Treesoft Projektmanagement Software Benutzerhandbuch
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Erste Schritte
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Treesoft ERP
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Treesoft ERP
Inhaltsverzeichnis
Erste Schritte
1 Einleitung...................................................................................................................................................................... 8
1.1 Support.................................................................................................................................................................. 8
1.2 Dokumentation.................................................................................................................................................... 9
2 Voraussetzungen........................................................................................................................................................ 10
3 Grundlagen Treesoft ERP......................................................................................................................................... 10
3.1 Projekte................................................................................................................................................................ 11
3.1.1 Projektstatus............................................................................................................................................ 11
3.1.2 Filterleiste................................................................................................................................................. 12
3.1.3 Findleiste.................................................................................................................................................. 13
3.1.4 Projektliste............................................................................................................................................... 14
3.1.5 Projektdetails........................................................................................................................................... 14
3.1.6 Aktualisierung der Projektliste.............................................................................................................15
3.1.7 Aktualisierung der Dokumentenansicht Register Dateien...............................................................15
3.2 Projekteinstellungen.......................................................................................................................................... 15
3.2.1 Register Projekt....................................................................................................................................... 16
3.2.2 Register Adressen................................................................................................................................... 17
3.2.3 Register Variablen................................................................................................................................... 19
3.2.4 Register ERP Informationen.................................................................................................................. 20
3.2.5 Register Kalkulation............................................................................................................................... 26
3.3 ERP-Dokumente................................................................................................................................................. 27
3.3.1 Hauptdokumente................................................................................................................................... 27
3.3.2 Dokumentenableitungen....................................................................................................................... 28
3.3.3 Kopieren eines Dokumentes................................................................................................................. 29
3.3.4 Buchen eines Dokumentes.................................................................................................................... 29
3.3.5 Aufbau der Dokumentenansicht..........................................................................................................30
3.3.6 Dokumentenfarben................................................................................................................................ 32
3.3.7 Aufbau einer Position............................................................................................................................. 32
3.3.7.1 Positionsarten............................................................................................................................ 33
3
Erste Schritte Treesoft ERP
3.4 Beschreibung der Parameter und Daten im ERP...........................................................................................35
3.4.1 Kalkulationsparameter........................................................................................................................... 35
3.4.2 Zahlungsbedingungen........................................................................................................................... 35
3.4.3 Adresse..................................................................................................................................................... 36
3.4.4 Druckparameter...................................................................................................................................... 36
3.5 Übernahme von Parametern und Daten (Vererbung)..................................................................................39
3.5.1 Vererbung von Parametern mit Einfluss auf den Positionspreis......................................................40
3.5.2 Materialpreise und Löhne.....................................................................................................................41
3.5.3 Adressen................................................................................................................................................... 42
3.5.4 Zahlungsbedingungen........................................................................................................................... 42
4 Beispiele zu Treesoft-ERP......................................................................................................................................... 43
4.1 Starten des Demomandanten........................................................................................................................... 43
4.2 Projekt anlegen................................................................................................................................................... 44
4.2.1 Adressen dem Projekt zuordnen..........................................................................................................44
4.2.2 Weitere Einstellungen zum Projekt......................................................................................................45
4.3 Angebot............................................................................................................................................................... 45
4.3.1 Angebot anlegen..................................................................................................................................... 46
4.3.2 Gliederungen anlegen........................................................................................................................... 50
4.3.3 Gliederungen ändern............................................................................................................................. 52
4.3.4 Positionen einsetzen............................................................................................................................... 53
4.3.4.1 Tastenkombinationen ..............................................................................................................53
4.3.4.2 Manuelles einsetzen von Positionen......................................................................................54
4.3.5 Kennzeichnung der Positionen in der Positionsliste..........................................................................55
4.3.6 Positionen ändern und kopieren..........................................................................................................56
4.3.7 Vor- und Schlusstext............................................................................................................................... 57
4.3.8 Angebot drucken.................................................................................................................................... 58
4.3.9 Angebot buchen...................................................................................................................................... 60
4.4 Auftragsbestätigung........................................................................................................................................... 61
4.5 Nachtragsangebot.............................................................................................................................................. 64
4.6 Bestelllisten......................................................................................................................................................... 65
4.7 Lieferschein......................................................................................................................................................... 66
4.8 Rechnung............................................................................................................................................................ 69
4
Treesoft ERP Erste Schritte
4.9 Änderungen in gebuchten Dokumenten........................................................................................................70
4.9.1 Änderungen an Vor- und Schlusstexten..............................................................................................70
4.9.2 Änderungen der Adresse....................................................................................................................... 71
4.10 Kopieren von ERP-Dokumenten...................................................................................................................... 72
4.10.1 Gesamtes Dokument innerhalb eines Projektes kopieren................................................................73
4.10.2 Positionen und Gliederungen kopieren..............................................................................................73
5 Customizing und Administration........................................................................................................................... 75
5.1 Ersteinrichtung von Treesoft ERP.................................................................................................................... 75
5.1.1 Filialdaten anlegen................................................................................................................................. 75
5.1.2 Grundgestaltung der ERP-Dokumente...............................................................................................77
5.1.3 Druckvoreinstellungen für ERP-Dokumente......................................................................................78
5.2 Projekteinstellungen.......................................................................................................................................... 79
5.2.1 Projektverzeichnisse............................................................................................................................... 79
5.2.2 Projektvariablen...................................................................................................................................... 80
5.3 Kataloge............................................................................................................................................................... 82
5.3.1 Grundlegende Informationen..............................................................................................................82
5.3.2 Farbkennzeichnung der Artikeldaten..................................................................................................84
5.3.3 Neuanlage von Katalogen und Einlesen von Artikeldaten .............................................................84
5.3.3.1 Anlegen eines Kataloges..........................................................................................................86
5.3.3.2 Zuordnen einer Adresse...........................................................................................................86
5.3.3.3 Einstellungen vor dem Einlesen der Artikeldaten................................................................87
5.3.3.4 Einzulesende Dateien auswählen...........................................................................................88
5.3.3.5 Einlesevorgang der Artikeldaten starten...............................................................................89
5.3.3.6 Übersetzungstabelle für die Einheiten...................................................................................90
5.3.3.7 Anlegen einer Konfigurationsdatei für die Volltextsuche....................................................91
5.3.3.8 Aktualisierung der Volltextsuche............................................................................................94
5.3.3.9 Preisberechnung........................................................................................................................ 95
5.3.3.10 Kontrolle eines eingelesenen Kataloges.................................................................................99
5.3.4 Preispflege............................................................................................................................................... 99
5.3.4.1 Auswahl der Preispflegedatei und starten der Preispflege...............................................100
5.3.5 Aktualisierung von vorhandenen Katalogen...................................................................................100
5.3.5.1 Was wurde im Katalog aktualisiert?.....................................................................................101
5.3.5.2 Überprüfen der vorhandenen Einstellungen des Kataloges.............................................102
5
Erste Schritte Treesoft ERP
5.3.5.3 Auswahl der Dateien zur Aktualisierung............................................................................103
5.3.5.4 Aktualisierung der Artikeldaten starten..............................................................................104
5.4 Löhne................................................................................................................................................................. 108
5.4.1 Umrechnung Industrieminuten.........................................................................................................109
5.4.2 Mittellohn.............................................................................................................................................. 109
5.5 Material.............................................................................................................................................................. 110
5.5.1 Katalogzweig......................................................................................................................................... 112
5.5.2 Nummer................................................................................................................................................. 112
5.5.3 Verkaufseinheit..................................................................................................................................... 112
5.5.4 Kurztext 1, Kurztext 2 und Matchcode...............................................................................................112
5.5.5 Langtext................................................................................................................................................. 113
5.5.6 Herstellernummer................................................................................................................................ 113
5.5.6.1 Definition................................................................................................................................. 113
5.5.6.2 Begründung der Definition...................................................................................................114
5.5.7 Alternativnummer................................................................................................................................ 114
5.5.8 Hersteller............................................................................................................................................... 114
5.5.9 Hauptlieferant....................................................................................................................................... 114
5.5.10 Steuerklasse........................................................................................................................................... 115
5.5.11 Registerkarte Preise.............................................................................................................................. 115
5.5.11.1 Preisart...................................................................................................................................... 116
5.5.11.2 Preiseinheit.............................................................................................................................. 116
5.5.11.3 Einheit....................................................................................................................................... 117
5.5.11.4 Lieferant................................................................................................................................... 117
5.5.11.5 Lieferantenbestellnummer....................................................................................................117
5.6 Leistungen......................................................................................................................................................... 117
5.6.1 Nummer................................................................................................................................................. 120
5.6.2 Kurztext 1und Kurztext 2..................................................................................................................... 121
5.6.3 Langtext................................................................................................................................................. 121
5.6.4 Matchcode.............................................................................................................................................. 121
5.6.5 Steuerklasse........................................................................................................................................... 121
5.6.6 Einheit.................................................................................................................................................... 122
5.6.7 Katalogzweig......................................................................................................................................... 122
5.6.8 Minuten, EK-Pauschal und VK-Pauschal...........................................................................................122
6
Treesoft ERP Erste Schritte
5.7 Rechte für Benutzer im Optionendialog.......................................................................................................122
5.7.1 Rechte ändern....................................................................................................................................... 123
5.7.2 Rechte von anderen Benutzern übertragen......................................................................................124
5.8 Installation von Plug-ins................................................................................................................................. 126
6 Anhang...................................................................................................................................................................... 127
6.1 Checkliste Erst-Einrichtung von Treesoft ERP.............................................................................................127
6.2 Checkliste Katalog neu anlegen..................................................................................................................... 128
6.3 Checkliste Katalog Preispflege....................................................................................................................... 129
6.4 Checkliste Katalog aktualisieren.................................................................................................................... 130
6.5 Checkliste ERP-Dokument Anlegen und Buchen........................................................................................131
6.6 Empfehlungen zur Kurzschreibweise beim Material..................................................................................132
6.6.1 Einheiten Strom und Leistung............................................................................................................132
6.6.2 Spannung............................................................................................................................................... 132
6.6.3 Abmessungen........................................................................................................................................ 132
6.6.3.1 Durchmesser............................................................................................................................ 133
6.6.3.2 Quadrate, Rechtecke, Räumliche Abmessungen................................................................133
6.6.4 Querschnitte, und Flächen.................................................................................................................. 133
6.6.5 Farben..................................................................................................................................................... 133
6.7 Beispiele zur Materialanlage........................................................................................................................... 134
6.7.1 Schütze................................................................................................................................................... 134
6.7.2 Schalter, Taster, Meldeleuchten...........................................................................................................135
6.7.3 Kabel und Leitungen............................................................................................................................ 135
6.7.4 Schaltschränke und Gehäuse..............................................................................................................136
7 Schlusswort............................................................................................................................................................... 137
7
8
Erste Schritte
Treesoft ERP – Erste Schritte
Treesoft ERP
1 Einleitung
Vielen Dank für Ihr Vertrauen in Treesoft ERP. Die Software unterstützt Sie bei der Verwaltung und vollständigen Abwicklung und Kalkulation Ihrer Projekte.
Diese Dokumentation gibt Ihnen grundlegende Informationen zu der Bedienung und Funktion von Treesoft
ERP. Die Beschreibungen in allen TreesoftOffice.org Handbüchern setzen Grundkenntnisse in der Bedienung des Microsoft Windows Betriebssystems voraus.
Die Dokumentation ist in folgende Teile untergliedert:
Voraussetzungen zum arbeiten mit Treesoft ERP.
Kapitel 4 Beispiele zu Treesoft-ERP
Beispieel vom Angebot bis zur Rechnungserstellung.
Kapitel 5 Customizing und Administration
Ersteinrichtung, Grundeinstellungen, Stammdaten und DATANORM – Import.
In dieser Dokumentation wird auf folgende Handbücher verwiesen:
TreesoftOffice.org Adressen - Erste Schritte
TreesoftOffice.org – Installation
1.1
Support
Wir freuen uns über jede Rückmeldung von Ihnen zu diesem Handbuch und/oder der Software.
Für eine reibungslosen Betrieb der Software bietet Ihnen unser technischer Support professionelle Unterstützung an. Bitte nutzen Sie hierzu die Kontaktmöglichkeiten des Menü
Service
in der Software.
Treesoft ERP
Kontaktinformationen Treesoft Deutschland:
Treesoft GmbH & Co. KG
Druckerweg 4
51789 Lindlar
Tel.: +49 2266 4763-850
Fax: +49 2266 4763-950
E-Mail: [email protected]
Erste Schritte
Abbildung 1.1.1: Kontaktmöglichkeiten des Menü Service
1.2
Dokumentation
Anwender haben meistens keine Zeit umfangreiche Dokumentationen zu lesen. Aus diesem Grund ist der
Umfang der Dokumentation auf die wichtigsten Informationen begrenzt, die Sie zu einem erfolgreichen Einsatz der Software benötigen. Die Handbücher beschreiben keine Windows-Grundlagen und geben keine grundlegenden Informationen zur Arbeit mit einer Software bzw. einem Computer.
Möchten Sie alle Dokumentationen angezeigt bekommen, wählen Sie im Menü Hilfe den Befehl
Dokumentation
. Es öffnet sich der Windows-Explorer mit allen Dokumentationen aus dem TreesoftOffice.org Programmverzeichnis: ...\Program\Documentation\German.
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TreesoftOffice.org Programm-CD installieren.
9
Erste Schritte Treesoft ERP
2 Voraussetzungen
Voraussetzung für das Arbeiten Treesoft ERP sind:
Vorhandene Installation von Treesoft ERP gemäß dem Installationshandbuch. Hierzu reicht es nicht die CDeinzulegen und das Installationsprogramm durchlaufen zu lassen. Die nachfolgend beschriebenen Grundeinrichtungen sind manuell durchzuführen.
Alle Mitarbeiter sind als Mitarbeiteradresse angelegt und als Benutzer zugeordnet (im Installationshandbuch beschrieben).
Den Benutzern sind die entsprechenden Lizenzen von Treesoft ERP zugeordnet.
Der Benutzer, welcher die Einstellungen vornimmt, hat die notwendigen Rechte im Optionendialog oder ist als Administrator angemeldet.
führt.
Es sind den vorhandenen Adressen die Kunden-, Lieferanten- und Herstellerinformationen zugeordnet. Wie
Sie diese Informationen zuordnen ist im Handbuch TreesoftOffice.org Adressen - Erste Schritte im Kapitel
Anlegen einer Adresse beschrieben.
Es existieren Material, Leistungen und Löhne in den Stammdaten. Wie sie diese Stammdaten anlegen bzw.
importieren wird im Kapitel 5 Customizing und Administration ab Seite 75 beschrieben.
Weitere Voraussetzungen sind kaufmännisches Grundlagenwissen und Erfahrungen in der Kalkulation.
Lassen Sie sich von unserem Service auch über Schulungen informieren. Die Treesoft Schulungen sind auf
Grund Ihres Preis-Leistungsverhältnisses der beste Einstieg in das professionelle Arbeiten.
3 Grundlagen Treesoft ERP
In diesem Kapitel erhalten Sie grundlegende Informationen und Hintergrundwissen zu Treesoft ERP.
10
Treesoft ERP Erste Schritte
3.1
Projekte
Unabhängig davon, in welchem Programmteil Sie ein Projekt bearbeiten, finden Sie in TreesoftOffice.org alle
Projekte in einer Liste.
Abbildung 3.1.1: Projektfenster
3.1.1
Projektstatus
In Abhängigkeit des Bearbeitungsstandes eines Projektes, setzt die Software automatisch den entsprechenden
Projektstatus. Wenn z. B. in einem Projekt eine gebuchte Rechnung bzw. Schlussrechnung vorhanden ist, wird der Projektstatus auf "Fertig" gesetzt. Der Projektstatus lässt sich auch manuell von dem im Projekt ein-
11
Erste Schritte Treesoft ERP getragenen Bearbeiter oder dem Administrator ändern (Menü
Projekt
, Befehl
Projektstatus
oder Kontextmenü in der Projektliste).
3.1.2
Filterleiste
Über die Filterleiste können sie die Anzeige der Projekte in der Projektliste einschränken. Wahlweise können
Sie die Filterliste Menü Fenster aktivieren oder deaktivieren (siehe nachstehende Abbildung).
Abbildung3.1.2: Menü
Fenster
Mit Hilfe der Filterleiste wird die Anzeige der Projekte in der Projektliste eingeschränkt.
Alle
Zeigt alle Projekte an.
Angebot
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Angebot“ an.
12
Treesoft ERP Erste Schritte
Auftrag
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Auftrag“ an.
Lieferschein
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Lieferschein“ an.
Teilrechnung
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Teilrechnung“ an.
Fertig
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Fertig“ an.
Unproduktiv
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Unproduktiv“ an. Dieser Projektstatus ist manuell zu setzen.
Verloren
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Verloren“ an. Dieser Projektstatus ist manuell zu setzen.
Meine:
Es werden nur Projekte des aktuellen Benutzers angezeigt.
6 Monate, 12 Monate:
Es werden nur Projekte mit einem Projektdatum innerhalb der letzten 6 oder 12 Monate angezeigt.
HINWEIS
Die Filter lassen sich auch kombinieren. Die Auswahl durch die Filterleiste können Sie zurücksetzen, in dem Sie die Schaltfläche
Alle
betätigen.
3.1.3
Findleiste
In der Findleiste haben Sie die Möglichkeit die Suche nach folgenden Bedingungen einzugrenzen:
Freie Suche
Es werden nur Projekte angezeigt, die die eingegebene Zeichenfolge in den Feldern Nummer, Oberbegriff, Bezeichnung, Pfad des Projektordners oder in den Adressenfeldern Name, Name1, Name2,Name3,
Ansprechpartner, Kurzbezeichnung, Ort, Straße oder in den Projektvariablen enthalten. Es ist auch möglich mehrere Zeichenfolgen durch Leerzeichen getrennt, einzugeben. Es werden dann alle Projekte angezeigt, die alle Zeichenfolgen in den zuvor genannten Feldern enthalten.
Nummer
Es werden nur Projekte angezeigt, welche die angegebene Zeichenfolge in der Projektnummer enthalten.
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Erste Schritte Treesoft ERP
Adresse
Es werden nur Projekte angezeigt, welche die angegebene Zeichenfolge in den Adressenfeldern Name, Ansprechpartner, Ort oder Straße enthalten.
Oberbegriff
Es werden nur Projekte angezeigt, welche die angegebene Zeichenfolge in dem Feld Oberbegriff enthalten.
Vorgang
Es werden nur Projekte angezeigt, welche die angegebene Zeichenfolge in der Dokumentennummer enthalten.
3.1.4
Projektliste
Es werden alle Projekte angezeigt, welche die Bedingungen der Filterleiste und der Findleiste erfüllen.
HINWEIS
Sollte ein Projekt nicht angezeigt werden obwohl Sie sicher sind, dass es bereits existiert, können
Ihnen folgende Möglichkeiten weiterhelfen:
1. Sie haben in der Findleiste die richtige Zeichenfolge eingegeben.
Wählen Sie im Filterbereich die Schaltfläche
Alle
.
2. Sie haben in der Filterleiste die richtigen Filter gesetzt.
Überprüfen Sie Ihre Eingabe in der Findleiste auf die korrekte Schreibweise.
3.1.5
Projektdetails
Im Bereich der Projektdetails können Sie Informationen zum Projekt auswählen, bearbeiten, neu anlegen und ansehen.
Register Adressen
In der angezeigten Liste, sehen Sie alle Adressen welche dem Projekt zugeordnet sind.
Zur Unterscheidung der Adressen sind diesen in der Liste die folgenden Symbole vorangestellt:
Die Adresse ist dem Projekt als Projektadresse zugeordnet.
Die Adresse ist einem Dokument zugeordnet.
Die Adresse ist dem Projekt zugeordnet, wird aber weder als Projektadresse noch als Dokumentenadresse verwendet.
14
Treesoft ERP Erste Schritte
Register Historie
In der angezeigten Liste sehen Sie alle Historieneinträge, welche dem Projekt zugeordnet sind.
HINWEIS
Wir empfehlen Ihnen den Gesprächsinhalt jedes Telefonats oder persönlichen Gesprächs, insbesondere zusätzliche Vereinbarung oder besondere Umstände welches das Projekt betreffen in einen entsprechenden Historieneintrag zu dokumentieren. So hat jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit die nötige Übersicht, auch während der Abwesenheit des Projektbearbeiters.
Register Termine bzw. Aufgaben
In der angezeigten Liste sehen Sie alle Termine bzw. Aufgaben, welche dem Projekt zugeordnet sind. Sie können an dieser Stelle Termine bzw. Aufgaben, welche das Projekt betreffen, für alle Mitarbeiter erstellen.
3.1.6
Aktualisierung der Projektliste
Die Projektliste bleibt so lange unverändert, bis sie manuell aktualisiert wird. Das heißt, wenn ein anderer Anwender ein neues Projekt anlegt, ist es nicht automatisch in der Ansicht. Sie aktualisieren die Projektliste in dem Sie die Schaltfläche
Aktualisieren
in der Symbolleiste oder die Taste [F5] betätigen.
3.1.7
Aktualisierung der Dokumentenansicht Register Dateien
Das Aktualisieren der Dateiliste zu den Projekten erfolgt für alle Anwender automatisch, nachdem eine Änderung in dem Ordner erfolgt ist. Sie haben an dieser Stelle immer eine aktuelle Ansicht der Dateien.
3.2
Projekteinstellungen
In diesem Kapitel werden alle Einstellungen aufgeführt die zu einem Projekt möglich sind. Einstellungen, welche nur für bestimmte Programmteile gelten, erhalten am Anfang der Erläuterung einen Hinweis auf den
Öffnen Sie den Dialog Projekteinstellungen durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf die Projektbezeichnung in der Projektliste.
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Erste Schritte Treesoft ERP
Die Schaltflächen in der Symbolleiste des nachstehenden Dialoges Einstellungen haben folgende Bedeutung:
OK
Bei Neuanlage eines Projektes wird das Projekt mit den eingegebenen Parametern angelegt und der Dialog geschlossen.
Bei Änderungen eines bereits angelegten Projekts werden die Änderungen gespeichert und der Dialog geschlossen.
Abbrechen
Bei Neuanlage eines Projektes werden die vorgenommenen Eingaben verworfen. Der Dialog wird geschlossen. Ein Projekt wird nicht angelegt.
Bei Änderungen eines bereits angelegten Projekts werden die Änderungen verworfen. Der Dialog wird geschlossen.
3.2.1
Register Projekt
Abbildung 3.2.1: Projekteinstellungen Register
Projekt
Projektkommentar:
In diesem Feld können Sie allgemeine Informationen zum Projekt eintragen. Den Projektkommentar können
16
Treesoft ERP Erste Schritte
Sie mit dem Texteditor frei formatieren und gliedern. Sie öffnen den Texteditor über das Kontextmenü (rechte
Maustaste im Bereich des Projektkommentars) mit dem Befehl Vollbild. Beachten Sie, dass im Projektkommentar die Verwendung von Variablen nicht unterstützt wird.
Gruppenfeld Projekt:
Abbildung 3.2.2: Gruppenfeld Projekt
In diesem Gruppenfeld stehen Angaben zur Bezeichnung und Ablage des Projektes.
Verzeichnis
Es bedeuten:
%1 – Treesoft-Appdata-Verzeichnis
%2 – Nummer
%3 – Oberbegriff
%4 – Bezeichnung
3.2.2
Register Adressen
Auf dem Register Adressen werden alle dem Projekt zugeordneten Adressen angezeigt. Die Projektadresse erkennen Sie an der grünen Markierung.
17
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 3.2.3: Register
Adressen
Zur Unterscheidung der Adressen sind diesen in der Liste die folgenden Symbole vorangestellt:
Adresse ist dem Projekt als Projektadresse zugeordnet.
Adresse ist einem Dokument zugeordnet.
Die Adresse ist in der Projektliste zu sehen, wird aber weder als Projektadresse noch als Dokumentenadresse verwendet.
HINWEIS
Durch einen Doppelklick auf eine andere Adresse wechseln Sie die Projektadresse.
So fügen Sie einem Projekt eine Adresse hinzu
Durch betätigen der Schaltfläche unter der Adressenliste öffnet sich das Fenster Auswahl Adressen. Suchen Sie hier wie gewohnt die Adresse und übernehmen Sie diese mit der Schaltfläche
OK
ins Projekt.
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Treesoft ERP Erste Schritte
So löschen Sie eine Adresse aus dem Projekt
Adressen lassen sich nur aus dem Projekt löschen, wenn Sie in keinem Dokument verwendet sind.
Markieren Sie die zu löschende Adresse in der Liste und betätigen Sie die Schaltfläche .
3.2.3
Register Variablen
WICHTIG
Projektvariablen können in ERP-Dokumenten, CAD-Zeichnungsrahmen, E-Mails, Briefen und
Faxen verwendet werden.
