Prozessdokumente. SAP 9.4

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• Ist ein Projekt keiner Gruppe zugeordnet bzw. liegt es auf der Ebene der Hauptordner, dann ist der

Überschriften-Level auf 1 zu setzen.

Hinweis

Die Überschriften in den Dokumentenvorlagen sind auf 9 begrenzt, da in Word nur neun Ebenen für deren

Nummerierungen angelegt werden können.

Die höchste Einstellung für ein Überschriften-Level sollte daher auf 8 gesetzt werden. Dadurch erhält der

Projekttitel die Ebene 8 und die Schritte die Ebene 9. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Projektstruktur höchstens acht Ebenen tief ist.

9.3.6 Prozessdokumente

Im Producer stehen Ihnen verschiedene Dokumentationstypen für die Darstellung von Prozessen nach speziellen Kritierien zur Verfügung. Diese Dokumente sind:

• BPP-Dokument

Das BPP-Dokument (Business Process Procedure) ermöglicht die Ausgabe aufgenommener Projekte für die ausführliche Beschreibung und Darstellung von Geschäftsprozessen.

• Audit & Compliance-Dokument

Das Dokument unterstützt die Überprüfung und Einhaltung zertifizierter Arbeitsprozesse.

Erstellen der Dokumentationen

Die Dokumentationstypen BPP- und Audit & Compliance-Dokument lassen sich im Format Word, PDF und

HTML ausgeben. Um eines der Dokumente zu erstellen, ist eine bestimmte Vorgehensweise notwendig. Diese sollte wie folgt durchgeführt werden:

1. Konfigurationen in den Dokumentationseinstellungen für den Typ

2. Makros für den Dokumentationstyp einfügen

3. Eingefügte Dokumentationsmacros bearbeiten

4. ROC -Wert und Beschreibung in den Interaktionen vornehmen

5. Generieren der Dokumentation

Dokumentationsmakros

Für die Dokumentationstypen BPP- und Audit & Compliance-Dokumentation lassen sich vordefinierte

Dokumentationsmakros einfügen. Dies erfolgt über das Menü Dokumentation -> BPP-Makros einfügen bzw. Audit

& Compliance-Makros einfügen . Die Makros werden automatisch im ersten und letzten Schritt eingefügt.

Die Dokumentationsmakros sind eine standardmäßige Vorgabe und können nach dem Einfügen individuell bearbeitet werden.

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9.3.6.1 Struktur der BPP-Makros

Für die Erstellung eines BPP-Dokuments lassen sich entsprechende BPP-Makros über die Funktion Einfügen ->

Dokumentationsmakro einfügen-> BPP-Makros einfügen in das Projekt einfügen.

Die Struktur der BPP-Makros sieht dabei wie folgt aus:

• Makro Dokumenteigenschaften

• Makro Änderungseintrag

• Makros Beschreibung mit Überschriften.

1. Überblick (Überschrift 1.Ebene)

2. Zweck (Überschrift 2.Ebene)

3. Geschäftsprozessübersicht (Überschrift 2.Ebene)

4. Eingabedaten (Überschrift 2.Ebene)

• Makro Eingabewerte

• Makro Beschreibung mit Überschrift Prozessbeschreibung (1.Ebene) für den eigentlichen Ablauf.

Anschließend folgt der Prozess.

• Überschrift und Text für mit dem Prozess verbundene Szenarien: Ergebnisse / verwandte Scenarios

(im letzten Schritt)

In den Makros mit den Überschriften können Überschriften geändert sowie Texte geändert und hinzugefügt werden.

9.3.6.2 Struktur der Audit & Compliance-Elemente

Für die Erstellung eines Audit & Compliance-Dokuments lassen sich entsprechende Audit & Compliance-Makros

über die Funktion Einfügen -> Dokumentationsmakro einfügen -> Audit & Compliance-Makros einfügen in das

Projekt einfügen.

Die Struktur der Audit & Compliance-Makros sieht dabei wie folgt aus:

• Makro Dokumenteigenschaften

• Makro Änderungseintrag

• Makro Seitenumbruch

• Makros Beschreibung mit Überschriften (1. Überschriften-Ebene). Es lassen sich Erläuterungen einfügen.

1. Zweck

2. Geltungsbereich

3. Referenzen

4. Definitionen

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5. Inhalte des Dokuments

6. Schritt

In den Makros mit den Überschriften können Überschriften geändert sowie Texte geändert und hinzugefügt werden.

9.3.6.3 Vordefinierte Dokumenteigenschaften

Das Makro Dokumenteigenschaften ermöglicht es, die vordefinierten Variablen einer Dokumentenvorlage einen entsprechenden Inhalt zuzuweisen. Beim automatischen Einfügen der BPP - oder Audit & Compliance -

Makros ist wird das Makro mit den definierten Variablen belegt.

Folgende Variablen sind in der im Producer enthalten Dokumentenvorlage für den jeweiligen Dokumententypen enthalten: