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OM CRM Benutzerhandbuch
Absender hinterlegt haben.
Hier können Sie bspw. den Namen Ihrer Firma eintragen.
Text Hier können Sie den Text eingeben, der versendet werden soll.
Klicken Sie, wenn Sie ihre SMS erstellt haben, auf den Button
Serienversand
.
2.4.11. Brief erstellen
Klicken Sie auf diesen Button, um einen Serienbrief ab dem entsprechenden Kontakt zu erstellen.
Auch hier öffnet sich zuerst ein Auswahlmenü.
Abbildung 2.68: Serienbriefversand
Brief an markierten Kontakt
Wählen Sie diese Option, wenn Sie einen einzelnen Brief an den markierten Kontakt senden wollen.
Der Brief wird mit Crystal Reports erstellt und danach als PDF ausgegeben. Wie Sie einen solchen Brief erstellen, sehen Sie in der Beschreibung des Briefs an alle Kontakte. Der Brief wird genau gleich erstellt, jedoch nur einem Kontakt gesendet.
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Brief an alle Kontakte
Wählen Sie diese Option, wenn Sie einen Brief allen Kontakten senden wollen. Der Brief wird mit Crystal
Reports erstellt und danach als PDF ausgegeben.
Abbildung 2.69: Serienbrief erstellen
Im Feld Betreff können Sie einen Betreff für Ihren Serienversand eingeben. Im Feld Brieftext können Sie frei Ihren Brieftext formulieren.
Im obersten Dropdown Feld des rechten Fensterbereichs können Sie aus verschiedenen Vorlagen wählen.
Je nach Definition der Vorlage stehen verschiedene Platzhalter zur Verfügung. Mit Doppelklick auf einen dieser Platzhalter wird er in das Feld Betreff oder Brieftext eingefügt, je nachdem, in welchem Feld sich der Cursor Ihrer Maus gerade befindet.
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Abbildung 2.70: Einstellungen Serienbrief
Wenn Sie im rechten Fensterbereich den Reiter auf Einstellungen wechseln, können Sie weitere
Definitionen vornehmen.
Feld
Layout
Sprache
Beschreibung
Sie können aus verschiedenen vordefinierten Layouts auswählen.
Mit diesem Dropdown Menü steuern Sie die Korrespondenzsprache.
Drucksteuerung
Logo
Profil 1/2/3
Mit diesem Dropdown Menü können Sie auswählen, ob ihr Brief z.B. per A oder B Post versendet werden soll.
Mit dem Kontrollkästchen unter dem Punkt Logo können Sie entscheiden, ob das Logo ihrer Organisation auf dem Brief angedruckt werden soll oder nicht.
Mit den Profilen können Sie auswählen, von wem dieser Brief signiert werden soll. Hier sind bis zu drei Varianten definiert.
Mit dem Kontrollkästchen darunter können Sie steuern, ob die jeweilige
Unterschrift angedruckt werden soll.
Randkorrektur oben Hier können Sie eine allfällige Randkorrektur von oben gemessen eingeben.
Randkorrektur links Hier können Sie eine allfällige Randkorrektur von links gemessen eingeben.
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Abbildung 2.71: Archivierung
Ganz unten rechts in der Maske haben Sie die Möglichkeit Details zum Versand anzupassen.
Feld Beschreibung
Verarbeitung Über dieses Dropdown Menü können Sie auswählen, ob der Brief mit dem oder den Kontakten verknüpft werden soll.
Empfänger Im Fall eines Briefs an alle Kontakte können Sie hier zwischen den Optionen
Alle, ohne E-Mail oder mit E-Mail auswählen. Sie können zum Beispiel definieren, dass dieser Brief an alle Kontakte mit hinterlegter Mailadresse per
Mail versandt wird.
Speicherort PDF Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Speicherort beim Erstellen manuell anzugeben.
Diese Einstellungen können sehr individuell angepasst werden und dienen hier nur dazu, die
Möglichkeiten aufzuzeigen.
Ein Brief an einen einzelnen Kontakt erstellt ein einzelnes PDF. Ein Brief an alle Kontakte generiert für jeden einzelnen Kontakt einen Brief und fasst alle in einem PDF-Dokument zusammen.
