5.5.2 - Opérateurs de comparaison. OPEN OFFICE OpenOffice

Opérateurs arithmétiques

Ces opérateurs renvoient des résultats numériques.

Opérateur

+ (Plus)

- (Moins)

- (Moins)

* (Astérisque)

/ (Barre oblique)

% (Pourcentage)

^ (Accent circonflexe)

Nom

Addition

Soustraction

Négation

Multiplication

Division

Pourcentage

Puissance

5.5.2 - Opérateurs de comparaison

Exemple

1+1

2-1

-5

2*2

9/3

15%

3^2

Ces opérateurs renvoient la valeur logique VRAI ou FAUX.

Opérateur

= (Égal)

> (Supérieur à)

> (Inférieur à)

>= (Supérieur ou égal à)

<= (Inférieur ou égal à)

<> (Différent de)

Nom

Égalité

Supérieur à

Inférieur à

Supérieur ou égal à

Inférieur ou égal à

Inégalité

Exemple

A1=B1

A1>B1

A1<B1

A1>=B1

A1<=B1

A1<>B1

5.5.3 - Opérateur de texte

Cet opérateur sert à relier des chaînes de caractères pour obtenir un texte global.

Opérateur

& (Et)

Nom

Liaison de texte Et

Exemple

"Sun" & "day" donne "Sunday"

5.5.4 - Opérateurs de référence

Ces opérateurs relient des plages de cellules.

Opérateur

: (Deux-points)

! (Point d'exclamation)

Nom

Plage

Intersection

Exemple

A1:C108

SOMME(A1:B6!B5:C12)

Les cellules B5 et B6 se trouvent ici à l'intersection ; leur somme est à calculer.

5.5.5 - Les fonctions

Dans Calc, les fonctions sont disponibles par l'AutoPilote de fonctions qui est un outil interactif permettant la création de formules. Avant de le lancer, il faut sélectionner dans la feuille active une cellule ou une plage de cellules afin de définir l'emplacement d'insertion de la formule.

On accède à l'AutoPilote de fonctions par

•

Menu Insertion - Fonction...

•

Touches (Ctrl)(F2)

•

Icône de la barre de calcul :

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•

Vue de l'Autopilote de fonctions

L'AutoPilote de fonctions présente alors les différentes fonctions regroupées en catégories.

Après sélection de la fonction la boîte de dialogue s'adapte pour permettre la saisie des paramètres de la fonction. Le mode structure est particulièrement utile pour visualiser l'enchaînement des conditions dans le cas de fonctions imbriquées.

5.5.6 - Tableaux croisés dynamiques et Solveur

Ces deux outils permettent de fournir des outils d'analyse de données parmi les plus sophistiqués existant dans les tableurs

Tableaux croisés dynamiques

Dans OpenOffice.org 1.0, les tableaux croisés dynamiques sont réalisés au moyen de la commande

Données> Pilote de données.

Le pilote de données permet d'analyser et d'évaluer des données qui ont déjà été saisies ; il est ainsi possible d'établir différents rapports à partir des mêmes données, en fonction du critère mis en avant.

La fonction Pilote de données paraît plus complète que la fonction Tableaux Croisés dynamiques. En particulier, il est possible de trier les données sur les arguments « pilotes du tableau ».

Voici l'exemple tiré de l'aide de OpenOffice.org 1.0.

« Imaginez une table d'analyse de données contenant les chiffres des ventes réalisées par votre entreprise et classées par groupes de marchandises, filiales et années. Le pilote de données permet d'effectuer une recherche des données intéressantes en fonction de la situation du moment.

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Cadre d'utilisation du pilote de données

Les tables créées à l'aide du

pilote de données

sont interactives : vous pouvez trier, réorganiser ou même regrouper les données selon différents points de vue. Cette fonctionnalité est par ex. intéressante dans le cas du contrôle des ventes : il peut être important de consulter les chiffres d'affaires d'une certaine période, ou d'évaluer les chiffres des ventes en fonction de critères géographiques.

Création d'une table avec le pilote de données

1. Sélectionnez la plage de données d'une table, en-têtes de ligne et colonne inclus.

2. Activez Données - Pilote de données - Activer. Dans la boîte de dialogue Sélection de la source, choisissez l'option Sélection active et confirmez avec OK. Dans la boîte de dialogue Pilote de

données, les en-têtes de lignes et colonnes de la table sont reprises sous forme de boutons : vous pouvez les répartir entre les zones de mise en page "Colonne", "Ligne" et "Données" par Glisser-

Déposer.

3. Répartissez les champs dans les zones de mise en page en les faisant glisser avec la souris

Lorsque vous déposez un bouton dans la zone Données, une étiquette y est créée, portant la mention supplémentaire de la formule appliquée pour la création des données dans la plage correspondante.

Un double-clic sur un des champs de la zone Données ouvre la boîte de dialogue

Champ de données

.

Celle-ci permet de choisir la fonction à utiliser pour l'affichage des données dans la plage de données. Pour

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sélectionner plusieurs fonctions, appuyez sur la touche (Ctrl) au moment du clic.

•

•

Servez-vous de la souris si vous devez modifier l'ordre des boutons déposés dans la zone de mise en page.

Pour retirer un bouton de la zone de mise en page, faites-le glisser à l'aide de la souris sur son emplacement d'origine.

•

Un double-clic sur un des boutons de la zone Ligne ou Colonne ouvre la boîte de dialogue

Champ de données

. Celle-ci permet de décider si et comment OpenOffice.org doit calculer et afficher les sous-totaux.

