SAP Business Intelligence Platform 4.0 Support Package 5 Plataforma de lanzamiento de BI Manual de usuario

Manual de usuario de la plataforma de lanzamiento de Business Intelligence
■ SAP BusinessObjects Business Intelligence Platform 4.0 Support Package 5
2012-11-29
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2012-11-29
Contenido
3
Capítulo 1
Historial de documentos.........................................................................................................9
Capítulo 2
Introducción..........................................................................................................................11
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.6.1
2.6.2
Acerca de esta documentación .............................................................................................11
Capítulo 3
Aspectos básicos de la plataforma de lanzamiento de BI.....................................................17
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.2
Interfaz de usuario..................................................................................................................17
Capítulo 4
Establecimiento de preferencias...........................................................................................23
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
Configuración de preferencias................................................................................................23
Usuarios de esta documentación...........................................................................................11
¿Qué es la plataforma de lanzamiento de BI?.........................................................................11
Novedades de la plataforma de lanzamiento de BI .................................................................12
Licencias................................................................................................................................13
Antes de comenzar................................................................................................................13
Conceptos clave....................................................................................................................13
Tareas clave...........................................................................................................................14
Panel de encabezado.............................................................................................................17
Ficha Inicio.............................................................................................................................17
Ficha Documentos.................................................................................................................18
Fichas....................................................................................................................................21
Iniciar sesión en la plataforma de lanzamiento de BI...............................................................21
Para establecer preferencias generales..................................................................................23
Para cambiar la contraseña....................................................................................................24
Configuraciones regionales de visualización preferidas..........................................................25
Para configurar preferencias de visualización de informes de Cristal......................................26
Para configurar preferencias de áreas de trabajo de BI...........................................................27
Para establecer la edición Analysis para las preferencias de OLAP........................................27
Preferencias de Web Intelligence...........................................................................................28
2012-11-29
Contenido
4
Capítulo 5
Visualización de objetos.......................................................................................................35
5.1
5.1.1
5.1.2
5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8
5.2.9
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5
Visualización de objetos.........................................................................................................35
Capítulo 6
Trabajar con objetos..............................................................................................................51
6.1
6.2
6.3
6.3.1
6.4
6.4.1
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
6.13
6.13.1
6.13.2
Administrar objetos en la Plataforma de lanzamiento de BI.....................................................51
Para ver un objeto..................................................................................................................35
Fijar una ficha para una futura visualización.............................................................................36
Ver informes de Crystal.........................................................................................................37
Visores de informes de Crystal..............................................................................................37
Barra de herramientas del visor de informes de Crystal..........................................................41
Visor de SAP Crystal Reports 2011.......................................................................................42
Profundizar en los datos del informe de Crystal......................................................................43
Para ver alertas en informes de Crystal..................................................................................43
Para ver y editar los parámetros de los informes de Crystal en el visor web...........................44
Para imprimir informes de Crystal...........................................................................................44
Para exportar informes de Crystal..........................................................................................45
Para ordenar datos interactivamente......................................................................................46
Visualización de documentos de Web Intelligence..................................................................47
Barra de herramientas del visor de Web Intelligence..............................................................47
Para visualizar el mapa de exploración....................................................................................48
Para visualizar peticiones de usuario......................................................................................48
Para buscar texto...................................................................................................................49
Explorar datos del documento................................................................................................49
Creación y adición de objetos nuevos en la plataforma de lanzamiento de BI.........................51
Adición de objetos a la plataforma de lanzamiento de BI........................................................52
Para agregar un documento desde el equipo a la plataforma de lanzamiento de BI.................52
Orden y filtro de objetos.........................................................................................................53
Ordenar o filtrar objetos del repositorio..................................................................................53
Para establecer las propiedades de objeto ............................................................................54
Para copiar un objeto.............................................................................................................54
Para mover un objeto.............................................................................................................55
Para crear un acceso directo a un objeto...............................................................................55
Para enviar un objeto o una instancia a un destino .................................................................55
Para generar un vínculo de OpenDocument para un objeto....................................................57
Para eliminar un objeto...........................................................................................................57
Para crear un hipervínculo......................................................................................................57
Búsquedas en la plataforma de lanzamiento de BI..................................................................58
Funciones de búsqueda de plataforma...................................................................................58
Lo que se busca en la búsqueda............................................................................................59
2012-11-29
Contenido
5
6.13.3
6.13.4
6.14
6.14.1
6.14.2
6.14.3
6.14.4
Técnicas de búsqueda............................................................................................................61
Capítulo 7
Programación de objetos......................................................................................................67
7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.2.4
7.2.5
7.2.6
7.2.7
7.2.8
7.2.9
7.2.10
7.2.11
7.2.12
7.3
7.3.1
7.3.2
7.4
7.4.1
7.5
7.5.1
7.5.2
7.5.3
Programación de objetos.......................................................................................................67
Capítulo 8
Trabajar con StreamWork.....................................................................................................93
8.1
8.1.1
8.1.2
Trabajar con SAP StreamWork..............................................................................................93
Capítulo 9
Uso de Debates....................................................................................................................97
9.1
Debates.................................................................................................................................97
Realizar una búsqueda en la Plataforma de lanzamiento de BI................................................63
Carpetas y categorías............................................................................................................64
Para crear una carpeta o categoría.........................................................................................65
Para establecer las propiedades de una carpeta o categoría..................................................65
Agregar objetos a una carpeta...............................................................................................66
Para asignar un objeto a una categoría...................................................................................66
Para programar un objeto.......................................................................................................67
Configurar un título de instancia programada..........................................................................68
Para seleccionar un patrón de periodicidad............................................................................69
Para especificar la información de conexión a la base de datos..............................................70
Para especificar un formato de instancia................................................................................71
Para especificar un destino....................................................................................................78
Para aplicar una fórmula de selección de registros.................................................................83
Para configurar las opciones de impresión de un informe de Crystal......................................84
Programar un objeto con parámetros o peticiones de orden...................................................85
Para programar un objeto con eventos...................................................................................85
Para establecer los valores del grupo de servidores de programación....................................86
Para seleccionar un formato de caché para los documentos de Web Intelligence...................86
Seleccionar idiomas para instancias de informes....................................................................87
Detener o reanudar una instancia...........................................................................................87
Para detener una instancia.....................................................................................................88
Para reanudar una instancia después de detenerla.................................................................88
Programación de un paquete de objetos ...............................................................................88
Para programar un paquete de objetos...................................................................................89
Uso de instancias...................................................................................................................89
Para ver la última instancia de un objeto.................................................................................90
Visualización de instancias históricas.....................................................................................90
Para vaciar la bandeja de entrada de BI..................................................................................91
Trabajar con alimentadores....................................................................................................93
Trabajar con canales del documento......................................................................................94
2012-11-29
Contenido
6
9.1.1
9.1.2
9.1.3
9.1.4
9.1.5
Para abrir debates..................................................................................................................97
Capítulo 10
Publicación..........................................................................................................................101
10.1
10.2
10.3
10.3.1
10.3.2
10.3.3
10.3.4
10.3.5
Acerca de la publicación.......................................................................................................101
10.3.6
10.3.7
10.3.8
10.3.9
10.3.10
10.3.11
10.4
10.4.1
Marcadores de posición personalizados para campos de correo electrónico........................112
Capítulo 11
Trabajar con publicaciones.................................................................................................121
11.1
11.1.1
11.1.2
11.1.3
11.1.4
11.1.5
11.1.6
11.1.7
11.1.8
11.1.9
11.1.10
11.1.11
Diseñar publicaciones..........................................................................................................121
11.1.12
Marcadores de posición personalizados para campos de correo electrónico........................129
Para agregar una nota............................................................................................................98
Para editar una nota...............................................................................................................98
Para responder a una nota.....................................................................................................99
Para eliminar una nota............................................................................................................99
Descripción de una publicación............................................................................................101
Conceptos de publicación....................................................................................................101
Actualización condicional......................................................................................................102
Reglas de entrega................................................................................................................103
Destinatarios dinámicos.......................................................................................................105
Destinos..............................................................................................................................106
Marcadores de posición personalizados para los nombres de documentos de origen de
publicaciones.......................................................................................................................111
Formatos.............................................................................................................................112
Personalización....................................................................................................................114
Extensiones de la publicación...............................................................................................115
Suscripción..........................................................................................................................116
Fusionar PDF en informes de Crystal...................................................................................116
Derechos necesarios para la publicación..............................................................................117
Publicadores y destinatarios: ¿qué puede ver cada uno?......................................................119
Diseño de publicaciones para su uso con SAP BusinessObjects Live Office........................121
Diseñar publicaciones para destinatarios de SAP.................................................................121
Para crear una nueva publicación en la CMC........................................................................122
Para crear una nueva publicación en la plataforma de lanzamiento de BI..............................122
Para abrir una publicación existente:.....................................................................................123
Para especificar las propiedades de una nueva publicación..................................................123
Para seleccionar documentos de origen...............................................................................123
Para seleccionar los destinatarios de Enterprise...................................................................125
Para especificar los destinatarios dinámicos.........................................................................125
Para especificar un destino de la publicación........................................................................127
Marcadores de posición personalizados para los nombres de documentos de origen de
publicaciones.......................................................................................................................128
2012-11-29
Contenido
7
11.1.13
Para incrustar el contenido de un documento de origen con contenido dinámico en correos
electrónicos.........................................................................................................................129
11.1.14
11.1.15
11.1.16
11.1.17
11.2
11.2.1
11.2.2
11.2.3
11.2.4
11.2.5
11.2.6
11.2.7
11.3
11.3.1
11.3.2
11.3.3
Para especificar la información de programación..................................................................131
Capítulo 12
Trabajar con alertas.............................................................................................................163
12.1
12.1.1
12.1.2
12.1.3
12.1.4
12.2
12.2.1
12.2.2
12.2.3
12.2.4
12.2.5
12.2.6
12.2.7
Alertas.................................................................................................................................163
Capítulo 13
Trabajar con aplicaciones...................................................................................................175
13.1
13.2
13.3
13.3.1
Trabajar con aplicaciones en la Plataforma de lanzamiento de BI..........................................175
13.3.2
Para guardar aplicaciones web de Business Explorer como marcadores..............................177
Tareas de diseño para publicaciones de informes de Crystal................................................131
Tareas de diseño para las publicaciones de documentos de Web Intelligence .....................138
Utilizar las funciones de publicación adicionales...................................................................140
Tareas de publicación posteriores al diseño.........................................................................150
Finalización de la publicación................................................................................................150
Para probar una publicación.................................................................................................150
Para suscribirse a una publicación o anular su suscripción...................................................151
Para programar una publicación y ejecutarla.........................................................................152
Visualizar los resultados de la publicación............................................................................152
Para redistribuir una instancia de publicación........................................................................155
Para reintentar una publicación con error..............................................................................156
Mejorar el rendimiento de la publicación...............................................................................157
Recomendaciones para agregar documentos de origen.......................................................158
Recomendaciones para el uso de orígenes de destinatarios dinámicos................................160
Recomendaciones para enviar y recibir instancias de publicaciones de correo electrónico....160
Alertas de orígenes de objetos ............................................................................................164
Diferencias entre las alertas y las notificaciones de alerta de informes de Crystal................164
Flujo de trabajo de alertas....................................................................................................165
Derechos necesarios para Alertas.......................................................................................166
Tareas de alarma..................................................................................................................169
Ubicar objetos de origen de alerta en la plataforma de lanzamiento de BI.............................169
Suscribirse a una alerta........................................................................................................170
Para cancelar la suscripción de una alerta............................................................................170
Para suscribir a otras personas a una alerta.........................................................................171
Excluir usuarios de una alerta...............................................................................................172
Para administrar los ajustes de las alertas para un origen de alertas.....................................172
Ver notificaciones de alerta..................................................................................................173
Para iniciar una aplicación en la plataforma de lanzamiento de BI..........................................175
Aplicaciones web BEx en la Plataforma de lanzamiento de BI...............................................175
Para acceder a aplicaciones Web de Business Explorer en la plataforma de lanzamiento de
BI.........................................................................................................................................176
2012-11-29
Contenido
Apéndice A
Índice
8
Más información.................................................................................................................179
181
2012-11-29
Historial de documentos
Historial de documentos
En la siguiente tabla se ofrece información general sobre los cambios más importantes del documento.
Versión
Fecha
Descripción
Plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence 4.0
Mayo de 2011
Primera versión del documento
SAP StreamWork agrega funciones de soportes sociales y de
colaboración a la plataforma de
lanzamiento de BI.
Se han agregado marcadores
de posición personalizados a los
destinos de publicación.
Plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence 4.0
Feature Pack 3
Febrero de 2012
Se ha agregado compatibilidad
para asignar un nombre único
a cada documento de origen de
una publicación, cuando se especifica un destino.
Se ha agregado compatibilidad
para especificar destinatarios
en CCO (no revelados), cuando
el destino es el correo electrónico.
Plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence 4.0
Support Package 5
9
Noviembre de 2012
El menú de acceso directo de
Windows en el que se encuentra
el software de SAP BusinessObjects Business Intelligence ha
cambiado. Los nuevos accesos
directos se encuentran en Inicio
> Todos los programas > SAP
Business Intelligence.
2012-11-29
Historial de documentos
10
2012-11-29
Introducción
Introducción
2.1 Acerca de esta documentación
Esta documentación ofrece información y procedimientos para usar la plataforma de BI y la plataforma
de lanzamiento de BI.
La plataforma de lanzamiento de BI se ejecuta en un explorador Web y es la interfaz principal para
trabajar con objetos de la plataforma de BI. El administrador puede implementar distintos tipos de
objetos, como informes de Crystal y documentos de Web Intelligence creados desde los componentes
de complementos de la plataforma de BI. La plataforma de lanzamiento de BI se usa para ver los
objetos, organizarlos y trabajar con ellos.
Nota:
La apariencia y las funciones de la plataforma de lanzamiento de BI se pueden personalizar, por lo
que la interfaz de usuario puede ser diferente de la descrita en esta documentación. Sin embargo,
puede aplicar la mayoría de la información a su interfaz de usuario.
2.2 Usuarios de esta documentación
Esta documentación está dirigida a los usuarios que trabajan con objetos en la Web mediante la
plataforma de BI y la plataforma de lanzamiento de BI.
Para obtener más información sobre la plataforma de BI, consulte la versión en PDF del Manual del
usuario de la plataforma de Business Intelligence y el Manual del administrador de la plataforma de
Business Intelligence de SAP Help Portal en http://help.sap.com.
2.3 ¿Qué es la plataforma de lanzamiento de BI?
La plataforma de Business Intelligence incluye la plataforma de lanzamiento de BI, una aplicación Web
que funciona como ventana para la información empresarial de la empresa. En la plataforma de
lanzamiento de BI, puede realizar las tareas siguientes:
11
2012-11-29
Introducción
•
•
•
Acceder a informes de Crystal, documentos de Web Intelligence y otros objetos, y organizarlos para
adaptarse a sus necesidades
Ver información en el explorador Web, exportarla a otras aplicaciones empresariales (como Microsoft
Excel y SAP StreamWork) y guardarla en una ubicación concreta
Usar herramientas analíticas para explorar la información empresarial al detalle
Las funciones de la plataforma de lanzamiento de BI varían según el tipo de contenido; y hay varias
aplicaciones disponibles en la plataforma de lanzamiento de BI, si tiene las licencias adecuadas. Para
obtener información sobre las funciones incluidas en el despliegue de la plataforma de BI, póngase en
contacto con el administrador del sistema.
Temas relacionados
• Trabajar con aplicaciones en la Plataforma de lanzamiento de BI
2.4 Novedades de la plataforma de lanzamiento de BI
Integración con SAP StreamWork
La integración de SAP StreamWork con la plataforma de lanzamiento de BI añade medios de
comunicación sociales y características de colaboración de actividad a la plataforma de lanzamiento
de BI, posibilitando a los usuarios que le sigan a usted, y a sus actividades, continuar conectados a
SAP StreamWork. Puede personalizar la ficha inicio de la plataforma de lanzamiento de BI para que
muestre un módulo de alimentador "SAP StreamWork".
Desde la ficha Documentos, puede supervisar en tiempo real los comentarios que se han publicado
sobre documentos públicos. Haga clic en Detalles para abrir un panel de alimentador en el que pueda
seguir los debates, responder a los comentarios publicados, contribuir con actualizaciones e iniciar
nuevos debates.
Crystal Reports y los documentos de Web Intelligence enviados a SAP StreamWork están incrustados
en actividades para que pueda recibir feedback, supervisar los resultados en una tabla de pros y contras
y aplicar un análisis SWOT o una matriz de responsabilidad.
SAP StreamWork está disponible como destino para las instancias programadas e históricas. Cuando
envía un documento, puede crear una nueva actividad e invitar a participantes.
Marcadores de posición personalizados para destinos
Puede usar marcadores de posición personalizados en publicaciones para todos los destinos, excepto
para la ubicación Enterprise predeterminada. Si ha configurado parámetros personalizados, en la lista
Añadir marcador de posición, en la página "Destinos", en Mostrar opciones para los destinos
seleccionados, aparecen parámetros personalizados para el nombre, el asunto del correo electrónico
y el mensaje de correo electrónico.
Cada parámetro personalizado representa el valor usado para filtrar el documento de origen para un
destinatario concreto. Un marcador personalizado en el nombre de una publicación indica que los datos
12
2012-11-29
Introducción
de la publicación se han filtrado. Los destinatarios que reciben múltiples versiones de un informe o
documento pueden identificar el contenido único en cada versión sin abrir el documento.
Nombres de documentos individuales para una publicación
Al especificar un destino, puede asignar un nombre único a cada documento de origen en una
publicación. Para denominar documentos de origen, puede seleccionar uno o más marcadores de
posición, introducir el texto o usar una combinación de texto y marcadores de posición.
Cco
Ahora puede especificar destinatarios confidenciales en el campo Cco cuando selecciona el correo
electrónico como el destino para enviar objetos o instancias, para publicar o programar.
Temas relacionados
• Opciones de destino
• Marcadores de posición personalizados para los nombres de documentos de origen de publicaciones
• Trabajar con SAP StreamWork
2.5 Licencias
La plataforma de BI admite los siguientes tipos de licencias de usuario:
•
•
•
•
Visor de BI
Analista de BI
Usuario simultáneo
Usuario con nombre
Cada tipo de licencia otorga y restringe el acceso a determinadas tareas y aplicaciones. En función de
la licencia, es posible que no pueda acceder a algunas aplicaciones, crear nuevo contenido o agregar
documentos al repositorio. Para determinar la licencia que tiene, póngase en contacto con el
administrador del sistema. Para obtener más información acerca de las licencias, consulte el Manual
del administrador de la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence de SAP Help Portal
en http://help.sap.com.
2.6 Antes de comenzar
2.6.1 Conceptos clave
13
2012-11-29
Introducción
Antes de comenzar, debe familiarizarse con los conceptos principales de la plataforma de lanzamiento
de BI. En función de los tipos de tareas que se vayan a realizar, algunos conceptos no se aplicarán.
Objetos
Un objeto es un documento o archivo creado en la plataforma de BI u otro software que se almacena
y administra en el repositorio de la plataforma de BI.
Categorías
Una categoría es una alternativa de organización a la carpeta. Use categorías para etiquetar objetos.
Programación
La programación es el proceso de ejecutar automáticamente un objeto en un momento determinado.
La programación actualiza el contenido dinámico o los datos en el objeto, crea instancias y distribuye
las instancias entre los usuarios o las almacena de forma local.
Eventos
Un evento es un objeto que representa una aparición en el sistema de la plataforma de BI. Los eventos
se pueden usar para diferentes finalidades, como:
•
•
•
Programar dependencias que activen acciones después de la ejecución de una tarea programada
Activar notificaciones de alertas
Supervisar el rendimiento de la plataforma de BI
Calendarios
Un calendario es una lista personalizada de fechas de ejecución para programar trabajos.
Instancias
Una instancia es una instantánea de un objeto que contiene datos del momento en que se ejecutó el
objeto.
Publicación
La publicación es el proceso de poner el contenido dinámico personalizado a disposición pública para
el consumo masivo.
Perfiles
Un perfil es un objeto que asocia usuarios y grupos con valores de personalización. Los perfiles se
usan con la publicación para crear contenido personalizado y distribuirlo a los destinatarios.
Alertas
Las alertas son el proceso de notificar a los usuarios y administradores cuándo se producen eventos
en la plataforma de BI.
2.6.2 Tareas clave
14
2012-11-29
Introducción
En esta sección se identifican las tareas clave que se pueden realizar en la plataforma de lanzamiento
de BI y los temas que contienen información sobre las tareas.
¿Cómo se pueden ver objetos en la plataforma de lanzamiento de BI?
Consulte el capítulo “Ver objetos”.
¿Cómo se agregan objetos en la plataforma de lanzamiento de BI?
Consulte el capítulo “Agregar objetos a la plataforma de lanzamiento de BI”.
¿Cómo cambio y gestiono los objetos que agrego?
Consulte el capítulo “Administrar objetos en la plataforma de lanzamiento de BI”.
¿Cómo se distribuye el contenido entre los usuarios?
Puede distribuir contenido entre los usuarios a través de la programación, la publicación y las alertas.
¿Cómo uso SAP StreamWork con contenido?
Consulte el capítulo “Trabajar con SAP StreamWork”.
¿Cómo se establecen preferencias personales?
Consulte el capítulo “Establecer preferencias”.
Temas relacionados
• Visualización de objetos
• Adición de objetos a la plataforma de lanzamiento de BI
• Administrar objetos en la Plataforma de lanzamiento de BI
• Programación de objetos
• Trabajar con SAP StreamWork
• Configuración de preferencias
15
2012-11-29
Introducción
16
2012-11-29
Aspectos básicos de la plataforma de lanzamiento de BI
Aspectos básicos de la plataforma de lanzamiento de BI
3.1 Interfaz de usuario
3.1.1 Panel de encabezado
En el panel de encabezado se muestra el nombre de la cuenta de usuario que está conectada en la
plataforma de lanzamiento de BI y proporciona acceso a los menús siguientes:
•
•
•
Aplicaciones: se usa para acceder a las aplicaciones que se conectan a la plataforma de lanzamiento
de BI (por ejemplo, el área de trabajo de BI). Las aplicaciones a las que pueda acceder dependerán
de los derechos de acceso y la licencia.
Preferencias: se usa para establecer cómo aparece la información en la plataforma de lanzamiento
de BI.
Menú de pantalla: se usa para acceder a la Ayuda de la plataforma de lanzamiento de BI y a la
página "Acerca de" que contiene la información del producto.
Haga clic en Log off (Cerrar la sesión) para desconectarse de la plataforma de lanzamiento de BI.
Temas relacionados
• Ficha Documentos
3.1.2 Ficha Inicio
La ficha Inicio contiene los siguientes módulos predeterminados, que se usan para administrar
documentos y funciones de la plataforma de lanzamiento de BI:
•
•
17
"Mis documentos vistos recientemente": muestra en una lista los últimos 10 documentos visualizados,
ordenados por fecha de visualización, con el documento visto más recientemente en la parte superior
"Mensajes no leídos en mi bandeja de entrada": muestra en una lista los 10 mensajes no leídos
más recientes de la bandeja de entrada de BI
2012-11-29
Aspectos básicos de la plataforma de lanzamiento de BI
Para ver todos los mensajes, haga clic en Ver más de la esquina inferior derecha del módulo.
•
"Mis documentos ejecutados recientemente": muestra en una lista los 10 últimos documentos del
repositorio que se han programado o ejecutado, con el estado de cada instancia de documento
Para ver las instancias o detalles correctos de las instancias con errores, haga clic en el vínculo de
una instancia.
•
"Alertas no leídas": muestra las 10 últimas notificaciones de alerta no leídas
Para ver todas las notificaciones de alerta, haga clic en Ver más de la esquina inferior derecha del
módulo.
•
"Mis aplicaciones": proporciona acceso rápido a las aplicaciones de la plataforma de lanzamiento
de BI
Fichas de inicio personalizadas
Los administradores del sistema pueden crear fichas de inicio personalizadas para los usuarios y
grupos que incluyan objetos, como un cuadro de mandos personalizado, un informe de Crystal usado
frecuentemente o el módulo de SAP StreamWork.
Si dispone de los derechos de acceso adecuados, puede sobrescribir una ficha de inicio personalizada
en las preferencias de la plataforma de lanzamiento de BI.
Ficha de inicio de SAP StreamWork
Si la plataforma de lanzamiento de BI está integrada con SAP StreamWork y el administrador crea una
ficha de inicio personalizada, el panel "canal" de SAP StreamWork está disponible en la plataforma de
lanzamiento de BI. Use el panel para ver y participar en los canales.
Temas relacionados
• Para establecer preferencias generales
• Trabajar con SAP StreamWork
3.1.3 Ficha Documentos
Use la ficha Documentos para ver y administrar los objetos del repositorio.
3.1.3.1 Barra de herramientas
La barra de herramientas contiene los menús siguientes que se usan para ver y gestionar los objetos:
•
•
18
Ver: se usa para ver objetos, las instancias de objetos más recientes y las propiedades de objeto
Nuevo: se usa para cargar documentos y crear los siguientes tipos de objetos nuevos:
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Aspectos básicos de la plataforma de lanzamiento de BI
•
•
•
•
•
Publicaciones
Hipervínculos
Carpetas
Categorías
•
Organizar: se usa para gestionar accesos directos de objetos y para cortar, copiar, pegar y suprimir
objetos
Enviar: se usa para enviar los objetos a los destinos determinados. Los destinos varían según la
configuración.
Más acciones: se usa para realizar las tareas siguientes:
•
• Programar objetos
• Agregar objetos a categorías
• Ver categorías a las que pertenecen los objetos
• Crear vínculos de OpenDocument a objetos
• Ver el historial de un objeto
Las acciones disponibles varían dependiendo del tipo de objeto y los derechos de acceso.
Detalles: haga clic para mostrar u ocultar el panel "Detalles".
•
Si SAP StreamWork está integrado en una plataforma de lanzamiento de BI, haga clic para mostrar
u ocultar el panel "Canal" de un documento.
Temas relacionados
• Panel de detalles
• Trabajar con canales del documento
3.1.3.2 Panel de exploración
El panel de exploración proporciona una vista de nivel superior de las carpetas y las categorías de la
plataforma de BI.
Temas relacionados
• Cajones
3.1.3.3 Cajones
Los cajones son áreas de ventana expandibles del panel de exploración. Están disponibles los siguientes
cajones:
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Aspectos básicos de la plataforma de lanzamiento de BI
•
•
•
•
Mis documentos: muestra la carpeta Mis favoritos, la carpeta de entrada BI, las notificaciones
de alerta y las categorías personales del usuario
Carpetas: muestra una vista de las carpetas del repositorio
Categorías: muestra una vista de las categorías del repositorio
Búsqueda: muestra las opciones de búsqueda y los resultados
Según los derechos de acceso que tenga, es posible que no pueda ver algunos objetos de los cajones.
Temas relacionados
• Panel de exploración
3.1.3.4 Panel de listas
En el panel lista se muestra una vista de listas de los objetos que hay en una carpeta o categoría.
3.1.3.5 Panel de detalles
En el panel "detalles" se muestra información de resumen sobre un objeto.
Si SAP StreamWork está integrado con la plataforma de lanzamiento de BI, este panel se denomina
"Canal" y muestra los comentarios publicados.
Para abrir el panel de detalles
Para abrir el panel "detalles", seleccione el documento y haga clic en Detalles en la barra de
herramientas. Aparece el panel "detalles" en el lateral derecho de la ventana.
Para abrir el panel de canal de documentos
Haga clic en la ficha StreamWorks para abrir el panel de "canal" de documentos. La primera vez que
abra al panel de "canal", no parecerá ningún comentario.
Haga clic en Seguir para recibir las actualizaciones públicas en el panel de "canal" de documentos.
Introduzca un comentario o una pregunta en el cuadro Decir algo para iniciar un debate.
Detalles de resumen
Los detalles de resumen incluyen la siguiente información sobre un objeto:
•
•
•
•
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Propietario
Descripción
Tipo de objeto
Número de instancias
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Aspectos básicos de la plataforma de lanzamiento de BI
•
Última fecha de ejecución (para objetos que se pueden programar)
Si los Debates están habilitados, en el panel "detalles" se mostrarán los comentarios publicados. De
forma predeterminada, los Debates están deshabilitados. Para obtener más información, póngase en
contacto con el administrador del sistema.
Temas relacionados
• Trabajar con canales del documento
3.1.4 Fichas
Las fichas muestran múltiples páginas y documentos en una ventana de explorador Web. La plataforma
de lanzamiento de BI tiene dos fichas predeterminadas: Página de bienvenida y Documentos. Los
objetos y las aplicaciones se abren en fichas diferentes.
Nota:
Si las preferencias de visualización del documento están establecidas para abrir los objetos en ventanas,
los objetos se abren en una ventana en vez de una ficha.
Sugerencia:
Para ver un documento en un área de visualización más grande, haga clic en el botón de maximizar
que hay en la esquina superior derecha de la ventana.
3.2 Iniciar sesión en la plataforma de lanzamiento de BI
Para usar la plataforma de lanzamiento de BI, se deben instalar en el equipo uno de los siguientes
exploradores Web:
•
•
•
1.
Microsoft Internet Explorer
Firefox
Safari (Macintosh)
En un explorador web, escriba la dirección URL de la plataforma de lanzamiento de BI:
http://servidorweb:númeropuerto/BOE/BI/
Reemplace servidorWeb por el nombre del servidor Web y númeroPuerto por el número de
puerto de la plataforma de BI.
Si el administrador del sistema ha configurado una dirección URL personalizada para la plataforma
de lanzamiento de BI, es posible que deba solicitar al administrador el nombre del servidor Web,
el número de puerto o la dirección URL que necesita introducir.
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2012-11-29
Aspectos básicos de la plataforma de lanzamiento de BI
Sugerencia:
Si las herramientas de cliente de la plataforma de BI están instaladas en Windows, puede hacer
clic en Inicio > Programas > SAP Business Intelligence > Plataforma de SAP BusinessObjects
BI 4 > Plataforma de lanzamiento de BI Java de la plataforma de SAP BusinessObjects BI
para iniciar la sesión más rápidamente en la plataforma de lanzamiento de BI.
De forma predeterminada, no es necesario introducir un nombre de sistema. Sin embargo, algunos
sistemas Enterprise pueden exigirlo.
2. Si se le solicita, en el cuadro Sistema, escriba el nombre del Servidor de administración central
(CMS).
3. En los campos Nombre de usuario y Contraseña, escriba las credenciales de inicio de sesión.
De forma predeterminada, no se le solicitará que seleccione un tipo de autenticación. Sin embargo,
algunos sistemas Enterprise pueden exigirlo.
4. Si se le solicita, en la lista Autenticación, seleccione un tipo de autenticación.
La Autenticación de Enterprise es el método de autenticación predeterminado. LDAP, Windows
AD, Windows NT y otros tipos de autenticación de terceros necesitan una configuración especial.
Si no está seguro del tipo de autenticación que debe usar, póngase en contacto con el administrador
del sistema. Para obtener información acerca de los tipos de autenticación, consulte el Manual del
administrador de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.
5. Haga clic en Iniciar sesión.
Se inicia su sesión en la plataforma de BI cuando se inicia y aparece la ficha predeterminada Inicio.
Nota:
Puede seleccionar cualquier ficha de inicio como la vista predeterminada. Si el administrador ha
configurado la plataforma de lanzamiento de BI para integrarse con SAP StreamWork, la vista
predeterminada puede incluir una ficha de "SAP StreamWork".
Temas relacionados
• Para establecer preferencias generales
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Establecimiento de preferencias
Establecimiento de preferencias
4.1 Configuración de preferencias
Las preferencias determinan el modo en que se inicia sesión en la plataforma de lanzamiento de BI,
las vistas que aparecen y la configuración que se aplica para los objetos visualizados.
Los derechos de acceso asignados por el administrador del sistema determinan si puede configurar
sus propias preferencias. Si el administrador configura los ajustes de preferencias, no podrá cambiarlos.
Antes de empezar a usar la plataforma de lanzamiento de BI, compruebe si se han configurado las
preferencias; de lo contrario, configúrelas.
4.1.1 Para establecer preferencias generales
Puede configurar las preferencias para determinar la información que aparece en la vista predeterminada
de la plataforma de lanzamiento de BI. Puede seleccionar usar las preferencias definidas por el
administrador del sistema o introducir las preferencias personalizadas. El administrador del sistema
configura los ajustes iniciales del cuadro de diálogo "Preferencias".
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel de encabezado, haga clic en Preferencias.
Aparece el cuadro de diálogo "Preferencias".
3. Haga clic en General.
4. Anule la selección de la casilla de verificación Utilizar la configuración predeterminada (definida
por el administrador).
Las opciones del cuadro de diálogo se pueden editar pero contienen los valores predeterminados
hasta que los cambie. Si el administrador actualiza el grupo de usuarios, los cambios no se reflejarán
en una vista personalizada de la plataforma de lanzamiento de BI.
Sugerencia:
Para que la vista de la plataforma de lanzamiento de BI vuelva a las preferencias predeterminadas
que configuró el administrador (incluidas las actualizaciones implementadas después de personalizar
la vista), seleccione la casilla de verificación Utilizar la configuración predeterminada (definida
por el administrador). Las opciones del cuadro de diálogo "Preferencias" se actualizan para mostrar
los valores heredados y los valores serán de solo lectura.
5. Seleccione la vista predeterminada para la plataforma de lanzamiento BI:
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Establecimiento de preferencias
a. Si desea que la ficha Inicio aparezca al iniciar sesión por primera vez, haga clic en la ficha
Inicio y seleccione una de las siguientes opciones:
•
•
Para seleccionar la vista predeterminada que configuró el administrador, haga clic en la ficha
Inicio predeterminado. Si el administrador no configuró una vista predeterminada de la
plataforma de lanzamiento de BI, se usará la ficha Inicio en la plataforma de BI.
Para seleccionar una vista personalizada, haga clic en Seleccionar ficha Inicio, haga clic
en Examinar ficha Inicio, seleccione una ficha en la ventana "Seleccione una ficha Inicio
personalizado" y haga clic en Abrir.
Si el administrador de BI creó un área de trabajo para SAP StreamWork, se mostrará en una
lista en la ventana "Seleccione una ficha Inicio personalizado".
b. Si desea que la ficha Documentos aparezca al iniciar sesión por primera vez, haga clic en
Documentos y seleccione el cajón y el nodo para abrir de forma predeterminada.
Por ejemplo, si desea que el cajón Mis documentos se abra en la bandeja de entrada de BI al
iniciar sesión por primera vez, haga clic en Mis documentos y en Mi bandeja de entrada.
6. En Seleccionar columnas mostradas en la ficha Documentos, seleccione los encabezados de
columna para mostrar en la información de resumen, para cada objeto del panel Lista:
• Tipo
• Última ejecución
• Instancias
• Descripción
• Creado por
• Creado el
• Ubicación (categorías)
• Recibido el (bandeja de entrada)
• De (bandeja de entrada)
• Estado de SAP StreamWork/debates (si está disponible)
7. En Establezca la ubicación de visualización del documento, seleccione si desea abrir los
documentos en una nueva ficha o en una nueva ventana del explorador.
8. En el cuadro Establezca el número máximo de elementos por página, escriba el número máximo
de objetos para mostrar por página al visualizar listas de objetos.
9. Haga clic en Guardar y cerrar.
Temas relacionados
• Iniciar sesión en la plataforma de lanzamiento de BI
4.1.2 Para cambiar la contraseña
En función de los derechos de acceso de los que disponga, es posible que no pueda realizar esta
tarea. Para obtener información, póngase en contacto con el administrador del sistema.
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Establecimiento de preferencias
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel de encabezado, haga clic en Preferencias.
3. Haga clic en Cambiar contraseña.
4. En el cuadro Contraseña anterior, escriba la contraseña antigua.
5. En el cuadro Nueva contraseña, escriba la nueva contraseña.
6. En el cuadro Confirmar nueva contraseña, vuelva a escribir la nueva contraseña.
7. Haga clic en Guardar y cerrar.
Temas relacionados
• Iniciar sesión en la plataforma de lanzamiento de BI
4.1.3 Configuraciones regionales de visualización preferidas
La configuración regional preferida (CRP) establece la forma de dar formato a las fechas, horas y
números. En el caso de objetos multilingües, la CRP también determina el idioma que se usa para
visualizar el nombre y la descripción de un objeto. Si un objeto tiene múltiples nombres y descripciones
traducidas, el idioma de visualización se determina de la siguiente manera:
1. El sistema muestra el nombre y la descripción que corresponde a la CRP del usuario.
La plataforma de BI puede usar una configuración regional alternativa predeterminada, pero suele
ser una variación de la CRP del usuario. Si, por ejemplo, la CRP es francés (Canadá), y el objeto
no tiene un nombre y una descripción traducidos al francés canadiense, la plataforma de BI usará
francés (Francia).
2. Si no se configura ninguna CRP, la plataforma de BI muestra el nombre y la descripción en el mismo
idioma que la configuración regional del producto.
3. Si ninguna de las opciones anteriores es factible, la plataforma de BI muestra el nombre y la
descripción en el idioma origen del objeto.
4.1.3.1 Para configurar las preferencias de configuración regional y zona horaria
Antes de programar objetos para ejecutar, compruebe la zona horaria seleccionada en el cuadro de
diálogo "Preferencias". La zona horaria predeterminada es local respecto al servidor Web que ejecuta
la plataforma de BI, no respecto al equipo del Servidor de administración central (CMS) al que se
conecta un usuario. Configurar correctamente la zona horaria garantiza que los objetos programados
se procesan en la zona horaria en la que trabaja.
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel de encabezado, haga clic en Preferencias.
Aparece el cuadro de diálogo "Preferencias".
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2012-11-29
Establecimiento de preferencias
3. Haga clic en Configuraciones regionales y zona horaria.
4. En la lista Configuración regional del producto, seleccione el idioma que desea usar en la
plataforma de lanzamiento de BI.
5. En la lista Configuración regional de visualización preferida, seleccione una configuración
regional que use las convenciones de formato para fechas, números y horas que desee usar al
visualizar objetos.
Esta opción también determina el idioma en el que aparecerán los nombres y las descripciones de
los objetos multilingües.
6. En la lista Zona horaria actual, seleccione la zona horaria.
7. Haga clic en Guardar y cerrar.
Temas relacionados
• Iniciar sesión en la plataforma de lanzamiento de BI
4.1.4 Para configurar preferencias de visualización de informes de Cristal
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel de encabezado, haga clic en Preferencias.
Aparece el cuadro de diálogo "Preferencias".
3. Haga clic en Crystal Reports.
4. En "Seleccionar una vista predeterminada", elija un visor para mostrar los informes de Crystal:
• Web (no necesita descarga)
Este visor no descarga archivos y funcionará sin Java o ActiveX.
•
Web ActiveX (se necesita ActiveX)
Este visor está disponible si usa una versión de Microsoft Internet Explorer que admita los
controles ActiveX.
•
Web Java (se necesita Java)
Este visor está diseñado para los exploradores Web compatibles con la máquina virtual Java.
Nota:
No puede usar los visores Web ActiveX y Web Java para ver informes creados en SAP Crystal
Reports para Enterprise. Debe usar el visor Web (no necesita descarga).
5. Si selecciona el visor Web (no necesita descarga), en "Seleccione un control de impresión (para
Web)", lleve a cabo una de las siguientes acciones:
• Haga clic en Impresión de PDF con un solo clic (se necesita Adobe Acrobat) si desea que
el visor exporte los informes en PDF, de modo que pueda imprimir los archivos PDF. Si un
informe contiene objetos Flash que desea imprimir, debe imprimir en un archivo PDF.
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2012-11-29
Establecimiento de preferencias
•
Haga clic en Impresión de ActiveX con un solo clic (se necesita ActiveX) si desea imprimir
informes desde el visor de informes de Crystal. Esta opción necesita la instalación de un pequeño
componente ActiveX.
6. Si seleccionó el visor Web (no necesita descarga), en "Seleccione una resolución de representación
(para Web)", escoja una resolución de visualización.
7. En "Seleccione una unidad de medida predeterminada", seleccione Pulgadas o Milímetros.
8. Seleccione la casilla de verificación Mostrar el nombre técnico de la variable de SAP (solo para
SAP Crystal Reports 2011) si desea ver los nombres técnicos de las variables SAP al trabajar con
informes con el formato de SAP Crystal Reports 2011.
9. Haga clic en Guardar y cerrar.
4.1.5 Para configurar preferencias de áreas de trabajo de BI
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el menú principal, haga clic en Preferencias.
Aparece el cuadro de diálogo "Preferencias: administrador".
3. En "Preferencias", haga clic en Áreas de trabajo BI.
4. En la lista Seleccione un estilo predeterminado para utilizarlo al crear una página nueva,
seleccione el formato de página para aplicar a las nuevas áreas de trabajo de BI.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
4.1.6 Para establecer la edición Analysis para las preferencias de OLAP
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel encabezado, haga clic en Preferencias.
3. En el cuadro de diálogo "Preferencias", haga clic en Edición Analysis para OLAP de la lista de
navegación.
4. Seleccione la casilla de verificación Modo de accesibilidad para usar un lector de pantalla con
edición Analysis para OLAP.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Cambios en las preferencias", indicando que tendrán lugar algunos
cambios una vez que la página se vuelva a cargar.
6. Haga clic en Aceptar.
La próxima vez que use la edición Analysis para OLAP, se utilizará el lector de pantalla.
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2012-11-29
Establecimiento de preferencias
4.1.7 Preferencias de Web Intelligence
4.1.7.1 Seleccionar una interfaz de lectura para los documentos de Web
Intelligence
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel de encabezado, haga clic en Preferencias.
Aparece el cuadro de diálogo "Preferencias".
3. Haga clic en Web Intelligence.
4. En "Vista", seleccione una interfaz de lectura para visualizar los documentos de Web Intelligence:
Opción
Descripción
Web (no necesita descarga)
Permite ver documentos en línea, sin descargar componentes
Aplicación de Internet enrique- Instala y ejecuta el subprograma Java que permite visualizar docida (descarga necesaria)
cumentos
Escritorio (sólo Windows)
(instalación necesaria)
Instala y ejecuta una aplicación de escritorio que permite visualizar
documentos
PDF
Permite ver documentos como un archivo PDF
Todas las interfaces de lectura, excepto la opción PDF, tienen modos de visualización y diseño.
Use el modo de visualización para realizar tareas de visualización básicas y el modo de diseño para
modificar el documento que está visualizando. La única diferencia entre las interfaces de lectura
es que dos de ellas necesitan la descarga de componentes.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
Temas relacionados
• Iniciar sesión en la plataforma de lanzamiento de BI
4.1.7.2 Seleccionar una interfaz de modificación para los documentos de Web
Intelligence
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2012-11-29
Establecimiento de preferencias
Use una interfaz de modificación para crear y/o editar documentos de Web Intelligence.
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel de encabezado, haga clic en Preferencias.
Aparece el cuadro de diálogo "Preferencias".
3. Haga clic en Web Intelligence.
4. En Modificar, seleccione una interfaz de modificación para crear y editar documentos de Web
Intelligence:
Opción
Descripción
Web (no necesita descarga)
Permite crear y modificar documentos en línea, sin descargar
componentes
Aplicación de Internet enrique- Instala y ejecuta el subprograma Java que permite visualizar docida (descarga necesaria)
cumentos
Escritorio (instalación necesa- Instala y ejecuta una aplicación de escritorio completa que permite
ria)
visualizar documentos
Sugerencia:
Seleccione esta opción si planea trabajar en desconexión de
forma ocasional.
Todas las interfaces de modificación presentan funciones y capacidades similares. La única diferencia
entre las interfaces de modificación reside que dos de ellas necesitan la descarga de componentes.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
Temas relacionados
• Iniciar sesión en la plataforma de lanzamiento de BI
4.1.7.3 Para seleccionar un universo predeterminado
Puede especificar un universo para usarlo como origen de datos predeterminado de los documentos
de Web Intelligence.
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel de encabezado, haga clic en Preferencias.
Aparece el cuadro de diálogo "Preferencias".
3. Haga clic en Web Intelligence.
4. En "Seleccionar un universo predeterminado", haga clic en Examinar y seleccione una opción:
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2012-11-29
Establecimiento de preferencias
•
Para seleccionar un universo predeterminado al crear los documentos, seleccione un universo
de la lista.
•
Si no desea configurar un universo predeterminado, haga clic en No existe ningún universo
predeterminado.
5. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo "Preferencias".
6. Haga clic en Guardar y cerrar.
4.1.7.4 Seleccionar una configuración regional de formato para los documentos
de Web Intelligence
La configuración regional preferida (o PVL) determina el modo en que se da formato a las fechas, las
horas y los números en los documentos de Web Intelligence.
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel de encabezado, haga clic en Preferencias.
Aparece el cuadro de diálogo "Preferencias".
3. Haga clic en Web Intelligence.
4. En "Al ver un documento", seleccione una configuración regional:
• Haga clic en Usar la configuración regional del documento para dar formato a los datos
para conservar la configuración regional que se usó al crear un documento.
•
Haga clic en Usar mi configuración regional de visualización preferida para dar formato a
los datos para usar la configuración regional de visualización preferida en la plataforma de
lanzamiento de BI.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
4.1.7.5 Configurar las opciones de exploración
Debe especificar el comportamiento de los documentos de Web Intelligence al sintetizar o profundizar
en los datos. Explorar los datos hace que la vista de datos sea más o menos detallada. Por ejemplo,
puede profundizar en los datos agrupados por país para verlos agrupados por región, o sintetizar los
datos agrupados por ciudad para verlos agrupados por país.
Al iniciar el modo de exploración, aparece automáticamente la barra de herramientas "Explorar" en la
parte superior del informe y muestra los valores en los que se ha explorado. Los valores filtran los
resultados que aparecen en el informe explorado.
Cada tabla, gráfico o celda individual de un informe representa un bloque de datos concreto. Puede
explorar un informe con varios bloques de informes de las siguientes maneras:
30
2012-11-29
Establecimiento de preferencias
•
•
Sincronizar la exploración en bloques del informe
Explorar solo el bloque seleccionado
Los siguientes ejemplos muestran cómo afecta cada opción a un informe al profundizar en una tabla
para analizar los resultados detallados por línea de servicio. En el primer ejemplo, se ha seleccionado
Sincronizar la exploración en bloques del informe y la tabla y el gráfico muestran los valores
explorados:
En el segundo ejemplo, no se ha seleccionado Sincronizar la exploración en bloques del informe.
La exploración solo se realiza en el bloque seleccionado y únicamente la tabla muestra los valores
explorados:
Debe disponer de los permisos de acceso necesarios para explorar el ámbito de análisis en una sesión
de exploración. Por ejemplo, al explorar los resultados de un documento, es posible que desee explorar
un nivel de información superior o inferior, que se incluye en el ámbito de análisis del documento. Esto
necesita que una nueva consulta recupere los datos adicionales desde el origen de datos, y se le
solicitará que decida si ejecutar la consulta adicional. Por ejemplo, si explora el año 2001, los resultados
de la tabla explorada son para T1, T2, T3 y T4 de 2001. Esto significa que los valores trimestrales que
exploró están filtrados para 2001. La barra de herramientas de "exploración" muestra 2001, el valor
que filtra los resultados explorados.
Puede usar la barra de herramientas de "exploración" para seleccionar otros valores y filtrar los
resultados de forma distinta. Por ejemplo, si usa la barra de herramientas de "exploración" para
seleccionar 2002, los resultados de la tabla explorada serán para T1, T2, T3 y T4 del año 2002.
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2012-11-29
Establecimiento de preferencias
Si un informe explorado incluye dimensiones de varias consultas, al colocar el cursor en un valor del
filtro, la información sobre herramientas mostrará el nombre de la consulta y la dimensión del valor.
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel de encabezado, haga clic en Preferencias.
Aparece el cuadro de diálogo "Preferencias".
3. Haga clic en Web Intelligence.
4. En "Vista", haga clic en la interfaz de lectura Web (no necesita descarga) o Aplicación de Internet
enriquecida (necesita descarga).
5. En "Opciones de exploración", seleccione las opciones generales para aplicar a las sesiones de
exploración:
a. Para que se le informe cuando una acción de exploración necesite una nueva consulta para
agregar datos al documento, haga clic en Preguntar cuando la exploración requiere datos
adicionales.
La petición puede permitir aplicar filtros a las dimensiones adicionales de la nueva consulta.
Esto significa que puede restringir el tamaño de una consulta a solo los datos necesarios para
el análisis.
b. Para sincronizar la exploración en todos los bloques del informe, haga clic en Sincronizar la
exploración en bloques del informe.
c. Para ocultar la barra de herramientas de "exploración" al cambiar al modo de exploración, haga
clic en Ocultar barra de herramientas de profundización al inicio.
La barra de herramientas de "exploración" se oculta (por ejemplo, cuando no desea seleccionar
filtros durante la sesión de exploración).
6. En "Iniciar sesión de exploración", seleccione una opción para aplicar a las sesiones de exploración:
a. Para conservar una copia del documento original de modo que pueda comparar los resultados
explorados con los datos originales, haga clic en En informe duplicado.
Se crea un duplicado del informe original. Al finalizar el modo de exploración, el informe original
y el informe explorado permanecen en el documento para su visualización.
b. Para explorar el informe actual de modo que las acciones de exploración lo modifiquen, haga
clic en En informe existente.
Cuando finaliza el modo de exploración, el informe muestra los valores explorados.
7. Haga clic en Guardar y cerrar.
Temas relacionados
• Iniciar sesión en la plataforma de lanzamiento de BI
4.1.7.6 Seleccionar un formato de Excel
El formato de Microsoft Excel que seleccione determina el aspecto de los datos de las instancias de
los documentos de Web Intelligence al programar o exportar los documentos a Excel.
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2012-11-29
Establecimiento de preferencias
1. Inicie sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. En el panel de encabezado, haga clic en Preferencias.
Aparece el cuadro de diálogo "Preferencias".
3. Haga clic en Web Intelligence.
4. En "Seleccione una prioridad para guardar en MS Excel", elija la opción que mejor se adapte a sus
necesidades:
• Para mostrar los datos en un formato parecido a SAP BusinessObjects Web Intelligence, haga
clic en Dar prioridad al formato de los documentos.
•
Para mostrar los datos en formato de texto, haga clic en Dar prioridad al procesamiento
sencillo de los datos en Excel.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
Temas relacionados
• Iniciar sesión en la plataforma de lanzamiento de BI
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2012-11-29
Establecimiento de preferencias
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2012-11-29
Visualización de objetos
Visualización de objetos
5.1 Visualización de objetos
La plataforma de lanzamiento de BI usa fichas para mostrar las interfaces de navegación principales,
la ficha Inicio y la ficha Documentos y los objetos que abra para su visualización o edición. Al
seleccionar un documento para verlo o editarlo en la ficha Documentos, el documento se abre en su
propia ficha, donde a su vez puede abrir el documento en su propia ventana si así lo cree necesario.
La forma en que ve un objeto repercute en la información que se muestra. Por ejemplo:
•
•
•
•
Si ve un documento de contenido dinámico (por ejemplo, un informe de Crystal o un documento de
Web Intelligence) haciendo doble clic en el objeto del panel lista, se abre la última instancia del
documento. Si la última instancia no está disponible, se abre el propio documento.
Si visualiza un objeto haciendo clic en Ver > Ver, se abrirá el objeto.
Si hace clic en Ver > Ver última instancia, se abrirá la última instancia del objeto.
Si ve una publicación u objeto de programa, la plataforma de lanzamiento de BI muestra las
propiedades del objeto si no está disponible la última instancia.
Temas relacionados
• Fichas
• Para ver un objeto
5.1.1 Para ver un objeto
Al visualizar un informe de Crystal o un documento de Web Intelligence en la plataforma de lanzamiento
de BI, los derechos de acceso y los ajustes predeterminados que configuró administrador determinan
los datos que puede ver. Puede ver el informe con los datos directamente desde el origen de datos,
desde la instancia más reciente de un objeto o desde los datos guardados. Si dispone de los derechos
necesarios, puede actualizar un informe o un documento con los nuevos datos desde el origen de
datos.
Para ver un objeto a petición, haga clic en Actualizar en el visor de objetos. Para ver una instancia
más antigua, seleccione el objeto en el panel Lista, haga clic en Más acciones > Historial y haga
doble clic en la instancia que desee ver.
35
2012-11-29
Visualización de objetos
Nota:
La actualización de un objeto puede utilizar una cantidad considerable de recursos del sistema. Actualice
los objetos solo cuando crea que es probable que los datos hayan cambiado.
Nota:
Si no está disponible una opción, no tendrá derechos de acceso a dicha opción.
•
En la ficha Documentos, busque y haga doble clic en un objeto.
Si el objeto es un documento de contenido dinámico (por ejemplo, un informe de Crystal o un
documento de Web Intelligence), se abre la instancia más reciente del documento. Si la última
instancia no está disponible, se abre el propio documento. Para las publicaciones y los objetos de
programa, las propiedades del objeto se abren si no está disponible la instancia más reciente.
Temas relacionados
• Para programar un objeto
• Para ver el historial de un objeto
5.1.2 Fijar una ficha para una futura visualización
Se deben configurar las preferencias de la plataforma de lanzamiento BI para habilitar la visualización
del documento con fichas.
Puede fijar documentos e instancias que visualiza frecuentemente en la interfaz de usuario de la
plataforma de lanzamiento de BI, de modo que se abran como fichas la siguiente vez que se inicie la
sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
Nota:
Para anular la fijación, haga clic en el icono
(chincheta) de modo que apunte hacia un lado.
1. En la ficha Documentos, del panel Lista, busque y seleccione el objeto que desea ver.
2. Abra el objeto o la instancia de objeto:
• Para abrir el objeto, haga clic en Ver > Ver.
•
Para abrir la instancia más reciente del objeto, haga clic en Ver > Ver instancia más reciente.
•
Para abrir una instancia antigua del objeto, haga clic en Más acciones > Historial y seleccione
la instancia en el cuadro de diálogo "Historial".
El objeto o la instancia se abre en su propia ficha.
3. Haga clic en el icono de fijación de la esquina superior derecha de la ventana principal de la
plataforma de lanzamiento de BI.
El icono
36
(chincheta) apunta hacia abajo, lo que indica que la ficha está fijada.
2012-11-29
Visualización de objetos
Temas relacionados
• Para establecer preferencias generales
5.2 Ver informes de Crystal
Al hacer clic en un informe de Crystal, el informe aparece en un visor. En función del tipo de visor del
que disponga, podrá llevar a cabo tareas distintas. En la siguiente sección se proporciona información
acerca de la barra de herramientas del visor de informes de Crystal y las instrucciones sobre cómo
trabajar con informes.
5.2.1 Visores de informes de Crystal
Use visores de informes de Crystal para ver informes, explorar varias páginas, actualizar datos,
profundizar en detalles de gráficos y datos resumidos, seleccionar parámetros, imprimir y exportar
datos. Puede usar los visores de informes de Crystal para mostrar informes aunque no se haya
conectado a una plataforma de Business Intelligence.
Los visores de informes de Crystal en línea admiten los formatos de visualización ActiveX, Java y solo
Web. Habitualmente, el administrador del sistema selecciona el tipo de visor más adecuado a las
necesidades de la empresa. Sin embargo, puede seleccionar manualmente un tipo de visor en las
preferencias de la plataforma de lanzamiento de BI.
Nota:
Es posible que el administrador haya deshabilitado algunas de las funciones de los visores de informes
de Crystal. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador.
5.2.1.1 Visor Web
Puede acceder al visor Web de un explorador sin necesidad de descargar un complemento. Seleccione
este visor para ver, actualizar e imprimir informes, editar parámetros y exportar informes a una serie
de formatos.
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Visualización de objetos
La barra de herramientas del "visor Web" incluye las funciones siguientes:
•
Menú Archivo:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Abrir
Enviar a
Crear acceso directo en Mis favoritos
Planificación
Historial
Imprimir este informe
Actualizar informe
Exportar este informe
Buscar texto
Ir a la página anterior
Ir a la página siguiente
Campo Página
Ir a la primera página
Ir a la última página
Zoom
Seleccione la opción Archivo > Abrir para abrir los informes de Crystal almacenados en el repositorio.
El resto de opciones del menú Archivo funciona de la misma manera que las opciones del menú
Archivo de la plataforma de lanzamiento de BI. Para acceder al "árbol de grupo" o al panel "Parámetro",
haga clic en los iconos del lado izquierdo del visor Web.
Nota:
El visor Web es el único visor de informes de Crystal que puede acceder al "panel de parámetros" y
que le permite ver informes creados en SAP Crystal Reports para Enterprise.
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Visualización de objetos
Temas relacionados
• Visor de SAP Crystal Reports 2011
5.2.1.2 Visor Web ActiveX
El visor Web ActiveX se puede usar con versiones de Microsoft Internet Explorer que sean compatibles
con los controles ActiveX. Deberá descargar e instalar un componente ActiveX. Seleccione este visor
para ver, actualizar e imprimir informes y exportarlos a una serie de formatos.
La barra de herramientas del "visor Web ActiveX" incluye las funciones siguientes:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
39
Exportar informe
Imprimir informe
Mostrar/ocultar el árbol de grupos
Ir a la primera página
Ir a la página anterior
Ir a la página siguiente
Ir a la última página
Ir a la página
Detener carga
Actualizar
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Visualización de objetos
•
•
•
Buscar texto
Zoom
Cerrar vista actual
Temas relacionados
• Ver informes de Crystal
5.2.1.3 Visor Web Java
Puede tener acceso al visor Web Java en cualquier explorador Web que admita Java Virtual Machine.
Seleccione este visor para ver, actualizar e imprimir informes y para exportar informes a una serie de
formatos.
La barra de herramientas del "visor Web Java" incluye las funciones siguientes:
•
•
•
•
•
•
•
•
40
Exportar informe
Imprimir informe
Mostrar u ocultar árbol de grupos
Detener
Actualizar datos
Ir a la primera página
Ir a la página anterior
Ir a la página siguiente
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Visualización de objetos
•
•
•
•
Ir a la última página
Números de página actual y última
Buscar texto
Factor de ampliación
Pase el puntero del ratón por encima de un botón de la barra de herramientas para que se muestre
una descripción del botón en el lateral izquierdo de la barra de estado del explorador.
Nota:
Es posible que se produzcan problemas menores al desplazarse por los informes en el visor Web
Java. Los problemas los provoca la implementación de Java Virtual Machine en algunos navegadores
Web. Si tiene algún problema, haga clic en los botones de desplazamiento varias veces para
desplazarse; no los mantenga pulsados.
Temas relacionados
• Ver informes de Crystal
5.2.2 Barra de herramientas del visor de informes de Crystal
Opción
Descripción
Exportar este informe
Exporta un informe de Crystal al equipo local o a una ubicación
en una red
Imprimir este informe
Imprime un informe
Árbol de grupos
Muestra u oculta el "árbol de grupos". Cuando esté abierto "Árbol
de grupos", úselo para explorar los datos de un informe.
Panel de parámetros
Exploración
Actualizar informe
Buscar texto
41
Muestra u oculta el "Panel de parámetros". Cuando esté abierto
el "Panel de parámetros", úselo para cambiar los datos de un
informe y cómo se muestran los datos. Solo puede acceder al
"Panel de parámetros" en el visor Web.
Permite desplazarse en las páginas de un informe. Puede elegir
Primera página, Ir a la página anterior, Ir a la página, Ir a la
página siguiente o Ir a la última páginaen la lista.
Obtiene los datos más recientes del origen de datos de un informe. Para actualizar un informe, debe tener los derechos de acceso necesarios y el servidor debe contener la información de
origen de datos necesaria.
Se usa para buscar texto
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Visualización de objetos
Opción
Descripción
Zoom
Se usa para ampliar o reducir la presentación de un informe
Sugerencia:
Después de profundizar un informe, puede usar las fichas del informe para explorarlo.
Temas relacionados
• Visor Web
5.2.3 Visor de SAP Crystal Reports 2011
El visor de SAP Crystal Reports 2011 se instala de forma local en el equipo. Esto significa que puede
ver los informes de Crystal descargados sin tener que conectarse a la plataforma de BI.
Use el visor de SAP Crystal Reports 2011 para realizar las tareas siguientes:
•
•
•
•
•
Imprimir o exportar informes
Guardar informes
Seleccionar los datos que se van a ver
Profundizar en los informes para obtener más detalles
Ver varios informes
El visor de SAP Crystal Reports 2011 funciona igual que los visores de informes de Crystal de la
plataforma de lanzamiento de BI.
Para obtener más información acerca de las tareas que se pueden realizar con el visor de SAP Crystal
Reports 2011, acceda a la ayuda del visor de SAP Crystal Reports 2011.
5.2.3.1 Para instalar el visor de SAP Crystal Reports 2011
Cuando instala el visor de Crystal Reports, reside de manera local como un visor del cliente en el
equipo.
Nota:
Este procedimiento solo se aplica al sitio Web en inglés.
1. Inicie la sesión en http://www.sap.com/solutions.
2. Diríjase a SAP BusinessObjects Portfolio y haga clic en SAP Crystal Solutions.
3. Diríjase a Consultas, informes y análisis y haga clic en Visor de SAP Crystal Reports.
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Visualización de objetos
El vínculo Descargar ahora aparece en el lado derecho de la ventana de la plataforma de
lanzamiento de BI.
4. Descargue y ejecute el programa de instalación del visor de SAP Crystal Reports 2011.
5. Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla y acepte los valores predeterminados cuando
sea posible.
6. Haga clic en Finalizar.
5.2.3.2 Apertura de SAP Crystal Reports Viewer 2011
SAP Crystal Reports Viewer 2011 se abre al hacer doble clic en un archivo de informes de Crystal
(.rpt) en el equipo.
Nota:
Si está instalado SAP Crystal Reports en el equipo, tiene prioridad sobre el visor de SAP Crystal Reports
Viewer 2011 y muestra los informes de forma predeterminada.
5.2.4 Profundizar en los datos del informe de Crystal
Puede profundizar en un informe para examinar los datos subyacentes en los gráficos y grupos
resumidos. Haga clic en un gráfico o en un resumen para ver los datos detallados.
•
En un visor de informes de Crystal, haga doble clic en un vínculo de un informe para mostrar la
información detallada del mismo.
5.2.5 Para ver alertas en informes de Crystal
La plataforma de BI realiza un seguimiento de las instancias que activan alertas.
Esta tarea solo se aplica a los informes creados en SAP Crystal Reports.
1. Busque la carpeta o la categoría que contiene el informe de Crystal que desea ver.
2. Seleccione un objeto y haga clic en Más acciones > Alertas.
Aparece el cuadro de diálogo "Alertas" que muestra las instancias que desencadenan una alerta.
3. Haga clic en el título para abrir la instancia del informe.
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Visualización de objetos
5.2.6 Para ver y editar los parámetros de los informes de Crystal en el visor web
1. Busque y seleccione el informe de Crystal que desea ver.
2. Haga clic en Ver > Ver.
3. Si se le solicita que introduzca los valores de informe, introdúzcalos.
Debe introducir los valores de informe antes de poder verlo.
4. Seleccione los datos que desea ver y haga clic en Aceptar.
5.
Para ver los parámetros a los que puede acceder en el informe, haga clic en el icono
(parámetros).
El panel Parámetro muestra los parámetros del informe.
6. Seleccione un parámetro.
7. Para editar el valor del parámetro, lleve a cabo uno de los siguientes pasos:
• En el panel "Parámetro", escriba un nuevo valor.
•
Haga clic en > para abrir un cuadro de diálogo de edición, escriba los nuevos valores y haga
clic en Aceptar.
8. Edite los parámetros adicionales según sea necesario.
9. Para ver el informe con los nuevos valores del parámetro, haga clic en Aplicar.
5.2.7 Para imprimir informes de Crystal
Puede imprimir instancias correctas de informes y de informes que se visualizan a petición.
Nota:
•
Dependiendo del visor de informes de Crystal que se use, los pasos de esta tarea pueden variar.
Sin embargo, los principios generales de impresión de informes son los mismos. Si se proporcionan
instrucciones en pantalla, sígalas en lugar de los pasos de esta tarea.
• La persona que diseña un informe selecciona la orientación de las páginas. No puede cambiarla
en el cuadro de diálogo "Imprimir".
1. Abra el documento que desea ver.
2.
En la barra de herramientas del "visor", haga clic en
.
Se mostrará el cuadro de diálogo "Imprimir".
3. En el área "Intervalo de impresión", seleccione Todas las páginas o escriba un intervalo de páginas.
4. En el área "Copias", escriba el número de copias para imprimir.
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Visualización de objetos
Sugerencia:
Si selecciona la opción Intercalar, las páginas se imprimen por orden numérico. Por ejemplo, si se
imprimen dos copias de un informe de cuatro páginas, el informe imprime las páginas uno, dos,
tres y cuatro de la primera copia y, a continuación, imprime las mismas páginas de la segunda
copia.
5. (Visores Web y visores Web ActiveX) En el área "Papel de impresora", seleccione el tamaño del
papel y las opciones de origen del papel.
6. (Visores Web y visores Web ActiveX) En el área "Opciones", si un informe de Crystal es ancho y
desea que se ajuste a una página al imprimirse, haga clic en Ajustar páginas horizontales a una
página.
7. Si desea imprimir objetos Flash incrustados en un informe de Crystal, seleccione Imprimir objetos
Flash para la página actual.
8. Haga clic en Aceptar.
5.2.8 Para exportar informes de Crystal
Puede exportar instancias correctas de informes de Crystal e informes que se visualizan a petición en
varios formatos. Por ejemplo, puede exportar los datos que predicen tendencias de ventas a una hoja
de cálculo de Excel y enviarlos por correo electrónico al equipo de ventas.
Sugerencia:
Para los informes en los que puede profundizar, exporte la vista profundizada.
1. Abra el informe de Crystal que desee ver.
2. En la barra de herramientas del "visor", haga clic en
(exportar).
Aparece el cuadro de diálogo "Exportar".
3. En la lista Formato de archivo, seleccione el formato de archivo al que desea exportar el informe
de Crystal.
4. En el área "Rango de páginas", seleccione Todas las páginas o escriba un rango de páginas.
5. Haga clic en Exportar.
5.2.8.1 Exportar opciones de formato
Al exportar un informe a un formato de archivo distinto de SAP Crystal Reports (.rpt), puede perder
todo o parte del formato. Sin embargo, la plataforma de lanzamiento de BI intenta conservar todas las
características de formato que permita el formato de exportación. Puede exportar informes a los
siguientes formatos de archivo:
•
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SAP Crystal Reports (.rpt)
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Visualización de objetos
No puede exportar a este formato desde una vista en la que se ha profundizado.
•
•
•
Formato de solo lectura de SAP Crystal Reports (.rptr)
Formato de documento portable de Adobe (.pdf)
Microsoft Excel (1997-2003) (.xls)
Este formato intenta conservar el aspecto del informe original.
•
•
Microsoft Excel (1997-2003) (.xls) versión sólo datos
Microsoft Word (1997-2003) (.doc)
Este formato conserva todas las características posibles, incluidos los gráficos. Cada objeto aparece
en un campo de texto individual.
•
Microsoft Word (1997-2003) (.doc)—editable
Este formato conserva menos formato que el formato Microsoft Word (1997-2003) (.doc). El texto
aparece en líneas y las imágenes se colocan alineadas con el texto.
•
Formato de texto enriquecido (.rtf)
Este formato es similar a Microsoft Word (1997-2003).
•
Valores separados (CSV)
Este formato solo está disponible desde el visor Web.
•
eXtensible Markup Language (.xml)
Nota:
Los objetos Flash solo aparecen si exporta a un informe de Crystal o a formato de documento portable
(PDF) de Adobe. Las imágenes degradadas aparecen al exportar al resto de formatos.
Para obtener más información acerca de las opciones para programar un informe de Crystal con un
formato determinado, consulte la información de exportación en el Manual de usuario de SAP Crystal
Reports 2011.
Temas relacionados
• Opciones de formato adicionales para informes de Crystal
5.2.9 Para ordenar datos interactivamente
1. Abra un informe de Crystal que use la ordenación interactiva.
2. Elija un valor por el que se realizará la ordenación.
3. Haga clic en la flecha adecuada para ordenar los datos del informe:
• Para ordenar los datos en orden ascendente, haga clic en
.
• Para ordenar los datos en orden descendente, haga clic en
.
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Visualización de objetos
5.3 Visualización de documentos de Web Intelligence
Cuando abre un documento de Web Intelligence, aparece en un visor. En función del tipo de visor y
de las funciones habilitadas por el administrador del sistema, podrá realizar diferentes actividades.
En las secciones siguientes se proporciona información sobre la barra de herramientas de Web
Intelligence y las instrucciones para trabajar con el mapa de exploración, mostrar peticiones de usuario,
buscar texto y profundizar en datos de los documentos.
Para obtener instrucciones sobre cómo realizar análisis en documentos de Web Intelligence, consulte
la documentación de SAP BusinessObjects Web Intelligence.
5.3.1 Barra de herramientas del visor de Web Intelligence
Opción
Web Intelligence
Descripción
Use este menú para mostrar u ocultar los elementos siguiente de la interfaz de
usuario de la plataforma de lanzamiento de BI:
•
•
•
•
•
Abrir
Guardar
Abre otro documento de Web Intelligence para su visualización
Guarda los cambios hechos en un documento en varios formatos de archivo,
con un nombre nuevo y de forma local en el equipo
Imprimir
Crea una versión PDF de un documento para su impresión
Buscar
Busca texto en un documento
Historial
Muestra las fechas de las instancias del documento
Enviar
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Barra Filtrar
Contorno
Panel izquierdo
Fichas del informe
Barra de estado
Envía un documento a un destino. Los destinos que hay disponibles varían según
cómo esté configurada la plataforma de lanzamiento de BI.
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Visualización de objetos
Opción
Descripción
Deshacer
Anula la acción anterior
Rehacer
Vuelve a realizar la acción anterior
Actualizar
Seguimiento
Explorar
Barra de filtros
Contorno
Lectura
Diseñar
Actualiza la ficha actual o todo el documento
Establece las opciones para seguir los cambios
Explora los datos de documento
Muestra u oculta la barra de filtros
Muestra u oculta el diseño del documento
Permite ver un documento en modo HTML o PDF
Le permite modificar el documento que está viendo
5.3.2 Para visualizar el mapa de exploración
Use el mapa de exploración para localizar los informes de un documento de Web Intelligence.
1. Abra el documento que desea ver.
2. Haga clic en Web Intelligence > Panel izquierdo > Normal.
Se abre el panel izquierdo.
3.
Haga clic en el icono
(mapa de exploración).
5.3.3 Para visualizar peticiones de usuario
Las peticiones recopilan información de los usuarios. Para los documentos de Web Intelligence, esta
información puede determinar los datos que aparecen en el documento.
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Visualización de objetos
Por ejemplo, en un documento que se usa en ventas, es posible que una petición le solicite que
seleccione una región. Cuando un usuario selecciona una región, el documento incluye los resultados
de dicha región, en lugar de los resultados de todas las regiones del documento.
1. Abra el documento que desea ver.
2. Haga clic en Web Intelligence > Panel izquierdo > Normal.
3.
En el panel izquierdo, haga clic en el icono Entrada de petición de usuario.
5.3.4 Para buscar texto
1. Abra el documento que desea ver.
2.
En la barra de herramientas del visor, haga clic en Buscar.
El panel Buscar aparece en la parte inferior del documento.
3. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desea encontrar.
4.
Haga clic en la flecha junto al botón Ejecutar Buscar y seleccione Ignorar mayúscula o
minúscula o Coincidir mayúsculas y minúsculas.
5. Haga clic en Ejecutar buscar.
6. (Opcional) Seleccione si desea buscar las ocurrencias anteriores o la siguiente ocurrencia.
5.3.5 Explorar datos del documento
Puede profundizar en los datos de un documento para ver la información de los gráficos y los grupos
resumidos.
1. Abra el documento que desea ver.
2. Haga clic en Explorar > Iniciar modo de exploración y haga clic en un vínculo del documento
que desee profundizar.
3. Cuando el visor entre en el modo de exploración, haga clic en Explorar > Instantánea para tomar
una fotografía de la vista explorada y abrirla en una nueva ficha.
4. Para aplicar filtros a la vista del documento, haga clic en la barra de filtro de la barra de herramientas
del visor de Web Intelligence y configure los filtros.
5. Haga clic en Explorar > Finalizar modo de exploración.
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Visualización de objetos
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Trabajar con objetos
Trabajar con objetos
6.1 Administrar objetos en la Plataforma de lanzamiento de BI
Todos los documentos y archivos de la plataforma de BI (hipervínculos, accesos directos, Crystal
Reports, y documentos de Web Intelligence) se consideran objetos. La plataforma de BI usa carpetas
y categorías para organizar objetos. Los objetos tienen que pertenecer a una carpeta pero pueden
asignarse a varias categorías o a ninguna.
Las carpetas y categorías pueden ser públicas (es decir, de la empresa) o personales. Cualquier usuario
de la plataforma de lanzamiento de BI con los derechos necesarios puede visualizar carpetas públicas
y categorías. Sin embargo, puede agregar y editar objetos en carpetas públicas y en categorías solo
si tiene los derechos necesarios. Se pueden utilizar categorías personales y carpetas de Mis
favoritos; puede crear carpetas y categorías nuevas, así como organizar los objetos que contienen
según se desee. Las categorías personales y las carpetas de Mis favoritos son privadas y no
pueden visualizarse ni modificarse por otros usuarios de la plataforma de lanzamiento de BI, pero su
administrador puede editarlas.
La plataforma de BI le permite enviar objetos e instancias (o accesos directos a objetos e instancias)
a otros usuarios a través de la carpeta de entrada de BI, una dirección de correo electrónico, un servidor
FTP, una actividad de SAP StreamWork o una ubicación de archivo predeterminada. (Las ubicaciones
disponibles pueden variar dependiendo de lo que haya configurado el administrador del sistema). Envía
objetos de la ficha Documentos cuando examina o visualiza un documento y envía instancias desde
el historial de un objeto. Para ver los objetos que le han enviado, vaya a la ficha Documentos, expanda
el cajón Mis documentos y haga clic en Mi bandeja de entrada.
Sugerencia:
Haga clic con el botón derecho en el título de un objeto para acceder a todas las acciones que pueda
realizar en el objeto. Por ejemplo, para ver el historial de un objeto, haga clic con el botón derecho en
el objeto y seleccione Historial.
Dependiendo de los derechos de acceso que el administrador del sistema le haya asignado, quizá no
pueda acceder a algunas carpetas y categorías. Por ejemplo, el administrador puede deshabilitar
categorías si no se usan en la empresa.
6.2 Creación y adición de objetos nuevos en la plataforma de lanzamiento de BI
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2012-11-29
Trabajar con objetos
Si tiene los derechos necesarios, puede crear objetos y agregar objetos existentes en la plataforma
de lanzamiento de BI.
Temas relacionados
• Adición de objetos a la plataforma de lanzamiento de BI
• Para crear un hipervínculo
• Adición de objetos a la plataforma de lanzamiento de BI
• Para crear una carpeta o categoría
• Trabajar con aplicaciones en la Plataforma de lanzamiento de BI
6.3 Adición de objetos a la plataforma de lanzamiento de BI
Si tiene los derechos necesarios, puede agregar objetos a la plataforma de lanzamiento de BI.
Por ejemplo, un analista de negocios ha creado un informe (acerca de cómo una fusión ha afectado
a las ventas) y necesita compartirlo con el resto de la empresa. Cuando el analista de negocios agrega
el informe a la plataforma de BI, todos los usuarios de la empresa con los derechos necesarios pueden
verlo.
Temas relacionados
• Trabajar con aplicaciones en la Plataforma de lanzamiento de BI
6.3.1 Para agregar un documento desde el equipo a la plataforma de lanzamiento
de BI
1. En la ficha Documentos, expanda el cajón Carpetas y busque y seleccione la carpeta a la que
desea agregar un documento.
El contenido de la carpeta aparece en el panel Lista.
2. Haga clic en Nuevo > Documento local.
Aparece el cuadro de diálogo "Nuevo documento local en".
3. Haga clic en Examinar para buscar el documento para agregar.
4. Escriba un título, una descripción y las palabras clave para el documento.
5. Si el documento es un informe de Crystal:
a. Para conservar la información de resumen del informe, haga clic en Usar descripción del
informe.
b. Para conservar los datos guardados del informe, haga clic en Conservar los datos guardados,
si lo desea.
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Trabajar con objetos
6. (Opcional) En el cuadro MIME, escriba el tipo MIME del archivo.
7. (Opcional) En el área Categorías, seleccione una o varias categorías a las que asignar al documento.
En función de los derechos de acceso de los que disponga, es posible que no pueda agregar el
documento a una categoría concreta.
8. Haga clic en Agregar.
6.4 Orden y filtro de objetos
De forma predeterminada, los objetos se organizan alfabéticamente por título, pero puede organizarlos
y filtrarlos por otros criterios. Al hacer clic en el encabezado de una columna, la plataforma de Business
Intelligence organiza los objetos en orden ascendente. Si hace clic en el encabezado de la columna
de nuevo, ordena los objetos en orden descendente.
Para aplicar un orden más complejo, señale el encabezado de la columna que desea ordenar o filtrar.
Aparece un icono de embudo (
) junto al nombre del encabezado de columna. Haga clic en el icono
para configurar las opciones de ordenación y filtro.
Nota:
En función de la columna, las opciones disponibles pueden variar.
6.4.1 Ordenar o filtrar objetos del repositorio
De forma predeterminada, al visualizar el contenido de una carpeta o una categoría, la plataforma de
lanzamiento de BI muestra todos los objetos de los que dispone de derechos de acceso para ver.
Sugerencia:
Para eliminar un filtro, haga clic en
en la barra de título de la columna y seleccione la casilla de
verificación Borrar filtro. Si ha filtrado la vista por tipo de objeto, haga clic en el icono del embudo,
haga clic en Todos los tipos y haga clic en Aceptar para eliminar el filtro.
1. En la ficha Documentos del panel Lista, apunte al encabezado de la columna y haga clic en
situado junto a dicho encabezado.
Aparecen las opciones de filtro de la columna.
2. Configure las opciones de filtro según sus necesidades:
• Para filtrar por título, en la columna Título, escriba el título del objeto en el cuadro de texto y
haga clic en Aceptar.
• Para filtrar por tipo de objeto, en la columna Tipo, seleccione la casilla de verificación de cada
tipo de objeto que desee ver y haga clic en Aceptar.
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2012-11-29
Trabajar con objetos
•
•
•
Para filtrar por la hora de la última ejecución del objeto, en la columna Última ejecución,
seleccione las horas de inicio y finalización, y haga clic en Aceptar.
Para filtrar por el creador del objeto, en la columna Creado por, seleccione Todos o Yo y haga
clic en Aceptar.
Para filtrar por la hora de creación del objeto, en la columna Creado el, seleccione las horas de
inicio y finalización, y haga clic en Aceptar.
En el panel Lista solo aparecerán los objetos seleccionados.
6.5 Para establecer las propiedades de objeto
Si dispone de los derechos de acceso necesarios, puede cambiar el título, la descripción, las palabras
clave y las propiedades de categoría de un objeto.
1. En la ficha Documentos, expanda el cajón Carpetas y busque y seleccione el objeto en el panel
Lista.
2. Haga clic en Ver > Propiedades.
Aparece el cuadro de diálogo "Propiedades".
3. (Opcional) Edite el título, la descripción y las palabras clave del objeto.
4. Haga clic en Guardar y cerrar.
5. (Opcional) Seleccione el objeto de nuevo y haga clic en Más acciones > Categorías.
6. Seleccione las categorías a las que desea asignar el objeto.
7. Haga clic en Aceptar.
6.6 Para copiar un objeto
Puede copiar objetos y guardar copias en las carpetas en las que disponga derechos de acceso. Esto
permite editar un nuevo objeto al mismo tiempo que conservar la versión original del mismo.
El comando Copy copia los objetos en un portapapeles; no crea una copia del objeto en la misma
carpeta.
1. En la ficha Documentos, expanda el cajón Carpetas y busque y seleccione el objeto que desee
copiar.
Sugerencia:
Puede copiar simultáneamente varios objetos. Mantenga pulsadas las teclas Ctrl o Mayús y haga
clic en los objetos para seleccionarlos.
2. Haga clic en Organizar > Copiar.
El objeto se copia en el portapapeles.
3. Busque y seleccione la carpeta en la que desea colocar la copia.
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Trabajar con objetos
4. Haga clic en Organizar > Pegar.
Temas relacionados
• Para crear un acceso directo a un objeto
6.7 Para mover un objeto
1. En la ficha Documentos, expanda el cajón Carpetas y busque y seleccione el objeto que desee
mover.
2. Haga clic en Organizar > Cortar.
El objeto se copia en el portapapeles. No se elimina hasta que no se pega en una ubicación nueva.
3. Busque y seleccione la carpeta en la que desea colocar el objeto.
4. Haga clic en Organizar > Pegar.
El objeto solo existe en la carpeta en la que se ha pegado. Los accesos directos al objeto siguen
funcionando correctamente.
6.8 Para crear un acceso directo a un objeto
1. En la ficha Documentos, expanda el cajón Carpetas y busque y seleccione el objeto para el que
desea crear un acceso directo.
2. Haga clic en Organizar > Copiar acceso directo.
3. Busque y seleccione la carpeta en la que desea crear un acceso directo.
4. Haga clic en Organizar > Pegar acceso directo.
Sugerencia:
Puede crear accesos directos para los objetos más vistos en la carpeta Favoritos. Seleccione
un objeto en el panel Lista y haga clic en Organizar > Crear acceso directo en Mis favoritos.
6.9 Para enviar un objeto o una instancia a un destino
Puede enviar objetos o instancias existentes de un objeto a un destino sin tener que ejecutar un objeto,
y crear nuevas instancias o actualizar los datos para una instancia de informe. Puede enviar una copia
de un acceso directo al objeto o instancia y seleccionar el destino, por ejemplo, un servidor FTP o una
bandeja de entrada de BO. No pueden enviarse todos los tipos de objetos a todos los destinos.
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Trabajar con objetos
Sugerencia:
Si visualiza un objeto o una instancia en una ficha, puede enviarlos desde dicha ficha.
1. En la ficha Documentos, busque los objetos o instancias que desee enviar.
2. Seleccione los objetos o instancias:
• Para enviar objetos, selecciónelo y haga clic en Enviar.
•
Para enviar instancias, seleccione el objeto que contiene las instancias, haga clic en Más
acciones > Historial, seleccione una o varias instancias con un estado Correcto o Error en la
ventana "Historial" y haga clic en Enviar.
Las instancias con un estado de Recurrente o Pendiente están programadas y no contienen datos
todavía.
Sugerencia:
Pulse Mayús + clic o Ctrl + clic para seleccionar varios objetos.
3. Haga clic en una de las siguientes opciones para seleccionar un destino:
Opción
Descripción
Bandeja de entra- Envía el objeto a la bandeja de entrada de BI de un usuario
da de BI
Correo electróni- Envía el objeto a la dirección de correo electrónico de un usuario
co
Ubicación FTP
Envía el objeto a una ubicación de servidor FTP
Ubicación de ar- Envía el objeto a una ubicación del disco local (el equipo)
chivo
SAP StreamWork Envía el objeto a una actividad de SAP StreamWork
Nota:
Las funciones y capacidades de SAP StreamWork están disponibles en la
plataforma de lanzamiento de BI si el administrador la ha configurado para
que se integre con SAP StreamWork.
Los destinos disponibles dependen del modo en que el administrador del sistema ha configurado
la plataforma de BI.
Nota:
Debe enviar documentos de Web Intelligence a las bandejas de entrada de BI o a un destino de
correo electrónico que se ha configurado en la plataforma de BI.
4. Acepte la opción de destino predeterminada del servidor de tareas de Adaptive o configure una
opción de destino.
5. Si eligió configurar una opción de destino, configure las siguientes opciones:
• Si seleccionó Bandeja de entrada de BI o Correo electrónico como el destino, los usuarios y
grupos que recibirán el objeto
• Si se enviará una copia del objeto o un acceso directo que se vincule al objeto
• El nombre del objeto que se envía
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Trabajar con objetos
•
•
Si se limpian las instancias después de que se hayan enviado los objetos
La configuración del tipo de destino, por ejemplo, un directorio para la ubicación de archivos o
el nombre de host y el puerto de la conexión para el servidor FTP
6. Haga clic en Enviar.
6.10 Para generar un vínculo de OpenDocument para un objeto
Los vínculos de OpenDocument son útiles para enviar un vínculo directo a un destinatario y cuando
desea evitar que el destinatario tenga que desplazarse por las carpetas y las categorías. Cuando el
destinatario hace clic en el vínculo, se abre la página de inicio de sesión de la plataforma de lanzamiento
de BI en un explorador Web. Una vez que el destinatario introduce las credenciales de inicio de sesión
válidas, se abre el documento.
1. En el panel Lista de la ficha Documentos, busque y seleccione el documento que desea enviar a
los destinatarios.
2. Haga clic en Más acciones > Vínculo de documento.
Aparece el cuadro de diálogo "Vínculo del documento".
3. Seleccione todo el vínculo de OpenDocument del cuadro Vínculo y pulse Ctrl + C.
4. Coloque el cursor en el lugar en el que desea pegar el vínculo (por ejemplo, en el cuerpo de un
correo electrónico) y pulse Ctrl + V.
El vínculo se pega en el documento.
5. Haga clic en Aceptar.
6.11 Para eliminar un objeto
Debe disponer de los derechos de acceso necesarios para poder eliminar objetos.
1. En la ficha Documentos, busque y seleccione el objeto que desea eliminar.
2. Haga clic en Organizar > Eliminar.
3. Cuando se le pida confirmación, haga clic en Aceptar.
6.12 Para crear un hipervínculo
Sugerencia:
Puede crear un hipervínculo en la carpeta Mis favoritos del cajón Mis documentos.
1. En la ficha Documentos, expanda el cajón Carpetas.
57
2012-11-29
Trabajar con objetos
2. Haga clic con el botón derecho en la carpeta en la que desee crear un hipervínculo y haga clic en
Nuevo > Hipervínculo.
Se abrirá el cuadro de diálogo "Hipervínculo".
3. Haga clic en Propiedades generales.
4. Escriba un título, una descripción y las palabras clave para el hipervínculo.
5. Haga clic en URL y escriba la dirección URL de la página Web en la que desea crear un hipervínculo.
Por ejemplo, escriba http://www.sap.com.
6. (Opcional) Haga clic en Categorías, seleccione una o varias categorías para asignar al hipervínculo
y haga clic en Aceptar.
6.13 Búsquedas en la plataforma de lanzamiento de BI
Las coincidencias con el texto de búsqueda se basan en la palabra clave, el título, la descripción, la
información del propietario y el contenido del objeto. Los resultados de la búsqueda aparecen en el
cajón Buscar. Puede ver los resultados en el cajón Buscar en cualquier momento de la sesión de la
plataforma de lanzamiento de BI.
6.13.1 Funciones de búsqueda de plataforma
Sugerencias para ortografía alternativa
La plataforma de BI sugiere una ortografía alternativa para el texto de búsqueda cuando el texto está
mal escrito o no produce resultados, y el término de búsqueda sugerido tendrá como resultado
coincidencias positivas. La ortografía alternativa está determinada por palabras de búsqueda sustitutivas
con palabras deletreadas de forma parecida en la plataforma de BI. Por ejemplo, si busca ““Tendencia
ventas Europa””, la plataforma de BI reconoce las palabras que no están bien escritas y proporciona
la sugerencia ““Tendencia ventas Europa”.”
Nota:
Esta función no se aplica al texto en chino, japonés o coreano.
Resaltado de palabras coincidentes
Cuando el texto de búsqueda coincide con palabras del título o descripción de un objeto, las palabras
coincidentes aparecen en negrita.
Agrupación de restricciones y resultados de búsqueda
Nota:
La agrupación de aspectos por campos de informe solo está disponible para informes de Crystal y
documentos de Web Intelligence.
58
2012-11-29
Trabajar con objetos
Cuando una búsqueda produce varios resultados, la plataforma de BI clasifica la información de los
resultados en “aspectos” (es decir, grupos). Puede seleccionar un aspecto y ver sus resultados de
búsqueda. Los resultados de búsqueda están clasificados en los siguientes aspectos:
• Tipo de documento
• Categoría pública
• Datos en informes
• Aspectos del contenido del informe
Por ejemplo, si busca “Ventas de 2006 por empleado”, el aspecto de categoría pública podría incluir
“Informes de RR. HH.”, “Documentos legales” e “Informes de ventas” porque a cada categoría se le
asignan objetos que aparecen en los resultados de búsqueda. Haga clic en “Informes de ventas” para
ver solo los resultados asignados a dicho aspecto.
Las restricciones se generan desde el contenido de los metadatos y del documento. Los aspectos
basados en contenidos se basan en campos o variables de los documentos.
Por ejemplo, si la variable “Producto” se usa en varios informes de ventas, la búsqueda crea un aspecto
para ella. Puede refinar la búsqueda por nombre de producto para ver solo los resultados relacionados
con dicho producto.
Después de refinar una búsqueda, puede ver los resultados o refinar más los resultados al seleccionar
las opciones de otros aspectos. Las mejoras actuales aparecen en la parte superior del panel Mejora
de la búsqueda.
Nota:
La agrupación de aspectos por tipo de objeto puede incluir objetos de otros tipos, como instancias.
Por ejemplo, si visualiza los resultados de búsqueda en el aspecto del informe de Crystal, el resultado
puede mostrar un informe de Crystal, un documento PDF y un documento de Word con el mismo
nombre. Este comportamiento ocurre ya que los otros objetos son instancias del informe de Crystal.
Clasificación de resultados de búsqueda
A cada objeto de la página de resultados de búsqueda se le asigna una puntuación que va de 1 a 5
barras, según su importancia con respecto al texto de búsqueda. Una puntuación de cinco barras indica
que el objeto es una coincidencia sólida y una puntuación de una barra indica que es una coincidencia
débil.
Temas relacionados
• Lo que se busca en la búsqueda
• Técnicas de búsqueda
6.13.2 Lo que se busca en la búsqueda
En la siguiente tabla se describe el contenido que se puede buscar para cada tipo de objeto:
59
2012-11-29
Trabajar con objetos
Tipo de objeto
Contenido que se puede buscar
Informes de Crystal
•
•
•
•
•
•
•
Títulos
Descripciones
Fórmulas de selección
Datos guardados
Campos de texto
Valores de los parámetros
Subinformes
Documentos de Web Intelligence
•
•
•
•
•
Títulos
Descripciones
Nombre de filtros de universos
Datos guardados
Constantes de las condiciones de filtro que se
definen en un documento
Nombres de indicadores de universos
Nombres de objetos de universos
Datos del conjunto de registro
Texto estático en celdas
•
•
•
•
Archivos de Microsoft Excel
•
•
•
•
•
Documentos Word
•
•
•
•
Archivos RTF, PDF, PowerPoint y TXT
Propiedades de documento de
datos (título, asunto, autor, empresa, categoría,
palabras claves y comentarios)
Texto del encabezado y nota al pie
Valores de cálculo o fórmula
Valores de número y fecha y hora
Propiedades del documento de
texto (título, asunto, autor, empresa, categoría,
palabras clave y comentarios)
Texto del encabezado y nota al pie
Valores numéricos
Texto
Metadatos
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Trabajar con objetos
Tipo de objeto
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Contenido que se puede buscar
Objetos agnósticos
Vistas de análisis
Áreas de trabajo de BI
Objetos de Dashboards y Xcelsius
Debates
Eventos
objetos Flash
Hipervínculos
Trabajos de la consola de administración de
ciclo de vida
Metadatos (desde Information Designer)
Módulos
Paquetes de objetos
Perfiles
Objetos de programa
Publicaciones
Consultas (desde Consulta como servicio Web)
Universos
Widgets
Áreas de trabajo (creadas en SAP BusinessObjects Analysis, edición para OLAP)
6.13.3 Técnicas de búsqueda
Técnica
Separar los términos de búsqueda
con espacios
61
Ejemplo
Descripción
Separar los términos de búsqueda
con un espacio implica una separación AND.
informe financiero
Esta técnica ofrece resultados
cuando todas las palabras del texto
de búsqueda se encuentran en un
documento.
2012-11-29
Trabajar con objetos
Técnica
Ejemplo
Descripción
No utilice una combinación de minúsculas y mayúsculas en un texto de
búsqueda.
Usar un asterisco o
una interrogación
como carácter comodín
ventas 199*
l?sta
El primer ejemplo produce resultados
de búsqueda que contienen la palabra "ventas" y cualquier año comprendido entre 1990 y 1999.
El segundo ejemplo produce resultados que contienen las palabras "pedido" o "cedido".
Poner el texto de
búsqueda entre comillas
Colocar un signo de
suma (+) antes de
los términos de búsqueda
Colocar un signo
menos (-) antes de
los términos de búsqueda
Separar los términos de búsqueda
con OR en mayúsculas
62
"crecimiento de ventas totales"
Esta técnica solo produce resultados
si en un documento se encuentra la
frase exacta.
Esta técnica ofrece resultados
cuando todas las palabras del texto
de búsqueda se encuentran en un
documento.
episodio +I
Coloque un signo más (+) antes de
los términos de búsqueda para buscar palabras que normalmente se
filtran durante la búsqueda (por
ejemplo, un, para, por, es, el).
ventas en Europa -ingresos
Esta técnica ofrece resultados
cuando la palabra situada después
del signo menos no se encuentra
entre el resto de palabras de un documento.
error OR informe de recuento de defectos
Esta técnica ofrece resultados
cuando la palabra situada antes o
después de OR y el resto de palabras se encuentran en un documento.
2012-11-29
Trabajar con objetos
Técnica
Ejemplo
Descripción
Esta técnica busca valores de atributo en metadatos o contenido.
Búsqueda de atributos
Tipo:"Crystal Reports"
País:USA
Para llevar a cabo una búsqueda de
atributos, escriba el atributo, dos
puntos y el valor que desee buscar.
Para valores de atributo formados
por más de una palabra, colóquelos
entre comillas.
El primer ejemplo produce resultados
con un valor de tipo de objeto de
"Crystal Reports".
El segundo ejemplo produce resultados con un valor de país "USA".
Técnicas de búsqueda combinada
marketing OR ventas -finanzas "aumentar OR reducir tendencia"
Este ejemplo produce resultados si
un documento contiene la palabra
"marketing" o la palabra "ventas" y
contiene la frase "aumentar o reducir
tendencia", pero no contiene la palabra "finanzas".
6.13.4 Realizar una búsqueda en la Plataforma de lanzamiento de BI.
Las búsquedas se realizan en la mayoría de los objetos de la plataforma de lanzamiento de BI, a menos
que un usuario con los derechos de acceso necesarios los haya excluido de la búsqueda.
1. En la ficha Documentos, escriba las palabras que desee para buscar en el cuadro de búsqueda.
Si realiza una pausa mientras escribe, la funcionalidad de “búsqueda rápida” de la plataforma de
lanzamiento de BI muestra las seis primeras coincidencias según el texto que introduzca. Si las
coincidencias no aparecen inmediatamente, continúe escribiendo la cadena de búsqueda.
2.
Haga clic en Buscar.
Los resultados de la búsqueda aparecen en el panel Lista. Las restricciones siguientes también
pueden aparecer en el cuadro Buscar y proporcionar vistas filtradas de los resultados:
•
•
•
63
"Location"
"Tipo"
"Hora de actualización"
2012-11-29
Trabajar con objetos
•
•
"Autor"
"Origen de datos"
El "origen de datos" puede aparecer o no; pueden aparecer otras restricciones según el contenido
de los resultados. Si una búsqueda genera más de cinco restricciones, haga clic en Más para ver
el resto de restricciones.
3. Lleve a cabo una de las siguientes acciones para ver un resultado de búsqueda:
• En el panel Lista, haga doble clic en un vínculo del objeto.
•
En el cajón Buscar, haga clic en una restricción para refinar los resultados y, a continuación,
haga doble clic en un vínculo del objeto del panel Lista.
Al hacer doble clic en un documento de Web Intelligence o en un informe de Crystal, el visor se
desplaza al lugar del informe en el que se produce la primera coincidencia de la palabra de búsqueda.
Nota:
•
•
Esta función solo funciona para el visor HTML.
La agrupación de restricciones por tipo de objeto puede incluir objetos de otros tipos. Por ejemplo,
si visualiza los resultados en la restricción del informe de Crystal, el resultado puede mostrar un
informe de Crystal, un documento PDF y un documento de Word con el mismo nombre. Este
comportamiento ocurre ya que los otros objetos son instancias del informe de Crystal.
6.14 Carpetas y categorías
Normalmente, es el administrador del sistema quien crea las carpetas y las categorías accesibles para
todos los usuarios. Sin embargo, si dispone de los derechos de acceso necesarios, también puede
crear carpetas y categorías en la plataforma de lanzamiento de BI.
La plataforma de BI admite dos tipos de carpetas:
•
Mis favoritos
Puede crear todas las carpetas que desee en Mis favoritos para organizar los objetos. Las
carpetas creadas aparecerán disponibles tras expandir la categoría Mis documentos y hacer clic
en Mis favoritos. Puede agregar objetos a sus carpetas Mis favoritos, crear accesos directos
o copias de los objetos de las carpetas públicas y crear objetos.
Es el único usuario que puede acceder a sus carpetas Mis favoritos en la plataforma de
lanzamiento de BI, a pesar de que los administradores pueden administrarlas.
•
Carpetas públicas
El administrador o los usuarios con los derechos necesarios son quienes crean las carpetas públicas.
Si dispone de los derechos adecuados, puede crear carpetas públicas para incluir objetos que
podrán ver los usuarios que dispongan de los derechos necesarios. Para ver carpetas públicas,
expanda la categoría Carpetas.
64
2012-11-29
Trabajar con objetos
La plataforma de BI admite dos tipos de categorías:
•
Categorías personales
Puede crear cualquier número de categorías personales para organizar sus objetos. Las categorías
creadas aparecerán tras expandir la categoría Mis documentos y hacer clic en Categorías
personales.
•
Categorías de la empresa
Normalmente, el administrador o los usuarios con los derechos necesarios son quienes crean las
categorías de la empresa. Si tiene los derechos correspondientes, puede crear categorías de la
empresa. Para ver categorías corporativas, expanda Categorías.
6.14.1 Para crear una carpeta o categoría
1. En la ficha Documentos, vaya a la ubicación en la que desea crear una carpeta o categoría:
•
Para crear una carpeta personal, expanda el cajón Mis documentos y haga clic en Mis favoritos.
•
Para crear una carpeta pública, expanda el cajón Carpetas.
•
Para crear una categoría personal, expanda el cajón Mis documentos y haga clic en Categorías
personales.
•
Para crear una categoría corporativa, expanda el cajón Categorías.
2. Haga clic en Nueva > Carpeta o Nueva > Categoría.
3. Cuando se le pida, escriba un nombre para la nueva carpeta o categoría.
4. Haga clic en Aceptar.
6.14.2 Para establecer las propiedades de una carpeta o categoría
Puede editar las propiedades de las carpetas y las categorías que haya creado o para las que disponga
de derechos de acceso. Puede cambiar el nombre, la descripción y las propiedades de palabras clave
de la carpeta o categoría. (Las palabras clave se usan para buscar carpetas y categorías).
1. En la ficha Documentos, busque la carpeta o categoría para las que desea configurar las
propiedades:
• Para editar las propiedades de una carpeta personal, expanda el cajón Mis documentos y haga
clic en Mis favoritos.
65
•
Para editar las propiedades de una carpeta pública, expanda el cajón Carpetas.
•
Para editar las propiedades de una categoría personal, expanda el cajón Mis documentos y
haga clic en Categorías personales.
2012-11-29
Trabajar con objetos
•
Para editar las propiedades de una categoría corporativa, expanda el cajón Categorías.
2. Seleccione la carpeta o categoría y haga clic en Ver > Propiedades.
Aparece el cuadro de diálogo "Propiedades".
3. (Opcional) Edite el nombre, la descripción y las palabras clave de la carpeta.
4. Haga clic en Aceptar.
6.14.3 Agregar objetos a una carpeta
Si tiene los derechos necesarios, puede agregar objetos concretos a una carpeta y crear objetos
nuevos.
Temas relacionados
• Creación y adición de objetos nuevos en la plataforma de lanzamiento de BI
6.14.4 Para asignar un objeto a una categoría
1. Vaya a la carpeta que contiene el objeto que desea asignar a una categoría.
2. Seleccione el objeto y haga clic en Más acciones > Categorías.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Categorías".
3. Seleccione las categorías a las que desea asignar el objeto.
Sugerencia:
Para expandir una categoría, haga clic en el símbolo más (+) que aparece junto a su nombre.
4. Haga clic en Aceptar.
66
2012-11-29
Programación de objetos
Programación de objetos
7.1 Programación de objetos
Puede programar un objeto para que se ejecute automáticamente en momentos concretos. Cuando
un objeto planificado se ejecuta con éxito, se crea una instancia.
Una instancia es una versión del objeto que contiene datos del momento en que se ejecutó el objeto.
Puede ver una lista de instancias en el historial de un objeto. Si tiene derechos de acceso para ver
objetos a petición, podrá ver y actualizar cualquier instancia para obtener los datos más recientes del
origen de datos. Al programar y ver instancias, se asegura de que los objetos dispongan de la
información disponible más reciente para ver, imprimir y distribuir.
El huso horario predeterminado es el horario local del servidor Web que ejecuta la plataforma de BI,
no el del CMS al que se conecta. Antes de programar objetos, asegúrese de esté seleccionado el huso
horario local en las preferencias de la plataforma de lanzamiento de BI (encabezado panel >
Preferencias). Si no tiene los derechos de acceso para ver o configurar sus preferencias, póngase en
contacto con el administrador del sistema.
Temas relacionados
• Configuración de preferencias
7.2 Para programar un objeto
1. En la ficha Documentos, busque y seleccione el objeto que desea programar.
2. Haga clic en Más acciones > Programar.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Programar".
67
2012-11-29
Programación de objetos
3. Especifique las opciones de programación que desea utilizar.
Para algunas opciones de programación, los ajustes del objeto configurados por el administrador
se seleccionan en la ventana "Programar". Puede usar los ajustes preconfigurados o cambiar la
configuración.
4. Haga clic en Programar.
Aparece la ventana "Historial" que muestra la tarea programada como una instancia con un estado
En curso. El estado se actualiza cada 10 segundos.
Temas relacionados
• Configurar un título de instancia programada
• Para seleccionar un patrón de periodicidad
• Para especificar la información de conexión a la base de datos
• Programar un objeto con parámetros o peticiones de orden
• Para aplicar una fórmula de selección de registros
• Para especificar un formato de instancia
• Para especificar un destino
• Para configurar las opciones de impresión de un informe de Crystal
• Para programar un objeto con eventos
• Para establecer los valores del grupo de servidores de programación
• Seleccionar idiomas para instancias de informes
• Para seleccionar un formato de caché para los documentos de Web Intelligence
7.2.1 Configurar un título de instancia programada
1. En la ficha Documentos, busque y seleccione el objeto para el que desea dar un nombre a la
instancia programada.
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2012-11-29
Programación de objetos
2. Haga clic en Más acciones > Programar.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Programar".
3. En el panel de navegación, haga clic en Título de instancia.
4. En el cuadro Título de instancia, escriba un nombre para la instancia.
5. Haga clic en Aceptar.
7.2.2 Para seleccionar un patrón de periodicidad
La configuración de periodicidad especifica un programa de ejecución de un objeto. Cada parámetro
de la lista Ejecutar objeto tiene sus propios requisitos de datos.
Puede establecer el número de veces que el servidor debe intentar ejecutar el trabajo si se produce
un error en el campo Número de reintentos permitidos. También puede establecer el período de
tiempo que el servidor debe esperar antes de reintentarlo en el campo Intervalo de reintento en
segundos.
1. En el cuadro de diálogo "Programar", haga clic en Periodicidad.
2. Elija una de las opciones de periodicidad desde la lista Ejecutar objeto y defina las opciones
necesarias.
Están disponibles las siguientes opciones:
•
º
Cuando haga clic en Programación, el objeto se ejecutará una vez (inmediatamente).
•
Una vez
Esta opción requiere un parámetro de hora de inicio y de finalización. El objeto se ejecuta una
vez a la hora especificada. Si programa el objeto con eventos, el objeto se ejecutará una vez si
el evento se activa entre las horas de inicio y de finalización.
•
Cada hora
Esta opción requiere información en horas y minutos para indicar la frecuencia de ejecución del
objeto. Las instancias se crean regularmente para coincidir con los parámetros especificados.
La primera instancia se crea en la hora de inicio que especifique y el objeto dejará de ejecutarse
en programación horaria en la hora de finalización que especifique.
•
Diario
Esta opción requiere un parámetro de hora de inicio y de finalización. El objeto se ejecuta una
vez cada N días a la hora especificada. No se ejecutará después de la hora de finalización que
especifique.
•
Semanal
Esta opción requiere un parámetro de hora de inicio y de finalización. Cada semana, el objeto
se ejecuta en los días seleccionados a la hora especificada. No se ejecutará después de la hora
de finalización que especifique.
69
2012-11-29
Programación de objetos
•
Mensual
Esta opción requiere un día y hora de inicio, junto con un intervalo de repetición en meses. El
objeto se ejecuta en el día y hora especificados cada N meses. No se ejecutará después de la
hora de finalización que especifique.
•
Día N de cada mes
Esta opción requiere el día del mes en que debe ejecutarse el objeto. Las instancias se crean
regularmente cada mes, el día seleccionado y a la hora especificada. El objeto no se ejecutará
después de la hora de finalización que especifique.
•
Primer lunes de cada mes
Esta opción requiere un parámetro de hora de inicio y de finalización. Se crea una instancia el
primer lunes de cada mes a la hora especificada. El objeto no se ejecutará después de la hora
de finalización que especifique.
•
Último día del mes
Esta opción requiere un parámetro de hora de inicio y de finalización. Se crea una instancia el
último día de mes a la hora especificada. El objeto no se ejecutará después de la hora de
finalización que especifique.
•
Día X de la semana N de cada mes
Esta opción requiere un parámetro de hora de inicio y de finalización. Se crea una instancia cada
mes el día de la semana especificado. El objeto no se ejecutará después de la hora de finalización
que especifique.
•
Calendario
Esta opción permite seleccionar un calendario de fechas. (Los calendarios son listas
personalizadas de fechas programadas que crea el administrador de la plataforma de BI.) Se
crea una instancia en cada día indicado en el calendario, a partir de la hora de inicio que
especifique y seguirá hasta la hora de finalización que indique.
3. Establezca otros parámetros de programación según sea necesario y, a continuación, haga clic en
Programación.
7.2.3 Para especificar la información de conexión a la base de datos
Algunos objetos requieren conectar con una base de datos para poder programarlos. Puede hacerlo
en la página "Programación" si dispone de credenciales para el origen de datos del objeto.
1. En el cuadro de diálogo "Programar", haga clic en Conexión de base de datos.
2. Si es necesario, cambie la información de conexión para el origen de datos del objeto.
3. Establezca otros parámetros de programación según sea necesario y, a continuación, haga clic en
Programación.
70
2012-11-29
Programación de objetos
7.2.4 Para especificar un formato de instancia
Según el tipo de objeto que decida programar, puede seleccionar el formato en que se guarda la
instancia del objeto cuando la plataforma de BI lo genera.
1. En el cuadro de diálogo "Programación", haga clic en Formatos o Formatos y destinos.
2. Seleccione el formato al que desea programar.
Por ejemplo, seleccione un formato de la lista Opciones de formato del documento seleccionado
para un informe de Crystal o un formato de Formato de salida para un documento de Web
Intelligence.
3. Seleccione las opciones de formato adicionales según sea necesario.
Algunas opciones de formato del informe de Crystal requieren la especificación de opciones de
formato adicionales. Estas opciones varías dependiendo del formato seleccionado.
4. Establezca otros parámetros de programación según sea necesario y, a continuación, haga clic en
Programación.
7.2.4.1 Formatos disponibles
A continuación se indican los formatos a los que se pueden enviar o programar los tipos de objeto
específicos.
Formatos de informe de Crystal
En Crystal Reports, puede seleccionar entre los formatos siguientes:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
71
SAP Crystal Reports
SAP Crystal Reports de solo lectura (RPTR)
Microsoft Excel (97-2003)
Microsoft Excel (97-2003) (solo datos)
Microsoft Excel (2007) (solo datos)
Microsoft Word (97-2003)
PDF
Formato de texto enriquecido (RTF)
Microsoft Word (editable) (RTF)
Texto sin formato
Texto paginado
Texto separado por tabulaciones (TTX)
Valores separados (CSV)
XML
2012-11-29
Programación de objetos
Nota:
•
•
•
•
Al seleccionar un formato de archivo que no sea SAP Crystal Reports, el programa conserva todo
el formato que permite el formato de exportación. Sin embargo, es posible que pierda parte o todo
el formato que aparece en el informe.
La diferencia entre Excel y Excel (solo datos) es que la opción Excel mantiene la apariencia del
informe original, mientras que la opción Excel (solo datos) solo conserva los datos y no combina
las celdas.
El formato Texto separado por tabulaciones incluye un carácter de tabulación entre los valores e
intenta conservar el formato del informe; el formato Valores separados incluye un carácter
especificado entre los valores y no intenta conservar el formato.
El formato Microsoft Word (97-2003) mantiene el máximo formato posible, incluidos los gráficos.
Cada objeto aparece en un campo de texto individual. El formato Microsoft Word (editable) no
conserva demasiado formato; el texto se muestra en líneas y las imágenes se colocan en línea con
el texto. El formato de texto enriquecido es similar a Microsoft Word (97-2003).
Para obtener más información acerca de las opciones para programar un informe de Crystal con un
formato determinado, consulte la información de exportación en el Manual de usuario de SAP Crystal
Reports.
Formatos de documento de Web Intelligence
En documentos de Web Intelligence, puede seleccionar entre los formatos siguientes:
•
•
•
Web Intelligence
Microsoft Excel
PDF
Temas relacionados
• Opciones de formato adicionales para informes de Crystal
• Formatos disponibles
7.2.4.2 Opciones de formato adicionales para informes de Crystal
Al programar un informe de Crystal para algunos formatos, es posible que se deban configurar opciones
adicionales. Las tablas siguientes describen opciones adicionales para cada formato.
72
2012-11-29
Programación de objetos
Tabla 7-1: Microsoft Excel (97-2003)
Opción
Rango de páginas
Utilizar las opciones de exportación
definidas en el informe
Descripción
•
Para incluir todas las páginas en un informe, haga clic en Todas.
•
Para incluir un intervalo de página, haga clic en Páginas desde, escriba
la primera página que desee incluir y luego la última página que desee
incluir en el cuadro hasta.
Haga clic para usar las opciones de exportación definidas en un informe. No
puede establecer ninguna otra opción de formato.
•
Para establecer los anchos de las columnas de Excel según los objetos
del informe, haga clic en Ancho de columna basado en los objetos del
y seleccione un área de informe desde donde tomar los anchos de columna.
•
Para establecer un ancho de columna constante, haga clic en Ancho de
columna constante (en puntos) y escriba el ancho.
•
Exportar encabezado y pie de página
Para indicar cómo imprimir encabezados y pies de página en una instancia,
haga clic en Una vez por informe o En cada página.
•
Para excluir los encabezados y pies de página de la instancia, elija Ninguno.
Crear saltos de página para cada página
Haga clic para crear un salto de página después de cada página en un informe
Convertir valores
de fecha en cadenas
Haga clic para exportar valores de fecha en un informe como cadenas de
texto
Mostrar líneas de la
cuadrícula
Haga clic para visualizar las líneas de la cuadrícula en el documento exportado
Establecer ancho
de columna
73
2012-11-29
Programación de objetos
Tabla 7-2: Microsoft Excel (97-2003, 2007) (sólo datos) y Microsoft Excel Workbook (sólo datos)
Opción
Descripción
Utilizar las opciones de exportación
definidas en el informe
Haga clic para usar las opciones de exportación definidas en un informe. No
puede establecer ninguna otra opción de formato.
•
Para establecer los anchos de las columnas de Excel según los objetos
del informe, haga clic en Ancho de columna basado en los objetos del
y seleccione un área de informe desde donde tomar los anchos de columna.
•
Para establecer un ancho de columna constante, haga clic en Ancho de
columna constante (en puntos) y escriba el ancho.
Establecer ancho
de columna
74
Exportar formato
de objetos
Haga clic para conservar el formato del objeto
Exportar imágenes
Haga clic para exportar las imágenes a un informe
Usar funciones de
hoja de cálculo para resúmenes
Haga clic para usar los resúmenes en un informe para crear funciones de
hoja de cálculo en Excel
Mantener la posición relativa del
objeto
Haga clic para actualizar la posición de objetos con relación a otra
Mantener alineación de columnas
Haga clic para conservar la alineación de texto en columnas de un informe
Exportar encabezado y pie de página
Haga clic para incluir el encabezado y el pie en una instancia
Simplificar encabezados de página
Haga clic para simplificar los encabezados de página
Mostrar contornos
de grupo
Haga clic para mostrar contornos de grupo
2012-11-29
Programación de objetos
Tabla 7-3: Microsoft Word (97-2003)
Opción
Rango de páginas
Descripción
•
Para incluir todas las páginas en un informe, haga clic en Todas.
•
Para incluir un intervalo de página, haga clic en Páginas desde, escriba
la primera página que desee incluir y luego la última página que desee
incluir en el cuadro hasta.
Tabla 7-4: PDF
Opción
Rango de páginas
Descripción
•
Para incluir todas las páginas en un informe, haga clic en Todas.
•
Para incluir un intervalo de página, haga clic en Desde, escriba la primera
página que desee incluir y luego la última página que desee incluir en el
cuadro hasta.
Utilizar las opciones de exportación
definidas en el informe
Haga clic para usar las opciones de exportación definidas en un informe. No
puede establecer ninguna otra opción de formato.
Crear marcadores
a partir del árbol de
grupo
Haga clic para crear marcadores en el archivo PDF basados en la estructura
de árbol del informe. Esto simplifica la navegación por los informes.
Tabla 7-5: Formato de texto enriquecido (RTF)
Opción
Rango de páginas
75
Descripción
•
Para incluir todas las páginas en un informe, haga clic en Todas.
•
Para incluir un intervalo de página, haga clic en Páginas desde, escriba
la primera página que desee incluir y luego la última página que desee
incluir en el cuadro hasta.
2012-11-29
Programación de objetos
Tabla 7-6: Microsoft Word - Editable (RTF)
Opción
Rango de páginas
Descripción
•
Para incluir todas las páginas en un informe, haga clic en Todas.
•
Para incluir un intervalo de página, haga clic en Desde, escriba la primera
página que desee incluir y luego la última página que desee incluir en el
cuadro hasta.
Utilizar las opciones de exportación
definidas en el informe
Haga clic para usar las opciones de exportación definidas en un informe. No
puede establecer ninguna otra opción de formato.
Insertar salto de
página después de
cada página del informe
Haga clic para insertar saltos de página después de cada página del informe.
Tabla 7-7: Texto sin formato
Opción
Descripción
Utilizar las opciones de exportación
definidas en el informe
Haga clic para usar las opciones de exportación definidas en un informe. No
puede establecer ninguna otra opción de formato.
Número de caracteres por pulgada
Escriba un valor entre 8 y 16 para indicar el número de caracteres que se incluirán por pulgada. Esta configuración determina la apariencia y el formato
de los archivos de texto.
Tabla 7-8: Texto paginado
76
Opción
Descripción
Utilizar las opciones de exportación
definidas en el informe
Haga clic para usar las opciones de exportación definidas en un informe. No
puede establecer ninguna otra opción de formato.
2012-11-29
Programación de objetos
Opción
Descripción
Número de líneas
por página
Escriba el número de líneas de texto que se incluirá entre los saltos de página.
Número de caracteres por pulgada
Escriba un valor entre 8 y 16 para indicar el número de caracteres que se incluirán por pulgada. Esta configuración determina la apariencia y el formato
de los archivos de texto.
Tabla 7-9: Valores separados (CSV)
77
Opción
Descripción
Utilizar las opciones de exportación
definidas en el informe
Haga clic para usar las opciones de exportación definidas en un informe. No
puede establecer ninguna otra opción de formato.
Delimitador
Escriba el carácter que desee utilizar como delimitador.
Separador
Escriba el carácter que se usará para separar los valores o haga clic en Tabulación.
Modo
Haga clic en modo estándar o heredado. En el modo estándar, se pueden
elegir las opciones de sección del informe, la página y el grupo que se incluirán
en la instancia. En el modo heredado, no puede establecer las opciones de
sección del informe, la página y el grupo.
Secciones de página e informe
Si ha seleccionado el modo estándar, indique si desea exportar las secciones
del informe y de la página. En caso afirmativo, indique si desea aislar las
secciones.
Secciones de grupo
Si ha seleccionado el modo estándar, indique si desea exportar las secciones
de grupo. En caso afirmativo, indique si desea aislar las secciones.
2012-11-29
Programación de objetos
Tabla 7-10: XML
Opción
Descripción
Utilizar las opciones de exportación
definidas en el informe
Haga clic para usar las opciones de exportación definidas en un informe. No
puede establecer ninguna otra opción de formato.
Formatos de exportación XML
Elija un formato de exportación a XML
7.2.5 Para especificar un destino
Puede programar una instancia de objeto para que se envíe a un destino específico en el equipo, una
red, una ubicación de archivos predeterminada, el correo electrónico, un FTP o SAP StreamWork (si
se ha configurado la integración con la plataforma de lanzamiento de BI). Los destinos disponibles
dependen de los destinos que el administrador del sistema haya habilitado y de los derechos de usuario
de los que disponga.
Si el administrador ha especificado un destino determinado para el objeto, se muestra esta opción.
Puede actualizar los campos del destino, o elegir un destino diferente. En muchos casos deberá
especificar información adicional.
1. En el cuadro de diálogo "Programar", haga clic en Destinos para ver las opciones de destino.
2. Seleccione uno.
3. Seleccione la casilla de verificación Conservar una instancia en el historial si quiere guardar una
copia de la instancia.
4. Seleccione la casilla de verificación Usar configuración predeterminada si quiere usar la
configuración predeterminada para el destino.
5. Establezca otros parámetros de programación que sean necesarios y haga clic en Programar.
7.2.5.1 Ubicaciones de destino
Puede programar, enviar o publicar objetos y publicaciones de la Plataforma de BI a las siguientes
ubicaciones de destino:
•
78
Ubicación de Enterprise predeterminada
2012-11-29
Programación de objetos
Si selecciona esta opción, se guardará la instancia en la ubicación predeterminada (el servidor de
repositorio de archivos de salida).
•
Bandeja de entrada de BI
Esta opción guarda la instancia en el Servidor del repositorio de archivos de salida y en las bandejas
de entrada de BI especificadas:
•
•
Si selecciona la opción Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas, las copias
de la instancia se guardan en las bandejas de entrada de BI que están configuradas en el servidor
de tareas.
•
Si no selecciona la opción Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas, puede
especificar las bandejas de entrada de BI en las que desea que se guarde la instancias.
Correo electrónico
Esta opción guarda la instancia en el Servidor de repositorio de archivos de salida y en los
destinatarios de correo electrónico especificados.
•
•
Si selecciona la opción Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas, las copias
de la instancia se envían por correo electrónico a los destinatarios de correo electrónico que
están configurados en el servidor de tareas.
•
Si no selecciona la opción Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas, puede
especificar los destinatarios a los que desea enviar por correo electrónico las copias de la
instancia.
Servidor FTP
Esta opción guarda la instancia en el Servidor de repositorio de archivos de salida y en el servidor
FTP especificado.
•
•
Si selecciona la opción Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas, se guarda
una copia de la instancia en el servidor FTP configurado en el servidor de tareas.
•
Si no selecciona la opción Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas, puede
especificar el servidor FTP en el que desea guardar la instancia.
Sistema de archivos
Esta opción guarda la instancia en el Servidor de repositorio de archivos de salida y en la ubicación
de archivo especificada.
•
Si selecciona la opción Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas, las copias
de la instancia se guardan en la ubicación de disco sin administrar que está configurada en el
servidor de tareas.
•
Si no selecciona la opción Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas, se
guarda una copia de la instancia en la ubicación del archivo que especifique.
Nota:
Si selecciona cualquier opción distinta de “Ubicación de Enterprise predeterminada” y decide utilizar
la opción predeterminada del servidor de tareas, es necesario que el administrador haga configurado
la ubicación en el servidor de tareas adecuado. Para obtener más información, consulte el Manual del
79
2012-11-29
Programación de objetos
administrador de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, disponible en SAP Help
Portal en http://help.sap.com.
7.2.5.2 Opciones de destino
Existe una serie de opciones que puede seleccionar para programar un objeto a un destino, como los
nombres de los usuarios que deben recibir la instancia en las bandejas de entrada de BI, las direcciones
de los destinatarios del correo electrónico o un servidor FTP al que desea cargar la instancia. Las
opciones de destino variarán según el destino que elija: la bandeja de entrada de BI, el sistema de
archivos, un servidor FTP o el correo electrónico.
Nota:
Para usar estos destinos, es necesario configurarlos en los servidores que ejecutan tareas de
programación. Para comprobar si estos destinos están configurados en el despliegue, póngase en
contacto con el administrador de la plataforma de BI.
Tabla 7-11: Bandeja de entrada de BI
Opción
Descripción
Destinatarios seleccionados
Seleccione un usuario o un grupo de la lista Destinatarios disponibles y haga
clic en > para agregar el usuario o el grupo a la lista Destinatarios seleccionados.
Nombre de destino
•
Para que la plataforma de BI genere un nombre para la instancia, seleccione
Usar nombre generado automáticamente.
•
Para usar un nombre de archivo específico, seleccione Usar nombre específico y escriba un nombre en el cuadro.
Sugerencia:
Para introducir nombres de archivo específicos, seleccione variables para el
nombre en la lista situada al lado del cuadro. La variable se agrega al texto del
cuadro. Las variables disponibles incluyen el título del objeto, el ID, el propietario,
la fecha y la hora, su dirección de correo electrónico y su nombre.
•
Para enviar un acceso directo a la instancia a los destinatarios, seleccione
Acceso directo.
•
Para enviar una copia de la instancia a los destinatarios, seleccione Copiar.
Enviar como
80
2012-11-29
Programación de objetos
Tabla 7-12: Sistema de archivos
Opción
Descripción
Directorio
Escriba la ruta del directorio al que desee enviar la instancia.
Nombre de archivo
•
Para que la Plataforma de BI genere un nombre para la instancia, seleccione
Usar nombre generado automáticamente.
•
Para usar un nombre de archivo específico, seleccione Usar nombre específico y escriba un nombre en el cuadro.
Sugerencia:
Para introducir nombres de archivo específicos, seleccione variables para el
nombre en la lista situada al lado del cuadro. La variable se agrega al texto del
cuadro. Las variables disponibles incluyen el título del objeto, el ID, el propietario,
la fecha y la hora, su dirección de correo electrónico y su nombre.
Nombre de usuario
Escriba el nombre de usuario requerido para acceder a la ubicación de archivo.
Password
Escriba la contraseña requerida para acceder a la ubicación de archivo.
Tabla 7-13: Servidor FTP
81
Opción
Descripción
Host
Escriba el servidor FTP.
Puerto
Escriba el puerto que se utiliza para acceder a FTP. El número de puerto predeterminado es el 21.
Nombre del
usuario
Escriba el nombre de usuario requerido para acceder al servidor FTP.
Password
Escriba la contraseña requerida para acceder al servidor FTP.
Cuenta
Escriba la cuenta requerida para acceder al servidor FTP, si corresponde.
Directorio
Escriba la ruta del directorio al que desee enviar la instancia.
2012-11-29
Programación de objetos
Opción
Nombre de archivo
Descripción
•
Para que la Plataforma de BI genere un nombre para la instancia, seleccione
Usar nombre generado automáticamente.
•
Para usar un nombre de archivo específico, seleccione Usar nombre específico y escriba un nombre en el cuadro.
Sugerencia:
Para introducir nombres de archivo específicos, seleccione variables para el
nombre en la lista situada al lado del cuadro. La variable se agrega al texto del
cuadro. Las variables disponibles incluyen el título del objeto, el ID, el propietario,
la fecha y la hora, su dirección de correo electrónico y su nombre.
Tabla 7-14: Destinatarios de correo electrónico
Opción
Descripción
Escriba una dirección de correo electrónico de remite.
De
Nota:
Este cuadro puede no estar disponible dependiendo de la configuración del
sistema.
Sugerencia:
Seleccione variables para el cuadro Desde en la lista Agregar marcador de
posición. Las variables disponibles incluyen el título del objeto, el ID, el propietario, la fecha y la hora, su dirección de correo electrónico y su nombre.
Escriba las direcciones de correo electrónico a las que desea enviar la instancia.
Separe las distintas direcciones de correo electrónico con puntos y coma.
A
Sugerencia:
Seleccione variables para el cuadro Hasta en la lista Agregar marcador de
posición. Las variables disponibles incluyen el título del objeto, el ID, el propietario, la fecha y la hora, su dirección de correo electrónico y su nombre.
Escriba las direcciones de correo electrónico para enviar copias de la instancia.
Separe las distintas direcciones de correo electrónico con puntos y coma.
Cc
82
Sugerencia:
Seleccione variables para el cuadro CC en la lista Agregar marcador de posición. Las variables disponibles incluyen el título del objeto, el ID, el propietario,
la fecha y la hora, su dirección de correo electrónico y su nombre.
2012-11-29
Programación de objetos
Opción
Descripción
Escriba la dirección de correo electrónico para destinatarios confidenciales.
Separe las distintas direcciones de correo electrónico con puntos y coma.
Cco
Sugerencia:
Seleccione variables para el cuadro CCO en la lista Agregar marcador de
posición. Las variables disponibles incluyen el título del objeto, el ID, el propietario, la fecha y la hora, su dirección de correo electrónico y su nombre.
Escriba la línea de asunto.
Asunto
Sugerencia:
Seleccione variables para el cuadro Asunto en la lista Agregar marcador de
posición. Las variables disponibles incluyen el título del objeto, el ID, el propietario, la fecha y la hora, su dirección de correo electrónico y su nombre.
Escriba el mensaje que aparecerá en el cuerpo del correo electrónico.
Mensaje
Enviar documento(s) como dato
adjunto
Sugerencia:
Seleccione variables para el cuadro Mensaje en la lista Agregar marcador de
posición. Las variables disponibles incluyen el título del objeto, el ID, el propietario, la fecha y la hora, su dirección de correo electrónico y su nombre.
Active esta casilla de verificación para agregar la instancia al correo electrónico
como un archivo adjunto. Además, puede especificar el nombre del archivo
adjunto:
• Para usar un nombre generado por el sistema, seleccione Usar nombre
generado automáticamente.
• Para escribir o seleccionar un nombre personalizado, seleccione Usar
nombre específico y escriba un nombre en el cuadro.
Nota:
Para introducir nombres de archivo específicos, seleccione variables para incluir
en el nombre de la lista situada al lado del cuadro. La variable se agrega al
texto del cuadro. Las variables disponibles incluyen el título del objeto, el ID, el
propietario, la fecha y la hora, su dirección de correo electrónico y su nombre.
7.2.6 Para aplicar una fórmula de selección de registros
83
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Programación de objetos
Si un objeto incluye una fórmula de selección de registros o grupos, puede modificarla antes de
programarlo. Las fórmulas de selección ayudan a determinar qué datos aparecen en un informe, y
pueden mejorar el rendimiento gracias a la eliminación de los registros no deseados. Para obtener
más información acerca de las fórmulas de selección de registros, consulte el Manual del administrador
de SAP Crystal Reports.
1. En el cuadro de diálogo "Programar", haga clic en Filtros.
2. Modifique como sea necesario la fórmula de selección de registros o grupos.
3. Establezca otros parámetros de programación según sea necesario y, a continuación, haga clic en
Programación.
7.2.7 Para configurar las opciones de impresión de un informe de Crystal
Al programar un informe de Crystal, puede seleccionar imprimir la instancia de objeto una vez generada.
1. En el cuadro de diálogo "Programación", haga clic en Imprimir configuración.
2. Seleccione un modo de impresión para el visor Web.
• Si desea imprimir el informe con formato PDF, haga clic en Imprimir siempre en PDF (vista
previa).
• Si desea usar la configuración de impresión del informe, haga clic en Seguir la configuración
de preferencias de Crystal Reports.
3. Si desea imprimir el informe cuando se ha ejecutado, seleccione la casilla de verificación Imprimir
informes de Crystal al programar y realice lo siguiente:
a. Seleccione la opción Impresora predeterminada para usar la impresora predeterminada o
seleccione Especificar la impresora y proporcione la información de la impresora necesaria.
b. Escriba el número de copias que desee imprimir en el campo Número de copias.
c. En "Intervalo de páginas", seleccione Todo si desea imprimir todas las páginas del informe o
seleccione Páginas y escriba la primera y la última de las páginas que desee imprimir.
d. Seleccione si desea intercalar las copias impresas de la instancia en la lista Establecer la opción
de intercalar como.
e. Indique las preferencias de escala en la lista Escala de página.
f. Si desea centrar cada página, seleccione Centrar página.
g. Si desea forzar que las páginas horizontales se ajusten al papel, seleccione Ajustar páginas
horizontales a una sola página.
4. En "Especificar diseño de página", indique el diseño que desea usar:
• Si selecciona Especificar configuración de impresora, indique la configuración de la impresora
que desee usar.
• Si selecciona Configuración personalizada, indique si desea usar la configuración de diseño
estándar o una configuración de diseño personalizada. Para la configuración del diseño
personalizado, indique la orientación y el tamaño del papel que desea usar.
5. Establezca otros parámetros de programación según sea necesario y, a continuación, haga clic en
Programación.
84
2012-11-29
Programación de objetos
7.2.8 Programar un objeto con parámetros o peticiones de orden
Con los parámetros se solicita al usuario que especifique información. Para los objetos de informe,
esta información puede determinar los datos que aparecen en el informe. Por ejemplo, en un informe
que se usa en ventas, puede haber un parámetro que solicite al usuario que seleccione una región.
Cuando el usuario selecciona una región, el informe sólo muestra los resultados de dicha región
específica.
Nota:
En los documentos de Web Intelligence, los parámetros se denominan peticiones.
Puede configurar los parámetros en el cuadro de diálogo "Programación". Si el objeto que ha programado
no contiene parámetros, la opción Peticiones no aparece.
1. En el cuadro de diálogo "Programar", haga clic en Peticiones.
Nota:
El aspecto de las opciones de los parámetros del cuadro de diálogo "Programación" puede variar
de unos objetos a otros, dependiendo del modo en que se haya creado el campo de parámetro.
Los objetos de programa pueden presentar un campo Argumento.
2. Cambie el valor del parámetro según sea necesario.
Para informes de Crystal, haga clic en el valor de un parámetro para cambiarlo. Para documentos
de Web Intelligence, haga clic en Modificar para editar los valores de la petición.
3. Establezca los parámetros de programación según sea necesario y, a continuación, haga clic en
Programar.
7.2.9 Para programar un objeto con eventos
La programación basada en eventos proporciona un control adicional sobre la programación de objetos:
puede configurar el sistema para que los objetos se procesen sólo después de que se produzca un
evento especificado. El trabajo con eventos consta de dos pasos: creación de un evento y programación
de un objeto. Es decir, una vez que se crea un evento, se puede seleccionar como dependencia al
programar un objeto. A continuación, se procesa el trabajo programado sólo cuando se produce el
evento.
Los eventos se crean en la Consola de administración central (CMC) y, a continuación, se seleccionan
en la Plataforma de lanzamiento de BI cuando se programan objetos. Para obtener más información
acerca de la creación de eventos y de la CMC, consulte el Manual del usuario de la plataforma SAP
BusinessObjects Business Intelligence disponible en SAP Help Portal en http://help.sap.com.
1. En el cuadro de diálogo "Programar", haga clic en Eventos.
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2012-11-29
Programación de objetos
2. Para especificar un evento que desencadenará el objeto programado, seleccione el evento en la
lista Eventos disponibles y haga clic en > para moverlo a la lista Eventos que hay que esperar.
3. Para especificar un evento que se desencadenará al finalizar esta tarea de programación, seleccione
el evento de programación en la lista Eventos de programación disponibles y, a continuación,
haga clic en > para moverlo a la lista Eventos que desencadenar al finalizar.
4. Establezca otras opciones de programación según sea necesario y haga clic en Programación.
Para obtener más información acerca de la programación con eventos, consulte el capítulo
“Programación de objetos” del Manual del usuario de la plataforma SAP BusinessObjects Business
Intelligence.
7.2.10 Para establecer los valores del grupo de servidores de programación
Cuando programa un objeto, puede seleccionar el grupo de servidores que utiliza el sistema para
ejecutarlo.
1. En el cuadro de diálogo "Programación", haga clic en Programando grupo de servidores.
2. Seleccione la opción de grupo de servidores de programación que desee:
• Utilizar el primer servidor disponible
Esta es la opción predeterminada. La plataforma de BI usa el servidor que disponga de más
recursos libres en el momento de la programación.
•
Utilizar primero los servidores que pertenecen al grupo seleccionado
Seleccione un grupo de servidores de la lista. Esta opción intenta procesar el objeto desde los
servidores encontrados en el grupo indicado. Si no están disponibles, el objeto se procesa en
el siguiente servidor que lo esté.
•
Utilizar sólo los servidores que pertenecen al grupo seleccionado
Esta opción garantiza que la plataforma de BI sólo usa los servidores especificados del grupo
de servidores seleccionado. Si no hay disponible ninguno de los servidores del grupo de
servidores, no se procesa el objeto.
3. Si el despliegue de la plataforma de BI usa la federación y desea ejecutar el objeto en el sitio en el
que se encuentra el objeto, seleccione Ejecutar en el sitio de origen.
4. Establezca otros parámetros de programación según sea necesario y, a continuación, haga clic en
Programación.
7.2.11 Para seleccionar un formato de caché para los documentos de Web Intelligence
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2012-11-29
Programación de objetos
Nota:
Para seleccionar una opción de caché, el formato de salida que se especificó para el objeto debe ser
Web Intelligence. Si selecciona un formato diferente, las opciones de caché que especifique no tendrán
efecto.
Cuando el sistema ejecuta un documento de Web Intelligence programado, se genera una instancia
y se almacena en el servidor del repositorio de archivos de salida. También puede almacenar en caché
el informe en el servidor de informes adecuado seleccionando un formato de caché para el documento.
Si no selecciona un formato de caché, el sistema no almacenará en la memoria caché el documento.
1. En el cuadro de diálogo "Programación", haga clic en Caché.
2. Seleccione el formato con el que se cargará previamente la caché.
3. Seleccione las configuraciones regionales con las que cargar previamente la caché.
Al programar el documento, la plataforma de BI genera versiones del documento en caché en la
configuración regional especificada.
4. Configure el resto de las opciones de programación y haga clic en Programar.
7.2.12 Seleccionar idiomas para instancias de informes
Nota:
Esta tarea sólo se aplica a los informes de Crystal.
Lleve a cabo esta tarea si desea generar instancias de informes en diferentes idiomas.
1. En el cuadro de diálogo "Programar", haga clic en Idiomas.
2. Seleccione una opción de idioma.
• Programar el informe en la configuración regional de visualización preferida
Esta opción programa el informe según la configuración regional de visualización preferida que
se configura en las preferencias y crea instancias únicamente con esa configuración regional.
•
Programar el informe en varias configuraciones regionales
Esta opción programa el informe en varios idiomas. Si selecciona esta opción, también debe
seleccionar las configuraciones regionales moviéndolas desde la lista Todas las configuraciones
regionales a la lista Configuración regional de instancia seleccionada
3. Configure otros parámetros de programación según sea necesario y haga clic en Programar.
7.3 Detener o reanudar una instancia
Puede detener y, a continuación, reanudar la instancia de un objeto según sea necesario. Por ejemplo,
si un servidor de tareas está inactivo por motivos de mantenimiento, puede detener una instancia
87
2012-11-29
Programación de objetos
programada para evitar que el sistema ejecute el objeto, ya que se produce un error en las tareas de
programación si el servidor de tareas no está en ejecución. El objeto programado puede reanudarse
cuando el Servidor de tareas vuelva a estar activo.
Nota:
Las funciones de detención y reanudación sólo pueden aplicarse a las instancias programadas; es
decir, sólo se pueden aplicar a objetos que tienen un estado Repetición o Pendiente.
7.3.1 Para detener una instancia
1. Localice y seleccione el objeto.
2. Haga clic en Más acciones > Historial.
Aparece la ventana "Historial".
3. Seleccione la instancia programada que desee detener.
4. Haga clic en Detener.
7.3.2 Para reanudar una instancia después de detenerla
1. Localice y seleccione el objeto.
2. Haga clic en Más acciones > Historial.
Aparece la ventana "Historial".
3. Seleccione la instancia pausada que desea reanudar.
4. Haga clic en Reanudar.
7.4 Programación de un paquete de objetos
Un paquete de objetos es un tipo de objeto que actúa como un contenedor de otros objetos o
componentes. Sólo se pueden crear o editar en la CMC y pueden contener cualquier tipo de objeto
que se pueda programar. Para agregar objetos a un paquete de objetos, un usuario con los derechos
de acceso necesarios debe copiar el objeto y pegarlo en el paquete de objetos en la CMC. De este
modo, los objetos de un paquete de objetos son distintos de los objetos de los que se han copiado y
se han convertido en componentes del paquete de objetos. Al programar un paquete de objetos, se
crean instancias para cada componente, lo que permite programar varios objetos simultáneamente.
No puede programar un componente de un paquete de objetos de forma independiente.
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Programación de objetos
La programación de un paquete de objetos es ligeramente distinta de la programación de un objeto
individual, porque algunas opciones de programación se deben establecer en un nivel de paquete de
objetos. Estas opciones de programación son periodicidad, destinos, eventos y configuración de grupo
de servidores. Otras opciones de programación se establecer por cada componente del paquete de
objetos. Estas opciones de programación son notificación, configuración de conexión a base de datos,
filtros (si corresponde), formato, configuración de impresión y parámetros, peticiones o argumentos (si
corresponde).
7.4.1 Para programar un paquete de objetos
1. Seleccione el paquete de objetos, haga clic en Acciones y elija Programación.
2. Configure el título de instancia, la periodicidad, el destino, los eventos y la configuración de grupo
de servidores del mismo modo que para un objeto.
3. Haga clic en Componentes.
4. Haga clic en el nombre de cada componente para establecer la notificación, la conexión a la base
de datos, los filtros, el formato, la impresión, la memoria caché y la configuración de
parámetros/peticiones según corresponda a cada componente.
Para obtener más información sobre esta configuración, consulte los siguientes temas:
Cuando haya terminado de configurar los parámetros de programación de un componente, haga
clic en Guardar y cerrar para volver a la página de programación del paquete de objetos y establezca
los demás parámetros de programación.
Temas relacionados
• Configurar un título de instancia programada
• Para seleccionar un patrón de periodicidad
• Para especificar un destino
• Para programar un objeto con eventos
• Para establecer los valores del grupo de servidores de programación
• Para especificar la información de conexión a la base de datos
• Para aplicar una fórmula de selección de registros
• Para especificar un formato de instancia
• Para configurar las opciones de impresión de un informe de Crystal
• Para seleccionar un formato de caché para los documentos de Web Intelligence
• Programar un objeto con parámetros o peticiones de orden
7.5 Uso de instancias
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2012-11-29
Programación de objetos
7.5.1 Para ver la última instancia de un objeto
Puede ver las instancias de los objetos, como informes de Crystal, documentos de Web Intelligence,
publicaciones y paquetes de objetos.
1. Desplácese al objeto y selecciónelo.
2. Haga clic en Ver > Ver instancia más reciente.
La última instancia del objeto aparece en el visor asociado.
Si dispone de los derechos necesarios, puede hacer clic en
en la barra de herramientas del
visor para actualizar el informe o documento con los datos más recientes del origen de datos.
7.5.2 Visualización de instancias históricas
La plataforma de BI guarda un historial de instancias de objetos para los objetos programados que se
han ejecutado. La información del historial está ordenada cronológicamente, con las instancias más
recientes en primer lugar, y puede contener la información siguiente:
•
•
•
•
•
•
•
Hora de la instancia
Título
Estado
Creada por
Tipo
Configuración regional
Parámetros
Nota:
La información disponible depende del tipo de objeto que se visualiza.
7.5.2.1 Para ver el historial de un objeto
1. Desplácese al objeto y selecciónelo.
2. Haga clic en Más acciones > Historial.
Aparece la ventana "Historial".
3. Haga doble clic en un vínculo de la columna Hora de la instancia para ver la instancia del objeto.
90
2012-11-29
Programación de objetos
Sugerencia:
Haga clic en el icono de embudo (
) junto a Hora de la instancia, Título, Estado o Creado por
para ordenar y mostrar las instancias según distintos criterios. El icono aparece al señalar el
encabezado de una columna.
7.5.3 Para vaciar la bandeja de entrada de BI
Realice esta tarea para eliminar todas las instancias de la bandeja de entrada de BI.
1. En la ficha Documentos, expanda Mis documentos y haga clic en el nodo Bandeja de entrada.
El contenido de la bandeja de entrada de BI aparece en el panel Lista.
2. Haga clic en Organizar > Eliminar todos los mensajes.
3. Cuando se le pida confirmación, haga clic en Aceptar.
91
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Programación de objetos
92
2012-11-29
Trabajar con StreamWork
Trabajar con StreamWork
8.1 Trabajar con SAP StreamWork
SAP StreamWork proporciona funciones colaborativas de medios sociales y de toma de decisiones a
la plataforma de lanzamiento de BI. Puede supervisar los canales de SAP StreamWork directamente
desde la ficha Inicio. Puede enviar informes de Crystal y documentos de Web Intelligence a las
actividades de SAP StreamWork. Puede ver un canal de comentarios publicados para los documentos
públicos y participar en debates en línea.
Nota:
Las funciones y capacidades de SAP StreamWork están disponibles en la plataforma de lanzamiento
de BI si el administrador la ha configurado para que se integre con SAP StreamWork. Se necesita una
configuración adicional para mostrar el canal de SAP StreamWork en la ficha Inicio. Para obtener
información, póngase en contacto con el administrador de BI.
Canales del documento
Para los documentos de los que dispone derechos de acceso para su visualización, puede participar
en debates en línea y ver los comentarios publicados por los usuarios de SAP StreamWork.
Enviar y programar contenido de BI en SAP StreamWork
Si usa los comandos Enviar y Programar, puede seleccionar SAP StreamWork como un destino.
Supervisar el canal de SAP StreamWork
Puede supervisar el canal de SAP StreamWork desde la ficha Inicio de la plataforma de lanzamiento
de BI si el administrador de BI ha configurado una ficha de inicio personalizada para SAP StreamWork.
Las fichas Inicio personalizadas se configuran en las áreas de trabajo de BI. Puede usar el menú
Preferencias de la plataforma de lanzamiento de BI para sustituir la ficha Inicio predeterminada.
Para obtener más información acerca de SAP StreamWork, vaya a la página "Ayuda" para obtener
documentación, tutoriales y un foro de usuarios, en http://www.sap.com/solutions/technology/cloud/stream
work/delivery/help.epx.
8.1.1 Trabajar con alimentadores
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Trabajar con StreamWork
Supervisión de canales
Puede supervisar los alimentadores de SAP StreamWork directamente desde la ficha de inicio de la
plataforma de lanzamiento de BI si el administrador de BI ha agregado SAP StreamWork a la ficha de
inicio.
Nota:
Las fichas de inicio personalizadas se configuran con las áreas de trabajo de BI. Puede usar el menú
Preferencias de la plataforma de lanzamiento de BI para sustituir la ficha Inicio predeterminada.
Póngase en contacto con el administrador para obtener más detalles.
Cómo usar este módulo
Compruebe los nuevos comentarios acerca de los canales del documento que sigue. Supervise
actualizaciones de las actividades de SAP StreamWork y las personas a las que sigue. Responda a
las publicaciones seleccionando Comentario e introduciendo una respuesta. Publique sus propias
noticias o inicie un hilo de debate introduciendo texto en Decir algo.
Para obtener más información acerca de los canales de SAP StreamWork, consulte los tutoriales y la
ayuda en pantalla disponibles en http://www.sap.com/solutions/technology/cloud/streamwork/deli
very/help.epx.
8.1.2 Trabajar con canales del documento
Use los canales del documento para supervisar y responder a los comentarios que otros usuarios de
la plataforma de lanzamiento de BI han publicado acerca de los documentos públicos para los cuales
dispone de derecho de acceso. Puede participar en debates sobre los informes y los documentos que
le interesan, leer información sobre noticias y actualizaciones, y mantenerse en contacto con la
comunidad de usuarios de la plataforma de lanzamiento de BI.
Puede comprobar si se han publicado los comentarios en el panel del canal para un documento público
en la ficha Documento si observa el icono en la columna de SAP StreamWork. Se visualizan diferentes
iconos para indicar lo siguiente:
• Que esté siguiendo el canal del documento.
• Que no se ha publicado ningún comentario.
• Que uno o más comentarios se han publicado.
Nota:
En las preferencias generales, SAP StreamWork/Estado del debate debe estar seleccionado en
Seleccionar columnas mostradas en la ficha Documento para que la columna de SAP StreamWork
se visualice.
Requisitos previos
Para acceder a canales de documentos, necesitará lo siguiente:
•
•
94
Derechos de acceso al documento.
Una licencia para SAP StreamWork.
2012-11-29
Trabajar con StreamWork
•
La plataforma de lanzamiento de BI configurada para integrarse con SAP StreamWork.
Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener más información.
Acceder a canales para un documento
Haga clic en un documento y seleccione Detalles de la barra de herramientas. En el panel Detalles,
haga clic en la ficha SAP StreamWork.
Nota:
La primera vez que accede a un canal, se le pedirá las credenciales de inicio de sesión de SAP
StreamWork. La primera vez que ve el canal para un documento concreto, no aparece ningún
comentario. Para visualizarlos, necesita seguir el canal.
Para seguir el canal de un documento
•
Seleccione un documento y haga clic en Más acciones > Seguir.
Publicar un mensaje
•
Escriba un mensaje en el cuadro Decir algo y haga clic en Publicar.
Las publicaciones y las respuestas no son privadas. Cualquier usuario de la plataforma de lanzamiento
de BI con derechos para ver el documento, con una licencia de SAP StreamWork y que tenga la
plataforma de lanzamiento de BI configurada para integrarse con SAP StreamWork puede ver la
publicación.
8.1.2.1 Para enviar o programar documentos en SAP StreamWork
Puede enviar y programar contenido en SAP StreamWork, como informes de Crystal, documentos de
Web Intelligence o archivos PDF, si el administrador ha configurado la plataforma de lanzamiento de
BI para que se integre con SAP StreamWork y dispone de una licencia de SAP StreamWork.
Siga estos pasos para enviar un documento a SAP StreamWork:
1. Seleccione el documento o la instancia que desea enviar.
2. Haga clic en Enviar > SAP StreamWork.
La primera vez que seleccione esta opción, aparecerá la página de inicio de sesión de SAP
StreamWork. La próxima vez que seleccione este comando, aparecerá el cuadro de diálogo "Enviar
a SAP StreamWork".
3. Inicie sesión en SAP StreamWork.
Se autentica su cuenta.
4. Elija una lista de trabajo o seleccione Todas las actividades.
De forma predeterminada, se muestran todas las actividades.
5. Seleccione una actividad existente o seleccione Nueva actividad (seleccionado de forma
predeterminada).
La actividad determina el destino en SAP StreamWork en el que aparece el documento. Si selecciona
Nueva actividad:
95
2012-11-29
Trabajar con StreamWork
a. Introduzca un nombre de actividad.
b. Como opción, introduzca un objetivo de actividad. Este objetivo aparecerá en el campo Acerca
de en SAP StreamWork.
c. Introduzca una descripción del elemento. Se trata del comentario acerca del documento que se
envía.
d. Seleccione un tipo de actividad.
6. (Opcional) Introduzca las direcciones de correo electrónico de los usuarios que desea invitar a la
actividad. En el cuadro Agregar participantes, escriba una o más direcciones de correo electrónico
separadas por una coma.
SAP StreamWork envía una invitación a través de correo electrónico a todos los usuarios para los
que haya introducido una dirección de correo electrónico.
7. Haga clic en Enviar.
Aparece el cuadro de diálogo "Resumen".
8. Haga clic en el vínculo que aparece en el cuadro de diálogo "Resumen" para que le dirija a SAP
StreamWork.
Nota:
El vínculo le llevará a la página de inicio en SAP StreamWork, a partir de la cual podrá explorar la
actividad creada recientemente. Es posible que la nueva actividad tarde varios minutos en aparecer
según la carga del servidor.
En SAP StreamWork, la página "Actividad" aparece con un icono de documento; para iniciar el
documento, necesitará un visor. Para volver a la plataforma de lanzamiento de BI, use el vínculo
OpenDocument.
Nota:
Las mismas opciones para configurar el destino SAP StreamWork al programar un documento están
disponibles de la misma manera cuando se usa el comando Enviar. Además, puede guardar una
instancia programada si selecciona Mantener una instancia en el historial.
96
2012-11-29
Uso de Debates
Uso de Debates
9.1 Debates
Los debates proporcionan un modo de publicar notas para otros usuarios de la plataforma de BI acerca
de los informes, hipervínculos, programas y objetos de la plataforma de BI. Para los objetos a los que
puede acceder, puede agregar notas o crear un hilo de debate (notas relacionadas organizadas en
una jerarquía). Los usuarios que disponen de derechos pueden ver las notas y agregar comentarios
a un hilo de debate.
Nota:
Antes de poder usar los debates, el administrador del sistema debe habilitar los debates para la
plataforma de lanzamiento de BI y asignar derechos de visualización en un objeto y notas asociadas.
Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener más detalles.
Medios sociales de SAP StreamWork
Puede publicar comentarios y participar en debates en línea con usuarios de SAP StreamWork en la
plataforma de lanzamiento de BI si el administrador ha configurado la plataforma de BI para que se
integre con SAP StreamWork.
Temas relacionados
• Trabajar con alimentadores
9.1.1 Para abrir debates
Los debates (notas e hilos) sobre cada objeto se encuentran en el panel Detalles del objeto.
1. Vaya a la ficha Documentos y seleccione un objeto.
2. Haga clic en Detalles.
El panel Detalles se abre en el lado derecho de la ficha Documentos.
3. Expanda el cajón Debates.
Se muestran todas las notas y subprocesos relacionados con el objeto seleccionado.
97
2012-11-29
Uso de Debates
9.1.2 Para agregar una nota
Puede agregar notas a un objeto si dispone de derechos de visualización para ello.
1. Abrir Debates.
2.
Haga clic en "Nuevo mensaje".
3. En el campo Asunto, escriba un encabezado para la nota.
El número máximo de caracteres que puede usar en este campo es 255.
4. En el campo Mensaje, escriba el mensaje de la nota.
El número máximo de caracteres que puede usar en este campo es 1.000.
5.
Haga clic en
(Importancia alta) o
nota, en caso necesario.
6. Haga clic en Enviar.
(Importancia baja) para etiquetar la importancia de la
Temas relacionados
• Para abrir debates
9.1.3 Para editar una nota
Después de crear una nota, puede editarla.
1. Abrir Debates.
2. Seleccione la nota que desee editar.
3. Edite el texto de los campos Asunto y Mensaje como corresponda.
4. Haga clic en Enviar.
Nota:
Sólo puede editar notas creadas por otros usuarios o notas que tienen respuestas en un hilo de
debate si cuenta con derechos de administrador.
Temas relacionados
• Para abrir debates
98
2012-11-29
Uso de Debates
9.1.4 Para responder a una nota
1. Abrir debates.
2. Seleccione la nota a la que desea responder.
Puede hacer clic en el símbolo más (+) para expandir los niveles de las notas relacionadas con el
objeto. Puede enviar una respuesta a todo un grupo o sólo a la persona que envió la nota. Las notas
no leídas aparecen en negrita.
3.
Haga clic en
"Responder al grupo" o
"Responder al remitente".
Si selecciona "Responder al grupo", todas aquellas personas que tengan el derecho de ver las
notas asociadas al objeto podrán ver la respuesta.
4. Edite el contenido de los campos Asunto y Mensaje.
5. Haga clic en Enviar.
Temas relacionados
• Para abrir debates
9.1.5 Para eliminar una nota
Después de crear notas, puede eliminarlas.
1. Abrir debates.
2. Seleccione la nota que desee eliminar.
3.
Haga clic en
.
Nota:
No puede eliminar notas creadas por otros usuarios o notas que contienen respuestas en un hilo
de debate a menos que disponga de derechos administrativos.
Temas relacionados
• Para abrir debates
99
2012-11-29
Uso de Debates
100
2012-11-29
Publicación
Publicación
10.1 Acerca de la publicación
La publicación hace que documentos, como informes de Crystal y documentos de Web Intelligence,
estén disponibles automáticamente a través de correo electrónico o el servidor FTP, se guarden en
disco y se administren mediante la plataforma de BI (para la visualización Web, el archivado, la
recuperación y la programación). En la plataforma de lanzamiento de BI o la CMC, puede elaborar
documentos para distintos usuarios o destinatarios, planificarlos para que se ejecuten a intervalos y
enviarlos a varios destinos, incluidas bandejas de entrada de BI y direcciones de correo electrónico.
10.2 Descripción de una publicación
Una publicación es un conjunto de documentos destinado para la distribución a un público masivo.
Antes de distribuir los documentos, el publicador define la publicación mediante un conjunto de
metadatos. Estos metadatos incluyen el origen de la publicación, sus destinatarios y la personalización
que se aplicó.
Las publicaciones pueden ayudarlo a enviar información a través de la empresa de manera más eficaz.
•
Le permiten distribuir información fácilmente a personas o grupos de usuarios y personalizar la
información que recibe cada uno de ellos.
•
Proporcionan la entrega de información de negocios determinada a grupos o usuarios mediante un
portal protegido con contraseña, una intranet, extranet o Internet.
•
Minimizan el acceso a la base de datos eliminando la necesidad de que los usuarios en sí envíen
peticiones de procesos.
Puede crear diferentes tipos de publicaciones basadas en informes de Crystal o documentos de Web
Intelligence.
10.3 Conceptos de publicación
101
2012-11-29
Publicación
10.3.1 Actualización condicional
Durante la publicación, los datos de los documentos se actualizan según el origen de datos y se
personalizan antes de que la publicación se entregue a los destinatarios. Este proceso combinado se
denomina “envío masivo de informes”. Según el tamaño de la publicación y la cantidad de destinatarios
a los que se dirija, puede elegir entre varios métodos de envío masivo de informes:
•
Una búsqueda de base de datos para todos los destinatarios
Cuando utiliza este método de envío masivo de informes, todos los documentos de la publicación
se actualizan una vez y, a continuación, los documentos se personalizan y entregan a cada
destinatario. Este método de envío masivo de informes usa las credenciales de inicio de sesión del
origen de datos del publicador para actualizar los datos.
Ésta es la opción predeterminada para publicaciones de documentos de Web Intelligence. También
es la opción recomendada si desea reducir la repercusión de la publicación en la base de datos.
Esta opción es segura solo cuando los documentos de origen se entregan como documentos
estáticos. Por ejemplo, un destinatario que recibe un documento de Web Intelligence en su formato
original puede modificar el documento y ver los datos asociados a otros destinatarios. No obstante,
si el documento se entrega como PDF, los datos serán seguros.
Nota:
•
•
•
Esta opción es segura para la mayoría de los informes de Crystal, independientemente de si se
entregan en su formato original.
El rendimiento de esta opción varía en función del número de destinatarios.
Una búsqueda de base de datos para cada lote de destinatarios
Cuando se utiliza este método envío masivo de informes, la publicación se actualiza, personaliza
y entrega a los destinatarios por lotes. Este método de envío masivo de informes usa las credenciales
de inicio de sesión del origen de datos del publicador para actualizar los datos. Los lotes se basan
en los valores de personalización que se han especificado para los destinatarios. El tamaño del
lote varía según el valor de personalización especificado y no se puede configurar.
Es la opción predeterminada para publicaciones de informes de Crystal. También es la opción
recomendada para escenarios de gran volumen. Con esta opción, se pueden procesar lotes
simultáneamente en diferentes servidores, lo que puede reducir considerablemente la carga de
procesamiento y el tiempo necesario para las publicaciones grandes.
Nota:
Esta opción no está disponible para documentos de Web Intelligence.
•
Una búsqueda de base de datos por destinatario
Los datos de un documento se actualizan para cada destinatario. Por ejemplo, si hay cinco
destinatarios para una publicación, ésta se actualiza cinco veces. Este método de envío masivo de
informes usa las credenciales de inicio de sesión del origen de datos del destinatario para actualizar
los datos.
102
2012-11-29
Publicación
Es la opción recomendada si desea maximizar la seguridad para las publicaciones entregadas.
Nota:
Los informes de Crystal basados en universos o vistas empresariales solo admiten una búsqueda
de base de datos por destinatario para maximizar la seguridad.
Temas relacionados
• Para especificar un método de envío masivo de informes.
10.3.2 Reglas de entrega
Nota:
Esta función no está disponible para documentos de Web Intelligence.
“Las reglas de entrega” afectan al modo en que las publicaciones se procesan y distribuyen. Al establecer
reglas de entrega en documentos, usted indica que la publicación se entregará a los destinatarios solo
si el contenido de los documentos cumple determinadas condiciones. Existen dos tipos de reglas de
entrega:
•
Regla de entrega de destinatario
Si los datos de la instancia del destinatario cumplen la regla de entrega, la instancia se entrega al
destinatario.
•
Regla de entrega global
Si los datos de un documento designado cumplen la regla de entrega, la publicación se entrega a
todos los destinatarios.
Nota:
El documento designado para una regla de entrega global puede ser distinto del documento o los
documentos utilizados en una publicación. Por ejemplo, puede establecer una regla de entrega
global en un documento utilizado como origen de destinatarios dinámicos en vez de un documento
en la publicación.
Si una publicación tiene reglas de entrega de destinatario y global, la regla de entrega global se evalúa
en primer lugar para determinar si se procesará la publicación. Si la publicación cumple la regla de
entrega global, el sistema evalúa las reglas de entrega del destinatario para determinar qué instancias
se procesarán y distribuirán para cada destinatario.
El modo de establecer las reglas de entrega depende del tipo de documento que desee publicar. Para
los informes de Crystal, se especifica una regla de entrega basada en una alerta con nombre que el
diseñador de informes crea en el informe de Crystal. También puede establecer una regla de entrega
en función de si la publicación personalizada contiene datos.
El diagrama “Regla de entrega global cumplida” ilustra el funcionamiento de una regla de entrega global
basada en alerta. Aquí la regla de entrega global se establece en un documento de la publicación. El
103
2012-11-29
Publicación
informe de Crystal tiene una alerta de ingresos para los valores mayores que 100.000. El publicador
crea una regla de entrega global basada en la regla de ingresos de modo que el informe de Crystal
solo se entrega a todos los destinatarios si los ingresos son superiores a 100.000. En este caso, se
cumple la regla de entrega, de modo que se entrega el informe de Crystal.
Figura 10-1: Regla de entrega global cumplida
El diagrama “Regla de entrega de destinatario no cumplida” ilustra el funcionamiento de una regla de
entrega de destinatario. El publicador establece una regla de entrega de destinatario para el informe
de Crystal, de modo que el informe se entrega a los destinatarios únicamente si el informe contiene
datos para dicho destinatario. Cuando el informe está personalizado para cada destinatario, el
destinatario verde no tiene datos en el informe de Crystal. Esto significa que solo los destinatarios azul
y naranja recibirán la publicación.
Figura 10-2: Regla de entrega de destinatario no cumplida
Para las publicaciones que contienen varios documentos y objetos, cada documento puede tener su
propia regla de entrega de destinatario. Al hacerlo así, se dispone de las siguientes opciones para el
procesamiento y la entrega:
•
•
104
Si un documento de la publicación no cumple la regla de entrega de destinatario para un destinatario,
no se entregará toda la publicación a dicho destinatario.
Si un documento de la publicación no cumple la regla de entrega de su destinatario para un
destinatario, dicho documento no se entregará, pero todos los demás documentos de la publicación
se entregarán a dicho destinatario.
2012-11-29
Publicación
Las reglas de entrega son útiles porque permiten que las publicaciones dirigidas a un mayor número
de destinatarios se procesan y distribuyen de forma más eficaz. Considere una situación en la que un
publicador de una compañía de seguros crea una publicación para sus clientes que contiene los
siguientes objetos:
•
•
•
Una factura del seguro (informe de Crystal personalizado).
Un extracto mensual (informe de Crystal personalizado).
Un folleto de formas de pago (PDF).
En la factura de seguro hay una alerta de importe vencido para los valores mayores que cero. El
publicador crea una regla de entrega de importe vencido para la factura del seguro, de modo que dicha
factura se publica y distribuye solo si un cliente debe un pago. El publicador también especifica que
toda la publicación no se publicará si la factura de seguro no cumple la regla de entrega porque no
desea que los clientes reciban un extracto mensual y un folleto cuando no tienen que pagar una factura.
Cuando se ejecuta la publicación, ésta se procesa y se distribuye solo a los clientes que deben pagos.
Nota:
Si la publicación de informes de Crystal está programada para imprimirse cuando se ejecute la
publicación, el trabajo de impresión se produce independientemente de si un documento de una
publicación no cumple una regla de entrega y no se entrega a un destinatario. Esto se debe a que los
trabajos de impresión se procesan durante la personalización y las reglas de entrega se aplican a las
publicaciones después de la personalización.
Temas relacionados
• Para establecer una regla de entrega global de un informe de Crystal
• Para establecer una regla de entrega de destinatario en un informe de Crystal
10.3.3 Destinatarios dinámicos
Los destinatarios dinámicos son destinatarios de la publicación que existen fuera de la plataforma de
BI. Los destinatarios dinámicos ya tienen la información de usuario en un origen de datos externo,
como una base de datos o un directorio LDAP o AD, pero no tienen cuentas de usuario en la plataforma
de BI.
Para distribuir una publicación a destinatarios dinámicos, use un origen de destinatarios dinámicos,
que es un documento o un proveedor de datos personalizados que proporciona información acerca
de los destinatarios de la publicación fuera de la plataforma de BI. Los orígenes de destinatarios
dinámicos permiten realizar un mantenimiento sencillo de los destinatarios dinámicos al vincular
directamente con el origen de datos externo y recuperar los datos más recientes. También reducen
los costes administrativos porque no se tienen que crear cuentas de usuario de la Plataforma de BI
para los destinatarios dinámicos antes de distribuirles las publicaciones.
Tenga en cuenta la situación en la que una empresa de facturación distribuye facturas a clientes que
no son usuarios de la Plataforma de BI. La información de los clientes ya se encuentra en una base
de datos externa. El publicador crea un documento basado en la base de datos externa y utiliza el
documento como un origen de destinatarios dinámicos para una publicación. Los clientes reciben la
105
2012-11-29
Publicación
publicación de facturación, y el origen de destinatarios dinámicos permite que el publicador y el
administrador del sistema realicen el mantenimiento de la información de contacto actualizada.
Puede realizar las siguientes operaciones con un origen de destinatarios dinámicos:
•
Entregar una sola publicación a destinatarios dinámicos y a usuarios de la plataforma de BI
simultáneamente.
Nota:
•
•
•
•
•
Solo se puede usar un origen de destinatarios dinámicos por publicación.
Los destinatarios dinámicos no pueden anular la suscripción a una publicación automáticamente.
Obtener una vista previa de la lista de destinatarios dinámicos al crear una publicación.
Especificar si desea entregar una publicación a todos los destinatarios dinámicos o bien incluir o
excluir determinados usuarios dinámicos.
Entregar publicaciones en destinos externos, como correo electrónico o un servidor FTP.
Nota:
Las bandejas de entrada de BI no son destinos válidos para los destinatarios dinámicos porque no
disponen de cuentas de usuario en la plataforma de BI.
Para usar un origen de destinatarios dinámicos, especifique una columna para cada uno de los siguientes
valores:
•
•
•
ID de destinatario (obligatorio)
Nombre completo del destinatario
Dirección de correo electrónico
La columna de ID de destinatario determina el número de destinatarios dinámicos que recibirán la
publicación. Se recomienda ordenar el origen de destinatarios dinámicos según el ID de destinatario.
Para obtener información general sobre cómo crear informes, consulte el Manual del usuario de SAP
Crystal Reports. Para obtener información acerca de la creación de un origen de destinatarios dinámicos
con codificación personalizada, consulte el Manual del programador del SDK Java de la plataforma de
Business Intelligence.
Temas relacionados
• Para especificar los destinatarios dinámicos
10.3.4 Destinos
Los destinos son ubicaciones en las que se entregan las publicaciones. Un destino puede ser la
ubicación de la plataforma de BI en la que se almacena una publicación, una bandeja de entrada de
BI, una dirección de correo electrónico, un servidor FTP o un directorio del sistema de archivos. Puede
especificar varios destinos múltiples para una publicación.
Si publica varios informes de Crystal, puede fusionarlos en un solo documento PDF por cada destino.
106
2012-11-29
Publicación
Si publica una publicación como un solo archivo ZIP, puede comprimir o descomprimir las instancias
por destino (por ejemplo, comprimir las instancias para los destinatarios de correo electrónico y dejarlas
descomprimidas para las bandejas de entrada de BI).
10.3.4.1 Posibles destinos
107
2012-11-29
Publicación
Destino
Descripción
Ubicación de EnterLa publicación es accesible desde la carpeta en la que se creó. Para el destino
prise predeterminada
predeterminado, se tienen las siguientes opciones:
•
•
Fusionar todos los documentos PDF (solo informes de Crystal).
Empaquetar la publicación como un archivo ZIP.
Nota:
Si distribuye a la ubicación predeterminada o un acceso directo a la bandeja
de entrada de BI del destinatario, seleccione una carpeta a la que puedan
acceder todos los destinatarios.
Bandeja de entrada
de BI
Para enviar a la bandeja de entrada de BI de un destinatario, tiene las siguientes opciones:
•
•
•
•
•
Entregar objetos a cada usuario.
Escribir un nombre, usar marcadores de posición o usar el nombre predeterminado.
Enviar la publicación como acceso directo o como copia.
Fusionar todos los documentos PDF (solo informes de Crystal).
Empaquetar la publicación como un archivo (.zip) comprimido.
Correo electrónico
108
2012-11-29
Publicación
Destino
Descripción
La publicación se envía por correo electrónico a todos los destinatarios con
un mensaje. Compruebe que los ajustes del correo electrónico estén configurados correctamente en el Servidor de tareas de Adaptive. La publicación se
envía a los destinatarios por correo electrónico. Para los destinatarios de correo
electrónico, se recomienda rellenar el campo De. Si no rellena el campo De,
la plataforma de BI usa la dirección de correo electrónico asociada a la
cuenta del publicador. Si la cuenta del publicador no tiene dirección de correo
electrónico, la plataforma de BI usa la configuración de Servidor de tareas de
Adaptive.
Nota:
Si el campo De no proporciona ningún valor De, la cuenta del publicador o el
Servidor de tareas de Adaptive, la publicación no se realizará.
También dispone de las opciones siguientes:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Entregar objetos a cada usuario.
Rellenar el campo Para o especificar un marcador de posición para la dirección de correo electrónico.
Rellenar el campo Cc.
Rellenar el campo Cco.
Introducir el asunto o seleccionar un marcador de posición para su uso en
el campo Asunto.
Escribir texto en el campo Mensaje para que se entregue con la publicación. También puede seleccionar de una lista de marcadores de posición
para su uso en el campo Mensaje e incrustar un documento de contenido
dinámico en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.
Adjuntar instancias de documento de origen al correo electrónico.
Generar automáticamente el nombre de los datos adjuntos, escribir un
nombre determinado para éstos o elegirlo de una lista de marcadores de
posición.
Fusionar todos los documentos PDF (solo informes de Crystal).
Empaquetar la publicación como un archivo (.zip) comprimido.
Nota:
Antes de usar este destino, asegúrese de que la configuración de correo
electrónico sea correcta en el Servidor de tareas de Adaptive. Si envía publicaciones a destinatarios por correo electrónico, asegúrese de que el marcador
de posición %SI_EMAIL_ADDRESS% esté en el campo Para y de haber seleccionado Enviar objetos a cada usuario.
Servidor FTP
109
2012-11-29
Publicación
Destino
Descripción
Para el servidor FTP, rellene el campo Host. Si no rellena el campo Host, se
utilizará la opción configurada para el Servidor de tareas de Adaptive. Seleccione entre estas opciones:
•
•
•
•
•
Disco local
Especificar un número de puerto, nombre de usuario y contraseña y una
cuenta.
Introduzca un nombre de directorio.
Generar automáticamente el nombre del archivo, escribir un nombre personalizado o seleccionar de una lista de marcadores de posición. Si se
selecciona Nombre específico, también puede elegir agregar una extensión de archivo.
Fusionar todos los documentos PDF (solo informes de Crystal).
Empaquetar la publicación como un archivo (.zip) comprimido.
Si elige el disco local como el destino, debe introducir el directorio de la publicación. También dispone de las opciones siguientes:
•
•
•
•
•
Entregar objetos a cada usuario.
Generar automáticamente el nombre del archivo. O, por último, introducir
un nombre específico para el archivo o seleccionar uno de una lista de
marcadores de posición. Si selecciona un nombre específico, también
puede optar por agregar una extensión de archivo.
Escribir un nombre de usuario y una contraseña para tener acceso a la
ubicación del archivo.
Fusionar todos los documentos PDF (solo informes de Crystal).
Empaquetar la publicación como un archivo (.zip) comprimido.
Nota:
•
•
110
Enviar objetos a cada usuario está seleccionado de forma predeterminada para todos los destinos.
En algunos casos, sin embargo, puede que no desee entregar objetos a cada usuario. Por ejemplo,
tres destinatarios tienen idénticos valores de personalización y, por tanto, reciben los mismos datos
en sus instancias de publicación. Si desactiva Enviar objetos a cada usuario, se genera una
instancia de publicación y se entrega a los tres destinatarios. Si selecciona Enviar objetos a cada
usuario, la misma instancia de publicación se entrega tres veces (una vez para cada destinatario).
Además, si envía la publicación a un servidor de FTP o a una ubicación de disco local y algunos
destinatarios comparten valores de personalización idénticos, puede desactivar Enviar objetos a
cada usuario para reducir el tiempo de procesamiento global.
Si desactiva Enviar objetos a cada usuario, cualquier marcador de posición que use al configurar
los destinos contendrá la información del publicador y no la de los destinatarios.
2012-11-29
Publicación
10.3.5 Marcadores de posición personalizados para los nombres de documentos de
origen de publicaciones
Si usa "Personalización" para filtrar los datos de los documentos de origen, puede usar los marcadores
de posición personalizados para dar nombre a las instancias de la publicación.
Incorporar marcadores de posición personalizados en los nombres de archivo ayuda a los destinatarios
a identificar fácilmente los datos que se han filtrado. Los destinatarios que pertenecen a varios grupos
de usuarios con valores de personalización distintos pueden distinguir entre las distintas versiones del
mismo documento de origen sin tener que visualizar su contenido.
Una vez configurada la personalización para una publicación, los marcadores de posición personalizados
aparecen en la lista Agregar marcador de posición de la página Destinos.
Nota:
Si la publicación contiene más de un documento de origen, la lista Agregar marcador de posición
para Usar nombre específico muestra los marcadores de posición personalizados solo si se han
filtrado todos los documentos de origen en el mismo campo.
Para cada filtro de un informe, deben aparecer los siguientes marcadores de posición personalizados:
• Un marcador de posición es para el nombre de campo. Se representa como %<nombre de
campo>-NAME% y lo reemplazará el nombre del campo en el tiempo de ejecución. Este marcador
de posición aparece para todos los destinatarios.
• Un marcador de posición es para el valor personalizado del campo. Se representa como %<nombre
de campo>-VALUE% y lo reemplazará el valor del campo que se usa para filtrar el informe. Tenga
en cuenta que este marcador de posición es específico para cada destinatario.
Para usar los marcadores de posición personalizados, realice las siguientes selecciones en el área
Mostrar opciones para los destinos seleccionados:
1. Para el nombre de la publicación, seleccione la opción Usar nombre específico y seleccione el
marcador de posición que desee de la lista Agregar marcador de posición. Para agregar varios
marcadores de posición, repita este paso. Para combinar texto y un marcador de posición, introduzca
primero el texto y, a continuación, seleccione el marcador de posición.
2. Para los documentos individuales, seleccione la opción Nombre específico por documento. Junto
al título de cada documento, seleccione los marcadores de posición que desee de la lista Agregar
marcador de posición. Para agregar varios marcadores de posición, repita este paso. Para combinar
texto y un marcador de posición, introduzca primero el texto y, a continuación, agregue el marcador
de posición.
3. Para guardar y salir, seleccione Guardar y salir. Para guardar las selecciones pero seleccionar
otro destino o seleccionar opciones adicionales, seleccione Guardar.
Ejemplo:
Suponga que está publicando un informe de ventas trimestral para dos grupos de usuarios: directores
de ventas canadienses y directores de ventas estadounidenses. El informe de Crystal se denomina
Ventas trimestrales por país. La personalización se ha aplicado al campo de país; cada grupo recibe
111
2012-11-29
Publicación
los datos para su país correspondiente. Para los directores de ventas estadounidenses, el valor del
perfil para el campo de país es "EE.UU.", mientras que para los directores de ventas canadienses,
el valor del perfil para el campo de país es "Canadá".
Estos tres marcadores de posición personalizados aparecen en la lista Agregar marcador de posición:
•
•
•
Nombre del documento. El código %SI_DOCUMENT_NAME% se inserta en el campo.
%Country - Query 1-NAME. El código %SI_field name-NAME% se inserta en el campo.
%Country - Query 1-VALUE%. El código %SI_field name-VALUE% se inserta en el campo.
El informe enviado a los directores de ventas estadounidenses (filtrado para mostrar solo los datos
de EE.UU.) se denomina Ventas trimestrales por país_EEUU.pdf. El informe enviado a los directores
de ventas canadienses (filtrado para mostrar solo los datos canadienses) se denomina Ventas
trimestrales por país_Canada.pdf.
10.3.6 Marcadores de posición personalizados para campos de correo electrónico
Si se han personalizado todos los documentos de origen de una publicación con el mismo campo,
puede usar marcadores de posición personalizados en los campos Asunto y Mensaje al enviar la
publicación por correo electrónico.
Para cada filtro que se usa en el informe durante la personalización, se muestran en la lista Agregar
marcador de posición estos dos marcadores de posición:
•
•
%Field - Query 1-VALUE%. Se trata del valor personalizado para el campo. En el tiempo de ejecución,
se reemplaza por el valor de este campo que se usa para filtrar el informe. Tenga en cuenta que
este marcador de posición es específico para cada destinatario.
%Field - Query 1-NAME%. Se trata del nombre del campo. En el tiempo de ejecución, se reemplaza
por el nombre real del campo. Tenga en cuenta que este marcador de posición es idéntico para
todos los destinatarios.
Nota:
Si la publicación contiene varios documentos de origen, la lista Agregar marcador de posición para
los campos Asunto y Mensaje muestra los parámetros de personalización solo si se han filtrado todos
los documentos de origen en los mismos campos.
10.3.7 Formatos
Los formatos definen los tipos de archivo en que se publicarán los documentos de una publicación.
Se puede publicar un solo documento en varios formatos y estas instancias se pueden entregar en
varios destinos. Para las publicaciones con múltiples destinos, se puede especificar un formato para
112
2012-11-29
Publicación
cada uno. Para las publicaciones que contienen documentos de Web Intelligence, puede publicar todo
el documento o una ficha de informe dentro del documento con distintos formatos.
Los formatos que elija para un documento se aplican a todos los destinatarios de la publicación. Por
ejemplo, no puede publicar un documento como un archivo de Microsoft Excel para un destinatario y
como un documento PDF para otro. Si desea que los destinatarios reciban instancias en dichos formatos,
cada destinatario recibirá un archivo de Microsoft Excel y un documento PDF.
10.3.7.1 Formatos posibles
Tipo de documento
Formato
mHTML
Descripción
Esta opción publica el documento en formato mHTML.
También puede incrustar el contenido de un documento
como mHTML en un correo electrónico:
• Para los informes de Crystal, puede incrustar el contenido de un informe en un mensaje de correo electrónico.
• Para los documentos de Web Intelligence, puede incrustar el contenido de una ficha de informe en un
mensaje de correo electrónico.
Al seleccionar mHTML, el resultado reflejará el orden en
el que se ordenen los documentos de origen en la pantalla
de selección de documentos. Por ejemplo, los documentos
que se muestren en la parte superior de la pantalla aparecerán en la parte superior del correo electrónico.
Todos los tipos de
documento
Esta opción publica un documento como un documento
PDF estático.
PDF (.pdf)
Archivo de Microsoft Excel (.xls)
113
Nota:
Cuando se use junto con la opción de fusión de PDF, el
resultado reflejará el orden en el que se ordenen los documentos de origen en la pantalla de selección de documentos. Por ejemplo, los documentos que se muestren
en la parte superior de la pantalla aparecerán en la parte
superior del PDF fusionado.
Esta opción publica un documento como un archivo de
Microsoft Excel y conserva el máximo formato original del
documento que sea posible.
2012-11-29
Publicación
Tipo de documento
Informes de Crystal
Documentos de Web
Intelligence
Formato
Descripción
Solo datos de archivo de
Microsoft Excel (.xls)
Esta opción publica un informe de Crystal como un archivo
de Microsoft Excel que solo contiene datos.
XML
Esta opción publica un informe de Crystal en formato
XML.
Informe de Crystal (.rpt)
Esta opción publica un informe de Crystal en su formato
original.
Informe de solo lectura
de Crystal (.rptr)
Esta opción publica un informe de Crystal en formato de
solo lectura.
Archivo de Microsoft
Word (.doc)
Esta opción publica un informe de Crystal como un archivo
de Microsoft Word y conserva el formato original del informe de Crystal. Esta opción se recomienda si se espera
que los destinatarios vean la publicación sin realizar
cambios en ella.
Archivo de Microsoft
Word editable (.rtf)
Esta opción publica un informe de Crystal como un archivo
de Microsoft Word que puede editar más fácilmente. Esta
opción se recomienda si se espera que los destinatarios
vean la publicación y editen su contenido.
Texto enriquecido (.rtf)
Esta opción publica un informe de Crystal en formato de
texto enriquecido.
Texto sin formato (.txt)
Esta opción publica un informe de Crystal en formato de
texto sin formato.
Texto paginado (.txt)
Esta opción publica un informe de Crystal en formato de
texto sin formato y pagina el contenido de la publicación.
Texto separado por tabulaciones (.txt)
Esta opción publica un informe de Crystal en formato de
texto sin formato y separa el contenido de cada columna
mediante tabulaciones.
Valores separados por
caracteres (.csv)
Esta opción publica un informe de Crystal como un archivo
de valores separados por caracteres.
Documento de Web Intelligence (.wid)
Esta opción publica un documento de Web Intelligence
en su formato original.
10.3.8 Personalización
114
2012-11-29
Publicación
La personalización es el proceso de filtrado de datos en documentos de origen para que solo los datos
relevantes se muestren para los destinatarios de publicación. La personalización modifica la visualización
de los datos, pero no cambia ni protege necesariamente los datos que se están consultando desde el
origen de datos.
El siguiente diagrama ilustra como funciona la personalización. Un informe sin personalizar contiene
los tipos de datos 1, 2 y 3. Cuando la personalización se aplica al informe, los usuarios solo reciben
los datos que son relevantes: el usuario 2 solo recibe el tipo de datos 2, el usuario 1 solo recibe el tipo
de datos 1 y el usuario 3 solo recibe el tipo de datos 3.
Figura 10-3: Personalización
Para personalizar los documentos de origen para los destinatarios, puede realizar lo siguiente:
•
Si son destinatarios de Enterprise, puede aplicar un perfil al diseñar la publicación. Los perfiles de
los destinatarios de Enterprise deben estar configurados en la plataforma de BI para poder
personalizar una publicación.
•
Si son destinatarios dinámicos, puede asignar un campo de datos o columna del documento de
origen a los datos del origen de destinatarios dinámicos. Por ejemplo, puede asignar un campo ID
de cliente de un documento de origen al campo ID de destinatario en el origen de destinatarios
dinámicos.
Nota:
Para visualizar una lista de destinatarios que recibirán unas instancias de publicación sin personalizar
tras realizar la personalización, haga clic en Avanzada de la lista de navegación y seleccione Mostrar
usuarios que recibirán la publicación completa sin ninguna personalización aplicada.
10.3.9 Extensiones de la publicación
La extensión de la publicación es una biblioteca de códigos que aplica la lógica empresarial a las
publicaciones. Use las extensiones cuando necesite personalizar automáticamente las publicaciones
después de su procesamiento o entrega.
115
2012-11-29
Publicación
Use las extensiones de publicación para realizar las siguientes tareas tras el procesamiento:
•
•
•
•
Documentos fusionados del mismo tipo (por ejemplo, la fusión de varias hojas de cálculo de Excel
en un solo libro de Excel).
Agregar una protección por contraseña o cifrar un documento.
Convertir un documento a un formato diferente.
Crear archivos de registro personalizados para el trabajo de publicación.
Nota:
Puede especificar extensiones de la publicación solo en la CMC. Esta acción no podrá realizarla si se
dispone a diseñar una publicación en la plataforma de lanzamiento de BI.
Para obtener más información sobre las extensiones de publicación, consulte el Manual del desarrollador
de SDK Java de la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence.
Temas relacionados
• Para especificar las extensiones de la publicación
10.3.10 Suscripción
Una suscripción permite que los usuarios que no sean destinatarios de la publicación se registren para
ver la instancia más reciente. Los suscriptores también pueden anular la suscripción de una publicación
en cualquier momento. Si los usuarios tienen los derechos adecuados, pueden suscribir y anular la
suscripción de otros usuarios.
Para suscribirse o anular la suscripción de una publicación, se necesita una cuenta de la plataforma
de BI y los siguientes derechos:
•
•
•
Acceso a la plataforma de lanzamiento de BI o a la CMC
Derechos de “visualización” para ver la publicación
Derechos de “suscripción” para la cuenta de usuario (para destinatarios de Enterprise)
Nota:
Los destinatarios dinámicos no pueden suscribirse o anular la suscripción automáticamente.
Temas relacionados
• Para suscribirse a una publicación o anular su suscripción
10.3.11 Fusionar PDF en informes de Crystal
Puede fusionar las instancias en PDF de informes de Crystal y documentos PDF estáticos en un único
PDF para su comodidad. Todos los documentos de origen PDF estáticos están incluidos en el PDF
116
2012-11-29
Publicación
fusionado. Los documentos de origen estáticos que no son archivos PDF se excluyen de los PDF
fusionados.
Con los PDF fusionados también puede:
•
•
•
•
Agregar y dar formato a una tabla de contenido.
Insertar números de página continuos.
Agregar contraseñas de propietario y de usuario para ver y editar el PDF.
Establecer restricciones sobre lo que puede realizar cada destinatario con el PDF.
10.4 Derechos necesarios para la publicación
Función
Tarea
Derechos necesarios
Diseñador de documentos
Crear el documento en el que se Ninguno
basa la publicación
Diseñador de documentos
Agregar el documento a la plata- •
forma de BI
“Derechos de visualización” y “adición”
en la carpeta o categoría a la que se
agregará el documento
Diseñador de documentos
Crear un documento que se utili- •
zará como un origen de destinatarios dinámicos
“Derechos de visualización” y “adición”
en la carpeta o categoría a la que se
agregará el documento
Publisher
Crear una publicación
Derechos de “adición” para la carpeta
donde está guardada la publicación
Derechos de “visualización” para los
usuarios y grupos que van a ser destinatarios
Derechos de “visualización” para el perfil
que se usa para la personalización
Derechos de “visualización” para los
documentos de la publicación
Derechos de “programación” para los
documentos
Derechos de “suscripción” para los destinatarios de Enterprise
•
•
•
•
•
•
117
2012-11-29
Publicación
Función
Tarea
Publisher
Programar una publicación
Derechos necesarios
Nota:
Es recomendable que sólo el publicador
tenga estos derechos.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
118
“Derechos de visualización”, “programación”, “adición” y “modificación de seguridad” en la publicación
Derechos de “eliminación de instancia”
para la publicación
Derechos de “visualización” para los
usuarios y grupos que van a ser destinatarios
Derechos de “visualización” para el perfil
que se usa para la personalización
“Derechos de visualización” y “programación” en los documentos
“Derechos de visualización” y “actualización” en el origen de destinatarios dinámicos
“Derechos de visualización” y “actualización” en el documento en el que está
establecida una regla de entrega
Derechos de “acceso a datos” para
cualquier universo que usen los objetos
de la publicación
Derechos de “acceso a datos” para
cualquier conexión de universo usada
Derechos de “visualización”y de “adición” para las bandejas de entrada de
BI de los destinatarios (al programar
para bandejas de entrada)
“Modificar los derechos de los usuarios
para los objetos” en la carpeta que contiene la publicación
Derechos de “suscripción” para los destinatarios
Derechos de “impresión” para los documentos de origen de Crystal Reports si
el publicador desea imprimir instancias
de la publicación
Derechos de “programar en nombre de
otros usuarios” para los destinatarios de
Enterprise (si usa Una búsqueda de
base de datos por destinatario)
2012-11-29
Publicación
Función
Tarea
Derechos necesarios
Publicador
Reintentar una instancia de publi- •
cación con error
•
Publicador
Redistribuir una instancia de pu- •
blicación
•
•
Destinatario
Ver una publicación
•
•
Los mismos derechos necesarios para
programar una publicación
Derechos de “edición” para la instancia
de publicación
Derechos de “visualización”, “adición”,
“programación” y “modificación de seguridad” para la publicación
Derechos de “visualización” y “adición”
para los buzones de entrada de BI de
los destinatarios
“Derechos de visualización de instancia”
y “edición” en la instancia de publicación
Derechos de “visualización” para la publicación
Derechos de “visualización de instancia”
para la publicación
Nota:
Necesita estos derechos para ver un objeto
de publicación en la plataforma de BI. No
necesita estos derechos para ver el contenido enviado a una bandeja de entrada de
BI.
Destinatario
Suscribirse a una publicación y
anular su suscripción
•
•
Derechos de “visualización” para la publicación
Derechos de “suscripción” para los destinatarios de Enterprise
10.4.1 Publicadores y destinatarios: ¿qué puede ver cada uno?
El publicador (el que posee y programa la publicación) puede ver todas las instancias de la publicación
para todos los destinatarios; los destinatarios solo pueden ver sus instancias de publicación
personalizadas. Esta configuración de derechos garantiza la máxima seguridad para los datos de
publicación porque reserva los derechos para programar publicaciones y para ver todas las instancias
de publicación para el publicador únicamente.
119
2012-11-29
Publicación
Sugerencia:
Si es publicador y desea agregarse a una publicación como destinatario, utilice dos cuentas de usuario:
publicador y destinatario. La cuenta Publicador concede los derechos necesarios al diseñar y programar
publicaciones, mientras que la cuenta Destinatario concede los derechos de un destinatario típico.
120
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Trabajar con publicaciones
11.1 Diseñar publicaciones
Para diseñar una nueva publicación, acceda primero a la función de publicación de la plataforma de
BI. Puede hacerlo en la consola de administración central (CMC) o en la plataforma de lanzamiento
de BI según los derechos que tenga y el acceso a las aplicaciones basadas en Web de la plataforma
de BI.
Hay un momento durante el proceso de diseño de la publicación en el que es posible guardar las
modificaciones realizadas en la publicación, cerrarla, volverla a abrir y realizar otros cambios.
11.1.1 Diseño de publicaciones para su uso con SAP BusinessObjects Live Office
Al diseñar publicaciones para su uso con SAP BusinessObjects Live Office, tenga en cuenta la
información siguiente:
•
•
•
•
Los documentos de contenido dinámico pueden estar formados únicamente de informes de Crystal
o documentos de Web Intelligence en sus formatos originales.
No se admiten los destinatarios dinámicos.
La única opción de destino que se puede usar es la ubicación de Enterprise predeterminada.
Si los destinatarios reciben varias instancias de publicación después de la personalización, solo se
podrá ver la primera instancia de publicación en el cliente de SAP BusinessObjects Live Office.
Este problema se puede producir si un destinatario hereda varios valores de perfil por la pertenencia
a grupos. Para solucionar este problema, asigne solo los valores de perfil necesarios a los
destinatarios.
Temas relacionados
• Personalización
11.1.2 Diseñar publicaciones para destinatarios de SAP
121
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Una publicación dirigida a destinatarios de SAP funciona del mismo modo que una publicación dirigida
a destinatarios dinámicos y de Enterprise, pero existen dos diferencias importantes en el flujo de trabajo
de la publicación:
•
•
No se usan la configuración del área "Personalización" para personalizar los documentos de origen
para destinatarios de SAP. Los destinatarios de SAP ya disponen de valores de perfil asignados a
sus cuentas de usuario externas a la plataforma de BI. Esto sirve como método de personalización
integrado para los destinatarios de SAP. No es necesario crear perfiles y valores de perfiles para
los destinatarios de SAP de la plataforma de BI, o asignar perfiles a los campos de los documentos
de origen.
El único método de envío masivo de informes que funciona con publicaciones dirigidas a destinatarios
de SAP es Una búsqueda de base de datos por destinatario. Este método maximiza la seguridad
y garantiza que las credenciales de conexión a la base de datos de cada destinatario de la publicación
se procesen de manera individual.
Para obtener más información sobre la configuración y autenticación del inicio de sesión único, consulte
el Manual del administrador de la plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence.
11.1.3 Para crear una nueva publicación en la CMC
1.
2.
3.
4.
Vaya al área Carpetas de la CMC.
En el "Árbol de grupos", busque la carpeta en la que desea crear la publicación.
Seleccione la carpeta de modo que el contenido aparezca en el panel "Detalles".
Haga clic en Administrar > Nueva > Publicación.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Nueva publicación".
En el cuadro de diálogo "Nueva publicación" puede especificar toda la información necesaria para la
publicación, incluidos los documentos de origen, los destinatarios, los formatos y destinos de entrega,
así como el modo en que se personalizan estos documentos.
11.1.4 Para crear una nueva publicación en la plataforma de lanzamiento de BI
1. En la ficha "Documentos" de la plataforma de lanzamiento de BI, despliegue el cajón Carpetas y
busque y seleccione la carpeta en la que quiera crear la publicación.
El contenido de la carpeta aparece en el panel Lista.
2. Seleccione Nueva > Publicación.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Nueva publicación".
122
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
En el cuadro de diálogo "Nueva publicación" puede especificar información para una publicación,
incluidos los documentos de origen, los destinatarios, los formatos y destinos de entrega, así como el
modo en que se personalizan estos documentos.
11.1.5 Para abrir una publicación existente:
Utilice este procedimiento para abrir una publicación existente y editar sus metadatos.
1. Seleccione la publicación.
• Si se encuentra en la plataforma de lanzamiento de BI, en la ficha Documentos, despliegue el
cajón Carpetas y busque la publicación.
• Si se encuentra en CMC, vaya al área de Carpetas y busque la publicación.
2. Abra las propiedades de la publicación.
• Si se encuentra en plataforma de lanzamiento de BI, seleccione la publicación y haga clic en
Ver > Propiedades.
•
Si se encuentra en la CMC, seleccione la publicación y haga clic en Administrar > propiedades.
Ahora puede editar los metadatos de la publicación.
11.1.6 Para especificar las propiedades de una nueva publicación
1. Haga clic en Propiedades generales.
2. En el campo Título, especifique el título de la publicación.
Nota:
Es obligatorio un título para el proceso de diseño de la publicación.
3. En el campo Descripción, especifique la descripción de la publicación.
4. En el campo Palabras clave, escriba las palabras clave asociadas al contenido de la publicación.
11.1.7 Para seleccionar documentos de origen
Después de introducir las propiedades generales de la publicación, seleccione los documentos de
origen para incluir. Las opciones posteriores varían según el tipo de documento de contenido dinámico.