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Abbildung 2.72: Beispiel Serienbrief
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Ein fertiger Serienbrief könnte etwa so aussehen.
Einzelkorrespondenz mit Word
Wählen Sie diese Option, wenn Sie einen einzelnen Word Brief an den markierten Kontakt senden wollen.
Wie Sie dies machen, lesen Sie in der folgenden Beschreibung für Massenkorrespondenz mit Word.
Im Gegensatz zur Massenkorrespondenz haben Sie bei einer Einzelkorrespondenz mitunter andere Word
Vorlagen in OM hinterlegt.
Eine Einzelkorrespondenz arbeitet mit Textmarken, welche bei der Erstellung durch das hinterlegte SQL
Script ausgefüllt werden.
Massenkorrespondenz mit Word
Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Massenkorrespondenz mit Word an alle Kontakte senden wollen.
Im Gegensatz zu einer Einzelkorrespondenz arbeitet die Massenkorrespondenz mit den
Serienbrieffunktionen von Word. Das hinterlegte SQL Script generiert im Hintergrund eine CSV Datei mit den notwendigen Daten. Der Serienbrief entnimmt dieser Datei dann die benötigten Daten und
Informationen. Der Serienbrief beinhaltet eine einzige Worddatei, in welcher jeder einzelne Brief enthalten ist.
Es öffnet Sich Ihnen folgende Maske.
Abbildung 2.73: Serienbrief
Feld
Anzahl Adressen
SQL Statement
Beschreibung
Zeigt Ihnen an, an wie viele Personen der Brief versendet wird.
Wählen Sie das SQL Statement aus, welches Ihnen die gewünschten Daten aus der Datenbank exportiert.
Dokument-Vorlagen Wählen Sie die hinterlegte Seriendruck Vorlage aus, die Sie für die Erstellung ihres Dokuments benötigen.
Textmarken Klicken Sie auf die Lupe, um danach aus der Feldliste die gewünschten Felder auszuwählen.
Speicherort Klicken Sie auf die Lupe und geben Sie im Windows Explorer an, wo die zu generierende Datei gespeichert werden soll.
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Dateigrösse Gibt während dem Erstellen an, wie gross die Datei sein wird.
Wenn Sie den Speicherort ausgewählt haben, öffnet OM automatisch die erstellte Datei mit Word. Sie können die Datei bei Bedarf noch anpassen. Wenn Sie mit dem Erstellen fertig sind, schliessen Sie das
Dokument. Das Schliessen ist notwendig, damit der nächste Schritt fehlerfrei funktioniert.
OM öffnet während des Bearbeitens automatisch folgende Maske.
Abbildung 2.74: Seriendokument Import
Diese Maske dient dazu, das Dokument, das Sie erstellt haben, in OM RIA den einzelnen Kontakten zuzuordnen.
Feld
Bezeichnung
Dokument
Beschreibung
Geben Sie hier die Bezeichnung ein, mit welcher das Dokument in den
Kontakten angezeigt werden soll.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um nur die aktuelle Vorlage zu verknüpfen. Die Vorlage wird dann ohne ausgefüllte Platzhalter mit dem
Kontakt verknüpft. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, wird die
Suchlupe im unteren Feld aktiv. Sie können dann den Pfad der Datei auswählen, wo Sie das aktuelle Dokument gespeichert haben. Mit dieser
Option wird das gesamte Word Dokument verknüpft, auch die
Korrespondenzen aller anderen Kontakte.
Ermittelte Vorlage
Datei löschen
Hier wird angezeigt, welche Vorlage OM RIA für das Dokument erkannt hat.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die vorhandene Datei nach dem
Import zu löschen. Dieses Kontrollkästchen wird automatisch aktiviert, wenn
Sie das Kontrollkästchen unter Dokument deaktivieren.
Klicken Sie anschliessend auf
Speichern
, um das Dokument mit den jeweiligen Kontakten zu verknüpfen.
Diese Maske unterscheidet sich bei Einzelkorrespondenz nur geringfügig. Sie können dort nicht festlegen, ob Sie nur die Vorlage verknüpfen wollen. Es wird einfach das erstellte einzelne Dokument verknüpft.
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