TreeSoft Office.org Software Benutzerhandbuch
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TreesoftOffice.org
Überblick
2
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Treesoft ist eine eingetragene Wortmarke von Andreas Küstermann. Alle weiteren Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firma.
Überblick TreesoftOffice.org
Inhaltsverzeichnis
1 Überblick......................................................................................................................................................................... 9
1.1 Start-Center............................................................................................................................................................. 9
1.2 Projektverwaltung................................................................................................................................................ 10
1.3 Adressen................................................................................................................................................................. 16
1.4 Telefonie................................................................................................................................................................. 18
1.5 Stammdaten.......................................................................................................................................................... 19
1.6 Ausprobieren und üben....................................................................................................................................... 20
2 Treesoft CAD................................................................................................................................................................. 21
2.1 Treesoft CAD starten............................................................................................................................................ 21
2.2 Projektvariablen in Zeichnungen.......................................................................................................................21
3 Start-Center................................................................................................................................................................... 23
3.1 Programmstartleiste............................................................................................................................................. 23
3.1.1 Treesoft CAD.............................................................................................................................................. 24
3.1.2 Treesoft CRM............................................................................................................................................. 25
3.1.3 Treesoft ERP............................................................................................................................................... 26
3.2 Feld Projekte.......................................................................................................................................................... 27
3.3 Feld Adressen........................................................................................................................................................ 28
3.4 Historie................................................................................................................................................................... 29
3.5 Feld Aufgaben....................................................................................................................................................... 30
3.6 Feld Termine.......................................................................................................................................................... 31
3.7 Feld Wochenübersicht.......................................................................................................................................... 32
3
TreesoftOffice.org
Überblick
3.8 Diagramme............................................................................................................................................................ 32
4 Fensterhandling............................................................................................................................................................ 33
5 Projektverwaltung........................................................................................................................................................ 36
5.1 Projekte.................................................................................................................................................................. 36
5.1.1 Projektstatus.............................................................................................................................................. 37
5.1.2 Filterleiste................................................................................................................................................... 38
5.1.3 Findleiste.................................................................................................................................................... 39
5.1.4 Projektliste.................................................................................................................................................. 40
5.1.5 Projektdetails............................................................................................................................................. 40
5.1.6 Aktualisierung der Projektliste................................................................................................................ 41
5.1.7 Aktualisierung der Dokumentenansicht Register Dateien.................................................................41
5.2 Projekteinstellungen............................................................................................................................................ 42
5.2.1 Register Projekt......................................................................................................................................... 43
5.2.2 Adressen..................................................................................................................................................... 44
5.2.3 Projektvariablen........................................................................................................................................ 46
5.3 Projekt anlegen..................................................................................................................................................... 48
5.4 Projekteinstellungen ändern.............................................................................................................................. 51
5.5 Projekte löschen.................................................................................................................................................... 51
5.6 Projekt aktivieren................................................................................................................................................. 53
6 Arbeiten mit Adressen................................................................................................................................................. 55
6.1 Sortieren von Ansprechpartnern und Kommunikationen.............................................................................55
6.2 So legen Sie eine zentrale Rufnummer an........................................................................................................57
6.3 Warum sind einige Ansprechpartner rot hinterlegt?......................................................................................58
6.3.1 Anrede ist rot hinterlegt........................................................................................................................... 58
6.3.2 Name ist rot hinterlegt............................................................................................................................. 60
6.4 Anlegen einer Adresse......................................................................................................................................... 61
6.4.1 Anlegen einer Firmenadresse.................................................................................................................. 62
6.4.2 Anlegen einer Personenadresse..............................................................................................................65
6.4.3 Kunden-, Lieferanten-, Hersteller-, Mitarbeiter-Informationen........................................................66
6.4.3.1 Anlegen......................................................................................................................................... 66
6.4.3.2 Entfernen...................................................................................................................................... 67
4
Überblick TreesoftOffice.org
6.5 Löschen einer Adresse oder eines Ansprechpartners.....................................................................................68
6.5.1 Löschstatus einer Adresse setzen............................................................................................................69
6.5.2 Löschstatus eines Ansprechpartners setzen..........................................................................................70
6.6 Aufheben des Löschstatus................................................................................................................................... 71
6.7 Finden von Adressen........................................................................................................................................... 71
6.7.1 Filterleiste................................................................................................................................................... 72
6.7.2 Fenster Gefundene Adressen..................................................................................................................73
7 Einträge.......................................................................................................................................................................... 74
7.1 Ein Eintrag mit einem Projekt verknüpfen.......................................................................................................74
7.2 Einem Eintrag eine Adresse zuordnen..............................................................................................................75
7.3 Wiedervorlage anlegen........................................................................................................................................ 76
7.4 Eintrag anlegen..................................................................................................................................................... 76
7.5 Aufgabe oder Termin abschließen......................................................................................................................77
7.6 Arbeiten mit Listen............................................................................................................................................... 78
7.6.1 Einrichten der Listen................................................................................................................................ 78
7.6.2 Abkürzungen in Listen............................................................................................................................. 80
7.6.3 Mehrfachmarkierung aktivieren.............................................................................................................80
7.6.4 Filtern von Einträgen................................................................................................................................ 82
7.6.4.1 Filtern von Einträgen über die Filterleiste...............................................................................82
7.6.4.2 Filtern von Einträgen in der Liste der Einträge......................................................................83
7.6.4.3 Beschreibung des Filterdialoges................................................................................................84
7.7 Ansichten von Aufgaben..................................................................................................................................... 92
7.8 Sortieren von Einträgen....................................................................................................................................... 92
7.8.1 Sortiermodus aktivieren........................................................................................................................... 93
7.8.2 Sortiermodus beenden............................................................................................................................. 93
7.8.3 Sortierte Spalten als Positionen übernehmen.......................................................................................94
7.8.4 Positionen von Aufgaben manuell verändern......................................................................................94
8 Notifier........................................................................................................................................................................... 95
8.1 Starten und Beenden........................................................................................................................................... 96
8.1.1 Wiederholtes Starten des Notifier...........................................................................................................96
8.1.2 Beenden des Notifier................................................................................................................................ 97
5
TreesoftOffice.org
Überblick
8.2 Einrichten der Autostart-Funktion..................................................................................................................... 97
8.3 Einrichten der Anzeige........................................................................................................................................ 98
8.4 Anzeige und Bearbeitung von Ereignissen.....................................................................................................100
8.4.1 Termine und Aufgaben anzeigen..........................................................................................................100
8.4.2 E-Mails...................................................................................................................................................... 104
8.4.3 Telefonate................................................................................................................................................. 104
8.4.4 Rubriken der Anzeige von Ereignissen................................................................................................105
8.4.5 Aktualisierung der Ereignisse...............................................................................................................106
8.4.6 Benachrichtigung bei Änderungen......................................................................................................107
9 Computertelefonie CTI............................................................................................................................................. 108
9.1 Einstellungen...................................................................................................................................................... 108
9.2 Eingehende Anrufe............................................................................................................................................ 110
9.3 Ausgehende Anrufe und interne Anrufe........................................................................................................113
9.4 Makeln von Gesprächen.................................................................................................................................... 113
9.5 Auswertung Computertelefonie....................................................................................................................... 113
9.6 Erstellung eines Eintrages zu einem Telefonat...............................................................................................114
9.7 Nachträgliche Zuordnung der Anrufe zu Einträgen....................................................................................116
10 Arbeiten mit Katalogen........................................................................................................................................... 117
10.1 Grundlegende Informationen........................................................................................................................117
10.2 Farbkennzeichnung der Artikeldaten............................................................................................................119
10.3 Neuanlage von Katalogen und Einlesen von Artikeldaten .......................................................................120
10.3.1 Anlegen eines Kataloges......................................................................................................................121
10.3.2 Zuordnen einer Adresse.......................................................................................................................121
10.3.3 Einstellungen vor dem Einlesen der Artikeldaten...........................................................................122
10.3.4 Einzulesende Dateien auswählen.......................................................................................................123
10.3.5 Einlesevorgang der Artikeldaten starten...........................................................................................125
10.3.6 Übersetzungstabelle für die Einheiten...............................................................................................127
10.3.7 Anlegen einer Konfigurationsdatei für die Volltextsuche...............................................................127
10.3.8 Aktualisierung der Volltextsuche........................................................................................................130
10.3.9 Preisberechnung.................................................................................................................................... 131
10.3.10 Kontrolle eines eingelesenen Kataloges...........................................................................................136
6
Überblick TreesoftOffice.org
10.4 Verwenden eines Materials aus dem Fremdkatalog....................................................................................136
11 Administration.......................................................................................................................................................... 145
11.1 Programme direkt starten............................................................................................................................... 145
11.2 Optionendialog Projekteinstellungen...........................................................................................................145
11.2.1 Projektverzeichnisse............................................................................................................................. 146
11.2.2 Projektvariablen.................................................................................................................................... 147
11.3 Hauptgruppen und Gruppen anlegen..........................................................................................................148
12 Schlusswort............................................................................................................................................................... 151
7
TreesoftOffice.org
Überblick
8
TreesoftOffice.org - Überblick
Dieses Handbuch ist für alle Anwender von TreesoftOffice.org als Arbeitserleichterung und zur Verwendung als Nachschlagewerk gedacht . Es soll Ihnen anhand von einfachen und praktischen Beispielen die Vorzüge des Arbeitens mit TreesoftOffice.org erläutern. Weiterhin geben wir Ihnen Anregungen und Tipps, wie Sie im täglichen Umgang mit der Software den maximalen Nutzen aus TreesoftOffice.org für sich und Ihr Unter nehmen erzielen.
Einen Schwerpunkt, haben wir auf dass Projekt- und Adressbezogene arbeiten gelegt. Welche Vorgehensweise Sie auch immer bevorzugen – wir zeigen Ihnen Beispiele für ein übersichtliches und zusammenfassendes
Arbeiten.
Besonders als CAD-Anwender werden Sie feststellen, dass Sie nun mit TreesoftOffice.org nicht nur wie gewohnt planen und zeichnen können, sondern eine Vielzahl von nützlichen Funktionen finden, die Ihnen ein besseres arbeiten ermöglichen. Als CAD-Nutzer der bereits vorangegangenen Programmversionen, werden
Sie sich zunächst einmal an die Umstellung Ihrer bisherigen Arbeitsweise gewöhnen. Wir versprechen Ihnen es lohnt sich! Nach kürzester Zeit werden Sie die auf die neuen Möglichkeiten die Ihnen durch TreesoftOffi ce.org angeboten werden, nicht mehr verzichten wollen.
Als Einstieg lesen Sie am besten erst einmal die folgenden 11 Seiten, auf denen wir auf alle weiteren Kapitel verweisen. Wenn für Sie etwas besonders wichtig und interessant ist, folgen Sie einfach den weiterführenden
Beschreibungen. So sparen Sie Zeit und der große Seitenumfang reduziert sich für Sie auf die wesentlichen
Inhalte.
Dieses Handbuch soll Ihnen Lust auf „mehr“ machen und keine anderen Dokumentationen ersetzen.
Aus diesem Grund verweisen wir auch auf die vorhandenen ergänzenden Textwerke.
Überblick
1 Überblick
TreesoftOffice.org
In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über die effiziente Nutzung von TreesoftOffice.org. Diese wird
Ihnen beispielhaft mit Bezug auf die nachfolgenden Kapitel erläutert.
1.1
Start-Center
Das Start-Center ist die „Schalt-Zentrale“ von TreesoftOffice.org. Mit nur einem Mausklick öffnen die zuletzt bearbeiteten Adressen, Projekte, Historieneinträge, Termine und Aufgaben. Weiterhin können Sie alle Programmteile von TreesoftOffice.org direkt starten.
Nutzen Sie die Informationen die Ihnen das Start-Center auf einen Blick liefert als zusätzliche Gedankenstütze. Wenn Sie die zuletzt bearbeiteten Adressen oder Projekte sehen fällt Ihnen bestimmt sofort ein, was Sie dazu noch erledigen wollten. Durch einen Mausklick auf eine der blauen Textzeilen (Verweis), gelangen Sie direkt in den Dialog und können Ihre Ergänzungen machen oder sich eine Übersicht verschaffen. Das mühsame starten einzelner Programmteile entfällt ebenso wie das durchsuchen offener Fensterlisten nach Einträgen
Start-Center Siehe Kapitel 3 ab Seite 23
Sie müssen nicht gleich alle geöffneten Fenster schließen. Mit der Tastenkombination [STRG]+[UMSCHALT]+
[F3] gelangen Sie aus jedem Programmteil zum Start-Center.
Die Übersichtsliste aller geöffneten Fenster wird durch betätigen der Tastenkombination [STRG]+[UMSCHALT]
+[L] angezeigt. Sie können das gewünschte Fenster auswählen und somit komfortabel zwischen allen Fenstern wechseln.
Fensterhandling siehe Kapitel 4 ab Seite 33
Das Start-Center von TreesoftOffice.org bleibt immer im Hintergrund geöffnet. Jeder Benutzer kann in seinen persönlichen Einstellungen festlegen, ob er nach dem Doppelklick auf die Verknüpfung TreesoftOffice.org, seine Adressen, Projekte, Treesoft CAD oder das Start-Center sehen möchte.
9
TreesoftOffice.org
siehe Kapitel
Treesoft CAD starten siehe Kapitel 2.1
Überblick
1.2
Projektverwaltung
Eine Projektliste für alle Programmteile ist der entscheidende Vorteil in TreesoftOffice.org. Allerdings bietet die Projektverwaltung Ihnen weit mehr Funktionen als nur eine Auflistung der Projekte. Sie haben zu jedem Projekt eine separate Verwaltung Ihrer Dateien, Adressen, Terminen und Aufgaben. Weiterhin können
Sie zu jedem Projekt alle Ihre Tätigkeiten dokumentieren und haben in der Historie eine Übersicht über den bisherigen Verlauf und letzten Stand.
Warum sollten einem Projekt Adressen zugeordnet werden?
Anwender, die Projektbezogen arbeiten, können auf einen Blick sehen welche Adressen zu dem jeweiligen
Projekt gehören. Im Steuerungsbau können das Adressen von Lieferanten, Herstellern, oder von externen
Dienstleistern und Personen sein. Anwender aus dem Baugewerbe ordnen so Ihre Architekten, Bauträger,
Sachverständige und Ingenieurbüros zu. Ansonsten wird lediglich die Kundenadresse dem Projekt zugeordnet.
Die Projektadresse ist durch das Symbol gekennzeichnet. In Zeichnungen wird die so markierte Adresse in den Variablen verwendet. In den Projekteinstellungen können Sie mit einem Doppelklick die Projektadresse wechseln.
Wenn Sie eine Adressinformation zu irgend einem beliebigen Projekt benötigen, brauchen sie jetzt nicht mehr lange zu suchen. Über das Kontextmenü oder die Schaltfläche öffnet sich sofort das Adressfenster mit allen Informationen zur Adresse.
Beim Zuordnen von Projekten zu Adress-Einträgen, werden zuerst die Projekte vorgeschlagen, bei denen diese Adresse als Projektadresse angelegt ist.
10
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 1.2.1: Beispiel mehrerer zugeordneter Adressen in den Projektdetails
Adressen siehe Kapitel 5.2.2 ab Seite 44
Welche Vorteile bieten Projektvariablen?
Projektvariablen können Sie in TreesoftOffice.org frei definieren und in Texten, ERP-Dokumenten sowie
CAD-Zeichnungen verwenden. Durch Textvorlagen und Textbausteine mit Variablen erreichen Sie effektives
Arbeiten und ein einheitliches Aussehen aller Dokumente.
Weiterführende Informationen finden Sie:
Projektvariablen in Zeichnungen siehe Kapitel 2.2
Handbuch TreesoftOffice-Texteditor
Projekte können über den Inhalt der Projektvariablen gefunden werden, wenn Sie in der Findleiste die Freie
Suche eingestellt haben.
Allgemeine Informationen Projektvariablen siehe Kapitel 5.2.3
Einrichten von Projektvariablen siehe Kapitel 11.2.2
Kann ich beliebige Dateien einem Projekt zuordnen?
Anwender aus der Steuerungstechnik kennen das Problem. Da hat der Steuerungsbauer das SPS-Programm zu einem Projekt angepasst, und irgendwann findet man es nicht wieder. Diese Sorgen gehören jetzt der
11
TreesoftOffice.org
Überblick
Vergangenheit an. In TreesoftOffice.org können Sie jede Datei im Projektverzeichnis ablegen. Die vorgeschlagene Verzeichnisstruktur können Sie jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen.
Durch einen Mausklick, auf die Datei in der Dokumentenansicht, öffnen Sie die Datei in der entsprechenden
Anwendung. Ein Mausklick auf das Verzeichnis unter dem Dokumentenfenster (Siehe Markierung in nachstehender Abbildung) öffnet den Windows-Explorer.
Im Verzeichnis des Projekts können Sie eigene Unterverzeichnisse anlegen.
Abbildung 1.2.2: Beispiel des Dokumentenfensters mit der Markierung zum öffnen des Windows-Explorers
Bildung von Verzeichnisnamen: Projektverzeichnisse siehe Kapitel 11.2.1
Wie zeige ich eine E-Mail bei einem Projekt an
Zu jedem Projekt haben Sie einen entsprechend wichtigen Schriftverkehr per E-Mail. Im Bedarfsfall benötigen Sie einen schnellen Zugriff auf diese Ein- und Ausgänge. Diese können Sie aber in Ihrem E-Mail-Programm nicht sofort finden, weil Sie dort keine Projektverwaltung haben.
Alle Anwender können sich TreesoftOffice.org zum empfangen und versenden von E-Mails einrichten. Es besteht auch die Möglichkeit über Weiterleitungsordner aus Ihrem bestehenden E-Mail-Programm alle nicht privaten E-Mails in TreesoftOffice.org zu importieren. Die importierten E-Mails werden automatisch der
Adresse zugeordnet, wenn dort die E-Mailadresse hinterlegt ist. Eine E-Mail ist für TreesoftOffice.org nichts
12
Überblick TreesoftOffice.org
anderes als ein Eintrag. Sie können jedem Eintrag beliebig viele Projekte zuordnen. Auf der Registerkarte
Historie werden alle einem Projekt zugeordneten Einträge angezeigt.
Ein Eintrag mit einem Projekt verknüpfen siehe Kapitel 7.1
Welchen Sinn macht eine Projekt-Historie für den Einzelanwender?
Die Zeit wird immer schnelllebiger. Der einzelne Anwender kann schon nach einigen Monaten nicht mehr wissen und nachvollziehen, was alles in einem Projekt gelaufen ist.
In der Projekt-Historie werden alle erledigten Aufgaben und Termine abgelegt. Weiterhin können Briefe,
E-Mails, Telefonate, Besprechungen und andere wichtige Vorgänge dokumentiert und mit beliebigen Dateianhängen gespeichert werden.
Im Falle einer Gewährleistung oder Erweiterung zu einem Projekt, hat der Anwender jetzt sofort den gesamten Projektablauf zur Hand.
Wird die Software von mehreren Benutzern verwendet, ist die Vertretung immer über das Projekt informiert.
Werden sehr viele Einträge angezeigt, haben Sie eine komfortable Filterfunktion, mit der Sie die gewünschten Einträge finden und anzeigen lassen. Das sind z.B. alle Dokumente, alle E-Mails oder alle Gespräche. Die
Filterleiste zu den Adressen können Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Abbildung 1.2.3: Beispiel einer Historie von Telefonaten, E-Mails, Briefen und Terminen in den Projektdetails
Eintrag anlegen siehe Kapitel 7.4
Aufgabe oder Termin abschließen siehe Kapitel 7.5
13
TreesoftOffice.org
Überblick
Arbeiten mit Listen siehe Kapitel 7.6
Filtern von Einträgen siehe Kapitel 7.6.4
Termine, Aufgaben und Kalender
Wenn Sie über die Projektdetails Termine und Aufgaben anlegen, werden diese auch im Treesoft-Kalender des Benutzers dargestellt. Somit haben Sie immer eine Übersicht des Ihnen noch zur Verfügung stehenden
Zeitvolumens. Weiterhin können Sie Terminen und Aufgaben beliebig viele Adressen zuordnen. Diese Termine und Aufgaben werden dann auch bei allen zugeordneten Adressen angezeigt. So haben Sie diese, wenn
Sie gerade mit dem Ansprechpartner der Adresse telefonieren, direkt in der Ansicht.
Eintrag anlegen siehe Kapitel 7.4
Aufgabe oder Termin abschließen
siehe Kapitel
Einem Eintrag eine Adresse zuordnen siehe Kapitel 7.2
Warum werde ich nicht an meine Termine erinnert?
Die Software TreesoftOffice.org stellt für jeden Benutzer als Erinnerungsfunktion einen Notifier zur Verfügung. Zu jedem Termin und jeder Aufgabe, kann der Benutzer diese, mit Datum Uhrzeit und Priorität, einstellen. Zur gewählten Zeit, öffnet der Notifier im Bildschirmvordergrund ein Fenster mit dem Inhalt der Erinnerung. Wird der Notifier über das Autostart-Verzeichnis von Windows gestartet, werden Sie auch dann an
Ihre Termine erinnert, wenn TreesoftOffice.org nicht gestartet wurde.
Gesamtübersicht Notifier siehe Kapitel 8 ab Seite 95
Einrichten der Autostart-Funktion siehe Kapitel 8.2
Termine und Aufgaben anzeigen siehe Kapitel 8.4.1
Wofür kann der Projektkommentar verwendet werden?
Bemerkungen zu einem Projekt, welche auf den ersten Blick sichtbar sein sollen, werden im Projektkommentar gespeichert. Durch einen Doppelklick auf das Projekt in der Projektliste, öffnen Sich die Einstellungen zum Projekt.
14
Überblick TreesoftOffice.org
Register Projekt siehe Kapitel 5.2.1
Oberbegriff und Bezeichnung
Die Felder Oberbegriff und Bezeichnung dienen dem schnellen Auffinden von Projekten. Hier empfehlen wir Ihnen am Anfang etwas mehr Zeit für eine optimale Struktur einzuplanen.
Adress- bzw. Kundenbezeichnungen sollten nicht für den Oberbegriff und die Bezeichnung verwendet werden. Wenn Sie die Adresse des Kunden dem Projekt zuordnen, wird der Inhalt über die Volltextsuche in der
Projektliste gefunden.
Die Suchfunktion findet auch die Inhalte von Projektvariablen, so dass man diese ebenfalls nicht als Oberbegriff und Bezeichnung verwenden muss.