1. Haga clic en Documentos de origen.
2. Haga clic en Agregar.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Seleccionar documentos de origen".
123
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
3. Busque los documentos de origen que desea incluir y selecciónelos.
Nota:
Los documentos de contenido dinámico deben ser del mismo tipo.
Sugerencia:
Utilice CTRL + clic o MAYÚS + clic para seleccionar varios documentos de origen o haga doble
clic en un solo documento de origen para seleccionarlo.
4. Haga clic en Aceptar.
Se cierra el cuadro de diálogo "Seleccionar documentos de origen". Los documentos de origen
seleccionados aparecen en la lista Seleccionado.
5. Seleccione o desactive las casillas de verificación Actualizar en tiempo de ejecución que hay
junto a los documentos de origen.
Las selecciones determinan si un documento de origen en particular se ha actualizado respecto al
origen de datos cuando se ejecuta la publicación. Si no necesita actualizar un documento de origen,
es recomendable desactivar la casilla de verificación Actualizar en tiempo de ejecución de dicho
documento para mejorar el rendimiento de la publicación.
Si piensa enviar los documentos de origen como archivos adjuntos o como archivos PDF fusionados,
puede cambiar el orden en que se mostrarán los documentos. Para realizar esta acción, seleccione
un documento de la lista Seleccionado y haga clic en Subir o Bajar.
11.1.7.1 Para reemplazar los documentos de origen estáticos
Antes de poder reemplazar un documento de origen estático, debe tener derechos de acceso de "Editar"
al documento.
Un documento de origen (agnóstico) es un documento de terceros que no se origina en una plataforma
de lanzamiento de BI, como por ejemplo un archivo de Microsoft Word, Adobe PDF o Microsoft Excel.
Aunque no se puede actualizar el contenido de los documentos estáticos, puede reemplazar un
documento de origen estático por una versión más reciente del documento. Esto le permite ver la última
información de origen en los documentos que se originen fuera de la plataforma de lanzamiento de BI.
Nota:
Si la opción de menú Reemplazar archivo no está disponible para un documento de origen estático,
no tiene derechos de "Editar" para el documento.
1. Haga clic con el botón derecho en un documento de origen estático y seleccione Organizar >
Reemplazar archivo.
2. En el cuadro de diálogo "Reemplazar archivo", haga clic en Examinar, y seleccione una versión
más reciente del archivo del documento de origen en su equipo.
Nota:
Si aparece un mensaje diciendo que el archivo no coincide con el formato de archivo del documento
de origen, ha escogido un archivo en un formato distinto del formato del archivo de origen original.
124
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje, y luego haga clic enExaminar, y seleccione el
documento de origen correcto.
3. Haga clic en Reemplazar.
4. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar para actualizar el documento de origen.
11.1.8 Para seleccionar los destinatarios de Enterprise
Realice esta tarea si desea que los destinatarios de Enterprise reciban la publicación.
1. Haga clic en Destinatarios de Enterprise.
2. En el área "Disponible", busque los usuarios o los grupos que desea incluir o excluir como
destinatarios.
a. Haga clic en Lista de usuarios para mostrar una lista de todos los usuarios de la plataforma
de BI, o haga clic en Lista de grupos para mostrar una lista de todos los grupos.
b. Seleccione los usuarios y grupos.
Sugerencia:
Utilice Mayús + clic o CTRL + clic para seleccionar varios usuarios o grupos.
3. Si desea incluir los destinatarios seleccionados, muévalos a la lista Seleccionado.
4. Si desea excluir los destinatarios seleccionados, muévalos a la lista Excluidos.
11.1.9 Para especificar los destinatarios dinámicos
Para especificar los destinatarios dinámicos, debe poseer un origen de destinatarios dinámicos ya
designado y preparado para su uso. El origen de destinatarios dinámicos contiene datos del destinatario
y puede ser un informe de Crystal, un documento de Web Intelligence o un proveedor de datos de
código personalizado.
Para obtener información acerca de la creación de un origen de destinatarios dinámicos con codificación
personalizada, consulte el Manual del programador del SDK Java de la plataforma de Business
Intelligence.
Sugerencia:
Se recomienda ordenar los datos del destinatario según el ID de destinatario para permitir un
procesamiento más eficaz de la publicación.
Lleve a cabo esta tarea si desea que los destinatarios que no son usuarios de la plataforma de BI
reciban la publicación.
1. Haga clic en Destinatarios dinámicos.
125
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
2. En la lista Elija el origen de los destinatarios dinámicos, seleccione el formato del origen de
destinatario dinámico.
Nota:
Los orígenes de destinatario dinámico de informes de Crystal no pueden tener el formato RPTR
3. En el panel de la derecha, busque el objeto que desea utilizar como origen de destinatario dinámico,
selecciónelo y haga clic en Aceptar.
4. Si selecciona un documento de Web Intelligence como origen de destinatario dinámico en la lista
Seleccionar el nombre del origen de datos del documento, seleccione una consulta que aparezca
en el documento.
Nota:
Los datos de los destinatarios dinámicos proceden de la consulta y puede que no coincidan con
los datos que aparecen al ver el documento. En función del modo en que se cree la consulta, los
orígenes de destinatarios dinámicos creados en el componente de Web Intelligence pueden contener
valores que no se corresponden con datos de los documentos de origen de la publicación. Por
ejemplo, un filtro del informe puede excluir valores relevantes o pueden aparecer registros duplicados
porque la consulta se ha configurado para recuperar filas duplicadas. Se recomienda revisar la lista
completa de destinatarios dinámicos durante el proceso de diseño de publicación.
5. En la lista Identificador de destinatario, seleccione un campo que contenga los valores de identidad
del destinatario.
6. Si es necesario, en la lista Nombre completo, seleccione un campo que contenga el nombre
completo de los destinatarios.
7. Si piensa enviar la publicación a direcciones de correo electrónico, en la lista Correo electrónico,
seleccione un campo que contenga las direcciones de correo de los destinatarios.
8. Decidir si desea distribuir la publicación a todos los destinatarios dinámicos de la lista de origen de
destinatarios dinámicos.
• Si desea distribuir la publicación a todos los destinatarios dinámicos, asegúrese de que se ha
seleccionado Usar toda la lista.
• Si desea incluir o excluir algunos destinatarios dinámicos:
a. Desactive Usar toda la lista.
b. En la lista Disponible, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los destinatarios
que desea incluir o excluir.
c. Si desea incluir los destinatarios seleccionados, muévalos a la lista Seleccionado.
d. Si desea excluir los destinatarios seleccionados, muévalos a la lista Excluidos.
Tras especificar los destinatarios dinámicos de la publicación, dicha publicación podrá personalizarla
si asigna un campo del documento de origen a una columna del origen de destinatarios dinámicos.
Temas relacionados
• Para especificar los destinatarios dinámicos
• Para personalizar un informe de Crystal mediante filtrado de campos
• Para personalizar un documento de Web Intelligence mediante el filtrado de campos
126
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
11.1.10 Para especificar un destino de la publicación
1. Haga clic en Destinos.
2. En Seleccionar destinos, seleccione una casilla de verificación de destino.
Nota:
Cada destino proporciona varias opciones en relación a cómo se entrega la publicación.
3. Para evitar que las instancias de la publicación permanezcan en el sistema, no seleccione Ubicación
de Enterprise predeterminada.
Sugerencia:
Configure un límite de instancia bajo en el objeto de publicación.
4. Seleccione un destino de la lista Mostrar opciones para los destinos seleccionados.
Aparecen unas opciones de configuración adicionales para el destino.
5. Como opción, especifique un nombre para la publicación seleccionando Usar nombre específico.
(De forma predeterminada, a menos que seleccione esta opción, se asignará un nombre generado
por el sistema a la publicación.) Introduzca un nombre o seleccione de una lista de marcadores de
posición en la lista Agregar marcador de posición.
Un marcador de posición es un contenedor para los datos variables. En el tiempo de ejecución, el
valor se inserta en el marcador de posición.
6. Si la publicación contiene varios documentos, puede especificar un nombre para cada uno
seleccionando Nombre específico por documento.
De forma predeterminada, a menos que seleccione esta opción, se asignará a cada documento el
mismo nombre generado por el sistema. Introduzca un nombre o seleccione de una lista de
marcadores de posición en la lista Agregar marcador de posición.
7. Si se dispone a enviar una publicación a una ubicación predeterminada de Enterprise y a las
direcciones de correo electrónico de los destinatarios, puede incrustar un vínculo en el cuerpo del
correo electrónico de la ubicación de Enterprise.
Los destinatarios de Enterprise deben disponer de derechos de visualización en la publicación para
poder ver las instancias de la publicación. Para ello, coloque el cursor en el cuadro Mensaje y haga
clic en Hipervínculo de visor de la lista Agregar marcador de posición en el cuadro Mensaje.
El marcador de posición %SI_VIEWER_URL% se inserta ene l correo electrónico. Este marcador de
posición se sustituye por un vínculo cuando se ejecuta la publicación.
Los destinatarios dinámicos no pueden acceder a la instancia de la publicación porque no disponen
de cuentas de BI.
127
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
11.1.11 Marcadores de posición personalizados para los nombres de documentos de
origen de publicaciones
Si usa "Personalización" para filtrar los datos de los documentos de origen, puede usar los marcadores
de posición personalizados para dar nombre a las instancias de la publicación.
Incorporar marcadores de posición personalizados en los nombres de archivo ayuda a los destinatarios
a identificar fácilmente los datos que se han filtrado. Los destinatarios que pertenecen a varios grupos
de usuarios con valores de personalización distintos pueden distinguir entre las distintas versiones del
mismo documento de origen sin tener que visualizar su contenido.
Una vez configurada la personalización para una publicación, los marcadores de posición personalizados
aparecen en la lista Agregar marcador de posición de la página Destinos.
Nota:
Si la publicación contiene más de un documento de origen, la lista Agregar marcador de posición
para Usar nombre específico muestra los marcadores de posición personalizados solo si se han
filtrado todos los documentos de origen en el mismo campo.
Para cada filtro de un informe, deben aparecer los siguientes marcadores de posición personalizados:
• Un marcador de posición es para el nombre de campo. Se representa como %<nombre de
campo>-NAME% y lo reemplazará el nombre del campo en el tiempo de ejecución. Este marcador
de posición aparece para todos los destinatarios.
• Un marcador de posición es para el valor personalizado del campo. Se representa como %<nombre
de campo>-VALUE% y lo reemplazará el valor del campo que se usa para filtrar el informe. Tenga
en cuenta que este marcador de posición es específico para cada destinatario.
Para usar los marcadores de posición personalizados, realice las siguientes selecciones en el área
Mostrar opciones para los destinos seleccionados:
1. Para el nombre de la publicación, seleccione la opción Usar nombre específico y seleccione el
marcador de posición que desee de la lista Agregar marcador de posición. Para agregar varios
marcadores de posición, repita este paso. Para combinar texto y un marcador de posición, introduzca
primero el texto y, a continuación, seleccione el marcador de posición.
2. Para los documentos individuales, seleccione la opción Nombre específico por documento. Junto
al título de cada documento, seleccione los marcadores de posición que desee de la lista Agregar
marcador de posición. Para agregar varios marcadores de posición, repita este paso. Para combinar
texto y un marcador de posición, introduzca primero el texto y, a continuación, agregue el marcador
de posición.
3. Para guardar y salir, seleccione Guardar y salir. Para guardar las selecciones pero seleccionar
otro destino o seleccionar opciones adicionales, seleccione Guardar.
Ejemplo:
Suponga que está publicando un informe de ventas trimestral para dos grupos de usuarios: directores
de ventas canadienses y directores de ventas estadounidenses. El informe de Crystal se denomina
Ventas trimestrales por país. La personalización se ha aplicado al campo de país; cada grupo recibe
128
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
los datos para su país correspondiente. Para los directores de ventas estadounidenses, el valor del
perfil para el campo de país es "EE.UU.", mientras que para los directores de ventas canadienses,
el valor del perfil para el campo de país es "Canadá".
Estos tres marcadores de posición personalizados aparecen en la lista Agregar marcador de posición:
•
•
•
Nombre del documento. El código %SI_DOCUMENT_NAME% se inserta en el campo.
%Country - Query 1-NAME. El código %SI_field name-NAME% se inserta en el campo.
%Country - Query 1-VALUE%. El código %SI_field name-VALUE% se inserta en el campo.
El informe enviado a los directores de ventas estadounidenses (filtrado para mostrar solo los datos
de EE.UU.) se denomina Ventas trimestrales por país_EEUU.pdf. El informe enviado a los directores
de ventas canadienses (filtrado para mostrar solo los datos canadienses) se denomina Ventas
trimestrales por país_Canada.pdf.
11.1.12 Marcadores de posición personalizados para campos de correo electrónico
Si se han personalizado todos los documentos de origen de una publicación con el mismo campo,
puede usar marcadores de posición personalizados en los campos Asunto y Mensaje al enviar la
publicación por correo electrónico.
Para cada filtro que se usa en el informe durante la personalización, se muestran en la lista Agregar
marcador de posición estos dos marcadores de posición:
•
•
%Field - Query 1-VALUE%. Se trata del valor personalizado para el campo. En el tiempo de ejecución,
se reemplaza por el valor de este campo que se usa para filtrar el informe. Tenga en cuenta que
este marcador de posición es específico para cada destinatario.
%Field - Query 1-NAME%. Se trata del nombre del campo. En el tiempo de ejecución, se reemplaza
por el nombre real del campo. Tenga en cuenta que este marcador de posición es idéntico para
todos los destinatarios.
Nota:
Si la publicación contiene varios documentos de origen, la lista Agregar marcador de posición para
los campos Asunto y Mensaje muestra los parámetros de personalización solo si se han filtrado todos
los documentos de origen en los mismos campos.
11.1.13 Para incrustar el contenido de un documento de origen con contenido dinámico
en correos electrónicos
Puede incrustar el contenido de documentos con contenido dinámico en el cuerpo de un correo
electrónico. El contenido de los informes de Crystal puede incrustarse. Para los documentos de Web
Intelligence, puede incrustar un documento entero o una sola ficha del informe.
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2012-11-29
Trabajar con publicaciones
1. Haga clic en Formatos.
Aparece la sección "Formatos".
2. Seleccione el documento de contenido dinámico que desea incrustar en el correo electrónico.
Tipo de documento
Método de selección
informe de Crystal
En la lista Título, seleccione el informe.
Documento de Web Intelligence En la lista Documento, seleccione el documento.
3. Seleccione mHTML como formato de publicación para el documento de contenido dinámico que
haya elegido.
Tipo de documento
Método de selección
informe de Crystal
En la lista Opciones de formato, seleccione la casilla de verificación mHTML.
Documento de Web Intelligence En la lista Formato de salida, seleccione la casilla de verificación
mHTML.
4. Para los documentos de Web Intelligence, seleccione si desea publicar el documento entero o una
ficha del informe en el documento.
a. Asegúrese de que mHTML está seleccionado en la lista Formato de salida.
b. Si desea publicar el documento completo, mantenga Todos los informes seleccionados, pero
si desea publicar una sola ficha del informe, haga clic en Seleccione un informe y elija una
ficha de informe de la lista.
5. En la lista de navegación, haga clic en Destinos.
Aparece la sección "Destinos".
6. En el área "Seleccionar destinos", elija Correo electrónico.
7. En la lista Mostrar opciones para, haga clic en Correo electrónico.
Aparecen unas opciones de configuración adicionales para la opción de destino del correo electrónico.
8. En el cuadro De, escriba un nombre o una dirección de correo electrónico, o seleccione Correo
electrónico de la lista Agregar marcador de posición.
Por ejemplo, puede escribir Robert, Publicador o [email protected]. Si escribe un nombre, se
agregará al servidor de correo electrónico (por ejemplo, Publicador@emailserver).
9. Escriba un asunto en el cuadro Asunto. Para insertar un marcador de posición, seleccione una
opción, como Título, de la lista Agregar marcador de posición. Si ha personalizado el informe,
los marcadores de posición personalizados están disponibles en la lista Agregar marcador de
posición.
10. Escriba el texto del mensaje que desee que contenga el cuerpo del correo en el cuadro Mensaje.
11. Para incrustar el contenido dinámico en el cuadro Mensaje, coloque el cursor en el cuadro Mensaje
en el que desee incrustar el contenido del documento, vaya a la lista Agregar marcador de posición
en el cuadro Mensaje y seleccione Contenido HTML del informe.
130
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
%SI_DOCUMENT_HTML_CONTENT% aparece en el cuadro Mensaje. Cuando se ejecuta la publicación,
este marcador de posición se sustituye por el contenido personalizado del documento con contenido
dinámico especificado.
12. Si la publicación contiene otros documentos de origen, asegúrese de que Agregar archivo adjunto
está seleccionado y que las opciones de los datos adjuntos están configuradas correctamente.
El resto de documentos de origen de la publicación se agregarán al correo electrónico como archivos
adjuntos cuando se ejecute la publicación.
11.1.14 Para especificar la información de programación
Realice esta tarea para especificar la información de programación de las publicaciones.
1. Despliegue Opciones adicionales y haga clic en Periodicidad.
2. En la lista Ejecutar objeto, elija un modelo de repetición.
3. Para el patrón de periodicidad, especifique las opciones de ejecución y los parámetros según sea
necesario.
11.1.15 Tareas de diseño para publicaciones de informes de Crystal
11.1.15.1 Para personalizar un informe de Crystal con valores de parámetro
Nota:
Para realizar esta tarea, el informe de Crystal debe contener los parámetros. Antes de poder usar
perfiles para personalizar los datos para destinatarios de Enterprise, se deben configurar los perfiles
en la plataforma de BI.
La sección "Personalización" permite personalizar un informe de Crystal para los destinatarios según
los valores de parámetro predefinidos para cada destinatario.
Las personalizaciones basadas en valores de parámetros pueden anularse mediante otros métodos
de personalización. Por ejemplo, si un perfil está asignado a un parámetro y el valor de perfil de un
destinatario de Enterprise está en conflicto con el valor de parámetro, el valor de perfil reemplazará el
valor de parámetro cuando se ejecute la publicación. De forma similar, si un valor de personalización
del origen del destinatario dinámico entra en conflicto con un valor del parámetro de un destinatario
dinámico, el valor del parámetro se anulará cuando se ejecute la publicación.
131
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Nota:
Es recomendable que personalice los informes de Crystal con destinos de perfil locales cuando sea
posible. La personalización basada en parámetros requiere la recuperación de una base de datos por
destinatario cuando el parámetro se utilice en un procedimiento almacenado, en una tabla, en un
comando o en una fórmula de selección de registros. Esto puede aumentar el tiempo de procesamiento
de la publicación.
1. Haga clic en Personalización.
2. En el área "Parámetros", asegúrese de que los valores predeterminados para los parámetros
enumerados son correctos.
Si desea cambiar un valor predeterminado, haga clic en el botón Editar valores situado junto al
valor de parámetro. Seleccione o escriba el valor del parámetro y haga clic en Aceptar.
3. Si desea anular la personalización de parámetro predeterminado con los valores de perfil de los
destinatarios de Enterprise, seleccione un perfil en la lista de la columna Asignación de
destinatarios de Enterprise.
Nota:
Esta opción solo se muestra si la publicación estaba dirigida a los destinatarios de Enterprise.
Si este perfil no está configurado en la plataforma de BI, no se realizará la personalización. Si
necesita agregar perfiles a la plataforma de BI, póngase en contacto con el administrador del sistema.
Nota:
Si sólo está usando valores de parámetro predeterminados para personalizar un informe, se
recomienda establecer Asignación de destinatarios de Enterprise en Valor predeterminado
para todos los destinatarios.
4. Si desea anular la personalización de parámetro predeterminado con los valores de personalización
de los destinatarios dinámicos, seleccione un perfil en la lista de la columna Asignación de
destinatarios dinámicos.
Nota:
•
•
Esta opción sólo se muestra si la publicación estaba dirigida a los destinatarios dinámicos.
Si sólo está utilizando valores de parámetro predeterminados para personalizar un informe, se
recomienda establecer Asignación de destinatarios dinámicos en Predeterminada.
11.1.15.2 Para personalizar un informe de Crystal mediante filtrado de campos
Antes de poder usar perfiles para personalizar los datos para destinatarios de Enterprise, se deben
configurar los perfiles en la plataforma de BI.
Realice esta tarea si desea personalizar un informe de Crystal, filtrando un campo en el informe de
Crystal. Cuando utiliza los filtros, la fórmula de selección ViewTime se agrega al informe para filtrar los
datos. Esta fórmula se aplica cuando la publicación se ejecuta y no se guarda en el informe. Puede
filtrar varios campos en un informe de Crystal.
132
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Nota:
•
Los valores de perfil de valor estático pueden filtrar campos de cadena solo en informes de Crystal.
Para filtrar otros tipos de campos, utilice valores de perfil de expresión. Si asigna el tipo de campo
incorrecto al perfil, fallará la personalización.
• Esta función no está disponible para los Crystal Reports con formato RPTR.
1. Haga clic en Personalización.
2. En el área de "Filtros", elija un campo del informe de Crystal de la lista de la columna Campo de
informe.
La lista de campos disponibles incluye todos los campos de bases de datos y fórmulas periódicas
del informe principal o de los subinformes que no son a petición.
3. Elija un perfil de la lista en la columna Asignación de destinatarios de Enterprise.
Esta configuración asigna el campo del informe a los valores del perfil que están definidos para los
destinatarios de Enterprise.
Nota:
Esta opción solo se muestra si la publicación estaba dirigida a los destinatarios de Enterprise.
Si este perfil no está configurado en la plataforma de BI, no se realizará la personalización. Si
necesita agregar perfiles a la plataforma de BI, póngase en contacto con el administrador del sistema.
4. Elija una columna de origen de destinatario dinámico de la lista en la columna Asignación de
destinatarios dinámicos.
Esta configuración asigna el campo del informe a una columna del origen de destinatarios dinámicos
que contiene los valores correspondientes.
Nota:
Esta opción solo se muestra si la publicación estaba dirigida a los destinatarios dinámicos.
5. Repita los pasos del 2 al 4 para cada uno de los campos del informe que desea filtrar.
11.1.15.3 Para especificar los formatos de un informe de Crystal
1. Haga clic en Formatos.
2. En la lista Documentos, seleccione un informe de Crystal.
Se muestra el área "Opciones de formato" donde podrá elegir los formatos de publicación del informe
de Crystal seleccionado.
3. En la lista Opciones de formato, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los formatos
que desea.
Los formatos se seleccionan.
4. En la lista Opciones de formato, haga clic en el nombre de un formato seleccionado.
133
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Nota:
Dependiendo de la opción de formato, es posible que no sea necesario tener en cuenta los siguientes
pasos.
Se muestran una serie de opciones adicionales que le permitirán personalizar el formato.
5. Si desea utilizar las opciones de exportación predeterminadas definidas en el documento de origen,
mantenga seleccionada Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe, de lo
contrario, desactive Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe
6. Especifique la información adicional para personalizar la apariencia del formato que elija.
7. Repita los pasos del 4 al 6 para cada uno de los formatos en los que desea publicar el informe de
Crystal.
Después de finalizar, debe repetir los pasos del 2 al 7 para cada uno de los informes de Crystal de la
publicación.
11.1.15.3.1 Opciones de personalización adicionales para formatos de informes de Crystal
En esta sección se ofrece un resumen de los formatos para los que están disponibles las opciones de
personalización adicionales.
Microsoft Excel (97-2003)
A continuación se muestran las opciones disponibles para informes de Crystal publicados como archivos
de Excel:
•
Rango de páginas
Haga clic en Todo para publicar el informe completo como archivo de Excel. Como alternativa,
haga clic en Páginas y escriba los números de rango de página en los campos A y Desde para
publicar las páginas del informe específico.
Si desactiva Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe, también estarán disponibles
las siguientes opciones:
•
Establecer ancho de columna
Haga clic en Ancho de columna basado en los objetos de y elija una opción de la lista para definir
los anchos de columna de los objetos del informe. Como alternativa, haga clic en Ancho de columna
constante (en puntos) y escriba un valor numérico en el campo para definir el ancho constante
de todas las columnas.
•
Exportar encabezado y pie de página
Elija una de las opciones de la lista para establecer la frecuencia con la que los encabezados y los
pies de página aparecerán en el archivo de Excel.
•
Crear saltos de página para cada página
Seleccione esta opción para crear los saltos de página del informe.
•
Convertir valores de fecha en cadenas
Seleccione esta opción para convertir los valores de fecha a cadenas de texto.
134
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
•
Mostrar líneas de la cuadrícula
Seleccione esta opción para incluir líneas de cuadrícula en el archivo de Excel.
Microsoft Excel (97-2003) (sólo datos)
Si desactiva Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe, estarán disponibles las
siguientes opciones:
•
Establecer ancho de columna
Haga clic en Ancho de columna basado en los objetos de para definir los anchos de columna
de los objetos del informe y elija una opción de la lista adyacente. Como alternativa, haga clic en
Ancho de columna constante (en puntos) para definir el ancho constante de todas las columnas
y escriba un valor numérico en el campo adyacente.
•
Exportar formato de objetos
Seleccione esta opción para conservar el formato de los objetos.
•
Exportar imágenes
Seleccione esta opción para publicar imágenes del informe en el archivo de Excel.
•
Usar funciones de hoja de cálculo para resúmenes
Seleccione esta opción para usar los resúmenes del informe y crear funciones de hoja de cálculo
para el archivo de Excel.
•
Mantener la posición relativa del objeto
Seleccione esta opción para conservar la posición relativa de los objetos del informe.
•
Mantener alineación de columnas
Seleccione esta opción para conservar la alineación de las columnas del informe.
•
Exportar encabezado y pie de página
Seleccione esta opción para incluir encabezados y pies de página en el archivo de Excel.
•
Simplificar encabezados de página
Seleccione esta opción para simplificar los encabezados de página.
•
Mostrar contornos del grupo
Seleccione esta opción para mostrar los contornos del grupo del informe.
Libro de sólo datos de Microsoft Excel
Si desactiva Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe, estarán disponibles las
siguientes opciones para los informes de Crystal que se han publicado como archivos de Excel 2007:
•
Establecer ancho de columna
Haga clic en Ancho de columna basado en los objetos de para definir los anchos de columna
de los objetos del informe y elija una opción de la lista adyacente. Como alternativa, haga clic en
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2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Ancho de columna constante (en puntos) para definir el ancho constante de todas las columnas
y escriba un valor numérico en el campo adyacente.
•
Exportar formato de objetos
Seleccione esta opción para conservar el formato de los objetos.
•
Exportar imágenes
Seleccione esta opción para publicar imágenes del informe en el archivo de Excel.
•
Usar funciones de hoja de cálculo para resúmenes
Seleccione esta opción para usar los resúmenes del informe y crear funciones de hoja de cálculo
para el archivo de Excel.
•
Mantener la posición relativa del objeto
Seleccione esta opción para conservar la posición relativa de los objetos del informe.
•
Mantener alineación de columnas
Seleccione esta opción para conservar la alineación de las columnas del informe.
•
Exportar encabezado y pie de página
Seleccione esta opción para incluir encabezados y pies de página en el archivo de Excel.
•
Simplificar encabezados de página
Seleccione esta opción para simplificar los encabezados de página.
•
Mostrar contornos del grupo
Seleccione esta opción para mostrar los contornos del grupo del informe.
Microsoft Word (97-2003)
A continuación se muestran las opciones disponibles para informes de Crystal publicados como archivos
de Word:
•
Rango de páginas
Haga clic en Todo para publicar el informe completo como archivo de Word. Como alternativa, haga
clic en Páginas y escriba los números de rango de página en los campos A y Desde para publicar
las páginas del informe específico.
PDF
Las siguientes opciones se encuentran disponibles para los documentos de origen publicados como
archivos PDF:
•
Rango de páginas
Haga clic en Todo para publicar el documento de origen completo como archivo PDF. Como
alternativa, haga clic en Páginas y escriba los números de rango de página en los campos A y
Desde para publicar las páginas específicas.
136
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Si desactiva Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe, también estarán disponibles
las siguientes opciones:
•
Crear marcadores a partir del árbol de grupo
Nota:
Si piensa publicar informes de Crystal como archivos PDF fusionados que incluyan una tabla de
contenido, seleccione esta opción.
Formato de texto enriquecido (RTF)
A continuación se muestran las opciones disponibles para informes de Crystal publicados como archivos
de texto enriquecido:
•
Rango de páginas
Haga clic en Todo para publicar el documento de origen completo como archivo PDF o en Páginas
y escriba los números de rango de página en los campos A y Desde para publicar las páginas
específicas.
Microsoft Word - Editable (RTF)
A continuación se muestran las opciones disponibles para informes de Crystal publicados como archivos
de Word editables:
•
Rango de páginas
Haga clic en Todo para publicar el informe completo como archivo de Word. Como alternativa, haga
clic en Páginas y escriba los números de rango de página en los campos A y Desde para publicar
las páginas del informe específico.
Si desactiva Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe, también estarán disponibles
las siguientes opciones:
•
Insertar salto de página después de cada página del informe
Seleccione esta opción para crear los saltos de página del informe.
Texto sin formato
Si desactiva la casilla de verificación Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe,
estarán disponibles las siguientes opciones para los documentos de Crystal que se han publicado
como archivos de texto sin formato:
•
Número de caracteres por pulgada
Escriba un valor para definir el número de caracteres por pulgada que aparecerán en el archivo de
texto sin formato.
Texto paginado
Si desactiva la casilla de verificación Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe,
se encuentran disponibles las siguientes opciones para los documentos de Crystal que se han publicado
como archivos de texto paginado:
•
137
Número de líneas por página
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Escriba un valor para definir el número de líneas habrá por página en el archivo de texto paginado.
•
Número de caracteres por pulgada
Escriba un valor para definir el número de caracteres por pulgada que aparecerán en el archivo de
texto paginado.
Valores separados (CSV)
Si desactiva Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe, se encuentran disponibles
las siguientes opciones para los informes de Crystal que se han publicado como archivos de valores
separados por comas:
•
Delimitador
Escriba el carácter que desea utilizar como delimitador.
•
Separador
Escriba el carácter que se usará para separar los valores o seleccione Tabulación.
•
Modo
Seleccione el modo estándar o heredado. El modo estándar le permite controlar la forma en que
se mostrarán las páginas de informes, los encabezados de grupo y los pies de página en un archivo
CSV como opción predeterminada.
•
Secciones de página e informe
Utilice las opciones de esta área para establecer si se han exportado o se han aislado las secciones
de página y de informe.
•
Secciones de grupo
Utilice las opciones de esta área para establecer si se han exportado o se han aislado las secciones
de grupo.
XML
Si desactiva Utilizar las opciones de exportación definidas en el informe, se encuentran disponibles
las siguientes opciones para los informes de Crystal que se han publicado en formato XML:
•
Formatos de exportación XML
Seleccione una opción de la lista para especificar el formato XML.
11.1.16 Tareas de diseño para las publicaciones de documentos de Web Intelligence
138
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
11.1.16.1 Para especificar formatos para un documento de Web Intelligence
1. Haga clic en Formatos.
2. En la lista Documento, seleccione un documento.
3. En la lista Formato de salida, seleccione las casillas de verificación para el formato o formatos en
los que desea publicar el documento.
4. Con la opción de formato resaltada en la lista Formato de salida, del área "Detalles del formato
de salida", elija si desea publicar el documento completo o una de las fichas de informe del
documento.
• Si desea publicar todo el documento, mantenga seleccionado Todos los informes.
• Si desea publicar una sola ficha del informe, haga clic en Seleccione un informe y elija una
ficha del informe de la lista.
5. Repita el paso 4 para cada uno de los formatos en los que desea publicar el documento.
Cuando finalice con un documento, debe repetir los pasos del 2 al 5 para los otros documentos de
origen de contenido dinámico de la publicación.
11.1.16.2 Para personalizar un documento de Web Intelligence mediante un
destino de perfil global
Antes de poder usar perfiles para personalizar los datos para destinatarios de Enterprise, se deben
configurar los perfiles en la plataforma de BI. El perfil seleccionado en esta tarea también debe tener
un destino de perfil global.
Puede usar el área Perfiles globales del cuadro de diálogo "Personalización" para personalizar un
documento de Web Intelligence para los destinatarios de Enterprise filtrando según los destinos de
perfil global.
Sugerencia:
Si usa las opciones de personalización en el área "Perfiles globales", no es necesario usar las opciones
de personalización en el área "Filtros".
1. Haga clic en Personalización.
2. En el área Perfiles globales del cuadro de diálogo "Personalización", seleccione un perfil en la
lista de la columna Asignación de destinatarios de Enterprise.
Este perfil asigna el documento al campo de universo (el destino de perfil global) que se ha filtrado
para los destinatarios de Enterprise.
139
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Nota:
Si el perfil que seleccione no está configurado en la plataforma de BI, no se realizará la
personalización. Si necesita agregar perfiles a la plataforma de BI, póngase en contacto con el
administrador del sistema.
11.1.16.3 Para personalizar un documento de Web Intelligence mediante el filtrado
de campos
Para poder usar perfiles para personalizar los datos de destinatarios de Enterprise, se deben configurar
los perfiles en la plataforma de BI.
Realice esta tarea para personalizar un documento de Web Intelligence filtrando un campo en el
documento.
Nota:
Los valores de perfil de valor estático pueden filtrar campos de cadenas sólo en documentos de origen.
Para filtrar otros tipos de campos, utilice valores de perfil de expresión. Si asigna el tipo de campo
incorrecto al perfil, fallará la personalización.
1. En la lista de navegación, haga clic en Personalización.
2. En el área "Perfiles locales", elija un campo de la lista en la columna campo de informe.
3. Elija un perfil de la lista en la columna Asignación de destinatarios de Enterprise.
Esta configuración asigna el campo del informe a los valores del perfil que están definidos para los
destinatarios de Enterprise.
Si este perfil no está configurado en la plataforma de BI, no se realizará la personalización. Si
necesita agregar perfiles a la plataforma de BI, póngase en contacto con el administrador del sistema.
4. Elija una columna de origen de destinatario dinámico de la lista en la columna Asignación de
destinatarios dinámicos.
Esta configuración asigna el campo del documento de origen a una columna del origen del
destinatario dinámico que contiene los valores correspondientes.
5. Repita los pasos del 2 al 4 para cada uno de los campos que desea filtrar.
11.1.17 Utilizar las funciones de publicación adicionales
Las tareas de esta sección son opcionales (no son necesarias para diseñar y programar una publicación)
pero pueden mejorar el rendimiento de la publicación.
140
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
11.1.17.1 Funciones de publicación adicionales para publicaciones de informes
de Crystal
11.1.17.1.1 Para establecer las opciones de impresión de un informe de Crystal en una publicación
Si piensa utilizar la impresora predeterminada, asegúrese de que dicha impresora se ha instalado y
se ha configurado correctamente.
Nota:
El Servidor de tareas de Crystal Reports debe ejecutarse en una cuenta que disponga de privilegios
suficientes para acceder a la impresora que especifique. Consulte el Manual del administrador de la
plataforma de SAP BusinessObjects Business Intelligence para obtener más información.
Puede optar por imprimir las instancias en el formato de informes de Crystal cada vez que se ejecuta
la publicación, mediante la impresora predeterminada del Servidor de tareas de Crystal Reports o a
través de otra impresora diferente. La plataforma de BI imprime instancias después de personalizar la
publicación pero antes de la entrega.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Configuración de impresión.
2. En la lista Documentos, seleccione el informe de Crystal que desea imprimir cuando se ejecute la
publicación.
3. Seleccione Imprimir informes de Crystal al programar.
4. Deje seleccionada la opción Impresora predeterminada si desea imprimir en la impresora
predeterminada del Servidor de tareas; de lo contrario, seleccione Especificar una impresora.
5. Introduzca la ruta de acceso y el nombre de la impresora.
• Si el servidor de tareas se ejecuta en Windows, en el cuadro Especificar una impresora, escriba
\\printserver\printername
Sustituya printserver por el nombre del servidor de impresoras y printername por el nombre
de la impresora.
•
Si el servidor de tareas se ejecuta en Unix, confirme que se muestre Unix (que no esté oculto)
y escriba en el cuadro Especificar una impresora el comando que use generalmente.
Por ejemplo, escriba lp -d printername
6. Seleccione el número de copias y elija el intervalo de impresión de páginas.
7. Establezca las opciones de intercalación y de escala de página.
8. Si desea centrar el contenido del informe, seleccione Centrar página.
9. Si el informe de Crystal es ancho y desea ajustarlo a una página cuando vaya a imprimirlo, seleccione
Ajustar páginas horizontales a una sola página.
141
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
11.1.17.1.2 Para establecer una regla de entrega de destinatario en un informe de Crystal
Las reglas de entrega de destinatario determinan si una publicación se entrega a un destinatario en
particular después del procesamiento y la personalización.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Reglas de entrega.
2. En el área "Regla de entrega de destinatario", haga clic en Entregar documento individual cuando
se cumpla la condición o en Entregar todos los documentos sólo cuando se cumplan todas
las condiciones.
3. En la lista que hay junto a cada informe, especifique una condición que debe cumplir la publicación
que se va a entregar.
La configuración de la regla de entrega predeterminada se resume en la siguiente tabla. Si un
informe contiene alertas, también estarán disponibles las opciones que están basadas en valores
de alerta.
Opción de regla de entrega Descripción
Entregar siempre
El informe se entrega siempre al destinatario.
Nunca entregar
El informe no se entregará nunca al destinatario. Esta opción resulta
útil si desea excluir un informe de Crystal de una ejecución de publicación concreta sin volver a diseñar toda la publicación.
Entregar sólo si el informe El informe se entrega al destinatario sólo si contiene datos del destinatario tras la personalización. Esta opción resulta muy útil si desea
contiene datos
rebajar la carga de procesamiento en publicaciones de gran tamaño.
11.1.17.1.3 Para establecer una regla de entrega global de un informe de Crystal
Nota:
El informe de Crystal para el que desea establecer una regla de entrega global debe contener una
alerta.
Las reglas de entrega global determinan si una publicación se procesará y se entregará a todos los
destinatarios. Puede configurar una regla de entrega global en cualquier informe de Crystal de la
plataforma de BI.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Reglas de entrega.
2. En el área "Regla de entrega global", haga clic en Examinar.
Aparece un cuadro de diálogo que le permite seleccionar el informe de Crystal sobre el que se
establecerá la regla de entrega global.
3. Busque el informe de Crystal, selecciónelo y haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo se cierra.
4. En la lista Condición, seleccione el valor de la alerta que tendrá el informe para que cumpla la
regla de entrega global.