Im Gruppenfeld Projektvariablen werden alle Variablen angezeigt, welche im Optionendialog Projekte >
Projektvariablen ausgewählt sind. Wenn schon Werte vorgeschlagen werden, so sind diese ebenfalls im Optionendialog hinterlegt. Vorgeschlagene Werte können angepasst bzw. überschrieben werden. Der Inhalt der
Variablen gilt für das gesamte Projekt.
Abbildung 3.2.4: Register
Variablen
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Erste Schritte Treesoft ERP
Das Gruppenfeld Vorbelegung der Formular-Variablen für die Dokumenteninformation zeigt die Variablen an, welche im Informationsrahmen (siehe nachstehende Abbildung) in den Treesoft ERP Dokumenten mit ausgegeben werden. Es können maximal 3 Variablen pro Projekt gleichzeitig im Informationsrahmen ausgegeben werden.
Abbildung 3.2.5: Informationsrahmen im Dokument mit einer Projektvariable
HINWEIS:
In die Vor- und Schlusstexte können alle Projektvariablen eingesetzt werden.
3.2.4
Register ERP Informationen
20
Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 3.2.6: Register
ERP-Informationen
Nachfolgend werden die grundlegenden Funktionen der Schaltflächen auf der Registerkarte beschrieben.
Standard
Diese Schaltfläche stellt die Kalkulationsparameter Lohn auf:
Minuten aus Stückliste x EK Mittellohn + GKZ und Material auf:
EK aus der Stückliste + GKZ.
21
Erste Schritte Treesoft ERP
Regie
Regie bedeutet nur Materiallieferung, keine Löhne. Es werden die beim Material bzw. der Leistung hinterlegten Texte für Regie verwendet. Die Preisfindung Lohn wird auf Keine gesetzt und das Material wird mit dem
VK aus Stückliste kalkuliert
Definiert
Eigene Einstellungen werden verwendet.
EK
-
Festpreis
Die Kalkulation erfolgt über den manuell einzugebenden EK-Festpreis.
VK
-
Festpreis
Die Kalkulation erfolgt über den manuell einzugebenden VK-Festpreis.
Erben
Über Diese Schaltfläche können Sie Kalkulationsparameter aus höheren Ebenen erben. Beim Aufruf der Einstellungen zum Projekt ist diese Schaltfläche immer abgeblendet, da das Projekt die höchste Ebene ist.
Gruppenfeld Kalkulation
Die Angaben in dem Gruppenfeld Kalkulation haben im Treesoft ERP eine sehr wichtige Bedeutung. Hier hinterlegen Sie alle zur Kalkulation erforderlichen Angaben.
Preisbildung Lohn
22
Abbildung 3.2.7: Gruppenfeld Lohn / Minuten
Keine
Es werden keine Löhne in die Positionspreisberechnung einbezogen.
Minuten aus dem Leistungskatalog x EK Mittellohn + GKZ
Der Lohnanteil vom Positionspreis wird berechnet:
(Minuten aus dem Leistungskatalog) * (EK Mittellohn) + (Gemeinkostenzuschlag Lohn)
Treesoft ERP
Minuten aus der Stückliste x EK Mittellohn + GKZ
Der Lohnanteil vom Positionspreis wird berechnet:
(Minuten aus der Stückliste) * (EK Mittellohn) + (Gemeinkostenzuschlag Lohn)
Minuten aus der Stückliste x EK Lohn aus Stückliste + GKZ
Der Lohnanteil vom Positionspreis wird berechnet:
(Minuten aus der Stückliste) * (EK Lohn aus Stückliste) + (Gemeinkostenzuschlag Lohn)
Minuten aus der Stückliste x VK Lohn aus Stückliste
Der Lohnanteil vom Positionspreis wird berechnet:
(Minuten aus der Stückliste) * (VK Lohn aus Stückliste)
Preisbildung Material
Erste Schritte
Abbildung 3.2.8: Gruppenfeld Materialpreis
Keine
Es wird kein Material in die Positionspreisberechnung mit einbezogen.
EK pauschal aus Leistungskatalog + GKZ
Der Materialanteil für den Positionspreis wird berechnet:
(Menge) * (EK pauschal aus dem Leistungskatalog) + (Gemeinkostenzuschlag Material)
VK pauschal aus Leistungskatalog + GKZ
Der Materialanteil für den Positionspreis wird berechnet:
(Menge) * (VK pauschal aus dem Leistungskatalog)
EK aus der Stückliste + GKZ
Der Materialanteil für den Positionspreis wird berechnet:
(Menge) * (EK -Material der Stückliste) + (Gemeinkostenzuschlag Material)
VK aus Stückliste
Der Materialanteil für den Positionspreis wird berechnet:
(Menge) * (VK -Material der Stückliste)
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Erste Schritte Treesoft ERP
Die Zuordnung der Gemeinkostenzuschläge erfolgt im Treesoft ERP über sogenannte Kalkulationsvorlagen.
Hierzu ist in dem Einstellungsdialog die Schaltfläche
Kalkulationsvorlagen
zu betätigen. Die Software öffnet den Optionendialog und wechselt in diesem auf den Zweig Grundlagen > Kalkulationsvorlagen.
Abbildung 3.2.9: Gruppenfeld Gemeinkostenzuschläge und Rohstoffzuschläge
Die Schaltfläche
Rohstoffzuschläge
öffnet den Optionendialog und wechselt in diesem auf den Zweig Mate-
rial > Rohstoffzuschläge. An der Informationsleiste können Sie erkennen, dass die Einstellungen der Rohstoffzuschläge sich nur auf das in Bearbeitung befindliche Projekt beziehen.
Das Kontrollkästchen An Rohstoffzuschlägen verdienen bewirkt, dass zum Rohstoffzuschlag zusätzlich der
Gemeinkostenzuschlag Material angewendet wird.
Das Register Vorgaben
Abbildung 3.2.10: Register
Vorgaben
Alle Einstellungen im Gruppenfeld Sonstiges, wie Filiale und Währung gelten für das gesamte Projekt.
Im Gruppenfeld Texte sehen Sie, welcher Text für Ihre Kalkulationseinstellungen ausgewählt wird, Standard oder Regie. Weiterhin können Sie die Sprache wählen, in der Sie Materialtexte und Leistungstexte ausgeben möchten. Die Ausgabesprache bezieht sich auf die in Material- und Leistungsstammdaten enthaltenen Texte und wird hier für das gesamte Projekt festgelegt.
Das Gruppenfeld Dokument enthält den Vorschlag der für das Projekt gültigen Zahlungsbedingungen. Für jedes neu angelegte Dokument können die Zahlungsbedingungen neu definiert bzw. vom Kunden übernommen werden.
24
Treesoft ERP
Das Register Sicherheitseinbehalt
Erste Schritte
Abbildung 3.2.11: Register
Sicherheitseinbehalt
Unter diesen Einstellungen wird der Sicherheitseinbehalt, das Fälligkeitsdatum und die Art der Berechnung eingegeben. Die Berechnung bei der Teilrechnung und Schlussrechnung kann im jeweiligen Gruppenfeld gewählt werden. Die Auswahl wird zur Verdeutlichung als Formel dargestellt. Die Einstellungen gelten für das gesamte Projekt.
Das Register Steuern
Abbildung 3.2.12: Register
Steuern
Das Steuerrecht ändert sich ständig. Laufend muss auf Neuerungen reagiert werden. Mit dem Steuerkennzeichen wird für das Projekt festgelegt, welche Steuersätze standardmäßig für die Dokumente angewendet werden. Zur Auswahl sind vorbereitet:
Steuerpflichtig (Auf der Rechnung wird Mehrwertsteuer ausgewiesen)
Steuerfrei (Auf der Rechnung wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen)
Steuerfrei EU (Auf der Rechnung wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen)
Nach § 13b (für das Bauhandwerk)
Der Rechnungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer. Es wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen. Informationen, wann Sie § 13b anwenden müssen, erhalten Sie bei Ihrer zuständigen Oberfinanzdirektion.
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Erste Schritte
3.2.5
Register Kalkulation
Treesoft ERP
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Abbildung 3.2.13: Register
Kalkulation
Projekt
Basis für die Ausgangswerte sind immer alle Angebote oder alle Auftragsbestätigungen des gesamten Projektes. Der Mittellohn kann für das gesamte Projekt angepasst werden. Wenn Sie hier den Mittellohn ändern wird er für die gesamte Projektkalkulation in allen ungebuchten Dokumenten geändert.
Der Anteil von Material, Lohn, Geräte und Sonstiges wird grafisch in einem Balkendiagramm angezeigt.
Treesoft ERP Erste Schritte
Schätzung
Mit der Schaltfläche
Schätzung
wechseln Sie in den "Schätzungsmodus" und können den geschätzten Zeitaufwand, den Materialeinsatz usw. eingeben. Auch der Einsatz von Maschinen und der damit verbundene
Verschleiß, Abnutzung usw. ist zu berücksichtigen und unter Geräte einzugeben. Vergessen Sie bei Ihrer
Schätzung nicht, die Kosten für Auslöse und Ähnliches in dem Feld Sonstiges einzugeben. Bei einem größeren Bauvorhaben betragen diese schnell einige hundert Euro! Treesoft ERP errechnet automatisch den Deckungsbeitrag und stellt diesen den Deckungsbeiträgen (DB1, DB2 und DB3) Ihres Unternehmens gegen-
über. Ordnen Sie nun über die Kalkulationsvorlagen die Gemeinkostenzuschläge zu. Sie werden erstaunt sein, welche Zuschläge erforderlich sind, um den Deckungsbeitrag Ihres Unternehmens zu erreichen. Über die Schaltfläche Übernehmen übertragen Sie die in der Schätzung gewählte Kalkulationsvorlage auf die Projekteinstellungen und die Software wechselt von dem "Schätzungsmodus" wieder in den "Projektmodus".
Rechnen
Wenn sich Preise in der Material- und Lohnbasis geändert haben und diese in ungebuchten Dokumenten aktualisiert werden sollen, betätigen Sie die Schaltfläche Rechnen. Beachten Sie aber hierbei, von wo aus der
Einstellungsdialog aufgerufen wurde. Wenn Sie alle ungebuchten Angebote neu berechnen wollen rufen Sie den Einstellungsdialog aus der Projektliste auf, wenn es nur um das aktuelle Dokument geht rufen Sie den
Dialog Einstellungen zu dem Betreffenden Dokument auf. Auf diese Weise lassen sich auch einzelne Gliederungen oder Positionen neu berechnen.
3.3
ERP-Dokumente
In diesem Kapitel wird Ihnen die Struktur der Dokumente welche in Treesoft ERP verwaltet werden, darge-
soft-ERP ab Unterkapitel 4.3 Angebot ab Seite 45 weiter eingegangen.
Treesoft ERP verwaltet die Dokumente projektbezogen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten ein neues Dokument anzulegen.
1. Anlegen eines neuen Dokumentes mit einem neuen Hauptdokument (Kapitel 3.3.1).
2. Anlegen eines neuen Dokumentes durch Ableitung aus einem vorhandenen Dokuments (Kapitel 3.3.2).
3. Kopieren eines vorhandenen Dokumentes in ein neues Hauptdokument (Kapitel 3.3.3).
3.3.1
Hauptdokumente
27
Erste Schritte Treesoft ERP
Innerhalb eines Projektes lassen sich sogenannte Hauptdokumente anlegen. Alle weiteren Dokumente können abgeleitet werden. Sie referenzieren auf das Hauptdokument, d.h. es werden keine Kopien erstellt und somit wird eine Datenredundanz vermieden. Das erste Dokument welches als neues Dokument in einem
Projekt angelegt wird ist automatisch das Hauptdokument 01. Innerhalb eines Projektes können maximal 99
Hauptdokumente verwaltet werden.
Abbildung 3.3.1: Hauptdokumente im Projekt
Das Hauptdokument beinhaltet alle Dokumente als Ableitungen von dem als erstes angelegtem Dokument.
3.3.2
Dokumentenableitungen
Die Ableitungen innerhalb eines Hauptdokumentes sind an den Grundsätzen der VOB angelehnt. So können
Sie zum Beispiel einen Auftrag nur zu einem gebuchten Angebot erstellen (Weitere Hinweise zu gebuchten
gung können Sie eine Rechnung ableiten.
Abbildung 3.3.2: Beispiele einer Ableitung von Dokumenten
28
Treesoft ERP Erste Schritte
Das erste Dokument muss kein Angebot sein. Es kann auch ein Lieferschein oder eine Rechnung sein. Allerdings können Sie aus einem Lieferschein kein Angebot oder eine Auftragsbestätigung innerhalb eines Hauptdokumentes erzeugen. Wenn Sie z. B. aus einem Lieferschein ein Angebot erzeugen müssen, dann geht das nur durch kopieren in ein neues Hauptdokument.
3.3.3
Kopieren eines Dokumentes
Das kopieren eines Dokumentes ist nicht projektbezogen. Dokumente können Projekt übergreifend kopiert
werden. Beispiele wie ein Dokument kopiert wird sind im Kapitel 4.10 Kopieren von ERP-Dokumenten ab
Abbildung 3.3.3: Beispiel
Kopieren eines Dokumentes am Beispiel eines Angebotes
3.3.4
Buchen eines Dokumentes
Die Funktion Buchen hat im Treesoft ERP eine sehr wichtige Bedeutung. Erst, nachdem ein Angebot gebucht ist, lässt sich dieses z. B. in eine Auftragsbestätigung übernehmen. Das Buchen eines Dokumentes führt folgende Funktionen aus:
Übernahme der Adresse 1 in das Dokument.
Festschreiben und ersetzen der Variablen im Vor- und Schlusstext.
Festschreiben der Projektvariablen im Informationsrahmen 3 .
Übernahme der Mehrwertsteuerausweisung 4 .
Übernahme der Kalkulationseinstellungen in das Dokument.
3
4
1
2
Kann nachträglich in gebuchten Dokumenten korrigiert werden
Nachträglich sind kleine Rechtschreibkorrekturen möglich. Vorlagen, bzw. Variablen können nicht mehr verwendet werden.
Diese Funktion ist für spätere Programmversionen vorgesehen und im Moment noch nicht vorhanden.
Häufig entscheidet es sich erst im Nachhinein ob die Mehrwertsteuer ausgewiesen wird oder nicht. Unter bestimmten Voraussetzungen kann diese Einstellung korrigiert werden.
29
Erste Schritte Treesoft ERP
Übernahme der Zahlungsbedingungen und der Einstellungen zum Sicherheitseinbehalt in das Dokument
Sperrung der Positionen und Positionsstücklisten zur Bearbeitung.
Festschreiben der Einheitspreise.
Vergabe einer Nummer aus dem Nummernkreis für das ERP-Dokument
Nach dem Buchen eines Dokumentes sind alle Einstellungen, Positionen, usw. zur Bearbeitung gesperrt. Dies ist eine grundlegende Voraussetzung dafür, dass an einem Dokument nachträglich keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Durch das Buchen von Dokumenten ist eine Dokumentation entsprechend der Regeln in Anlehnung an die VOB möglich.
3.3.5
Aufbau der Dokumentenansicht
30
Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 3.3.4: Ansicht eines Dokumentes im Programmmodul Treesoft ERP
Die vorstehende Abbildung gibt Ihnen eine Übersicht über die verwendeten Begriffe zum ERP-Dokument.
Gliederungsfenster
In dem Gliederungsfenster zeigt Treesoft ERP die Gliederung des Dokumentes an. Die oberste Gliederungsebene ist immer das Dokument selbst. Das Gliederungsfenster wird immer dargestellt und kann nicht ausgeblendet werden.
31
Erste Schritte Treesoft ERP
Positionsliste
In der Positionsliste werden die gewünschten Positionen z. B. als Leistungen, Material oder Löhne in das Dokument eingesetzt. Die Positionsliste wird immer dargestellt und kann nicht ausgeblendet werden.
Positionsstückliste
In der Positionsstückliste werden alle Materialien und Löhne einer markierten Position in der Positionsliste angezeigt. Über die Schaltfläche
Stückliste
kann die Positionsstückliste angezeigt oder ausgeblendet werden.
Seitenfuß
Der Seitenfuß zeigt übersichtlich alle wichtigen kalkulatorischen Angaben des geöffneten Dokumentes bzw. der markierten Position an. Die Eingabe eines Vor- und Schlusstextes zu einem Dokument erfolgt auf dem entsprechenden Register. Auf dem Register Kalkulation werden die zugeordneten Gemeinkostenzuschläge für Material, Lohn, usw. und die Herkunft der Kalkulationseinstellungen angezeigt. Das Register Position dient zur Eingabe einer Menge, Auswahl der Positionsart, usw. Dieses eignet sich besonders für eine Schnell-
änderung über die Tastatur z. B. für die Eingabe von abweichenden Mengen in einer Auftragsbestätigung.
Über die Schaltfläche
Seitenfuß
kann der Seitenfuß angezeigt oder ausgeblendet werden.
3.3.6
Dokumentenfarben
Jedem Dokument lässt sich zur Kennzeichnung in dem Dokumentenfenster eine Farbe zuweisen. Die Farbe ist standardmäßig über die dem Dokument zugeordnete Adresse festgelegt. In dem Dialog zur Anlage eines
Dokumentes können Sie diese jedoch noch überschreiben. Die Zuordnung der Dokumentenfarbe zu einer
Adresse erfolgt in Treesoft CRM auf dem Register Kundeninformationen.
3.3.7
Aufbau einer Position
Eine Position in einem ERP-Dokument enthält folgende Angaben:
Positionsart
Beschreibung in nachstehendem Kapitel 3.3.7.1 Positionsarten
32
Treesoft ERP Erste Schritte
Menge
Mengenangabe zur Position.
Einheit
Einheit zur Mengenangabe.
Positionsnummer
Fortlaufende Positionsnummer entsprechend der Bildungsregel.
Text
Einheitspreis
Gesamtpreis
Steuersatz
Nummer
Nummer des Materials mit Präfix M oder der Leistung mit Präfix R oder des Lohnes mit Präfix W
3.3.7.1
Positionsarten
In Treesoft ERP sind folgende Positionsarten möglich:
Normalposition
Kennzeichnung N
Eine einzelne Position, welche durch eine exakt angegebene Beschreibung abgegrenzt ist.
Menge x Einheitspreis = Gesamtpreis
Alternativposition (Wahlposition)
Kennzeichnung A
Diese Position wird zum Anbieten einer Alternative (anderes Fabrikat oder andere Ausführung) zu einer vorstehenden Position verwendet.
Die Menge und der Einheitspreis muss angegeben werden, der Gesamtpreis bleibt im Angebot leer.
Bedarfsposition
Kennzeichnung B
Ist beim Angebot die zu erwartende Menge nicht zu bestimmen wird diese Positionsart verwendet.
Die Menge ist mit 1 einzugeben. Der Einheitspreis muss angegeben werden, der Gesamtpreis bleibt im Angebot leer.
Fremdleistung
Kennzeichnung F
Zu dieser Positionsart ist die Einstellung EK- oder VK-Festpreis zu wählen.
33
Erste Schritte Treesoft ERP
Diese Positionsart verhält sich wie die Normalposition, verwendet aber bei der Preisbildung aus dem EK-Festpreis die der Fremdleistung zugeordneten Gemeinkostenzuschläge.
Sie müssen sich nicht bereits beim Anlegen bzw. Einsetzen einer Leistung entscheiden, ob es sich hierbei um eine Fremdleistung handelt. In dem meisten Fällen ist dies vorher auch noch nicht abzusehen und entscheidet sich somit erst während der Projektierung, wenn Sie z. B. aus Zeit oder Kostengründen eine Leistung fremd vergeben müssen.
Geräte
Kennzeichnung D
Zu dieser Positionsart ist die Einstellung EK- oder VK-Festpreis zu wählen.
Diese Positionsart verhält sich wie die Normalposition, verwendet aber bei der Preisbildung aus dem EK-Festpreis die den Geräten zugeordneten Gemeinkostenzuschläge.
Sonstige
Kennzeichnung O
Zu dieser Positionsart ist die Einstellung EK- oder VK-Festpreis zu wählen.
Diese Positionsart verhält sich wie die Normalposition, verwendet aber bei der Preisbildung aus dem EK-Festpreis die Gemeinkostenzuschläge Sonstiges.
Freiposition
Kennzeichnung P
Zu dieser Positionsart ist die Einstellung EK- oder VK-Festpreis zu wählen.
Das Einsetzen von freien Positionen in einem Dokument sollte wenn möglich vermieden werden. Spätestens, wenn es zu einem Auftrag kommt, sind die Stücklisten der freien Positionen zu bearbeiten und in diesen das benötigte Material bzw. den Lohn zu hinterlegen. Ohne diese Informationen ist eine genaue Kalkulation eines Angebotes nicht möglich und es können keine Bestelllisten generiert werden. Die Verwendung von freien Positionen kann jedoch erforderlich sein, wenn man z. B. eine Position anbietet, für die man noch kein
Material in der Software angelegt hat. In diesem Fall wird aber empfohlen, zu mindestens in der Stückliste der freien Position, bereits den Lohn einzusetzen. Das Anlegen des Materials kann dann zu einem späteren
Zeitpunkt erfolgen, wenn man den Auftrag erhalten hat und dieses für die Bestelllisten benötigt.
Erweiterung zum Langtext
Kennzeichnung L
Erweiterung zu einer Leistungsbeschreibung in der Breite des Langtextes.
Text
Kennzeichnung T
Kennzeichnung einer Textbeschreibung über die Gesamte Dokumentenbreite.
34
Treesoft ERP
Zwischensumme
Kennzeichnung S
Es wird die Zwischensumme der vorstehenden Positionen angezeigt.
Erste Schritte
3.4
Beschreibung der Parameter und Daten im ERP
Dieses Kapitel ist die Grundlage für das Verständnis der Preisbildung und des Aufbaus der ERP-Dokumente.
3.4.1
Kalkulationsparameter
Dieses Kapitel gibt eine Übersicht über alle Parameter, welche einen Einfluss bei der Preisbildung von ERP-
Dokumenten haben. Dabei müssen wir unterscheiden zwischen dem Positionspreis und dem Gesamtpreis von ERP-Dokumenten.
Einfluss auf Positionspreis
Einstellung(Kontrollkästchen): An Rohstoffzuschlägen verdienen
Notierung der Rohstoffzuschläge
Preisbildung für Lohn
Preisbildung für Material
Gemeinkostenzuschläge
EK- und VK-Festpreis
Nur Einfluss auf den Gesamtpreis
Steuerkennzeichen
Währung/(Wechselkurs)
Sicherheitseinbehalt
Rabatt
3.4.2
Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen haben keinen Einfluss auf die Preise in ERP-Dokumenten. Sie werden aber im Programmteil Offene Posten Verwaltung zur Überprüfung der Zahlungseingänge und zur Generierung von
Mahnungen verwendet.
Zahlungsbedingungen gelten für das gesamte ERP-Dokument.
35
Erste Schritte Treesoft ERP
Zahlungsbedingungen werden im Optionendialog im Zweig Grundlagen > Zahlungsbedingungen definiert.
Sie können den Text für Angebote und Rechnungen unterschiedlich definieren. Wenn die Rechnungen gedruckt werden, wird das absolute Datum eingesetzt. Für ein Angebot reicht die Angabe der Tage.
3.4.3
Adresse
Bei einer Adresse auf der Registerkarte Kunden können Sie folgende Parameter zum Vorschlag für ein neues
ERP - Dokument hinterlegen:
Zahlungsbedingungen
Preisbildung Lohn und Material
Gemeinkostenzuschläge
Steuerkennzeichen
Standardfarbe für das Dokument
Wird die Adresse für ein neues ERP-Dokument ausgewählt, werden die zur Übernahme gekennzeichneten
Parameter in das neue Dokument übernommen.
3.4.4
Druckparameter
Ein ERP-Dokument verlangt je nach Dokumentenart bestimmte Druckvoreinstellungen. Im Angebot drucken
Sie z. B. in den meisten Fällen immer die Langtexte bei den Leistungen, während in der Auftragsbestätigung die Positionen nicht gedruckt werden und in der Rechnung die Kurztexte ausreichend sind. Sie können für jede Dokumentenart die Druckoptionen an Ihre Gegebenheiten anpassen. Wenn Sie dann zu einem Angebot einen Auftrag und dazu dann eine Rechnung erstellen werden alle Dokumente mit der richtigen Einstellung gedruckt. Die Anpassung erfolgt im Optionendialog im Zweig Dokument > Druckvoreinstellungen (siehe
Kapitel 5.1.3 Druckvoreinstellungen für ERP-Dokumente ab Seite 78).
Individuell können Sie die Druckparameter vor jedem Ausdruck anpassen. Die folgenden Optionen stehen zum Anpassen zur Verfügung:
Material/Leistung
Für Material und Leistung ist getrennt einstellbar, ob der Kurz- und/oder Langtext auszugeben ist. Standardmäßig erfolgt bei Material die Ausgabe des Kurztextes und bei Leistungen die des Langtextes.
