Kapitel 4

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der gemeinsamen

Benutzung von FileMaker Pro-Datenbanken:

1

FileMaker-Netzwerk-Sharing

: Sie können FileMaker Pro-

Datenbanken gemeinsam benutzen, wodurch mehrere

FileMaker Pro-Benutzer gleichzeitig auf dieselbe Datenbank zugreifen und sie verwenden können.

1

Importieren und Exportieren von Daten

: Sie können

Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren.

Beispielsweise können Sie Daten importieren, die sich in einer anderen Datenbank oder einer Tabellenkalkulation befinden, oder Adressdaten exportieren, um personalisierte Serienbriefe mit einer Textverarbeitung zu erstellen.

1

Instant Web Publishing

: Sie können rasch und einfach

FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im

Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-Datenbanken erlauben.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Informationen über das Veröffentlichen von Datenbanken im

Web finden Sie im Handbuch

FileMaker Pro Web Publishing

.

Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk

Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und Mac OS gleichzeitig dieselbe Datenbankdatei verwenden.

FileMaker Pro-Netzwerk-Sharing unterstützt die gemeinsame

Nutzung von Dateien durch bis zu 5 Benutzer gleichzeitig.

Wenn Sie Dateien mit mehr als 5 gleichzeitigen Benutzern im

Netzwerk verwenden müssen, wird der Einsatz von FileMaker

Server empfohlen, der größeren Netzwerkdurchsatz und höhere

Kapazität bietet.

Wichtig

Ihre FileMaker Pro-Lizenzvereinbarung erlaubt die gleichzeitige Nutzung des Programms in einem Netzwerk nur dann, wenn Sie eine Lizenz für jeden einzelnen Computer erworben haben, auf dem FileMaker Pro installiert ist oder ausgeführt wird. Dieselbe

Software-Lizenz darf nicht auf verschiedenen Computern gemeinsam benutzt werden. Die vollständigen Bedingungen können Sie der Softwarelizenz entnehmen.

Der erste Benutzer, der eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist der

Host

. Jeder Benutzer, der im Anschluss daran eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist ein

Client

.

94

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Der Host öffnet die Datei.

Clients bauen Verbindungen zur gemeinsam benutzten Datei auf.

Wenn eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet ist, können Host und

Clients auf dieselben Informationen zugreifen und alle Änderungen an der Datei werden im Fenster jedes Benutzers angezeigt.

Alle Änderungen, die einer der Benutzer an den Daten vornimmt, werden in der gemeinsamen Datei gespeichert. Eine gemeinsam benutzte Datei wird auf der Platte gespeichert, auf der sich die

Datei befindet.

Sortierfolgen, Suchabfragen, Importfeldfolge, Exportfeldfolge und

Druckereinrichtungen sind spezifisch für die einzelnen Benutzer.

Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und

Bereitstellen von Dateien

Da viele FileMaker Pro-Befehle auf dem Host-Rechner verarbeitet werden, erzielen Sie den höchsten Durchsatz, wenn Sie Ihren schnellsten Computer als Host für gemeinsam benutzte Dateien einsetzen. Die Datei, die Sie als Host bereitstellen, muss sich auf der

Festplatte Ihres Computers befinden. Sie können nicht Host einer

Datei sein, die sich auf einem entfernten Computer oder Server im

Netzwerk befindet, da dies die Datensicherheit und die Leistung beeinträchtigen kann.

So aktivieren Sie File Sharing für alle geöffneten Dateien im

Netzwerk:

1.

Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei(en), die Sie gemeinsam benutzen wollen.

Hinweis

Um den Sharing-Status einer Datei zu aktivieren oder zu ändern, müssen Sie sie mit einem Konto öffnen, das über das

Zugriffsrecht

Erweiterte Zugriffsrechte verwalten

verfügt. Weitere

Informationen finden Sie unter „Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte“ auf Seite 104.

2.

Wählen Sie

Bearbeiten

>

Sharing

>

FileMaker-Netzwerk

(Windows) bzw.

FileMaker Pro

>

Sharing

>

FileMaker-Netzwerk

(Mac OS).

3.