Wir raten eher zur Verwendung von Kategorien, z.B. Neubau, Sanierung als Oberbegriff und als Bezeichnung dann Unterkategorien wie EFH 250 m² oder MFH 6 WE je 85 m². Das hat den Vorteil, dass Sie ähnliche
Projekte schneller wiederfinden, ohne zu wissen bei welchem Kunden oder in welcher Kommission sich die
Projekte „verstecken“.
Oberbegriff und Bezeichnung sind frei wählbar und können von Ihnen so auch in vorhandener Form weiter benutzt werden.
Projekt anlegen siehe Kapitel 5.3
Wie arbeite ich mit Projekten?
Projekt anlegen siehe Kapitel 5.3
Projekteinstellungen ändern siehe Kapitel 5.4
Projekte löschen siehe Kapitel 5.5
Projekt aktivieren siehe Kapitel 5.6
15
TreesoftOffice.org
Überblick
1.3
Adressen
Adressen gehören zum größten Kapital Ihres Unternehmens. Deshalb sollten diese mit der höchstmöglichen
Aufmerksamkeit von jedem Anwender gepflegt und genutzt werden. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen einige Möglichkeiten, welche für alle Anwender von TreesoftOffice.org von Interesse sind. Alle Informationen zum:
Anlegen einer Adresse siehe Kapitel 6.4
Löschen einer Adresse oder eines Ansprechpartners siehe Kapitel 6.5
Aufheben des Löschstatus siehe Kapitel 6.6
Finden von Adressen siehe Kapitel 6.7
Warum werden Ansprechpartner nicht in alphabetischer Reihenfolge angezeigt?
Die meisten Benutzer haben nur zu einer begrenzten Anzahl der angelegten Ansprechpartnern Kontakt. Um auf diese schnell zugreifen zu können, ordnen Sie sich die Ansprechpartner nach persönlicher Wichtigkeit in eigener Reihenfolge und speichern sich diese Einstellung benutzerbezogen ab. Das gilt auch für die Kommunikationsdaten (Telefon- und Faxnummern sowie E-Mail Adressen ). Das spart Ihnen unnötiges Suchen und sorgt für eine individuelle Auswahl jedes Benutzers.
Sortieren von Ansprechpartnern und Kommunikationen siehe Kapitel 6.1
Wie werden „Zentrale“ Rufnummern verarbeitet?
In vielen Fällen hat man beim Anlegen einer Adresse keine Durchwahl sondern nur eine zentrale Rufnummer. In TreesoftOffice.org werden Rufnummern nach Zentrale (Global), Abteilung , und persönlicher
Durchwahl (Ansprechpartner) unterschieden. Zum besseren unterscheiden sind diese farblich gekennzeichnet. Globale Rufnummern werden bei jedem Ansprechpartner angezeigt.
So legen Sie eine zentrale Rufnummer an siehe Kapitel 6.2
16
Überblick TreesoftOffice.org
Warum sollen Benutzer der Software als Personenadresse und Mitarbeiter angelegt werden?
Zeitsparendes Arbeiten und ein einheitliches Aussehen aller Dokumente, erreichen Sie durch Textvorlagen und Textbausteine mit Variablen. Wenn Sie ein Textdokument an einen Kunden versenden, möchten Sie Ihre
Absenderdaten wie Namen, Titel, Position, Telefonnummer und E-Mail Adresse, nicht immer manuell eintragen oder kopieren. Wenn sich diese Angaben ändern, sollten sie nur an einer Stelle geändert werden, und nicht in allen Vorlagen. Mehrere Benutzer in der Software sollten die gleichen Vorlagen für Texte verwenden.
Die Benutzer-Variablen für alle Textdokumente werden über die Mitarbeiteradresse des angemeldeten Benutzers gefüllt.
Anlegen einer Adresse siehe Kapitel 6.4
Kunden-, Lieferanten-, Hersteller-, Mitarbeiter-Informationen siehe Kapitel 6.4.3
Handbuch TreesoftOffice-Texteditor
Handbuch TreesoftOffice-Installation
Warum sollte man eine Hauptgruppe und Gruppe vergeben
Wenn Sie ein Rundschreiben an bestimmte Kunden versenden wollen, haben Sie in TreesoftOffice.org die
Möglichkeit Ihre Adressen zu Filtern. Wenn Sie Ihre Hauptgruppen und Gruppen z.B. nach Ihren Kundenkategorien aufbauen, können Sie für eine Werbeaktion gezielt nur die betreffenden Kunden herausfiltern und beschicken, für die Ihr Angebot auch von Interesse ist. So werben Sie für Ihre Bauträger mit preiswerteren
Schalterprogrammen oder bieten Ihren Industriekunden die preiswerte Überprüfung der ortsveränderlichen
Geräte nach VOB an. Das verhindert Streuverluste und verärgerte Kunden die ansonsten mit nicht qualifizierter Werbung bombardiert werden.
Hauptgruppen und Gruppen anlegen Siehe Kapitel 11.3
Wenn Sie viel unterwegs sind, möchten Sie gerne auf bewährte Übernachtungsmöglichkeiten zurückgreifen.
Filtern Sie nach der Gruppe Hotel und den ersten Stellen der Postleitzahl und finden sofort Ihre bekannten und favorisierten Adressen.
17
TreesoftOffice.org
Überblick
Was ist eine Wiedervorlage?
Sie haben gerade einem Kunden ein Angebot zugeschickt. Um rechtzeitig bei dem Empfänger nachzufragen ob dieses jetzt als Auftrag abgeschlossen werden kann, müssen Sie daran erinnert werden. Durch nur einen
Mausklick in der Symbolleiste, legen Sie sich für den markierten Ansprechpartner eine Aufgabe an, welche als Wiedervorlage gekennzeichnet ist. Über den Notifier werden Sie zur eingestellten Zeit erinnert.
1.4
Telefonie
Kaum ein Anwender möchte heute zum telefonieren noch per Hand Nummern eintippen. Aber was hat man davon, sich von einer Software aus der Adressdatenbank nur die Nummer wählen zu lassen? Wenn Sie Tree softOffice.org als Computertelefonie einrichten gibt es für Sie noch viel mehr Möglichkeiten sich den Arbeitstag zu vereinfachen.
Erkennen des Anrufers
Bei einem eingehenden Telefonat wird Ihnen im Notifier sofort der Anrufer angezeigt, wenn er die Rufnummernübertragung aktiviert hat und die übertragene Rufnummer in seiner Adresse eingetragen ist. So erkennen Sie direkt wer mit Ihnen sprechen möchte und entscheiden ob Sie jetzt Zeit für dieses Gespräch haben .
Eingehende Anrufe siehe Kapitel 9.2
Mit einem Mausklick wählen Sie, ob sie direkt einen Historien-Eintrag erstellen wollen oder das Adressfenster öffnen möchten um weitere Informationen zu erhalten.
Erstellung eines Eintrages zu einem Telefonat siehe Kapitel 9.6
Automatisches anlegen von Historien-Einträgen
Zu jedem eingehenden und ausgehenden Telefonat können Sie sofort oder später mit einem Mausklick einen
Eintrag erstellen.
Erstellung eines Eintrages zu einem Telefonat siehe Kapitel 9.6
18
Überblick TreesoftOffice.org
Nachträgliche Zuordnung der Anrufe zu Einträgen siehe Kapitel 9.7
Übersicht aller Telefonate
Wenn der Notifier über die Funktion Autostart von Windows gestartet wird und für Computertelefonie eingerichtet ist, haben Sie eine Übersicht über Ihre gesamten Telefonate auch wenn TreesoftOffice.org nicht gestartet wurde.
Gesamtübersicht Computertelefonie CTI siehe Kapitel 9 ab Seite 108
Auswertung Computertelefonie siehe Kapitel 9.5
1.5
Stammdaten
Zu den Stammdaten gehören Adressen, Kataloge mit Material, Leistungen und Löhnen. Alle Programmteile von TreesoftOffice.org verwenden die gleichen Stammdaten. Wenn Sie einen Schalter in Treesoft CAD mit einem Material verknüpfen, greift Treesoft ERP im Angebot oder in der Rechnung auf den selben Materialstamm zu. Wenn Sie eine Lieferantenadresse dem Material zuordnen, wird die selbe Adresse im Bestellschein verwendet.
Ein weiterer Vorteil ist der Eigene Katalog. Wenn Sie Fremdkataloge von Großhändlern importieren, verwenden Sie daraus nicht einmal 5% des Materials. TreesoftOffice.org kopiert jedes Material bei der ersten Verwendung in den eigenen Katalog. Somit haben Sie das wirklich verwendete Material kompakt in einem Katalog mit einer übersichtlichen Struktur, welche Ihren Bedürfnissen angepasst werden kann. Das ermöglicht ein schnelles effektives arbeiten beim Projektieren.
Arbeiten mit Katalogen siehe Kapitel 10 ab Seite 117
19
TreesoftOffice.org
Überblick
1.6
Ausprobieren und üben
Bei der Installation wird ein Demomandant mit installiert. Dieser ermöglicht es Veränderungen in den Einstellungen vorher auszuprobieren. Weiterhin sind Grundlegende Übungen und Beispiele im Demomandanten nachvollziehbar.
So starten Sie den Demomandanten
1. Starten Sie das Programm
TreesoftOffice.org Demomandant
. Die Verknüpfung befindet sich nach
der Installation auf Ihrem Desktop (Abbildung 1.6.1).
Abbildung 1.6.1: Schaltflächen zum Starten der Programme
2. Melden Sie sich als Benutzer mit dem Kurzzeichen ts ohne Passwort an (Abbildung 1.6.2).
3. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
Abbildung 1.6.2: Anmel-
HINWEIS
den
Sollten Sie lediglich eine Demoversion von TreesoftOffice.org installiert haben, starten
Sie bitte den Demomandanten über die Verknüpfung
TreesoftOffice.org
. Diese befindet sich nach der Installation der Demoversion auf Ihrem Desktop.
20
Überblick
2 Treesoft CAD
TreesoftOffice.org
In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Treesoft CAD starten und Projektvariablen in Zeichnungen verwenden.
2.1
Treesoft CAD starten
Treesoft CAD können Sie auf folgende Arten starten:
über das Start-Center siehe Kapitel 3.1.1
über die Projektliste siehe Kapitel 5.3
über die Verknüpfung auf dem Desktop siehe Kapitel 11.1
Programme direkt starten ab Seite 145
2.2
Projektvariablen in Zeichnungen
Eine Voraussetzung für allgemeingültige Zeichnungen ist das Verwenden von Variablen.
So verwenden Sie Projektvariablen in Zeichnungen
4. Betätigen Sie in der geöffneten Zeichnung die Tastenkombination [STRG] + [T] zum setzen von Text. Es
öffnet sich das Fenster Textformate.
5. Wählen Sie z.B. das Textformat V3.
6. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
.
7. Positionieren Sie das Fadenkreuz an der Stelle wo der Text gesetzt werden soll und betätigen Sie die
Taste [EINGABE] .
21
TreesoftOffice.org
Überblick
8. Betätigen Sie im Fenster Texteingabe in der Titelzeile die Schaltfläche
Variable
(siehe Markierung in nachstehender Abbildung).
Abbildung 2.2.1: Fenster
Texteingabe mit markierter
Schaltfläche zur Auswahl der
Projektvariablen
9. Es öffnet Sich das Fenster Variable wählen. Hier sehen Sie alle verfügbaren Variablen mit ihrem Inhalt.
Projektvariablen sind mit dem Inhalt des aktiven Projektes gefüllt (siehe nachstehende Abbildung).
Abbildung 2.2.2: Auszug aus dem Fenster Variable wählen
10. Wählen Sie die Variable, welche Sie in die Zeichnung einsetzen wollen und betätigen die Schaltfläche
OK
.
22
Überblick
3 Start-Center
TreesoftOffice.org
Aus dem Start-Center heraus sind die unterschiedlichsten Programmteile zu starten. Weiterhin bietet das
Start-Center eine Übersicht der aktuell anstehenden Termine und Aufgaben, sowie der zuletzt verwendeten
Projekte und Adressen. Außerdem werden Ihnen wichtige statistische Informationen und Auswertungen in
übersichtlicher Form dargestellt.
3.1
Programmstartleiste
Auf der linken Seite können die Programm-Module von TreesoftOffice.org gestartet werden. Es werden immer alle Programmteile angezeigt, unabhängig davon ob Sie die Lizenz erworben haben. Sollten Sie ein Programmteil starten zu dem Sie keine gültige Lizenz besitzen, erhalten Sie einen Hinweis. Die Stammdaten, wie Material und Leistung, finden Sie in der Rubrik Treesoft ERP. Diese Programmteile des Treesoft ERP sind auch für den Treesoft CAD und Treesoft CRM Benutzer freigeschaltet. Adressen aus dem Programm-Modul
Treesoft CRM werden in allen Programmteilen benötigt. Wichtig für Sie ist die Information, dass Ihnen Programmteile aus einem anderen Programm-Modul auch dann zur Verfügung stehen, wenn Sie das entsprechende Hauptprodukt nicht erworben haben.
23
TreesoftOffice.org
3.1.1
Treesoft CAD
Überblick
1
Abbildung 3.1.1: Ausschnitt der Programm-
Module Treesoft CAD
Projekte
Öffnet die Projekte mit dem Datei-Register Treesoft CAD.
Starten
Startet Treesoft CAD mit dem aktiven (zuletzt bearbeiteten) Projekt
tenten.
1 und dem zuletzt verwendeten Assis-
Schaltplan-Assistent
Startet den Treesoft CAD Schaltplan-Assistenten mit dem aktiven Projekt.
Schaltschrank-Assistent
Startet den Treesoft CAD Schaltschrank-Assistenten mit dem aktiven Projekt.
Verteilerplan-Assistent
Startet den Treesoft CAD Verteilerplan-Assistenten mit dem aktiven Projekt.
Gebäudetechnik
Startet Treesoft CAD Gebäudetechnik mit dem aktiven Projekt.
Das aktive Projekt ist bei Treesoft CAD - Anwendern im Bereich Projekte gekennzeichnet und steht an oberster Stelle
24
Überblick
CAD-Konverter
Startet den Treesoft CAD Konverter (ZNG, DWG, DXF).
3.1.2
Treesoft CRM
TreesoftOffice.org
Abbildung 3.1.2: Ausschnitt der Programm-
Module Treesoft CRM
Projekte
Öffnet die Projekte mit dem Datei-Register Gesamt.
Adressen
Öffnet den Adressen Dialog und die Findliste für Adressen.
Dieses Programmteil steht für Treesoft CAD, Treesoft CRM und Treesoft ERP Anwender zur Verfügung.
Kalender
Öffnet den Treesoft Kalender. Hier können Sie Termine und Aufgaben anlegen und bearbeiten sowie sich eine Tages-, Wochen- oder Monatsansicht darstellen lassen.
Dieser Programmteil steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie die Aufgabenverwaltung freigeschaltet haben. Die
Aufgabenverwaltung ist Bestandteil des Treesoft CRM und kann auch als Ergänzung zum Treesoft CAD und
Treesoft ERP erworben werden.
25
TreesoftOffice.org
Überblick
E-Akte
Öffnet die E-Akte.
Dieser Programmteil steht zur Verfügung wenn Sie die E-Akte freigeschaltet haben. Diese ist Bestandteil des
Treesoft CRM und kann auch als Ergänzung zum Treesoft CAD und Treesoft ERP erworben werden.
Einträge
Öffnet den Dialog Einträge. Hier können Sie Historieneinträge, Termine, Aufgaben und E-Mails verwalten.
Die Historieneinträge und E-Mails sind Bestandteil von Treesoft CAD, Treesoft CRM und Treesoft ERP. Termine und Aufgaben können bearbeitet werden wenn Sie die Aufgabenverwaltung freigeschaltet haben.
Statistiken
Öffnet den Dialog Statistiken.
Die Statistiken sind Bestandteil vom Treesoft CRM
3.1.3
Treesoft ERP
26
Abbildung 3.1.3: Ausschnitt der Programm-
Module Treesoft ERP
Projekte
Öffnet die Projekte mit dem Datei-Register ERP.
Material
Öffnet die Materialliste und den Dialog Material. Hier können Sie Material verwalten.
Dieser Programmteil steht für Treesoft CAD, Treesoft CRM und Treesoft ERP zur Verfügung.
Leistungen
Öffnet die Leistungsliste und den Dialog Leistung. Hier können Sie Leistungen verwalten.
Dieser Programmteil steht für Treesoft CAD, Treesoft CRM und Treesoft ERP zur Verfügung.
Überblick TreesoftOffice.org
HINWEIS
Alle weiteren Programmteile von Treesoft ERP können direkt über die Projektverwaltung gestartet werden.
3.2
Feld Projekte
Abbildung 3.2.1: Ausschnitt des Feldes Projekte
Es werden maximal die letzten 25 bearbeiteten Projekte angezeigt. Ein Klick auf den Projektnamen öffnet den Dialog Projekte mit dem gewählten Projekt in der Projektliste.
Was bedeutet die Kennzeichnung Aktives Projekt?
Die Kennzeichnung [Aktives Projekt] wird für das zuletzt im Programmteil Treesoft CAD bearbeitete Projekt
soft CAD mit dem so gekennzeichneten Projekt.
27
TreesoftOffice.org
3.3
Feld Adressen
Abbildung 3.3.1: Ausschnitt des Feldes Adressen
Es werden die letzten 25 bearbeiteten Adressen dargestellt. Ein Klick öffnet die gewählte Adresse.
Überblick
28
Überblick
3.4
Historie
TreesoftOffice.org
Abbildung 3.4.1: Ausschnitt des Feldes Historie
Es werden die letzten 25 bearbeiteten Einträge dargestellt. Ein Klick öffnet den gewählten Eintrag.
29
TreesoftOffice.org
3.5
Feld Aufgaben
Abbildung 3.5.1: Ausschnitt des Feldes Aufgaben
Es werden die letzten 25 bearbeiteten Aufgaben dargestellt. Ein Klick öffnet die gewählte Aufgabe.
Überblick
30
Überblick
3.6
Feld Termine
TreesoftOffice.org
Abbildung 3.6.1: Ausschnitt des Feldes Termine
Es werden die letzten 25 bearbeiteten Termine dargestellt. Ein Klick öffnet den gewählten Termin.
31
TreesoftOffice.org
3.7
Feld Wochenübersicht
Überblick
Abbildung 3.7.1: Ausschnitt des Feldes Wochen-
übersicht
Es werden wichtige Ereignisse der letzten Woche dargestellt.
3.8
Diagramme
Ab der Version 6.1 gibt es eine Übersicht zur Anzahl der Historieneinträge und zur Anzahl der Termine bezogen auf eine Woche bzw. einen Monat. Mit den Schaltflächen und wechseln Sie in die Zukunft bzw.
Vergangenheit.
32
Überblick
4 Fensterhandling
TreesoftOffice.org
In der täglichen Arbeit haben Sie mehrere Adressfenster geöffnet. Gleichzeitig arbeiten Sie an ERP-Dokumenten oder in Treesoft CAD. Jetzt müssen Sie sich nicht mehr mühsam durch die einzelnen Fenster „klicken“.
Betätigen Sie einfach die Tastenkombination [STRG]+[UMSCHALT]+[L] . Es öffnet sich dann die Fenster-Liste in der alle auf Ihrem Arbeitsplatz in TreesoftOffice.org geöffneten Fenster aufgeführt sind. Sie können nun mit den Pfeiltasten das gewünschte Fenster auswählen und mit der Eingabetaste öffnen.
Fenster-Liste
Abbildung 4.1: Beispiel einer Liste für geöffnete
Fenster.
Die Schaltflächen in der Symbolleiste haben die nachfolgende Bedeutung.
Anzeigen
Schließt die Liste der Fenster und wechselt zum markierten Fenster.
Lösen
Löst das aktive Fenster aus der Ansicht.
Wird im Menü des gelösten Fensters der Befehl Lösen/Andocken aufgerufen, wird dass Fenster wieder angedockt.
33
TreesoftOffice.org
Überblick
Schließen
Schließt das in der Liste markierte Fenster.
Abbrechen
Schließt die Fensterliste.
Menü Fenster
Über das Menü Fenster können Sie verschiedene Anwendungen direkt aufrufen. Weiterhin haben Sie einen
Überblick über alle in TreesoftOffice.org geöffneten Fenster. So können Sie schnell in jedes geöffnete Fenster wechseln.
Im oberen Teil des Menüs befinden sich die Befehle, um Anwendungen direkt zu öffnen.
Start-Center
Wechselt in das Fenster Start-Center.
Projekte
Öffnet oder wechselt in den Dialog Projekte.
Adressen
Öffnet ein neues Adressenfenster.
Einträge
Öffnet oder wechselt in die ausgewählte Liste der Einträge.
Kalender
Öffnet einen neuen Kalender.
E-Akte
Öffnet oder wechselt in die E-Akte.
Im nächsten Teil des Menüs stehen die Befehle für Aktionen welche mit den Fenstern durchgeführt werden.
Lösen/Andocken
Löst das aktive Fenster aus der Ansicht.
Wird im Menü des gelösten Fensters der Befehl erneut aufgerufen, ist das Fenster wieder angedockt.
Schließen
Schließt das aktuelle Fenster
34
Überblick TreesoftOffice.org
Liste
Öffnet die Fensterliste.
Im unteren Teil des Menüs sind alle durch den Anwender geöffneten Fenster aufgeführt und nummeriert.
Durch die Auswahl des entsprechenden Optionsfeldes, wechseln Sie direkt in das geöffnete Fenster. Die nachstehende Abbildung zeigt das Menü Fenster für eine Beispielansicht mit der Projektliste, drei Adressfenstern, einem Kalender und Treesoft CAD.
Abbildung 4.2: Beispiel für ein geöffnetes Menü Fenster.
WICHTIG
Wird über das Menü Fenster der Befehl
Adressen
ausgeführt, öffnet sich immer ein neues
Adressfenster. Wenn kein neues Adressfenster benötigt wird sollte immer mit der Tastenkombination [STRG]+
[UMSCHALT]+[A] das letzte aktive Adressfenster aufgerufen werden und die gewünschte Adresse über die
Liste Gefundene Adressen ausgewählt werden.
35
TreesoftOffice.org
5 Projektverwaltung
Überblick
In diesem Kapitel erläutern wir Ihnen, wie Sie ein neues Projekt anlegen, ein vorhandenes Projekt bearbeiten oder ein Projekt löschen. Zum Anlegen und Bearbeiten öffnet sich der Dialog Projekteinstellungen, welcher
im Kapitel 5.2 Projekteinstellungen ab Seite 42 beschrieben wird.
5.1
Projekte
Unabhängig davon, in welchem Programmteil Sie ein Projekt bearbeiten, finden Sie in TreesoftOffice.org alle
Projekte in einer Liste.
36
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 5.1.1: Projektfenster
5.1.1
Projektstatus
In Abhängigkeit des Bearbeitungsstandes eines Projektes, setzt die Software automatisch den entsprechenden Projektstatus. Wenn z. B. in einem Projekt eine gebuchte Rechnung bzw. Schlussrechnung vorhanden ist, wird der Projektstatus auf "Fertig" gesetzt. Der Projektstatus lässt sich auch manuell von dem im Projekt eingetragenen Bearbeiter oder dem Administrator ändern (Menü
Projekt
, Befehl
Projektstatus
oder Kontextmenü in der Projektliste).
37
TreesoftOffice.org
Überblick
5.1.2
Filterleiste
Über die Filterleiste können sie die Anzeige der Projekte in der Projektliste einschränken. Wahlweise können
Sie die Filterliste Menü Fenster aktivieren oder deaktivieren (siehe nachstehende Abbildung).
Abbildung5.1.2: Menü
Fenster
Mit Hilfe der Filterleiste wird die Anzeige der Projekte in der Projektliste eingeschränkt.
Alle
Zeigt alle Projekte an.
Angebot
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Angebot“ an.
Auftrag
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Auftrag“ an.
38
Überblick TreesoftOffice.org
Lieferschein
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Lieferschein“ an.
Teilrechnung
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Teilrechnung“ an.
Fertig
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Fertig“ an.
Unproduktiv
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Unproduktiv“ an. Dieser Projektstatus ist manuell zu setzen.
Verloren
Zeigt alle Projekte mit dem Projektstatus „Verloren“ an. Dieser Projektstatus ist manuell zu setzen.
Meine:
Es werden nur Projekte des aktuellen Benutzers angezeigt.
6 Monate, 12 Monate:
Es werden nur Projekte mit einem Projektdatum innerhalb der letzten 6 oder 12 Monate angezeigt.
HINWEIS
Die Filter lassen sich auch kombinieren. Die Auswahl durch die Filterleiste können Sie zurücksetzen, in dem Sie die Schaltfläche
Alle
betätigen.
5.1.3
Findleiste
In der Findleiste haben Sie die Möglichkeit die Suche nach folgenden Bedingungen einzugrenzen:
Freie Suche
Es werden nur Projekte angezeigt, die die eingegebene Zeichenfolge in den Feldern Nummer, Oberbegriff, Bezeichnung, Pfad des Projektordners oder in den Adressenfeldern Name, Name1, Name2,Name3,
Ansprechpartner, Kurzbezeichnung, Ort, Straße oder in den Projektvariablen enthalten. Es ist auch möglich mehrere Zeichenfolgen durch Leerzeichen getrennt, einzugeben. Es werden dann alle Projekte angezeigt, die alle Zeichenfolgen in den zuvor genannten Feldern enthalten.
Nummer
Es werden nur Projekte angezeigt, welche die angegebene Zeichenfolge in der Projektnummer enthalten.
39
TreesoftOffice.org
Überblick
Adresse
Es werden nur Projekte angezeigt, welche die angegebene Zeichenfolge in den Adressenfeldern Name, Ansprechpartner, Ort oder Straße enthalten.
Oberbegriff
Es werden nur Projekte angezeigt, welche die angegebene Zeichenfolge in dem Feld Oberbegriff enthalten.
Vorgang
Es werden nur Projekte angezeigt, welche die angegebene Zeichenfolge in der Dokumentennummer enthalten.
5.1.4
Projektliste
Es werden alle Projekte angezeigt, welche die Bedingungen der Filterleiste und der Findleiste erfüllen.
HINWEIS
Sollte ein Projekt nicht angezeigt werden obwohl Sie sicher sind, dass es bereits existiert, können
Ihnen folgende Möglichkeiten weiterhelfen:
1. Sie haben in der Findleiste die richtige Zeichenfolge eingegeben.
Wählen Sie im Filterbereich die Schaltfläche
Alle
.
2. Sie haben in der Filterleiste die richtigen Filter gesetzt.
Überprüfen Sie Ihre Eingabe in der Findleiste auf die korrekte Schreibweise.
5.1.5
Projektdetails
Im Bereich der Projektdetails können Sie Informationen zum Projekt auswählen, bearbeiten, neu anlegen und ansehen.
Register Adressen
In der angezeigten Liste, sehen Sie alle Adressen welche dem Projekt zugeordnet sind.
Zur Unterscheidung der Adressen sind diesen in der Liste die folgenden Symbole vorangestellt:
40
Überblick TreesoftOffice.org
Die Adresse ist dem Projekt als Projektadresse zugeordnet.
Die Adresse ist einem Dokument zugeordnet.
Die Adresse ist dem Projekt zugeordnet, wird aber weder als Projektadresse noch als Dokumentenadresse verwendet.
Register Historie
In der angezeigten Liste sehen Sie alle Historieneinträge, welche dem Projekt zugeordnet sind.
HINWEIS
Wir empfehlen Ihnen den Gesprächsinhalt jedes Telefonats oder persönlichen Gesprächs, insbesondere zusätzliche Vereinbarung oder besondere Umstände welches das Projekt betreffen in einen entsprechenden Historieneintrag zu dokumentieren. So hat jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit die nötige Übersicht, auch während der Abwesenheit des Projektbearbeiters.
Register Termine bzw. Aufgaben
In der angezeigten Liste sehen Sie alle Termine bzw. Aufgaben, welche dem Projekt zugeordnet sind. Sie können an dieser Stelle Termine bzw. Aufgaben, welche das Projekt betreffen, für alle Mitarbeiter erstellen.
5.1.6
Aktualisierung der Projektliste
Die Projektliste bleibt so lange unverändert, bis sie manuell aktualisiert wird. Das heißt, wenn ein anderer
Anwender ein neues Projekt anlegt, ist es nicht automatisch in der Ansicht. Sie aktualisieren die Projektliste in dem Sie die Schaltfläche
Aktualisieren
in der Symbolleiste oder die Taste [F5] betätigen.
5.1.7
Aktualisierung der Dokumentenansicht Register Dateien
Das Aktualisieren der Dateiliste zu den Projekten erfolgt für alle Anwender automatisch, nachdem eine Änderung in dem Ordner erfolgt ist. Sie haben an dieser Stelle immer eine aktuelle Ansicht der Dateien.
41
TreesoftOffice.org
Überblick
5.2
Projekteinstellungen
In diesem Kapitel werden alle Einstellungen aufgeführt welche zu einem Projekt möglich sind. Einstellungen, welche nur für bestimmte Programmteile gelten, erhalten am Anfang der Erläuterung einen Hinweis
Öffnen Sie den Dialog Projekteinstellungen durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf die Projektbezeichnung in der Projektliste.
Die Schaltflächen in der Symbolleiste des nachstehenden Dialoges Einstellungen haben folgende Bedeutung:
OK
Bei Neuanlage eines Projektes wird das Projekt mit den eingegebenen Parametern angelegt und der Dialog geschlossen.
Bei Änderungen eines bereits angelegten Projekts werden die Änderungen gespeichert und der Dialog geschlossen.
Abbrechen
Bei Neuanlage eines Projektes werden die vorgenommenen Eingaben verworfen. Der Dialog wird geschlossen. Ein Projekt wird nicht angelegt.
Bei Änderungen eines bereits angelegten Projekts werden die Änderungen verworfen. Der Dialog wird geschlossen.
42
Überblick
5.2.1
Register Projekt
TreesoftOffice.org
Abbildung 5.2.1: Projekteinstellungen Register
Projekt
Projektkommentar:
In diesem Feld können Sie allgemeine Informationen zum Projekt eintragen. Den Projektkommentar können
Sie mit dem Texteditor frei formatieren und gliedern. Sie öffnen den Texteditor über das Kontextmenü (rechte
Maustaste im Bereich des Projektkommentars) mit dem Befehl Vollbild. Beachten Sie, dass im Projektkommentar die Verwendung von Variablen nicht unterstützt wird.
Gruppenfeld Projekt:
In diesem Gruppenfeld stehen Angaben zur Bezeichnung und Ablage des Projektes.
Abbildung 5.2.2: Gruppenfeld Projekt
43
TreesoftOffice.org
Überblick
Verzeichnis
Es bedeuten:
%1 – Treesoft-Appdata-Verzeichnis
%2 – Nummer
%3 – Oberbegriff
%4 – Bezeichnung
Projekteinstellungen ab Seite 145).
5.2.2
Adressen
Öffnen Sie den Dialog Projekteinstellungen durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf die Projektbezeichnung in der Projektliste.
Auf dem Register Adressen werden alle dem Projekt zugeordneten Adressen angezeigt. Die Projektadresse erkennen Sie an der grünen Markierung.
44
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 5.2.3: Register
Adressen
Zur Unterscheidung der Adressen sind diesen in der Liste die folgenden Symbole vorangestellt:
Adresse ist dem Projekt als Projektadresse zugeordnet.
Adresse ist einem Dokument zugeordnet.
Die Adresse ist in der Projektliste zu sehen, wird aber weder als Projektadresse noch als Dokumentenadresse verwendet.
HINWEIS
Durch einen Doppelklick auf eine andere Adresse wechseln Sie die Projektadresse.
So fügen Sie einem Projekt eine Adresse hinzu
45
TreesoftOffice.org
Überblick
Durch betätigen der Schaltfläche unter der Adressenliste öffnet sich das Fenster Auswahl Adressen. Suchen Sie hier wie gewohnt die Adresse und übernehmen Sie diese mit der Schaltfläche
OK
ins Projekt.
So löschen Sie eine Adresse aus dem Projekt
Adressen lassen sich nur aus dem Projekt löschen, wenn Sie in keinem Dokument verwendet sind.
Markieren Sie die zu löschende Adresse in der Liste und betätigen Sie die Schaltfläche .
5.2.3
Projektvariablen
WICHTIG
Projektvariablen können in ERP-Dokumenten, CAD-Zeichnungsrahmen, E-Mails, Briefen und
Faxen verwendet werden.
Im Gruppenfeld Projektvariablen werden alle Variablen angezeigt, welche im Optionendialog Projekte >
Projektvariablen ausgewählt sind. Wenn schon Werte vorgeschlagen werden, so sind diese ebenfalls im Optionendialog hinterlegt. Vorgeschlagene Werte können angepasst bzw. überschrieben werden. Der Inhalt der
Variablen gilt für das gesamte Projekt.
46
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 5.2.4: Register
Variablen
Das Gruppenfeld Vorbelegung der Formular-Variablen für die Dokumenteninformation zeigt die Variablen an, welche im Informationsrahmen (siehe nachstehende Abbildung) in den Treesoft ERP Dokumenten mit ausgegeben werden. Es können maximal 3 Variablen pro Projekt gleichzeitig im Informationsrahmen ausgegeben werden.
Abbildung 5.2.5: Informationsrahmen im Dokument mit einer Projektvariable
HINWEIS:
In die Vor- und Schlusstexte können alle Projektvariablen eingesetzt werden.
47
TreesoftOffice.org
Überblick
5.3
Projekt anlegen
Dieses Kapitel beschreibt im ersten Teil für alle Anwender das Anlegen eines Projektes aus der Projektliste, und gibt im weiteren spezielle Hinweise für CAD-Anwender.
So legen Sie ein neues Projekt an:
1. Öffnen Sie die Projektliste, in dem Sie im Start-Center die Schaltfläche
Projekte
oder die Tastenkombination [STRG] + [UMSCHALT] + [P] betätigen.
2. Betätigen Sie in der Symbolleiste der Projektliste die Schaltfläche
Anlegen
oder die Tastenkombination [ALT] + [J] + [A] .
3. Tragen Sie im Fenster Einstellungen, wie in der nachstehenden Abbildung markiert, einen Oberbegriff und eine Bezeichnung ein.
4. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
. Das Projekt ist jetzt angelegt und markiert.
Abbildung 5.3.1: Oberer
Teil des Fensters Einstellungen beim Anlegen eines neuen Projektes
Weiterführende Hinweise für CAD-Anwender:
Wenn Sie im Programmteil Treesoft CAD im Menü Projekt den Befehl
Anlegen
wählen, wechseln Sie automatisch in die Projektliste und es öffnet sich der Dialog Einstellungen. Machen Sie Ihre Eingaben wie vorstehend beschrieben. Wie sie nach dem Anlegen eines Projektes das CAD-Verzeichnis anlegen und Treesoft
CAD mit einer neuen Datei starten, lesen Sie bitte im folgenden.
48
Überblick TreesoftOffice.org
In der Projektliste, im Bereich der Dokumentenansicht, erhalten Sie auf dem Register TreeCAD eine Übersicht über die vorhandenen CAD-Dateien.
So legen Sie zu einem neuen Projekt das CAD-Dokumentenverzeichnis an
1. Wechseln Sie in der Dokumentenansicht auf das Register TreeCAD
2. Führen Sie einen Doppelklick auf TreeCAD Dokumentenverzeichnis anlegen aus (siehe Markierung in nachstehender Abbildung).
Abbildung 5.3.2: Ausschnitt des Dokumentenfensters ohne CAD Verzeichnis
3. Es wird das Verzeichnis mit den Vorschlägen für die einzelnen Pläne angelegt (siehe nachstehende Abbildung).
49
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 5.3.3: Ausschnitt des Dokumentenfensters mit
CAD-Verzeichnis
So starten Sie den CAD-Assistenten mit der Neuanlage einer Datei
Zum Starten eines Assistenten mit einer neuen Datei, muss das Dokumentenverzeichnis zu Treesoft CAD angelegt sein. In der vorstehenden Abbildung sehen Sie ein Dokumentenfenster ohne Dateien mit dem Dokumentenverzeichnis.
Betätigen Sie die Schaltfläche unterhalb der Zeichnungsart. Es startet dann Treesoft CAD mit dem jeweiligen Assistenten und es wird eine neue Zeichnungsdatei angelegt.
So starten Sie den CAD-Assistenten mit einer vorhandenen Dateien
Befinden Sich bereits Dateien in Ihren Projekten, genügt ein Doppelklick auf den Dateinamen. Es startet Treesoft CAD mit dem jeweiligen Assistenten und der gewählten Datei.
50
Überblick TreesoftOffice.org
5.4
Projekteinstellungen ändern
In der Projektliste von TreesoftOffice.org können Sie die Projekteinstellungen ändern, in dem Sie einen Doppelklick auf das gewünschte Projekt ausführen. Es öffnet sich dann der Dialog Einstellungen, welcher im vor-
stehenden Kapitel 5.2 Projekteinstellungen beschrieben wurde.
5.5
Projekte löschen
Ein Projekt besteht immer aus einem Eintrag in der Datenbank und einem Ordner auf der Festplatte, in welchem Dateien zum Projekt gespeichert sind. Bei den meisten Anwendern ist es unerwünscht, wenn nicht sogar existenzbedrohend, dass Dateien und gesamte Projekte gelöscht werden. Daher gibt es in TreesoftOffice.org zur Zeit keine Funktion mit der ein Projekt komplett gelöscht werden kann.
Der Anwender kann das Projekt nur zum Löschen markieren. Der Löschstatus wird dann gesetzt und das
Projekt in der Liste nicht mehr angezeigt. Über das Kontextmenü haben Sie jederzeit die Möglichkeit sich gelöschte Projekte mit anzeigen zu lassen. Gelöschte Projekte werden grau hinterlegt angezeigt.
Sie löschen ein Projekt, in dem Sie es in der Projektliste markieren und unter der Titelzeile die Schaltfläche
Löschen
betätigen. Es öffnet sich dann nachstehender Dialog.
51
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 5.5.1: Projekt löschen
HINWEIS
Möchten Sie ein als gelöscht markiertes Projekt wieder dauerhaft sichtbar machen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Bewegen Sie den Mauszeiger in die Projektliste.
2. Betätigen Sie die rechte Maustaste und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Gelöschte Projekte Anzeigen
.
3. Markieren Sie das grau hinterlegte Projekt welches Sie zurücksetzen wollen (Wenn Sie das Projekt nicht finden, überprüfen Sie die Filtereinstellungen).
4. Betätigen Sie in der Titelzeile der Projektliste erneut die Schaltfläche
Löschen
.
5. Es öffnet sich nachstehender Dialog.
52
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 5.5.2: Projekt
Löschstatus entfernen
WICHTIG
Der Befehl Löschen in der Projektliste setzt nur den Löschstatus für die Anzeige der Projektliste in der Datenbank. Der Ordner mit den Projektdateien auf der Festplatte bleibt davon unberührt. Soll ein versehentlich angelegtes Projekt komplett entfernt werden, ist dieser Ordner manuell zu löschen.
5.6
Projekt aktivieren
Treesoft CAD benötigt ein aktives Projekt. Die nachfolgende Beschreibung setzt voraus, dass Sie sich in Treesoft CAD befinden.
Wählen Sie im Menü Projekt den Befehl
Bearbeiten
. Es öffnet Sich die Liste Projekt aktivieren. Das aktive
Projekt ist markiert. Durch Auswahl eines anderen Projektes und einen Doppelklick bzw. Betätigen der
Schaltfläche OK schließt sich die Projektliste und das aktivierte Projekt wird geöffnet.
53
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 5.6.1: Projekt aktvieren
Im Feld Finden können Sie ein Textfragment eingeben. Das Textfragment wird in folgenden Spalten gesucht:
Nummer
Oberbegriff
Bezeichnung
Verzeichnis
alle Projektvariablen
Die angezeigte Liste reduziert sich auf alle Projekte, welche das Textfragment in den vorstehend genannten
Spalten enthalten. Die Suche verhält sich wie die freie Suche in der Projektliste.
Die Schaltflächen in der Projektliste haben folgende Funktion:
OK
Aktiviert das gewählte Projekt, schließt die Liste und öffnet das aktive Projekt.
CSV-Export
Exportiert die angezeigte Liste in eine CSV-Datei.
Abbrechen
Schließt die Liste Projekt aktivieren ohne das aktive Projekt zu ändern, auch wenn ein anderes Projekt markiert ist.
54
Überblick
Papierkorb
Löscht die Texteingabe im Feld Finden.
Anzahl
Zeigt in der gleichen Zeile ganz rechts die Anzahl der in der Liste angezeigten Projekte an.
Aktualisieren
Das Betätigen der Schaltfläche aktualisiert die Liste.
TreesoftOffice.org
6 Arbeiten mit Adressen
6.1
Sortieren von Ansprechpartnern und Kommunikationen
Zum Aufruf der Sortierung ist in der Datenbank-Symbolleiste die Schaltfläche
zu betätigen (siehe Abbildung 6.1.1).
55
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 6.1.1: Aufruf der
Sortierung von Ansprechpartnern
Die Sortierung der Ansprechpartner erfolgt in einem separaten Dialogfeld. Über die Pfeilschaltflächen verschieben Sie den markierten Ansprechpartner in der Liste nach oben bzw. nach unten.
Zum Sortieren der
Ansprechpartner können Sie auch die folgenden Tastenkombinationen verwenden:
Nach oben verschieben.....................................................................
[ALT] + [PFEIL AUF]
Nach unten verschieben...................................................................
[ALT] + [PFEIL AB]
An den Anfang der Liste verschieben............................................
[ALT] + [POS1]
An das Ende der Liste verschieben.................................................
[ALT] + [ENDE]
56
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 6.1.2: Sortierung der Ansprechpartner
6.2
So legen Sie eine zentrale Rufnummer an
1. Betätigen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche
Neu
.
2. Wählen Sie Adresse als Institution anlegen und betätigen Sie die Schaltfläche
OK
.
3. Geben Sie die Anschrift ein.
4. Klicken Sie mit der Maus in das Feld Telefon bei der Kommunikation. Die Eingabemarkierung steht im Feld Telefon.
5. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die Schaltfläche für die globale Kommunikation (siehe nachstehende Abbildung).
Abbildung 6.2.1: Datenbanksymbolleiste unterhalb der Kommunikation
6. Das Eingabefeld ist rot hinterlegt.
7. Geben Sie nun die Telefonnummer ein und betätigen in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste
Kommunikation die Schaltfläche .
57
TreesoftOffice.org
Überblick
Die Rufnummer der „Zentrale“ wird für jeden Datensatz mit einer globalen Kommunikationen automatisch als Abteilung angelegt.
6.3
Warum sind einige Ansprechpartner rot hinterlegt?
Ist bei manchen Ansprechpartnern die Anrede oder der Name rot hinterlegt, wird Ihnen damit angezeigt das bestimmte Felder nicht korrekt, entsprechend den Vorgaben ausgefüllt sind. Wenn Sie mit dem Texteditor arbeiten um Briefe oder E-Mails zu versenden, müssen einige Variablen korrekt gefüllt sein um eine einheitliche und korrekte Anrede in allen Dokumenten zu erreichen.
Das betrifft bei den Ansprechpartnern das Feld Name und Briefanrede. Die Bildungsregeln für die Briefanrede sind vordefiniert.
6.3.1
Anrede ist rot hinterlegt
Abbildung 6.3.1: Auszug aus dem Adressenfenster mit dem Beispiel einer rot hinterlegter Anrede
Wenn nur die Anrede rot hinterlegt ist, stimmt die Briefanrede nicht. Gehen Sie zum korrigieren wie folgt vor:
58
Überblick TreesoftOffice.org
1. Führen Sie einen Doppelklick auf den Ansprechpartner aus (Markierung in vorstehende Abbildung).
Abbildung 6.3.2: Fenster
Ansprechpartner mit der
Markierung zur Aktualisierung der Briefanrede
2. Betätigen Sie die Schaltfläche um die Briefanrede zu aktualisieren (siehe vorstehende Abbildung).
3. Übernehmen Sie die Aktualisierung durch betätigen der Schaltfläche
OK
in der Symbolleiste.
59
TreesoftOffice.org
6.3.2
Name ist rot hinterlegt
Überblick
Abbildung 6.3.3: Auszug aus dem Adressenfenster mit rot hinterlegter Anrede und Namen
Das Feld Name wird automatisch aus dem aus den Feldern Titel, Vorname, Name und Zusatz gebildet. Ist eine manuelle Veränderung des Feldes Namen erfolgt, wird das Feld Name rot hinterlegt. Um den Namen zu korrigieren gehen Sie wie folgt vor:
1. Führen einen Doppelklick auf den Ansprechpartner aus, um das Fenster Ansprechpartner zu öffnen.
2. Betätigen Sie die Schaltfläche um das Feld Name zu aktualisieren (siehe nachstehende Abbildung
Markierung A).
3. In unserem Beispiel ist der Name und die Anrede rot hinterlegt.
3.1.
Wenn nur der Name rot hinterlegt ist gehen Sie zu Punkt 4.
3.2.
Wenn Name und Anrede rot hinterlegt sind betätigen Sie die Schaltfläche um das Feld
Name zu aktualisieren (siehe nachstehende Abbildung Markierung B).
4. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
in der Symbolleiste.
60
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 6.3.4: Fenster
Ansprechpartner mit der
Markierung zur Aktualisierung des Namens (A) und der Briefanrede (B)
6.4
Anlegen einer Adresse
Dieses Kapitel enthält zwei Beispiele für die Anlage einer Adresse.
Bei der Neuanlage einer Adresse muss als erstes folgende Auswahl getroffen werden:
Institution:
Hierbei handelt es sich in erster Linie um ein Unternehmen mit einem oder mehreren Ansprechpartnern.
Person:
Hierbei handelt es sich meistens um eine Privatadresse und nicht um eine Firmenanschrift, welche eine einzelne Person betrifft. Es werden in der Regel keine weiteren Ansprechpartner angelegt.
So legen Sie eine neue Adresse an
1. Betätigen Sie zum Anlegen einer neuen Adresse die Schaltfläche
Neu
in der Symbolleiste des Adressendialogs oder im Menü
Adresse.
61
TreesoftOffice.org
2. Wählen Sie anschließend das Adresslayout sowie die Adressart.
Überblick
Abbildung 6.4.1: Eigenschaften einer Adresse
Arbeiten Sie je nach der Auswahl der Adressart in folgenden Kapitel weiter:
Institution siehe Kapitel 6.4.1 Anlegen einer Firmenadresse ab Seite 62
Person siehe Kapitel 6.4.2 Anlegen einer Personenadresse ab Seite 65
6.4.1
Anlegen einer Firmenadresse
Die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste hat rechts ein kleines Dreieck. Das Betätigen der Schaltfläche in der
Mitte legt eine neue Adresse an. Das Betätigen der Schaltfläche auf dem Dreieck rechts öffnet ein Menü mit folgenden Befehlen:
Adresse
Legt eine neue Adresse an.
Kundeninformationen
Fügt die Registerkarte Kundeninformation zur angezeigten Adresse hinzu.
Lieferanteninformation
Fügt die Registerkarte Lieferanteninformation zur angezeigten Adresse hinzu.
Herstellerinformation
Fügt die Registerkarte Herstellerinformation zur angezeigten Adresse hinzu.
Mitarbeiterinformationen
Fügt die Registerkarte Mitarbeiterinformation zur angezeigten Adresse hinzu.
62
Überblick TreesoftOffice.org
1. Tragen Sie auf dem Register Kontakt den Firmennamen und die Rechtsform, die Anschrift, einen Ansprechpartner und die dazugehörigen Kommunikationsdaten ein. Beginnen Sie im Gruppenfeld
Adresse mit der Firmierung und der Anschrift. Über die Eingabe der Postleitzahl erhalten Sie automatisch einen Vorschlag für den Ort. Aus dem Firmennamen und dem Ort wird automatisch eine Kurzbezeichnung generiert. Diese können Sie im Feld Kurzbezeichnung bei Bedarf manuell verändern.
Abbildung 6.4.2: Beispiel für eine Eingabe im Gruppenfeld Adresse auf der
Registerkarte Kontakt
2. Anschließend tragen Sie im Gruppenfeld Ansprechpartner den Ansprechpartner ein.
2.1.
Wählen Sie die Anrede aus.
2.2.
Geben Sie in das Feld Namen den Titel (wenn vorhanden), den Vornamen (wenn bekannt) und den Nachnamen getrennt durch ein Leerzeichen ein und betätigen die Taste [EINGABE] . Der Ti-
tel, der Vorname und der Nachname wird automatisch aufgeteilt und die Briefanrede wird gebildet.
2.3.
Füllen Sie nun nach Bedarf die weiteren Felder. Denken Sie daran, dass die Abteilung mit in die
Variablen übernommen wird. Außerdem wird Ihnen in der weiteren Arbeit ein Eintrag bei Position und Abteilung immer von großem Nutzen sein.
3. Als Nächstes tragen Sie im Bereich Kommunikation die Kommunikationsdaten ein. Links neben der
Spalte Inhalt finden Sie die entsprechende Auswahl zur Art der Kommunikation. Mit einem Klick auf das Dreieck lassen sich weitere Kommunikationsarten anzeigen und auswählen. Wird das gewünschte
Feld nicht mit angezeigt, klickt man neben einem freien Feld Inhalt auf das Dreieck und wählt die gewünschte Kommunikationsart.
63
TreesoftOffice.org
Überblick
3.1.
Um eine zentrale Rufnummer zur Adresse einzugeben klicken Sie mit der Maus in ein freies
Feld Inhalt neben der Kommunikationsart Telefon. Die Eingabemarkierung steht im Feld Inhalt.
Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste, unter der Liste Kommunikation die rote Schaltfläche für die globale Kommunikation (Kennzeichnung D siehe nachstehende Abbildung).
Geben Sie jetzt die zentrale Rufnummer in das rot hinterlegte Feld ein.
Bei der Anlage weiterer Ansprechpartner werden sämtliche globalen Kommunikationsdaten bei allen Ansprechpartnern automatisch zugeordnet.
3.2.
Um die personenbezogene Rufnummer eines Ansprechpartners einzugeben, klicken Sie mit der
Maus in ein freies Feld Inhalt neben der Kommunikationsart Telefon. Die Eingabemarkierung steht im Feld Inhalt. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die grüne Schaltfläche für die ansprechpartnerbezogene Kommunikation (Kennzeichnung B siehe nachstehende Abbildung). Geben Sie die Rufnummer des Ansprechpartners in das grün hinterlegte Feld ein.
3.3.
Wenn Sie zu Ihrem Ansprechpartner eine Abteilung eingegeben haben, können Sie auch eine abteilungsbezogene Rufnummer eingeben. Klicken Sie mit der Maus in ein freies Feld Inhalt neben der Kommunikationsart Telefon. Die Eingabemarkierung steht im Feld Inhalt.
Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die gelbe Schaltfläche für die abteilungsbezogene Kommunikation (Kennzeichnung C siehe nachstehende Abbildung).
Geben Sie die Rufnummer der Abteilung in das gelb hinterlegte Feld ein.
Bei der Anlage weiterer Ansprechpartner werden abteilungsbezogene Kommunikationsdaten bei allen Ansprechpartnern, bei denen die gleiche Abteilung eingetragen wird, automatisch zugeordnet.
4. Sie können die Kommunikationen sortieren. Betätigen Sie die Schaltfläche (Kennzeichnung A siehe nachstehende Abbildung). Die Sortierung erfolgt nur für Ihren Benutzernamen und nicht für andere
Benutzer.
64
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 6.4.3: Gruppenfeld Kommunikation auf der Registerkarte Absprechpartner
5. Speichern Sie die Eingabe mit dem Betätigen der Schaltfläche der zugehörigen Datenbank-Symbolleiste. Geben Sie bei Bedarf weitere Kommunikationen ein.
TIPP
Bei der Eingabe von Kommunikationsdaten können Sie über die Tastenkombination [STRG]+[F2] im
Eingabefeld alle für die Kommunikationsart bereits zur Adresse hinterlegten Daten als Vorlage aufrufen. Bei der Telefonnummer haben Sie hierdurch zum Beispiel die Möglichkeit eine bereits vorhandene Rufnummer auszuwählen und direkt die Durchwahl einzugeben, ohne die komplette Rufnummer eingeben zu müssen
(siehe nachstehende Abbildung).
Abbildung 6.4.4: Vorschlagsliste Kommunikationen
6.4.2
Anlegen einer Personenadresse
Ordnen Sie bei der Neuanlage einer Adresse dieser die Eigenschaft Person zu, dann erfolgt die Eingabe der
Adressdaten zweigeteilt. Als erstes geben Sie in dem Gruppenfeld Ansprechpartner in den farblich hinterlegten Feldern die Anrede und den vollständigen Namen ein (siehe nachstehende Abbildung). Diese Eingaben werden automatisch in das Gruppenfeld Adresse übernommen. Die Felder Anrede und Name sind aus diesem Grund in dem Gruppenfeld Adresse abgeblendet, d. h. hier ist keine Eingabe möglich. Anschließend er-
65
TreesoftOffice.org
Überblick gänzen Sie noch die fehlenden Adressdaten, wie Straße, Postleitzahl, Ort. So wird bei einer Personenadresse eine doppelte Eingabe der Adressdaten ausgeschlossen.
Abbildung 6.4.5: Eingabe des Kontakts bei einer Personenadresse
6.4.3
Kunden-, Lieferanten-, Hersteller-, Mitarbeiter-Informationen
Die auf den Registerkarten Kundeninformationen, Lieferanteninformationen, Herstellerinformationen und
Mitarbeiterinformationen angezeigten Informationen sind abhängig von dem jeweiligen installierten ER-
P-Integrationsmodul. Beispielsweise können dem Material, Hersteller und Lieferantenadressen zugeordnet werden. Die angelegten Adressen können also je nach Bedarf mit diesen Zusatzinformationen ergänzt werden. Eine Adresse kann auch gleichzeitig Kunde, Hersteller und Lieferant sein. Diese Informationen werden auf zusätzlichen Registerkarten verwaltet.
6.4.3.1
Anlegen
Im folgenden Beispiel wird das Anlegen der Registerkarte Kundeninformation erläutert. Hersteller, Lieferanten oder Mitarbeiter werden analog angelegt.
1. Wählen Sie eine Adresse zu welcher Sie Kundeninformationen eingeben wollen.
66
Überblick TreesoftOffice.org
2. Betätigen Sie das Dreieck neben der Schaltfläche
Neu
in der Symbolleiste (siehe Markierung A in nachstehender Abbildung).
3. Wählen Sie im Menü den Befehl
Kundeninformationen
(siehe Markierung B in nachstehender Abbildung).
Abbildung 6.4.6: Symbolleiste Schaltfläche Neu
4. Im nächsten Dialog können Sie wählen, ob sie die Kundennummern automatisch oder selbst vergeben wollen.
5. Zu der Adresse wurde die Registerkarte Kundeninformationen angelegt. Sie können jetzt alle vorhandenen Daten eingeben.
6.4.3.2
Entfernen
Das Entfernen einer Registerkarte mit Informationen sollte gut überlegt werden. Für die Inhalte der Registerkarten gibt es keinen Löschstatus. Alle Informationen sind nach dem Entfernen unwiederbringlich verloren.
Sollten Sie aus versehen eine Registerkarte angelegt haben aktivieren Sie diese (Markierung A siehe nachstehende Abbildung) und betätigen auf der Registerkarte die Schaltfläche Datensatz entfernen in der Datenbanksymbolleiste (Markierung B siehe nachstehende Abbildung).
67
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 6.4.7: Beispiel zum löschen der Registerkarte Kundeninformationen
6.5
Löschen einer Adresse oder eines Ansprechpartners
In der heutigen Zeit gibt es aus Sicht des Speicherplatzbedarfes keinen Grund mehr eine Adresse oder einen
Ansprechpartner zu löschen. Ein Grund, aus der Datenbank eine Adresse endgültig zu löschen, ist z.B. das
Vorhandensein von doppelten Adressen z.B. nach einer Datenübernahme. Die Adressdaten oder Ansprechpartner können in TreesoftOffice.org nur in drei Schritten gelöscht werden. Der Anwender kann für die
Adresse oder einen Ansprechpartner nur einen Löschstatus setzen. In diesem Kapitel wird beschrieben wie
Sie einen Löschstatus setzten, um die Adresse oder einen Ansprechpartner nicht mehr anzuzeigen.
68
Überblick
6.5.1
Löschstatus einer Adresse setzen
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Abbildung 6.5.1: Adresse löschen
1. Wählen Sie die Registerkarte Adresse (Siehe Markierung A in vorstehender Abbildung).
2. Wenn die Adresse angezeigt ist, welche Sie löschen wollen betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste der Adresse die Schaltfläche Datensatz entfernen (Siehe Markierung B in vorstehender Abbildung).
3. Wählen Sie den Löschstatus und betätigen die Schaltfläche
OK
.
69
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6.5.2
Löschstatus eines Ansprechpartners setzen
Überblick
Abbildung 6.5.2: Ansprechpartner löschen
1. Wählen Sie die Registerkarte Adresse (Siehe Markierung A in vorstehender Abbildung).
2. Markieren Sie den Ansprechpartner welchen Sie löschen wollen.
3. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste der Ansprechpartner die Schaltfläche Datensatz entfernen
(Siehe Markierung C in vorstehender Abbildung).
4. Wählen Sie den Löschstatus (siehe nachstehende Abbildung) und betätigen die Schaltfläche
OK
.
Abbildung 6.5.3: Löschstatus Ansprechpartner
70
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6.6
Aufheben des Löschstatus
Sollten Sie versehentlich eine Adresse oder einen Ansprechpartner zum löschen markiert haben können Sie den Löschstatus wieder aufheben. Zum aufheben des Löschstatus müssen gelöschte Adressen oder Ansprechpartner zunächst angezeigt werden. Danach gehen Sie wie im vorstehenden Kapitel beschrieben vor und wählen bei der Auswahl des Löschstatus die Option Löschstatus aufheben.
So zeigen Sie gelöschte Adressen an
1. Betätigen Sie im Fenster Adressen die Taste [F2] um die Liste Gefundene Adressen zu öffnen.
2. Beachten Sie das der Filter Alle gewählt ist.
3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf eine beliebige Adresse und betätigen die rechte Maustaste zum anzeigen des Kontextmenüs.
4. Aktivieren Sie im Kontextmenü das Kontrollkästchen Gelöschte Adressen anzeigen.
So zeigen Sie gelöschte Ansprechpartner an
1. Markieren Sie die Registerkarte Adresse und wählen sie die Adresse zu welcher Sie gelöschte Ansprechpartner anzeigen wollen.
2. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf einen beliebigen Ansprechpartner und betätigen die rechte
Maustaste zum anzeigen des Kontextmenüs.
3. Aktivieren Sie im Kontextmenü das Kontrollkästchen Gelöschte Ansprechpartner anzeigen.
6.7
Finden von Adressen
Zum schnellen Auffinden einer gewünschten Adresse stellt Ihnen TreesoftOffice.org mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Die Anzahl der in der Liste Gefundene Adressen angezeigten Datensätze kann über die Filterleiste oder über eine Zeichenkette im Feld Suche eingeschränkt werden. Das Ergebnis ist immer die Kombination aus der Filterleiste und dem Feld Suche.
71
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Überblick
Sollte die Liste Gefundene Adressen nicht im Vordergrund sein, betätigen Sie im Fenster Adressen die Taste
[F2] um Sie zu öffnen. Alternativ können Sie die Liste über die Tastenkombination [STRG] + [F] oder die
Schaltfläche
Finden
in der Symbolleiste öffnen.
6.7.1
Filterleiste
Die Filterleiste für die Adressen am linken Bildrand, kann durch Ihren Administrator frei gestaltet werden.
Wenn die Filterleiste nicht aufgeklappt ist betätigen Sie die Pfeilschaltfläche zum aufklappen (siehe Markierung in nachstehender Abbildung).
Abbildung 6.7.1: Markierung zum aufklappen der
Filterleiste Adressen
Durch Betätigung der Schaltflächen in der aufgeklappten Filterleiste Adressen, grenzen Sie Anzahl der Ergebnisse in der Liste Gefundene Adressen ein. Somit werden mit einem Klick z.B. nur noch die Kunden angezeigt.
Der obere Teil enthält frei definierbare Filter und der untere Teil alle durch den Administrator angelegten
Hauptgruppen zu den Adressen.
WICHTIG
Sollte über das Feld Suche eine Adresse nicht angezeigt werden, obwohl diese in der Datenbank vorhanden ist, kontrollieren Sie bitte, dass die Schaltflächen
Zurücksetzen
bei den Filtern Adressen und Ein-
trägen unterstrichen und somit aktiviert sind (siehe nachstehende Abbildung).
72
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Abbildung 6.7.2: Auszug aus der Filterleiste
6.7.2
Fenster Gefundene Adressen
Das Feld Suche (Markierung A in nachstehender Abbildung) in der Liste Gefundene Adressen verwenden
Sie zur Eingabe einer Zeichenkette um z.B. nach einer bestimmten Adresse zu suchen. Die Art der Suche (Markierung B in nachstehender Abbildung) bestimmt die Felder in denen die Zeichenkette gesucht wird. Ist als Art der Suche die Volltextsuche gewählt, kann man noch die Volltextsuchdateien auswählen (Markierung C in nachstehender Abbildung). In der Standardinstallation ist nur eine Volltextsuchdatei zur Adresse angelegt.
Abbildung 6.7.3: Dialog
Gefundene Adressen
Ist die Volltextsuche gewählt wird die Zeichenkette in den durch die Volltextsuche definierten Feldern gesucht.
Das sind z.B. Straße, Ort, Name1, Name2, Ansprechpartner usw. .
Als Zeichenkette müssen mindestens 3 Zeichen eingegeben werden. Nur bei der Volltextsuche kann durch
Leerzeichen getrennt und eine zweite oder dritte Zeichenkette hinzugefügt werden. So können Sie die Suche noch mehr eingrenzen und dadurch beschleunigen.
Zusätzlich zu der Volltextsuche stehen Ihnen in TreesoftOffice.org die folgenden Suchfunktionen zur Verfügung:
PLZ (Postleitzahl)
Adressen-Nr.
Kunden-Nr.
73
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Lieferanten-Nr.
Mitarbeiter-Nr.
Kurzbezeichnung
Kommunikation (Telefon- und Faxnummern, E-Mail und Internet-Adressen)
Bei der vorstehend genannten Auswahl wird lediglich in dem benannten Feld gesucht und es ist nur eine
Zeichenkette zulässig.
7 Einträge
7.1
Ein Eintrag mit einem Projekt verknüpfen
Einträge sind Historieneinträge, Aufgaben, Termine und E-Mails. Wenn Sie einen Eintrag von einer Adresse in den Projektdetails zu einem oder mehreren Projekten anzeigen möchten, können Sie den Eintrag mit einem oder mehreren Projekten verknüpfen.
So verknüpfen Sie Einträge mit einem Projekt
Die Listen der Einträge werden unter den Registern Historie, Termine, Aufgaben, E-Mail Eingang und E-Mail
Ausgang angezeigt. Je nach dem auf welcher Registerkarte Sie sich befinden, ist der Befehl im Kontextmenü unterschiedlich benannt.
Markieren Sie in der Liste den Eintrag. Öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste).
Register Historie
Wählen Sie den Befehl
Eintrag mit Projekt verknüpfen
.
74
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Register Termine
Wählen Sie den Befehl
Termin mit Projekt verknüpfen
.
Register Aufgaben
Wählen Sie den Befehl
Aufgabe mit Projekt verknüpfen
.
Register E-Mail Eingang und E-Mail Ausgang
Wählen Sie
Historie > Eintrag mit Projekt verknüpfen
.
Die Anzeige der E-Mails erfolgt in den Projekten und Adressen auf dem Register Historie.
Jetzt öffnet sich die Projektliste. Standardmäßig werden alle Projekte angezeigt, denen die Adresse zugeordnet ist. Möchten Sie alle Projekte zur Auswahl anzeigen, betätigen Sie die Schaltfläche
Alle
in der Titelleiste der Projektliste. Finden und Markieren Sie das Projekt und übernehmen es mit der Schaltfläche
OK
.
7.2
Einem Eintrag eine Adresse zuordnen
Termine und Aufgaben können Sie mit mehreren Adressen verknüpfen.
So verknüpfen Sie Termine und Aufgaben mit einer Adresse
Markieren Sie in der Liste den Eintrag. Öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste).
Register Termine
Wählen Sie den Befehl
Termin mit Adresse verknüpfen
.
Register Aufgaben
Wählen Sie den Befehl
Aufgabe mit Adresse verknüpfen
.
Es öffnet sich das Fenster Auswahl Adressen. Finden und markieren Sie die Adresse und übernehmen Sie die
Auswahl mit
OK
.
75
TreesoftOffice.org
Überblick
7.3
Wiedervorlage anlegen
Sie befinden Sich im Fenster Adressen und haben den Ansprechpartner markiert. Betätigen Sie in der Titelleiste die Schaltfläche
Wiedervorlage
. Es öffnet sich das Fenster Neue Aufgabe zu einer Adresse anlegen.
Kalender
Standardmäßig ist die Aufgabe Ihrem Kalender zugeordnet. Wenn Sie die Aufgabe einem anderen Benutzer oder Kalender zuordnen möchten wählen Sie diesen bitte aus.
Hauptgruppe, Gruppe und Betreff
Die im Optionendialog im Zweig Grundlagen > Persönliche Einstellung vorgewählten Hauptgruppen und Gruppen werden angezeigt. Sie können andere Hauptgruppen, Gruppen und Betreffs auswählen.
Werden keine Auswahlmöglichkeiten angezeigt müssen Sie Hauptgruppen und Gruppen anlegen (siehe
Kapitel 11.3 Hauptgruppen und Gruppen anlegen ab Seite 148 ).
Richtung, Kontaktart und Anzeigen als
Diese Angaben sind universell für alle Einträge vorbereitet. Wählen Sie passende Angaben aus oder übernehmen Sie die Voreinstellung.
Kontrollkästchen Erinnerung
Das aktivieren dieses Kontrollkästchens zeigt diese Aufgabe im Notifier zum gewählten Zeitpunkt an.
Betätigen Sie zum Anlegen der Aufgabe die Schaltfläche
OK
in der Titelleiste.
7.4
Eintrag anlegen
Das Fenster Neuen Eintrag erstellen kann automatisch über die Computertelefonie oder manuell in verschiedenen Situationen aufgerufen werden. Das gleiche gilt für Aufgaben und Termine.
Im folgenden Beispiel erläutern wir Ihnen das Erstellen eines Termins.
1. Öffnen Sie die Liste der Termine durch betätigen der Tastenkombination [STRG] + [UMSCHALT] + [D] .
2. Betätigen Sie in der Titelleiste unter der Registerkarte die Schaltfläche .
76
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3. Es öffnet sich das Fenster Neuen Termin erstellen. Geben Sie alle notwendigen Angaben ein.
Kalender
Standardmäßig ist der Termin Ihrem Kalender zugeordnet. Wenn Sie den Termin einem anderen Benutzer oder Kalender zuordnen möchten, wählen Sie diesen bitte aus.
Hauptgruppe, Gruppe und Betreff
Die im Optionendialog im Zweig Grundlagen > Persönliche Einstellung vorgewählten Hauptgruppen und Gruppen werden angezeigt. Sie können andere Hauptgruppen, Gruppen und Betreffs auswählen.
Werden keine Auswahlmöglichkeiten angezeigt müssen Sie Hauptgruppen und Gruppen anlegen (siehe
Kapitel 11.3 Hauptgruppen und Gruppen anlegen ab Seite 148 ).