36
Treesoft ERP Erste Schritte
Stücklistendruck
Gibt zu einer Position alle für den Stücklistendruck markierten Materialien mit aus. Die Kennzeichnung für den Stücklistendruck erfolgt über das Kontrollkästchen in der Spalte Druck.
Artikelnummern drucken
Beim Drucken eines Angebotes ist die Artikelnummer normalerweise nicht gewünscht, das Kontrollkästchen ist somit bei Angeboten und Nachtragsangeboten standardmäßig deaktiviert. Für eine Bestellliste sind die Artikelnummern jedoch zwingend erforderlich. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, lässt sich in dem Feld
Artikelnummern einstellen, was als Artikelnummer auszugeben ist. Ansonsten ist dieses Feld abgeblendet
(siehe Artikelnummern).
Preise ausblenden
Ermöglicht die Ausgabe eines Blanketts z. B. für Ausschreibungen. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden die Preise durch Unterstriche ersetzt. Auf diesem lassen sich dann in dem Ausdruck von Hand die
Preise eintragen.
Positionen mit Null-Menge ausblenden
Unterbindet die Ausgabe von Positionen mit einer Positionsmenge von Null. Wenn z. B. in einer Auftragsbestätigung die Positionsmenge auf "0" gesetzt ist, erscheint diese Position anschließend nicht bei der Ausgabe des Dokumentes.
Kopf und Fußzeile drucken
Gibt die in den Formulareinstellungen (Optionen-Dialog, Zweig Dokument > Formulareinstellungen) bzw. den Filialeinstellungen (Optionen-Dialog, Zweig Grundlagen > Filialdaten) hinterlegte Kopf- und Fußzeile in dem Dokument aus. Dies ist z. B. beim direkten Versand eines Dokumentes per Email erforderlich. Beim
Ausdrucken eines Dokumentes auf einem Briefpapier ist die Ausgabe der Kopf- und Fußzeile jedoch nicht gewünscht, d. h. das Kontrollkästchen ist in diesem Fall zu deaktivieren.
Automatische Zwischensummen bilden
Bildet für die Gliederungsebenen 1 bis 3 automatisch die Zwischensummen und gibt diese bei der Ausgabe eines Dokumentes mit aus. In der Zwischensumme sind die Gesamtpreise aller Positionen der entsprechenden Gliederungsebene aufsummiert. Der Seitenübertrag gibt für jede Seite eine Zwischensumme aus.
Nachträge
Steuert das Verhalten bei der Ausgabe von Nachtragsangeboten. Beim Drucken von Nachtragsangeboten lassen sich wahlweise alle Positionen (d. h. die aus dem Angebot und evtl. vorangegangener Nachtragsangebote) oder nur Nachtragspositionen des aktuellen Nachtrages (mit gesamter Gliederung oder nur mit Gliederung der Nachtragspositionen) ausgeben.
Artikelnummern
Steuert die Ausgabe der Artikelnummern z. B. bei einer Bestellliste. Als Artikelnummer lässt sich wahlweise
37
Erste Schritte Treesoft ERP
6 oder die Eigene Artikelnummer ausgeben. Das Feld Artikelnummern ist nur einge-
blendet, wenn das Kontrollkästchen Artikelnummern drucken aktiviert ist (siehe Artikelnummern drucken).
Dokumentenname im Informationsrahmen
Der Dokumentenname im Informationsrahmen kann ausschließlich für den Ausdruck durch einen beliebigen Namen ersetzt werden.
Zum Beispiel können Sie schnell eine Bestelliste als eine Preisanfrage ausdrucken.
Dabei gilt es zu beachten das sich für die Software der Dokumententyp nicht ändert. Sie sollten niemals einem anderen Dokument, z.B. der Auftragsbestätigung, den Namen Rechnung geben. Die so erzeugte „Rechnung“ würde nicht im Rechnungsausgangsbuch und in der Offenen Posten Verwaltung erscheinen.
5
6 z. B. Siemens für Siemens AG z. B. SIE für Siemens AG
38
Treesoft ERP Erste Schritte
3.5
Übernahme von Parametern und Daten (Vererbung)
Um die Vererbung von Parametern zu verstehen, müssen Sie zunächst die Gültigkeit der Parameter kennen.
Nachfolgend sind die Parameter jeweils der untersten Ebene Ihrer Gültigkeit zugeordnet aufgeführt.
HINWEIS
Im Dialog Einstellungen werden immer alle Parameter angezeigt. Wenn Sie den Dialog Einstellungen zu einer Position aufrufen, lassen sich beispielsweise auch die Zahlungsbedingungen ändern, obwohl diese sich auf das Dokument und nicht auf die einzelnen Positionen beziehen.
Projekt
Rohstoffzuschläge
Währung
Mittellohn
Dokument
Steuerkennzeichen
Zahlungsbedingungen
Anschrift (Adresse)
Gliederung oder Position
Preisbildung Lohn
Preisbildung Material
Gemeinkostenzuschläge
Kalkulationsart (Regie, EK- und VK-Festpreis)
39
Erste Schritte Treesoft ERP
3.5.1
Vererbung von Parametern mit Einfluss auf den Positionspreis
Treesoft ERP arbeitet mit dem sogenannten Vererbungsprinzip, d.h. die Einstellungen zur Kalkulation und
Preisbildung werden automatisch auf alle untergeordneten Ebenen übernommen. Die beim Anlegen eines
Projektes vorgenommenen Einstellungen zur Kalkulation und Preisbildung werden automatisch beim Anlegen eines Dokumentes übernommen. Sie können die Einstellungen zur Kalkulation und Preisbildung bis auf
Positionsebene ändern. Wenn Sie z. B. einer Gliederungsebene eine andere Kalkulationsvorlage zuordnen, wird diese auf alle untergeordneten Positionen übertragen.
Abbildung 3.5.1: Vererbung der Kalkulationsparameter
WICHTIG
Ändern Sie die Einstellungen zur Kalkulation und /oder Preisbildung manuell, werden diese anschließend nicht mehr durch die automatische Vererbung überschrieben. Mit Hilfe der Schaltfläche
Erben
im
Einstellungsdialog lassen sich die Einstellungen der übergeordneten Ebene wieder übernehmen.
40
Treesoft ERP Erste Schritte
3.5.2
Materialpreise und Löhne
Um in einem Projekt immer gleiche Preise in den Angeboten einsetzen zu können werden alle verwendeten
Materialien in die Material- und Lohnbasis kopiert und nicht mehr automatisch aktualisiert. Das betrifft auch die Rohstoffzuschläge. Diese sind in der nachfolgenden Abbildung nicht dargestellt, weil sie Bestandteil der
Materialpreise sind. Die nachfolgende Abbildung gilt für die Einstellung: Preisbildung Material EK oder VK aus Stückliste.
Abbildung 3.5.2: Übergabe der Preise in die Positionsstückliste bei der Preisbildung Material EK oder
VK aus Stückliste
Eine Ausnahme bildet die Preisbildung Material: EK pauschal und VK pauschal aus Leistungskatalog. Die
Pauschalpreise, welche in den Leistungen angegeben sind werden direkt aus den Stammdaten Leistungen in die Position eingesetzt.
Abbildung 3.5.3: Übergabe der Preise in die Position bei der Preisbildung EK oder VK aus Leistungskatalog
41
Erste Schritte Treesoft ERP
3.5.3
Adressen
Wenn in einem Projekt mehrere Adressen verwendet werden, wird standardmäßig die Projektadresse beim erstellen eines neuen Hauptdokumentes vorgeschlagen. Alle Dokumente welche von diesem Hauptdokument abgeleitet werden, bekommen die Adresse vorgeschlagen.
Eine Ausnahme bildet die Bestellliste. Beim Erstellen der Bestellliste wird das gesamte Material aus der ge buchten Auftragsbestätigung nach den Lieferantenadresssen sortiert. Für alle Lieferanten wird eine Bestellliste generiert und die Adresse automatisch eingesetzt. Wird eine Bestellliste ohne Adresse erstellt, enthält diese die Materialien, denen keine Lieferantenadresse zugeordnet ist.
Abbildung 3.5.4: Vererbung der Vorschläge für
Adressen
3.5.4
Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen werden nur in Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Ausgegeben.
Abbildung 3.5.5: Vererbung der Vorschläge für
Zahlungsbedingungen
42
Treesoft ERP Erste Schritte
4 Beispiele zu Treesoft-ERP
In diesem Kapitel erhalten Sie eine Einführung zum Arbeiten mit Treesoft ERP. Alle Erläuterungen können zum bessern Verständnis im Demomandanten nachvollzogen werden.
4.1
Starten des Demomandanten
Starten Sie den Demomandanten, wie nachfolgend beschrieben.
1. Starten Sie das Programm
TreesoftOffice.org Demomandant
. Die Verknüpfung befindet sich nach der
Installation auf Ihrem Desktop (Abbildung 4.1.1).
Abbildung 4.1.1: Schaltflächen zum Starten der Programme
2. Melden Sie sich als Benutzer mit dem Kurzzeichen ts ohne Passwort an (Abbildung 4.1.2).
3. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
Abbildung 4.1.2: Anmelden
43
Erste Schritte Treesoft ERP
HINWEIS
Sollten Sie lediglich eine Demoversion von TreesoftOffice.org installiert haben, starten Sie bitte den Demomandanten über die Verknüpfung
TreesoftOffice.org
. Die Verknüpfung befindet sich nach der Installation der Demoversion auf Ihrem Desktop.
4.2
Projekt anlegen
Sie beginnen normalerweise eine neue Projektierung (z. B. Erstellung eines Angebotes für ein neues Bauvorhaben) mit dem Anlegen eines Projektes. Zum Anlegen eines Projektes sind einige grundlegende Informationen wie Oberbegriff (Name) und Bezeichnung des Projektes erforderlich.
So legen Sie ein neues Projekt an:
1. Öffnen Sie die Projektliste durch betätigen der Tastenkombination [STRG] + [UMSCH] + [P] .
2. Betätigen Sie Tastenkombination [STRG] + [+] zum Anlegen eines neuen Projektes.
3. Tragen Sie im Fenster Einstellungen den Oberbegriff und die Bezeichnung ein.
Wenn Ihnen zu dem Projekt noch andere Angaben bekannt sind geben Sie diese entsprechend ein.
Für die nachfolgende Übung wählen Sie als Oberbegriff Übung und als Bezeichnung Erste Schritte
ERP.
4. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
. Das Projekt ist jetzt angelegt und markiert.
4.2.1
Adressen dem Projekt zuordnen
Adressen werden auf mehrere Arten dem Projekt zugeordnet.
manuell über den Dialog Einstellungen (Kapitel 3.2.2 Register Adressen ab Seite 17)
automatisch beim Erzeugen einer Bestelliste
manuell über die Projektdetails (nachstehend beschrieben)
Um dem Register Adressen in den Projektdetails der Projektliste eine Adresse hinzuzufügen betätigen Sie bitte die Schaltfläche .
Es öffnet sich der Adressenauswahldialog. Wählen Sie hier eine Adresse aus. Danach wählen Sie ggf. den Ansprechpartner aus.
44
Treesoft ERP Erste Schritte
4.2.2
Weitere Einstellungen zum Projekt
Sie können für die ERP-Dokumente noch weitere Einstellungen bereits beim anlegen eines Projektes vornehmen. Diese gelten für jedes neue Dokument, sofern Sie nicht die Einstellungen für ein neues Dokument aus der Adresse übernehmen oder manuell anpassen.
Projektvariablen (Kapitel 3.2.3 Register Variablen ab Seite 19)
ERP-Informationen (Kapitel 3.2.4 Register ERP Informationen ab Seite 20)
4.3
Angebot
Nachdem Sie für das neue Bauvorhaben ein Projekt angelegt haben, legen Sie normalerweise als erstes ein
Angebot an. Zur Erstellung eines Angebotes stehen Ihnen die folgenden grundsätzlichen Möglichkeiten zur
Verfügung.
Angebot aus Treesoft CAD erstellen:
Übernehmen Sie die Daten aus Treesoft CAD in Ihr Angebot. Eine vorhandene Gliederung z. B. nach Grundrissen, Bereichen und Titeln (wie z. B. Schalt-/Steckgeräte) wird hierbei auf Wunsch mit übergeben. Damit das
Angebot kalkulierbar wird, sind anschließend die Stücklisten der freien Positionen zu bearbeiten und in diesen das benötigte Material und den Lohn einzusetzen (siehe auch GAEB Schnittstelle).
Angebot über die GAEB-Schnittstelle einlesen (optionales Programmmodul):
Lesen Sie eine Ausschreibung über die GAEB-Schnittstelle in Treesoft ERP ein. Die Positionen werden hierbei als Textpositionen bzw. freie Positionen in dem Angebot eingesetzt. Damit eine Ausschreibung kalkulierbar wird, sind anschließend die Stücklisten der freien Positionen zu bearbeiten und in diesen das benötigte Material und der Lohn einzusetzen. Die GAEB-Schnittstelle (Format 1990) unterstützt das Einlesen der Datenphasen DA83 (Angebotsaufforderung) und DA81 (Leistungsverzeichnis) und das Schreiben der Datenphase
DA84 (Angebotsabgabe).
Übernehmen der Positionen aus einem bestehenden Angebot:
Übernehmen Sie aus einem bestehenden Angebot die gewünschten Positionen per Drag & Drop in das Angebot bzw. übernehmen dieses vollständig.
Manuelles Einsetzen der gewünschten Positionen:
Setzen Sie z. B. über den Treesoft Leistungskatalog die gewünschten Positionen in Form von Leistungen in das Angebot ein.
45
Erste Schritte Treesoft ERP
HINWEIS
Im Rahmen der Übung wird Ihnen die manuelle Projektierung über den Treesoft Leistungskatalog beschrieben, d. h. Sie setzen über diesen die benötigten Positionen als Leistungen in das Angebot ein.
beschrieben.
4.3.1
Angebot anlegen
Ist das Fenster Projekte nicht aktiv, betätigen Sie die Tastenkombination [STRG] + [UMSCH] + [P] und wählen z. B. das am Anfang des Kapitels angelegte Projekt (Markierung A in nachstehender Abbildung).
1. Wählen Sie in der Dokumentenansicht die Registerkarte ERP (Markierung B in nachstehender Abbildung).
2. Markieren Sie den Zweig Angebote (Markierung C in nachstehender Abbildung).
3. Betätigen Sie die Schaltfläche zur Erstellung eines neuen Angebotes (Markierung D in nachstehender
Abbildung).
46
Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 4.3.1: Anlegen eines neuen Angebotes
Es öffnet sich das Fenster Neues Dokument anlegen.
4. Überprüfen Sie ob als neues Dokument Angebot ausgewählt ist (Markierung A in nachstehender Abbildung).
5. Wählen Sie Hauptdokument XX neu anlegen (XX steht für die Nummer des Hauptdokumentes). Es kann zu jedem Hauptdokument nur ein Angebot, aber mehrere Nachtragsangebote geben (Markierung B in nachstehender Abbildung).
6. Wählen Sie in der Liste Leeres Dokument (Markierung C in nachstehender Abbildung).
47
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 4.3.2: Neues Dokument anlegen
7. Wählen Sie eine Adresse aus. Ohne die Auswahl einer Adresse können Sie kein Angebot anlegen.
Markieren Sie in der Liste (Markierung D in vorstehender Abbildung) eine Adresse und arbeiten mit
48
Treesoft ERP Erste Schritte
Ist keine Adresse vorhanden arbeiten Sie mit Punkt 8. weiter.
8. Betätigen Sie die Schaltfläche für die Auswahl einer neuen Adresse (Markierung E in vorstehender Abbildung).
Es öffnet sich das Fenster Auswahl Adressen (siehe nachstehende Abbildung).
9. Führen sie einen Doppelklick auf die Adresse aus z. B. Treesoft GmbH & Co. KG (Siehe Markierung in nachstehender Abbildung).
Abbildung 4.3.3: Auswahl einer Adresse
Es öffnet sich das Fenster Auswahl Ansprechpartner.
10. Wählen einen Ansprechpartner, z. B. Andreas Küstermann mit einem Doppelklick aus.
49
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 4.3.4: Ansprechpartner auswählen
11. Unterhalb der Adressliste befinden sich die Kontrollkästchen Zahlungsbedingungen aus Kundenstamm
übernehmen, Preisbildung aus Kundenstamm übernehmen ,Gemeinkostenzuschläge aus Kunden-
stamm übernehmen und Steuerkennzeichen aus Kundenstamm übernehmen. Wenn zu der ausgewählten Adresse auf der Registerkarte Kunde Parameter hinterlegt sind, werden die Werte angezeigt und die Kontrollkästchen sind standardmäßig angehakt. Möchten Sie die Parameter nicht übernehmen haken Sie die betreffenden Kontrollkästchen ab. Für unser Beispiel lassen Sie bitte alle Kontrollkästchen angehakt.
12. Betätigen Sie die Schaltfläche OK.
Es öffnet sich das Fenster zur Angebotserstellung.
4.3.2
Gliederungen anlegen
Treesoft ERP ermöglicht Ihnen die Gliederung eines Angebotes in einzelne Titel. Eine Gliederung verbessert die Übersichtlichkeit eines Dokumentes.
Gliederungen können auf folgende Art und Weise erstellt werden:
automatisch über den GAEB-Import
automatisch über strukturierte Leistungen
manuell
Die GAEB-Schnittstelle unterstützt bis zu fünf Gliederungsebenen. In Treesoft ERP stehen Ihnen sechs Gliederungsebenen zur Verfügung.
50
Treesoft ERP Erste Schritte
Die Gliederung eines Angebotes ist nicht zwingend erforderlich, wird aber aus Gründen der Übersichtlichkeit und der Strukturierung eines Dokumentes empfohlen. Für das Beispielprojekt legen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben eine Gliederung an:
1. Betätigen Sie in der Symbolleiste des Gliederungsfensters die Schaltfläche .
Abbildung 4.3.5: Ausschnitt des oberen teils des Gliederungsfensters in einem Leeren ERP-Dokument
2. Geben Sie in dem anschließend eingeblendeten Dialog in dem Feld Text als Bezeichnung für die anzulegende Gliederung z. B. Dachgeschoss ein und bestätigen diese mit der Schaltfläche
OK
.
Abbildung 4.3.6: Beispiel zum anlegen einer ersten
Gliederungsebene
3. Markieren Sie in dem Gliederungsfenster die neu angelegte Gliederung Dachgeschoss und betätigen in der Symbolleiste des Gliederungsfensters die Schaltfläche .S
51
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 4.3.7: Ausschnitt des oberen teils des Gliederungsfensters
4. Geben Sie als Namen der anzulegenden Gliederung Solartechnik ein und bestätigen diese mit der
Schaltfläche
OK
.
Abbildung 4.3.8: Ausschnitt des oberen teils des Gliederungsfensters mit zwei Gliederungsebenen
4.3.3
Gliederungen ändern
Löschen
Zum löschen einer Gliederung markieren Sie den Gliederungspunkt im Gliederungsfenster und betätigen in der Symbolleiste des Gliederungsfensters die Schaltfläche .
Es wird die markierte Gliederung mit allen Untergliederungen und Positionen gelöscht.
Verschieben und Kopieren mit Drag and Drop
Markieren Sie den Gliederungspunkt im Gliederungsfenster und halten Sie die linke Maustaste gedrückt.
Ziehen Sie die Gliederung an die gewünschte Stelle und lassen Sie die Maustaste los. Es öffnet sich nachfolgendes Fenster. Wählen Sie hier das Ziel und die Operation.
Verschieben
Es wird die markierte Gliederung mit allen Untergliederungen und Positionen zu dem gewählten Ziel verschoben.
Kopieren
Es wird die markierte Gliederung mit allen Untergliederungen und Positionen zu dem gewählten Ziel kopiert.
Nur die Gliederung kopieren
Es wird die markierte Gliederung mit allen Untergliederungen ohne Positionen zu dem gewählten Ziel kopiert.
52
Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 4.3.9: Auswahlfenster zum verschieben und kopieren von Gliederungen
4.3.4
Positionen einsetzen
Positionen können auf folgende Art und Weise erstellt werden:
automatisch über den GAEB-Import
automatisch über strukturierte Leistungen
manuell
4.3.4.1
Tastenkombinationen
Das manuelle Setzen von Positionen erfolgt am schnellsten durch Tastenkombinatationen.
Material
[STRG] + [1]
Öffnet das Fenster Gefundenes Material. Hier können Sie den Katalog wählen und nach Material suchen.
Mit der Schaltfläche
OK
wird das Material in die Positionsstückliste übernommen. Es öffnet sich das Fenster
Einstellungen zu dieser Position.
Leistung
[STRG] + [2]
Öffnet das Fenster Gefundene Leistungen. Hier können Sie den Katalog wählen und nach Leistungen su-
53
Erste Schritte Treesoft ERP
chen. Mit der Schaltfläche
OK
wird die Leistung 7 aufgelöst nach Material und Lohn in die Positionsstückliste
übernommen. Es öffnet sich das Fenster Einstellungen zu dieser Position.
Freie Position [STRG] + [3]
Öffnet sich das Fenster Einstellungen zu dieser Position.
Lohn
[STRG] + [4]
Öffnet das Fenster Lohn. Mit der Schaltfläche
OK
wird der Lohn in die Positionsstückliste übernommen. Es
öffnet sich das Fenster Einstellungen zu dieser Position.
Erweiterung zum Langtext [STRG] + [5]
Öffnet den Texteditor. Hier können Sie einen freien Text als Ergänzung zur Leistungsbeschreibung eintragen bzw. Grafiken oder Bilder einfügen. Die Breite des Textes entspricht den Einstellungen zum Langtext im
ERP - Dokument. Wenn Sie einen freien Text eingeben erscheint in der Positionsliste die erste Zeile als Text.
Sollten Sie eine Vorlage verwenden wird in der Positionsliste der Name der Vorlage angezeigt.
Text
[STRG] + [6]
Öffnet den Texteditor. Hier können Sie einen freien Text als Ergänzung zur Leistungsbeschreibung eintragen bzw. Grafiken oder Bilder einfügen. Die Breite des Textes entspricht den Einstellungen der gesamten Textbreite zum ERP-Dokument.
Wenn Sie einen freien Text eingeben erscheint in der Positionsliste die erste Zeile als Text. Sollten Sie eine Vorlage verwenden wird in der Positionsliste der Name der Vorlage angezeigt.
Zwischensumme
[STRG] + [7]
Öffnet das Fenster Zwischensumme und fügt eine Zwischensumme als Position ein. Als Text ist die Bezeichnung der Summe einzugeben.
Die Zwischensumme ist nur im Ausdruck sichtbar, wenn die Druckeinstellung Positionen mit Nullmenge
ausblenden nicht aktiviert ist. In der Positionsliste wird nur der eingegebene Text angezeigt.
4.3.4.2
Manuelles einsetzen von Positionen
Voraussetzung für dieses Beispiel ist ein geöffnetes ERP-Dokument mit einer Gliederung wie in den Kapiteln
4.3.1 Angebot anlegen und 4.3.2 Gliederungen anlegen ab Seite 46 beschrieben.
1. Markieren Sie den Gliederungspunkt unter dem Sie eine Leistungsposition anlegen wollen z. B. Solartechnik.
2. Betätigen Sie die Tastenkombination [STRG] + [2] .
7
In Abhängigkeit der Struktur der Leistung können noch zusätzliche Eingaben für Wahlstücklisten erfolgen
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Treesoft ERP Erste Schritte
3. Suchen Sie in der Liste Gefundene Leistungen nach Solarkabel. Sollte keine Leistung angezeigt werden überprüfen Sie ob als Suche Volltext und als Katalog Eigener Katalog gewählt ist.
4. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
.
5. Die Leistung wird aufgelöst nach Material und Lohn in die Positionsstückliste übernommen. Es öffnet sich das Fenster Einstellungen zur Position.
6. Geben Sie als Menge 100 ein.
Sie können jetzt auf den Registerkarten weitere Einstellungen vornehmen. Das Betätigen der Schaltfläche
OK
schließt den Dialog und übernimmt die Einstellungen.
4.3.5
Kennzeichnung der Positionen in der Positionsliste
1. Spalte
Kalkulationseinstellungen
Standard
Preisbildung Lohn: Minuten aus Stückliste x EK Mittellohn + GKZ
Preisbildung Material: EK aus Stückliste + GKZ
Regie
Preisbildung Lohn: Minuten aus Stückliste x EK Mittellohn + GKZ
Preisbildung Material: EK aus Stückliste + GKZ
Definiert
Es werden eigene Einstellungen zur Preisbildung verwendet.
2. Spalte
Kontrollkästchen Position geprüft
Mit den Kontrollkästchen dieser Spalte können Sie die einzelnen Positionen als geprüft markieren. Hierdurch behalten Sie auch in umfangreichen Dokumenten die notwendige Übersicht, welche Positionen noch zu bearbeiten sind und welche nicht.