Quittez le pilote de données avec OK. La feuille de calcul comporte maintenant un bouton Filtre (par défaut juste en dessous de la plage sélectionnée) suivi, deux lignes plus bas, de la table générée par le pilote de données. »

5.5.7 - Solveur

Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans OpenOffice.org 1.0.

Il semble toutefois qu'un Solveur soit en cours de développement et qu'une version simplifiée soit opérationnelle. Des tests sont en cours pour en vérifier le fonctionnement. Cependant, les candidats testeurs sont attendus sur ce projet.

Si cette fonctionnalité vous intéresse voici l'adresse ou l'on peut contacter la personne qui l'a écrit : http://www.wolfhart-bauer.de/solver/solver.zip

ainsi que l'adresse mail du développeur : [email protected]

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6 - L'

OUTIL DE PRÉSENTATION

Cette partie détaille les fonctionnalités spécifiques aux outils de présentation de chaque suite. La comparaison porte sur les modalités d'utilisation de ces outils et les commandes correspondantes de menu ou de raccourci clavier.

Le principe de fonctionnement d'un outil de présentation est de permettre la création de diapositives et d'en assurer l'affichage soit en mode automatique soit en mode manuel. Les résultats à obtenir étant très standards, l'aspect général des deux suites est quasiment identique.

Les deux suites disposent donc d'outils de présentation comparables.

6.1 - Notions d'utilisation de Impress

Pour Impress, quelle que soit l'insertion que vous faites, que ce soit une image, du texte, un dessin, du son, il s'agit en fait d'un objet. Chacun de ces objets peut ensuite recevoir une animation : mouvement, temporisation, coloration, sonorisation.

Vous avez accès à la barre d'outils contextuelle correspondante à l'objet appliqué : barre d'outils de traitement de texte pour un cadre de texte, barre d'outils de dessin pour un rectangle, etc.

Lorsque vous appliquez un effet à un objet, celui-ci est directement visible ou audible par simple clic dans une fenêtre de visualisation liée à la boite d'effet. De même, c'est dans cette boite d'effet que vous réglez l'ordre d'apparition des objets sur la diapositive, un simple glissé/déplacé d'un objet sous un autre vous le permet.

Voici une idée de votre espace de travail en mode dessin.

Enfin différents modes sont accessibles pour vous permettre de créer rapidement des diapositives et

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d'organiser votre diaporama. D'autres modes sont disponibles, mais ils se rapprochent de ceux que vous connaissez déjà (comme le mode plan par exemple).

Arrière-plan

L'icône d'arrière plan vous amène au fond de la diapositive. Vous pouvez insérer ici les différents objets que vous souhaitez voir apparaître sur les diapositives tout au long de la présentation. Ainsi vous y placerez le logo de votre société ou encore la date ou bien le numéro de page.

Bien sûr, en utilisant un style de page pour l'arrière plan vous pourrez modifier celui-ci de façon ponctuelle pour une seule diapositive (style de page particulier attaché à cette diapositive) ou de façon durable pour toutes vos diapos (modification du style de page standard).

6.2 - Mode couche

Une couche fonctionne comme un transparent. Ainsi, dans ce mode, c'est comme si vous superposiez différents transparents sur une diapositive. Sur chaque couche vous pouvez insérer différents objets avec leurs animations. L'avantage, c'est que vous pouvez décider de faire apparaître ou non une couche placée sur une diapositive, de même vous pouvez décider de son impression ou non, ou bien encore en bloquer l'édition pour qu'elle ne soit jamais modifiée.

6.3 - Mode diapositive

Ce mode est réservé à l'organisation de la présentation. C'est ici que vous pourrez modifier l'ordre de vos diapositives, en insérer venant d'une autre présentation ou encore en copier, ceci par simple glisser/déposer.

Ce mode vous permet également d'insérer une transition entre les diapositives, des effets de fondus enchaînés ou d'apparition vers la droite ou la gauche, etc... C'est enfin ici que vous réglerez la temporisation d'affichage des diapositives et de transition.

6.4 - Mode live

Ce mode vous permet d'ajouter la dernière touche à votre présentation. En effet, vous pouvez intervenir directement à l'intérieur du diaporama alors qu'il est en train de défiler à l'écran via le navigateur, cela permet entre autres de faire des réglages fins, de mieux régler une temporisation...

6.5 - Mode notes

Enfin, ce mode est réservé à la prise de note sur votre diaporama. Cela peut vous servir de base pour le commentaire oral que vous allez faire, ou encore permettre à votre auditoire d'en garder une trace écrite relative à chaque diapositive si vous avez décidé de l'imprimer. Il est ainsi possible d'optimiser le type d'impression que vous désirez : uniquement des notes, réservé à une présentation papier, seulement certaines diapositives et leurs notes...

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6.6 - Réalisation d'une présentation simple

Les deux suites proposent des modèles de diapositives et des types d'enchaînements prédéfinis. Il est donc aisé de réaliser une présentation simple comportant une suite de diapositives qui se succèdent selon des enchaînements standards.

Le tableau ci-après récapitule les commandes de chacune des suites nécessaires pour réaliser une présentation simple.

Édition

MS PowerPoint 97

Commande menu

Sélectionner tout

Effacer

Dupliquer

Supprimer la diapositive

Affichage Diapositive

Plan

Trieuse de diapositives

Page commentaires

Pas de commande équivalente

Affichage Diaporama

Diapositive miniature

Insertion Nouvelle diapositive

Dupliquer la diapositive

Insertion

Numéro de diapositive

Date et heure

Tabulation

Caractères spéciaux

Format Police

Puce

Alignement

Interligne

Changer la casse

Mise en page des diapo ...

