8.4.2 E-Mails. Treesoft TreesoftOffice.org

Die meisten Benutzer haben nur zu einer begrenzten Anzahl der angelegten Ansprechpartner Kontakt. Um auf diese schnell zugreifen zu können, ordnen Sie sich die Ansprechpartner nach persönlicher Wichtigkeit in eigener Reihenfolge und speichern sich diese Einstellung benutzerbezogen ab. Das spart Ihnen unnötiges Suchen und sorgt für eine individuelle Auswahl jedes Benutzers.

In vielen Fällen hat man beim Anlegen einer Adresse keine Durchwahl sondern nur eine zentrale Rufnummer. In TreesoftOffice.org werden Rufnummern nach Zentrale (Global), Abteilung und persönlicher Durchwahl (Ansprechpartner) unterschieden. Zum besseren unterscheiden sind diese farblich gekennzeichnet. Globale Rufnummern werden bei jedem Ansprechpartner angezeigt.

Zeitsparendes Arbeiten und ein einheitliches Aussehen aller Dokumente, erreichen Sie durch Textvorlagen und Textbausteine mit Variablen. Wenn Sie ein Textdokument an einen Kunden versenden, möchten Sie Ihre Absenderdaten wie Namen, Titel, Position, Telefonnummer und E-Mail Adresse, nicht immer manuell eintragen oder kopieren. Wenn sich diese Angaben ändern, sollten sie nur an einer Stelle geändert werden, und nicht in allen Vorlagen. Mehrere Benutzer in der Software sollten die gleichen Vorlagen für Texte verwenden. Die Benutzer-Variablen für alle Textdokumente werden über die Mitarbeiteradresse des angemeldeten Benutzers gefüllt.

Wenn Sie ein Rundschreiben an bestimmte Kunden versenden wollen, haben Sie in TreesoftOffice.org die Möglichkeit Ihre Adressen zu Filtern. Wenn Sie Ihre Hauptgruppen und Gruppen z.B. nach Ihren Kundenkategorien aufbauen, können Sie für eine Werbeaktion gezielt nur die betreffenden Kunden herausfiltern und beschicken, für die Ihr Angebot auch von Interesse ist. So werben Sie für Ihre Bauträger mit preiswerteren Schalterprogrammen oder bieten Ihren Industriekunden die preiswerte Überprüfung der ortsveränderlichen Geräte nach VOB an. Das verhindert Streuverluste und verärgerte Kunden die ansonsten mit nicht qualifizierter Werbung bombardiert werden.

Sie haben gerade einem Kunden ein Angebot zugeschickt. Um rechtzeitig bei dem Empfänger nachzufragen ob dieses jetzt als Auftrag abgeschlossen werden kann, müssen Sie daran erinnert werden. Durch nur einen Mausklick in der Symbolleiste, legen Sie sich für den markierten Ansprechpartner eine Aufgabe an, welche als Wiedervorlage gekennzeichnet ist. Über den Notifier werden Sie zur eingestellten Zeit erinnert.