Klicken Sie im Dialogfeld „FileMaker-Netzwerkeinstellungen“ unter

Netzwerk-Sharing

auf

Ein

.

Das Feld

TCP/IP-Adresse

enthält die TCP/IP-Adresse Ihres Systems.

Hier klicken, um FileMaker-

Netzwerk-Sharing zu aktivieren

Stufe des Netzwerkzugriffs für die ausgewählte(n) Datei(en) wählen

4.

Wählen Sie die Datei(en), die Sie bereitstellen wollen, aus der

Liste Aktuell geöffnete Dateien .

5.

Legen Sie die Stufe des Netzwerkzugriffs für die ausgewählte(n)

Datei(en) fest.

Ziel

Zugriff für alle FileMaker Pro-

Benutzer in Ihrem Netzwerk ermöglichen

Netzwerkzugriff der Benutzer abhängig von ihrer Berechtigung beschränken

Jeglichen Zugriff über FileMaker-

Netzwerkfunktionen verhindern

Wählen Sie

Alle Benutzer

Benutzer nach Berechtigungen angeben und dann auf Angeben klicken.

Wählen Sie im Dialogfeld „Benutzer nach Berechtigungen angeben“ die Berechtigungen, für die Sie

Netzwerk zugriff erlauben wollen.

Keine Benutzer

6.

Klicken Sie auf

OK

.

Die geöffneten Dateien sind nun bereitgestellt.

Wichtig

Sie müssen Ihre gemeinsam benutzte(n) Datei(en) geöffnet lassen, damit sie für Clients zur Verfügung stehen.

Hinweis

Damit Dateien auf CD-ROMs gemeinsam benutzt werden können, müssen Sie Sharing aktivieren, bevor Sie die Datei auf die

CD kopieren.

Kapitel 4

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Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

95

Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client

Nachdem der Host eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet hat, können Clients eine Verbindung zu dieser Datei aufbauen.

So öffnen Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank als Client:

1.

Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Remote öffnen

.

2.

Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option

Anzeigen

, um eine Liste der Hosts zu sehen.

Auswahl

Host-Favoriten

Lokale Hosts

Hosts nach LDAP

Für

Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben

FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz

FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen

LDAP-Server zur Verfügung stehen

3.

Um die an einem Host verfügbaren Dateien zu sehen, wählen Sie den Host aus. Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Dateien die zu

öffnende Datei.

Oder geben Sie unter

Netzwerk-Dateipfad

den Netzwerkpfad ein

(z. B. fmnet:/<Host-IP-Adresse>/<Dateiname>

).

4.

Klicken Sie auf

Öffnen

.

Abhängig von der Konfiguration des File Sharing auf dem Host müssen Sie möglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben.

Wenn das Netzwerk überlastet ist, erscheint die Datei möglicherweise nicht. Um das Netzwerk für eine längere Zeitdauer zu überprüfen, halten Sie die Strg- (Windows) bzw. Optionstaste

(Mac OS) gedrückt, während Sie auf ein Element klicken.

96

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Beschränkungen beim Ändern gemeinsam benutzter Dateien

Es ist zwar möglich, dass mehrere Benutzer dieselbe gemeinsame

Datei gleichzeitig ändern, jedoch unterliegen die Arten gleichzeitig zulässiger Änderungen einigen Beschränkungen. Die folgende

Tabelle beschreibt die Arten von Änderungen, die an gemeinsam benutzten Dateien möglich bzw. nicht möglich sind.

Datenbankänderung

Beschränkung

Daten in Layouts und

Datensätzen

Zwei Personen können nicht gleichzeitig denselben

Datensatz bearbeiten.

Layouts und

Layoutelemente

Wertelisten

Scripts

Tabellen, Felder,

Beziehungen

(Datenbankschema)

Dateiverweise

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe

Layout ändern.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe

Werteliste ändern oder definieren.

Hinweis

Eine Person kann eine Werteliste bearbeiten, während eine andere Person sie im Blättern- oder

Suchenmodus verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe

Script ändern oder definieren.

Hinweis

Eine Person kann ein Script bearbeiten, während eine andere Person es verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig eines dieser

Elemente ändern.