Diaporama

Visionner le diaporama

Clavier

Ctrl A

Suppr

Ctrl D

Édition

OpenOffice.org 1.0 Impress

Menu

Sélectionner tout

Affichage Mode de travail

Mode Dessin

Mode Plan

Mode Diapo

Mode Notes

Mode Prospectus


Affichage Aperçu

Insertion

Insertion

Dupliquer

Supprimer la page

Page

Dupliquer la page

Champs

Numéro de page

Date/Heure

Format

Caractères spéciaux

Caractères

Numérotation/Puce

Paragraphe>Alignement

Paragraphe>Interligne

Casse/Caractères

Modifier la mise en page

Présentation à l'écran


Clavier

Ctrl A

Suppr

Maj F3

Tab

6.7 - Réalisation d'une présentation personnalisée

Le présent paragraphe reprend les principales fonctionnalités permettant d'obtenir des présentations sophistiquées soit avec des outils plus élaborés, soit à l'aide de modèles, soit au moyen d'images et de sons incorporés.

A cet égard, il convient de remarquer que la suite MS Office est largement mieux fournie en supports tels que fonds de pages, modèles, images,...

La création de présentation comportant du son par enregistrement n'est pas disponible dans OpenOffice.org.

Il est cependant possible d'introduire des fichiers sons pour chaque diapositive, mais pas possible par exemple de lancer un commentaire couvrant toute la présentation.

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Fichier

MS PowerPoint 97

Enregistrer au format HTML

Présentation à emporter


Édition Liaisons

Objet


Affichage Masque

Noir et Blanc


Commentaires du Présentateur

Commentaires

En-tête Pied de page


Insertion

Insertion

Insertion

Diapositive de fichier

Diapositive de Plan

Commentaire

Image

Zone de texte

Films et sons

Diagramme

Liens Hypertexte



Format

Format

Remplacer les Polices

Jeu de couleurs des diapositives

Arrière Plan

Appliquer le modèle

Couleurs et traits








Outil Image Automatique

Diapo-Conférence

Aide-mémoire

Diaporama

Vérification du minutage

Enregistrer la narration

Paramètres du diaporama

Afficher sur deux écrans

Boutons d'actions

Prédéfini l'animation

Personnaliser l'animation

Aperçu de l'animation

Transition

OpenOffice.org 1.0 Impress

Fichier Enregistrer

Page Web


Édition Navigateur

Édition Liens

Objet

ImageMap

Affichage Couche

Qualité de l'affichage

Qualité de l'aperçu




Affichage Arrière plan




Insertion Image

Barre d'instruments


Insertion Diagramme

Hyperliens

Table

Frame


Format Remplissage

Page>Arrière plan


Format Ligne

Position et taille Format

Format Cotation

Format

Format

Connecteur

Style

Styliste

FontWork

Effet 3D

Groupe





Présentation chronométrée


Paramètres de la présentation



Animation

Effets

Animation

Effets


Transition

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7 - L

ES FONCTIONNALITÉS SPÉCIFIQUES

Ce chapitre comporte quelques éléments descriptifs techniques de la suite OpenOffice.org. Il s'agit simplement de quelques indications sur des points particuliers qui marquent une certaine différence avec les outils de la société Microsoft.

7.1 - Le navigateur

Pour la création de rapports et de notes complexes OpenOffice.org dispose d'un outil très performant dénommé le Navigateur.

Cet outil est comparable au mode lecture à l'écran ou Explorateur de documents de Word.

Il s'en distingue nettement sur deux points :

• le navigateur est disponible dans tous les outils de la suite ;

• la richesse des fonctionnalités offertes.

Sur ce dernier point, tout objet présent à l'intérieur d'un document peut servir de référence au navigateur. Il est donc possible de naviguer dans le document à partir des titres, des tableaux, des images, des objets OLE, etc. La liste des objets repérés se plie et se déplie selon le même mode qu'un Explorateur ainsi que le montre l'image ci-après.

Icône d'activation du navigateur

Le Navigateur peut être placé sur le bureau et déplacé comme une fenêtre. Il peut aussi être ancré à l'un quelconque des cotés du bureau selon la méthode décrite au paragraphe 2.1.4 Les fenêtre ancrables

Voici la présentation avec le navigateur ancré à gauche du bureau

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L'affichage ou la fermeture de la fenêtre ancrée s'obtient en cliquant sur la flèche d'affichage .

La fenêtre peut être rendu flottante ou ancrée en cliquant sur le bouton . La fenêtre est flottante quand elle se superpose au document. Elle est ancrée quand le document est juxtaposé à la fenêtre et apparaît donc dans sa totalité.

Le Navigateur se compose de trois parties :

• en partie haute, les icônes donnant accès aux fonctions

• en partie centrale, la partie navigation

• en partie basse une fenêtre d'affichage des documents ouverts

Le Navigateur est disponible avec des présentations et des fonctionnalités adaptées pour certaines fonctionnalités avancées de la suite OpenOffice.org telles les documents maître ou les formulaires.

Ces dispositifs avancés ne sont pas décrits ici. L'aide de OpenOffice.org fournit des informations complètes sur ces sujets.

7.1.1 - Naviguer dans le document

Le Navigateur permet donc de se déplacer à l'intérieur d'un document. Chaque élément (titre, tableaux, feuille de calcul, plage de données) constituant votre document est référencé dans la fenêtre principale du navigateur. Un clic sur l'un d'entre eux positionne le curseur directement à son emplacement dans le document.