142
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
11.1.17.1.4 Para dar formato a los archivos PDF fusionados
•
•
•
•
Los informes de Crystal que desee incluir en el PDF fusionado deben tener títulos. Para configurar
el título de un informe, abra el informe en SAP Crystal Reports y vaya a Archivo > Información
de resumen. En la ficha Resumen, en el cuadro Título, escriba un título para el informe. Guarde
el informe y vuelva a exportarlo al repositorio.
En el área "Documentos de origen", los informes de Crystal y los archivos PDF que desea fusionar
deben aparecer en el orden correcto.
En el área "Formatos", debe estar seleccionada la opción PDF como formato para cada informe de
Crystal que desee incluir en el archivo PDF fusionado.
En el área "Destinos", la opción Fusionar PDF exportado debe estar seleccionada para cada uno
de los destinos a los que desee enviar el archivo PDF fusionado.
Defina las opciones del área Opciones del PDF fusionado para personalizar la instancia del archivo
PDF fusionado que se ha generado en una publicación de informe de Crystal.
1. Despliegue Opciones adicionales y haga clic en Opciones del PDF fusionado.
2. Cree y dé formato a una tabla de contenido del archivo PDF fusionado:
Nota:
Para activar esta opción de formato, en el área "Formatos", seleccione un informe de Crystal en la
lista Documentos. Desactive Usar las opciones de exportación definidas en el informe y
seleccione Crear marcadores de árboles de grupo. Repita esta operación para cada informe de
Crystal de la lista. Si no realiza esta acción, el informe de Crystal no aparece en la tabla de contenido
del archivo PDF fusionado.
a. Seleccione Crear tabla de contenido.
Las opciones de formato de la tabla de contenido quedan disponibles.
b. En el cuadro Título, especifique el título de la tabla de contenido.
c. Dé formato a la fuente, al tamaño de fuente (en puntos) y al color de la fuente que tendrán el
título y los elementos de la tabla de contenido.
3. Establezca las opciones del formato de número de página del archivo PDF fusionado:
a. Seleccione Aplicar números de página.
Las opciones de formato de los números de página quedan disponibles.
b. En el cuadro Formato de número, especifique el formato en el que desea que aparezcan los
números de página.
El formato se establece de forma predeterminada como Página &p de &P. Este formato puede
modificarse, pero debe utilizar &p como marcador de posición del número de página actual y
&P como marcador de posición del número total de páginas.
c. En la lista Ubicación de número, elija la orientación del número de página del archivo PDF
fusionado.
d. Dar formato a la fuente, al tamaño de fuente (en puntos) y al color de la fuente que tendrán los
números de página.
e. Si desea que la tabla de contenido tenga números de página, seleccione Aplicar números de
página a las páginas de la tabla de contenido.
143
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
4. Establezca las credenciales de inicio de sesión y los permisos del destinatario para las acciones
del destinatario:
a. En el cuadro Contraseña de usuario, escriba la contraseña que los destinatarios deben introducir
para visualizar el archivo PDF fusionado.
b. En el cuadro Contraseña de propietario, escriba la contraseña que los destinatarios deben
introducir para editar el archivo PDF fusionado.
c. Seleccione o desmarque las casillas siguientes para establecer permisos para las acciones de
los usuarios:
Opción
Descripción
Permitir impresión
Seleccionar para permitir que los destinatarios impriman el archivo
PDF
Permitir modificación
del contenido
Seleccionar para permitir que los destinatarios modifiquen el archivo
PDF
Permitir copiar y pegar Seleccionar para permitir que los destinatarios copien y peguen
contenido en el archivo PDF
Permitir modificación de Seleccionar para permitir que los destinatarios modifiquen las anotaciones del archivo PDF
anotaciones
11.1.17.1.5 Para configurar la información de inicio de sesión en la base de datos de un informe
de Crystal
Antes de comenzar, es recomendable asegurarse de que la configuración de la base de datos para el
informe de Crystal es correcta. En el área "Carpetas" de la CMC, seleccione el informe de Crystal y
vaya a Administrar > Configuración predeterminada > Configuración de base de datos para
comprobar la información de la base de datos o especificar una nueva información.
En algunos casos, puede ser que necesite modificar la información del origen de datos al que hace
referencia un informe de Crystal en el mismo informe de Crystal. Para ello, abra el informe de Crystal
en SAP Crystal Reports y vaya a Base de datos > Establecer ubicación del origen de datos. En el
cuadro de diálogo "Establecer ubicación del origen de datos", seleccione una conexión o cree una
nueva.
Esta tarea le permite modificar la información del inicio de sesión en la base de datos que los
destinatarios necesitan para conectarse a dicha base de datos y actualizar el informe de Crystal.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Conexión con base de datos.
2. En la lista Título, seleccione un informe de Crystal.
La información de la base de datos del informe de Crystal aparece debajo de la lista Título.
3. Asegúrese de que la información que aparece en los cuadros Servidor de base de datos y Base
de datos sea correcta.
4. En el cuadro Usuario, escriba un nombre de usuario que los destinatarios deban utilizar para iniciar
la sesión.
5. Escriba una contraseña en el cuadro Contraseña.
144
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
11.1.17.2 Funciones de publicación adicionales para publicaciones de documentos
de Web Intelligence
11.1.17.2.1 Para modificar el valor de petición de un documento de Web Intelligence
Nota:
El documento debe contener una petición.
Esta tarea es opcional. Puede conservar al valor de petición predefinido que contiene el documento o
editar la lista de valores de petición.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Peticiones.
Nota:
Se muestran sólo los documentos de Web Intelligence que contienen peticiones.
2. Haga clic en Modificar.
Aparece el cuadro de diálogo "Peticiones".
3. Haga clic en Actualizar valores.
Aparece a la izquierda una lista de posibles valores de petición.
4. Mueva el valor o los valores de petición de la lista de la derecha a la de la izquierda.
5. Haga clic en Aplicar.
El cuadro de diálogo "Peticiones" se cierra y se actualiza la lista de valores de petición.
11.1.17.3 Para especificar las extensiones de la publicación
Antes de utilizar las extensiones de publicación, la extensión debe desplegarse en cualquier equipo
que ejecute el Servidor de procesamiento de Adaptive. La ubicación según el sistema operativo.
Sistema operativo
Ubicación
Windows
DIR INSTALACIÓN\SAP BusinessObjects\SAP BusinessObjects
Enterprise XI 4.0\java\lib\
Unix
DIR INSTALACIÓN/sap_bobj/enterprise_xi40/java/lib/
Después de que se haya implementado la extensión, debe reiniciar el Servidor de procesamiento de
Adaptive y cualquier otro servidor que aloje el Servicio de publicación.
145
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Para obtener más información acerca de las extensiones de publicación, consulte Business Intelligence
Platform Java SDK Developer Guide.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Extensión de la publicación.
2. En el campo Nombre de extensión de la publicación, introduzca el nombre de la extensión.
3. En el campo Nombre de clase, introduzca el nombre de clase completo de la extensión.
4. Si es necesario, especifique un parámetro en el campo Parámetro.
5. Si desea utilizar la extensión después del procesamiento, pero antes de la entrega, haga clic en el
botón Agregar que se encuentra por encima de Antes de la entrega de la publicación.
La extensión se agrega a la lista Antes de la entrega de la publicación.
6. Si desea utilizar la extensión después de la entrega, haga clic en el botón Agregar que se encuentra
por encima de Después de la entrega de la publicación.
La extensión se agrega a la lista Después de la entrega de la publicación.
7. Repita los pasos del 2 al 6 para cada una de las extensiones que desea agregar.
Sugerencia:
Haga clic en Subir o en Bajar debajo de cada lista para configurar el orden en el que se ejecutarán
las extensiones.
11.1.17.4 Para configurar la notificación por correo electrónico y saber si los
trabajos publicados son correctos o erróneos
Si desea usar los valores predeterminados del Servidor de tareas de Adaptive para recibir notificaciones
por correo electrónico, dicho servidor debe haberse configurado correctamente.
Realice esta tarea si desea recibir una notificación por correo electrónico después de realizar un trabajo
de publicación.
Nota:
Esta opción solo está disponible en la CMC.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Notificación.
2. Expanda Notificación por correo electrónico: No utilizada.
3. Si desea recibir notificaciones por correo electrónico de los trabajos de publicación correctos,
seleccione Se ha realizado un trabajo correctamente y configure las opciones que aparecen
debajo.
• Haga clic en Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas si desea usar los
valores predeterminados del Servidor de tareas de Adaptive.
• Haga clic en Establecer los valores que se utilizarán aquí si desea utilizar su propia
configuración y escriba los parámetros en los campos apropiados.
•
•
146
En el campo De, escriba un nombre o una dirección de correo electrónica.
En el cuadro Para, escriba una dirección de correo electrónico a la que se enviará el correo.
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
•
•
•
En el campo Cc, escriba las direcciones de correo de los usuarios de quienes desea recibir
notificaciones por correo electrónico.
En el campo Asunto, escriba el asunto de lo que trata el correo.
En el campo Mensaje, escriba un mensaje que acompañará al correo de la notificación.
4. Si desea recibir notificaciones por correo electrónico de los trabajos de publicación erróneos,
seleccione No se ha podido realizar un trabajo y configure las opciones que aparecen debajo.
•
•
Haga clic en Usar los valores predeterminados del Servidor de tareas si desea usar los
valores predeterminados del Servidor de tareas de Adaptive.
Haga clic en Establecer los valores que se utilizarán aquí si desea utilizar su propia
configuración y escriba los parámetros en los campos apropiados.
•
•
•
•
•
En el campo De, escriba un nombre o una dirección de correo electrónica.
En el campo Para, escriba una dirección de correo electrónico a la que se enviará el correo.
En el campo Cc, escriba las direcciones de correo de los usuarios de quienes desea recibir
notificaciones por correo electrónico.
En el campo Asunto, escriba el asunto de lo que trata el correo.
En el campo Mensaje, escriba un mensaje que acompañará al correo de la notificación.
11.1.17.5 Para habilitar la notificación de auditoría para trabajos de publicación
Realice esta tarea si desea habilitar la notificación de auditoría para trabajos de publicación. Para
obtener más información acerca de la auditoría, consulte el Manual del administrador de la plataforma
SAP BusinessObjects Business Intelligence.
Nota:
Esta opción solo está disponible en la CMC.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Notificación.
2. Expanda Notificación de auditoría: No utilizada.
3. Si desea auditar trabajos de publicación correctos, seleccione Se ha realizado un trabajo
correctamente.
4. Si desea auditar trabajos de publicación incorrectos, seleccione No se ha podido realizar un
trabajo.
11.1.17.6 Para especificar eventos
La programación basada en eventos proporciona control adicional sobre las publicaciones de
programación: puede configurar eventos de modo que las publicaciones se procesen sólo después de
que se produzca un evento especificado.
147
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Realice esta tarea si la publicación se ejecuta tras producirse un evento o si desencadena otros eventos
después de su finalización.
Para obtener más información acerca de los eventos, consulte el Manual del usuario de la plataforma
SAP BusinessObjects Business Intelligence.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Eventos.
2. Si desea especificar eventos personalizados y basados en archivos para la publicación, muévalos
de la lista Eventos disponibles a la lista Eventos que hay que esperar.
Estos eventos desencadenan la ejecución de la tarea de publicación.
3. Si desea especificar eventos de programación para la publicación, muévalos de la lista Eventos
de programación disponibles a la lista Eventos que desencadenar al finalizar.
Estos eventos se producen tras la ejecución de la tarea de publicación.
11.1.17.7 Para establecer una opción de grupo de servidores
Realice esta tarea si desea utilizar un servidor específico para procesar la publicación. Para obtener
más información acerca de los grupos de servidores, consulte el Manual del administrador de la
plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.
Nota:
No puede programar publicaciones a través de los sitios de las federaciones.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Programando grupo de servidores.
2. Elija una opción de grupo de servidores.
148
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Opción
Descripción
Utilizar el primer servidor disponible La tarea de publicación la procesa el primer servidor disponible con capacidad suficiente. Esta opción está seleccionada de forma predeterminada.
Nota:
Ésta es la única opción disponible si no existen grupos de
servidores en la CMC.
Utilizar primero los servidores que
pertenecen al grupo seleccionado
La tarea de publicación, en primer lugar intenta ejecutarla
a través de un servidor del grupo de servidores que especifique. Si estos servidores no disponen de la suficiente
capacidad, entonces la publicación intenta ejecutarse por
medio de un servidor de otros grupos de servidores.
Cuando elija esta opción, también deberá elegir un grupo
de servidores de la lista de grupos de servidores disponibles.
Utilizar sólo los servidores que per- La tarea de publicación sólo utiliza los servidores del grupo
tenecen al grupo seleccionado
de servidores que especifique. Cuando elija esta opción,
también deberá elegir un grupo de servidores de la lista
de grupos de servidores disponibles.
11.1.17.8 Para especificar un método de resolución de perfil
El método de resolución de perfil que especifique determina si las instancias se fusionarán o se
entregarán como documentos separados, en el caso de que se produzca un conflicto de perfil.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Avanzadas.
2. En Resolución de perfil, haga clic en Fusionar o en No fusionar.
11.1.17.9 Para especificar un método de envío masivo de informes.
El método de envío masivo de informes que se especifique determina la forma en que los documentos
de origen se personalizan, se procesan y se entregan.
1. Expanda Opciones adicionales y haga clic en Avanzadas.
2. Haga clic en una de las opciones de Método de envío masivo de informes.
149
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Nota:
Si la publicación sólo está dirigida a destinatarios dinámicos, Una búsqueda de base de datos
por destinatario no está disponible.
Precaución:
Elija el método de envío masivo de informes personalizados con atención si su publicación cumple
los siguientes criterios:
•
•
La publicación contiene documentos de Web Intelligence dirigidos a destinatarios de Enterprise.
Los perfiles que se usan para la personalización tienen expresiones de filtro.
Diferentes métodos de envío masivo de informes personalizados, usan diferentes tipos de filtro para
personalizar y procesar los documentos. Una búsqueda de base de datos para todos los
destinatariosusa un filtro de informe;Una búsqueda de base de datos por destinatario usa un
filtro de consulta. En cambio cada tipo de filtro admite un conjunto de operadores diferente. Si la
expresión de filtro usa un operador que un método de envío masivo de informes personalizados no
admite, la publicación puede producir un error.
11.2 Tareas de publicación posteriores al diseño
Las tareas de esta sección son opcionales y se pueden realizar después del proceso de diseño de la
publicación.
11.2.1 Finalización de la publicación
En cualquier momento antes o después del proceso de diseño, use la página "Resumen" para ver un
resumen de las propiedades de la publicación: el título de la publicación, la ubicación, la descripción,
los documentos de origen, la cantidad de destinatarios que recibirán la publicación según el tipo de
destinatario (Enterprise o dinámico), cómo se personaliza la publicación, el formato de distribución y
el destino.
Para acceder a la página "Resumen", haga clic en Resumen. Puede utilizar las otras opciones de la
lista de navegación para modificar las propiedades o para guardar la publicación y programarla.
11.2.2 Para probar una publicación
El modo de prueba permite comprobar una publicación mediante el envío de ésta a uno mismo antes
de mandarla a sus destinatarios reales. Recibirá la misma información que los destinatarios. Los
150
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
destinos se actualizan de forma automática, de manera que se utiliza su bandeja de entrada de BI o
su dirección de correo electrónico, en lugar de aquéllos que pertenecen a los destinatarios de la
publicación. También podrá excluir a algunos destinatarios del grupo original de destinatarios para
realizar el modo de prueba.
1. Haga clic en Modo de prueba.
2. Si es necesario, modifique la lista de destinatarios de Enterprise.
a. Haga clic en Destinatarios de Enterprise.
b. En "Destinatarios de correo electrónico", en el campo Para, introduzca su propia dirección de
correo electrónico.
Este campo sólo se muestra si la publicación está dirigida a un destinatario de correo electrónico.
La plataforma de BI envía todas las instancias de publicación de correo electrónico generadas
durante el modo de prueba a la dirección de correo electrónico que especifique aquí.
c. Mueva los usuarios o los grupos de la lista Disponible a la lista Seleccionado o a Excluido.
3. Si es necesario, modifique la lista de destinatarios dinámicos.
a. Haga clic en Destinatarios dinámicos.
b. En "Destinatarios de correo electrónico", en el campo Para, introduzca su propia dirección de
correo electrónico.
Este campo sólo se muestra si la publicación está dirigida a un destinatario de correo electrónico.
La plataforma de BI envía todas las instancias de publicación de correo electrónico generadas
durante el modo de prueba a la dirección de correo electrónico que especifique aquí.
c. Asegúrese de que las columnas asignadas a los ID de los destinatarios, a sus direcciones de
correo electrónico y a sus nombres completos son correctas.
d. Seleccione o desactive Usar toda la lista.
e. Si se ha desactivado Usar toda la lista, mueva los usuarios o los grupos que desea incluir o
excluir de la lista Disponible a la lista Seleccionado o Excluido.
4. Haga clic en Probar.
La publicación se ejecuta en modo de prueba.
11.2.3 Para suscribirse a una publicación o anular su suscripción
Los destinatarios de Enterprise con los derechos apropiados pueden suscribirse por sí mismos o anular
la suscripción desde una publicación. También pueden llevarlo a cabo con instancias de publicación.
Por ejemplo, si una publicación se programa para ejecutarse dos veces a la semana, los destinatarios
pueden suscribirse en la primera instancia de publicación, pero no en la segunda.
Nota:
Los destinatarios dinámicos no pueden suscribirse y anular su suscripción por sí mismos de forma
automática.
1. Busque la publicación y selecciónela.
2. Suscríbase o anule la subscripción desde la publicación realizando una de las siguientes tareas:
151
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
•
•
Si se encuentra en la CMC, haga clic en Acciones > Suscribir o Acciones > Anular
suscripción.
Si se encuentra en la plataforma de lanzamiento de BI, haga clic en Más acciones > Suscribirse
o en Más acciones > Anular suscripción.
Sugerencia:
Para suscribirse o anular la suscripción desde instancias de publicación, seleccione la publicación y
haga clic en Acciones > Historial en la CMC, o en Más acciones > Historial en la plataforma de
lanzamiento de BI. En la ventana "Historial", seleccione una instancia y suscríbase a ella o anule su
suscripción.
11.2.4 Para programar una publicación y ejecutarla
Después de que haya diseñado y guardado una publicación, puede programarla para que se ejecute.
Cuando programa la publicación, puede utilizar la configuración realizada en la sección "Periodicidad"
o bien especificar una nueva configuración. También puede modificar los destinatarios cada vez que
programe una publicación.
1. Cierre la página de diseño de la publicación.
2. Seleccione la publicación.
3. Seleccione Acciones > Programar en la CMC o Más acciones > Programar en la plataforma de
lanzamiento de BI.
4. Asegúrese de que la información de periodicidad es correcta.
5. Haga clic en Programar.
Se ejecuta la publicación.
Sugerencia:
Para ver el progreso de una tarea de publicación a medida que se ejecuta, seleccione Acciones >
Historial en la CMC o Más acciones > Historial en la plataforma de lanzamiento de BI. En la columna
Estado, haga clic en el estado (Correcto, Error o Ejecutándose) y, a continuación, haga clic en el
vínculo Ver archivo de registro de la parte inferior del cuadro de diálogo "Historial de la publicación".
11.2.5 Visualizar los resultados de la publicación
Visualizar los resultados de la publicación como publicador
Puede ver los resultados de una publicación de diversas formas. Al iniciar la publicación, se desplaza
al historial de ésta, donde podrá ver una lista de las instancias de las publicaciones, las horas a las
que se han ejecutado y si se han realizado correctamente o se ha producido algún error. En la columna
Hora de la instancia, puede hacer clic en el vínculo de una instancia de publicación para ver todas
las instancias generadas para todos los destinatarios en el momento de ejecutar la publicación.
152
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Sugerencia:
Para acceder en cualquier momento al historial de publicaciones, seleccione la publicación y vaya a
Acciones > Historial en la CMC, o Más acciones > Historial en Plataforma de lanzamiento de BI.
Ver los archivos de registro de los trabajos de publicación
Los archivos de registro resultan de gran utilidad si necesita solucionar un problema en la publicación
o identificar los destinatarios que no recibieron instancias de publicación. la plataforma de BI registra
los detalles de la tarea de publicación a medida que se procesa cada lote de instancias de publicación
personalizadas y, a continuación, consolida estos detalles en uno o varios archivos de registro. El
tamaño de archivo de registro máximo es de 10 MB y no es configurable. Si ejecuta una publicación
de elevado volumen con numerosos detalles, la instancia de publicación puede tener varios archivos
de registro.
Puede ver los archivos de registro de una instancia de publicación de dos formas:
•
Para ver el último archivo de registro de una serie, haga clic en Acciones > Historial. En la columna
Estado, haga clic en el estado (Correcto, Error o Ejecutándose), y, a continuación, haga clic en el
vínculo Ver archivo de registro de la parte inferior del cuadro de diálogo "Historial de la publicación".
Sugerencia:
También puede realizar esta acción a medida que se ejecuta la publicación.
•
Para todos los archivos de registro, haga clic en Acciones > Historial. En la columna Hora de la
instancia, haga clic en el vínculo de instancia de publicación. Los archivos de registro se enumeran
después de las instancias personalizadas.
Los archivos de registro se actualizan con nuevos detalles cada dos minutos. Si la tarea de publicación
se ha ejecutado durante menos de dos minutos, puede que el archivo de registro tenga el estado
Pendiente.
Visualizar los resultados de la publicación como destinatario
Las formas en que puede visualizar una publicación se explican en la siguiente tabla.
153
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Destino
Visualización de los resultados de una publicación
Ubicación empresarial preComo destinatario, solo se puede visualizar la instancia de publicación
determinada
personalizada en la plataforma de BI. No puede visualizar las instancias
de publicación que se han personalizado para otros destinatarios.
Nota:
Los destinatarios dinámicos no pueden iniciar sesión en la plataforma de
BI para ver los resultados de la publicación.
1. Inicie la CMC.
• En Windows, desplácese a Programas > SAP Business Intelligence > Plataforma de SAP BusinessObjects BI 4 > Consola
de administración central de la plataforma de SAP BusinessObjects BI.
• Como alternativa, abra el explorador Web y escriba lo siguiente:
http://nombreservidor:puertoconexión/CMC
Aquí servername representa el nombre del CMS y connection
port representa el número del puerto de conexión que se ha especificado durante la instalación. El número del puerto de conexión
predeterminado es 8080.
2. Indique las credenciales de conexión.
• En el campo Sistema, asegúrese de que el nombre y el puerto del
CMS son correctos.
• Introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
• En la lista Autenticación, seleccione el tipo de autenticación.
3. Haga clic en Conectar.
4. Vaya al área "Carpetas", desplácese hasta la publicación y selecciónela.
5. Haga clic en Acciones > Historial.
6. Haga clic en el vínculo de la columna Hora de la instancia.
7. Haga doble clic en la instancia que desea ver.
Bandeja de entrada de BI
154
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Destino
Visualización de los resultados de una publicación
Nota:
Los destinatarios dinámicos no pueden iniciar sesión en la plataforma de
lanzamiento de BI para ver los resultados de la publicación.
1. Ejecute Plataforma de lanzamiento de BI.
• En Windows, desplácese a Programas > SAP Business Intelligence > Plataforma de SAP BusinessObjects BI 4 > Plataforma
de lanzamiento de BI Java de la plataforma de SAP BusinessObjects BI.
• Como alternativa, abra el explorador Web y escriba lo siguiente:
http://nombreservidor:puertoconexión/BOE/BI
Aquí servername representa el nombre del CMS y connection
port representa el número del puerto de conexión que se ha especificado durante la instalación. El número del puerto de conexión
predeterminado es 8080.
2. Indique las credenciales de conexión.
• En el campo Sistema, asegúrese de que el nombre del CMS es
correcto.
• Introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
• En la lista Autenticación, seleccione el tipo de autenticación.
3. Haga clic en Conectar.
4. Haga clic en Mi bandeja de entrada.
5. Haga doble clic en la instancia que desea ver.
Correo electrónico
Conéctese a su correo electrónico para ver el contenido de la publicación
incrustada o descargue los archivos adjuntos.
Servidor FTP
Conéctese al host FTP.
Disco local
Desplácese a la ubicación especificada cuando diseñó la publicación.
11.2.6 Para redistribuir una instancia de publicación
Puede redistribuir las instancias de publicación correctas a los destinatarios dinámicos y de Enterprise
que se han especificado para la ejecución de la publicación original. Esta función resulta útil si desea
volver a enviar una instancia a un destinatario, pero no desea ejecutar de nuevo la publicación entera.
1. Busque la publicación y selecciónela.
2. Haga clic en Acciones > Historial si se encuentra en la CMC o Más acciones > Historial si se
encuentra en Plataforma de lanzamiento de BI.
155
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Se muestra la historia de la publicación.
3. Seleccione una instancia de publicación correcta.
4. Haga clic en Acciones > Redistribuir si se encuentra en la CMC o Más acciones > Redistribuir
si se encuentra en Plataforma de lanzamiento de BI.
5. Elija los destinatarios que deberán recibir las instancias que van a distribuirse de nuevo.
Nota:
Sólo los destinatarios que se especificaron cuando la publicación se ejecutó por primera vez pueden
recibir las instancias que van a distribuirse de nuevo.
•
Si desea redistribuir una instancia a un destinatario de Enterprise:
a. Expanda Destinatarios empresariales.
b. Mueva el destinatario de Enterprise de la lista Disponible a la lista Seleccionado.
•
Si desea redistribuir una instancia a un destinatario dinámico:
a. Expanda Destinatarios dinámicos.
b. Asegúrese de que las columnas asignadas a los ID de los destinatarios, a sus direcciones
de correo electrónico y a sus nombres completos son correctas.
c. Si desea redistribuir la publicación a todos los destinatarios dinámicos, seleccione Usar toda
la lista; de lo contrario, desactive esta opción.
d. Mueva el destinatario dinámico de la lista Disponible a la lista Seleccionado.
6. Haga clic en Redistribuir.
Se muestra el historial de la publicación y la instancia que eligió para redistribuir tiene el estado de
En ejecución. La fecha que se muestra en la columna Hora de la instancia se actualiza para reflejar
la hora de la redistribución.
11.2.7 Para reintentar una publicación con error
Antes de comenzar, es recomendable comprobar el archivo de registro de la instancia de publicación
que ha fallado, solucionar los errores y programar de nuevo la publicación.
1. Seleccione la publicación con la instancia que ha fallado.
2. Haga clic en Acciones > Historial si se encuentra en la CMC o Más acciones > Historial si se
encuentra en Plataforma de lanzamiento de BI.
Se muestra el historial de la publicación.
3. Seleccione la instancia de la publicación que ha fallado.
4. Haga clic en Acciones > Reintentar si se encuentra en la CMC o Más acciones > Reintentar si
se encuentra en Plataforma de lanzamiento de BI.
El estado de la instancia cambia a En ejecución.
Si la publicación vuelve a fallar, consulte el nuevo archivo de registro y solucione los errores que se
han producido.
156
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
11.3 Mejorar el rendimiento de la publicación
Servidor de procesamiento de Adaptive
Si ambos el CPU y la memoria del Servidor de procesamiento de Adaptive son ampliamente utilizados
durante la ejecución de publicación:
• Mueva el Servidor de procesamiento de Adaptive a un equipo más rápido que tenga más CPUs
disponibles y SAP BusinessObjects Business Intelligence 4.0 Feature Pack 3 instalado. El servidor
automáticamente escalará a utilizar más CPUs.
• Aisle el Servicio de publicación y el Servicio de publicación posterior al procesamiento de las
instancias dedicadas del Servidor de procesamiento de Adaptive y elimine servicios no utilizados
que se alojan en el servidor. Cada servicio consumirá más recursos compartidos (solicitud de
proceso, memoria, y consumo de CPU) sobre el Servidor de procesamiento de Adaptive, y el
rendimiento de publicación puede mejorar.
Servicio de publicación
•
En los despliegues en que muchas instancias de publicación se ejecutan al mismo tiempo - si los
servidores subyacentes MS, FRS, Servidor de tareas de Adaptive, y los servidores de procesamiento
de informes han sido escalados como corresponde - escalar horizontalmente ("scaling out") el
Servicio de publicación a lo largo de múltiples instancias del Servidor de procesamiento de Adaptive
(en uno o varios equipos) permitirá que más instancias de publicación puedan ejecutarse al mismo
tiempo.
En cambio, una sola tarea de publicación (por ejemplo, una con 1.000.000 de destinatarios) no se
comparte entre los Servicios de publicación alojados en distintos Servidores de procesamiento de
Adaptive. Si escala horizontalmente el Servicio de publicación, no se mejoraré el tiempo de
procesamiento de una sola publicación, independientemente del número de destinatarios.
•
Para las publicaciones con muchos destinatarios, escale verticalmente el Servidor de procesamiento
de Adaptive en los equipos que tengan más CPUs y RAM. Esto permitirá que el Servicio de
publicación procese al mismo tiempo más destinatarios y que el Servidor de procesamiento de
Adaptive genere más tareas. Puede que el Servidor de tareas de Adaptive y los servidores de
procesamiento de informes tengan que estar escalados correspondientemente para aumentar el
rendimiento.
Nota:
Puede que necesite aumentar el tamaño de la pila (es decir, establecerlo de -Xmx a 2 GB o más)
cuando el servidor se ejecute en un equipo que tiene más de ocho núcleos de CPU. El gran número
de núcleos de CPU permitirá que el Servidor de procesamiento de Adaptive genere más subprocesos
y aumente el rendimiento. Tenga en cuenta que un número mayor de subprocesos requiere más
RAM.
•
•
157
Utilice un equipo con discos rápidos I/O o SAN para el FRS, ya que la publicación es un proceso
de alto uso del disco.
Utilice la opción de cleanup de publicación. Para una gran publicación que no necesite redistribución
o para visualizar los artefactos del informe, no seleccione el destino predeterminado.
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
•
•
•
(publicaciones de Crystal Report) Seleccione Una búsqueda de base de datos para cada lote
de destinatarios si no necesita aplicar la seguridad de actualización única para cada destinatario.
El acceso a la base de datos se enviará en solicitudes múltiples simultáneas más pequeñas.
(Publicaciones de Web Intelligence) Seleccione una búsqueda de base de datos para todos los
destinatarios o una búsqueda de base de datos por destinatario. Si selecciona una búsqueda
de base de datos para todos los destinatarios para una publicación grande, para fragmentar la
solicitud de la base de datos en múltiples solicitudes atómicas más pequeñas, introduzca
-Dcom.businessobjects.publisher.scopebatch.max.recipients=<integer> en la
línea de comandos de todos los Servidores de procesamiento de Adaptive que alojen el Servicio
de publicación.
Para publicaciones grandes, la entrega a una sola carpeta de Windows puede ralentizarse con el
tiempo. La solución es deshabilitar la generación de nombres de archivo cortos. Para obtener
instrucciones, consulte http://support.microsoft.com/kb/210638 y http://technet.microsoft.com/enus/library/cc778996%28WS.10%29.aspx. Para obtener información sobre cómo deshabilitar la
generación de nombres de archivo cortos cuando una sola carpeta contiene más de 300Kb de
archivos, consulte http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc781134(WS.10).aspx.
Servicio de publicación posterior al procesamiento
El Servicio publicación posterior al procesamiento se llama cuando la casilla Paquete como archivo
.zip (página de "Programar") y/o la casilla de Fusionar PDF exportado (página de "Destinos") están
seleccionadas o cuando los complementos de post-procesamiento personalizados están habilitados
para una publicación. Para publicaciones con ambas casillas seleccionadas, debe crear Servicios
adicionales de publicación posterior al procesamiento para mejorar el tiempo de procesamiento de
publicación. No obstante, la cantidad de trabajo que recibe el Servicio publicación posterior al
procesamiento está limitado por la escala del Servicio de publicación.
Escalar horizontalmente los Servicios publicación posterior al procesamiento disemina la carga de
trabajo de fusión de ZIP y PDF en múltiples Servicios publicación posterior al procesamiento alojados
en distintos Servidores de procesamiento de Adaptive.
11.3.1 Recomendaciones para agregar documentos de origen
Esta sección contiene recomendaciones para agregar documentos de contenido dinámico a las
publicaciones.
Utilice los archivos de registro de la publicación para solucionar los problemas de las
publicaciones con errores.
Cuando programa las publicaciones que va a ejecutar, se generan unos archivos de registro en los
que se almacenan los errores producidos al procesar las publicaciones. Para todos los archivos de
registro de una instancia de publicación, haga clic en Acciones > Historial. En la página "Historial",
haga clic en el vínculo de la instancia en la columna Hora de la instancia.
158
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Si utiliza personalización basada en parámetros para los informes de Crystal, establezca
los parámetros a sus valores predeterminados.
La personalización basada en parámetros puede disminuir el rendimiento de la publicación. Es muy
recomendable que personalice las publicaciones de los informes de Crystal, mediante la asignación
de campos a los perfiles de destinatarios de Enterprise o a los valores de personalización de
destinatarios dinámicos. Sin embargo, si necesita personalizar los informes de Crystal, en la sección
"Personalización", establezca los parámetros como Predeterminado.
Nota:
Antes de poder usar perfiles de destinatario de Enterprise, el administrador del sistema debe configurar
los perfiles en la plataforma de BI.
Visualice y programe los documentos de contenido dinámico de forma individual antes de
agregarlos a una publicación.
Si puede visualizar y programar documentos de contenido dinámico de forma correcta, la conexión de
origen de datos funciona correctamente y los datos de los documentos de origen pueden actualizarse
cuando se programa la publicación. Si no puede visualizar y programar documentos de contenido
dinámico, asegúrese de que la configuración de la conexión de origen de datos es correcta. La tabla
siguiente resume la forma de comprobar la configuración:
Tipo de documento
Comprobación de los parámetros de conexión de origen de datos
informe de Crystal
En la CMC, seleccione el informe de Crystal y vaya a Administrar > Configuración predeterminada. En el cuadro de diálogo "Configuración predeterminada", haga clic en Configuración de base de datos del panel de
navegación.
Documento de Web Inte- En la CMC, seleccione el documento de Web Intelligence y vaya a Admilligence
nistrar > Configuración predeterminada. En el cuadro de diálogo "Configuración predeterminada", haga clic en Universos de informe del panel
de navegación.
En algunos casos, tendrá que abrir el documento de contenido dinámico en el diseñador apropiado
para configurar la conexión de origen de datos y volver a exportar el archivo al repositorio de CMS
para sobrescribir la copia anterior. Para obtener más información acerca de la configuración de las
conexiones de origen de datos para los documentos de contenido dinámico, consulte la documentación
del diseñador.
Evitar actualizaciones innecesarias de datos.
Si no es necesario actualizar los datos de un documento de contenido dinámico, en la sección
"Documentos de origen", desactive la casilla de verificación Actualizar en tiempo de ejecución de
ese documento. Esta acción mejorará el rendimiento en general de la publicación.
159
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
11.3.2 Recomendaciones para el uso de orígenes de destinatarios dinámicos
Esta sección contiene las recomendaciones de uso de los orígenes de destinatarios dinámicos.
Ordenar los orígenes de destinatarios dinámicos según la columna de ID de destinatario.
Por lo general, se recomienda ordenar el origen de destinatarios dinámicos según la columna de ID
de destinatario. Se trata de una acción importante cuando ejecuta una publicación de gran volumen o
cuando activa Una búsqueda de base de datos para cada lote de destinatarios, ya que puede
reducir el número de entregas a destinatarios con múltiples valores de personalización.
Asegúrese de que la información de configuración de la base de datos es correcta, cuando
se trate de los orígenes de destinatarios dinámicos de los informes de Crystal.
En la CMC, seleccione el origen de destinatario dinámico y vaya a Administrar > Configuración
predeterminada para asegurarse de lo siguiente:
•
•
En la sección "Configuración de base de datos", la información de inicio de sesión en la base de
datos es correcta y se ha seleccionado Usar la misma conexión de base de datos que al ejecutar
el informe.
En la sección "Parámetros", todos los parámetros disponen de sus valores y se han desactivado
todas las casillas de verificación de Preguntar cuando se ve para los parámetros.
Si utiliza orígenes de destinatarios dinámicos de informe de Crystal, consulte al administrador
para asegurarse de que el Servidor de aplicaciones de informes (RAS) está configurado
correctamente.
El RAS debe configurarse para que pueda leer como mínimo el mismo número de registros de bases
de datos que tiene el número de destinatarios del origen de destinatarios dinámico. Por ejemplo, para
procesar un origen de destinatario dinámico con datos para 100.000 destinatarios, el RAS debe
configurarse para que pueda leer más de 100.000 registros de base de datos.
11.3.3 Recomendaciones para enviar y recibir instancias de publicaciones de correo
electrónico
Esta sección contiene las recomendaciones de instancias de publicaciones de correo electrónico.
Si es posible, visualice el contenido incrustado de las instancias de publicación de correo
electrónico en Outlook 2003.
Puede ser que el contenido incrustado en las instancias de publicación de correo electrónico necesite
formato cuando se visualice con Outlook 2007 o en cuentas de correo electrónico de la Web como
Hotmail o Gmail.
160
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
Consulte al administrador para asegurarse de que las opciones de correo electrónico están
configuradas correctamente para el servidor de tareas de destino.
Las publicaciones dirigidas a destinatarios de correo electrónico pueden fallar porque el correo
electrónico no se ha configurado correctamente como un destino para el servidor de tareas de Adaptive.
Para obtener más información, consulte el Manual del administrador de la plataforma SAP
BusinessObjects Business Intelligence.
161
2012-11-29
Trabajar con publicaciones
162
2012-11-29
Trabajar con alertas
Trabajar con alertas
12.1 Alertas
Las alertas constituyen una función que se distribuye en diferentes aplicaciones de la plataforma de
BI. Las alertas informan a los usuarios y administradores del momento en que se desencadenan los
eventos. La aplicación Alertas permite administrar objetos y eventos según las excepciones. Las alertas
le informan de los cambios.
Por ejemplo, Julia trabaja en una empresa de seguros de automóviles y realiza un seguimiento del
número de reclamaciones archivadas mediante un informe de Crystal. Está suscrita a la alerta Número
de reclamación y selecciona recibir la notificación de alerta por correo electrónico. El informe se ejecuta
diariamente. Pasada una semana, el número de reclamaciones de seguros de automóviles alcanza
los 10.000, cumpliendo con la condición de la alerta y activándola. Julia recibe una notificación de
alerta por correo electrónico y se da cuenta de que las reclamaciones han aumentado de manera
espectacular. Informa al gerente y recomienda iniciar una campaña para promocionar unos hábitos de
conducción más seguros.
