA . 32, 101
Régulariser une déclaration de TVA .... 32, 101, 103
Réimputation des écritures ............................ 306
Réimputation d'un compte vers un autre ......... 306
Réimputer d'un compte vers un autre ............. 306
Réimputer les écritures ................................. 306
Réimputer une écriture .............................. 66, 81
Relances / Rappels ................................ 166, 168
Relances clients .............................. 166, 168, 270
Relevé bancaire ............................................ 270
Relevés bancaires .............. 59, 125, 180, 188, 306
Remboursement ....................................... 69, 83
Rembourser un avoir ................................. 63, 77
330
Remettre l'environnement par défaut .............. 270
Remise .......................................................... 95
Remise de chèques ................................... 59, 96
Remise en banque ........................................ 270
Remise en banque des tickets Z ................. 97, 98
Remise en banque possible .............................. 53
Remonter les échéances vers les autres applications ............................................... 132
Remplacement de code ................................. 233
Remplacer les codes des fiches ....................... 233
Remsie en banque des tickets Z ....................... 59
Renvoyer le dossier du client .......................... 293
Répartir sur la sélection ............................. 69, 83
Répartir sur toutes les échéances ............... 69, 83
Reports budgétaires ...................................... 210
Reports On Line ................. 42, 231, 232, 234, 236
Représentant fiscal ....................................... 270
Respecter les règles de création de comptes .... 270
Restauration .................................................. 42
Restauration de dossier ................................. 292
Reste à affecter ........................................ 69, 83
Retour à la ligne .................................... 176, 242
RIB ...................................................... 176, 242
ROL ................................. 42, 231, 232, 234, 236
Rouge ..................................................... 69, 83
RSS .............................................................. 54
S
Saisie .... 59, 60, 63, 66, 69, 73, 74, 75, 76, 77, 81,
83, 88, 90, 254
Saisie au kilomètre ......................................... 27
Saisie comptable ................................. 27, 59, 75
Saisie d'une seule écriture ............................... 75
Saisie guidée . 28, 63, 66, 76, 77, 81, 93, 251, 270
Saisie kilomètre ........................................ 28, 91
Saisie mois courant ......................................... 57
Saisie non comptable ...................................... 27
Saisie par classeur .......................................... 27
Saisie par écriture .. 63, 66, 69, 74, 76, 77, 81, 83,
88, 90
Saisie par écriture comptable ........................... 27
Saisie par guide ................................. 27, 28, 251
Saisie par guides ..................................... 93, 251
Saisie par journal ... 27, 59, 60, 63, 66, 69, 74, 77,
81, 83, 88, 90, 132
Saisie pratique .................................... 27, 95, 96
Saisies guidées ............................................. 251
Saisir la balance d'ouverture .... 59, 69, 83, 89, 132
Saisir une balance d'ouverture ................... 63, 77
Sauvegarde ............................. 41, 290, 291, 293
Sauvegarde à l'équilibre ................................ 270
Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture ................................................... 270
Sauvegarde en fichier texte ........................... 291
Sauvegarde en ligne ....................... 291, 293, 315
Sauvegarde rapide ........................................ 290
Sauvegarder et Fermer la saisie ................. 63, 77
Sauvegarder la saisie ................................ 63, 77
Schémas d'écritures pour la TVA .................... 108
SEPA .................................................... 163, 174
Service Internet ........................................... 283
Services Internet .......................................... 315
Seulement les règlements ne participant pas à un prélèvement ou à un virement159, 163, 170, 174
SIE ...................................................... 265, 269
Simple ........................................................ 190
Simuiler l'écriture ..................................... 66, 81
Simulation ................................................... 227
Simulation d'une écriture ................................. 31
Siret .................................................... 265, 269
Site internet d'administration ......................... 220
Site Web ROL ............................................... 232
Situation de compte ........................................ 36
Situation de comptes .................................... 270
Situation de trésorerie ............................... 53, 54
Situations de comptes ............................... 36, 57
SMS ........................................ 37, 247, 279, 282
Société ................................................. 279, 282
Solde progressif ..................... 135, 141, 149, 196
Solvabilité ............................................ 130, 240
Spécifier le prochain numéro de la fiche Tiers ... 279
Statistiques analytiques .................... 11, 203, 211
Statistiques budgétaires ................................ 211
Statistiques des notes de frais ........................ 221
Statut des lignes ...................................... 60, 76
Statut Non validé ............................................ 31
Statut Simulé .......................................... 31, 227
Statut Validé ........................................... 31, 227
Stocks .................................................. 128, 238
Suivant ................................................... 63, 77
Suivi de compte ............................................. 54
Suppression d'écritures ................................. 132
Suppression des écritures .............................. 303