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Pour des documents très complexes, vous pouvez souhaiter n'afficher que la rubrique dans laquelle vous voulez naviguer : par chapitre, par tableaux, par nom de plages... Pour cela, sélectionnez la rubrique concernée et cliquez sur l'icône Basculez l'affichage du contenu. Dans la fenêtre principale, ne s'afficheront que les éléments de cette rubrique.

Vous pouvez encore affiner votre navigation en indiquant les niveaux de titres à afficher. Cliquez sur l'icône correspondante dans la barre d'outils en haut de votre Navigateur et choisissez la profondeur de niveau à afficher en cliquant sur le numéro correspondant.

7.1.2 - Atteindre d'autres documents

La liste déroulante située en bas du navigateur indique tous les documents OpenOffice.org ouverts et qui figurent dans la barre d'état de Windows. Pour atteindre facilement un point d'un de ces autres documents, sélectionnez son nom dans la liste déroulante. Son contenu (chapitres, tableaux...) s'affichera dans la fenêtre principale du Navigateur, sans pour autant qu'il s'ouvre à l'écran. Un double clic sur l'un des éléments dans cette fenêtre vous permettra de l'atteindre directement dans le document qui s'affichera alors sur votre écran.

7.1.3 - Organiser votre document

A l'aide du Navigateur vous avez également accès à des outils qui vous permettent d'organiser votre document, rappelant les fonctionnalités du mode plan.

Il vous est ainsi possible de déplacer un chapitre ou sous chapitre. Sélectionnez la partie à déplacer dans la fenêtre principale du Navigateur et cliquez ensuite sur l'icône chapitre vers le haut ou chapitre vers le bas.

Autant de fois que nécessaire pour le déplacer à l'endroit voulu.

De la même manière vous pouvez hausser ou baisser les chapitres d'un ou plusieurs niveaux. Là encore, la fonction est accessible dans la barre d'outils sise en haut du Navigateur.

Certaines rubriques ont des fonctions particulières associées, notamment en ce qui concerne les tableaux.

Sélectionnez le nom d’un de vos tableaux dans la fenêtre principale du Navigateur. Faites un clic droit sur cette sélection pour en afficher le menu contextuel.

Tout en bas de ce menu, vous verrez une rubrique Tableau. A cet endroit vous aurez la possibilité d’éditer le formatage du tableau (sauf s’il est protégé), de le déprotéger (sauf s’il ne l’est pas), de le supprimer ou de le renommer.

Repères de texte, images, objets OLE, index, etc comportent un menu contextuel similaire.

La commande Supprimer l’index, supprimera l’index, mais laissera le contenu sous forme de texte, par exemple votre table des matières automatique deviendra un simple texte. De même que la commande En lecture seule de ce même menu contextuel protégera l’index contre toutes modifications.

Si des éléments sont masqués dans votre document (section, index, tableaux...), leur nom apparaîtra en grisé dans le Navigateur

Le Navigateur comporte également trois fonctions très intéressantes pour la mise en oeuvre de votre document : insérer comme lien, insérer comme une copie, insérer comme hyperlien

• insérer comme lien : dans le navigateur, cliquez sur l'élément (un sous-chapitre par exemple) que vous souhaitez insérer dans votre document, faites un clic droit pour afficher le menu contextuel.

Choisissez le Mode glisser, puis insérer comme lien. Cliquez sur le sous-chapitre sélectionné dans le Navigateur et sans relâcher le bouton de la souris, glissez le dans votre document à l'endroit souhaité. Relâchez votre doigt, vous constatez qu'une section contenant l'ensemble du souschapitre s'est inséré dans votre document. Cette section est liée au sous-chapitre que vous venez de copier. Ce qui signifie que si vous modifiez le sous-chapitre (source) dans votre document, le contenu de cette section contenant la copie sera également modifié.

•

Insérer comme une copie : suivant l'exemple du sous-chapitre utilisé ci-dessus, dans le menu contextuel, cette fois-ci choisissez insérer comme une copie. De la même manière faites glisser le sous-chapitre choisi dans votre texte, une section se crée contenant également le contenu du sous chapitre, mais cette fois, aucun lien avec la source, si vous la modifiez, le contenu de la section n'en

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• sera pas affecté.

Insérer comme hyperlien : à partir du même sous-chapitre, faites un clic droit dans le menu contextuel et choisissez insérer comme hyperlien. Glissez le sous chapitre choisi dans votre document : un hyperlien renvoyant au sous chapitre choisi s'insère. Cette méthode est très pratique pour faire des tables des matières dans les documents HTML ou des renvois entre chapitres.

Vous pouvez également modifier le Mode Glisser à partir de la barre d’outils du Navigateur en cliquant un peu longuement sur l’icône et en sélectionnant le mode voulu.

Ce mode fonctionne également entre documents. Comme nous l’avons vu plus haut, il vous est possible d’afficher le contenu d’un document non actif à l’écran (ouvert dans la barre d’état de Windows) dans la fenêtre principale du Navigateur. Vous pouvez ainsi sélectionner chapitre, feuille de calcul, ou tout autre

élément dans ce document et l’insérer en Mode Glisser dans le document sur lequel vous êtes entrain de travailler. Suivant l’élément dont il s’agit, tous les modes ne sont pas disponibles.

Sous Calc, le Navigateur vous permet de mettre en oeuvre vos Scénarios, de les démarrer, les renommer...

Sous Impress, vous avez la possibilité de l'afficher lors de la présentation, vous permettant ainsi d'intervenir en modification sur les objets.

7.2 - Le styliste

Dans le même esprit que le Navigateur OpenOffice.org dispose d'un outil dénommé Styliste pour l'aide à la rédaction, à la réalisation et à la mise en forme de documents. Cet outil permet d'afficher tous les styles et de les apposer très rapidement et simplement à l'objet désigné.

L'approche suivie par OpenOffice.org est de recommander l'utilisation de style pour la confection des documents (texte classeur, présentation, etc.). Pour certaines fonctionnalités, cette approche est même obligatoire. Ainsi une mise en page spécifique dans le tableur ne sera conservée et donc retrouvée à l'ouverture suivante que si un style de page a été défini.

De même, il est possible de définir des styles pour chacun des objets manipulés dans la suite.

Le styliste est donc disponible dans toutes les composantes de la suite.

On voit ci-après un écran présentant le Styliste dans le cadre du traitement de texte.

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Bien entendu les commandes de la suite pour la création et la modification des styles sont disponibles dans les menus et commandes ainsi que dans les menus contextuels.

Le styliste dispose d'une fonction permettant de recopier le style actif. Il faut ouvrir le Styliste et sélectionner le mode Remplir Tout ou verseuse. On recopie le style actif en positionnant le curseur sur le paragraphe et en cliquant sur le bouton de la souris. Pour copier un style sur des caractères, il faut auparavant les sélectionner.

Le Styliste est l'outil de OpenOffice.org qui facilite et organise la gestion des styles et leur mise en application.

La fenêtre du Styliste est affichée par la commande Format>Styliste, l'icône ou, la touche F11

Cette fenêtre peut être utilisée comme une palette que l'on peut déplacer sur l'écran avec la souris. Elle peut

être réduite ou fermée avec les outils classiques.

Le Styliste peut aussi être ancré sur l'une quelconque des bordures de l'espace de travail

Vous pouvez à partir de ce Styliste déterminer à l'avance tous les styles de votre document. Un clic droit sur le style choisit vous permet de le modifier selon votre choix. Une fois le style modifié, un double clic sur celui-ci et il est alors appliqué à l'endroit souhaité dans le document.

La liste déroulante en bas du Styliste, vous laisse le choix d'affichage des styles voulus : uniquement ceux que vous avez personnalisés, uniquement ceux déjà utilisés dans le document...

7.3 - La gestion des bases de données

7.3.1 - Les sources de données

OpenOffice.org n'a pas de base de données intégrée comme la suite MS Office.

En compensation de cette faiblesse, la suite OpenOffice.org est largement ouverte vers les sources de données externes y compris les bases de données relationnelles.

Voici la liste de type de base de données qui peuvent être connectées dans OpenOffice.org

OpenOffice.org 1.0

texte classeur dBase

ADO

ODBC

JDBC

Carnet d'adresses

(Windows, MS Outlook, Mozilla/Netscape ou LDAP)

Pour pouvoir utiliser une source de données, il faut d'abord l'assigner (faire connaître) par OpenOffice.org.

Pour cela, il faut afficher la boîte de dialogue « Gestion des sources de données » par la commande

Outils>Source de données :

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A partir de l'onglet « Général », à gauche, s'affichent les tables déjà créées et repérées par le gestionnaire de base de données.

Pour assigner par le panneau de contrôle des données, il faut procéder aux opérations suivantes :

•

Cliquer en haut et à gauche sur « Nouvelle source de données ».

•

Dans la partie de droite, donner lui un nom.

•

Sous Connexion, choisir le Type de source de données.

Cliquer sur le bouton gris à droite (marqué avec...) pour sélectionner le fichier de données dans le répertoire adéquat. Cliquer sur le bouton « Appliquer ». Cliquer sur Ok pour connecter une source de données, il faut tout d'abord

7.3.2 - Le panneau de contrôle de source de données

Le moyen d'accès aux données est le panneau de contrôle des données.

Le panneau de contrôle des données est activé soit par le menu Affichage>Source de données soit par la touche F4.

Le panneau de contrôle des données est une fenêtre ancrable qui peut être manipulée et placée sur le bureau selon les mêmes facilités que pour les autres outils (Navigateur, Styliste, Gallery).

Le panneau de contrôle des données se comporte comme un véritable Explorer. Il permet de changer de base de données et de visualiser le contenu de chacun des enregistrements de la base sélectionnée. Il est possible par cette interface de réaliser des tris, des sélections, d'appliquer des filtres. OpenOffice.org dispose donc d'un outil de gestion de données performant et intégré.

Il est également possible par cet outil de faire des requêtes SQL directement à partir des composantes principales de la suite.

C'est l'outil de choix pour la réalisation de publipostage, étiquettes (voir paragraphes 4.7).

Un simple glisser-déposer des noms de champs de la source de données vers le document de publipostage permet de mettre en page le document.

Cet outil disponible dans le traitement de texte et le classeur est l'un des plus performants de OpenOffice.org.

Voici une copie d'écran du panneau de contrôle des données

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8 - L

A COMPATIBILITÉ DES FICHIERS

La migration d'une suite bureautique vers une autre suite impose de fait une période de cohabitation des deux suites chez les utilisateurs. Pendant cette période de cohabitation et ultérieurement vers des services externes

équipés d'une suite différente va se poser inévitablement le problème de la compatibilité des fichiers.

Il ne faut pas se leurrer, la compatibilité totale entre les fichiers produits par chacune des suites n'existe pas d'autant plus que les formats de fichiers de certaines suites sont propriétaires et non divulgués et que ces formats varient selon les versions.