Suscribirse a las alertas
En la plataforma de BI, los usuarios y los administradores pueden suscribirse a las alertas mediante
la Consola de administración central (CMC) o la plataforma de lanzamiento de BI.
Habilitar las alertas
Al crear un nuevo informe, los diseñadores de informes habilitan las alertas. Al iniciarse los eventos,
se envían notificaciones a las direcciones de correo electrónico de los suscriptores o al destino de un
sistema BI (por ejemplo, una cuenta de la plataforma de lanzamiento de BI).
Ver notificaciones de alerta
En la plataforma de BI, los usuarios y los administradores visualizan las notificaciones en la plataforma
de lanzamiento de BI o en el correo electrónico.
Haga clic con el botón derecho en una alerta y seleccione Ver más. La ventana de información de
alertas aparece con el título, el mensaje y la hora de activación.
Administrar avisos
Los administradores de contenidos y los usuarios avanzados administran las alertas en la CMC o en
la plataforma de lanzamiento de BI. Los administradores del sistema administran las alertas en la CMC
y controlan el acceso de los usuarios mediante la asignación de derechos.
163
2012-11-29
Trabajar con alertas
12.1.1 Alertas de orígenes de objetos
Objeto
Descripción
Informes de Crystal
Los informes de Crystal pueden contener varias alertas.
Al agregar un informe que contiene alertas al repositorio,
la plataforma de BI crea automáticamente objetos de
evento que se corresponden con cada alerta del informe.
En la Consola de administración central, estos eventos
se enumeran en la carpeta Eventos de Crystal
Reports en el área Eventos. También puede buscarlos
mediante la opción Búsqueda de contenido.
Nota:
Solo los informes creados en la plataforma de BI admiten las alertas y permiten a los usuarios suscribirse a
las notificaciones de alerta cuando se agregan los informes. Para suscribirse, desplácese hasta el informe y
realice la tarea de suscripción en el objeto del informe.
Eventos (basados en archivos, basados en Puede habilitar la aplicación de alertas para cualquier
programación y personalizados)
evento.
Nota:
•
•
La supervisión usa las alertas para notificar a los administradores del sistema sobre los cambios
realizados en el estado general del sistema. Las alertas basadas en métricas de supervisión se
pueden encontrar en la carpeta Supervisión de eventos del área Eventos. Para obtener más
información acerca de la supervisión, consulte el Manual del administrador de la plataforma de SAP
BusinessObjects Business Intelligence disponible en http://help.sap.com.
Los objetos creados en aplicaciones como Information Steward y Perspectiva de eventos usan
también alertas. Para obtener más información, consulte la documentación de la aplicación.
12.1.2 Diferencias entre las alertas y las notificaciones de alerta de informes de
Crystal
En versiones anteriores de la Plataforma de BI, se podían configurar notificaciones de alerta para los
informes de Crystal al programarlos. La plataforma de BI sigue admitiendo esta funcionalidad para los
informes creados en Crystal Reports. En la siguiente tabla se resumen las diferencias más importantes
entre la función de notificaciones de alerta anterior y las alertas.
164
2012-11-29
Trabajar con alertas
Diferencias clave
Notificaciones de alerta de informes de Crystal
Alertas
•
Objetos compatibles
Informes creados en SAP Crystal
Reports
Destinos admitidos
Sólo correo electrónico
•
•
•
•
•
•
Uso
Esta función se configura al establecer la programación para un
informe de Crystal. Se deben introducir manualmente las direcciones de correo electrónico de todos los destinatarios. Los destinatarios pueden incluir usuarios de
Enterprise y usuarios que no dispongan de cuentas de la plataforma de BI.
Informes creados solo en SAP
Crystal Reports
Eventos
Supervisión de métricas
Alertas de Information Steward
Alertas de Perspectiva de eventos
Mis alertas en la plataforma de lanzamiento de BI
Correo electrónico
Desde el origen de la alerta, usted se
suscribe a las notificaciones de alerta
y se cambian las suscripciones según
sea necesario. Los destinatarios pueden
incluir usuarios de Enterprise y usuarios
que no dispongan de cuentas de la
plataforma de BI. Debe introducir las
direcciones de correo electrónico manualmente para los usuarios sin cuentas.
12.1.3 Flujo de trabajo de alertas
El flujo de trabajo de las alertas conlleva varios pasos, aplicaciones y tipos de usuarios.
El flujo de trabajo de Alertas para los informes de Crystal
1. El creador de informes diseña un informe que contiene alertas en SAP Crystal Reports para
Enterprise.
2. El creador de informes o el administrador de contenidos agrega el informe de Crystal a una carpeta
de las áreas "Carpetas" o "Carpetas personales" de la Consola de administración central (CMC).
Una vez agregado el informe, el sistema crea automáticamente objetos de eventos de informes
basados en las alertas del informe.
3. El usuario inicia sesión en la CMC o en la Plataforma de lanzamiento de BI, navega hasta el informe
de Crystal y se suscribe a la alerta.
4. El creador del informe o el administrador de contenidos programa el informe de Crystal para que
se ejecute. Si se cumple la condición de la alerta, se desencadenará la alerta y el usuario recibirá
la notificación según la configuración de la suscripción.
165
2012-11-29
Trabajar con alertas
Flujo de trabajo para eventos de Alertas
1. El administrador de contenidos crea un evento en la CMC y habilita la aplicación Alertas en el nuevo
evento.
2. El usuario ve la alerta en el área "Eventos" de la CMC, o busca la alerta por el nombre en la
Plataforma de lanzamiento de BI y se suscribe a ella.
3. Se produce el evento, lo que desencadenará la alerta.
4. El usuario recibe la notificación de que el evento ha ocurrido según la configuración de la suscripción.
12.1.4 Derechos necesarios para Alertas
Dependiendo de su función en el flujo de trabajo de Alertas y de sus responsabilidades, los derechos
que necesita podrán variar. Las siguientes tablas resumen los derechos necesarios para las tareas
comunes de Alertas.
Tabla 12-2: Trabajar con alertas de documentos
Función
Tarea
Derechos necesarios
•
•
•
Usuario
Suscribirse a una alerta de
documento
Usuario
Cancelar la suscripción de
una alerta de documento
Usuario
Recibir notificaciones para
una alerta de documento
Nota:
Si el usuario pretende ver una instancia mediante
un vínculo de documento en la notificación de
alerta, el usuario también adquiere el derecho
Visualización de instancia en el documento.
•
Administrador de
contenido
166
Administrar la configuración
de destino y parámetros para una alerta de documento
Derecho de visualización sobre el documento
Derecho de visualización sobre el evento
correspondiente
Derecho de suscripción sobre la cuenta propia del usuario
•
•
Derecho de visualización sobre el evento
correspondiente
Derecho de suscripción sobre la cuenta propia del usuario
•
Derecho de visualización sobre el evento
correspondiente
Derecho de visualización sobre el documento
•
•
Derecho de edición en el documento
Derecho de edición en el evento
2012-11-29
Trabajar con alertas
Función
Tarea
Derechos necesarios
•
•
•
Administrador de
contenido
Administrar la configuración
de Alertas para un documento
Administrador de
contenido
Cancelar la suscripción de
un usuario de una alerta de
documento
Nota:
Si desea agregar un grupo de usuarios a la lista
de suscriptores, debe tener derechos de visualización y suscripción sobre el objeto de grupo de
usuarios. Tener derechos de visualización y
suscripción sobre usuarios individuales dentro
del grupo no es suficiente.
•
•
•
•
Administrador de
contenido
Desencadenar una alerta de
documento
Derechos de visualización y edición sobre el
documento
Derechos de visualización y edición sobre el
evento correspondiente
Derechos de visualización y suscripción sobre
cualquier usuario o grupo que se va a agregar
como suscriptor
•
Derecho de visualización sobre el documento
Derecho de visualización sobre el evento
correspondiente
Derechos de visualización y suscripción sobre
el usuario
Derechos de visualización y programación
sobre el documento
Derechos de visualización y activación sobre
el evento correspondiente
Tabla 12-3: Trabajar con alertas de evento
Función
Tarea
Derechos necesarios
•
•
Usuario
167
Suscribirse a una alerta de
evento
Derecho de visualización sobre el evento
Derecho de suscripción sobre la cuenta propia del usuario
Nota:
De forma predeterminada, los derechos de suscripción están garantizados para los usuarios de
sus propias cuentas.
2012-11-29
Trabajar con alertas
Función
Tarea
Derechos necesarios
•
•
Usuario
Cancelar la suscripción de
una alerta de evento
Nota:
De forma predeterminada, los derechos de suscripción están garantizados para los usuarios de
sus propias cuentas.
•
•
Administrador de
contenido
Administrar la configuración
de Alertas para un evento
Administrador de
contenido
Desencadenar un evento
Derecho de visualización sobre el evento
Derecho de suscripción sobre la cuenta propia del usuario
Derechos de visualización y edición sobre el
evento
Derechos de visualización y suscripción sobre
cualquier usuario o grupo que se va a agregar
como suscriptor
Nota:
Si desea agregar un grupo de usuarios a la lista
de suscriptores, debe tener derechos de visualización y suscripción sobre el objeto de grupo de
usuarios. Tener derechos de visualización y
suscripción sobre usuarios individuales dentro
del grupo no es suficiente.
•
Derechos de visualización y desencadenamiento sobre un evento
Tabla 12-4: Trabajar con notificaciones de alertas
168
Función
Tarea
Derechos necesarios
Usuario
Recibir una notificación de
alertas
•
Derecho de visualización sobre el evento correspondiente
•
Usuario
Marcar una notificación de
alerta como leída o no leída
Derecho de visualización sobre la notificación
de alertas
Derecho de suscripción sobre la cuenta de
usuario
Usuario
Volver a leer una notificación
de alerta
•
•
Derecho de visualización sobre la notificación
de alertas
2012-11-29
Trabajar con alertas
Función
Tarea
Derechos necesarios
Usuario
Eliminar una notificación de
alerta en la plataforma de
lanzamiento de BI
•
•
Derecho de visualización sobre la notificación
de alertas
Derecho de suscripción sobre la cuenta de
usuario
12.2 Tareas de alarma
12.2.1 Ubicar objetos de origen de alerta en la plataforma de lanzamiento de BI
El modo en que se visualizan los orígenes de alertas depende del tipo de objeto del origen de alerta.
La siguiente tabla resume la ubicación de los orígenes de alertas.
Tipo de objeto (origen de alerta)
Ubicar el objeto
Informe de Crystal
Los informes de Crystal se pueden almacenar en las carpetas públicas o personales. Según la ubicación del informe, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
•
•
Para ver un informe de Crystal de la carpeta Perso
nal, en la ficha Documentos, amplíe el cajón Mis
documentos y haga clic en el nodo Favoritos. El informe de Crystal aparece en el panel de lista.
Para ver un informe de Crystal de una carpeta pública,
en la ficha Documentos, haga clic en el cajón Explorar
carpetas y localice la carpeta que contiene el informe.
Evento (basado en archivos, basados en Puede buscar los eventos con alertas activadas por el
programación y personalizados)
nombre.
Sugerencia:
Si ya se ha suscrito a una alerta, puede verla rápidamente en la ficha Documentos; para ello, amplíe
el cajón Mis documentos y haga clic en Alertas suscritas.
169
2012-11-29
Trabajar con alertas
12.2.2 Suscribirse a una alerta
1. Localice el origen de la alerta, selecciónela y haga clic en Más acciones > Suscribirse.
Aparece la página "Suscribirse a publicación".
2. Seleccione un destino:
Opción
Descripción
Mis alertas
Envía la notificación de alerta a un destino del sistema de Business Intelligence
(por ejemplo, la plataforma de lanzamiento de BI).
Correo electróni- Envía la notificación de alerta a la dirección de correo electrónico especificada
co
para la cuenta de usuario en la plataforma de BI.
Nota:
•
•
Este destino sólo está disponible si se ha especificado una dirección de
correo electrónico para la cuenta de usuario.
Asegúrese de que la dirección de correo electrónico es válida y de que
está escrita correctamente; de lo contrario, no se recibirá la notificación de
alerta.
3. Especifique los parámetros de personalización y el tipo de alerta.
4. Para los informes de Crystal que contengan varias alertas, seleccione a qué alerta suscribirse.
En función del origen de la alerta, puede que tenga que configurar ajustes adicionales.
5. Haga clic en Aceptar.
La próxima vez que se desencadene la alerta, se enviará una notificación al destino seleccionado.
Para cambiar los destinos a los que se enviará la notificación de la alerta, en la ficha Documentos,
expanda el cajón Mis documentos y haga clic en Alertas suscritas. En el panel Lista, seleccione el
origen de la alerta y haga clic en Más acciones > Modificar suscripción. También puede usar Más
acciones > Modificar suscripción para modificar la suscripción a varias alertas del informe de Crystal
desde el mismo informe o para editar los parámetros para las alertas EDBI.
Las notificaciones se envían con los valores predeterminados de destino configurados para las Alertas
de la CMC, a menos que se especifiquen ajustes personalizados para el origen de la alerta.
12.2.3 Para cancelar la suscripción de una alerta
1. En la ficha Documentos, despliegue el cajón Mis documentos y haga clic en el nodo Alertas
suscritas.
170
2012-11-29
Trabajar con alertas
2. Seleccione la alerta cuya suscripción quiera cancelar.
3. Haga clic en Más acciones > Cancelar suscripción.
4. Cuando se le pida confirmación, haga clic en Cancelar suscripción.
12.2.4 Para suscribir a otras personas a una alerta
Lleve a cabo esta tarea si desea suscribir a otras personas a una alerta.
1. Localice y seleccione el origen de la alerta.
2. Haga clic en Más acciones > Administrar suscriptores.
Aparece el cuadro de diálogo "Administrar suscriptores".
3. Asegúrese de que la opción Lista de suscriptores está seleccionada en el panel de navegación.
4. Si desea agregar nuevos suscriptores, haga lo siguiente:
a. Haga clic en Agregar.
b. En el cuadro de diálogo "Agregar", mueva los usuarios y grupos desde la lista Disponible a la
lista Suscritos, y haga clic en Agregar suscripciones predeterminadas.
c. Configure otros ajustes de Alertas según sea necesario.
Por ejemplo, puede modificar las alertas a las que suscribirse (si el origen de la alerta contiene
varias alertas) y los destinos. Según el origen de la alerta, puede haber otros ajustes disponibles.
5. Si desea editar la configuración de un suscriptor, haga lo siguiente:
a. Seleccione un suscriptor de la "Lista de suscriptores" y haga clic en Editar.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Editar suscripciones".
b. Si desea editar las alertas que recibirán los suscriptores, haga clic en Alertas en la lista de
navegación y seleccione las alertas pertinentes.
Si el origen de la alerta contiene varias alertas, aparecerán en una lista aquí; de lo contrario,
sólo aparecerá una alerta.
c. Si desea editar los destinos a los que se enviará una alerta, haga clic en Destinos en la lista de
navegación y seleccione los destinos relevantes.
Si el destino de correo electrónico se ha habilitado en el servidor de tareas de Adaptive, estará
disponible; de lo contrario, sólo estará disponible la opción Mis alertas.
Nota:
En función del origen de la alerta, puede que tenga que configurar ajustes adicionales.
d. Haga clic en Guardar y cerrar para volver a la Lista de suscriptores.
6. Después de realizar los cambios, en el cuadro de diálogo "Administrar suscriptores", haga clic en
Guardar y cerrar.
171
2012-11-29
Trabajar con alertas
12.2.5 Excluir usuarios de una alerta
Lleve a cabo esta tarea si desea excluir usuarios de una alerta. La exclusión de usuarios es útil si
desea suscribir a la mayoría de usuarios de un grupo pero no a todos. En lugar de suscribir a los
usuarios individualmente, puede suscribir a todo el grupo y excluir solo a aquellos que no desea que
reciban notificaciones de alerta.
Nota:
Estar en la lista Excluidos sobrescribe el resto de ajustes de la suscripción para un usuario.
1. Desplazarse al origen de la alerta.
2. Haga clic en Más acciones > Administrar suscriptores.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Administrar suscriptores".
3. Asegúrese de que Lista excluida está seleccionada en el panel de navegación.
4. Mueva los usuarios de la lista Disponible a la lista Excluido.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
Temas relacionados
• Ubicar objetos de origen de alerta en la plataforma de lanzamiento de BI
12.2.6 Para administrar los ajustes de las alertas para un origen de alertas
Normalmente las notificaciones se envían mediante la configuración de destino predeterminada para
las alertas. Lleve a cabo esta tarea para especificar la configuración personalizada de un origen de
alertas.
1. Desplácese al origen de la alerta.
2. Haga clic en Más acciones > Administrar configuración de alertas.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Administrar configuración de alertas".
3. Para habilitar la Plataforma de lanzamiento de BI como destino, seleccione Habilitar mis alertas.
Esta opción permite que las notificaciones de alerta se envíen a las cuentas de la Plataforma de
lanzamiento de BI de los suscriptores y permite que los suscriptores las vean en Mis alertas.
4. Para habilitar el correo electrónico como destino, seleccione Habilitar correo electrónico y
seleccione usar la configuración de correo electrónico predeterminada o personalizada.
La configuración predeterminada es aquella establecida para Alertas en el área "Aplicaciones".
Para la configuración de correo electrónico personalizada, establezca las siguientes opciones, si
se pueden aplicar:
• De
172
2012-11-29
Trabajar con alertas
•
•
•
•
•
•
•
A
Cc
Cco
Asunto
Mensaje
Agregar archivo adjunto
Nombre de archivo: Generado automáticamente o Nombre específico
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
12.2.7 Ver notificaciones de alerta
Las notificaciones de alerta se pueden enviar a un destino de la Plataforma de lanzamiento de BI o a
las direcciones de correo electrónico de los suscriptores. En la plataforma de lanzamiento de BI, puede
ver las notificaciones de alerta:
•
•
Si el administrador ha configurado la ficha Inicio para que sea la vista predeterminada. Seleccione
Alertas no leídas para mostrar una lista de las últimas 10 notificaciones de alerta no leídas.
En la ficha Documentos. Despliegue el cajón Mis documentos del panel de navegación y haga
clic en Mis alertas. Las notificaciones de alerta aparecen en el panel Lista.
Puede ver una ventana "Información de alerta" que muestra el mensaje de la alerta y el momento en
que se desencadenó la alerta. Existen tres modos de desplazarse a la ventana "Información de alerta":
•
•
•
173
En la ficha Inicio, haga clic en una notificación de Alertas no leídas.
En el panel Lista de Mis alertas, haga doble clic en el título de una alerta.
En el panel Lista de Mis alertas, haga clic con el botón derecho en el título de una alerta y seleccione
Ver más.
2012-11-29
Trabajar con alertas
174
2012-11-29
Trabajar con aplicaciones
Trabajar con aplicaciones
13.1 Trabajar con aplicaciones en la Plataforma de lanzamiento de BI
La plataforma de lanzamiento de BI proporciona un punto de integración entre el repositorio y las
diversas aplicaciones de SAP BusinessObjects. Desde la plataforma de lanzamiento de BI, puede
iniciar una aplicación y crear, ver o editar los objetos correspondientes y, a continuación, guardar los
cambios o los nuevos objetos directamente en el repositorio. Entre otras aplicaciones que se integran
con la plataforma de lanzamiento de BI están:
•
•
•
•
Áreas de trabajo de BI
SAP Crystal Reports para Enterprise
SAP BusinessObjects Analysis, edición para OLAP
Web Intelligence
Las aplicaciones que están disponibles y las tareas que se pueden realizar en ellas dependen del tipo
de licencia y de los derechos que el administrador del sistema le haya otorgado.
13.2 Para iniciar una aplicación en la plataforma de lanzamiento de BI
•
•
En la ficha Inicio, haga clic en la aplicación en el módulo "Mis aplicaciones".
En el panel encabezado, haga clic en Aplicaciones y haga clic en la aplicación.
La aplicación seleccionada se abre en un nuevo cuadro de diálogo.
13.3 Aplicaciones web BEx en la Plataforma de lanzamiento de BI
Las aplicaciones Web BEx son aplicaciones basadas en Web de Business Explorer (BEx) de SAP
NetWeaver Business Warehouse (BW) para el análisis de datos, informes y aplicaciones analíticas en
la Web.
Business Explorer es la suite de Business Intelligence de SAP NetWeaver que proporciona herramientas
de informes y análisis flexibles para realizar análisis estratégicos y soporte en la toma de decisiones
dentro de una empresa. Estas herramientas incluyen funciones de consulta, informes y análisis. Como
175
2012-11-29
Trabajar con aplicaciones
empleado con autorización de acceso, puede evaluar los datos históricos o actuales en varios niveles
de detalle y desde distintas perspectivas; tanto en la web como en Microsoft Excel. Los usuarios
acceden a los datos desde SAP NetWeaver Portal o desde la plataforma de lanzamiento de BI de la
plataforma de BI.
Para abrir aplicaciones BEx Web desde la plataforma de lanzamiento de BI, el administrador del sistema
debe configurar primero un servidor de la plataforma de BI y una conexión a un sistema BW. Los
autores de aplicaciones Web BEx dan formato a datos de SAP NetWeaver BW en el diseñador de
aplicaciones Web BEx usando elementos Web (análisis, panel de filtros, gráficos, mapas, documentos,
etc.).
Los usuarios pueden abrir las aplicaciones Web BEx en la plataforma de lanzamiento de BI, explorar
los datos y guardar el estado de exploración de las aplicaciones Web BEx como marcadores en los
favoritos del explorador Web.
Sugerencia:
Los autores pueden acceder a las aplicaciones Web BEx en la plataforma de lanzamiento de BI
directamente desde el diseñador de aplicaciones Web BEx seleccionando Ejecutar en la barra de
tareas.
Para obtener más información sobre las funciones de las aplicaciones Web BEx, visite SAP Help Portal
en http://help.sap.com. En SAP Help Portal, vaya a SAP NetWeaver 7.3 > Biblioteca de SAP
NetWeaver: vista orientada a la función > Business Warehouse > SAP Business Explorer > BEx
Web > Análisis e informes: aplicaciones BEx Web.
13.3.1 Para acceder a aplicaciones Web de Business Explorer en la plataforma de
lanzamiento de BI
1. Inicie la sesión en la plataforma de lanzamiento de BI.
2. Acceda a las aplicaciones Web BEx usando uno de los métodos siguientes:
• En la ficha Inicio, haga clic en Aplicaciones Web BExen el módulo Mis aplicaciones.
• En la ficha Documentos, haga clic en Nuevo > Aplicaciones Web BEx.
• En el panel encabezado, haga clic en Aplicaciones > Aplicaciones Web BEx.
Se crea una ficha Aplicaciones Web BEx y se muestra un cuadro de diálogo "Abrir".
3. Inicie la sesión en el sistema BW.
4. En el cuadro de diálogo "Abrir", seleccione la plantilla Web BEx necesaria.
Nota:
Solamente puede seleccionar plantillas Web BEx con orígenes de datos almacenados en el sistema
maestro BW. El administrador del sistema define qué sistema BW se configura como el sistema
BW maestro en la Plataforma de BI.
La aplicación Web BEx se abre y puede explorar los datos.
176
2012-11-29
Trabajar con aplicaciones
Nota:
No puede usar la emisión de información en la plataforma de lanzamiento de BI. La emisión de
información precisa componentes de SAP NetWeaver como el Portal Enterprise y Gestión del
conocimiento. Puede usar la emisión de información únicamente en aplicaciones Web BEx que se
ejecuten en una arquitectura SAP NetWeaver (no con la plataforma de BI).
13.3.2 Para guardar aplicaciones web de Business Explorer como marcadores
Después de abrir una aplicación web BEx en la Plataforma de lanzamiento de BI y explorar los datos,
ahora desea guardar un estado de exploración determinado de la aplicación web para su uso posterior.
Los autores de aplicaciones web BEx han configurado las plantillas web correspondientes del siguiente
modo:
•
En el diseñador de aplicaciones web BEx han activado el parámetro Marcador (MENÚ_MARCADOR)
en el elemento web Menú contextual.
• Además, han implementado el comando Guardar marcador (GUARDAR_MARCADOR) en la
plantilla web.
1. En el menú contextual de la aplicación web BEx, haga clic en Distribuir y exportar > Marcador.
Nota:
En función de la configuración de la aplicación web BEx, puede encontrar el comando Marcador
en el menú contextual o en forma de botón pulsador.
2. Guarde la aplicación web BEx en la carpeta correspondiente en los favoritos de su explorador web.
Ha guardado la aplicación web BEx como marcador en los favoritos de su explorador web. Ahora podrá
acceder a ella posteriormente o enviarla a otros usuarios en forma de vínculo.
Nota:
Recuerde que debe iniciar sesión en el sistema BW para volver acceder al marcador.
Para obtener más información sobre el diseñador de aplicaciones Web BEx, elementos Web y comandos
de la API de diseño Web, visite SAP Help Portal en http://help.sap.com. En SAP Help Portal, vaya a
SAP NetWeaver 7.0 (2004s) > Biblioteca de SAP NetWeaver > SAP NetWeaver por capacidad de
clave > Integración de información por capacidad de clave > Business Intelligence > BI Suite:
Business Explorer > Web BEx > Aplicación Web: Diseñador de aplicaciones Web BEx > API de
diseño Web.
177
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Trabajar con aplicaciones
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2012-11-29
Más información
Más información
Recurso de información
Ubicación
Información del producto SAP BusinessObjects
http://www.sap.com
Desplácese a http://help.sap.com/businessobjects/ y en el panel lateral
de "SAP BusinessObjects Overview" (Información general de SAP BusinessObjects), haga clic en All Products (Todos los productos).
Puede acceder a la documentación más actualizada sobre todos los
productos SAP BusinessObjects y su despliegue en el SAP Help Portal.
Puede descargar versiones en PDF o bibliotecas HTML instalables.
SAP Help Portal
Algunos manuales se almacenan en SAP Service Marketplace y no están
disponibles desde SAP Help Portal. Estos manuales aparecen listados
en Help Portal junto con un enlace a SAP Service Marketplace. Los
clientes con un acuerdo de mantenimiento disponen de una identificación
de usuario registrado para acceder a este sito. Para obtener una identificación, póngase en contacto con su representante de asistencia al
cliente.
http://service.sap.com/bosap-support > Documentación
•
•
SAP Service Marketplace
Manuales de instalación: https://service.sap.com/bosap-instguides
Notas de la versión: http://service.sap.com/releasenotes
SAP Service Marketplace almacena algunos manuales de instalación,
manuales de actualización y migración, de despliegue, notas de las
versiones y documentos de las plataformas compatibles. Los clientes
con un acuerdo de mantenimiento disponen de una identificación de
usuario registrado para acceder a este sito. Póngase en contacto su representante de asistencia al cliente para obtener una identificación. Si
se le redirige a SAP Service Marketplace desde SAP Help Portal, utilice
el menú del panel de navegación situado a la izquierda para localizar la
categoría que contiene la documentación a la que desea acceder.
https://cw.sdn.sap.com/cw/community/docupedia
Docupedia
179
Docupedia proporciona más recursos de documentación, un entorno de
creación colaborador y un canal de intercambio de información interactivo.
2012-11-29
Más información
Recurso de información
Ubicación
https://boc.sdn.sap.com/
Recursos del desarrollador
https://www.sdn.sap.com/irj/sdn/businessobjects-sdklibrary
Artículos de SAP BusinessObjects
en SAP Community Network
https://www.sdn.sap.com/irj/boc/businessobjects-articles
Estos artículos se conocían antes como documentos técnicos.
https://service.sap.com/notes
Notas
Estas notas se conocían antes como artículos de Knowledge Base.
Foros en SAP Community Network
https://www.sdn.sap.com/irj/scn/forums
http://www.sap.com/services/education
Capacitación
Desde la formación tradicional en aulas hasta seminarios de e-learning
específicos, podemos ofrecer un paquete de formación que se ajuste a
sus necesidades y su estilo preferido de aprendizaje.
http://service.sap.com/bosap-support
Asistencia en línea al cliente
SAP Support Portal contiene información acerca de los programas y
servicios de asistencia al cliente. También incluye vínculos a un amplio
abanico de información técnica y descargas. Los clientes con un acuerdo
de mantenimiento disponen de una identificación de usuario registrado
para acceder a este sito. Para obtener una identificación, póngase en
contacto con su representante de asistencia al cliente.
http://www.sap.com/services/bysubject/businessobjectsconsulting
Consultoría
180
Los consultores pueden acompañarle desde la fase de análisis inicial
hasta la entrega de su proyecto de despliegue. Contamos con expertos
en temas como bases de datos relacionales y multidimensionales, co
nectividad, herramientas de diseño de base de datos y tecnología de
incrustación personalizada.
2012-11-29
Índice
A
actualizar
datos de documento de origen
102, 158
datos de documentos de origen
estáticos 124
actualizar datos 102, 158
documentos de origen estáticos
124
agregar destinatarios de Enterprise
125
Agregar marcador de posición
Valores personalizados 112, 129
alertas
alertas, orígenes 164
flujo de trabajo 165
presentación general de 163
ver 43
Alertas
derechos necesarios 166
almacenamiento en caché, al
programar 86
aplicaciones 175
Aplicaciones web BEx 175
archivos 51
buscar 58
filtrar 53
ordenar 53
ver 35
archivos de publicación
personalizar publicaciones para
111, 128
archivos PDF fusionados, dar formato
143
áreas de trabajo de BI, preferencias
27
B
bandeja de entrada de BI
enviar publicaciones a 107
programar archivos para 80
programar para 78
barra de herramientas 18
base de datos
iniciar sesión, informes de Crystal
144
BI launch pad
preferencias 23
181
búsqueda
clasificación 58
contenido 63
funciones 58
idioma mezclado 58
objetos 58
técnicas 61
tipos de archivo 59
búsqueda de plataforma 61, 63
búsqueda en plataforma 58
búsquedas de base de datos 102, 149
C
cajones 19
calendarios 69
canales de SAP StreamWork 93
cargar a la plataforma de lanzamiento
de BI 52
carpetas 64
agregar objetos a 66
eliminar 57
propiedades 65
categorías 64
corporativo, personal 66
eliminar 57
propiedades 65
categorías de la empresa 66
categorías personales 66
Cco 12
CMC
crear publicaciones en 122
resultados de publicación, ver 152
conexión 21
configuración de cuenta 23
contraseña 24
configuración regional de visualización
preferida 25
configuraciones regionales 25
contraseña, cambiar 24
copiar objetos 54
correo electrónico
enviar publicaciones a 107
incrustar contenido de publicación
en 129
notificación 146
programar para 78, 80
solucionar problemas de instancias
de publicación 160
CRP 25
Crystal Reports
formatos de instancia 71
Fusionar archivos PDF
dar formato 143
personalizar
con destinos de perfil local 132
con parámetros 131
CSV, programar formatos 72
D
debates 97, 98, 99
Debates 97, 98
derechos
alertas 166
publicación 117
Publicar 119
destinatarios
dinámicos 105
personalizar publicaciones para
115
redistribuir instancias a 155
reglas de entrega 142
destinatarios dinámicos 105
agregar 125
orígenes 105
solución de problemas 160
destinatarios externos 105
destino FTP
programar para 78
publicaciones 107
destinos
correo electrónico 129
enviar a 55
especificación 127
nombres de publicación 111, 128
programar 80
publicaciones 106, 107
ubicaciones, programar 78
destinos de perfil global 139
destinos de perfil local
Crystal Reports 132
documentos de Web Intelligence
140
detalles, panel
información de resumen sobre un
objeto 20
panel de canal de documentos 20
difusión simultánea de informes
documentos de origen agnósticos
124
2012-11-29
Índice
difusión simultánea de informes
(continúa)
documentos de origen estáticos
124
difusión simultánea y personalizada
de informes 102, 149
disco local 107
programar para 78
disco sin gestionar, programar para 80
documentos
agregar desde unidad local 52
documentos de origen agnósticos
reemplazar 124
documentos de origen de terceros
reemplazar 124
documentos de origen estáticos
reemplazar 124
documentos de origen, solución de
problemas 158
documentos de Web Intelligence
especificar formatos 139
explorar 30, 49
formatos de Excel 32
formatos de instancia 71
formatos de publicación 113
interfaz de modificación 29
mapa de exploración 48
personalización 139, 140
peticiones de usuario 48
preferencias 28
programar 67
solución de problemas 158
universo predeterminado 29
ver 47
ver configuraciones regionales 30
Documentos, ficha 18, 20
barra de herramientas 18
cajones 19
panel de exploración 19
panel de listas 20
panel, exploración 19
E
encabezado, panel 17
Enviar publicaciones por correo
electrónico
usar marcadores de posición
personalizados 112, 129
eventos 85
publicaciones 147
Excel, programar formatos 72
exploración
documentos de Web Intelligence
49
informes de Crystal 43
182
exploración (continúa)
opciones de exploración 30
exploración, panel 19
exportar informes de Crystal 45
extensiones de publicación 115, 145
F
fichas 21, 36
fijar 36
filtrar
datos de publicación 115
objetos 53
filtros, programar con 84
flujos de trabajo
alertas 165
formatos 139
documentos de Web Intelligence
139
informes de Crystal 133, 134
mHTML 129
para instancias 71
publicaciones 112, 113
fórmula de selección 84
fórmula de selección de grupos 84
fórmula de selección de registros 84
fusionar
PDF 116
G
grupos de servidores 86
grupos de servidores para programar
148
I
imprimir
configuración de programación 84
informes 44
publicaciones de informes de
Crystal 141
informes de Crystal
alertas 43
barra de herramientas 41
explorar 43
exportar 45
formatos
especificación 133
opciones adicionales 134
formatos de publicación 113
fusionar PDF 116
imprimir 44, 141
inicio de sesión en base de datos,
configurar 144
informes de Crystal (continúa)
preferencias 26
programar 67
programar formatos 72
reglas de entrega 103, 142
solución de problemas 158
solución de problemas de orígenes
de destinatarios dinámicos 160
ver 37
Visor de SAP Crystal Reports 2011
42
visores 37
Inicio, ficha 17
instancias 90
detención 87
enviar 55
reanudación 87
redistribuir 155
título 68
ver 90
L
lista, panel 20
M
marcador de posición 111, 115, 128
Marcador de posición personalizado
112, 129
marcadores de posición
personalizados para destinos 12
mejorar rendimiento 157
mHTML 129
modo de prueba 150
módulos
ficha Inicio 17
N
Nombres de documentos individuales
12
nombres de publicación
marcador de posición 111, 128
personalización 111, 128
notificación de auditoría 147
novedades 12
nuevos objetos 51
O
objetos 51
agregar a la Plataforma de
lanzamiento de BI 52
2012-11-29
Índice
objetos (continúa)
asignar
a carpetas 66
a categorías 66
buscar 58, 63
copiar 54
crear 51
eliminar 57
enviar 55
filtrar 53
archivos 53
objetos 53
ordenar 53
archivos 53
objetos 53
programar 67
ver 35
objetos en la plataforma de BI
debates 97
notas 97
panel canal 97
ordenar objetos 53
P
página Resumen, publicaciones 150
palabras clave 54
panel, encabezado 17
paquetes de objetos 88
parámetros
Crystal Reports 131
programar 85
pausa de instancias 87
PDF
programar formatos 72
perfiles
resolución de perfil 149
periodicidad 69
personalizar
Crystal Reports 131, 132
documentos de Web Intelligence
139, 140
publicaciones 115
peticiones 85, 145
plataforma de BI 11
plataforma de lanzamiento de BI 11
resultados de publicación, ver 152
Plataforma de lanzamiento de BI
acceder 21
crear publicaciones en 122
plataforma de SAP BusinessObjects
Business Intelligence 11
preferencias 23
áreas de trabajo de BI 27
configuraciones regionales 25
contraseña 24
183
preferencias (continúa)
general 23
informes de Crystal 26
SAP BusinessObjects Analysis,
edición para OLAP 27
zonas horarias 25
programar 67
almacenamiento en caché 86
con eventos 147
conectar con la base de datos 70
eventos 85
filtros 84
formatos 71, 72
fórmulas de selección 84
grupos de servidores 148
parámetros 85
grupo de servidores 86
hora de ejecución 69
imprimir 84
publicaciones 131, 152
ubicaciones de destino 78
propiedades 54
publicación
derechos 117
formatos de instancia 71
Publicación 101
derechos 119
publicaciones 101, 121
abrir 123
agregar documentos de origen 123
crear
en CMC 122
en la Plataforma de
lanzamiento de BI 122
destinatarios de Enterprise,
agregar 125
destinatarios dinámicos 105, 125
destinos 106, 107
exploración de informes 102
extensiones de publicación 115
finalizar 150
formatos 112, 113
incrustar contenido en correo
electrónico 129
marcador de posición 115
opciones adicionales 140
para SAP BusinessObjects Live
Office 121
personalización 115
personalizar nombres 111, 128
probar 150
programar 131, 152
propiedades generales 123
redistribuir instancias 155
reglas de entrega 103
publicaciones (continúa)
suscripción y anular suscripción
116, 151
ver resultados 152
publicaciones con error, intentar de
nuevo 156
publicaciones de gran volumen 102,
157
publicar
integración de SAP 122
publicar fichas de informes 139
R
reanudación de instancias 87
redistribuir instancias de publicación
155
reglas de entrega 103
destinatario 142
global 142
reglas de entrega globales 142
S
SAP BusinessObjects Analysis, edición
para OLAP 27
SAP BusinessObjects Live Office 121
SAP StreamWork
canales 93
canales del documento 94
documentos de Web Intelligence
95
enviar documentos 95
información general 93
informes de Crystal 95
programar documentos 95
SAP StreamWork, integración 12
seleccionar
destinatarios de Enterprise 125
Servidor de aplicaciones de informes
160
Servidor de procesamiento 158
Servidor de tareas de Adaptive 160
servidor FTP, programar para 80
servidores
solución de problemas 157
solución de problemas
documentos de origen 158
instancias de publicación de correo
electrónico 160
orígenes de destinatarios
dinámicos 160
publicaciones con error 156
rendimiento 157
suscripción 116, 151
2012-11-29
Índice
T
V
texto enriquecido, programar formatos
72
texto plano, programar formatos 72
TXT, programar formatos 72
valores separados, programar
formatos 72
vínculos de OpenDocument 57
Visor ActiveX 39
visor de Web Intelligence
barra de herramientas 47
visor Java 40
visor Web 37
visores de informes
ActiveX 39
informes de Crystal 26
Java 40
Visor de SAP Crystal Reports 2011
42
U
ubicación de archivos, programar para
80
ubicaciones de Enterprise,
publicaciones 107
universos 29
184
visores de informes (continúa)
Web 37
W
Word, programar formatos 72
X
XML, programar formatos 72
Z
zonas horarias 25
2012-11-29
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