3. Spalte
Art
Hintergrundfarben dargestellt.
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Erste Schritte Treesoft ERP
4. Spalte
Position
Als Text steht in dieser Spalte die Positionsnummer. Diese Spalte bekommt eine rote Hintergrundfarbe wenn als Einstellung für die Position EK-Festpreis bzw. VK-Festpreis gewählt ist.
4.3.6
Positionen ändern und kopieren
Ändern über das Kontextmenü
Markieren Sie die Position in der Positionsliste mit der linken Maustaste und öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste. Wählen Sie den entsprechenden Befehl:
Neu
Öffnet das Fenster Neue Position.
Löschen
Löscht die markierte Position.
Ausschneiden
Löscht die markierte Position und kopiert sie in die Zwischenablage.
Kopieren
Kopiert die markierte Position in die Zwischenablage.
Einfügen
Öffnet das Fenster Position einfügen (nachstehende Abbildung 4.3.10) und fügt die zuvor mit dem Be-
fehl
Kopieren
oder
Ausschneiden
gewählte Position vor oder nach der markierten Position aus der
Zwischenablage ein.
Neu nummerieren
Nummeriert alle Positionen der Reihenfolge nach entsprechend der Bildungsregel neu.
Stückliste
Schaltet die Stückliste zur Position sichtbar, bzw. unsichtbar.
Einstellungen
Öffnet das Fenster Einstellungen zur Position. Sie können dann die gewünschten Änderungen vorneh-
men (Kapitel 3.2.4 Register ERP Informationen ab Seite 20).
Kopieren mit Drag and Drop
Markieren Sie die Position in der Positionsliste und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die
Position auf die gewünschte Position im Positionsfenster und lassen Sie die Maustaste los. Es öffnet sich nachfolgendes Fenster. Wählen Sie hier die Zielposition und betätigen die Schaltfläche
OK
.
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Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 4.3.10: Auswahlfenster zum verschieben und kopieren von Gliederungen
4.3.7
Vor- und Schlusstext
Treesoft ERP ermöglicht Ihnen beliebig viele Vorlagen für Vor und Schlusstexte für alle Dokumententypen zu erstellen. Wie Sie Vorlagen erstellen und mit dem Texteditor arbeiten ist im Handbuch TreesoftOffi-
ce.org – Texteditor beschrieben.
Voraussetzung für dieses Beispiel ist ein geöffnetes ERP-Dokument ohne Vor und Schlusstexte im Demomandant.
So fügen Sie einem Angebot einen Vor- bzw. Schlusstext hinzu
1. Betätigen Sie die Registerkarte Vortext (Markierung A in nachstehender Abbildung).
Die Symbolleiste zu den Vortexten ermöglicht folgende Funktionen:
Vorlage für den Vortext laden (Markierung B in nachstehender Abbildung).
Texteditor im Vollbild öffnen um manuell Text einzugeben bzw. zu ändern (Markierung C in nachstehender Abbildung).
Umschaltung zwischen der Anzeige von Variablennamen oder dem Variableninhalt (Markierung D in nachstehender Abbildung).
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Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 4.3.11: Auswahl eines Vortextes in einem Angebot
2. Betätigen Sie auf dem Register Vortext die Schaltfläche zum Einfügen einer Vorlage für den Vortext
(Markierung B in nachstehender Abbildung).
Es öffnet sich das Fenster Texte.
3. Markieren Sie im rechten Teil des Fensters ERP-Text Angebot.
4. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
zur Übernahme.
5. Wiederholen Sie den Vorgang analog auf dem Register Schlusstext
4.3.8
Angebot drucken
Voraussetzung für das Drucken sind für Ihren Windows-Arbeitsplatz eingerichtete Drucker.
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Treesoft ERP Erste Schritte
Sie erkennen ein ungedrucktes Dokument in der Dokumentenansicht der Projektliste am abgeblendeten
Druckersymbol (Markierung A in nachstehender Abbildung). Ein bereits gedrucktes Dokument hat ein aufgeblendetes Symbol (Markierung B in nachstehender Abbildung).
Abbildung 4.3.12: Dokumentenansicht mit gedruckten und nicht gedrucktem
Angebot
WICHTIG
Beim Drucken eines ERP-Dokumentes über die Schaltfläche
in der Titelleiste erhält das
Dokument eine Nummer aus dem Nummernkreis. Ist das Dokument nach der Kontrolle in Ordnung, brauchen Sie es nur noch zu buchen. Möchten Sie ein Dokument ohne Nummernvergabe drucken, betätigen Sie die Schaltfläche
Vorschau
und drucken das Dokument aus der Vorschau.
So Drucken Sie ein Angebot mit Nummernvergabe
1. Betätigen Sie in der Titelleiste eines geöffneten ERP-Dokumentes die Schaltfläche
.
2. Übernehmen Sie die Druckoptionen mit der Schaltfläche
OK
.
In den meisten fällen benötigen Sie für Ihre Unterlagen eine Kopie. Um die Kopie nicht auf teuren Geschäftspapier bzw. in Farbe ausgeben zu müssen, können Sie im Fenster Druckoptionen über die Schaltfläche
Einstellungen
die Anzahl der Kopien und die Drucker definieren.
Standard
Stellt die Standardeinstellungen für den aktuellen Arbeitsplatz und den aktuellen Dokumententyp her.
als Standard
Speichert alle Einstellungen des Dialoges als Standard für den aktuellen Arbeitsplatz und den aktuellen Dokumententyp.
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Erste Schritte Treesoft ERP
Bezeichnung für Original und Kopie
Dieser Text wird im Informationsrahmen des ERP-Dokumentes ausgegeben.
3. Überprüfen Sie die Ausgabeeinstellungen und betätigen Sie die Schaltfläche
Starten
.
4.3.9
Angebot buchen
Bevor Sie ein Angebot buchen sollten Sie folgende Punkte kontrollieren:
Überprüfen Sie vor dem Buchen
1 Adresse mit Ansprechpartner
2 Kalkulationsparameter
3 Zahlungsbedingungen
4 Mehrwertsteuer
5 Vor- und Schlusstext
6 Gliederung, Positionsnummer, Menge, Texte, Einheitspreise und Gesamtpreise in den Positionen
7 Projektvariablen (wenn verwendet)
8 Sicherheitseinbehalt (wenn verwendet)
Erläuterung
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
So öffnen Sie ein Dokument in der Vorschau
1. Betätigen Sie in der Titelleiste eines geöffneten ERP-Dokumentes die Schaltfläche
Vorschau
.
2. Übernehmen Sie die Druckoptionen mit der Schaltfläche
OK
.
Betrachten Sie das komplette Dokument.
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Treesoft ERP Erste Schritte
Betätigen Sie die Schaltfläche zum Beenden der Vorschau.
WICHTIG
Passen Sie die Druckvorschau Ihren Bedürfnissen an, in dem Sie nach dem Betätigen der Schaltfläche
Vorschau
im Fenster Druckoptionen die Schaltfläche
Erweiterte Druckoptionen
betätigen. Eine Erläu-
terung der Einstellungen finden Sie im Kapitel 3.4.4 Druckparameter ab Seite 36.
So buchen Sie ein Angebot
1. Betätigen Sie in der Titelleiste eines geöffneten ERP-Dokumentes die Schaltfläche
Buchen
.
2. Betätigen Sie im Fenster Dokument buchen die Schaltfläche
Buchen
.
4.4
Auftragsbestätigung
Eine Auftragsbestätigung kann nur von einem gebuchten Angebot abgeleitet werden.
Sie öffnen das Fenster neues Dokument anlegen in dem Sie im Dokumentenfenster auf der Registerkarte ERP den Zweig Aufträge öffnen und einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf die in nachstehender Abbildung markierte Schaltfläche ausführen.
Überprüfen Sie folgende Einstellungen:
Abbildung 4.4.1: Dokumentenansicht mit markierter
Schaltfläche zum anlegen einer Auftragsbestätigung
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Erste Schritte Treesoft ERP
Die Dokumentenart Auftragsbestätigung (Markierung A in nachstehender Abbildung)
Das Hauptdokument zu dem Sie eine Auftragsbestätigung anlegen wollen (Markierung B in nachstehender
Abbildung)
Das Angebot zu welchem die Auftragsbestätigung erfolgen soll (Markierung C in nachstehender Abbildung)
Wenn in der Auftragsbestätigung keine Mengen und Positionen zum Angebot abweichen und Sie keine Positionen drucken wollen, haken Sie bitte das Kontrollkästchen Nur Vor- und Schlusstext an. (Markierung D in nachstehender Abbildung). Es wird dann beim Ausdruck nur der Vor- und Schlusstext ausgegeben, welcher in der Auftragsbestätigung eingetragen ist.
Bei mehreren Adressen überprüfen Sie bitte ob die richtige Adresse markiert ist.
62
Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 4.4.2: Neues Dokument anlegen am Beispiel einer Auftragsbestätigung
Durch Betätigen der Schaltfläche
OK
legen Sie eine neue Auftragsbestätigung an.
In den übernommen Positionen können Sie noch die Mengenangaben korrigieren. Beachten Sie das bei Angeboten nach VOB maximal Mengenänderungen von 10%-20% ohne Nachtragsangebot akzeptiert werden.
63
Erste Schritte Treesoft ERP
Vor- und Schlusstext sowie das Buchen und Drucken sind bereits beim Angebot beschrieben. Für alle ERP-Do-
kumente gibt es im Anhang Kapitel 6.5 die Checkliste ERP-Dokument Anlegen und Buchen auf Seite 131.
4.5
Nachtragsangebot
Nach dem Sie eine Auftragsbestätigung geschrieben haben sind die Positionen und Positionspreise festgeschrieben und gelten als verbindlich. In der Praxis kommt es aber sehr oft vor, dass Kunden noch nachträgliche Änderungen des Angebotes, z. B. nach einer Baubesprechnung, wünschen. Hierzu erstellen Sie in Treesoft ERP ein (oder mehrere) Nachtragsangebot(e). Das Nachtragsangebot enthält zusätzlich zu den Positionen aus dem Angebot die nachzutragenden Positionen. Beim Ausdruck eines Nachtragsangebotes lassen sich wahlweise alle Positionen oder nur die Nachtragspositionen (auf Wunsch mit vollständiger Gliederung oder mit Gliederung der Nachträge) ausgeben.
HINWEIS
Nachtragsangebote gehören zu der Dokumentenart Angebote. Das Anlegen eines Nachtragsangebotes erfolgt somit in dem Dokumentenfenster unterhalb der Dokumentenart Angebote. Sie können ein
Nachtragsangebot nur zu einem Angebot mit gebuchter Auftragsbestätigung erstellen. Haben Sie noch keine
Auftragsbestätigung versendet, ist es übersichtlicher ein neues Hauptdokument mit einem neuen Angebot zu erstellen, wo alle Änderungswünsche eingearbeitet werden.
Kennzeichnung der Nachtragspositionen
In dem Nachtragsangebot sind alle Positionen des Angebotes und evtl. bereits vorangegangener Nachtragsangebote aufgeführt. Treesoft ERP kennzeichnet die unterschiedlichen Nachträge in der Positionsliste des Dokumentes. In der Spalte Nachtrag steht die Nummer des Nachtrages. Die Nummer "0" steht für Positionen aus dem Angebot, die Nummer "1" für Positionen der ersten Nachtragsangebotes, usw.
Änderung einer Position in einem Nachtragsangebot
Gebuchte Positionen sind zwar zur Bearbeitung in dem Dokument gesperrt, diese lassen sich in einem Nachtragsangebot aber über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kopieren. Auf diese Weise können Sie eine zu ändernde Position kopieren und anschließend mit der negativen Positionsmenge (z. B. "-1") wieder in dem Dokument einfügen. Die Position wird somit in dem Nachtragsangebot wieder vollständig herausgerechnet.
Hiernach setzen Sie die gewünschte neue Position in das Dokument ein.
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Treesoft ERP Erste Schritte
Drucken eines Nachtragsangebotes
Beim Ausdruck bzw. der Vorschau eines Nachtragsangebotes gibt Treesoft ERP wahlweise alle Positionen
(d. h. Positionen aus dem Angebot und evtl. vorangegangener Nachtragsangebote) oder nur die Nachtragspositionen des aktuellen Nachtrages mit aus. In den meisten Fällen ist bei einem Nachtragsangebot nur die Ausgabe der Nachtragspositionen erwünscht. Aus diesem Grund ist in den Druckoptionen zu einem Nachtragsangebot standardmäßig die Option Nur die aktuellen Nachträge ausgeben einzuschalten.
Abbildung 4.5.1: Einstellungen der
Druckoptionen (Nachtragsangebot)
Vor- und Schlusstext sowie das Buchen sind bereits beim Angebot beschrieben. Für alle ERP-Dokumente gibt
es im Anhang Kapitel 6.5 die Checkliste ERP-Dokument Anlegen und Buchen auf Seite 131.
4.6
Bestelllisten
Zur Erstellung der Bestelllisten greift Treesoft ERP auf die Material-/Lohnbasis zurück. Es wird für jeden in der Material-/Lohnbasis eingetragenen Lieferanten eine Bestellliste erstellt. Die Erstellung der Bestelllisten erfolgt immer projektbezogen, d. h. hierbei werden die Materialien aus allen Hauptdokumenten berücksichtigt.
Als Adresse übernimmt die Software die Adresse des Lieferanten und ordnet diese automatisch den Bestelllisten zu. Wenn zu dem Material nur ein Lieferant eingetragen ist, öffnet Treesoft ERP nach der Erstellung die
Bestellliste direkt am Bildschirm. Bei mehreren Lieferanten sind die generierten Bestelllisten über das Dokumentenfenster manuell zu öffnen. Am Bildschirm erscheint hierzu eine entsprechende Meldung. In einer Bestellliste werden im Gegensatz zu den anderen Dokumenten immer die Einkaufspreise (Einheitspreis und
Gesamtpreis) ausgegeben.
WICHTIG
Materialien mit einem EK-Preis ohne zugeordneten Lieferant werden in einer Bestelliste ohne
Adresse zusammengefasst. Die Adressen der Lieferanten des im Projekt verwendeten Materials werden automatisch in die Projekt-Adressliste aufgenommen.
65
Erste Schritte Treesoft ERP
Bestelllisten sind eine Zusammenstellung des Materials aus allen Positionen, und demzufolge nicht gegliedert. Sie können die Menge und die Nummerierung in der Bestellliste anpassen.
Vor- und Schlusstext sowie das Buchen und Drucken sind bereits beim Angebot beschrieben. Für alle ERP-Do-
kumente gibt es im Anhang Kapitel 6.5 die Checkliste ERP-Dokument Anlegen und Buchen auf Seite 131.
4.7
Lieferschein
Ein Lieferschein kann aus einer gebuchten Auftragsbestätigung abgeleitet werden. Es gibt 2 Arten einen Lieferschein zu erstellen:
Positionslieferschein
Es werden die Positionen und die Gliederungen aus der Auftragsbestätigung übernommen.
Materiallieferschein
Es wird das Material aus der Material und Lohnbasis mit den Mengen der Auftragsbestätigung übernommen.
So erstellen Sie einen Lieferschein
Lieferscheine können nur zu einer gebuchten Auftragsbestätigung erstellt werden.
Sie öffnen das Fenster neues Dokument anlegen in dem Sie im Dokumentenfenster auf der Registerkarte ERP den Zweig Lieferschein markieren und in der darüber liegenden Symbolleiste die Schaltfläche betätigen.
Überprüfen Sie folgende Einstellungen:
Die Dokumentenart Lieferschein (Markierung A in nachstehender Abbildung)
Das Hauptdokument zu dem Sie den Lieferschein anlegen wollen (Markierung B in nachstehender Abbildung)
Die Auftragsbestätigung zu dem der Lieferschein erstellt werden soll (Markierung C in nachstehender Abbildung)
Positionsübernahme
Je nach Dokumententyp können Sie einzelne Optionen auswählen.
Alle Positionen übernehmen (Markierung D in nachstehender Abbildung).
Als leeres Dokument anlegen (Markierung E in nachstehender Abbildung).
Diese Option eignet sich wenn Sie nicht alle Positionen in den Lieferschein übernehmen wollen.
66
Treesoft ERP Erste Schritte
Es wird ein leeres Dokument angelegt und das zu übernehmende Dokument wird mit angezeigt.
Sie können durch Mehrfachmarkierung die gewünschten Positionen auswählen und betätigen die Schaltfläche
Übernehmen
.
Reste bestimmen (Markierung F in nachstehender Abbildung).
Diese Option übernimmt die Positionen, welche noch nicht in vorhergehenden Dokumenten verwendet wurden.
Übernahmeart (Markierung G in nachstehender Abbildung)
Ist das Kontrollkästchen Nur das Material übernehmen aktiviert, wird ein Material-Lieferschein erzeugt.
Bei mehreren Adressen überprüfen Sie bitte ob die Liefer-Adresse markiert ist.
67
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 4.7.1: Neues Dokument anlegen am Beispiel einer Auftragsbestätigung
Vor- und Schlusstext sowie das Buchen und Drucken sind bereits beim Angebot beschrieben. Für alle ERP-Do-
kumente gibt es im Anhang Kapitel 6.5 die Checkliste ERP-Dokument Anlegen und Buchen auf Seite 131.
68
Treesoft ERP Erste Schritte
4.8
Rechnung
Folgende Rechnungsarten sind in Treesoft ERP verfügbar:
Rechnung (RG)
Eine Rechnung wird verwendet wenn die Positionen zu einer Auftragsbestätigung einmalig und abschlie-
ßend berechnet werden sollen.
Teilrechnung (TR)
Eine Teilrechnung kann immer verwendet werden, wenn die erbrachten Leistungen konkret anhand der Positionen der Auftragsbestätigung oder Aufmaßliste abzurechnen sind. Eine oder mehrere Teilrechnungen werden durch eine Schlussrechnung abgeschlossen.
Abschlagsrechnung (AR)
Sind die betreffenden Leistungen nur pauschal zu bestimmen werden Abschlagsrechnungen verwendet.
Diese sind vertraglich fest vereinbart. Eine oder mehrere Abschlagsrechnungen werden durch eine Schlussrechnung abgeschlossen.
Schlussrechnung (SR)
Ist die letzte Rechnung zu allen Positionen der Auftragsbestätigungen und dient als Zusammenfassung der
Teil- und Schlussrechnungen.
Gutschrift (GU)
Eine Gutschrift kann zu allen Rechnungsarten erstellt werden. Soll der gesamte Betrag der ausgewählten
Rechnung gutgeschrieben werden, ist als Positionsübernahme die Option Alle Positionen übernehmen auszuwählen. Soll nur ein Teilbetrag gutgeschrieben werden verwenden Sie die Option Als leeres Dokument
anlegen.
Innerhalb eines Hauptdokumentes dürfen Rechnung (RG), Teilrechnung (TR) und Abschlagsrechnung (AR) nicht gleichzeitig verwendet werden.
HINWEIS
Rechnungen erhalten schon beim ersten Ausdruck eine Nummer aus dem Nummernkreis.
Die Erstellung einer Rechnung funktioniert ähnlich wie das Erstellen einer Auftragsbestätigung. Eine Ausnahme bildet die Abschlagsrechnung.
Die Abschlagsrechnung wird (im Gegensatz zu einer Teilrechnung) auf Basis einer Auftragsbestätigung als leeres Dokument erstellt. Die zu berechnende Position wird als freie Position in der Abschlagsrechnung eingefügt. Wir empfehlen auch in den Vortext oder in einem Positionstext den Zeitraum der Leistungserbringung mit anzugeben. Die Oberfinanzdirektionen verlangen bestimmte Angaben in den Rechnungen. Diese Angaben unterliegen gelegentlichen Änderungen.
69
Erste Schritte Treesoft ERP
Vor- und Schlusstext sowie das Buchen und Drucken sind bereits beim Angebot beschrieben. Für alle ERP-Do-
kumente gibt es im Anhang Kapitel 6.5 die Checkliste ERP-Dokument Anlegen und Buchen auf Seite 131.
4.9
Änderungen in gebuchten Dokumenten
In diesem Kapitel sprechen wir ein heißes Thema an. Generell dürfen gebuchte Dokumente nicht mehr geändert werden. Aber in der Praxis ergeben sich Probleme, weil kein Anwender alles vorhersehen kann. Um den bürokratischen Aufwand für alle erträglich zu gestalten, sind kleine Änderungen an verschiedenen Stellen unter definierten Bedingungen zugelassen.
4.9.1
Änderungen an Vor- und Schlusstexten
Das Dokument wurde schnell erstellt und im Vortext einige Anpassungen vorgenommen. Vor dem Versenden wird ein fehlendes Wort oder ein Rechtschreibfehler bemerkt. Das Dokument ist noch nicht per E-Mail, Fax oder Brief herausgegeben.
So führen Sie kleine Änderungen am Vor- bzw. Schlusstext eines gebuchten Dokumentes durch
Das letzte Wort im Schlusstext des gebuchten Angebotes im Beispiel Baustrom soll geändert werden in:
Geschäfts- und Lieferbedingungen.
Die gesamte Übung ist im Projekt: 00010046 Beispiel ERP Baustrom perfekt anbieten nachzuvollziehen.
1. Markieren Sie das Projekt.
2. Wählen Sie im Dokumentenfenster die Registerkarte ERP.
3. Führen Sie einen Doppelklick auf das Angebot 20080005 vom ... aus.
4. Wählen Sie im Seitenfuß die Registerkarte 3 Schlusstext.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche zur Vollbildansicht.
6. Betätigen Sie die Schaltfläche
Bearbeiten
.
7. Lesen Sie den Hinweis im folgenden Dialog durch und haken Sie das Kontrollkästchen Ich habe diesen
Hinweis gelesen an.
8. Betätigen Sie die Schaltfläche
Trozdem ändern
.
70
Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 4.9.1: Schritte zum ändern eines bereits gebuchten Schlusstextes
9. Ändern Sie den Text wie gewünscht ab und übernehmen Sie die Änderungen mit
O.K.
4.9.2
Änderungen der Adresse
Leider gibt es auch viele Gründe eine Adresse in einem bereits gebuchten Dokument zu ändern. Die wichtigsten Gründe sind der Umzug eines Auftraggebers oder die falsche Adressauswahl vor dem Buchen.
Alle Änderungen dienen speziell bei Rechnungen dem Erhalt der Nummern, welche im Rechnungsausgangsbuch und der Offenen Posten Verwaltung bis hin zur Buchhaltung erneuert werden müssten.
So ändern Sie die Adresse in einem gebuchten Dokument
Die gesamte Übung ist im Projekt: 00010046 Beispiel ERP Baustrom perfekt anbieten nachzuvollziehen.
1. Markieren Sie das Projekt.
2. Wählen Sie im Dokumentenfenster die Registerkarte ERP.
3. Markieren Sie die Auftragsbestätigung AF 01 20080005 … mit der rechten Maustaste.
4. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl
Einstellungen
.
71
Erste Schritte Treesoft ERP
5. Wählen Sie die Registerkarte Adressen.
6. Die im Dokument verwendete Adresse ist grün hinterlegt.
7. Führen Sie einen Doppelklick auf eine andere Adresse aus.
8. Betätigen Sie zum Ändern der Adresse die Schaltfläche
Adresse ändern und Druckstatus zurücksetzen
.
Abbildung 4.9.2: Bestätigung der Adressänderung
Nun brauchen Sie das Dokument nur noch erneut auszudrucken, und können es Ihrem Kunden an die richtige Adresse zusenden.
4.10
Kopieren von ERP-Dokumenten
Wenn Sie sich ein umfangreiches Angebot erstellt haben, soll dieses häufig als Vorlage für andere Angebote bzw. Projekte dienen.
WICHTIG
Beim kopieren von Positionen können auf Grund unterschiedlich vorhandener Kalkulationseinstellungen sowie Rohstoffzuschlägen in Dokumenten bzw. Projekten andere Preise für die Position angezeigt werden. Überprüfen Sie bitte dann alle Kalkulationseinstellungen im Zieldokument und Projekt.
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Treesoft ERP Erste Schritte
4.10.1
Gesamtes Dokument innerhalb eines Projektes kopieren
Innerhalb eines Projektes können Sie ein vorhandenes Dokument auf folgende Weise vervielfältigen.
1. Wählen Sie in der Dokumentenansicht die Registerkarte ERP.
2. Markieren Sie den Zweig der Gewünschten Dokumenetenart.
3. Betätigen Sie die Schaltfläche zur Erstellung eines neuen Dokumentes.
4. Markieren Sie Hauptdokument … neu anlegen.
5. Wählen Sie das Dokument was Sie kopieren wollen aus dem rechten Fenster aus.
6. Markieren Sie als Positionsübernahme Alle Positionen übernehmen.
7. Überprüfen Sie die Adresse und die zu übernehmenden Parametern.
8. Betätigen Sie die Schaltfläche OK.
Es werden alle Positionen und Gliederungen ohne Vor- und Schlusstext übernommen.