Une compatibilité partielle peut être obtenue de manière à minimiser les problèmes rencontrés dans les

échanges de fichiers produits par les deux suites.

En tout état de cause, les difficultés de passage d'une suite à l'autre seront d'autant plus grandes que l'on utilisera les fonctions avancées de chacune des suites.

Enfin, il convient de remarquer que certains documents types ou modèles peuvent avoir été créés dans des versions anciennes de la suite MS Office. Avec l'évolution des formats successifs de la suite MS Office ces documents ont subi des conversions qui héritent des formats antérieurs. Certaines des spécificités anciennes sont présentent dans le fichier utilisé sans que l'utilisateur en soit averti. La conversion de tels documents peut réserver de belles surprises

Les paragraphes ci-après essaient de récapituler les conseils pour obtenir une meilleure compatibilité.

8.1 - Les formats d'écriture dans OpenOffice.org

La suite OpenOffice.org peut produire des fichiers dans les formats d'autres suites et en particulier dans les formats Microsoft Office.

Il ne faut cependant pas perdre de vue que ces formats externes ne sont pas les formats natifs de

OpenOffice.org. Utiliser les formats externes revient donc à exécuter une conversion de format à chaque fois que l'on enregistre le document.

Il n'est donc pas recommandé d'utiliser les formats externes comme formats de travail.

La règle à suivre est que tout document créé avec OpenOffice.org doit l'être dans le format natif de la suite :

•

Traitement de texte : sxw

•

Tableur : sxc

•

Présentation : sxi

L'utilisateur doit enregistrer dans ces formats natifs tout au long de son travail.

Si le fichier produit doit être transmis à un service externe n'utilisant pas OpenOffice.org, ce n'est qu'en dernier lieu, juste avant transmission, que l'on enregistrera le document au format externe.

8.2 - Les méthodes de travail inter groupes

Il est de plus en plus fréquent que des documents (le plus souvent notes ou rapports, rarement des classeurs) soient produits par plusieurs services ; le service compétent se chargeant d'élaborer la note sur le fond et demandant des avis ou compléments aux autres services.

Dans ces cas, il est évident que les documents vont faire des allers et retours entre les différentes suites.

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La recommandation principale est donc que les services doivent s'accorder pour établir tout d'abord le fond du document et son organisation générale sans se préoccuper la forme. Cette recommandation est également valable si le service initiateur de la note n'utilise pas OpenOffice.org

En effet, c'est principalement dans la mise en forme du document que se pose les problèmes de compatibilité.

La mise en page générale (marges, en-tête et pied de page, numérotation des pages, positionnement des logos, sommaire éventuel) doit être de préférence effectuée lorsque tous les services se seront accordés sur le contenu de la note. Cette tâche incombera au service initiateur du document.

Il convient de remarquer que les outils de plan sont d'une très bonne compatibilité entre suites et que dans ces conditions si l'on évacue le problème de la mise en forme et de la présentation finale le travail inter service peut parfaitement s'organiser avec des suites différentes.

Une autre solution est d'implanter la suite OpenOffice.org comme suite complémentaire dans les services externes. Cette implantation ne peut poser de difficultés financières puisque la suite est gratuite.

De plus, son utilisation respecte les mêmes principes de fonctionnement que la suite Microsoft. Un utilisateur ne devrait donc pas ressentir de gêne importante à l'utilisation de OpenOffice.org pour valider, corriger ou apporter des compléments à un document principalement élaboré par un autre service;

8.3 - Les principales difficultés de conversion

A l'ouverture dans OpenOffice.org d'un fichier créé dans la suite MS Office, on constate, à l'affichage sur l'écran ou à l'impression, que la mise en page des documents est généralement bien conservée.

Les difficultés commencent quand il faut enregistrer ce document d'origine MS Office, soit dans un format natif de OpenOffice.org, soit dans un format propriétaire de MS Office. C'est en effet à ce moment là que l'on constate des pertes de format.

Il faut bien insister sur le fait que les seuls problèmes rencontrés portent sur la mise en forme des documents, en aucun cas sur leur contenu.

A cet égard, il faut distinguer les conséquences liées à l'enregistrement du fichier de celles liées à sa fermeture.

A chaque opération d'enregistrement ou de fermeture dans un format qui n'est pas celui du fichier d'origine ou qui n'est pas celui natif de OpenOffice.org, le logiciel annonce que des pertes de format sont possibles.

En réalité, les pertes de format ont lieu lors de la fermeture du fichier. OpenOffice.org convertit effectivement le fichier dans sa nouvelle structure lors de l'opération de fermeture.

L'utilisateur non averti pourra ainsi croire que les modifications qu'il effectue seront définitives car il les a enregistrées et continuera son travail en toute bonne conscience. En réalité, certaines de ces modifications de mise en page seront perdues lors de la fermeture du fichier. Le résultat obtenu dans la conversion pourra donc être différent de celui attendu.

Ces problèmes sont toutefois bien cernés et recensés ci dessous.

Les macros

C'est la principale difficulté de conversion entre les deux suites. Les langages utilisés ne sont pas compatibles et les macros utilisées dans un fichier MS Office ne sont pas utilisables sans réécriture importante dans

OpenOffice.org.

Cette difficulté est particulièrement sensible pour les fichiers Excel dans lesquels il est fréquent d'inclure des macros.

Un projet vient d'être initié pour créer un convertisseur de macros. Cependant, ce convertisseur ne sera pas opérationnel dans l'immédiat.