Richtung, Kontaktart und Anzeigen als
Diese Angaben sind universell für alle Einträge vorbereitet. Wählen Sie passende Angaben aus oder übernehmen Sie die Voreinstellung.
Kontrollkästchen Erinnerung
Das aktivieren dieses Kontrollkästchens zeigt diesen Termin im Notifier zum gewählten Zeitpunkt an.
4. Betätigen Sie zum Anlegen des Termins die Schaltfläche
OK
in der Titelleiste.
7.5
Aufgabe oder Termin abschließen
Wenn Sie erledigte Termine und Aufgaben nicht mehr in der Liste angezeigt bekommen möchten, müssen
Sie den entsprechenden Status setzen. Termine mit dem Status abgeschlossen oder abgebrochen, bzw. Aufgaben mit dem Status erledigt oder abgebrochen werden nicht mehr angezeigt.
So ändern Sie den Status im Notifier
Betätigen Sie die Schaltfläche neben der angezeigten Aufgabe und wählen Sie im nachfolgenden Fenster den gewünschten Status.
So ändern Sie den Status in der Liste Aufgaben und Termine
1. Markieren sie den Eintrag in der Liste und bewegen den Mauszeiger auf das Feld Status.
77
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2. Betätigen Sie die Tasten-Maus-Kombination [ALT] + [LINKE MAUSTASTE] .
3. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Status.
HINWEIS
Abgeschlossene Aufgaben und Termine können Sie sich anzeigen lassen in dem Sie über das
Kontextmenü (rechte Maustaste) einstellen ob Sie gelöschte oder erledigte anzeigen lassen.
7.6
Arbeiten mit Listen
7.6.1
Einrichten der Listen
Jeder Anwender kann sich die Historien-, Aufgaben- und Terminliste für seine Arbeitsweise selbst definieren.
Die so geänderten Listen, Spalten, Spaltenbreiten usw. bleiben für den Anwender personenbezogen gespeichert.
So wählen Sie die angezeigten Spalten aus:
1. Bewegen Sie die Maus in die Titelzeile der Liste, bis ein beliebiger Spaltenname markiert ist.
Abbildung 7.6.1: Markierung der Spaltenbezeichnung.
2. Betätigen Sie die rechte Maustaste.
3. Es öffnet sich das Kontextmenü, in welchem Sie die Spalten anhaken oder abhaken können.
78
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Abbildung 7.6.2: Kontextmenü zur Auswahl der anzuzeigenden Spalten
HINWEIS
Mit einem Klick auf
Standard wiederherstellen
wird die Liste auf Werkseinstellungen zurückgesetzt.
So ändern Sie die Spaltenbreite:
1. Bewegen Sie den Mauszeiger langsam in der Titelzeile rechts neben die Spalte, welche Sie in der Breite verändern wollen, bis der Zeiger wie nebenstehend aussieht.
2. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Spalte größer oder kleiner.
So ändern Sie die Reihenfolge der Spalten
1. Bewegen Sie die Maus in der Titelzeile der Liste auf die Spalte, welche Sie verschieben möchten.
2. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Spalte an die gewünschte Position.
79
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7.6.2
Abkürzungen in Listen
In der Listenansicht von Aufgaben ist es möglich die Soll-Zeiten und Ist-Zeiten anzuzeigen (Beispiel siehe nachstehende Abbildung).
Abbildung 7.6.3: Verwendete Abkürzungen für Zeiteinheiten in der Aufgabenliste.
Um die Spaltenbreite so gering wie möglich zu halten, wurde für die Bezeichnungen nur ein Buchstabe ver wendet. Die Abkürzungen haben folgende Bedeutung: m:
W:
Minute(n)
Woche(n) h:
Y:
Stunde(n)
Jahr(e)
D: Tag(e)
7.6.3
Mehrfachmarkierung aktivieren
Die Mehrfachmarkierung ermöglicht es in mehreren Einträgen gleichzeitig Änderungen vorzunehmen.
Wenn Sie einen Eintrag markieren, können Sie über die [RECHTE MAUSTASTE] das Kontextmenü für diesen
Eintrag aufrufen.
Abbildung 7.6.4: Auszug aus dem Kontextmenü zum aktivieren der Mehrfachmarkierung am Beispiel der Liste
Aufgaben
Verfügbar in den Listen Historie, Termine und Aufgaben.
80
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Die Aktivierung dieses Menüpunktes gebietet äußerste Sorgfalt. Es erscheint auch nach der Aktivierung sofort der nachfolgende Hinweis.
Abbildung 7.6.5: Hinweis auf Mehrfachaktivierung
Nach dem Bestätigen der Meldung wird in der Liste eine Spalte mit Kontrollkästchen hinzugefügt.
Abbildung 7.6.6: Mehrfachselektion in der Historienliste
WICHTIG
Sollte die Spalte mit den Kontrollkästchen nicht angezeigt werden, schalten Sie bitte die Spalte
mit dem Namen Mehrfachmarkierung sichtbar, wie im Kapitel 7.6.1 Einrichten der Listen beschrieben.
Wenn in diesem Modus Änderungen an Einträgen über das Kontextmenü erfolgen, wirken sich diese auf alle
Einträge aus, deren Kontrollkästchen angehakt sind.
Die Mehrfachselektion bleibt für die jeweilige Liste solange aktiv, bis Sie wieder ausgeschaltet wird. Es ist deshalb von Vorteil, die Mehrfachmarkierung direkt nach den Änderungen wieder auszuschalten.
81
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Überblick
7.6.4
Filtern von Einträgen
Um gezielt nach Einträgen zu suchen, können Sie Filter verwenden. Es befindet sich neben der Liste der Einträge eine Filterleiste. Zusätzlich können Sie in der Liste der Einträge Textfilter und spezielle Filter verwenden.
MERKSATZ FÜR ALLE FILTER
Ist kein Filter ausgewählt (Kontrollkästchen, Schaltflächen, Textfragmente) werden immer alle Einträge angezeigt. So wie eine Auswahl (Kontrollkästchen, Schaltflächen, Textfragmente) getroffen wird, reduziert sich die Anzahl der angezeigte Einträge auf die in der Auswahl geltende Bedingung.
WICHTIG
Die Ergebnismenge ist immer eine Kombination aus der Filterleiste und dem Filter der Liste.
Wenn Ihnen also ein Eintrag nicht angezeigt wird, obwohl Sie sich sicher sind, dass er durch Ihren Filter angezeigt werden muss, betätigen Sie in der Filterleiste links die Schaltfläche
Alle
oder die Schaltfläche über der Liste. Es werden dann sowohl alle Einstellungen des Filters, als auch alle Einstellungen der Filterleiste zurückgesetzt.
7.6.4.1
Filtern von Einträgen über die Filterleiste
Mit der Filterleiste können Sie gezielt die Anzahl der angezeigten Einträge in der Liste reduzieren. Wenn Sie zu einer Adresse eine E-Mail suchen, dann betätigen Sie die Schaltfläche
und es werden nur noch
Einträge mit der Dokumentenart E-Mail angezeigt.
82
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 7.6.7: Filterleiste zum filtern von Einträgen. Die Darstellung der
Schaltflächen erfolgt aus
Platzgründen nebeneinander.
7.6.4.2
Filtern von Einträgen in der Liste der Einträge
Wenn Sie wissen, dass z. B. im Betreff ein bestimmtes Textfragment enthalten ist, können Sie dieses im Feld
Finden eingeben. Die angezeigte Liste reduziert sich auf alle Einträge, welche das Textfragment enthalten.
Abbildung 7.6.8: Historienliste mit dem markierten Texteingabefeld zum Filtern
83
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HINWEIS
Im Moment ist nur eine Zeichenkette im Feld Finden möglich. In den Projekten können Sie nach durch Leerzeichen getrennten Textfragmenten suchen.
Die Schaltflächen-Symbole haben folgende Bedeutung:
Löscht den eingegebenen Filtertext und aktualisiert die Anzeige.
Öffnet den Filterdialog.
Setzt Alle Einstellungen des Filters und der Filterleiste zurück.
Zeigt ganz rechts über der Liste die Anzahl der gefundenen Einträge an
Öffnet den markierten Eintrag zum Bearbeiten.
Kennzeichnet den markierten Eintrag alsgelöscht.
Aktualisiert die Liste.
7.6.4.3
Beschreibung des Filterdialoges
Durch das Arbeiten mit dem Filterdialog werden keine Einträge verändert. Es ändert sich nur die Anzeige der Liste. Demzufolge können Sie durch beliebiges Filtern nichts gefährden oder Informationen verlieren.
Experimentieren Sie nach Belieben und finden Sie die für Sie passenden Filtereinstellungen.
Unter der Titelzeile des Filterdialoges befinden sich nachstehende Schaltflächen mit Ihren Bedeutungen:
84
Überblick TreesoftOffice.org
OK
Wendet die aktuellen Filtereinstellungen an und beendet den Filterdialog.
Abbildung 7.6.9: Filterdialog Titelzeile
Anwenden
Wendet die aktuellen Filtereinstellungen an und lässt den Dialog geöffnet.
Zurücksetzen
Setzt den Filterdialog auf Werkseinstellungen zurück.
In der Liste Aufgaben werden alle mit dem Status Benötigt Aktion und In Bearbeitung angezeigt.
In der Liste Termine werden Alle Termine mit dem Status Vorläufig und Gebucht angezeigt.
Abbrechen
Die Einstellungen bleiben im Filterdialog erhalten, werden aber nicht angewendet. Der Filterdialog wird geschlossen.
Gruppenfelde Freie Suche
Abbildung 7.6.10: Filterdialog Einträge Gruppenfeld Freie Suche am Beispiel des Filters für Termine
Gruppenfelder zur Auswahl von Benutzern bzw. Kalendern
Die Gruppenfelder zur Auswahl von Benutzern werden je nach Kontext
Kalender, Ersteller
,
Von
oder
Für
genannt.
85
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Überblick
Abbildung 7.6.11: Filterdialog Einträge Gruppenfeld zum Filtern nach Benutzern am Beispiel des
Gruppenfeld Erstellers
Die Schaltflächen:
Auswahl von Benutzern bzw. Kalendern. Es öffnet sich eine Auswahlliste siehe nachfolgende Abbildung.
Löscht alle Benutzer und Kalender aus der Auswahl.
86
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Abbildung 7.6.12: Auswahlliste zur Auswahl von
Benutzern
WICHTIG
Es werden nur die in der vorstehenden Liste angezeigten und angehakten Benutzer übernommen.
Gruppenfeld Hauptgruppen, Gruppen und Betreffs
Zur Auswahl der Hauptgruppen, Gruppen und Betreffs gibt es einige Hinweise, welche Ihnen das Arbeiten erleichtern sollen.
Wenn nur die Hauptgruppe angehakt ist, aber keine Untergruppe, dann ist das so, als wären alle Untergruppen angehakt. Sowie eine Untergruppe angehakt ist, wird nur noch diese beim Filtern berücksichtigt.
Wenn Sie die Markierung, wie z. B. in nachstehender Abbildung, schnell erstellen wollten, müssen Sie keine
9 Kontrollkästchen anhaken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Klappen Sie die Hauptgruppe aus, welche Sie markieren wollen.
2. Betätigen Sie auf der Hauptgruppe die rechte Maustaste. Es öffnet sich das Menü, siehe nachfolgen-
87
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3. Wählen Sie hier Markierung und es öffnet sich ein weiteres Menü siehe Abbildung 7.6.15.
4. Hier wählen Sie den Befehl Den aktuellen und untere Zweige markieren.
5. Jetzt brauchen Sie nur noch die nicht benötigte(n) Gruppen abhaken.
Überblick
Abbildung 7.6.13: Filterdialog Einträge Gruppenfeld Hauptgruppe
Abbildung 7.6.14: Kontextmenü
88
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Abbildung 7.6.15: Kontextmenü Markieren
Gruppenfeld Felder
Abbildung 7.6.16: Filterdialog Einträge Gruppenfeld Felder am Beispiel einer Aufgabe
Die Aktivierung der Filterfunktion erfolgt durch das Anhaken des Kontrollkästchens.
Die zur Verfügung stehenden Felder sind abhängig von der Liste. Am Beispiel des Feldes Richtung wird nachstehend verdeutlicht wie Sie die Filterbedingung zum Finden von Einträgen aktivieren.
89
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Abbildung 7.6.17: Filterdialog Einträge Gruppenfeld Felder Auswahl der
Richtung
Dann wird das Listenfeld geöffnet.
Abbildung 7.6.18: Filterdialog Einträge Gruppenfeld Felder, Listenfeld Richtung
Nun erfolgt die Auswahl durch anhaken der Kontrollkästchen in der Combobox.
90
Überblick
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 7.6.19: Filterdialog Einträge Gruppenfeld Felder, Listenfeld Richtung mit Auswahl
Gruppenfeld Datum und Zeit
Die Aktivierung der Filterfunktion erfolgt durch das Anhaken des Kontrollkästchens und der anschließenden
Auswahl über die Schaltflächen Kalender (siehe nachstehende Abbildung A) und Zeit (siehe nachstehende
Abbildung B). Für ganz Eilige gibt es die Schaltfläche Zeitbereich vorwählen (siehe nachstehende Abbildung
D). Die Schaltfläche zur Übernahme aus der Zwischenablage Kalender (siehe nachstehende Abbildung C) ist bereits vorbereitet, aber noch nicht funktionsfähig.
Abbildung 7.6.20: Filterdialog Einträge Gruppenfeld Datum und Zeit am
Beispiel des Filters für Aufgaben
91
TreesoftOffice.org
Überblick
7.7
Ansichten von Aufgaben
In TreesoftOffice.org haben Sie die Möglichkeiten Unteraufgaben zu Aufgaben anzulegen. Um jederzeit eine
Optimale Übersicht zu haben können Sie entscheiden, welche Ansicht bessere ist.
Baum Modus
Diese Schaltfläche zeigt zu den Aufgaben alle Unteraufgaben strukturiert an.
Tabellen Modus
Es werden nur die Aufgaben, welche einem Projekt oder einer Adresse direkt zugeordnet sind, angezeigt.
Abbildung 7.7.1: Aufgabenliste mit Markierung der Schaltflächen Ansichten für die Aufgabenliste
Die Schaltfläche zum anlegen einer Unteraufgabe ist abgeblendet:
im Tabellenmodus, weil hier keine Struktur verfügbar ist um die Unteraufgabe einzuordnen.
wenn die Mehrfachmarkierung aktiviert ist und mehr als eine Aufgabe markiert ist, weil dann die Unteraufgabe nicht genau einer Aufgabe zugeordnet werden kann.
7.8
Sortieren von Einträgen
Das Sortieren von Einträgen erfolgt durch einen Klick auf die Überschrift der Spalte, nach welcher sortiert werden soll, und funktioniert in allen Listen. Durch jeden weiteren Klick wird die Sortierung umgekehrt.
Bei Aufgaben ist eine bestimmte Reihenfolge, in der diese abgearbeitet oder angezeigt werden können, wünschenswert. Für Aufgaben zu Adressen oder Projekten wurde deshalb die Spalte Position eingeführt.
Wenn bei Aufgaben die Spalte Position in der Liste angezeigt wird, können Sie die Aufgaben entsprechend der Positionen sortieren, ohne den Sortiermodus einzuschalten.
92
Überblick TreesoftOffice.org
Sollte die Spalte Position nicht angezeigt werden, wählen Sie die Spalte Position zur Anzeige aus wie im Ka-
pitel 7.6.1 Einrichten der Listen ab Seite 78 beschrieben.
Das Ändern der Position von Aufgaben erfolgt im Sortiermodus.
7.8.1
Sortiermodus aktivieren
Sie aktivieren den Sortiermodus über die Schaltfläche Sortiermodus (siehe Markierung in nachstehender Abbildung).
Abbildung 7.8.1: Aufgabenliste mit markierter
Schaltfläche Sortiermodus bei deaktiviertem Sortiermodus
WICHTIG
Das Ändern der Reihenfolge von Aufgaben ist nur in den Projekten oder der Adresse möglich.
Bei eingeschaltetem Sortiermodus können Sie die Aufgaben nicht editieren.
HINWEIS
Haben Sie keine Angst diesen Vorgang zu üben, beim Verlassen des Sortiermodus können Sie unerwünschte Ergebnisse durch Betätigen der Schaltfläche
Abbrechen
vermeiden.
7.8.2
Sortiermodus beenden
Sie deaktivieren den Sortiermodus über die Schaltfläche Sortiermodus (siehe Markierung in nachstehender
Abbildung).
Abbildung 7.8.2: Aufgabenliste mit markierter
Schaltfläche Sortiermodus bei aktiviertem Sortiermodus
Beim Verlassen des Sortiermodus kommt bei Änderungen in der Sortierung immer nachstehende Meldung.
93
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 7.8.3: Meldung beim Verlassen des Sortiermodus
7.8.3
Sortierte Spalten als Positionen übernehmen
Wenn Sie im aktivierten Sortiermodus auf Spaltenbezeichnung klicken, erscheint nachfolgende Meldung.
Abbildung 7.8.4: Meldung bei Klick im Sortiermodus auf die Spaltenbezeichnung
Diese Meldung verhindert ein versehentliches Umsortieren bzw. ermöglicht Ihnen eine schnelle, dauerhafte
Sortierung Ihrer Aufgaben z. B. nach einer Spalte.
7.8.4
Positionen von Aufgaben manuell verändern
Generell verschieben Sie eine Aufgabe bei eingeschaltetem Sortiermodus, in dem Sie diese mit der linken
Maustaste auswählen und mit gedrückter linker Maustaste verschieben. Um die Position der Ablage gut zu
94
Überblick TreesoftOffice.org
erkennen, empfiehlt es sich, die zu verschiebende Aufgabe am Betreff zu markieren. Dabei gibt es zwei Ablagemöglichkeiten, welche zu beachten sind.
So ändern Sie die Position einer Aufgabe
In der Markierung der nachstehenden Abbildung sehen Sie die schwarze Linie zwischen zwei Aufgaben. Ist nur eine schwarze Linie zwischen zwei Aufgaben und kein Rechteck, wird die Aufgabe an diese Position verschoben.
Abbildung 7.8.5: Aufgabenliste beim Verschieben im Sortiermodus zum Ändern der Position
So verschieben Sie eine Aufgabe in eine Unteraufgabe
In der Markierung der nachstehenden Abbildung sehen Sie den Teil eines schwarzen Rechtecks. Die Aufgabe wird als Unteraufgabe zu der mit dem Rechteck markierten Aufgabe verschoben.
Abbildung 7.8.6: Aufgabenliste beim Verschieben einer Aufgabe zu einer Unteraufgabe im Sortiermodus
8 Notifier
Der Treesoft Notifier ist ein eigenständiges Programm, welches beim Booten des Arbeitsplatz PCs automatisch über den Windows Autostart gestartet wird. Anstehende Aufgaben und Termine, sowie eingehende und ausgehende Telefonate werden hier angezeigt, auch wenn TreesoftOffice.org selbst noch nicht gestartet ist.
95
TreesoftOffice.org
Überblick
Der Treesoft Notifier zeigt wichtige Ereignisse in einem Popup-Fenster an. Dieses Fenster kann in einer beliebigen Bildschirm-Ecke platziert werden und nimmt nur einen geringen Teil des Bildschirms ein. Um immer alle wichtigen Ereignisse im Blick zu haben, überlagert das Popup-Fenster alle anderen Fenster. Es kann auf
Wunsch in den Infobereich (der Bereich rechts unten neben der Uhrzeit) minimiert werden, um den verdeckten Bildschirmbereich wieder freizugeben.
8.1
Starten und Beenden
Beim Starten des Notifier über die Autostartfunktion erscheint der Anmeldedialog, den sie schon von
TreesoftOffice.org her kennen. Melden Sie sich wie gewohnt an. Es wird nur der Notifier gestartet. Wenn Sie später TreesoftOffice.org starten, müssen Sie sich nicht nochmals anmelden.
HINWEIS
Der Notifier startet unter den nachfolgend aufgeführten Bedingungen automatisch.
Beim Starten von Windows über die Auto-Startfunktion
Sie starten einen Anruf aus TreesoftOffice.org und der Notifier ist nicht gestartet.
8.1.1
Wiederholtes Starten des Notifier
Wenn das Symbol im Infobereich am rechten unteren Bildschirmrand in der Taskleiste nicht mehr angezeigt wird, ist der Notifier beendet.
Starten des Notifier wenn TreesoftOffice.org nicht gestartet ist
1. Starten Sie den Notifier über das Windowsmenü Start > Alle Programme > Autostart > TreesoftNoti-
fier.
2. Melden Sie sich mit Ihren Daten am Anmeldedialog an.
Finden Sie keinen Eintrag im Menü Autostart, dann starten Sie bitte TreesoftOffice.org und melden sich mit
Ihren Daten am Anmeldedialog an. Anschließend fahren Sie fort wie weiter beschrieben.
96
Überblick TreesoftOffice.org
Starten des Notifier wenn TreesoftOffice.org ist gestartet ist
Wechseln Sie in den Optionen-Dialog in den Zweig Grundlagen > Persönliche Einstellungen und betätigen im Gruppenfeld Programmstart die Schaltfläche
Notifier starten
.
Da TreesoftOffice.org gestartet war müssen Sie sich beim Starten des Notifier nicht mehr anmelden.
8.1.2
Beenden des Notifier
Der Treesoft Notifier befindet sich im Infobereich am rechten unteren Bildschirmrand in der Taskleiste.
Über einen Rechts-Klick öffnet sich folgendes Kontextmenü (Abbildung 8.1.1).
Abbildung 8.1.1: Kontextmenü des Notifier
Wählen Sie hier den Befehl
Beenden
.
8.2
Einrichten der Autostart-Funktion
1. Öffnen Sie den Optionen-Dialog mit der Tastenkombination [STRG] + [UMSCHALT] + [O] .
2. Wählen Sie den Zweig Grundlagen > Persönliche Einstellungen
3. Betätigen Sie im Gruppenfeld Programmstart die Schaltfläche
Notifier starten
(siehe Markierung in nachstehender Abbildung)
97
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 8.2.1: Notifier
über den Optionendialog starten
4. Der Treesoft Notifier befindet sich im Infobereich am rechten unteren Bildschirmrand in der Taskleiste. Führen Sie einen Rechts-Klick mit der Maustaste auf das Symbol aus.
5. Es öffnet sich das Kontextmenü (siehe nachstehende Abbildung).
Abbildung 8.2.2: Kontextmenü des Notifier
6. Wählen Sie den Befehl
Nach dem Hochfahren automatisch starten
.