Konten und

Zugriffsrechte

Zwei Personen können nicht gleichzeitig Dateiverweise

ändern oder definieren.

Hinweis

Eine Person kann einen Dateiverweis bearbeiten, während eine andere Person ihn verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig Konten und

Zugriffsrechte ändern oder definieren.

Hinweis

Eine Person kann ein Konto oder Zugriffsrechte erstellen oder ändern, während eine andere

Person sie verwendet.

Entferntes Öffnen gemeinsam genutzter Datenbanken unter Verwendung eines URLs

Das Installationsprogramm von FileMaker Pro registriert FMP7 als

Internet-Protokoll. Dadurch können Sie eine gemeinsam genutzte

Datenbank mithilfe eines URLs öffnen.

FileMaker Pro-Datenbanken, die über TCP/IP gemeinsam genutzt werden, können mithilfe der Liste lokaler Hosts, der IP-Adresse des

Hosts oder seines DNS-Namens (sofern definiert) remote geöffnet werden. Wenn der Host einer Datenbank also z. B. die IP-Adresse

192.168.10.0 und den DNS-Namen host.domaene.com hat, kann die

Datenbank über Datei / Ablage > Remote öffnen > Netzwerk-Dateipfad geöffnet werden, wobei Sie entweder die IP-Adresse oder den DNS-

Namen eingeben.

So öffnen Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank unter

Verwendung eines URLs:

1.

Starten Sie auf dem vorgesehenen Client-Computer einen

Webbrowser.

2.

Geben Sie in das Adressfeld des Browsers den URL des Host-

Computers in diesem Format ein: [<][URL:]FMP7://

[[Konto:Passwort@]netzadresse]/datenbankname[>]

Optionale Parameter sind durch eckige Klammern („[]“) gekennzeichnet. Da URLs keine Leerzeichen enthalten können, werden diese in Datenbanknamen durch Pluszeichen („+“) ersetzt.

Beispiele

FMP7://Mein+Adressbuch.fp7

FMP7://192.168.10.0/Mein+Adressbuch.fp7

Schließen einer bereitgestellten Datei

Bevor ein Host eine gemeinsam genutzte Datei schließen kann, müssen alle Clients die Datei schließen. FileMaker Pro gibt Ihnen die Möglichkeit, Clients im Netzwerk aufzufordern, die gemeinsam genutzte Datei zu schließen, wenn Sie eine der folgenden Aktionen ausführen: die Datei schließen, die Sharing-Voraussetzungen für die

Datei ändern, FileMaker Pro beenden oder eine Aufgabe ausführen, für die alle Clients die Datei schließen müssen. Wenn ein Client nicht innerhalb von 30 Sekunden auf Ihre Aufforderung zum Schließen einer gemeinsam benutzten Datei reagiert, versucht FileMaker Pro, die gemeinsam benutzte Datei auf dem Rechner des Clients zu schließen.

So schließen Sie eine bereitgestellte Datei:

1.

Wählen Sie auf dem Computer, der die Datei bereitstellt,

Datei

>

Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS).

2.

Falls noch Clients die gemeinsam benutzte Datei geöffnet haben, sehen Sie in einem Dialogfeld eine Liste dieser Clients. Klicken Sie auf

Anfrage

, um diese Clients in einer Meldung aufzufordern, die

Datei zu schließen.

3.

Clients sehen ein Dialogfeld, das sie zum Schließen der Datei auffordert.

Bei dieser Aktion:

Clients klicken auf Abbrechen .

FileMaker Pro

Wartet darauf, dass diese Clients die

Datei schließen.

Clients klicken auf Jetzt schließen .

Schließt die gemeinsam genutzte Datei auf dem Computer des Clients.

Clients führen keine Aktion durch.

Versucht, die Datei nach 30 Sekunden zu schließen, falls ein sicheres Schließen möglich ist.

Weitere Informationen über gemeinsame Dateibenutzung in einem

Netzwerk finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 4

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

97

Importieren und Exportieren von Daten

Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen

Anwendungen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren. Sie können:

1

Daten in eine bestehende FileMaker Pro-Datei importieren, entweder in eine neue oder eine bestehende Tabelle.