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Les styles de caractères, paragraphes et pages

La principale difficulté de la conversion vient du fait que dans la majeure partie des cas les fichiers créés avec la suite MS Office n'utilisent pas les fonctions de style.

La suite OpenOffice.org privilégie l'utilisation des styles.

De ce fait, lors de la conversion de fichier toutes les surcharges de mise en forme effectuées avec des commandes Format Caractères ou Paragraphes, etc sont transformées en styles de conversion. On voit donc apparaître dans la liste des styles nommés « WWxxxx » qui sont autant de styles de paragraphes, de caractères, de numérotation, attachés à une mise en forme particulière.

Le problème est particulièrement sensible pour la mise en page des documents ou OpenOffice.org utilise un style de page alors que MS Office attache la mise en page à la section.

La solution réside donc dans une utilisation dans les deux suites des styles. Les résultats de conversion les meilleurs sont obtenus dans cette situation.

Les marges

La conversion d'un fichier MS Office dans un format OpenOffice.org ne conserve pas les marges d'origine.

en particulier, celle du haut de page.

Ainsi qu'il a été écrit au paragraphe précédent, la conversion crée des styles de page, chaque fois que la mise en page change (en tête, pied de page, marges, etc.). Il en résulte que les pages du document converti sont affectées d'un style de page « Conversion » et que ces styles peuvent être très nombreux.

Pour éliminer, ces problèmes de marges, il faut donc

• soit agir sur chacun des styles de conversion pour restaurer les marges ;

• soit supprimer ces styles et appliquer les styles de page natifs ou créés sur le document converti.

Les en-têtes et pieds de page

Dans OpenOffice.org les en-têtes et pieds de page sont attachés au style de page. Cette méthode permet sans conteste de gérer les mises en page de manière beaucoup plus fine et naturelle.

Elle a cependant des effets redoutables dans les cas où il est nécessaire de modifier un fichier entre plusieurs services dotés chacun d'une suite différente. Dans ce cas, il est nécessaire de procéder à des conversions multiples et on constate que 2 ou 3 conversions d'un format dans l'autre suffisent à détruire la présentation des en-têtes et des pieds de page.

Si l'on se trouve dans cette situation, la seule solution est de réserver la création des en-têtes et des pieds de page au service qui finalise le document et d'éviter de mettre des en-têtes ou pieds de page dès le début de la création du document.

Les écarts avant et après dans les tableaux

OpenOffice.org considère que les écarts avant et après un paragraphe ne sont pas pris en compte pour régler la distance entre le texte et la bordure dans les cellules d'un tableau. Il faut pour cela utiliser un paramètre spécial « Écart avec le contenu ».

Cette solution permet d'obtenir une présentation tout à fait paramétrable des tableaux.

En revanche, dans la conversion d'un fichier de MS Word vers OpenOffice.org Writer ou l'inverse, les paramètres utilisés par chacune des suites ne sont pas repris par l'autre.

Il n'y a pas d'autre solution que de reprendre la mise en forme dans l'une ou l'autre suite sur le document final.

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Le titre du document

Lors de la conversion dans OpenOffice.org, le titre du document est initialisé par les premiers mots contenus dans le document source.

De ce fait, à l'affichage du document, OpenOffice.org, indique dans la barre de titre, un titre sans signification particulière au lieu du nom du fichier ou de son titre réel.

Pour corriger ce défaut, après conversion, il faut modifier les propriétés du document par la commande

Fichier>Propriétés onglet Description et :

• soit supprimer le titre pour obtenir l'affichage du nom du fichier ;

• soit modifier le titre qui remplacera le nom de fichier dans la barre de titre ;

Après cette opération, fermer le fichier. A la réouverture, la modification sera opérationnelle.

Les fonctions avancées de mise en forme

Il est évident que plus les documents à convertir utiliseront des fonctions avancées de mise en forme plus l'utilisateur rencontrera de difficultés lors de la conversion.

On peut citer à titre d'exemple les fonctions suivantes :

• les insertions de légendes sous forme de bulles de texte

• certaines modifications de mise en forme natives dans les graphiques (légendes en particulier)

• assez généralement certaines mises en forme provenant des outils de dessin ;

La liste précédente n'est pas limitative. Il appartient à chacun de se forger sa propre expérience et d'éviter de recourir autant que faire se peut à ces outils dans le cas d'un travail collaboratif avec des services ne disposant pas de suites identiques.

Dans ces cas d'utilisation de fonctions de mise en forme avancées somme toute assez peu nombreux, la solution la plus simple est d'équiper les services qui collaborent de la même suite.

Dans cette perspective, le principe d'économie conduira à diffuser la suite gratuite OpenOffice.org.

8.4 - La reprise de documents dans OpenOffice.org

Dans ce paragraphe, il s'agit de donner quelques consignes qui peuvent être appliquées lorsqu'il s'agit d'utiliser OpenOffice.org pour lire ou modifier ou utiliser des fichiers créés dans la suite MS Office

8.4.1 - Document en communication

Dans ce cas, il s'agit simplement de lire un document transmis dans un format de la suite MS Office, la simple ouverture du document suffit pour en prendre connaissance.

Dans ce cas la mise en forme du document source est généralement très bien respectée. De même l'impression ne pose pas de problème majeur.

On peut donc laisser le document dans son format propriétaire d'origine sans faire réellement de conversion.

A la fermeture dans OpenOffice.org, il suffit simplement de ne pas enregistrer les modifications si une telle demande est formulée par le logiciel.

8.4.2 - Document à modifier

Il s'agit dans ce cas de travail collaboratif entre plusieurs services dotés de suites différentes.