Dieser Befehl richtet eine Verknüpfung im Autostartmenü von Windows ein, und der Notifier startet mit dem nächsten Windows-Start automatisch.
8.3
Einrichten der Anzeige
Abbildung 8.3.1: Beispiel
Notifier Aufgabe mit Zeitvorgabe in Bearbeitung
Die Titelzeile des Fensters beinhaltet rechts drei Schaltflächen mit nachfolgender Bedeutung:
98
Überblick TreesoftOffice.org
Online-Hilfe aufrufen.
Platzierung des Notifier Popup-Fensters
Ausblenden des Notifier Popup-Fensters
Einstellung des Anzeigebereiches
Beim Betätigen der Schaltfläche stehen die Optionen "Links oben", "Rechts oben", "Links unten" und
"Rechts unten" zur Verfügung. Bei der Anzeige Rechts oben wird das Popup automatisch ein wenig weiter unten positioniert, damit die System-Schaltflächen eines maximierten Fensters problemlos bedient werden können.
Sind an den Computer mehrere Bildschirme angeschlossen kann der Bildschirm festgelegt werden, auf dem sich der Treesoft Notifier öffnen soll. Dazu wählen Sie einfach in dem Dialog das gewünschte Anzeigegerät aus.
Abbildung 8.3.2: Auswahl der Platzierung des Notifier
Popup-Fensters
Die in diesem Dialog vorgenommenen Einstellungen werden automatisch abgespeichert und der Treesoft-
Notifier öffnet sich beim nächsten Systemstart wieder an der gewünschten Position. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für die aktuelle Bildschirmkonfiguration und für den aktuellen Benutzer gelten. Das bedeutet, dass andere Einstellungen verwendet werden, wenn sich ein anderer Benutzer an TreesoftOffice.org anmeldet oder wenn sich die Konfiguration (z. B. Auflösung) der verwendeten Bildschirme ändert. Gleichzeitig heißt dies im Mehrplatzbetrieb aber auch, dass für einen Benutzer an jedem Arbeitsplatz, der die glei-
99
TreesoftOffice.org
Überblick che Bildschirmkonfiguration verwendet (die Anzahl, Ausrichtung und Auflösung der Bildschirme ist identisch), die gleichen Einstellungen geladen werden. Dadurch wird ein wechseln zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen ohne Umgewöhnung möglich.
Ausblenden des Notifier Popup-Fensters
Das Symbol Minimieren dient zum Ausblenden des Popup-Fensters in den Infobereich. Der Infobereich befindet sich am rechten unteren Bildschirmrand in der Taskleiste und ist meistens direkt neben der Uhr zu finden. Dort wird das Symbol des Treesoft Notifier eingeblendet. Über einen Klick auf das Symbol wird der Treesoft Notifier ein- oder ausgeblendet, je nachdem, ob er gerade angezeigt wird oder nicht.
8.4
Anzeige und Bearbeitung von Ereignissen
In Abhängigkeit der Konfiguration und Organisation Ihrer Version von TreesoftOffice.org können im Notifier
Termine, Aufgaben, E-Mails und Telefonate angezeigt werden.
WICHTIG
Einträge ohne Erinnerung werden im Treesoft Notifier nicht angezeigt, außerdem werden abgeschlossene oder abgebrochene Einträge ebenfalls nicht mehr angezeigt. In den nachfolgenden Kapiteln erhalten Sie dazu nähere Informationen.
8.4.1
Termine und Aufgaben anzeigen
Termine und Aufgaben werden nur angezeigt, wenn das Kontrollkästchen Erinnerung bei dem Termin oder der Aufgabe angehakt ist (siehe nachstehende Abbildung).
100
Überblick
Abbildung 8.4.1: Termin mit angehakter Erinnerung zur Anzeige als Ereignis im
Notifier.
TreesoftOffice.org
101
TreesoftOffice.org
Überblick
Aufgaben mit Zeiterfassung anzeigen
Aufgaben haben noch eine Besonderheit. Wenn der Status der Aufgabe auf In Bearbeitung steht, wird bei der
Aufgabe eine kleine Uhr als Schaltfläche angezeigt, mit welcher die Zeit zur Aufgabe gestoppt werden kann.
Das hat den Vorteil, dass Sie die wirklich benötigte Zeit, z.B. beim schreiben eines Angebotes schnell erfassen können.
Abbildung 8.4.2: Aufgabe mit aktivierter Erinnerung und dem Status In Bearbeitung zur Anzeige als Ereignis im Notifier und der komfortablen Zeiterfassung.
Abbildung 8.4.3: Beispiel
Notifier Aufgabe mit Zeitvorgabe in Bearbeitung
102
Überblick TreesoftOffice.org
Die laufende Zeit einer Aufgabe wird etwa jede Minute in der Datenbank aktualisiert.
Aufrufen der Aufgabe oder des Termins zum Bearbeiten
Die in der nachstehenden Abbildung markierte Schaltfläche öffnet die Aufgabe oder den Termin zum Bearbeiten. Sollte TreesoftOffice.org noch nicht gestartet sein, wird es automatisch gestartet.
Abbildung 8.4.4: Beispiel
Notifier Aufgabe mit Zeitvorgabe in Bearbeitung
Verschieben der Erinnerung bzw. ändern des Status einer Erinnerung
Abbildung 8.4.5: Beispiel
Notifier Aufgabe mit Zeitvorgabe in Bearbeitung
Die in der vorstehenden Abbildung markierte Schaltfläche öffnet den nachstehenden Dialog (Abbildung
einheit die Erinnerung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Im Gruppenfeld Status können sie den
Status einer Aufgabe oder eines Termins ändern. Die nachstehende Abbildung zeigt den Status am Beispiel einer Aufgabe.
HINWEIS
Es ist nicht erforderlich das TreesoftOffice.org gestartet ist.
103
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 8.4.6: Fenster zum verschieben der Erinnerung oder Ändern des
Status einer Aufgabe
8.4.2
E-Mails
Sollten Sie einen Kalender für E-Mails abonniert haben, werden diese als Eingangs-Erinnerung angezeigt.
8.4.3
Telefonate
Telefonate werden angezeigt, wenn im Optionendialog > Computertelefonie die entsprechenden Einstellungen für Ihre Telefonanlage und Ihren Arbeitsplatz erfolgt sind.
HINWEIS
Ausführliche Hinweise und weiterführende Einstellungen sind im Kapitel 9 Computertelefonie
104
Überblick TreesoftOffice.org
8.4.4
Rubriken der Anzeige von Ereignissen
Der Treesoft Notifier zeigt Ereignisse in verschiedenen, zeitlich gegliederten Rubriken an, um zu gewährleisten, dass die wichtigsten Ereignisse immer sichtbar sind und nicht in der Masse von anderen Ereignissen un tergehen. Ereignisse werden unterteilt in:
Früher als gestern
Gestern
Heute
Morgen
Später als morgen
Telefonate
Anrufe in Abwesenheit
Immer angezeigt
Die einzelnen Rubriken lassen sich über das Kontrollkästchens bequem ein- und ausblenden. So lassen sich schnell ältere Ereignisse nachschlagen und danach direkt wieder ausblenden, um den Überblick der aktuellen Ereignisse immer optimiert zu halten.
In welcher Rubrik ein Eintrag angezeigt wird ist abhängig vom gesetzten Datum Beginnt am als auch Fällig
am. Die eingestellte Erinnerungszeit ist Ausschlaggebend wann der Termin angezeigt wird.
Ist beispielsweise ein Termin Mittwoch fällig und als Erinnerung 24 Stunden vor dem Beginn eingestellt, wird der Termin Dienstag unter "Morgen" eingeordnet. Ist die Erinnerung eines Termins noch nicht fällig, d. h. es ist mehr als 24 Stunden vor Beginn des Termins, ist dieser im Treesoft Notifier noch nicht sichtbar. Bei
Einträgen die sowohl Beginnt am als auch Fällig am bzw. Endet am gesetzt haben, ist immer die Zeit Beginnt
am ausschlaggebend.
Die Rubrik Immer angezeigt ist unabhängig vom Datum. Wird bei einer Aufgabe oder einem Termin das
Kontrollkästchen Erinnerung aktiviert und im rechts daneben befindlichen Listenfeld Immer ausgewählt, wird der Termin oder die Aufgabe immer angezeigt (siehe Markierungen in nachstehender Abbildung).
105
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 8.4.7: Termin mit aktivierter Erinnerung
Immer
Diese Auswahl empfiehlt sich für die wichtigsten Aufgaben und Termine.
8.4.5
Aktualisierung der Ereignisse
Die Ereignisse im Treesoft Notifier werden in Echtzeit angezeigt. Das bedeutet, dass nicht einmal eine Sekunde vergeht, bevor Sie über eine neue Aufgabe, einen geplanten Termin oder eine eingetroffene E-Mail infor miert werden. Im Gegensatz zu anderer Software verbindet sich der Treesoft Notifier nicht regelmäßig mit der Datenbank, um neue Ereignisse abzufragen. Stattdessen werden diese automatisch von der Datenbank dem Treesoft Notifier mitgeteilt - und zwar genau dann, wenn diese passieren. Dies spart Netzwerkverkehr
106
Überblick TreesoftOffice.org
und entlastet den Server in einem Mehrplatzbetrieb. Im Einplatzbetrieb wird dadurch der Arbeitscomputer entlastet und es werden nur sehr wenige Systemressourcen verbraucht, um die Arbeit mit anderen Anwendungen nicht zu verlangsamen.
8.4.6
Benachrichtigung bei Änderungen
Hat sich ein Eintrag geändert oder kam ein neues Ereignis hinzu, werden diese optisch mit einem blass grünen Hintergrund, der kurz aufleuchtet, hervorgehoben. Ist der Treesoft Notifier zu einem solchen Zeitpunkt minimiert, öffnet er sich automatisch. Ist eine Bildlaufleiste sichtbar, da mehr Ereignisse angezeigt werden als in das Popup-Fenster passen, wird diese ebenfalls automatisch so verschoben, dass der Eintrag sichtbar ist.
Die Hervorhebung verschwindet sofort, wenn die Maus über das Ereignis bewegt wird. Dies ist besonders praktisch, wenn Ereignisse hinzukommen, während man gerade nicht am Platz ist oder seine Aufmerksamkeit nicht auf den Bildschirm gerichtet hat. Selbst wenn mehrere Ereignisse hinzugekommen sind oder aktualisiert wurden, erkennt man sofort, welche Information neu ist.
107
TreesoftOffice.org
Überblick
9 Computertelefonie CTI
In den nachfolgenden Kapiteln wird Ihnen gezeigt, welche Einstellungen Sie vornehmen müssen, und an welchen Stellen die bekannten Funktionen jetzt zu finden sind.
9.1
Einstellungen
Eingehende externe Telefonate werden im Notifier angezeigt, wenn die Einstellungen im Optionendialog >
Computertelefonie vollständig sind. Zusätzlich können Sie folgende Kontrollkästchen aktivieren:
Interne Anrufe anzeigen
Anrufe, die aus TreesoftOffice.org heraus gewählt wurden, auch anzeigen
108
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Abbildung 9.1.1: Beispiel für Computertelefonie-Einstellungen im Optionendialog
Die Schaltflächen haben folgende Bedeutung:
Öffnet den Dialog zur Vorbelegung einer Hauptgruppe, Gruppe und Betreff für einen Eintrag zu einem Telefonat.
Löscht die Vorauswahl, so dass beim Erstellen eines Eintrages zu einem Telefonat keine Hauptgruppe, Gruppe und Betreff vorgewählt ist.
109
TreesoftOffice.org
9.2
Eingehende Anrufe
Ein eingehendes Telefonat wird wie folgt angezeigt:
Abbildung 9.2.1: Beispiel
Notifier Neuer Anruf
Sie können nun alle nachstehend beschriebenen Funktionen aus dieser Anzeige heraus verwenden.
Nach der Annahme des Gespräches erscheint folgende Anzeige.
Abbildung 9.2.2: Beispiel
Notifier Laufendes Telefonat
110
Überblick
Überblick
Wenn Sie das Gespräch abgeschlossen haben, sieht die Anzeige wie folgt aus.
TreesoftOffice.org
Abbildung 9.2.3: Beispiel
Notifier Abgeschlossenes
Telefonat
Haben Sie das Gespräch nicht angenommen, weil Sie z.B. nicht am Arbeitsplatz waren, ist dieser verpasste
Anruf sofort ersichtlich. Sie können nun einen Rückruf starten oder andere Funktionen aus diesem Ereignis ausführen.
Abbildung 9.2.4: Beispiel
Notifier Anruf in Abwesenheit
Nachfolgend werden alle Funktionen beschrieben, welche Sie aus dem Eintrag im Notifier verwenden können:
Es existiert kein Eintrag oder keine Adresse
In Abhängigkeit der Einstellungen des Optionendialog Zweig Grundlagen > Computertelefonie
111
TreesoftOffice.org
Überblick
Kontrollkästchen Immer den Historieneintrag anstatt den Anrufdialog anzeigen angehakt
Ein Klick auf diese Schaltfläche erstellt einen Eintrag in der Historie zu diesem Anruf.
Wenn Sie diese Schaltfläche betätigen und TreesoftOffice.org ist noch nicht gestartet, wird erst TreesoftOffice.org gestartet und dann der Eintrag geöffnet.
Kontrollkästchen Immer den Historieneintrag anstatt den Anrufdialog anzeigen abgehakt
Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet den Anrufdialog
Es existiert ein Eintrag
Der Grüne Haken zeigt, dass zu diesem Anruf bereits ein Eintrag in der Historie existiert. Durch Betätigen der Schaltfläche wird der Eintrag geöffnet.
Wenn Sie diese Schaltfläche betätigen und TreesoftOffice.org ist noch nicht gestartet, wird erst TreesoftOffice.org gestartet und dann der Eintrag geöffnet.
Entfernt den Anruf aus dem Notifier.
Sollten Sie einen Anruf versehentlich aus dem Notifier entfernt haben, ohne einen Eintrag zu erstellen, kön-
schrieben.
Ein Klick auf diese Schaltfläche beendet das Gespräch.
Ein Klick auf die Schaltfläche oder die Telefonnummer öffnet einen Dialog, in Abhängigkeit der von Ihnen verwendeten Telefonanlage, mit welchem Sie die Nummer wählen können.
Ein Klick auf den Namen öffnet die verknüpfte Adresse wenn der Adressdialog geschlossen ist. Ist der
Adressdialog bereits geöffnet, wird das Fenster zur Farbauswahl angezeigt. Nach der Auswahl der Farbe wird die verknüpfte Adresse geöffnet.
Dieses Telefonat ist ein eingehendes, angenommenes Telefonat.
Dieses Telefonat ist ein eingehendes, nicht angenommenes Telefonat.
Dieses Telefonat ist ein ausgehendes Telefonat. Die Gegenstelle hat abgenommen.
Dieses Telefonat ist ein ausgehendes Telefonat. Die Gegenstelle hat nicht abgenommen.
112
Überblick TreesoftOffice.org
Sie entscheiden selbst, ob Sie während eines Telefonats die Adresse öffnen und einen Eintrag erstellen, oder dieses erst nach Abschluss des Gesprächs erledigen.
9.3
Ausgehende Anrufe und interne Anrufe
Ausgehende Anrufe und interne Anrufe werden nur im Notifier angezeigt, wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist. Der Aufbau der Anzeige ist ähnlich dem der eingehenden Anrufen.
Wenn Sie interne bzw. ausgehende Anrufe im Notifier anzeigen möchten, öffnen Sie den Dialog Computer-
fe Sie als Ereignis angezeigt haben möchten.
9.4
Makeln von Gesprächen
Wenn Ihnen ein Anruf aus der Zentrale oder von einem anderen Arbeitsplatz übergeben wird, sehen Sie im
Notifier den übergebenen Anruf erst dann, wenn die Gegenstelle aufgelegt hat. Sie können anschließend alle gewohnten Aktionen aus dem Ereignis aufrufen.
9.5
Auswertung Computertelefonie
Über das Menü Listen > Computertelefonie > Meine Gespräche von Heute im Adressendialog, öffnet sich eine Liste mit Ihren heute geführten Telefonaten. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit sich Telefonate die Sie in der Vergangenheit geführt haben anzuzeigen. Durch die vielfältigen Filtereinstellungen können Sie gezielt nach Telefonaten suchen. Beim Filtern werden keine Daten verändert, so dass Sie diese Funktion beliebig testen können.
Die Schaltflächen unter der Titelzeile der Telefonie-Liste haben folgende Bedeutung:
113
TreesoftOffice.org
Überblick
Schließen
Schließt die Telefonie-Liste
Filter
Blendet den Filterdialog ein oder aus
Aktualisieren
Aktualisiert die Telefonie-Liste entsprechend der geänderten Filtereinstellungen.
Öffnen
Öffnet einen gespeicherten Filter
Speichern
Speichert die aktuellen Filtereinstellungen
Die Zeichen in der Telefonie-Liste haben folgende Bedeutung:
Zu diesem Telefonat existiert noch kein Eintrag. Ein Klick auf dieses Zeichen erstellt einen neuen Eintrag zu diesem Telefonat.
Zu diesem Telefonat existiert ein Eintrag. Ein Klick auf dieses Zeichen öffnet den Eintrag zum Bearbeiten.
Dieses Telefonat ist ein eingehendes, angenommenes Telefonat.
Dieses Telefonat ist ein eingehendes, nicht angenommenes Telefonat.
Dieses Telefonat ist ein ausgehendes Telefonat. Die Gegenstelle hat abgenommen.
Dieses Telefonat ist ein ausgehendes Telefonat. Die Gegenstelle hat nicht abgenommen.
9.6
Erstellung eines Eintrages zu einem Telefonat
Es gibt zwei Möglichkeiten einen Eintrag zu einem Telefonat zu erstellen.
114
Überblick TreesoftOffice.org
Das Telefonat wird im Notifier angezeigt und ausgewählt.
Sie können auch schon während des Telefonats einen Eintrag erstellen.
Das Telefonat wird in der Liste der Computertelefonie angezeigt und ausgewählt.
Sie erkennen ein Telefonat ohne Eintrag in der Historie, an der Schaltfläche . Beim Betätigen der Schaltfläche öffnet sich das Fenster Neuen Eintrag erstellen (siehe nachstehende Abbildung).
Abbildung 9.6.1: Beispiel eines neuen Eintrages welcher aus dem Notifier erstellt wurde.
Als Zeitstempel wird die Startzeit des Telefonats automatisch eingetragen.
Die Stoppuhr ist aktiviert und die Ist-Zeit läuft weiter bis die Schaltfläche betätigt wird oder der Eintrag gespeichert wird. Die Ist-Zeit ergibt sich aus der Zeit des Telefonats plus der benötigten Zeit zur Erstellung des Eintrages. Ist die Stoppuhr versehentlich weiter gelaufen, können Sie die Ist-Zeit auf die Dauer des Telefonats mit der Schaltfläche zurücksetzen. Zu dieser Zeit können Sie dann durch Betätigen der Schaltfläche eine beliebige Zeit dazu addieren.
Die Hauptgruppe und Gruppe ist vorbelegt, wie Sie in den Einstellungen im Optionendialog im Zweig Computertelefonie definiert wurde und kann entsprechend angepasst werden.
Die Richtung und die Kontaktart werden automatisch gesetzt.
115
TreesoftOffice.org
Sie brauchen nur noch den Betreff ergänzen und den Gesprächsinhalt eintragen.
Überblick
9.7
Nachträgliche Zuordnung der Anrufe zu Einträgen
Es gibt viele Gründe, warum Sie einem Eintrag nachträglich ein Telefonat zuordnen müssen. Das Telefonat kann versehentlich aus dem Notifier entfernt worden sein, Sie hatten während des Gesprächs keine Zeit den
Eintrag zu erstellen oder es sollen mehrere Telefonate einem Eintrag zugeordnet werden.
Das Gruppenfeld Verknüpfte Telefonate ist nur vorhanden, wenn die Kontaktart Telefon gewählt ist.
116
Abbildung 9.7.1: Eintrag bearbeiten am Beispiel eines Eintrages mit einem zuordneten Telefonat.
im Feld Verknüpfte Telefonate
Öffnet die Telefonie-Liste. Sie haben die Möglichkeit über die Filterfunktion das Telefonat zu suchen und dem Eintrag zuzuordnen.
im Feld Verknüpfte Telefonate
Das Minus steht hinter jedem Telefonat. Durch einen Klick wird die Verknüpfung des Telefonats aus dem
Überblick TreesoftOffice.org
Eintrag entfernt.
Werden mehrere Telefonate zu einem Eintrag hinzugefügt, wird der Zeitstempel auf den Beginn des ersten
Telefonats gesetzt. Die Zeit Beginnt am erhält die Startzeit des ersten Telefonats. Die Zeit Endet am erhält die
Endzeit des letzten Telefonats. Die Ist-Zeit wird aus der Summe aller Telefonate plus der Zeitdauer der Eintragerstellung gebildet.
10 Arbeiten mit Katalogen
In TreesoftOffice.org unterscheiden wir zwischen Fremdkatalogen und dem Eigenen Katalog. In diesem Kapitel erfahren Sie warum es diese 2 Arten gibt und wie Kataloge angelegt und eingelesen werden. Dabei ist es wichtig zu unterscheiden ob Sie einen Katalog neu anlegen oder aktualisieren wollen.
Fremd-Kataloge können auf folgende Arten importiert werden:
Materialdaten
DATANORM Importschnittstelle (Formate 4.0 und 5.0) *
ELDANORM Importschnittstelle (Formate 1/96 und 2000) *
Leistungs- und Materialdaten
ZVEHNORM Importschnittstelle (Format 2000) *
TreesoftOffice.org Plug-ins *
10.1
Grundlegende Informationen
*
In Treesoft CAD und Treesoft ERP werden die eingelesenen Artikeldaten von den tatsächlich verwendeten,
Sie benötigen die entsprechende Lizenzdatei
117
TreesoftOffice.org
Überblick ist eine grundlegende Voraussetzung für eine "saubere" Materialwirtschaft. Beim erstmaligen Einsetzen eines
Materials aus einem eingelesenen Lieferanten-/Herstellerkatalog, kopiert die Software dieses automatisch in den sogenannten Eigenen Katalog. In dem Eigenen Katalog ist somit nur das von Ihnen tatsächlich verwendete bzw. selbst angelegte Material enthalten. Beim erneuten Einsetzen des gleichen Materials aus dem Lieferanten-/Herstellerkatalog wird auf das Material in dem Eigenen Katalog referenziert und dieses eingesetzt.
Das Bringt Ihnen den Vorteil, dass nur das Material, mit welchem Sie immer arbeiten, kompakt und über sichtlich zusammengefasst im Eigenen Katalog steht, und an einer Stelle überarbeitet und gepflegt wird.