1

Daten aus anderen Programmen in neue FileMaker Pro-Dateien umwandeln.

1

Daten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren.

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Sie können FileMaker Pro-Daten als Microsoft Excel-Arbeitsblatt oder als Adobe PDF-Datei speichern. So können Sie Ihre Datensätze an Benutzer weitergeben, die nicht über FileMaker Pro verfügen.

Mit FileMaker Pro können Sie das Excel-Arbeitsblatt bzw. die PDF-

Datei per E-Mail versenden, wenn Sie sie speichern. Sie können zudem Scripts erstellen, um Datensätze als Excel oder PDF zu speichern.

Um Dateien als Excel oder PDF speichern zu können, benötigen Sie die folgenden Zugriffsrechte:

1

Exportieren

, um Excel-Dateien zu speichern.

1

Drucken

, um PDF-Dateien zu speichern.

Hinweis

Die gespeicherte Datei enthält nur Felder, die sich im Layout befinden, wenn Sie die Speicherung durchführen.

Wenn Sie andere Felder (z. B. Felder in Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden) aufnehmen wollen, verwenden Sie den Befehl

Datensätze exportieren

anstelle von

Datensätze speichern/ senden unter

.

98

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf

Datensatzdaten

Sie können FileMaker Pro verwenden, um eine oder mehrere

Nachrichten an einen oder mehrere Empfänger zu versenden.

Sie können Werte eingeben oder Werte aus anderen Feldern oder

Berechnungen verwenden. Sie können auch Scripts erstellen, um E-Mails zu senden.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Unterstützte Dateiformate für Import und Export

Jedes Programm speichert seine Datendateien in einem eigenen

Dateityp oder Dateiformat. Die meisten Programme tauschen auch Informationen in bestimmten anderen Formaten aus.

FileMaker Pro kann Dateien in folgenden Formaten importieren und/ oder exportieren: Microsoft Excel, DBF, DIF, ClarisWorks, Text mit

Tab, Text mit Semikolon, BASIC, FileMaker Pro 7, Serienbrief,

SYLK, WK1/WKS (Lotus 1-2-3), HTML-Tabelle und XML.

Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen, prüfen

Sie die Dokumentation, die mit dem Programm geliefert wurde, um ein gemeinsames zwischengeschaltetes Dateiformat zu bestimmen, das sowohl FileMaker Pro als auch das andere Programm unterstützt.

Die meisten Dateiformate unterstützen nur die Datenkonvertierung und importieren oder exportieren keine Formatierung wie Schrift,

Größe, Stil und Farbe.

Informationen über Dateiformate und die Versionen, die FileMaker Pro importieren und/oder exportieren kann, sowie das Importieren aus Quellen wie XML oder einer

Digitalkamera (Mac OS) finden Sie in der Hilfe.

ODBC und JDBC

Sie können FileMaker Pro-Daten mit ODBC-Programmen austauschen. Sie können z. B. FileMaker Pro-Daten in

Microsoft Excel grafisch darstellen. Weitere Informationen

über das Verwenden von FileMaker Pro mit ODBC und JDBC finden Sie in der Hilfe.

Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei

Wenn Sie Daten in eine bestehende Datei importieren, können Sie:

1

einer bestehenden Tabelle neue Datensätze hinzufügen.

1

eine neue Tabelle aus importierten Daten erstellen.

1

vorhandene Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren.

1

übereinstimmende Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren.

Wichtig

Die beiden Importoptionen, die vorhandene und passende Datensätze aktualisieren, überschreiben während des

Importvorgangs vorhandene Daten und können nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie

Datei

>

Kopie speichern unter

(Windows) bzw.

Ablage

>

Kopie speichern unter

(Mac OS), um eine Sicherungskopie der Datei zu erstellen, bevor Sie einen Import durchführen, der Datensätze aktualisiert.

Die Datei, aus der Sie Daten importieren, ist die

Quelle

.

Die Datei, in die Sie Daten importieren, ist das

Ziel

.