Suppression des règlements erronés ............... 310
Supprimer chéquiers annulés / terminés ... 178, 245
Supprimer la liaison ...................................... 284
Supprimer les écritures .......................... 132, 303
Supprimer les ventilations analytiques ............ 132
Supprimer un dossier .................................... 312
Supprimer une écriture ............................. 63, 77
Supprimer une ligne.................................. 63, 77
Synchronisation ............................................ 284
Synchronisations de données ......................... 296
Synchroniser les données .............................. 313
Syntaxe ....................................................... 254
T
Tabbleau de bord ............................................ 57
Tableau de bord ............................................. 53
Tableau de bord paramétrable .......................... 54
Tableau de bord personnalisable ....................... 54
Tableau préparatoire de prévision de trésorerie 190
Taux de TVA ................................................ 257
Taxes .......................................................... 257
Télédéclaration ... 32, 101, 114, 118, 119, 265, 269
Télédéclaration de la TVA ....................... 116, 119
Télédéclarations ........................................... 117
Télépaiement ........................... 32, 101, 114, 119
Télétransmission ............................ 114, 116, 119
Télétransmission de la TVA ....................... 32, 101
Terminé ............................................... 179, 245
Terminer chéquiers ................................ 178, 245
Textes enrichis ............................................... 15
Ticket Z .............................................. 53, 59, 97
Ticket Z d'initialisation..................................... 97
Tickets Z ................................................ 97, 270
Tickets Z d'initialisation ................................... 97
Tiers principal ....................................... 130, 240
Tous les comptes existants sur le dossier .. 128, 238
Tous les journaux ........................................... 59
Tous les mois ................................................. 59
Tout comptabiliser ........................................ 180
Tout est prêt .................................................. 24
Traitements par lots sur les comptes ........ 128, 238
Traitements sur les écritures ........... 63, 66, 77, 81
Transférer d'un journal vers un autre .............. 306
Index
Transférer d'un mois à un autre ..................... 306
Transférer l'écriture .................................. 66, 81
Transférer vers le PCG .................................. 242
Transférer vers le Plan Comptable Entreprise ... 242
Transférer vers PCE ........................................ 25
Transfert comptable ........................ 233, 270, 313
Transfert d'un journal vers un autre ................ 306
Transfert d'un mois à un autre ....................... 306
Transmission EDI ................................... 265, 269
Transmission électronique de la TVA . 32, 101, 114,
116, 119, 265, 269
Trésorerie ............................................... 54, 159
Trier les écritures ......................................... 132
Trimestriel ................................................... 190
TVA 32, 73, 88, 101, 102, 103, 105, 108, 114, 116,
117, 119, 257, 258, 265, 269, 302
TVA non perçu et récupérable ........................ 108
TVA sur encaissements ............................. 32, 101
TVA sur le dossier .................................... 32, 101
TVA sur les Débits ................................... 32, 101
Type de prévisionnel ..................................... 190
Types d'opérations ........................................ 257
U
Utilisateur .................................................... 223
Utilisateurs de Notes de frais ................... 213, 216
Utilisateurs des notes de frais ........................ 215
Utiliser ........................................................ 190
V
V 128, 238
Valeurs par défaut ........................................ 270
Validation des écritures .......................... 223, 227
Validation d'une écriture .................................. 31
Valider la déclaration de TVA .......................... 103
Valider l'écriture courante .......................... 66, 81
Valider tout .............................................. 66, 81
Véhicule ...................................................... 213
Véhicules ..................................................... 216
Ventes auprès d'un assujetti non établit en France
............................................................... 108
Ventes autres opérations imposables .............. 108
Ventes comptoir ................................ 97, 98, 270
Ventes de gaz .............................................. 108
Ventes de marchandises ................................ 108
Ventes d'électrivité ....................................... 108
Ventes France .............................................. 108
Ventes UE .................................................... 108
Ventilations analytiques ............... 63, 77, 132, 207
Vérifier ........................................................ 180
Virement ................................. 96, 163, 173, 174
Virement de la TVA ................................ 265, 269
Virement SEPA ...................................... 163, 174
Virements CFONB .................................. 163, 174
Virements fournisseurs .................... 163, 173, 174
Virements internationaux ........................ 163, 173
Visualiser les pointages ............................. 69, 83
Voir document ............................ 63, 77, 132, 190
Voir les valeurs en attente ............................. 192
Volet de navigation ......................................... 11
Vues ................................ 19, 122, 128, 185, 238
Vues multi-utilisateurs .................................... 19
Z
Zéros non significatifs ................................... 310
331
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