4.10.2
Positionen und Gliederungen kopieren
Treesoft ERP ermöglicht Ihnen das Kopieren von Positionen zwischen zwei Dokumenten (auch projektübergreifend!). Sie können zwei beliebige Dokumente gleichzeitig öffnen und die gewünschten Gliederungsebenen über die Maus per Drag & Drop von einem Dokument in das andere kopieren. Wahlweise wird hierbei nur die Gliederung oder die Gliederung mit sämtlichen dazugehörigen Positionen in dem Dokument eingefügt.
So kopieren Sie Positionen bzw. Gliederungen
1. Öffnen Sie das Dokument in welches Sie Positionen einfügen möchten oder erstellen Sie ein leeres Dokument.
2. Betätigen Sie die Tastenkombination [STRG] + [UMSCHALT] + [P] zum öffnen der Projektliste.
3. Wählen Sie das Projekt für das Ausgangsdokument aus und öffnen Sie das Ausgangsdokument.
4. Betätigen Sie die Tastenkombination [ALT] + [E] + [M] oder wählen Sie im Menü Fenster den Befehl
Mit anderem Dokument vergleichen
.
5. Sie können nun ganze Gliederungen mit Drag and Drop kopieren. Markieren Sie eine Gliederung im
Ausgangsdokument und ziehen diese bei gedrückter linker Maustaste auf einen Gliederungspunkt im
73
Erste Schritte Treesoft ERP
Zieldokument. Wichtig ist das Sie im Zieldokument die Maustaste auf einem markierten Gliederungspunkt loslassen. Der Name „Dokument“ ist in einem leeren Dokument der Oberste Gliederungspunkt.
74
Treesoft ERP
5 Customizing und Administration
Dieses Kapitel enthält die Beschreibung der notwendigen Einstellungen und Stammdatenanlage.
Erste Schritte
5.1
Ersteinrichtung von Treesoft ERP
Neben den bei der Installation durchgeführten Ersteinrichtung sind für den Programmteil Treesoft ERP noch weitere Vorbereitungen erforderlich.
5.1.1
Filialdaten anlegen
Um Ihre Firma als Filiale auszuwählen ist es erforderlich, das Ihre Firma als Adresse in der Datenbank angelegt ist. Wie Sie eine Firmenadresse anlegen ist im Handbuch TreesoftOffice.org Adressen - Erste Schritte im
Kapitel Anlegen einer Adresse beschrieben.
So geben Sie Ihre Filialdaten ein:
1. Rufen Sie über die Tastenkombination [STRG] + [UMSCH] + [O] den Optionen-Dialog auf.
2. Wechseln Sie zu dem Zweig Grundlagen > Filialdaten (Markierung A in nachstehender Abbildung
4. Betätigen Sie die Schaltfläche
Adresse
(Markierung C in nachstehender Abbildung 5.1.1).
5. Es öffnet sich die Liste Gefundene Adressen. Wählen Sie hier die Adresse Ihrer Firma aus und betätigen Sie im Fenster Adressen die Schaltfläche
OK
.
6. Wechseln Sie zu dem Register Information und geben Sie dort die in der Fußzeile des Dokumentes auszugebenden Kommunikationen, Handelsregistereintrag, Geschäftsführer, Umsatzsteuer-ID, usw. ein.
HINWEIS
Diese Informationen werden in das Formular für die Ausgabe/Vorschau eines Dokumentes übernommen. Die acht Eingabefeldpaare können Sie beliebig bearbeiten und z. B. über die Datenbank-Symbolleiste auch die Reihenfolge, d. h. die Sortierung, ändern. Die Informationen werden in zwei Blöcken in der Fußzeile ausgegeben. Die ersten vier Angaben stehen in der angegebenen Reihenfolge, d. h. von oben nach un-
75
Erste Schritte Treesoft ERP ten, in dem ersten Block, die letzten vier Angaben in dem zweiten Block der Fußzeile. Nähere Informationen hierzu und zu den Möglichkeiten einer Formularanpassung entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe.
Abbildung 5.1.1: Optionendialog Zweig Grundlage Filialdaten
7. Wechseln Sie auf das Register Bankverbindung und geben Sie dort die Bankverbindung Ihres Unternehmens ein. Es sind maximal drei Bankverbindungen zulässig.
HINWEIS
Die Bankverbindungen werden in der Fußzeile des Dokumentes als dritter Block ausgegeben.
Auch hierbei erfolgt die Ausgabe wieder in der angegebenen Reihenfolge der Eingabepaare.
8. Wechseln Sie auf das Register Bemerkung und geben Sie zu Ihrer Filiale einen beschreibenden Text ein
(optional). Diese Angabe hat nur informellen Charakter.
76
Treesoft ERP Erste Schritte
9. Wechseln Sie zum Schluss auf das Register Logo und hinterlegen Sie dort Ihr gescanntes Firmenlogo.
Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das Feld des Firmenlogos und wählen im Kontextmenü den Befehl
Öffnen
. Die Auswahl des zu ladenden Firmenlogos erfolgt in einem separaten Dialog.
HINWEIS
Das Firmenlogo muss als Rastergrafik in den Formaten *.bmp, *.wmf oder *.emf vorliegen und sollte für eine optimale Darstellungsqualität (d. h. keine Verzerrung) eine Breite von 1159 Pixel und eine Höhe von 190 Pixel aufweisen. Entspricht Ihr Firmenlogo nicht diesen Abmessungen, lassen Sie die unbenutzte Fläche einfach weiß.
5.1.2
Grundgestaltung der ERP-Dokumente
Die im vorstehend Kapitel vorbereiteten Angaben sind nun im ERP-Dokument zur Anzeige zu bringen. An dieser Stelle beschreiben wir Ihnen eine Möglichkeit und verweisen auf alternativen.
1. Rufen Sie über die Tastenkombination [STRG] + [UMSCH] + [O] den Optionen-Dialog auf.
2. Wechseln Sie zu dem Zweig Dokument > Formulareinstellungen Registerkarte Alle Seiten.
Ausdruck auf vorgefertigtes Firmenpapier
Hierzu empfehlen wir folgende Einstellungen:
Kopfzeile
Kontrollkästchen Firmenlogo aus Filialdaten drucken abhaken
Fußzeile
Alle Kontrollkästchen abhaken
Ausdruck auf blankes Papier
Kopfzeile
Kontrollkästchen Firmenlogo aus Filialdaten drucken anhaken.
Passen sie die Maßangaben Ihrem Logo an.
Fußzeile mit Text aus Filialdaten drucken
Diese Einstellung liefert in den meisten Fällen brauchbare Ergebnisse.
Wir empfehlen Ihnen alle Einstellungen nach und nach vorzunehmen, und sich das Ergebnis in einem leeren
ERP-Dokument in der Druckvorschau anzusehen. Wenn Sie Ihre ersten Dokumente erstellt haben können
Sie, wenn erforderlich, weitere Anpassungen vornehmen.
77
Erste Schritte Treesoft ERP
HINWEIS
Die Anzeige in der Druckvorschau ist abhängig vom gewählten Standard-Drucker am Arbeitsplatz.
Sollten die Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen entsprechen empfehlen wir Ihnen die Fußzeile in einer RTF-
Datei mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm nach Ihren Wünschen vorzubereiten und diese Datei dann auszuwählen. Bei der Installation haben wir eine Beispieldatei (<Appdata-Verzeichnis>\Forms\projekteprofi.rtf) hinterlegt. Als letzte Alternative können Sie die Fußzeile aus einem vorhanden Briefbogen einscannen und als Bitmap-Datei auswählen.
5.1.3
Druckvoreinstellungen für ERP-Dokumente
Der Optionendialog bietet im Zweig Dokument > Druckervoreinstellungen die Möglichkeit, beliebig viele
Voreinstellungen zu definieren. Die für einen Dokumententyp am häufigsten verwendete Voreinstellung wird dem Dokumententyp zugeordnet. Diese Einstellungen können von allen Benutzern verwendet werden.
So legen Sie eine Voreinstellung an
1. Markieren Sie im Optionendialog den Zweig Dokument > Druckervoreinstellungen.
2. Betätigen Sie unter der Liste der Voreinstellungen die Schaltfläche .
3. Vergeben Sie einen Namen für die Druckvoreinstellung.
So ordnen Sie einer Voreinstellung die Druckoptionen zu
1. Markieren Sie im Optionendialog den Zweig Dokument > Druckervoreinstellungen.
2. Markieren Sie in der Liste den Namen der Druckvoreinstellung, zu welchem Sie die Druckoptionen zuordnen oder ändern möchten.
3. Betätigen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche
Optionen
.
4. Es öffnet sich der Dialog Druckoptionen. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
.
So ordnen Sie eine Voreinstellung einem Dokumententyp zu
1. Markieren Sie im Optionendialog den Zweig Dokument > Druckervoreinstellungen.
2. Betätigen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Zuordnen.
78
Treesoft ERP Erste Schritte
3. Nun können Sie jedem Dokumententyp die gewünschte Druckeinstellung zuordnen.
Die dem Dokument zugeordneten Druckvoreinstellungen werden bei jedem neu erstellten Dokument als
Standard vorgeschlagen.
5.2
Projekteinstellungen
Diese Kapitel richtet sich an den TreesoftOffice.org-Administrator und erläutert kurz alle nötigen Einstellungen zu den Verzeichnisnamen, Projektvariablen und deren Verwendung im Treesoft CAD.
WICHTIG
Sie müssen über die entsprechenden Zugriffsrechte für den Optionendialog verfügen um die in diesem Kapitel beschriebenen Einstellungen vorzunehmen. Sollten Sie keine Einstellungen vornehmen kön-
5.2.1
Projektverzeichnisse
Im Optionendialog Projekte > Projekteinstellungen haben Sie folgende Möglichkeiten der Voreinstellung:
Abbildung 5.2.1
Kontrollkästchen Zu jedem Projekt ein Verzeichnis verwalten
Das Kontrollkästchen muss bei Projektbezogenem arbeiten aktiviert sein. Es können nur so zu jedem Projekt die Dateien verwaltet werden.
Abbildung 5.2.2: Gruppenfeld Einstellungen Projektverzeichnis
79
Erste Schritte Treesoft ERP
Gruppenfeld Einstellungen Projektverzeichnis
Projektvorlage-Verzeichnis: Verzeichnispfad für die Vorlagen der Unterverzeichnisse der einzelnen Projekte
Stammort für die Projektverzeichnisse: In diesem Verzeichnis werden alle Projektverzeichnisse abgelegt
Bildung des Verzeichnisnamens: Hier legen Sie fest, wie sich der Verzeichnisname bildet.
Es bedeuten:
%1 – Treesoft-Appdata-Verzeichnis
%2 – Nummer
%3 – Oberbegriff
%4 – Bezeichnung
Abbildung 5.2.3: Gruppenfeld Sandkasten
Gruppenfeld Sandkasten
Hier können Sie Ihre gewählten Einstellungen an Beispielen überprüfen.
Abbildung 5.2.4 Kontrollkästchen
Kontrollkästchen Freie Verzeichniswahl zulassen
Hier geben Sie dem Anwender die Möglichkeit, das Projektverzeichnis frei zu benennen.
Kontrollkästchen Automatisches Umbenennen des Projektverzeichnisses bei Änderungen
Wenn Oberbegriff und/oder Bezeichnung des Projektes geändert werden, wird der Verzeichnisname mit ge-
ändert.
5.2.2
Projektvariablen
80
Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 5.2.5: Optionendialog > Projekte >
Projektvariablen
Über die Schaltfläche fügen Sie Projektvariablen hinzu. Die Schaltfläche dient zum Ändern und die
Schaltfläche zum Entfernen. Beachten Sie zum Entfernen bitte nachstehenden Hinweis.
HINWEIS
Mit dem Löschen bzw. Umbenennen von Projektvariablen sollten Sie vorsichtig umgehen. Die
Variable lässt sich über die Option
Aktiv
auch einfach deaktivieren. Somit ist die Variable in keinem Projekt mehr füllbar, bleibt aber in allen Projekten mit Inhalt erhalten.
Beschreibung der Tabellenfelder:
Aktiv: Hier legen Sie fest, ob eine Variable sichtbar ist und verwendet werden kann.
Variablenname: Geben Sie hier die genaue Bezeichnung der Variable ein.
Standardwert: Der Standardwert wird beim Anlegen eines neuen Projektes automatisch eingetragen.
Tooltip: Der hier eingegebene Text wird angezeigt, wenn der Mauszeiger auf der Projektvariablen verweilt.
CAD Variable: Die in älteren CAD Versionen verwalteten 45 Variablen, werden nun an dieser Stelle im Optionendialog zugeordnet, und können gleichzeitig als Variablen in ERP-Dokumenten verwendet werden. Der
Inhalt der Variablen wird zu jedem Projekt gespeichert.
Gruppenfeld Formular-Variablen:
Die Einstellungen in diesem Gruppenfeld gelten nur für ERP-Dokumente. Im Dokumentenausdruck gibt es den Informationsrahmen. Aufgrund der Höhe des Informationsrahmens können maximal 3 Variablen ausge-
81
Erste Schritte Treesoft ERP wählt werden, welche im Informationsrahmen dargestellt werden. Hier geben Sie die Vorbelegung für die Variablen ein. Im Projekt kann dann der Anwender diese Vorbelegung bei Bedarf ändern.
HINWEIS
Im Vor-, Schluss-, Positions- und Langtext können alle Projektvariablen verwendet werden. Im Informationsrahmen des Dokumentes können maximal 3 Variablen dargestellt werden.
5.3
Kataloge
In TreesoftOffice.org unterscheiden wir zwischen Fremdkatalogen und dem Eigenen Katalog. In diesem Kapitel erfahren Sie warum es diese 2 Arten gibt und wie Kataloge angelegt und eingelesen werden. Dabei ist es wichtig zu unterscheiden ob Sie einen Katalog neu anlegen oder aktualisieren wollen.
Fremd-Kataloge können auf folgende Arten importiert werden:
Materialdaten
DATANORM Importschnittstelle (Formate 4.0 und 5.0) *
ELDANORM Importschnittstelle (Formate 1/96 und 2000) *
Leistungs- und Materialdaten
ZVEHNORM Importschnittstelle (Format 2000) *
TreesoftOffice.org Plug-ins *
5.3.1
Grundlegende Informationen
In Treesoft CAD und Treesoft ERP werden die eingelesenen Artikeldaten von den tatsächlich verwendeten,
eine grundlegende Voraussetzung für eine "saubere" Materialwirtschaft. Beim erstmaligen Einsetzen eines
Materials aus einem eingelesenen Lieferanten-/Herstellerkatalog, kopiert die Software dieses automatisch in den sogenannten Eigenen Katalog. In dem Eigenen Katalog ist somit nur das von Ihnen tatsächlich verwendete bzw. selbst angelegte Material enthalten. Beim erneuten Einsetzen des gleichen Materials aus dem Lieferanten-/Herstellerkatalog wird auf das Material in dem Eigenen Katalog referenziert und dieses eingesetzt.
*
Sie benötigen die entsprechende Lizenzdatei
82
Treesoft ERP Erste Schritte
Das Bringt Ihnen den Vorteil, dass nur das Material, mit welchem Sie immer arbeiten, kompakt und übersichtlich zusammengefasst im Eigenen Katalog steht, und an einer Stelle überarbeitet und gepflegt wird.
Abbildung 5.3.1: Getrennte
Verwaltung der eingelesenen
Artikeldaten
WARNUNG!
Ein einmal eingelesener Lieferanten-/Herstellerkatalog darf auf keinen Fall in der Software gelöscht werden, wenn dieser bereits verwendet wurde, d. h. Material in den Eigenen Katalog kopiert wurde.
Beim Löschen eines Lieferanten-/Herstellerkataloges gehen alle Referenzen zu den verwendeten Materialien in dem Eigenen Katalog verloren und die Wiederherstellung kann nicht garantiert werden.
83
Erste Schritte Treesoft ERP
5.3.2
Farbkennzeichnung der Artikeldaten
Zur Kennzeichnung der Artikeldaten verwendet TreesoftOffice.org die "Ampelfarben" Rot, Gelb, Grün. Diese haben dabei die folgende Bedeutung:
Rot:
Eingelesenes, nicht geprüftes Material
Gelb:
Material wurde in den Eigenen Katalog kopiert
Grün:
Tatsächlich verwendetes bzw. selbst angelegtes Material
Abbildung 5.3.2: Farbkennzeichnung der Artikeldaten
5.3.3
Neuanlage von Katalogen und Einlesen von Artikeldaten
In der nachstehenden Tabelle sind alle Arbeitsschritte zum Anlegen und Einlesen Kataloges über DATA-
NORM, ELDANORM oder ZVEHNORM beschrieben.
Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind zwingend in der Reihenfolge durchzuführen um alle weiteren Funktionen in Treesoft ERP zu gewährleisten.
Arbeitsschritte zum Anlegen und Einlesen eines neuen Kataloges
1 Durchführen einer Datensicherung
Erläuterung
Installationshandbuch
84
Treesoft ERP Erste Schritte
Arbeitsschritte zum Anlegen und Einlesen eines neuen Kataloges
2
3
4
Einstellungen vor dem Einlesen der Artikeldaten
5
Einzulesende Dateien auswählen
6
Einlesevorgang der Artikeldaten starten
7
Übersetzungstabelle für die Einheiten
8
Anlegen einer Konfigurationsdatei für die Volltextsuche
9
Aktualisierung der Volltextsuche
11 Kontrolle eines eingelesenen Kataloges
Erläuterung
TIPP
Verwenden Sie die vorstehende Tabelle generell als Checkliste. Wenn Sie mehrere Kataloge angelegt haben, kennen Sie bereits den Inhalt der Erläuterungen. Mit einer Checkliste führen Sie die Arbeitsschritte immer in der richtigen Reihenfolge aus, ohne etwas zu vergessen.
85
Erste Schritte Treesoft ERP
5.3.3.1
Anlegen eines Kataloges
1. Wählen Sie im Menü
Stammdaten
den Befehl
Importieren
,
DATANORM
,
ELDANORM
oder
ZVEHNORM
.
2. Betätigen Sie in dem anschließend eingeblendeten Dialog die Schaltfläche
Neu
, bzw. in dessen Datenbank-Symbolleiste die Schaltfläche .
3. Geben Sie in dem Feld Name eine kurze Bezeichnung für den anzulegenden Katalog (z. B. Rexel) ein.
4. Ordnen Sie in dem Auswahlfeld Lohn die gewünschte Lohnart zu (nur bei einem Leistungskatalog wie z. B. ZVEHNORM). Die Software greift hierbei auf die bereits in den Stammdaten angelegten Löhne zurück. Wenn der einzulesende Katalog nur Material enthält, wählen Sie den Eintrag Keinen Lohn.
5. Betätigen Sie zum Anlegen des Kataloges in der Datenbank-Symbolleiste die Schaltfläche .
5.3.3.2
Zuordnen einer Adresse
Bevor Sie die Adresse zuordnen sollten Sie diese im Adressdialog auf korrekte Firmenbezeichnung und Anschrift, sowie die nachstehenden Mindestinformationen überprüfen.
Mindest-Informationen:
Herstelleradresse
Die Adresse hat Herstellerinformationen zugeordnet.
Die Adresse hat eine Kurzbezeichnung auf der Registerkarte Hersteller.
Kennung
Lieferantenadresse
Die Adresse hat Lieferanteninformationen zugeordnet.
Die Adresse hat eine Kurzbezeichnung auf der Registerkarte Adresse.
Wie Sie die Lieferanten- und Herstellerinformationen zu einer Adresse anlegen ist im Handbuch TreesoftOffi-
ce.org Adressen - Erste Schritte im Kapitel Anlegen einer Adresse beschrieben.
Das Material bekommt eine Lieferanten-Adresse bei der ersten Verwendung im Eigenen Katalog automatisch als Hauptlieferant zugeordnet. Bei der Erzeugung eines Bestellscheins wird die Adresse auf dem Bestellschein ausgegeben.
1. Betätigen Sie zum Zuordnen der Adresse des Datenlieferanten die Schaltfläche
Adresse
.
86
Treesoft ERP Erste Schritte
Die Software öffnet den Adressen-Dialog und setzt automatisch in der Filterleiste die Schaltfläche
Lieferanten
, d. h. es werden nur noch Adressen angezeigt, zu denen Lieferanten- bzw. Herstellerinformationen hinterlegt sind.
2. Wählen Sie die Adresse des Lieferanten der einzulesenden Artikeldaten. Verwenden Sie zum Finden der Adresse z. B. die leistungsfähige Volltextsuche. Sollte die Adresse noch nicht vorhanden sein, legen
Sie diese bitte an.
3. Betätigen Sie zur Übernahme der angezeigten Adresse in dem Adressen-Dialog die Schaltfläche
OK
.
5.3.3.3
Einstellungen vor dem Einlesen der Artikeldaten
Die in diesem Kapitel beschriebenen Einstellungen sind sehr wichtig für das Ergebnis des eingelesenen Kataloges. Wenn das Ergebnis nicht Ihren Wünschen entspricht, oder fehlerhafte Ausgangsdaten ein Weiterarbeiten nicht ermöglichen, ist die vor dem Einlesen des Kataloges durchgeführte Datensicherung die sicherste
Form wieder in den ursprünglichen Zustand, vor dem einlesen des Katalogs, zurückzukehren. Sollten Sie noch keine Datensicherung durchgeführt haben, ist diese jetzt zwingend erforderlich.
Das Feld Kommentar sollte unbedingt mit folgenden Informationen ausgefüllt werden:
Dateiformat und Version z.B. DATANORM 4
Sie erkennen zwar an den Dateinamen, ob es sich um DATANORM oder ELDANORM handelt, aber z.B. bei
DATANORM sehen Sie am Dateinamen nicht, um welche Version es sich handelt.
Informationen zur Katalog-Version von Ihrem Lieferanten oder Hersteller
So können Sie immer nachvollziehen ob sich eine Aktualisierung lohnt.
Im Gruppenfeld Optionen sind für die Neuanlage eines Kataloges folgende Einstellungen erforderlich.
Lieferant, Hersteller
Mindestens ein Kontrollkästchen muss angehakt sein, je nach dem ob der Datenlieferant der einzulesenden
Daten ein Lieferant und/oder ein Hersteller ist.
Wenn das Kontrollkästchen Lieferant aktiviert ist, wird die übertragene Artikelnummer als Bestellnummer
übernommen. Bei aktiviertem Kontrollkästchen Hersteller wird die übertragene Artikelnummer als Herstellernummer übernommen. Eine bereits vorhandene Herstellernummer wird hierbei aber nicht überschrieben.
Volltextsuche nach dem Einlesen generieren
Beim ersten Einlesen eines Kataloges nicht aktiviert, weil noch keine Definitionsdatei für die Volltextsuche existieren kann.
Beim Aktualisieren eines Kataloges aktiviert wenn sich Artikeltexte geändert haben, bzw. neue Artikel hinzugekommen sind.
87
Erste Schritte Treesoft ERP
Katalog aus Warengruppen erstellen
Software kann auf Basis der übertragenen Warengruppen einen Katalog erstellen und ordnet den einzelnen
Zweigen selbständig die entsprechenden Artikel zu.
Im Optionendialog Material > Hauptwaren- und Warengruppen können dann zu dem ausgewählten Katalog die Namen der Hauptwaren- und Warengruppen Texte zugeordnet werden.
5.3.3.4
Einzulesende Dateien auswählen
Definieren Sie sich vor der Auswahl des Dateiordners eine klare Ordnerstruktur für Ihren Anwendungsfall.
Z.B.: Lieferantenname/Herstellername > Jahr > Monat.
Das ist besonders wichtig, da z.B. bei DATANORM die Dateinamen festgelegt sind. Sie können am Datei- namen also nicht mehr erkennen von welchem Lieferant und in welchem Jahr die Daten gültig sind. Sollte
Ihr Lieferant mehrere Formate anbieten, empfehlen wir Ihnen dem Format DATANORM 4 den Vorzug zu geben. Sie bekommen in der Regel nicht nur eine Datei. Sie müssen dann darauf achten das alle Dateien immer zusammen in dem Verzeichnis sind (z.B. DATANORM.001 und DATAPREIS.001). Manche Dateien werden auch nicht den Namenskonventionen entsprechend zur Verfügung gestellt. Diese müssen dann umbenannt werden.
Archivieren Sie sich auch die alten Daten. Bei einer Preisänderung für Ihre vom normalen Rabatt abweichenden Preise im DATANORM bekommen Sie häufig nur eine neue Datei DATAPREIS.001. Für eine korrekte
Funktion der Preisaktualisierung wird aber auch die vorhergehende Datei DATANORM.001 benötigt.
Eine Übersicht die von TreesoftOffice.org berücksichtigten Dateien beim DATANORM 4 Import finden Sie in nachstehender Tabelle.