Hinzufügen von Datensätzen

Wenn Sie Datensätze hinzufügen, importieren Sie alle Datensätze aus der Quelldatei in die Zieldatei oder Tabelle. In der Zieldatei wird ein neuer Datensatz für jeden importierbaren Datensatz der

Quelldatei erstellt.

Aktualisieren bestehender Datensätze

Mit dieser Option ersetzen Sie Daten in Ihrer Datei durch Daten aus der Quelldatei. Für jedes Feld, in das Sie importieren, überschreiben

Daten aus dem ersten importierbaren Datensatz (oder der ersten

Datenreihe) der Quelldatei die Daten im ersten Datensatz in der

Zieldatei. Daten aus dem zweiten importierbaren Datensatz

(oder der zweiten Datenreihe) der Quelldatei überschreiben die

Daten im zweiten Datensatz in der Zieldatei usw. Beim Ersetzen

überprüft oder vergleicht FileMaker Pro die Daten in den Dateien nicht.

Sie können wählen, ob die Daten auf Feldbasis ersetzt werden.

Datensätze in der Zieldatei werden durch die gleiche Anzahl an

Datensätzen aus der Quelldatei ersetzt. Sind in der Quelldatei mehr importierbare Datensätze vorhanden, werden die Daten aus den zusätzlichen Datensätzen nicht importiert, wenn Sie nicht die Option

Verbleibende Daten als neue Datensätze hinzufügen aktivieren.

Wenn die Zieldatei mehr Datensätze als die Quelldatei enthält, werden die Daten in den zusätzlichen Datensätzen der Zieldatei nicht ersetzt.

Aktualisierung passender Datensätze

Sie können passende Datensätze und Felder in Ihrer Zieldatei mit

Daten aus einer anderen Datei aktualisieren. Beispielsweise könnte sich eine Kopie einer Datenbank auf dem Desktop-, eine zweite

Kopie auf dem Laptop-Computer befinden. Falls Sie unterwegs

Änderungen vornehmen, können Sie die Kopie an Ihrem

Arbeitsplatz entsprechend aktualisieren.

Sie können in der Quelldatei und in der Zieldatei die Datensätze für die Aktualisierung festlegen, indem Sie in jeder Datei ein oder mehrere Abgleichsfelder wählen. Wenn Daten in den

Abgleichsfeldern eines Datensatzes in der Zieldatei mit denen eines

Datensatzes in der Quelldatei übereinstimmen, wird der Datensatz in der Zieldatei durch die Daten aus der Quelldatei aktualisiert.

Kapitel 4

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

99

Abgleichsfelder müssen jede Einheit in Ihrer Datenbank eindeutig identifizieren. In einer Datenbank mit Personendaten könnten

Sie beispielsweise ein Abgleichsfeld wie die Mitarbeiternummer oder mehrere Abgleichsfelder wie

Nachname

,

Vorname

und

Telefonnummer

verwenden.

Nachname

allein könnte mehr als eine

Person bezeichnen, ist also als einziges Abgleichsfeld weniger geeignet.

Außerdem geben Sie die zu importierenden Felder an. Der Inhalt aller für den Import gewählten Felder in allen passenden Datensätzen

überschreibt Daten in der Zieldatei, selbst wenn das Feld in der

Quelldatei leer ist.

Wenn die Zieldatei eine Ergebnismenge aufweist, werden nur die

Datensätze der Ergebnismenge aktualisiert. (Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, können Sie auch nur die Datensätze der Ergebnismenge importieren.)

Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Datensatz in einer Zieldatei aussieht, bevor und nachdem er durch einen passenden Datensatz in einer Quelldatei aktualisiert wurde.

Vor der Aktualisierung passender Datensätze Nach der Aktualisierung

Quelldatei

123-456-7890

Johann

Q

Schmidt

Auffahrtsallee

Neustadt

Deutschland

=

–

–>

–

–>

–>

–>

–

–>

Zieldatei

123-456-7890

Johann

Schmidt

Hauptstr. 123

Irgendstadt

Deutschland

3/3/1960

408-555-6789

=

gibt ein Abgleichsfeld an

–>

gibt an, dass das Feld importiert wird

–

gibt an, dass das Feld nicht importiert wird

Zieldatei

123-456-7890

Johann

Q

Schmidt

Auffahrtsallee

Neustadt

Deutschland

3/3/1960

100

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Der Importvorgang

Die grundlegenden Schritte beim Importieren von Datensätzen:

1.

