Manuel de l’utilisateur

Importation

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ScanFile User Guide

Introduction

In troduction

Les documents et l'indexation peuvent être im portés ou envoyés vers un répertoire ScanFile de plusieurs façons différentes et dans plusieurs formats différents. N'importe quel format de document peut être conservé dans un répertoire ScanFile et visualisé soit à partir du répertoire ou de la librairie.

Expliqué plus haut dans ce guide dans les options TIFFWriter et Envoyé à…

ScanFile. Ce chapitre décrit les particularités disponibles. Il existe trois possibilités différentes d'importation :

• Fichiers seulement

• Fichiers et information d'indexation

• Indexation et information seulement

Importation de fichiers

Sélectionnez

Importer -> Fichiers depuis le menu Fichier, L’écran d’importation de fichier est alors affiché.

N'importe quel format de fichier peut être choisi pour l'importation.

Sélectionnez le lecteur et le répertoire dans le quel se trouvent les fichiers à importer. Mettez en surbrillance le ou les fichiers à importer puis cliquez sur

OK. Les fichiers seront alors placés dans l’emplacement de Post-indexation.

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Information d’Index

Information d’Index

La fonction Importer index est utilisée pour remplir les enregistrements d'indexation contenus dans divers documents des répertoire existants avec des informations complémentaires. A titre d'exemple, certains documents comportant des codes à barres représentant un Numéro de Projet peuvent avoir été scannés. Il est possible qu'un fichier externe – MS Access ou de format ASCII – possède déjà ce numéro, y compris le Nom du Document, le

Numéro du Document, etc. Le Numéro de Projet peut être paramétré pour devenir le champ Connexion et les informations d'indexation supplémentaires sont alors importées vers les enregistrements correspondants.

Pour ouvrir l’importation d’index sélectionnez

Importer -> Index depuis le menu

Fichier.

Le fichier texte fourni ci-dessus à titre d'exemple comporte 10 enregistrements et les informations d'indexation contenues dans chacun de ces enregistrements sont délimitées par des virgules. Le premier champ est le Numéro de Projet – c'est-à-dire, le champ de Connexion – qui existe déjà dans le répertoire. La procédure d'Importation utilise le premier champ pour rechercher les enregistrements satisfaisant aux critères de recherche, puis elle remplit les autres champs de répertoire avec les informations complémentaires.

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Information sur les Fichiers & Index

A partir du menu

Fichier

, sélectionnez l'option "

Importer Index

" puis

sélectionnez le fichier de données qui contient les informations d'

index.

L'écran ci-dessus s'affiche alors. Les champs de Répertoire sont affichés sur la gauche et les champs provenant du fichier d'importation peuvent leur être comparés. Il est crucial que le numéro de chaque champ, son paramètre principal, ainsi que tous les séparateurs et délimiteurs de champ possibles, soient paramétrés correctement. Une fois la fonction d'importation installée,

la procédure d'importation peut être lancée en pressant le bouton "

OK".

Information sur les Fichiers & Index

Les fichiers et l eurs informations d'indexation associées peuvent être

im portés directement dans un répertoire ScanFile. Un fichier ASCII peut contenir les détails d'index pour l'information et tiendra aussi des références quant aux fichiers TIFF appartenant

à un document particulier. Cela peut être lu dans ScanFile, les enregistrements d'index créés automatiquement et les

images importées et associées avec l’enregistrement d'index correspondant.

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Format de Fichier

Cette option est également utilisée pour importer l’information d’index sans fichier image associé. Elle permet de créer des enregistrements de 0 pages

dans un répertoire, de façon à lui adjoindre des documents par la suite.

F ormat de Fichier

Il est très importan t lors de l’importation d'index d'un fichier texte que les enregistrements d'index soient formatés correctement dans ce fichier.

Premièrement, chaque enregistrement doit commencer sur une nouvelle ligne dans le fichier texte. Cela peut être facilement vérifié en ouvrant le fichier dans un traitement de texte comme le Bloc-notes. En exportant des données d'autres applications, la plupart des appli

cations démarreront

automatiquement un nouvel enregistrement sur une nouvelle ligne. Elles le font en ajoutant des caractères ASCII : CR (Retour chariot) et LF (Retour à la ligne) à la fin de chaque enregistrement.

Le format de chaque enregistrement dans le fichier d'importation est aussi très important. En important des champs d'index multiples dans chaque document, ScanFile s'attend à ce que l'information d'index de chaque champ soit séparée par un caractère. Le caractère le plus commun utilisé pour cela est une virgule (,). Voir l'exemple suivant:

12345,Projet XY,Phase X,Client Y

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Format de Fichier

La virgule (,) sépare les 4 champs:

• Champ #1: 12345

• Champ #2: Projet XY

• Champ #3: Phase X

• Champ #4: Client Y

Ces quatre champs peuvent être assignés aux champs d'index dans le dossier d'importation. Les options

No de champs et Séparateur de champs doit être rempli avec un 4 et une virgule (,) pour que ScanFile soit capable d'importer l'information d'index correctement. Comme

Séparateur de

champs chaque caractère qui ne fait pas partie de l'information d'index luimême peut être utilisé.

Si le Séparateur de champs existe dans l'information d'index

un délimiteur de champs doit être ajouté pour séparer les champs. Le

délimiteur de champs doit être le premier et le dernier caractère dans chaque champ. Ainsi tous les caractères entre les caractères de délimiteur de champs, même un caractère qui est utilisé comme

le

séparateur de champs, sera utilisé comme l'information d'index.

“12345 “,“Project XY“,“Phase X,Y“,“Client Y “

•

•

La virgule (,) sépare les 4 champs:

• Champ #1: 12345

• Champ #2: Projet XY

• Champ #3: Phase X,Y

• Champ #4

: Client Y

L'exemple utilise un guillemet de citation (“) comme

délimiteur de champs.

Sans

le délimiteur de champs la virgule (,) dans le champ *3 serait aussi

interprétée comme

séparateur de champs et le contenu des champs serait

divisé dans deux champs différents.

En plus de l'importation d'index ScanFile est aussi capable d'importer l'index des fichiers images qui leur sont liés. Dans ce cas le fichier d'index doit contenir l'information d'index et les noms de fichier du document. Tous les fichiers doivent être placés dans le même chemin que le fichier d'index lui-

même, ou avoir comme partie du nom de fichier le chemin de l'emplacement du fichier. L'exemple suivant montre une ligne d'un fichier d'importation pour

importer l'information d'index et leurs fichiers liés.

“12345 “,“Projet XY“,“Phase X,Y“,“Client Y“,”01.tif”,”02.xls”

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Format de Fichier

ScanFile trouverait l'information suivante:

• Champ #1: 12345

• Champ #2: Projet XY

• Champ #3: Phase X,Y

• Champ #4:

Client Y

• Champ #1: 01.tif

• Champ #2: 02.xls

L'exemple montre l'information d'index et les fichiers liés. Le fichier nommé

01.tif est un fichier TIFF qui est directement importé au répertoire sélectionné. En important des fichiers TIFF, ceux-ci peuvent être simples ou des fichiers multipages TIFF Groupe 4. Le deuxième fichier nommé est

02.xls un fichier d'Excel qui

sera ajouté au document après la dernière page

du fichier TIFF.

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Format de Fichier

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