Abbildung 10.1.1: Getrennte Verwaltung der eingelesenen Artikeldaten
WARNUNG!
Ein einmal eingelesener Lieferanten-/Herstellerkatalog darf auf keinen Fall in der Software gelöscht werden, wenn dieser bereits verwendet wurde, d. h. Material in den Eigenen Katalog kopiert wurde.
118
Überblick TreesoftOffice.org
Beim Löschen eines Lieferanten-/Herstellerkataloges gehen alle Referenzen zu den verwendeten Materialien in dem Eigenen Katalog verloren und die Wiederherstellung kann nicht garantiert werden.
10.2
Farbkennzeichnung der Artikeldaten
Zur Kennzeichnung der Artikeldaten verwendet TreesoftOffice.org die "Ampelfarben" Rot, Gelb, Grün. Diese haben dabei die folgende Bedeutung:
Rot:
Eingelesenes, nicht geprüftes Material
Gelb:
Material wurde in den Eigenen Katalog kopiert
Grün:
Tatsächlich verwendetes bzw. selbst angelegtes Material
Abbildung 10.2.1: Farbkennzeichnung der Artikeldaten
119
TreesoftOffice.org
Überblick
10.3
Neuanlage von Katalogen und Einlesen von Artikeldaten
In der nachstehenden Tabelle sind alle Arbeitsschritte zum Anlegen und Einlesen des Kataloges über DATA-
NORM, ELDANORM oder ZVEHNORM beschrieben.
Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind zwingend in der beschriebenen Reihenfolge durchzuführen um alle weiteren Funktionen in TreesoftOffice.org zu gewährleisten.
Arbeitsschritte zum Anlegen und Einlesen eines neuen Kataloges
1 Durchführen einer Datensicherung
2 Anlegen eines Kataloges
3 Zuordnen einer Adresse
4 Einstellungen vor dem Einlesen der Artikeldaten
5 Einzulesende Dateien auswählen
6 Einlesevorgang der Artikeldaten starten
7 Übersetzungstabelle für die Einheiten
8 Anlegen einer Konfigurationsdatei für die Volltextsuche
9 Aktualisierung der Volltextsuche
10 Preisberechnung
Erläuterung
Installationshandbuch
Kapitel 10.3.1 ab Seite 121
Kapitel 10.3.2 ab Seite 121
Kapitel 10.3.3 ab Seite 122
Kapitel 10.3.4 ab Seite 123
Kapitel 10.3.5 ab Seite 125
Kapitel 10.3.6 ab Seite 127
Kapitel 10.3.7 ab Seite 127
Kapitel 10.3.8 ab Seite 130
Kapitel 10.3.9 ab Seite 131
11 Kontrolle eines eingelesenen Kataloges Kapitel 10.3.10 ab Seite 136
TIPP
Verwenden Sie die vorstehende Tabelle generell als Checkliste. Wenn Sie mehrere Kataloge angelegt haben, kennen Sie bereits den Inhalt der Erläuterungen. Mit einer Checkliste führen Sie die Arbeitsschritte immer in der richtigen Reihenfolge aus, ohne etwas auszulassen.
120
Überblick TreesoftOffice.org
10.3.1
Anlegen eines Kataloges
1. Wählen Sie im Menü
Stammdaten
den Befehl
Importieren
,
DATANORM
,
ELDANORM
oder
ZVEHNORM
.
2. Betätigen Sie in dem anschließend eingeblendeten Dialog die Schaltfläche
Neu
, bzw. in dessen Datenbank-Symbolleiste die Schaltfläche .
3. Geben Sie in dem Feld Name eine kurze Bezeichnung für den anzulegenden Katalog (z. B. Rexel) ein.
4. Ordnen Sie in dem Auswahlfeld Lohn die gewünschte Lohnart zu (nur bei einem Leistungskatalog wie z. B. ZVEHNORM). Die Software greift hierbei auf die bereits in den Stammdaten angelegten Löhne zurück. Wenn der einzulesende Katalog nur Material enthält, wählen Sie den Eintrag Keinen Lohn.
5. Betätigen Sie zum Anlegen des Kataloges in der Datenbank-Symbolleiste die Schaltfläche .
10.3.2
Zuordnen einer Adresse
Bevor Sie die Adresse zuordnen sollten Sie diese im Adressdialog auf korrekte Firmenbezeichnung und Anschrift, sowie die nachstehenden Mindestinformationen überprüfen.
Mindest-Informationen:
Herstelleradresse
Die Adresse hat Herstellerinformationen zugeordnet.
Die Adresse hat eine Kurzbezeichnung auf der Registerkarte Hersteller.
Kennung
Lieferantenadresse
Die Adresse hat Lieferanteninformationen zugeordnet.
Die Adresse hat eine Kurzbezeichnung auf der Registerkarte Adresse.
121
TreesoftOffice.org
Überblick
Wie Sie die Lieferanten- und Herstellerinformationen zu einer Adresse anlegen ist im Handbuch TreesoftOf-
fice.org Adressen - Erste Schritte im Kapitel Anlegen einer Adresse beschrieben.
Das Material bekommt eine Lieferanten-Adresse bei der ersten Verwendung im Eigenen Katalog automatisch als Hauptlieferant zugeordnet. Bei der Erzeugung eines Bestellscheins wird die Adresse auf dem Bestellschein ausgegeben.
1. Betätigen Sie zum Zuordnen der Adresse des Datenlieferanten die Schaltfläche
Adresse
.
Die Software öffnet den Adressen-Dialog und setzt automatisch in der Filterleiste die Schaltfläche
Lieferanten
, d. h. es werden nur noch Adressen angezeigt, zu denen Lieferanten- bzw. Herstellerinformationen hinterlegt sind.
2. Wählen Sie die Adresse des Lieferanten der einzulesenden Artikeldaten. Verwenden Sie zum Finden der Adresse z. B. die leistungsfähige Volltextsuche. Sollte die Adresse noch nicht vorhanden sein, legen
Sie diese bitte an.
3. Betätigen Sie zur Übernahme der angezeigten Adresse in dem Adressen-Dialog die Schaltfläche
OK
.
10.3.3
Einstellungen vor dem Einlesen der Artikeldaten
Die in diesem Kapitel beschriebenen Einstellungen sind sehr wichtig für das Ergebnis des eingelesenen Kataloges. Wenn das Ergebnis nicht Ihren Wünschen entspricht, oder fehlerhafte Ausgangsdaten ein Weiterarbeiten nicht ermöglichen, ist die vor dem Einlesen des Kataloges durchgeführte Datensicherung die sicherste
Form wieder in den ursprünglichen Zustand, vor dem einlesen des Katalogs, zurückzukehren. Sollten Sie noch keine Datensicherung durchgeführt haben, ist diese jetzt zwingend erforderlich.
Das Feld Kommentar sollte unbedingt mit folgenden Informationen ausgefüllt werden:
Dateiformat und Version z.B. DATANORM 4
Sie erkennen zwar an den Dateinamen, ob es sich um DATANORM oder ELDANORM handelt, aber z.B. bei
DATANORM sehen Sie am Dateinamen nicht, um welche Version es sich handelt.
Informationen zur Katalog-Version von Ihrem Lieferanten oder Hersteller
So können Sie immer nachvollziehen ob sich eine Aktualisierung lohnt.
Im Gruppenfeld Optionen sind für die Neuanlage eines Kataloges folgende Einstellungen erforderlich.
122
Überblick TreesoftOffice.org
Lieferant, Hersteller
Mindestens ein Kontrollkästchen muss angehakt sein, je nach dem ob der Datenlieferant der einzulesenden Daten ein Lieferant und/oder ein Hersteller ist.
Wenn das Kontrollkästchen Lieferant aktiviert ist, wird die übertragene Artikelnummer als Bestellnummer
übernommen. Bei aktiviertem Kontrollkästchen Hersteller wird die übertragene Artikelnummer als Herstellernummer übernommen. Eine bereits vorhandene Herstellernummer wird hierbei aber nicht überschrieben.
Volltextsuche nach dem Einlesen generieren
Beim ersten Einlesen eines Kataloges nicht aktiviert, weil noch keine Definitionsdatei für die Volltextsuche existieren kann.
Beim Aktualisieren eines Kataloges aktiviert wenn sich Artikeltexte geändert haben, bzw. neue Artikel hinzugekommen sind.
Katalog aus Warengruppen erstellen
Software kann auf Basis der übertragenen Warengruppen einen Katalog erstellen und ordnet den einzelnen
Zweigen selbständig die entsprechenden Artikel zu.
Im Optionendialog Material > Hauptwaren- und Warengruppen können dann zu dem ausgewählten Katalog die Namen der Hauptwaren- und Warengruppen Texte zugeordnet werden.
10.3.4
Einzulesende Dateien auswählen
Definieren Sie sich vor der Auswahl des Dateiordners eine klare Ordnerstruktur für Ihren Anwendungsfall.
Z.B.: Lieferantenname/Herstellername > Jahr > Monat.
Das ist besonders wichtig, da z.B. bei DATANORM die Dateinamen festgelegt sind. Sie können am Datei- namen also nicht mehr erkennen von welchem Lieferant und in welchem Jahr die Daten gültig sind. Sollte
Ihr Lieferant mehrere Formate anbieten, empfehlen wir Ihnen dem Format DATANORM 4 den Vorzug zu geben. Sie bekommen in der Regel nicht nur eine Datei. Sie müssen dann darauf achten das alle Dateien immer zusammen in dem Verzeichnis sind (z.B. DATANORM.001 und DATAPREIS.001). Manche Dateien werden auch nicht den Namenskonventionen entsprechend zur Verfügung gestellt. Diese müssen dann umbenannt werden.
Archivieren Sie sich auch die alten Daten. Bei einer Preisänderung für Ihre vom normalen Rabatt abweichenden Preise im DATANORM bekommen Sie häufig nur eine neue Datei DATAPREIS.001. Für eine korrekte
Funktion der Preisaktualisierung wird aber auch die vorhergehende Datei DATANORM.001 benötigt.
123
TreesoftOffice.org
Überblick
Eine Übersicht die von TreesoftOffice.org berücksichtigten Dateien beim DATANORM 4 Import finden Sie in nachstehender Tabelle.
Dateiname Bemerkung
DATANORM.001 … DATANORM.999
Die Aufteilung .001 -.999
hat Ihren Ursprung im
Diskettenformat und ist nur noch vereinzelt anzutreffen. Heute ist meistens die Endung *.001
anzutreffen
Diese Datei ist immer erforderlich und enthält die Angaben zu allen Artikeln. Sind zu den Artikeln Rabattgruppen vergeben empfehlen wir wenn möglich, die Datei DATANORM.RAB
mit in das Katalog-Verzeichnis zu legen. Das erspart die manuelle Eingabe der Rabattgruppen.
DATPREIS.001
DATANORM.WRG
Beim Einlesen oder einer Aktualisierung muss zu dieser Datei immer die DATANORM.001 mit in das Katalogverzeichnis.
Diese Datei enthält den Preisänderungssatz. In dieser Datei erhält der Kunde seine speziellen Preise.
Diese Datei enthält die Text-Beschreibungen der Hauptwaren und
Warengruppen. Wenn Sie beim einlesen eines Kataloges die Option wählen Katalog aus Warengruppen erstellen, werden die
Katalogzweige mit den Texten beschriftet.
DATANORM.RAB
In dieser Datei werden die Rabattgruppen übertragen.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit im Optionendialog im
Zweig Material > Rabattgruppen zu jedem Katalog Rabattgruppen manuell einzutragen bzw. zu ändern.
1. Betätigen Sie zur Auswahl der einzulesenden Dateien die neben dem Feld Pfad stehende Schaltfläche
(siehe Markierung in der Abbildung 10.3.1).
Abbildung 10.3.1: Auswahl der einzulesenden Dateien
2. Wechseln Sie in dem anschließend eingeblendeten Dialog in das entsprechende Verzeichnis bzw. auf das Laufwerk und bestätigen Sie dieses mit der Schaltfläche
OK
.
3. Überprüfen Sie ob alle Dateien angezeigt werden.
124
Überblick TreesoftOffice.org
10.3.5
Einlesevorgang der Artikeldaten starten
Wir empfehlen das Einlesen außerhalb der Arbeitszeiten nach einer Datensicherung durchzuführen.
1. Überprüfen Sie ob im Dialog der richtige Katalog ausgewählt ist.
2. Überprüfen Sie ob die richtige Adresse ausgewählt ist.
3. Überprüfen Sie ob zum Katalog die korrekten Dateien aus dem gewählten Ordner angezeigt werden.
4. Überprüfen Sie ob die richtigen Optionen ausgewählt sind.
5. Überprüfen Sie ob das Feld Kommentar ausgefüllt ist.
6. Betätigen Sie zum Starten des Einlesevorganges die Schaltfläche
Einlesen
.
125
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 10.3.2: Einlesen von Artikeldaten in einen
Katalog
TreesoftOffice.org liest die gewählten Dateien automatisch in der richtigen Reihenfolge ein und erkennt selbstständig, um welches Format es sich hierbei handelt. Bitte beachten Sie, dass das Einlesen von umfangreichen Artikeldaten einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Der aktuelle Stand des Einlesevorganges wird
Ihnen in einer Fortschrittsanzeige in dem Einlesedialog angezeigt. Wenn der Einlesevorgang vollständig beendet ist, erhalten Sie eine entsprechende Abschlussmeldung.
126
Überblick TreesoftOffice.org
10.3.6
Übersetzungstabelle für die Einheiten
Die Hersteller/Lieferanten verwenden in Ihren Artikeldaten oft unterschiedliche Bezeichnungen für die Einheiten (z. B. St, Stk., Stck., usw. für Stück.) Beim Einlesen der Artikeldaten überprüft TreesoftOffice.org deshalb die übertragenen Einheiten. Können diese nicht, den in der Software angelegten Einheiten, zugeordnet
Einheit (Einheit aus Datei) die entsprechende Einheit in TreesoftOffice.org (Einheit übersetzt) zuzuordnen.
Zu der markierten Einheit zeigt die Software als Hilfestellung in dem darunter liegenden Listenfeld alle Materialien des eingelesenen Kataloges an, denen diese Einheit zugeordnet ist. Ist die Einheit noch nicht in TreesoftOffice.org angelegt, lässt sich über die Tastenkombination [STRG] + [O] der Optionen-Dialog kontextbezogen aufrufen und Sie können die fehlende Einheit direkt ergänzen. Die Übersetzungstabelle der Einheiten wird katalogbezogen gespeichert, d. h. beim erneuten Einlesen eines Kataloges müssen Sie die Zuordnung der Einheiten nicht wieder vornehmen.
Abbildung 10.3.3: Beispiel einer Übersetzungstabelle für Einheiten
10.3.7
Anlegen einer Konfigurationsdatei für die Volltextsuche
TreesoftOffice.org stellt Ihnen zum schnellen Auffinden des gewünschten Artikels eine leistungsfähige Volltextsuche zur Verfügung. Diese ist frei konfigurierbar und lässt sich über sogenannte Konfigurationsdateien an Ihre Anforderungen anpassen. Das Anlegen der Konfigurationsdateien erfolgt getrennt für die unterschiedlichen Stammdaten (Adressen, Material, Leistungen und Stücklisten) in dem Optionen-Dialog.
127
TreesoftOffice.org
Überblick
HINWEIS
Die Konfigurationsdateien sind für Materialien und Leistungen getrennt anzulegen. Auf diese
Weise lässt sich die Volltextsuche an die unterschiedlichen Stammdaten anpassen.
So legen Sie zu dem neuen Katalog eine Konfigurationsdatei für die Volltextsuche an:
1. Öffnen Sie den Optionendialog über die Tastenkombination [STRG] + [UMSCHALT] + [O] und wechseln
Sie in den Zweig Material > Volltextsuche.
Bei einem Katalog, welcher Leistungen enthält sind die nachfolgenden Schritte zusätzlich für den Zweig
Leistungen > Volltextsuche durchzuführen.
2. Betätigen Sie in der Symbolleiste vom Optionen-Dialog die Schaltfläche
Neu
.
3. Wählen Sie in dem anschließend eingeblendeten Dialog den eingelesenen Katalog aus, und bestätigen
Sie diesen mit der Schaltfläche
OK
.
Abbildung 10.3.4: Auswahl des Kataloges zum Anlegen einer neuen Volltext-Konfigurationsdatei
4. Vergeben Sie einen Namen für die Konfiguration.
Praktischerweise wählt man den Namen des Kataloges.
Abbildung 10.3.5: Vergabe eines Namens für die Konfigurationsdatei
HINWEIS
Sie haben die Möglichkeit für einen Katalog verschiedene Volltextsuchen aufzubauen. Das macht aber nur Sinn bei sehr vielen Materialien pro Katalog und unterschiedlichem Suchverhalten der Anwender.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
.
128
Überblick TreesoftOffice.org
6. Wählen Sie in der Liste Verfügbare Felder, das Feld aus in welchem Sie später suchen möchten und betätigen (oder Doppelklick).
7. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle zu berücksichtigenden Felder übernommen sind (Beispiel sie-
8. Markieren Sie in der Liste unterhalb der Feldauswahl die entsprechende Konfigurationsdatei.
9. Betätigen Sie in dem Optionen-Dialog die Schaltfläche
Generieren
.
TreesoftOffice.org wechselt in dem Optionen-Dialog zu dem Zweig Grundlagen > Volltextsuchfragmente
weisung 2 fort.
129
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 10.3.6: Anlegen einer Konfigurationsdatei für die Volltextsuche
10.3.8
Aktualisierung der Volltextsuche
1. Öffnen Sie den Optionen-Dialog und wechseln in den Zweig Grundlagen > Volltextsuchfragmente
2. Aktivieren Sie in dem Feld Verfügbare Konfigurationen die Kontrollkästchen aller Konfigurationsdateien für welche Sie eine Volltextsuche aufbauen oder aktualisieren wollen.
130
Überblick TreesoftOffice.org
3. Betätigen Sie zum Erstellen der Textfragmentdateien die Schaltfläche
Generieren
in der Symbolleiste.
Abbildung 10.3.7: Generieren der Textfragmentdateien für die Volltextsuche
Die Software baut nacheinander die Textfragmentdateien der gewählten Volltext Konfigurationsdateien auf und zeigt den aktuellen Stand in einer Fortschrittsanzeige grafisch an.
Bitte bedenken Sie, dass der Aufbau der Textfragmentdateien, abhängig von dem Umfang des Kataloges, einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
10.3.9
Preisberechnung
131
TreesoftOffice.org
Überblick
Beim Einlesen der Artikeldaten über die DATANORM-/ELDANORM-Importschnittstelle werden die unterschiedlichsten Preisarten übertragen, was beim Anwender häufig zu Verständnisproblemen führt. Für die
Kalkulation ist jedoch nur der Einkaufspreis (EK-Preis) und (VK-Preis) zu einem Material von Bedeutung.
Definition der in TreesoftOffice.org verwendeten Preise:
EK-Preis
Zu diesem Preis kaufen Sie das Material beim Lieferanten ein. Dieser Preis ist die Basis für die Zuschlagskalkulation.
Menge x (EK-Preis + Rohstoffzuschlag + Gemeinkostenzuschlag Material)
VK-Preis
Dieser Preis ist ein fester Material-Verkaufspreis und für die Dauer seiner Gültigkeit Konstant. Er wird nicht von Änderungen z. B. Rohstoffzuschläge beeinflusst.
Menge x VK-Preis
2 für das Material einer Position in einem Angebot wird wie folgt ermittelt:
Die Lieferanten stellen Ihren Kunden meistens DATANORM-Dateien zur Verfügung. Auf Grund der Vielfalt der existierenden Möglichkeiten, können wir an dieser Stelle kein Verfahren beschreiben, was alle Möglichkeiten abdeckt.
WICHTIG
Die Preisberechnung ist die Basis Ihrer Kalkulation, also die Existenzgrundlage für Ihr Unternehmen. Überprüfen Sie deshalb Stichpunktartig, an den von Ihnen am meisten verwendeten Materialien, ob die berechneten EK- und VK-Preise korrekt sind.
Über die Funktion Preisberechnung berechnet TreesoftOffice.org, auf Basis der über die Importschnittstellen
übertragenen Preise, zu jedem Material einen Einkaufspreis und einen Verkaufspreis.
Nach dem Import eines Kataloges können verschiedene Arten von Preisen zur Auswahl und zur Verfügung stehen. Nach der Art des gewählten Ausgangspreises entscheiden Sie ob sie für den zu berechnenden Preis die Rabatte abziehen oder aufschlagen müssen. Wenn der Ausgangspreis bereits mit dem Zielpreis übereinstimmt, wählen Sie den Faktor 1 um den EK-Preis bzw. VK-Preis zu erzeugen.
Preise können auf folgende Arten berechnet werden:
1
2
Kalkulationseinstellung Materialpreis: EK aus Stückliste + GKZ
Kalkulationseinstellung Materialpreis: VK aus Stückliste
132
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Ausgangspreis und die dem Material fest zugeordneten Rabattgruppen
Die Berechnung des EK- bzw. VK-Preises erfolgt in den meisten Fällen über die dem Material zugeordnete
Rabattgruppe. Die zu einem Katalog übertragenen Rabattgruppen können in dem Optionen-Dialog unterhalb des Zweiges Material > Rabattgruppen bearbeitet und ggf. die Rabatte eingetragen bzw. angepasst werden. Die Rabattgruppen werden immer katalogbezogen gespeichert.
Ausgangspreis und feste Zuschläge oder Abschläge
Das Feld Freier Rabatt oder das Feld Faktor wird ausgefüllt. Das gesamte Material für diesen Katalog erhält den gleichen Zuschlag oder Abschlag.
Beispiel:
Freier Rabatt: 10 % (10 % Abschlag) oder Freier Rabatt: - 10 % (10 % Aufschlag)
Faktor: 1,1 (10 % Aufschlag) oder Faktor: 0,9 (10 % Abschlag)
HINWEIS
Haben Sie von Ihrem Lieferanten eine DATANORM 4 - Datei DATAPREIS.001 erhalten, werden automatisch beim Einlesen des Kataloges aus den DATANORM – Bruttopreisen mit den eingetragenen Ra-
batten 3 DATANORM – Nettopreise berechnet und angelegt.
Die Durchführung der Preisberechnung erfolgt in dem Optionen-Dialog unterhalb des Zweiges Material >
Preisberechnung. Gehen Sie hierzu wie folgt beschrieben vor:
So führen Sie eine Preisberechnung zur Ermittlung eines EK- und VK-Preises durch:
Das hier beschriebene Beispiel setzt voraus, dass Sie von Ihrem Lieferanten DATANORM-Nettopreis und
DATANORM-Bruttopreis beim Einlesen des Kataloges erhalten haben. Sollten Sie nur einen Ausgangspreis erhalten haben, müssen Sie die übertragenen Rabattgruppen oder das Feld Freier Rabatt mit einbeziehen.