Legen Sie eine Sicherheitskopie der Zieldatei an, in die Sie

Daten importieren.

2.

Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, führen Sie eine

Suche durch, damit die Ergebnismenge im aktuellen Fenster nur die

Datensätze enthält, die Sie importieren wollen.

3.

Öffnen Sie die Zieldatei und – falls diese mehrere Tabellen hat – wählen Sie ein Layout, das Datensätze aus der Tabelle enthält, in die Sie Daten importieren wollen.

4.

Wenn Sie bestehende oder passende Datensätze aktualisieren, darf die Ergebnismenge in der Zieldatei nur die Datensätze enthalten, die Sie ändern oder aktualisieren wollen.

5.

Wählen Sie Datei > Datensätze importieren > Datei (Windows) bzw.

Ablage

>

Datensätze importieren

>

Datei

(Mac OS) und wählen Sie den Namen der Datei, aus der Sie Daten importieren wollen

(die Quelldatei).

6.

Wählen Sie im Dialogfeld „Zuordnung der Importfelder“ bei Bedarf eine Tabelle aus der Einblendliste „Quelle“ aus.

7.

Übernehmen Sie die in der Einblendliste „Ziel“ gezeigte Tabelle oder wählen Sie Neue Tabelle , um eine Tabelle mit dem gleichen

Schema wie die Quelltabelle zu erstellen.

8.

Wählen Sie den gewünschten Importtyp. Siehe „Methoden für das

Importieren von Daten in eine bestehende Datei“ auf Seite 98.

9.

Ordnen Sie die Felder der Quelldatei den Feldern der Zieldatei zu.

Wählen Sie eine

Tabelle, aus der importiert werden soll.

Felder in der Quelldatei

= gibt Abgleichsfelder an

Pfeile zeigen, dass Daten in die

Felder rechts importiert werden.

Importieren in die aktuelle oder neue

Tabelle

Felder in der

Zieldatei

Hier eine Importaktion wählen

Konvertieren einer Datendatei in eine neue

FileMaker Pro-Datei

Sie können eine Datendatei aus einem anderen Programm in eine neue FileMaker Pro-Datei konvertieren. Die konvertierte

Datei enthält:

1

die Daten aus der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren.

1

zwei Layouts für die Anzeige der Daten.

1

konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren, zur Verfügung stehen. Ansonsten werden

Standardfeldnamen verwendet: f1, f2, f3 usw.

1

konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren, zur Verfügung stehen. Ansonsten sind alle Felder Textfelder.

So importieren Sie Daten in eine neue Datei:

1.

Sichern Sie im Quellprogramm die zu importierenden Daten in

einem Dateityp, den FileMaker Pro unterstützt. Siehe „Unterstützte

Dateiformate für Import und Export“ auf Seite 98.

2.

Wählen Sie

Datei

>

Öffnen

(Windows) bzw.

Ablage

>

Öffnen

(Mac OS).

3.

Wählen Sie im Dialogfeld „Öffnen“ unter Dateityp (Windows) bzw. Format (Mac OS) den Dateityp, wählen Sie die zu konvertierende Datei und klicken Sie auf

Öffnen

.

4.

Wenn das Dialogfeld „Option für erste Zeile“ angezeigt wird, wählen Sie, ob die erste Datenreihe Feldnamen oder den ersten

Datensatz enthält, und klicken Sie dann auf OK .

5.

Wenn Sie ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt konvertieren und das Dialogfeld „Excel-Daten angeben“ geöffnet wird, wählen

Sie ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich aus der

Arbeitsmappendatei und klicken Sie auf OK .

6.

Geben Sie im nächsten Dialogfenster einen Namen für die neue

Datei ein, wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf

Speichern .