Dateiname
DATANORM.001 … DATANORM.999
Die Aufteilung .001 -.999
hat Ihren Ursprung im
Diskettenformat und ist nur noch vereinzelt anzutreffen. Heute ist meistens die Endung *.001
anzutreffen
DATPREIS.001
Bemerkung
Diese Datei ist immer erforderlich und enthält die Angaben zu allen Artikeln. Sind zu den Artikeln Rabattgruppen vergeben empfehlen wir wenn möglich, die Datei DATANORM.RAB
mit in das Katalog-Verzeichnis zu legen. Das erspart die manuelle Eingabe der Rabattgruppen.
Beim Einlesen oder einer Aktualisierung muss zu dieser Datei immer die DATANORM.001 mit in das Katalogverzeichnis.
Diese Datei enthält den Preisänderungssatz. In dieser Datei erhält der Kunde seine speziellen Preise.
88
Treesoft ERP Erste Schritte
Dateiname Bemerkung
DATANORM.WRG
DATANORM.RAB
Diese Datei enthält die Text-Beschreibungen der Hauptwaren und Warengruppen. Wenn Sie beim einlesen eines Kataloges die Option wählen Katalog aus Warengruppen erstellen, werden die Katalogzweige mit den Texten beschriftet.
In dieser Datei werden die Rabattgruppen übertragen.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit im Optionendialog im
Zweig Material > Rabattgruppen zu jedem Katalog Rabattgruppen manuell einzutragen bzw. zu ändern.
1. Betätigen Sie zur Auswahl der einzulesenden Dateien die neben dem Feld Pfad stehende Schaltfläche
(siehe Markierung in nachstehender Abbildung).
Abbildung 5.3.3: Auswahl der einzulesenden Dateien
2. Wechseln Sie in dem anschließend eingeblendeten Dialog in das entsprechende Verzeichnis bzw. auf das Laufwerk und bestätigen Sie dieses mit der Schaltfläche
OK
.
3. Überprüfen Sie ob alle Dateien angezeigt werden.
5.3.3.5
Einlesevorgang der Artikeldaten starten
Wir empfehlen das Einlesen außerhalb der Arbeitszeiten nach einer Datensicherung durchzuführen.
1. Überprüfen Sie ob im Dialog der richtige Katalog ausgewählt ist.
2. Überprüfen Sie ob die richtige Adresse ausgewählt ist.
3. Überprüfen Sie ob zum Katalog die korrekten Dateien aus dem gewählten Ordner angezeigt werden.
4. Überprüfen Sie ob die richtigen Optionen ausgewählt sind.
5. Überprüfen Sie ob das Feld Kommentar ausgefüllt ist.
6. Betätigen Sie zum Starten des Einlesevorganges die Schaltfläche
Einlesen
.
89
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 5.3.4: Einlesen von Artikeldaten in einen
Katalog
TreesoftOffice.org liest die gewählten Dateien automatisch in der richtigen Reihenfolge ein und erkennt selbstständig, um welches Format es sich hierbei handelt. Bitte beachten Sie, dass das Einlesen von umfangreichen Artikeldaten einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Der aktuelle Stand des Einlesevorganges wird Ihnen in einer Fortschrittsanzeige in dem Einlesedialog angezeigt. Wenn der Einlesevorgang vollständig beendet ist, erhalten Sie eine entsprechende Abschlussmeldung.
5.3.3.6
Übersetzungstabelle für die Einheiten
Die Hersteller/Lieferanten verwenden in Ihren Artikeldaten oft unterschiedliche Bezeichnungen für die Einheiten (z. B. St, Stk., Stck., usw. für Stück.) Beim Einlesen der Artikeldaten überprüft TreesoftOffice.org des-
90
Treesoft ERP Erste Schritte halb die übertragenen Einheiten. Können diese nicht, den in der Software angelegten Einheiten, zugeordnet werden, erscheint hierzu eine Übersetzungstabelle (siehe nachstehende Abbildung). In dieser ist der übertragenen Einheit (Einheit aus Datei) die entsprechende Einheit in TreesoftOffice.org (Einheit übersetzt) zuzuordnen. Zu der markierten Einheit zeigt die Software als Hilfestellung in dem darunter liegenden Listenfeld alle
Materialien des eingelesenen Kataloges an, denen diese Einheit zugeordnet ist. Ist die Einheit noch nicht in
TreesoftOffice.org angelegt, lässt sich über die Tastenkombination [STRG] + [O] der Optionen-Dialog kontextbezogen aufrufen und Sie können die fehlende Einheit direkt ergänzen. Die Übersetzungstabelle der Einheiten wird katalogbezogen gespeichert, d. h. beim erneuten Einlesen eines Kataloges müssen Sie die Zuordnung der Einheiten nicht wieder vornehmen.
Abbildung 5.3.5: Beispiel einer Übersetzungstabelle für Einheiten
5.3.3.7
Anlegen einer Konfigurationsdatei für die Volltextsuche
TreesoftOffice.org stellt Ihnen zum schnellen Auffinden des gewünschten Artikels eine leistungsfähige Volltextsuche zur Verfügung. Diese ist frei konfigurierbar und lässt sich über sogenannte Konfigurationsdateien an Ihre Anforderungen anpassen. Das Anlegen der Konfigurationsdateien erfolgt getrennt für die unterschiedlichen Stammdaten (Adressen, Material, Leistungen und Stücklisten) in dem Optionen-Dialog.
HINWEIS
Die Konfigurationsdateien sind für Materialien und Leistungen getrennt anzulegen. Auf diese
Weise lässt sich die Volltextsuche an die unterschiedlichen Stammdaten anpassen.
91
Erste Schritte Treesoft ERP
So legen Sie zu dem neuen Katalog eine Konfigurationsdatei für die Volltextsuche an:
1. Öffnen Sie den Optionendialog über die Tastenkombination [STRG] + [UMSCHALT] + [O] und wechseln
Sie in den Zweig Material > Volltextsuche.
Bei einem Katalog, welcher Leistungen enthält sind die nachfolgenden Schritte zusätzlich für den Zweig
Leistungen > Volltextsuche durchzuführen.
2. Betätigen Sie in der Symbolleiste vom Optionen-Dialog die Schaltfläche
Neu
.
3. Wählen Sie in dem anschließend eingeblendeten Dialog den eingelesenen Katalog aus, und bestätigen
Sie diesen mit der Schaltfläche
OK
.
Abbildung 5.3.6: Auswahl des Kataloges zum Anlegen einer neuen Volltext-Konfigurationsdatei
4. Vergeben Sie einen Namen für die Konfiguration.
Praktischerweise wählt man den Namen des Kataloges.
Abbildung 5.3.7: Vergabe eines Namens für die Konfigurationsdatei
HINWEIS
Sie haben die Möglichkeit für einen Katalog verschiedene Volltextsuchen aufzubauen. Das macht aber nur Sinn bei sehr vielen Materialien pro Katalog und unterschiedlichem Suchverhalten der Anwender.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
.
6. Wählen Sie in der Liste Verfügbare Felder, das Feld aus in welchem Sie später suchen möchten und betätigen (oder Doppelklick).
7. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle zu berücksichtigenden Felder übernommen sind (Beispiel siehe nachstehende Abbildung).
92
Treesoft ERP Erste Schritte
8. Markieren Sie in der Liste unterhalb der Feldauswahl die entsprechende Konfigurationsdatei.
9. Betätigen Sie in dem Optionen-Dialog die Schaltfläche
Generieren
.
TreesoftOffice.org wechselt in dem Optionen-Dialog zu dem Zweig Grundlagen > Volltextsuchfragmente
der Anweisung 2 fort.
Abbildung 5.3.8: Anlegen einer Konfigurationsdatei für die Volltextsuche
93
Erste Schritte Treesoft ERP
5.3.3.8
Aktualisierung der Volltextsuche
1. Öffnen Sie den Optionen-Dialog und wechseln in den Zweig Grundlagen > Volltextsuchfragmente
(siehe nachstehende Abbildung).
2. Aktivieren Sie in dem Feld Verfügbare Konfigurationen die Kontrollkästchen aller Konfigurationsdateien für welche Sie eine Volltextsuche aufbauen oder aktualisieren wollen.
3. Betätigen Sie zum Erstellen der Textfragmentdateien die Schaltfläche
Generieren
in der Symbolleiste.
Abbildung 5.3.9: Generieren der Textfragmentdateien für die Volltextsuche
Die Software baut nacheinander die Textfragmentdateien der gewählten Volltext Konfigurationsdateien auf und zeigt den aktuellen Stand in einer Fortschrittsanzeige grafisch an.
Bitte bedenken Sie, dass der Aufbau der Textfragmentdateien, abhängig von dem Umfang des Kataloges, einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
94
Treesoft ERP Erste Schritte
5.3.3.9
Preisberechnung
Beim Einlesen der Artikeldaten über die DATANORM-/ELDANORM-Importschnittstelle werden die unterschiedlichsten Preisarten übertragen, was beim Anwender häufig zu Verständnisproblemen führt. Für die
Kalkulation ist jedoch nur der Einkaufspreis (EK-Preis) und (VK-Preis) zu einem Material von Bedeutung.
Definition der in TreesoftOffice.org verwendeten Preise:
EK-Preis
Zu diesem Preis kaufen Sie das Material beim Lieferanten ein. Dieser Preis ist die Basis für die Zuschlagskalkulation.
Menge x (EK-Preis + Rohstoffzuschlag + Gemeinkostenzuschlag Material)
VK-Preis
Dieser Preis ist ein fester Material-Verkaufspreis und für die Dauer seiner Gültigkeit Konstant. Er wird nicht von Änderungen z. B. Rohstoffzuschläge beeinflusst.
Menge x VK-Preis
für das Material einer Position in einem Angebot wird wie folgt ermittelt:
Die Lieferanten stellen Ihren Kunden meistens DATANORM-Dateien zur Verfügung. Auf Grund der Vielfalt der existierenden Möglichkeiten, können wir an dieser Stelle kein Verfahren beschreiben, was alle Möglichkeiten abdeckt.
WICHTIG
Die Preisberechnung ist die Basis Ihrer Kalkulation, also die Existenzgrundlage für Ihr Unternehmen. Überprüfen Sie deshalb Stichpunktartig, an den von Ihnen am meisten verwendeten Materialien, ob die berechneten EK- und VK-Preise korrekt sind.
Über die Funktion Preisberechnung berechnet TreesoftOffice.org, auf Basis der über die Importschnittstellen
übertragenen Preise, zu jedem Material einen Einkaufspreis und einen Verkaufspreis.
Nach dem Import eines Kataloges können verschiedene Arten von Preisen zur Auswahl und zur Verfügung stehen. Nach der Art des gewählten Ausgangspreises entscheiden Sie ob sie für den zu berechnenden Preis die Rabatte abziehen oder aufschlagen müssen. Wenn der Ausgangspreis bereits mit dem Zielpreis übereinstimmt, wählen Sie den Faktor 1 um den EK-Preis bzw. VK-Preis zu erzeugen.
Preise können auf folgende Arten berechnet werden:
8
9
Kalkulationseinstellung Materialpreis: EK aus Stückliste + GKZ
Kalkulationseinstellung Materialpreis: VK aus Stückliste
95
Erste Schritte Treesoft ERP
Ausgangspreis und die dem Material fest zugeordneten Rabattgruppen
Die Berechnung des EK- bzw. VK-Preises erfolgt in den meisten Fällen über die dem Material zugeordnete
Rabattgruppe. Die zu einem Katalog übertragenen Rabattgruppen können in dem Optionen-Dialog unterhalb des Zweiges Material > Rabattgruppen bearbeitet und ggf. die Rabatte eingetragen bzw. angepasst werden. Die Rabattgruppen werden immer katalogbezogen gespeichert.
Ausgangspreis und feste Zuschläge oder Abschläge
Das Feld Freier Rabatt oder das Feld Faktor wird ausgefüllt. Das gesamte Material für diesen Katalog erhält den gleichen Zuschlag oder Abschlag.
Beispiel:
Freier Rabatt: 10 % (10 % Abschlag) oder Freier Rabatt: - 10 % (10 % Aufschlag)
Faktor: 1,1 (10 % Aufschlag) oder Faktor: 0,9 (10 % Abschlag)
HINWEIS
Haben Sie von Ihrem Lieferanten eine DATANORM 4 - Datei DATAPREIS.001 erhalten, werden automatisch beim Einlesen des Kataloges aus den DATANORM – Bruttopreisen mit den eingetragenen Ra-
batten 10 DATANORM – Nettopreise berechnet und angelegt.
Die Durchführung der Preisberechnung erfolgt in dem Optionen-Dialog unterhalb des Zweiges Material >
Preisberechnung. Gehen Sie hierzu wie folgt beschrieben vor:
So führen Sie eine Preisberechnung zur Ermittlung eines EK- und VK-Preises durch:
Das hier beschriebene Beispiel setzt voraus, dass Sie von Ihrem Lieferanten DATANORM-Nettopreis und
DATANORM-Bruttopreis beim Einlesen des Kataloges erhalten haben. Sollten Sie nur einen Ausgangspreis erhalten haben, müssen Sie die übertragenen Rabattgruppen oder das Feld Freier Rabatt mit einbeziehen.
1. Rufen Sie z. B. über die Tastenkombination [STRG] + [UMSCH] + [O] den Optionen-Dialog auf.
2. Wechseln Sie zu dem Zweig Material > Preisberechnung (Markierung A siehe nachstehende Abbildung).
3. Wählen Sie in dem Feld Katalog den Katalog, zu dem eine Preisberechnung durchzuführen ist (Markierung B siehe nachstehende Abbildung).
4. Im Gruppenfeld 1. Preis wird der EK-Preis berechnet. Wenn Sie vom Lieferanten bereits Nettopreise importiert haben, sind folgende Einstellungen erforderlich:
4.1.
Stellen Sie in dem Feld Ausgangspreis die übertragene Preisart ein. (Markierung C siehe nachstehende Abbildung).
4.2.
Wählen Sie zur Anwendung der übertragenen Rabattgruppen die Option Rabatt nicht anwenden
(Markierung D siehe nachstehende Abbildung).
10
Diese Rabatte weichen von den Standard-Rabattgruppen ab und gelten nur für Ihre Vereinbarung
96
Treesoft ERP Erste Schritte
4.3.
Geben Sie im Feld Faktor eine 1 ein. Mit dieser Einstellung findet keine Veränderung des Betrages statt. Der Wert wird nur „durchgereicht“ aber von einem DATANORM-Nettopreises in einen EK-
Preis für TreesoftOffice.org umgewandelt. (Markierung E siehe nachstehende Abbildung).
4.4.
Stellen Sie in dem Feld Zielpreis die zu berechnende Preisart Einkaufspreis ohne MwSt. ein (Markierung F siehe nachstehende Abbildung).
4.5.
Das Kontrollkästchen Preise vom abgeleiteten Material im eigenen Katalog aktualisieren, sollte aber immer angehakt sein. Diese Einstellung pflegt die Preise im Eigenen Katalog.
Für die erste Preisberechnung nach der Neuanlage eines Kataloges hat diese Einstellung keine Bedeutung (Es existieren noch keine Preise im Eigenen Katalog). Alle Einstellungen des Dialoges werden katalogbezogen gespeichert und bei einer erneuten Preisberechnung verwendet (Markierung G siehe nachstehende Abbildung).
97
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 5.3.10: Preisberechnung zur Berechnung des EK- und VK-Preises zu jedem Material
5. Im Gruppenfeld 2. Preis wird der VK-Preis berechnet. Wenn Sie vom Lieferanten bereits Bruttopreise importiert haben, sind folgende Einstellungen ähnlich der im vorstehenden Punkt durchzuführen. Allerdings wählen Sie als Ausgangspreis Datanorm 4 – Bruttopreis und als Zielpreis Verkaufspreis ohne
Mehrwertsteuer.
6. Nachdem Sie alle Einstellungen nochmals kontrolliert haben, betätigen Sie die Schaltfläche
Berechnen
(Markierung H siehe vorstehende Abbildung).
Die Software berechnet zu jedem Material einen EK- und VK-Preis und legt diese in der Preistabelle (Register
Preis in dem Material-Dialog) zu dem Material an. Der aktuelle Status der Preisberechnung wird Ihnen jeweils für den ersten und zweiten Preis in einer Fortschrittsanzeige angezeigt.
98
Treesoft ERP Erste Schritte
5.3.3.10
Kontrolle eines eingelesenen Kataloges
Nach der Preisberechnung sollten Sie einige Preise von den am meist verwendeten Materialien überprüfen.
1. Wählen Sie dazu im Menü Stammdaten den Befehl
Material
.
2. Wählen Sie den gerade eingelesenen bzw. aktualisierten Katalog aus.
3. Wechseln Sie auf des Register Preise mit der Tastenkombination [ALT] + [2] .
4. Suchen Sie das Material.
5. Vergleichen Sie die Ausgangspreise (Markierung A1 und A2 in nachstehender Abbildung) mit den Ergebnissen (Markierung E1 und E2).
6. Überprüfen Sie bei einem Lieferantenkatalog die Bestellnummer.
Abbildung 5.3.11: Überprüfung des Ergebnis der Preisberechnung
Die Ergebnis-Preise EK und VK werden bei der ersten Verwendung des Materials in den eigenen Katalog kopiert und dienen im ERP-Dokument als Basis für die Kalkulation.
5.3.4
Preispflege
Dieses Kapitel bezieht sich auf die Preispflege von DATANORM 4 – Katalogen.
WICHTIG
Einige Lieferanten senden Ihnen bei einer Preisaktualisierung eine Datei mit dem Namen Datpreis.001 an Stelle eines kompletten Satzes zu. Diese aktualisiert nur die Preise, aber keine Artikeldaten. Erhalten Sie von Ihrem Lieferanten nur eine Datei Datpreis.001 lesen Sie bitte weiter. Erhalten Sie mindestens
Bei der Preispflege verweisen wir teilweise auf die gleichen Kapitel wie beim anlegen und aktualisieren eines eines Kataloges.
99
Erste Schritte Treesoft ERP
Arbeitsschritte zur Preispflege eines Katalogs
1 Durchführen einer Datensicherung
2
Überprüfen der vorhandenen Einstellungen des Kataloges
3
Auswahl der Preispflegedatei und starten der Preispflege
4
5
Kontrolle eines eingelesenen Kataloges
Erläuterung
Installationshandbuch
5.3.4.1
Auswahl der Preispflegedatei und starten der Preispflege
Im Kommentar zu dem eingelesenen Katalog haben Sie das Datenformat mit eingetragen. Um Probleme beim aktualisieren zu vermeiden, empfehlen wir, das sie immer das selbe Datenformat verwenden.
Beim Einrichten des Kataloges haben Sie sich eine Verzeichnisstruktur geschaffen. Erweitern Sie diese nun um das Verzeichnis mit der Datei Datpreis.001.
WICHTIG
In dem zur Katalogaktualisierung ausgewähltem Verzeichnis darf sich nur die Datei
DATPREIS.001 befinden. Befinden sich andere Dateien mit in diesem Verzeichnis bleibt die Schaltfläche Preispflege abgeblendet.
So starten Sie die Preispflege
1. Wählen Sie das Verzeichnis mit der aktuellen Preisdatei aus.
2. Betätigen Sie die Schaltfläche Preispflege .
5.3.5
Aktualisierung von vorhandenen Katalogen
In der nachstehenden Tabelle sind alle Arbeitsschritte zum Aktualisieren eines Eingelesenen Kataloges über
DATANORM, ELDANORM oder ZVEHNORM beschrieben. Bei der Aktualisierung verweisen wir teilweise auf die gleichen Kapitel wie beim anlegen eines Kataloges. Wenn Sie bisher noch keinen Katalog aktualisiert haben empfehlen wir Ihnen erst einmal im Demomandanten einen Katalog vollständig neu anzulegen, um sich mit dem Verfahren vertraut zu machen. Zur Erläuterung verweisen wir teilweise auch auf die selben Kapitel wie bei der Neuanlage eines Kataloges.
100
Treesoft ERP Erste Schritte
Arbeitsschritte zum Aktualisieren eines Katalogs
1
Was wurde im Katalog aktualisiert?
2 Durchführen einer Datensicherung
3
Überprüfen der vorhandenen Einstellungen des Kataloges
4
Auswahl der Dateien zur Aktualisierung
Erläuterung
Installationshandbuch
5
Aktualisierung der Artikeldaten starten
Wird nach der Aktualisierung ein Fehlerprotokoll angezeigt, müssen die Artikelnummern notiert, oder die Datei mit den Artikelnummern gesichert werden
6
Übersetzungstabelle für die Einheiten
Die Übersetzungstabelle wird nur angezeigt, wenn neue Einheiten im Artikelstamm dazugekommen sind.
7
Die Fehlerbehandlung ist nur erforderlich wenn nach der Aktualisierung des Kataloges ein Fehlerprotokoll angezeigt wurde.
8
Aktualisierung der Volltextsuche
9
10 Kontrolle eines eingelesenen Kataloges
5.3.5.1
Was wurde im Katalog aktualisiert?
Wenn Sie einen aktualisierten Katalog erhalten sollten Sie sich bei Ihrem Lieferanten / Hersteller vergewissern was sich im Katalog geändert hat.
Preise, Artikel, Hauptwaren und Warengruppen, Rabattgruppen sind geändert oder hinzugekommen
Die Aktualisierung des vorhandenen Kataloges kann durchgeführt werden. Beachten Sie unbedingt die Hin-
weise im Kapitel 5.3.5.3 Auswahl der Dateien zur Aktualisierung ab Seite 103.
101
Erste Schritte Treesoft ERP
Artikel sind weggefallen
Die Aktualisierung des vorhandenen Kataloges kann durchgeführt werden.
Wenn in der neuen DATANORM-Datei Artikel nicht mehr vorhanden sind, welche im Eigenen Katalog verknüpft sind kommt nach dem Einlesen eine Fehlermeldung. Beachten Sie unbedingt die Hinweise im Kapitel
5.3.5.4 Aktualisierung der Artikeldaten starten ab Seite 104.
Lieferant hat Bestellnummern oder Hersteller hat Materialnummer geändert.
Der Katalog darf nicht aktualisiert werden! Bei einer Aktualisierung kann die Beziehung zum eigenen Katalog nicht aufrechterhalten werden. Bitte setzen Sie sich rechtzeitig mit unserem Service in Verbindung. In den meisten Fällen können wir Ihnen eine manuelle Lösung anbieten.
5.3.5.2
Überprüfen der vorhandenen Einstellungen des Kataloges
Nach dem Sie geprüft heben, das Ihre Daten aktualisiert werden können und eine Datensicherung durchgeführt ist, sollten Sie nachfolgende Einstellungen überprüfen.
1. Markieren Sie in der unteren Liste den Katalog, welchen Sie aktualisieren wollen (Markierung A in nachstehender Abbildung).
2. Überprüfen Sie die Adresse (Markierung B in nachstehender Abbildung).
Wenn die Daten nicht mehr aktuell sind schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche OK und korrigieren die Daten im Adressdialog. Dann beginnen Sie wieder bei Punkt 1.
3. Ergänzen Sie den Kommentar (Markierung C in nachstehender Abbildung).
Hier ist es wichtig sich immer der Stand (Version oder Datum) auf den aktualisiert wird einzutragen.
4. Überprüfen Sie die Optionen (Markierung D in nachstehender Abbildung).
5. Wählen Sie das Verzeichnis mit den Dateien zur Aktualisierung aus (Markierung E in nachstehender
Abbildung).
Beachten Sie die Hinweise im nachstehenden Kapitel 5.3.5.3 Auswahl der Dateien zur Aktualisierung.
102
Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 5.3.12: Überprüfung der Einstellungen vor dem aktualisieren des Kataloges
5.3.5.3
Auswahl der Dateien zur Aktualisierung
Im Kommentar zu dem eingelesenen Katalog haben Sie das Datenformat mit eingetragen. Um Probleme beim aktualisieren zu vermeiden, empfehlen wir, das sie immer das selbe Datenformat verwenden.
Beim Einrichten des Kataloges haben Sie sich eine Verzeichnisstruktur geschaffen. Erweitern Sie diese nun um das Verzeichnis mit den Daten welche zur Aktualisierung benötigt werden.
WICHTIG
Einige Lieferanten senden Ihnen bei einer Preisaktualisierung eine Datei mit dem Namen Datpreis.001 an Stelle eines kompletten Satzes zu. Diese kann nur die Preise aktualisieren. Erhalten Sie von Ih-
103
Erste Schritte Treesoft ERP rem Lieferanten mindestens die Dateien Datanorm.001 und Datpreis.001 lesen Sie bitte weiter. Erhalten
Eine Übersicht der von TreesoftOffice.org berücksichtigten Dateien beim DATANORM 4 Import finden Sie in nachstehender Tabelle.