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La difficulté est d'évaluer a priori le nombre de conversions qui vont être effectuées dans les échanges entre services.

Si ces conversions risquent d'être peu nombreuses (un aller et retour entre service) on peut conserver le format Ms Office qui est compris par les deux suites. Les perturbations générées par les modifications apportées dans chacune des suites seront peu génératrices de problèmes. Ces perturbations seront d'autant moins nombreuses que la mise en forme sera simplifiée.

Sinon, il faut se replier sur les méthodes de travail inter-groupe, donc d'éviter d'utiliser dans les étapes de création du document les fonctions de mise en page qui posent problèmes et de réserver la mise en forme définitive à l'étape finale.

8.4.3 - Document à utiliser comme modèle ou à réutiliser souvent

Dans ce cas il s'agit de reprendre des modèles ou documents types provenant de MS Office dans un format natif de OpenOffice.org. Il s'agit de créer des documents à usage régulier et partagés dans un même service et qui seront exclusivement utilisés dans la suite OpenOffice.org.

Aucun résultat satisfaisant à moyen et à long terme ne sera obtenu par une conversion du fichier source. En effet, malgré toutes les opérations de nettoyage des formats de conversion qui seront menées, il restera toujours des séquelles de l'origine externe à la suite OpenOffice.org du document. Un jour ou l'autre des problèmes de mise en forme inopérante ou mal opérante apparaîtront sans explication ou correction possibles.

De ce fait, il est recommandé pour des documents types ou modèles de les récréer nativement dans le format

OpenOffice.org.

A cet égard, pour créer un nouveau document type ou modèle, il ne faut pas utiliser les fonctions de

Copier/Coller ou Glisser/Déposer entre les deux suites.

En effet par ces fonctions, on importe dans OpenOffice.org les attributs de caractères ou de mise en forme liés à la partie sélectionnée et issus de MS Office. Le résultat serait donc comparable à une conversion et les fichiers obtenus ne seraient pas nativement au format OpenOffice.org.

8.4.4 - Création de document pour Ms Office dans OpenOffice.org.

On se place dans l'hypothèse d'un service équipé de OpenOffice.org et devant produire un document à destination d'un autre service doté de MS Office.

Il est absolument déconseillé de créer entièrement un document dans OpenOffice.org au format MS Office.

Les multiples enregistrements, ouverture et fermeture du document avant sa finalisation conduiraient à des résultats proches de conversions successives.

Le document doit donc être créé au format natif de OpenOffice.org. Toutes les modifications effectuées tant que le document n'est pas finalisé doivent être enregistrées dans ce format natif.

Ce n'est qu'au moment de la transmission vers le service externe utilisateur de MS Office que l'enregistrement dans un format propriétaire doit être effectué.

De cette manière le fichier ouvert par le service externe comportera le minimum de problème lors de l'ouverture et l'utilisation.

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9 - C

RÉDITS

Auteur : Christian Hardy

Remerciements : A Sophie Gautier pour ses encouragements et son aide précieuse.

Remerciements à tous les membres de la communauté OpenOffice.org qui, de par leur travail, leur implication, leurs réponses à mes questions qui m'ont permis de réaliser ce document.

Intégré Par : Sophie Gautier

Dernière modification : 24/06/2003

Contacts: OpenOffice.org Documentation http://fr.openoffice.org

Historique:

Date

11/02/2003 0.1

Version Commentaire

Version provisoire pour évaluation par la communauté

18/02/2003 0.1

Intégration de certaines des remarques de Fred Labbé et Y Combes

25/02/2003

26/04/2003

27/04/2003

29/04/2003

18/06/2003

20/06/2003

22/06/2003

24/06/2003

Traduction :

0.1.1

0.1.3

0.1.4

0.1.5

0.1.6

0.1.7

0.1.7

1.0

1.0.1

Intégration de la licence PDL

Ajouts par Christian Hardy. Rectification d'images

Relecture et ajouts sur le Navigateur par Sophie Gautier

Ajout du chapitre Impress par Sophie Gautier

Ajout dans le chapitre Styliste par Sophie Gautier

Intégration par Christian Hardy du chapitre sur Calc rédigé par

Patrick Guimberteau

Relecture par Sophie Gautier et Laurent Godard

Consolidation par Christian Hardy

Publication de la version 1.0

Correction de fautes par Sophie Gautier sur indication de @PICNet

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10 - L

ICENCE

Appendix

Public Documentation License Notice

The contents of this Documentation are subject to the Public Documentation License Version 1.0 (the

"License"); you may only use this Documentation if you comply with the terms of this License. A copy of the License is available at http://www.openoffice.org/licenses/PDL.html.

The Original Documentation is Guide comparatif sur la suite bureautique OpenOffice.org. The Initial Writer of the Original Documentation is Christian Hardy (C) 2003. All Rights Reserved.

(Initial Writer contact(s): [email protected], [email protected]).

Contributor(s): Sophie Gautier -_____________________________________.

Portions created by Sophie Gautier are Copyright (C) 2003. All Rights Reserved. (Contributor contact(s): [email protected]).

Patrick Guimberteau-_____________________________________.

Portions created by Patrick Guimberteau are Copyright (C) 2003. All Rights Reserved. (Contributor contact(s): [email protected]).

NOTE: The text of this Appendix may differ slightly from the text of the notices in the files of the Original

Documentation. You should use the text of this Appendix rather than the text found in the Original

Documentation for Your Modifications.

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5.5.2 - Opérateurs de comparaison. OPEN OFFICE OpenOffice

Opérateurs arithmétiques

Opérateur

Nom