FileMaker Pro konvertiert die Daten in eine FileMaker Pro-Datei und zeigt die Datei an.

Weitere Informationen über das Importieren von Daten finden Sie in der Hilfe.

Der Exportvorgang

Sie können FileMaker Pro-Daten in eine neue Datei exportieren und sie dann in einem anderen Programm öffnen.

Die grundlegenden Schritte beim Exportieren von Datensätzen:

1.

Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei und rufen Sie ein Layout auf, das die Datensätze anzeigt, die Sie exportieren wollen.

2.

Suchen und sortieren Sie die zu exportierenden Datensätze.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter „Suchen nach

Datensätzen“ auf Seite 27 und „Sortieren von Datensätzen“ auf

Seite 38.

Kapitel 4

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

101

3.

Wählen Sie

Datei

>

Datensätze exportieren

(Windows) bzw.

Ablage > Datensätze exportieren (Mac OS).

4.

Geben Sie im Dialogfeld „Datensätze zu Datei exportieren“ einen

Namen ein und wählen Sie einen Speicherort und einen Dateityp für die exportierte Datei.

5.

Wählen Sie im Dialogfeld „Exportfeldfolge angeben“, wie

FileMaker Pro die Daten exportieren soll

Für den Export von Auswahl

Ein Feld im aktuellen

Layout

Aktuelles Layout (Layoutname) aus der Tabellenliste, doppelklicken Sie dann auf ein Feld in der Liste

Ein Feld in der Tabelle des aktuellen Layouts

Aktuelle Tabelle (Tabellenname) aus der Tabellenliste, doppelklicken Sie dann auf ein Feld in der Liste

6.

Wählen Sie, falls erforderlich, den gewünschten Zeichensatz für die exportierte Datei.

7.

Wählen Sie, ob die Formatierung des aktuellen Layouts für die exportierten Daten übernommen werden soll.

Um Bezugsfelder zu exportieren, die

Bezugstabelle aus der

Liste wählen

FileMaker Pro exportiert diese Felder.

Felder aus dieser

Liste wählen

Wählen, ob die Formatierung übernommen werden soll

Weitere Informationen über das Exportieren von Daten finden Sie in der Hilfe.

102

FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Veröffentlichen von Datenbanken im Web

Mit FileMaker Pro können Sie Ihre Datenbanken mithilfe von

Instant Web Publishing

in einem Webbrowser veröffentlichen und

Benutzern erlauben, Daten zu suchen, anzusehen und zu ändern.

Durch die Verwendung von Instant Web Publishing mit FileMaker

Pro-Konten und -Berechtigungen können Sie für die Sicherheit

Ihrer Webdatenbanken sorgen.

Hinweis

FileMaker Pro Instant Web Publishing unterstützt die gemeinsame Nutzung von Dateien durch bis zu 5 gleichzeitige

Benutzer. Verwenden Sie FileMaker Server Advanced, um Dateien für mehr als fünf Web-Benutzer gleichzeitig bereitzustellen.

Um mit einer veröffentlichten FileMaker Pro-Datenbank zu arbeiten, benötigen Benutzer Folgendes:

1

Webbrowser-Software.

1

Zugang zum Internet oder zu einem Intranet. Für den Zugang zum

Internet wird ein Internet-Anbieter (ISP – Internet Service Provider) benötigt. FileMaker erstellt kein Internetkonto.

1

Einen Host-Computer mit ständigem Zugang zum Internet oder

Intranet über TCP/IP.

1

Die IP-Adresse (Internet Protocol) des Computers, der der Host

Ihrer Datenbankdateien ist.

Sie können Ihre Datenbanken als Web-Seiten in einem lokalen

Netzwerk oder Intranet oder für Benutzer im Web veröffentlichen.

Sie müssen Ihre Datenbank nicht ändern oder zusätzliche Software verwenden.

Weitere Informationen finden Sie im Handbuch

FileMaker Instant

Web Publishing

, das sich im Ordner „Elektronische Dokumentation“

(im Ordner „Deutsch Extras“) befindet.

Gemeinsam benutzte FileMaker Pro-Datenbank