Dateiname
DATANORM.001 … DATANORM.999
Die Aufteilung .001 -.999
hat Ihren Ursprung im
Diskettenformat und ist nur noch vereinzelt anzutreffen. Heute ist meistens die Endung *.001
anzutreffen
DATPREIS.001
Bemerkung
Diese Datei ist immer erforderlich und enthält die Angaben zu allen Artikeln. Sind zu den Artikeln Rabattgruppen vergeben empfehlen wir wenn möglich, die Datei DATANORM.RAB
mit in das Katalog-Verzeichnis zu legen. Das erspart die manuelle Eingabe der Rabattgruppen.
DATANORM.WRG
DATANORM.RAB
Diese Datei enthält den Preisänderungssatz. In dieser Datei erhält der Kunde seine speziellen Preise. Es können Brutto oder
Nettopreise übertragen werden. Werden Bruttopreise mit einem
Rabatt größer Null übertragen berechnet TreesoftOffice.org beim einlesen einen Nettopreis und legt diesen zu dem Artikel an.
Diese Datei enthält die Text-Beschreibungen der Hauptwaren und Warengruppen. Wenn Sie beim einlesen eines Kataloges die Option wählen Katalog aus Warengruppen erstellen, werden die Katalogzweige mit den texten beschriftet.
In dieser Datei werden die Rabattgruppen übertragen.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit im Optionendialog im
Zweig Material > Rabattgruppen zu jedem Katalog Rabattgruppen manuell einzutragen bzw. zu ändern.
5.3.5.4
Aktualisierung der Artikeldaten starten
Nach dem Sie alle Einstellungen geprüft haben, eine Datensicherung durchgeführt haben und alle Dateien zur Aktualisierung vorhanden sind, können die Daten aktualisiert werden.
1. Betätigen Sie die Schaltfläche
Einlesen
Alle vorhanden Daten zum Katalog werden gelöscht. Der Katalog wird aus der DATANORM-Datei neu eingelesen. Die berechneten Preise von im Eigenen Katalog verwendeten Material bleiben erhalten.
104
Treesoft ERP Erste Schritte
Alle Artikeltexte, Preise, Warengruppen, Katalogzweige werden neu angelegt wenn sie noch nicht vorhanden sind.
Wird am Ende des
Einlesen
eine Fehlerprotokoll (siehe nachstehende Abbildung) angezeigt bezieht es sich auf gelöschtes Material, welches bereits im eigenen Katalog verwendet ist. Das Bedeutet das die Preise, für das aufgelistete Material im eigenen Katalog, zukünftig nicht mehr aktualisiert werden können.
Abbildung 5.3.13: Beispiel eines Fehlerprotokolls, wenn beim einlesen Material gelöscht wurde, welches bereits verwendet wurde.
3. Fehlerbehandlung
Sie finden das Fehlerprotokoll im Anwendungsdatenverzeichnis:
...\Appdata\Logs\ErrorCatalog-<Jahr>-<Monat>-<Tag>-<Stunde>-<Minute>-<Benutzer>.txt
3.1.
Wählen Sie Sie im Menü Stammdaten den Befehl
Material
.
3.2.
Es öffnen sich 2 Fenster im Vordergrund. Nehmen Sie im Fenster Gefundenes Material folgende
Einstellungen vor:
Suche
Katalog
→
Startet mit Nummer (Markierung A in nachstehender Abbildung)
→
Eigener Katalog (Markierung B in nachstehender Abbildung)
3.3.
Geben Sie im Feld Suche die erste/nächste Nummer aus dem Fehlerprotokoll ein (Markierung C in nachstehender Abbildung).
Die Nummer muss im eigenen Katalog gefunden werden. Wenn Sie die Nummer nicht finden
Kann nur ein Tippfehler oder falsche Einstellungen in den zuvor beschrieben Punkten die Ursache sein.
105
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 5.3.14: Beispiel für die Einstellungen in der Liste gefundenes Material
3.4.
3.5.
Es sind mehrere Möglichkeiten zu berücksichtigen:
Zum gelöschten Material gibt es ein Alternativmaterial
→
Zum gelöschten Material gibt es keinen Ersatz
→
3.5.1.
3.5.1.1.
Zum gelöschten Material gibt es ein Alternativmaterial
Durch die nachträgliche Zuordnung eines neuen Materials stellen Sie eine neue Beziehung zum eigenen Katalog her.
3.5.1.2.
Überprüfen sie zuerst ob das Alternativmaterial schon im eigenen Katalog vorhan-
den ist, wenn ja machen Sie direkt mit dem Arbeitsschritt 3.5.2.1. weiter.
Betätigen Sie die Schaltfläche
(Markierung B nachstehende Abbildung 5.3.15 Seite 108).
3.5.1.3.
3.5.1.4.
Es kommt ein neues Fenster Gefundenes Material in den Vordergrund.
Wählen Sie hier den Katalog aus und suchen nach dem Alternativmaterial.
Betätigen Sie in der Symbolleiste im Fenster Gefundenes Material die Schaltfläche
OK
.
Ist das Alternativmaterial im selben Katalog wie das gelöschte, führen Sie bitte noch
den nächsten Arbeitsschritt 3.5.1.4. aus und machen dann direkt mit dem Arbeits-
Haben Sie das Alternativmaterial aus einem anderen Katalog gewählt führen Sie bitte alle weiteren Arbeitsschritte aus.
Überprüfen/korrigieren Sie alle ausgefüllten Felder ob sie zu dem gewählten Alternativmaterial passend sind. Besonders die Herstellernummer, Hersteller, Kurztext 1
106
Treesoft ERP Erste Schritte
3.5.1.5.
und 2. Vergessen Sie den Langtext nicht (Registerkarte Texte). Wichtig sind auch der
Vergleich der Werte auf der Registerkarte der Rohstoffzuschläge. Hier sollten die gleichen Faktoren im Eigenen Katalog stehen, wie Sie beim Alternativmaterial stehen.
Die Angaben auf der Registerkarte Preise brauchen sie nicht aktualisieren. Hier stehen nach der Preisberechnung alle Angaben wie Bestellnummer des neu Verknüpften Materials. Wenn Sie jetzt noch keinen Katalogpreis (z. B. Bruttopreis) mit der
Bestellnummer des neu verknüpften Alternativmaterials sehen, führen Sie bitte einen doppelklick in die Liste der Preise aus. Ein erneuter Doppelklick blendet die
Ursprungskatalogpreise wieder aus.
Betätigen Sie hinter dem Eingabefeld Hauptlieferant die Schaltfläche (Markie-
rung C nachstehende Abbildung 5.3.15 Seite 108). Es öffnet sich der Adressdialog.
Wählen Sie hier die Lieferantenadresse des neuen Kataloges und betätigen in der
Symbolleiste des Adressdialoges die Schaltfläche
OK
.
Der nächste Arbeitsschritt ist der Punkt 4.
3.5.2.
3.5.2.1.
Zum gelöschten Material gibt es keinen Ersatz
Wenn es zu dem Material keinen Ersatz gibt, hat es im Eigenen Katalog keine Funktion mehr und es braucht nicht mehr angezeigt werden. In TreesoftOffice.org werden Materialien die gelöscht werden nicht wirklich gelöscht, sondern nur als gelöscht markiert. Wenn
Sie die Schaltfläche gelöschtes Material nicht aktiviert haben, werden diese Materialien auch nicht mehr angezeigt, bleiben aber in der Datenbank erhalten.
Betätigen Sie die Schaltfläche
(Markierung D nachstehende Abbildung 5.3.15
HINWEIS
Die Schaltfläche der untersten Leiste löscht das Material und die die selbe Schaltfläche in der darüber angeordnete Leiste löscht den jeweils markierten
Preis.
107
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 5.3.15: Beispiel eines Materials
Sind alle Nummern abgearbeitet machen Sie mit dem Arbeitsschritt 5. weiter.
5. Aktualisierung der Volltextsuche beschrieben in Kapitel 5.3.3.8 ab Seite 94.
6. Preisberechnung beschrieben in Kapitel 5.3.3.9Kapitel ab Seite 95.
7. Kontrolle eines eingelesenen Kataloges beschrieben in Kapitel 5.3.3.10 ab Seite 99.
5.4
Löhne
Löhne werden in TreesoftOffice.org verwendet:
in Leistungen
108
Treesoft ERP Erste Schritte
zum Einsetzen in Angebotspositionen beim Importieren von Leistungskatalogen (Plug-in, ZVEH)
Legen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten unterschiedlichen Löhne entsprechend der für die Ausführung der Arbeiten erforderlichen Qualifikation an (z. B. Verlegesysteme mit Mauerschlitz, Leitung verlegen,
Schalt-/Steckgeräte montieren, usw.). Gehen Sie hierzu wie folgt beschrieben vor:
So legen Sie einen Lohn an:
1. Rufen Sie im Menü
Stammdaten
den Befehl
Lohn
.
2. Betätigen Sie zum Anlegen eines Lohnes in der Datenbank-Symbolleiste die Schaltfläche .
3. Geben Sie in dem anschließend eingeblendeten Dialog eine Nummer, einen Kurztext1, Kurtext2 und einen EK- und VK-Preis je Stunde für den anzulegenden Lohn ein.
5.4.1
Umrechnung Industrieminuten
Anstelle von Minuten findet in manchen Leistungen die Industrieminute (Imin) Verwendung (z. B. Leistungskatalog des ZVEH). Die Industrieminute ermöglicht eine genauere Unterteilung. Eine Stunde wird hierbei in
100 Industrieminuten unterteilt. Hieraus ergibt sich die folgende Umrechnung:
Industrieminuten in Minuten:
Imin x 0,6 = min
Minuten in Industrieminuten:
min x 1,666... = Imin
5.4.2
Mittellohn
Der Mittellohn hat für die Kalkulation eine wichtige Bedeutung. In Treesoft ERP können Sie wahlweise mit dem Mittellohn oder mit dem Lohn aus der Stückliste kalkulieren. Der Mittellohn wird beim Anlegen eines
Projektes in das Projekt kopiert und lässt sich über den Einstellungsdialog (Register Kalkulation) ändern.
Wenn in dem Einstellungsdialog als Preisbildung für Lohn/Minuten Minuten aus Stückliste x EK Mittellohn
+ GKZ eingestellt ist, rechnet die Software mit diesem Mittellohn. D. h. der Mittellohn wird mit der Menge multipliziert und anschließend der Gemeinkostenzuschlag für Lohn addiert. Bei der Einstellung Minuten aus
Stückliste x EK aus Stückliste + GKZ wird jedoch anstelle des Mittellohnes mit dem tatsächlichen in der
Stückliste verwendeten Lohn gerechnet.
109
Erste Schritte Treesoft ERP
Beispielberechnung des Lohn-VK:
Mittellohn EK:
Menge:
20,50 EUR/h
6 min
Gemeinkostenzuschlag Lohn: 95%
20,50 EUR / 60 min x 6 min + 95% = 4 EUR
Treesoft ERP kann den Mittelwert der angelegten Löhne berechnen und übernimmt diesen als Mittellohn.
Gehen Sie hierzu wie folgt beschrieben vor:
So lassen Sie den Mittellohn berechnen:
1. Aktivieren Sie in dem Dialog bei den von der Mittellohnberechnung zu berücksichtigenden Löhnen das Kontrollkästchen Diesen Lohn (EK) beim Mittellohn berücksichtigen.
2. Betätigen Sie die Schaltfläche
Mittellohn
.
3. Bestätigen Sie ggf. die Abfrage zum Überschreiben des Mittellohnes.
Der errechnete Mittellohn wird in das Feld Mittellohn übernommen. Sie können diesen Wert auch direkt in dem Feld überschreiben.
5.5
Material
Sparen Sie mit einem sauberen und gut strukturiertem Materialstamm Zeit und Geld bei der Kalkulation und kaufm. Abwicklung Ihrer Projekte. Investieren Sie die benötigte Zeit in Ihren Materialstamm, die häufige Verwendung der Materialstamm-Daten multipliziert Ihre Zeitersparnis beim Suchen und Einsetzen der richtigen
Positionen und spart Ihnen im Endeffekt bares Geld. Zusätzlich schützt Sie ein gut gepflegter Materialstamm vor Fehlern die durch unübersichtliche Daten entstehen und verhindert teure und ärgerliche Korrekturen.
In TreesoftOffice.org können Sie Material auf verschiedene Arten anlegen. Es kann über Fremd-Kataloge (sie-
he Kapitel 5.3 Kataloge) eingelesen, oder im Eigenen Katalog manuell hinzugefügt werden.
In diesem Kapitel werden die notwendigen Felder für die manuelle Anlage eines Materials beschrieben.
Neues Material und eigene Katalogzweige können nur im Eigenen Katalog angelegt werden. Alle Beschreibungen in diesem Kapitel beziehen sich auf den Eigenen Katalog.
110
Treesoft ERP Erste Schritte
So legen Sie ein Material an:
1. Wählen Sie im Menü Stammdaten den Befehl
Material
.
2. Betätigen Sie in der Symbolleiste des Fensters Material die Schaltfläche .
Material, welches sie selbst anlegen, wird immer im Eigenen Katalog angelegt, egal welchen Katalog sie vorher ausgewählt hatten.
3. Betätigen Sie die Tastenkombination [ALT] + [2] um die Registerkarte Preise anzuzeigen.
4. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Feldbezeichnung Nummer um eine automatische Nummer zu vergeben.
5. Füllen Sie mindestens die nachfolgenden Felder aus
Kurztext 1, Matchcode
Hauptlieferant
Um einen Lieferanten auszuwählen betätigen Sie die Schaltfläche hinter dem Feld.
Preis EK und VK
Preiseinheit
Einheit
Bestellnummer
Lieferant
6. Betätigen Sie die Schaltfläche um die eingegebenen Daten zu speichern.
Zusätzlich empfehlen wir Ihnen noch, wenn möglich, folgende Felder mit auszufüllen:
Katalogzweig
Hersteller
Herstellernummer
Steuerklasse
Verkaufseinheit
nur wenn Sie das Material direkt in ein Angebot einsetzen
111
Erste Schritte Treesoft ERP
5.5.1
Katalogzweig
Vor der Materialanlage sollten Katalogzweige im eigenen Katalog definiert werden. In diesen kann das Material zusätzlich gegliedert werden. Die Gliederungen sollten unbedingt Herstellerneutral sein. Warum wird
Das Material zusätzlich nochmal in Katalogzweigen strukturiert? Bei der Projektierung in Treesoft CAD ist es komfortabler über die Katalogzweige das Material auszuwählen. Wenn der Katalog exportiert werden soll können so nur die gewünschten Zweige exportiert werden
Bezogen auf Ihre Arbeits- oder Projektierungsweise kann es sinnvoll sein als oberste Katalogzweige einen
Materialkatalog bzw. einen Leistungskatalog zu definieren. So haben sie eine exakte Trennung zwischen Materialien und Leistungen.
Wenn Sie einem Material keinen Katalogzweig zuordnen wird es auf der Wurzel des Kataloges angezeigt.
5.5.2
Nummer
Die Nummer wird automatisch vergeben. Sie kann manuell geändert werden. Eine Nummer kann innerhalb des Eigenen Kataloges nur einmal vorhanden sein. Wenn Sie sich an unsere Empfehlungen für die Gestaltung von Kurztext und Matchcode halten, lassen Sie die Nummer des Materials im Eigenen Katalog automatisch vergeben. Die Nummer darf maximal 35 Zeichen lang sein und Alphanumerische Zeichen enthalten.
5.5.3
Verkaufseinheit
Wenn ein Material in die Position eines Angebotes eingesetzt wird ist die Verkaufseinheit als Ergänzung zur
Mengenangabe zu sehen. Die Tabelle der im Treesoft ERP verwendeten Einheiten kann im Optionendialog im Zweig Material > Einheiten bearbeitet werden. Die Auswahl der vorhandenen Verkaufseinheiten erfolgt im Materialstamm über das entsprechende Listenfeld.
5.5.4
Kurztext 1, Kurztext 2 und Matchcode
In den Kurztexten sollte der Artikel weiter definiert werden. Bitte beachten Sie das der Kurztext 1 und 2 je
maximal 35 Zeichen lang sein können. Sollte der Kurztext 1 mal zu knapp sein machen Sie im Kurztext 2 weiter. Der Matchcode darf maximal 15 Zeichen lang sein.
112
Treesoft ERP Erste Schritte
Um Material schnell wiederzufinden, ist es wichtig, sich vor der Eingabe über die Schreibweise der Texte Ge-
Beispiele zur Gestaltung von Kurztext und Matchcode für die gebräuchlichsten Elektrotechnischen Materiali-
en finden Sie im Kapitel 6.7 Beispiele zur Materialanlage ab Seite 134.
5.5.5
Langtext
Ein Material sollte in jedem Fall anhand des Kurztext 1 und 2 exakt definiert sein. Im Langtext sollten wenn
überhaupt nur zusätzliche beschreibende Texte enthalten sein!
Die meisten Anwender setzen das Material nicht direkt, sonder verwenden es in Leistungen. In diesem Fall ist der Langtext beim Material ohne Bedeutung.
Wird ein Material jedoch häufig als einzelne Position in ein Angebot eingesetzt ist es Sinnvoll einen beschreibenden Langtext zu haben.
5.5.6
Herstellernummer
Die Bezeichnung Herstellernummer kann zunächst etwas verwirren. Als Herstellernummer ist definitiv keine
Bestellnummer gemeint. Hier ist die exakte Typbezeichnung einzugeben. Dieses Eingabefeld könnte eigentlich auch Herstellertypbezeichnung heißen. Die Herstellernummer darf maximal 35 Zeichen lang sein und Alphanumerische Zeichen enthalten.
5.5.6.1
Definition
Als Herstellernummer wird die Typbezeichnung des Herstellers eingegeben.
Beispiel zum Hersteller MOELLER (EATON): DILMC7-01(24 VDC )
HINWEIS
Bei Siemens ist die Typbezeichnung gleichzeitig die Bestellnummer. In diesem Fall wird die Nummer als Herstellernummer und als Lieferantenbestellnummer hinterlegt.
113
Erste Schritte Treesoft ERP
5.5.6.2
Begründung der Definition
Beispiel MOELLER (EATON)
Bei einigen Herstellern kann direkt bestellt werden. Diese geben dann eine Herstellerbestellnummer an, welche gelegentlich Herstellernummer genannt wird. Bei Moeller ist das eine 6-stellige Nummer Diese dient aber ausschließlich zur Bestellung beim Hersteller und muss in TreesoftOffice.org unter der Lieferantenbestellnummer eingegeben werden. Als Herstellernummer muss bei MOELLER z. B. DILMC7-01(24 VDC) eingegeben werden. Das ist die eindeutige Bezeichnung die jeder kennt und welche den Artikel eindeutig identifiziert. Wird nicht beim Hersteller bestellt, hat jeder Lieferant sowieso eine eigene Lieferantenbestellnummer. Die beschriebene Logik gilt für das manuelle Anlegen von Material und darf nicht mit dem Datanorm-Import verglichen werden. In der DATANORM-Datei von Moeller steht die Typbezeichnung im Kurztext 1 und die Bestellnummer unter der Herstellernummer. Bei der vorstehenden Beschreibung der manuellen Anlage geht es aber um einen sauberen eigenen Katalog.
Beispiel Siemens
Bei anderen Herstellern wie z. B. Siemens ist die Identifikation des Material eindeutig über eine Nummer gelöst. Diese Nummer ist aber gleichzeitig auch die Bestellnummer wenn man beim Hersteller bestellt. In diesem Fall muss diese den Typ bezeichnende Nummer einmal als Herstellernummer und einmal als Lieferantenbestellnummer angelegt werden.
5.5.7
Alternativnummer
Die Alternativnummer sollte beim manuellen anlegen von Material nicht ausgefüllt werden. Sie wird nur vom DATANORM-Import verwendet.
5.5.8
Hersteller
Es wird eine Adresse zugeordnet. Diese sollte stets gepflegt sein.
5.5.9
Hauptlieferant
Hier wird die Adresse des Lieferanten zugeordnet bei welchem man am häufigsten bestellt. Diese Adresse muss ausgefüllt sein. Wenn Sie hier keine Eingabe machen, wird beim Generieren einer Bestellliste ein Bestellliste ohne Adresse angelegt. Auf diesem finden Sie alle Materialien ohne zugeordneten Hauptlieferanten.
114
Treesoft ERP Erste Schritte
WICHTIG
Ist dem Material ein Hauptlieferant zugeordnet werden immer die Preise des Hauptlieferanten in ein Angebot eingesetzt und zu Kalkulation verwendet.
5.5.10
Steuerklasse
Die Steuerklasse zu einem Material definiert mit welcher Mehrwertsteuer das Material in einem ERP-Dokument ausgewiesen wird.
Der Wert des aktuellen Steuersatzes wird über den Optionendialog im Zweig Steuersätze festgelegt und über die Steuermatrix zugeordnet.
5.5.11
Registerkarte Preise
Nachfolgend werden die notwendigen Eingaben auf dem Register Preise zu einem Material beschrieben.
So legen Sie einen neuen Preis zu einem Material an
1. Betätigen Sie im Fenster Material auf der Registerkarte Preise die Schaltfläche (Markierung A in nachstehender Abbildung).
2. Füllen Sie nachfolgende Felder aus:
Preis (Markierung B in nachstehender Abbildung)
Währung
Preisart
Einheit
Preiseinheit
Bestellnummer
(Markierung C in nachstehender Abbildung)
(Markierung D in nachstehender Abbildung)
(Markierung E in nachstehender Abbildung)
(Markierung F in nachstehender Abbildung)
(Markierung G in nachstehender Abbildung)
Lieferant (Markierung H in nachstehender Abbildung)
Um einen Lieferanten auszuwählen betätigen Sie bitte die Schaltfläche .
3. Betätigen Sie die Schaltfläche .
11
Gilt nur bei einem Steuerpflichtigen Steuerkennzeichen des Dokumentes
115
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 5.5.1: Beispiel einer Preiseingabe zu einem
Material
Wenn Sie einen Preis bearbeiten möchten markieren Sie Ihn in der Liste und nehmen die gewünschten Änderungen in den entsprechenden Feldern vor. Betätigen Sie am Ende der Bearbeitung die Schaltfläche oder wechseln den Datensatz.
5.5.11.1
Preisart
Definition der in TreesoftOffice.org verwendeten Preise:
EK-Preis
Zu diesem Preis kaufen Sie das Material beim Lieferanten ein. Dieser Preis ist die Basis für die Zuschlagskalkulation.
Menge x (EK-Preis + Rohstoffzuschlag + Gemeinkostenzuschlag Material)
VK-Preis
Dieser Preis ist ein fester Material-Verkaufspreis und für die Dauer seiner Gültigkeit Konstant. Er wird nicht von Änderungen z. B. Rohstoffzuschläge beeinflusst.
Menge x VK-Preis
13 für das Material einer Position in einem Angebot wird wie folgt ermittelt:
5.5.11.2
Preiseinheit
Die Preiseinheit ist eine wichtige Angabe zu jedem Preis. Sie soll verhindern das Rundungsfehler beim berechnen des Positionspreises auftreten. Das passiert bei der Verwendung von Material mit einem sehr niedri-
12
13
Kalkulationseinstellung Materialpreis: EK aus Stückliste + GKZ
Kalkulationseinstellung Materialpreis: VK aus Stückliste
116
Treesoft ERP Erste Schritte gen Stückpreis. Die Preiseinheit ist grundsätzlich in der Staffelung 1, 10, 100, 1000 vorgesehen. Leider wurde diese Grundlage beim DATANORM 5 Format aufgeweicht und einige Hersteller und Lieferanten verwenden die Preiseinheit als Mengeneinheit. Um das Material im Eigenen Katalog „sauber“ zu halten empfehlen wir
Ihnen bei der Preisanlage nur die Vorgeschlagenen Preiseinheiten aus dem Listenfeld zu verwenden.
5.5.11.3
Einheit
Die Einheit ist als Vervollständigung zur Mengenangabe zu sehen. Die Tabelle der im Treesoft ERP verwendeten Einheiten kann im Optionendialog im Zweig Material > Einheiten bearbeitet werden. Die Auswahl der vorhandenen Leistungen erfolgt über das Listenfeld.
5.5.11.4
Lieferant
In der Struktur der Stammdaten von TreesoftOffice.org ist im Eigenen Katalog, jedem Preis ein Lieferant zugeordnet, um den Preis zuordnen zu können. Es ist möglich zu einem Material die Preise verschiedener Lieferanten zuzuordnen. Beim manuellen Anlegen von Material, ordnen Sie hier bitte nochmals den Hauptlieferanten zu. Wenn Sie später weitere Preise von anderen Lieferanten anlegen, haben Sie so die eindeutige
Übersicht. Um dann die Preise von den anderen Lieferanten im Angebot zu verwenden, brauchen Sie diesen nur als Hauptlieferanten einstellen.