1. Rufen Sie z. B. über die Tastenkombination [STRG] + [UMSCH] + [O] den Optionen-Dialog auf.
3. Wählen Sie in dem Feld Katalog den Katalog, zu dem eine Preisberechnung durchzuführen ist (Mar-
kierung B siehe nachstehende Abbildung 10.3.8).
4. Im Gruppenfeld 1. Preis wird der EK-Preis berechnet. Wenn Sie vom Lieferanten bereits Nettopreise importiert haben, sind folgende Einstellungen erforderlich:
3
Diese Rabatte weichen von den Standard-Rabattgruppen ab und gelten nur für Ihre Vereinbarung
133
TreesoftOffice.org
Überblick
4.1.
Stellen Sie in dem Feld Ausgangspreis die übertragene Preisart ein. (Markierung C siehe nach-
4.2.
Wählen Sie zur Anwendung der übertragenen Rabattgruppen die Option Rabatt nicht anwen-
den (Markierung D siehe nachstehende Abbildung 10.3.8).
4.3.
Geben Sie im Feld Faktor eine 1 ein. Mit dieser Einstellung findet keine Veränderung des Betrages statt. Der Wert wird nur „durchgereicht“ aber von einem DATANORM-Nettopreises in einen
EK-Preis für TreesoftOffice.org umgewandelt. (Markierung E siehe nachstehende Abbildung
4.4.
Stellen Sie in dem Feld Zielpreis die zu berechnende Preisart Einkaufspreis ohne MwSt. ein
(Markierung F siehe nachstehende Abbildung 10.3.8).
4.5.
Das Kontrollkästchen Preise vom abgeleiteten Material im eigenen Katalog aktualisieren, sollte aber immer angehakt sein. Diese Einstellung pflegt die Preise im Eigenen Katalog.
Für die erste Preisberechnung nach der Neuanlage eines Kataloges hat diese Einstellung keine
Bedeutung (Es existieren noch keine Preise im Eigenen Katalog). Alle Einstellungen des Dialoges werden katalogbezogen gespeichert und bei einer erneuten Preisberechnung verwendet (Mar-
kierung G siehe nachstehende Abbildung 10.3.8).
134
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 10.3.8: Preisberechnung zur Berechnung des EK- und VK-Preises zu jedem Material
5. Im Gruppenfeld 2. Preis wird der VK-Preis berechnet. Wenn Sie vom Lieferanten bereits Bruttopreise importiert haben, sind folgende Einstellungen ähnlich der im vorstehenden Punkt durchzuführen. Allerdings wählen Sie als Ausgangspreis Datanorm 4 – Bruttopreis und als Zielpreis Verkaufspreis ohne
Mehrwertsteuer.
6. Nachdem Sie alle Einstellungen nochmals kontrolliert haben, betätigen Sie die Schaltfläche
Berechnen
(Markierung H siehe vorstehende Abbildung 10.3.8).
Die Software berechnet zu jedem Material einen EK- und VK-Preis und legt diese in der Preistabelle (Register
Preis in dem Material-Dialog) zu dem Material an. Der aktuelle Status der Preisberechnung wird Ihnen jeweils für den ersten und zweiten Preis in einer Fortschrittsanzeige angezeigt.
135
TreesoftOffice.org
Überblick
10.3.10
Kontrolle eines eingelesenen Kataloges
Nach der Preisberechnung sollten Sie einige Preise von den am meist verwendeten Materialien überprüfen.
1. Wählen Sie dazu im Menü Stammdaten den Befehl
Material
.
2. Wählen Sie den gerade eingelesenen bzw. aktualisierten Katalog aus.
3. Wechseln Sie auf des Register Preise mit der Tastenkombination [ALT] + [2] .
4. Suchen Sie das Material.
5. Vergleichen Sie die Ausgangspreise (Markierung A1 und A2 in nachstehender Abbildung) mit den Ergebnissen (Markierung E1 und E2).
6. Überprüfen Sie bei einem Lieferantenkatalog die Bestellnummer.
Abbildung 10.3.9: Überprüfung des Ergebnis der Preisberechnung
Die Ergebnis-Preise EK und VK werden bei der ersten Verwendung des Materials in den eigenen Katalog kopiert und dienen im ERP-Dokument als Basis für die Kalkulation.
10.4
Verwenden eines Materials aus dem Fremdkatalog
In diesem Kapitel beschreiben wir Ihnen das erstmalige Verwenden eines Materials aus einem über DATA-
NORM importierten Katalog. Wenn Sie erstmals Material aus einem Treesoft Plug-in verwenden gehen Sie auf dieselbe Weise vor. Es entfällt dann das Zuordnen eines Symbols bzw. von Makros.
Sie können dieses Beispiel im Demomandanten nachvollziehen.
1. Starten Sie den Demomandanten (siehe Kapitel 1.6
136
Überblick TreesoftOffice.org
2. Legen Sie ein neues Projekt an. Vergeben Sie dabei den Oberbegriff und die Bezeichnung Übung Eigener Katalog und starten Treesoft CAD mit der Neuanlage einer Datei unterhalb des Zweiges Schalt-
plan. (Siehe Kapitel 5.3 Projekt anlegen
und Kapitel 11.2.1 Projektverzeichnisse ab Seite 146 ).
3. Bestätigen Sie das Anlegen einer neuen Zeichnung mit der Schaltfläche
OK
.
Abbildung 10.4.1: Anlegen einer neuen Zeichnung
4. Betätigen Sie die Taste [F2] zum einblenden des Katalogfensters. Es öffnet sich im linken Teil des Bildschirms das Fenster Artikel/Symbol setzen
5. Überprüfen Sie ob die Schaltfläche Artikel im Fenster Artikel/Symbol setzen aktiviert ist (siehe nachstehende Abbildung Markierung A).
6. Wählen Sie den Katalog Auszug Katalog Eaton (siehe nachstehende Abbildung Markierung B).
137
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 10.4.2: Anlegen einer neuen Zeichnung
7. Im unteren Teil des Bildschirms werden die im markierten Katalogzweig gefundenen Artikel angezeigt. Über die Schaltflächen Material, Leistungen und Dummies wählen Sie die Artikelart aus. Überprüfen Sie ob die Schaltflächen
Alle
und
Material
aktiviert sind (Markierung A in nachstehender Abbildung).
8. Wählen Sie im Feld Suche
Kurztext1
(Markierung B in nachstehender Abbildung).
9. Geben Sie im Feld Suchen nach den Text dilm7-01 ein (Markierung C in nachstehender Abbildung)
10. Wählen Sie ein Material aus, in dem das Feld Status rot hinterlegt ist (Dieses Material ist noch nicht im eigenen Katalog verwendet).
11. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
(Markierung D in nachstehender Abbildung).
Abbildung 10.4.3: Beispiel zur Auswahl eines Materials
12. Es öffnet sich das Fenster Material kopieren (siehe nachstehende Abbildung).
138
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 10.4.4: Material kopieren
Ab jetzt haben Sie die Gestaltung Ihres Eigenen Kataloges selbst in der Hand. Wir geben Ihnen zu den wichtigsten Feldern einige Hinweise.
Folgende Zuordnungen müssen 4 für Treesoft CAD vorhanden sein:
Die Angaben für die jeweiligen Artikel sind unterschiedlich. Zur Schaltplanerstellung können Sie dem Artikel ein Symbol zuordnen. Für andere Artikel wie z.B. Kabel, müssen Sie noch ein Makro auswählen.
CAD-Daten
Plan Symbol und Makro
Diese Angaben werden im Schaltplan verwendet.
4
Wenn als Katalog ein Treesoft Plug-in ausgewählt wird, sind Symbole und Makros bereits zugeordnet.
139
TreesoftOffice.org
Überblick
Ansichtssymbol und Makro
Diese Angaben werden für Artikel zugeordnet, welche im Schaltschrankassistenten verwendet werden.
Folgende Punkte empfehlen wir Ihnen zu ordnen und zu überprüfen:
Nummer
Für selbst importierte Kataloge wird die Nummer automatisch
fall eigene Nummern verwenden, können Sie die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Innerhalb des Ei-
genen Katalogs sind doppelte Nummern nicht zulässig.
5 vergeben. Sollten Sie für Ihren Anwendungs-
Katalogzweig
Für eine schnelle Orientierung im Eigenen Katalog können Sie Ihre eigene Struktur erstellen.
Folgende Punkte können zugeordnet und überarbeitet werden:
Langtext
Der Langtext ist eine ausführliche Beschreibung des Artikels. Er kann in CAD-Stücklisten oder ERP-Dokumenten ausgegeben werden.
Kurztext 1
Kurztext 2
Matchcode
EAN
Herstellerbesteller
Lieferant
Für unser Beispiel haben wir ein Motorschütz mit 3 Arbeitskontakten und einem Öffner-Kontakt als Material ausgewählt. Es fehlt ein Plan-Symbol.
So ordnen Sie ein Symbol zu
1. Betätigen Sie die Schaltfläche
5
Wenn als Katalog ein Treesoft Plug-in ausgewählt ist, wird die Nummer des Plug-in vorgeschlagen.
140
Überblick TreesoftOffice.org
2. Überprüfen Sie Ob im Feld Sortierung
Name
gewählt ist (Markierung A in nachstehender Abbildung).
3. Überprüfen Sie ob als Bibliothek
Elektrotechnik
ausgewählt ist (Markierung B in nachstehender Abbildung).
4. Geben Sie im Feld Suchen nach den Text q301 ein (Markierung C in nachstehender Abbildung).
5. Betätigen Sie die Schaltfläche
OK
(Markierung D in nachstehender Abbildung).
Abbildung 10.4.5: Zuordnung eines Symbols
So legen Sie eine Katalogstruktur an und ordnen einen Katalogzweig zu
Beim Kopieren in den Eigenen Katalog wird standardmäßig immer der Katalogzweig des Fremdkataloges vorgeschlagen. Für Ihre eigene Struktur sollten sie den Katalogzweig immer anpassen.
1. Betätigen Sie rechts neben dem Feld Katalogzweig die Schaltfläche
(siehe Abbildung 10.4.4 auf Seite
139). Es öffnet sich das Fenster Katalogzweig wählen (siehe nachstehende Abbildung).
141
TreesoftOffice.org
Überblick
Abbildung 10.4.6: Katalogzweig wählen
2. Markieren Sie den obersten Zweig Eigener Katalog. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen den Befehl
Neu
.
3. Es wird ein neuer Zweig angelegt. Vergeben Sie den Namen z.B. Steuerung.
4. Markieren Sie den Zweig Steuerung. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen den Befehl
Neu
.
5. Es wird ein neuer Unterzweig angelegt. Vergeben Sie den Namen z.B. Schütze.
6. Betätigen Sie die Schaltfläche
Schließen
zum übernehmen des Katalogzweiges.
Jetzt haben Sie dem Material aus dem Fremdkatalog ein Symbol und einen Katalogzweig für den Eigenen
Katalog zugeordnet. Das Fenster Material kopieren sollte jetzt wie folgt aussehen.
142
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 10.4.7: Material kopieren
Das Betätigen der Schaltfläche
OK
:
Kopiert das Material in den eigenen Katalog.
Setzt die Nummer des Eigenen Kataloges in das Feld Status des Fremdkataloges und ändert die Hintergrundfarbe des Feld Status von rot auf Gelb. Wenn Sie ein gelbes Material aus einem Fremdkatalog auswählen, befindet es sich bereits im Eigenen Katalog und wird nicht mehr kopiert. Das Programm verwendet für die Zeichnung alle Werte aus dem eigenen Katalog.
Das Symbol hängt am Fadenkreuz und kann nun in der Zeichnung gesetzt werden.
143
TreesoftOffice.org
Überblick
So finden Sie das Material im eigenen Katalog
1. Falls das Fenster Artikel/Symbol setzen nicht mehr angezeigt wird, betätigen Sie die Taste [F2] zum einblenden des Katalogfensters.
2. Wählen Sie den Katalog Eigener Katalog (siehe nachstehende Abbildung).
Abbildung 10.4.8: Katalogzweig wählen
Sie sehen die von Ihnen angelegten Katalogzweige (siehe Markierung in vorstehender Abbildung). Immer wenn Sie einen Zweig markieren, werden Ihnen am unteren Teil des Bildschirmes alle beinhalteten Artikel vom Eingestellten Typ (Material oder Leistung oder Dummies) angezeigt. Durch die Strukturierung finden
Sie alles schnell und übersichtlich.
Die Zuordnung von Symbol, Makro und Katalogzweig ist für jeden Artikel nur einmal durchzuführen. Nach einiger Zeit arbeiten Sie dann fast nur noch mit dem Eigenen Katalog.
144
Überblick
11 Administration
TreesoftOffice.org
In diesem Kapitel beschreiben wir alle notwendigen Einstellungen. Wenn Sie die Einstellungen nicht vornehmen können fehlen Ihnen die Berechtigungen. Melden Sie sich in diesem Fall als Treesoft-Administrator an und führen Sie die notwendigen Einstellungen durch.
11.1
Programme direkt starten
Über die Verknüpfung TreesoftOffice.org auf dem Desktop starten Sie standardmäßig das Start-Center. Sie können aber auch andere Programmteile direkt starten.
1. Öffnen Sie in den Optionen-Dialog mit der Tastenkombination [STRG] + [UMSCHALT] + [O] .
2. Wählen Sie den Zweig Grundlagen > Persönliche Einstellungen
3. Wählen Sie im Gruppenfeld Programmstart im Listenfeld Sitzung starten mit Progarmmteil die entsprechende Einstellung.
Abbildung 11.1.1: Auswahl des direkten Programmstarts
11.2
Optionendialog Projekteinstellungen
Dieses Kapitel richtet sich an den TreesoftOffice.org-Administrator und erläutert kurz alle nötigen Einstellungen zu den Verzeichnisnamen, Projektvariablen und deren Verwendung im Treesoft CAD.
145
TreesoftOffice.org
Überblick
11.2.1
Projektverzeichnisse
Im Optionendialog Projekte > Projekteinstellungen haben Sie folgende Möglichkeiten der Voreinstellung:
Abbildung 11.2.1: Projekteinstellungen
Kontrollkästchen Zu jedem Projekt ein Verzeichnis verwalten
Das Kontrollkästchen muss bei projektbezogenem Arbeiten aktiviert sein. Es können nur so zu jedem Projekt die Dateien richtig verwaltet werden.
Abbildung 11.2.2: Gruppenfeld Einstellungen Projektverzeichnis
Gruppenfeld Einstellungen Projektverzeichnis
Projektvorlage-Verzeichnis: Verzeichnispfad für die Vorlagen der Unterverzeichnisse der einzelnen Projekte
Stammort für die Projektverzeichnisse: In diesem Verzeichnis werden alle Projektverzeichnisse abgelegt
Bildung des Verzeichnisnamens: Hier legen Sie fest, wie sich der Verzeichnisname bildet.
146
Gruppenfeld Sandkasten
Hier können Sie Ihre gewählten Einstellungen an Beispielen überprüfen.
Abbildung 11.2.3: Gruppenfeld Sandkasten
Überblick TreesoftOffice.org
Abbildung 11.2.4 Kontrollkästchen
Kontrollkästchen Freie Verzeichniswahl zulassen
Hier geben Sie dem Anwender die Möglichkeit, das Projektverzeichnis frei zu benennen.
Kontrollkästchen Automatisches Umbenennen des Projektverzeichnisses bei Änderungen
Wenn Oberbegriff und/oder Bezeichnung des Projektes geändert werden, wird der Verzeichnisname mit ge-
ändert.
11.2.2
Projektvariablen
Abbildung 11.2.5: Optionendialog > Projekte >
Projektvariablen
Über die Schaltfläche fügen Sie Projektvariablen hinzu. Die Schaltfläche dient zum Ändern und die
Schaltfläche zum Entfernen. Beachten Sie zum Entfernen bitte nachstehenden Hinweis.
147
TreesoftOffice.org
Überblick
HINWEIS
Mit dem Löschen bzw. Umbenennen von Projektvariablen sollten Sie vorsichtig umgehen. Die
Variable lässt sich über die Option
Aktiv
auch einfach deaktivieren. Somit ist die Variable in keinem Projekt mehr füllbar, bleibt aber in allen Projekten mit Inhalt erhalten.
Beschreibung der Tabellenfelder:
Aktiv: Hier legen Sie fest, ob eine Variable sichtbar ist und verwendet werden kann.
Variablenname: Geben Sie hier die genaue Bezeichnung der Variable ein.
Standardwert: Der Standardwert wird beim Anlegen eines neuen Projektes automatisch eingetragen.
Tooltip: Der hier eingegebene Text wird angezeigt, wenn der Mauszeiger auf der Projektvariablen verweilt.
CAD Variable: Die in älteren CAD Versionen verwalteten 45 Variablen, werden nun an dieser Stelle im Optionendialog zugeordnet, und können gleichzeitig als Variablen in ERP-Dokumenten verwendet werden. Der
Inhalt der Variablen wird zu jedem Projekt gespeichert.
Gruppenfeld Formular-Variablen:
Die Einstellungen in diesem Gruppenfeld gelten nur für ERP-Dokumente. Im Dokumentenausdruck gibt es den Informationsrahmen. Aufgrund der Höhe des Informationsrahmens können maximal 3 Variablen ausgewählt werden, welche im Informationsrahmen dargestellt werden. Hier geben Sie die Vorbelegung für die
Variablen ein. Im Projekt kann dann der Anwender diese Vorbelegung bei Bedarf ändern.
HINWEIS
Im Vor-, Schluss-, Positions- und Langtext können alle Projektvariablen verwendet werden. Im
Informationsrahmen des Dokumentes können maximal 3 Variablen dargestellt werden.
11.3
Hauptgruppen und Gruppen anlegen
Bevor Sie Hauptgruppen und Gruppen anlegen sollten Sie sich auf jeden Fall über die Grundstruktur Ge danken machen. Weniger ist manchmal mehr. Hautgruppen und Gruppen können angelegt werden zu:
Adressen
Optionendialog Zweig Adressen > Adressen Hauptgruppen/Gruppen
Verwendet zu jeder Adresse
148
Überblick TreesoftOffice.org
Einträgen
Optionendialog Zweig Adressen > Adressen Hauptgruppen/Gruppen
Verwendet bei Neuanlage/Änderung im Fenster Adressen Register Historie, Termine, Aufgaben
Verwendet bei Neuanlage/Änderung im Fenster Einträge Register Historie, Termine
Verwendet bei Neuanlage/Änderung im Fenster Projekte Register Historie, Termine
Aufgaben
Optionendialog Zweig Aufgaben > Aufgaben Hauptgruppen/Gruppen
Verwendet bei Neuanlage/Änderung im Fenster Einträge Register Aufgaben
Verwendet bei Neuanlage/Änderung im Fenster Projekte Register Aufgaben
So legen Sie eine Hauptgruppe zu einer Adresse an
1. Öffnen Sie den Optionendialog im Zweig Adressen > Adressen Hauptgruppen/Gruppen
2. Betätigen Sie in der Symbolleiste unter der Liste Hauptgruppen die Schaltfläche .
3. Geben Sie die den Namen in der Liste ein.
4. Betätigen Sie in der Symbolleiste unter der Liste Hauptgruppen die Schaltfläche .
So legen Sie eine Gruppe zu einer Hauptgruppe der Adresse an
1. Öffnen Sie den Optionendialog im Zweig Adressen > Adressen Hauptgruppen/Gruppen
2. Markieren Sie die Hauptgruppe zu der Sie eine Gruppe anlegen möchten.
3. Betätigen Sie in der Symbolleiste unter der Liste Gruppen die Schaltfläche .
4. Geben Sie die den Namen in der Liste ein.
5. Betätigen Sie in der Symbolleiste unter der Liste Gruppen die Schaltfläche .
So legen Sie eine Hauptgruppe zu Einträgen bzw. Aufgaben an
1. Öffnen Sie den Optionendialog im Zweig Adressen > Adressen Hauptgruppen/Gruppen bzw. im Zweig Aufgaben > Aufgaben Hauptgruppen/Gruppen
2. Markieren Sie eine Beliebige Hauptgruppe.
149
TreesoftOffice.org
Überblick
3. Betätigen Sie in der Symbolleiste rechts neben der Liste die Schaltfläche um eine neue Hauptgruppe anzulegen. Es öffnet sich das Fenster Hauptgruppe hinzufügen.
4. Geben Sie die den Namen ein und haken Sie das Kontrollkästchen Aktiv an.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche .
So legen Sie eine Gruppe zu Einträgen bzw. Aufgaben an
1. Öffnen Sie den Optionendialog im Zweig Adressen > Adressen Hauptgruppen/Gruppen bzw. im Zweig Aufgaben > Aufgaben Hauptgruppen/Gruppen
2. Markieren Sie die Hauptgruppe zu der Sie eine Gruppe anlegen wollen.
3. Betätigen Sie in der Symbolleiste rechts neben der Liste die Schaltfläche um eine neue Gruppe anzulegen. Es öffnet sich das Fenster Gruppe hinzufügen.
4. Geben Sie die den Namen ein und haken Sie das Kontrollkästchen Aktiv an.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche .
So legen Sie einen Betreff zu Einträgen bzw. Aufgaben an
1. Öffnen Sie den Optionendialog im Zweig Adressen > Adressen Hauptgruppen/Gruppen bzw. im Zweig Aufgaben > Aufgaben Hauptgruppen/Gruppen
2. Markieren Sie die Gruppe zu der Sie einen Betreff anlegen wollen.
3. Betätigen Sie in der Symbolleiste rechts neben der Liste die Schaltfläche um eine neuen Betreff anzulegen. Es öffnet sich das Fenster Betreff hinzufügen.
4. Geben Sie die den Namen ein.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche .
150
Überblick
12 Schlusswort
TreesoftOffice.org
Wir hoffen, dass Sie beim Durcharbeiten dieser Dokumentation einen ersten Überblick der leistungsfähigen
Funktionen erhalten haben. Vielleicht konnten wir auch bei Ihnen Interesse wecken, sich näher mit den verschiedenen Programmteilen zu beschäftigen. Hierzu stehen Ihnen umfangreiche ergänzende Dokumentationen im PDF-Format zur Verfügung. Gerne können Sie auch das Treesoft Service-Angebot nutzen und beispielsweise für gezielte Fragen unseren technischen Support kontaktieren. Alle hierzu erforderlichen Informationen finden Sie im Menü
Service
der Software.
151
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