5.5.11.5
Lieferantenbestellnummer
Als Lieferantenbestellnummer wird in jedem Fall die Bestellnummer des Lieferanten eingegeben. Wird beim
Hersteller direkt bestellt, kann die Nummer identisch mit der Herstellernummer sein. Die Lieferantenbestellnummer wird im Feld Bestellnummer auf der Registerkarte Preise, zum jeweiligen Preis eingetragen. Die Be-
stellnummer darf maximal 35 Zeichen lang sein und Alphanumerische Zeichen enthalten.
5.6
Leistungen
Leistungen sind grundsätzlich nichts anderes als eine Stückliste aus Material und Lohn, welcher Texte übergeordnet werden. In diesem Kapitel beschreiben wir Ihnen wie sie vorhandenes Material und Löhne einer
Leistung zuordnen und die notwendigen Eingabefelder.
Neue Leistungen können nur im Eigenen Katalog angelegt werden. Alle Beschreibungen in diesem Kapitel beziehen sich auf den Eigenen Katalog.
117
Erste Schritte Treesoft ERP
So legen Sie eine Leistung an:
1. Wählen Sie im Menü Stammdaten den Befehl
Leistung
.
2. Betätigen Sie in der Symbolleiste des Fensters Leistung die Schaltfläche .
3. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Feldbezeichnung Nummer um eine automatische Nummer
zu vergeben oder tragen Sie Ihre Nummer ein (siehe Kapitel 5.6.1 ab Seite 120).
4. Wir empfehlen Ihnen mindestens die nachfolgenden Felder auszufüllen:
Kurztext 1, Kurztext 2
Matchcode
Langtext
Betätigen Sie die Tastenkombination [ALT] + [1] um die Registerkarte Texte anzuzeigen.
Einheit
Minuten, EK-Pauschal, VK-Pauschal
Steuerklasse
Katalogzweig
5. Betätigen Sie die Schaltfläche um die eingegebenen Daten zu speichern.
Jetzt haben Sie eine Leistung für Pauschalpreise angelegt. Wenn Sie jetzt das Material und die Löhne schon angelegt bzw. eingelesen haben und wissen welches Material und wie viel Zeit Sie benötigen, können Sie jetzt die Leistung „verfeinern“.
6. Betätigen Sie die Tastenkombination [ALT] + [2] um die Registerkarte Stückliste anzuzeigen.
7. Betätigen Sie unter der Stückliste die Schaltfläche um ein Material hinzuzufügen beziehungsweise die Schaltfläche für einen Lohn.
8. Beim Ersten hinzufügen einer Position in die Leistungsstückliste öffnet sich ein Fenster (siehe nachstehende Abbildung) zur Anlage der Stückliste. Diese bekommt automatisch die gleich Nummer wie die
Leistung. Sie brauchen keine weiteren Einstellungen vorzunehmen. Bestätigen Sie die Anlage der
Stückliste mit der Schaltfläche .
118
Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 5.6.1: Anlegen einer Stückliste zu einer Leistung
9. Danach öffnet sich der Dialog zur Auswahl des Materials oder des Lohnes.
10. Bestätigen Sie die Auswahl bzw. die Übernahme des Materials oder Lohnes in die Stückliste mit der
Schaltfläche . Jetzt sehen Sie Ihre Auswahl in der Stückliste.
11. Markieren Sie ggf. die Position (Markierung A) in der Stückliste zur Eingabe bzw. Korrektur der Menge
(Markierung B) und Einheit (Markierung C in nachstehender Abbildung).
Alle weiteren Eingabemöglichkeiten können Sie auf den Standard-Einstellungen belassen. Diese werden von Fortgeschrittenen Anwendern für erweiterte Anwendungen wie Wahlstücklisten, strukturierte
Stücklisten, und Gliederungen verwendet.
HINWEIS
Wir empfehlen bei der Eingabe der Einheit der Löhne in eine Stückliste immer die Einheit
Minuten bzw. Industrieminuten zu verwenden. Somit sind alle Stücklisten Einheitlich.
12. Betätigen Sie zur Übernahme der Änderungen die Schaltfläche unter der Stückliste.
119
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 5.6.2: Anlegen einer Stückliste zu einer Leistung
5.6.1
Nummer
Die Nummer wird automatisch vergeben. Sie kann manuell geändert und frei gestaltet werden. Eine Nummer kann innerhalb des Eigenen Kataloges nur einmal vorhanden sein.
Wenn Sie vorhaben die eigene Nummer mit in Ihren ERP-Dokumenten auszugeben, und sich so einen Leistungskatalog anlegen wollen, sollten Sie sich im Vorfeld eine Übersicht über alle Ihre Leistungen verschaffen und sich eine passende Codierung ausdenken.
Wenn Sie sich eine Struktur über den Matchcode bzw. Katalogzweige schaffen möchten, lassen Sie die Nummer der Leistung im Eigenen Katalog automatisch vergeben. Die Nummer darf maximal 35 Zeichen lang sein und kann Alphanumerische Zeichen enthalten.
120
Treesoft ERP Erste Schritte
5.6.2
Kurztext 1und Kurztext 2
Anders als beim Material werden die meisten Leistungspositionen in ein Angebot als Position eingesetzt oder als Grundgerüst für weitere Leistungen verwendet. Häufig wird in den Dokumenten nur noch der Kurztext 1 und Kurztext 2 ausgegeben. Aus diesem Grund sollten Sie darauf achten, dass der Kurztext eine eindeutige
Beschreibung der Leistung beinhaltet.
5.6.3
Langtext
Der Langtext ist das wichtigste an einer Leistungsbeschreibung. Hier beschreiben Sie ausführlich den Umfang
Ihrer Leistung. Sie geben den Langtext auf der Registerkarte Text ein.
Betätigen Sie die Tastenkombination [ALT] + [1] um die Registerkarte Text anzuzeigen und zu bearbeiten.
HINWEIS
Wir empfehlen Ihnen unbedingt die Grundeinstellungen wie die Proportionalschrift und 40 Zeichen pro Zeile nicht zu verändern. Wenn Sie Angebote per GAEB importieren sind diese zur korrekten Darstellung erforderlich.
5.6.4
Matchcode
Zusätzlich zu der Strukturierung Ihrer Leistungen über Katalogzweige kann zum schnellen finden der Matchcode verwendet werden, wenn Sie nicht schon Ihre Leistungen über die Nummer strukturiert haben.
Sie sollten sich im Vorfeld eine Übersicht über alle Ihre Leistungen verschaffen und sich eine passende Codierung ausdenken.
5.6.5
Steuerklasse
Die Steuerklasse zu einer Leistung definiert, welche Mehrwertsteuer zu der Leistungsposition in einem ERP-
Dokument ausgewiesen wird.
Der Wert des aktuellen Steuersatzes wird über den Optionendialog im Zweig Steuersätze festgelegt und über die Steuermatrix zugeordnet.
14
Gilt nur bei einem Steuerpflichtigen Steuerkennzeichen des Dokumentes
121
Erste Schritte Treesoft ERP
5.6.6
Einheit
Wenn eine Leistung in die Position Angebotes eingesetzt wird ist die Einheit als Ergänzung zur Mengenangabe zu sehen. Die Tabelle der im Projektauftrag verwendeten Einheiten kann im Optionendialog im Zweig
Leistung > Einheiten bearbeitet werden. Die Auswahl der vorhandenen Leistungen erfolgt über das Listenfeld.
5.6.7
Katalogzweig
Vor der Material-und Leistungsanlage sollten Katalogzweige im eigenen Katalog definiert werden. In diesen können die Leistungen zusätzlich gegliedert werden.
Bezogen auf Ihre Arbeits- oder Projektierungsweise kann es sinnvoll sein als oberste Katalogzweige einen
Materialkatalog bzw. einen Leistungskatalog zu definieren. So haben sie eine exakte Trennung zwischen Materialien und Leistungen.
Wenn Sie einer Leistung keinen Katalogzweig zuordnen wird sie auf der Wurzel des Kataloges angezeigt.
5.6.8
Minuten, EK-Pauschal und VK-Pauschal
Zu einer Leistung können feste Pauschalpreise hinterlegt werden. Je nach dem mit welchen Kalkulationseinstellungen Sie im Angebot kalkulieren, werden die Preise aus de Stückliste oder die hier hinterlegten Pauschalpreise für die gesamte Leistung verwendet. Das Feld Minuten enthält die pauschalen Minuten welche bei der entsprechenden Kalkulationseinstellung zum Lohn verwendet werden.
5.7
Rechte für Benutzer im Optionendialog
Sie können für jeden Zweig im Optionendialog festlegen, auch welche Zweig der Anwender Zugriff haben soll. Wenn Sie einen Benutzer definiert haben, können Sie die Rechte mit wenigen Mausklicks auf eine Auswahl von Benutzern übertragen.
Es bedeuten:
Kein Zugriff
Der Benutzer bekommt bei der Auswahl des Zweiges angezeigt das der Zugriff verweigert wird.
122
Treesoft ERP Erste Schritte
Nur Lesen
Der Benutzer kann alle Datensätze des Zweiges ansehen, aber nicht ändern oder neue Datensätze anlegen.
Lesen + Schreiben
Der Benutzer kann vorhandenen Datensätze ändern, aber keine neuen Datensätze anlegen.
Voller Zugriff
Der Benutzer kann Datensätze ändern, löschen und anlegen.
5.7.1
Rechte ändern
Melden Sie Sich als Administrator in TreesoftOffice.org an und öffnen den Optionendialog.
1. Markieren Sie den Benutzer zu welchem Sie die Rechte zur Bearbeitung ändern möchten.
2. Markieren Sie den Zweig zu welchem Sie die Rechte für den markierten Benutzer ändern möchten.
3. Wählen Sie die Rechte für die Zugriffsvergabe.
123
Erste Schritte Treesoft ERP
Abbildung 5.7.1: Beispiel für Rechte eines Benutzers im Optionendialog
WICHTIG
Vergeben Sie für den Zweig Grundlagen Benutzer mindestens Leserechte. Nur so ist gewährleistet, das der Benutzer jederzeit sein Passwort ändern kann.
5.7.2
Rechte von anderen Benutzern übertragen
Melden Sie Sich als Administrator in TreesoftOffice.org an und öffnen den Optionendialog.
1. Markieren Sie den Zweig Grundlagen > Benutzer.
2. Markieren Sie den Benutzer von welchem Sie die Rechte auf andere Benutzer Übertragen möchten.
3. Betätigen Sie die Schaltfläche (siehe nachstehende Abbildung).
124
Treesoft ERP Erste Schritte
Abbildung 5.7.2: Beispiel für Übertragung der Rechte eines Benutzers im Optionendialog
4. Haken Sie in der Benutzerliste alle Benutzer an, welche die identischen Rechte wie der ausgewählte
Benutzer bekommen sollen (siehe nachstehende Abbildung).
125
Erste Schritte
Abbildung 5.7.3: Beispiel für die Auswahl von Benutzern
5. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
.
5.8
Installation von Plug-ins
1. Wählen Sie im Menü Stammdaten > Importieren den Befehl
Plug-in
.
2. Betätigen Sie die Schaltfläche und wählen das Verzeichnis und die die Datei:
...\<Dateiname>.pli
3. Betätigen Sie die Schaltfläche Öffnen.
4. Betätigen Sie die Schaltfläche Importieren.
Treesoft ERP
126
Treesoft ERP
6 Anhang
In diesem Kapitel sind Checklisten, und weiterführende Hinweise enthalten.
Erste Schritte
6.1
Checkliste Erst-Einrichtung von Treesoft ERP
Arbeitsschritte Erst-Einrichtung Treesoft ERP Erläuterung
1 Vorhandene Installation von TreesoftOffice.org
2 Alle Mitarbeiter sind als Mitarbeiteradresse angelegt und als Benutzer zugeordnet.
3 Den Benutzern sind die entsprechenden Lizenzen von Treesoft ERP zugeordnet.
4 Der Benutzer, welcher die Einstellungen vornimmt, hat die notwendigen
Rechte im Optionendialog oder ist als Administrator angemeldet.
5
Die Ersteinrichtung von Treesoft ERP ist durchgeführt.
6 Filialdaten sind angelegt.
7 ERP-Dokumente sind eingerichtet.
8 Es sind den vorhandenen Adressen die Kunden-, Lieferanten- und Herstellerinformationen zugeordnet.
9 Es existieren Material, Leistungen und Löhne in den Stammdaten.
Installationshandbuch
Installationshandbuch
Installationshandbuch
Handbuch TreesoftOffice.org
Adressen - Erste Schritte, Kapitel
Anlegen einer Adresse
OK
127
Erste Schritte
6.2
Checkliste Katalog neu anlegen
Arbeitsschritte zum Anlegen
1 Durchführen einer Datensicherung
2
3
4
Einstellungen vor dem Einlesen der Artikeldaten
5
Einzulesende Dateien auswählen
6
Einlesevorgang der Artikeldaten starten
7
Übersetzungstabelle für die Einheiten
8
Anlegen einer Konfigurationsdatei für die Volltextsuche
9
Aktualisierung der Volltextsuche
11 Kontrolle eines eingelesenen Kataloges
Treesoft ERP
Erläuterung
Installationshandbuch
OK
128
Treesoft ERP
6.3
Checkliste Katalog Preispflege
Arbeitsschritte zur Preispflege eines Katalogs
1 Durchführen einer Datensicherung
2
Überprüfen der vorhandenen Einstellungen des Kataloges
3
Auswahl der Preispflegedatei und starten der Preispflege
4
5
Kontrolle eines eingelesenen Kataloges
Erste Schritte
Erläuterung
Installationshandbuch
129
Erste Schritte Treesoft ERP
6.4
Checkliste Katalog aktualisieren
Arbeitsschritte zum Aktualisieren
1
Was wurde im Katalog aktualisiert?
2 Durchführen einer Datensicherung
3
Überprüfen der vorhandenen Einstellungen des Kataloges
4
Auswahl der Dateien zur Aktualisierung
Erläuterung
Installationshandbuch
5
Aktualisierung der Artikeldaten starten
Wird nach der Aktualisierung ein Fehlerprotokoll angezeigt, müssen die Artikelnummern notiert, oder die Datei mit den Artikelnummern gesichert werden
6
Übersetzungstabelle für die Einheiten
Die Übersetzungstabelle wird nur angezeigt, wenn neue Einheiten im Artikelstamm dazugekommen sind.
7
<Stunde>-<Minute>-<Benutzer>.txt
Die Fehlerbehandlung ist nur erforderlich wenn nach der Aktualisierung des Kataloges ein Fehlerprotokoll angezeigt wurde.
8
Aktualisierung der Volltextsuche
9
10 Kontrolle eines eingelesenen Kataloges
OK
130
Treesoft ERP Erste Schritte
6.5
Checkliste ERP-Dokument Anlegen und Buchen
Überprüfen Sie beim Anlegen eines neuen Dokumentes
1 Dokumentenart, Hauptdokument, Dokumentendatum
2 Auswahl des zu übernehmenden Dokumentes
3 Art der Positionsübernahme
4 Adresse - Zahlungsbedingungen, Preisbildung und Gemeinkostenzuschläge
5 Übernahmeart (nur bei AF, LF)
Erläuterung
Auswahl, Markierung
Markierung
Optionsfeld
Auswahl, Kontrollkästchen
Kontrollkästchen
OK
Überprüfen Sie vor dem Buchen
1 Adresse mit Ansprechpartner
2 Kalkulationsparameter (nur bei AG, NT und nicht abgeleiteten Dokumenten * )
3 Mengenangaben und Gesamtpreis der Positionen
4 Gliederung, Positionsnummer, Texte, Einheitspreise in den Positionen
(nur bei AG und NT)
5 Zahlungsbedingungen
6 Mehrwertsteuer
7 Vor- und Schlusstext
8 Projektvariablen (wenn verwendet)
9 Sicherheitseinbehalt (wenn verwendet)
Erläuterung
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
Kontrolle auf Papier oder in Vorschau
OK
*
Nicht abgeleitete Dokumente:
Sie erstellen kein Angebot, sondern gleich eine Auftragsbestätigung.
Sie erstellen nur eine Rechnung.
131
Erste Schritte Treesoft ERP
6.6
Empfehlungen zur Kurzschreibweise beim Material
Technische Daten werden codiert, um sie im Kurztext zu verwenden. Nachfolgend werden Bildungsregeln für die wichtigsten Daten aufgeführt.
6.6.1
Einheiten Strom und Leistung
Einheiten: W, kW, VA, kVA, A, kA
Bildungsregel: Zahlenwert und Einheit ohne Leerzeichen. Dezimaltrenner ist das Komma.
Beispiele:
12,5kW 12,5kVA 10A 0,5W 12,5kA
6.6.2
Spannung
Spannungen stellen eine Besonderheit dar. Ist eine Spannungsangabe erforderlich muss die Art der Spannung definiert werden. Gleichspannung DC und Wechselspannung AC. Bei Wechselspannungen kommt zusätzlich die Frequenz dazu. Hier wird definiert: ist keine Frequenz angegeben gelten 50Hz. Abweichende Angaben z. B. USA 60Hz werden immer dahinter geschrieben.
Bildungsregel: Zahlenwert und Einheit ohne Leerzeichen. Dezimaltrenner ist das Komma.
Beispiele:
Das V für Volt wird generell weggelassen
um Zweideutigkeiten zu vermeiden.
24DC 24AC 24AC60Hz 400AC 1kAC 380kAC
ACHTUNG
12,5kVA
12,5kA
12,5kAC
12,5kDC bedeutet 12500 VA Volt Ampere Scheinleistung bedeutet 12500 A Ampere Strom bedeutet 12500 V Wechselspannung 50 Hz bedeutet 12500 V Gleichspannung
(Beim Suchen nach 12,5kA muss dann am Ende ein Leerzeichen mit eingegeben werden.)
6.6.3
Abmessungen
Alle Abmessungen sollten zur Vereinheitlichung immer in mm umgerechnet werden.
Bildungsregel: Zahlenwert und Einheit ohne Leerzeichen. Dezimaltrenner ist das Komma.
132
Treesoft ERP Erste Schritte
6.6.3.1
Durchmesser
Bildungsregel: Buchstabe d und Abmessungen folgen ohne Leerzeichen
Der Durchmesser Ø22,5 mm wird mit d22,5mm definiert. Somit spart man sich beim Suchen und Anlegen von Artikeln die Eingabe des Sonderzeichens.
6.6.3.2
Quadrate, Rechtecke, Räumliche Abmessungen
Bildungsregel: Buchstabe und Abmessungen folgen ohne Leerzeichen
BxHxT Breite x Höhe x Tiefe
B380mm H600mm T210mm oder wahlweise
B380 x H600 x T210 (Wichtig ist hier das Leerzeichen vor und nach dem x)oder
B300mm x H600mm x T200mm
Quadrate und Rechtecke werden ohne Tiefe mit z. B.:
B22,5mm H22,5mm
B180mm H90mm angegeben.
6.6.4
Querschnitte, und Flächen
Flächen von Montageplatten werden in mm² oder bei Blechen in m² ausgewiesen. Hier wird dann die Zeichenfolge qm verwendet. Beim Suchen muss dann aber nach dem qm ein Leerzeichen mit eingegeben werden.
Bildungsregel: Zahlenwert und Einheit ohne Leerzeichen. Dezimaltrenner ist das Komma.
Beispiel: 2qm 1,5qmm 0,75qmm
6.6.5
Farben
Bei lackierten Teilen empfiehlt sich für die Farbe die RAL-Nummer. Schreibweise ohne Trenner RAL1234.
Bei Meldeleuchten oder Tastern empfiehlt sich die von Kabeln her bekannten englischen Kürzel zu nehmen
Grün: gn, Blau: bu, Gelb: ye, Rot: rd, Schwarz: Bl, Weiss: wh.
133
Erste Schritte Treesoft ERP
6.7
Beispiele zur Materialanlage
In diesem Kapitel nennen wir Ihnen einige Beispiele zur Gestaltung von Kurztext und Matchcode.
6.7.1
Schütze
Bei Schützen empfiehlt sich für den Kurztext 1:
Alle folgenden Angaben werden durch ein Leerzeichen getrennt.
Beschreibung:
Motorschütz oder Schütz
Angabe für die Leistungskontakte
4kW oder 7A
Angaben für die Spulenspannung
24AC oder 24DC
Beispiele Kurztext 1: Motorschütz 4kW 24AC Schütz 9A 24DC
Im Kurztext 2 von Schützen sollten Besonderheiten aufgenommen werden. z. B. können Angaben für die
Hilfskontakte bei Bedarf hinzugefügt werden (Strom, geschraubt, gesteckt), oder das Schütz kann direkt von einem digitalen Ausgang angesteuert werden.
Matchcode:
Herstellerkurzbezeichnung abgeschlossen durch einen Bindestrich
SIE oder ABB
Symbolname bzw. bekannte Kürzel aus der Elektrotechnik
Q oder QM (Motorschütz)
Kontaktspiegel (Hauptkontakte, Schließer, Öffner)
322
Beispiel Matchcode: SIE-Q322 ABB-QM322
134
Treesoft ERP Erste Schritte
6.7.2
Schalter, Taster, Meldeleuchten
Für Schalter empfiehlt sich beim Kurztext 1:
Alle folgenden Angaben werden durch ein Leerzeichen getrennt.
Beschreibung:
Reparaturschalter oder Meldeleuchte
Angabe für die Leistung und/oder Strom und/oder Spannung
4kW oder 1W 24AC
Abmessungen und/oder Einbauart bzw. Farbe
Einbau oder d22,5mm
Beispiel: Reparaturschalter 4kW Einbau Meldeleuchte 1W 24AC d22,5 Einbau
Im Kurztext 2 sollten Besonderheiten aufgenommen werden. Wie Angaben zu Hilfskontakten, LED, Einbauart, Farbe usw.
Matchcode:
Herstellerkurzbezeichnung abgeschlossen durch einen Bindestrich
SIE oder ABB
Symbolname bzw. bekannte Kürzel aus der Elektrotechnik
QRM (Reparaturschalter) oder PML (Meldeleuchte)
Kontaktspiegel (Hauptkontakte, Schließer, Öffner)
422
Beispiel Matchcode: SIE-QRM422 SIE-PML
6.7.3
Kabel und Leitungen
Bei Kabel und Leitungen erfolgt die Angabe des Querschnittes über mm² oder den Durchmesser. Welche Einheit verwendet wird ist für den Fachmann immer eindeutig. Die Angabe 3x1,5 sind 3 Adern mit 1,5 mm² und
2x0,8 sind 2 Adern mit 0,8 mm Durchmesser. Demzufolge kann hier die Einheit immer weggelassen werden.
WICHTIG
Die Angabe zwischen Aderanzahl x Querschnitt darf kein Leerzeichen enthalten.
Kurztext 1:
135
Erste Schritte Treesoft ERP
Alle folgenden Angaben werden durch ein Leerzeichen getrennt.
Kurzbezeichnung nach VDE-Normleitung oder in Ausnahmen die Bezeichnung
NYM-J oder Ölflex Truck
Aderanzahl x Querschnitt (Kabel mit gleichen Querschnitten)
3x1,5 oder 4x(2x0,8)
In Klammern werden immer die verdrillten Leitungen angegeben.
+Aderanzahl x Querschnitt (Kabel mit unterschiedlichen Querschnitten)
+10x1,5+3x2,5+1x(2x1,5)
Wichtig ist hier das Plus auch vor dem Querschnitt der ersten Zahl. So finde ich bei der Suche nach
+3x1,5 alle Kabel mit mehreren Querschnitten welche diesen mit enthalten. In Klammern werden immer die verdrillten Leitungen angegeben.
Beispiel Kurztext 1:
NYM-J 3x1,5 Ölflex Truck +10x1,5+3x2,5+1x(2x1,5)
Der Kurztext 2 wird für weiterführende Besonderheiten verwendet oder wenn die Zeichenanzahl im Kurztext 1 nicht ausreicht.
Matchcode:
Herstellerkurzbezeichnung abgeschlossen durch einen Bindestrich
SIE- oder ABB-
Symbolname bzw. bekannte Kürzel aus der Elektrotechnik
W
Beispiel Matchcode: SIE-W
6.7.4
Schaltschränke und Gehäuse
Kurztext 1:
Alle folgenden Angaben werden durch ein Leerzeichen getrennt.
Bezeichnung oder Typ
Schaltschrank oder Verteilerkasten oder Pult
Größenangabe B X H X T
B380mm H600mm T210mm
Beispiel Kurztext 1: Schaltschrank B380mm H600mm T210mm
136
Treesoft ERP Erste Schritte
In den Kurztext 2 sollte Materialart und oder die Oberfläche bzw. die Farbe
Beispiel Kurztext 2: Edelstahl Stahl Pulver beschichtet RALXXXX
Matchcode:
Herstellerkurzbezeichnung abgeschlossen durch einen Bindestrich
RIT- oder ELS-
Hier sollte der Anwender definieren ob er alles unter Gehäuse oder anderen Bezeichnungen ablegt
Gehäuse
Beispiel Matchcode: RIT-Gehäuse ELS-Gehäuse
7 Schlusswort
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